management de proiect_o alta viziune
DESCRIPTION
cateva repre teoreticeTRANSCRIPT
INTRODUCERE în
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
curs 4
Lect. univ. dr. COSMINA MIRONOV
FPSE, UB
1
2
CÂND VORBIM DESPRE UN PROIECT?
3
De ce acţionăm?
Care sunt riscurile?
Ce anume va fi realizat?
Când va fi realizat?
Cine va fi implicat?
Cât va costa?
Care sunt beneficiile?
Ar trebui să acţionăm?
Cât de bine va fi realizat?
CÂND VORBIM DESPRE UN PROIECT?
4
Concept
Definiţia proiectului
Echipa proiectului
Planul proiectului
Organizarea
proiectului
Părţi interesate
Iniţiere
Control
Evaluare
Încheiere
De ce acţionăm?
Care sunt riscurile?
Ce anume va fi realizat?
Când va fi realizat?
Cine va fi implicat?
Cât va costa?
Care sunt beneficiile?
Ar trebui să acţionăm?
Cât de bine va fi realizat?
CÂND VORBIM DESPRE UN PROIECT?
Exemple de proiecte – din viața de student
- Planul personal...
- Planul profesional...
Exemple de proiecte – din viața de student
- Planul personal...
Proiectarea, achiziția de mobilier și echipamente pentru o
reședință nouă (mutarea într-un nou spațiu locativ, ex. cămin);
Planificare familială.
Exemple de proiecte – din viața de student
- Planul profesional...
Planificarea carierei
Lucrarea de licență
Organizarea unor evenimente: conferințe/ școli de vară/
festivități de absolvire
Organizarea și livrarea unor cursuri de formare profesională
MANAGEMENTUL DE PROIECT
Managementul de proiect se referă la modul cel mai
eficace de implementare a unei schimbări fie că este vorba
de lucruri, fie de persoane. Orice instituţie implicată în
schimbare, fie şi într-o mică măsură, are nevoie de
managementul prin proiect.
9
CE ESTE UN PROIECT ?
Orice sarcină care poate fi definită în termeni de
Obiective
Resurse
Activităţi
Rezultate
Conform definiţiilor date, proiectul constă în “alocarea resurselorîn vederea atingerii unor obiective specifice, urmărind o abordareplanificată şi organizată”. (Lientz şi Rea, 1998)
TRIUNGHIUL PROIECTULUI
10
Un proiect reprezintă un efort desfăşurat în timp pentru a produce un
produs, un serviciu sau un rezultat unic. Indiferent de tipul de
proiect, acesta va avea cel puţin următoarele elemente componente inter-
relaţionate:
Un scop specific
O desfăşurare temporală
Resurse necesare (umane, materiale şi financiare).
Scop (produs, serviciu, rezultat)
TIMP RESURSE (UMF)
TRIUNGHIUL PROIECTULUI
11
Un scop specific – elaborarea/producerea unui produs, serviciu, rezultat.
!!! Este indicat să fie specificată atât natura propriu-zisă a ceea ce urmează să
fie dezvoltat, cât şi caracteristicile dezirabile – traduse şi în indicatori de
calitate.
O desfăşurare temporală – timpul dedicat implementării proiectului aşa cum
este el reflectat de planificarea iniţială a proiectului.
Resurse necesare (umane, materiale şi financiare).
Alte perspective adaugă şi riscul (definit ca posibilitate ca pe parcursul
implementării să întâmpinăm obstacole care să ne fac să “derapăm” de la
proiectul iniţial)
ATRIBUTELE GENERALE ALE PROIECTULUI
Noutatea
Complexitatea
Cadrul legal
Interdisciplinaritatea
Diviziunea muncii
Există o foarte mare varietate de proiecte. Orice încercare de
epuizare a subiectului va avea totdeauna dezavantajul limitării.
Pot fi clasificate astfel:
1. După amploarea lor
2. După domeniul obiectivului şi activităţilor proiectului
13
TIPURI DE PROIECTE
1. După amploarea lor:
personale
organizaţionale;
locale (localitate, judeţ, grup de judeţe);
naţionale;
regionale (proiectul este de interes pentru mai multe judeţe din regiunea
geografică respectivă);
internaţionale.
14
TIPURI DE PROIECTE
2. După domeniul obiectivului şi activităţilor proiectului:
Proiecte de investiții, proiecte industriale; proiecte ştiinţifice (de cercetare-
dezvoltare); proiecte comerciale; proiecte educaţionale; proiecte culturale;
proiecte ecologice; proiecte de management.
15
TIPURI DE PROIECTE
Număr de beneficiari:
Restrâns;
Mare.
Timp:
Pe termen scurt;
Pe termen mediu;
Pe termen lung.
Gradul de complexitate al unui proiect este dat de tipul de obiective, de
numărul sarcinilor presupuse a fi îndeplinite, de mărimea grupului ţintă, de
numărul şi intensitatea riscurilor/ constrângerilor care apar pe parcursul
desfăşurării sale.
16
TIPURI DE PROIECTE
PROIECTAREA PROIECTELOR EDUCATIONALE
Reprezintă o activitate anticipativă multidimensională, rezultând (cf.
Bunăiaşu, 2009, p. 50):
componenta structurală – variabile ale programelor, proiectelor şi relațiile
dintre acestea;
componenta procesuală – etape, strategii şi metodologii ale managementului de
proiect;
componenta produselor – integrarea celor două componente anterioare în
cadrul proiectelor educaționale.
17
18
DIFERITELE ETAPE ALE ALCĂTUIRII
UNUI PROIECT
Orice proiect conţine următoarele ETAPE:
1. Asigurarea unui consens în ceea ce priveşte proiectul
2. Clarificarea obiectivelor
3. Căutarea soluţiilor posibile
4. Propuneri
5. Revederea planului proiectului şi aprobarea lui
6. Punerea proiectului în practică
7. Evaluarea proiectului
MANAGEMENTUL PROIECTELOR și Ciclul de viață
curs 5
Lect. univ. dr. COSMINA MIRONOV
FPSE, UB
19
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
MP este un instrument de planificare, coordonare, realizare si control al
activitat ilor complexe din structurile industriale, comerciale, sociale,
culturale si politice moderne.
Orice activitate modernă este privită ca un proiect modern, cu un
caracter complex, care impune o viziune nouă începând cu analiza
necesităților proiectului si terminând cu reutilizarea
eficientă a rezultatelor proiectului.
20
MP constă în planificarea, organizarea şi gestionarea
(controlul) activităților şi resurselor, urmărindu-se atingerea
unui anumit obiectiv, în condiţiile existenţei unor constrângeri
referitoare la timp, resurse şi costuri.
21
DEFINIREA MANAGEMENTULUI DE PROIECT
Obiectivele sunt acele scopuri cuantificabile ce trebuie atinse pentru ca
proiectul să poată fi considerat un succes.
Activitățile sunt procese ce au o dată de început şi una de sfârşit. De
îndeplinirea fiecărei sarcini în parte depinde atingerea obiectivelor
proiectului.
Resursele constau în oamenii, echipamentele, materialele şi banii necesari
îndeplinirii unei sarcini din cadrul proiectului.
Constrângerile sunt acei factori care limitează
posibilitățile de opţiune ale echipei.
22
DEFINIREA MANAGEMENTULUI DE PROIECT
DEFINIREA MANAGEMENTULUI DE PROIECT
23
MP include patru (-cinci) tipuri de procese:
De iniţiere a proiectului: clarificarea nevoilor, definirea aşteptărilor şi a resurselor, precum şi identificarea grupurilor care ar putea să îşi asume un anumit rol în cadrul proiectului.
De planificare: detalierea scopului, a cadrului temporar, a resurselor şi a riscurilor, a modalităţilor de comunicare în cadrul proiectului, de asigurare a calităţii, de achiziţie a bunurilor.
De execuţie: stabilirea şi managementul echipei de proiect, comunicarea cu şi managementul grupurilor implicate şi implementarea activităţilor planificate.
De monitorizare şi control: urmărirea performanţelor şi asigurarea acţiunilor necesare pentru succesul proiectului.
De încheiere: finalizarea tuturor activităţilor proiectului.
Bunele practici privind managementul proiectelor susțin diviziunea
proiectului în faze distincte:
Pentru a oferi un control managerial optim;
Pentru a stabili legături adecvate între parteneri/echipa de proiect și beneficiari.
Împreună, toate fazele proiectului formează ciclul de viață al proiectului.
În general, considerăm că proiectele au 4 faze:
Inițierea proiectului
Planificarea proiectului
Implementarea proiectului însoțită de procese adecvate de monitorizare
și control
Încheierea proiectului
24
FAZELE/CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI
Fiecare fază a proiectelor se caracterizează prin realizarea unuia
sau mai multor livrabile:
Un livrabil al proiectului reprezintă o acțiune a proiectului tangibilă,
măsurabilă;
Parte a unei abordări logice secvențiale, de tip pas cu pas, în vederea
finalizării cu succes a proiectului
la timp – respectând bugetul – respectând standardele de
calitate impuse.
25
FAZELE/CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI
2. Planificarea
proiectului
4. Încheierea
proiectului
1. Inițierea
proiectului
3.Implementarea
proiectului
Ciclul de viață
al proiectului
Definirea
proiectului
Planificare
detaliatăMonitorizare și
control
Evaluare post-
implementare
26
FAZELE/CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI
De multe ori are un caracter informal
include identificarea problemelor, a variantelor de soluții, evaluarea
opțiunilor potențiale.
Ar trebui să facem …?, (analiză de costuri – beneficii şi modalităţi de abordare)
Putem să facem …. ? (este tehnic fezabil? sunt resursele disponibile?)
Analiza cost-beneficiu reprezintă o evaluare comparativă a TUTUROR
beneficiilor pe care le anticipăm ca rezultând din proiect şi TOATE costurile
implicate in implementarea acestuia.
!!! Beneficiile pot fi exprimate în bani sau în valoare adăugată calitativă.
!!! Costurile însoţesc toate etapele unui proiect şi pot fi de tip nerecurent sau recurent, pentru
diferite categorii.
!!! Atenţie la costurile implicate de a nu face un proiect!!!
27
FAZA DE INITIERE
28
Activitățile specifice fazei de inițiere sunt:
analiza de nevoi;
stabilirea de obiective;
analiza cost beneficiu;
studiul de fezabilitate;
specificații funcționale legate de activităţi, procese;
dezvoltarea unui scenariu (cel puţin);
compararea de alternative.
FAZA DE INITIERE
Faza de planificare presupune elaborarea unui plan detaliat care să
descrie modul în care echipa de proiect va atinge obiectivele
dezirabile.
Sarcinile principale în faza de planificare:
identificarea punctuală a rezultatelor intenţionate (inclusiv cantitativ);
identificarea și planificarea concretă a echipei de proiect (a sarcinilor și
responsabilităților);
identificarea activităților critice pentru succes și a riscului;
estimarea bugetului;
identificarea riscurilor;
strategia de comunicare la nivelul echipei de proiect şi beneficiarii;
strategia de asigurare a calităţii.
29
FAZA DE PLANIFICARE
Activitățile importante ale acestei faze sunt:
Comunicarea cu finanțatorul, beneficiarul și la nivelul echipei de management;
Revizuirea progresului/desfăşurării activităţilor şi atingerii rezultatelor proiectate;
Monitorizarea costurilor, a modului de utilizare a resurselor;
Controlul calității;
Modul de implementare al schimbării.
Aceasta este etapa când apar produsele proiectului, esențiale pentru
succesul proiectului.
30
FAZA DE EXECUTIE SAU IMPLEMENTARE
31
Din perspectiva monitorizării şi a controlului această etapă
presupune:
Compararea progresului, a performanţelor parţiale la obiectivele finale
proiectate;
Soluţionarea situaţiilor problematice, a celor de risc sau criză pe
măsură ce acestea apar;
Informarea tuturor persoanelor interesate de demersul proiectului
(echipă proiect, grup ţintă, finanţator).
FAZA DE EXECUTIE SAU IMPLEMENTARE
Această etapă este crucială pentru succesul pe termen lung
al proiectului.
Importanța evaluării finale pentru proiect:
finanţatorul acceptă că proiectul este satisfăcător;
documentația proiectului trebuie încheiată;
trebuie întocmit un raport referitor la proiect, pentru ca alte persoane
interesate să poată învăța din el;
trebuie introduse aranjamentele pentru continuitate;
bugetul trebuie închis;
personalul proiectului trebuie realocat.
32
FAZA DE ÎNCHIDERE SAU FINALIZARE
Unicitate;
Au desfășurare temporară;
Resurse limitate și definite (financiare, umane, materiale);
Implică un element de risc;
Presupun realizarea unei schimbări benefice.
Un proiect reprezintă un efort unic de elaborare a unui ansamblu de
livrabile (activități și produse) în cadrul unui cadru temporal dat,
respectând constrângerile de tip financiar și de calitate.
33
In loc de concluzii...
CARACTERISTICILE PROIECTELOR
Managementul proiectului
Activitate de planificare, organizare, monitorizare
și control
Conține totalitatea sarcinilor, tehnicilor și măsurilor
specifice calității de leadership
În scopul realizării obiectivelor în limita
coordonatelor:
Timp
Cost
Performanță
Managementul proiectului
Activitate continuă pe toată perioada derulării proiectului
Diferit de activitatea de conținut
2 aspecte:
Funcțional
Proces economic cu următoarea succesiune de subprocese:
Demarare/start
Implementare: coordonare, control
încheiere
Instituțional
Echipa
Relaționare echipă proiect –organizație/-i
Justificarea existenţei proiectului
Un proiect poate fi justificat atunci când:
Va rezolva o problemă;
Va îmbunătăţi condiţiile unui anumit grup care are nevoie de ajutor;
Va realiza schimbările dorite;
Beneficiul proiectului va depăşi costurile;
Proiectul ia în considerare scopurile finanţatorului;
Proiectul are şanse mari de succes;
Există obiective clare ale proiectului care pot fi măsurabile;
Proiectul este cea mai bună soluţie de rezolvare a problemelor;
Proiectul este fezabil (realizabil, posibil).
Abordări - lucrări în managementul
proiectelor
PM BoK® (Project Management Body of Knowledge) de la
Project Management Institute (PMI)
ICB – international Competence Baseline de la International
Project Management Association (IPMA)
TEMA de studiu 2
Identificați 3 proiecte in domeniul educațional și analizați site-urile acestora (repere în analiza de site: prezentare,
scop și obv., grupuri țintă, activități-acțiuni, etc.)).
Stabiliți elemente comune și elemente diferențiatoare.
APLICAȚIE
APLICATIE
Ce este Mind Map?
Mind Map este o tehnica grafica de reprezentare a ideilor,
folosind cuvinte, imagini, simboluri si culori. In anumite
situatii (o anumita activitate/problema/situatie/task etc.)
apar foarte multe ganduri, uneori unele idei sunt inlocuite
de altele, fiind nevoit astfel sa va reorganizati si reordonati
ideile. Mind Mapping este foarte usor de invatat.
APLICATIE
De ce sa invatam Mind Mapping?
Mind Map sporeste calitatea gandirii.
Ajuta sa sistematizati gandirea, realizand o reprezentare
vizuala de ansamblu, aratand conexiunile dintre idei si
facilitand realizarea de sinteze.
Este foarte util pentru gandirea creativa, permitand accesarea
de inteligente multiple si generarea de noi idei.
Mind Map va ajuta sa va organizati atat ideile proprii cat si
cele ale celor de langa dvs. Va ajuta sa va organizati informatia
acumulata din carti, workshop-uri si intalniri.
Crearea de Mind Map-uri duce la cresterea capacitatii de
memorare si invatare.
42