manual excel intrastat

_____________________________________________________________________________________________________________________

Copyright © 2007 – SOVIA SERV SRL - 1 - [email protected]

Excel –> Intrastat Manual de utilizare Pag: 1

Manual de utilizare Excel – Intrastat

SC SOVIA SERV SRL CIF: RO15880507 Reg. ComerŃ: J35/2598/2003 Spl. Sporturilor nr.S6, ap.6 Lugoj – 305500, Timiş Tel: 0745.25.44.15 Fax: 0356-814.537 email: [email protected] Banca: HVB Tiriac Lugoj // RO15BACX0000003016278000 www.soviaserv.ro

_____________________________________________________________________________________________________________________



Prezentare generala .......................................................................................................................... 3

Scop: ............................................................................................................................................ 3 Beneficii:...................................................................................................................................... 3 Schema de utilizare: ..................................................................................................................... 3

Decrierea Meniului .......................................................................................................................... 4 Meniu: Intrastat -> Setare macheta preluare................................................................................ 4 Meniu: Intrastat -> Excel – Intrastat (preluare fisier) .................................................................. 5 Meniu: Prelucrare Declaratia Intrastat ......................................................................................... 6 Meniu: Modificare date firma...................................................................................................... 9 Meniu: Crearea unei firme noi ..................................................................................................... 9 Meniu: Inregistrarea unei firme noi ........................................................................................... 10 Meniu: Setari generale ............................................................................................................... 10 Meniu: Tabele Referinta ............................................................................................................ 11

Diverse - Intrebari .......................................................................................................................... 12 Cum se seteaza formatul datei calendaristice ?.......................................................................... 12 Cum se calculeaza valoarea statistica ? ..................................................................................... 12 Natura tranzactiei ....................................................................................................................... 13 Cum se deschide o declaratie cu programul INTRASTAT – Bucuresti .................................... 13 Cum se depune online o declaratie la INS................................................................................. 15

_____________________________________________________________________________________________________________________



Manual de utilizare

Excel – Intrastat

Prezentare generala Avand in vedere ca foarte multe companii folosesc programe de gestiune care permit exportul datelor in format excel sau foarte multe evidente sunt generate folosind Excel-ul firma Sovia Serv incearca sa vina in intampinarea acestor companii oferindu-le un program care transforma fisierele Excel in formatul cerut de INTRASTAT (INS-Bucuresti)

Scop: Transformarea fisierelor excel in fisiere XML formatul cerut de Institutul National de statistica.

Beneficii: - Timp redus de prelucrare a datelor. - Costuri scazute. - Eliminarea erorilor de operare (datele sunt prelucrate automat).

Schema de utilizare: Pasi pentru utilizarea programului:

- Creare Firma Noua. In meniu: Firme Meniu -> Creare Firma Noua

- Creare Macheta de preluare. In meniu: Intrastat -> Setare Macheta Excel -> Macheta Noua - Preluare date din fisier excel. In meniu: Intrastat -> Excel->Intrastat (preluare fisier) - Prelucrare date si generare fisier XML (Intrastat) . In meniu: Intrastat -> Prelucrare Declaratia Intrastat

Software de gestiune ERP (SAP; AS400; sau al software care exporta in excel)

Fisier EXCEL culegere manuala

SAU

Fisiere EXCEL

Software Excel

Intrastat

INS Bucuresti

_____________________________________________________________________________________________________________________



Decrierea Meniului

Meniu: Intrastat -> Setare macheta preluare Macheta de preluare reprezinta modul in care d-voatra “ii spuneti” programului ce reprezinta fiecare coloana din fisierul excel, de fapt reprezinta corespondenta dintre fisierele d-voastra si informatiile cerute de program. Spre exemplu: In fisierul excel valoarea in valuta este in coloana 8, d-voastra trebuie sa ii spuneti programului ca valoarea in valuta este in coloana 8 (programul nu stie in ce coloana este valoarea in valuta). O macheta de preluare este creata pentru firma Exemplu, fisierul excel este salvat in C:\Program Files\SoviServ\Excel-Intrastat\System\Exemplu\Model_Fisier.xls Pentru crearea unei machete noi: Intrastat -> Setare Macheta Excel -> Macheta Noua Firma Sovia Serv SRL va ofera gratuit consultanta in definirea machetelor de preluare.

_____________________________________________________________________________________________________________________



Meniu: Intrastat -> Excel – Intrastat (preluare fis ier) Aceasta optiune se foloseste pentru a prelua (importa) datele dintr-un fisier excel. Pentru a utiliza aceasta optiune este obligatoriu sa definiti o macheta de preluare. Macheta se defineste o singura data pentru un anumit model de fisier excel. Pentru a putea sa fie citit si importat un fisier excel trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

- prima linie sa fie denumirea coloanelor - numele coloanelor sa nu se repete - in fiecare casuta (celula) sa existe o singura informatie.

- Ordinea coloanelor sa fie tot timpul aceiasi (in toate fisierele excel care se vor importa cu oanumita macheta).

- Sa NU existe totaluri pe coloane - Coloanele sa fie formatate corect conform datelor pe care le contin. Spre exemplu

coloanele de tip data calendaristica sa fie formate ca si data calendaristica (selectare coloana -> click dreapta -> format cells – a se vedea imaginea de mai jos)

Daca coloanele din fisierul excel sunt coret formate si ordinea lor corespunde cu macheta de preluare atunci se va trece la preluarea (importul) datelor din fisierul excel

CORECT CORECT INCORECT 134.45 EUR 134.45 EUR

_____________________________________________________________________________________________________________________



In meniu: Excel->Intrastat (preluare fisier)

Daca totul decurge fara erori se va apasa butonul “Vizualizare Date” deschizanduse fereastra unde se va prelucra declaratia intrastat.

Meniu: Prelucrare Declaratia Intrastat Datele din fisierul (sau fisierele excel) care sunt preluate trebuie transformate in fisiere XML care sunt acceptate de INS (Intrastat). Pentru a modifica datele sau pentru a genera fisierul care se transmite la INS (Intrastat) se acceseaza din meniu: Intrastat -> Prelucrare Declaratie Intrastat

_____________________________________________________________________________________________________________________



Formularul de prelucrare a datelor in vederea transmiterii la INS (Intrastat) este impartit in 2 zone. Zona superioara care are mai multe tab-uri (a se vedea imaginea de mai jos) si zona inferioara in care sunt prezentate datele sub forma de tabel (a se vedea imaginea de mai jos). Zona superioara

Zona inferioara

Tab-ul: Date Generale Este folosit pentru a modifica (doar pt declaratia intrastat) datele curente ale firmei. In cazul in care trebuie sa se declare valoarea statistica se va bifa optiunea “Declarare Valoare Statistica”. Pentru a modifica definitiv datele firmei folositi optiunea din meniu: Firme Meniu -> Date Firma.

Tab-ul: Declarant terta. Se va folosi doar daca declaratie este intocmita si transmisa de un declarant tert.

_____________________________________________________________________________________________________________________



Tab-ul: Modificari-Ajustari Este tabul cel mai folosit, aici se pot face urmatoarele modificari:

- modificarea unei anumite coloane in functie de o anumita selectie prin apasarea butonului “Aplica Modificari”. In exemplu din imaginea de mai jos modificarea este urmatorea: “Actualizeaza codul vamal cu valoarea 39269098 unde tara de origine este egala cu DE”. Inainte de aplicarea unei modificari se poate vedea toate inregistrarile care vor fi modificate prin apasarea butonului “Vizualizare Selectie”

- modificarea valorii statistice. Doar daca este necesar sa declarati valoarea statistica si doriti sa o modificati in raport cu valoarea fiscala. Modificarea este procentuala fata de valoarea fiscala.

Datele pot fi modificate si individual (fiecare casuta in parte) editand fiecare casuta din tabel.

Tab-ul: XML-Intrastat Este folosit pentru generarea fisierul care trebuie trimis la INS (Intrastat) Daca toate datele sunt corect introduse se poate trece la generarea fisierului XML.

- Apasarea butonului “Verificare Date” – sunt verificate datele d.p.d.v al corectitudinii tehnice de generare a fisierului

- Apasarea butonului “Fisier XML” – se va genera fisierul care trebuie transmis la INTRASTAT (INS). Pentru siguranta va recomandam sa deschideti fisierul cu programul oferit de INS.

_____________________________________________________________________________________________________________________



Meniu: Modificare date firma La instalarea programului este creata automat o firma exmplu pe care puteti face teste. NU va recomandam sa modificati datele acestei firme (cod fiscal; nume; adresa; etc). Pentru a creea o firma noua accesati din meniu: Firme Meniu -> Creare Firma Noua. Daca doriti sa modificati datele firmei accesati din meniu: Firme Meniu -> Date Firma. Toate datele pot fi modificate cu exceptia codului fiscal.

Meniu: Crearea unei firme noi La instalarea programului este creata automat o firma exmplu pe care puteti face teste. NU va recomandam sa modificati datele acestei firme (cod fiscal; nume; adresa; etc). Pentru a creea o firma noua accesati din meniu: Firme Meniu -> Creare Firma Noua.

_____________________________________________________________________________________________________________________



Meniu: Inregistrarea unei firme noi Programul “Excel-Intrastat” este oferit in varianta “demo” complet functional avand o singura restrictie se va genera doar o singura pozitie in declaratia INTRASTAT. Pentru a putea genera toata declaratia intrastat este necesar sa cumparati licenta de utilizare si sa inregistrati programul. Inregistrarea programului se face din meniu: Meniu Firme -> Inregistrea firma:

D-voastra trebuie sa comunicati numarul de inregistrare acordat si veti primi cheia de inregistrare. Numarul de inregistrare se comunica firmei SOVIA SERV SRL Email: [email protected] Tel: 0745.25.44.15

Meniu: Setari generale Se foloseste pentru a seta directoarele de lucru ale aplicatiei “Excel-Intrastat”. Daca ati instalat aplicatia de la Intrastat (INS) directorul de salvare a datelor este setat in mod automat la C:\Program Files\Intrastat\Declaratii\ Aplicatia gratuita de la INS poate fi descarcata de la adresa: www.intrastat.ro/soft/Intrastat_Setup1.exe

_____________________________________________________________________________________________________________________



Meniu: Tabele Referinta Aici pot fi vizualizate toate datele referitoare la codificarile folosite in program, cum ar fi: tari; tari UE; conditii de livrare; natura tranzactiei; mod de transport;UM suplimentare; cod nomenclatura combinata (cod vamal). In toate listele se poate cauta; selecta; exporta in excel; tipari.

Pentru cautare apasati combinatia de taste “Ctrl + F” sau butoul cautare.

_____________________________________________________________________________________________________________________



Diverse - Intrebari

Cum se seteaza formatul datei calendaristice ? Pentru formatul datei si a numerelor : Start -> Settings -> Control Panel -> Regional and Language Options -> Customize -> Tabul „Date”.

Cum se calculeaza valoarea statistica ? Atentie: Valoare statistica trebuie declarata doar pentru agenti economici care depasesc pragurile stabilite de INS-Bucuresti. Pentru 2007 pragurile sunt urmatoarele 10.000.000 RON pentru Introduceri sau 20.000.000 RON pentru expedieri (sumele sunt anuale) Calculul se va face astfel : EXPORT EXW sau FCA – trebuie adaugate costurile de transport de la orasul de plecare din Romania pana la frontiera romana CPT ; CIP ; DDU ; DDP ; toate care incep cu C sau D – trebuie scazute costurile de transport de la frontiera romana pana la oras destinatie IMPORT EXW sau FCA – trebuie adaugate costurile de transport de la orasul de plecare pana la frontiera romana CPT ; CIP ; DDU ; DDP ; toate care incep cu C sau D – trebuie scazute costurile de transport de la frontiera romana pana la oras destinatie

_____________________________________________________________________________________________________________________



Natura tranzactiei Mai jos sunt cateva exemple descrise mai pe intelesul utilizatorilor. Pentru mai multe informatii va rog consultati documentatia pusa la dispozitie de INS-Bucuresti. 1) Pentru Import LOHN � Nat Tranz: 4.0 2) Pentru Import Definitiv� Nat Tranz: 1.1 3) Pentru Import Temporar (fara ambalaje si daca depaseste 2 ani) � Nat Tranz: 6.0 4) Pentru Export LOHN � Nat Tranz: 5.0 5) Pentru Export – Retur de materiale � Nat Tranz: 5.0 6) Pentru Export Definitiv � Nat Tranz: 1.1 7) Pentru Export Temporar (fara ambalaje si daca depaseste 2 ani) � Nat Tranz: 6.0

Cum se deschide o declaratie cu programul INTRASTAT – Bucuresti Pasul 1

Pasul 2

_____________________________________________________________________________________________________________________



Pasul 3

Pasul 4

_____________________________________________________________________________________________________________________



Pasul 5

Cum se depune online o declaratie la INS Adresa internet: http://intrastat.insse.ro/intrastat/ parola: Codul fiscal fara RO In cazul in care nu sunteti un utilizator inregistrat pe site-ul INS apasati Inregistrare aici PASUL 1

_____________________________________________________________________________________________________________________



PASUL 2

_____________________________________________________________________________________________________________________



PASUL 3

PASUL 4

manual excel intrastat

Documents