managementul timpului: componenta fundamentala flexiwork

22
MANAGEMENTUL TIMPULUI Componentă fundamentală a Flexiwork”

Upload: amalia-trita-creative-marketing-consultant

Post on 22-Aug-2015

290 views

Category:

Leadership & Management


14 download

TRANSCRIPT

MANAGEMENTUL TIMPULUIComponentă fundamentală a ”Flexiwork”

OBIECTIVELE TRAININGULUI

Conştientizarea rolului esenţial al timpului ca resursă fundamentală a managementului Definirea specifică a scopurilor şi identificarea modalităţilor optime de

atingere a acestora Îmbunătăţirea abilităţilor de administrare a timpului Dezvoltarea capacităţilor de organizare a activităţilor: evitarea capcanelor, stabilirea priorităţilor etc. Gestionarea relaţiei dintre importanţa şi urgenţa activităţilor Controlul stresului cauzat de sarcini şi activităţi neprevăzute

STRUCTURA TRAININGULUI

1. Definirea noţiunii de timp ca resursă• Evaluarea modului în care ne pertrecem timpul• Efectele gestionării defectuoase a timpului• Hoţii de timp

2. Procesul de management al timpului• Determinarea priorităţilor• Organizarea• Planificarea săptămânală şi zilnică• Tehnici de gestionare a timpului

3. Stresul si situaţiile de criză• Tipuri şi surse ale stresului• Reacţii comportamentale la stres• Reacţii psihologice la stres

NOŢIUNEA DE TIMP

PARADOXUL TIMPULUI

Marea nemulţumire a majorităţii oamenilor este că nu au suficient timp, deşitimpul este resursa împărţită cel mai egal dintre toate resursele.O zi are 24 de ore pentru toţi oamenii.

"Nu te plânge că nu ai suficient timp. Dispui de acelaşi număr de ore într-o zi,ca cele pe care le-a avut şi Pasteur, Michelangelo, Maica Tereza, Leonadro daVinci şi Albert Einstein." H. Jackson Brown

MITURI ALE TIMPULUI

1. Planificarea timpului este pierdere de vreme2. Organizarea şi disciplina blochează spontaneitatea3. Viaţa este complet controlată de evenimente externe4. Un loc de muncă dezorganizat este caracteristic unui geniu5. Nu am timp să mă organizez; sunt prea ocupat să vând6. Gestionarea timpului nu este altceva decât o problemă de bun simţ. Mă

descurc bine la servici, deci îmi gestionez bine timpul7. Lucrez mai bine sub presiune; gestionarea timpului mi-ar lua acest stimulent8. Folosesc un calendar pentru întâlniri şi o listă de lucruri de făcut9. Oamenii iau prea în serios problema gestionării timpului; asta îţi ia toată

distracţia din viaţă10.Gestionarea timpului poate fi bună pentru anumite tipuri de muncă, dar

muncamea este foarte creativă. Nu mă pot lega prin rutină.

Pentru a înţelege cât valorează...UN AN- întreabă un student care a repetat un anO LUNÃ – întreabă o mama care a născut prematurO SÃPTÃMÂNÃ – întreabă editorul unui ziar săptămânalO ZI – întreabă un muncitor cu ziua, care are copii de hrănitO ORÃ – întreabă doi indrăgostiţi, care urmează sa se întâlneascăUN MINUT – întreabă o persoană care tocmai a pierdut trenulO SECUNDÃ – întreabă o persoană care tocmai a evitat un accidentO MINISECUNDÃ – întreabă un atlet care a câştigat medalia de argint la

Olimpiadă

ESTE IMPORTANT SÃ.... Să ne cunoaştem percepţia asupra timpului Să ne cunoaştem punctele tari şi pe cele slabe Să avem rutina eficientă

Să cunoaştem lucrurile pe care nu le facem cu plăcere... Să reuşim să apreciem în ce măsură realizarea sarcinilor a fost eficientă

Exerciţiu

Evaluarea modului în care alocăm timpulPas 1. Aplicarea chestionaruluiPas 2. Analiza rezultatelor:26-52: Învăţaţi să vă folosiţi eficient timpul şi să reduceţi durata activităţilornereproductive53-78: Aveţi calităţi mulţumitoare, dar ele se pot îmbunătăţi79-104: Vă folosiţi eficient timpul. Puteţi căuta noi modalităţi de perfecţionare astilului de lucru

CONSECINŢE ALE GESTIONÃRII DEFECTUOASE A TIMPULUI

STRESUL

Apariţia fenomenului de oboseală Supraîncărcarea cu sarcini într-un timp foarte scurt Apariţia greşelilor Scăderea productivităţii Deteriorarea relaţiilor cu colegii Pierderea din vedere a obiectivelor

ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMP

Incapacitatea de a spune " nu" Obisnuiti-vă să plasaţi priorităţile dumneavostră pe primul loc. Ascultaţi solicitarea şi luaţi-vă timp a vă gândi. Obisnuiti-vă cu ideea că nu puteţi mulţumi pe toată lumea. Refuzaţi, da-ţi motive şi sugeraţi alternative. Existenţa motivelor şi accentuarea părerii de rău micşorează ofensarea celui

refuzat. În cazul lipsei scuzelor, fiţi sincer. Lipsa unei scuze este mai bună decat o

scuză proastă. În faţa şefului, refuzul trebuie însoţit de lipsa de priorităţi.

ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMP

Tendinţa de a amâna Stabilirea obiectivelor realizabile. Identificaţi sarcinile pe care eraţi tentat să le amânaţi. Cântăriţi beneficiile (pentru dumneavoastră şi ceilalţi) îndeplinirii sarcinii vs.

efectele amânării. Stabiliţi termenele limită. Împărţiţi sarcinile în segmente cât mai mici – tehnica elefantului. Puneţi accentul mai degrabă pe pornirea sarcinilor decât pe încheierea lor.

Nu trăiţi cu ideea că "lucraţi mai bine sub presiune". Costul amânării poate fi foarte mare.

80% din sarcinile primite zilnic sunt realizabile pe loc!

ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMP

Perfecţionismul Este corespunzător?" (şi nu perfect) – acesta trebuie să fie standardul

dumneavoastră Analizaţi dacă eforturile de a realiza o sarcină perfect îmbunătăţesc într-

adevăr lucrurile, sau doar vă împiedică să duceţi sarcina la bun sfârşit. Luaţi în considerare raportul cost – beneficiu al efortului depus în plus Luaţi în considerare legea lui Pareto – 80% din activităţile importante sunt

realizate in 20% din timp

Este într-adevăr o virtute a vrea să îndeplinească o sarcină foarte bine, însă uniioameni îşi doresc atât de mult să facă un lucru perfect, încât nu îl definitiveazăniciodată!

TEMERILE DIN CALEA NOASTRÃ

Teama de imperfecţiune Teama de necunoscut Teama de a nu fi judecat Teama de a nu face greşeli Teama de a fi nevoit să trăieşti după standarde ridicate Teama de schimbare Teama de o responsabilitate prea mare Teama de a nu fi respins Teama de a lua o decizie gresită

CUM ÎMI DEPÃŞESC TEAMA?

MANAGEMENTUL TIMPULUI

”... stabilirea şi urmărirea unei planificări pentru a organiza şi prioritiza încontextul desfăşurării activităţii de muncă, familie etc.”

Cum aplici principiile managementului timpului în viaţa de zi cu zi?

GESTIONAREA EFICIENTÃ A TIMPULUI

GESTIONAREA EFICIENTÃ A TIMPULUI

Orientarea spre scop

Exerciţiu

Tema individuală

PRIORITÃŢILE

”Stabileşte priorităţile pentru obiectivele personale. O mare parte a succesuluiconstă în abilitatea de a începe cu începutul. Într-adevăr, motivul pentru caremajoritatea obiectivelor nu sunt atinse este acela că ne pierdem timpul începândcu sfârşitul.”

Legea firii: ”Avem tendinţa de a evita activităţile neplăcute, complexe, preaîndelungate sau neinteresante, fără să luăm în considerare priorităţile.” – R.Alec MacKenzie

NIVELE DE PRIORITATE ALE ACTIVITÃŢILOR

1. Trebuie să fac acest lucru (este important şi urgent)2. Ar trebui să fac acest lucru (este important dar nu urgent)3. Deleg acest lucru chiar acum (nu e important, dar este urgent)4. Aş putea să fac acest lucru (nu e important şi nici urgent)

PRIORITIZAREA

PRIORITIZAREA

Tirania urgenţei:Dependenţa de urgenţe:• Rezultatul satisfacţiei temporare şi repetate simţite în momentul rezolvării

unei crize urgente• O scuză destul de bună pentru a nu avea de-a face cu realele priorităţi• Ne simţim ocupaţi, importanţi şi admiraţi-falsa perceptie

Consecinţele dependenţei de urgenţă:• Sarcinile urgente par irezistibile, esenţiale şi ne consumă multă energie• Stres, constrângere, tensiune, epuizare psihică

Tirania urgenţei:• ”O sarcină importantă trebuie rareori îndeplinită azi sau săptămâna aceasta...

Sarcina urgentă impune însă, o acţiune imediată.”

DEMONSTRAŢIE

Planifică pietrele mari mai întâi, apoi planifică pietricelele mici

DEMONSTRAŢIE

« Identifică pietrele mari (cadranul 2).« Programează-le pe acestea PRIMELE!« Fiecare spaţiu liber poate fi valorificat.

CARE ESTE CONCLUZIA?

Exerciţiu

Activităţile cărui cadran credeţi că sunt cel mai adesea desfăşurate de cătreoameni? Completaţi o matrice a activităţilor dumneavoastră.

PRIORITIZAREA

Fiecare obiectiv implică îndeplinirea cu succes a unui număr de sarcini. Decideţicare dintre aceste sarcini sunt prioritare.

NU UITAŢI

« E posibil ca priorităţile şefului să nu coincidă cu ale dumneavostră.« Priorităţile se schimbă. Cateodată ele trebuie reevaluate la începutul fiecăreizile.« Cu cât vă apropiaţi mai mult de îndeplinirea obiectivului, cu atât e maiimportant să stabiliţi priorităţi şi să vă concentraţi asupra sarcinilor pe care leaveţi de îndeplinit.

ORGANIZAREA

Ce înseamnă a fi organizat?• Păstrarea curăţeniei la locul de muncă• Îndosarierea simplificată a hârtiilor (P – permanent, M – mediu, T – temporar

sau ordonarea dosarelor clienţilor in ordine alfabetică)• Însuşirea obiceiului de a face un lucru o singură dată şi bine• Folosirea instrumentelor, sistemelor de organizare• Important nu este să aveţi un sistem anume, ci să aveţi un sistem.

Componentele unui sistem de organizare• Calendar, dosare, baze de date, jurnal de contacte, planuri de proiect,

rapoarte de progres, rapoarte de evaluare• O listă de lucruri ”de făcut” – un ”depozit de idei” în care să notaţi toate

proiectele şi sarcinile de viitor• O secţiune pentru fixarea şi urmărirea obiectivelor•Un sistem de gestionare a timpului trebuie:• Să fie funcţional• Să ofere acces uşor la informaţiile de care aveţi nevoie• Să păstreze la vedere obiectivele şi proiectele• Să scoată în evidenţă termenele limită

PLANIFICAREA

Stabilirea obiectivelor1. Completarea unei liste de obiective concrete2. Prioritizarea obiectivelor3. Stabilirea termenelor limita-ă4. Formarea unei imagini clare şi complete asupra a ceea ce trebuie să faceţi

pentru a atinge fiecare obiectiv5. Împărţirea fiecărui obiectiv în mai multe sarcini lunare (săptămânale) şi

programarea lor6. Notarea obiectivelor într-un calendar (agendă, plan) şi urmărirea realizării lor7. Obiectivele trebuie să fie SMART

Pentru un om care nu ştie încotro se îndreaptă, nu contează când ajunge acoloşi nici prin ce mijloace.

PLANIFICAREA OBIECTIVELOR

Obiectivele trebuie să fie:S pecificeM ăsurabileA bordabileR ealisteT emporale

PLANIFICAREA SÃPTÃMÂNALÃ1. Stabilirea unei zile pentru planificare (Duminica – ziua liberă)2. Clarificarea obiectivelor pentru săptămâna urmatoare şi prioritizarea lor3. Trecerea fiecărui obiectiv într-o anumită zi a săptămânii4. Adaptarea zilnică

! planificarea săptămânală permite o viziune de ansamblu

Exemplu de planificare săptămânală

PLANIFICAREA ZILNICÃ

• La sfârşitul fiecărei zile – lista cu sarcini pentru ziua următoare (completareaobiectivelor săptămânale)

• Prioritizaţi sarcinile fixate – notaţi un număr în dreptul fiecăreia, sau aşezaţi-leîn ordinea importanţei

• Fixaţi pentru fiecare sarcină o perioadă reală de timp necesară desfăşurării• Luaţi în calcul o marjă de timp destinată problemelor neprogramate• Planifică doar 60% din timpul disponibil şi lasă restul pentru evenimente

neaşteptate (regula 60-40)• Combinaţi sarcinile necesare

AVANTAJELE LISTELOR

• Te ajută să-ţi aminteşti să faci anumite lucruri• Îţi organizează mintea. Îţi pune ordine în gândire• Te ajută să faci un inventar. Te motivează şi-ţi oferă o direcţie• Te ajută să-ţi fixezi obiective. Te ajută să-ţi stabileşti priorităţi.• Te ajută să te concentrezi asupra unui lucru• Îţi oferă satisfacţie când poţi să bifezi toate realizările• Te ajută să vizualizezi• Te ajută să-ţi organizezi şi să-ţi limpezeşti gândirea

PLANIFICAREA ZILNICÕ Începeţi ziua următoare la momentul potrivit - 70% din vânzări se încheie

intre orele 7.00 şi 13.00• Începeţi ziua următoare cu sarcina cea mai importantă şi FINALIZAŢI-O. Abia

apoi treceţi la următoarea sarcina• Folosiţi înţelept momentele de tranziţie• Pe masură ce realizaţi obiectivele, ştergeţi-le pe de listă – factor încurajator• La sfârşitul fiecărei zile evaluaţi în ce masură aţi respectat lista şi elaboraţi

planul zilei urmatoare• Faceţi-vă un obicei din elaborarea listei

INSTRUMENTE PENTRU GESTIONAREA TIMPULUI

• Planificatorul lunar sau săptămânal• Agenda standard• Lista ”to do”• Harta• Agenda electronică• Cod de culori pentru fiecare obiectiv• Plan anual (lunar, săptămânal, zilnic)• Rapoarte de progres şi de evaluare

CREŞTEREA EFICIENŢEI

• Analizaţi-vă şi descoperiţi perioadele zilnice de maximă energie – notaţi timpde câteva zile perioadele când vă simţiţi cel mai odihnit sau cel mai oboist

• Programaţi-vă sarcinile corelând importanţa lor cu nivelul de energie• Alternaţi perioadele de lucru cu perioade scurte de relaxare

Exerciţiu

Completaţi o listă cu cele mai importante 10 lucruri pe care trebuie să lefaceti în următoarea zi de lucru.• Care dintre ele sunt urgente?• Care dintre ele sunt importante?• Care sunt barierele care v-ar putea împiedica să le îndepliniţi?• Care estimaţi că este timpul necesar problemelor neaşteptate?

CAPCANELE TIMPULUI

• A spune da atunci când nu aveţi timp• A incerca să îndeplineşti sarcini importante în partea nepotrivită a zilei• A incerca să îndeplineşti sarcini în locaţii unde aţi putea fi distras• A nu gândi înainte de a acţiona• A exagera cu timpul alocat relaxării• Supraîncărcarea• Alocarea unei părţi mai mari de timp socializării decât muncii, la servici• A nu delega• A amâna

STRATEGII DE MANAGEMENT AL TIMPULUI

• Nu pierde timpul simţindu-te vinovat de ceea ce nu ai reuşit să faci• Rezervă timp pentru planificarea programului în fiecare săptămână• Stabileşte obiective şi sarcini pe termen scurt, mediu şi lung• Prioritizează şi programează priorităţile

• Stabileşte termene limită personale si termene limită pentru organizaţie.• Ia în considerare şi problemele neprevăzute în planificarea timpului• Elimină urgenţele• Elaborează şi foloseşte liste to-do• Postează calendare lunare şi anuale la serviciu şi acasă• Evită barierele din partea celorlalţi în controlul timpului• Ţine cont de propriile niveluri de energie• Respectă programul planificat• Învata să spui ”nu”• Evită perfecţionismul• Încarcă-ţi zilnic bateriile

ELEMENTE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI TIMPULUI• Prioritizarea sarcinilor• Înţelegerea pasilor următori ai activităţi• Programarea adecvată a sarcinilor• Îndeplinirea la timp a sarcinilor• Adaptarea programului la schimbarea priorităţilor• Crearea unui plan de rezervă, dacă munca nu se va termina la timp

STRESUL

Stresul – constituie o reacţie psihologică a organismului la solicitarile factorilorcare au potenţial de a face o persoana să se simtă tensionată deoarece nupoate face faţă solicitărilor.

TIPURI DE STRES

a. Pozitiv – eustresul- Actioneaza ca un factor dinamizator, energizantRezolvarea problemei duce la o stare de relaxare, de detensionare

b. Negativ – distresul

- Reactie negativa a organismului aflat in imposibilitatea de a face fatasituatiei

Mentinerea acestei stari timp indelungat poate provoca dereglari functionale.

REACŢII COMPORTAMENTALE

REACŢII PSIHOLOGICE LA STRES

CONSECINŢELE MANAGEMENTULUI TIMPULUI

• Stabileşte un control de zi cu zi• Stimulează productivitatea, mai mult decât reactivitatea• Stabileşte priorităţile• Dezvoltă viziunea de ansamblu• Facilitează luarea unor decizii dificile• Elimină amânarea• Te stimulează să lucrezi mai inteligent – nu mai mult