Curs 13 Audit intern și operațional 18.05.2015

PROCEDURI ȘI DOCUMENTE AFERENTE MISIUNII DE AUDIT INTERN

1. Ordin de misiune – are ca scop declanșarea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit aprobat. Este eliberat ed comitetul de audit și reprezintă mandatul pe care comitetul de audit îl dă departamentului de audit intern pentru declanșarea misiunii de audit. Are rolul de a preciza și obiectivele misiunii de audit.

2. Ordin de serviciu – are ca scop repartizarea sacrinilor de serviciu pe membrii echipei de audit astfel încât să poată începe misiunea de audit. Se întocmește de către șeful departamentului de audit intern având în vedere planul anual de audit.

Șeful departamentului de audit intern: - numește în cadrul ordinului de serviciu șeful misiunii de audit; - repartizează sarcinile pe fiecare auditor membru al echipei;- întocmește documentul și îl semnează.Acest document primește un număr de înregistrare și este înmânat în copie fiecărui membru al echipei

de audit.

3. Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern – are ca scop informarea șefului entității ce urmează a fi auditate cu privire la declanșarea misiunii de audit intern. Membrii echipei pregătesc această notificare adresată entității ce urmează a fi auditate în vederea transmiterii ei, de regulă, cu 30 de zile înainte de declanșarea misiunii, iasr șeful departamentului de audit intern verifică conținutul notificării și semnează documentul.

4. Colectarea și prelucrarea informațiilor – are ca scop colectarea de informații cu privire la activitatea care va fi auditată astfel încât membriiechipei să se familiarizeze cu domeniul care urmează a fi auditat. În această etapă sunt colectate informații care vor permite ulterior ca procesele sau activitățile auditate să fie divizate în sarcini elementare, identificându-se și riscurile aferente fiecărei sarcini elementare, care vor fi evaluate în cadrul acestei etape:

- identificarea principalelor elemente ale contextului economic în care entitatea auditată își desfășoară activitatea;

- cunoașterea cadruliu legislativ normativ care reglementează activitatea entității auditate;- identificarea sistemelor de control în vederea evaluării prealabile a punctelor forte și a

punctelor slabe ale entității auditate;- reținerea unor constatări mai importante și a unor recomandări din dosarul permanent și

din rapoartele de audit anterioare care sunt relevante pentru stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

- identificarea și evaluarea riscurilor semnificative- identificarea surselor potențiale de informații care ar putea fi folositoare ca probe de

audit.

5. Identificarea și analiza riscurilor – se identifică riscurile specifice entității ce va fi auditată. Aprecierea unui risc poate fi făcută în funcție de:

- natura și specificul entității auditate;- calitatea controlului intern;

1

Curs 13 Audit intern și operațional 18.05.2015

- gravitatea consecințelor directe și indirecte ale producerii riscului;- probabilitatea de producere a riscului. Riscurile potențiale impun unele recomandări de audit și

sunt identificate pe baza concluziilor misiunilor de audit anterioare.

6. Elaborarea programelor misiunii de audit – are ca scop desfășurarea în bune condiții a misiunii de audit intern, cu respectarea tuturor etapelor și procedurilor în vederea acoperirii tuturor obiectivelor auditabile și a riscurilor asociate acestora. Acest program reprezintă un document de lucru al echipei de audit intern. El se întocmește pe baza tematicii detaliate. Pentru fiecare obiectiv sunt precizate activitățile care vor fi efectuate: studii, teste, controale, analize. Aceste activități concrete sunt repartizate apoi pe membrii echipei de audit, menționându-se și perioadele de timp în care vor fi executate. În cadrul programului misiunii de audit se cuprind următoarele elemente:

- definirea obiectivului auditului intern;- colectarea și prelucrarea informațiilor cu privire la activitatea auditată;- evaluarea riscurilor și ierarhizarea lor;- elaborarea procedurilor de audit;- elaborarea chestionarelor;- prelucrarea rezultatelor;- elaborarea foii de identificare și analiză a problemei (FIAP);- colectarea probelor de audit;- revizuirea documentelor;- elaborarea proiectului de raport de audit;- discutarea proiectului de raport de audit cu cei auditați și soluționarea eventualelor contradicții;- finalizarea raportului de audit intern;- prezentarea raportului de audit intern comitetului de audit;- urmărirea aplicării recomandărilor.

Programul misiunii de audit intern astfel structurat, este întocmit de șeful departamentului de audit intern. Acesta organizează o ședință de analiză a acestui program cu toți membrii echipei de audit.

7. Ședința de deschidere – are ca scop prezentarea într-un cadru organizat a membrilor echipei de audit, a scopului misiunii, a obiectivelor urmărite și a procedurilor de lucru. La această ședință participă membrii echipei de audit și conducerea entității auditate. De regulă, se desfășoară la entitatea auditată. Ca procedură cuprinde:

- prezentarea echipei de audit;- prezentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit;- prezentarea tematicii și obiectivelor misiunii de audit;- stabilirea persoanelor cu care membrii echipei de audit vor lucra în perioadele următoare (pentru

efectuarea unor teste, interviuri, culegere de informații);- stabilirea logisticii misiunii de audit;- prezentarea procedurilor de audit.

8. Colectarea probelor de audit – are ca scop asigurarea unei baze de date și de documentare relevante pentru formularea constatărilor și concluziilor auditorilor. Se colectează informații și probe de audit în conformitate cu obiectivele fixate. Astfel se produc probele de audit în baza cărora auditorii vor formula constatări, concluzii și propuneri. Auditorii, membri ai echipei de audit, efectuează testările și procedurile stabilite în programul de audit. Aceștia apreciază dacă probele obținute sunt suficiente, relevante și competente. Ei colectează documente care să servească pentru argumentarea concluziilor finale și întocmesc foile de lucru și FIAP-urile. Șeful misiunii de audit analizează și aprobă testele, fișele de lucru și FIAP-urile și, în funcție de

2

Curs 13 Audit intern și operațional 18.05.2015

constatările din FIAP-uri, poate să propună șefului departamentului de audit intern extinderea verificărilor și a testelor. În cazuri deosebite, șeful departamentului de audit intern poate să dispună extinderea testelor și a verificărilor și orice alte măsuri pe care el le consideră necesare.

O foaie de lucru cuprinde: scopul, sursa datelor, aria de cuprindere a misiunii, constatări, rezultate și concluzii.

Un FIAP cuprinde: - entitatea auditată, tema misiunii de audit, numele auditorului, data întocmirii – în antet;- problema, constatări, cauze, consecințe, recomandări și soluții propuse – în tabelul propriu-zis;- numele celui ce l-a întocmit, data, iar în dreapta numele celui ce l-a revizuit (șeful

departamentului de audit) – în final.

9. Revizuirea documentelor de lucru – se urmărește pregătirea documentelor astfel încât acestea să reprezinte o bază documentară relevantă și solidă pentru formarea unei opinii privind obictivele auditate. Auditorii revăd documentele de lucru din punct de vedere al formei și conținutului asigurându-se că probele de audit cuprinse în dosarul misiunii pot asigura formarea unei opinii.

10. Elaborarea proiectului de raport de audit intern – se urmărește prezentarea cadrului general, a obiectivelor, constatărilor, concluziilor și recomandărilor făcute de auditorii interni în vederea elaborării acestui proiect. Auditorii interni utilizează probele de audit consemnate în FIAP-uri, redactează proiectului raportului de audit, precizează pentru fiecare constatare proba de audit care susține acea constatare. Membrii echipei transmit șefului departamentului de audit internacest proiect însoțit de probele de audit. Șeful departamentului de audit intern analizează acest proiect și stabilește dacă există în proiectul de raport constatări care să fie înaintate departamentului juridic pentru a fi revizuite din punct de vedere juridic. Auditorii efectuează modificările propuse de șeful departamentului și includ acest proiect de raport în dosarul misiunii de audit intern.

11. Transmiterea proiectului de raport de audit intern – se urmărește ca strucutra auditată să aibă posibilitatea să studieze acest proiect de raport și, dacă e cazul, să formuleze un punct de vedere propriu legat de constatările și recomandările echipei de audit. Transmiterea proiectului către entitatea auditată este realizată de către șeful departamentului de audit intern. Entitatea auditată analizează proiectul de raport, iar dacă este cazul, solicită o reuniune de conciliere, transmite eventualele constestații la proiectul de raport în termen de 7 zile de la data primirii proiectului. Șeful departamentului de audit intern analizează contestația formulată de entitatea auditată și, dacă e cazul, stabilește o reuniunre de conciliere. Membrii echipei includ, dacă consideră necesar, în raportul de audit aspecte din contestația entității auditate, iar apoi includ în dosarul misiunii de audit contestația entității auditate.

12. Reuniunea de conciliere – are ca scop discutarea eventualelor constestațiidepuse de conducătorul entității auditate, dar și stabilirea calendarului de implementare a recomandărilor și a persoanelor responsabile cu implementarea acestor recomandări. Auditorii pregătesc în 15 zile de la data primirii contestației de la entitatea auditată reuniunea de conciliere și informează conducerea entității auditate asupra datei și locului reuniunii de conciliere. Auditorii, împreună cu șeful departamentului de audit intern și cu reprezentanții auditaților, analizează recomandările, propunerile din proiectul de raport și stabilesc calendarul de implementare a recomandărilor. Auditorii întocmesc o minută a acestei reuniuni de conciliere.

13. Monitorizarea misiunii – se asigură faptul că în cadrul misiunii de audit au fost atinse toate obiectivele stabilite. Șeful departamentului de audit intern răspunde de supervizarea misiunii de audit intern.

14. Difuzarea raportului de audit intern – se urmărește transmiterea raportului de audit intern tuturor persoanelor cuprinse într-o listă de difuzare a raportului. De regulă, el se trimite conducerii entității

3

Curs 13 Audit intern și operațional 18.05.2015

auditate, managerului și celor însărcinați cu guvernanța. Auditorii transmit raportul de audit intern și planul de implementare a recomandărilor șefului departamentului de audit intern. Acesta semnează raportul de audit intern și planul de implementare a recomandărilor care sunt transmise ulterior de auditori persoanelor cuprinse în lista de difuzare a raportului.

15. Monitorizarea implementării recomandărilor – are ca scop verificarea măsurii în care recomandările din raport sunt implementate. Auditorii urmăresc și întocmesc fișa de realizare a recomandărilor și verifică implementarea acestor recomandări la termenele stabilite. Entitatea auditată transmite auditorilor o notă în care informează cu privire la stadiul de implementare a recomandărilor din raport. Șeful departamentului de audit intern studiază notele de informare primite și le sintetizează, raportând la rândul său celor însărcinați cu guvernanța, stadiul de implementare a recomandărilor cuprinse în raportul de audit.

4