Capitolul II. Managementul de mediu

38

2.3. CERTIFICAREA SMM CONFORM ISO 14001 I NREGISTRAREA LA EMAS

Deoarece simpla afirmaie c sistemul de management implementat ntr-o organizaie corespunde cu referenialul nu genereaz suficient ncredere, s-a introdus noiunea de certificare.

In rile Uniunii Europene i ale Asociaiei Europene a Liberului Schimb, se

practic dou tipuri de certificare a produselor i serviciilor:

1. Certificare obligatorie - se aplic domeniului reglementat, respectiv produselor

i serviciilor care cad sub incidena unor reglementri obligatorii (de exemplu reglementri privind protecia vieii, a sntii consumatorului, protecia muncii i a mediului nconjurtor, directivele europene de armonizare privind cerinele eseniale).

2. Certificare voluntar - se aplic domeniului nereglementat, pentru produsele i serviciile pentru care nu exist reglementri obligatorii. Acest tip de certificare este utilizat de firme ca instrument de cucerire a pieelor de desfacere.

Scopul certificrii este de a garanta, prin intermediul unui organism de ter

parte (organism neutru, independent de productor i de beneficiar), conformitatea unui produs, serviciu, proces, sistem de management, cu un referenial prestabilit. Referenialul poate fi: un standard, specificaiile tehnice, reglementrile, codurile de bun practic.

In momentul n care organizaia consider c este pregtit, poate ncheia un contract cu un organism de certificare acreditat, n vederea executrii auditului de certificare a SMM.

Planificarea i desfurarea activitilor de audit au loc potrivit cerinelor

standardului ISO 19011:2002 (fig. 2.5) [4,5].

n baza raportului de audit i a documentaiei complete a SMM prezentate de auditat, Comitetul de specialitate al organismului de certificare aprob sau nu (dup caz,

n funcie de numrul i gravitatea neconformitilor reinute n raportul de audit)

aceast finalitate i, n cazul pozitiv, emite ulterior certificatul prin care se atest c

organizaia auditat are implementat i menine un SMM, conform cerinelor standardului ISO 14001.

Dup obinerea certificrii, organizaia trebuie s asigure meninerea i mbuntirea continu a SMM. n acest scop, principalele instrumente sunt:

actualizarea documentaiei, auditurile interne, analizele efectuate de management i

auditurile externe (de supraveghere /rennoire/de modificare a domeniului) realizate

periodic de organismul de certificare.

Comparativ cu certificarea SMM conform ISO 14001, nregistrarea EMAS

presupune eforturi organizatorice i financiare sporite, prezentarea unei declaraii

/raport de mediu, examinarea documentaiei SMM i vizite n teren efectuate de un

verificator autorizat, accesibilitate mrit a publicului la informaiile de mediu i control

mai drastic din partea autoritii de nregistrare.

Documentele necesare nregistrrii unei organizaii n cadrul EMAS sunt:

raportul de mediu, validat de ctre verificatorul de mediu;

formularul coninnd datele de nregistrare;

dovada achitrii tarifului de nregistare.

Comitetul consultativ EMAS hotrte dac organizaia ndeplinete toate cerinele ordinului specificat, iar Biroul EMAS nregistreaz organizaia, atribuindu-i o marc nsoit de numrul de nregistrare.

Figura 2.5. Etapele auditului de certificare.

Comitetul consultativ EMAS suspend sau anuleaz, dup caz, nregistrarea unei

organizaii dac:

organizaia nu prezint actualizrile anuale validate ale raportului de mediu, n

termen de 3 luni de la data la care sunt solicitate;

organizaia nu achit tarifele de nregistrare corespunztoare, n termen de 3 luni de la data la care sunt solicitate;

organizaia nu mai respect una sau mai multe dintre condiiile Ord. MAPAM nr.

50/2004;

autoritatea public local de mediu informeaz c organizaia a nclcat una dintre prevederile legislaiei privind protecia mediului [4,5].

Certificarea conformitii poate fi fcut doar de ctre organisme acreditate

(acreditare - recunoaterea oficial a competenei unui organism de a ndeplini sarcini specifice). Aadar, organismele de certificare garanteaz conformitatea sistemului de management implementat ntr-o organizaie cu standardul de referin sau cu specificaia recunoscut (OHSAS, HACCP etc).

Pe unele domenii reglementate (construcii, electric, auto, alimentar, furnizarea serviciilor de ap-canal-salubritate, execuie reele gaze naturale etc), autoritatea competent prevede, n mod obligatoriu, prin acte normative, certificarea conformitii sistemelor de management (calitate, calitate-mediu sau calitate-mediu-sntate i secu-

ritate ocupaional); n unele cazuri, asociaiile profesionale au impus certificarea

sistemelor de management.

Sunt ns i organizaii care opteaz voluntar pentru implementarea i

certificarea sistemelor de management menionate, datorit avantajelor oferite, n

managementul activitii proprii i n promovarea imaginii firmei.

Metodologia procesului de certificare a sistemelor de management este

aproximativ aceeai la toate organismele de certificare.

Ponderea organismelor de certificare acreditate n Romnia, pe domenii de certificare, la mijlocul anului 2004, conform www.renar.ro, (RENAR, Asociaia de Acreditare din Romnia), este prezentat n fig. 2.6.

Figura 2.6. Organisme de certificare acreditate n Romnia.

n Romnia, prima organizaie care a reuit certificarea SMM conform ISO 14001 (cu un organism strin) a fost Industrial Engineering (IENG) S.A. - Bucureti (societate comercial cu capital integral privat romno-american, avnd activiti de proiectare, consultan i asisten tehnic pentru instalaii din industria chimic/petrochimic i rafinrii) n anul 1998 [4,5].

Ulterior, au fost certificate organizaii importante cu profil industrial sau din alte

domenii ca de exemplu: OLTCHIM-Rmnicu Vlcea, S.C. PETROMIDIA S.A (n

2000), S.C. ALRO S.A. - Slatina (2002), ALUMINA S.A. - Tulcea (2002), S.C.

POLICOLOR S.A. - Bucureti (2002), RADET - Constana (2002), Aeroportul

Internaional Henri Coand" (2003) etc. [4,5].

2.4. INTEGRAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT

n ultima vreme este tot mai vizibil tendina de armonizare i chiar de integrare a sistemului de management de mediu (SMM) cu alte sisteme de management, cum sunt: sistemul calitii (SMC) i sistemul securitii i sntii n munc, denumit mai nou sistemul sntii i securitii ocupaionale (SMSSO). Un prim pas n acest scop s-a realizat prin apariia standardului ISO 19011:2002 care a unificat modalitile de efectuare a auditrii SMM i SMC. Apoi, ISO 14001:2004 a luat n considerare prevederile ISO 9001:2000 (Sisteme de management al calitii - Cerine), prin structurare i abordare procesual, pentru a mri compatibilitatea celor dou standarde n beneficiul comun.

n cadrul sistemelor integrate, atenia se ndreapt asupra nevoilor, dar nu doar ale clienilor, ci i ale celor virtual interesai, care intr n contact cu organizaia n mod direct sau indirect. Sistemul integrat este domeniul mulimii standardelor de sisteme de management (SSM) unde, pentru fiecare parte interesat, exist cel puin cte un sistem de management (SM) ce acoper un minim de cerine pentru a asigura bune relaii cu cte o parte interesat. Nu se poate alerga" alturi de aceast multitudine de standarde sau prin aliniere cu cte unul. Este mult mai simplu a le integra. [1]

Pe de alt parte, nu doar clientul este cel care trebuie satisfcut sau celui cruia s i se furnizeze excelen. O organizaie are de satisfcut cerinele mediului, ale comunitii (de exemplu: de a reduce sau elimina poluarea), ale angajailor (de exemplu: reducerea riscului ocupaional), ale investitorilor (de a nu se angaja n practici contabile ndoielnice), ale societii (de a nu utiliza munca copilului), precum i ale mulimii altor pri interesate.

Integrarea este definit de un singur standard de baz (esen) la nivel de

management de vrf, mpreun cu standardele opionale, modulare, suport ce acoper cerine specifice.

Un sistem integrat conine elemente fundamentale, de exemplu, ale sistemului de management al calitii, ale sistemului de management de mediu, ale sistemului de

management al sntii i securitii ocupaionale, dar i posibilitatea de a cuprinde n

viitor sisteme de management care, pentru moment, pot s nu constituie obiective

pentru organizaie.

2.4.1. Avantaje i dezavantaje, probleme i dificulti

mbuntirea continu a performanei organizaiilor se obine printr-un bun

management i prin adoptarea unui sistem de management, fie dup un singur referenial (de exemplu un sistem de management al calitii) fie, mai indicat, prin adoptarea unui sistem de management integrat (calitate-mediu sau calitate-mediu- sntate i securitate ocupaional etc).

Avantajele unui sistem integrat de management sunt urmtoarele:

simplificarea standardelor i cerinelor pentru sistemul de management;

reducerea costurilor auditurilor i nregistrrilor;

o abordare uniform a auditului prin audituri simultane, comune, corelate sau integrate;

management executiv mai puternic;

organizaia poate alege ce module prefer s implementeze (de exemplu,

calitate, mediu, siguran, responsabilitate social);

prevederea unei tranziii simple de la sisteme i standarde de management

existente, i mai puin o abordare radical;

reducerea costurilor n domeniul interpretrii i implemetrii standardelor;

armonizarea documentaiei sistemului de management;

alinierea obiectivelor, proceselor i resurselor din sfere funcionale

diferite;

beneficiile afacerilor mici sunt mai mari printr-o abordare integrat;

reducerea documentaiei pe suport de hrtie;

efecte sinergetice prin integrarea unor sisteme de management diferite;

eliminarea multiplicrii eforturilor i redundanelor;

sistemul se mbuntete eficace i eficient.

O integrare de sisteme, n oricare form, trebuie, ntotdeauna, s conduc la un

sistem mai eficace. Cteva beneficii majore obinute dintr-o abordare de sisteme

integrate sunt urmtoarele:

mbuntirea dezvoltrii i a transferului tehnologic;

mbuntirea performanei operaionale;

o mai puternic motivare a personalului i conflicte interoperaionale mai

reduse;

auditurile multiple sunt reduse ca numr i durat;

creterea ncrederii clienilor i ntrirea imaginii pozitive pe pia i n

comunitate;

reducerea costurilor i un re-engineering mai eficient.

Dac se vorbete despre preocupri (probleme, dezavantaje) sunt de menionat:

percepia c sistemele de management existente sunt suficiente i c ar trebui lsate separate;

ndoielile c rezult valoare adugat prin integrare;

faptul c auditurile externe i interne pot s rmn nc separate, chiar dac sistemele sunt integrate ntr-o singur entitate;

scepticismul managementului de mijloc, parial datorat unei informri

inadecvate;

comunicarea cu implicare insuficient a supervizorilor i lucrtorilor;

experienele nefericite n cazul unor programe de calitate, management prin obiective sau alte metode de management euate;

presiunea redus din partea clienilor sau competitorilor, pentru

implementarea unui sistem integrat de management.

Problemele i dificultile la integrarea standardelor de sisteme de management sunt:

incapabilitatea de a gsi numitor comun pentru diverse funcii ale

afacerilor;

ateptri sczute de a determina identiti unice pentru funcii, ceea ce provoac ezitare i respingerea eforturilor de integrare de ctre profesioniti n calitate, mediu, siguran;

costuri nalte ale auditurilor multiple, chiar dac standardele i sistemele

sunt integrate;

metodologii de audit neadecvate pentru a cataliza mbuntirea, evaluarea

eficacitii i eficienei sistemului;

preocupare sistematic pentru diferenele ntre scopul i utilitatea cerinelor

standardelor de sisteme de management.

2.4.2. Integrarea fundamente. Mod de integrare

Puse n faa implementrii mai multor sisteme, organizaiile au, n fond, de ales ntre dou variante: s preia aceste sisteme cu funcii specifice separat sau s le integreze. Dat fiind faptul c standardele au fost elaborate pentru a fi compatibile ntre ele, iar cele ce vor fi elaborate vor avea o structur asemntoare cu a celor existente, varianta abordrii integrative are sens.

n timp ce unele organizaii au una sau mai multe funcii specifice de sisteme de

management (SM), iar altele nc nu le au implementate, traseul printr-un sistem integrat de management nu este identic. Astfel, unele organizaii pot alege doar integrarea sistemelor de management ale calitii i de mediu, pe cnd altele pot adiiona i sistemul referitor la sntatea i securitatea ocupaional sau al responsabilitii sociale corporative scopului propus de sistem integrat de management.

Integrarea poate fi caracterizat printr-o politic unic ce definete i conduce

ntregul sistem, cu un singur set de procese ce privesc calitatea, mediul, sigurana, responsabilitatea i alte obiective specifice. O integrare parial se poate desfura de la o simpl colaborare, la alinierea i armonizarea obiectivelor, proceselor i resurselor aferente unor sisteme de management separate. Astfel, organizaia poate avea o politic i un manual de proceduri, dar s-i conduc auditurile i resursele dup sisteme de management individuale.

Exist dou seturi majore de diferene ntre standarde, ce trebuie rezolvate [1]:

Prima dificultate este dat de faptul c standardele de sisteme de management

(SSM) actuale sunt bazate pe dou modele distincte i oarecum incompatibile;

A doua dificultate este dat de diferenele specifice dintre standarde.

Prima dificultate. Standardele internaionale privind calitatea urmresc aa- numita abordare procesual. n acelai timp, standardele ce privesc o larg responsabilitate (cum ar fi ISO 14001 sau OHSAS 18001 sau SA 8000) sunt bazate pe ciclul PDCA (fig. 2.7) i au cinci (plus unul) elemente de baz: politica, planificarea, implementarea i operarea, aciuni corective i revizuirea de management [1].

Figura 2.7. Abordare PDCA a integrrii sistemelor de management.

Un sistem integrat de management (SIM) este conceput ca un singur set de procese interconectate, care distribuie un fond comun de resurse i infrastructuri umane, informaionale, materiale, financiare, cu scopul de a atinge un set de obiective compozite, pentru satisfacerea unei varieti de pri interesate.

Figura 2.8. Sistem integrat de management i pri interesate.

Se deosebesc ase procese majore ntr-un sistem integrat de management (SIM), de la determinare pn la revizuirea obiectivelor prin: planificarea i proiectarea proceselor, achiziionarea i desfurarea resurselor, implementarea i controlul sistemului de procese, evaluarea obiectivelor sistemului. Fiecare dintre aceste procese ce urmresc un ciclu PDCA poate fi mbuntit, la rndul su, printr-un ciclu PDCA, cum se observ n fig. 2.8 [1].

A doua dificultate este legat de diferenele specifice dintre standarde. Aadar,

dac toate standardele de sisteme de management (SSM) cer instruirea angajailor, specificaiile privind cerinele difer de la un standard la altul. Oricum, aceste diferene pot fi armonizate, aa cum se poate vedea din tabelul 2.3 [1].

Tabelul 2.3. Armonizare a standardelor n ciclul PDCA.

Standardul

ISO 9001:2000

ISO

14001:2004

OHSAS

18001:1999

ILO-

OSH:2001

SA

8000:2001

Determinarea

obiectivelor

5.1; 5.2; 5.3;

5.4.1;

4.2; 4.3.3

4.2; 4.3.3

3.1; 3.9.

9.1.

Planificare i

proiectare

5.4; 5.5; 7.1;

7.2; 7.3;

4.3; 4.3.1;

4.3.2; 4.4.1;

4.3; 4.3.1;

3.7.; 3.8.;

3.10.

9.3.; 9.4.;

9.5.

Achiziia

resurselor

6.1; 6.3; 6.4;

7.6;

4.1; 4.4.4;

4.4.5; 4.5.3;

4.1; 4.4.1; 4.4.6;

3.0; 3.3.;

3.8.; 3.10.

9.6.; 9.9.;

9.14.

Desfurarea

resurselor

6.2; 6.3; 6.4;

7.6;

4.4.1; 4.5.1;

4.4.1; 4.5.1;

3.3.; 3.8.;

3.11.

9.5.; 9.12.;

9.13.

Implementarea

procesului

7.7.1; 7.5;

4.4; 4.4.6;

4.4.7;

4.4; 4.4.6;

3.10

9.5.

Evaluarea

obiectivelor

5.1; 5.6; 8.2;

8.3;

4.5.1; 4.5.2;

4.5.4; 4.6;

4.4.7;

4.3.2; 4.6; 4.4.7;

3.10; 3.11.;

3.12.; 3.5.;

3.14

9.2.; 9.10.;

9.11.

Cerinele de standard specifice se pot regsi n module separate, n cadrul sistemului integrat de management sau pot fi integrate n fiecare dintre cele ase componente majore ale sistemului integrat de management (fig. 2.9) [1].

n detaliu, integrarea urmrete, de exemplu, traseul n opt pai: iniiere, alegere, selectare, integrare, desfuare, aliniere/integrare, implementare, mbuntire continu.

Prin urmare, prin primul pas, procesul se iniiaz prin specificarea obiectivelor

de integrare i prin determinarea fezabilitii i a scopului unui sistem integrat de management. De pild, managmentul de vrf poate decide c documentarea privind integrarea este cea pn la care organizaia ar merge, fr a implica resurse, i s se opreasc n aceast faz. Dar poate s determine c poate avea loc o integrare complet a sistemelor calitii, mediului, sntii i securitii ocupaionale, precum i al responsabilitii sociale corporative. n acest caz, responsabilitatea managementului de vrf, mpreun cu managerii funcionali, este de a determina dac integrarea este dorit i fezabil. Chiar i n aceast etap se poate renuna la integrare, dei nu este o hotrre deplin benefic.

Al doilea pas este de a alege un model de integrare care s serveasc drept

fundament pentru un sistem integrat de management. Abordarea poate fi potrivit, dar nu este unicul model ce poate fi folosit. Este de ateptat ca o organizaie care aplic de mai mult timp un management dup modelul ISO 9001: 2000 s l foloseasc pe acesta pentru a integra, n cadrul lui, un sistem de management de mediu sau altul, folosindu- se de ciclul PDCA, care i este familiar, n eforturile de mbuntire continu.

Similar primului pas, de iniiere, este al treilea pas, care cere colaborare ntre

managementul de vrf i cel de mijloc, pentru a se decide care funcii (de exemplu:

calitatea, mediul, responsbilitatea) s se includ n noul i integratul sistem i, prin urmare, care standarde s fie folosite drept criterii pentru sistemul integrat de management. Caracteristic este faptul c fiecare funcie este acoperit de cel puin dou standarde de sistem de management.

Figura 2.9. Diagram flux pentru implementarea unui sistem integrat de management.

La al patrulea pas, avnd standardele alese, cerinele pot fi integrate pentru a furniza un set de criterii de referin prin care sistemul integrat de management poate fi evaluat. Procesul de evaluare se realizeaz prin audit.

Este necesar, prin urmare, la al cincilea pas, analiza discrepanelor dintre cerinele standardelor. Se poate ajunge la identificarea unor discrepane largi, ce nu ar putea fi acoperite de sistem nainte de integrare, de exemplu dac s-ar folosi n managementul de mediu doar standardele ISO 9000. Analiza discrepanelor se realizeaz i pentru a se identifica conexiuni ntre funcile specifice ale standardelor, precum i pentru a se limita redundane existente i a se explora posibile efecte sinergetice. Analiza servete ca baz i pentru viitoarele audituri ale sistgemului integrat de management.

Analiza discrepanelor este urmat, n al aselea pas, de alinierea i integrarea

documentaiei sistemului integrat de management, precum i ale obiectivelor funciilor specifice i ale proceselor i resurselor.

Extinderea integrrii, pentru a deveni deplin i armonizat, n locul uneia pariale i amalgamate, poate fi decis n aceast faz. Este dezirabil a alinia cel puin

obiectivele, iar cruciale sunt resursele i procesele. Dac nevoia de aliniere a obiectivelor este evident, armonizarea resurselor, chiar dac nu deplin integrate, mbuntete cooperarea i comunicarea n sistem.

Privind extinderea integrrii, o ultim etap a procesului de integrare, dup al aptelea pas de implementare, este mbuntirea continu a sistemului integrat de management. Aceast mbuntire, al optulea pas, se poate realiza extensiv, prin adugarea unui alt standard de management noului sistem de standarde de management (SSM), sau calitativ, prin deplasarea sistemului integrat de management spre excelena n afaceri.

Ideea este de a trece de la conceptul un standard - un sistem", la un obiectiv ce

duce la excelen n afaceri: mai multe standarde - un sistem".

Se pot construi asemenea sisteme (sau sisteme de sisteme") doar cnd obiectivele sunt clare, realiste i rspund tuturor provocrilor. Obiectivele respective i ieirile dorite din sistem definesc i conduc sistemul ca un set de procese intercorelate.

Un sistem de management integrat va avea: politici, obiective i programe de

management integrate; funcii integrate; structur de personal armonizat; sistem

integrat al documentelor.

Integrarea este posibil deoarece standardele ISO 9001:2008 i ISO 14001:2004 sunt compatibile, iar specificaia OHSAS 18001:1999 a fost elaborat dup modelul ISO 14001; toate cele trei refereniale adopt abordarea tip proces i funcioneaz dup ciclul PDCA (Plan-Do-Check-Act sau Planific-Execut-Verific-Acioneaz). Principiul comun tuturor celor trei sisteme este cel al mbuntirii continue.

Sistemul de management integrat se refer, n primul rnd, la mbuntirea

proceselor i implicit la performane, ca rezultat al proceselor. Se vor ntreprinde aciuni pentru creterea eficacitii activitilor i proceselor, astfel nct s se asigure avantaje att pentru organizaie ct i, mai ales, pentru clienii notri.

Sistemul de management integrat confer credibilitate organizaiei i furnizeaz

un limbaj comun pentru comunicare intern/extern.

Orientarea spre proces, stabilirea unor obiective clare i msurabile pentru

fiecare proces al organizaiei duc la un control mai eficient al acestora, asigurnd

mbuntirea lor continu i rapid.

BIBLIOGRAFIE

1. Falni, E. - Management integrat al calitii, Buletinul AGIR, nr.1-2, ian-iunie 2006, pg8

2. Josan, A. - Managementul calitati, Ed. Cermi, Iasi, 2008

3.Militaru, E.R. - Sisteme de management: al calitii, de mediu, al sntii i securitii ocupaionale. Prezentare succint, Buletinul AGIR, nr.1-2, ian-iunie 2005, pg22

4.Ovidiu uuianu, Evaluarea i raportarea performanei de mediu. Indicatori de mediu, Cap. 7- pg.206-231, cap.9, pg. 264-271

5. uuianu, Ovidiu Evaluarea i raportarea performanei de mediu, Ed. AGIR, Bucureti,

2006

6.Maravina, D. Sistemul de management integrat calitate-mediu-sntate i securitate ocupaional pentru mbuntirea serviciilor de alimentare cu ap i canalizare, Buletinul AGIR, nr.1-2, ian-iunie 2006, pg15

7. * * * - SR EN ISO 9001:2001 - Sisteme de management al calitii - Cerine.

8. * * * - SR EN ISO 14001:2005 - Sisteme de management de mediu -Specificaii i ghid de

utilizare

9. * * * - SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i

vocabular

10. * * * - Manualul SIM al S.C. TOTAL INSTAL S.R.L. Deva http://www.mmediu.ro/protectia_mediului/emas.htm www.companiadeconsultanta.ro

www.qualitarium.ro www.calitate.com