TIME SHEET

UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social European

GUVERNUL ROMNIEI

Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie

Programul Operaional

Dezvoltarea Capacitii Administrative

Proiect cofinanat din Fondul Social European

Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative 2007 - 2013Axa prioritar: 2. mbuntirea calitii i eficienei furnizrii serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizareDomeniul major de intervenie: 2.2., operaiunea Sprijinirea iniiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor publiceTitlu proiect: Reeaua de funcionari creni eficien i calitateNumr de referin: PO DCA/Cod SMIS 11132

STRATEGIA DE MODERNIZARE A INSTITUIEI 2011-2013COMUNA VRDIA JUDETUL CARAS-SEVERIN I. Contextul intern

Analiza potentialului uman si a resurselor materiale si financiare au impus realizarea Strategiei de modernizare a instituiei Comunei Varadia pe perioada 2011-2013 si aplicarea la nivelul instituiei a unor msuri care s asigure reforma institutional.

Instituia Comunei Varadia si desfsoar activitatea prin Legea administraiei publice locale nr.215/2001, prin alte acte normative uzuale n activitatea administraiei publice locale precum i prin propriul Regulament de organizare i funcionare.

n conformitate cu legislatia existent, instituia are urmtoarele misiuni principale mbuntirea calitii serviciilor publice i sporirea capacitii de a furniza

noi servicii;

Dezvoltarea capacitii de accesare i management al fondurilor de

dezvoltare interne i externe, n special a fondurilor europene.

Scop:

Scopul dezvoltrii capacitii administrative la nivelul comunei Varadia este

mbuntirea managementului n administraia local prin fundamentarea planificrii resurselor, stabilirea obiectivelor, activitilor i a procedurilor care n final s ofere cetenilor servicii i utiliti la standarde de calitate i s faciliteze procesul de dezvoltare economic local. Scopul declarat al unei administraii comunale moderne este acela de satisfacere al interesului tuturor cetenilor unitii noastre administrativ-teritoriale, prin intermediul unei structuri flexibile i un nalt profesionalism al angajailor.

Valori: -profesionalismul functionarilor;

-transparent n informare;

-corectitudine;

-eficient n solutionarea problemelor;

-flexibilitate.

Obiectiv general:

Modernizarea sistemului informational al institutiei si cresterea calittii serviciilor oferite cettenilor

Obiective specifice:

-realizarea unei pagini web pentru oferirea de informatii cettenilor;

-introducerea evidentei electronice n circuitul documentelor si n procesul de arhivare al acestora.

II. Analiza diagnostic - ANALIZA SWOT - Elaborarea analizei SWOT pe baza informaiilor colectate i a experienei celor din grupul de lucru (promotorul reformei i va constitui un grup propriu de lucru la nivelul instituiei din care provine). PUNCTE TARIOPORTUNITTI

-existenta resursei umane tinere, alturi de personalul cu experient-implicarea Guvernului n reforma administratiei publice locale

-asigurarea unor relatii optime de parteneriat social cu ONG-uri, IMM-uri si alte institutii-sprijin acordat de autorittile judetene si centrale n scopul cresterii capacittii de absorbtie a fondurilor structurale prin organizarea de cursuri si consiliere n elaborarea de proiecte

-comunicarea eficienta atat din partea conducerii cat si din partea angajatilor -existenta compartimentului de dezvoltare locala

PUNCTE SLABEAMENINTRI

-insuficienta noilor tehnologii ale informatiei si comunicatiilor la toate nivelele structurii institutionale

-activitate de comunicare cu cettenii ngreunat

-lipsa motivatiei financiare si migrarea functionarilor publici spre sectoare de economice mai bine remunerate

-aparitia unor situatii care pot afecta modernizarea si eficientizarea activittii primriei, datorit lipsei tehnicii de calcul

- nu exista departament de informatizare la nivelul institutiei

- dese modificari legislative in aceleasi domeni de activitate

III. Analiza strategic

Corelnd punctele slabe cu ameninrile reies problemele de la nivelul institutiei (ele vor fi mai multe si vor fi prioritizate funcie de anumite criterii importana, bugetul, etc.). Situaia negativ ilustrat de arborele problemelor este transpus ntr-o situaie mbuntit, prin reformularea pozitiv a problemelor identificate. Aceste formulri pozitive devin astfel obiective, iar arborele problemelor va deveni, n oglind arborele obiectivelor;Probleme critice identificate

1.Probleme critice generale identificare

-lipsa pregtirii continue a personalului pe domenii de activitate, prin participare la sesiuni de formare si instruire, datorit fondurilor limitate alocate n acest sens;

-inexistenta unui sistem electronic de management al documentelor, etc.

2.Probleme critice specifice identificate

-lipsa unei baze de date comun cu serviciile publice deconcentrate;

-imposibilitatea de motivare suplimentar a angajatilor, etc.

Dup identificarea i prioritizarea problemelor, innd cont de oportuniti i puncte tari se definete pentru fiecare problem un obiectiv specific. Obiectivele sunt de fapt direciile strategice de dezvoltare pe o perioad dat.Obiective identificate si activitti de modernizat

1.mbunttirea activittii desfsurate de instituie Pregtirea profesional a functionarilor

Obiectiv: Cresterea nivelului de pregtire profesional a functionarilor publici

Activitti:

-elaborarea unui plan anual de formare continu a functionarilor

-participarea anual a functionarilor la sesiuni de formare si instruire pe domeniul specific de activitate;

-promovarea eticii profesionale n sectorul public.

Organizarea internObiectiv: mbunttirea comunicrii n cadrul institutieiActivitti:

-ntlniri sptmnale ale functionarilor publici si personalului contractual cu sefii ierarhici .

Obiectiv: Eficientizarea arhivrii documentelor

Activitti:

-ordonarea dosarelor pe problematici si a lucrrilor ndosariate n functie de datele nregistrrii;

Obiectiv: Crearea unui sistem electronic de management al documentelor

Activitti:

-implementarea unui sistem electronic, computerizat de circulatie a documentelor care intr si ies din institutie, care s permit reducerea timpului de solutionare, eliminarea ntrzierilor de rspuns si o gestiune eficient a documentelor.

Managementul resurselor umaneObiectiv: Gestionarea eficient a timpului de lucru pe fiecare post

Activitti:

-analizarea fisei postului si redistribuirea sarcinilor fiecrui angajat, acolo unde este cazul, pentru gestionarea mai eficient a timpului de lucru cu stabilirea si respectarea criteriilor de performant pentru fiecare post n parte;

-elaborarea de rapoarte de activitate pentru fiecare salariat .

Raportul administratiei-cetteanObiectiv: Cresterea transparentei activittii institutiei

Activitti:

-informarea cettenilor cu privire la competentele si atributiile institutiei;

-mbunttirea circulatiei informatiei ctre cettean;

-promovarea unor noi servicii pentru cetteni (punct de informare; adresa de e-mail; pagina web; telefonul cetteanului, etc.);

-organizarea de ntlniri cu sectorul IMM si ONG.

Noile tehnologii ale informatiei si comunicriiObiectiv: Tehnologizarea institutiei, cresterea eficientei actului administrativ

Activitti:

-dotarea cu tehnic de calcul, astfel nct fiecare functionar s aib propriul calculator la care s acceseze documentatia de specialitate, legislatia n domeniu, s-si elaboreze materialele si documentele

-dezvoltarea si modernizarea retelei informatice.

2.mbunttirea calittii serviciilor cu impact direct asupra cetteanului

Managementul resurselor umaneObiectiv: Perfectionarea personalului care se ocup de relatiile cu cettenii

Activitti:

-participare la sesiuni si training-uri de specialitate;

-accesul functionarilor la literatura de specialitate.

Organizare internObiectiv: Asigurarea transparentei actului administrativ

Activitti:

-cresterea capacittii compartimentelor care au relatii directe cu publicul pentru a gestiona corespunztor problemele cettenilor;

-elaborarea de materiale de promovare a comunei a serviciilor oferite de institutie.

Ca urmare a prioritizrii problemelor se prioritizeaz, firesc i obiectivele, urmnd finalizarea strategiei.

IV. Redactarea documentelor finale Finalizarea strategiei i elaborarea planului multianual de modernizare aferent.Strategia nu este complet fr un plan de aciune amnunit Planul multianal de modernizare PMM)- prin care s se stabileasc msurile i aciunile care conduc la atingerea fiecrui obiectiv preluat din strategie, cu alocarea de resurse umane, de timp i financiare pentru fiecare dintre acestea. n cadrul planului multianual de modernizare pentru implementarea strategiei, obiectivele odat definite sunt preluate n planul tabelar i detaliate n cele mai mici amanunte respectiv n aciunile care vor fi cpta un caracter foarte concret. Se poate constata c fiecare aciune are un termen limit i un responsabil, astfel nct la implementarea strategiei este foarte simplu de urmrit modul de realizare i se pot face ajustri atunci cnd este cazul. V.Proceduri de implementare, monitorizare si evaluare a strategiei de modernizare

Directiile de actiune cuprinse n strategia de modernizare a instituiilor (institutia prefectului, consiliul judetean, servicii deconcentrate, primrii), precum si activittile prevzute n Planul multianual de modernizare vor fi puse n aplicare de ctre fiecare serviciu/compartiment care si le-a propus si vor fi monitorizate permanent de ctre grupurile de lucru constituite n acest sens, ca instrument de implementare, care va evalua periodic problemele ntmpinate si progresele nregistrate.Grupurile de lucru sunt formate din functionari publici care au stabilitate astfel nct strategia elaborat s reziste n timp si s-si urmeze calea spre realizarea unei reforme reale.

Principalele functii si atributii ale grupurilor de lucru legate de strategia de modernizare sunt:

-identificarea problemelor si a obstacolelor din calea transformrii sau a ocaziilor propice reformei;

-urmrirea progreselor si prezentarea lor n cadrul unor rapoarte adresate conducerii institutiei;

-realizarea unei comunicri permanente cu mass-media si cu cettenii n vederea mbunttirii imaginii serviciilor oferite cettenilor;

-operarea de modificri n strategie si n planul multianual de modernizare, atunci cnd va fi cazul si actualizarea acestora n functie de modificrile si cerintele ulterioare.Obiectivele propuse n strategia de modernizare, precum si activittile prevzute vor fi puse n aplicare de ctre fiecare serviciu public deconcentrat si primrie si vor fi monitorizate permanent de ctre grupul de lucru din cadrul institutiei respective, desemnat prin decizia conductorului institutiei. PRIMAR, pSECRETAR,

MUSA DANUT IONEL CLIMESCU CIPRIAN MARIAN

4