- UNIVERSITATEA SPIRU HARET -

FACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

BUCURESTI

Programul de studii postuniversitare de masterat - Audit Financiar Contabil

„Realizarea misiunii de audit intern, entitati economice (identificarea, analiza, evaluarea

si documentarea informatiilor, reguli privind dosarele de lucru, accesul si pastrarea

dosarelor misiunii de audit intern)”

Autor :

Indrumator stiintific

- Bucuresti - 2009

- CUPRINS -

pag

INTRODUCERE………………………………………………………………………………….

CAPITOLUL I – Audit intern – notiuni generale, metodologie si reglementari......................

1.1 Aparitia si evolutia auditului intern………………………........................................................

1.2 Auditul intern – concepte si trasaturi…………. .........................................................................

1.3 Functia de audit intern – locul in entitate...................................................................................

1.3.1 Control intern versus audit intern..............................................................................

1.3.2 Prezentarea, in paralel, a conceptelor de audit intern si control financiar de

gestiune – forma a controlului financiar propriu al agentilor

economici……………………….........…………………….............................................

1.4 Obiectivele si sfera de activitate a auditului intern. Tipuri de audit intern ………....................

1.5 Planificarea auditului intern………………………………........................................................

1.6 Carta auditului intern si codul privind conduita etica a auditorului intern …............................

1.7 Organizarea si desfasurarea auditului intern in Romania...........................................................

1.8 Reglementari in domeniul audit intern………………………....................................................

CAPITOLUL II – Misiunea de audit intern – etape, proceduri si documente……………….

2.1 Pregatirea misiunii de audit intern…………. ..........................................................................

2.2 Interventia la fata locului………………………………………………………………………

2.3 Raportul de audit intern………………………………………………………………………..

2.4 Urmarirea recomandarilor……………………………………………………………………...

CAPITOLUL III – Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema „De a

da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor

interne si a legislatiei in vigoare” ………………………………………..………………………

CONCLUZII FINALE ALE LUCRARII .......................................................................................

BIBLIOGRAFIE..............................................................................................................................

ANEXE.............................................................................................................................................

3

4

4

5

6

6

7

9

9

10

11

12

13

15

18

21

23

24

36

40

41

2

- INTRODUCERE -

Intreprinderile si organizatiile sunt in permanenta confruntate cu imbunatatirea performantelor

lor, managerul intreprinderii punandu-si in mod normal intrebari privind bunul control asupra

functionarii organizatiei. Din acest punct de vedere, functia de audit intern ofera fie siguranta

rezonabila ca operatiunile desfasurate si deciziile luate sunt sub control si ca in acest fel contribuie la

realizarea obiectivelor intreprinderii, fie ofera recomandari pentru a remedia situatia.

Asadar, este o functie deosebit de utila pentru responsabili, oricare ar fi nivelul lor de

responsabilitate, ceea ce explica dezvoltarea sa pe parcursul ultimelor doua decenii, inclusiv extinderea

domeniului de actiune asupra eficacitatii si performantei dincolo de simpla conformitate.

Prin structurarea acestei lucrari s-a urmarit acoperirea atat a planului teoretic – notiuni generale,

reglementare si standardizare, cat si al practicii profesiunii de auditor intern – metodele si instrumentele

utilizate in activitatea de audit; realizarea misiunii de audit intern - etapele, procedurile si documentele

utilizate.

Drept studiu de caz, lucrarea analizeaza realizarea misiunii de audit intern cu tema „De a da

asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne si a

legislatiei in vigoare” la o societate.

3

CAPITOLUL I – AUDIT INTERN – NOTIUNI GENERALE, REGLEMENTARE SI

STANDARDIZARE

1.1. Aparitia si evolutia auditului intern

Termenul de „audit” provine din latinescul “audire”, care înseamnă “a asculta”.

Utilizarea acestui termen în accepţiunea folosită în prezent este relativ recentă şi s-a folosit

pentru prima dată în Statele Unite ale Americii, când întreprinderile erau afectate de recesiunea

economică şi trebuia să plătească sume importante pentru auditorii externi care efectuau certificarea

conturilor întreprinderilor cotate la Bursă.

Întreprinderile au început să-şi organizeze compartimente de audit intern proprii, în special

pentru reducerea cheltuielilor, prin preluarea efectuării lucrărilor pregătitoare din interiorul entităţii, iar

pentru realizarea activităţii de certificare au apelat în continuare la cabinete de audit extern, care aveau

dreptul la o supervizare a activităţii întreprinderilor.

În evoluţia auditului intern putem marca următoare puncte importante:

Auditul conturilor a fost atestat pentru prima dată ca practică curentă pe continentul european

în Grecia Antică şi apoi în Imperiul Roman. Sistemul atenian de finanţe publice prevedea şi auditori

guvernamentali care examinau evidenţele tuturor celor care erau responsabili cu administrarea banilor

publici, în special la expirarea mandatului lor.

După căderea imperiului roman, perioada de invazii barbare a determinat un regres al vieţii

economice şi sociale în Europa. Oraşele italiene au fost primele care şi-au revenit din punct de vedere

economic, preluând auditul ca o practică curentă. Obiectivul auditului rămâne însă neschimbat,

urmărindu-se prevenirea fraudelor.

Până în secolul XVI, practicile de audit aveau ca scop principal verificarea integrităţii

administratorilor, nu calitatea înregistrărilor. Auditul nu se baza pe controlul intern şi nici nu avea ca

scop, fie şi secundar, verificarea contabilităţii în sine (ca mod de înregistrare a tranzacţiilor).

După declanşarea Revoluţiei Industriale, datorită dezvoltării afacerilor s-a schimbat radical

atitudinea vizavi de sistemul contabil. Contabilitatea începe să fie standardizată într-o oarecare măsură,

iar rezultatele controlului intern încep să fie utilizate în cadrul procedurilor de audit, însă auditul

continua să se bazeze pe o verificare exhaustivă a tranzacţiilor în scopul detectării fraudelor.

După mijlocul secolului XIX, proprietarii încearcă să verifice ei însişi corectitudinea

managerilor, dar îşi dau seama că verificarea conturilor necesită un personal calificat, care, în acelaşi

timp, să fie independent faţă de conducerea companiei verificate. Din acest moment profesia de

auditor începe să capete un avânt considerabil, datorită cererii tot mai mari de profesionişti cu statut

independent.

4

Obiectivele auditului încep să capete noi valenţe. Dacă până atunci se punea accent pe

verificarea situaţiilor financiare, urmărindu-se dacă s-au înregistrat toate tranzacţiile întreprinderii,

reflectarea corectă a acestora în registre şi în bilanţ, din 1904 s-a decis ca auditorul să verifice şi

existenţa fizică a activelor întreprinderii

Dezvoltarea auditului din Marea Britanie de-a lungul secolului XIX, ca rezultat al revoluţiei

industriale şi al creşterii capitalului, a influenţat profund evoluţia profesiei de auditor în Statele

Unite. Chiar dacă, până în anul 1932, practica americană de audit a cunoscut o puternică influenţă

britanică, în prima decadă a secolului XX, profesia de auditor a luat un avânt considerabil în America,

dezvoltându-se ca profesie de sine stătătoare.

Auditul american a evoluat foarte rapid către utilizarea “testelor de audit” ca proceduri

adaptate ritmului de expansiune a afacerilor de pe piata americană. În paralel cu verificarea prin sondaj,

se utilizează şi tehnica verificării tranzacţiilor prin confirmări de la terţi. Americanii au fost primii

care au început uniformizarea şi standardizarea practicilor de audit încă din anul 1917.

După anul 1950 auditul a cunoscut o perioadă de progrese importante, primul şi cel mai

important obiectiv al auditului rămânând determinarea gradului de fidelitate al situaţiilor financiare.

Putem concluziona că auditul a evoluat în timp de la o verificare exhaustivă a tranzacţiilor în

vederea detectării fraudelor, către o verificare prin sondaj, în scopul depistării principalelor riscuri ale

entităţilor şi evaluarea controlului intern care s-a organizat şi se exercită la nivelul acestora.

1.2. Auditul intern – concepte si trasaturi

Funcţia de audit intern are trei puncte de ancorare în existenţa entităţii:

Acordă consiliere managerului;

Acordă ajutor salariaţilor fără a-i judeca;

Se manifestă independent la nivelul entităţii.

a) Acordă consiliere managerului

Ceea ce deosebeşte auditul intern de orice altă funcţie de control din cadrul unei entităţi este

însăşi competenţa acestuia de a consilia managerul, de a-i oferi asistenţă pentru a-i permite acestuia să-

şi administreze mai bine activităţile.

b) Acordă ajutor salariaţilor fără a-i judeca

Auditul intern are în vedere îmbunătăţirea performanţei existente şi nu judecarea sistemului de

control intern.

c) Este o funcţie independentă

Independenţa auditului intern îmbracă două forme:

●independenţa structurii de audit în sensul că acesta trebuie să funcţioneze subordonat celui mai înalt

nivel ierarhic;

5

●independenţa auditorilor, în sensul că aceştia nu trebuie încărcaţi cu sarcini care nu ar trebui să le

revină.

Principalele trăsături ale auditului intern sunt următoarele:

universalitatea;

independenţa;

periodicitatea.

a) Universalitatea constă în faptul că auditul intern se organizează şi funcţionează în toate

organizaţiile indiferent de obiectul de activitate al acesteia. Domeniul de activitate al auditului intern îl

constituie toate activităţile desfăşurate în cadrul unei entităţi.

b) Independenţa auditului constă faptul că acesta nu trebuie să acţioneze sub vreo constrângere

manifestată din partea managementului sau a oricăror alţi factori de decizie dintr-o entitate.

c) Periodicitatea se traduce prin aceea că auditul intern este o funcţie stabilă, ce se realizează în

baza unui plan de audit strategic.

1.3. Functia de audit intern – locul in entitate

►Funcţia de audit, aşa cum există ea în zilele noastre în întreprinderi, este de fapt o funcţie

nouă cu particularităţi unice şi care nu se confundă cu nici un precedent istoric. În acelaşi timp este o

funcţie universală şi o funcţie periodică.

►Este o funcţie universală deoarece se aplică tuturor organizaţiilor, dar este o funcţie

universală şi pentru că se aplică tuturor Funcţiilor acolo unde aceasta se exercită.

►Este o funcţie permanentă în cadrul întreprinderii, dar este o funcţie periodică pentru cei

care se întâlnesc cu acest fenomen. „Cei auditaţi” (şefi de serviciu, şefi de departamente, directori)

primesc auditorii în misiune pentru 1 săptămână, 2 săptămâni sau 3 luni. După terminarea misiunii,

auditorii pleacă. Vor reveni peste 2 ani, 3 ani sau 5 ani conform unei frecvenţe care va ţine cont de

importanţa riscului în activitatea auditată. Deci, funcţie cu întreruperi în măsura în care activitatea nu se

desfăşoară în permanenţă în acelaşi loc.

Aceste trei caracteristici ale funcţiei de audit intern: noutate, universalitate, periodicitate

sunt acum însuşite şi recunoscute. Această evoluţie nu s-a produs nici uniform, nici brusc. Puţin câte

puţin, funcţia şi-a compus noua imagine.

1.3.1 Control intern versus audit intern

Intre controlul intern si auditul intern, exista unele deosebiri privind sfera de cuprindere si de

continut. Controlul intern nu se organizează ca un compartiment distinct în cadrul entităţii, el

regăsindu-se în structura fiecărei funcţii a managementului, a fiecărei activităţi şi este responsabilitatea

fiecărui angajat, pe cand auditul intern este subordonat conducerii entitatii economice, functionand

intr-un compartiment distinct.6

Controlul intern1 – reprezinta „ansamblul formelor de control exerciate la nivelul entitatii

publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si cu

reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si

eficace; include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile”.

Auditul public intern2 – reprezinta „activitatea functional independenta si obiectiva, care da

asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice,

perfectionand activitatile entitatii publice, ajuta entitatea publica sa isi indeplineasca obiectivele printr-

o abrodare sistematica si metodica care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de

conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare”.

1.3.2 Prezentarea, in paralel, a conceptelor de audit intern si control financiar de

gestiune – forma a controlului financiar propriu al agentilor economici

La noi, o data cu adoptarea OG nr.119/1999 privind auditul intern3 si controlul financiar

preventiv, au fost reglementate: controlul intern, auditul intern si controlul financiar preventiv la nivelul

institutiilor publice. Astfel, in Normele metodologice de apilcare a OG nr.119/1999 se precizeaza: „nu

trebuie facuta nicio confuzie intre controlul intern, ca ansamblu de masuri la dispozitia conducatorului

institutiei publice, menit sa asigure buna functionare a institutiei publice, si auditul intern care, fiind

un control de tip endogen, este un control de tip evaluare si, mai ales, este un control final, ultimul din

seria controalelor efectuate de structurile proprii ale institutiti publice in cauza”.

Prin apariţia Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 se modifica conţinutul controlului

financiar intern, denumit pana acum „propriu" şi având doua forme - controlul financiar preventiv

şi controlul financiar intern de gestiune - instituite prin art. 2 şi art. 21 din Legea nr. 30/22.03.1991

privind organizarea şi funcţionarea controlului financiar şi a Gărzii financiare şi art. l din Normele

Ministerului Economiei şi Finanţelor nr. 63943/1991, date în baza H.G. nr. 720/10.10.1991.

Controlul financiar de gestiune este o forma a controlului financiar propriu al agentilor

economici si „verifica respectarea dispozitiilor legale privitoare la gestionarea si gospodarirea

mijloacelor materiale si banesti, pe baza documentelor inregistrate in contabilitate si a

documentelor din evidenta tehnico-operativa”4.

Obiectivele generale ale controlului intern sunt menţionate de art. 3 al Ordonanţei

Guvernului nr. 119/1999 şi au drept scop protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor de

orice fel, respectarea legii şi a reglementarilor în vigoare şi informarea periodica a conducerii

instituţiei prin rapoarte privind situaţia financiara a instituţiei.

1 Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern2 Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern3 Incepand cu anul 2003, prevederile privind auditul intern din OG nr.119/1999 au fost abrogate prin Legea nr.672/2002 privind auditul public intern4 Hotararea nr.720/10.10.1991 privind aprobarea Normelor de organizare si exercitare a controlului financiar elaborate de Ministerul Economiei si Finantelor 7

Nu se mai subliniază ca rol principal al acestui control verificarea gestionarii mijloacelor

băneşti şi materiale, cum era pana acum prevăzut de norme. Consider utila o prezentare in paralel

a conceptelor de audit intern si control financiar de gestiune.

Nr. crt

DOMENII DE REFERINTA

AUDIT INTERNCONTROL FINANCIAR DE

GESTIUNE

1. DEFINITII

•activitate functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice•se exercită asupra tuturor activităţilor desfăşurate într-o entitate publică

• este o forma a controlului financiar ulterior, care se exercita cel putin o data pe an, in totalitate sau prin sondaj•urmareste respectarea normelor legale cu privire la existenta, integritatea, pastrarea si paza bunurilor si valorilor de orice fel si detinute cu orice titlu de o entitate patrimoniala 

2. OBIECTIVE

-asigurarea obiectivă şi consilierea, destinate să îmbunătăţească sistemele şi activităţile entităţii publice;-sprijinirea îndeplinirii obiectivelor entităţii publice printr-o abordare sistematică şi metodică, prin care se îmbunătăţeste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscurilor, a controlului şi a proceselor administrării5.

-existenta, integritatea, pastrarea si paza bunurilor ;-utilizarea valorilor materiale, casarea si declasarea de bunuri ;-efectuarea incasarilor si platilor in lei si in valuta, in numerar sau prin cont ;-intocmirea si circulatia documentelor primare tehnico-operative si contabile6.

3. DEOSEBIRI - misiunea de audit se efectueaza cel putin o data la 3 ani ;

- se efectueaza cel putin o data pe an ; in cazul unor unitati si gestiuni materiale reduse ca volum, se poate efectua si la o perioada mai mare de un an, dar nu mai tarziu de o data la doi ani ;

- face constatari, emite recomandari si concluzii si urmareste implementarea lor ;

- face verificari, constatari, stabileste raspunderi, ia masuri de valorificare a constatarilor ;

- recomandarile auditorului sunt optionale pentru management.

- masurile lasate de organele de control in procesele-verbale incheiate sunt obligatorii.

- in cazul constatarii unor regularitati sau prejudicii, raporteaza imediat conducerii si instiinteaza stuctura de control intern abilitata pentru cercetare, respectiv Serviciul de Control Fianciar de gestiune , neluand masuri cu

- face constatari, stabileste raspunderi si urmareste valorificarea constatarilor ;- in cazul constatarii de pagube, organele de control iau masuri de extindere a controlului asupra intregii perioade in care, potrivit legii, pot fi luate masuri de

5 Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern6Norma nr..63943/30.09.1991 privind modul de organizare si exercitare a controlului financiar propriu la ministere, departamente, alte organe centrale de stat, prefecturi si Primaria Municipiului Bucuresti, precum si la regiile autonome.8

privire la cele constatate. recuperare a acestora si de tragere la raspundere a persoanelor vinovate ;

1.4 Obiectivele si sfera de activitate a auditului intern. Tipuri de audit intern

Obiectivele auditului intern sunt următoarele:

asigurarea obiectivă şi consilierea, destinate să îmbunătăţească sistemele şi activităţile

entităţii publice;

sprijinirea îndeplinirii obiectivelor entităţii publice printr-o abordare sistematică şi

metodică, prin care se îmbunătăţeste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea

riscurilor, a controlului şi a proceselor administrării.

Sfera auditului intern cuprinde:

a) activităţile financiare sau cu implicaţii financiare desfăşurate de entitatea publică din

momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusive

a fondurilor provenite din asistenţă externă;

b) constituirea veniturilor publice, respective autorizarea şi stabilirea titlurilor de creanţă,

precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;

c) administrarea patrimoniului public, precum şi vânzarea, gajarea, concesionarea sau

închirierea de bunuri din domeniul privat sau public al statului ori la unităţile administrative –

teritoriale;

d) sistemele de management financiar şi control, inclusiv contabilitatea şi sistemele informatice

aferente.

Tipurile de audit intern în ţara noastră sunt următoarele:

   a) auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi

control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient, pentru

identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea acestora;

   b) auditul performanţei, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea

obiectivelor şi sarcinilor entităţii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază dacă

rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

   c) auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acţiunilor asupra efectelor financiare pe

seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor,

regulilor procedurale şi metodologice care le sunt aplicabile

1.5 Planificarea auditului intern

Activitatea de audit intern este o activitate planificată, proces care se realizează pe baza analizei

riscurilor asociate activităţilor şi care este menit să adauge valoare entităţii auditate.

Auditul intern comportă trei niveluri de planificare:

9

a) Planificare strategică adică planificare pe termen lung – are în vedere faptul că toate activităţile

unei entităţi care sunt pretabile la riscuri trebuie auditate pe parcursul mai multor ani acest lucru fiind

determinat de imposibilitatea auditării într-un singur an a întregii activităţi;

b) Planificarea anuală se materializează în elaborarea unui plan anual de audit intern care să cuprindă

misiunile ce pot fi efectuate pe parcursul unui an, misiuni stabilite în concordanţă cu analiza riscurilor,

cu solicitările organului ierarhic superior al structurii de audit, cu solicitările managementului, cu

semnalele primite de auditori, cu numărul existent de auditori din respectiva structură, etc.

c) Planificarea misiunii de audit intern se materializată în elaborarea programului misiunii de audit

intern, document elaborat la începutul fiecărei misiuni şi care presupune precizarea datelor la care se

vor efectua fiecare dintre fazele misiunii de audit.

Foarte importante în activitatea de planificare a auditului intern sunt următoarele aspecte:

planificarea auditului trebuie să fie conformă cu prevederile cartei auditului intern şi cu

modul de realizare a obiectivelor unei entităţi. De aceea procesul de palnificare presupune în mod

obligatoriu existenţa următoarelor elemente: obiective, un program al misiunilor, estimări de personal

şi de bugete financiare, rapoarte de activitate;

obiectivele auditului intern trebuie să poată fi atinse în cadrul unor planuri

operaţionale şi a unor bugete stabilite;

planul de audit trebuie să cuprindă următoarele elemente: structura auditată, activităţile

auditate, obiectivele auditabile, perioada auditată, perioada misiunii de audit, numărul de auditori

interni ce vor efectua fiecare misiune de audit;

este esenţială estimarea timpului necesar ţinând cont de domeniul misiunii prevăzute

precum şi de natura şi sfera lucrărilor de audit realizate de auditori;

1.6 Carta auditului intern si codul privind conduita etica a auditorului intern.

Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile si obligatiile auditului intern, este

elaborata de catre fiecare sef al compartimentului de audit intern si aprobata de conducatorul entitatii.

Carta auditului intern informeaza despre obiectivele si metodele de audit, clarifica misiunea de audit,

fixeaza regulile de lucru intre auditor si auditat si promoveaza regulile de conduita.

Codul de conduită etică profesională este destinat în principal încurajării unui comportament

profesional ideal, dar trebuie elaborat astfel încât să fie realist şi aplicabil.

Principiile etice profesionale fundamentale, a căror respectare asigură atingerea obiectivelor

profesiei de auditor, sunt următoarele:

integritatea: un auditor profesionist trebuie să fie direct şi onest în îndeplinirea serviciilor sale

profesionale;

10

obiectivitatea: un auditor profesionist trebuie sa fie corect şi nu trebuie să îngăduie ca

obiectivitatea să fie afectată de prejudecăţi, conflicte de interese sau influenţe externe;

confidenţialitate: un auditor profesionist trebuie să respecte confidenţialitatea informaţiilor

dobândite pe parcursul derulării serviciilor profesionale şi nu trebuie să dezvăluie nici o astfel de

informaţie fără o autorizare corespunzătoare şi specifică, cu excepţia situaţiilor în care există un drept

sau o obligaţie legală, sau profesională care impune dezvăluirea acelor obligaţii;

competenţa: implică permanenta actualizare a cunoştinţelor teoretice şi practice.

1.7 Organizarea si desfasurarea auditului intern in Romania

Auditul intern în ţara noastră este organizat pe trei structuri distincte:

   a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);

   b) Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);

   c) compartimentele de audit public intern din entităţile publice.

a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) este o structură ce a luat fiinţă pe lângă Unitatea

Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), organism cu caracter consultativ,

pentru a acţiona în vederea definirii strategiei şi a îmbunătăţirii activităţii de audit public intern, în

sectorul public.

În realizarea obiectivelor sale CAPI are ca atribuţii principale: dezbate planurile strategice de

dezvoltare în domeniul auditului public intern şi emite o opinie asupra direcţiilor de dezvoltare a

acestuia; dezbate şi avizează raportul anual privind activitatea de audit public intern şi îl prezintă

Guvernului; analizează importanţa recomandărilor formulate de auditorii interni în cazul divergenţelor

de opinii dintre conducătorul entităţii publice şi auditorii interni, emiţând o opinie asupra consecinţelor

neimplementării recomandărilor formulate de aceştia.

b) Uniunea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) este structurată pe

compartimente de specialitate, în subordinea directă a ministrului finanţelor publice.

În realizarea obiectivelor sale UCAAPI are următoarele atribuţii principale: elaborează,

conduce şi aplică o strategie unitară în domeniul auditului public intern şi monitorizează la nivel

naţional această activitate; dezvoltă cadrul normativ în domeniul auditului public intern; dezvoltă şi

implementează proceduri şi metodologii uniforme, bazate pe standardele internaţionale; elaborează

Codul privind conduita etică a auditorului intern; verifică respectarea normelor, instrucţiunilor, precum

şi a Codului privind conduita etică a auditorului intern de către compartimentele de audit public intern

şi poate iniţia măsurile corective necesare, în cooperare cu conducătorul entităţii publice în cauză.

c) Compartimentul de audit intern se constituie în subordinea directă a conducerii entităţii publice.

Atribuţiile compartimentului de audit intern sunt: elaborează norme metodologice specifice entităţii

publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI; elaborează proiectul planului anual de

audit public intern; efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de 11

management financiar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de

legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate; elaborează raportul anual al activităţii de

audit public intern; în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportează imediat

conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate.

1.8 Reglementari in domeniul audit intern

REGLEMENTARI PROBLEMA REGLEMENTATA

◄Ordin nr. 252/03.02.2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern

• Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este crearea cadrului etic necesar desfăşurării profesiei de auditor intern, astfel încât acesta sa îşi îndeplinească cu profesionalism, loialitate, corectitudine şi în mod constiincios îndatoririle de serviciu şi sa se abţină de la orice fapta care ar putea sa aducă prejudicii instituţiei sau autorităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea.• Codul privind conduita etica a auditorului intern este structurat în doua componente esenţiale: a) principiile fundamentale pentru profesia şi practica de audit public intern; b) regulile de conduita care impun normele de comportament pentru auditorii interni.

◄Ordin nr.38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern cu modificarile si completarile ulterioare

• aplicarea normelor generale de audit public intern in Romania• normele metodologice privind misiunea de audit public intern• ghidul procedural – descrierea procedurilor si modelelor standard ale documentelor utilizate• carta auditului intern – rolul si obiectivele auditului intern; statutul compartimentului de audit public intern; principiile aplicabile compartimentului de audit public intern si auditorului intern; metodologie

◄Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern cu modificarile si completarile ulterioare

• auditul intern la entitatile publice, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice şi administrarea patrimoniului public

◄Standarde de audit intern - având în vedere că auditul intern se efectuează în entităţi care diferă foarte mult una de cealaltă, pe plan internaţional au apărut standarde de practică profesională a auditului intern care sunt recomandate auditorilor interni indiferent de mediul în care îşi desfăşoară activitatea şi pe baza cărora aceştia trebuie să-şi realizeze propriile standarde de aplicare a auditului internStandardele internaţionale de audit intern sunt în permanenţă actualizate pentru ca practica în domeniu să fie îmbunătăţită iar conflictele de interese

• Standardele profesionale cuprind mai multe componente, legate logic într-un tot unitar, care ghidează activitatea acestora recunoscutee de practicienii în domeniu, şi anume:- Codul deontologic al auditorului intern;- Standarde de atribut – seria 1000 – denumite şi Standarde de calificare - enunţă caracteristicile structuriilor de audit şi persoanele individuale implicate în efectuarea activităţilor de audit intern şi se compun din patru standarde principale cu mai multe standarde subsuduare, denumite şi standarde de implementare practică;- Standarde de realizare – seria 2000 – denumite Standarde de funcţionare descriu activităţile de audit intern, definesc criteriile de calitate, pentru măsurarea

12

să dispară. acestora şi se compun din şapte standarde principale şi din mai multe standarde subsidiare;Standarde de aplicare practică – seria AP 1000 şi seria AP 2000 – care sunt Standarde de implementare în cadrul misiunilor specifice.

CAPITOLUL II – REALIZAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN – ETAPE,

PROCEDURI SI DOCUMENTE

Misiunile de audit intern se desfăşoară conform normelor metodologice proprii activităţii de

audit intern din entitatea respectivă şi presupune parcurgerea următoarele etape:

1. pregătirea misiunii de audit intern

2. intervenţia la faţa locului

3. raportul de audit intern

4.urmarirea recomandărilor

In continuare prezentam schema generala privind derularea misiunii de audit public intern7. In

partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la

procedurile de urmat, iar in partea dreapta rezultatele obtinute.

7 Ordin nr.38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern13

DERULAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERNEtape Proceduri Documente

14

Initierea auditului Ordinul de serviciuDeclaratia de independentaNotificarea privind declansarea misiunii de audit public intern

2.1 Pregatirea misiunii de audit intern

Etapa pregătirii misiunii de audit intern se desfăşoară cu respectarea următoarelor proceduri:

Teste; Formularele constatarilor de audit

Colectarea dovezilor

Constatarea si raportarea iregularitatilor

Revizuirea documentelor de lucru

Inchiderea sedintei

Elaborarea proiectului de raport de audit

Transmiterea proiectului de raport

Reuniunea de conciliere

Raportul final

Supervizarea

Difuzarea raportului de audit public intern

Deschiderea sedintei

Elaborarea programului de audit public intern

Urmarirea recomandarilor

Programul de audit; Programul interventiei la fata locului

Minuta sedintei de deschidere

Colectarea si prelucrarea informatiilor

Analiza riscurilor

Fisa de urmarire a recomandarilor

Raportul final

Minuta reuniunii de conciliere

Proiect de raport

Minuta sedintei de inchidere

Nota centralizatoare a documentelor de lucru

Formular de constatare si raportare a iregularitatilor

Tabelul „puncte tari si puncte slabe”

15

Pregatirea misiunii de audit

Raportul de audit public intern

Urmarirea recomandarilor

Interventia la fata locului

1. Iniţierea auditului;

2. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor;

3. Identificarea şi analiza riscurilor;

4. Elaborarea programului de audit intern;

5. Şedinţa de deschidere.

1. Iniţierea auditului

Procedura de iniţiere a misiunii de audit presupune întocmirea si transmiterea ordinului de

serviciu echipei de auditori interni, care are rolul de a repartiza sarcinile auditorilor pentru că aceştia să

poată demara misiunea de audit intern.

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de structura de audit intern şi se

întocmeşte de către coordonatorul acesteia pe baza planului anual de audit intern şi a informării – cadru

privind efectuarea misiunii de audit intern.

Asigurarea independenţei auditorilor faţă de entităţile publice auditate se realizează prin

întocmirea declaraţiei de independenţă, al cărei scop este verificarea incompatibilităţilor personale ale

auditorilor atât faţă de conducerea, personalul şi activităţile auditate. Dacă în timpul misiunii de audit

intern apare o incompatibilitate reală sau presupusă, auditorii sunt obligaţi să-l informeze de urgenţă pe

şeful structurii de audit intern.

2. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

În această fază auditorii poartă discuţii cu managementul entităţii pentru a li se prezenta cadrul

general de funcţionare a entităţii când se vor solicita principalele documente: organigrama,

regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, regulamente interne, etc. Acestia se

deplasează la fiecare compartiment implicat în misiunea de audit, unde se desfăşoară activităţile

cuprinse în plan şi se familiarizează cu activitatea ce va fi evaluată.

Colectarea şi prelucrarea informaţiilor presupune următoarele:

●identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socioeconomic în care entitatea

auditată îşi desfăşoară activitatea;

●analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii auditate;

●analiza entităţii şi a activităţilor sale;

●analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit intern ;

●identificarea punctelor cheie ale funcţionării entităţii şi ale sistemelor sale de control, pentru o

evaluare a punctelor slabe şi a celor tari;

●identificarea constatărilor semnificative şi recomandărilor din rapoartele anterioare, care ar putea

să afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

●identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă;

16

●identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului şi

aprecierea validităţii şi credibilităţii acestor informaţii.

3. Identificarea şi analiza riscurilor

Evaluarea riscurilor aferente activităţilor unei entităţi reprezintă o preocupare atât a auditorilor

cât şi a controlului intern. Abordarea riscurilor trebuie să aibă în vedere faptul că acestea comportă trei

componente:

●riscul inerent care este riscul ca o eroare materială să se producă;

●riscul de control care este riscul ca sistemul de control intern al entităţii să nu împiedice sau să nu

corecteze respectivele erori;

●riscul de nedetectare care este riscul ce poate apărea chiar dacă auditorii interni au monitorizat

riscurile existente (detectate).

Procesul de evaluare a riscurilor trebuie să descopere riscurile măsurabile şi riscurile

nemăsurabile iar din total să le selecţionaze pe cele controlabile. Auditorii evaluează şi monitorizează

riscurile semnificative privind entitatea auditată prin compararea propriei liste de riscuri cu riscurile

controlului intern; faptul că nu analizează toate riscurile nu înseamnă că acceptă slăbiciunile minore.

Prin stabilirea activităţilor de control se urmăreşte ca riscurile ridicate să devină medii sau

scăzute, până la o eventuală dispariţie ulterioară.

Prezentăm în continuare câteva din liniile de stabilire a criteriilor de ierarhizare a riscurilor:

1) constatările anterioare ale auditului – sunt un indicator al disciplinei de control intern;

2) sensibilitatea – reprezintă evaluarea riscurilor inerente asociate entităţilor/structurilor

auditate;

3) mediul de control – reprezintă politicile colective, regulile obişnuite, măsurile de

protecţie fizică a patrimoniului şi personalul folosit în acest scop;

4) relaţii bune, atmosferă destinsă cu managementul executiv – reflectă încrederea

conducătorilor auditului în managementul direct responsabil de unitatea auditată şi implicarea

managementului în controlul intern;

5) schimbări ale oamenilor sau sistemelor;

6) complexitatea – reprezintă potenţialul pentru a comite erori sau inadecvări care ar

putea trece neobservate din cauza complexităţii mediului.

Normele generale de audit intern stabilesc o metodologie de evaluare a riscurilor care presupune

o serie de etape si anume:

a) Fiecare activitate ce urmează a fi analizată se detaliază în operaţii succesive, prin descrierea

procesului, de la iniţierea şi până la realizarea lui. Ulterior pentru fiecare operaţie trebuie identificate

controalele interne specifice şi riscurilor aferente. Ca document în această fază se întocmeşte Lista

17

centralizatoare a obiectelor auditabile care cuprinde totalitatea operaţiilor succesive pentru realizarea

activităţii.

b) Identificarea riscurilor inerente asociate operaţiilor prin determinarea impactului financiar al

acestora. Această operaţiune se concretizează în analiza operaţiilor cuprinse în Lista centralizatoare a

obiectelor auditabile în scopul determinării controalelor interne aferente activităţilor şi funcţionalităţii

acestora.

Există mai multe posibilităţi şi anume:

- operaţii la care nu se identifică nici un risc (şi nici controla einterne);

- operaţii la care se identifică mai multe riscuri (şi mai multe controale);

- operaţiicare pe lângă riscurile identificate pe operaţii mai pot genera în comun şi alte riscuri.

Această etapă a procesului de audit se finalizează prin întocmirea documentului Identificarea

riscurilor pentru elaborarea căruia auditorii pot utiliza Chestionarul de control intern.

c) Stabilirea criteriilor de analiză a riscurilor şi a nivelurilor de apreciere a acesora se realizează

ţinând cont de procedurile de audit unde se recomandă utilizarea criteriilor privind aprecierea

controlului intern. Etapa se concretizează în elaborarea documentului Lista criteriilor de analiză a

riscurilor.

d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectuează prin aplicarea la fiecare

criteriu de analiză a riscurilor a nivelului de apreciere şi a ponderii nivelului de apreciere, concretizat în

documentul intitulat Stabilirea nivelului riscurilor.

e) Determinarea punctajului total al riscului se realizează prim înmulţirea, pe fiecare risc

identificat, a nivelului şi ponderilor factorilor de risc şi însumarea acestora pe baza formulei de calcul

următoare: P1 = Pi * Ni

În acestă fază se elaborează documentul Determinarea punctajului total.

f) Clasarea operaţiilor pe baza analizei riscurilor se efectuează având în vedre punctajele totale

obţinute anterior, stabilite în ordinea impactului produs asupra activităţii şi departajate pe o scară cu trei

niveluri: mici, medii şi mari.

g) Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilorse realizează pe baza documentaţiei

efectuate în etapele anterioare şi se concretizează în elaborarea Tabelului puncte tari puncte slabe,

document care prezintă rezultatul evaluării fiecărei operaţii analizate şi permite ierarhizarea riscurilor în

scopul orientării activităţii de audit şi elaborarea Programului de audit.

h) Tematica în detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor de audit

selectate şi este semnată de şeful structurii de audit intern. Fiind adusă la cunoştinţa principalilor

responsabili ai entităţii în cadrul şedinţei de deschidere a misiunii de audit.

4. Elaborarea programului de audit intern

18

Programul de audit intern este documentul lucru al auditorilor şi cuprinde acţiunile concrete de

efectuat pe fiecare obiect auditabil din tematica detaliată, cu scopul de a se atinge obiectivele auditului.

Programul de audit are un dublu rol:

►îl asigură pe şeful structurii de audit intern că au fost luate în consideraţie toate aspectele

referitoare la obiectivele misiunii de audit intern;

►garantează repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor de către supervizor.

Pe baza Pogramului de audit se elaborează Programul intervenţiei la faţa locului care are

scopul de a prezenta detaliat lucrările pe care echipa îşi propune să le efectueze şi cuprinde: obiectivele,

tipul testării, locul testării, durata testării, auditorii implicaţi.

5. Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului se derulează la entitatea auditată, avand ca

scop principal întâlnirea cu reprezentanţii entităţii auditate pentru a discuta domeniul auditului,

obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru privind misiunea de audit şi aducerea la cunoştinţă a

programului de intervenţie la faţa locului.

Documentul ce se întocmeşte pe parcursul desfăşurării sedintei este Minuta şedinţei de

deshidere.

2.2 Intervenţia la faţa locului

Această etapă constă în colectarea documentelor, analiza şi evaluarea activităţii si cuprinde

următoarele proceduri:

1. Colectarea informaţiilor;

2. Constatarea şi raportarea iregularităţilor;

3. Revizuirea documentelor de lucru;

4. Şedinţa de închidere.

1. Colectarea informaţiilor.

Intervenţia la faţa locului constă în colectarea documentelor, analiza şi evaluarea acestora, care

reprezintă procedura de colectare a dovezilor. Scopul acestei proceduri îl constituie efectuarea testărilor

stabilite prin Programul intervenţiei la faţa locului şi obţinerea de probe de audit adecvate, suficiente şi

relevante pentru formularea constatărilor, concluziilor şi recomandărilor.

La realizarea procedurii de colectare a informaţiilor participă aât auditorii cât şi supervizorul,

fiecare având atribuţii spaciale, astfel:

a) Auditorii:

- efectuează testările şi procedurile prevăzute prin program;

- apreciază dovezile obţinute din punctul de vedere al adecvării, suficienţei şi relevanţei;

- colectează documentele;

19

- numerotează documentele;

- pregătesc şi finalizează fişele de identificare şi analiză a problemei - FIAP;

- tansmit FIAP - urile spre avizare supervizorului;

- îndosariază documentele.

b) Supervizorul:

- analizează şi supervizează testele;

- revede şi supervizează FIAP – urile.

Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorul în faza de intervenţie la faţa locului, va apela la

tehnici şi instrumente specifice de audit intern:

1. Verificarea - asigură validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor,

concordanţa cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor interne. Tehnici: comparaţia;

recalcularea; confirmarea; punerea de acord; garantarea; urmărirea.

2. Observarea fizică – reprezintă o modalitate prin care auditorii interni îşi formează o opinie proprie

asupra situaţiei evaluate.

3. Interviul – se realizează de către auditori prin intervievarea persoanelor implicate în activităţile

auditate sau interesate de acestea.

4. Analiza – constă în descompunerea unei activităţi în elamente componente, care pot fi izolate,

identificate, cuantiifcate şi măsurate distinct.

5. Chestionarele de luare la cunoştinţă, de control intern şi listele de verificare – sunt instrumente

care cuprind întrebările pe care le formulează auditorii interni.

6. Pista de audit – reprezintă tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite stabilirea

fluxurilor de informaţii, atribuţiilor şi responsabilităţilor, stabileşte documentele justificative şi

reconstituie operaţiunile de la suma totală până la detalii individuale, şi invers.

7. Formularele – se utilizează pentru prezentarea fundamentală a constatărilor de audit şi sunt de două

feluri:

- Fişele de identificare şi analiză a problemei care se întocmeşte pentru fiecare disfuncţionalitate

constatată. În cadrul acestui document sunt prezentate câteva elemente esenţiale şi anume: problema,

constatarea, cauza, consecinţa şi recomandarea precum şi soluţia propusă de auditori pentru

remedierea activităţii la care au fost constatate deficienţe.

- Fişele de constatare şi raportare a iregularităţilor au un caracter spacial ele fiind întocmite atunci

când sunt constatate abateri grave de la regulile procedurale şi metodologice, respective de la regulile şi

legislaţia aplicabilă entităţii auditatecare ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice.

2. Constatarea şi raportarea iregularităţilor

În situaţia în care auditorii interni au descoperit iregularităţi, aceştia trebuie să::

20

- raporteze cel târziu a doua zi şefului structurii de audit intern iregularităţile constatate, care pot fi

abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entităţii

auditate care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice;

- supervizorul îl informează pe conducătorul entităţii auditate în termen de trei zile cu privire la

constatarea iregularităţilor; managerul are obligaţia de a iniţia procedura de constituire a unei

comisii de control formată din specialişti pe domeniul ce urmează a fi cercetat.

3. Revizuirea documentelor de lucru

a) Constituirea dosarelor de audit intern:

I. Dosarul permanent:

- Secţiunea A – Raportul de audit intern şi anexele acestuia:

Ordinul de serviciu;

Declaraţia de independenţă;

Rapoartele (intermediar şi final);

Testele;

Fişele de identificare şi analiză a problemei;

Fişele de constatare şi raportare a iregularităţilor;

Programul intervenţiei la faţa locului;

Programul de audit intern.

- Secţiunea B – Administrativă:

Notificarea privind declanşarea intervenţiei la faţa locului;

Minuta şedinţei de deschidere;

Minuta şedinţei de închidere;

Minuta şedinţei de conciliere;

Corespondenţa cu structura auditată.

- Secţiunea C – Documentaţia misiunii de audit intern:

Strategii interne;

Reguli, regulamente şi legi aplicabile;

Proceduri de lucru;

Materiale despre entitatea auditată;

Informaţii financiare;

Rapoarte de audit anterioare;

Informaţii despre posturile cheie;

Documentaţia nalizei riscurilor;

Documentaţia privind sistemul de control intern.

- Secţiunea D – Supervizarea misiunii de audit intern

21

Lista de supervizare a documentelor.

II. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii ale documentelor justificative care trebuie

să confirme şi să sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere şi

cifre pentru fiecare secţiune sau obiectiv de audit din cadrul programului de audit intern. Indexarea

trebuie să fie simplă şi uşor de urmărit.

b) Revizuirea documentelor de lucru

Aceasta se efectuează de către auditorii interni înainte de întocmirea Proiectului raportului de

audit intern, pentru a se asigura că documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător şi că

acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile/probele adunate în

timpul misiunii de audit intern.

În cadrul acestei etape, auditorii apreciază dacă FIAP- urile şi documentele de lucru asigură un

sprijin corespunzător pentru misiune, efetuează modificările necesare la documente si întocmesc nota

centralizatoare a documentelor de lucru.

c) Păstrarea şi arhivarea documentelor şi a dosarelor de audit

Dosarele de audit sunt proprietatea entităţii şi sunt confidenţiale. Ele trebuie păstrate până la

îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit intern, după care se arhivează în concordanţă cu

reglementările legale privind arhivarea.

4. Şedinţa de închidere

Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor, a

constatărilor şi a recomandărilor preliminare, precum şi discutarea unui plan de acţiune şi a unui

calendar de implementare a recomandărilor, ocazie cu care se întocmeşte minuta şedinţei de închidere.

2.3 Raportul de audit intern

Această etapă constă în elaborarea, transmiterea şi difuazrea raportului de audit intern prin

parcurgerea următoarelor proceduri:

1. Elaborarea proiectului raportului de audit intern;

2. Transmiterea proiectului de audit intern;

3. Reuniunea de conciliere;

4. Întocmirea raportului de audit intern final;

5. Difuzarea raportului de audit intern.

1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poartă numele de raport intermediar,

presupune respectarea următoarelor cerinţe:22

a) constatările trebuie să aparţină domeniului auditat;

b) recomandările trebuie să fie în concordanţă cu constatările şi trebuie să ducă la reducerea

riscurilor potenţiale;

c) raportul trebuie să exprime opinia auditorului;

d) raportul se întocmeşte pe baza Fişelor de identificare şi analiză a problemei;

În cadrul acestei proceduri fiecare dintre membrii structurii de audit au anumite responsabilităţi:

●auditorii redactează proiectul raportului de audit intern, indică pentru fiecare constatare cauza care

a provocat-o, transmite şefului structurii de audit proiectul raportului spre avizare;

●supervizorul analizează proiectul raportului de audit intern şi formulează propuneri de modificare,

stabilind dacă este cazul să consulte compartimentul juridic;

●auditorii efectuează schimbările propuse de către supervizor şi îndosariază proiectul raportului de

audit intern.

2. Transmiterea proiectului raportului de audit intern

Proiectul raportului de audit se transmite la structura auditată, iar aceasta poate trimite, punctele

de vedere; acestea sunt analizate de auditori. Netransmiterea punctelor de vedere în termen presupune

acordul tacit al structurii auditate în legătură cu proiectul raportului de audit intern.

Procedura de transmitere a proiectului de raport de audit parcurge următorii paşi:

şeful structurii de audit intern transmite proiectul raportului la entitatea auditată;

reprezentanţii entităţii auditate analizează proiectul raportului de audit intern, solicită

dacă este cazul reuniunea de conciliere si transmit punctele lor de vedere cu privire la conţinutul

proiectulu în maximum 15 zile de la primire;

auditorii şi supervizorul revăd răspunsurile de la entitatea auditată şi pregătesc reuniunea

de conciliere;

auditorii precizează în proiectul raportului de audit intern aspectele reţinute din punctul de

vedere al entităţii auditate, dacă se impune şi îndosariază punctul de vedere al entităţii auditate.

3. Reuniunea de conciliere

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează reuniunea

de conciliere cu structura auditată, în cadrul căreia reanalizează constatările şi recomandările formulate

cu scopul de a vedea dacă acestea pot să fie modificate conform sugestiilir entităţii auditate. Discuţiile

ce se poartă în cadrul acestei şedinţe sunt consemnate în documentul numit Minuta şedinţei de

conciliere.

4. Elaborarea raportului de audit intern

23

Raportul de audit intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite pe parcursul

şedinţei de conciliere.

►Procedura de întocmire a raportului de audit intern urmează următorii paşi:

● auditorii introduc în raportul final toate modificările convenite;

●se finalizează raportul de audit intern;

●se întocmeşte lista completă privind difuzarea raportului de audit;

●se semnează raportul de auditori pe fiecare pagină.

►Procedura difuzării raportului de audit intern se derulează astfel:

●auditorii transmit raportul, rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii auditate, şefului

structurii de audit intern;

●şeful structurii de audit semnează raportul şi îl transmite managerului care a aprobat efectuarea

misiunii de audit intern;

●managerul analizează şi avizează raportul de audit intern;

●auditorii transmit o copie a raportului avizat, entităţii auditate.

În situaţia în care managerul nu a avizat unele recomandări, este responsabilitatea şefului

structurii de audit să transmită organului ierarhic superior o informare cu detaliarea recomandărilor

formulate de auditori şi neavizate de manager, însoţită de documente care să justifice urmările

neimplementării respectivelor recomandări.

În cazul în care nu există puncte de vedere divergente între auditori şi entitatea auditată,

menţionăm că proiectul raportului de audit intern devine raportul final de audit intern.

2.4 Urmarirea recomandarilor

Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată

caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea entităţii

auditate pe baza recomandărilor din raportul de audit intern.

Procedura se desfăşoară astfel:

auditorii întocmesc fişa de urmărire a recomandărilor şi verifică implementarea

recomandărilor la termenele stabilite;

entitatea auditată transmite auditorilor o notă de informare cu privire la stadiul

implementării recomandărilor din raportul de audit intern;

şeful structurii de audit intern transmite organului ierarhic superior stadiul progreselor

înregistrate în implementarea recomandărilor. Dacă termenele de implementare a recomandărilor nu

au fost respectate este informată conducerea entităţii care a aprobat desfăşurarea auditului.

auditorii îndosariază nota de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor

în dosarul permanent.

24

CAPITOLUL III – Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema „De a

da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne

si a legislatiei in vigoare”

Activitatea de salarizare reprezintă o funcţie suport importantă, fiind un domeniu de preferinţă

al activităţii auditorului intern, justificată în mare măsură de multitudinea de procese care sunt derulate

şi în mod implicit de riscurile care le însoţesc.

Misiunile de audit intern se desfăşoară conform normelor metodologice proprii activităţii de

audit intern din societate. Misiunile de audit se realizează printr-o metodologie proprie şi presupune

parcurgerea următoarele etape:

• pregătirea misiunii de audit intern

• intervenţia la faţa locului

• raportul de audit intern

• urmarirea recomandărilor.

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra respectarii

procedurilor de calcul al salariilor, a funcţionalităţii sistemului de control intern, respectiv a

conformităţii cu dispozitiile interne si cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe următoarele

domenii auditabile:

• Existenţa procedurilor interne privind calculul salariilor;

• Evidenţierea corectă a constituirii elementelor salariale şi a plăţilor acestora în

contabilitate;

• Modul de calcul si contabilizare a elementelor retinute din salarii si a cheltuielilor cu

personalul;

• Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile privind salariile;

• Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru calculul salariilor; 

• Eficienţa controlului intern privind modul de calcul al salariilor;

• Arhivarea documentelor.

Misiunea de audit intern s-a desfasurat dupa cum urmeaza: In etapa de pregătire a misiunii de audit intern, au fost desfasurate urmatoarele activitati:

- pe baza planului anual de audit intern si a Notificarii privind declansarea activitatii de audit intern a

fost intocmit Ordinul de serviciu – anexa nr.1 (pag.41);

- a fost asigurata independenţa auditorilor faţă de structurile prin întocmirea Declaraţiei de

independenţă- anexa nr.2 (pag.42);

25

- au fost purtate discuţii cu managementul entităţii pentru a li se prezenta cadrul general de funcţionare

a entităţii si au fost solicitate principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare şi

funcţionare, fişele posturilor, regulamente interne, etc;

- identificarea si analiza riscurilor – anexa nr.3 (pag.44);

- elaborarea Programului de audit intern – anexa nr.4 (pag.60);

- elaborarea Programului interventiei la fata locului – anexa nr.5 (pag.65);

- elaborarea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile – anexa nr.6 (pag.69)

- intocmirea Minutei sedintei de deschidere la fiecare sucursala auditata – anexa nr.7(pag.73).

In etapa de interventie la fata locului au fost efectuate testările şi procedurile prevăzute prin

programul de audit, s-au elaborat Fisele de identificare si analiza a problemelor – FIAP – anexa nr.8

(pag.74) si in urma discutiilor purtate cu conducerea sucursalei a fost intocmita Minuta sedintei de

inchidere – anexa nr.9 (pag.80).

Pe baza Fişelor de identificare şi analiză a problemei a fost intocmit Proiectul raportului de

audit intern. Intrucat nu au existat puncte de vedere divergente între auditori şi entitatea auditată,

proiectul raportului de audit intern a devenit Raportul final de audit intern si a fost intocmita si

transmisa Fişa de urmărire a recomandărilor. Raportul de audit intren si Fisa de urmarire a

recomandarilor sunt prezentate in cele ce urmeaza.

26

RAPORT DE AUDIT INTERN

Tema: „De a da asigurări privind respectarea procedurilor de calcul a salariilor conform

dispoziţiilor interne şi a legislaţiei în vigoare”.

Obiectivele principale ale misiunii de audit sunt:

1. Existenţa procedurilor interne privind calculul salariilor;

2. Evidenţierea corectă a constituirii elementelor salariale şi a plăţilor acestora în contabilitate;

3. Modul de calcul si contabilizare a elementelor retinute din salarii si a cheltuielilor cu

personalul;

4. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile privind salariile;

5. Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru calculul salariilor;

6. Eficienţa controlului intern privind modul de calcul al salariilor;

7. Arhivarea documentelor.

I. Scopurile şi obiectivele misiunii de audit public intern   :

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări ca procedura de organizare a activităţii de

calculul al salariilor, organizarea şi realizarea acesteia la nivel central şi sucursale se desfăşoară conform

reglementarilor in vigoare si a Regulamentului de Organizare si Funcţionare aprobat de Directorul

General, precum si identificarea eventualelor disfuncţionalităţi.

Menţionăm că auditul efectuat este un audit de regularitate.

Problemele supuse auditării pentru fiecare obiectiv în parte au fost stabilite prin chestionare

listă de verificare în cadrul etapei de pregătire a misiunii de audit, acestea fiind incluse în dosar

la ,,Secţiunea C”.

II. Date de identificare a misiunii de audit intern

2.1 Baza legală

Misiunea de audit intern s-a efectuat în conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind

auditul public intern, a Ordinului nr. 38 din 15 ianuarie 2003 privind exercitarea activităţii de audit

public intern şi cu respectarea normelor proprii privind activitatea de audit intern.

Misiunea de audit cu tema menţionată mai sus s-a efectuat având în vedere următoarele acte

normative: Contractul Colectiv de Munca valabil in anul 2007; Ordinul nr.1850/14.12.2004 privind

registrele şi formularele financiar-contabile; Legea 19/17.03.2000 privind sistemul public de pensii si

alte drepturi de asigurari sociale; OUG nr.158/17.11.2005 privind concediile si indemnizatiile de

asigurari sociale de sanatate; OMFP nr.1752/17.11.2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile

27

conforme cu directivele europene - cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr.200/22.05.2006

privind constituirea si utilizarea Fondului de garantare pentru plata creantelor salariale; Legea

nr.346/05.06.2002 privind asigurarea pentru accidente de munca si boli profesionale; Legea nr.76/2002

privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca; Legea

nr.95/14.04.2006 privind reforma in domeniul sanatatii; Legea nr. 487 din 27.12.2006 bugetului

asigurarilor sociale de stat pe anul 2007; Legea nr.571/2003 (Codul Fiscal); Ordin nr.1016/18.07.2005

privind aprobarea deducerilor personale lunare pentru contribuabilii care realizeaza venituri din salarii

la functia de baza - cu modificarile si completarile ulterioare; Legea arhivelor nationale

nr.16/02.04.1996, cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr. 53/2003 privind Codul Muncii.

2.2.Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu a fost întocmit de şef Serviciu Audit Intern, pe baza programului anual

aprobat de Directorul General al societatii. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie

pentru desfăşurarea misiunii de audit intern.

2.3 Echipa de auditare:

Ilie Ioana– şef misiune

Cătălin Nicoleta – auditor intern

2.4 Durata misiunii de auditare:

05.05. 2008 - 04.07.2008

2.5 Perioada auditată:

01.01.2007 – 31.12.2007

III. Modul de desfăşurare a acţiunii de audit public intern

Misiunea de audit intern s-a desfăşurat având la bază, ca tehnică de audit, verificarea.

În aplicarea acestei tehnici s-a urmărit modul de organizare a activităţii de calculul a salariilor şi a

conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil la societate.

Au fost utilizate următoarele tehnici de verificare:

Comparaţia: s-a confirmat identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două sau mai multe

surse diferite;

Examinarea: s-a avut în vedere detectarea iregularităţilor în aplicarea legislaţiei şi a procedurilor

interne privind prevenirea şi tratarea neregulilor legate de activitatea de calcul al salariilor.

Interviul: pentru lămurirea aspectelor legate de organizarea şi desfăşurarea activităţii auditate;

Observarea : în urma căreia auditorii interni şi-au format opinia proprie asupra modului de prevenire

şi tratare a neregulilor în activitatea auditată.

28

3.2. Principalele instrumente de audit intern care au fost utilizate pe parcursul desfăşurării

misiunii de audit au fost :

Chestionarele - Tipul de chestionar întocmit este chestionarul-listă de verificare (C.L.V.) -

pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil;

S-au întocmit un număr de 7 (sapte) chestionare-listă de verificare, care cuprind aspectele

stabilite a se verifica în cadrul misiunii.

Fişele de identificare şi analiza problemelor (F.I.A.P.)

Pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului intern s-au utilizat Fişele de

identificare şi analiza a problemelor (F.I.A.P.). S-au întocmit un număr de 4 (patru) astfel de

documente, pentru disfuncţionalităţile constatate, în care s-au prezentat rezumatul problemei,

constatările, cauzele, consecinţele şi recomandările formulate de către auditorii interni.

3.3. Materialele întocmite în cursul misiunii de audit public intern:

- ordinul de serviciu;

- declaraţia de independenţă;

- notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern;

- identificarea şi analiza riscurilor;

- lista obiectelor auditabile;

- programul de audit;

- programul intervenţiei la faţa locului;

- minuta şedinţei de deschidere;

- chestionare listă de verificare pentru fiecare obiectiv auditabil;

- teste de verificare;

- fişele de identificare şi analiza problemelor;

- minuta şedinţei de închidere;

- proiectul raportului de audit intern.

IV. Constatări , cauze , consecinţe , recomandări:

Obiectivul nr.1 :

” Existenţa procedurilor interne privind calculul salariilor.”

CONSTATĂRI:

29

► Salariatii Serviciului Resurse Umane nu au prevazuta in fisele posturilor atributia de tinere a

evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia desi, conform

ROF, aceasta atributie este specifica lor.

In vederea identificarii personalului desemnat cu atributii de tinere a evidentei efectuarii

concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia, au fost analizate si fisele posturilor

din cadrul serviciilor auditate. S-a constat ca tinerea evidentei efectuarii concediului de odihna si

urmarirea modului de realizare a acestuia, nu face obiectul niciuneia dintre atribuţiile de serviciu

prevazute in fisele posturilor respective .

CAUZE:

Intocmirea fiselor de post pentru salariatii din cadrul Serviciului Resurse Umane fara luarea in

considerare a tuturor atributiilor specifice acestui serviciu, prevazute in ROF.

CONSECINŢE:

Posibilitatea neacordarii unor drepturi salariale cuvenite sau a efectuarii unor plati salariale

nejustificate, in unele cazuri.

RECOMANDARI:

Stabilirea persoanelor responsabile cu evidentierea si urmarirea modului de efectuare a

concediilor de odihna. Corelarea atributiilor cuprinse in ROF pentru Serviciul Resurse Umane cu fisele

de post ale persoanelor din cadrul acestui serviciu.

Obiectivul nr. 2:

,, Evidenţierea corectă a constituirii elementelor salariale şi a plăţilor acestora în

contabilitate ”.

CONSTATĂRI:

► Urmare auditarii modului de evidentiere in foile colective de prezenta a orelor prestate de

unii salariati si a modului de plata a acestora, au fost constatate neconcordante intre:

- orele prestate in timpul noptii in lunile octombrie si noiembrie 2007 (defalcate pe date

calendaristice) si totalul orelor trecute in rubrica „ore de noapte”, inscrise in foile colective de prezenta,

total ce a fost preluat in lista de plata ;

- orele periculoase si suplimentare efectuate in luna martie 2007, conform foii colective de

prezenta si cele preluate in lista de plata ;

- orele festive efectuate in lunile aprilie si octombrie 2007, conform foilor colective de prezenta

si cele platite ;

30

- orele efectiv lucrate in luna decembrie 2007, conform foii colective de prezenta si cele platite.

► In anul 2007 au fost acordate unor salariati zile de concediu de odihna care nu corespund

numarului de zile la care acestia aveau dreptul conform prevederilor Contractului Colectiv de

Munca/2007 – anexa nr.10. Exemple:

● indemnizaţia de concediu de odihnă a fost calculata şi plătita pentru un numar mai mare de zile de

concediu de odihna decat cel la care salariatii aveau dreptul.

● nu a fost calculata şi plătita indemnizaţia de concediu de odihnă pentru toate zilele în care salariatii se

aflau efectiv în concediu de odihna .

● pentru unii inspectori de specialitate II din cadrul Serviciului Resurse Umane nu a fost calculata şi

plătita indemnizaţia de concediu de odihnă pentru toate zilele în care aceştia se aflau efectiv în CO,

drepturile salariale fiind calculate şi plătite ca şi zile lucrătoare prestate.

► In cursul anului 2007 au fost acordate unor salariati indemnizatii pentru incapacitate

temporara de munca ce nu au fost calculate conform prevederilor legale in vigoare. Exemple:

a) în situaţia în care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru aceeaşi afecţiune,

fără întrerupere între ele, la calculul indemnizaţiilor pentru certificatele de concediu medical în

continuare nu s-a menţinut baza de calcul determinată pentru concediul medical iniţial, conform

prevederilor Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.158/2005 privind concediile şi indemnizaţiile de

asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare.

b) in situaţia în care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru afecţiuni diferite,

fără întrerupere între ele, indemnizaţia pentru incapacitate temporară de munca nu s-a calculat şi plătit

separat, conform Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.158/2005 privind concediile şi indemnizaţiile

de asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare, menţinându-se baza de calcul

determinată pentru concediul medical iniţial.

c) indemnizaţiile pentru incapacitate temporară de muncă ce au fost acordate unor salariaţi nu au fost

suportate de către angajator din prima zi pana în a 5-a zi (calendaristică) de concediu medical şi din

bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate, începând cu ziua următoare celor

suportate de angajator, conform prevederilor Ordonanţei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind

concediile şi indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare.

e) cuantumul brut lunar al indemnizatiei pentru incapacitate temporara de munca acordata unui salariat

din cadrul punctului de lucru Constanta pentru perioada 24.09-30.09.2007, pe baza certificatului de

concediu medical nr.450534, nu a fost determinat prin aplicarea procentului de 100% asupra bazei de

calcul, conform articolului 17.2 din Ordonanţa de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile

şi indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate, cu modificările şi completările ulterioare, desi codul

indemnizatiei trecut pe certificatul de concediu medical este 06 – „urgenta medico-chirurgicala” -

f) in cazul in care prima zi de incapacitate temporara de munca coincide cu o zi in care salariatul ar

trebui sa fie liber, conform graficului de lucru din luna respectiva, aceasta zi de concediu medical nu

31

este trecuta in foaia colectiva de prezenta si nu este luata in calcul la stabilirea indemnizaţiei de

incapacitate temporara de munca, precum si a drepturilor salariale din luna respectiva, pentru a nu se

depăşi norma de lucru lunara. Situaţia prezentata anterior se regăseşte doar in cazul personalului turant.

In legislaţia in vigoare se menţionează:

1. Ordonanţa de Urgenta nr.158/17.11.2005 privind indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate, cu

modificările si completările ulterioare - articolul 10.5 prevede ca: ”din duratele de acordare a

concediilor medicale, exprimate in zile calendaristice, se plătesc zilele lucrătoare”;

2. Norma de aplicare a Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurări

sociale, din data de 04.05.2001, cu modificările si completările ulterioare – D „Alte drepturi de

asigurări sociale -pct. I art.12 prevede, de asemenea, ca: ” indemnizaţiile de asigurări sociale, cu

excepţia celor acordate pentru creşterea copilului, se calculează şi se plătesc în baza certificatelor de

concediu medical, care constituie ordin de plată şi care se eliberează pe durate exprimate în zile

calendaristice”

► Nu au fost aplicate prevederile Deciziilor de sanctionare emise de conducerea societatii in

anul 2007, respectiv diminuarea salariului personalului vinovat cu procentele si in perioadele prevazute

de acestea .

CAUZE:

● Verificarea insuficienta, in unele cazuri, a concordantei dintre:

-orele prestate in timpul noptii de unii salariati (defalcate pe date calendaristice) si totalul orelor trecute

in rubrica „ore de noapte”, evidentiate in foaia colectiva de prezenta;

-datele trecute in foile colective de prezenta si cele preluate in listele de plata;

-zilele de concediu de odihna uzate de salariati si zilele la care acestia aveau dreptul conform

prevederilor Contractului Colectiv de Munca/2007.

● Inexistenta procedurilor interne cu privire la aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a

Guvernului nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu

modificarile si completarile ulterioare sau aplicarea necorespunzatoare a acestor prevederi;

● Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezenţă sau intocmirea

eronata a acestora ;

● Exercitarea necorespunzatoare a controlului ierarhic cu privire la activitatea de calcul al

drepturilor salariale, de catre:

-sef Birou Salarizare, asupra salariatilor din subordine;

-sefii unitatilor exterioare, asupra salariatilor care intocmesc foile colective de prezenta;

● Inexistenta instrucţiunilor interne referitoare la remunerarea salariaţilor turanti in situaţia in

care aceştia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele

de concediu medical de care aceştia beneficiază ;

32

● Lipsa instructiunilor scrise privind modul de constituire a drepturilor salariale.

CONSECINŢE:

- Neacordarea sau crearea posibilitatii neacordarii unor drepturi salariale cuvenite;

- Efectuarea unor plati salariale nejustificate, in unele cazuri;

- Constituirea eronată a contribuţiilor aferente salariilor datorate de unitate.

RECOMANDARI:

● Recalcularea drepturile salariale, avandu-se in vedere constatarile prezentate.

● Verificarea modului de calcul, acordare şi suportare a indemnizaţiilor pentru incapacitate

temporară de muncă, pentru anul 2007, ţinându-se cont de constatările prezentate;

● Verificarea, pentru anul 2007, a modului de acordare a zilelor de concediu de odihna si

aplicare a Dispozitiilor de sanctionare emise de conducerea societatii ;

● Asigurarea, in cadrul programului informatic, a unui algoritm de calcul al indemnizatiilor

pentru certificatele de concediu medical in continuare, in vederea mentinerii bazei de calcul

determinata pentru concediul medical initial;

● Elaborarea unor instructiuni scrise cu privire la :

- aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si

indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare ;

- controlul ierarhic asupra modului de calcul al drepturilor salariale, in concordanta cu atributiile

cuprinse in fisele posturilor persoanelor desemnate cu efectuarea acestuia ;

- modul de constituire a drepturilor salariale, a urmaririi si verificarii documentelor justificative care

stau la baza procedurii de calcul al salariilor;

- intocmirea foilor colective de prezenta si desemnarea persoanelor raspunzatoare de exactitatea datelor

mentionate in acestea ;

- remunerarea salariaţilor turanti in situaţia in care aceştia se afla in incapacitate temporara de munca, in

concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care aceştia beneficiază.

● In urma stabilirii instructiunilor cu privire la remunerarea salariaţilor turanti in situaţia in care

aceştia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de

concediu medical de care aceştia beneficiază, se vor analiza aspectele constatate de echipa de auditori,

prezentate in FIAP si se vor lua masurile corespunzatoare

Obiectivul nr. 3 :

,, Modul de calcul şi contabilizare a elementelor reţinute din salarii şi a cheltuielilor cu

personalul ”.

CONSTATĂRI:

33

► In luna noiembrie 2007 au fost retinute unor salariati sume reprezentand imprumuturi si

cotizatii la Casa de Ajutor Reciproc fara a se avea la baza documente justificative.

CAUZE:

- Inexistenta instructiunilor scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si

cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora.

CONSECINŢE:

- Posibilitatea retinerii din salarii a unor sume ce nu coincid cu cele datorate de personal in

baza imprumuturilor CAR contractate.

RECOMANDĂRI:

● Elaborarea unor instructiuni scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si

cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora.

● Retinerea cotizatiilor si imprumuturilor CAR contractate de salariati doar pe baza

documentelor justificative.

Obiectivul nr. 7 :

„Arhivarea documentelor”.

CONSTATĂRI:

► Pentru evidenta tuturor intrărilor si ieşirilor din arhiva a documentelor create nu este înfiinţat

un registru, iar acestea nu se depun la depozitul arhivei pe baza de proces-verbal de predare-primire,

conform prevederilor articolului 9 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, cu modificările si

completările ulterioare.

► La data auditării nu sunt repartizate atribuţii de arhivare a documentelor, conform prevederilor

articolului 23 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, cu modificările si completările ulterioare.

CAUZE:

Lipsa unor instrucţiuni proprii privind arhivarea documentelor sucursalei.

CONSECINŢE:

Posibilitatea pierderii sau distrugerii unor documente.

RECOMANDĂRI:

● Întocmirea unor instrucţiuni proprii privind modul de arhivare a documentelor rezultate din

activitatea de salarizare, conforme cu Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, modificată şi completată

34

de Legea nr. 358/2002.

● Luarea masurilor pentru repartizarea atribuţiilor de arhivare a documentelor si includerea

acestora in fisa de post a persoanei desemnate.

Concluziile raportului de audit

In urma desfasurarii misiunii de audit, echipa de auditori interni a ca nu exista instructiuni de

lucru scrise pentru toate activităţile de salarizare.

Prin elaborarea acestor instructiuni de lucru şi implementarea recomandărilor menţionate,

considerăm că se vor putea elimina in buna masura deficientele constatate, in vederea imbunatatirii

activitatii de calcul al salariilor.

FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR

Misiunea de audit cu tema: „De a da asigurări privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor

conform dispoziţiilor interne şi a legislaţiei în vigoare”

Nr.

RecomandareIm

plem

enta

t

Par

tial

Impl

emen

tat

Nei

mpl

emen

tat

Dat

a

impl

emen

tari

i

1. Stabilirea persoanelor responsabile cu evidentierea si urmarirea

modului de efectuare a concediilor de odihna. Corelarea

atributiilor cuprinse in ROF pentru Serviciul Resurse Umane cu

fisele de post ale persoanelor din cadrul acestui serviciu.

2. Recalcularea drepturile salariale, avandu-se in vedere constatarile

prezentate.

3. Verificarea modului de calcul, acordare şi suportare a

indemnizaţiilor pentru incapacitate temporară de muncă, pentru

anul 2007, ţinându-se cont de deficientele constatate in cadrul

misiunii de audit intern.

4. Verificarea, pentru anul 2007, a modului de acordare a zilelor de

concediu de odihna si aplicare a Dispozitiilor de sanctionare

emise de conducerea societatii 

5. Asigurarea, in cadrul programului informatic aplicat, a unui

algoritm de calcul al indemnizatiilor pentru certificatele de 35

concediu medical in continuare, in vederea mentinerii bazei de

calcul determinata pentru concediul medical initial.

6. Elaborarea unor instructiuni scrise cu privire la :

- aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului

nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari

sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare ;

- controlul ierarhic asupra modului de calcul al drepturilor

salariale, in concordanta cu atributiile cuprinse in fisele posturilor

persoanelor desemnate cu efectuarea acestuia ;

- modul de constituire a drepturilor salariale, a urmaririi si

verificarii documentelor justificative care stau la baza procedurii

de calcul al salariilor;

- intocmirea foilor colective de prezenta si desemnarea

persoanelor raspunzatoare de exactitatea datelor mentionate in

acestea ;

- remunerarea salariaţilor turanti in situaţia in care aceştia se afla

in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul

efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care aceştia

beneficiază

7. Elaborarea unor instructiuni scrise referitoare la:

- retinerile din salarii a imprumuturilor si cotizatiilor CAR;

- controlul asupra acestora. Se va avea in vedere ca retinerile

cotizatiilor si imprumuturilor contractate de salariati sa se

efectueze numai pe baza documentelor justificative.

8. Întocmirea unor instrucţiuni proprii privind modul de arhivare a

documentelor rezultate din activitatea de salarizare, conforme cu

Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale, modificată şi completată

de Legea nr. 358/2002.

9. Luarea masurilor pentru repartizarea atribuţiilor de arhivare

a documentelor si includerea acestora in fisa de post a persoanei

desemnate.

36

- CONCLUZII FINALE ALE LUCRARII -

Problematica auditului intern este de data foarte recenta pentru practicile din Romania. El are

rolul de a asigura managementul unei companii de faptul ca riscurile la care se expune societatea

respectiva sunt controlate la un nivel acceptabil prin mecanismele de control intern constituite.

Tinand seama de faptul ca o companie efectueaza activitati din ce in ce mai variate si mai

numeroase, activitati ce presupun o serie de riscuri mai mult sau mai putin controlabile, auditul intern

capata valente multidimensionale, nelimitandu-se la sfera financiar-contabila.

In aceste circumstante, responsabilitatile si aria de pregatire profesionala a auditorului intern se

extinde, devenind mai complexa. O buna organizare a departamentului de audit intern la nivelul

companiilor reprezinta un factor esential in indeplinirea obiectivelor acesteia.

Modul de realizare a misiunii de audit intern, respectiv abordarea celor trei etape fundamentale

ale acesteia - etapa de pregatire, realizare si incheiere, depinde foarte mult de capacitatile de lectura,

atentie, observatie, dialog si comunicare ale auditorului.

Consider esentiale o serie de elemente de care auditorii interni ar trebui sa tina cont in realizarea

misiunii de audit intern, prezentate in cele ce urmeaza.

► Etapa de pregatire

In etapa de pregatire, care deschide misiunea de audit, auditorii trebuie sa dea dovada de o

capacitate serioasa de lectura si de atentie. Dincolo de orice rutina, ea necesita o capacitate de a invata

si de a intelege.

Auditorii trebuie sa cunoasca bine societatea, pentru a putea sti unde poate fi gasita informatia

potrivita si de la cine poate fi ceruta. Identificand riscurile, auditorul trebuie sa isi concentreze atentia

asupra punctelor esentiale, evitand astfel sa omita ulterior aspecte fundamentale si neriscand sa se

piarda in detalii inutile.

Sunt foarte utile conversatiile pregatitoare, permitandu-i sa ia in calcul prioritatile manageriale.

Auditorul trebuie, inainte de toate, sa aiba de la inceput o viziune corecta asupra controlului

intern specific activitatii auditate si sa identifice problemele esentiale privind activitatea auditata.

Obiectivele activitatii pe care urmeaza sa o auditeze constituie unul din aspectele esentiale ce

trebuie asimilate de catre auditor inainte de inceperea misiunii. A cunoaste bine aceste obiective,

punctele slabe si cele tari de care trebuie sa tina cont responsabilii cu activitatea respectiva va permite

auditorului sa aiba o viziune de ansamblu asupra societatii si a problemelor sale.

37

De o reala importanta este si cunoasterea dosarelor de lucru ale ultimului audit realizat asupra

activitatilor ce urmeaza a fi din nou auditate va ajuta auditorul in dobandirea de cunostine in acest sens.

Pentru aceasta, conditia este ca dosarele sa fie complete, bine organizate.

Asadar, calitatea dosarelor de audit este un element esential, intrucat in ele auditorul trebuie sa

gaseasca o parte importanta a informatiilor pe care le va strange.

► Etapa de realizare

Apeleaza mai mult la capacitatile de observatie, dialog si comunicare ale auditorului.

Prima obligatie a auditorului este sa se faca acceptat, iar criteriul unei integrari reusite consta in

a se face cerut. In acest stadiu trebuie sa se apeleze la capacitatile de analiza si la simtul de deductie al

auditorului. In acest moment, auditorul va incepe sa formuleze observatiile si constatarile. Consider ca

au o importanta deloc de neglijat elementele prezentate in cele ce urmeaza.

● deschiderea misiunii

Auditorii nu sunt neaparat cunoscuti de interlocutorii lor. Cunoasterea reciproca si a atributiilor

ce revin fiecaruia este indispensabila in vederea unei bune desfasurari a misiunii.

Trebuie sa se tina cont de faptul ca prezentarea auditului intern este deosebit de importanta.

Interlocutorii auditorilor, sefii serviciilor a caror activitate nu a mai fost auditata de 2-3 ani, stiu adesea

foarte putine despre semnificatia auditului intern, sau uneori detin idei false despre acest subiect, ceea

ce este si mai grav.

● chestionarul de control intern

Acest chestionar trebuie sa cuprinda toate intrebarile relevante ce trebuie formulate pentru a

efectua o analiza completa.

In cazul auditului salariilor si a funcţionalităţii sistemului de control intern al acestora, misiune

ce a facut obiectul studiului de caz al acestei lucrari, ar trebui formulate unele intrebari elementare si

anume:

- stabileste clasele de salarizare

1. Cine? - autorizeaza orele suplimentare

- efectueaza calculul salariilor

- autorizeaza plata sau viramentul

2. Care sunt elementele care constituie drepturile salariale?

3. Unde? - sunt inregistrate bazele de date

- unde sunt centralizate acestea

4. Cand? - sunt efectuate corelarile contabile

- sunt verificate calculele

38

- se efectueaza plata salariului

5. Cum? - sunt stabilite nivelurile de remunerare

- sunt calculate retinerile din salarii

- sunt efectuate controalele si corelarile contabile

- sunt calculate drepturile salariale (programul informatic)

Bineinteles, de la aceste intrebari se poate porni, aprofundand apoi analiza; de exemplu, cand ne

punem intrebarea cum sunt efectuate controalele si colerarile, verificam daca exista o corespondenta

intre statul de plata si dosarele personalului, intre suma din statul de plata, suma virata la banca si suma

platita prin banca etc.

●FIAP – fisa de analiza si identificare a problemei

Este foarte important ca in analiza cauzelor care au condus la un anumit fenomen, auditorul sa

identifice elementul a carui imbunatatire ar evita o noua producere a fenomenului si nu elementul care

decat pune lucrurile in ordine, dar care nu impiedica repetarea acestuia.

Nu de putine ori, unii auditori interni trec la rubrica “cauze” explicatii cum ar fi “procedura nu a

fost respectata”, ceea ce ar atrage dupa sine recomandari de genul “respectarea procedurii”, ce nu

schimba cu nimic controlul intern si nici nu-l imbunatateste.

Asadar, consider ca auditorul nu ar trebui sa se limiteze la acestea. El trebuie sa mearga mai

departe, punand problema cauzelor care au dus la nerespectarea procedurii - procedura neaplicabila;

procedura necunoscuta - realizandu-se astfel un bun control asupra functionalitatii controlului intern.

► Etapa de incheiere

Aceasta etapa necesita mai mult decat orice o mare capacitate de sinteza si o anumita aptitudine

de redactare, chiar daca dialogul nu lipseste in aceasta ultima etapa.

La incheierea misiunii de audit, auditorii trebuie sa prezinte reprezentantilor entitatii auditate

recomandarile ce vor aparea in raportul de audit in functie de importanta lor. Daca consecintele reale

sau posibile sunt secundare, trebuie sa se fereasca sa insiste prea mult asupra acestor probleme. Trebuie

sa se evite acordarea unei importante prea mari unei probleme nesemnificative, pentru ca un astfel de

lucru ar strica reputatia auditului intern, acuzandu-l ca nu se preocupa decat de problemele

secumdare.

Auditorii interni trebuie sa detina documente de lucru care reprezinta dovezi pentru toate

problamele identificate pe parcursul misiunii de audit, pentru ca nimic nu este mai jalnic decat

imaginea unui auditor pierdut prin dosare, cautand fara succes un document pe care toata lumea il

asteapta.

Prin luarea in considerare a celor mentionate anterior, precum si prin pregatirea profesionala

continua a auditorului intern, consider ca se poate imbunatati activitatea desfasurata de acesta pe

parcursul realizarii misiunilor de audit..

39

Concluzionam ca implementarea auditului intern în ţara noastră este de o reală importanţă

pentru toate instituţiile. Aceasta depinde de mai multi factori:

- existenţa unei legislaţii nu foarte restrictive privind modul de implementare a auditului intern;

această activitate ar trebui să se desfăşoare în concordanţă cu standardele internaţionale de audit intern,

iar legislaţia ar trebui să contureze exclusiv cadrul în care să se dezvolte această activitate; buna

practică este importantă şi mai eficientă decât reglementarea strictă;

- sensibilizarea managerilor români cu privire la importanţa şi relevanţa activităţii de audit

intern;

- îmbunătăţirea pregătirii profesionale a auditorilor interni în vederea unei creşteri a încrederii

pe care o au managerii în competenţa acestora;

- funcţia de consiliere a auditului intern este în prezent de o mare importanţă acest lucru dând

posibilitatea unei consultări permanente între manager şi auditor;

- independenţa auditorului intern îi permite acestuia să privească în mod obiectiv activitatea şi

să formuleze o opinie care să-i dea managerului o asigurarea asupra bunei desfăşurări a activităţii;

- auditorii interni trebuie să fie persoane foarte bine pregătite în diverse domenii de activitate:

economic, juridic, tehnic, medical, etc. şi buni cunoscători ai standardelor internaţionale de audit.

De o reala insemnatate este si pozitionarea functiei de audit intern in cadrul unei societati. Asa

cum am mentionat si in cuprinsul acestei lucrari, auditul intern nu trebuie confundat cu controlul de

gestiune. Nu demult, putini puteau face o distinctie intre aceste doua functii.

Intr-adevar, ambele Functii se ocupa de toate activitatile intreprinderii, avand caracter universal,

insa diferentele sunt destul de importante pentru a le putea identifica si deosebi.

Diferentele privind obiectivele sunt esentiale. Cunoastem obiectivele auditului intern, si anume

un mai bun control asupra activitatilor desfasurate de intreprindere. Controlorul de gestiune se va

ocupa mai mult de informare decat de sisteme si proceduri; in sensul cel mai larg, putem spune ca rolul

sau este sa asigure mentinerea marilor echilibre ale societatii (achizitii; vanzari; stocuri), atragand

atentia asupra abaterilor savarsite sau previzibile si recomandand masurile ce trebuie luate pentru

restabilirea situatiei.

Este esential de mentionat ca activitatea de audit intern este inca in faza de adolescenta in tara

noastra. Trebuie facute eforturi sustinute in vederea promovarii importantei acesteia si cresterii

competentei auditorilor interni, astfel incat acestia sa poate oferi opinii pertinente si relevante cu privire

la ceea ce trebuie facut pentru cresterea performantei activitatilor.

40

BIBLIOGRAFIE

• S.I. Grigorescu

• J. Renard

•M.Boulescu, M.Ghita, V.Mares, P.Popanga

• IIA – Institutul Auditorilor Interni

***

***

***

***

***

„Auditul instituţiilor publice” – Editura Info Mega,

2005

„Teoria şi practica auditului intern”, Editat de

Ministerul Finanţelor Publice, Bucureşti, 2002

„Controlul financiar si de gestiune a agentilor

economici”, Editura Tribuna Economica, Bucuresti,

2001

„Norme profesionale ale auditului intern”, Editat de

Ministerul Finanţelor Publice, 2003

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu

modificările şi completările ulterioare

Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 38/2003

pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea

activităţii de audit public intern

Ordinul nr.252/03.02.2004 pentru aprobarea Codului

privind conduita etica a auditorului

Ordonanta nr.119/31.08.1999 privind controlul intern si

controlul financiar preventiv.

Norma nr..63943/30.09.1991 privind modul de

organizare si exercitare a controlului financiar propriu

la ministere, departamente, alte organe centrale de stat,

prefecturi si Primaria Municipiului Bucuresti, precum si

41

***

***

la regiile autonome

www.cafr.ro

www.mfinante.ro

42