Lege nr

Lege nr. 135/2007

din 15/05/2007

privind arhivarea documentelor n form electronic

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22/05/2007

Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.CAPITOLUL I Dispoziii generale

Art. 1. - Prezenta lege stabilete regimul juridic aplicabil crerii, conservrii, consultrii i utilizrii documentelor n form electronic arhivate sau care urmeaz a fi arhivate ntr-o arhiv electronic.

Art. 2. - Operaiunile de prelucrare arhivistic a documentelor n form electronic se fac cu respectarea dispoziiilor Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i a reglementrilor n vigoare privind conservarea, accesul i protecia informaiei cu caracter public sau privat.

CAPITOLUL II Definiii

Art. 3. - n nelesul prezentei legi, termenii i noiunile de mai jos au urmtoarea semnificaie:

a) administrator al arhivei electronice - persoana fizic sau juridic acreditat de autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu s administreze sistemul electronic de arhivare i documentele arhivate n cadrul arhivei electronice;

b) arhiv electronic - sistemul electronic de arhivare, mpreun cu totalitatea documentelor n form electronic arhivate;

c) furnizor de servicii de arhivare electronic - orice persoan fizic sau juridic, acreditat s presteze servicii legate de arhivarea electronic;

d) mediu de stocare - orice mediu pe care se poate nregistra sau de pe care se poate reda un document n form electronic;

e) mesaj electronic - documentul n form electronic ce conine date de identificare privind expeditorul, destinatarul, precum i momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat n scopul transmiterii la distan a unei informaii prin mijloace electronice;

f) regim de acces la document - gradul n care se acord drept de acces la document de ctre titularul dreptului de dispoziie asupra documentului;

g) sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat colectrii, stocrii, organizrii i catalogrii documentelor n form electronic n scopul conservrii, consultrii i redrii acestora;

h) titular al dreptului de dispoziie asupra documentului - persoana fizic sau juridic proprietar sau, dup caz, emitent a documentului, care are dreptul de a stabili i modifica regimul de acces la document, conform legislaiei n vigoare.

CAPITOLUL III Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor n form electronic

Art. 4. - Orice persoan fizic sau juridic are dreptul de a depune spre pstrare documente n form electronic n cadrul unei arhive electronice, n condiiile prezentei legi.

Art. 5. - Furnizarea serviciilor de arhivare electronic nu este supus niciunei autorizri prealabile i se desfoar n concordan cu principiile concurenei libere i loiale, cu respectarea actelor normative n vigoare.

Art. 6. - (1) Cu 30 de zile nainte de nceperea activitilor legate de arhivarea documentelor n form electronic, persoanele care intenioneaz s furnizeze servicii de arhivare electronic au obligaia de a notifica autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu cu privire la data nceperii acestor activiti.

(2) Odat cu efectuarea notificrii prevzute la alin. (1), administratorul arhivei electronice are obligaia de a comunica autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu toate informaiile referitoare la procedurile de securitate i de conservare utilizate, precum i orice alte informaii cerute de ctre autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu.

(3) Administratorul arhivei electronice are obligaia de a comunica autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu, cu cel puin 10 zile nainte, orice intenie de modificare a procedurilor de securitate i de conservare, cu precizarea datei i orei la care modificarea intr n vigoare, precum i obligaia de a confirma, n termen de 24 de ore, modificarea efectuat.

(4) n cazurile de urgen n care securitatea serviciilor de arhivare este afectat, administratorul arhivei electronice poate efectua modificri ale procedurilor de securitate i de conservare, urmnd s comunice, n termen de 24 de ore, autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu, modificrile efectuate i justificarea deciziei luate.

(5) Administratorul arhivei electronice este obligat s respecte, pe parcursul desfurrii activitii, procedurile de securitate i de conservare declarate potrivit alin. (2)-(4).

CAPITOLUL IV Crearea arhivei electronice

Art. 7. - Primirea unui document n form electronic n arhiva electronic este condiionat de ndeplinirea urmtoarelor cerine:

a) semnarea documentelor n form electronic, cu semntura electronic extins a titularului dreptului de dispoziie asupra documentului, denumit n continuare semntur electronic;

b) valabilitatea semnturii electronice a titularului dreptului de dispoziie asupra documentului;

c) depunerea cheii de criptare i decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidena Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare;

d) transmiterea informaiilor prevzute la art. 8 alin. (2).

Art. 8. - (1) Documentul n form electronic ce ndeplinete condiiile prevzute la art. 7 este semnat electronic de ctre administratorul arhivei electronice, cu semntura electronic, n care se atest i faptul c documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotrrii titularului dreptului de dispoziie asupra documentului. Documentul n form electronic, astfel identificat, este arhivat n locaia stabilit de administratorul arhivei electronice.

(2) Administratorul arhivei electronice ataeaz, pentru fiecare document n form electronic arhivat, o fi n form electronic, ce va conine cel puin urmtoarele informaii:

a) proprietarul documentului n form electronic;

b) emitentul documentului n form electronic;

c) titularul dreptului de dispoziie asupra documentului;

d) istoricul documentului n form electronic;

e) tipul documentului n form electronic;

f) nivelul de clasificare a documentului n form electronic;

g) formatul digital n care este arhivat documentul n form electronic;

h) cuvintele-cheie necesare identificrii documentului n form electronic;

i) elementele de localizare a suportului fizic;

j) identificatorul unic al documentului n form electronic, n cadrul arhivei electronice;

k) data emiterii documentului;

l) data arhivrii;

m) termenul de pstrare a documentului.

(3) n cazul n care documentul n form electronic a fost generat prin transferarea informaiei de pe suport analog pe suport digital, fia va conine n plus urmtoarele informaii:

a) referiri la proprietarul originalului i locaia n care se gsete originalul;

b) metoda de transfer utilizat;

c) dispozitivul hardware utilizat;

d) programul de calculator utilizat.

Art. 9. - (1) Administratorul arhivei electronice este obligat s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor n form electronic, intrate n arhiva electronic n cadrul unui registru n form electronic.

(2) Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziie asupra documentului a stabilit un regim de acces public.

(3) Referina, n registrul arhivei, la un document care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obinut n funcie de drepturile de acces ale solicitantului.

Art. 10. - (1) Administratorul arhivei electronice trebuie s dispun de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfurrii activitilor de arhivare electronic. Modalitatea asiguratorie se stabilete prin decizie a autoritii de reglementare i supraveghere specializat n domeniu.

(2) n cazul n care arhiva electronic conine sau urmeaz s conin documente clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie s ndeplineasc condiiile legale privind protecia informaiilor clasificate.

Art. 11. - Fia de nsoire a documentului va fi arhivat separat de document i nregistrat n registrul electronic al arhivei electronice. n cazul n care fia face referire la un document clasificat, referina n registru va fi criptat.

CAPITOLUL V Conservarea arhivei electronice

Art. 12. - (1) Administratorul arhivei electronice este obligat s pstreze codul-surs al tuturor programelor utilizate pentru construirea i exploatarea arhivei electronice, n fiiere semnate electronic i clasificate, dup caz.

(2) Administratorul arhivei electronice este obligat s depun la Arhivele Naionale o copie a codului-surs al tuturor programelor utilizate pentru construirea i exploatarea arhivei electronice.

(3) n cazul n care administratorul arhivei electronice nu dispune de codul-surs, prevederile alin. (1) i (2) se aplic pentru codul-surs executabil.

Art. 13. - (1) Administratorul arhivei electronice are obligaia s asigure ntreinerea i s pun la dispoziie programe informatice, care s permit translatarea oricrui document n form electronic, arhivat din formatul n care a fost generat ntr-un format care s permit vizualizarea, reproducerea i stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor n uz curent.

(2) n momentul arhivrii unui document generat ntr-un format nerecunoscut de produsele existente n biblioteca de algoritmi i programe informatice, administratorul arhivei electronice are obligaia ca, odat cu arhivarea documentului, s adauge n bibliotec descrierea formatului acestuia, precum i programele informatice cu care documentul a fost generat i poate fi vizualizat.

CAPITOLUL VI Consultarea arhivei electronice

Art. 14. - (1) Regimul de acces la un document n form electronic, precum i modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de ctre titularul dreptului de dispoziie asupra documentului printr-un act, care va fi semnat att de titularul dreptului de dispoziie asupra documentului, ct i de administratorul arhivei electronice.

(2) Regimul de acces la documentul n form electronic, stabilit n conformitate cu alin. (1), va fi nscris n fia de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat n format electronic, va constitui o anex a documentului arhivat.

(3) Administratorul arhivei electronice este obligat s respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), att la arhivare, ct i la acordarea accesului la documentul n form electronic din arhiv.

(4) Rspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document n form electronic revine n exclusivitate titularului dreptului de dispoziie asupra documentului, iar rspunderea pentru respectarea regimului de acces la documentul n form electronic, att la arhivare, ct i la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice.

Art. 15. - Administratorul arhivei electronice va asigura, n condiiile prevzute la art. 14 i n concordan cu prevederile legislaiei n vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document n form electronic n parte.

Art. 16. - Administratorul arhivei electronice are urmtoarele obligaii:

a) ntreinerea arhivei electronice;

b) crearea unei arhive electronice de siguran, care s cuprind toate documentele n form electronic arhivate i care se actualizeaz permanent off-line;

c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care s garanteze integritatea, securitatea i, unde este cazul, confidenialitatea documentelor n form electronic arhivate;

d) asigurarea redrii oricrui document n form electronic coninut n arhiv;

e) asigurarea distrugerii documentelor a cror perioad de arhivare a expirat;

f) notificarea autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu, cu cel puin 60 de zile nainte, a inteniei de ncetare a activitii, cu excepia cazurilor de for major. n acest caz, administratorul arhivei electronice are obligaia de a transfera arhiva electronic ctre alt furnizor de servicii de arhivare electronic, cu acordul autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu.

Art. 17. - (1) Arhivele electronice sunt depozitate n centre de date supuse autorizrii prealabile, cu respectarea normelor privind asigurarea:

a) integritii i securitii documentelor n form electronic;

b) securitii i integritii spaiului ocupat de echipamentele care gzduiesc arhivele electronice;

c) recuperrii informaiei n urma dezastrelor naturale, conform reglementrilor n vigoare.

(2) n termen de 90 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date.

CAPITOLUL VII Infraciuni i contravenii

Art. 18. - Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspunderea contravenional, civil sau penal.

Art. 19. - Divulgarea, de ctre administratorul arhivei electronice, a cheii de criptare constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la unu la 3 ani.

Art. 20. - Accesarea neautorizat a documentelor din arhiva electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 luni la 3 ani.

Art. 21. - Copierea neautorizat a documentelor din arhiva electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la unu la 12 ani.

Art. 22. - Modificarea neautorizat a documentelor din arhiva electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la unu la 15 ani.

Art. 23. - Distrugerea arhivei electronice constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 6 la 15 ani.

Art. 24. - Constituie contravenie dac, potrivit legii, nu constituie infraciuni, nerespectarea de ctre administratorul arhivei electronice a prevederilor art. 6, 8, 9, 11, 15 i 16.

Art. 25. - Contraveniile prevzute la art. 24 se sancioneaz cu amend de la 3.000 lei la 10.000 lei.

Art. 26. - (1) Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor prevzute n cadrul prezentului capitol sunt de competena personalului cu atribuii de control din cadrul autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu.

(2) Contraveniilor prevzute n prezentul capitol le sunt aplicabile prevederile Ordonanei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 180/2002, cu modificrile i completrile ulterioare.

Art. 27. - (1) Responsabilitatea aplicrii dispoziiilor prezentei legi i a reglementrilor legate de aceasta revine autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu, prevzut la cap. IV din Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic.

(2) n termen de 3 luni de la data intrrii n vigoare a prezentei legi autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n domeniu, n colaborare cu Arhivele Naionale, va elabora reglementri i metodologii n aplicarea prezentei legi, procedura acordrii, suspendrii, retragerii deciziei de acreditare a administratorului arhivei electronice, precum i a autorizrii centrelor de date.

Aceast lege a fost adoptat de Parlamentul Romniei, cu respectarea prevederilor art. 75 i ale art. 76 alin. (1) din Constituia Romniei, republicat.

PRESEDINTELE CAMEREI DEPUTATILOR PRESEDINTELE SENATULUI

BOGDAN OLTEANU NICOLAE VACAROIU

Bucureti, 15 mai 2007.

Nr. 135.

PAGE 2