MANAGEMENTUL

PROIECTELOR

4. Structura unui proiect(cererii de finanţare)

4. Structura unei proiect (cerere de finanţare)1. Pagina de titlu sau pagina de deschidere1. Pagina de titlu sau pagina de deschidere2. Date generale despre instituţia promotoare2. Date generale despre instituţia promotoare3. Date generale despre proiect3. Date generale despre proiect4. Rezumatul proiectului4. Rezumatul proiectului5. Obiective generale5. Obiective generale6. Obiective specifice6. Obiective specifice7. Justificarea propunerii de proiect7. Justificarea propunerii de proiect8. Planul de lucru/Activităţile proiectului8. Planul de lucru/Activităţile proiectului9. Rezultatele preconizate - descriere detaliată9. Rezultatele preconizate - descriere detaliată10. Impactul proiectului10. Impactul proiectului11. Durabilitatea proiectului şi modalităţi de finanţare 11. Durabilitatea proiectului şi modalităţi de finanţare ulterioareulterioare12. Metodele de diseminare12. Metodele de diseminare13. Evaluarea riscului13. Evaluarea riscului14. Parteneriatul14. Parteneriatul 15. Bugetul16. Managementul proiectului17. Anexele

1. Pagina de titlu sau pagina de deschidere• - conţine titlul proiectului şi acronimul/prescurtarea acestuia.• - titlul trebuie să fie simplu, clar şi lipsit de ambiguitate. În mod ideal, un

titlu bun reprezintă o formulare percutantă a obiectivelor proiectului, a ideilor şi acţiunilor care îl compun.

• - de evitat jocurile de cuvinte, trimiterile literare, formulările savante şi expresiile de specialitate strictă.

• - de evitat exprimările „isteţe", titlurile „şoc".• - de evitat formulări de titlu la modul interogativ sau imperativ.• - de evitat includerea abrevierilor în titlu.• - încercaţi să formulaţi titlul într-o singură propoziţie; dacă acest lucru nu

este pur şi simplu posibil, „spargeţi" titlul în două, dar numai după ce aţi epuizat toate posibilităţile.

• - de renunţat, gradual, la toate cuvintele inutile; porniţi de la un titlu mai lung, pe care încercaţi apoi să îl scurtaţi şi să îl faceţi cât mai percutant cu putinţă.

Exemplu• Iniţiativă de înfiinţare a unui centru de pregătire continuă în domeniul

managementului de proiect -> Înfiinţarea unui centru de pregătire continuă în domeniul managementului de proiect -> Centru de pregătire continuă în domeniul managementului de proiect -> Centru de pregătire continuă în managementul proiectelor (titlu final)

Pe pagina de deschidere, sunt frecvent solicitate şi câteva cuvinte cheie, care au rolul de a fixa în modul cel mai sintetic cu putinţă obiectivele, aria de cuprindere şi publicul ţintă al proiectului. De ex., în cazul unui proiect care şi-ar propune dezvoltarea abilităţilor de redactare a proiectelor europene printre angajaţii întreprinderilor mici şi mijlocii, cuvintele cheie ar fi

- instruire şi specializare; - abilităţi de redactare a proiectelor europene; - întreprinderi mici şi mijlocii; - dezvoltare durabilă.

Dacă nu există un formular standard, pagina de deschidere poate fi urmată de o a doua pagină cu caracter general, care conţine sinteza propunerii. Pe această foaie separată, se scrie două sau trei fraze care sintetizează la maxim propunerea de proiect. Această sinteză îi va ajuta pe evaluatori să urmărească modul în care vă susţineţi propunerea.

Acronimul trebuie să fie relativ sonor, adică să nu conţină numai consoane sau numai vocale.

Ex. - pentru un proiect al cărui titlu este „Centru de pregătire în managementul proiectelor", un acronim obişnuit ar fi CEPMAG(CEntru de Pregătire în MAnagementul Proiectelor) - A nu se irosi prea multe resurse pentru a găsi un acronim care sună deosebit sau are o anumită semnificaţie. Ex. - acronimul reuşit al unui proiect cu titlul „Centru urban de informare a Bucureştiului" este CUIB. Dacă se identifică un astfel de acronim este foarte bine, dar dacă nu se reuşeste acest lucru, este recomandată alegerea un acronim.

De reţinut!

Titlul este mai important decât acronimul. Prin urmare, nu este indicat crearea titlului pe baza unui acronim care vă place sau vi se pare bun, sonor, ci este recomandat de a extrage acronimul din titlu.

2. Datele generale despre instituţia promotoare

Această secţiune conţine informaţii despre:• - Numele instituţiei promotoare - denumire completă şi prescurtare;• - Numele şi poziţia reprezentantului legal al acestei instituţii (persoana care are drept de

semnătură pe eventualele contracte şi documente financiare);• - Adresa poştală a instituţiei şi adresa de Internet;• - Numerele de telefon şi de fax ale reprezentantului legal, adresa de e-mail;• - O scurtă istorie a instituţiei (de ex. accent pe informaţii de natură factuală: anul de

înfiinţare, evoluţia numărului de angajaţi, creşterea cifrei de afaceri, produsele şi serviciile oferite, evoluţia domeniului de activitate);

• - Obiectivele de ansamblu şi principalele domenii de activitate (educaţie, afaceri, administraţie etc);

• - Proiectele derulate până în momentul respectiv;• - Parteneriate;• - Realizări deosebite.

Instituţia promotoare (nume complet şi

prescurtare):

Adresa poştală:

Pagina de Internet:

Numele şi poziţia reprezentantului

legal:

Telefon/ Fax:

E-mail:

Aria de activitate:

De reţinutÎn cazul în care nu există un format standard în care vă sunt solicitate aceste informaţii, un posibil format al instituţiei promotoare poate fi acesta:

3. Datele generale despre proiect

Această secţiune conţine informaţii despre:

• - Programul căruia îi aparţine propunerea (poate fi vorba şi de subcomponenta unui anumit program);

• - Durata proiectului (de când până când);• - Obiectivele generale ale proiectului (care trebuie să reflecte

priorităţile pe care sursa de finanţare le-a făcut publice);• - Bugetul solicitat (suma solicitată de la agenţia de finanţare,

contribuţia proprie, alte fonduri);• - Informaţii despre instituţiile partenere implicate în proiect

(dacă proiectul urmează să fie derulat în parteneriat).

4. Rezumatul proiectului

Rezumatul trebuie să răspundă la următoarele întrebări:

• Cine este implicat în proiect?• Ce îşi propune promotorul proiectului?• De ce îşi propune un astfel de obiectiv?• Care este contextul în care se va derula proiectul?• Care sunt beneficiarii proiectului?• Unde se va derula proiectul?• Când/ pentru cât timp se va derula proiectul?• Informaţiile prezente în această rubrică sunt puţin mai

detaliate decât cele din sinteza cu care se deschide propunerea. Unele proiecte precizează spaţiul maxim care poate fi alocat acestei rubrici, dar de obicei, rezumatul nu trebuie să ocupe mai mult de o pagină.

4. Rezumatul proiectului

În momentul în care s-a terminat de redactat rezumatul, trebuie să ne asigurăm că parcurgerea lui de către evaluator nu va stârni următoarele aprecieri din partea acestuia:

• - ideea de proiect nu este originală;• - proiectul nu aduce nimic nou;• - argumentaţia de bază este şubredă • - rezumatul este vag şi inconsistent• - rezumatul este incoerent din punct de vedere logic;• - rezultatele preconizate sunt improbabile sau irelevante;• - promotorul nu are experienţă relevantă;• - problema nu este importantă;• - propunerea nu este focalizată;• - proiectul este prea amplu/prea ambiţios.

De reţinut!Există unii specialişti care recomandă întocmirea rezumatului după ce toate celelalte rubrici ale formularului de candidatură au fost completate. Astfel, persoana care redactează propunerea are o imagine clară a întregului proiect şi are posibilităţi mai mari de a oferi o sinteză convingătoare a întregii munci preconizate.

5. Obiective generale5. Obiective generaleObiectivele generale reprezintă enunţuri cu privire la ceea ce Obiectivele generale reprezintă enunţuri cu privire la ceea ce se propune a se realiza prin derularea proiectului. Acestea se propune a se realiza prin derularea proiectului. Acestea creează un cadru de referinţă pentru întreaga propunere. creează un cadru de referinţă pentru întreaga propunere.

De reţinut!De reţinut!- Un obiectiv nu este ceea ce vrei să faci, ci cea ce vrei să - Un obiectiv nu este ceea ce vrei să faci, ci cea ce vrei să obţii prin ceea ce faci!obţii prin ceea ce faci!- Asiguraţi-vă că între obiectivele generale ale propunerii - Asiguraţi-vă că între obiectivele generale ale propunerii dumneavoastră şi obiectivele enunţate de sursa de finanţare dumneavoastră şi obiectivele enunţate de sursa de finanţare există o suprapunere.există o suprapunere.

ExempluExempluPentru un proiect de anvergură, derulat în întreaga ţară, care Pentru un proiect de anvergură, derulat în întreaga ţară, care ţinteşte învăţământul rural şi care este înaintat unei surse de ţinteşte învăţământul rural şi care este înaintat unei surse de finanţare având drept scop declarat finanţare având drept scop declarat dezvoltarea durabilă a dezvoltarea durabilă a mediului ruralmediului rural, obiectivele generale ar putea fi enunţate astfel, obiectivele generale ar putea fi enunţate astfel- - dezvoltarea durabilădezvoltarea durabilă a învăţământului a învăţământului ruralrural din România; din România;- consolidarea legăturii dintre educaţie şi - consolidarea legăturii dintre educaţie şi dezvoltare în mediul dezvoltare în mediul rural.rural.

5. Obiective generale5. Obiective generaleÎn vederea formulării corecte a obiectivelor se va În vederea formulării corecte a obiectivelor se va răspunde cu precizie la următoarele întrebări:răspunde cu precizie la următoarele întrebări:-Care sunt zonele cheie pe care dorim să le schimbăm Care sunt zonele cheie pe care dorim să le schimbăm prin acest proiect ?prin acest proiect ?-Care este segmentul de populaţie care va fi implicat în Care este segmentul de populaţie care va fi implicat în schimbare ? (trebuie avut în vedere grupul nu doar grupul schimbare ? (trebuie avut în vedere grupul nu doar grupul ţintă ci şi categoriile de populaţie cu care aceste ţintă ci şi categoriile de populaţie cu care aceste interacţionează semnificativ)interacţionează semnificativ)-Care este direcţia schimbării dorite ? (creştere sau Care este direcţia schimbării dorite ? (creştere sau îmbunătăţire, descreştere sau reducere) îmbunătăţire, descreştere sau reducere) - Care este gradul sau proporţia schimbării ?- Care este gradul sau proporţia schimbării ?- Care este termenul (intervalul de timp) prevăzut pentru - Care este termenul (intervalul de timp) prevăzut pentru atingerea gradului de schimbare!atingerea gradului de schimbare!

O metodă de a verifica dacă ceea ce se enunţă este un O metodă de a verifica dacă ceea ce se enunţă este un obiectiv sau nu este folosirea tehnicii SMART (isteţ)obiectiv sau nu este folosirea tehnicii SMART (isteţ)

S – speciffic (specific – este obiectivul clar: cine, ce, când, S – speciffic (specific – este obiectivul clar: cine, ce, când, unde, cum, grup ţintă?)unde, cum, grup ţintă?)M – measurable (măsurabil – sunt rezultatele măsurabile )M – measurable (măsurabil – sunt rezultatele măsurabile )AARRTT

5. Obiective generale5. Obiective generale

O metodă de a verifica dacă ceea ce se enunţă este un O metodă de a verifica dacă ceea ce se enunţă este un obiectiv sau nu este folosirea tehnicii obiectiv sau nu este folosirea tehnicii SMARTSMART (isteţ): (isteţ):

SS – speciffic (specific – este obiectivul clar: cine, ce, când, – speciffic (specific – este obiectivul clar: cine, ce, când, unde, cum, grup ţintă ?)unde, cum, grup ţintă ?)

M M – measurable (măsurabil – sunt rezultatele măsurabile?)– measurable (măsurabil – sunt rezultatele măsurabile?)

AA – achievable (tangibil, realizabil – este un obiectiv care – achievable (tangibil, realizabil – este un obiectiv care poate fi, în general, atins ?)poate fi, în general, atins ?)

RR – realistic (realist – are organizaţia resursele necesare – realistic (realist – are organizaţia resursele necesare pentru atingerea lui în timpul dat ?)pentru atingerea lui în timpul dat ?)

TT – timely (încadrat în timp – există un termen limită ?) – timely (încadrat în timp – există un termen limită ?)

5. Obiective generale5. Obiective generaleObiectivele generale sunt mai greu măsurabile, ele indică mai curând direcţia pe care îşi propune să o urmeze proiectul, perspectiva pe care ar putea să o deschidă acesta. Faptul că, în general, obiectivele generale sunt mai greu măsurabile nu înseamnă că ele sunt vagi sau imprecise.Obiectivele formulate clar prezintă o serie de avantaje:

• - îl ajută pe evaluator să înţeleagă ce vreţi să faceţi;• - îl conving pe acesta că proiectul merită finanţat;• - în cazul în care proiectul este aprobat, membrii echipei ştiu

ce au de făcut;• - în cazul aprobării proiectului, membrii echipei sunt motivaţi

să lucreze pentru ca proiectul să fie un succes.Din aceste motive, există specialişti care consideră că regula numărul 1 a managementului de proiect este: obiective clare şi mobilizatoare!

6. Obiective specifice6. Obiective specifice(în limba engleză (în limba engleză goalsgoals = obiective generale = obiective generale

objectivesobjectives = obiective specifice))

Obiectivele specifice sunt rezultatul unui efort de operaţionalizare a obiectivelor generale. Obiectivele specifice trebuie să fie în mod obligatoriu măsurabile.

Exemplu Obiectivele specifice ale unui posibil proiect de dezvoltare a învăţământului rural din România:

• - perfecţionarea unui număr de X profesori din mediul rural prin sistemul învăţământului la distanţă;

• - crearea condiţiilor legale prin care perioada de perfecţionare să fie recunoscută şi acreditată la nivel naţional;

• - echilibrarea performanţelor pe care le obţin elevii din mediul rural în raport cu elevii din mediul urban la examenul de admitere în liceu.

6. Obiective specifice6. Obiective specifice

Obiectivele specifice enunţate mai sus sunt măsurabile, la sfârşitul proiectului, se poate spune cu exactitate dacă:

• - au parcurs cursuri de perfecţionare un număr de X profesori (sau dacă numărul lor a fost mai mare sau mai mic de X);

• - perioada de perfecţionare este recunoscută şi acreditată de M. E. C. T. sub forma unei diplome;

• - rezultatele pe care le obţin elevii proveniţi din mediul rural la examenul de admitere în liceu s-au îmbunătăţit şi se apropie mai mult de rezultatele elevilor din mediul urban.