VII. FOLOSIREA DOCUMENTELOR DIN ARHIV 1. Folosirea documentelor judectoreti 2. Depunerea documentelor permanente la Arhivele Naionale de arhiv de la instanele

Bibliografie: 1. Legea Arhivelor Naionale art. 13-19, 20-22, 29, litera d-g 2. Instruciuni privind activitatea arhivistic art. 5 litera d, e, h; art. 43-48 109-112 3. Laureniu Mera, ndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 154-165 4. Regulament de ordine interioar al instanelor judectoreti, Bucureti, 2005 Art. 7; Art. 44, pct. 1-3; Art. 52, pct. 1 litera i, m, s; Art. 53 pct. 1, litera e; Art. 58, pct. 1 litera e; Art. 62, pct. 1, litera e, f, g; Art. 77, pct. 1-3 , Art. 79 pct. 1, litera b h (activitatea Biroului de informare i relaii publice); Art. 80, pct. 1-2 (purttorul de cuvnt al instanei) i Art. 81, pct 1, litera c-h; 83, pct. 19 (Registrul de eviden a petiiilor); Art. 92, pct. 2-6; Art. 102, pct. 4; Art. 128-129 (eliberarea certificatelor i a copiilor de pe acte. Restituirea nscrisurilor originale) 5. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public 6. Ordonana Guvernului nr. 26/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 233/2002.

1

1. Folosirea documentelor de arhiv Legea Arhivelor Naionale art. 20-22 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite pentru: a) cercetare tiinific b) rezolvarea unor lucrri administrative c) informri d) documentri e) aciuni educative f) elaborarea de publicaii g) eliberarea unor copii, extrase, certificate, Avnd n vedere activitatea specific instanelor

judectoreti folosirea documentelor de arhiv este stipulat n articolele Regulamentului de ordine interioar preciznduse n primul rnd cu obligaiile privire la personalului respectarea auxiliar de specialitate i din departamentul economico-financiar i administrativ secretului

2

informaiilor obinute n cursul ndeplinirii atribuiilor lor, pentru documentele care nu sunt destinate publicitii. Atribuiile personalului de la instanele judectoreti privind folosirea documenelor care sunt destinate publicitii se suprapun uneori cu obligaiile de serviciu : cele ale grefierilor efi de secie, grefierului ef al judectoriei, grefierului delegat, grefierului statistician i ndeosebi ale grefierilor registratori i grefierilor arhivari n ceea ce privete: - verificarea dosarelor seciei nainte de trimiterea lor altor organe, - verificarea i semnarea pentru conformitate a copiilor legalizate i certificatelor ntocmite; - eliberarea la cerere, a certificatului de nscriere a unei persoane juridice; - punerea dosarelor la dipoziia publicului i inerea evidenei persoanelor care primesc dosarele spre studiu; - pregtirea dosarelor pentru edinele de judecat i asigurarea circulaiei acestora n cadrul instanei, precum i trimiterea lor la alte instane - informeaz persoanele care au calitatea de pri ori sunt mputernicite de acestea, conform legii, asupra datelor solicitate din dosarele n care acestea sunt direct interesate. O activitate concret de folosire a documentelor de la instanele judectoreti este cea a Biroului de informare i relaii publice care este organizat i funcioneaz potrivit

3

dispoziiilor Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public i ale Ordonanei Guvernului nr. 26/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 233/2002. Prima dintre atribuiile conductorului Biroului de informare i relaii publice este aceea a organizrii activitii de furnizare a informaiilor publice. Prin repartizarea petiiilor compartimentelor de specialitate care procedeaz la depistarea i scoaterea dosarelor n vederea formulrii rspunsului n termen legal se realizeaz o activitate de folosire a dosarelor n scopul deservirii persoanelor publice. El este ajutat de grefierul din cadrul Biroului de informare i relaii cu publicul n primirea i nregistrarea cererilor i petiiilor acesta din urm transmind spre compartimentele de specialitate solicitrile de informaii precum i petiiile spre soluionare, de regul, grefierilor-arhivari sau registratori. Regulamentul de ordine interioar precizez cu privire la folosirea documentelor urmtoarele: - scoaterea din incinta instanelor judectoreti a dosarelor, actelor i lucrrilor, n afara cazurilor prevzute de lege, este interzis. - dosarele i evidenele instanei privitoare la activitatea de judecat pot fi consultate de persoanele care justific un inters legitim, cu respectarea msurilor de asigurare a integritii documentelor.

4

- documentele scoase se studiaz numai la arhiv, dup identificarea solicitantului iar dup consultare i studierea dosarului se verific integritatea documentelor. - n ipoteza n care prile solicit eliberarea unor nscrisuri aflate n dosar la alt autoritate sau se depune n conservare n arhiv, se va proceda la desigilarea despre acestora cu ntocmirea ntreprins. O alt activitate de folosire a dosarelor de arhiv este eliberarea certificatelor i a copiilor de pe acte sau restituitea nscrisurilor originale. Ele se execut prin grefierul registrator i grefierul arhivar care procedeaz la scoaterea i ntocmirea certificatului care, la rndul lui, este semnat de grefierul ef cu verificarea prealabil a achitrii taxei judiciare de timbru. Copia certificatului mpreun cu cererea petriionarului se ataeaz la dosarul cauzei. Cererea se nregistreaz n Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative, la compartimentul secretariat i, dup caz, n registrul general de dosare (registrul general electronic de dosare) la registratur. Restituirea nscrisurilor originale depuse la dosarul cauzei se ncuviineaz de preedintele completului de judecat iar pentru dosarele arhivate de primul grefier sau grefierul ef. Restituirea nscrisurilor originale se face numai dac actul poate fi pstrat la instan i n copie, fr ca prin aceasta s se produc o vtmare a prilor din proces. unui proces-verbal operaiunea

5

Actele sau nscrisurile originale rmase la dosar pot fi restituite aparintorilor sau s fie pstrate permanent cu prilejul efecturii selecionrii dosarelor cu termen limitat de pstrare. Legea Arhivelor Naionale precizeaz modul n care pot fi consultate documentele deinute n arhive de instituii i organizaii, mai ales cele cu valoare practic n baza crora se elibereaz copii privind drepturile individuale. Astfel, documentele pot fi consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Creatorii obligai s i deintorii de documente legii, la sunt elibereze, potrivit cererea

persoanelor fizice sau juridice: certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creaz i le dein, chiar dac nu au mplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant, cum sunt: drepturi patrimoniale, dosrele de judecat. Certificatul eliberat trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, care sunt n legtur direct cu obiectul cererii. Se vor indica numai vechimea dreptul n munc, studii, la informare din

6

datele existente, fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se gsete nscris numele solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a certificatului. n certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului i, apoi, datele cuprinse n aceste documente. n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri cercetate. n certificat datele se expun n ordine cronologic. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneal, ntocmit, datat i semnat de persoana care a fcut cercetarea. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (numrul dosarului din inventar, anul, fila sau filele. n cazul n care, la cererea petiionarului, recercetnduse documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare. n legtur cu coninutul documentelor

7

n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, acest situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor ce fac obiectul cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se i solicitantului acest lucru. n textul certificatului nu sunt admise tersturi sau completri ulterioare, sau printre rnduri. Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra exactitii datelor comunicate. Copiile sau extrasele se certific, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le elibereaz. Certificatele, copiile i extrasele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot. Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semtur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Evidena cererilor se ine fie pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte, fia cuprinznd: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de nregistrare a cererii n ordine alfabetic, fie ntr-un registru - opis alfabetic, fie ntr-un sistem computerizat de eviden pe calculator.

8

Pentru a se putea rspunde n mod corespunztor solicitanilor este recomandabil ca la depunerea cererii aceasta s cuprind n mod obligatoriu datele de stare civil ale solicitantului, domiciliul, i n mod clar obiectul solicitrii. Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare, sau pentru eliberarea de copii i adeverine (de regul la serviciul personal) se consemneaz ntr-un registru de depozit, conform anexei nr. 8 din Instruciuni. n locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce o fi de control n raft, conform anexei nr. 9 din Instruciuni; fia se va anula la rearhivarea dosarului. Documentele interesele a cror cercetare i pot afecta Naionale, drepturile libertile

ceteneti, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare Fac parte din aceast categorie documentele care: a. privesc sigurana teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare; b. pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului; c. sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare d. nu sunt prelucrate arhivistic (nu au evidene)

9

Stabilirea

documentelor

respective

se

face

de

ctre

deintorul legal al acestora potrivit anexei nr. 6 la Legea Arhivelor Naionale b. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale Persoanele documente juridice creatoare i deintoare de

ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional le

depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale dup cum urmeaz: a. documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; b. documentele tehice, dup 50 de ani de la crearea lor; c. actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; d. documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; e. matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz Documentele se pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desfurri activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale. n acest caz creatorii i deintorii de documente sunt obligai s depun la Arhivele Naionale cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente. Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile

10

individuale ale cetenilor, se vor pstra de creatori i deintori. n cazul deinerii de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional, de aa numitele sec. fonduri XIX-XX. nchise (Tribunale, Judectorii urbane, mixte, rurale, Composesorate pdure, din nedepuse, din diverse motive, la Arhivele Naionale, cu prilejul asistenei de specialitate ntreprinse de ctre arhiviti se ntocmete de ctre grefiarul-arhivar, responsabil cu munca de arhiv, un proces-verbal, n prezena acestuia n care se consemneaz: - denumirea fondului arhivistic - cantitatea n ml - anii extremi - stadiul de prelucrare (inventariere, selecionare) - starea de conservare Procesul verbal va fi semnat de responsabilul ef cu munca de arhiv i grefierul-arhivar, responsabilul cu munca de arhiv pe instana deintoare a documentelor respective i de membrii comisiei de selecionare; un exemplar al procesului verbal se pred reprezentantului Arhivelor Naionale. n situaia mai sus prevzut, documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale dup ordonarea, invenatrierea i selecionarea lor pe baz de inventare i proces-verbal de predare primire. Documentele permanente cu valoare practic, n baza crora se elibereaz

11

copii, extrase i certificate privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi pstrate n continuare n arhiva instanei, cele cu termen de pstrate expirat se vor elimina din arhiv potrivit prevederilor legislaiei n vigoare. Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Impreun cu documentele se preiau i inventarele acestora, n trei exemplare. Predarea preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal de predare-preluare, ntocmit n dou exemplare, conform modelului anexa nr. 6 la Instruciuni privind activitatea de arhiv. Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul procesului verbal fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul verbal de predare-preluare se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare iar cellalt mpreun cu inventarele merg la Arhivele Naionale. 20. 05. 2010 Ioan Dordea

12

13