instructiuni documente personal1

INSTRUCTIUNI DE LUCRU PENTRU POSTULINSPECTOR RESURSE UMANE

=GHID DE UTILIZARE DOCUMENTE=

Responsabilitate: Tine evidenta tuturor angajatilor din societate, angajarilor, lichidarilor,pensionarilor, conform legislatiei in vigoare.

Conduce Registrul de Evidenta al Salariatilor in format electronic conform legii. Transmite acestregistru catre Inspectia Muncii prin intermediul aplicatiei on-line http://itmonline.inspectiamuncii.ro .

Atunci cand finalizeaza transmiterea tuturor actualizarilor pentru luna precedenta, listeazaregistrul in vederea confruntarii cu Statul de salarii generat din aplicatia de salarizare.

Responsabilitate: Participa direct in procesul de atragere a noilor candidati si procesul derecrutare

Pentru recrutarea de noi angajati:

a. Se identifica postul liber si profilul candidatului. Se compune si se da spre aprobare anuntul cu privirela locul de munca vacant.

b. S e publica anuntul prin diferite mijloace agreate de societate

c. Se colecteza si triaza raspunsurile la anunt, astfel:- Daca candidatul corespunde in mare profilului, la primul contact tefefonic cu acesta i seconduce un prim interviu telefonic- La acest prim interviu se consemneaza in scris pe formularul Interviu angajare I. celediscutate si concluziile interviului, stabilindu-se, unde este cazul, o intalnire directa pentru un al doileainterviu, caz in care se deschide si incepe sa se completeze o fisa intitulata Pasi angajare. I secomunica angajatului care sunt documentele solicitate la al doilea Interviu (vezi Necesar documente laal doilea interviu). La stabilirea datei pentru al doilea interviu se are in vedere si posibilitatea sustineriiunei probe practice la sfarsitul acesteia.

www.euload.com -Tel: 0259-306-110 Tel verde: 0800-887-267 Fax: 0259-3602-233 Email: [email protected]

d. Interviul al 2-lea si intocmirea dosarului personal al candidatului

La prezentarea la sediul firmei al candidatului la data si ora stabilita, acesta este invitat decatre inspectorul de personal in spatiul destinat acestui scop, unde se verifica daca persoana in cauza aadus documentatia solicitata, dupa care i se face copii ale acesteia, si se pune in dosarul personal alcandidatului.

Se conduce al doilea interviu, mult mai amanuntit, verificandu-se corelatia intre cele spusede candidat, CV si documentele prezentate de acesta.

Se clarifica orice neconcordante si orice aspecte ramase neelucidate in CV-ul prezentat. Peparcursul interviului se consemneza in scris pe formularul Interviu angajare II.

La sfarsitul interviului i se da candidatului un test (chestionar) pentru evaluareacunostintelor profesionale ale acestuia. Acest test va face parte din dosarul personal.

Dupa terminarea testului teoretic candidatul va sustine o proba practica, intocmindu-se deexaminator o Fisa de evaluare practica. Acesta fisa va face parte din dosarul personal.

La sfarsitul probei practice candidatul poate pleca, urmand ca acesta sa fie contactattelefonic intr-un anumit termen stabilit cu privire la posibilitatea (decizia) de angajare.

e. Analiza dosarului personal al candidatului

Se completeza dosarul angajatului cu referintele primite de la ultimul loc de munca alacestuia si de la cunostintele acestuia (unde e posibil).

Se inainteaza dosarul conducerii societatii in vederea aprobarii inceperii sau nu aprocedurilor de angajare.

Daca conducerea societatii aproba se trece la urmatoarea etapa.

f. Inceperea procedurilor de angajare

Se comunica telefonic candidatului documentele necesare in vederea angajarii conformformularului Necesar documente la angajare precum si data si ora stabilita precum si conditiile pentrusustinerea testului psihologic cu psihologul unitatii.

In urma rezultatului acestui test, primit de catre conducatorul unitatii si a documentelorfinale solicitate se ia decizia definitiva cu privire la angajare si la detaliile acesteia (Decizia de angajaresi conditiile acesteia).

Responsabilitate: Intocmeste formele de angajare pentru toti angajatii firmei (contractulindividual de munca, fisa de post, fisa cu datele personale etc.)

In baza Deciziei de angajare si conditiile acesteia se intocmeste contractul individualde munca (CIM)

Acesta se intocmeste cu minim 1 zi lucratoare inaintea inceperii activitatii, in 2 exemplare,fiind semnat de ambele parti, astfel:- un exemplar pentru angajat


- un exemplar (cu specificatia Am primit un exemplar) in dosarul personal- o copie a CIM se trimite la Biroul de contabilitate pentru a-l introduce in programul desalarizare.

Functia la incadrare consemnata in CIM va fi functia conform Clasificarii COR (Ordin1832_856_2011), cea mai apropiata de postul pentru care se angajeaza persoana respectiva. In acest sensBiroul Personal va intocmi un tabel de corespondenta intre posturile din organigrama si functiile conf.clasificarii COR. In cazul ca cele 2 denumiri nu sunt identice se va intocmi si o decizie de numire pefunctia din organigrama.

In acelasi timp se intocmeste si fisa postului pentru noul angajat, in 2 exemplare semnateatat de angajator, cat si de angajat cu mentiunea Am luat la cunotin i am primit un exemplar din Fiapostului. Un exemplar din fisa postului ramane la angajat, si cealalta in dosarul personal al angajatului.

Tot la angajare se inmaneaza angajatului fisa de evaluare a performantelor,corespunzatoare postului pe care il va ocupa, pastrandu-se in dosarul personal o copie a acesteia cumentiunea Am primit un exemplar si semnatura angajatului. Totodata i se va explica angajatului modul incare se va face evaluarea.

Cu ocazia angajarii i se aduce anagajatului la cunostinta si prevederile cuprinse inRegulamentul intern al societatii.

I se va solicita anagajatului sa dea:- declaratia la angajare cu privire la Regulamentul Intern- declaratia la angajare cu privire la Boli psihice si epileptice- declaratia la angajare cu privire la Protectia Maternitatii

In cazul in care angajatul are in intretinere alte persoane i se va solicita angajatului si:- declaratia cu privire la persoanele aflate in intretinerea saInspectorul personal ii va da angajatului spre completare Fisa cu datele personale ale acestuia,atragandu-i inca o data atentia asupra obligatiei acestuia de a anunta societatea cu privire la oricemodificare care apare.

Inspectorul personal va completa Legitimatia de servici a angajatului si o va inmanaacestuia.

Dupa intocmirea tuturor formalitatilor necesare, inspectorul de personal va aranja pecapitole Dosarul personal al angajatului si va intocmi un OPIS Dosar Personal.

Capitolele dosarului personal (indicate prin separatoare) vor fi urmatoarele:1. Contract de munca, va contine:

- contractul de munca, actele aditionale de modificare a CIM si deciziile in baza carora s-au facutaceste modificari, in original, impreuna cu un

- Centralizator cu privire la modificarile CIM survenite de la angajare - fisa de post pentru functia de baza- fisa de evaluare pentru functia de baza

2. Declaratii la angajare, va contine: - declaratia la angajare cu privire la Regulamentul Intern - declaratia la angajare cu privire la Boli psihice si epileptice - declaratia la angajare cu privire la Protectia Maternitatii


3. Acte Personale, va contine: - Fisa cu datele personale - Act de identitate (in copie) - unde se solicita prin fisa postului:- Permis de conducere (in copie)- Atestat profesional conducatori auto marfuri generale(in copie)- Atestat profesional conducatori auto marfuri ADR(in copie)- Card tahograf

4.Acte Medicale, va contine:- aviz pshihologic- aviz medicalfisa de aptitudine

5.Studii si diplome, va contine:- copii ale diplomelor de absolvire a studiile medii, scoli profesionale- copii ale diplomelor de absolvire (licenta) a studiilor superioare sau aprofundate- certificate de specializare in diferite domenii (ex. Operare calculatoare)- certificate absolvire cursuri de formare profesionala obtinute la locul de munca

6.Istoric Profesional, va contine informatiile stranse cu ocazia recrutarii angajatului, cu privire inprincipal la experienta profesionala. - cerere de angajare

CV interviul I si II cazier juridic si rutier (unde este cazul) decizia de incetare a CIM de la ultimul loc de munca, copie carte de munca

7. Coasigurati, va contine:- declaratia cu privire la persoanele aflate in intretinerea angajatului- copii ale actelor de identitate ale coasiguratilor (certificate de nastere copii, certificat

casatorie, carte de identitate)

8.Functii Suplimentare, va contine - Deciziile de numire in functiile suplimentare detinute, impreuna cu:- Fisele de post pentru functiile suplimentare- Fisele de evaluare pentru functiile suplimentare- Deciziile de eliberare din functiile respective

9.Asigurare medicala, va contine, unde este cazul:- copie dupa cardul european de asigurare- copie dupa asigurarea medicala

10. Cont viramente salar si diurne, va contine:-copia semnaturii angajatului cu privire la primirea cardurilor bancare atat in Lei cat si in

Euro.


- numarul conturilor bancare (IBAN) atat in Lei cat si in Euro, deschise pe numeleangajatului la banca colaboratoare, conturi in care i se vor vira acestuia drepturile banesti in lei sau euro.

Responsabilitate: inregistreaza contractul individual de munca in Registrul de Evidenta alSalariatilor (Revisal) - Inspectorul de personal va inregistra online in Registrul de evidenta al Salariatilor(REVISAL) noul contract de munca, imediat dupa intocmirea acestuia si va lista confirmarea inscrieriiacestuia, pe care o va atasa CIM din dosarul personal.

Responsabilitate: Intocmeste actele aditionale la modificari survenite pentru contracteleindividuale de munca si le inregistreaza in REVISAL.

- In cazul in care CIM se incheie pe perioada determinata inspectorul de personal va notificaconducerea societatii cu cel putin 2 saptamani inainte de expirarea contractului, pentru a vedea dacacontractul se va prelungi sau nu.- Pentru orice modificari va intocmi decizia de modificare a CIM prin care s-a hotaratmodificarea in cauza: prelungire CIM, modificare CIM, suspendare CIM, si o va da spre semnaredirectorului general- In baza deciziei va intocmi actul aditional de modificare a CIM, in 2 exemplare, semnate deambele parti, unul pentru angajat si unul pentru societate, cu mentiunea Am primit un exemplar pe care ilva pune in dosarul personal. Va consemna actul aditional si in Centralizatorul cu privire lamodificarile CIM survenite de la angajare.- Inspectorul de personal va inregistra online in Registrul de evidenta al Salariatilor(REVISAL) modificarile la contractul de munca, imediat dupa incheierea si semnarea actului aditional demodificare al acestuia si va lista confirmarea inscrierii modificarii acestuia, pe care o va atasa ActuluiAditional din dosarul personal- Inspectorul personal va da Departamentului Financiar Contabil o copie a actului aditionalpentru operarea modificarilor si in programul de salarizare.

Responsabilitate: Intocmeste formele de desfacere a contractului individual de munca (nota delichidare, decizia de desfacere a CIM)

- In cazul in care desfacerea contractului de munca se face din initiativa societatii inspectorulpersonal va intocmi decizia de incetare a CIM si o va da spre semnare directorului general, decizie pecare o va comunica imediat angajatului, fie direct, caz in care acesta va semna de luare la cunostinta, fieprin posta cu confirmare de primire.- In cazul in care incetarea contractului de munca se face din initiativa angajatului, inspectorulpersonal va solicita acestuia formularea in scris a cererii de lichidare (demisiei), cerere care va fiinregistrata obligatoriu in registrul de intrari. Cererea de lichidare (demisia) trebuie sa contina obligatoriunumele, adresa, actele de identitate si CNP-ul angajatului respectiv, precum si functia pe care esteincadrat, sa contina data de la care solicita incetarea contractului de munca, data si locul intocmirii


cererii. Odata cu depunerea cererii de lichidare inspectorul personal este obligat sa-i solicite angajatuluimotivarea cererii, incercand sa afle motivele obiective care il determina sa plece si daca aceste motive sedatoreaza unor disfunctionalitati in desfasurarea activitatii societatii. Va prezenta imediat directoruluigeneral cererea de lichidare impreuna cu motivatia, in vederea aprobarii ei de catre acesta. Daca dataincetarii CIM solicitate de angajat nu respecta termenul legal obligatoriu de preaviz acordat societatiinoastre, directorul general poate dispune incetarea CIM la data implinirii termenului legal de preaviz. Inurma hotararii administratorului va intocmi decizia de incetare a CIM si o va da spre semnaredirectorului general, decizie pe care o va comunica imediat angajatului, fie direct, caz in care acesta vasemna de luare la cunostinta, fie prin posta cu confirmare de primire.- Inspectorul de personal va inregistra online in Registrul de evidenta al Salariatilor(REVISAL) decizia de incetare a CIM, imediat dupa incetarea acestuia, si va lista confirmarea inscrieriiacesteia, pe care impreuna cu decizia de incetare a CIM o va pune in dosarul personal. - La momentul comunicarii deciziei de incetare a CIM angajatului, inspectorul de personal ii vainmana acestuia si Nota de Lichidare, pe care angajatul are obligatia sa o verifice si sa o semneze,urmand ca Departamentul Financiar Contabil sa recupereze debitele ramase.- Inspectorul personal va arhiva dosarul personal al angajatului lichidat- Inspectorul personal va da Departamentului Financiar Contabil o copie a deciziei de incetare aCIM pentru operarea acesteia si in programul de salarizare.

Responsabilitate: Tine evidenta valabilitatii actelor si instiinteaza salariatul cand e nevoie deactualizari

Inspectorul de personal -Folosind rezumatul valabilitatii actelor, inscris pe OPIS-ul dosarului personal al fiecarui

angajat, sub forma:

Acte personale si medicaleDenumire Act Personal Data acordarii (eliberarii) Valabil pana laCarte de identitatePermis de conducereAtestat profesional MarfuriGeneraleAtestat profesional ADRCard tahograf

Aviz PsihologicAviz MedicalFisa de aptitudineAsigurare medicala seria ____si nr ____________

Card Bancar LeiCard Bancar Euro


- Avand obligatia ca acest opis sa fie actualizat permananent si in corelatie cu documentelecuprinse la dosarul personal- Va intocmi o situatie electronica de sinteza intitulata Situatie valabilitate acte personalcare va cuprinde pentru fiecare angajat al societatii datele de expirare a actelor personale si medicale.- Folosind tehnicile de sortare si cautare in fisierul eletronic va verifica cel putin saptamanaldaca actele angajatilor se afla in termenul de valabilitate.- Va atentiona angajatul prin SMS si direct daca este posibil cu privire la expirarea actelorpersonale, pentru prima oara cu cel putin 3 luni inainte, pe urma lunar, iar in ultima luna saptamanal,pana la obtinerea noilor acte, consemnand in scris data, ora si modalitatea de contact de fiecare data candl-a atentionat. - Va consemna in DOSARUL DOCUMENTELOR LIPSA aflat la secretariat orice actpersonal expirat si neinlocuit de angajat. - Va publica in fiecare luni din saptamana la afisajul stabilit Lista cu angajatii a caror acteau expirat sau a caror acte vor expira pana la sfarsitul saptamanii urmatoare.- La primirea noilor acte va pune o copie a actului respectiv in dosarul personal, vaactualiza Opisul dosarului personal al angajatului, precum si fisierul Situatie valabilitate acte personal. Vaactualiza Lista cu angajatii a caror acte au expirat sau a caror acte vor expira pana la sfarsitul saptamaniiurmatoare afisata precum si dosarul documentelor lipsa (daca este cazul).

Responsabilitate: Elibereaza adeverinte solicitate de angajati.

Concepe si tehnoredacteaza adeverinte solicitate de angajati. Raspunde de exactitatea datelor inscrise.Adeverintei i se va da un numar din registrul de iesiri, se va face in 2 exemplare, unul pentru angajat, siunul in dosarul de ADEVERINTE ELIBERATE, purtand mentiunea Am primit un exemplar.Adeverintele vor fi obligatoriu semnate atat de Seful Departamentului Personal, cat si de DirectorulGeneral.

Adeverintele cele mai des eliberate sunt:- Adeverinta salariat - Adeverinta vechime- Adeverinta pentru somaj

Responsabilitate: Tine evidenta prezentei la lucru a personalului de la sediul societatii si intocmestepontajele necesare salarizarii.

Pentru personalul incadrat in cadrul compartimentului TESA pontajul se intocmestezilnic, pe baza condicii de prezenta, de catre Inspectorul de personal.

Pentru personalul incadrat in cadrul Departamentului Service Auto pontajul se realizeazape baza condicii de prezenta, de catre Sef Service Auto. Acest pontaj este predat saptamanal, in fiecareluni pentru saptamana anterioara, si in prima zi a lunii pentru luna anterioara, inspectorului personal, atatpe format hartie, semnat de Sef service, cat si in format electronic.

Pentru soferi, pontajul se realizeaza pe baza pontajelor partiale primite de la dispeceri,saptamanal , in fiecare luni pentru saptamana anterioara, si in prima zi a lunii pentru luna anterioara, atatpe format hartie, semnat de dispecer, cat si in format electronic. Inspectorul de personal va verifica si


centraliza aceste pontaje. In pontaj se vor evidentiate: - prezenta la serviciu

- concediul de odihna - concediul medical - concediul fara plata - zilele nemotivate

Zilele dinainte de angajare, respectiv dupa lichidare, vor fi hasurate si vor avea inscrisamentiunea ANGAJAT CU DATA DE ., respectiv LICHIDAT CU DATA DE ... .

Pentru concediul de odihna si concediul fara plata, inspectorul personal va verificaexistenta cererii de concediu fara plata sau odihna si aprobarea ei de catre directorul general.

Pentru concediul medical, inspectorul personal va verifica predarea de catre angajat intermenul legal al imprimatului de concediu medical, si va face raportarile cerute de lege in acest sens.

In cazul in care angajatul lipseste nemotivat de la servici acesta va fi contactat imediatpentru lamurirea motivului pentru care absenteaza. In cazul in care nu se reuseste clarificarea situatiei,dupa 3 absente nemotivate se declanseaza procedura de cercetare disciplinara in cazul sau.

Pontajele centralizate, dupa aprobarea lor de catre directorul general, vor fi transmisebiroului contabilitate, pentru introducerea lor in programul de salarizare. O copie a acestora va sta indosarul de PONTAJE CENTRALIZATE impreuna cu cererile de concediu fara plata, concediu de odihnasi concediile medicale aferente perioadei respective. O alta copie, impreuna cu pontajele partiale vor stain dosarul PONTAJE PARTIALE.

Responsabilitate: intocmeste planificarile de concediu anuale si tine evidenta concediilor de odihna,concediilor medicale, invoirilor, nemotivatelor etc.

Intomeste la inceputul fiecarui an Situatie planificare si realizare concedii de odihna, urmandca aceasta situatie sa fie actualizata la inceputul fiecarei luni, pana cel tarziu in data de 5 ale lunii.

Se va actualiza coloana Zile CO legale an curent, in timp ce pe coloana lunii precedente se trececoncediul efectiv realizat, si pe coloanele lunii in curs si a celor viitoare concediul planificat. Lunaprecedenta se hasureaza, semn ca realizarea concediilor de odihna s-a condus pana la luna respectiva.Aceasta situatie, tiparita lunar, aprobata de Directorul General va fi arhivata in dosarul de PONTAJECENTRALIZATE.

Cu aceeasi ocazie se actualizeaza si situatia Planificarea concediilor de odihna, unde suntspecificate atat intervalele calendaristice pentru concediul planificat, cat si pentru cel realizat.

Inspectorul de personal se ingrijeste de respectarea planificarii, astfel incat toti angajatii sa scoataintegral concediul de odihna aferent anului in curs.

Concediul fara plata peste un anumit interval de timp se asimileaza suspendarii CIM, si ca atare seconsidera o modificare a acestuia, modificare care se concretizeaza printr-o Decizie de suspendare aCIM si prin transmiterea acesteia in REVISAL. Reluarea activitatii se face in baza Deciziei de incetarea suspendarii CIM.


*Nota: Aceste formulare sunt oferite de bursa www.euload.com cu titlu gratuit in scop informativ, fara saimplice raspunderea bursei pentru folosirea lor de catre utilizatorii acestui serviciu.


instructiuni documente personal1

Documents