BLOG

PODCAST

SHOP

CONSULTANȚĂ & SERVICII

PUBLICITATE

RESURSE

65 DE IDEI DE MANAGEMENTUL TIMPULUI DE LA OAMENI

FOARTE PRODUCTIVI

1.9k 1.8k

34

6

7

DAT FIIND CĂ AVEM CU TOȚII 24 DE ORE PE ZI, doar

modul în care le folosim și cum ne facem managementul

timpului face diferența între oamenii productivi și cei cărora cele 24

de ore nu le ajung.

Cum facem ca acele 24 de ore să ne fie suficiente pentru a ne

deplasa înspre obiectivele noastre? Cum ne gestionăm timpul în mod

eficient?

Photo by Dean Terry

Nu mai poți recupera timpul pe care l-ai pierdut. Poți doar să îl folosești mai

bine în viitor. 

 – Ashley Ormon –

Iată 65 de sfaturi de management al timpului care mi-au fost utile și pe

care le-am adunat mai jos:

65 DE SFATURI DE MANAGEMENTUL TIMPULUI DE LA OAMENII PRODUCTIVI

STIL DE LUCRU

1. Oricât de productiv ai fi, nu vei realiza tot ce îți propui. Și asta

este OK.

2. Nu gestiona timp, gestionează acțiuni. Concentrează-te pe

gestionarea a ceea ce ai de făcut și cum să o faci mai eficient. Nu

pe programarea timpului de lucru.

3. Înainte de a te organiza, simplifică și elimină. Tehnicile de

organizare pot ajuta extraordinar, însă vor fi mereu limitate de

obiceiurile proaste pe care le menții. Întâi vezi ce ai de eliminat, ce

poți simplifica legat de modul în care îți folosești timpul. Aplică

noțiunile de minimalism la modul în care te organizezi.

4. “NU”: Cuvântul din numai două litere care îți va salva ziua. Învață

să spui nu. Nu mai spune da fiecărei solicitări pe care o primești.

5. Ordinea pe biroul de lucru inspiră ordine și claritate în minte.

6. Evoluția de până acum sau cât mai ai de realizat?  Te poți

concentra pe ceea ce ai făcut până acum sau pe cît mai ai până la

idealul pe care îl dorești. Prima te va umple de energie și

satisfacție, a doua te va face să te gândești cât de departe ești și

cât mai ai de lucru. Ce alegi?

7. Multi tasking înseamnă lipsa de eficiență, pe termen lung.

Evită-l sau elimină-l complet.

8. Lucrează în secvențe de timp dedicate lucrului concentrat și

urmate apoi de perioade de relaxare. Poți folosi tehnica

Pomodoro a lui Francesco Cirillo, sau sistemul 60-60-30 al lui

Peter Drucker.

9. Dacă te ține prea mult de vorbă, strânge-i mâna, mulțumește-i că

a venit și spune-i că păstrați legătura. Ca să fii sigur că pleacă, îl

și conduci la ușă. Amabil și asertiv.

10. Creierul nu este destinat memorării, ci rezolvării problemelor și

creativității. Scrie totul pe hârtie, nu ține minte date. Cu excepția

zilei de naștere a soției (dacă ești bărbat).

11. Stabilește obiective de termen lung și sarcini pe termen

scurt. Pune pe hârtie un plan anual și împarte-l în planuri lunare

și săptămânale. E important ca planul anual să se bazeze pe ceea

e important pentru tine, pe valorile tale. Apoi duci totul în jos până

la sarcini zilnice care implementează planul anual pas cu pas.

Privește la un nivel mai mare, apoi pune lupa la un nivel mai mic.

Și alternezi între ele. Am detaliat sistemul în carte.

12. Deleagă sarcinile la care nu te pricepi. Fiverr poate fi un

instrument extrem de util și la prețuri mai mult decât rezonabile.

Vei găsi acolo oameni care o să-ți facă un logo, o să-ți repare

problemele la site, îți vor face research pentru raport ș.a.

13. Lucrează la nivelul tău personal de energie, cel puțin la fel de

mult cât lucrezi lamanagementul timpului. Cu cât ai un mai bun

nivel de energie, cu atât devii mai productiv. Îți recomand cartea

“Fii în formă” de Tony Schwartz.

14. Un singur om poate fi responsabil pentru o sarcină. Când există

mai mulți responsabili, de obicei nimeni nu este.

15. Când scazi viteza, te miști mai repede. Deși nu pare așa, dacă

totul o ia razna cel mai bun lucru de făcut este să încetinești din

viteză.

16. Fiecare zi să aibă un scop al ei: setează un obiectiv al zilei.

17. Pentru a-ți atinge obiectivele stabilite, trebuie să știi întâi unde

te afli acum. Sau altfel spus, degeaba ai o hartă (planul anual) și

un drum (acele sarcini zilnice de care vorbeam mai sus), dacă nu

știi care e situația ta de acum. Pentru asta e bine să faci o

revizuire lunară a evoluției obiectivelor tale.

18. Începe ziua scriind o listă de sarcini. Sau scriind în agendă

sarcinile zilei. Eu unul prefer listele de sarcini, ambele variante

sunt însă bune. Ideea este că primul lucru pe care îl faci de

dimineață (sau în seara precendetă) să fie definirea sarcinilor zilei.

Pe baza planului săptămânal și a celui lunar. Care trebuie să vină

automat din planul anual.

19. Stabilește obiective ambițioase și în același timp realiste. Nu

te rezuma să alegi “ceva” ușor de făcut. Visează, îndrăznește la

mai mult! Dar ai grijă să fie și tangibile în același timp.

OBICEIURI

20. Nu aștepta condițiile speciale necesare pentru a începe.

Fă un plan, dă-i drumul și îmbunătățește din mers proiectul.

21. Și stai concentrat pe primul pas. Începe cu prima etapă, apoi a

doua ș.a.m.d. Nu te gândi mereu cât de mult mai ai de făcut până

la obiectivul final. Îți amintești de alternarea între o lupă mai mare

și una mai mică, despre care vorbeam mai sus? Acum rămâi la

nivelul de detalii al primului pas. Pașii mici duc spre rezultate mari.

22. Eșecurile duc spre cele mai mari succese. Dacă înveți din ele

și nu le mai repeți, evident.

23. Cu cât știi mai exact ce dorești, cu atât mai probabil să reușești.

24. Doar un singur lucru poate avea concentrarea ta maximă la

un moment dat. Când ai ceva important de făcut stai concentrat

doar pe acel lucru.

25. Grijile duc la energie irosită.

26. Timpii de deplasare pot fi cel mai bun prieten al tău. Folosește

eficient momentele când te deplasezi. Spre exemplu eu ascult

cărți audio când conduc.

27. Mișcarea impulsionează mișcare. Altfel spus, când te afli deja

în mișcare te deplasezi mai ușor. Nu irosi forța de momentum

odată câștigată.

28. Unii oameni te ridică. Alții te trag în jos. Alege-l pe primul.

Renunță la cel de-al doilea.

29. Lucrează zilnic – chiar și numai puțin – la obiectivele mari. Mai

bine să lucrezi câteva minute în fiecare zi, decât câteva ore

uneori.

30. Dezvoltă-ți rutine personale eficiente. Observă pe alții cum fac

ceva anume în mod eficient și folosește aceeași procedură.

Modelează comportamentul lor și fă-l parte din tine.

31. Include 20-30 de minute de somn la amiază pentru a fi plin de

energie și în a doua parte a zilei. Dacă e posibil. Am avut o

perioadă de aproape doi ani când făceam asta zi de zi. A fost cea

mai productivă perioadă din viața mea.

32. Scrie o listă cu lucrurile pe care să nu le faci. De exemplu,

“când mai intru pe Facebook nu mai joc nici un joc!” sau “când mă

mai sună Ioana/Carmen etc îi spun că sunt ocupată, altfel voi

asculta iarăși în următoarea oră cum a fost ea mereu

neîndreptățită”.

33. Începe cu cele mai dificile sarcini. În prima parte a zilei, când

ai cel mai înalt nivel de energie.

34. Când aștepți la telefon să ți se facă legătura, activează difuzorul

telefonului sau folosește un bluetooth. Iar până primești

conexiunea te poți ocupa de altceva.

35. Fă o copie de rezervă (back-up) la toate fișierele tale, pe un

suport exterior. Îți vei mulțumi mai târziu dacă se va strica

laptopul. Confirm din propria experiență.

36. Menține un jurnal cu realizările tale. Poate fi sub forma unui

simplu jurnal sau a unuia de succese.

37. Nu ești rezultatele tale. Pozitive sau negative, tu nu ești

rezultatele tale. Nici obiectivele tale. Ele sunt o parte din tine. Doar

o parte. Indiferent că ești pe val sau sub val, ține că tu ești mult

mai mult decât atât.

38. Definește o limită maximă pentru durata ședințelor. Îți recomand,

de altfel, sa eviți ședințele. Dacă poți elimină-le și înlocuiește-le cu

alte modalități de comunicare: email sau fișiere folosite împreună

online. Poți folosi gratuit platforme

precumJottaCloud sau Dropbox – pentru a avea acces la ele îți

deschizi cont, apoi confirmi în emailul primit de la ei prin click pe

linkul din acel email, instalezi aplicația lor și le poți utiliza. Sau

instrumente de colaborare online cum ar fi Basecamp ori Google

Groups.

39. Când îți cunoști angajamentele personale ai șanse mai mari să

accepți doar altele bune. Pentru asta revizuiește-ți

periodic angajamentele personale.

40. Închiderea unor angajamente deschise îți va aduce energie și

timp în plus. Eliminând din lista ta de angajamente pe unele, vei

câștiga energie și timp suplimentar pentru un mai bun

management al timpului.

41. Tehnica celor două minute: dacă apare o sarcină pe care o

poți rezolva în mai puțin de două minute, fă-o pe loc. Cu excepția

cazului în care ți-ar afecta serios altceva ce făceai deja.

42. Trezește-te dis de dimineață.

SĂNĂTATE

43. Acordă atenție sporită micului dejun. Ceea ce mănânci

de dimineață definește nivelul de energie al primei părți a zilei.

Care este și partea cea mai productivă a zilei.

44. Fă puțină mișcare de dimineață, chiar și dacă e vorba de

numai câteva exerciții de stretching. Ca să-ți pui corpul în mișcare,

ca să te trezești.

45. Dormi suficient. Chiar dacă pare că o să câștigi timp dormind

mai puțin, în realitate este invers. Dormi mai puțin, devii mai

obosit. Ai mai mult timp disponibil dar ești mai puțin productiv.

CITIT

46. Dacă ești interesat de managementul timpului tău, înainte

de a cumpăra o carte citește recenziile ei și vezi dacă este

ceea ce vrei. Nu are rost să cumperi cărți doar pentru a umple

casa cu ele, fără a le citi vreodată. Și nici să citești cărți de care

nu ai nevoie.

47. Înainte de a citi o carte, citește  cuprinsul ei. Dacă este

disponibilă o descriere a ei pe internet, parcurge-o rapid ca să-ți

faci idee despre cum este structurată cartea.

48. Citește doar ceea ce te interesează. O carte despre educație

financiară poate avea primele două capitole despre istoria

antreprenoriatului, începând cu Imperiul Roman. Poate nu te

interesează asta. Sari cele două capitole și treci direct la partea

care te interesează.

49. Înainte de a începe cartea, stabilește ce vrei să înveți din ea.

Și urmărește preponderent acele informații (nu e aplicabil pentru

ficțiune).

50. Când începi un capitol fă o prescanare a acestuia: răsfoiește-l,

vezi ce subtitluri există, ce imagini, ce informații sunt evidențiate.

Astfel, când vei începe cititul propriu-zis, vei avea deja în minte o

structură a informațiilor pe care urmează să le parcurgi. Când treci

la următorul capitol, repetă procedura.

51. Dacă îți aparține, scrie pe carte. Subliniază ideile importante, fă

notițe pe margini, transformă cartea într-un document “viu”, care

se transformă odată cu tine. Celor care au luat cartea “Arta

Dezvoltării Personale“, eu le cer să scrie pe ea, să o

mâzgălească, să o facă tot mai murdară.

MANAGEMENTUL TIMPULUI ONLINE ȘI PE SOCIAL MEDIA

52. Evită să începi ziua răspunzând la emailuri. Vei fi prins

în capcana Reply-urilor și îți vei petrece primele ore ale zilei

astfel.

53. Nu te mai abona la newsletter-e pe care nu le vei citi. Orice

newsletter este opțional. Și apropo, chiar și la mine pe blog: când

îți este afișat pe site light-box-ul nu e musai să-ți inserezi acolo

adresa de email. Poți da Cancel. Abonează-te doar dacă vei și citi

articolele.

54. Email-ul este pentru comunicare și informații importante.

Dezabonează-te de la toate site-urile prin email la care ești deja

abonat (cu excepția celor care sunt esențiale) și

folosește Feedly pentru a te abona la feed-ul lor. Emailul

folosește-l doar pentru comunicare și păstrează inbox-ul curat

(vezi mai jos).

55. Inbox Zero: Practică tehnica Inbox-ului curat. Adică să NU ai

sute de mesaje necitite de ani întregi. Procesează fiecare

mesaj: îl citești și decizi ce și dacă ai ceva de făcut.

56. Memorează undeva articolele interesante pe care tocmai le-ai

descoperit, dar pe care nu le poți citi chiar acum.

Folosește Pocket (fostul Read It Later) pentru a memora articole

interesante pe care vrei să le citești mai târziu.

57. Social Media devine cel mai mare consumator de timp online. De

obicei ineficient. Dacă ești serios când te gîndești la

managementul timpului, impune-ți limite de acces la Social

Media.

58. Verifică-ți emailul o dată pe zi. Sau la două zile. Valabil dacă

nu ai sarcini care necesită răspuns în 24 de ore. La mine unul nu

merge mereu.

PENTRU PĂRINȚI

Am inclus aici o serie de idei de managementul timpului pentru părinți:

59. Folosește ora de somn de amiază a copilului drept timp de

lucru. Sau când este la gradiniță. Atunci e liniște și poți lucra

concentrat.

60. Când ai de lucru – iar copilul nu te lasă – partenerul de viață

poate duce copilul la plimbare oferindu-ți timp relaxat de lucru. Și

reciproc. Fă o înțelegere cu partenerul  de viață (dacă este cazul)

să ai parte de o perioadă de timp neîntrerupt, urmând ca ulterior

să te revanșezi.

61. Dacă nu ai un partener de viață sau dacă este ocupat, apelează

la ajutorul părinților, familiei, prietenilor apropiați (ai grijă ca înainte

și tu să îi fi ajutat – vezi principiile de networking). Pentru noi,

părinții sunt de neprețuit în astfel de situații.

62. Fă unele lucruri împreună cu copilul. Spre exemplu când ai ceva

de reparat în casă, îi poți cere să te ajute. Băiețelul meu este

încântat să umble cu șurubelnițele și să meșterească alături de

mine. Recunosc că eu nu mai sunt la fel de eficient (trebuie să fiu

atent și la el să nu strice ceva cu sculele), însă e distractiv.

63. Când ai de lucru, ține-te de lucru. Chiar dacă te întrerupe copilul,

reamintește-i că tu ai de lucru și nu te poți opri acum. Aici depinde

și de motivul pentru care te întrerupe. Dacă însă promiți o

recompensă pentru mai târziu, de obicei va funcționa. Adică îl

mituiești.

64. Definește locuri și lucruri la care copilul nu are voie/acces de

unul singur, ci doar cu tine. Spre exemplu nu e o idee bună să-l

lași pe copil să se joace în voie cu cheile de la mașină. Oricât de

distractiv ar fi căutarea lor ulterioară când el nu își mai amintește

unde le-a pus (în cazul meu ajunseseră după un dulap), astfel de

situații sunt contraproductive. Câteva reguli și restricții ajută să îți

păstrezi lucrurile foarte necesare acolo unde le este locul.

65. Cere fraților mai mari ca uneori să poarte de grijă de fratele /

sora mai mică. De asemenea, pe măsură ce cresc, ei pot să preia

și sarcini ușoare din casă.

SURSE ȘI RESURSE

Mai multe despre managementul timpului poți învăța de aici:

Cartea “101 idei geniale de managementul timpului“, de Patrick

Forsyth. O colecție întreagă de idei și sfaturi din experiența altora.

Articolul 11 cărți de managementul timpului care te vor face să

devii un profesionist organizat.

O întreagă colecție de alte articole despre productivitate personală

și managementul timpului aici.ȘI DACĂ AI OBȚINE PERFORMANȚĂ ÎN TOT CEEA CE FACI?

Ai timp limitat ca să te ocupi de lucrurile ce contează cel mai mult. Nu mai irosi timpul tău -

sau al altora - lucrând la ceea ce nu îți aduce rezultate.