ELABORAREA DOCUMENTELOR DE CORESPONDENA OFICIAL

ELABORAREA DOCUMENTELOR DE CORESPONDENA OFICIAL

ELABORAREAMESAJULUISCRIS

Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie:

s in seama de termenii de specialitate adecvai;

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;

s aib un stil agreabil;

s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint.

Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul anilor, devenind dup unii autori, aproape o tiin.

Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena ndelungat face, adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, se va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.

Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct si amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continu s-i pstreze locul i importana lor.

n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic.

Pentru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie deosebit, este necesar o pregtire temeinic a acestora.

ETAPELE NTOCMIRII UNEI SCRISORIEtapele ntocmiriiunei scrisori sunt:

1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);

2)Documentarea const n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin:

studiul corespondenei deja existente;

folosirea documentaiei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv;

folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin operaiile de analiz, sintez etc.

3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat;

4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.

n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).

5)Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i adunarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.

6)Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului saua mainii descris, apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).

FORMA GRAFIC I ESTETIC A SCRISORILOR

Aa cum am mai spus orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz. Acest fapt este de o deosebit importan pentru corespondena de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al firmei care-l trimite, un mesager interesat n crearea climatului favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii. De aceea, are importan nu numai corectitudinea redactrii textului, ci i prezentarea lui din punct de vedere grafic i estetic. Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.

n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerine:

plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;

pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie (3-3,5);

alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil (2-2,5);

Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere.

evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct posibil);

dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text, dac scriem la un rnd;

continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;

distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii;

alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14;

scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniere, pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau poriuni de text;

structurarea enumerrilor n mod diferit:

prin liniue;

prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul);

1. prin cifre;

a) prin litere mici;

textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul);

eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);

evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea expeditorului.

n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:

forma bloc preferat de firmele americane;

forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semi-bloc i forma bloc modificat.

n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.

n forma dantelat (numit i forma indentat), primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng, iar rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.

Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.

n forma bloc modificat textul se dactilografiaz integral n forma bloc, iar data i rndurile ce constituie formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.

Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.

Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de evideniere i difereniere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei de altele i, n general, ajut ca textul s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat. n acest sens, la prezentarea textelor se utilizeaz:

forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers (ordine, decizii, rapoarte etc);

forme comune de evideniere a corespondenei.Forme specifice de prezentare. La actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut bogat i variat, se folosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu note de trimitere, prezentarea bibliografiilor.

mprirea textului n capitole i subcapitole. n cazul unui text cu ntindere mare, n care sunt prezentate mai multe idei, se mparte textul n capitole i acestea n subcapitole.

Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere. Titlurile i subtitlurile rezum ntr-un cuvnd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de text ce urmeaz. Titlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea textului, ceea ce face ca folosirea lor s fie frecvent indicat.

Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, echilibrate, cele de aceeai importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici.

Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou. Primul cuvnt al paragrafului se scrie la o distan oarecare spre dreapta de marginea stng a textului.

Folosirea citatelor. Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei pri de text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se amplaseaz fie la nceputul i sfritul textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului. Pentru un citat reprodus n cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d ca alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie.

Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se plaseaz fie la sfritul citatului, fie ca o ,,trimitere la o not n subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete cnd referina la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa: autorul, lucrara, editura, iar n unele cazuri, chiar alineatul din care s-a citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text poate lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul textului din citat care nu se folosete, se introduce un numr de puncte.

Forme comune de evideniereSublinierea const n trasarea sub cuvintele, frazele sau prile de text ce trebuie evideniate, a unor linii. Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face s se piard efectul de evideniere i deci trebuie evitat. Se subliniaz cteva cuvine, o fraz, o porine de text.

Folosirea majusculelor constituie o form pregnant de evideniere. Const n scrierea prii ce trebuie evideniat, cu litere mari.

Spaierea literelor const n scrierea cuvintelor textului ce urmeaz a fi evideniat, lsndu-se ntre litere spaii mai mari dect cele normale.

Amplasarea unei fraze n centrul paginii const n scrierea frazei respective la un numr convenabil de spaii ndeprtate de marginile textului.

Retragerea unei pri din text de la marginea textului este folosit mai ales la enumerri, pentru c n acest fel toate punctele pot fi evideniate. La aranjarea n pagin cu retrageri este obligatoriu ca toate punctele enumerrii, avnd aceeai valoare, s nceap din punct de vedere gramatical cu aceeai parte de cuvnt, fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc.

Aranjarea n acolad const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni, pronind de la general ctre particular, cu ajutorul semnelor de parantez grupate n acolade.

Aranjarea n scheme const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue, legate ntre ele prin linii. Ca i la acolade, se pornete de la general la particular, de la ansamblu spre detaliu.

De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat; acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100 gr. De asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.

Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect necesar, n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr.Plicul

Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului.

Exist mai multe tipuri de plicuri:

plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;

plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;

plicuri dosar pentru coli A4 nempturite.

Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:

adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia.;

adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic;

indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial, urgent etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos;

indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului).Elementele componente ale scrisoriiConform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:

antet; numrul i data; referinele; adresa destinatarului; formula de salut/de adresare; obiectul scrisorii; coninutul; formula de ncheiere/de salut; semntura; anexe. ANTETULn general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.

Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate.

Antetul cuprinde:

elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);

denumirea societii;

forma sa juridic;

adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);

numrul de nregistrare la Registrul Comerului;

codul fiscal;

contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;

numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul corespondenei cu partenerii strini);

numrul de fax;

e-mail-ul.

O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz).

De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).

Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna.Exemplu de antet:

S.C. DESING SRLMihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991Cod fiscal P 1533521Cont 542327682 BCR-sector 1Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.roExemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:

IMPEX SRLStr. Prieteniei, 45Bucureti 7000ROMNIATelephone: (00401) 6477340Facsimile: (00401) 7777775NUMRUL I DATANumrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.

Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua.

De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.REFERINELESe plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.

Exemplu:

Ref.: VN/822/1.X.2002.

Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare. ADRESA DESTINATARULUISe plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.

Aceasta cuprinde:

denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);

adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).

Cele mai utilizate formule de adresare sunt:

1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A.

2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului Import Export;

3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia. Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:

Domnului Nicolae Nicescu, Manager SC DISING SRLos. Mihai Bravu 45Bucureti, RomniaSau

S.C. DISING SRL os. Mihai Bravu 45, sector 3 Bucureti, Romnia n atenia Directorului General sau n atenia Serviciului ExportFORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast inscripie va fi mai evident fa de adres.

Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.

Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sauMajestate.

Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.

ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg).

Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat).

Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia).

Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).

n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor

OBIECTULSCRISORIISe scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORIIReprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.

Cuprinde:

- paragraful de introducere;

- mesajul (sau cuprinsul);

- ncheierea;

Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre rnduri la care este scris textul. 1.INTRODUCEREA

Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc.

n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar). Exemple:

1) Pentru scrisorile iniiale

Prin prezenta v informm c v aducem la cunotin c Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c Avem plcerea de a v informa c a v aduce la cunotin c Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c Ne folosim de acest prilej pentru Obiectul scrisorii noastre este: s v informm despre s v anunm s v avertizm de s v atragem atenia n legtur cu 2) Pentru scrisorile de rspuns:

Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de 3) Pentru scrisorile de revenire:

Revenim la scrisoarea noastrnr. din data de ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .2.MESAJUL (CUPRINSUL) Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul unui paragraf separat.

Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia. Exemplu:

Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea restanelor n livrri.n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:

metoda direct motivare concluzie

ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona

metoda indirect concluzie motivare

Nu putem recepiona mrfurile, ntructnu corespund calitativ

Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).

De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton i impact):

pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de instruciuni i explicaii),

pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri, anunarea promovrii),

pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.).

Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .

n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect. 3.NCHEIEREA ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc. Exemplu:

Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordatV rugm s primii/acceptai scuzele noastre

Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaz:

Anexm acestei scrisori FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT

Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.

Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:

V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimenteV rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele.De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.

V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime.Alte formule folosite:

Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.

Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar.

Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.

Cu sinceritateAl dumneavoastrCu cele mai alese gnduri. ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise.

n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului. SEMNTURAConstituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.

n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea.

Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna. TAMPILA Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele LS.

Elementele ocazionale sunt:

Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub numele expeditorului principal, n stnga.

Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie (bar).