CURS 5

Organizarea preliminară şi fezabilitatea evenimentului

Niveluri

Individual

De grup

Organizaţional

Multiorganizaţional

Naţional

Internaţional

Tipuri

Personale

Agrement, petrecere a timpului liber

Culturale

Organizaţionale

Organizarea preliminară

Ce eveniment vrem să organizăm?

Care este ideea evenimentului?

Este fezabilă această idee?

Cine va contribui la organizarea evenimentului?

Ce facem cu ideile “ready-made”?

Organizarea preliminară

Ce ştim despre eveniment/cine îl va organiza?

Evenimentul – constanta; echipa de organizare – variabila;

Evenimentul – variabila; echipa de organizare – constanta

Voluntari

Profesionişti

Organizarea preliminară

Evenimentele sunt rareori organizate de o singură persoană

Avantajul grupurilor sudate, care au mai organizat evenimente anterior

Experienţă

Cunoaşterea punctelor tari şi a celor slabe ale echipei

Flexibilitate – adăugarea de membri (experţi) noi

Organizarea preliminară

A. Shone&B. Parry – Optim: 6 membri în comitetul de organizare

Variaţie în funcţie de mărimea şi specificul evenimentului

Cu cât numărul creşte, cu atât mai dificilă devine integrarea rezultatelor

Importanţa leadershipului

Comitet de organizare

Preşedinte

Manager al operaţiunilor (2)

Manager financiar

Coordonator marketing

Manager pentru aspectele legale, de siguranţă şi sănătate

Comitet de organizare

Reprezentanţi ai consiliului local

Reprezentanţi ai guvernului

Deţinători ai unor drepturi legate de desfăşurarea evenimentului

Reprezentanţi ai Poliţiei

Reprezentanţi ai serviciilor de prim ajutor

Reprezentanţi ai pompierilor

Comitet de organizare

Sponsori

Asociaţii ale participanţilor la eveniment

Reprezentanţi ai firmelor de asigurări

Reprezentanţi ai instituţiilor financiare (bănci)

Reprezentanţi ai Camerei de Comerţ

Alte asociaţii /persoane legate de desfăşurarea evenimentului

Dezvoltarea structurilor organizaţionale (C. Hall)

Originea ideii evenimentului

Crearea unui comitet informal de organizare

Emergenţa structurii de conducere

Cristalizarea organizaţiei formale

Profesionalizare

Selectarea persoanelor din comitetul de organizare

Cât de mult timp este solicitat fiecărei persoane în parte pentru organizarea evenimentului?

Îşi pot elibera programul astfel încât să contribuie în mod eficient la procesul de organizare?

Care este experienţa candidaţilor în organizarea evenimentelor?

Selectarea persoanelor din comitetul de organizare

Care este reputaţia persoanelor?

Ce relaţii de lucru pot întreţine?

Cum se comportă în echipă?

Cum putem compensa punctele slabe din echipă prin intermediul altor membri?

Fezabilitatea evenimentului

Abordarea sistematică este avantajoasă în condiţii de expertiză limitată, presiune temporală sau utilizarea suportului comunitar

Evenimentele majore presupun evaluări riguroase (analiza cost-beneficiu, analiza impactului estimat, analiza investiţiilor etc.)

Pentru evenimentele de mărime medie – examinare selectivă

Screening (filtrare)

Scopul este de a elimina ideile mai puţin reuşite în favoarea celor mai bune

La final, poate rămâne o singură idee sau câteva idei (la limită, nici o idee)

Filtrul marketingului

Filtrul operaţional

Filtrul financiar

Fezabilitatea evenimentului

Examinarea resurselor temporale

Dimensiunea formală şi informală a examinării selective

Luarea deciziilor în urma unor procese inconştiente de testare (de exemplu, în cazul evenimentelor personale)

Întocmirea unei liste de idei şi trecerea ei prin filtre succesive

Examinarea selectivă (generarea ideilor)

Ideea sau obiectivul

Natura generală a evenimentului

Scopul evenimentului

Care trebuie să fie structura operaţională?

Care sunt beneficiile pentru participanţi?

Conceptul

Examinarea selectivă (conceptul)

Mai multe concepte

Primul filtru: marketing

Al doilea filtru: perspectiva operaţională

Al treilea filtru: perspectiva financiară

Alegerile rămase şi conceptul final

Exemplu (generarea ideilor)

Strângerea de fonduri pentru Filarmonica Moldova din Iaşi

Evenimentul ar trebui să fie public

Bani pentru consolidarea clădirii

Nivelul operaţiunilor implicate - simplu/mediu

Participanţii ar trebui să aibă un câştig din implicare

…

Idei

Licitaţie pentru darurile oferite (personalităţi)

Pool party

Concert în format clasic (19.00-21.00)

Concert în aer liber (Mănăstirea Cetăţuia)

Tur al Filarmonicii + Cocktail + Muzică de cameră

Examinare selectivă

Filtrul de marketing: Participanţii nu vor fi interesaţi de Pool Party şi de Concertul clasic

Filtrul operaţional: Organizarea concertului în aer liber presupune o desfăşurare de forţe mult prea mare

Filtrul financiar: Licitaţia pentru daruri a mers prost la evenimente similare

Concept: Tur al Filarmonicii + Cocktail + Muzică de cameră

Filtrul de marketing

Care sunt conceptele cele mai potrivite pentru publicul ţintă?

Cunoaşterea publicului ţintă

Experienţa comitetului de organizare

Utilizarea unui chestionar pilot

Căutarea ideilor care să producă diferenţierea

Analiza evenimentelor concurente

Filtrul de marketing

Identificarea datelor care trebuie evitate

Identificarea preferinţelor locale

Identificarea unor idei adiţionale

Identificarea unor nişe neocupate

Problema cererii şi a adecvării (nivelul organizaţional, nivelul publicului etc.)

Experienţe create din perspectiva publicului (P. Fisk)

Environmental search

Environmental search (P. Kotler, N. Lee)

Mixul de marketing (4P)

Micromediu (performanţe din trecut, resurse, service delivery, suportul managementului, priorităţile, publicurile interne, parteneri şi aliaţi etc.)

Macromediu (factori naturali, factori economici, factori politici, factori culturali, factori demografici, factori tehnologici, publicuri externe)

Filtrul operaţional

Ce poate fi realizat?

Relaţia resurse-idei

Expertiză

Staff

Locaţie

Dimensiunea temporală

Dimensiunea tehnologică

Filtrul operaţional

Constrângeri legale

Licenţe

Probleme legate de asigurări

Stiluri operaţionale (voluntari, profesionişti)

Valorificarea backgroundului, hobby-urilor şi a intereselor persoanelor implicate în organizare

Cunoaşterea activităţilor anterioare

Filtrul financiar

Care este bugetul evenimentului?

Evenimente “cost only”

Pragul “break even”

Surplus (eventual, reinvestit pentru asigurarea organizării evenimentului în anul viitor)

Adecvarea financiară (în special dacă evenimentul este destinat strângerii de fonduri)

Filtrul financiar

Informaţii financiare

Analiza veniturilor

Analiza costurilor

Evaluare preliminară

Costuri de infrastructură-costuri operaţionale

Raport subestimare-supraestimare

Fezabilitatea evenimentului

În cazul evenimentelor foarte mari, ea continuă şi după faza examinării selective

Problema acceptabilităţii evenimentului

Evaluarea şi managementul riscurilor

Reexaminare a conceptului şi a obiectivelor

Relaţia dintre obiectivele principale şi cele secundare

Obiective

Dezvoltarea implicării publice în artă, sport şi alte activităţi de petrecere a timpului liber

Fund-raising pentru anumite proiecte

Crearea de noi atracţii turistice

Introducerea unei idei noi pe piaţă

Atragerea mai multor vizitatori pentru o destinaţie turistică

Obiective

Atragerea atenţiei asupra unui subiect sau a unui proiect

Dezvoltarea sentimentului comunitar

Promovarea comunităţilor

Promovarea schimburilor politice şi culturale

Încurajarea participării

…

Fezabilitatea evenimentului

Analiza “moştenirii” posibile a evenimentului

Analiza integrării părţilor

Timp suficient pentru această fază preliminară

“Critical Path”

Media “critical path”