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ANTES DE INICIAR
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ARMONIZACIÓNMECI-CALIDAD
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CONTENIDO
1. Objetivos de la Sesión2. Marco Legal para ambos sistemas
3. Generalidades
4. Conceptualización sobre la armonización
5. Elementos de articulación (Principios y su relación)6. Elementos de articulación (Conceptos relacionados)
7. Correspondencia entre el MECI y la Norma Técnica deCalidad NTCGP1000:2009, Productos e Impactosesperados.
8. Orientaciones generales sobre auditorias combinadas.
9. Anexo B Norma Técnica de Calidad
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Establecer los conceptos básicos necesarios para laarmonización del MECI y la Norma Técnica NTCGP1000:2009
Generar en los asistentes la Capacidad para transferir los
conceptos en sus entidades.
1. OBJETIVOS DE LA SESIÓN
Dar a conocer los principios y conceptos básicos sobre elModelo Estándar de Control Interno MECI y la NormaTécnica de Calidad NTCGP1000:2009
Reconocer en el desarrollo de cada uno de los elementos del
MECI los puntos de armonización con la norma técnica decalidad.
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2. MARCO LEGAL PARA AMBOS SISTEMAS
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SISTEMA DE CONTROLINTERNO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LACALIDAD
LEY 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para
el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se
dictan otras disposiciones.
DECRETO 1599 DE 2005
Por el cual se adopta el Modelo
Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano MECI 1000:2005.
LEY 872 DE 2003
Por la cual se crea el sistema de gestión de la
calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público
y en otras entidades prestadoras de servicios.
DECRETO 4110 DE 2004
Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y
se adopta la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública NTCGP
1000:2004
DECRETO 4485 DE 2009
Por medio la de la cual se adopta la
actualización de la Norma Técnica de Calidad
en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA
Art. 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales.
Art. 269: En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están
obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
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1993
(Ley 87)
• Sistema de Control Interno: Busca que todas lasactividades, operaciones y actuaciones del sector público,
así como la administración de la información y de losrecursos, se realicen de acuerdo con las normasconstitucionales y legales y de acuerdo con las metas yobjetivos propuestos.
2003
(Ley 872)
• SGC: Busca dirigir y evaluar el desempeño Institucional entérminos de calidad y satisfacción social en la prestación de losservicios prestados por las entidades. El sistema de gestión dela calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en losprocesos que se surten al interior de ella y en las expectativasde los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones
asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.
Estos sistemas pretenden que la Admón. Pública sea cada vez más cercana al
ciudadano y cumpla los fines propuestos con eficiencia, eficacia y calidad.
3. GENERALIDADES
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Sistema de ControlInterno
Sistema de Gestión dela Calidad
Ambos Sistemas buscan contribuir al fortalecimiento delos procesos y optimización en el uso los recursos de lasentidades.
3. GENERALIDADES
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Tanto el MECI como la Norma Técnica reconocen quepara su diseño e implementación es necesario tener
en cuenta:
Marco legal aplicable a la entidad
Tamaño, estructura de la entidad, entorno y susriesgos asociados.
Los productos y/o servicios que proporciona
Los objetivos particulares y los procesos que emplea
3. GENERALIDADES
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MECI:2005 NTCGP1000:2009
Objeto: Orientar a las entidades haciael cumplimiento de sus objetivos y la
contribución de éstos a los finesesenciales del Estado.
Objeto: Mejorar el desempeño ycapacidad de las entidades para
proporcionar productos y/o serviciosque respondan a las necesidades y
expectativas de sus clientes.
Proporcionar una estructura básicapara evaluar la estrategia, la gestión y
los propios mecanismos de evaluación,orientando a la entidad hacia el logro
de sus objetivos y su contribución a los
fines esenciales del Estado.
Permite dirigir y evaluar el desempeñoInstitucional en términos de calidad ysatisfacción social en el desarrollo desu función.
Tres (3) Principios Diez (10) Principios
Estructura: 3 Subsistemas, 9componentes y 29 elementos que lo
desarrollan
Numerales (Debes)
3. GENERALIDADES
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4. CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE LA ARMONIZACIÓN
Compatibilidad
Posibilidad de que elcumplimiento de losrequerimientos de unsistema aplique para el otro.
Complementariedad
Concebida como la relaciónsinérgica que se da enalgunos aspectos, dondeunos elementos de una
norma enriquecen yadicionan a la otra.
FACTORES COMUNES Y PUNTOS DE CONVERGENCIA ENTRE
AMBOS SISTEMAS
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MECI
Autocontrol: Es la capacidad que
ostenta cada servidor públicopara controlar su trabajo,detectar desviaciones y efectuarcorrectivos para el adecuado
cumplimiento de los resultadosque se esperan en el ejercicio desu función.
NTCGP1000
• Participación activa
de los servidorespúblicos.
• Liderazgo:Conciencia y unidad
de propósito.
LOS PRINCIPIOS
5. ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN(Principios y su relación)
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5. PRINCIPIOS Y SU RELACIÓN
2. LIDERAZGO
La Alta Dirección es capaz delograr la unidad de propósito,generando y manteniendo un
ambiente favorable.
3. PARTICIPACIÓN ACTIVADE LOS SERVIDORESPÚBLICOS
Compromiso de los servidores,excelencia, alto grado de ética.
AUTOCONTROL
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MECI NTCGP1000
Autorregulación: Capacidad institucionalpara aplicar de manera participativa al
interior de las entidades, los métodos yprocedimientos establecidos en lanormatividad, que permita el desarrollo delSCI bajo un entorno de integridad, eficienciay transparencia en la actuación pública.
Autogestión: Capacidad institucional parainterpretar, coordinar, aplicar y evaluar demanera efectiva, eficiente y eficaz lafunción administrativa que le ha sidoasignada por la Constitución y la ley.
•Enfoque hacia el cliente•Enfoque basado en procesos•Coordinación, cooperación yarticulación•Enfoque del sistema para lagestión•Enfoque basado en hechos ydatos para la toma dedecisiones.•Relaciones mutuamentebeneficiosa con el proveedor•Transparencia•Mejora continua
LOS PRINCIPIOS
5. ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN(Principios y su relación)
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1. ENFOQUE AL CLIENTEDetermina las expectativas,
necesidades y requisitos parala satisfacción del cliente yexceder sus expectativas.
5. ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN (Principios y su relación)
AUTOGESTIÓN
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4. ENFOQUE BASADO ENPROCESOS
A través de una red deprocesos, que trabajaarticuladamente, es
posible generar valor.
5. PRINCIPIOS Y SU RELACIÓN
5. ENFOQUE DE SISTEMAPARA LA GESTIÓN
Manejo de un sistemade procesos
interrelacionados parael logro de los objetivos.
AUTORREGULACIÓN
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5. PRINCIPIOS Y SU RELACIÓN
AUTORREGULACIÓNAUTOGESTIÓN
6. MEJORA CONTINUA
Como objetivofundamental para eldesempeño de las
entidades.
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7. ENFOQUE BASADO EN
HECHOS Y DATOS PARA LATOMA DE DECISIONES
Manejo de información yanálisis de datos para toma
de decisiones eficaces.
5. PRINCIPIOS Y SU RELACIÓN
AUTORREGULACIÓNAUTOGESTIÓN
AUTOCONTROL
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8. RELACIONES
MUTUAMENTEBENEFICIOSAS CON LOSPROVEEDORES
Relación beneficiosa, basada
en el equilibrio contractual,aumenta la capacidad deambos de crear valor.
5. PRINCIPIOS Y SU RELACIÓN
9. COORDINACIÓN,COOPERACIÓN YARTICULACIÓN
El trabajo en equipo y entreentidades beneficia a los clientesy permite optimizar los recursos.
AUTOGESTIÓN
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10. TRANSPARENCIA
Actuaciones y decisionesclaras, en conjunto con
información de fácil accesopermitiendo el control social.
5. PRINCIPIOS Y SU RELACIÓN
AUTORREGULACIÓN
AUTOGESTIÓNAUTOCONTROL
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6. ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN
(Conceptos Relacionados)
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6. CONCEPTOS RELACIONADOS
CONCEPTO NTCGP1000 CONCEPTO MECI OBSERVACIONES
Proceso: Conjunto de actividadesmutuamente relacionadas o que
interactúan para generarvalor y las cuales transformanelementos de entrada enresultados.
Proceso: Conjunto de actividadesmutuamente relacionadas o que
interactúan para generarvalor y las cuales transformanelementos de entrada enresultados.
El concepto es entendido de lamisma manera para ambas
herramientas.
Procedimiento: Forma
especificada para llevar a cabouna actividad o un proceso.NOTA Es recomendable que losprocedimientos definan, comomínimo: quién hace qué, dónde,cuándo, porqué y cómo.
Procedimiento: Conjunto de
especificaciones, relaciones yordenamiento de tareasrequeridas para cumplir con lasactividades de un proceso,controlando las acciones querequiere la operación de laentidad pública.
Para ambas herramientas el
concepto se relaciona con elquehacer y la forma detallada derealizar un proceso.
Cliente: Organización, entidad opersona que recibe un productoy/o servicio.NOTA: El término cliente incluyea los destinatarios, usuarios obeneficiarios. |
Se asocia con términos comociudadano y comunidad.
Para efectos de la armonizaciónes pertinente el uso del términoCIUDADANO, que incluye a losdestinatarios, usuarios obeneficiarios.
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CONCEPTO NTCGP1000 CONCEPTO MECI OBSERVACIONES
Alta Dirección: Persona o grupode personas, del máximo nivel
jerárquico que dirigen ycontrolan una entidad.
Se asocia al estilo de dirección yse constituye en la formaadoptada por el nivel directivopara guiar u orientar las acciones
de la entidad hacia elcumplimiento de su misión.
Ambos conceptos se relacionan.
Auditoría Interna: Procesosistemático, independiente ydocumentado para obtener
evidencias que, al evaluarse demanera objetiva, permitendeterminar la conformidad delSistema de Gestión de la Calidadcon los requisitos establecidos yque se ha implementado y semantiene de manera eficaz,
eficiente y efectiva.
Auditoría Interna: Elemento decontrol que permite realizar unexamen sistemático, objetivo e
independiente de los procesos,actividades, operaciones yresultados de una entidadpública, permite emitir juiciosbasados en evidencias sobre losaspectos más relevantes de lagestión, resultados obtenidos y
satisfacción de los diferentesgrupos de interés.
La Norma Técnica revisa laconformidad del sistemarespecto de los numerales.
El MECI plantea la evaluaciónindependiente con alcance en 3aspectos: Cumplimiento denormatividad, logro de objetivosmisionales y de gestión yresultados con el fin dedeterminar la economía,
eficiencia y eficacia en elmanejos de los recursos.
Eficiencia: Relación entre elresultado alcanzado y losrecursos utilizados.
Eficiencia: Determina laproductividad con la cual seadministran los recursos para laobtención de los resultados del
proceso.
El concepto aplica igual paraambos.
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CONCEPTO NTCGP1000 CONCEPTO MECI OBSERVACIONES
Eficacia: Grado en el que serealizan las actividades
planificadas y se alcanzan losresultados planificados.
Eficacia: Mide el grado decumplimiento de los objetivos
definido en el modelo deoperación por procesos.
El concepto aplica igual paraambos.
Efectividad: Medida del impactode la gestión tanto en el logro de
los resultados planificados, comoen el manejo de los recursosutilizados y disponibles
Efectividad (impacto): Mide lasatisfacción de las necesidades
de la ciudadanía o partesinteresadas.
El concepto aplica igual paraambos.
Indicadores: Se establecen paraasegurar que la entidad realizamediciones para evaluar y
monitorear el desempeño de susprocesos, facilitando la gestióninterna de estos y el seguimientopor parte de los clientes y laspartes interesadas.
Indicadores: Elemento de controlconformado por el conjunto demecanismos necesarios para la
evaluación de la gestión de todala entidad pública. Se planteacomo las mediciones quepermiten observar la situación ytendencias de cambio generadasen relación con el logro de losobjetivos y metas.
El concepto aplica igual paraambos.
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CONCEPTO NTCGP1000 CONCEPTO MECI OBSERVACIONES
Riesgo: Toda posibilidad deocurrencia de aquella situaciónque pueda afectar el desarrollonormal de las funciones de laentidad y el logro de susobjetivos.
Riesgo: Representa la posibilidadde ocurrencia de un evento quepuede entorpecer el normaldesarrollo de las funciones de laentidad y afectar el logro de losobjetivos.
El concepto aplica igual paraambos.
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7. CORRESPONDENCIA ENTRE EL MECI Y LANORMA TÉCNICA DE CALIDAD
NTCGP1000:2009, PRODUCTOS E IMPACTOSESPERADOS
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• Numeral 7 Realizacióndel producto oprestación delservicio.
• Numeral 8Medición, Análisis yMejora.
• Numeral 4Requisitos Grales.
• Numeral 5Responsabilidad de
la Dirección.• Numeral 6 Gestión
de los recursos
• Numeral 8Medición,Análisis y Mejora
ACTUAR PLANEAR
HACERVERIFICAR
Subsistema de
ControlEstratégico
Subsistema deControl de
Gestión
Subsistema de
Control deEvaluación
Subsistema deControl deEvaluación
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• Numeral 7 Realizacióndel producto oprestación delservicio.
• Numeral 8Medición, Análisis yMejora.
• Numeral 4Requisitos Grales.
• Numeral 5Responsabilidad de
la Dirección.• Numeral 6 Gestión
de los recursos
• Numeral 8Medición,Análisis y Mejora
ACTUAR PLANEAR
HACERVERIFICAR
Subsistema de
ControlEstratégico
Subsistema deControl de
Gestión
Subsistema de
Control deEvaluación
Subsistema deControl deEvaluación
Estructura MECI/NTCGP1000 PRODUCTOS
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Estructura MECI/NTCGP1000
Subsistema de Control Estratégico
Componente Ambiente de Control•
Acuerdos, Compromisos yprotocolos éticos.• Desarrollo del Talento Humano• Estilo de dirección
Numeral 5 Responsabilidad de la Dirección
5.1 Compromiso de la Dirección5.2 Enfoque al cliente5.3 Política de Calidad5.4.1 Objetivos de Calidad5.5 Responsabilidad, Autoridad yComunicación.
Numeral 7 Realización del producto oprestación del servicio
7.2 Procesos relacionados con el cliente
Numeral 6 Gestión de los Recursos
6.2 Talento Humano
PRODUCTOS
Código de ética (construido participativamente ydivulgado)
Código de Buen Gobierno
Acuerdos de gestión
Desarrollo de las políticas relacionadas con Talento
Humano
Manual de funciones
Política de calidad y objetivos de calidadestablecidos y divulgados
Caracterización del estilo de direcciónfavorable al control y la transparencia en la
gestión pública.
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IMPACTO
Compromiso de la Alta Dirección
Autorregulación del comportamiento ético de losservidores
Servidores Idóneos
Servidores Capacitados
Clima Organizacional
Cultura Organizacional
E MECI/NTCGP1000 PRODUCTOS
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Estructura MECI/NTCGP1000
Subsistema de Control Estratégico
Componente Direccionamiento Estratégico• Planes y Programas• Modelo de operación por procesos• Estructura Organizacional
Componente Administración del Riesgo• Elementos que desarrollan el componente
Numeral 4 Sistema de Gestión de la Calidad
4.1 Requisitos Generales (Literal g Riegos )
Numeral 7 Realización del producto oprestación del servicio
Literal g Los riegos de mayor probabilidad
Numeral 5 Responsabilidad de la Dirección
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación.5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
Numeral 6 Gestión de los recursos
6.3 Infraestructura
PRODUCTOS
Estructura organizacional flexible y efectiva
Planes estratégicos de la entidad
Caracterización de los procesos
Clasificación de los procesos
Mapa de procesos
Mapas de riesgos por procesoMapa de riesgos institucional
Política de Administración de riesgo
Plan Anticorrupción y de Atención alCiudadano.
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IMPACTO
Mitigación de los eventosgeneradores de riesgo
Planeación institucional
Gestión efectiva y transparente
Cumplimiento de objetivos
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• Numeral 7 Realizacióndel producto oprestación delservicio.
• Numeral 8Medición, Análisis yMejora.
• Numeral 4Requisitos Grales.
• Numeral 5Responsabilidad de
la Dirección.
• Numeral 6 Gestiónde los recursos
• Numeral 8Medición,Análisis y Mejora
ACTUAR PLANEAR
HACERVERIFICAR
Subsistema de
ControlEstratégico
Subsistema deControl de
Gestión
Subsistema de
Control deEvaluación
Subsistema deControl deEvaluación
Estructura MECI/NTCGP1000 PRODUCTOS
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Estructura MECI/NTCGP1000
Subsistema de Control de Gestión
Componente Actividades de Control• Políticas de operación.• Procedimientos•
Controles• Indicadores• Manual de operaciones
Numeral 4 Sistema de Gestión de la Calidad
4.2 Gestión Documental4.2.2 Manual de calidad
4.2.3 Control de documentos4.2.3 Control de registros
Numeral 7 Realización del producto o prestación delservicio
7.1 Planificación de la realización del producto oprestación del servicio7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con elproducto o servicio.7.3 Diseño y Desarrollo7.4 Producción y prestación del servicio
Numeral 8 Medición, Análisis y Mejora
8.2.1 Satisfacción del cliente.
8.3 Control de producto y/o servicio no conforme
PRODUCTOS
Políticas de operación
Procedimientos estandarizados para laejecución de los procesos que permiten
suministrar el producto o prestar elservicio.
Fichas Indicadores
Manuales de procesos y procedimientos
o Manual de calidad
Mecanismos de monitoreo y verificación ala operación
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IMPACTO
Mecanismos de mediciónimplementados
Seguimiento a la gestión de losprocesos en tiempo real
Optimización de la gestión
Toma de decisiones basadaen hechos
Estructura MECI/NTCGP1000 PRODUCTOS
http://mosquera-cundinamarca.gov.co/apc-aa-files/63333165363030393833323939383663/gcm_planeacion.jpg
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Subsistema de Control de Gestión
Componente Información• Información Primaria• Información Secundaria
Componente Comunicación Pública• Comunicación organizacional• Comunicación informativa• Medios de comunicación
Numeral 7 Realización del producto o prestación delservicio
7.2.3 Comunicación con el cliente
Numeral 8 Medición, Análisis y Mejora
8.2 Seguimiento y medición8.4 Análisis de datos
Estructura MECI/NTCGP1000
Numeral 5 Responsabilidad de la Dirección
5.5.3 Comunicación interna
Numeral 6 Gestión de los recursos
6.3 Infraestructura
Numeral 4 Sistema de Gestión de la Calidad
4.2.3 Control de registros
PRODUCTOS
Flujos de información interna y externa requeridospara la operación
Mecanismos para la generación y registro deinformación
Tablas de Retención Documental
Parámetros y necesidades de información yrendición de cuentas a la ciudadanía
Parámetros y requerimientos de información alGobierno Nacional o Territorial y órganos de
Control
Medición de la satisfacción del cliente
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IMPACTO
Satisfacción del cliente
Participación ciudadana
Comunicación interna efectiva
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• Numeral 7 Realizacióndel producto oprestación delservicio.
• Numeral 8Medición, Análisis yMejora.
• Numeral 4Requisitos Grales.
• Numeral 5Responsabilidad de
la Dirección.
• Numeral 6 Gestiónde los recursos
• Numeral 8Medición,Análisis y Mejora
ACTUAR PLANEAR
HACERVERIFICAR
Subsistema de
ControlEstratégico
Subsistema deControl de
Gestión
Subsistema de
Control deEvaluación
Subsistema deControl deEvaluación
Estructura MECI/NTCGP1000 PRODUCTOS
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Subsistema de Control de Evaluación
Componente Autoevaluación• Autoevaluación del control• Autoevaluación de la gestión
Componente Evaluación Independiente• Evaluación Independiente al SCI• Auditoria Interna
Estructura MECI/NTCGP1000
Numeral 5 Responsabilidad de la Dirección
5.6 Revisión por la Dirección5.6.2 Información de entrada para la revisión
Numeral 8 Medición, Análisis y Mejora
8.2 Seguimiento y medición8.2.2 Auditoria Interna8,4 Análisis de datos
PRODUCTOS
Informe de recomendaciones para elmejoramiento de la gestión.
Acciones de mejoramiento de controlde los procesos
Acciones de mejoramiento de controlde los procesos
Informe de recomendaciones para elmejoramiento del sistema integrado
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IMPACTO
Mejora, eficacia, eficiencia yefectividad del Sistema Integrado
Mejora, eficacia, eficiencia yefectividad de los procesos
Mejora, eficacia, eficiencia yefectividad de los productos y/o
servicios
Estructura MECI/NTCGP1000 PRODUCTOS
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Subsistema de Control de Evaluación
Componente Planes de Mejoramiento• Institucional• Por procesos• Individual
Estructura MECI/NTCGP1000
Numeral 8 Medición, Análisis y Mejora
8.5 Mejora8.5.1 Mejora Continua8.5.2 Acción Correctiva8.4.3 Acción Preventiva
PRODUCTOS
Planes de mejoramiento
Seguimiento a los planes demejoramiento
Mecanismos de seguimiento y vigilanciaal cumplimiento de los planes
Instrumentos de apoyo al mejoramientode la función administrativa
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IMPACTO
Mejora, eficacia, eficiencia y efectividad
del Sistema Integrado
Mejora, eficacia, eficiencia y efectividadde los procesos
Mejora, eficacia, eficiencia y efectividad
de los productos y/o servicios
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8. ORIENTACIONES GENERALES
SOBRE LAS AUDITORIAS PARAAMBOS SISTEMAS
AUDITORIA INTERNA
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AUDITORIA INTERNA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtenerevidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar elgrado en que se cumplen los criterios de auditoría.
(NTC-ISO19011:2012)
EVIDENCIA DE AUDITORIA:
- Registros
- Hechos VerificablesCRITERIOS DE AUDITORIA
- Políticas
- Procedimientos
-Requisitos
Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a lacual se compara la evidencia de auditoría.
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PROGRAMA DEAUDITORIA
Conjunto de una o másauditorías planificadas
para un periodo detiempo determinado ydirigido hacia unpropósito específico,incluye las actividadespara planificar, organizar yllevar a cabo lasauditorías.
AUTORIDAD PARA EL PROGRAMA
DEFINIR EL PROGRAMA DE AUDITORÍA
- Objetivos, Alcance
- Responsabilidades
- Recursos
- Procedimientos
IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DEAUDITORÍA
- Evaluación de los auditores
- Atribuciones de los equipos de auditoría- Dirección de las actividades de auditoría
CONTROL Y EXÁMEN DEL PROGRAMA DEAUDITORÍA
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Las auditorías tanto de MECI como de Calidaddeben desarrollarse a través de un programade auditorías aprobado por el Comité deCoordinación de Control Interno, razón por la
cual las fechas de las auditorías de Calidaddeben ser concertadas con el representante dela Alta Dirección para el Sistema de Gestión deCalidad.
La Oficina de Control Interno, o quien haga susveces, es la dependencia encargada decoordinar el proceso de auditorías internas de
calidad.
La Oficina de Control Interno planea y coordina las
auditorías, pero prepara únicamente las auditoríasde gestión y presenta un informe con dos capítulos,uno con los resultados de la auditoria de gestión yotro capítulo con los resultados de la auditoría decalidad; por ello, una vez concluida la auditoría deCalidad, la Oficina de Control Interno será laencargada de consolidar y presentar el informe final
a la Alta Dirección de la entidad.
SOBRE LASAUDITORIAS
COMBINADAS
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VENTAJAS
Posibilidad de realizar un análisis global de loshechos y resultados en la misma auditoría.
Los procesos y documentos comunes a los dossistemas, facilitan su identificación y documentosespecíficos.
Facilidad para verificar el nivel de despliegue deindicadores por niveles de la Organización.
RETOS
Mayor tiempo de preparación de la auditoría, encuanto a definición de los objetivos y alcance de laauditoría.
Mayor nivel de exigencia al equipo auditor paraaportar información a la dirección respecto al nivel
de madurez de la organización, eficacia, eficiencia yriesgo de los procesos.
Mayor esfuerzo del equipo auditor para identificarevidencias yevaluar hallazgos durante la realización de la
auditoría
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9. ANEXO B NORMA TÉCNICA DECALIDAD NTCGP1000:2009
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NTCGP1000:2009 MECI:2005
TÍTULO NUMERAL SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS
Requisitos generales 4.1
ControlEstratégico
DireccionamientoEstratégicoAdministración delRiesgo
Valoración del Riesgo
Control deGestión Información
Información Primaria
InformaciónSecundariaSistemas de
Información
Gestión documental 4.2
Control degestión
Actividades decontrol
Generalidades 4.2.1
Información
Manual de la calidad 4.2.2
Control de documentos 4.2.3
Control de los registros 4.2.4
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Identificación de procesos, su secuencia einteracción.
Asignación de recursos para la operación
Implementación de programas, planes, proyectos,procedimientos, entre otras.Establecer controles sobre los riesgos que pueden
impedir el logro de los objetivos. (Guía sobre
Administración del Riesgo DAFP, Norma IcontecNTC31000).
ASPECTOS COMUNES
ASPECTOS COMUNES
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Desarrollar la documentación necesaria para soportar
la operación.Identificar fuentes de información necesarias para la
operación (mecanismos para la recepción, registro yatención de sugerencias, peticiones, quejas o reclamos).
Transformar la información en documentos quesoporten el quehacer de la entidad y faciliten el controlde la operación.
Esta información puede estar en cualquier medio
soporte (digital, papel).Política de CalidadManual de Calidad (Manual de operaciones o de
procedimientos).
ASPECTOS COMUNES
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TÍTULO NUMERAL SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS
Compromiso de la
Dirección
5.1
ControlEstratégico
Ambiente de Control Estilo de Dirección
DireccionamientoEstratégico
EstructuraOrganizacional
Control deGestión
ComunicaciónPública
ComunicaciónOrganizacional
Enfoque al Cliente 5.2ControlEstratégico
DireccionamientoEstratégico
Política de Calidad 5.3ControlEstratégico
DireccionamientoEstratégico
Ambiente de Control Acuerdos,compromisos yprotocolos éticos.
Control deGestión
Actividades deControl
Políticas de operación
Planificación 5.4Control de
Gestión
Direccionamiento
Estratégico
Planes y Programas
Responsabilidad,autoridad yComunicación
5.5ControlEstratégico
DireccionamientoEstratégico
EstructuraOrganizacional Estilo de Dirección
Comunicación Interna 5.5.3Control deGestión
ComunicaciónPública
ComunicaciónOrganizacional
Revisión por la
Dirección 5.6
Control
Estratégico
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La Alta Dirección debe garantizar la asignación de recursos,
los canales de comunicación eficaces para el desarrollo de lossistemas.
La Alta Dirección debe asignar autoridad y responsabilidadsobre las actividades relacionadas con la gestión de la
entidad.Identificación de las necesidades y expectativas de los
clientes.Garantizar el desarrollo del producto o la prestación del
servicio, mediante procesos consolidados y coherentes con laplanificación.
Definir una política de calidad alineada con los acuerdos,compromisos y protocolos éticos.
ASPECTOS COMUNES
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Asignación de recursos financieros, humanos yoperacionales acordes con los objetivos de la entidad(presupuestos, planes de contratación).
Definición, documentación y comunicación deresponsabilidades y niveles de autoridad (representante de laAlta Dirección).
Definir los canales de comunicación al interior de la entidad(matrices de comunicación).
Seguimiento a desempeño de los procesos, admón. Del
riesgo, cumplimiento de objetivos.
ASPECTOS COMUNES
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TÍTULO NUMERAL SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS
Gestión de los Recursos
Provisión de losRecursos
6
6.1
ControlEstratégico
DireccionamientoEstratégico
Planes y Programas
Talento Humano 6.2 ControlEstratégico
Ambiente de ControlDesarrollo del TalentoHumanoCompetencia, toma de
decisiones y formación6.2.2
Infraestructura 6.3Control deGestión
InformaciónSistemas deInformación
Ambiente de Trabajo 6.4ControlEstratégico
DireccionamientoEstratégico Planes y Programas
ASPECTOS COMUNES
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Asignación de recursos financieros, humanos y operacionalesacorde a los objetivos de la entidad. Esta asignación puede estar
evidenciada a través de presupuestos, planes de necesidades,planes de contratación, entre otros.
Manuales de funciones.Perfiles de cargo.
Manuales de competencias laborales.Programas de bienestar.Plan de formación y/o capacitación.Infraestructura apropiada de trabajo que incluya tanto
hardware como software (aplicativos, bases de datos, serviciosde apoyo, entre otros).Verificación de las condiciones de trabajo, que se cuente con
las requeridas para el desarrollo del producto o prestación del
servicio.
ASPECTOS COMUNES
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TÍTULO NUMERAL SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS
Realización delProducto o ServicioPlanificación de la
Realización delproducto y/o prestacióndel servicio
7
7.1 Control
Estratégico
Direccionamiento
Estratégico
Determinación de losrequisitos relacionadoscon el producto y/oprestación del servicio
7.2.1Control deGestión
Información Información Primaria
Revisión de losrequisitos relacionadoscon el producto y/oprestación del servicio
7.2.1 Control deGestión
Actividades deControl
Políticas de operación
Comunicación con elcliente
7.2.3 Control deGestión
Información Información Primaria
ComunicaciónPública
Medios deComunicación
ComunicaciónInformativa
Diseño y Desarrollo 7.3
ControlEstratégico
DireccionamientoEstratégico
Control de
Gestión
Actividades de
Control
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Implementar las acciones necesarias para alcanzar los
resultados planificados (por ejemplo: programas,planes, proyectos, procedimientos, entre otras).
Asignación de recursos para la operación y elseguimiento de los procesos.
Políticas de operación de la entidad, establecida conbase en la Normatividad vigente aplicable a la entidad.
Planes de desarrollo, planes sectoriales y territoriales.
Encuestas o grupos focales.Buzón de sugerencias; PQR; página Web de laentidad; participación ciudadana.
Sistemas de información Nacionales.
ASPECTOS COMUNES
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Sistemas de Información Nacionales.La verificación de la coherencia puede incluir la
revisión de los requisitos solicitados frente a losrequisitos legales aplicables, los requisitos del productoo servicio previamente definidos, los requisitosadicionales determinados por la entidad, entre otros.
Gestionar y controlar la planificación y realización del
diseño y desarrollo de productos o servicios, a travésde: Planes, seguimiento y medición de procesos,productos y/o servicios.
ASPECTOS COMUNES
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TÍTULO NUMERAL SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTOS
Medición, Análisis yMejora
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Satisfacción del Cliente 8.2.1 Control deGestión Información Información Primaria
Auditoría Interna 8.2.2Control deEvaluación
EvaluaciónIndependiente
Auditoría Interna
Seguimiento y Medición
a los procesos 8.2.3
Control de
Evaluación Autoevaluación
Autoevaluación de laGestión
Autoevaluación delcontrol
Análisis de Datos 8.4Control deGestión
InformaciónInformaciónSecundaria
Mejora Continua 8.5.1
Control de
Evaluación
Planes de
Mejoramiento
Institucional
Por ProcesoIndividual
Acción Correctiva 8.5.2Control deEvaluación
Planes deMejoramiento
Acción Preventiva 8.5.3Control deGestión
Actividades deControl
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Conocer la percepción del cliente sobre la satisfacción desus requisitos y Expectativas.
Las auditorías del Sistema de Gestión de la Calidad y delSistema de Control Interno pueden realizarse en formasimultánea o combinada con el fin de promover laoptimización de recursos.
Medición de la eficacia, eficiencia y efectividad de losprocesos, según sea aplicable.
ASPECTOS COMUNES
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Establecer mecanismos de seguimiento y medición delproducto o servicio, como son: Indicadores, Equipos deseguimiento y medición, listas de chequeo, métodos de
ensayo.Identificar oportunamente el producto o servicio noconforme para evitar que sea entregado al cliente sin eldebido cumplimiento de los requisitos especificados.
Los controles relacionados con el producto y/o servicio noconforme deben estar especificados en un procedimiento.Establecer mecanismos para la mejora del Sistema
respectivo.
ASPECTOS COMUNES
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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO YRACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
Carrera 6 No. 12 –
62. Piso 6PBX: 3344080 a 87 Ext. 165,146,126,135 y 213. FAX: 3412120
Teléfono Directo: 3360686Web: www.dafp.gov.co
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mailto:[email protected]:[email protected]