manual office 365 - comunicare, e-mail, contacte, calendar

7/24/2019 Manual Office 365 - Comunicare, E-mail, Contacte, Calendar

1/24

1

Office 365

I

Comunicare, Email,Contacte i Calendar

Microsoft n educaie

Noi suntem parteneri n procesul denvare

2014 Microsoft Corporation


2/24

2

Comunicarea este mai uoar cu ajutorul potei

electronice, contactelor i calendarului

Cuprins

Conectarea i colaborarea uti l iznd e -mail calendare i contacte n Office 365

Scenariu uti l izator: Conectarea altor conturi la Outlook Office 365

Scenariu uti l izator: Uti l izarea f i le i Persoane pentru lucru cu contactele dvs. n Office 365

Scenariu uti l izator: Configurarea unor grupuri de distr ibuire n Exchange i Outlook 365

Scenariu uti l izator: Comunicarea cu personalul i obinerea de informai i

Scenariu uti l izator: Util izarea Office 65 pentru dezvoltarea profesional a personalului

Scenariu uti l izator: Partajarea calendarului cu Outlook


3/24

3



Conectarea i colaborarea utiliznd e-mail, calendare i

contacte n Office 365

Outlook, (pot electronic sau e-mail), Calendar,Persoane(contacte) i Activiti, n contextul Office 365, sunt pri

componente ale OutlookWeb Appi,n acelai timp, ale Office 365. Lynci Mesageria instant (IM)colaboreaz strns

cu Outlook Web App pentru a v ajuta la configurarea ntlnirilor online.

Dup parcurgerea acestui ghid vei fi capabili s:

configurai grupuri de utilizatori n Exchange online(dac suntei administrator)

gestionai rezervrile pentru anumite resurse limitate (cum ar fi spaiile destinate ntlnirilor)

v gestionai contactele i s le organizai n grupuri utilizndOutlook

(Office 365)

utilizai Outlook Office 365 pentru a v gestiona pota electronic

v conectai contul existent de pot electronic la contul dvs. Outlook Office 365

v configurai calendarul i s-l partajai cu colegii

facei diferena dintre un cont Outlook Web App i unul Outlook.com

Ghidurile precedente din aceast serie v-au prezentat modul de implementare a unui plan Office 365 gratuit pentru

educaie(E1)n instituia dvs. i cum s utilizai cteva dintre instrumentele fundamentale de productivitate i partajare

disponibile cum sunt Office Online*, OneDrive**i coleciile de site uriSharePoint.

Conectivitatea este inima Office 365 pentru educaie. Posibilitatea de a v conecta uor cu colegii i elevii, fr nevoia

unor ntlniri fa n fa ofer niveluri de colaborare superioare.Acest nivel superior de conectivitate i colaborareeste posibil utiliznd Exchange online i OutlookWeb Appprecum i calendarele i informaiile de contact partajate,

mpreun cu Mesageria instanti videoconferinele Lync. Putei chiar rspunde unui e-mail utiliznd mesageria instant.

Deoarece totul se desfoar securizati protejatn cadrul mediului asigurat de ctre domeniulOffice 365 al instituiei

dvs., caracterul adecvat al comunicaiilor dintre personal i elevi poate fi monitorizat i controlat acolo unde este cazul.

Astfel este eliminatnecesitatea unor comunicaii externe de acest tip.

Acest ghid v va ajuta s ncepei utilizarea caracteristicilor de baz a acestor puternice unelte de conectivitate. Ar

trebui s fii familiarizai de acum cu utilizarea interfeei Office 365 i s cunoatei funciile principalelor file i bare de

instrumente.

Putei folosi Outlookpentru pota dvs. electronic, Calendarpentru evenimentele i ntlnirile dvs. i Persoane pentrupersoanele dvs. de contact (toate acestea sunt funcii ale meniului cu file al Office 365).

* cunoscut anterior ca Office Web Apps.

** cunoscut anterior ca SkyDrive.


4/24

4



1.Utilizarea potei electronice pentru conectare i colaborare

Suntei probabil familiarizai cu serviciul de pot electronic Outlook.com (fost Hotmail > MSN Hotmail >Windows Live Hotmail) iar Outlook Web App v ofer funcii similare la fel cum o fac i celelalte aplicaii

conexe.

Putei s v conectai conturile de e-mail i reele sociale n Outlook iar apois v importai contactele i

mesajele de e-mail.

Folosii funcia Activitipentru a v programa sarcinile irespectiv pentru a le gestiona i monitoriza ulterior

gradul de realizare.

2.Calendarul dumneavoastr Office 365

V putei partaja n siguran calendarul cu colegii i elevii care au cont n domeniul dvs. Office 365. Exchange

online din cadrul Office 365asigur o conexiune securizat ntre conturile care au elemente partajate. Aceasta

nseamn c nimeni altcineva nu poate s v vad calendarul cu excepia dvs. i a celor cu care l-ai partajat.

Putei partaja calendarul dumneavoastr i cu persoane din afara domeniului instituiei, publicndu-l i oferind un

link(generat de ctre Office 365) celor care dorii s vi-l poat vizualiza.

n orice caz, manifestai pruden, deoarece calendarul dvs. va putea fi vzut de ctre oricine are linkul respectiv.

Putei trimite contactelor dumneavoastr, cu Outlook, mesaje de e-mail coninnd o copie a propriului calendar.

Deoarece toate interaciunile i mesajele instant, schimbate cu colegii i elevii, au loc n interiorului mediului securizat alOffice 365, nu este nevoie ca acestea s se desfoare pe alte platforme. Acest aspect este important mai ales n

interaciunea cu elevii.

3.Contactele dumneavoastr

Informaiile de contact sunt afiate pe nitecri de vizit electronice al cror coninut este foarte dinamic.

Putei trimite e-mail-uri sau mesaje instant direct din crile de vizit. Putei s programai ntlniri direct din crile de vizit.

Putei aduga contacte direct din e-mail-uri.

Gestionarea contactelor dumneavoastr este uoar nu trebuie dect s urmai instruciunile pas cu pas din

fiecare seciune a filei Persoane.


5/24

5



Scenariu utilizator: Conectarea altor conturi la Outlook

Office 365

Ana este profesoar la o coal. Ea utilizeaz deja Office 365 de ceva timp i este pregtit acum s conecteze celelalte

conturi de e-mail la OutlookOffice 365 i s-i importe contactele, att din conturile de e-mail, ct i de pe reelele

sociale pe care le utilizeazinclusiv de pe LinkedIn.

Ea are conturi Hotmaili Gmail pe care vrea s le conecteze, precum i un cont Outlook.com. Ana ar dori s aib toate

mesajele de pot electronic la un loc, respectiv s poat, trimite i primi mesajede pe oricare dintre conturi, utiliznd

aceiai interfa.

1.

Conectarea Hotmail i Gmail la Office 365

Ana se conecteaz la Outlookdin tabloul de bord Office 365.

Face clic pe pictograma Setri(care are forma unei roi dinatei se afl n colul din dreapta sus al paginii) i

selecteaz din meniu Opiuni i apoi cont. Ecranul ei ar trebui s arate n felul urmtor:

Ana face clic pe conturi conectate. Ea are acum posibilitatea de a conecta pn la cinci conturi de e-mail n

contul su Outlook Office 365.

Ea observ i faptul c poate s-i redirecioneze mesajele din Outlook ctre alte conturi atunci cnd are nevoie

de acest lucru.

Ana este acum pregtit s-i conecteze conturile ei Hotmail i Gmail. Ea face clic pe pictograma +i urmeaz

instruciunile care apar pe ecran.

Introduce adresa i parola contului su de pot electronic Hotmail iar Outlook conecteaz conturile.


6/24

6



Ana repet paii pentru contul su Gmail dar nu reuete s l conecteze. Observ apariia acestei ferestre i a

mesajului aferent pe ecranul su:

Pentru a putea conecta contul su Gmail, Ana trebuie s se conecteze direct la acesta i s modifice

configurrile astfelnct s permit accesul POP3, fapt care-i va permite apoi importarea acestuia n contul su

Office 365.

Acestea sunt indicaiile urmate de ctreAna:

Conectai-vla contul dvs. Gmail. Facei clic pe pictograma Setri, apoi pe elementul Setri.

Facei clic pe Redirecionare i POP/IMAPdin meniul aflat n antetul paginii

n seciunea Descrcare POP: selectaiuna dintre urmtoarele opiuni:

o Activai POP pentru toate mesajeleDac selectai aceast opiune, toate mesajele de pot

electronic, att celevechi ct i cele noi, vor fi descrcate n contul dvs. Outlook.

o Activai POP pentru mesajele primite de acum nainteDac selectai aceast opiune, doar mesajele

de pot electronic noi, vor fi descrcate n contul dvs. Outlook.

Dac dorii ca Gmail s pstreze n inbox o copie a mesajelor trimise pe adresa dvs. de pot electronic Gmail,

din lista derulant Cnd mesajele sunt accesate cu POP, alegei opiunea pstrai n Gmail o copie a mesajelor

primite. Facei clic pe Salvai modificrile.

Ana ncearc acum din nou s-i conecteze contul Gmail la Outlook Office 365. Ea descoper c trebuie s se conecteze

la contul su Gmaili s urmeze instruciunile din mesajul de pot electronic primit de la Gmail referitor la conectarea

conturilor. Dup aceasta ncearc din nou s conecteze contul Gmail la Outlook i de aceast dat reuete.

2.Importarea contului Outlook.com n Outlook Office 365

Deoarece Ana utilizeaz deja pentru pota electronic i un cont Outlook.com, dorete s importe toate mesajele i

contactele din acesta n Outlook Office 365 (Outlook Web App). Lucrurile decurg aidoma adugrii contului Hotmail, fr

nici un fel de probleme.


7/24

7



3.Conectarea conturilor de pe reelele sociale i importarea contactelor

Ana defileaz pn la subsolul paginii conturi conectate. Aici ea observ o list cu reele personale(reele

sociale) agreate de ctre platforma Office 365 a colii ei,cu care i este permis s se conecteze.

Ea constat c i este permis s se conecteze cu contul su LinkedInaa c face clic pe conectare (n dreaptapictogramei LinkedIn).

Dup introducerea adresei de e-mail i parolei contului LinkedIn, aps pe butonul OK, voi permitei n

cteva secunde este conectat. Acum, Office 365 import lista sa de contacte din LinkedIn. Ana face clic pe

fila Persoane din meniul principal (poziionat orizontal n antetul ferestrei Office 365) i descoper c toate

contactele ei au fost importate i sunt gata de a fi utilizate.

n dreapta acestor conturi conectate, Ana remarc o listcu linkuri ctre alte caracteristici ale Outlook

Office 365.

Ea examineaz unele din aceste linkuri i vede ct de uor i este s urmeze instruciunile i recomandrile

privind utilizarea mai multor caracteristici ale Outlook Web App.

n partea stng i atrag atenia principalele opiuni de administrareale Outlook Web App i ncepe sexploreze cteva dintre acestea.

Ana reuete s-i creeze grupuri de distribuirea mesajelor de pot electronic personale (elevii si grupai

pe clase i colegii pe departamente) i constat, de asemenea, c este deja membr a unor grupuri de

distribuirecreate de administratorii instituiei.

Fcnd clic pe pictograma sub forma unei sgei orientate spre stnga, aflat n colul din stnga sus al

ferestrei Outlook Office 365, se ntoarce la pagina principal a Outlook Office 365.

Acum c toat pota ei electronic se afl ntr-un singur loc iar contactele au fost importate, ea poate vizualiza i lucra

cu lista de contacte fcnd clic pe Persoanedin meniul principal al ferestrei Office 365.

Ana poate oricnd aduga sau ndeprta conturi revenind la pagina principal Outlook Web App fcnd clic pe meniul

Setri i apoi peOpiunila fel ca atunci cnd i-a conectat iniial conturile.

Ea observ cn Office 365 poate rspunde unui mesaj de pot electronic, primit de la cineva din domeniulcolii,

utiliznd mesageria instant (IM).

Avnd un mesaj de pot electronic deschis n Outlook Web App, face clic pe cele trei puncte mici aflate n

colul din dreapta sus a ferestrei.

Se deschide un meniu care ofer o serie de opiuni suplimentare pentru pota electronic.

Fcnd click pe rspundei prin Mesageria instant, deschide o fereastrn care poate tasta un rspuns care

va fi livrat expeditorului dacacesta este conectat la IMn Office 365.


8/24

8



Scenariu utilizator: Utilizarea filei Persoane pentru lucru

cu contactele dvs. n Office 365

Ana Popescu face parte din consiliul administrativ al colii. De cnd instituia sa a nceput s utilizeze Office 365, ea a

descoperit c acesta este excelent pentru att pentru nvare i predare ct i pentru eficientizarea sarcinilor sale

administrative.

Anei i s-au acordat de curnd cteva ore pe sptmn pentru a organiza cursuri de dezvoltare profesional pentru

colegii si. Ana dorete s le explice cum s foloseasc Office 365 dar realizeaz c mai nti are ea nsi nevoie s-i

mbunteasc cunotinele i abilitile.

Fiindc c nu a petrecut prea mult timp pentru a lucra cu fila Persoanedin meniul principal al Office 365, a decis s

nceap acum s exploreze mai n detaliu funciile acestei seciuni.

Face clic pe fila Persoane i examineaz fereastra corespunztoare.

Observ n partea stng a ferestrei un Directorcare conine o list cu locuri n care poate gsii informaii

despre contactele sale.

Sub aceast list vede un linkpentru conectarea conturilor reelelor sociale i importarea tuturor

contactelor de pe aceste site-uri.

Gsete util funcia cutai persoane,pe care o descoper n partea de sus a ferestrei, pentru a cuta

persoane i a le aduga n lista sa de contacte.

Efectuarea unui clic pe oricare dintre contactele sale deschide o carte de vizitcare conine toate

informaiile privitoare la acel contact i care pot fi oricnd editate.

1.Informaiile de contact

Aceste informaii sunt stocate sub forma unei cri de vizit. Ana deschide detaliile de contact a unuia

dintre colegii si. Fereastra arata precum n imaginea urmtoare:

Examinnd cartea de vizit Ana observ c dac ine cursorul mausului deasupra anumitor elemente apar

uneori sfaturi ecran cu informaii despre elementul respectiv. De exemplu pictogramele circulare din

dreapta pozei contactului.

Descoper cu aceast ocazie c poate trimite un e-mail, un mesaj instant sau poate stabili o ntlnire directdin cartea de vizit, fcnd clic pe pictogramele corespunztoare din dreapta pozei persoanei de contact.


9/24

9



2.Crearea unei noi cri de vizit

Ana face clic pe pictograma +noucare duce la deschiderea unei ferestre de dialog. Aceast fereastr i ofer

posibilitatea de a crea un contactsau un grupnou i ea alege s creeze un nou contact.

Trebuie acum s completeze un formular cu informaiile necesare crerii unui nou contact n agenda sadup cumse poate observa i n imaginea de mai jos:

n timp ce completeaz cmpurile formularului, observ c dac face clic pe pictogramele +, acestea ofer

rubrici suplimentare pentru informaii adiionale.De exemplu se pot aduga mai multe numere de telefon

pentru o persoan, dac se face un clic pe pictograma +corespunztoare rubricii telefon.

Dup completarea formularului, Ana face clic pe SALVAIi noul contact este astfel creat. Aceste informaii

sunt disponibile n fila Persoane sau Outlook, atunci cnd sunt expediate mesaje de e-mail.

3.Crearea grupurilor de contacte

Pentru crearea unor grupuri de contacte, procedura este aproape identic. Ceea ce poate Ana crea n contul ei, este un

grup personalspre deosebire de un grup de distribuirepartajat care poate fi creat doar n Exchange Office 365 i doar

de ctre administratorii serviciilor Office 365. Acesta din urm poate fi utilizat de ctre toi utilizatorii din domeniu

respectiv.

Ana face clic pe pictograma +nou i apoi pe opiunea creai un contact.

Completeaz detaliile, denumind grupul i adugnd persoane de contact n acesta.

Office 365 o ajut cu sugestii odat ce ncepe s tasteze numele viitorilor membri ai grupului.

Dup ce termin de adugat membrii n grupul proaspt creat, face clic pe SALVAIi astfel este creat un

grup personal.


10/24

10



Cnd Ana i citete mesajele de pot electronic, dac face un clic pe numele unui expeditor, cartea de vizit a

acestuia va apare pe ecran i va arta precum cea din imaginea de mai jos:

n colul din dreapta sus al crii de vizit, exist opiunea de a aduga expeditorul la lista de contacte.

Face clic pe aceast opiune i ca urmare se deschide o fereastr n care poate aduga informaii

suplimentare despre respectiva persoan de contact. Aceast fereastr este prezentat n urmtoarea

imagine:

Dup completarea informaiilor adiionale, face clic pe SALVAIi astfel aceast persoan de contact

mpreun cu toate detaliile sunt salvate n contactele Anei.


11/24

11



4.mbuntirea comunicrii

n Outlook Ana poate urmri indicatorii de disponibilitate onlineai contactelor.

Pentru aceasta, face clic pe un mesaj de pot electronic din panoul de mesaje

(mijloc) iar n panoul de coninut (dreapta) n stnga fiecrui contact cruia i-a fostadresat mesajul apare un ptrel care indic disponibilitatea respectivei

persoane.

Imaginea din dreapta prezinto legend care explic semnificaia fiecreia dintre

culorile posibile ale acestor indicatoare. Dac n dreptul unei persoane apare un

ptrel alb, nseamn c aceasta nu este conectat nici cu mesageria instant (IM)

din Outlook Web App i nici cu Lync.

Pentru a beneficia de informaia furnizat de aceti indicatori Ana trebuie s fie

conectat la mesageria instant.

Mai jos sunt prezentate indicatoarele aa cum apar ele n panoul de coninut al unui mesaj:

Dac Ana face clic pe oricare dintre contactele disponibile, dup deschiderea crii de vizitrespective,

poate iniia,folosind pictograma circular pentru mesaje instant, o conversaie prin intermediul IM sauchiar prin intermediul unei ntlniri improvizate n Lync.


12/24

12



Scenariu utilizator: Configurarea unor grupuri de

distribuire n Exchange i Outlook 365

Acest scenariu este orientat spre utilizarea grupurilor pentru programarea ntlnirilor i pstrarea legturii cu prinii

elevilor, ns grupurile de pot electronic au mult mai multe ntrebuinri.

Dl Moroan este directorul tehnic al scolii. El poate lucra n Exchange Onlinedeoarece fiind profesor de

informatic el este i administratorul contului Office 365 al instituiei.

El tiec exist multe funcii pe care o scoal nu are nevoie s le foloseasc i de aceea nu este ngrijorat de

faptul c Exchange onlinedin Office 365 pare a fi destul de complex.

Principalul motiv pentru care el dorete s utilizeze Exchange online, este acela de a configura ctevagrupuri de distribuirepentru coala sa cum ar fi: Personal, Toi Elevii, Clasei Discipline.

Pentru aceasta el utilizeaz Centrul de administrare Office 365i face clic pe fila Admindin meniul principal

al Office 365.

Din meniul care apare, selecteaz Exchangepentru a deschide Centru de administrare Exchange.

Aici el vede c exist o grmad de funcii dar tie c nu va avea nevoie de majoritatea dintre ele pentru c

destinaia lor primar este mediul corporatist. Cu timpul el va deveni tot mai ncreztor i se va simi n stare

s exploreze i alte funcii disponibile.

Pentru nceput el se pregtete s parcurg paii implicai n configurarea grupurilor de distribuire. Acestea sunt utilepentru trimiterea unor mesaje n mas folosind pota electronic. Iat cteva dintre motivele pentru care o instituie ar

dori s foloseasc grupuri de distribuire:

Trimiterea unor mesaje regulate de informare a personalului.

Informarea la zi a elevilor i prinilor.

Configurarea unor grupuri pentru fiecare clas de elevi.

Configurarea unui grup pentru consiliul de administraie al scolii.

Trimiterea unor mesaje sau invitaii cu ocazia diferitelor evenimente i srbtori.

Conturi de pot electronic pentru diferite grupuri de lucru sau proiecte.


13/24

13



n Centru de administrare Exchangeel observ c toate opiunile i configurrile sunt grupate pe categorii ce sunt

accesibile fie din panoul de categoriice se prezint sub forma unei liste n parte stng a ferestrei, fie direct din panoul

de coninutal tabloului de bord unde fiecare categorie are listate dedesubtul su,elementele componente ce pot fi

accesate direct.

Tabloul de borddin Centrul de administrare Exchangearat astfel:

Dl Moroan alege varianta direct de acces i face clic pe grupuridin categoria destinataridesfurat n

panoul de coninut al tabloului de borddin Centrul de administrare Exchange.

Adugarea unui nou grup este simpl i se rezum la urmarea instruciunilor care apar pe ecran.

El face clic pe pictograma +i alege, din meniul derulant, Grup de distribuire. Ca urmare se deschide fereastra de dialog grup de distribuire nou.


14/24

14



El completeaz toate cmpurile necesare crerii unui grup de distribuirepentru consiliul de administraie al

scolii. Cmpul Nume afiatva conine numele grupului aa cum va apare n cmpurile pentru destinatari.

n cmpul Aliasse tasteaz o variant prescurtat a numelui grupului. Acest lucru este util la crearea adresei

de e-mail a grupului deoarece, implicit, adresa de e-mail a grupului va fi de forma [email protected].

Astfel adresa de e-maila grupului va fi scurt i uor de introdus n cmpurile Ctre:, Cc:sau Cci:. Deoarece configureaz acest nou grup, Gheorghe Moroanu va fi implicit i proprietarul grupului. El poate

aduga i ali proprietari la acest grup pentru a-l ajuta n ndeplinirea sarcinilor administrative (adugarea

unor conturi pentru noii utilizatori sau tergerea unor conturi ai cror utilizatori au prsit instituia).

Dup completarea tuturor cmpurilor necesare, face clic pe SALVAI. Office 365 va configura acum grupul

care va apare n list alturi de alte grupuri configurate, eventual, de ctre ali administratori.

El poate acum aduga membri la acest grup, fcnd un clic pe pictograma creionde deasupra numelui grupului. Aceasta

aciune va deschide fereastra de administrare a grupului. Fereastra de administrare a grupului arat astfel:

Dl Moroan trece acum n revist meniul din stngai urmeaz instruciunile pentru a verifica proprietarii

grupului, pentru a aduga noi membrila grup, pentru a configura sistemul de aprobriprecum i pentru

alte configurri i opiuni referitoare la e-mail.

Observ c instruciunile sunt foarte explicite i ca urmare apeleaz doar o singur dat la funcia Ajutor

(aflat n colul din dreapta sus al ferestrei de administrare a grupului).

Dup ce consider c a fcut modificrile necesare, apas butonul salvaiiar Exchange online din Office 365

opereaz toate schimbrile necesare privind membrii grupului de distribuire i configuraiile

corespunztoare.

Grupul este acum gata de utilizare i dl Moroan se pregtete s trimit un e-mail celorlali membri,

utiliznd funcia de trimitere n grup a mesajelor de pot electronic, pentru a-i informa despre creareaacestui nou grup de distribuire.


15/24

15



El i ndreapt acum atenia spre meniul principal al Office 365 care se deruleaz orizontal n antetul paginii i face clic

pe Outlookpentru a deschide pagina sa de pot electronic (Outlook Web App).

Pentru nceput face clic pe +e-mail nou. Fereastra pentru compunerea unui nou mesaj de pot electronic

se deschide n partea dreapt a ecranului.

n cmpul Ctre:introduce numele grupului apoi apas tasta Enter.

Dup completarea cmpului Subiect:i introducerea unui mesaj de informare, apas pe butonul Trimitei.

Aproape instantaneu primete o copie a mesajului de pot electronic deoarece i el este membru al

acestui grup de distribuire. Astfel are garania c mesajul a fost trimis cu succes. Se pregtete acum s-i

anune pe membrii grupului despre viitoarea lor ntlnire.

Face din nou clic pe +e-mail noui ncepe s introduc numele grupuluide distribuire. Pe msur ce

tasteaz, Outlook recunoate grupul i ntregul su nume apare ca sugestiede introducere n cmpul

destinatarilor. Tot ce are de fcut dl Moroan acum, este s selecteze sugestia pentru a fi introdus automat

de ctre Outlook.

Explornd posibilitile pe care le are, dl Moroandescoper c dac face un clic dreapta pe numele

grupului (n cmpul Ctre:) i apoi pe vedei detaliile, se deschide o nou fereastr care afieaz o list cumembrii grupului.

Aceast fereastr mai are cteva funcii utile pe care dl Moroan vrea s le exploreze. Iat cum arat

fereastra pe care o exploreaz acum:

Deasupra numelor membrilor, descoper o pictogram circular n form de calendarpe care o poate

folosi pentru a programa o ntlnire.

Face clic pe aceast pictogram i deschide n acest fel o fereastr care-i ofer posibilitatea organizrii unei

ntlniri. Trebuie doar s completeze cmpurile din aceast fereastr i dac dorete poate s ataeze i

agenda ntlnirii sub forma unui document Word. Pentru aceasta face clic pe pictograma Mai multe aciuni

care apare n meniul orizontal din antetul paginii sub form de trei puncte (

). Din meniul care se deschide,alege inseraii apoi atari sau fiiere OneDrive. Aici are posibilitatea s aleag locaia fiierului, care se

poate afla pe computerul su (paradigm depit, n care fiecare destinatar primete o copie a fiierului)

sau n cloud, pe OneDrive(noua paradigm, n care toi destinatarii vd acelai fiier, original i ntotdeauna

actualizat).

Dl Moroan consider util s-i consulte propriul calendar pentru a verifica att disponibilitatea sa ct i a

celorlali participani n ziua i la ora stabilit. Pentru aceasta face clic pe ASISTENT PROGRAMRIdin

antetul paginii i introduce membrii sau grupul de distribuire n rubrica Participanidin partea stng.Dup

ce totul a fost pus la punct face clic pe TRIMITEI.

Verificnd n propriul calendar, observ c Office 365 a listat deja ntlnirea. Dac face clic pe titlul acesteia,

se deschide fereastra evenimentului n care poate vedea cine a rspuns invitaiei, agenda ntlnirii i care

sunt ceilali participani convocai.


16/24

16



Office 365 a operat modificri n contactele i calendarul su pentru a-i uura munca i a-i economisi timp i efort.

Practic toat munca de secretariat a fost efectuat de ctre Office 365.

Dl Moroan nu mai trebuie s-i noteze manual n calendar fiecare ntlnire i nu mai trebuie s trimit

mesaje de pot electronic de fiecare dat cnd planific o ntlnire.

Cnd primete prin e-mail o invitaie la un evenimentla care trebuie s participe, i face rezervarea n

calendar printr-un simplu clic.

Poate verifica dac membri echipei sale sunt disponibili sau ocupai atunci cnd le introduce numele n

rubrica Participanidin ASISTENT PROGRAMRIdeoarece disponibilitatea lor este afiat automat n

calendar.

Aceast facilitate i economisete timp i efort atunci cnd trebuie s programeze evenimente cu mai muli

participani.

Destinatarii i grupurile sale i apar ca sugestiiimediat ce ncepe s tasteze una sau dou litere din numele

lor n rubricile destinatarilor dintr-un mesaj de pot electronic nou.

Configurarea unui grup de distribuire a potei electronice pentru prini.

Dl Moroan decide s configureze un grup de distribuire i pentru prinii elevilor din coala sa.

El are toate detaliile lor de contact sub forma unui fiier .csvi dorete s faco ncrcare sub form de lot

pentru a ctiga timp.

Acest lucru este foarte uor de realizat utiliznd Office 365 deoarece presupune doar adugarea acestor

nume n lista lui de contacte. El nu poate efectua aceast operaiune din Centrul de administrare Exchange

aa cum a fcut-o pentru membri consiliului de administraie al scolii pentru c prinii nu au conturi Office

365.

Ca urmare el selecteaz fila Persoanedin meniul principal al Office 365 aflat n antetul ferestrei.

Face clic pe pictograma meniului Setri(rotia dinat din dreapta fotografiei sale de profil).

Din meniul afiat alege Importai contactele. Ecranul su va arta astfel:


17/24

17



Are acum la dispoziie opiunea de a ncrca un fiier .csv care conine toate numele i adresele de e-mail

ale prinilor elevilor din coala sa. Ecranul su va arta astfel:

El merge direct la Pasul doideoarece are deja un fiier .csv pregtit. Urmeaz instruciunile pe msur ce

acestea apar pe ecranul su i finalizeaz ncrcare acestui lot de contacte.

Not: Pentru a ncrca fiierul .csv n Outlook Web App este nevoie ca acesta s fi fost salvat corect, adic n

formatul .CSV (DOS) MS. Pentru aceasta trebuie utilizat opiunea Salvare cadin meniul care apare cnd

fiierul este salvat pentru prima dat pe computer.

Odat ce are lista prinilor ncrcat n contactele sale, dl Moroan trece la configurarea unui grup de

distribuire a potei electronice n Outlook Web App fcnd din nou clic pe fila Persoane i apoi pe

pictograma+nou aflat n colul din stnga sus al ferestrei.

Are opiunea de a crea un nou contact sau un nou grup. El alege opiunea creai un grup.

D un nume grupului i ncepe s adauge contactele cutnd detaliile prinilor.

Cnd toate numele prinilor au fost adugate, face clic pe SALVAIpentru a crea noul su grup de

distribuire a potei electronice.


18/24

18



Scenariu utilizator: Comunicarea cu personalul i

obinerea de informaii

Dl Moroan a primit un e-mail de la Inspectoratul colar Judeean n care i se solicitau o serie de informaii statistice.

Acestea trebuie trimise inspectoratului pn la sfritul zilei.

nainte ca coala sa s fi avut Office 365, aceasta ar fi nsemnat convocarea unei edine extraordinare cu conducerea

colii ceea ce ar fi presupus ca unii dintre profesori s ias de la clas n timpul orei pentru a afla care sunt cerinele i a

cere anumite clarificri.Acest tip de ntreruperi au ns un impact negativ asupra procesului educaional.

Profesorilor le-ar fi fost nmnate o serie de formulare i rapoarte de completat, iar ulterior ar fi trebuit colectate i

returnate conducerii pentru centralizare, fapt ce ar fi consumat o grmad de timp. n tot acest interval de timp, elevii

ar fi fost nesupravegheai, fapt ce tinde s duc la probleme disciplinare i prelungirea perioadei de ntrerupere aprocesului educativ.

Dar acum c dl Moroan utilizeaz Office 365, n momentul primiri mesajului de e-mail, a tiut c poate folosii

instrumentele de comunicare disponibilen Office 365 pentru a eficientiza activitile de tip administrativ i pentru a

evita ntreruperea procesului educaional.

i sunt solicitate o serie de statistici de ctre Inspectoratul colar Judeean.

Utiliznd Outlook Web App, el trimite mesaje de e-mail ntregii administraii, folosindu-se de grupurile de

distribuire pe care le-a creat n Exchange online. Mesajele de pot electronic conin un link ctre un folder

de pe OneDriven care sunt partajate cu profesorii toate formularele i rapoartele necesare.Aceste mesaje

pot fi trimise cu importan maximi cu solicitare pentru confirmarea primiriirespectiv citiriimesajului iastfel poate fi urmrit propagarea informaiei.

Pe lng mesajul de pot electronic, ar putea s le trimit colegilor cte o invitaie pentru ntlnire, fie ea

ntr-o sal fie una online. Aceast invitaie, fcut pentru ora limit la care trebuie trimise formularele i

rapoartele pentru centralizare, poate s in loc de memento n calendarul destinatarilor. Odat acceptat

invitaia, evenimentul se va regsi n calendarul fiecrui profesor i astfel ei vor fi notificai periodic c se

apropie ora de livrare a documentelor solicitate.

Profesorii care nu se afl n coalprimesc mesajul de pot electronic pe telefonul mobil sau pe

computerul de acas. Ei pot completa documentele solicitate exact aa cum ar fcut-o dac ar fi fost la

scoal.

Fiecare profesor, membru n consiliul de administraie, deschide documentele de pe OneDriveicompleteaz formularele electronice. Cu toate c sunt furnizate instruciuni de completare, profesorii pot

pune ntrebri, atunci cnd nu sunt siguri n ceea ce privete unele aspecte, prin intermediul mesageriei

instantdeoarece starea online a dlui Moroan arat c acesta este disponibil pentru IM.

Dl Moroan urmrete progresul procesului de completare a formularelor i rapoartelor utiliznd Activiti

din propriul su site SharePoint.


19/24

19



Scenariu utilizator: Utilizarea Office 365 pentru

dezvoltarea profesional a personalului

Acest scenariu utilizator este o colecie de idei de utilizare a Office 365n instituia dvs. de nvmnt.

Se ntmpl de multe ori ca activitile de dezvoltare profesionalicalificrileprofesorilor s nu fienregistrate

corespunztor sau s umpleun dosar uitat pe undeva prin vreun dulap sau n vreo arhiv. Aceast situaie poate face

ca realizrile i activitile dedezvoltare profesionalale profesorilor, s nu fie remarcate aa cum se cuvine i de aceea

nregistrrile acestor activiti i calificri ar trebui s fie uor accesibile. Cu toate acestea, profesorii neglijeaz deseori

acest aspect pentru c timpul lor este alocat mai mult pregtirii leciilor dect unor activiti birocratice .

Ana Popescu face parte din consiliul administrativ al colii i dezvoltarea profesionala colegilor siface parte din

atribuiile ei administrative. Ea tie ct de important este pentru fiecare dintre colegii si, s-i dezvolte i s-i meninun portofoliu de dezvoltare profesional continu.

Ana tie c Office 365 poate economisi timp preios, legat de aceste sarcini administrative, care poate fi realocat

mbuntirii procesului educativ.Ea are cteva idei despre cum ar putea s rezolve problema evidenei activitilor de

dezvoltare profesional a profesorilorde a lungul anului colar. Ana se gndete la utilizarea instrumentelor i serviciilor

Office 365 pentru urmtoarele activiti:

Fiecare profesor trebuie s-i creeze un portofoliu cu dovezi i detalii despre realizrile sale profesionale i

cu activitile sale de dezvoltare profesional continu. Astfel de dovezi, care pot fi certificatele de

participare, diplomele etc., trebuie scanate i stocate peOneDrive pentru a putea fi accesate cu uurin.

Dovezile participrii la diferite evenimente de dezvoltare profesional, sub forma unor fotografiisau a unornregistrri videopot fi, de asemenea, partajate ntr-un album individual pentru a extinde portofoliul

personal. Acest lucru poate fi fcut utiliznd orice dispozitiv portabil, capabil s ncarce fiierepe OneDrive,

pentru a asigura o actualizare instant portofoliului chiar n timpul participrii la o activitate de dezvoltare

profesional.

Fotografiile pot fi transformate ntr-o prezentare de diapozitive pe OneDrive. Dac exist i o dovad video

a participrii, aceasta poate fi editat folosind Windows Movie Makeri apoi poate fi stocat n acelai

folder de pe OneDrive. Cu o capacitate de stocare de pn la 1TBpentru fiecare utilizator, OneDrive ofer

loc suficient pentru stocarea unor astfel de dovezi privind realizrile profesionale ale profesorilor.

Pentru a putea urmri dezvoltarea profesionalde-a lungul ntregului an, Ana poate folosi att fila Activiti

din meniul principal al Office 365 ct i opiunea de partajare a calendarelor. n acest fel poate fi nregistrattimpul petrecut de ctre fiecare profesor pentru diferitele activiti de dezvoltare profesional.

De cte ori apar oportunitide dezvoltare profesional, Ana trimite invitaii la respectivele evenimente

profesorilor. Acetia pot accepta sau respinge invitaiile primite. Ana are grij s trimit notificri regulate i

s-ipartajeze calendarul astfel nct toate oportunitile de dezvoltare profesional s fie vizibile.

Profesorii i pot i ei organiza activitile utiliznd Calendar din Outlook Web App (OWA).

Profesorii pot crea grupuri de discuie pe diferite teme folosind mesageria instant, fluxul de tirii

ntlnirile Lync.

Ana Popescu mpreun cu conducerea colii, folosesc portofoliile stocate pe OneDrivede ctre fiecare

dintre profesorii colii, pentru a identifica punctele tari precum i cele slabe ale fiecruia dintre ei. Aceasta o

ajut n planificarea unor activiti de dezvoltare profesional particularizate de-a lungul anului colar.

Profesorii pot participa la diverse sondaje de opinie create cu Excel Onlinei partajate prin e-mail, sau

postate n fluxul de tiri al site-ului SharePoint al administraiei.


20/24

20



Exemplele de activiti de nvare reuite sunt consemnate njurnalele onlineutiliznd blogurile

SharePointpentru a putea fi comparate cu altele. Prin partajarea ideilor fiecare i aduce contribuia la

dezvoltarea profesional continu a corpului profesoral. Aceste blogurisunt partajate utiliznd grupurile de

distribuirecreate pentru profesori de ctre administraie.

Profesorii pot crea foldere cu linkuri ctre diverse pagini web cu articole educaionale pe care le-au cititpentru a-i lrgi cunotinele. Ei pot partaja aceste foldere, utiliznd pota electronic i listele de

distribuiesau informaiile de contact.

n Outlook Web Apppoate fi creat un folder n care s fie pstrat corespondena educaional cum ar fi

circularele de la inspectorat, rezumatele ntlnirilor etc. Un lucru asemntor, poate fi fcut i cu ajutorul

unei cutii potale Exchange, partajate, destinat de exemplu, mesajelor de pot electronic privind

dezvoltarea profesional.


21/24

21



Scenariu utilizator: Partajarea calendarului cu Outlook

Partajarea este implicit n Office 365 i este gestionat n condiii de maxim siguran de ctre Exchange online,atunci cnd are locntre utilizatorii aceluiai domeniu.

Andreea Coman este preedinta organizaiei elevilor din coal. Ea dorete s-i partajeze calendarul cu colegii deoarece

urmeaz saib loc cteva evenimente importate. Ea trebuie s-i partajeze calendarul i cu dl Moroan, acesta fiind i

responsabil cu problemele elevilor n consiliul de administraie al colii.

Andreea se conecteaz la Office 365 i selecteaz fila Calendardin meniul principal care se prezint sub

forma unei colecii orizontale de file n partea de sus a ferestrei Office 365. n calendarul care se deschide,

ea introduce noile evenimente de care colegii ei trebuie s afle.

Dup introducerea unui eveniment face clic pe PARTAJAIdin dreapta sus, comand care i ofer o serie

ntreag de opiuni. Pentru c dorete s-i partajeze calendarul cu toi elevii colii ncepe s tasteze numele grupului de

distribuire a mesajelor de pot electronic, Toi Elevii, n cmpul Partajai cu.Imediat dup ce introduce

primele caractere din numele grupului, Office 365 i ofer sugestii care o scutesc de efortul de a tasta

ntregul nume al grupului de distribuire.

ncepe s introduc numele dlui Moroan i este ajutat din nou, prin numele sugerate, s completeze mai

rapid adresele persoanelor cu care dorete s-i partajeze calendarul. Fereastra ei arat similar celei de mai

jos:

Acum urmeaz s decid ct de mult va partaja din calendarul su.

Aici are trei opiuni, Numai disponibilitateeste prima dintre ele. Urmtoarele dou, Detalii limitateiDetalii complete, permit Andreei s partajeze mai multe detalii din calendarul su. n situaia dat, ea alege

opiunea Detalii completedin lista derulant care se deschide cnd face clic pe butonul sgeat din dreapta

numelui destinatarului.

Dup aceasta face clic pe TRIMITEI. Fiecare destinatar va primi un e-mail ce conine un link prin care-i

invit s accepte calendarulei partajat.


22/24

22



Dl Moroan primete invitaia ei. El decide s-i partajeze la rndui calendarul cu Andreea dei doar cu acces

limitat, selectnd nivelul de permisiuni Numai disponibilitate. Fereastra lui arat astfel:

Pentru a accepta invitaia de partajare a calendarului, face clic pe ADUGAI UN CALENDARi ca urmare,

evenimentele din calendarul Andreei vor aprea partajate,n aceeai fereastr, cu propriul su calendar.

Andreea va vedea,ns, evenimentele din calendarul Dlui Moroandoar ca Busy(ocupat) pentru acesta a

selectat opiunea de partajare Numai disponibilitate.

Fiecare poate s ascund calendarul partajat al celuilaltsau propriul su calendar debifndu-ldin ALTE

CALENDAREi respectiv dinCALENDARELE MELE, opiuni aflate pe prima coloan din stnga ferestrei

Calendar.

Calendarul dlui Moroan conine evenimentele partajate de ctre Andreea i arat ca n imaginea

urmtoare:


23/24

23



Andreea exploreaz i celelalte opiuni de partajare accesibile printr-un clic dreapta pe Calendar din grupul

Calendarele mele aflat n partea stng a ferestrei. Din meniul contextual care se deschide, alege

permisiunii examineaz panoul care se deschide n partea dreapt a ferestrei Calendar.

Aici ea are posibilitatea de a schimba permisiunile pentru toate calendarele sale partajate. Alege s deschid

meniul derulant din dreapta dlui Moroan Gheorghei trece n revist celelalte dou opiuni. Ea alesese s partajeze cu dl Moroan toate detaliile calendarului propriu. Celelalte dou opiuni sunt

Numai disponibilitate, care permite celuilalt s vad doar perioadele ocupate deja din calendarul propriu,

fr detalii privind evenimentele respective i Detalii limitatecare permite celuilalt s vad doar primul

rnd al evenimentelor din calendarul partajat de ctre ea.

Pentru confirmarea seleciei fcute ea apas pe SALVAI.

Evenimentele din calendarul dlui Moroan apar n calendarul ei ns fr detalii. n dreptul unui eveniment

ea vede n calendarul su durata evenimentului care este marcat cu Busy. Fereastra calendarului ei arat

precum imaginea de mai jos:

Evenimentele Andreei sunt afiate cu negru iar cele ale dlui Moroan, cu verde dei aceste culori pot fi

personalizate printr-un clic dreapta pe oricare dintre calendarele afiate n panoul din stnga iar apoi clic pe

culoare.

n panoul din dreapta poate vedea perioadele n care dl Moroan este ocupat cu alte evenimente i astfel,Andrea,i poate ajusta programul pentru a organiza propriile evenimente, n perioadele n care acesta este

disponibil.n astfel de situaii funcia de partajare a Office 365 devine cu adevrat util i economisete timp

preios.

Andreea realizeaz c ar trebui s utilizeze funcie ASISTENT PROGRAMRIori de cte ori dorete s introduc

un eveniment n calendarul su. Aceast funcie i permite s vad toate evenimentele programate deja n

calendarul propriu n paralel cu evenimentele programate n calendarele celor care i-au partajat calendarele cu

ea.

Avnd calendarul su afiat n paralel cu cel al dlui Moroan, care i-a partajat calendarul cu ea, fereastra

Andreei ar trebui s arate precum cea din imaginea urmtoare (un aspect similar va avea i fereastra dlui

Moroan n momentul n care utilizeaz funcia ASISTENT PROGRAMRI):


24/24



Aceste funcii de partajarese pot dovedi unelte deosebit de puternice pentru coli i alte instituii educaionale

deoarece pot aduce importante economii de timp atunci cnd trebuie organizate diferite evenimente.

Calendarele publice cu datele limit pentru predarea portofoliilori datele tezelorajut elevii i prinii s-i

planifice timpul de studiu i evenimentele de familie astfel nct s nu se produc suprapuneri (conflicte) sau

supraaglomerri.

colile pot pune la dispoziie aceste calendare prinilor, trimindu-le un link, fie n revista electronic a scolii,fie n mesajele de e-mail pe care acetia le primesc cu regularitate din partea colii.

Comunicarea dintre familie i coalpoate fi mult mbuntit cu ajutorul calendarelor partajatedeoarece

acestea sunt dinamice i pot fi actualizate mult mai rapid dect variantele pe hrtie care ar trebui imprimate,

introduse n plicuri adresate i trimise prinilor.

manual office 365 - comunicare, e-mail, contacte, calendar

Documents