management proiectelor curs 1

7/24/2019 management proiectelor curs 1

1/6

Capitolul 1 - Noiuni introductive

1.1. Utilitatea cursului1.2. Ce este un proiect? Definiie i caracteristici ale proiectelor1.3. Program. Diferenierea program - proiect1.. !anagementul de proiect

1.1. Utilitatea cursului

V-ai gndit vreodat c n viaa de zi cu zi fiecare dintre noi este, de fapt, un manager de proiect?Fr s ne dm seama c este vorba despre management de proiect, derulm n viaa noastr de zi cuzi (sau ceva mai rar) proiecte mai mult sau mai puin complee! "e eemplu# planificarea vacanei,cumprturile pe care trebuie s le facem sau c$iar curenia n apartament!%estionarea unui proiect poate s par o sarcina dificil, oarecum specializat, ce necesit unanumitgrad de epertiz, cuno&tine &i abiliti! 'oate s par greu de neles, de realizat &i de finalizat!otu&i, a&a cum am artat mai sus, oricare dintre noi este, ntr-un anume fel, un manager de proiect cunorma ntreag n viaa de fiecare zi! ste foarte adevrat n acela&i timp c proiectele la care lucrmn cadrul unei organizaii, de eemplu, sunt mult mai complee &i necesit un nivel mai ridicat de

cuno&tine &i abiliti pentru a le putea concepe &i desf&ura!'rin acest curs ne propunem s evideniem cteva aspecte practice, metode &i instrumente care potface viaa managerului de proiect mai u&oar! *cest suport de curs ofer informaii desprecaracteristicile unui proiect, noiunea de management de proiect, funciile managementului de proiect,ciclul de via al unui proiect + fazele prin care trece un proiect pentru a-&i ndeplini obiectivele,

precum &i activitile &i sarcinile ce revin unui manager de proiect &i ec$ipei sale n fiecare dintrefazele proiectului! "e asemenea, evideniaz diferena dintre program &i proiect, prezint pa&ii cetrebuie urmai n vederea obinerii unei finanri nerambursabile, relaia dintre finanator &icoordonatorulmanagerul de proiect, puncteaz importana ec$ipei n buna desf&urare a unui proiect,

prezentnd, totodat &i elemente legate de riscurile ce pot aprea n cadrul unui proiect &i modalitide gestionare a lor!

1.2. Ce este un proiect? Definiie i caracteristici ale proiectelor

uvntul .proiect/ deriv de la cuvntul latin .pro0icere/ 1 .a arunca nainte/!*&adar proiectul este un proces ce presupune#- un punct de plecare de la care cineva "arunc#$ ceva "%nainte$ spre o anumit# int#.'ornind de la aceste repere eseniale, se pot identifica urmtoarele tr#s#turi ale unui proiect#

- are scop+ scopul este rezolvarea unei probleme identificate sau sc$imbarea unei situaiiproblematice- este realist+ scopurile trebuie s fie posibil de ndeplinit

- este unic+ reprezint o soluie specific la o problem specific, ntr-un anumit contet

- este limitat %n timp i spaiu - are un nceput &i un final bine definite &i se desf&oar ntr-unspaiu concret- este comple implic variate abiliti de planificare &i implementare, diver&i parteneri saususintori, implic un numr de activiti, evenimente &i sarcini- este colectiv+ este derulat de o ec$ip &i inte&te la binele unei colectiviti- este o aventur# - implic risc &i incertitudine- poate fi evaluat - conine obiective msurabile care pot fi evaluate2 astfel se poate apreciadac am fcut ce ne-am propus, la calitatea dorit- are un anumit grad de autonomie fa de activitile curente ale organizaiei- are un ciclu de via# determinat, compus din mai multe etape obligatorii, denumite astfel#

identificarea, analiza, formularea proiectului, pregtirea acestuia, evaluarea preliminar aproiectului, anga0area finanrii, implementarea, monitorizarea &i evaluarea final arezultatelor proiectului

3


2/6

'rin urmare, un proiect este#- un efort concret, practic, orientat spre un rezultat2- direcionat spre soluionarea unei probleme sau c$estiuni relativ complee2- activitate cu obiective clare &i rezultate anticipate2- limitat att de timp ct &i de resursele financiare, te$nice &i umane2-planificat din timp &i evaluat la sfr&it!

Ciclul de via# al unui proiect

'ropunerea &i lansarea unui proiect necesit, nainte de orice, cunoa&terea obiectivelor proiectului,modul de utilizare a rezultatelor proiectului pe ntreaga lor durat de via, innd cont de mediuletern al proiectului, n care rezultatele vor putea fi situate!4ealizarea unui proiect impune, n primul rnd, o interaciune corect ntre parametrii te$nico-economici ai acestuia &i o bun coneiune cu te$nologiile noi! rebuie avute n vedere o bun analiz

a vitezei de lucru n cadrul proiectului &i rapiditatea cu care se adopt deciziile, la momenteleimportante, n timpul derulrii proiectului!iclul de via al unui proiect este definit ca perioada de timp n care are loc desf&urarea proiectului,dup cum urmeaz# mar5eting, elaborarea propunerii de proiect, c&tigarea concursului -zis atematicii proiectului, evaluarea reutilizarea &i reciclarea unor rezultate ale proiectului!4ealizarea proiectului impune trecerea lui prin toate etapele ciclului de via!'lementele componente ciclului de via# a proiectuluiiclul de via a unui proiect cuprinde urmtoarele etape#

3! 6dentificare, *naliz, Formulare!7! 'regtire, stimare (funcie de criteriile stabilite), *sumare!8! 6mplementare, 9onitorizare, 4aportare!

:! valuare final!

'tapa 1. (dentificare) *nali+#) ,ormularecuprinde urmtoarele activiti procese#stabilirea obiectivelor generale2analiza situaiei eistente2identificarea necesitilor2analiza necesitilor2stabilirea prioritii acestor necesiti2decizia n privina oportunitii proiectului2definirea idei proiectului2consultarea cu poteniarii beneficiari!

'tapa 2. Preg#tire) 'stimare %n funcie de criteriile sta/ilite0) *sumarecuprinde#specificarea obiectivelor &i rezultatelor2identificarea resurselor necesare pentru proiect2identificarea resurselor disponibile pentru proiect2distribuia proiectului pe activiti2conceperea formei finale &i planificarea proiectului!

'tapa 3. (mplementare) !onitori+are) aportare2 are n vedere#mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcin &i obiectiv2

mar5etingul proiectului + comunicarea continu cu comitetul decizional &i cu potenialii

beneficiari (membrii ec$ipei proiectului), privind#a&teptrile legate de proiect &i de evoluia n timpul implementrii proiectului2furnizarea de informaii despre dezvoltarea proiectului, pe tot parcursul desf&urrii acestuia2

7


3/6

adaptarea conceperii &i implementrii proiectului, n funcie de a&teptrile potenialilor beneficiari2monitorizarea permanent &i formele de raportare (ofer informaia necesar unui management

corespunztor)2identificarea problemelor2identificarea e&ecurilor &i a soluiilor care s conduc la eliminarea acestora (prin negociere, prin

nlocuirea persoanelor responsabile, printr-o evaluare independent sau, n cazuri etreme, prinoprirea proiectului)2

modificarea rezultatelor planificate &i a obiectivelor proiectului cu unele realizabile!

'tapa . 'valuare final#cuprinde urmtoarele#evaluarea ndeplinirii integrale de ctre contractor a sarcinilor ncredinate (se face, de obicei, de

ctre o structur de evaluare independent de contractor sau de autoritatea contractant)2identificarea celor mai bune soluii pentru proiecte viitoare pe baza eperienei c&tigate2identificarea resurselor necesare pentru viitor (se are n vedere corectarea aprecierii acestora, n

funcie de suficiena sau de insuficiena acestora n proiectul desf&urat)2identificarea necesitilor pentru proiecte viitoare!

;intetiznd elementele sale caracteristice, proiectul poate fi definit astfel#

! Definiie:PROIECTUL reprezint un set de activiti desfurate ntr-o perioad detimp determinat p!anificate i contro!ate i care au drept scop producerea unei

sc"im#ri n #ine a situaiei #eneficiari!or or$anizaiei

esurse! 'entru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispoziie anumiteresurse! "in punct de vedere calitativ &i cantitativ, la conceperea proiectului s-a considerat c,

utilizate eficient, vor permite atingerea scopului! lat cele mai importante resurse care stau landemna unui manager#- 4esurse umane (ec$ipa de proiect),- 4esurse materiale (ec$ipamente &i bunuri),- 4esurse informaionale (informaiile, cuno&tinele cu privire la tema abordat, etc),- 4esurse financiare (bugetul alocat),- imp

4esursele sunt att o surs de putere ct &i de constrngere! *desea, ele funcioneaz alternativ - dacaveam timp, nu aveam nevoie de atia oameni2 dac aveam informaii, nu era nevoie de atia bani!'entru implementarea proiectului este necesar alegerea unei strategii care s dezvolte la maimum

capacitatea ec$ipei care l gestioneaz sau implementeaz, de utilizare a competenelor, ct &i aspiritului de ec$ip, prin responsabilitatea fa de un obiectiv comun &i necesitatea de a lucrampreun cu randamentul optim!oate proiectele trebuie s respecte un set de reguli de baz, cu toate c sunt confruntate, pe toatdurata lor de via, cu evenimente aleatorii, ca, de eemplu, unele sc$imbri n politica economic lanivel naional, care pot constitui factori de risc pentru realizarea acestora &i, prin urmare, necesitmsuri corective suplimentare!6at mai 0os cteva eemple de proiecte#

< lansarea pe pia a unui nou produs sau serviciu2< campanie de informare a tinerilor cu privire la consecinele fumatului2< organizarea unui festival de film studenesc2

< crearea &i lansarea unui nou site =eb adresat tinerilor2< ocuparea unei ni&e noi pe pia2< modernizarea unei ntreprinderi2< construirea sau modernizarea unui spital2

8


4/6

< modificarea organigramei sau sc$imbarea stilului de lucru ntr-o organizaie2< implementarea unui nou sistem informaional ntr-o organizaie2< construirea unui obiectiv (cldire, central electric, autostrad, cale ferat, bara0)2< derularea unei campanii electorale2< sc$imbarea grilei de programe la un post de televiziune2< realizarea unui film2< activitatea de cercetare cu un obiectiv bine delimitat (n domeniul &tiinelor socio-umane saun domeniul &tiinelor eacte)2< punerea pe picioare a unei ntreprinderi agricole sau zoote$nice2< nfiinarea unui ziar2< modernizarea procesului educaional ntr-o universitate!

rebuie menionat c finanarea proiectelor poate fi intern + organizaia are resurse suficiente sauetern + organizaia aplic pentru obinerea unei finanri din eterior!'roiectele care primesc finanare, mai ales cele care primesc finanri nerambursabile, sunt proiectenonprofit! ist, ns, proiecte care sunt gndite de la bun nceput n acest sens + al generrii de

profit, acest tip de proiecte fiind specific mediului de afaceri, dar nu numai!

Caracteristicile proiectelor

6at mai 0os cteva elemente caracteristice pentru proiecte#< timp limitat# nceputul &i sfr&itul proiectului sunt bine delimitate2< ecip# de proiect ad oc# ec$ipa de proiect se constituie n momentul apariiei ideii de proiect saun momentul obinerii finanrii2 n multe cazuri aduce mpreun persoane care nu au mai colaboratanterior, dar a cror pregtire &i eperien &i pregtire ntr-un anumit domeniu le recomand pentru

participarea n cadrul proiectului! ist cazuri n care ec$ipa de proiect poate fi alctuit dinpersoane provenind din instituii, organizaii diferite &i c$iar din ri diferite! > ec$ip de proiect

poate lucra c$iar &i n condiiile n care membrii si se ntlnesc numai periodic, innd legtura prine-mail, telefonic etc! pe parcursul derulrii proiectului!< o/iective precise, clar formulate2< re+ultate concrete, msurabile, unice (proiectul livreaz un produs sau un serviciu nou, unic,irepetabil)2< plan riguros (stabilit nainte de implementarea efectiv a proiectului)2< activit#i interdependente, intercondiionate< resurse limitate# resurse financiare (buget stabilit dinainte), resurse umane, ec$ipamente, dotri,sedii, materii prime &i materiale, informaie, prestigiu2< scim/are# derularea proiectului produce n mod obligatoriu o sc$imbare fa de starea iniial + dela nceputul proiectului2< risc# aciunile &i procesele specifice sunt caracterizate ntotdeauna de un grad de risc2managementul riscului prezint importan deosebit2 riscurile trebuie identificate c$iar din faza de

proiectare scriere, iar pentru fiecare, n funcie de impactul pe care, n condiiile n care ar aprea, l-ar avea asupra derulrii proiectului, trebuind s fie gsit o soluie, astfel nct rezultatul final s nufie afectat2< metodologie specific#2< strategie de de+voltare.n citat din ;un zu - .*rta rzboiului/ sun n felul urmtor#

Inteligena nu se asociaz niciodat cu ntrzierile; n timpul rzboiului, esenial este victoria, inu campaniile de durat"

.raducerea/ acestui citat n termeni de proiecte ar fi urmtoarea#- .evitai proiectele care se prelungesc n mod nedefinit,- mprii proiectele n subproiecte,

:


5/6

- stabilii puncte de rscruce (critice) pentru realizarea proiectului n care s v oprii pentru a verificace s-a ntmplat &i dac suntei acolo unde trebuie s fii,- permitei-le membrilor ec$ipei s obin victorii pariale,- artai-i finanatorului c se fac progrese!

1.3. Program. Diferenierea program - proiect

! Definiie: #$%&$'()* este definit ca fiind un ciclu sau set de activiti care este planificat icontrolat, n general fr un termen de nc+eiere precis delimitat, cu un aspect dinamic, careconstituie o abordare integrat pentru ndeplinirea misiunii i obiectivelor organizaiei"

'rogramul reprezint un grup de proiecte interdependente administrate n mod coordonatconcertatpentru a obine rezultate care nu ar fi posibile prin derularea de sinestttoare a fiecrui proiect n parte!;pre deosebire de proiect, un program#< vizeaz mai multe sc$imbri concomitente sau succesive2< nu este n mod obligatoriu delimitat precis n timp2

< are o durat n general mai mare2< un program poate include unul sau mai multe proiecterebuie avut n vedere &i faptul c programul reprezint un efort de atingere a unui obiectiv strategicde anvergur, cu raz lung de aciune (este cazul, spre eemplu, al unui program de con&tientizare a

pericolelor asociate fumatului)!>rganizaiile pot avea programe n cadrul crora, a&a cum am vzut mai sus, deruleaz mai multe

proiecte! 9odalitatea n care sunt gestionate programele fiind, de fapt, cea a proiectelor+ fiecareproiect va avea un manager de proiect, o ec$ip, resurse limitate etc!, cu alte cuvinte absolut toatecaracteristicile unui proiect, diferena fiind c un program cuprinde mai multe proiecte!

@oi vom aborda problema managementului de proiect, acesta putnd fi n orice moment aplicabil &iprogramelor!

--------------------------------%n afar de accepiunea prezentat mai sus e&ist i aceea aprogramelor de finanare'Un pro$ram de finanare reprezint moda!itatea prin care o or$anizaie sau instituie i propune sofere spri(in financiar a!tor or$anizaii instituii persoane fizice etc' n vederea imp!ementrii unor

proiecte'Pro$rame!e de finanare au i e!e o#iective o#iective care sunt atinse prin imp!ementarea proiecte!ordepuse spre finanare'

1.. !anagementul de proiect9anagementul proiectelor este un proces dinamic, desf&urat n mod &tiinific, prin care resurselenecesare sunt utilizate &i organizate ntr-o asemenea manier nct s conduc la ndeplinirea

obiectivele proiectului! An managementul proiectelor o parte din personalul pentru implementareaproiectelor poate fi anga0at temporar, n calitate de consultani, lipsind astfel permanena rolurilor!'ersonalul implicat n proiect poate avea diferite roluri de ndeplinit la momente diferite!'lanificarea n cadrul elementelor prestabilite, ca bugetul, durata de realizare, planul de baz, caresunt precizate la momentul structurrii proiectului prezint o importan fundamental!9anagementul

proiectelor se caracterizeaz prin trsturi proprii, care asigur succesul proiectelor! na dintretrsturi este aceea de a fi un proces comple& deoarece implic, pe lng cuno&tine economice &ite$nice de specialitate din domeniul specific fiecrui proiect, o gam larg de cuno&tine &i aptitudiniorganizatorice, astfel nct s coordoneze n paralel organizarea optim a timpului, conducereaec$ipei, precum &i administrarea celorlalte resurse!'entru asigurarea succesului proiectelor, o condiie esenial const n concentrareapermanent# a managementului proiectelor asupra %ndeplinirii o/iectivelor propuse, &i deci, asc$imbrii ntr-un mod organizat a situaiei eistente n vederea realizrii situaiei dorite! *ctivitateade management de proiect se desf&oar pe toat durata ciclului de via al proiectului, &i prive&tecontrolul acestuia n ntregime!

B


6/6

9anagementul proiectelor este deosebit de comple, deoarece reprezint sinteza a cel puin cincielemente#- de a pregti &i lansa proiectul2- de a conduce proiectul n sine2- de a organiza dezvoltarea &i implementarea proiectului2- de a asigura coerena aciunilor2- de conducere a monitorizrii &i evalurii!

*stfel,! Definiie: (''&-(-.)* #$%I-/.)*)I reprezint procesul de organizare isupraveg+ere a proiectului pentru a asigura realizarea acestuia conform planificrii, n limitelebugetului i conform specificaiilor stabilite"

9ai general se poate defini managementul de proiect ca activitatea ce are drept scop conducerearealizrii unui plan! "in aceast definiie pot fi trase trei concluzii#

3! 9anagementul de proiect este o activitate cu un scop specific!7! 9anagementul de proiect se refer la conducerea activitii de realizare a unui plan!8! 9anagementul de proiect se desf&oar n timp, din momentul n care este nceput activitatea deelaborare a planului care urmeaz a fi realizat &i pn n momentul realizrii evalurii finale vis-a-visde activitile derulate &i de succesulimpactul proiectului!'entru realizarea acestor deziderate, anumite funcii trebuie ndeplinite! 'rin urmare, nelegereafunciilor managementului este esenial pentru gestionarea eficient a proiectului! *ceste funcii suntdescrise n capitolul urmtor!

C

management proiectelor curs 1

Documents