Inspectoratul Școlar Județean Cluj, Str. Argeș nr. 24, Cluj – Napoca tel: 0264.594.672, fax: 0264.592.832, email: cluj@isjcj.ro, www.isjcj. ro.

„PREDARE PENTRU SCHIMBARE” – POCU/73/6/6/106572 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020

Ghid pentru cadre didactice, pentru implementarea și realizarea

raportării finale a mini proiectelor educaționale

2019-2020

Versiune 2

Cuprins

1. Informații generale ............................................................................................................................... 2

2. Realizare achiziții produse/servicii conform referatului de necesitate aprobat ............................... 2

3. Transmitere pe email notificări pentru aprobare și documente justificative .................................... 3

4. Derulare activități și realizare fotografii .............................................................................................. 3

5. Centralizare documente justificative facturi, bonuri, contracte etc. ................................................ 3

6. Completare și transmitere pentru verificare raport implementare ................................................... 4

7. Finalizare raport implementare ........................................................................................................... 6

8. Încărcare raport de implementare, documente justificative și imagini în instrumentul de stagii de

practică ......................................................................................................................................................... 6

9. Transmitere documente în original prin intermediul experților educaționali grup țintă ................. 7

Inspectoratul Școlar Județean Cluj, Str. Argeș nr. 24, Cluj – Napoca tel: 0264.594.672, fax: 0264.592.832, email: cluj@isjcj.ro, www.isjcj. ro.

1. Informații generale

Flux implementare mini proiecte:

Realizare achiziții produse/servicii conform referatului de necesitate aprobat

Transmitere pe email notificare pentru aprobare și documente justificative (dacă e

cazul)

Derulare activități și realizare fotografii

Centralizare documente justificative facturi, bonuri, contracte etc.

Completare și transmitere pentru verificare raport implementare

Finalizare raport implementare

Încărcare raport de implementare, documente justificative și imagini în instrumentul de

stagii de practică

Transmitere documente în original prin intermediul experților educaționali grup țintă

Pentru a eficientiza fluxul de aprobări se va transmite, acolo unde este posibil, o singură

notificare cu toate modificările necesare la nivelul unui mini proiect educațional aprobat

(replanificare activități, modificări cantități în buget cu încadrare în suma aprobată etc).

Documentele justificative în original – raport de implementare, notificări și facturi, bonuri

contracte etc., vor fi predate experților educaționali locali grup țintă scoală (directorilor

unităților de învățământ), ce le vor colecta la nivelul fiecărei școli implicate în proiect.

2. Realizare achiziții produse/servicii conform referatului de necesitate aprobat

Achizițiile de produse/servicii se vor realiza conform referatului de necesitate aprobat. În cazul în

care există modificări ale prețurilor/cantităților față de varianta din referatul de necesitate,

acestea se vor centraliza și transmite într-o singură notificare. Toate achizițiile trebuie să respecte

referatul de necesitate aprobat și/sau notificarea ulterioaăe, dacă a fost cazul. Orice achiziție de

produse/servicii va trebui justificată cu documente cum ar fi: facturi, bonuri, chitanțe,

contracte etc. Nu se vor putea acorda banii de subvenții pentru achizițiile care nu au

documente justificative.

Inspectoratul Școlar Județean Cluj, Str. Argeș nr. 24, Cluj – Napoca tel: 0264.594.672, fax: 0264.592.832, email: cluj@isjcj.ro, www.isjcj. ro.

În cazul în care în proiect sunt incluse activități care nu se pot derula din cauza regulilor actuale

de protecție împotriva COVID 19, se va transmite o Notificare de înlocuire a activități/activităților

respective și a achizițiilor aferente, cu încadrarea în bugetul aprobat. Acolo unde este posibil, se

va încerca derularea activităților online.

3. Transmitere pe email notificări pentru aprobare și documente justificative

În cazul în care, pentru mini proiectele educaționale aprobate pentru a primi subvenție

(instrumente de sprijin) sunt necesare modificări în perioada de implementare, acestea vor fi

anunțate prompt, către echipa de proiect, prin intermediul unei notificări. Notificarea se va

completa, se va semna, data și se va transmite scanată pe email, la adresa: pps@isjcj.ro.

Se va face o singură notificare pentru toate activitățile / achizițiile ce necesită modificare.

Originalul se va tipări și se va păstra în dosarul de proiect urmând a fi transmis în original

împreună cu raportul final de implementare.

Modelul de notificare se poate descărca de aici:

https://stagiipps.isjcj.ro/site/news/aafa2937f25e

4. Derulare activități și realizare fotografii

Activitățile educaționale se vor derula conform planificării menționate în mini proiectul depus și

aprobat și/sau a notificărilor prin intermediul cărora se precizează replanificarea anumitor

activități. În cazul în care anumite activități nu se pot realiza conform planificării inițiale acestea

se vor replanifica și modificările vor fi incluse în Notificare.

Se vor realiza fotografii la activitățile derulate. Imaginile se vor încărca la final în instrumentul de

stagii de practică. Imaginile trebuie să fie clare și reprezentative pentru acțiunile derulate.

5. Centralizare documente justificative facturi, bonuri, contracte etc.

Inspectoratul Școlar Județean Cluj, Str. Argeș nr. 24, Cluj – Napoca tel: 0264.594.672, fax: 0264.592.832, email: cluj@isjcj.ro, www.isjcj. ro.

Toate documentele fiscale și administrative se vor păstra în dosarul proiectului.

Atenție: pe documentele justificative (facturi, contracte etc.) trebuie să apară numele cadrului

didactic beneficiar al subvenției.

Experții educaționali locali grup țintă scoală (directorii unităților de învățământ) vor verifica

periodic, pe durata implementării mini proiectelor educaționale, documentele justificative

centralizate în dosarele de proiect ale cadrelor didactice beneficiare de instrumente de sprijin

(subvenție). Documentele justificative se vor încărca, la finalul implementării proiectului, în

variantă scanată în instrumentul de stagii de practică. Documentele în original se vor transmite

către Inspectoratul Școlar Județean Cluj.

6. Completare și transmitere pentru verificare raport implementare

Raportul final de implementare se va completa și se va transmite în variantă editabilă, pe email

(către pps@isjcj.ro), în cel mult 7 zile de la finalizarea activităților din proiect. Templata de raport

de implementare se poate descărca de aici: https://stagiipps.isjcj.ro/site/news/cedd25113e60.

Raportul de implementare se va completa pe baza informațiilor din referatul de necesitate și din

mini proiectul depus și aprobat. Se vor completa în raportul de implementare: o descriere

succintă a activităților derulate, beneficiarii proiectului (care ar trebui să fie aceeași cu cei

menționați în proiectul depus), stadiul activităților și gradul de realizare al rezultatelor propuse.

Exemplu:

Activități practice Stadiu activitate (în derulare/ finalizată)

Grad de realizare activitate (activitățile finalizate trebuie să aibă

100%)

Activitate 1 – organizare oră de dezvoltare personală

Finalizată 100%

...

Rezultate atinse Grad de realizare (rezultatele atinse trebuie să aibă 100%)

Rezultat 1 – 20 de copii participanți la activități de dezvoltare personală

100%

Rezultat 2 - ...

Inspectoratul Școlar Județean Cluj, Str. Argeș nr. 24, Cluj – Napoca tel: 0264.594.672, fax: 0264.592.832, email: cluj@isjcj.ro, www.isjcj. ro.

Toate activitățile derulate trebuie să aibă stadiul: Finalizat și grad de realizare de 100%, la fel

ca toate rezultatele atinse.

Se vor preciza în tabel toate documentele pentru a justifica suma acordată facturile, bonurile,

contractele etc

Exemplu:

Documente financiare justificative – facturi, chitanțe, bonuri etc. (denumire, nr, data emitere)

Furnizor Suma (ron) Justificare (completare detalii legate de modul de utilizare al sprijinului primit)

Factura nr 123/10.09.2019

Metro SRL 1200 Rechizite pentru derulare Activitate 1 - oră

de dezvoltare personală

...

Nr crt. Produse/ Servicii

(descrierea cheltuielii) UM Cantitate

Preț (ron) / buc

Valoare totală (cantitate*preț)

Alte observații

1 Rechizite buc 120 10 1200

TOTAL buget utilizat (ron) 1200

Se completează obligatoriu suma totală utilizată (suma valorilor produselor/serviciilor

achiziționate).

Pe bonuri/facturi nu pot apărea sume aferente altor produse în afara celor achiziționate

pentru derularea proiectului.

Inspectoratul Școlar Județean Cluj, Str. Argeș nr. 24, Cluj – Napoca tel: 0264.594.672, fax: 0264.592.832, email: cluj@isjcj.ro, www.isjcj. ro.

7. Finalizare raport implementare

După verificarea Raportului final de implementare, acesta se va tipări, se va semna și data. În cel

mult 3 zile, se va încărca varianta scanată în instrumentul de stagii de practică.

8. Încărcare raport de implementare, documente justificative și imagini în instrumentul

de stagii de practică

După autentificare în instrumentul de stagii de practică, Cadrul didactic, beneficiar al subvenției

pentru implementarea proiectului educațional va accesa modulul de Propune Proiecte Didactice.

Pentru a încărca documente suport, pentru proiectele care au obținut sprijin: se va selecta

opțiunea din caseta de opțiuni dispusă in pagina

principală Acasă . Utilizatorul va fi astfel direcționat către pagina dedicată acestui sub-modul,

ce va afișa înregistrările deja introduse. Se dă click pe denumirea proiectului depus și petru care

s-a acordat subvenție.

Din pagina nou deschisă, se dă click pe butonul , se selectează din

calculatorul personal fișierul/fișierele dorite și se încarcă.

Fișierele încărcate vor fi vizibile în fiecare rubrică, ele putând fi înlocuite/eliminate prin click pe

pictograma .

Se vor încărca:

Anexa 01_5-Raport implementare - Mini proiect educațional

Facturi, bonuri, contracte scanate etc.

Liste de prezență (dacă e cazul)

Imagini relevante de la activități – max 10

Inspectoratul Școlar Județean Cluj, Str. Argeș nr. 24, Cluj – Napoca tel: 0264.594.672, fax: 0264.592.832, email: cluj@isjcj.ro, www.isjcj. ro.

Se va încărca un singur document scanat ce va include Anexa 01_5-Raport implementare - Mini

proiect educațional, Facturi, bonuri, contracte scanate etc., Liste de prezență (dacă e cazul) și

separat se vor încărca imagini reprezentative.

Pentru toate proiectele care vor obține sprijin se vor încărca în platforma PPS, documente

justificative pentru cheltuielile realizate și imagini de la activități. După ce au fost încărcate toate

documentele, iar proiectul a fost finalizat, se va selecta proiectul, din pagina principală a sub-

modului – Proiecte didactice, se va bifa căsuța din dreptul denumirii acestuia și se va da click pe

butonul .

Nu se mai pot încărca documente suport după ce a fost apăsat butonul .

Toate proiectele aprobate pentru a primi subvenție și implementate trebuie să

aibă la final, în instrumentul de stagii de practică, statusul FINALIZAT.

9. Transmitere documente în original prin intermediul experților educaționali grup țintă

Documentele justificative în original – raportul de implementare (semnat și datat), notificarea/le

(semnate și datate) și documentele administrative: facturi, bonuri contracte etc., vor fi predate

experților educaționali locali grup țintă scoală (directorilor unităților de învățământ), ce le vor

colecta la nivelul fiecărei școli implicate în proiect și le vor preda echipei responsabile cu

implementarea mini proiectelor educaționale, din cadrul Inspectoratului Școlar Județean Cluj.