Integrarea Tehnologiilor în Analiza Financiar Contabilă

Cuvinte Cheie

Tehnologii informationale, impact, financiar-contabil, firma, sisteme informatice integrate,

implementare sisteme informatice, TI, ICT, NTI, EDI, CRM , SCM , BI, ERP,XBRL.

Intorducere

Unul dintre factorii care influenţează evoluţia societăţii informaţionale este integrarea de tehnologiile

informaţionale.

Prin fuziunea informaticii cu telecomunicaţiile, birotica, robotica s-a realizat un conglomerat de

industrii şi servicii cunoscute sub numele de tehnologie informaţională-TI (Information Technology)

sau după alţi autori tehnologie informaţională şi de comunicaţii (Information and Communication

Technology - ICT) sau noile tehnologii informaţionale (New Information Technology - NTI).

Astăzi este recunoscută de toată lumea importanţa deosebită pe care o are informaţia în

dezvoltarea economică şi socială. Pentru a deveni utilă în orice domeniu de activitate, informaţia

trebuie colectată, stocată, prelucrată şi transmisă celor care au nevoie. Aici intervin tehnologiile

informaţionale care au înregistrat în ultimele decenii progrese remarcabile, greu de controlat şi care

au provocat profunde transformări la nivelul societăţii, al organizaţiilor şi al indivizilor. Utilizarea

tehnologiei informaţionale ameliorează oportunităţile în valorificarea informaţiei şi determină apariţia

a noi abordări cu privire la ce este o organizaţie şi cum se comportă aceasta.

Într-adevăr, tehnologia informaţională reprezintă cea mai importantă pârghie în realizarea

schimbării în analiza financiar-contabila, ea însă este completată de factorii organizaţionali, cum ar

fi cultura organizaţională (este necesară o cultură care să fie dinamică şi să încurajeze iniţiativa şi

inovarea) şi structura organizatorică (structura trebuie să permită coordonarea şi colaborarea

interfuncţională), precum şi de resursele umane (aceasta implică instruirea, motivarea, evaluarea şi

compensarea personalului).

Tehnologiile informaţionale oferă noi soluţii în domeniul comunicaţiilor, hardware, software,

precum şi în reproiectarea proceselor economice în întreprinderi.

Progresele înregistrate în domeniul TI, impactul pe care acestea îl au asupra diferitelor domenii

de activitate, perioada lungă de timp scursă de la începuturile informatizării contabilităţii şi

experienţa acumulată în domeniu ne determină să formulăm o întrebare: Este momentul să se încerce

adaptarea contabilităţii la TI, şi la informatică în special? Această întrebare pare cu atât mai cu cât

justificată, până în prezent, relaţia dintre contabilitate şi informatică a fost una de influenţare într-un

singur sens: informatica s-a adaptat la contabilitate. Dezvoltarea sistemelor informatice contabile s-a

limitat la informatizarea procedurilor contabile, fără să se producă vreo modificare a lor, sau oricum

1

vreuna esenţială. S-au obţinut avantaje considerabile în ce priveşte viteza de prelucrare şi

corectitudinea prelucrărilor, diminuarea costurilor şi prelucrea informaţiei necesare.

Informatica va determina o transformare totală a contabilităţii, nu doar pentru că procedura va fi

modificată, ci pentru ca ea va înceta să mai fie o funcţie autonomă a întreprinderii, pentru a fi

integrată într-un sistem general de prelucrare a informaţiilor. Demersul analizei impactului TI asupra

domeniului contabilităţii trebuie să pornească de la rolul contabilităţii. Direcţiile de dezvoltare a

contabilităţii derivă din studiul obiectivului contabilităţii şi presupune analiza principiilor, normelor,

metodelor şi procedeelor contabile ce duc la atingerea obiectivului propus.

Integrarea tehnologiilor financiar contabile urmareste de fat, în contextul evolutie sistemelor

informaţionale şi studiul în contabiliate, urmăreste trei aspecte:

contabilitatea ca instrument de descriere şi modelare a întreprinderii- identificarea direcţiilor

de evoluţie ce se manifestă în cadrul întreprinderii moderne şi a lumii afacerilor în general.

contabilitatea ca sistem de prelucrare a informaţiilor necesare modelării întreprinderii.

contabilitatea ca practică socială într-o reţea de restricţii reglementate.

Tehnologiile informaţionale prezintă anumite particularităţi:

Sunt tehnologii multiforme care se pot adapta majorităţii activităţilor umane. Tehnologia

informatică s-a pulverizat într-o multitudine de activităţi, ramuri industriale şi servicii, mărindu-şi

considerabil portofoliul de aplicaţii;

Sunt tehnologii complexe în care serviciile ocupă o parte considerabilă. Prin utilizarea

acestora în cadrul unei organizaţii, specialiştii interni sau externi recurg foarte des la serviciile de

asistenţă. Acest lucru se întâmplă mai ales în faza de implementare, decât în faza operaţională.

Nevoile întreprinderilor şi ale indivizilor se schimbă, tehnologia progresează şi câmpul de aplicare a

tehnologiilor informaţionale se lărgeşte continuu. În cazul achiziţionării unui produs complex, orice

cumpărător sau utilizator IT trebuie să se informeze pentru a înţelege tendinţele şi presiunile la care

trebuie să facă faţă;

Sistemele informaţionale nu pot transforma singure maniera de funcţionare a unei organizaţii,

ele reprezintă doar un mecanism catalizator. Indivizii lucrează cu tehnologiile informaţionale la toate

nivelurile ierarhice pentru a-şi realiza obiectivele propuse. Dar deseori aceştia consideră sistemele

informatice ca fiind “cutia neagră” a organizaţiei, neînţelegând de fapt în totalitate rolul şi avantajele

utilizării noilor tehnologii. De aceea, se impune o colaborare permanentă între informaticieni şi

utilizatori la nivelul unei firme.

Schimbările intervenite în tehnologiile informaţionale sunt rapide şi au numeroase implicaţii.

Pentru a cunoaşte mai bine aceste implicaţii trebuie identificate caracteristicile globale ale noilor

tehnologii informaţionale.Cum ar fi:

2

asigură accesibilitatea oricărei informaţii sub formă verbală, simbolică, prin intermediul

calculatorului;

pun la dispoziţie capacităţi mari de memorare pentru sistemele de prelucrare a informaţiilor;

fac posibilă utilizarea limbajului uman pentru interogarea sistemelor de prelucrare a

informaţiilor;

orice informaţie care se dovedeşte utilă va putea fi transmisă în alt punct din acelaşi sistem cu

costuri scăzute;

sistemele de prelucrare a informaţiilor sunt din ce în ce mai capabile de a informa, de a

sprijini procesul decizional şi, mai mult, de a învăţa.

În prezent, două schimbări esenţiale se datorează utilizării NTI:

descentralizarea puterii informatice şi a stocării datelor şi deplasarea către utilizator;

Utilizarea pe scară largă a telecomunicaţiilor care face legătura electronică între diferitele

componente ale sistemelor informaţionale.

Un important rezultat al amplorii şi dezvoltării tehnologiei informaţionale îl constituie

generalizarea sistemelor informatice. Sistemele informatice constituie cadrul de pătrundere şi de

aplicare a tehnologiei informaţionale în organizaţii, dar nu numai, aceasta influentând evoluţia şi

dezvoltarea sistemelor informatice. În acest sens, tehnologia informaţională ar cuprinde, pe lângă

elementele care asigură colectarea, prelucrarea, stocarea şi transmiterea informaţiilor, şi elementele

teoretice şi metodologice privind dezvoltarea sistemelor informatice.

În prezent se constată, ca urmare a dezvoltării explozive a tehnologiei informaţionale, o

incapacitate a firmelor de a beneficia pe deplin de facilităţile oferite de noile tehnologii. De

asemenea, trebuie avut în vedere că nu este suficientă simpla introducere a unor noi tehnologii, ci şi

formarea unei noi atitudini faţă de utilizarea lor prin crearea unei arhitecturi informaţionale adecvate.

Tehnologiile informaţionale s-au dezvoltat ca răspuns la necesităţile de prelucrare a informaţiilor,

fenomen cauzat de industrializarea societăţii. Astăzi, puţine aspecte ale vieţii cotidiene au rămas în

afara sferei de influenţă a tehnologiei informaţionale, iar pentru organizaţii ele reprezintă cu adevărat

o miză strategică din care pot decurge numeroase avantaje concurenţiale.

1. Tehnologii pentru automatizarea ciclului de prelucrare a datelor în analiza finaciar

contabilă

De foarte mulţi ani contabilitatea s-a adaptat la cerinţele de informare a celor ce aveau nevoie de

informaţiile sale. Astfel, de la contabilitatea rudimentară a culturii egiptene, bazată de un system

contabil simplu, s-a ajuns la sistemul contabil cât mai flexibil, în care se încearcă eliminarea

suportului informativ de bază (hârtia) şi înlocuirea lui cu un suport mai puţin vulnerabil şi mai rapid

ca mijloc de culegere, prelucrare şi transmitere a datelor financiar-contabile.

3

O dată cu apariţia calculatoarelor personale, moment în care a apărut şi posibilitatea

descentralizării prelucrării datelor. Necesităţile de informare în această perioadă s-au schimbat:

conducerile şi acţionarii firmelor manifestă noi nevoi de informare, mai diverse, cum ar fi de exemplu

valoarea activelor intangibile (satisfacţia clienţilor). Au apărut chiar cereri de informaţii care nu erau

în nici un fel caracteristice pentru situaţiile contabile tradiţionale: informaţii despre impactul asupra

mediului, riscurile la care este supusă întreprinderea, gestiunea capitalului intelectual, capacitatea de

inovare, gradul de satisfacere a clienţilor, capacitatea de învăţare şi motivare a salariaţilor.

Contabilii dispun acum de noi mijloace de informare cu ajutorul cărora pot culege, administra,

prelucra, distribui şi analiza atât informaţiile concrete, reale rezultate în urmat tranzacţiilor economice

clasice, cât şi pe cele referitoare la cunoştinţele, activele intangibile ale întreprinderii care circulă într-

o manieră integrată prin intermediul unor aplicaţii cum sunt Intranetul, data mining, bazele de

cunoştinţe, gestiunea documentelor, între care se detaşează de departe schimbul electronic de date

(Electronic Data Interchange).

În cadrul ciclului de prelucrare a datelor financiar-contabile, multe din datele culese de pe

documentele primare cu ajutorul unei aplicaţii sunt supuse aceluiaşi proces de mai multe ori, în

diferite alte compartimente.

Multe din aplicaţiile financiar contabile continuă să aibă un sistem destul de incomod de

preluare a înregistrărilor contabile, în sensul că operatorii sunt nevoiţi să introducă sau să selecteze

conturile corespunzătoare operaţiunii economice pe care doresc să o înregistreze. În acelaşi timp

analiştii financiari sunt puşi de multe ori în dificultate atunci când trebuie să ia o decizie pe baza

datelor financiar contabile. Soluţia: implementarea sistemelor expert în activitatea financiar contabilă

şi a aplicaţiilor bazate pe inteligenţa artificială.

1.1. Schimbul electronic de date

Standardul EDI se defineşte în mod uzual ca un transfer al documentelor financiare între

calculatoare, la nivelul aplicaţiei, sau un schimb de informaţii între aplicaţiile unor societăţi diferite.

Într-un sens mai larg, EDI este termenul generic pentru transmisii de tipul computer–to-computer.

El este rapid, ieftin şi reprezintă o metodă sigură de transmitere a ordinelor de plată, facturilor,

notelor de transport şi altor documente. Atât emiţătorul, cât şi receptorul trebuie să cadă de acord în

legătură cu formatul documentului. Emiţătorul trebuie să utilizeze o aplicaţie care creează un format

de fişier identic cu cel aşteptat de aplicaţia receptorului. Conversia se realizează de către software-ul

de translatare EDI. La recepţie, software-ul schimbă fişierul din forma standard în care este transmis,

în formatul utilizat de software-ul de procesare a documentelor.

Avantajele EDI sunt:

4

Economiseşte timp şi bani, deoarece transferul de informaţii de la calculator la calculator este

automat, iar nivelul erorilor se reduce aproape în totalitate, datorită eliminării reintroducerii

informaţiei.

Oferă posibilitatea de a relua unele documente, datorită faptului că sunt stocate în căsuţele

poştale. Când clientul doreşte o copie a unei facturi, aceasta este căutată în căsuţa poştală şi apoi

transmisă prin fax sau e-mail.

Extinde gama de clienţi, deoarece există multe societăţi mari care au aderat la un program

EDI şi care lucrează numai cu cei care le trimit documentele financiar-contabile în format EDI.

Îmbunătăţeşte serviciul clientului prin transferul rapid al documentelor financiarcontabile,

diminuarea erorilor şi creşterea vitezei de completare a lor.

1.2. Recunoaşterea optică a caracterelor

Este un sistem întâlnit în sistemele de vânzare cu amănuntul (POS). POS vine de la Point Of Sale

şi este un dispozitiv instalat în magazinele care accepta plaţi cu cardul. Prin echipamente speciale de

citire a unor coduri inscripţionate pe etichetele produselor se citesc informaţii despre tipul produsului

vândut, preţul, cantitatea. Importanţa folosirii acestui tip de culegere a datelor rezidă în faptul că se

actualizează automat stocul de produse existente în depozite, odată cu descărcarea gestiunii de

produsele vândute şi înregistrarea încasărilor efectuate. Datele privind orice fel de vânzare sunt

transmise la un calculator unde au loc prelucrările on-line. În cazul unei vânzări în numerar, datele

privind tranzacţia efectuată, cum ar fi codul produsului pentru fiecare articol cumpărat, preţul fiecărui

articol, data efectuării tranzacţiei, valoarea totală a vânzării şi orice alte impozite şi taxe referitoare la

vânzarea respectivă sunt înregistrate prin intermediul unui terminal şi sunt disponibile calculatorului

central pentru prelucrare imediată şi obţinerea informaţiilor necesare compartimentului desfacere în

fiecare zi. Dacă vânzarea are loc pe bază de cărţi de credit sau debit, tranzacţia de vânzare incluse, pe

lângă elementele enunţate anterior, şi verificări şi cereri de autorizare de efectuare a plăţii din contul

clienţilor, ceea ce presupune intrarea în legătură cu terminalele sau alte echipamente de comunicare

ale instituţiilor financiar bancare.

Fundamentele organizarii şi functionarii sistemelor informationale financiar contabile, soluţii de

integrare a tehnologiilor informationale pentru sistemele financiar-contabile ale unei firme şi efectele

potentiale ale utilizarii tehnologiilor informationale. Am definit conceptele de date, informatii,

cunostinţe.

1.3. Sisteme de tip ERP (Enterprise Resource Planning), o nouă fază în evoluţia integrării

tehnologiilor.

Dintre sistemele informatice utilizate în cadrul departamentului financiar-contabil am considerat

ca cele mai utile în momentul de faţă sunt sistemele de tip ERP (Enterprise Resource Planning), ele

reprezentând solutii complete şi complexe care integreaza întreaga activitate a unei firme. Dintre

5

efectele potenţiale ale utilizarii tehnologiilor informaţionale am retinut dematerializarea documentelor

şi a procedurilor, sistemele informationale inter-organizaţionale, definirea rolurilor în organizatii,

ameliorarea proceselor manageriale şi guvernanta corporativa.

Tot mai multe organizaţii investesc în intranet şi în diverse sisteme informatice/informaţionale

integrate, de tip ERP (Enterprise Planning Resource) sau sisteme expert pentru asistarea deciziei.

Într-o bază de date comună şi unică se găsesc toate informaţiile necesare angajaţilor şi managerilor,

unele fiind disponibile şi partenerilor sau chiar publice. Există organizaţii care din motive de

securitate, pentru a preveni spionajul prin mijloace informatice, nu doresc conectarea intraneturilor

lor la Internet (de exemplu: organizaţiile militare, centrele de cercetare, etc).

1.3.1 Prezentarea unui sistem integrat de gestiune (ERP)

Se afirmă că integrarea completă este un obiectiv major al gestiunii resurselor informaţionale,

care devin din ce în ce mai complexe şi mai numeroase şi de aceea este necesar să se realizeze şi să se

implementeze sisteme informatice integrate.

Prin integrare, aplicaţiile şi datele trebuie combinate într-o abordare care să asigure mai mult

decât accesul la informaţii şi procese economice.

ERP promite soluţii efective, eficiente şi oferă companiei oportunitatea de a implementa o

interfaţă comună, care să permită integrarea informaţională a tuturor departamentelor şi gestiunea

fluxurilor de date, stabilind un mediu în care să poată fi adoptate viitoarele iniţiative tehnologice, în

condiţiile remodelării proceselor economice sau a definirii unora noi.

Dincolo de promisiuni presupune, în primul rând, elaborarea de planuri şi stabilirea de metode şi

instrumente adecvate pentru trecerea de la aplicaţii disparate la o platformă unică. Integrarea

informaţională trebuie privită ca un proces continuu şi o investiţie strategică pe termen lung, deoarece

beneficiile sale nu se arată imediat, ci în timp.

Abordarea integrării trebuie să fie realistă şi să ţină cont de două mari alternative:

• integrarea internă - vizează procesele economice intra-organizaţionale, acoperite prin suite

ERP;

• integrarea externă - combină servicii de la mai mulţi furnizori pentru a susţine gestiunea

tranzacţiilor extinse, schimbul de informaţii, coordonarea şi colaborarea de-a lungul lanţului valoric

extins (extinderea aplicaţiilor tradiţionale ERP cu mai „noile” aplicaţii Customer Relationship

Management, Supply Chain Management).

Operaţional, sistemele integrate au caracteristici distincte şi partajează cinci attribute esenţiale :

• asigură compatibilitatea tehnică şi funcţională a departamentelor;

• tehnologiile implicate în procesarea datelor sunt relativ transparente pentru utilizatori.

Integrarea poate fi realizată la orice nivel de desfăşurare a afacerii şi cu orice tip de tehnologie.

Cheia succesului constă în alegerea celei mai bune tehnologii care onorează cu performanţă

6

următoarele criterii: suportul oferit utilizatorilor, longevitatea tehnologică, adaptabilitatea,

scalabilitatea şi rapiditatea în livrarea soluţiei;

• sistemele de aplicaţii, datele, căile de acces la date şi interfaţa grafică utilizator sunt armonizate

şi standardizate pentru utilizatori;

• raţionalitatea datelor întreprinderii - datele au acelaşi statut în sisteme şi module diferite, sunt

definite coerent la nivel organizaţional;

• toate aplicaţiile de gestiune şi mediile informatizate sunt scalabile, portabile şi acoperă multiple

funcţiuni. Din punct de vedere tehnologic, aplicaţiile pot fi reconfigurate rapid în funcţie de

modificarea proceselor de afaceri şi dovedesc flexibilitate. Codul şi structura datelor suportă

modificări şi reproduceri.

Cele mai importante riscuri pe care şi le asumă organizaţia sunt:

• volumul foarte mare al investiţiilor iniţiale;

• costuri ascunse semnificative;

• incertitudini legate de software şi evoluţia viitoare a tehnologiilor informaţionale;

• responsabilităţile sporite încredinţate personalului.

Dintre riscurile enunţate cel mai greu de cuantificat sunt costurile ascunse, în principal, acestea

“cheltuindu-se” cu pregătirea profesională şi trainning-ul angajaţilor pe platforme. O altă pondere

importantă este deţinută de costurile personalizării aplicaţiilor.

Într-o definite orientată tehnologic, ERP reprezintă un sistem informaţional contabil bazat pe

interfete grafice utilizator, baze de date relationale, limbaje de generatia a IV-a, instrumente CASE şi

arhitectură client/server. Totuşi, a fost unanimă opinia că, deşi tehnologia este esentială în realizarea

ERP, definitia trebuie să reliefeze ariile functionale acoperite: contabilitate, productie, vânzare,

aprovizionare, stocuri, control de calitate etc.

Astfel, sistemele ERP sunt pachete de aplicatii formate din mai multe module care sprijină

toate ariile funcţionale: planificare, productie, vânzare, marketing, distributie, contabilitate,

financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service şi întretinere, logistică şi e-business.

Arhitectura sistemului facilitează integrarea transparentă a modulelor, asigurând fluxul informatiilor

între toate funcţiunile întreprinderii într-o manieră extrem de transparentă.

Alegerea sistemului ERP potrivit permite beneficiarului să implementeze un sistem integrat unic,

prin înlocuirea sau reproiectarea sistemelor functionale existente.

În perioada actuală, succesul implementării pachetelor ERP în cadrul organizaţiilor depinde şi de

măsura în care ele permit integrarea altor categorii de sisteme, cum ar fi cele privind soluţiile de tip

Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Business

Intelligence (BI), precum şi cele specifice utilizării Internet-ului.

7

Spre deosebire de vechile sisteme de aplicaţii informatice, proiectate prin forţe proprii, sistemele

ERP aduc avantajul integrării, rezultând un pachet informatic unimodul, care este adaptat specificului

firmei şi care poate fi ulterior extins şi cu alte module.

Ideea de bază a sistemelor ERP este folosirea unui model de date unic la nivelul organizaţiei, pe

care se pot grefa diversele module (subsisteme) componente. Toate aceste module comunică între ele

numai prin modelul de date al organizaţiei.

Spre deosebire de vechile sisteme de aplicaţii informatice, proiectate prin forţe proprii, sistemele

ERP aduc avantajul integrării, rezultând un pachet informatic unimodul, care este adaptat specificului

firmei şi care poate fi ulterior extins şi cu alte module.

Ideea de bază a sistemelor ERP este folosirea unui model de date unic la nivelul organizaţiei, pe

care se pot grefa diversele module (subsisteme) componente. Toate aceste module comunică între ele

numai prin modelul de date al organizaţiei.

Din punctul de vedere al dezvoltării, realizarea unui sistem ERP începe cu modelarea datelor din

organizaţie şi cu identificarea nucleului şi a principalelor module (subsisteme) ale acestuia, împreună

cu precizarea modului în care acestea folosesc modelul de date (în termeni de operaţii CRUD - creare

(Create), citire (Read), actualizare (Update) şi ştergere (Delete)). Paşii următori stabilesc o ordine de

implementare a modulelor după prioritatea lor. Pe urmă sistemul ERP este realizat folosind

paradigma dezvoltării incrementale, fiecare increment adăugând un nou modul la sistemului deja

existent.

ERP constă din module software care acoperă toate ariile funcţionale, structurate ca de exemplu:

marketing şi vânzări, service, proiectare şi dezvoltare de produs, producţie şi controlul stocurilor,

aprovizionare, distribute, resurse umane, finance şi contabilitate, servicii informatice. Integrarea

acestor module este realizată fără duplicarea informatiilor, cu ajutorul noilor tehnologii de baze de

date şi al reţelelor de calculatoare.

Schema conceptuală a unui sistem ERP este prezentată în figura 1.

Figura 1. Schema conceptuală a unui sistem ERP

8

În procesul de abordare structural – tehnologică a sistemelor ERP, am considerat importantă,

pentru început, prezentarea câtorva dintre caracteristicile funcţionale ale unui astfel de sistem. Pentru

o înţelegere mai facilă a acestor caracteristici, am pornit de la schema privind arhitectura unui sistem

ERP, prezentată în figura 2.

Fig. 2. Elementele de bază ale unui sistem ERP

Examinând această arhitectură, putem remarca câteva dintre caracteristicile funcţionale ale unui

astfel de sistem, şi anume:

- oferă informaţiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se stochează

tranzacţiile zilnice;

- asigură prelucrarea corespunzătoare a datelor, pe baza unor programe adecvate;

- permite utilizarea în comun a datelor din baza de date, de către toate modulele care folosesc aceste

date;

- permite realizarea fiecărui tip de prelucrare (culegere date, stocare, actualizare, interogare), în mod

separat;

- asigură principiul integrării sistemului, prin intermediul bazei de date unice;

- permit accesul la date în timp real;

- oferă suport multivalută şi multilingv;

- sunt adaptate specificului activităţilor organizaţiilor(activităţi în diferite ramuri industriale, servicii,

comerţ, bănci, sănătate etc.);

- permit realizarea unor adaptări fără intervenţia programatorilor.

Principalele avantaje şi dezavantaje ale sistemelor ERP

Avantaje:

Informaţii de calitate- Bază de date unică;

Evitarea redundanţei datelor şi operaţiilor - elimină operaţiile repetitive de actualizare a

datelor ;

Reducerea timpului de răspuns- Rapoarte şi informaţii;

Adaptabilitatea-modificarile se reconfigurează uşor;

Scalabilitatea- facilitează adăugarea de noi componente.;

9

Sistemul de întreţinere îmbunătăţit- întreţinere pe termen lung;

Dimensiunea colaborativă- Sistemul se extinde cu module de tip CRM şi SCM, către furnizori

şi clienţi;

Deschiderea către e-business- permite integrarea noilor tipuri de aplicaţii de e-business.

Dezavantaje:

Consumul mare de timp pentru implementare;

Costurile mari- Dificil şi nerecomandat;

Neconformitatea modulelor- unui sistem a cărui arhitectură şi componenţă corespund

proceselor economice;

Dependenţa de furnizori;

Complexitatea- Selectarea modulelor absolut necesare;

Necesitatea extinderii şi dezvoltării ulterioare.

1.3.2 Viitorul ERP

Azi piaţa ERP este martoră a două tendinţe majore:

1) Cererea crescând pentru aplicaţii personalizate, astfel încât să fie acoperite toate ariile de

desfîşurare a facerii.

2) Integrarea pachetelor existente a soluţiilor SCM, CRM şi altele.

Arhitectura ERP fiind mai complexă, bazându-se pe mai multe straturi tehnice şi funcţionale.Pentru a

acentua natura diferită a noilor siteme ERP, ele sunt considerate neconvenţionale.

Sistemele ERP convenţionale vizează creşterea flexibilităţii, transparenţei şi eficienţei proceselor

economice din organizaţie.

Atributul principla al noilor sisteme este colaborarea inter-organizaţională, în crearea unui lanţ valoric

eficient. Dezideratul este crearea unui “ecosistem” bazat pe colaborare care permite organizaţiilor să

partajeze cunoaştere. ERP va evolua odată cu creşterea ponderii şi dependenţei de bunuri intangibile

şi instituirea managemntului cunoştinţelor.

1.4. Ulilizarea Standartului XBRL - o tehnologie cheie în raţionalizarea raportării

financiar contabile.

XBRL(EXtensible Business Reporting Language) este un mijloc de comunicare mai rapid,

mai usor şi mai eficient al informatiei financiar-contabile. De fapt este un subset al limbajului XML

(eXtensible Markup Language), la randul sau un subset al limbajului SGML (Standard Generalized

Markup Language). De aceea pentru a cunoaste si folosi perfect limbajul XBRL , trebuie cunoscut si

inteles limbajul XML. XML este un limbaj de formare a documentelor de orice tip in vederea

introducerii lor in recipiente speciale similare randurilor si coloanelor din tabelele specifice software-

10

ului de calcul tabelar (spreadsheet). Se spune despre XBRL ca ofera utilizatorului abiliatatea de a

afisa atat numerele cat si contextul despre modul de creare a informatiei numerice.

Din punct de vedere tehnic, XBRL este un standard gratuit, extensie a limbajului XML, destinat

cu precadere modelarii informaţiilor din domeniul raportarii economico-financiare. XBRL ofera un

grad ridicat de flexibilitate, întocmai ca XML, şi permite crearea unor tag-uri destinate descrierii

campurilor ce contin informatii neprevazute. Desi este caracterizat prin flexibilitate, odata definite

specificatiile, XBRL devine rigid in sensul ca impune un anumit format ce trebuie respectat cu

strictete.

Ideea de baza a standardului XBRL este foarte simpla si se refera la faptul ca prelucrarea

informatiei economico-financiare se realizeaza in mod individual, prin crearea unui tag pentru fiecare

informaţie sau indicator în parte. În acest context indicatorul profitul net va avea un tag propriu, ce

poate fi interpretat corespunzator de catre un program informatic.

Care sunt utilizările potenţiale ale XBRL în analiza financiar-contabilă?

XBRL poate fi aplicat la o gamă foarte largă de afaceri şi financiare de date. Printre altele, el

poate manipula:

Compania interne şi externe de raportare financiară şi de afaceri;

de afaceri de raportare şi de schimb de informaţii în cadrul tuturor tipurilor de reglementare,

inclusiv a autorităţilor fiscale şi financiare, băncile centrale şi guvernele;

depunere a rapoartelor de credit şi de aplicaţii;

evaluări de risc de credit;

de autoritate de contabilitate literatura, oferind o modalitate standard de a descrie documentele

contabile furnizate de către organismele cu autoritate.

XBRL utilizează XML (Extensible Markup Language), metalimbaj utilizat pentru descrierea

datelor, pentru a descrie, la rândul său, informaţii financiare mai uşor de înţeles, nu numai pentru

oameni, ci şi pentru alte produse software.

Câteva dintre abordările XBRL sunt redate în cele le urmează:

Corporaţie internaţională condusă de piaţa de raportare a informaţiilor în format standard.

Platformă pentru standarde de raportare corporativă deja adoptate de IASB pentru IFRS.

Realitate de piaţă, cu o largă şi accelerată adoptare a reglementărilor din întreaga lume.

Un instrument care poate îmbunătăţi calitatea şi eficienţa raportărilor de afaceri.

Modalitate de a consolida analiza informaţiilor conţinute în rapoartele de afaceri.

Beneficiile XBRL

Beneficiile standardului XBRL sunt legate de noile cerinţe ale formatului de schimb cerut de

mediul de reţea al Internetului:

Putere de exprimare universală

11

Interoperabilitate sintactică

Interoperabilitate semantică

Contabilitatea este unul dintre domeniile în care si-a creat propriile standarde pentru utilizarea

XML prin crearea de documente-tip care să dicteze schema sau structura logică pentru documente

standard.

Prin utilizarea XBRL în companii raportarea informaţiei contabile va fi cu mult imbunatăţită prin

apariţia următoarelor aspecte:

• schimb automat şi extracţie fiabilă de informaţii financiare între diferite foi de calcul şi

aplicaţii software care împărtăşesc formatul XML. Utilizatorii vor avea posibilitatea de a extrage

diferite tipuri de informaţii (bilanţuri, declaraţii de venit, precum şi notele suplimentare încluse în

situaţiile financiare);

• comparaţii automate şi de încredere între partenerii de afaceri;

• crearea unei singure informaţii cu privire la situaţiile financiare care poate fi apoi utlizată de

mai multe ori;

• raportarea situţiilor financiare în conformitate cu standardele şi hotărârile legislative în vigoare;

• sprijin de la marii proiectanţi de software de contabilitate şi furnizorii de documente de audit;

• flexibilitate pentru ca utilizatorii să creeze tag-uri suplimentare pentru a extinde limbajul

XBRL astfel încât să se potrivească nevoilor lor;

• extragerea şi importul direct de date de la situaţiile financiare în analiza situaţiei financiare;

• schimbul de date, de declaraţii între orice bază de date şi de aplicare care acceptă formatul

XML;

• element de securitate care acţionează în cazul în care un fişier XBRL a fost modificat;

XBRL este acceptat pentru uz internaţional (XML foloseşte Unicode, un personaj-sistem de

codare care permite schimbul de informaţii în toate majoritatea.

1.4.1 Viitorul XBRL

XBRL este setat pentru a deveni modul standard de înregistrare, analiză, stocare şi transmitere a

informaţiilor financiare. Acesta este capabil de utilizare în întreaga lume, indiferent de limba ţării în

cauză, pentru o mare varietate de scopuri de afaceri. Acesta va livra economii de costuri importante şi

de sporirea eficienţei, îmbunătăţirea proceselor în companii, guverne şi alte organizaţii.

Viitorul pentru XBRL nu este lipsit de provocări. Unele probleme cu care se confruntă

implementatori XBRL sunt schimbările care vor fi necesare în cazul consolidării standardelor de

contabilitate actuale.

12

Concluzii

ERP constă din pachete de aplicaţii formate din mai multe module care sprijină toate ariile

funcţionale: planificare, producţie, vânzare, marketing, distribuţie, contabilitate, financiar, resurse

umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service şi întreţinere, logistică şi e-business. Arhitectura

sistemului facilitează integrarea trasparentă a modulelor, asigurând flucxul informaţiillor între toate

funcţiunile întreprinderii într-o manieră trasparentă.

Partea de integrare asigură conectarea, punerea în legătură a funcţiunilor economice. Integrarea

poate fi privită aici ca o tehnică de comunicare, iar tehnologia are rol semnificativ în asiguarea ei.

Mijloace obişnuite de realizare a integrării în sistemele ERP sunt: codul sursă, reţele locale de

calculatoare, Internet, poştă electronică. Protocoale şi baze de date.

ERP este considerată o soluţie optimă care constă din sisteme ERP şi activităţi funcţionale care

se desfăşoară în cadrul fiecărui modul(cu referire la management, decizii, instruire, documente,

comunicare, analiză financiar contabilă etc.), asigurând îmbinarea armonioasă a acestora.

Folosirea sistemelor ERP se justifică pentru organizaţii de dimensiune medie/mare şi mare (în

special datorită consumului mare de timp şi a costurilor). O analiză mai atentă scoate însă în evidenţă

avantajele competitive esenţiale: informaţia de calitate, dimensiunea colaborativă şi deschiderea spre

e-business, care le fac absolut necesare în cadrul unei economii moderne.

XBRL devine rapid o tehnologie cheie în raţionalizarea raportării financiare. Acesta este un

sprijin în creşterea transparenţei financiare, precum şi reducerea costurilor de raportare. Absorbţia de

XBRL va creşte pe măsură ce întreprinderile încep să vadă beneficiile implementării XBRL. Cu toate

acestea, este de asemenea important de ştiut că XBRL în sine este doar o parte a soluţiei la

provocările actuale în raportarea financiară-contabilă. Realizarea pe deplin de beneficiile reformei de

raportare financiară va necesita, de asemenea, îmbunătăţiri în procesele din jurul raportării, precum şi

punerea în aplicare a procedurilor şi standardelor în curs de dezvoltare.

13