ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

Facultatea de Contabilitate i Informatic de Gestiune

Catedra de Contabilitate, Audit i Control de Gestiune

CURS CICLUL I LICEN.

FACULTATEA DE MARKETING

ANUL I SERIA A

CURSUL 6Disciplina : INTRODUCERE IN CONTABILITATETitular : Conf.univ.dr.tefan Iuliu GRIGORESCU

DOCUMENTELE DE EVIDEN CONTABIL

Artam ntr-un capitol anterior c toate operaiunile economico-financiare ce au loc n ntreprindere pe parcursul unui exerciiu financiar, se consemneaz n documente de eviden.

ntocmirea documentelor contabile la locul i la data nfptuirii fenomenelor i proceselor economice, n scopul de a atesta producerea lor, este o cerin impus prin Legea contabilitii nr.82/1991.

Pentru a rspunde acestei cerine, dar i din necesitatea real a evidenei operative (zilnice), contabilitatea utilizeaz ca procedeu documentaia.

4.1. Importana documentelor n cadrul ntreprinderii

nregistrarea operaiunilor economico-financiare n conturi nu este posibil fr consemnarea acestora prealabil n documente ce atest nfptuirea lor.

O cerin de baz a evidenei contabile o reprezint fundamentarea i justificarea tuturor informaiilor contabile pe baz de documente de eviden.

Fr procedeul documentrii,celelalte procedee de: evaluare, calculaie i nregistrare n conturi nu s-ar putea nfptui.

Informaiile economice dobndite pe calea observrii fenomenelor i proceselor economice, se culeg i se nscriu n documente, primind astfel forma care s permit prelucrarea, vehicularea,prezentarea, modificarea i pstrarea lor ulterioar.

Culegerea informaiilor i consemnarea lor n documente se poate face manual sau cu ajutorul tehnicii de clacul, documentele fiind obligatoriu semnate de ctre persoanele care le-au ntocmit. Acest fapt atrage i rspunderea n ntocmirea corect a documentelor.

n ntreprindere,ntocmirea corect i la timp a documentelor pentru fiecare operaie economico-financiar constituie o condiie fundamental pentru cunoaterea real a activitii i pentru exercitarea controlului asupra integritii i modului de gestionare a patrimoniului i asupra fiecrei operaii n parte.

Documentaia cuprinde, prin urmare, totalitatea documentelor ce intervin n evidena activitii ntreprinderii, unele avnd un caracter primar, altele un caracter specific.

Documentele reprezint acte scrise ce conin informaii letrice i numerice, care se ntocmesc la locul i n momentul producerii operaiilor economice.

Ele au un caracter general aplicabil n evidena contabil, ntruct reflect toate operaiile privind existena i micarea mijloacelor economice, a surselor de finanare i a proceselor economice (venituri i cheltuieli), relaiile de drepturi i obligaii ale ntreprinderii, precum i rezultatul activitii acesteia.

Documentele constituie baza ntregului sistem de eviden al ntreprinderii.

Importana lor rezult din urmtoarele aspecte:

Documentele atest producerea operaiilor economice, stnd la baza nregistrrii acestora n contabilitate. Ele influeneaz direct operativitatea obinerii informaiilor contabile, exactitatea acestora precum i modul de organizare a evidenei contabile n cadrul ntreprinderii. Documentele asigur legtura dintre compartimentele ntreprinderii, ntruct ele nu circul strict numai n cadrul compartimentului financiar-contabil.

Exemplu: Operaia de ncasare a unei sume (creane) de la clieni presupune ntocmirea unei chitane de cas ctre client. Chitana se ntocmete la casierie. Un exemplar se nmneaz clientului, iar altul se anexeaz la Registrul de cas, la compartimentul contabilitate.

Operaia de cumprare de materii prime presupune ntocmirea unei Note de intrare recepie la magazia de materii prime. Un exemplar rmne la magazie, iar altul se pred la compartimentul contabilitate.

Documentele permit nfptuirea controlului economic i financiar n vederea pstrrii integritii patrimoniului i a respectrii disciplinei financiare.

Exemplu: Cu ajutorul documentelor se pot depista diverse nereguli precum: lipsuri i sustrageri de bunuri, ncasri i pli ilegale i se pot stabili rspunderile materiale pentru cei vinovai.

Documentele constituie prob n instan,atunci cnd ntreprinderea se afl n litigiu cu o alt firm.

Exemplu: Dac obiectul litigiului l constituie lipsa de materii prime n momentul recepiei de la un anumit furnizor, se cer n instan Facturile fiscale, Notele de intrare-recepie i Fiele de magazie.

ntruct operaiunile economico-financiare care se produc n ntreprindere au un caracter extrem de divers, este de la sine neles c i documentele de eviden care reflect aceste operaii sunt diverse ca form, coninut i modalitate de ntocmire.

Totui, documentele prezint i o serie de elemente comune, dup cum urmeaz:

denumirea ntreprinderii ce l-a emis, adresa acesteia i compartimentul n cadrul cruia s-a ntocmit documentul;

data ntocmirii documentului (n principiu, ea coincide cu data efecturii operaiei); explicaia operaiei pe care documentul o reflect i baza legal n temeiul creia a fost ntocmit documentul (actul normativ);

informaiile cantitative i valorice (cantitate, pre unitar, valoare etc);

semnturile persoanelor care au ntocmit documentul i care rspund pentru informaiile nscrise n document.

Elementele specifice ale documentelor explic i detaliaz informaiile consemnate, ele diferind de la o operaie la alta.

Prelucrarea informaiilor din documentele de eviden se face n general cu ajutorul tehnicii de calcul, asigurnd corectitudine i operativitate n gruparea i centralizarea acestora, n vederea nregistrrii lor.

4.2. Clasificarea documentelor contabile

ntreprinderea utilizeaz n cadrul evidenei contabile numeroase documente de eviden, care se pot clasifica dup urmtoarele criterii:

a) Dup natura elementelor patrimoniale a cror micare o reflect prin operaiile economice, avem:

Documente ce reflect imobilizri corporale i necorporale (active imobilizate).

Exemplu: Proces verbal de punere n funciune a mijloacelor fixe; Proces verbal de predare-primire a mijloacelor fixe; Proces verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe.

Documente ce reflect stocuri (active circulante materiale)

Exemplu: Not de intrare recepie, Bon de consum, Fi limit de consum; Not de predare la magazie; Bon de transfer-restituire etc.

Documente ce reflect vnzrile (creane/active circulante n decontare).

Exemplu: Dispoziii de livrare, Aviz de expediere, Factur fiscal etc.

Documente ce reflect disponibilitile bneti (active circulante bneti-ncasri i pli).

Exemplu: Chitan de cas, ordinul de plat, dispoziia de ncasare/plat prin casierie, fila de CEC etc.

Documente ce reflect salariile i alte drepturi de personal

Exemplu: Lista de avans chenzinal, Statul de plat, Ordinul de deplasare, Decontul de cheltuieli etc.

b) Dup locul de ntocmire, avem:

Documente interne se ntocmesc n cadrul ntreprinderii i circul n interiorul ntreprinderii sau n afara ei.

Exemplu:

Documente interne care circul n incinta ntreprinderii: Not de intrare-recepie, Bon de consum, Bon de predare la magazie, Bon de transfer, List de avans chenzinal, Stat de plat etc.

Documente interne care circul n afara ntreprinderii: Factura fiscal emis ctre client, chitana de cas emis ctre client, Ordinul de plat emis ctre furnizor etc.

Documente externe se ntocmesc de ctre teri i sunt adresate ntreprinderii.

Exemplu: Factura fiscal primit de la furnizor; chitana de cas primit de la furnizor; Ordinul de plat primit de la client etc.

Documentele interne i externe atest relaiile ntreprinderii cu terii (furnizori, clieni etc.).

c) Dup modul de ntocmire, avem:

Documente primare n care se consemneaz pentru prima dat operaiile economice.

Exemplu: Not de intrare-recepie, Bonul de Consum, Factura fiscal, Statul de plat etc.

Documente centralizatoare n care se grupeaz i se cumuleaz datele nscrise n documentele primare, cuprinznd operaii de acelai fel, n scopul nregistrrii lor n conturi.

Exemplu: Centralizatorul Notelor de intrare-recepie (intrrilor), centralizatorul Bonurilor de consum (ieirilor), centralizatorul Statelor de plat (salariilor), centralizatorul Facturilor fiscale (vnzrilor) etc.

d) Dup funcia pe care o ndeplinesc, avem:

Documente de dispoziie prin care se transmite ordinul de a executa o anumit operaie economic.

Exemplu: Dispoziia de plat prin casierie prin care se transmite casierului ordinul de a plti o anumit sum unei persoane, pentru un scop determinat.

Nota de comand prin care se transmite furnizorului necesarul de bunuri pe care ntreprinderea urmeaz a le achiziiona de la acesta.

Documente de execuie care fac dovada nfptuirii unei operaii.

Exemplu: Bonul de consum dovedete utilizarea materiilor prime i materialelor n procesul de producie.

Chitana de cas dovedete efectuarea unei ncasri de la client, sau a unei pli ctre furnizor.

Nota de intrare recepie dovedete ncrcarea gestiunii de stocuri, prin cumprare.

Factura fiscal emis ctre client dovedete vnzarea de bunuri ctre client.

Documente mixte care reunesc caracteristicile documentelor de dispoziie i de execuie.

Exemplu: Fia limit de consum reflect simultan ordinul de utilizare a materiei prime n procesul de producie i consumul efectiv al acestuia.

Dispoziia de livrare Aviz de expediie reflect simultan ordinul de livrare i expedierea bunurilor ctre client.

e) Dup regimul de tiprire i utilizare, avem:

Documente cu regim special pentru care exist dispoziii legale privind modul de completare, circulaie i pstrare.

Exemplu: Avizul de expediere, Factura fiscal, Chitana de cas, Fila de CEC numerar.

Aceste documente sunt nseriate din tipografie i necesit numerotarea i tampilarea lor de ctre ntreprindere. Carnetele ce le conin se nuruiesc i se sigileaz, nscriind pe ultima fil, numrul de file existente.

Evidena lor operativ are un caracter special, n sensul c se realizeaz cu ajutorul unor fie de eviden n care se nscriu zilnic:

cumprarea lor (cantitate, serii i pre unitar) respectiv numrul i data Notei de intrare recepie;

darea lor n consum (cantitate, serii i pre unitar) respectiv numrul i data Bonului de consum;

stocul la sfritul fiecrei luni.

Documente fr regim special care se folosesc respectnd normele generale de ntocmire, circulaie i pstrare.

Exemplu: Bon de consum, Stat de plat, Dispoziie de ncasare/plat prin casierie, Not de intrare recepie etc.

f) Dup sfera de aplicare, avem:

Documente de uz general utilizate n toate domeniile de activitate.

Exemplu: Factura fiscal, Chitana de cas, Statul de plat, Ordinul de plat etc.

Documente specifice utilizate numai n anumite domenii de activitate.

Exemplu: Fia consumului de furaje, Actul de ftare n zootehnie;

Devizul de lucrri n construcii.

g) Dup rolul lor n cadrul sistemului informaional al ntreprinderii, avem:

Documente justificative sunt documentele primare ce se ntocmesc la locul i n momentul nfptuirii operaiei economice. Ele stau la baza nregistrrilor contabile. Au form de imprimate tipizate.

Exemplu: Not de intrare recepie, Bon de consum, Factur fiscal, Chitan de cas, Stat de plat etc.

Registre contabile sunt registrele ce consemneaz operaiile economice n conturi, cu ajutorul formulelor contabile.

Exemplu: Registrul jurnal, Registrul Cartea Mare i Registrul inventar.

Documente de sintez i raportare sunt documente prin care se centralizeaz i se transmit informaiile sintetice ctre utilizatorii interni i externi.

Exemplu: Bilanul contabil, Contul de profit i pierderi, Notele explicative.

Aceste documente furnizeaz utilizatorilor informaii privind structura mijloacelor i surselor ntreprinderii, structura veniturilor, cheltuielilor i rezultatelor, precum i o serie de situaii anex privind: imobilizrile, provizioanele, creanele i datoriile, repartizarea profitului etc.

ntruct pentru operaii de acelai tip se folosesc documente de acelai fel, legislaia stabilete tipuri unitare de documente ca: mrime, coninut, form i destinaie (tipizarea documentelor).

4.3. Verificarea, circuitul i pstrarea documentelor

Dup cum am artat, documentele se ntocmesc de ctre compartimentele n cadrul crora au avut loc operaiile economice.

Completarea rubricilor cerute de formularul tipizat se face manual sau pe calculator, cu informaiile corecte, clare i sub semntura persoanelor care le-au ntocmit.

Un document nu se ntocmete niciodat ntr-un singur exemplar, existnd posibilitatea pierderii lui. Prin urmare, documentele de eviden se ntocmesc n 2 3 exemplare, dup caz, n funcie de importana i circuitul acestora.

Pentru a avea convingerea c documentele au fost corect ntocmite, nainte de nregistrarea informaiilor n conturi, se procedeaz la verificarea documentelor. Ea const n controlul de form i de fond al condiiilor pe care documentele trebuie s le ndeplineasc conform legii.

a) Verificarea de formSe refer la urmtoarele aspecte:

folosirea tipului de document adecvat operaiei consemnate (de ex.: pentru evidenierea salariilor vom folosi statul de plat etc);

completarea tuturor rubricilor cerute de formular (de ex.: denumire bunuri, cantitate, pre unitar, valoare etc);

existena semnturilor peroanelor ce au ntocmit documentul;

existena numerelor de ordine pe fiecare exemplar (de ex.: Nota de intrare recepie se ntocmete n trei exemplare toate trei trebuie s poarte acelai numr de ordine etc);

exactitatea sumelor nscrise i corectitudinea calculelor (de ex.: valoarea trebuie s rezulte prin nmulirea cantitii cu preul).

b) Verificarea de fond Se refer la urmtoarele aspecte:

legalitatea operaiei (de ex.: ncasrile sau plile s se fac conform reglementrilor legale);

necesitatea i oportunitatea operaiei (de ex.: cumprarea unei materii prime trebuie s se fac numai dac stocul vechi s-a epuizat);

realitatea operaiei (de ex.: consemnarea unui consum trebuie s reflecte utilizarea efectiv n producie);

rentabilitatea operaiei (de ex.: cumprarea de bunuri la preuri avantajoase mici, dar pstrnd raportul pre - calitate; vnzarea de bunuri la preuri avantajoase).

Conform legii, verificarea documentelor trebuie s se efectueze de ctre alte persoane dect cele ce le-au ntocmit, pentru eficiena operaiei.

Erorile constatate se aduc la cunotina persoanelor ce au ntocmit documentul i se corecteaz prin tierea textului/sumei eronate i nscrierea alturat corect, nsoit de semntura corectorului.

Documentele ce reflect disponibiliti bneti nu pot fi corectate (chitana de cas, ordin de plat, fil de CEC).

Acestea se anuleaz prin tierea cu o linie oblic i nscrierea cuvntului Anulat. Ele rmn ataate la carnet i se completeaz un nou document.

Odat verificate i corectate, documentele de eviden intr n circuitul contabil al ntreprinderii, care trebuie s fie un traseu prestabilit, ct mai clar i mai scurt posibil.

n acest sens, se stabilesc documentele ce trebuie ntocmite de fiecare compartiment, persoanele cu atribuii n ntocmirea documentelor, termenul de ntocmire i compartimentul cruia se adreseaz.

Circuitul documentelor difer n funcie de: mrimea ntreprinderii; structura ei organizatoric; operaiile consemnate i mijloacele de ntocmire i prelucrare.

Exemplu: Factura fiscal se ntocmete la compartimentul financiar-contabil n 3 exemplare: originalul se trimite clientului, o copie rmne la contabilitate i o copie la depozitul de produse finite sau mrfuri.

Statul de plat se ntocmete la biroul salarizare n 2 exemplare: originalul se trimite la compartimentul contabilitate, iar copia rmne la salarizare.

Ordinul de plat se ntocmete la compartimentul financiar n 3 exemplare: originalul rmne la banc, o copie se trimite clientului, iar o copie rmne la ntreprindere.

Chitana de cas se ntocmete la casierie n 3 exemplare: originalul se nmneaz clientului la ncasarea sumei; o copie se trimite la compartimentul contabilitate, iar o copie rmne la casierie.

Nota de intrare recepie se ntocmete la depozit n 3 exemplare: originalul se trimite la compartimentul contabilitate, o copie la compartimentul aprovizionare, iar o copie rmne la depozit.

Bonul de consum se ntocmete la depozit n 2 exemplare: originalul se trimite la compartimentul contabilitate iar copia rmne la depozit.

Pstrarea documentelor se realizeaz prin ndosariere i aezare n rafturi, ntr-o ordine bine stabilit dup urmtoarele criterii:

dup natura operaiilor pe care le reflect:

documente privind intrri de bunuri (note de intrare recepie, procese verbale de punere n funciune a mijloacelor fixe, rapoarte de fabricaie pentru produse finite etc.);

documente privind consumuri (bonuri de consum, fie limit de consum);

documente privind vnzri (avize de expediie, facturi fiscale);

documente privind salarii (liste de avans chenzinal, state de plat);

documente privind ncasri i pli prin casierie (registrul de cas la care se anexeaz: chitane de cas, foi de vrsmnt, dispoziii de plat/ncasare etc);

documente privind ncasri i pli prin contul bancar (extrasul de cont la care se anexeaz ordinele de plat etc).

dup data ntocmirii pe luni i ani calendaristici;

dup alfabet conform denumirii ntreprinderilor colaboratoare;

dup amplasarea geografic conform localitilor n care se afl ntreprinderile colaboratoare.

n practic se utilizeaz combinaia primelor dou criterii (de ex.: Documente lunare i anuale privind: intrri, consumuri, vnzri, salarii, casa, banca etc).

Documentele se pstreaz n arhiva curent, iar dup un an calendaristic, se predau la arhiva general a ntreprinderii, unde se pstreaz pe termene diferite, n funcie de natura lor i de reglementrile legale.

Exemplu: Documentele justificative se pstreaz timp de 10 ani de la ncheierea exerciiului financiar pentru care au fost ntocmite. Fac excepie statele de plat a salariilor care se pstreaz n arhiv 50 ani.

Conform legii, documentele pierdute, sustrase sau distruse din diverse motive (calamiti, furturi etc) trebuie reconstituite n maxim 30 zile de la constatare.

4.4. Completarea documentelor pentru principalele operaiuni economico-financiareNe vom referi n acest ultim subcapitol la documentele justificative uzuale, care reflect operaiunile economico-financiare cel mai des ntlnite n activitatea ntreprinderii, prezentnd i macheta acestora.

1) Bonul de consumReprezint documentul ce consemneaz ieirea prin consum n producie a stocurilor de: materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar.

Se ntocmete la magazia de materiale n 2 exemplare.

Circul: originalul la compartimentul contabilitate, o copie la magazie, unde gestionarul o nscrie n fia de magazie.

Se arhiveaz la compartimentul contabilitate.

2) Nota de intrare recepieReprezint documentul ce consemneaz intrarea n gestiune prin cumprare a stocurilor de: materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar, mrfuri sau ambalaje avnd la baz factura fiscal primit de la furnizori.

Se ntocmete la magazia de materiale, n 3 exemplare.

Circul: originalul la compartimentul contabilitate, o copie la compartimentul aprovizionare i o copie la magazie, unde gestionarul o nscrie n fia de magazie.

Se arhiveaz la compartimentul contabilitate.

3) Chitana de cas

Reprezint documentul ce consemneaz ncasarea cu numerar a creanei de la clieni.

Se ntocmete la casierie n 3 exemplare.Circul: originalul se trimite clientului, o copie rmne la casierie, o copie la contabilitate.

Se arhiveaz la compartimentul contabilitate.

4) Factura fiscalReprezint documentul ce consemneaz vnzarea de bunuri ctre clieni.

Se ntocmete la compartimentul financiar-contabil n 3 exemplare.

Circul: originalul se trimite clientului, o copie rmne la contabilitate i o copie se trimite la depozit.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

5) Ordinul de plat

Ordinul de plat este un instrument emis de ctre pltitor pentru a achita diverse datorii fa de teri dnd dispoziie bncii unde are contul deschis s plteasc sumele nscrise pe formularul ntocmit n trei exemplare.

Circul: la pltitor care l emite pentru achitarea datoriilor salariale; la unitatea bancar unde are ntreprinderea deschis contul; la banca beneficiarului care va pune suma respectiv la dispoziia clientului su.

Pe drumul parcurs de OP de la pltitor la beneficiar se pot interpune mai multe societi bancare, acestea efectund succesiv operaiuni de recepie, autentificare, acceptare si executare a OP.

Se arhiveaz:la ntreprinderea pltitoare; la beneficiar.

Macheta ordinului de plat de trezorerie se prezint astfel:

6) Cecul numerar

Este emis de ctre compartimentul financiar contabil, ntr-un singur exemplar i servete pentru ridicarea numerarului din cont n scopul efecturii diverselor pli prin casierie (salarii, furnizori etc.)Circul: la departamentul financiar contabil care l emite; la unitatea bancar unde are ntreprinderea contul deschis;

Cecul este pltibil numai la vedere.

Macheta cecului numerar se prezint astfel:

7) Monetar

Monetarul se utilizeaz numai n cazul vnzrii mrfurilor cu amnuntul. Valoarea nscris n monetar trebuie s corespund valorii nscrise n raportul de gestiune.

n condiiile utilizrii aparatelor de marcat electronice fiscale, suma nscris n monetar trebuie s coincid cu suma din registrul de cas emis de aceste aparate, inclusiv suma nregistrat de mn n registrul de cas, n cazul defectrii aparatelor de marcat electronice fiscale.

Servete ca:

document justificativ pentru evidenierea la sfritul zilei a numerarului existent n casierie, corespunztor mrfurilor comercializate;

document justificativ de nregistrare n contabilitate;

document justificativ pe baza cruia se pred contribuabilului numerarul ncasat prin cas de ctre casieri, respectiv de vnztor.

Se ntocmete n dou exemplare de ctre casier sau de persoana mputernicit la sfritul zilei, prin inventarierea numerarului pe categorii de bancnote i de monede.

Circul: exemplarul 1, pentru nregistrarea n Registrul de cas i exemplarul 2 rmne la carnet.

8) Registrul de cas

n Registrul de cas se nregistreaz numai operaiunile n numerar.

Servete ca:

document de nregistrare a ncasrilor i plilor;

document de stabilirea a situaiei financiare a ntreprinderii;

prob n litigii.

Se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre contribuabili, persoane fizice, fcndu-se nregistrarea operaiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct pe fiecare operaiune, fr a lsa rnduri libere, dup ce a fost numerotat, nuruit i parafat.

Se arhiveaz mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

Faa:

Nr. pagin

REGISTRUL DE CAS

Nr.

crt.DataDocumentul

(felul, nr.)Felul operaiunii

(explicaii)ncasri

numerarPli

numerar

123456

1Sold la nceputul zilei3.000.000

225.04List de avans chenzinalPlat avans 2.000.000

325.04Monetar nr. 1234Vnzare produse15.650.000

De reportat:

Verso:

Nr.

crt.DataDocumentul

(felul, nr.)Felul operaiunii

(explicaii)ncasri

numerarPli

numerar

123456

Report:

Total:18.650.0002.000.000

Sold la sfritul zilei 16.650.000

9) Lista de avans chenzinal

Se ntocmete lunar n dou exemplare, de ctre compartimentul care are aceast atribuie, pe baza documentelor de eviden a muncii, a timpului efectiv lucrat, a certificatelor medicale prezentate i se semneaz pentru confirmarea exactitii calculelor de ctre persoana care a calculat avansurile chenzinale i a ntocmit lista.

Lista de avans chenzinal servete ca: document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor ca avansuri chenzinale;

document pentru reinerea n statul de salarii a avansurilor chenzinale pltite;

document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Circul:la persoanele autorizate s exercite controlul financiar i s aprobe plata (exemplarul 1); la casieria unitii pentru plata avansurilor cuvenite (exemplarul 1); la compartimentul financiar contabil, ca anex la exemplarul 2 al registrului de cas, pentru nregistrarea n contabilitate (exemplarul 1); la compartimentul care a ntocmit lista de avans pentru a servi la ntocmirea statelor de salarii la sfritul lunii (exemplarul 2).

Se arhiveaz: la compartimentul financiar-contabil, ca anex la exemplarul 2 al registrului de cas (exemplarul 1); la compartimentul care a ntocmit lista de avans (exemplarul 2).

Macheta listei de avans chenzinal se prezint astfel:

.......... SC Alfa SA

(Unitatea)

.......... Biroul financiar-contabil

(secia, serviciul etc.)

LIST DE AVANS CHENZINAL

pe luna aprilieanul 2004 .........

Nr.

crt.Numele i

prenumeleMarcaSalariul

de bazTimp efectivAvans de

plat

LucratConcediu

medical

0123456

1Oprea tefan6.000.000222.000.000

.

.

.

Conductorul unitii, Conductorul compartimentuluintocmit

financiar-contabil

10) Statul de salarii

Se ntocmete n dou exemplare, lunar, pe secii, ateliere, servicii etc. de compartimentul care are aceast atribuie, pe baza documentelor de eviden a muncii i a timpului lucrat efectiv, pe baza fielor de eviden a salariului, a documentelor privind reinerile legale, listelor de avans chenzinal, certificatelor medicale etc. i se semneaz pentru confirmarea exactitii calculelor de ctre persoana care determin salariul cuvenit i ntocmete statul de salarii.

Pentru centralizarea la nivelul unitii a salariilor, se utilizeaz aceleai formulare de state de salarii.

Plile fcute n cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidrile, indemnizaiile de concediu etc., se includ n statele de salarii, pentru a cuprinde astfel ntreaga sum a salariilor calculate i toate reinerile legale din perioada de decontare respectiv.

Statul de salarii servete ca: document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor, precum i al contribuiei privind protecia social i a altor datorii;

document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Circul: la persoanele autorizate s exercite controlul financiar i s aprobe plata (exemplarul 1); la casieria unitii, pentru plata sumelor cuvenite (exemplarul 1); la departamentul financiar-contabil ca anex a exemplarului 2 al registrului de cas, pentru nregistrarea n contabilitate (exemplarul 1 mpreun cu exemplarul 1 al borderoului de salarii neridicate); la compartimentul care a ntocmit statele de salarii (exemplarul 2).

Se arhiveaz: la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative (exemplarul 1); la compartimentul care a ntocmit statele de salarii (exemplarul 2).

Macheta documentului este urmtoarea:

11) Ordinul de deplasare

Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare a delegailor n interesul serviciului, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori materiale n numerar.

Servete ca: dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea; document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate; document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de ctre titularul de avans; document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Circul: la persoana mputernicit s dispun deplasarea pentru semnare; la persoana care efectueaz deplasarea; la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea, pentru a confirma sosirea i plecarea persoanei delegate; la compartimentul financiar contabil pentru cerificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de ctre titular la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii materialelor, stabilind diferena de primit sau de restituit, avndu-se n vedere eventualele penalizri i semnnd pentru verificare; la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz; la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

Se arhiveaz: la departamentul financiar-contabil.

Macheta ordinului de deplasare se prezint astfel:

Fa: SC Alfa SA

Depus decontul (numrul i data)

(Unitatea)

.23/03.04.2004.

Ordin de deplasare (delegaie) nr. 15

Dl. (D-na) Popescu Marian

avnd funcia de maistru

este delegat pentruachiziii materii prime

la Bucureti

Durata deplasrii de la 15.04.2004 la 17.04.2004

Se legitimeaz cu BISeriaGN nr. 684314

tampila unitii i semntura

Data03.04.2004

Sosit*15.04ora 1530

Plecat*15.04ora 1530

Cu (fr) cazare

Sosit*

ora

Plecat*

ora

Cu (fr) cazare

Sosit*

ora

Plecat*

ora

Cu (fr) cazare

Sosit*

ora

Plecat*

ora

Cu (fr) cazare

Verso:

Ziua i ora plecrii30.041130

Ziua i ora sosirii02.051330

Data depunerii decontului03.05

Penalizri calculate

Avans spre decontare:

Primit la plecare1.000.000lei

Primit n timpul

deplasriilei

TOTAL1.000.000lei

Decont de cheltuieli efectuate conform documentelor anexate

Felul actului i emitentulNr. i data

actuluiSuma

Chitan cazare15/15.04300.000

Bilet tren15.04; 17.04300.000

Diurna2 zile 90.800181.600

TOTAL CHELTUIELI

781.600

Diferena de restituit s-a depus

cu chitana nr. 16din30.04primit

Diferen de 218.400lei

restituit

Semnt.Se aprob,

conductorul unitiiControl financiar preventivVerificat decontef compartimentTitular Avans

12) Dispoziia de plat prin casierie

Se ntocmete n dou exemplare la compartimentul financiar.

Servete ca: dispoziie ctre casierie pentru a plti delegatului suma necesar n efectuarea deplasrii; document pentru stabilirea diferenelor de primit/restituit de ctre delegat; document justificativ de nregistrare n contabilitate .

Circul: la casierie, pentru efectuarea plii ctre delegat; la controlul financiar-preventiv pentru viz; la conductorul unitii pentru aprobare.

Se arhiveaz: la compartimentul financiar-contabil

Macheta este urmtoarea:

EMBED Visio.Drawing.6 Rezumat

Documentaia reprezint procedeul contabil prin care fiecare operaiune economico-financiar ce are loc n cadrul ntreprinderii, este consemnat ntr-un document de eviden ce atest nfptuirea ei.

Documentul reprezint un act scris ntocmit la locul i n momentul producerii operaiei respective.

Importana documentelor n evidena contabil a ntreprinderii se reflect sub trei aspecte:

documentele dovedesc producerea operaiilor economice, stnd la baza nregistrrii lor n contabilitate;

documentele permit nfptuirea controlului economico-financiar;

documentele constituie prob n instan.

Documentele sunt extrem de diverse, pe msura operaiunilor pe care le reflect. Ele se clasific dup mai multe criterii: natura operaiunilor, locul de ntocmire, modul de ntocmire, funcia lor, regimul de tiprire i utilizare, sfera de aplicare i rolul n cadrul sistemului informaional.

Dup acest ultim criteriu, reinem c documentele pot fi: documente justificative, registre contabile i documente de sintez (bilanul contabil).

n vederea unei nregistrri corecte n conturi, documentele se supun verificrilor de form i de fond, fiind corectate dac este cazul.

Circuitul contabil al documentelor difer n funcie de mrimea i structura ntreprinderii, dar i de natura operaiilor efectuate.

Ele se pstreaz n arhiva ntreprinderii, pe tipuri de operaiuni i pe exerciii financiare.

Termenul de pstrare difer n funcie de natura i importana documentului.

Principalele operaiuni economico-financiare se reflect prin documente precum: Note de intrare-recepie (pentru cumprri), Bonuri de consum (pentru ieiri), Facturi fiscale (pentru vnzri) i Chitane de cas sau Ordin de plat (pentru ncasri i pli).

INVENTARIEREA PATRIMONIULUI

n categoria procedeelor contabile, inventarierea ocup un loc nsemnat, datorit rezultatelor pe care le furnizeaz societii comerciale.

Ea reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena faptic i starea elementelor patrimoniale de activ i pasiv, sub form cantitativ-valoric, la o anumit dat.

Inventarierea se poate efectua ori de cte ori este nevoie, dar obligatoriu la sfritul exerciiului financiar (la data de 31 decembrie), n scopul ntocmirii bilanului contabil.

Prin intermediul acesteia se stabilete situaia real a patrimoniului privind att bunurile ce aparin societii comerciale, ct i bunurile aparinnd altor persoane fizice/juridice, aflate temporar n societate.

Constatarea faptic a acestor bunuri se face prin metode diferite, n funcie de natura elementelor patrimoniale: numrare, cntrire, msurare, calcule tehnice pentru bunuri corporale (materiale), sau pe baz de acte justificative i registre pentru cele necorporale (nemateriale).

Deci, momentul obligatoriu de efectuare a inventarierii este 31 decembrie al fiecrui an.Exist i alte situaii care necesit efectuarea obligatorie a inventarierii, i anume: la nfiinarea societii comerciale, la primirea-predarea de gestiuni, la data fuziunii cu alte societi, sau la ncetarea activitii comerciale prin dizolvare sau faliment.

5.1. Clasificarea i funciile inventarierii

Avem dou criterii de clasificare a inventarierii:

Dup sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale:

inventariere general care cuprinde ntregul patrimoniu al ntreprinderii, dar i bunurile ce aparin altor ntreprinderi i care se gsesc temporar n gestiunea acesteia (de ex.: clienii pot lsa temporar n gestiunea ntreprinderii stocuri n scopul prelucrrii sau pentru pstrare, din lipsa spaiului de depozitare);

inventariere parial care cuprinde numai o parte a patrimoniului (o secie, un magazin, un depozit etc.) sau o anumit categorie de elemente patrimoniale (de ex.: inventarierea stocurilor sau a mijloacelor fixe, a numerarului din casierie etc.);

Dup intervalul de timp la care se efectueaz:

inventariere anual care se efectueaz obligatoriu la sfritul anului, avnd caracter general. Are drept scop stabilirea situaii reale a elementelor patrimoniale, n vederea prelurii acestora n situaiile financiare de sintez (bilanul anual);

inventariere periodic se efectueaz la anumite intervale stabilite de lege, pentru a control existena n teren a anumitor categorii de elemente patrimoniale. Se efectueaz n scopul ntririi controlului gestionar i a disciplinei financiare (de ex.: stocurile se inventariaz de 2-3 ori pe an, numerarul din casierie cel puin o dat pe lun, iar cldirile anual);

inventariere ocazional se efectueaz n timpul anului, cnd apar urmtoarele situaii: modificri de pre la stocuri, predri-primiri de gestiune prin schimbarea gestionarului, fuziuni sau divizri de ntreprinderi, faliment sau dizolvare de ntreprinderi, sustrageri din gestiune, cazuri de for major (incendii, inundaii etc.);

inventariere inopinat se efectueaz de regul la cererea organelor de control sau a conducerii ntreprinderii, fr anunarea prealabil a gestionarului.

Inventarierea ndeplinete n cadrul societii comerciale trei funcii importante.

1. Funcia de control al concordanei dintre evidena scriptic i situaia real.

Cunoatem c evidena scriptic se bazeaz pe nregistrarea cu exactitate i pe baz de documente contabile, a operaiunilor economico-financiare ce afecteaz patrimoniul, deci a mijloacelor, surselor i proceselor economice.

Ne punem atunci ntrebarea, de ce mai este nevoie de inventariere?

Pentru c, orict de riguros ar fi organizat evidena contabil (scriptic), pot aprea diferene n realitate, care nu se pot consemna contabil la data producerii lor: modificri cantitative i calitative ale produselor pe timpul transportului, manipulrii i depozitrii lor, ca urmare a diverselor reacii chimice (dilatare, nghe etc).

De asemenea, pot aprea diferene datorit proastei gospodriri a bunurilor i neglijenei gestionarilor; unele date nscrise n documentele primare pot fi omise a se nregistra n contabilitate sau se pot nregistra eronat.

Pot aprea anulri de comenzi prin renunarea unor clieni i sortimente de bunuri greu vandabile sau fr micare datorit unor aprovizionri ineficiente.

Nu n ultimul rnd, pot interveni cazuri de for major sau calamiti naturale, care genereaz lipsuri n gestiune.

* Toate aceste situaii pot fi identificate, prentmpinate sau limitate prin msuri corespunztoare cu ajutorul inventarierii.

2. Funcia de stabilire a situaiei nete a patrimoniului i a rezultatului economico-financiar.

Cu ajutorul inventarierii se determin situaia real a activelor pe de o parte i a datoriilor pe de alt parte.

Aceste elemente inventariate conduc la stabilirea situaiei nete a patrimoniului, numit Activ net contabil (ANC).

Relaia de calcul a acestui indicator este:

Activ net contabil = Total Active inventariate Datorii inventariate

El ajut la analiza situaiei economico-financiare a societii comerciale, permind printre altele determinarea valorii matematice contabile a unei aciuni (valori reale a aciunii).

Rezultatul net al exerciiului se determin conform relaiei:

Rezultatul net = Activ net la Activ net la

sfritul exerciiului nceputul exerciiului

Determinarea corect a acestor indicatori este posibil numai cu ajutorul inventarierii.

3. Funcia de calcul i eviden a stocurilor, consumurilor i vnzrilor

Aceast funcie se exercit avnd n vedere metoda de contabilitate a stocurilor aplicat de societatea comercial. Astfel, aa cum tim din anul precedent, exist dou metode de contabilitate a stocurilor:

metoda inventarului permanent;

metoda inventarului intermitent.

Metoda inventarului permanent se aplic obligatoriu n unitile mari.

Ea permite cunoaterea stocului n orice moment din lun, ntruct stocul iniial, intrrile i ieirile din timpul perioadei se nregistreaz cronologic n conturile de stocuri. Stocul final se determin conform relaiei:

Stoc final = Stoc iniial + Intrri Ieiri

Prin aceast metod, inventarierea lunar nu este necesar.

Inventarierea anual compar stocul faptic cu cel scriptic nregistrat n contul de stocuri i determinat conform relaiei de mai sus.

Prin aceast metod, evidena analitic a stocurilor se realizeaz cu ajutorul a trei procedee:

procedeul operativ-contabil (pe solduri):

Evidena stocurilor se ine la magazie, pe fie de magazie, deci cantitativ, iar la compartimentul contabilitate valoric, cu ajutorul fielor de cont pentru operaii diverse.

Lunar, verificarea concordanei dintre cele dou evidene se realizeaz astfel:

se evalueaz cantitile din fiele de magazie i se transcriu n Registrul stocurilor;

se puncteaz valorile din registrul stocurilor cu cele din fiele de cont pentru operaii diverse

procedeul cantitativ-valoric:

Evidena stocurilor se ine cantitativ la depozit, pe fie de magazie, iar la compartimentul contabilitate, cantitativ-valoric, pe fie de cont analitic pentru valori materiale.

Lunar, verificarea concordanei dintre cele dou evidene se realizeaz astfel:

se puncteaz cantitile din fiele de magazie cu cele din fiele de cont analitic pentru valori materiale;

se evalueaz cantitile din fiele de magazie i se puncteaz cu valorile din fiele de cont analitic pentru valori materiale.

procedeul global-valoric:

Evidena stocurilor se ine valoric att la depozit ct i la compartimentul contabilitate prin intermediul fielor de cont pentru operaii diverse.

Lunar, se puncteaz valorile din cele dou fie, verificnd concordana dintre cele dou evidene.

Metoda inventarului intermitent se aplic opional n unitile mijlocii i mici.

n acest caz, inventarierea lunar este obligatorie.

La nceputul lunii se anuleaz stocul iniial determinat prin inventar la sfritul lunii precedente, intrrile din timpul lunii se nregistreaz direct pe cheltuieli, iar stocul final determinat prin inventar se nregistreaz n conturile de stocuri.

Ieirile din timpul lunii se determin la sfritul lunii conform relaiei:

Ieiri=Stoc iniial inventariat la sfritul lunii precedente+Intrri+Stoc final inventariat la sfritul lunii curente

La nceputul lunii urmtoare, stocul final din luna curent devenit stoc iniial, se va anula, n ipoteza c se va consuma sau se va vinde n aceast perioad.

Deci, prin aceast metod, cu ajutorul inventarierii lunare se stabilesc, cantitativ i valoric, consumurile de stocuri.

5.2. Etapele inventarierii

Inventarierea general a patrimoniului este o lucrare complex, mai ales n societile comerciale mari, ea presupunnd parcurgerea urmtoarelor etape:

pregtirea inventarierii;

inventarierea propriu-zis;

stabilirea rezultatelor inventarierii.

I. Pregtirea inventarierii

Aceast prim etap condiioneaz eficiena derulrii inventarierii i implicit corectitudinea ntocmirii unui bilan contabil real.

Cuprinde dou categorii de msuri:

de natur organizatoric;

de natur contabil.

Msurile organizatorice se refer la urmtoarele aspecte:

a) Numirea prin decizia conducerii a Comisiei Centrale de Inventariere i a comisiilor pe gestiuni (este vorba de gestiunile ce urmeaz a fi inventariate).

Comisiile pe gestiuni trebuie s fie formate din cel puin dou persoane i i vor desfura activitatea sub coordonarea Comisiei Centrale.

Persoanele numite n comisiile de inventariere pot avea studii economice i tehnice, dar nu pot fi gestionari ai depozitelor/seciilor inventariate i nici contabilii care in evidena gestiunilor respective.

Membrii comisiei trebuie s fie persoane competente, apte de a efectua inventarierea i de a semna documentele finale.

Membrii comisiei, odat numii, pot fi nlocuii numai pentru motive ntemeiate i numai prin decizia conducerii.

b) Crearea condiiilor optime pentru buna desfurare a activitii comisiilor de inventariere, concretizate n:

-depozitarea bunurilor grupate pe sortimente i tipo-dimensiuni, codificarea i etichetarea lor pe rafturi;

- asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor pe durata inventarierii;

- dotarea gestiunii inventariate cu mijloace de identificare a bunurilor (mostre, cataloage etc.) i cu aparatur adecvat de cntrire, msurare etc.;

- dotarea comisiei cu calculatoare i mijloace de sigilare a spaiilor inventariate, precum i cu dispozitive sigure de nchidere pe timp de noapte.

c) Efectuarea operaiunilor pregtitoare de ctre comisia de inventariere, constnd din:

- luarea unei Declaraii de inventar din partea gestionarului din care s rezulte dac gestioneaz bunuri aflate i n alte spaii de depozitare, dac gestioneaz bunuri aparinnd terilor sau primite fr documente; dac are cunotin de plusuri sau minusuri n gestiune, dac a primit sau eliberat bunuri fr documente legale; dac are documente de primire sau eliberare de ntocmit, sau ntocmite i neoperate n fiele gestiunii, respectiv nepredate n contabilitate; dac deine numerar din vnzarea bunurilor:

- identificarea tuturor locurilor n care exist bunuri de inventariat;

- nchiderea i sigilarea cilor de acces, n prezena gestionarului;

- verificarea numerarului din casierie, solicitnd ntocmirea monetarului i depunerea lui la casieria central;

- solicitarea predrii la magazie a produselor finite i celor reziduale existente n seciile de producie;

- controlul strii de funcionare a aparatelor de msur.

DECLARAIE DE INVENTAR

..

(Unitatea)

Subsemnatul gestionar al numit prin decizia nr. . din data de declar:

1. Toate valorile materiale i bneti aflate n gestiunea subsemnatului se gsesc n ncperile (locurile).

2. Posed (nu posed) valori materiale i bneti aparinnd terilor ...

3. Am (nu am) cunotin de existena unor plusuri sau minusuri n valoare (cantitate) de ..

4. Am (nu am) eliberat valori materiale i bneti fr documente legale. Beneficiar .Beneficiar .

Beneficiar .

5. Am (nu am) valori materiale nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmit documentele aferente n cantitate de ...

6. Am (nu am) documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena operativ sau nu au fost predate la contabilitate ...

7. Dein (nu dein) numerar din vnzarea mrfurilor aflate n gestiune, de lei .

8. Ultimele documente de intrare sunt:

fel .nr. din data de .

fel .nr. din data de .

9. Ultimele documente de ieire sunt:

fel .nr. din data de .

fel .nr. din data de .

10. Ultimul raport de gestiune a fost ncheiat la data de ..

pentru perioada

11. Dac mai avei ceva de adugat ..

SemnturiDAT N FAA NOASTRGESTIONAR

Data .. ..ora

Msurile contabile se refer la urmtoarele aspecte:

- asigurarea nregistrrii tuturor operaiunilor economico-financiare, att n evidena sintetic i analitic ca compartimentul contabilitate, ct i n evidena operativ la gestiune (depozit);

- verificarea concordanei nregistrrilor la compartimentul contabilitate i la depozit, prin punctajul celor dou evidene i ntocmirea balanelor de verificare sintetice i analitice;

- bararea i vizarea (semnarea) tuturor fielor de magazie i dup caz, a benzilor de la casele de marcat, dup ultima operaiune efectuat nainte de nceperea inventarierii.

S.C. XXXX S.AFI DE MAGAZIEPagina 1

(Unitatea)

MagaziaMaterialul (produsul), sort, calitate, marc, profil, dimensiune

50ZAHR

CodU/MPre unitar

kg14.000 lei

DocumentIntrriIeiriStocData i semntura de control

DatNumrFel

15.051575NIR20.00020.000

18.05325BC8.00012.000

.

..

Deci, att conducerea unitii, ct i comisiile de inventariere i ntregul personal angajat, pregtesc condiiile pentru buna desfurare a inventarierii i stabilire a rezultatelor acesteia.

II. Inventarierea propriu-zis

Aceast etap are ca scop constatarea faptic, descrierea elementelor inventariate i completarea listelor de inventar.

Constatarea faptic se face prin: numrare, cntrire, sondaj (pentru bunurile ambalate), calcule matematice (pentru bunurile depozitate vrac: ciment, crbune, cherestea etc.).

Cantitile constatate faptic se nscriu n liste de inventar separate pentru fiecare gestiune, fiecare loc de depozitare, fiecare sortiment de bunuri.

De asemenea, se nscriu n liste separate urmtoarele categorii:

bunuri aflate la angajai (obiecte de inventar de natura echipamentelor de protecie);

bunuri ale terilor aflate temporar n gestiune pentru prelucrare sau pstrare (custodie);

creane sau datorii incerte n privina ncasrii sau plii lor (n litigiu);

bunuri necorespunztoare calitativ, degradate sau cu micare lent, caz n care se anexeaz la lista de inventar o Not de constatare din care s rezulte caracterul i gradul deteriorrii, cauza nefolosirii i eventualii vinovai.

Exist i elemente ce nu pot fi inventariate conform celor menionate i anume:

disponibilul din cont care se inventariaz la nivelul extrasului de cont din data de 31 decembrie, care se confrunt cu soldul din contabilitate.

producia neterminat care se inventariaz prin descrierea stadiului de prelucrare n care se afl i determinarea valorii ei pe baza documentaiilor tehnice i soldurilor din contabilitate;

creanele i datoriile fa de teri care se inventariaz prin confruntarea soldurilor din contabilitate cu sumele confirmate de clieni i furnizori la 31 decembrie.

Listele de inventar cuprind urmtoarele elemente:

denumirea i codul elementului inventariat;

unitatea de msur;

cantitatea constatat faptic;

preul unitar de nregistrare n contabilitate;

valoarea stocului faptic (cantitate faptic pre de nregistrare);

observaii privind aspectul sau utilitatea bunului.

Listele de inventar se semneaz fil cu fil de ctre comisia de inventariere.

Listele ce cuprind bunuri ale terilor se ntocmesc n mai multe exemplare, unul fiind trimis proprietarului. Pe ultima fil a listelor de inventariere se nscriu: data nceperii i data terminrii ei, precum i meniunea gestionarului c toate bunurile au fost msurate, numrate, cntrite n prezena sa, iar bunurile se afl n pstrarea i pe rspunderea sa. De asemenea, gestionarul menioneaz dac mai are bunuri neinventariate i eventualele obieciuni referitoare la desfurarea inventarierii.

UnitateaLIST DE INVENTARIEREGESTIUNEAPagina

MagaziaLoc de depozitare

DATA 31.12.2000

Nr. crt.Denumirea bunurilor inventariateCodul sau numrul de inventarU/MCANTITIPRE UNITARVALOAREA CONTABILValoarea de inventarDeprecierea

StocuriDifereneValoareaDifereneValoareaMotivul (cod)

FapticeScripticePlusMinusPlusMinus

01234567891011121314

1VOPSEA31572Kg97100352.0005.200.000156.0005.000.00044.000

2ARACET47853Kg55505110.0005.500.000550.0006.600.000-

3LAC35481kg8080--75.0006.000.000--5.900.000100.000

Numele i prenumeleComisia de inventariereGestionar (Responsabil mijloace fixe)Contabilitate

III. Stabilirea rezultatelor inventarierii

Listele de inventariere completate conforma rubricilor, se supun n continuare unor operaiuni de prelucrare prin compararea datelor faptice cu cele scriptice din contabilitate, n vederea stabilirii diferenelor de inventariere.

Pot exista dou categorii de diferene:

a) Diferene cantitative: plusuri sau minusuri de inventar:

- plusuri cantitative cnd avem cantitate faptic evaluat la preul de nregistrare n contabilitate mai mare dect cantitatea scriptic evaluat la preul de nregistrare n contabilitate.

- minusuri cantitative (lipsuri la inventar) cnd avem cantitate faptic evaluat la preul de nregistrare n contabilitate mai mic dect cantitatea scriptic evaluat la preul de nregistrare n contabilitate.

Att plusurile ct i minusurile cantitative se datoreaz unei gestionri defectuoase a bunurilor, sau unor nregistrri eronate n evidena operativ a depozitului, respectiv n evidena sintetic i analitic la compartimentul contabilitate.

b) Diferene valorice care rezult prin compararea cantitilor faptice la valoarea de nregistrare n contabilitate, cu aceleai cantiti evaluate la valoare actual (valoare de inventar).

Ce reprezint valoarea de inventar?Reprezint o valoare actualizat, stabilit pentru fiecare categorie de element patrimonial inventariat n funcie de preul pieei i de starea i utilitatea elementului respectiv.

Stabilirea valorii de inventar se face n mod diferit, n funcie de natura elementului patrimonial, astfel:

- pentru activele imobilizate care se supun amortizrii (necorporale i corporale: cheltuieli de constituire, mijloace fixe, amenajri de terenuri etc.):

Vinv = valoarea rmas neamortizat, numit i valoare net contabil(valoarea de nregistrare amortizarea nregistrat pe cheltuieli)

Observaie: n cazul n care imobilizrile au fost reevaluate, se consider valoarea rmas reevaluat (actualizat).

- pentru activele imobilizate care nu se supun amortizrii (terenuri fr amenajri i imobilizri financiare):

terenuri:

Vinv = preul pieei pentru categoria de teren respectiv;

titluri imobilizate (de participare, de portofoliu):

Vinv = cotaia bursier la 31 decembrie;

- pentru stocuri:

cumprate (materii prime, materiale, mrfuri, obiecte de inventar, ambalaje etc.):

Vinv = costul de achiziie al ultimului lot cumprat

fabricate (produse finite, reziduale, semifabricate):

Vinv = costul de producie al ultimului lot fabricat

- pentru creane i datorii n lei (pe termen lung, mediu i scurt):

Vinv = valoarea nominal nscris n facturi i contracte, innd cont de probabilitatea de ncasare sau plat

- pentru creane i datorii n devize (pe termen lung, mediu i scurt):

Vinv = valoarea calculat n funcie de cursul oficial comunicat de BNR la 31 decembrie.

- pentru titlurile de plasament (aciuni, obligaiuni, bonuri de tezaur etc):

Vinv = cotaia bursier la 31 decembrie

- pentru disponibilitile n lei (n contul curent, casierie, alte valori de trezorerie):

Vinv = valoarea nominal nscris n documente (registru de cas, extras de cont, fil CEC etc)

- pentru disponibilitile n devize (cas banc, acreditive, etc):

Vinv = valoarea calculat n funcie de cursul oficial comunicat de BNR la 31 decembrie

Comparnd valoarea de nregistrare a elementelor inventariate cu valoarea de inventar (actual), putem constata:

- plusuri valorice cnd valoarea de inventar este mai mare dect valoarea de nregistrare;

Acestea se nregistreaz pentru elementele de pasiv i nu se nregistreaz pentru elementele de activ (conform principiului evalurii, bunurile rmn la valoarea lor de intrare, mai mic).

- minusuri valorice cnd valoarea de inventar este mai mic dect valoarea de nregistrare

Acestea se nregistreaz pentru elementele de activ (ca deprecieri) i nu se nregistreaz pentru elementele de pasiv (conform principiului evalurii, datoriile rmn la valoarea lor nominal, mai mare).

Deprecierile elementelor de activ se nregistreaz n funcie de natura lor: ireversibile (definitive) i reversibile (temporare).

Diferenele constatate cu ocazia inventarierii se nscriu n listele de inventariere.

n final, Comisia Central de Inventariere ntocmete Procesul verbal privind rezultatele inventarierii ce cuprinde: data ntocmirii, componena comisiei, numrul deciziei de numire a comisiei, gestiunea inventariat, rezultatele constatate, concluziile i propunerile comisiei privind diferenele de inventar, volumul stocurilor depreciate i fr micare, cu propuneri pentru reintegrarea lor n circuitul economic, concluzii privind pstrarea, depozitarea i conservarea bunurilor.

Procesul verbal este prezentat conducerii unitii, care decide privind soluionarea problemelor i concretizarea propunerilor fcute.

Rezultatele inventarierii se consemneaz obligatoriu la 31 decembrie n Registrul Inventar, unde se nscriu elementele patrimoniale inventariate, grupate pe structura bilanului, n baza listelor de inventar i a Procesului verbal menionnd pentru fiecare element: valoarea de nregistrare (contabil); valoarea de inventar (actual); diferenele de nregistrat, cu cauzele lor. Diferenele constatate trebuie nregistrate n contabilitate n cel mult 5 zile de la data terminrii inventarierii.

..

Nr. pagin

(Unitatea)

REGISTRUL-INVENTAR

la data de 31.12.2000 aNr. crt.Recapitulaia elementelor inventariateValoarea contabilValoarea de inventarDiferene de evaluare (de nregistrat)

ValoareaCauze diferene

012345

1VOPSEA5.044.0005.000.00044.000

2ARACET6.050.0006.600.000-

3LAC6.000.0005.900.000100.000

.

.

.

Intocmit,Verificat,

5.3. nregistrarea diferenelor de inventar

Aa cum am artat n subcapitolul anterior, n urma inventarierii elementelor patrimoniale putem avea diferene cantitative i diferene valorice.

I. nregistrarea n contabilitate a plusurilor i minusurilor de inventar

Diferenele cantitative (plusuri/minusuri) rezult prin compararea cantitilor faptice stabilite la inventariere cu cele scriptice din contabilitate, ambele evaluate la preuri de nregistrare n contabilitate.

a) Plusurile de inventar se nregistreaz ca intrri n gestiune, n funcie de natura bunurilor pentru care s-a constatat stoc faptic mai mare dect stocul scriptic.

1) n cazul imobilizrilor plusul se nregistreaz pe seama subveniilor pentru investiii.

2) n cazul stocurilor, plusul se nregistreaz pe seama veniturilor excepionale din operaii de gestiune, sau ca o corecie a descrcrii de gestiune (cu suma n rou).

3) n cazul numerarului din casierie plusul se nregistreaz ca ncasare, pe seama veniturilor excepionale din operaii de gestiune.

b) Minusurile de inventar se nregistreaz ca ieiri din gestiune, n funcie de natura bunurilor pentru care s-a constatat stocul faptic mai mic dect stocul scriptic.

n acest caz, n funcie de stabilirea persoanei vinovate, avem:

lipsuri imputabile;

lipsuri neimputabile.

Dac lipsurile sunt imputabile, vom nregistra i imputaia fa de persoana care se face rspunztoare, pe baza Deciziei de imputare emis de compartimentul financiar-contabil i semnat de conducerea unitii. Imputaia se face la un pre de imputaie mai mare dect preul de nregistrare n contabilitate al bunului respectiv i este purttoare de TVA colectat (ca i o vnzare de bunuri ctre teri).

Recuperarea sumei de la vinovat, constnd din preul de imputaie + TVA, se face fie prin ncasarea sumei prin casierie de la acesta, eliberndu-i n schimb o chitan de cas, fie prin reinerea sumei din salariul vinovatului, pe statul de plat (integral/ealonat, n funcie de mrimea imputaiei).

.

(Unitatea)

DECIZIE DE IMPUTARE

Nr....din data de.

Avnd n vedere actul de constatare (proces-verbal, referat etc.) nr. . din data de ..ntocmit de .. n calitate de ..din care rezult c s-a produs o pagub n valoare de lei .reprezentnd

Paguba s-a produs n perioada . fiind adus la cunotina conducerii prin actul de constatare sus-artat.

Rspunztoare pentru producerea pagubei se fac persoanele care, n perioada analizat, au lucrat la gestiunea verificat

Avnd n vedere temeiurile de drept i de fapt care determin angajarea rspunderii materiale, valoarea total a pagubei de . lei se suport de persoanele vinovate, dup cum urmeaz:

lei ..de domnul(a) .

lei ..de domnul(a) .

lei ..de domnul(a) .

lei ..de domnul(a) .

Calculul s-a fcut aa cum rezult din actul de constatare.

n nota(ele) explicativ(e) dat(e) cu ocazia constatrii pagubei, domnul ..

(verso)

.. a susinut c

Susinerile s-au dovedit nentemeiate deoarece:

n baza prevederilor legale ...

DECIDE:

Se imput d-lui (d-nei) ., avnd funcia de ...

... locul de munc ..

domiciliat n .., suma de

.. lei, adic .

Prezenta decizie de imputare constituie titlu executoriu de la data comunicrii.

Decizia poate fi contestat n termen de 30 zile de la comunicarea la

DIRECTOR,VIZ DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV,VIZ JURIST,

DOVADA DE COMUNICARE

Subsemnatul .domiciliat n ..

am primit decizia de imputare nr.

din data de emis de

.. n valoare de lei .

(n cifre i litere)

Semntura,

Data ..

Conform legii, gestionarul ncheie cu societatea comercial un contract de garanie, n baza cruia i se reine suma necesar pentru constituirea garaniei sau depune aceast sum la casierie. n cazul minusurilor de inventar de care se face vinovat, contravaloarea lipsei + TVA se reine din garania constituit.

.

(Unitatea)

CONTRACTDE GARANIE N NUMERAR

Nr.....data de

1. ntre din . reprezentat prin ...

n calitate de .i

domiciliat n . buletin de identitate seria .

nr. eliberat de . nscut n la data de

. prenumele tatlui .. al mamei . ncadrat la . cu locul de munc la ..s-a ncheiat prezentul contract de garanie n numerar, conform prevederilor ...

privind ncadrarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor.

2. Subsemnatul . avnd n vedere c ndeplinesc funcia de

cu un salariu tarifar lunar (ctig mediu lunar) de lei, declar c, pentru garantarea acoperirii eventualelor pagube constatate n gestiunea ce mi-a fost ncredinat, constitui o garanie n numerar n sum de . lei.

(verso)

Constituirea acestei garanii se va face prin:

- depunerea sumei de .. lei la casieria unitii pn la data de ..(cnd garania se depune integral la angajare);

- reineri lunare reprezentnd 1/10 din salariul meu (ctig). dac, din cauza altor reineri, ratele n contul garaniei n numerar nu pot fi reinute, m oblig a le depune n numerar n ziua plii salariului (ctigului).

3. Unitatea se oblig s depun la banc, potrivit legii, pe numele gestionarului, sumele depuse drept garanie n numerar.

Prezentul contract s-a ncheiat n dou exemplare, azi , localitatea .. din care un exemplar a fost luat de

CONDUCTORUL UNITII,

GESTIONAR,

. .

COMPARTIMENTUL JURIDIC,

..

CONTRACT DE GARANIE SUPLIMENTAR

Nr. din data de

1. ntre .din reprezentat prin n calitate de, ..i

domiciliat n ..

buletin de identitate seria nr. eliberat de urmnd a fi ncadrat la unitatea sus-menionat n funcia de ..cu locul de munc la .s-a ncheiat prezentul contract de garanie suplimentar, conform prevederilor ..

privind ncadrarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor.

2. Subsemnatul urmnd a fi ncadrat la unitatea susmenionat n funcia de . cu un salariu tarifar lunar (ctig mediu lunar) de . lei, declar c, pentru garantarea acoperirii eventualelor pagube constatate n gestiunea ce urmeaz a mi se ncredina, constitui o garanie suplimentar de . lei.

Constituirea aceste garanii se face prin:

a) depunerea de ctre subsemnatul a sumei de lei . la casieria unitii (chitana nr. din .);

b) bunuri mobile de folosin ndelungat, acceptate de conducerea unitii, proprietatea mea, artate n lista de identificare i evaluare anexat la acest contract, pentru suma de .. lei;

c) bunuri imobile, proprietatea mea, asupra crora s-a luat inscripia ipotecar conform actului nr. emis de . anexat la prezentul contract pentru suma de lei.

(verso)

d) bunuri mobile de folosin ndelungat, proprietate a terilor, acceptate de conducerea unitii, artate n declaraia de garanie anexat, pentru suma de

lei;

e) bunuri imobile, proprietate a terilor, asupra crora s-a luat inscripia ipotecar, conform actului nr. emis de . anexat prezentului contract, pentru suma de lei;

f) depunerea sumei de .. lei la casieria unitii (chitana nr. . din .) numerar adus n garanie de ctre .

n calitate de ter garant, potrivit declaraiei anexate.

g) declaraii de garanie personale, anexate, date de din . i de . din . pentru suma de lei.

3. Unitatea se oblig s consemneze la banc sumele depuse drept garanie suplimentar, carnetul de consemnare rmnnd la unitate, pe care l pred deponenilor n cazul schimbrii din funcie gestionar sau a ncetrii contractului de munc al titularului prezentului contract. Prezentul contract, care conine .. anexe, s-a ncheiat azi .. localitatea .. din care un exemplar a rmas la unitate, iar un exemplar a fost luat de ..

CONDUCTORUL UNITII,

GESTIONAR,

. .

COMPARTIMENTUL JURIDIC,

..

Dac lipsurile sunt neimputabile, legislaia prevede n majoritatea cazurilor calculul TVA colectat aferent i nedeductibilitatea cheltuielilor (cheltuielile respective se adun la profit i se impoziteaz, determinnd creterea impozitului pe profit datorat la bugetul statului). Spunem astfel, c lipsurile neimputabile prezint implicaii fiscale n gestiunea financiar a societii comerciale.

Iat suficiente motive pentru ca societile comerciale s evite minusurile de inventar!

Totui, dac ele se constat, se vor nregistra astfel:

1) n cazul imobilizrilor trebuie s inem cont de valoarea deja amortizat i de valoarea rmas.

2) n cazul stocurilor nregistrm minusul pe seama cheltuielilor excepionale din operaii de gestiune.

3) n cazul numerarului din casierie nregistrm minusul ca o plat, pe seama cheltuielilor excepionale din operaii de gestiune.

Casierul se nregistreaz ca debitor (fr TVA) i depune banii n casierie, stingndu-se creana.

II. nregistrarea n contabilitate a deprecierilor

Deprecierile rezult prin compararea cantitilor faptice evaluate la pre de nregistrare n contabilitate cu cantitile faptice evaluate la valoare de inventar (vezi subcapitolul precedent).

Cnd se constat o valoare de inventar mai mic dect valoarea de nregistrare, avem o depreciere valoric a bunului inventariat.

Cum nregistrm aceast depreciere?

1) Dac deprecierea este reversibil (temporar) contabilitatea ofer posibilitatea nregistrrii acesteia prin intermediul provizioanelor pentru depreciere.

Astfel, pentru fiecare categorie de active patrimoniale, exist provizionul adecvat: pentru imobilizri, pentru stocuri, pentru creane i pentru titluri de plasament (elemente de trezorerie).

Provizioanele se constituie pe seama cheltuielilor de exploatare, financiare i excepionale, dup caz.

n exerciiul urmtor, dac deprecierea se accentueaz suplimentm provizionul constituit; dac deprecierea se micoreaz, diminum provizionul iar dac deprecierea dispare, anulm provizionul constituit.

Dac constituirea i suplimentarea provizionului se nregistreaz pe seama cheltuielilor, diminuarea i anularea provizioanelor se nregistreaz pe seama veniturilor de exploatare, financiare i excepionale, dup caz.

A) Provizioanele pentru deprecierea imobilizrilor

Se constituie la sfritul exerciiului financiar, cnd pentru imobilizrile din patrimoniu se constat la inventariere o depreciere reversibil (valoare de inventar mai mic dect valoarea de nregistrare).

Observaie: Pentru imobilizrile amortizabile, valoarea de inventar se compar cu valoarea rmas.

De regul, se supun acestui fenomen activele imobilizate care nu se amortizeaz (imobilizri n curs de execuie, terenuri fr amenajri i imobilizri financiare).

Activele imobilizate care se supun amortizrii (imobilizri corporale, amenajri de terenuri, mijloace fixe) pot cunoate deprecieri reversibile numai n cazuri de excepie, precum:

apariia unor deprecieri de care nu s-a inut cont cu ocazia amortizrii;

la reevalurile anterioare, mijloacele fixe au fost supraevaluate;

n momentul inventarierii se afl trecute n conservare sau neutilizate temporar.

De regul, imobilizrile amortizabile se supun unei deprecieri ireversibile, nregistrat n contabilitate prin intermediul amortizrii.

B. Provizioanele pentru deprecierea stocurilor

Se constituie la sfritul exerciiului financiar, cnd, pentru stocurile din gestiune se constat la inventariere o valoare de inventar mai mic dect valoarea de nregistrare.

C. Provizioane pentru deprecierea creanelorSe constituie la sfritul exerciiului financiar, cnd pentru creanele nencasate se consider termenul de ncasare expirat (creanele sunt incerte).

Provizionul se constituie la nivelul creanei incerte fr TVA i innd cont de probabilitatea de ncasare (care poate fi i mai mic de 100%, n funcie de informaiile pe care societatea comercial le deine n legtur cu clientul). Constituirea se nregistreaz pe seama cheltuielilor.

n exerciiul urmtor, dac creana incert se ncaseaz, sau dac, datorit falimentului clientului, suma se trece pe cheltuieli provizionul rmas fr obiect se anuleaz pe seama veniturilor.

D. Provizioanele pentru deprecierea investiiilor financiare pe termen scurt (titlurilor de plasament)Elementele de trezorerie supuse deprecierii reversibile sunt titlurile de plasament, respectiv aciunile i obligaiunile tranzacionate de societatea comercial la bursa de valori, n scopul obinerii de ctiguri imediate.

Provizioanele se constituie la sfritul exerciiului financiar, cnd, pentru titlurile deinute se constat la inventariere o valoare de inventar mai mic dect valoarea de nregistrare.

Rezumat

Inventarierea este procedeul metodei contabilitii, prin care se constat faptic existena i starea elementelor patrimoniale de activ i pasiv i se compar situaia real cu cea scriptic (din evidena contabil).

Inventarierea este o lucrare complex ce se desfoar pe mai multe etape, necesitnd existena unor condiii de natur organizatoric i contabil.

n urma inventarierii se pot constata: plusuri i minusuri de inventar i deprecieri valorice.

Plusurile de inventar se nregistreaz ca intrri n gestiune pe seama veniturilor.

Minusurile de inventar se nregistreaz ca ieiri din gestiune pe seama cheltuielilor. Dac sunt imputabile, minusurile se imput persoanelor vinovate de la care se recupereaz sumele. Dac sunt neimputabile, minusurile reprezint cheltuieli nedeductibile fiscal.

Deprecierile valorice pot avea caracter ireversibil sau reversibil. Cele ireversibile se nregistreaz ca amortizri excepionale, fiind cheltuieli nedeductibile fiscal. Cele reversibile se nregistreaz prin constituirea de provizioane pentru deprecieri. Provizioanele se majoreaz sau se diminueaz dup caz, iar cnd deprecierea dispare, se anuleaz rmnnd fr obiect.

BILANUL CONTABIL I DUBLA REPREZENTARE

Dup cum am artat n capitolele precedente, contabilitatea nregistreaz prin procedee specifice, existena i micarea tuturor elementelor patrimoniale antrenate n derularea operaiunilor economico-financiare.

Pentru a putea fi puse la dispoziia utilizatorilor, informaiile nregistrate trebuie prezentate ntr-o form sintetic (general), care s reflecte echilibrul patrimoniului ca un tot unitar.

Procedeul specific contabil care servete acestui scop este bilanul.

6.1. Funciile bilanului contabil

Noiunea de bilan este foarte veche. Etimologic, ea corespunde noiunii de cntar cu dou talere aflate n echilibru, derivnd din latinul Bilanx (cu dou talere), care dateaz nc din secolul al V-lea i ulterior din Billancium, cu sensul de cntar.Exist autori care susin apariia bilanului din cele mai vechi timpuri, sub form de inventar pe plcue de ceramic sau papirusuri, ca instrument de nchidere periodic a gestiunii.

n mod oficial, primele forme de bilan dateaz din secolul al XIV-lea n Italia, considerat patria contabilitii, sub forma registrelor comerciale n care negustorii i consemnau: cifra de afaceri, ncasrile de la clieni i creditele (este vorba de cetile: Milano i Roma din 1308, Florena din 1336, Genova din 1340 i Treviza din 1341).

n secolul al XV-lea, cnd s-a impus contabilitatea n partid dubl odat cu lucrarea lui Luca Paciolo amintit n primul capitol, bilanul se ntocmea numai la data ncheierii (lichidrii) afacerilor, cu scopul de a determina mrimea averii.

Ulterior, n secolul al XVII-lea, cnd un mare numr de societi comerciale din Europa (ndeosebi Frana) au nceput s dea faliment, s-a impus ntocmirea inventarierilor periodice pentru a cunoate situaia real a bunurilor, precum i creanele i datoriile existente la data falimentului. n aceste condiii a aprut necesitatea ca bilanul s fie ntocmit cu regularitate.

n zilele noastre, activitatea ntreprinderii i evidena contabil a patrimoniului acesteia sunt de neconceput fr ntocmirea periodic a bilanului contabil.

Pentru a satisface cerinele informaionale ale analizei financiare i ale managementului ntreprinderii, bilanul constituie modelul ce caracterizeaz patrimoniul n totalitatea sa i asigur informaiile sintetice referitoare la integritatea resurselor i la eficiena economic a folosirii lor.

Putem spune c bilanul red imaginea fidel a patrimoniului, a situaiei economico-financiare i a rezultatului exerciiului.

La nivel de ntreprindere el reprezint un model de sintetizare valoric la un moment dat, a relaiilor de echilibru dintre activele i pasivele patrimoniale, respectiv dintre mijloacele economice i sursele de finanare.

Bilanul are rolul de a centraliza periodic datele furnizate de contabilitatea curent, fapt ce permite calculul unor indicatori economico-financiari sintetici, necesari n efectuarea analizei economico-financiare a activitii ntreprinderii.

El reprezint att un model contabil i informaional, ct i un model de gestiune a valorilor materiale i bneti ce compun patrimoniul.

Evideniind raportul de cauzalitate dintre valorile materiale i cele bneti, dintre alocarea i finanarea lor i dintre utilizarea i reproducia acestora, bilanul permite exercitarea unui control riguros asupra relaiilor de echilibru privind starea i micarea patrimoniului.

Pe baza informaiilor pe care bilanul le furnizeaz, conducerea ntreprinderii poate adopta deciziile optime de alocare, utilizare i recuperare a surselor ntreprinderii i poate stabili rspunderi cu privire la gospodrirea, conservarea i dezvoltarea (reproducia) patrimoniului.

ntruct reflect echilibrul patrimoniului n ansamblul su, bilanul respect egalitatea fundamental:

n timp, s-au conturat mai multe concepii n privina modului de fundamentare i exprimare a acestei egaliti.

a) Concepia economico-juridico-patriomonial

Consider c egalitatea bilanier are la baz relaia:

b) Concepia economico-juridic consider c egalitatea bilanier are la baz relaia:

c) Concepia economic consider c egalitatea bilanier are la baz relaia:

Fiecare concepie a avut contribuia sa la fundamentarea n timp a schemei bilanului, impus ulterior prin acte normative.

Importana bilanului n cadrul ntreprinderii rezult explicit din funciile pe care acesta le ndeplinete:

1) Funcia de generalizareConform acesteia, bilanul preia informaiile din fiecare cont, centralizate n balana de verificare ntocmit la 31 decembrie.

El grupeaz aceste informaii, le sistematizeaz i le centralizeaz dup natura lor, oferind informaii de sintez privind: mijloacele economice, sursele economice, veniturile, cheltuielile i rezultatele ntreprinderii.

Din acest punct de vedere, bilanul reprezint un document de sintez.

2) Funcia de informareConform acesteia, bilanul furnizeaz informaii deosebit de importante referitoare la patrimoniul ntreprinderii, la situaia economico-financiar i la rezultatul exerciiului.

Cu ajutorul acestor informaii, utilizatorii interni sau externi i pot forma o imagine real i precis asupra gospodririi mijloacelor i surselor, eficienei activitii, modului de finanare a acesteia din surse proprii sau din credite etc.

Prin urmare, utilizatorii interni (conducerea ntreprinderii) pot adopta deciziile i strategiile pentru perioadele urmtoare, iar utilizatorii externi (furnizori, clieni, bnci) pot hotr dac pe viitor mai colaboreaz cu ntreprinderea (de ex.: dac banca mai acord credite, dac furnizorii i clienii mai ncheie contracte de vnzare-cumprare):

Nu n ultimul rnd, pe baza informaiilor din bilan, investitorii sunt informai asupra modului n care le-au fost utilizai banii i decid dac pe viitor vor mai investi n ntreprindere.

Din punctul de vedere al celor prezentate, bilanul reprezint un document de raportare contabil.

3) Funcia de analiz

Conform acesteia, datorit corelaiilor obligatorii care exist ntre elementele patrimoniale i capitolele bilanului, se pot calcula la sfritul anului o serie de indicatori sintetici care reflect activitatea economico-financiar a ntreprinderii.

Pe baza acestor indicatori se determin factorii de influen asupra fenomenelor i proceselor economice i se pot calcula i mrimile acestor influene.

Din acest punct de vedere, bilanul reprezint un document de analiz contabil.

Exemplu: Pe baza informaiilor coninute n bilan putem calcula ponderea mijloacelor fixe n totalul activelor ntreprinderii, ponderea creditelor bancare n totalul surselor, evoluia cifrei de afaceri i structura ei pe categorii de venituri, productivitatea muncii, ponderea salariilor n total cheltuieli de exploatare etc.

n consecin, prin modul n care particip la circuitul informaie analiz decizie, bilanul constituie o baz de referin n procesul conducerii ntreprinderii.

El constituie cel mai reprezentativ instrument de nregistrare i control folosit n contabilitate pentru a furniza date de analiz a situaiei economico-financiare a ntreprinderii. Bilanul reflect politica financiar a ntreprinderii la un moment dat i evoluia ei pe o perioad determinat.

Exist mai multe tipuri de bilanuri contabile:

1. Dup statutul juridic al ntreprinderii avem:

bilan iniial ntocmit la nfiinarea ntreprinderii, pentru a reflecta pe de o parte bunurile aduse ca aport de ctre acionari, iar pe de alt parte capitalul social constituit;

bilan curent ntocmit semestrial i anual, pe parcursul activitii;

bilan final ntocmit la ncetarea activitii, pentru a reflecta mijloacele, sursele i rezultatele existente la data lichidrii.

2. Dup mrimea ntreprinderii avem:

bilan n sistem de baz ntocmit de ntreprinderile mari, ce cuprinde toate posturile de activ i de pasiv, detaliate;

bilan n sistem simplificat ntocmit de ntreprinderile mijlocii i mici, ce cuprinde doar posturile importante, nedetaliate.

3. Dup termenul legal de ntocmire avem:

bilan semestrial ntocmit la 30.06, ce conine informaii cumulate pentru prima jumtate a anului, fr efectuarea prealabil a inventarierii;

bilan anual ntocmit la 31.12, cu efectuarea n prealabil a inventarierii patrimoniului, ce conine informaii cumulate pentru ntregul exerciiu financiar.

4. Dup sfera de cuprindere a informaiilor avem:

bilan primar ntocmit la nivel de ntreprindere;

bilan centralizator ntocmit la nivel de ramur de activitate i economie naional, pe baza datelor preluate i centralizate din bilanurile primare ale ntreprinderilor; are ca scop obinerea unor informaii de sintez ce servesc analizei macroeconomice.

6.2. Forma i structura bilanului patrimonial

ntruct constituie modelul de baz pentru reflectarea fenomenelor i proceselor economice, bilanul are o structur deosebit i un coninut propriu, fiind alctuit din bilan patrimonial, cont de profit i pierdere, politici contabile i note explicative. Ele formeaz situaiile financiare anuale.

Bilanul patrimonial respect principiul dublei reprezentri a patrimoniului, prin urmare n coninutul su se vor regsi att mijloacele economice (bunurile) ct i sursele de finanare a acestor mijloace, aflate ntr-un echilibru permanent.

Bilanul trebuie s asigure prin forma i structura sa urtoarele informaii:

Situaia net a patrimoniului (capitalurile proprii) conform relaiei:

Situaie net=Total activ-Datorii

(capitaluri proprii)

Determinarea rezultatului net, conform relaiei:

Rezultat net=Capitaluri proprii la sfritul exerciiului-Capitaluri proprii la nceputul exerciiului+/-Modificri de capital

n cursul exerciiului

(bilanier)

Determinarea unor date privind:

situaia activelor imobilizate;

situaia stocurilor i producie neterminate;

situaia creanelor i datoriilor;

situaia provizioanelor;

determinarea rezultatului i repartizarea profitului net.

Forma i coninutul bilanului trebuie s respecte principiile Comunitii Europene privind urmtoarele aspecte:

fundamentarea nregistrrilor contabile pe baz de documente justificative;

consemnarea nregistrrilor n registre contabile complet, corect i la timp;

nregistrarea zilnic a ncasrilor i plilor;

prezentarea informaiilor pe nelesul terilor, ntr-o form ct mai explicit, astfel nct utilizatorii, chiar i persoane neautorizate, s-i poat forma o imagine clar i concis asupra activitii ntreprinderii, strii patrimoniale i rezultatelor economico-financiare obinute.

n Romnia, forma i structura bilanului sunt standardizate n concordana cu normele europene i internaionale, informaiile prezentate nefiind influenate de particularitile obiectului de activitate sau de ramura de care aparine ntreprinderea.

Principalele prevederi ale Directivei a IV-a a Comunitii Economice Europene cuprind urmtoarele elemente:

bilanul trebuie s ofere o imagine fidel a situaiei financiare a ntreprinderii;

interpretarea activitilor trebuie fcut conform conceptului juridico-economic al patrimoniului;

evaluarea elementelor patrimoniale n bilan trebuie s se realizeze la costuri istorice (valori de intrare);

ntreprinderile mijlocii i mici trebuie s prezinte bilanul n sistem simplificat.

Bilanul contabil poate fi prezentat n format orizontal (n cont) sau vertical (n list).

Teoretic, schema pentru bilanul n format orizontal este urmtoarea:

ACTIVPASIV

Active imobilizate

Active circulante

Conturi de regularizare

(cheltuieli n avans) Capitaluri proprii

Provizioane pentru riscuri i cheltuieli

Datorii

Conturi de regularizare (venituri n avans)

Rezultatul exerciiului

(profit + /pierdere -)

TOTAL ACTIV BILANIERTOTAL PASIV BILANIER

Schema pentru bilanul n format vertical este urmtoarea: Active imobilizate

Active circulante

Cheltuieli n avans

Datorii ce trebuie pltite ntr-o perioad de un an (datorii curente)

Active circulante, respectiv datorii curente nete (active circulante + cheltuieli n avans datorii curente venituri n avans)

Total active Datorii curente nete (active imobilizate + active circulante nete)

Datorii ce trebuie pltite ntr-o perioad mai mare de un an (mprumuturi pe termen mediu i lung)

Provizioane pentru riscuri i cheltuieli

Venituri n avans

Capital i rezerve

Fiecare poziie din bilan se numete post bilanier. Acesta reflect un element patrimonial de activ sau pasiv, sau un grup de elemente ce prezint caracteristici anume.

Exemplu: Postul bilanier Cheltuieli n avans reflect doar cheltuielile efectuate de ntreprindere cu caracter anticipat, fr a influena rezultatul financiar.

Postul bilanier Casa i Conturi la bnci grupeaz urmtoarele elemente patrimoniale: casa, contul curent, CEC-uri de ncasat, timbre fiscale, bilete de odihn i tratament, tichete de cltorie, bonuri de consum combustibil i avansuri de trezorerie.

Toate aceste elemente se reunesc ntr-un singur post bilanier ntruct prezint caracteristica de a fi active circulante bneti de natura disponibilitilor i valorilor de trezorerie.

Aa cum am artat, ca expresie a dublei reprezentri a patrimoniului, bilanul cuprinde mijloacele economice ale ntreprinderii (activul bilanier) pe de o parte, iar pe de alt parte sursele de finanare (pasivul bilanier).

Prin urmare, n Activul bilanier vom regsi posturi bilaniere de activ, iar n Pasivul bilanier, posturi bilaniere de pasiv.

I. Activul bilanier

n cadrul acestuia, elemente patrimoniale de activ sunt prezentate dup natura lor i destinaie, n ordinea cresctoare a lichiditii lor.

Am artat ntr-un capitol anterior c lichiditatea reprezint capacitatea bunurilor de a se transforma n bani.

Vom avea:

1) Active imobilizate, cu gradul cel mai redus de lichiditate, din care:

a) Imobilizri necorporale (nemateriale): cheltuieli de constituire, cheltuieli de cercetare-dezvoltare, concesiuni, brevete, licene, mrci de fabric i alte valori, fond comercial, alte imobilizri necorporale.

b) Imobilizri corporale (materiale): terenuri, cldiri i construcii, instalaii tehnice i maini, mijloace de transport, aparate de msur i control, animale de munc, plantaii, echipament electronic, mobilier, alte imobilizri corporale.

c) Imobilizri financiare: investiii financiare pe termen mediu i lung de natura:titlurilor de participare de diverse tipuri i creanelor imobilizate (mprumuturile acordate pe terme mediu i lung).

2) Active circulante, cu grad ridicat de lichiditate n ordinea creterii acestuia:

a) Stocuri active circulante materiale de natura: materiilor prime, materialelor consumabile (materiale auxiliare, combustibili, materiale de ambalat, piese de schimb, semine, furaje, alte materiale), materialelor de natura obiectelor de inventar, produselor (produse finite, semifabricate, produse reziduale), produciei neterminate, animalelor i psrilor, mrfurilor i ambalajelor.

b) Creane active circulante n decontare de natura: creanelor comerciale (fa de clieni), a creanelor fa de acionari/asociai, a creanelor fiscale (TVA de recuperat de la bugetul statului, alte impozite i taxe de recuperat) etc.

c) Active circulante bneti, grupate n ordinea lichiditii lor astfel:

c1) Investiii financiare pe termen scurt (plasamente financiare) sub form de aciuni i obligaiuni tranzacionate la bursa de valori, de diverse tipuri.

c2) Disponibil n casierie, contul curent i alte valori de trezorerie (timbre, tichete, BCF-uri), CEC-uri,avansuri, acreditive etc.

3) Cheltuieli n avans (active de regularizare) ce cuprind cheltuieli anticipate nregistrate, de natura: chiriilor, ntreinerii (energie, sap), reparaii utilaje, dobnzi aferente unor perioade ulterioare ntocmirii bilanului.

II. Pasivul bilanier

n cadrul acestuia, elementele patrimoniale de pasiv sunt prezentate dup natura i proveniena lor, n ordinea descresctoare a exigibilitii lor.

Am artat ntr-un capitol anterior c exigibilitatea reprezint capacitatea unei surse de a deveni scadent sau rambursabil la un anumit termen.

Vom avea:

1) Datorii ce trebuie pltite ntr-o perioad de un an (datorii curente) cu termenul de exigibilitate cel mai ridicat.

Aici se includ: datorii comerciale (fa de furnizori), datorii sociale (fa de bugetul A.S. privind cotele de asigurri sociale i omaj aferente salariilor), datorii fiscale (impozite i taxe datorate la bugetul statului: TVA, impozit pe profit, impozit pe venit etc), datorii salariale (salariile datorate angajailor), datorii fa de acionari/asociai (dividende i alte mprumuturi), datorii financiare (credite bancare pe termen scurt) etc.

2) Datorii ce trebuie pltite ntr-o perioad mai mare de un an cu termen de exigibilitate mai redus, de natura mprumuturilor pe termen mediu i lung: mprumuturi din emisiuni de obligaiuni, credite bancare pe termen mediu i lung, datorii ce privesc imobilizrile financiare i alte mprumuturi asimilate.

3) Provizioane pentru riscuri i cheltuieli surse cu termen de exigibilitate redus, pentru: litigii, garanii acordate clienilor, dezafectri de imobilizri, restructurri de personal etc.

4) Capital i rezerve (capitaluri proprii) surse cu cel mai redus grad de exigibilitate; prezentate n ordinea constituirii lor, astfel:

capital social (vrsat i nevrsat);

prime de capital;

rezerve din reevaluare (favorabile i nefavorabile);

rezerve: rezerve legale, rezerve pentru aciuni proprii, rezerve statutare i alte rezerve;

rezultat reportat (profit nerepartizat/pierdere neacoperit);

rezultatul exerciiului (profit net/pierdere), cu repartizarea profitului net.

Bilanul conine ca posturi distincte i o serie de indicatori derivai din elementele prezentate, care ajut la efectuarea analizei economico-financiare a situaiei patrimoniului i anume:

active circulante, respectiv datorii curente nete;

total active minus datorii curente nete.

Structurnd cele prezentate, rezult forma i schema Bilanului patrimonial ncheiat la 31 decembrie:

- mii lei -

Nr.

rd.Sold la:

nceputul anuluisfritul anului

A. ACTIVE IMOBILIZATE

I. Imobilizri necorporale

1. Cheltuieli de constituire01

2. Cheltuieli de dezvoltare02

3. Concesiuni, brevete, licene, mrci, drepturi i valori similare i alte imobilizri necorporale03

4. Fondul comercial04

5. Avansuri i imobilizri necorporale n curs05

TOTAL (rd. 01 la 05)06

II. Imobilizri corporale

1. Terenuri i construcii 07

2. Instalaii tehnice i maini 08

3. Alte instalaii, utilaje i mobilier09

4. Avansuri i imobilizri corporale n curs 10

TOTAL (rd. 07 la 10)11

III. Imobilizri financiare

1. Titluri de participare deinute la societile din cadrul grupului 12

2. Creane asupra societilor din cadrul grupului13

3. Titluri sub form de interese de participare14

4. Creane din interese de participare15

5. Titluri deinute ca imobilizri16

6. Alte creane17

7. Aciuni proprii 18

TOTAL (rd. 12 la 18)19

ACTIVE IMOBILIZATE TOTAL

(rd. 06+11+19)20

B. ACTIVE CIRCULANTE

I. Stocuri

1. Materii prime i materiale consumabile 21

2. Producia n curs de execuie22

3. Produse finite i mrfuri23

Avansuri pentru cumprri de stocuri 24

TOTAL (rd. 21 la 24)25

II. Creane

1. Creane comerciale26

2. Sume de ncasat de la societile din cadrul grupului27

3. Sume de ncasat din interese de participare28

4. Alte creane29

5. Creane privind capitalul subscris i nevrsat30

TOTAL (rd. 26 la 30)31

III. Investiii financiare pe termen scurt

1. Titluri de participare deinute la societile din cadrul grupului 32

2. Aciuni proprii 33

3. Alte investiii financiare pe termen scurt34

TOTAL (rd. 32 la 34)35

IV. Casa i conturi la bnci36

ACTIVE CIRCULANTE TOTAL 37

C. CHELTUIELI N AVANS38

D. DATORII CE TREBUIE PLTITE NTR-O PERIOAD DE UN AN

1. mprumuturi din emisiuni de obligaiuni39

2. Sume datorate instituiilor de credit40

3. Avansuri ncasate n contul comenzilor 41

4. Datorii comerciale 42

5. Efecte de comer de pltit 43

6. Sume datorate societilor din cadrul grupului44

7. Sume datorate privind interesele de participare45

8. Alte datorii, inclusiv