Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

POSDRU/81/3.2/S/59664

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial

Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013

Axa prioritară 3 „Creşterea adaptabilităţii lucrătorilor şi a întreprinderilor”

Domeniul major de intervenţie 3.2 „Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru

promovarea adaptabilităţii”

Titlul proiectului: „Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil”

Cod contract: POSDRU/81/3.2/S/59664

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea

Resurselor Umane 2007-2013” – „Investeşte în oameni”

Tehnologii Office cu aplicabilitate în

domeniul financiar-contabil

- Microsoft Access -

Baze de date – Microsoft Access

Pagina 2 din 7

1 Elementele unei baze de date Microsoft Access O bază de date Microsoft Access este alcătuită din mai multe elemente componente,

denumite obiecte ale bazei de date. Unele obiecte sunt folosite totdeauna (fără ele

baza de date nu poate exista), iar altele pot fi utilizate ocazional. Fiecare din aceste

obiecte au funcţii diferite, urmărind realizarea avantajelor prezentate mai sus, sau

realizarea unei interfeţe cât mai agreabile pentru utilizator, astfel încât să uşureze pe

cât posibil lucrul cu baza de date. Următorul tabel identifică şi prezintă obiectele

conţinute de către o bază de date Access:

Obiect Descriere

Tabele

Sunt utilizate pentru a asigura funcţia de stocare a

datelor structurate în cadrul bazelor de date, fiind

alcătuite din rânduri (înregistrări) şi coloane (câmpuri). O

bază de date trebuie să conţină cel puţin un tabel pentru

a exista. Celelalte obiecte sunt opţionale.

Interogări

Oferă posibilitatea căutării şi regăsirii rapide a

informaţiilor stocate în tabele, prin chestionarea bazei de

date. Ele pot fi comparate cu anumite întrebări care i se

adresează bazei de date şi la care aceasta trebuie să

răspundă.

Formulare

Sunt ferestre din ecranul calculatorului care pot fi

personalizate pentru a prezenta datele conţinute în

tabele sau interogări sub o formă uşor de înţeles. Ele

dau şi posibilitatea actualizării datelor din tabele, în

sensul că orice modificare efectuată la nivelul lor aduce

după sine modificarea informaţiilor stocate în tabele.

Rapoarte Prezintă datele din tabele sau interogări într-o formă

care poate fi imprimată pe suport de hârtie.

Macrocomenzi

Permit efectuarea unor sarcini de rutină, prin

automatizarea acestora într-o singură comandă, care

poate fi apelată mult mai uşor de fiecare dată când este

necesar.

Module

Sunt utilizate pentru automatizarea unor operaţii, la fel

ca şi macrocomenzile, însă utilizează un limbaj de

progamare pentru aceasta, ele fiind accesibile celor care

dispun de cunoştinţe de programare.

Toate aceste obiecte din cadrul unei baze de date Microsoft Access interacţionează,

uneori unele fiind chiar dependente de altele.

Baze de date – Microsoft Access

Pagina 3 din 7

1.1 Crearea bazelor de date Access 2010.

În Access, toate obiectele care alcătuiesc structura unei baze de date sunt stocate

într-un singur fişier. Astfel, orice bază de date Access va fi stocată sub forma unui

fişier distinct (începând cu versiunea Access 2007 acesta deţine extensia accdb).

Crearea bazei de date porneşte de la generarea acestui fişier şi continuă cu crearea

tabelelor şi definirea asocierilor dintre acestea, urmate de încărcarea înregistrărilor în

tabele şi completarea bazei de date cu celelalte tipuri de obiecte necesare.

Pentru crearea unei baze de date noi se apelează meniul File→New→Blank

Database. În cadrul casetei File Name ce apare în partea dreaptă a ferestrei se va

preciza numele fişierului ce va stoca baza de date alături de locaţia unde acesta va fi

salvat odată cu apăsarea butonului Create.

Formatul bazelor de date create cu versiunea Access 2010 este acelaşi cu cel

aferent versiunii Access 2007, asigurându-se în acest sens, compatibilitatea între

aceste două versiuni (ambele utilizând extensia .accdb). Access 2010 poate

deschide bazele de date create cu versiunile anterioare. Dacă, însă, utilizând

versiunea Access 2010, se vor apela obiecte care sunt prezente doar în acest

format, versiunile anterioare nu vor putea accesa bazele de date create cu versiunea

2010.

Figura nr. 1.1 Procedura de creare a unei baze de date noi (necompletate)

Baza de date nou creată va propune iniţial crearea unui nou tabel a cărui structură va

fi definită de utilizator prin precizarea denumirilor de câmpuri şi a valorilor specifice

Baze de date – Microsoft Access

Pagina 4 din 7

înregistrărilor acestuia. Structura ferestrei bazei de date este aplicată în Figura nr.

1.2.

Figura nr. 1.2 Explicarea ferestrei Access 2010

1.3 Obiecte de tip tabel într-o bază de date Access Access pune la dispoziţie mai multe metode pentru crearea tabelelor bazei de date:

crearea instantanee a unui tabel definind direct câmpurile şi înregistrările acestuia

sub forma unei structuri tabelare (opţiune ce poate fi apelată prin meniul

Create→Tables→Table), crearea tabelului prin proiectarea structurii acestuia înainte

de încărcarea înregistrărilor (opţiunea Create→Tables→Table Design) sau

construirea tabelului pornind de la o listă preluată din Microsoft SharePoint (Create

→Table→ SharePoint List). Cea mai utilizată metodă pentru crearea tabelelor

Access este apelarea modului de proiectare (Table Design). Ea presupune, mai întâi,

definirea câmpurilor tabelului respectiv, a tipurilor de dată şi a proprietăţilor fiecărui

câmp în parte. De aceea, apelarea acestei metode coincide cu deschiderea unei

ferestre pentru proiectarea tabelului, care conţine două panouri importante: grila de

câmpuri şi panoul de proprietăţi ale fiecărui câmp în parte (Figura nr. 1.4).

Baze de date – Microsoft Access

Pagina 5 din 7

Figura nr. 1.3 Fereastra pentru definirea structurii câmpurilor din cadrul unui tabel

Descrierea câmpurilor se va realiza în cadrul grilei de câmpuri unde vor fi trecute

toate denumirile de câmpuri din cadrul tabelului respectiv, în fiecare celulă a coloanei

Field Name. În atribuirea numelui unui câmp trebuie să se aibă în vedere anumite

reguli: denumirea trebuie să conţină maxim 64 de caractere, să nu înceapă cu spaţiu

şi să nu conţină caractere speciale precum semnul punct, semnul exclamării sau

paranteze drepte.

Pentru fiecare câmp în parte este obligatorie precizarea tipului câmpului, adică ce fel

de date va conţine acesta (de tip text, de tip număr, de tip data calendaristică, etc.).

Tipul câmpului va fi ales dintr-o listă, în cadrul coloanei Data Type, pentru câmpul a

cărui denumire se află pe acelaşi rând. Principalele tipuri de dată pe care un câmp le

poate lua şi care se vor preciza în cadrul coloanei DataType sunt:

Text, care admite o lungime maximă a realizării atributului de 255 caractere.

Pentru acest tip de dată, lungimea implicită este de 50 de caractere.

Memo, utilizat pentru stocarea datelor de tip text, mai precis pentru stocarea

blocurilor de text de până la 65.536 de caractere. Acest tip de dată este recomandat

atunci când se doreşte stocarea unei anumite descrieri cu privire la elementele unei

înregistrări, putând conţine text formatat (rich text) şi beneficiind de opţiunea Doar

adăugare (Append only) utilă atunci când nu se permite modificarea sau ştergerea

conţinutului existent.

Number, pentru stocarea datelor de tip numeric, fiind reprezentat de mai multe

subtipuri: Integer (cu valori cuprinse în intervalul [-32.768, 32.768]), Long integer (cu

valori între -2.147.483.648 şi 2.147.483.648), Byte (cu valori pozitive între 0 şi 255),

Baze de date – Microsoft Access

Pagina 6 din 7

Single (cu 7 caractere după virgulă şi valori între -3,4*1038 şi 3,4*1038), Double (cu 15

caractere după virgulă şi valori cuprinse între -1797*1038 şi 1797*1038).

Date/Time, utilizat pentru stocarea datelor calendaristice sau de tip oră.

Currency, (format fix cu patru zecimale, prevenind erorile de rotunjire), al cărui

nume provine de la semnul monetar ($) pe care îl afişează automat înaintea valorii

câmpului.

Autonumber, caracterizat prin faptul că generează automat o valoare numerică

de tip Long Integer, prin incrementare cu o unitate (Increment) faţă de ultima valoare

a acestui câmp sau prin generare aleatoare (Random).

Yes/No, tip de dată de tip logic: adevărat sau fals.

OLE object, cu ajutorul căruia există posibilitatea de includere în cadrul unei

baze de date Access diverse fişiere care stochează imagini, sunete sau secvenţe

video.

Attachment, putând stoca unul sau mai multe fişiere, utilizând un sistem numit

„date complexe”.

Lookup Wizard, asistent pentru definirea regulilor pentru asigurarea integrităţii

bazei de date.

Cea de-a treia coloană din cadrul grilei este coloana pentru descrierea câmpului nou

introdus (Description), unde, opţional, utilizatorul poate face diverse comentarii cu

privire la câmpul precizat pe acelaşi rând.

Fiecare tabel trebuie să aibă definită o cheie primară. Cheia primară poate fi alcătuită

fie dintr-un singur câmp, fie din mai multe. Pentru definirea unei chei primare, se

selectează câmpul sau câmpurile dorite şi apoi se apasă butonul (Primary Key) din

grupul Tools al filei Design. Câmpul sau câmpurile care formează cheia primară pot fi

recunoscute prin „cheia” () care le însoţeşte în dreptul capului de rând. Pentru

definirea unei chei primare compuse din mai multe câmpuri, se vor selecta, în

prealabil, toate câmpurile aferente (prin utilizarea procedeului de selecţie multiplă –

tasta CTRL apăsată) şi se va alege opţiunea de stabilire a cheii primare. Simbolul de

cheie primară va apărea, în această situaţie, pentru toate câmpurile selectate.

Pentru salvarea tabelului creat, se apelează meniul File→Save sau se apasă butonul

Save de pe bara de acces rapid, după care se va preciza numele sub care va fi

salvat. După salvarea tabelului în cadrul ferestrei de navigare a bazei de date

(situată în partea stângă a ferestrei aplicaţiei Access) va apărea pictograma cu

denumirea tabelului nou creat, ceea ce indică faptul că acesta a devenit un obiect al

bazei de date.

Principalele proprietăţi atribuite unui câmp dintr-un tabel Access pot fi vizualizate în

tabelul următor:

Baze de date – Microsoft Access

Pagina 7 din 7

Nume

proprietate Descriere

Field Size Precizează dimensiunea maximă, prin stabilirea numărului de

caractere a unui câmp de tip Text sau a unui subtip de dată pentru

câmpurile Numerice.

Decimal Places Stabilește numărul de caractere afișate după virgulă pentru un

număr cu zecimale.

Format Determină modul de afișare a valorii câmpului:

- pentru tipul de dată Text – caractere majuscule, minuscule,

stabilirea unui text afișat pentru valori vide sau nule, etc.

- pentru tipuri de dată numerice sau dată calendaristică – modul de

afișare a valorii stocate, prin precizarea secvențelor pentru

formatare.

Această proprietate vizează atribute definite cu tipul

numeric, dată calendaristică sau logic. Formatul dorit poate fi

ales prin selectarea dintr-o listă predefinită pentru proprietatea

Format. Pentru atributele numerice se poate opta pentru

următoarele formate de afişare: General Number, Currency,

Fixed, Standard, Percent, Scientific. În cazul atributelor de tip

dată calendaristică există formatele: General Date, Long

Date, Short Date, Medium Date, Long Time, Medium Time,

Short Time, iar în cazul atributelor logice: Yes/No, True/False,

On/Off. Fiecare astfel de format prezintă un exemplu pentru

vizualizarea sa.

Caption Specifică textul afișat în titlul unei coloane, fără a afecta denumirea

câmpului.

Default value

Stabilește o valoare implicită atribuită automat pentru orice realizare

nouă a câmpului.

Input Mask

Stabilește un șablon pentru încărcarea datelor, prin precizarea unor

caractere cu o semnificație specială. De exemplu, pentru a

permite introducerea unui caracter de tip numeric (o cifră),

masca de introducere trebuie să conţină semnul #, cifra 9 sau

cifra 0.Proprietatea Format are prioritate în fața șablonului stabilit.

Validation Rule

Restricție impusă valorilor câmpului, prin precizarea unei reguli ce

poate fi atribuită doar câmpului în cauză.

Validation Text Mesajul de eroare atașat regulii de validare.

Required Stabilește obligativitatea introducerii unei valori în câmpul respectiv.

Indexed Permite definirea unui fişier index pe atributul respectiv. Acest

fişier ajută la regăsirea rapidă a datelor din cadrul câmpului

respectiv.