LP05 - UTILIZAREA APLICAŢIEI MICROSOFT POWERPOINT PENTRU REALIZAREA DE PREZENTĂRI Noțiuni elementare despre aplicația powerpoint.

Diapozitive (Slides) Prin diapozitiv se înțelege o unitate de prezentare a informației, o imagine creată din elemente diverse (text, figuri, grafice etc.), succesiunea tuturor imaginilor alcătuind materialul care va fi expus auditoriului. O prezentare poate avea oricâte diapozitive, de orice grad de complexitate. Crearea diapozitivelor este un proces similar alcătuirii unui document Microsoft Office.

Aspect (Layout) Aspectele de diapozitiv conțin elemente de formatare, poziționare și substituenți pentru tot conținutul care apare pe diapozitiv; un aspect include aranjarea elementelor, cum ar fi textele de titlu și subtitlu, listele, imaginile, tabelele, diagramele, formele și filmele, într-un diapozitiv. Substituenții sunt containerele (casete cu bordura punctată sau hașurată) din aspecte (layout) care adăpostesc conținut precum text (inclusiv liste cu marcatori și titluri), tabele, diagrame, ilustrații SmartArt, filme, sunete, imagini și miniaturi. Un aspect conține și tema (design) unui diapozitiv. Această diagramă afișează toate elementele de aspect care se pot adăuga la un diapozitiv PowerPoint. PowerPoint 2010 are 9 aspecte predefinite (imaginea alăturată) și permite crearea de aspecte personalizate

Utilizare aspect standard

La selectarea opținii New din meniul File, poate fi aleasă o prezentare standard din lista oferită de Powerpoint. (prima opțiune este Blank presentation) având elemente de aspect (obiect fundal, umplere fundal, formatare substituienți, etc. ) diferite. Primul slide generat este având structura de mai jos: De asemenea poate fi ales un aspect particularizat. Elementele care pot apărea sunt următoarele:

Conținut

Textul

Imagini

Ilustrații SmartArt

Capturi de ecran

Diagrame

Tabele

Nomograme

Media

Miniaturi

Filme

Sunet

Animație (Animation) Prin animație se înțelege efectul vizual care produce afișarea dinamică a unui text sau obiect grafic (texte care defilează, imagini care apar dintr-o anumită direcție etc.). Animația este specifică și se aplică unui obiect al unui diapozitiv și este utilizată pentru punctarea și atragerea atenției publicului asupra respectivului element al diapozitivului.

Tranziție (Transition) Prin tranziție se înțelege modul în care apare afișat un nou diapozitiv al prezentării, în vizualizarea tip Expunere la momentul reprezentației. Sunt disponibile multiple efecte vizuale prin care diapozitivul nou îl înlocuiește pe cel vechi. Se poate stabili viteza și timpul în care are loc trecerea de la un diapozitiv la altul. De asemenea, pot fi adăugate sunete predefinite sau indicate de utilizator.

Hyperlinkuri În PowerPoint 2010 un hyperlink este o conexiune de la un text sau de la un obiect

− între diapozitivele din aceeași prezentare,

− spre un diapozitiv din altă prezentare,

− spre o adresă de poștă electronică,

− spre o pagină Web sau spre un fișier de pe discul local.

Crearea unei prezentări necompletate (pornind de la o prezentare goală)

Deschiderea aplicației PowerPoint conduce implicit la crearea unei prezentări necompletate. Crearea unei prezentări necompletate când aplicația PowerPoint este deschisă: fila Fișier → Nou → Prezentare necompletatădupă cum se vede în captura următoare de ecran.

Crearea unei prezentări folosind șabloane predefinite Când aplicația PowerPoint este deschisă: fila

Fișier → Nou → Șabloane recente sau Șabloane

eșantion (oferă prezentări structurate pe câteva teme, cu sugestii de completare – captura alăturată) sau Șabloane Office.com (se descarcă gratuit de la Office.com).

Crearea unei prezentări folosind teme predefinite

Când aplicația PowerPoint este deschisă, urmând

calea fila Fișier → Nou → Teme (Design), puteți alege dintr-o

serie de Teme predefinite, ordonate alfabetic – o parte din aceste teme pot fi văzute în captura de ecran alăturată. Ulterior la fiecare temă se pot modifica culorile, fonturile și efectele tematice.

De asemenea, în cadrul unei prezentări, se poate folosi sau schimba tema pentru fiecare diapozitiv sau un grup de diapozitive. Crearea unei prezentări pornind de la o prezentare existentă

1. Se deschide prezentarea folosită în realizarea

celei noi (Fișier → Deschidere și, folosind caseta de

dialog care se deschide, se alege directorul și fișierul dorit).

2. Se modifică prezentarea potrivit noilor cerințe

3. Se salvează prezentarea cu un nume nou noi

(Fișier → Salvare ca).

Introducerea unei animații într-un diapozitiv PowerPoint 2010 Animațiile în cadrul unui diapozitiv au rolul de a evidenția anumite slide-uri. De reținut:

1. Este recomandat să nu animați coperta. 2. O recomandare ar fi să nu abuzați de aceste efecte animate, mai ales în cadrul unei prezentări de

business. 3. Acest lucru va dezorienta publicul. În plus aceste animații vor capta atenția publicului, lăsându-vă pe

d.voastră pe un plan secundar. 4. O altă recomandare ar fi ca animațiile să fie cât mai simple și să se bazeze pe scoaterea în evidența a

obiectelor importante, pentru a păstra o imagine clară în mintea publicului. Pasul 1 Pentru exemplul nostru, vom anima cele două placeholder-e din slide-ul curent. Selectează

placeholder-ul de tip Title (1). Apasă pe butonul Add Animation (2). Selectează animația indicată (3). Selectează placeholder-ul de tip conținut (4). Selectează animația indicată (5).

Pasul 2 După ce am pus câte o animație la fiecare element din slide, vom rula prezentarea pentru a vizualiza

animațiile. Apasă pe tab-ul View (1). Apasă pe butonul Reading View (2). Astfel se poate aplica o animație unui slide (3).

Partea 2 Animaţiile în cadrul unui diapozitiv au rolul de a evidenţia anumite slide-uri.PowerPoint ne permite

să adăugăm efecte pe categorii, serii , etc.Aceste opţiuni pentru animaţii se aplică şi la grafice, SmartArt-uri, etc.

Pasul 1 Apasă pe butonul Animation Pane (1). Apasă pe butonul Add Animation (2). Selectează animaţia indicată (3).

Pasul 2 Pentru a schimba viteza de apariţie a elementelor animate vom accesa un meniu de opţiuni.

Apasă pe butonul indicat (1). (Animation Pane) Selectează opţiunea indicată (2). Apasă pe tab-ul Timing (3). Apasă pe butonul indicat (4). Selectează opţiunea indicată (5).Apasă pe butonul OK (6).

Pasul 3 Pentru grafice mai avem posibilitatea de a realiza încă o setare. Putem face ca în timpul rulării

prezentării să apară graficul sub formă de serii sau categorii. Apasă pe butonul Effect Options (1). Selectează opţiunea By Series (2). Selectează opţiunea By Category (3).

Astfel se poate anima un obiect din cadrul unui slide.

Tranziţia dintre diapozitive în PowerPoint 2010 Tranziţiile reprezintă efecte ce apar atunci când slide-urile se schimbă pe ecran. De regulă pentru o

prezentare trebuie să alegem o animaţie cât mai simplă şi să se aplice la toate slide-urile. O recomandare ar fi să nu abuzaţi de aceste animaţii sau să nu fie deosebit de spectaculoase,

deoarece ar obosi audienţa. Pasul 1 Apasă în zona indicată (1). Selectează tranziţia indicată (2). În plus, mai putem să modificăm şi anumite opţiuni ale acestei

tranziţii. Exemplu: să apară de sus, de jos, etc. Apasă pe butonul Effect Options (3). Selectează opţiunea indicată (4). Pentru a vedea cum arată această tranziţie, apasă pe butonul Reading

View (5).

Astfel se poate aplica o tranziţie unui slide.

Inserarea și editarea obiectelor media Fișiere audio

Diferite formate de fișiere sunet pot fi inserate într-o prezentare PowerPoint. Versiunea 2010 a

aplicației permite și operarea în maniera de redare a fișierului audio. Inserarea unui fișier de sunet se face prin fila Inserare → grupul Media → butonul Sunet. După ce

alegeți fișierul dorit prin click pe el, acesta va fi inserat în diapozitivul curent al prezentării, cu o pictogramă specifică – imaginea alăturată.

Selectând obiectul audio (cu click stânga pe pictograma acestuia), sunt accesibile instrumentele specifice lucrului cu acest fișier, prin Instrumente audio, fila Redare – imaginea de mai jos.

La momentul redării prezentării, prin grupul Opțiuni audio,butonul Pornire, aveți posibilitatea să setați ca secvența audio să se redea automat atunci când se afișează diapozitivul, să înceapă atunci când faceți click cu mouse-ul sau să se redea pe toate diapozitivele din prezentare. Este posibil chiar să redați elementele încontinuu într-un cadru până când o opriți.

Grupul Editare permite atenuarea graduală fie la început, fie la sfârșit. Pentru a decupa fișierul audio la început sau la sfârșit, folosiți butonul Ascundere parțială audio. Mai jos observați cum sa realizat ascunderea redării fișierului ”Maid with the Flaxen Hair.mp3”, la început specificând exact momentul, iar la sfârșit folosind culisorul de pe banda de frecvențe a sunetului. Prin operația de ascundere, durata de redare a fișierului audio s-a redus automat.

Prin grupul Marcaje în document puteți interveni și specifica un punct de interes în fișierul audio, făcând click pe Adăugare marcaj în document

Fila Format de sub Instrumente audio (ilustrată mai jos) permite lucrul

cu pictograma fișierului audio, la fel cu orice imagine dintr-un diapozitiv al prezentării.

Fișiere video

Un fișier video poate fi încorporat în prezentare sau se poate crea o legătură la acesta din prezentarea PowerPoint. La încorporarea fișierului video, fișierul este parte integrantă a prezentării, încât nu se mai pierde. Dacă, însă, doriți să limitați dimensiunea prezentării, atunci puteți să creați o legătură la fișierul video pe discul local sau la un fișier video de pe un site Web.

Pentru a încorpora în prezentare un fișier video de pe discul local: fila Inserare →

grupul Media → butonul Video. Ca și la alte obiecte, se poate selecta din aspectul de diapozitiv ca la conținut să se insereze un obiect miniatură media. Un obiect video poate fi:

- Un fișier video de pe discul local, în unul dintre formatele avi, mpg, wmv, asf, mp4, QuickTime.

- Un fișier video de pe internet, folosind codul încorporat al filmului; nu toate filmele de pe web au un cod de încorporare atașat. De exemplu, pe YouTube codul poate fi preluat folosind butonul Share de sub ecranul de redare

a filmului pe care doriți să îl încorporați. Se va deschide o casetă cu o adresă web:

.

Copiați codul și folosiți comanda Video din site Web de sub butonul Video al grupului Media.

- O miniatură video (cunoscută și cu numele de gif animat) fie deja aflată pe discul local, fie pe care o puteți descărca gratuit de la Office.com. Folosiți opțiunea Miniatură video de sub butonul

Video al grupului Media din fila Inserare.

Ca și în cazul fișierelor audio, la fișierele video puteți adăuga marcaje pentru a declanșa animații sau de a face un salt la o anumită locație dintr-un fișier video. Marcajele permit ca la momentul livrării prezentației să găsiți rapid locuri specifice dintr-un fișier video (sau audio). Pentru a adăuga un marcaj într-un fișier:

- având filmul inserat într-un diapozitiv și selectat, de sub Instrumente video fișa Redare,

folosiți butonul Redare (sau apăsați butonul Play de pe bara de instrumente de sub film)

- când filmul ajunge cu redarea la momentul la care doriți inserarea marcajului, folosiți comanda Adăugare marcaj în document, ceea ce va apare pe bara de instrumente video ca

un punct galben -

Fișa permite și editarea filmului în vederea ajustării sau atenuării. Ca și la obiectele audio, fila

permite corecții pentru luminozitatea și contrastul filmului, recolorarea acestuia, folosirea anumitor stiluri pentru cadrul de redare video.

Înserarea unui grafic într-o prezentare PowerPoint 2010 Adăugarea unui grafic se poate face în două feluri: fie realizăm graficul în Excel şi apoi îl importăm în Powerpoint, fie îl realizăm direct în PowerPoint. De reţinut:Dacă aţi ales opţiunea de a crea un grafic în Excel şi apoi să copiaţi graficul în prezentare, să nu uitaţi să salvaţi acea carte Excel alături de prezentarea d-voastră. În caz contrar, dacă doriţi să editaţi valorile din graficul introdus în prezentare, PowerPoint va căuta acea carte Excel, iar când nu o va găsi va afişa un mesaj de eroare.

Pasul 1 Din cadrul slide-ului de tip Title and Content, apasă pe butonul de grafice (1). În această fereastră avem la dispoziţie un set de grafice din care putem alege. Acest meniu este identic cu cel din Excel. Execută dublu click pe graficul indicat (2).În acest moment se va deschide în paralel o fereastră nouă în care va apărea un registru Excel ce conţine un set predefinit de date.Aceste date pot fi editate conform cerinţelor noastre. Apasă pe butonul de închidere (3).

Pasul 2 PowerPoint ne permite să formatăm orice obiect introdus într-o prezentare. Se propune următoarea cerinţă: vrem să schimbăm culoarea unui set de coloane din graficul curent.Selectează coloana indicată (1). Din tab-ul Format apasa butonul Format Selection (2). Din fereastra apărută apasă pe opţiunea Fill (3). Bifează optiunea Solid Fill (4). Pentru a alege o culoare apasă butonul Color (5) Selectează culoarea Galben (6). Apasă butonul Close pentru a aplica modificarea (7).

Pasul 3 Putem face această modificare a culorii pentru orice zonă din graficul nostru. Acum se pune următoarea problemă: cum importăm un grafic din Excel în PowerPoint? Pentru a demonstra acest lucru vom introduce un slide gol în care vom importa un grafic. Apasă tab-ul Home (1). Apasă pe butonul New Slide (2).

Selectează modelul Blank (3).

Pasul 4 Pentru a importa un grafic, acesta trebuie întâi creat. În acest registru Excel, avem deja datele introduse. Acum tot ce mai rămâne de făcut este să creăm un grafic. Apasă tab-ul Insert (1). Apasă pe butonul Charts (2). Apasă pe butonul Pie (3). Din lista apărută alege modelul indicat (4). Având deja graficul selectat, apasă combinaţia de taste Ctrl+C pentru a-l copia. Apasă combinaţia de taste Ctrl+V pentru a ataşa graficul în slide-ul curent De îndată ce am copiat graficul în slide, pentru el devin active aceleaşi meniuri în Ribbon, meniuri care apăreau şi dacă realizai graficul direct din PowerPoint (5).

Introducerea unui Hyperlink într-o prezentare PowerPoint 2010 Un hyperlink este o conexiune între diapozitivele din aceeaşi prezentare sau la un diapozitiv din altă prezentare, la o adresă de poştă electronică, la o pagină Web sau la un fişier.Aveţi posibilitatea să creaţi un hyperlink de la un text sau de la un obiect, cum ar fi o imagine, o reprezentare grafică, o formă sau un WordArt . Pasul 1 Pentru slide-ul de cuprins, vom face câte un hyperlink la slide-ul corespunzător. Selectează primul titlu (1). Apasă pe butonul Hyperlink (2). Din lista de locuri din prezentare, selectează slide-ul al 3-lea (3). Apasă pe butonul OK (4). Pasul 2 Selectează al 2-lea titlu (1).

Apasă pe butonul Hyperlink (2). Din lista de locuri din prezentare, selectează slide-ul al 4-lea (3). Apasă pe butonul OK (4).

Pasul 3 Selectează al 3-lea titlu (1). Apasă pe butonul Hyperlink (2). Din lista de locuri din prezentare, selectează slide-ul al 5-lea (3). Apasă pe butonul OK (4).

Pasul 4 Pentru a verifica hyperlink-urile, vom rula prezentarea.

Apasă pe butonul Reading View (1). Execută un click pe al 3-lea titlu (2). În acest moment, datorită acelui hyperlink, am fost duşi pe slide-ul ce conţine graficul vânzărilor (3).

Pasul 3 În acest moment, acel film a fost inserat în slide, dar are dimensiuni foarte mici, aşa că vom trage de marginile sale până ajunge la dimensiunea dorită (1). Tot ceea ce rămâne acum de făcut este să rulăm filmul. Apasă pe butonul Play (2). Astfel se poate introduce un film de pe internet într-o prezentare PowerPoint (3).