Curs Birotică

NOTIUNI DE BAZA PENTRU UTILIZAREA MICROSOFT EXCEL 97 (2000)

Lansarea aplicaţiei Excel:

Se execută clic pe butonul START. Din meniul afişat se alege opţiunea "PROGRAMS", şi

apoi clic pe opţiunea MICROSOFT EXCEL.

Sau: se execută dublu clic pe pictograma Microsoft Excel de pe desktop.

Prezentare generală

După lansarea aplicaţiei, Excel pune la dispoziţia utilizatorului un tabel, o foaie de lucru,

în care utilizatorul poate incepe introducerea datelor.

Trebuie cunoscuţi de la început doi termeni utilizaţi de EXCEL:

WORKBOOK = registru de lucru

Un registru de lucru (workbook) este un fişier în care sunt stocate datele şi în care se

operează asupra datelor. Este un fişier cu extensia .xls.

Fiecare astfel de registru de lucru conţine mai multe foi de calcul. De aici se deduce

foarte uşor faptul că se pot organiza mai multe tipuri de informaţii (date de naturi diferite) într-un

singur fişier.

WORKSHEET (sheet) = foaie de de lucru sau foaie cu date – este un ansamblu de

linii şi coloane utilizate pentru a lista, organiza şi analiza datele.

Se pot introduce date în acelaşi timp în mai multe foi de calcul (SHEET-URI) şi se pot

efectua calcule bazate pe date din mai multe foi de calcul.

O diagrama (chart) (grafic) realizată în Excel poate fi plasată în foaia de calcul care conţine

datele sau într-o foaie separată numită Chart sheet.

Numele sheet-ului apare într-un tab (etichetă) în partea de jos a ferestrei registrului de

lucru. Implicit în partea de jos apar 3 foi de calcul numite: SHEET1, SHEET2, SHEET3. numele

lor poate fi modificat si pot fi adăugate foi de calcul noi folosind meniul de context specific.

Pentru modificarea numelui se execută dublu clic pe porţiunea care conţine numele foii de de

lucru. Acesta va fi selectat şi utilizatorul poate introduce numele nou.

O foaie de calcul (sheet) conţine celule organizate în coloane şi linii.

Numărul de registrii de lucru (workbook) care pot fi deschişi este limitat de memorie si de

resursele sistemului.

O foaie de lucru (datasheet) (foaie cu date sau de calcul) are 65536 linii şi 256 coloane.

Lăţimea unei coloane este de 255 caractere.

Excel pune la dispoziţia utilizatorului un meniu principal al aplicaţiei (o listă orizontală cu

opţiuni de lucru). Un clic pe meniul respectiv va deschide o altă listă verticală (submeniul

opţiunii de meniu).

Tot pe suprafaţa de lucru a EXCEL exista bare cu instrumente de lucru şi meniurile de

comenzi rapide (meniurile de context) care vă ajuta să alegeţi anumite opţiuni într-un mod mai

simplu fără a trece prin meniu. Bara cu instrumente Standard conţine butoane pentru crearea

unui nou fişier, pentru deschiderea unui fişier existent şi pentru salvarea unui fişier, etc. Fiecare

buton din barele cu instrumente are ataşată o mică explicaţie afişată cu culoarea galben, care

descrie pe scurt rolul butonului respectiv. Pentru a vizualiza o asemenea explicaţie este

suficient să plasaţi indicatorul mouse-ului deasupra butonului respectiv.

1

Curs Birotică

DESCHIDEREA UNUI FISIER NOU ( un worksheet – registru de lucru):

În bara cu instrumente Standard a programului EXCEL, executaţi click pe butonul NEW.

Din meniu: FILE NEW..

Folosind tastatura: CTRL+N.

Se alege apoi opţiunea Workbook executa click pe butonul OK.

DESCHIDEREA UNUI FISIER EXISTENT:

Folosind bara cu instrumente Standard a programului EXCEL, executati click pe butonul OPEN.

Din meniu: FILE OPEN

Folosind tastatura: CTRL+O

În toate cele trei cazuri, după alegerea opţiunii pe ecran apare caseta de dialog OPEN.

Caseta "Look in" din fereastra OPEN ( aflata in partea superioară a ferestrei ) indica dosarul

selectat ( dosarul current ) şi permite selectarea altui dosar. Din caseta cu lista dosarelor şi

fişierelor se selectează, dosarul şi apoi fişierul pe care doriti să-l deschideti si executati dublu-

click pe el. Se va deschide pe ecran fereastra cu conţinutul fişierului.

În caseta File name (Nume fişier) aflata in partea de jos a ecranului este trecut numele

fişierului (documentului) in curs de deschidere.

În caseta Files of type (tipul fişierului) se va alege tipul fişierului căutat.

Se executa apoi clic pe butonul OPEN sau se executa dublu clic pe numele fişierului căutat.

SALVAREA UNUI FIŞIER

Dacă fişierul nu are nume se poate alege atât opţiunea SAVE cat şi SAVE AS din meniul

FILE. Ambele vor deschide în acest caz fereastra SAVE AS in care va trebui specificat in

caseta Save in – dosarul în care va fi salvat fişierul, în caseta File Name numele fisierului, iar in

caseta Files of type trebuie selectat din lista tipul fisierului ( implicit este document Word ). Apoi

se execută clic pe butonul SAVE. Rezultatul: documentul editat este salvat intr-un fişier pe disc

cu numele ales de utilizator.

Dacă fişierul a fost salvat înainte, deci are un nume şi se doreşte salvarea cu un alt nume, se

alege opţiunea FILE-SAVE AS, restul se completează ca mai sus în fereastra Save As.

Dacă fişierul a fost salvat înainte, deci are un nume şi se doreşte salvarea cu acelaşi nume, se

alege opţiunea FILE-SAVE, sau se execută clic pe butonul Save din bara cu instrumente de

lucru.

Adaugarea de noi linii şi coloane

Pentru a insera noi linii în foaia de calcul se alege din meniu opţiunea Insert, şi apoi Rows.

Pentru a insera noi coloane în foaia de calcul se alege din meniu opţiunea Insert, şi apoi

Columns.

Pentru a insera o nouă foaie de lucru (de calcul) se alege din meniu opţiunea Insert, şi apoi opţiunea Worksheet.

CONFIGURARE CELULE

Pentru configurarea unei celule având cusorul în celula respectivă se execută clic pe butonul din dreapta mouse-ului şi din meniul de context afişat se alege opţiunea Format Cells care va avea ca efect afişarea pe ecran a casetei de dialog Format cells care are mai multe pagini, fiecare cu opţiuni specifice lucrului cu celule.

2

Curs Birotică

Pentru realizarea anumitor calcule cu celulele dintr-o foaie de date se folosesc funcţiile puse la dispoziţie de Excel.

Utilizarea funcţiilor : din meniul Insert se alege opţiunea Functions

Microsoft Excel

Meniul Data – Microsoft Excel

O listă (list) este reprezentată de o serie de linii ale unei foi de lucru (sau foi de date) –

Worksheet.

O astfel de listă poate fi utilizată ca o bază de date sau tabel, în care liniile sunt înregistrări iar

coloanele câmpuri. Prima linie a listei conţine etichete pentru coloane (denumirea câmpurilor).

Meniul Data

Opţiunea Sort permite sortarea datelor, ordonarea datelor crescător sau descrescător

după unul sau mai multe câmpuri (maximum 3).

“Filtrarea” datelor reprezintă un mod rapid de regăsire a unui subset de date dintr-o listă

care respectă o anumită condiţie dată.

Opţiunea Filter

Pentru a filtra o listă în Excel se alege opţiunea Filter din meniul Data. Această opţiune

afişează un meniu lipicios din care se poatea alege:

AutoFilter – plasează filtru pe toate câmpurile şi permite filtrarea tuturor informaţiilor

Show All – permite vizualizarea tuturor liniilor ( se foloseşte pentru a anula un filtru)

Advanced Filter – presupune stabilirea unor criterii avansate de filtrare.

Pentru utilizarea opţiunii Advanced Filter trebuie ca foaia de lucru să aiba cel puţin 3 linii

goale înaintea listei care urmează a fi utilizată pentru stabilirea criteriului de afişare a

informaţiilor (Criteria Range). Aceste linii vor conţine un set de condiţii de căutarea care vor fi

utilizate de filtrul avansat.

Obligatoriu: între lista cu criteriile şi lista de bază care este interogată se lasă o linie goală.

Deci Criteria Range – sunt celulele care conţin setul de condiţii de căutare care pot fi utilizate

pentru Advanced filter.

List Range – permite selectarea celulelor care vor fi filtrate, pentru care se vor stabili anumite

condiţii.

Opţiunea Subtotals

Microsoft Excel permite realizarea unor subtotaluri şi totaluri generale pentru datele

dintr-o listă, totaluri care conţin valori date de o serie de funcţii puse la dispoziţie de Microsoft

Excel.

3

Curs Birotică

Pentru a realiza totalizarea anumitor date, deci pentru a insera automat aceste totaluri în

foaia de date de lucru lista trebuie să conţină coloane etichetate si trebuie să fie ordonată n

prealabil în funcţie de coloana pentru care se realizează totalurile.

La inserarea automată a unui subtotal, Excel realizează o schiţă a listei, deci a modului

în care sunt grupate datele prin gruparea liniilor cu subtotalul asociat şi gruparea liniilor care

conţin subtotaluri cu linia care conţine totalul general.

Se alege opţiunea Subtotals din meniul Data; rezultă pe ecran se afişează caseta de

dialog Subtotal în care:

Lista At each change in: permite alegerea coloanei după care se grupează datele care vor fi

totalizate (aceasta este coloana după care se vor ordona datele);

Lista Use function: permite alegerea din listă a funcţiei care va sta la baza realizării

subtotalului.

În cutia de editarea Add subtotal se selectează coloanele care vor fi calculate (penntru care se

vor realiza subtotaluri folosind funcţia aleasă mai sus).

Opţiunea Replace current subtotals se alege dacă utilizatorul optează pentru scrierea

subtotalului curent peste un subtotal creat anterior.

Opţiunea Page break between groups se alege dacă utilizatorul optează pentru tipărirea

fiecărui grup totalizat pe pagină separată.

Opţiunea Summary below data se alege dacă utilizatorul optează pentru scrierea subtotalului

într-o linie situată imediat sub date.

Butonul Remove subtotals şterge subtotalurile.

Opţiunea Validation

Permite stabilirea unei intrări valide pentru o coloană. Utilizatorul poate realiza o listă cu intrări

pentru o anumită coloană şi realizare unei restricţii pentru coloana respectivă astfel încât să fie

acceptate numai inrările date pentru lista respectivă.

Input Message este pagina care permite selectarea unui mesaj atunci când celula este

selectată.

Error Alert este pagina care permite selectarea unui mesaj de eroarem, mesaj care va fi afişat

atunci când datele introduse nu sunt valide.

Opţiunea Pivot Table

Un tabel pivot este un tabel interactiv care face calcule rapide cu datele unei liste dintr-o foaie

de date şi le afisează su forma unui raport.

Se poate realiza un tabel pivot dintr-o listă sau din una sau mai multe foi de date.

4