1

CAIETUL DE SARCINI ACORD CADRU DE PRESTRI SERVICII DE TRANSPORT AERIAN

I. OBIECTUL PROCEDURII DE ACHIZIIE 1. Autoritatea contractant vizeaz achiziionarea serviciilor de transport aerian internaional ocazional de pasageri (Cod CPV: 60400000-8), n funcie de necesiti i n limita bugetului alocat, dup caz, pentru salariaii autoritii contractante clasa economic, cu week-end i fr week-end sau altele, dup caz. 2. Sub rezerva dreptului prevzut la art.148 indice 1 lit.b) din OUG nr.34/2006, autoritatea contractant va ncheia un acord-cadru cu toi ofertanii ale cror oferte vor fi declarate admisibile. Numrul operatorilor economici cu care se va ncheia acordul - cadru va fi de cel puin 3 operatori (numrul maxim fiind 10 operatori) atribuind ulterior, prin reluarea competiiei ntre operatorii economici semnatari ai acordului-cadru, contracte subsecvente de servicii de transport aerian internaional de pasageri pentru destinaiile / clasele / durata / condiiile deplasrii stabilite de ctre autoritatea contractant n etapa de reluare a competiiei. 3. Atribuirea contractelor subsecvente se va realiza cu respectarea elementelor / condiiilor prevzute n acordul-cadru, prin reluarea competiiei ntre toi operatorii economici semnatari ai acordului cadru, ori de cte ori va aprea necesitatea organizrii unor deplasri n strintate a personalului autoritii contractante. Obiectul relurii competiiei l constituie preul serviciilor de transport aerian (bilete de avion) solicitate de ctre autoritatea contractant. 4. Metodologia de lucru este cea descris mai jos n cuprinsul prezentului Caiet de Sarcini. II. CERINE PRIVIND CARACTERISTICILE SERVICIILOR (CERINE TEHNICE)

1. Operatorii economici (ofertanii) vor asigura, cu operativitate, eficien i n mod sustenabil din punct de vedere financiar, servicii de bun calitate, conform documentaiei de atribuire i conform nevoilor autoritii contractante, aa cum acestea sunt menionate n invitaiile de participare la reofertare. 2. Operatorii economici se oblig s onoreze toate solicitrile autoritii contractante privind transportul aerian internaional de pasageri necesar acesteia, prin oferirea de bilete de avion conform solicitrilor din invitaiile de participare la reofertare, indiferent de destinaie, clasele de caltorie comandate i numrul de persoane care efectueaz deplasarea, precum i documentele solicitate n fia de date a achiziiei; 3. Biletele de avion se vor emite de regul, prin intermediul sistemului I.A.T.A., cu ajutorul sistemelor electronice de tip GDS (global distribution system - sistem computerizat de rezervri). 4. Numrul i disponibilitatea ca timp de lucru a persoanelor care i vor desfura activitatea n calitate de salariai sau colaboratori externi ai ofertantului, constituie o cerin tehnic esenial potrivit prezentei documentaii, ntruct contribuie decisiv la capacitatea profesional i la operativitatea ofertantului n ceea ce privete emiterea biletelor de avion, factori care la rndul lor, creeaz premisele obinerii unor preuri avantajoase pentru cursele aeriene solicitate. n acest sens, vor fi asigurate minim o persoan, care i va desfura activitatea sub coordonarea ofertantului (salariai sau colaboratori externi) pe baza unui program mediu de 40 de ore pe sptmn. 5. Pentru serviciile de transport aerian furnizate prin contractele subsecvente care le sunt atribuite, operatorii economici vor furniza, pe cheltuiala proprie, un serviciu de asisten pentru pasageri, destinat adresrii situaiilor de urgen precum i oricror alte aspecte legate de zborurile sau destinaiile respective, disponibil cel puin 12de ore pe zi, 5 zile pe sptmn, furnizat printr-un departament propriu al operatorului economic. Acest serviciu constituie o cerin tehnic esenial potrivit prezentei Documentaii. 6. Destinaiile de zboruri orientative care vor putea fi solicitate n executarea acordului-cadru sunt prevzute n Anexa 1 la prezentul Caiet de sarcini. 7. Ca regul general, salariaii autoritii contractante efectueaz deplasri prin cele mai rapide i mai economice mijloace de cltorie raportate la natura i urgena deplasrii. 8. Ca regul, membrii unei delegaii se deplaseaz ctre destinaie cu aceeai aeronav, cu excepia situaiilor n care se solicit n mod expres contrariul n cuprinsul invitaiei de participare la reofertare. 9. Serviciile de transport aerian ofertate (rezervarea i emiterea de bilete de avion) se vor asigura prin intermediul companiilor aeriene care au curse regulate (cu sau fr escal) iar emiterea biletelor se va realiza de regul, n sistemul IATA. 10. Autoritatea contractant va suporta costurile privind anularea sau modificarea biletelor deja emise n condiiile n care anularea este efectuat cu cel mult 48 de ore nainte de plecare. n cazul anulrii cltoriei, prestatorul de servicii va lua toate msurile posibile n vederea minimizrii costurilor, pentru a servi n cel mai bun mod interesele autoritii contractante. n cazul n care deplasarea este anulat sau se solicit modificarea biletelor i autoritatea contractant ntiineaz prestatorul cu cel puin 48 de ore nainte de plecare, operatorul nu va avea nici o pretenie financiar. ntiinrile de anulare/modificare a biletelor se vor comunica prin fax/e-mail, n termen de 12 de ore de la data anulrii/modificrii.

2

11. La solicitarea expres a autoritii contractante, se vor transmite informaii cu privire la legturile aeriene i terestre inclusiv (dac este cazul) din ara de destinaie (cale ferat/auto) astfel ca persoanele s ajung la locul i data solicitat. 12. n scopul evalurii serviciilor de transport aerian de cltori realizate pe durata de valabilitate a contractelor subsecvente, la cererea expres a autoritii contractante, se vor furniza rapoarte i rezumate lunare, detaliate, inclusiv n format electronic, cu privire la totalitatea prestaiilor (tranzaciilor) efectuate pe destinaii, tarife oficiale i speciale aplicate, modaliti de transport. III. INFORMAII PRIVIND PROPUNERILE FINANCIARE, MODUL DE PREZENTARE A ACESTORA I CRITERIUL DE ATRIBUIRE 1. Autoritatea contractant va ncheia Acordul-cadru cu toti ofertanii care nainteaz oferte declarate admisibile. Sub rezerva dreptului prevzut la art.148 inidice 1 lit.b) din OUG nr.34/2006, numrul minim al agenilor economici cu care se ncheie acordul-cadru este de 3 (trei), numrul maxim fiind 10 (zece). 2. Prin ofertele financiare, agenii economici i vor asuma un Tarif de serviciu (TS) maxim care va fi practicat n relaia cu autoritatea contractant, pe parcursul derulrii acordului-cadru. TS-ul maxim nu va putea fi depit n nicio situaie, pe toat durata acordului-cadru. Tariful de Servicii constituie un element care poate fi mbuntit n procesul de reofertare pentru atribuirea contractului subsecvent, celelalte elemente/condiii stabilite iniial n acordul-cadru, nefiind acceptate a suferi modificri. 3. Prin Tariful de serviciu (TS) ofertat n etapa de atribuire a acordului-cadru se nelege valoarea maxim a comisionului pentru prestaiile de servicii (rezervare i emitere de bilete de avion), pe care operatorul economic l va putea percepe pe ntreaga durata a acordului-cadru. 4. n oferta financiar, operatorii economici vor prezenta valoarea maxim n suma absolut (nu n procente) n euro, a taxei de serviciu (TS) ce va fi perceput pentru fiecare bilet/document justificativ emis pe durata acordului-cadru. 5. n scopul respectrii principiului transparenei i tratamentului egal al tuturor ofertanilor, cuantumul tarifului de serviciu (TS) este menit s acopere cheltuielile pe care operatorii economici le efectueaz cu prilejul prestrii serviciilor n cauz. Astfel, tariful de serviciu trebuie sa fie apt a susine prin sine nsui, din punct de vedere economic, activitatea agenilor economici legat de executarea acordului-cadru i a contractelor subsecvente. 6. La reluarea competiiei, va fi aplicat criteriul de atribuire cel mai mic pre pentru serviciile de transport aerian solicitate, iar dac se solicit mai multe bilete de avion prin aceeai invitaie de participare la reofertare, criteriul va fi cel mai mic pret total aferent tuturor biletelor de avion solicitate. Acest pre va include toate costurile pe care autoritatea contractant urmeaz s le plteasc, respectiv preul efectiv de achiziie a biletului pltit ctre compania aerian, taxele de zbor aferente i tariful de serviciu (TS) perceput de ctre operatorul economic. Nu intr n calculul acestui pre eventualele taxe de modificare/anulare a biletului, care sunt n sarcina autoritii contractante. 7. Preul biletului de avion care va fi ofertat de fiecare operator economic la reluarea competiiei va fi exprimat n euro att ca sum global, ct i pe componente, urmnd a fi selectat oferta cu preul cel mai sczut, care ndeplinete toate celelalte cerine stabilite potrivit prezentului Caiet de Sarcini i invitaiei de participare la reofertare. Preul serviciilor de transport aerian = pre efectiv de achiziie a biletului pltit ctre compania aerian (calculat exclusiv taxele de zbor aferente sau TS) + valoarea taxelor de zbor aferente + valoare TS (nu va putea depai valoarea maxim a TS ofertat de operatorul economic la ncheierea acordului-cadru). Nu intr n calculul preului biletului taxele de modificare/anulare a biletului. 8. La reluarea competiiei, valoarea maxim a TS ofertat la momentul elaborrii propunerilor financiare pentru ncheierea acordului-cadru, va putea fi mbuntit n sensul diminurii acesteia. Ofertele care prezint o tax de servicii (TS) mai mare dect valoarea maxim ofertat la ncheierea acordului-cadru nu vor fi luate n considerare. Exemplu ipotetic de lucru: n condiiile n care pentru ruta ,,X preul efectiv de achiziie a biletului pltit ctre compania aerian este de 450 euro, taxele de zbor aferente sunt de 75 euro, iar valoarea maxim a TS ofertat de operatorul economic este de 25 euro, preul biletului se va calcula dup cum urmeaz:

PRE BILET = 450 + 75 + 25 = 550 Euro n cazul n care operatorul economic decide s-i mbunteasc taxa de servicii ofertat iniial la ncheie