cuprins - bz.prefectura.mai.gov.ro · in consecinta, strategia de modernizare a institutiei...

2

CUPRINS

I. Contextul elaborarii strategiei. Documentele de referinta........................................pag. 3

II. Profilul Institutiei Prefectului. Scurt istoric; legislatie; atributii.................................pag. 4

II.1 Analiza SWOT a institutiei.......................................................................................pag.6

III. Scopul. Viziunea. Misiunea. Valorile........................................................................pag. 8

IV. Obiectivele generale si specifice...............................................................................pag.8

V. Planul de actiuni in vederea aplicarii Strategiei pentru consolidarea administratiei

publice 2014 – 2020 (activitati; rezultate asteptate; indicatori; resurse; termene;

responsabili). (Programul multianual pentru modernizarea activitatilor

Institutiei Prefectului Judetului Buzau) .........................................................................pag.11

VI. Procedura de monitorizare si evaluare.....................................................................pag.21

3

I. Contextul elaborarii strategiei. Documentele de referinta.

Administrația publică din România, atât la nivel central cât și la nivel local, a trecut prin transformări majore începând cu 1989, culminând cu aderarea la Uniunea Europeană în 2007, proces care a condus la conectarea administrației publice la mecanismele europene de guvernare și la corelarea cu alte administrații din statele membre UE. În pofida evoluțiilor pozitive înregistrate, aceasta prezintă în continuare o serie de deficiențe, în principal în termeni de eficiență, eficacitate și imagine, care se reflectă în principal într-o cultură organizațională conservatoare, concentrată mai mult pe latura formală a activității administrației. Preocuparea redusă față de impactul real al rezultatelor sale asupra societății și implicarea insuficientă a partenerilor (mediul academic, de afaceri, societatea civilă, parteneri sociali relevanți) în cadrul procesului decizional generează un anumit grad de neîncredere între funcționari și cetățeni, pe de o parte, precum și între funcționari și decidenții politici pe de altă parte.

In contextul negocierilor cu Comisia Europeana pe tema Acordului de Parteneriat1 care stă la baza

finanțărilor nerambursabile din fonduri structurale pentru perioada 2014-2020, a existat o preocupare tot mai mare, atât la nivelul Guvernului României, cât și la nivelul Comisiei Europene, cu privire la modernizarea administrației publice și la crearea capacității necesare ca aceasta să-și îndeplinească în mod eficient rolul de facilitator al dezvoltării socio-economice a României. In acest context al procesului de programare al fondurilor europene aferente perioadei 2014 - 2020 a fost elaborată Strategia pentru consolidarea capacității administrației publice2

, care are drept scop stabilirea cadrului general de reformă al administrației publice pentru perioada 2014-2020. Totodata, strategia reprezinta o condiționalitate ex-ante3, așa cum este prevăzut în Regulamentul UE nr. 1303/2013, precum și în documentul intitulat Poziția Serviciilor Comisiei cu privire la dezvoltarea Acordului de Parteneriat și a programelor în România pentru perioada 2014 – 2020.

In consecinta, Strategia de modernizare a Institutiei Prefectului se raporteaza direct la documentul de mai sus, la prioritatile, principiile generale, obiectivele generale4

si specifice si la directiile de actiune, pe care acesta le contine.

Principiile generale ale Strategiei pentru consolidarea capacității administrației publice sunt următoarele:

Principii în raport cu cetățenii: • Principiul transparenței – autoritățile și instituțiile publice au obligația să își desfășoare

activitatea într-o manieră deschisă față de public, în care accesul liber și neîngrădit la informațiile de interes public să constituie regula, iar limitarea accesului la informație să constituie excepția, în condițiile legii;

1 In august 2014, Comisia Europeana a adoptat Acordul de Parteneriat 2014 - 2020 cu Romania, documentul care

prezinta modul in care vor fi folosite fondurile europene structurale si de investitii in perioada de programare 2014 –

2020 (aproximativ 43 miliarde de euro). 2 H.G. nr. 909/2014 privind aprobarea Strategiei pentru Consolidarea Administrației Publice 2014-2020 și constituirea

Comitetului Național pentru Coordonarea Implementarii Strategiei pentru Consolidarea Administrației Publice 2014 - 2020 3 Acceptarea de catre Comisia Europeana a plăților realizate prin Programul Operațional Capacitate Administrativă

2014-2020 este condiționată de îndeplinirea unor criterii aferente obiectivelor, până la finalul anului 2016. 4 In prezentul document, s-a pastrat numerotarea originala a obiectivelor generale si specifice din Strategia pentru

consolidarea capacității administrației publice, care se pot aplica Institutiei Prefectului.

4

• Principiul participării - organizaţiile non-guvernamentale, sectorul privat, autorităţile locale şi instituţiile internaţionale contribuie la procesul de stabilire a priorităţilor strategiei.

• Principiul echităţii - implică asigurarea accesului tuturor cetăţenilor la serviciile publice şi de utilitate publică;

• Principiul egalității de șanse - se asigură participarea echilibrată a femeilor și bărbaților pe piața muncii, a tinerilor, precum și egalitatea de șanse și de tratament între angajați, femei și bărbați, în cadrul relațiilor de muncă de orice fel, inclusiv prin introducerea de dispoziții pentru interzicerea discriminărilor bazate pe criterii de sex, apartenență la grupuri minoritare, rasă, religie, dizabilități.

• Principiul dezvoltării durabile – care urmărește satisfacerea nevoilor prezente, fără a compromite posibilitatea generațiilor viitoare de a-și satisface propriile nevoi;

Principii în raport cu propria activitate: • Principiul bunei guvernări - conform acestui principiu Guvernul trebuie să stabilească acţiuni

clare şi eficiente pe baza unor obiective de calitate şi să aibă capacitatea de a răspunde rapid unor necesităţi sociale;

• Principiul responsabilităţii - stabilirea priorităţilor reformei administraţiei publice este un proces orientat spre obţinerea de rezultate. Răspunderea există la toate nivelurile administraţiei publice;

• Principiul eficienţei și eficacităţii - se va urmări atingerea obiectivelor printr-o utilizare optimală a resurselor disponibile şi obţinerea unor rezultate care să fie conforme cu obiectivele fixate;

• Principiul stabilității și predictibilității - măsurile de reformă urmăresc să creeze, în timp, un cadru stabil și predicitibil, atât pentru instituțiile din administrația publică, cât și pentru cetățeni și mediul de afaceri;

• Principiul proporționalității - orice măsură luată trebuie să fie adecvată, necesară și corespunzătoare scopului urmărit;

• Principiul subsidiarităţii - constă în exercitarea competenţelor de către autoritatea administraţiei publice situată la nivelul administrativ cel mai apropiat de cetăţean şi care dispune de capacitate administrativă necesara

Administraţia publică va câştiga încrederea cetăţenilor şi a altor tipuri de beneficiari, oferindu-le servicii prompte şi asigurând constanță în calitatea prestării serviciilor. Autoritățile și instituțiile publice vor fi apte să stimuleze implicarea cetăţenilor, identificând astfel probleme, anticipând provocări şi propunând soluţii pe care le fundamentează, testează și validează sistematic. Astfel, se va genera un cadru de servicii adecvate nevoilor cetățenilor și țintite pe eficiență economică. Relația dintre administrația publică și beneficiari înseamnă dedicație, corelație și orientare pe soluții care să se armonizeze cu reformele din domeniile social, cultural-educațional, economico-financiar, justiție și democrație.

II. Profilul Institutiei Prefectului. Scurt istoric – legislatie – atributii.

Instituţia Prefectului în România a fost consacrată prin Legea pentru înfiinţarea consiliilor judeţene nr. 396 din 2/14 aprilie 1864 şi Legea comunală din 1 aprilie 1864, ambele inspirate după modelul francez al timpului. Prin Legea din 1864 se organizează pentru prima dată administraţia judeţelor ţării. Judeţul nu era numai o subdiviziune administrativă a statului, ci şi o persoană juridică învestită cu putere politică şi drepturi patrimoniale.

5

Prin Legea din 1 noiembrie 1892, privind organizarea autorităţilor administrative exterioare,

dependente de Ministerul de Interne şi fixarea circumscripţiunilor administrative.

În Legea de unificare administrativă din 1925 Instituţia Prefectului era tratată ca reprezentând autoritatea centrală, având atribuţii de control, iar Legea pentru organizarea administraţiunii locale din 3 aug. 1929 este prima care delimitează autorităţile colectivităţilor alese de cele numite. Prefectul era numit prin decret regal, la propunerea ministrului de interne

Legea administrativă din 27.03.1936 conferă prefectului rolul de şef al administraţiei judeţene, care supraveghea toate aşezămintele culturale şi serviciile publice. Era de asemenea şeful Poliţiei şi al Jandarmeriei.

După anul 1949, ocupantul sovietic si regimul comunist au desfiinţat Instituţia Prefectului, aceasta fiind reinfiintata in 1990.

Prin Legea nr. 5/1990, privind administraţia judeţelor, municipiilor oraşelor şi comunelor, până la organizarea alegerilor generale se readuce în viaţa administrativă a ţării Prefectura ca institutie a administraţiei de stat cu competenţă generală, compusă din: un prefect, doi subprefecţi, un secretar şi şapte membri. Legea stabilea atât modul de organizare, cât şi atribuţiile acestei instituţii.

Ulterior, Constituţia României din 1991 si Legea nr. 69/1991 a administraţiei publice locale au consacrat Instituţia Prefectului ca reprezentând interesele Guvernului în teritoriu. Aceasta şi-a

început activitatea în anul 1992, in urma completarii legislatiei prin H. G. nr. 118/1992, privind structura și atribuțiile aparatului tehnic de specialitate al prefecturilor, precum și finanțarea acestuia.

În perioada 2001 - august 2003, instituţia a funcţionat în baza Legii nr. 215/2001, privind administraţia publică locală şi a Hotărârii Guvernului nr. 9/2001. Ulterior, a fost adoptată Legea nr. 340/2004, privind prefectul şi instituţia prefectului, iar atributiile, organizarea si functionarea aparatului prefectului au fost reglementate de Hotărârea nr. 1844/2004 şi apoi de Hotărârea nr. 460/2005, ultima în vigoare în prezent.

Instituţia Prefectului este o instituţie publică cu personalitate juridică, cu patrimoniu şi buget propriu.

Atributii

Prefectul Judeţului -in calitate de reprezentant al Guvernului în teritoriu- este garantul respectării legii, a ordinii publice, precum şi a realizării politicilor guvernului la nivelul judeţului prin:

- aplicarea și respectarea constituției, a legilor și celorlalte acte normative; - realizarea în județ a obiectivelor cuprinse în programul de guvernare; - verificarea legalității actelor administrative adoptate sau emise de catre autoritățile administrației publice locale; - coordonarea și conducerea eficientă a serviciilor publice deconcentrate; - menținerea climatului de pace socială și a unei comunicări permanente cu toate nivelurile

instituționale și sociale; - sprijinirea autorităților publice locale din judet, a organizatiilor acestora (A.D.I., G.A.L.-uri etc.) si a O.N.G.-urilor, în vederea dezvoltarii, prin intermediul absorbției fondurilor structurale;

6

- gestionarea activităţii situațiilor de urgență; - activitatea de eliberare și evidență a pașapoartelor simple; - activitatea de eliberarea permiselor de conducere și certificatelor de înmatriculare a

autovehiculelor.

II. 1. ANALIZA SWOT PENTRU INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢULUI BUZĂU

Resursele umane, climatul organizational, organizarea interna, managementul

MEDIUL INTERN (al organizatiei)

PUNCTE TARI: PUNCTE SLABE:

-existenta personalului cu experienta în activitatile specifice ale institutiei - personal instruit conform standardelor ECDL

- adaptabilitate la cadrul legislativ şi la diversitatea sarcinilor de serviciu

- capacitate de executie a ordinelor primite

- deschidere pentru aplicarea unor instrumente moderne de management

- resurse umane reduse numeric si care nu au mai urmat cursuri de pregatire in ultimii ani (insuficient pregatite) - o anumita lipsa de incredere, respect si loialitate faţă de instituţie, in urma schimbarii, repetate a prefectilor, subprefectilor si sefilor de servicii (in perioada 2009-2017

- insuficienta dezvoltare a cadrului adecvat pentru spirit de echipă, comunicare interna, creativitate etc., cu precădere în cazul actiunilor ce presupun o cooperare inter-departamentală

- mentalităti si atitudini conservatoare ale unor functionari publici; rezistenta la schimbare

- structuri funcţionale eterogene cu activităţi total diferite grupate in aceeasi structura; - uneori apar probleme in urmarirea documentelor pe circuit, sau de comunicare interna

- unele compartimente funcţionale dispun de spaţii improprii de desfăşurare a activităţilor, mai ales în relaţia cu publicul - instabilitatea la nivelul managementului instituţiei a condus la dezorganizare, conflicte interne, disparitia unor activitati (afaceri europene), lipsa mare de personal etc. (Ex. numai la Serviciul controlul legalitatii actelor sunt neocupate 5 posturi) - aparitia tendintelor de politizare a functiilor de conducere intermediare din prefectura

- implicarea redusa a factorilor ierarhici superiori in activitatile specifice modernizarii administratiei - inexistenta cadrului de autoevaluare a funcţionării instituţiei (CAF) - desfăşurarea activităţilor este axată pe termene si

mai putin pe calitate

7

MEDIUL EXTERN

OOPPOORRTTUUNNIITTAATTII AMENINTARI

- existenta unui document orientativ de modernizare a administratiei - Strategia pentru consolidarea capacității administrației publice; -existenta unor institutii cu rol de formare si perfectionare, pentru personalul din administratia publica; reinînființarea Institutului Național de Administrație

- statutul de membru al României la Uniunea Europeană, care ofera posibilitatea preluării unor bune practici din instituţii similare ale Uniunii Europene

- posibilitatea accesării fondurilor structurale pentru modernizarea activităţilor din cadrul instituţiei - introducerea standardelor de management al calitătii în administratia publică; - posibilitatea dezvoltarii parteneriatului public-privat / O.N.G. pentru atingerea unor obiective comune

- valorificarea exemplelor de bună practică introduse de institutiile prefectului

- stabilirea de la nivel ministerial, a structurii organizatorice si a numărului de personal pentru instituţie, fără niciun studiu prealabil privitor la acoperirea activităţilor etc. (Ex. In timpul crizei din 2009-2011 s-au desfiintat structuri, s-au facut comasari de structuri si s-au facut disponibilizari de personal numai pe criterii contabile / bugetare.) - posibilitatea aparitiei incapacitatii de a face fata in timp util sarcinilor/ atributiilor; - neparticiparea angajatilor la vizite de studiu, cursuri, etc. privind modernizarea administratiei publice; - birocraţia generata de legislatia stufoasa

- aparitia unor dispozitii ministeriale, cu termen scurt de realizare si in care sunt implicate autorităţi şi organizaţii nesubordonate instituţieii (diverse centralizari de date, raportari etc. - de multe ori se executa activităti curente cu grad de relavantă redus care necesită consum mare de timp (participari la concursuri de recrutare / promovare, centralizari de date pentru diverse ministere etc.) - existenta unei legislatii cu mecanisme de coordonare şi control ale serviciilor publice deconcentrate imprecis definite şi deficitar reglementate; insuficienta definire a rolului Prefectului în conducerea serviciilor publice deconcentrate

- salarizarea nemotivanta

- sisteme de dezvoltare a carierei si de salarizare nemotivante, mai ales pentru tinerii specialisti. - posibilitatea aparitiei coruptiei din sistem, mai ales in relatiile cu publicul.

Tehnologia informatiei si comunicatiilor, resursele financiare

MEDIUL INTERN (al organizatiei)

PUNCTE TARI PUNCTE SLABE

- echipamente IT si acces la internet - existenta unui sistem electronic de management al documentelor în cadrul institutiei - existenţa site-ului instituţiei: transparenţă şi deschidere către mass-media, cetateni şi societatea civilă

- dotarea nesatisfacatoare cu tehnologie moderna TIC si retea Internet; lipsa programelor informatice de prelucrare si gestionare a informatiilor, precum si a aplicatiilor soft; - comunicare deficitară cu autoritatile locale, determinată de lipsa / insuficienţa mijloacelor moderne IT, lipsa retea la nivelul administratiei publice din judeţ

8

- formarea şi perfecţionarea personalului instituţiei sunt limitate de fondurile alocate cu această destinaţie

- plafonarea unor categorii de cheltuieli –

telefoane, carburanti, protocol etc.

MEDIUL EXTERN

OOPPOORRTTUUNNIITTAATTII AMENINTARI:

- existenta posibilitatilor de instruire prin platfome informatice

- restrângeri şi limitări bugetare, insuficienta resurselor financiare destinate modernizarii activitatii

III. Scopul – Viziunea – Misiunea – Valorile

Scopul

Scopul prezentei strategii este de a asigura dezvoltarea şi modernizarea Instituţiei Prefectului –

Judeţul Buzau, în vederea realizării cu eficienţă şi eficacitate a sarcinilor ce derivă din acquis-ul comunitar si legislatia romaneasca în vigoare.

Viziunea

In anul 2020, Judetul Buzau va avea o Instituţie a Prefectului eficienta si receptiva la nevoile societatii.

Misiunea

Prefectul Judeţului Buzau este garantul respectării legii, a ordinii publice, precum şi al realizării politicilor guvernului la nivelul judeţului.

Valorile

Valorile pe care se întemeiază activitatea Prefectului şi a aparatului de specialitate sunt: transparenta

profesionalismul predictibilitatea

adecvarea la nevoi / receptivitatea

toate subsumate interesului public. Administratia va fi deschisa si receptiva la solutii inovatoare, cu resurse umane competente care gestioneaza fondurile publice in mod eficient.

IV. Obiectivele generale si specifice

Obiectivele generale propuse prin intermediul strategiei sunt: I. Adaptarea structurii si mandatului administratiei la nevoile cetătenilor si la posibilitătile

reale de finantare

II. Implementarea unui management performant în administratia publică III. Debirocratizare si simplificare pentru cetăteni, mediul de afaceri si administratie

IV. Consolidarea capacitătii administratiei publice de a asigura calitatea si accesul la serviciile publice.

5

5 Aplicarea acestui obiectiv depinde de Planul de acțiuni pentru implementarea Strategiei pentru consolidarea

administrației publice 2014 – 2020 aferent M.A.I. si de Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative

aplicabile cetățenilor. Nu a fost retinut pentru documentul de fata.

9

Fiecarui obiectiv general ii sunt asociate mai multe obiective specifice, in functie de tipul de institutie, nivelul administrativ la care actioneaza etc. Obiectivul general I: Adaptarea structurii si mandatului administratiei la nevoile cetătenilor si la posibilitătile reale de finantare

Obiectivul specific I.1: Creșterea gradului de predictibilitate în privința organizării și funcționării instituțiilor de la nivelul administrației publice centrale și a politicilor pe care acestea le gestionează

Adaptarea structurii instituției, resurselor umane, resurselor financiare și adecvarea acestora la mandatul și obiectivele pe care le are de îndeplinit.

Obiectivul specific I.2: Asigurarea cadrului optim pentru repartizarea competențelor între administrația publică centrală și administrația publică locală şi exercitarea lor sustenabilă

I.2.2. Dezvoltarea de mecanisme/instrumente de coordonare metodologică de la nivel central cu privire la modul de exercitare a competentelor descentralizate

I.2.5. Dezvoltarea de mecanisme de monitorizare şi evaluare a modului de exercitare de către autoritătile administratiei publice locale a competentelor descentralizate

Obiectivul general II: Implementarea unui management performant în administratia publică

Obiectivul specific II.1: Cresterea coerentei, eficientei, predictibilitătii si transparentei procesului decizional în administratia publică

II.1.1. Operationalizarea unui Sistem de implementare/urmarire a prioritătilor guvernului/prefectului

II.1.6. Dezvoltarea capacitătii societătii civile, mediului academic si altor parteneri sociali relevanti (sindicate, patronate etc.) si consultarea acestora in probleme referitoare la modernizarea administratiei

II.1.7. Consolidarea capacitătii structurilor asociative ale autoritătilor administratiei publice locale

Obiectivul specific II.2: Adaptarea politicilor si sistemului de resurse umane la obiectivele si

exigentele unei administratii moderne

II.2.1. Clarificarea rolurilor si mandatelor institutionale in managementul resurselor umane, concomitent cu consolidarea capacitatii administrative pentru o abordare strategica, unitara si integrata a politicilor de personal

II.2.4. Abordarea integrata a dezvoltarii de competente pentru administratia publica

Obiectivul specific II.3: Promovarea eticii si integritătii în administratia publică si continuarea măsurilor privind reducerea si prevenirea coruptiei si sprijinirea implementării recomandărilor aferente formulate în cadrul Mecanismul de Cooperare si Verificare (MCV)

II.3.1. Promovarea eticii şi integrităţii în administraţia publică

Obiectivul specific II.4: Solutii IT pentru eficientizarea administratiei publice

Obiectiv specific II.5: Îmbunătătirea proceselor interne la nivelul institutiilor publice

II.5.1. Cresterea gradului de utilizare a sistemului de control intern/managerial (standardelor de management) în administratia publică

Obiectivul specific II.6: Calitate, cercetare si inovare în administratia publică

10

II.6.1. Promovarea bunelor practici si a inovării în administraţia publică şi încurajarea schimbului de experienţă si a networking-ului între instituţiile si autorităţile publice

II.6.2. Creșterea gradului de utilizare a sistemelor și instrumentelor de management al calității în administrația publică

Obiectivul specific II.7: Îmbunătătirea managementului resurselor materiale la nivelul autoritătilor si institutiilor publice de la nivel central

Obiectivul general III. Debirocratizare si simplificare pentru cetăteni, mediul de afaceri si administratie

Obiectivul specific III.1: Reducerea birocratiei pentru cetăteni III.1.1. Analizarea nevoilor și obiectivelor în termeni de simplificare și raționalizare a

procedurilor administrative pentru cetățeni

Obiectivul specific III.3: Reducerea birocrației inter și intra-instituționale III.3.1 Elaborarea unei analize cu privire la procedurile care îngreunează inutil activitatea

instituțiilor publice și comunicarea acestora cu instituțiile guvernamentale și neguvernamentale din exterior;

III.3.2 Elaborarea și implementarea unor propuneri de simplificare a acestora; III.3.3 Extinderea utilizării instrumentelor IT&C în comunicarea inter și intra-instituțională.

INSTITUŢIA PREFCTULUI JUDEŢULUI BUZĂU - STRATEGIA DE MODERNIZARE 2017 - 2020

11

V. Planul de acțiuni in vederea implementarii Strategiei pentru consolidarea administrației publice 2014 – 2020

(Programul multianual pentru modernizarea activitatilor Institutiei Prefectului Judetului Buzau)

Obiectiv general – obiectiv specific

1 2 3 4 5 6

Activitati Rezultate asteptate Indicatori

de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Obiectiv general I: Adaptarea structurii si mandatului administratiei la nevoile cetătenilor si la posibilitătile reale de finantare Obiectiv specific I.1: Creșterea gradului de predictibilitate în privința organizării și funcționării instituțiilor de la nivelul administrației publice centrale și a politicilor pe care acestea le gestionează

Redimensionarea nr. de personal, in

functie de volumul si natura activitatii.

(Ex. Detasarea temporara /

transferarea / angajarea de consilieri

juridici, etc.)

Acoperirea sarcinilor la timp

(eficienta). Flexibilitate si adaptarea

la situatii noi. Eliminarea lucrarilor

intarziate. Posibilitatea verificarii

anuale a tuturor autoritatilor

publice locale. (Ex. finalizarea

aplicarii legilor reparatorii)

Nr. de lucrari rezolvate

la timp

Nr. de acte

verificate/luna

Nr. de controale de

legalitate

Nr. de autoritati

verificate

Nr. de cereri solutionate

(Nr. de cetateni

despagubiti)

Resurse

externe

Dec. 2018 Prefect

Organizarea de consultari

profesionale interne cu frecventa

saptamanala / la 2 saptamani

Identificarea unor solutii comune /

solutie unitara

Timp redus de solutionare /

verificare a actelor

Nr. de consultari

Nr. de participanti

Personal

propriu

Din 2018

Sef serviciu

Obiectiv specific I.2: Asigurarea cadrului optim pentru repartizarea competențelor între administrația publică centrală și administrația publică locală şi exercitarea lor sustenabilă

I.2.5. Dezvoltarea de mecanisme de monitorizare şi evaluare a modului de exercitare de către autoritățile administrației publice locale a competențelor descentralizate


12


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Revizuirea modului de indrumare si

control a activitatii primarilor si

secretarilor unitatilor administrativ

teritoriale din judet.

(Organizarea de instruiri tematice cu

secretarii primariilor, dupa aparitia

unor modificari legislative).

Numar redus de acte

administrative nelegale (Nr. redus

de adrese prin care se solicita

revocarea, modificarea,

completarea actelor administrative)

Timp redus de verificare a actelor

administrative

Nr. de ore economisite/ cons.

juridic

Nr. de instruiri/an cu

primari; Nr. de instruiri /

an cu secretarii

Nr. de consilieri

angrenati in instruiri

Nr. de U.A.T.-uri

controlate

Nr. de sanctiuni aplicate

Nr. redus de petitii

formulate de catre

cetateni si/sau alesii

locali

Nr. redus de audiente

acordate de catre

conducerea institutiei

Personal

propriu

2018

Lunar

Prefect, sef

serviciu

Obiectiv general II: Implementarea unui management performant în administratia publică

Obiectiv specific II.1: Cresterea coerentei, eficientei, predictibilitătii si transparentei procesului decizional în administratia publică II.1.1. Operationalizarea unui Sistem de implementare a prioritătilor guvernului / prefectului

Definirea si operationalizarea unui

mecanism de implementare a

prioritatilor prefectului. Identificarea

indicatorilor de rezultate. Stabilirea si

activarea unui sistem de monitorizare

pentru urmarirea progreselor.

Obiective ale guvernului atinse la

termen.

Se vor defini in functie

de obiectiv

Personal

propriu

2018

Lunar /

trimestrial

Cancelaria

prefectului


13


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Analiza si schimbarea modului de

raportare al activitatii desfasurate de

catre serviciile publice deconcentrate.

Indicatori de activitati separati de

indicatori de rezultat.

Rezultate evidentiate in dinamica

(pe 5-7 ani).

Indicatorii aferenti

fiecarui domeniu de

activitate

Personal

propriu si

al serv.

publ. dec.

Semestrial

din 2018

Prefect, sefi

de serviciu

Intarirea rolului de „integrator” al

prefectului pentru serviciile publice

deconcentrate si autoritatile publice

locale in aplicarea programelor

guvernamentale

Servicii publice deconcentrate care

actioneaza corelat.

Nr. de programe

guvernamentale

Personal

propriu

Semestrial

din 2018

Prefect, sefi de

serviciu

Intarirea rolului de „mediator” al

prefectului intre serviciile publice

deconcentrate si autoritatile publice

locale.

Probleme ale comunitatilor locale

rezolvate. Disfunctii reduse.

Nr. de medieri Personal

propriu

Semestrial

din 2018

Prefect, sefi de

serviciu

II.1.6. Sprijinirea dezvoltarii capacitătii societătii civile si altor parteneri sociali relevanti (sindicate, patronate etc.) si consultarea acestora in

probleme referitoare la reformarea administratiei publice

Dezvoltarea de parteneriate între

administratie, societatea civilă și alți factori interesați pe teme comune / proiecte comune. Prestarea de servicii

/ acordarea de consultanta pentru

membrii structurilor asociative care

nu au capacitatea administrativa

necesara. Initierea unor proiecte de

formare comuna.

Perspectiva administrației publice cu privire la societatea civilă să se modifice radical, aceasta urmând a

fi abordată ca partener real de dialog.

Organizatii identificate ca fiind

active si care ar dori sa se implice in

acest proces.

Nr. de organizatii

reprezentate / implicate

Nr. de actiuni de

colaborare

Personal

propriu

2018

Personal

aferent


14


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Organizarea de reuniuni de consultare

pe teme care ar putea interesa actorii

sociali.

Un proces decizional calitativ

superior.

Nr. de consultari / an

Nr. de teme abordate

Nr. de organizatii

reprezentate

Nr. de propuneri ale

partenerilor sociali

Personal

propriu

Semestrial

din 2018

Personal

aferent in

functie de

activitate /

comisie

II.1.7. Consolidarea capacitătii structurilor asociative ale autoritătilor administratiei publice locale Întărirea cooperării cu structurile asociative ale autorităților administrației publice locale(A.D.I., G.A.L.-uri, Asociatia comunelor din

judet) pentru obiective comune.

Identificarea organizatiilor care ar dori

sa se implice in acest proces.

Crearea unui instrument de lucru – un

mecanism de schimb de informatii si

propuneri între structurile asociative

ale autoritătilor administratiei publice locale si Institutia Prefectului.

Un grad de dezvoltare mai ridicat al

comunitatilor deservite /

reprezentate de asociatii.

Nr. de organizatii

reprezentate / implicate

Nr. de actiuni de

colaborare

Personal

propriu

Semestrial

din 2018

Personal

aferent in

functie de

activitate

Stimularea dezvoltării unor canale de comunicare eficiente în cadrul

structurilor asociative ale autoritătilor administratiei publice locale

O platforma informatica de

comunicare care să permită economia de timp si resurse,

facilitând luarea deciziilor si

partajarea informatiilor.

Nr. platforme

informatice

Nr. utilizatori

Personal

propriu.

Server de

fisiere.

2018 Personal

aferent in

functie de

activitate


15


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Obiectiv specific II.2: Adaptarea sistemului de resurse umane la obiectivele si exigentele unei administratii moderne

II.2.1. Clarificarea rolurilor şi mandatelor instituţionale în managementul resurselor umane, concomitent cu consolidarea capacităţii administrative pentru o abordare strategică, unitară şi integrată a politicilor de personal Facilitarea implementării, la nivelul

instituţiei, a diferitelor tipuri de organizare şi desfăşurare a activităţii specifice unui management flexibil,

orientat spre atingerea obiectivelor

strategice şi bazat pe utilizarea de structuri organizatorice adaptabile.

Managementului prin obiective

extins.

Program de lucru flexibilizat fara

afectarea activitatii administrative.

Solutii adecvate identificate pentru

atragerea si utilizarea de personal

in vederea indeplinirii unor sarcini

limitate in timp (Serviciile

pasapoarte, permise, juridic si nu

numai.)

Randament crescut al institutiei.

Nr. de proiecte /

programe

Nr. de persoane pentru

activitati-suport

Nr. de persoane resursa

atrase

Resurse

externe

atrase

2018

Semestrial

Prefect, sefi de

serviciu

II.2.4. Abordarea integrată a dezvoltării de competenţe pentru administraţia publică

Elaborarea planurilor anuale de

formare si pregatire profesionala

continua, invatare aplicata si

experiente practice.

Utilizarea tehnologiei informatiei si

comunicarii (TIC) in cadrul proceselor

de instuire.

Plan anual de formare.

Competenta profesionala crescuta.

Acte normative noi, a domeniilor

reglementate excesiv sau prea

putin, insusite si intelese mai bine.

Randament crescut al

functionarilor.

Nr. de functionari care

au participat la cursuri

Nr. de cursuri

Nr. de instruiri

Personal

propriu

Anual Prefect, sefi de

serviciu


16


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Obiectiv specific II.3: Promovarea eticii și integrității în administrația publică și continuarea măsurilor privind reducerea și prevenirea corupției și sprijinirea implementării recomandărilor aferente formulate în cadrul Mecanismul de Cooperare și Verificare (MCV) II.3.1. Promovarea eticii şi integrităţii în administraţia publică

Continuarea aplicarii prevederilor

legale privind conduita personalului

din administrația publică referitoare la

respectarea normelor de conduita.

Formarea şi informarea consilierilor

de etică din autorităţi şi instituţii publice.Reevaluarea anuala a Planului

de prevenire a coruptiei.

Documentarea si diseminarea de bune

practici anticoruptie identificate la

alte institutii (ghiduri, metodologii,

proceduri, instruiri).

Functionari informati.

Incredere crescuta a cetatenilor in

functionarii institutiei.

Standarde de integritate

respectate.

Informatii privind declaratiile de

avere, declaratiile de conflict de

interese, privind incompatibilitatile

publicate pe site-ul institutiei.

Nr. de actiuni de

informare si

constientizare

Nr. de functionari

informati

Nr. de acte de coruptie

= 0

Consilierul

de

integritate

Experti

M.A.I.


serviciu,

consilier de

integritate,

consilier de

etica

Introducerea de măsuri specifice, necesare dezvoltării unei culturi organizaţionale caracterizate prin etică şi integritate în ceea ce priveşte definirea şi aplicarea de politici/strategii de resurse umane la

nivel sectorial/instituţional.

Standarde etice in administratia

publica aplicate.

Nr. de actiuni de

informare si

constientizare

Nr. de functionari

informati.

Personal

propriu


serviciu,

consilier de

integritate,

consilier de

etica


17


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Obiectiv specific II.4: Soluții IT pentru eficientizarea administrației publice Preluarea documentelor şi datelor în format electronic de la cetăţeni / mediul de afaceri. Predarea on-line a

documentelor în format electronic, cu

eventuala completare a formularelor

electronice disponibile. Introducerea

„ghişeului unic virtual”, constituit şi funcţionând pe paginile de internet, alocate în acest sens de către institutie.

Timp economisit de cetateni.

Mai multi cetateni deserviti in

aceeasi unitate de timp.

Nr. de cetateni care

utilizeaza ghiseul virtual

Personal

propriu.

Formulare

online cu

opțiuni de salvare

prin XML a

datelor

direct in

baze de

date.

2019 M.A.I.

Infiintarea unui serviciu Web de

administrare a documentelor

(prefectura pune la dispozitie

documente intr-un folder accesibil

cetatenilor).

Timp economisit de cetateni. Nr. de cetateni care

acceseaza folderul si

preiau documente

Personal

propriu.

Server

WEB cu

suport

DMS

(Document

Manage-

ment

Software)

2018 Sef serviciu

financiar,

consilier TIC


18


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Adoptarea solutiei tehnice de pentru

primirea documentelor de la

autoritatile administratiei publice din

judet, servicii publice deconcentrate.

Timp economisit de functionarii din

institutiile respective.

Economie de energie, bani

(renuntarea la utilizarea fax-ului, a

postei ).

Nr. de utilizatori

Nr. de documente

trimise virtual

Personal

propriu.

Server FTP.

Utilizare de

documente

șablon pt. standar-

dizarea

informații-lor trimise

2018 Consilier TIC

Obiectiv specific II.5: Îmbunătătirea proceselor interne la nivelul institutiilor publice

II.5.1. Cresterea gradului de utilizare a sistemului de control intern/managerial (standardelor de management) în administratia publică Elaborarea unei analize cu privire la

stadiul implementării sistemului de control intern/managerial (SCI/M) la

nivelul institutiei şi a nevoilor de

training pentru personalul cheie

implicat în implementarea sistemului.

Raport anual privind stadiul

aplicarii SCI/M; sugestii /

recomandari pentru imbunatatirea

activitatii.

Nr. de corectii propuse

Nr. de propuneri

Nr. de standarde

aplicate

Nr. pers. implicate

Personal

propriu


servicii

Obiectiv specific II.6: Calitate, cercetare și inovare în administrația publică. II.6.1. Promovarea bunelor practici și a inovării în administraţia publică şi încurajarea schimbului de experienţă și a networking-ului între instituţiile și autorităţile publice


19


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Initierea, organizarea de acțiuni de promovare a bunelor practici, a

inovării și networking-ului în

administrația publică (intre prefecturi,

dar nu numai; (pe domenii/categorii

de activitati etc.) participarea la

asemenea actiuni.

Elaborarea de materiale suport pentru

promovarea bunelor practici.

Crearea de platforme informatice

pentru retele specializate.

Platforme informatice realizate.

Functionari mai bine informati.

Analize comparate facute pe tipuri

de activitati. Decalaje existente si

arii deficitare identificate.

Bune practici si solutii de

imbunatatire adoptate. Activitati

mai diversificate (preluate).

Solutii aplicate unitar la aceeasi

problema. Acte administrative

calitativ superioare.

Nr. de bune practici

preluate

Nr. de schimburi de

experienta la care s-a

participat / organizate

(participare directa)

Nr. de functionari

participanti / implicati

Nr. de ghiduri

Nr. de metodologii

Internet,

Personal

propriu /

sau

M.A.I.

2019 Personalul

aferent /

M.A.I.

II.6.2. Creșterea gradului de utilizare a sistemelor și instrumentelor de management al calității în administrația publică

Implementarea CAF - Cadrul comun

de Autoevaluare al modului de

Functionare a institutiilor publice.

Realizarea analizei diagnostic.

Disfunctii evidentiate.

Solutii identificate in vederea

imbunatatirii activitatii.

Mod de lucru imbunatatit.

Nr. de persoane

implicate in analiza

Indicatori specifici CAF

Personal

propriu

2020 Prefect, sefi de

serviciu

Obiectiv specific II.7: Îmbunătățirea managementului resurselor materiale la nivelul instituției

Realizarea unei analize în ceea ce

privește nevoile de modernizare ale imobilului, cu accent pe necesitatea

organizării ergonomice a spațiilor de lucru (birouri, săli de reuniuni), cât și a dotării corespunzătoare cu echipamente necesare desfășurării activității;

Spații de lucru (birouri, săli de reuniuni organizate ergonomic).

Dotăre corespunzătoare cu echipamente necesare desfășurării activității.

Nr. de investitii facute

Nr. de spatii renovate

Nr. de functionari /

beneficiari

Personal

propriu

Anual Sef serviciu

financiar


20


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Realizarea de planuri multianuale de

investiții pentru modernizarea

imobilului, a mobilierului și a echipamentelor.

Plan multianual de investitii

realizat.

Nr. de investitii propuse

Personal

propriu;

buget

M.A.I.

Anual Sefi de serviciu

Aplicarea si monitorizarea planurilor

multianuale de investiții pentru

modernizarea imobilelor, a

mobilierului și a echipamentelor.

Progrese realizate. Nr. de investitii realizate

Personal

propriu

Anual Sefi de serviciu

Consolidarea capacității de a derula acțiuni de colectare și valorificare a materialelor reciclabile (hârtie și alte produse consumabile) rezultate din

activitatea institutiei.

Materiale colectate zilnic si trimise

la firmele de reciclare.

Nr. de kg. Nr. de tipuri de produse

consumabile

Personal

propriu

Lunar Sefi de serviciu

Obiectiv general III. Debirocratizare si simplificare pentru cetăteni, mediul de afaceri si administratie

Obiectiv specific III.1: Reducerea birocratiei pentru cetăteni III.1.1. Analizarea nevoilor și obiectivelor în termeni de simplificare și raționalizare a procedurilor administrative pentru cetățeni Simplificarea și raționalizarea procedurilor administrative aplicabile

cetățenilor (identificarea și analizarea nevoilor reale ale acestora).

Inventarierea domeniilor de activitate

cu impact major asupra cetătenilor, cu accent pe principalele „evenimente de

viată”.

Servicii si activitati nominalizate

(înmatricularea vehiculelor,

eliberarea pasapoartelor etc.).

Proceduri simplificate.


Nr. de proceduri /

activitati / domenii de

activitate simplificate

Personal

propriu

2019 M.A.I.


21


1 2 3 4 5 6


de activitati

Resurse

necesare

umane si

financiare

Monito-

rizare si

termene

Responsabil

Simplificarea procedurii de depunere

a cererii de pasaport, prin renuntarea

prezentarii acelorasi documente la

fiecare cerere (Ex. Hot. Jud. de

incredintare a minorului).


Bani economisiti de cetatenii.

Nr. de beneficiari Personal

propriu

2019 M.A.I.

Introducerea programarii on-line si

telefonice la serviciul pasapoarte,

alaturi de cea traditionala (bonuri de

ordine).


Bani economisiti de cetatenii care

vin din alte localitati.

Nr. de beneficiari Soft M.A.I.

Personal

propriu

2019 M.A.I.

Obiectiv specific III.3: Reducerea birocrației inter și intra-instituționale III.3.3 Extinderea utilizării instrumentelor IT&C în comunicarea inter și intra-instituțională

Extinderea utilizării instrumentelor IT&C în comunicarea inter și intra-

instituțională.

Crearea de mailuri personale in

domeniul web al prefecturii si

utilizarea postei electronice.

Crearea unui sistem de partajare a

fișierelor pe departamente și servicii.

Timp economisit de functionarii din

institutiile respective.

Economie de energie, bani

(Neutilizarea fax-ului, postei ).

Nr. de utilizatori =87

pers. conectate la server

cu cont de admin.,

respectiv de client

Nr. de documente

trimise virtual / luna

Personal

propriu.

Server ftp

prefectura

(1500 lei)

sistem

backup (NAS - 600

lei)

2018 Consilier TIC

VI. Procedurile de monitorizare si evaluare ale aplicarea strategiei

crearea unui grup de lucru care sa aiba rol de monitorizare, evaluare si corectie a aplicarii obiectivelor din strategie si atributii privind

comunicarea si alocarea resurselor necesare implementarii strategiei;

analize, raportari si evaluari semestriale cu privire la stadiul implementarii strategiei de modernizare care vor fi prezentate conducerii

institutiei.

cuprins - bz.prefectura.mai.gov.ro · in consecinta, strategia de modernizare a institutiei...

Documents