doc justificative2.docx
TRANSCRIPT
Documente justificative utilizate
în evidenţa economică
1
ARGUMENT.......................................................................................................................................5
CAPITOLUL I....................................................................................................................................7
Evidenţa operativă, componentă a evidenţei economice..............................................................7
1.1 Evidenţa economică...............................................................................................................7
1.2 Evidenţa operativă.................................................................................................................7
CAPITOLUL II...................................................................................................................................9
Documente justificative...................................................................................................................9
2.1 Definiţie, importanţă,funcţii.................................................................................................9
2.2 Structura documentelor justificative.................................................................................10
2.3 Clasificarea documentelor justificative.............................................................................11
CAPITOLUL III...............................................................................................................................13
Operaţii privind documentele justificative.................................................................................13
3.1 Întocmirea şi completarea documentelor justificative.....................................................13
3.2 Verificarea documentelor justificative...............................................................................13
3.3 Procedee de corectare (rectificare) a erorilor din documente.........................................14
3.4 Circuitul documentelor justificative..................................................................................14
3.5 Arhivarea şi păstrarea documentelor justificative...........................................................15
CAPITOLUL IV................................................................................................................................17
Principalele documente justificative utilizate în evidenţa economică......................................17
4.1 Factura fiscală......................................................................................................................17
4.2 Avizul de însoţire a mărfii...................................................................................................18
4.3 Chitanţa................................................................................................................................19
4.4 Chitanţa pentru operaţiuni în valută.................................................................................19
4.5 Bonul de consum..................................................................................................................20
4.6 Nota de Intrare şi Recepţie.................................................................................................21
4.7 Ordin de plată......................................................................................................................22
4.8 Ordin de deplasare...............................................................................................................23
4.9 Foaie de parcurs pentru autovehicule................................................................................24
2
4.10 Borderou de achiziţie.........................................................................................................25
4.11 Registru de casă................................................................................................................26
4.12 Comanda de transport.......................................................................................................27
4.13 Statul de plată a salariilor.................................................................................................28
4.14 Extras de cont.....................................................................................................................29
4.15 Contract de transport internaţional de mărfuri (CMR)................................................30
CAPITOLUL V.................................................................................................................................31
Înregistrarea documentelor justificative în evidenţa economică..............................................31
a societăţii SC LINZ PARK SRL Poiana Stampei.....................................................................31
BIBLIOGRAFIE...............................................................................................................................34
ANEXE...............................................................................................................................................35
3
ARGUMENT
Am ales tema „Documente justificative utilizate în evidenţa economică” deoarece este un
subiect interesant datorită faptului că orice înregistrare în contabilitate are la bază documente
justificative. Am tratat această temă atât din punct de vedere teoretic, cât şi practic.
Contabilitatea este ştiinţa economică ce are ca obiect principal înregistrarea operaţiilor
efectuate într-o entitate patrimonială, a rezultatelor acestora, în vederea determinării randamentului
şi utilităţii economice a activităţii desfăşurate. Contabilitatea a apărut din cele mai vechi timpuri ca
evidenţă simplă a averii indivizilor şi a schimburilor de bunuri între aceştia. Ea s-a dezvoltat treptat,
odată cu evoluţia societăţii şi cu dezvoltarea economică a acesteia, ajungând în prezent o ştiinţă
economică fundamentală. Contabilitatea nu are hotare. Limitele ei teoretice, ştiinţifice şi practice
sunt fără sfârşit, atât în ceea ce priveşte cuprinderea fenomenelor şi proceselor economice, cât şi a
modului în care sunt prezentate şi preluate.
Consider că abordarea temei „Documente justificative utilizate în evidenţa economică” este
necesară şi interesantă, deoarece nici o operaţie nu poate fi înregistrată în contabilitate fără un act
scris, în care să fie consemnată operaţia respectivă. Am avut în vedere şi faptul că toţi factorii interni
sau externi ce influenţează activitatea firmei declanşează o gamă largă de operaţiuni economico-
financiare, care pentru a ajunge „materie primă” în „laboratorul” contabilităţii, trebuie consemnate
în documente corespunzătoare. Astfel de operaţii pot fi: achiziţia sau vânzarea de bunuri şi servicii,
achitarea unei datorii, încasări şi plăţi, constatarea unor plusuri sau minusuri la inventar ş.a.
Ca tehnică de lucru, contabilitatea constituie un ansamblu coerent de procedee şi tehnici,
axat pe socoteala scrisă a actelor şi faptelor ce produc modificări asupra patrimoniului întreprinderii.
Este o disciplină funcţională în cadrul sistemului ştiinţelor economice furnizând cea mai mare parte
a informaţiilor privind modul de gestionare a resurselor şi utilităţilor de la nivelul micro şi
macroeconomic.
Scopul lucrării este de a oferi o varietate de noţiuni teoretice referitoare la documentele
justificative, acestea reprezentând principalele acte scrise care consemnează operaţiile economice şi
financiare în momentul şi la locul producerii lor.
Lucrarea este structurată pe cinci capitole: primul capitol oferă informaţii despre evidenţa
operativă ca şi componentă a evidenţei economice, rolul şi locul documentelor în cadrul Sistemului
Informaţional Contabil, importanţa şi funcţiile acestora. În cel de-al doilea capitol sunt analizate
4
aspecte teoretico-legislative privind documentele justificative, clasificarea acestora, precum şi
importanţa şi funcţiile lor. În al treilea capitol întâlnim principalele operaţii la care sunt supuse
documentele în cadrul ciclului contabil de prelucrare a datelor. Capitolul patru cuprinde principalele
documente justificative utilizate în evidenţa economică, prezentând o scurtă descriere a fiecăruia.
Capitolul cinci prezintă concluziile activităţii realizate în cadrul societăţii SC LINZ PARK SRL
Poiana Stampei, documentele justificative utilizate şi circuitul acestora în cadrul firmei.
Documentele justificative joacă un rol esenţial în organizarea şi conducerea evidenţei
economice respectiv contabile a oricărei firme, stând la baza realizării obiectivelor contabilităţii, a
asigurării integrităţii patrimoniului, legalităţii şi eficienţei activităţii, fundamentării planului
decizional.
Adevărata avere se măsoară astăzi, în primul rând, prin cantitatea şi calitatea informaţiei
deţinute la un moment dat. Prin excelenţă, contabilitatea generează informaţii necesare
fundamentării deciziilor. Nu există proces, eveniment sau tranzacţie economico-financiară care să
nu reclame o gestionare atentă şi, prin aceasta, intervenţia directă a contabilităţii.
CAPITOLUL I
Evidenţa operativă, componentă a evidenţei economice
5
1.1 Evidenţa economică
Evidenţa economică este definită ca un sistem de înregistrare, urmărire şi control a
mijloacelor economice, a surselor de finanţare a acestora, a proceselor economice şi rezultatelor
pentru cunoaşterea în ansamblu a activităţii economico-financiare în întreprindere. Obiectivele
evidenţei economice sunt:
— înregistrarea curentă a operaţiilor şi proceselor economice, a existenţei mişcării şi
transferului elementelor patrimoniale;
— reflectarea rezultatelor economico-financiare;
— furnizarea informaţiilor complexe la toate nivelurile de activitate;
— determinarea costurilor produselor şi a rezultatelor activităţii;
— controlul si analiza întregii activităţi a întreprinderii.
Evidenţa economică prezintă următoarea importanţă:
— asigură utilizarea informaţiilor pentru luarea de măsuri pentru activitatea următoare;
— se respectă şi se aplică legislaţia;
— se cunoaşte în totalitate activitatea desfăşurată;
— se iau decizii şi se elaborează programe de activitate economică pentru viitor.
1.2 Evidenţa operativă
Evidenţa operativă este o formă a evidenţei economice prin care se înregistrează, se
urmăresc şi se controlează procesele economice în momentul şi la locul producerii lor.
Astfel, în aria de competenţă a evidenţei operative intră consemnarea unor
activităţi precum: aprovizionarea şi consumul de materiale, desfacerea produselor, plata şi încasarea
unor sume de bani etc.
Pentru a reflecta procesele economice, evidenţa operativă utilizează atât documente ( facturi,
bonuri de consum, condica de prezenţă, ordine de plată, etc.), cât şi diferite aparate tehnice
(contoare, apometre, ampermetre, ceasuri de control, calculatoare etc.). Evidenţa operativă este
utilizată pentru necesităţile curente ale conducerii agenţilor economici deoarece ea poate să
semnalizeze, să identifice şi să prevină operativ diferite fenomene economice care apar la nivelul
atelierelor, secţiilor şi compartimentelor funcţionale (birouri, servicii). Datele obţinute de evidenţa
operativă sunt utilizate ca surse de informaţii de către statistică şi contabilitate.
Caracteristici:
1. Foloseşte toate tipurile de etaloane;
6
2. Foloseşte un sistem propriu de documente, formulare şi registre;
3. Este o evidenţă parţială şi incompletă, datele fiind apoi prelucrate de contabilitate şi de
statistică;
4. Pentru înregistrare poate folosi aparate de măsură şi control;
5. Se realizează în toate compartimentele întreprinderii.
CAPITOLUL II
Documente justificative
2.1 Definiţie, importanţă,funcţii
Definiţie
7
Documentul este actul prin care se adevereşte, se constată sau se recunoaşte o obligaţie,
respectiv mărturie care serveşte la cunoaşterea unui fapt real, actual sau din trecut.
Documentarea semnifică procesul de consemnare şi culegere a datelor referitoare la
desfăşurarea unei operaţiuni economice, la momentul şi locul producerii acesteia. Reamintim că
documentarea este unul din procedeele comune ale metodei contabilităţii, alături de evaluare şi
inventariere.
Documentele justificative reprezintă actele scrise care consemneaza operaţiile economice şi
financiare în momentul efectuării lor. Întocmirea lor urmăreşte un dublu scop:
costituie dovada înfăptuirii operaţiei respective;
asigură baza înregistrărilor în contabilitate.
Importanţa documentelor justificative:
În cadrul unităţii patrimoniale, importanţa documentelor contabile se poate
concretiza prin:
1. Documentele contabile sunt sursă de date pentru înregistrări în conturi a operaţiilor
economice şi financiare;
2. Prin intermediul documentelor contabile se efectuează controlul economic şi financiar,
ele constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli în gestionarea patrimoniului
şi asigură respectarea disciplinei financiar-contabil;
3. Documentele contabile sunt sursă de informare operativă a organelor de conducere
asupra operaţiilor economico-financiare ce au loc în unitate;
4. Documentele contabile au importanţă juridică, în cazul litigiilor sunt folosite ca probă
în justiţie pentru stabilirea adevărului. De aici rezultă importanţa deosebită pe care o are
cunoaşterea documentelor contabile de către jurişti.
Funcţiile documentelor justificative:
Prin natura şi conţinutul lor, documentele justificative îndeplinesc următoarele funcţii:
funcţia de consemnare letrică şi cifrică, cantitativă şi valorică a operaţiilor
economice, efectuate în cadrul unităţii;
funcţia justificativă, de fundamentare a înregistrării oricărei operaţiuni economice în
contabilitate;
fucţia de verificare a activităţilor desfăşurate de firmă, cu implicaţii asupra
controlului disciplinei financiare, a imobilizării rezervelor, creşterii eficienţei şi
rentabilităţii etc.;
8
funcţia de asigurare a integrităţii patrimoniului, care rezultă din faptul că prin
documente sunt stabilite răspunderi, sunt asumate oficial drepturi şi obligaţii, referitoare
la existentul şi modificarea averii firmei;
funcţia de determinare a costului efectiv de producţie, consemnată evident în
documentele privitoare la cheltuielile de producţie;
funcţia juridică, care derivă din utilizarea documentelor în soluţionarea unor litigii,
expertize, minusuri în gestiune, fraude etc., inclusive în cercetarea întreprinsă de către
organele judiciare.
2.2 Structura documentelor justificative
Sub aspectul conţinutului documentelor justificative trebuie să cuprindă următoarele
elemente:
Elemente comune (principale sau obligatorii) pentru majoritatea categoriilor de
documente, cu referire la:
denumirea documentului;
denumirea şi sediul unităţii care emite documentul;
numărul de ordine al documentului;
data şi locul emiterii documentului;
părţile care participă la operaţia economică;
descrierea operaţiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis astefel încât să
cuprindă toate datele necesare înregistrării în evidenţă;
datele cantitative şi valorice aferente operaţiei consemnate;
semnătura persoanelor autorizate care răspund de întocmirea documentelor conform
dispoziţiilor legale.
Elemente specifice au în principiu un rol completativ, asigurând detalierea operaţiei
economice consemnate. Diferă de la document la document în funcţie de operaţia
realizată şi de felul său.
2.3 Clasificarea documentelor justificative
Documentele justificative se pot clasifica după mai multe criterii:
a ) După forma de prezentare:
9
documente tipizate, forma şi formatul sunt prestabilite, sunt aprobate de Ministerul de
Finanţe şi majoritatea informaţiilor sunt pretipărite, fiind necesară doar completarea
anumitor informaţii;
documente netipizate, nu au un format specific sau standardizat, întocmindu-se în
funcţie de necesităţi, fie pe formulare specifice, fie pe hârtie simplă.
b ) Dupa modul de întocmire şi rolul lor:
documente justificative, sunt cele care se întocmesc la locul şi în momentul efectuării
operaţiilor economice şi financiare;
documente de evidenţă contabilă;
documente de sinteză şi raportări.
c ) După modul de circulaţie:
documente interne, sunt cele care se întocmesc în interiorul unităţii şi circulă tot în
interiorul acesteia;
documente externe, sunt cele care se întocmesc în interiorul unităţii, dar circulă în
exteriorul acesteia.
d ) După regimul de tipărire şi utilizare:
documente cu regim special pentru care există reglementări legale privind tipărirea,
circulaţia, evidenţa şi păstrarea lor;
documente întocmite pe formulare cu reglementări exprese de tipărire, gestionare,
folosire şi justificare, în care intră imprimate cu valoare nominală;
documente întocmite pe formulare cu regim uzual fără restricţii şi cuprind toate
formularele necuprinse în primele două categorii.
e ) După funcţia pe care o îndeplinesc:
documente de dispoziţie sunt cele care transmit un ordin de executare a unei operaţii
economice;
documente de execuţie sunt cele care confirmă executarea unei dispoziţii. Din acest
motiv, ele constituie temeiul legal pentru înregistrarea în contabilitate a operaţiilor
economice;
documente mixe sau combinate sunt cele care conţin atât o dispoziţie, cât şi dovada
înfăptuirii operaţiunii respective.
f ) După natura operaţiei economice:
10
documente privind imobilizările corporale şi necorporale - Registrul numerelor de
inventar, fişa mijlocului fix, proces verbal de recepţie, proces verbal de punere în
funcţiune;
documente privind stocurile - Notă de recepţie şi constatare de diferenţe, fişa de magazie,
bon de consum, bon de predare-transfer, registrul stocurilor;
documente privind încasări şi plăţi - Monetar, chitanţă, ordin de plată, ordin de
deplasare, extras de cont, foaie de vărsământ, registru de casă;
documente privind vânzările - Factura, factura fiscală, aviz de însoţire a mărfii;
documente privind salariile - Stat de plată a salariilor;
note contabile pentru operaţii care nu au la bază documente justificative.
g ) După aria de utilizare:
documente generale sau comune, care sunt folosite în mod unitar de către toate ramurile
de activitate;
documente specifice, care sunt utilizate numai în anumite sectoare de activitate.
h ) După numărul operaţiilor economice consemnate:
documente singulare, care conţin date referitoare la o singură operaţie economică;
documente cumulative sau centralizatoare, sunt cele care conţin date referitoare la mai
multe operaţiuni de acelaşi fel.
i ) După locul şi momentul întocmirii lor:
documente primare, care se întocmesc, de regulă, la locul şi momentul producerii
operaţiunii economice;
documente secundare, se întocmesc ulterior sau concomitent cu documentele primare,
servind drept bază în operaţiuni de centralizare, verificare etc.
11
CAPITOLUL III
Operaţii privind documentele justificative
3.1 Întocmirea şi completarea documentelor justificative
Întocmirea şi completarea documentelor justificative se face manual sau cu tehnică de calcul
astfel încât să fie lizibile, nefiind admise ştersături sau modificări în ele. Elementele comune se
completează cu uşurinţă deoarece pentru marea majoritate a operaţiilor se repetă, cele specifice
necesită un volum mai mare de muncă şi implică efectuarea unor calcule şi cunoştinţe privind
operaţiile respective.
Documentele justificative se întocmesc de regulă, la locul unde se produce operaţia, pe
formulare tipizate sau netipizate, după caz.
3.2 Verificarea documentelor justificative
Verificarea documentelor justificative se face înainte de a se efectua înregistrarea în
contabilitate şi are ca scop de a se identifica şi corecta eventualele erori făcute anterior. Verificarea
poate fi:
Verificarea formei
Se verifică dacă formularul folosit este cel corespunzător operaţiei şi dacă toate rubricile
sunt completate corespunzător. Se verifică dacă există pe document toate elementele necesare
(număr, dată, semnătură, etc.).
Verificarea aritmetică
Presupune controlul preluării corecte în documente a datelor cifrice, inclusiv exactitatea
calculelor efectuate. Pentru a asigura acurateţea verificării documentelor, aceasta trebuie efectuată
de persoane diferite de cele care le-au întocmit. Controlul operaţiilor înregistrate în contabilitate
este realizat de:
persoanele care conduc contabilitatea;
persoanele care execută controlul financiar preventiv sau controlul financiar de gestiune;
cenzori sau ale persoane împuternicite de unitate;
organele de control financiar şi fiscal ale statului.
12
Verificarea fondului
Se referă la o serie de operaţii de fond şi anume:
necesitatea operaţiei, controlează măsura în care operaţia respectivă a fost utilă pentru
activitatea firmei;
legalitatea operaţiei are în vedere încadrarea acesteia în prevederile normelor legale;
oportunitatea operaţiei urmăreşte gradul în care aceasta se justifică din punct de vedere
al momentului şi locului în care a fost sau urmează să fie efectuată;
realitatea operaţiei priveşte constatarea producerii efective a operaţiei economice la data,
locul şi în condiţiile consemnate în document.
3.3 Procedee de corectare (rectificare) a erorilor din documente
Eventualele erori constatate cu ocazia întocmirii sau verificării documentelor se corectează
prin tăierea cu o singură linie a textului sau a cifrei greşite, astfel încât textul şi suma iniţială să
poată fi citite şi după operaţia de corectură. Deasupra acestei intervenţii se vor înscrie, atent şi
lizibil, textul şi suma corectă. Rectificarea erorilor are loc în acelaşi mod pe toate exemplarele
documentului, cu certificarea sau confirmarea prin dată şi semnătură a persoanelor care au întocmit
actul respectiv.
Eventualele erori comise la întocmirea documentelor de casă şi bancă (cecuri, chitanţe,
dispoziţii de încasare sau plată) atrag după sine anularea acestora şi repetarea operaţiunii de
întocmire cu maximă atenţie.
3.4 Circuitul documentelor justificative
Reprezintă traseul parcurs de aceste suporturi informaţionale de la momentul întocmirii,
respectiv a intrării lor în unitate şi până la cel al arhivării. Actualitatea informaţiei contabile depinde
esenţial de respectarea termenelor de întocmire şi predare a documentelor, inclusiv de stabilirea unor
circuite optime ale acestora. Raţionalizarea ultimului aspect presupune:
fixarea celor mai scurte trasee pentru circulaţia documentelor, printr-un număr minim de
verigi;
evitarea traseelor încrucişate sau paralele între documente care conţin informaţii similare;
abandonarea tendinţelor birocratice, care solicită inutil nevoia de „acoperire” cu
documente, chiar şi atunci când acestea nu prezintă utilitate.
Pentru a introduce rigoare şi operativitate în mişcarea documentelor, se întocmesc grafice de
circulaţie, cu referire la:
denumirea documentelor care se întocmesc de fiecare structură organizatorică;
13
lucrările care revin fiecărei structuri în parte;
termene de execuţie;
persoane responsabile de îndeplinirea lucrărilor;
destinaţia sau compartimentul căreia trebuie să fie transmis fiecare document.
3.5 Arhivarea şi păstrarea documentelor justificative
Arhivarea documentelor justificative
Reprezintă procesul de stocare într-o ordine strict determinată a documentelor economice în
vederea păstrării şi reapelării lor, ori de câte ori este cazul. După ce documentele au parcurs toate
etapele circuitului lor, urmează operţiunea de aranjare a acestora după criterii riguroase, asigurându-
se astfel păstrarea sau arhivarea lor. Ordonarea documentelor, cunoscută şi sub numele de
„clasare”, poate fi realizată după următoarele criterii:
Criteriul conologic constă în gruparea documentelor în ordinea strictă a întocmirii lor;
Criteriul obiectului presupune aranjarea documentelor pe categorii de probleme:
mijloace fixe, livrări de mărfuri, active circulante materiale, băneşti, creanţe etc.;
Criteriul nominal presupune gruparea compactă, în acelaşi dosar, a aceluiaşi grup de
documente: facturi, procese-verbale, extrase de cont, state de plată etc.;
Criteriul geografic constă în aranjarea documentelor în fincţie de zona de reşedinţă a
firmei corespondente.
În mod frecvent se utilizează clasarea mixtă, rezultată din combinarea criteriului conologic
cu cel al obiectului. Oarecum, o clasare raţională trebuie să fie uşor de realizat, elastică, simplă,
atribute care permit identificarea şi accesul facil la orice document existent în arhivă.
Păstrarea documentelor justificative
Urmăreşte în principal două scopuri: asigurarea integrităţii, respectiv accesul facil la orice
document, în cadrul unei perioade de timp determinate. În cursul anului, documentele se păstrează în
arhiva curentă, organizată pe lângă principalele servicii funcţionale ale întreprinderii. După
încheierea exerciţiului financiar, anual, are loc predarea arhivei curente la arhiva generală a
întreprinderii, unde gestionarea este realizată cu ajutorul „Registrului de evidenţă curentă”.
Eliberarea unor documente din arhivă este permisă numai cu aprobarea persoanelor
competente sau la solicitarea organelor de control sau a instanţelor de judecată. Potrivit legii,
unităţile patrimoniale au obligaţia să păstreze în arhiva proprie documentele justificative timp de
zece ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite. Aceeaşi
14
perioadă este reglementată şi pentru situaţiile financiare anuale. Excepţie fac statele de plată a
salariilor, ale căror termen de păstrare este de cincizeci de ani.
15
CAPITOLUL IV
Principalele documente justificative utilizate în evidenţa economică
4.1 Factura fiscală
Este un document justificativ cu regim special. Factura fiscală este:
document justificativ ce se foloseşte la înregistrarea în contabilitatea furnizorului şi a
cumpărătorului;
document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a produselor şi
mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;
document de însoţire a mărfii pe timpul transportului.
Se întocmeşte în trei exemplare la livrarea produselor sau a mărfurilor, la executarea
lucrărilor şi la prestarea serviciilor de către compartimentul de desfacere. Atunci când factura nu se
poate emite în momentul livrării, produsele şi mărfurile livrate sunt însoţite, pe timpul transportului,
de avizul de însoţire a mărfii. Avizul de însoţire a mărfii este urmat obligatoriu în termen de trei zile
de o factură fiscală.
Exemplarul nr.1 merge la cumpărător, la compartimentul financiar-contabil, exemplarul nr.2
rămâne la furnizor la compartimentul de desfacere şi exemplarul nr.3 rămâne la furnizor la
compartimentul financiar-contabil.
16
4.2 Avizul de însoţire a mărfii
Este formular cu regim special intern de tipărire şi numerotare. Serveşte ca:
- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
- document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;
- dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate
teritorial, ale aceleiaşi unităţi;
- document de primire în gestiune, după caz;
- document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
Se întocmeşte în două sau mai multe exemplare de către unităţile care nu au posibilitatea
întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în
alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.
În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum
şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau
testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta
menţiunea “Fără factură”, după caz.
Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se
face menţiunea “Pentru prelucrare la terţi”. În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face
menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.
17
4.3 Chitanţa
Este un document justificativ pentru depunerea unei sume de bani la casieria unităţii şi
document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate. Se întocmeşte în două
exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul societăţii şi se semnează de acesta pentru
primirea sumei.
Exemplarul nr.1 îl primeşte depunătorul cu ştampila unităţii, iar exemplarul nr.2 rămâne în
chitanţier, fiind folosit ca document de verificare a operaţiilor efectuate în registrul de casă.
4.4 Chitanţă pentru operaţiuni în valută
Serveşte ca:
document justificativ pentru încasările şi plăţile în valută efectuate în numerar:
document justificativ de înregistrare în Registrul de casă în valută şi în contabilitate.
Se întocmeşte la unităţile care efectuează operaţiuni în valută, în două exemplare, pentru
fiecare sumă în valută, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta. Circulă la plătitor
exemplarul nr.1, cu ştampila unităţii, iar exemplarul nr.2 este folosit ca document de verificare a
operaţiunilor înregistrate în registrul de casă în valută.
18
4.5 Bonul de consum
Este un document de eliberare din magazie pentru consum a mai multor materiale şi de
scădere din gestiune. Se întocmeşte în două exemplare, însă în cazul în care este folosită tehnica de
calcul se poate emite şi într-un singur exemplar.
Exemplarul nr.1 circulă la contabilitatea materialelor, ca document de scădere din gestiune,
iar exemplarul nr.2 serveşte la înregistrarea în contabilitate a costurilor.
4.6 Nota de Intrare şi Recepţie
Document care se întocmeşte de către comisia de recepţie şi de către gestionar cu ocazia
recepţionării mărfurilor sosite la depozit. Documentul cuprinde date privind actele însoţitoare,
denumirea materialelor, a ambalajelor şi a materialelor refolosibile din dezambalare, codul,
cantităţile şi valoarea mărfurilor selecţionate, procentul si valoarea rabatului comercial.
19
Nota de Intrare şi Recepţie se întocmeşte la sosirea mărfurilor de la furnizor şi la intrarea
acestora în gestiunea unităţii. Se completează în baza facturilor sau a avizului de însoţire a mărfii.
Nota de intrare recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în două exemplare, potrivit
prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura
efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, nota de recepţie şi constatare
de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.
Serveşte ca:
- document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru încarcare în gestiune;
- act de probă în litigiile cu cărăuşii şi furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.
4.7 Ordin de plată
Ordinul de plată este o dispoziție necondiționată, dată de către un titular de cont băncii sale,
de a pune la dispoziţia unui beneficiar o anumită sumă de bani. Emiterea ordinului de plată
(plătitorul) presupune existența unor disponibilităţi în cont cel puțin egale cu valoarea sumelor
transferate. Ordinele de plată se emit pe suport hârtie sau electronic având structuri diferite,
respectiv cele pe suport hartie au un format standard tipărit (formular), în timp ce modelele
electronice se prezintă sub forma unor mesaje codificate.
20
Ordinul de plată este revocabil (plata poate fi oprită) de către emitent până în momentul
acceptării lui de către banca destinatară. Această caracteristică reprezintă o facilitate pentru emitent
dar ridică suspiciuni pentru beneficiar cu privire la capacitatea de plată a emitentului.
Participanții la circuitul ordinului de plată sunt:
Emitentul - agentul economic nonbancar care emite ordinul de plată pe cont propriu, în
baza unui cont deschis la o bancă;
Beneficiarul - instituția/persoana desemnată prin ordinul de plată de către plătitor
(emitent), să primească o sumă de bani;
Banca inițiatoare - banca căreia i se adresează ordinul de plată al emitentului și la care
emitentul are deschis contul bancar;
Banca destinatară - banca care recepționează și acceptă ordinul de plată, în nume
propriu sau pentru un client al său, în calitate de beneficiar.
Banca inițiatoare poate fi aceași cu banca destinantară când emitentul și beneficiarul au conturi
deschise la aceași bancă.
4.8 Ordin de
deplasare
Se întocmeşte pe formular tipizat fără regim special. Justifică deplasarea în interes de serviciu a
unei persoane, intr-o altă localitate.
Serveşte ca:
dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea;
document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
21
document justificativ de înregistrare in contabilitate.
Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmează a efectua
deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori
materiale cu numerar.
Circulă:
la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;
la persoana care efectuează deplasarea;
la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea să confirme sosirea şi
plecarea persoanei delegate;
la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta, de către titular la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia
procurării materialelor, stabilind diferenţa de primit sau de restituit, avându-se în vedere
eventualele penalizări şi semnând pentru verificare.
4.9 Foaie de parcurs pentru autovehicule
Foaia de parcurs însoţeşte în mod obligatoriu autovehiculul care părăseşte locul de garare
pentru efectuarea unei activităţi de transport, legalizând deplasarea acestuia pe drumurile publice, pe
ruta, la data şi conform programului înscris în rubricile respective. Pe baza datelor înscrise în foaia
de parcurs şi a documentelor de transport însoţitoare se verifică, atât în timpul circulaţiei cât şi după
aceea, legalitatea transportului.
22
Foaia de parcurs cuprinde elemente referitoare la activitatea de transport a autovehiculului pe
perioada de timp pentru care aceasta a fost emisă: date în legatură cu autovehiculul şi materialul
rulant însoţitor, numele şi prenumele şoferului şi al însoţitorilor, încărcătura şi beneficiarul
transportului, itinerariile, starea tehnică a autovehiculului, alimentarea şi defecţiunile de pe parcurs,
însemnările organelor de control al circulaţiei etc.
Foaia de parcurs se eliberează zilnic, pentru fiecare autovehicul în parte. Pentru autovehicule
cărora li se programează o activitate de transport care urmează a se desfăşura pe durata mai multor
zile, se eliberează o singură foaie de parcurs. Această prevedere se aplică de obicei pentru
transporturi de mărfuri în trafic interurban.
Evidenţa foilor de parcurs emise se face într-un formular ce se deschide la inceputul fiecărei
luni prin înscrierea numerelor de înmatriculare a autovehiculelor, grupate pe feluri şi tonaje. În
timpul lunii, formularul se completează în dreptul zilei respective, prin folosirea a două rânduri în
care se înscriu: numărul foii de parcurs cu care s-a dirijat autovehiculul, data restituirii foii de
parcurs.
4.10 Borderou de achiziţie
Borderoul de achiziţie este un formular tipizat, fără regim special şi este un document
justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor achiziţionate fie de la parteneri, fie de
la producători individuali.
Serveşte ca:
–document de încărcare în gestiune a bunurilor cumpărate;
23
–document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor cumpărate;
–document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziţii sau
pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziţii.
Se întocmeşte în două exemplare de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri
de pe piaţa ţărănească, de la producătorii individuali sau de la alte persoane fizice, în momentul
achiziţiei. Se semnează de către persoana care face achiziţiile respective şi de către gestionarul care
primeşte bunul.
Circulă la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor şi întocmirea notei de recepţie şi
constatare de diferenţe (ambele exemplare), după caz, la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1) şi rămâne în carnet (exemplarul 2).
4.11 Registrul de casă
Registrul de casă serveşte ca document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în
numerar efectuate prin casieria unităţii pe baza actelor justificative, ca document de stabilire la
sfârşitul fiecărei zile a soldului de casă, ca document de înregistrare zilnică în contabilitate a
operaţiilor de casă.
Registrul se întocmeşte în două exemplare, zilnic, de casierul unităţii sau de altă persoană
împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări şi plăţi. Soldul de casă al zilei precedente se
reportează, după caz, pe primul rând al documentului registru de casă pentru ziua în curs.Se
24
semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana
din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor
justificative anexate.
Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi
respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2). Exemplarul
1 rămâne la casier.
4.12 Comanda de transport
Document emis de către clientul unităţii specializate de transport, prin care acesta solicită un
mijloc de transport rutier pe baza unei comenzi şi a unui bon de transport. În comandă va specifica
tipul mijlocului de transport solicitat, capacitatea acestuia, distanţa şi ruta respectivă, iar în bonul de
transport se vor înscrie mărfurile ce se vor transporta, confirmarea de primire a beneficiarului si alte
date. Pe baza acestor documente unitatea specializată va calcula valoarea de plată pentru transportul
solicitat.
25
4.13 Statul de plată a salariilor
Statul de salarii, serveşte ca:
document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al
contribuţiilor şi al altor sume datorate;
document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Acesta se întocmeşte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe secţii,
ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de
centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi în acord etc., a evidenţei şi a
documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă,
certificatelor medicale.
Statul de salarii se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care
determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii. Coloanele libere din partea de reţineri a
statelor de salarii urmează a fi completate cu alte feluri de reţineri legale decât cele nominalizate în
formular.
Pentru centralizarea la nivelul unităţii a salariilor şi a elementelor componente ale acestora,
inclusiv a reţinerilor, se pot utiliza aceleaşi formulare de state de salarii. Plăţile făcute în cursul lunii,
cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de concediu etc. se includ în statele de
26
salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate şi toate reţinerile legale din
perioada de decontare respectivă.
Referitor la circulaţia statului de salarii, se remarcă aspectele potrivit cărora documentul
circulă:
la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata
(exemplarul 1);
la casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz;
la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);
la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la
acordarea vizei atunci când se solicită plata salariilor neridicate, după caz.
4.14 Extras de cont
Extrasul de cont reprezintă înregistrarea tuturor tranzacţiilor procesate de bancă în cont în
numele tău de la precedentul extras. Îţi arată exact ce s-a întîmplat în contul tău şi îţi permite să
verifici dacă banca ţi-a înregistrat corect tranzacţiile.
Extrasul de cont îţi arată când şi pentru ce sumă:
ai emis un cec;
ai retras bani de la bancomat;
ai plătit facturi prin ordin de paltă sau direct debit;
Extrasul de cont conţine şi plăţile făcute în contul tău. Aceste plăţi pot fi salariul, diverse
beneficii, depuneri în numerar sau prin cec.
27
4.15 Contract de transport internaţional de mărfuri (CMR)
În ce priveşte obligaţia de a emite CMR (document de transport international), precizăm că
scrisoarea de trăsură (CMR) se întocmeşte de către expeditor şi transportator şi face dovada, până la
proba contrarie, a condiţiilor contractului şi a primirii mărfii de către transportator. În absenţa
înscrierii în scrisoarea de trăsură a rezervelor motivate ale transportatorului, există prezumţia că
marfa şi ambalajul ei erau în stare aparentă bună în momentul primirii de către transportator şi că
numărul de colete, cât şi marcajele şi numerele lor erau conforme cu menţiunile din scrisoarea de
trăsură.
Scrisoarea de trăsura este întocmită în trei exemplare originale, semnate de expeditor şi de
transportator, aceste semnături putând să fie imprimate sau înlocuite prin ştampilele expeditorului şi
transportatorului, dacă legislaţia ţării în care este întocmită scrisoarea de trăsură o permite.
Primul exemplar se remite expeditorului, al doilea însoţeşte marfa, iar al treilea se reţine de
transportator. În cazul în care marfa de transport trebuie să fie încărcată în vehicule diferite sau dacă
este vorba de diferite feluri de marfă ori de loturi distincte, expeditorul sau transportatorul are
dreptul sa ceară întocmirea de scrisori de trăsură pentru fiecare vehicul folosit sau pentru fiecare fel
de marfă ori lot de mărfuri.
28
CAPITOLUL V
Înregistrarea documentelor justificative în evidenţa economică
a societăţii SC LINZ PARK SRL Poiana Stampei
Prezentarea societăţii
Denumirea societăţii comerciale: SC LINZ PARK SRL
Forma juridică: Societate cu răspundere limitată.
Anul înfiinţării: 2011
Numarul de înregistrare la Registrul Comerţului: J33/914/2011
Codul de identitate fiscală: RO29194797
Obiectul activităţii: Transport rutier de mărfuri naţional şi internaţional.
Sediul: comuna Poiana Stampei, strada Principală, numărul 270, judeţul Suceava.
Capital social: 2000 lei
Număr de angajaţi: la începulul activităţii 2 angajaţi, în prezent 11 angajaţi.
Scurt istoric al societăţii comerciale
SC LINZ PARK SRL acţionează pe piaţă din anul 2011 fără întrerupere până în prezent,
având ca principal obiect de activitate transportul rutier de mărfuri (Cod CAEN 4941), naţional şi
internaţional. Iniţial firma a început cu un singur cap tractor închiriat de la altă firmă, având ca
principal avantaj competitiv pe piaţă colaborarea cu firma SILVANIA INTERNAŢIONAL-GRUP, o
companie de renume în industria lemnului.
Practic SC LINZ PARK SRL prelua materialul lemnos de la aceştia şi îl transporta spre
principalii clienţi ai lor spre marii producători de materiale finite lemnoase (SC KRONOSPAN
ROMÂNIA SRL, SC EGGER ROMÂNIA SRL, SC HOLZINDUSTRIE SCHWEIGHOFER SRL).
După câteva luni datorită existenţei unei mari cereri pe piaţă, firma a mai închiriat un cap tractor cu
care şi-a crescut cifra de afaceri. În anul 2013 firma, având potenţial pe piaţa transporturilor, a
achiziţionat încă două capuri tractor în sistem de leasing extern.
În anul 2014 LINZ PARK a pătruns pe piaţa externă a transporturilor, o piaţă extrem de
interesantă dar greu de explorat cu un număr mic de camioane, astfel încât la începutul acestui an
firma şi-a mărit flota de camioane cu încă două capuri. În prezent firma lucrează pe piaţa externă cu
patru maşini, colaborând cu numeroase case de expediţii din ţară dar şi din străinătate.
29
Pe viitor prioritatea firmei este construirea unei imagini cât mai puternice pe piaţa
transporturilor şi încheierea de contracte de transport cu numeroase firme din întreaga lume. Cu
toate acestea, SC LINZ PARK SRL nu uită de unde a plecat, transportul din industria lemnului având
o pondere foarte mare pentru cifra de afaceri din prezent.
În periada analizată societatea SC LINZ PARK SRL a efectuat operaţii economico-financiare
înregistrate în evidenţa operativă şi în contabilitate pe baza documentelor justificative, astfel:
1. Se facturează către MICOR SPEDITTION SRL, judeţul Vrancea, prestări servicii
transport în valoare de 2 000.00 ron, TVA 480.00 ron, conform facturii fiscale din data
de 02/03.12.2014, nr. 27.
Anexa 1.
2. Se încasează de la SC ALBERTEMMA SRL, judeţul Suceava, loc. Gura Humorului suma
de 1 200.00 ron conform chitanţei nr. 3 din data de 16.01.2015 pe baza facturii fiscale nr.
0168 pentru prestări servicii transport.
Anexa 2.
3. Conform chitanţei pentru operaţiuni in valută nr. 0009, din data de 13.01.2015, S.C.
LINZ PARK SRL primeşte de la SC WAY FARER TRANS SRL suma în valută de 1200 €,
cursul fiind de 4,5034 lei, iar valoarea în lei de 5404,08 ron.
Anexa 3.
4. SC LINZ PARK SRL eliberează din gestiune conform bonului de consum nr. 24 din data
de 31.01.2014, piese de schimb şi combustibili în valoare de 59 076.40 ron.
Anexa 4.
5. SC LINZ PARK SRL pune la dispoziţia Bugetelor Asigurărilor Sociale suma de 3 433
ron, conform ordinului de plată nr. 12 din disponibilităţile existente în contul BCR.
Anexa 5.
6. Angajatul firmei a întocmit în data de 13.02.2015 foaia de parcurs pentru autovehicule,
cu privire la efectuarea unui transport pe ruta Braşov-Poiana Stampei.
Anexa 6.
7. În data de 20.01.2015 firma SC LINZ PARK SRL înregistrează în contabilitate achiziţie
de lemn rotund în valoare de 22 000 ron, conform borderoului de achiziţie nr. 10.
Anexa 7.
30
8. Firma înregistrează în contabilitate în data de 01.01.2014, plăţi în valoare de 355.24 ron
către furnizori, conform registrului de casă, la sfârşitul zilei având sold de casă de 9
787.06 ron.
Anexa 8.
9. În data de 18.02.2015 firma SC WAY FARER TRANS SRL solicită firmei LINZ PARK un
mijloc de transport în vederea efectuării unei curse pe ruta România-Franţa, conform
comenzii de transport nr.15387.
Anexa 9.
10. În data de 25.02.2014 firma LINZ PARK înregistrează obigaţia de plată a drepturilor
salariale în valoare de 6 443 ron, conform statului de plată a salariilor.
Anexa 10.
11. Conform extrasului de cont SC LINZ PARK SRL înregistrează în contabilitate plăţi către
furnizori şi încasări către clienţi.
Anexa 11.
12. În data de 10.02.2015, SC LINZ PARK SRL întocmeşte contract de transport internaţional
de mărfuri (CMR), cu privire la efectuarea transportului de ţevi plastic, conform avizului
159 pe ruta Iaşi-Frasin.
Anexa 12.
31
BIBLIOGRAFIE
1. Căruntu, C. Lăpăduşi- Analiza economico-financiară la nivel
microeconomic. Metode. Concepte. Tehnici, ed. Universitaria, Craiova,
2010;
2. Frumuşanu, L. – Contabilitatea financiară, ed. Economică, Bucureşti, 2013;
3. Horomnea, E. – Bazele contabilităţii, ed. Sedcom Libris, Bucureşti, 2008;
4. Işfănescu, A., Robu, V., Vasilescu, C. – Analiza economico-financiară, ed.
ASE, Bucureşti, 2002;
5. Pântea, P. Iacob – Contabilitatea financiară românească, ed. Intelcredo,
Deva, 2006;
6. XXX – Legea contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările şi completările
ulterioare;
7. XXX – Nomenclatorul documentelor justificative utilizate în contabilitatea
financiar-contabilă aprobat prin OMFP nr. 3512/2008;
8. XXX – Evidenţa operativă şi contabilă a SC LINZ PARK SRL.
32
ANEXE
33