Cum se citeste/verifica o balanta contabila

M-am ntlnit deseori cu oameni care aveau/fceau afaceri i nu tiau s interpreteze balana contabil ce o primeau n fiecare lun. n ultimii ani mai muli oameni m-au ntrebat cum s citeasc balana contabil. Acesta este rolul acestui articol iar explicaiile mi propun s fie ct mai simple i pe nelesul a ct mai multor oameni. n mod sigur astfel de cunotine te ajut dac eti implicat n lumea afacerilor.

Ce este balana contabil?

Balana contabil este o imagine a unei firme la un moment dat. Practic, dac tim s-o interpretm, ea ne spune situaia respectivei firme. Dac avem cunotine mai solide de a o interpreta, ne poate spune povestea respectivei companii. Pe baza balanei contabile se ntocmete bilanul contabil semastrial i anual. n balan vom gsi o serie de conturi cu diferite sume nregistrate n dreptul fiecruia. De regul balana contabil are 4 serii de egaliti adica 4 coloane principale, fiecare cu dou subcoloane debit i respectiv credit. Aceste serii de egalitai sunt 1. Solduri iniiale (soldurile de nceput de an), 2. Rulajul curent (rulajul luni respective), 3. Total sume (rulajele lunior precedente cumulate cu soldul iniial) 4. Sold final (sumele la sfritul perioadei la care se refer balana respectiv). n unele balane se gsete i o a 5-a coloana cu Rulaj cumulat reprezentand rulajul total al lunilor precedente fr a include soldurile de nceput. Adic micrile nregistrate pe respectivele conturi.

La ce s ne uitm cnd interpretm o balan contabil?

1. Firma i perioada la care se refer.De regul aceast nformaie apare n antetul balanei. De obicei balana contabil se ntocmete lunar.

2. S fie complet.Balana contabil ncepe cu conturile din clasa 1 i se termin cu cele din clasa 7. Deci ar trebui ca primul cont din balana s fie de tipul 1xx(x) (ex: 1012 Capital subscris vrsat) iar ultimul de tipul 7xx (ex: 767 Venituri din dobnzi).

3. Daca firma are activitate.Este nevoie pentru aceasta s urmrim dac exist sume nregistrate n coloana aferent rulajului curent. Dac exista sume, firma are activitate. Volumul activitii depinde de numarul de conturi care nregistreaz micari. De exemplu o firma poate avea doar cteva facturi de utiliti n fiecare luna i se consider a avea activitate. Aceiai firm poate avea unul sau mai muli angajai i astfel crete volumul activitaii. Mergnd mai departe aceiai firm poate fae achiziii i vnzri, poate face pla cu numerar sau prin virament bancar .a.m.d

4. Ce fel de firm este.Aici vorbim de domeniul de activitate al firmei care poate fi comer, producie sau servicii. Bineneles, o firma poate activa n mai multe domenii. De exemplu un productor de mobil care are i magazine de desfacere. Ca s ne dm seama de specificul firmei, ne uitm la clasa de venituri, conturile care ncep cu cifra 7. De regul obiectul principal de activitate este indicat de contul cu rulajul cel mai mare. O firm care face producie va avea rulaje pe contul 701. O firm de comer va aea rulaje pe contul 707. O firm de prestri servicii va avea rulaje ale contului 704. Pe lng aceste tipuri de venituri, firmele mai pot avea i alte tipuri de venituri cum ar fi cele din dobnzi, din diferene de curs valutar, din subvenii, etc.

5. Dac firma are angajai sau nu.Acest lucru se poate urmri foarte simplu vznd dac conturile 641 i 421 nregistreaz micare n luna curent.

6. Dac firma nregistreaz profit sau pierdere.Pentru aceasta ne uitm la soldul contului 121 (ultima coloan din dreapta, coloana de solduri finale). Dac soldul contului 121 este creditor firma nregistreaz profit. Dac soldui este debitor firma nregistreaz pierdere.

7. Dac firma e platitoare de TVA sau nu.i dac da, are TVA de plat sau de recuperat. Companiile pot opta la infiinare pentru a fi sau a nu fi platitoare de TVA. Poi fi neplatitor de TVA dac cifra ta de afaceri este sub plafonul de 35.000 euro. Atenie! Se ia n calcul cursul de la data aderrii Romniei la UE 1 EUR= 3,3817 RON (adica 119.000 RON). Peste acest plafon trebuie s te nregistrezi ca pltitor de TVA. Pentru a vedea situaia unei firme din punctul de vedere al TVA-ului ne uitam la conturile 4423, 4424, 4426, 4427. Daca firma e platitoare de TVA va avea aceste conturi n balana contabil. Poi fi pltitor de TVA lunar sau trimestrial. Te ncadrezi la pltitor de TVA trimestrial dac cifra ta de afaceri este mai mic de 100.000 euro i dac nu ai efectuat achiziii intracomunitare. Dac cifra ta de afaceri depete 100.000 euro (la cursul din 31 decembrie anul precedent) sau dac firma a efectuat achiziii intracomunitare indiferent de cifra de afaceri, eti pltitor de TVA lunar.Conturile 4426 i 4427 nu au sold n balan ( la sfrit de lun sau trimestru n funcie de cum plteti TVA-ul) ele se nchid transferndu-si rulajul asupra conturilor 4423 i 4424 operaiune numit regularizarea TVA-ului. Doar unul din cele doua conturi (4423 respectiv 4424) trebuie s aib sold final. Dac n balan contul 4423 nregistreaz sold final creditor atunci firma are de plata suma respectiv ctre stat. Dac ns n balan avem sold final deitor al contului 4424, atunci avem de recuperat ca i TVA suma respectiv.

8. Bunuri mobile i imobile ale firmei.Pentru aceasta ne uitm la clasa 2 de conturi dac exista n balan i au sold final. O firm poate avea diverse licene cumprate (contul 205), poate avea cldiri (contul 212), echipamente i maini (contul 213), mobilier (contul 214).

9. Numerar i conturi la bnci.Pentru a vedea numerarul disponibil a finalul lunii respective ne uitm la soldul contulul 531 Casa n lei. Acesta trebuie s fie n mod obligatoriu debitor. Pentru a vedea situaia banilor din conturile de la bnci, ne uitm la soldurile finale de tiul 512x Conturi curente la banci. Dac soldul final al acestora este debitor, suma respectiv reprezint disponibilul din acel cont.

10. Dac firma are credite la bnci.Creditele pot fi pe termen scurt linii de credit (contul 519 are sold final creditor) i mai pot fi credite pe termen lung (contul 162 va avea sold final creditor). Sumele nscrise reprezint valoarea creditelor respectivei firme ctre bnci, uneori i firme de leasing. De avut n vedere c, dac contul 512 are sold final creditor, suma respectiv reprezinta, de asemenea, o datorie a firmei ctre banc.

11. Aporturile asociailor.De multe ori asociaii dintr-o firm mprumuta firmei (o crediteaz) anumite sume de bani necesare desfrrii activitii. Pentru a vedea valoarea acestor sume ne uitm la rulajele i soldul aferente contului 455. Soldul final al acestui cont trebuie s fie creditor iar suma respectiv reprezint aportul asocailor n firm.

Mai jos este un tabel care explic foarte pe scurt semnificaia soldului final al fiecrui cont din balan.

contulsold finalexplicatie

121creditorreprezinta profitul societatii

debitorreprezinta pierderea societatii

1621creditorreprezinta credite bancare pe termen lung

201-207debitorreprezinta imobilizarile necorporale ( licente soft,cheltuieli constituire, fond comert, brevete)

211debitorreprezinta valoarea terenurilor detinute de societate

212debitorreprezinta valoarea la pret de intrare (sau reevaluare) a constructiilor, cladrililor

213debitorreprezinta valoarea la pret de intrare (sau reevaluare) a masinilor, utilaje,mijloace de transport

214debitorreprezinta valoarea la pret de intrare (sau reevaluare) a mobilierului, aparatura birotica

231debitorreprezinta mijloace fixe in curs de executie(constructii, amenajari, masini ,utilaje)

280-2814creditorreprezinta amortizarea imobilizarilor , a mijloacelor fixe

301-302debitorreprezinta stocurile aflate la sfarsitul lunii in stoc

303debitorreprezinta obiectele de inventar aflat la sfarsitul lunii in stoc

341debitorreprezinta semifabricate la sfarsitul lunii in stoc

345debitorreprezinta produsele finite aflate la sfarsitul lunii in stoc

371debitorreprezinta marfa aflata la sfarsitul lunii in stoc

401creditorreprezinta datoria fata de furnizori

409debitorreprezinta avansurile acordate furnizorilor

4111debitorreprezinta valoarea clientilor de incasat

4118creditorreprezinta valoarea avansurilor incasate de la clienti

421creditorreprezinta valoarea salariilor

425debitorreprezinta valoarea avansurilor acordate salariatilor

4311creditor

4312creditor

4313creditor

4314creditorcontributii de asigurari sociale, impozit pe salarii si comision ITM de achitat

4477creditor

4371creditor

4372creditor

43111creditor

43131creditor

444creditor

4411creditorimpozit pe profit de achitat

4411debitorimpozit pe profit achitat in plus

4423creditorreprezinta TVA de plata

4424debitorreprezinta TVA de recuperat

4426debitorreprezinta TVA dedus (achizitii)

4427creditorreprezinta TVA colectat ( vanzari)

455creditorreprezinta banii personali depusi de asociati

457creditorreprezinta valoarea dividendelor de platit asociatilor

461debitorreprezinta valoarea debitorilo de incasat

462creditorreprezinta datoria fata de creditori

5121debitorreprezinta suma existenta in contul bancar

5311debitorreprezinta suma existenta in casa

5328debitorreprezinta valoarea tichetelor de masa neacordate salariatilor

542debitorreprezinta avansurile in numerar acordate salariatilor, asociatilor pt diverse cheltuieli

5191creditorreprezinta soldul liniile de credit neachitate

Cum poi simplu sa-i dai seama de unele erori n balana contabil?

Poi verifica cateva lucruri pentru a vedea rapid dac balana e una cu erori.Verific finalul balanei. ntotdeauna n coloane sumele din debit trebuie s fie egale cu cele de pe credit (cum le spune i numele -serii de egaliti).Conturile de cheltuieli i de venituri (cele care ncep cu cifra 6, respectiv 7) nu au voie s aib sold final.Unele conturi nregistreaz micrile fr a avea ns la sfritul lunii n balana contabil sold final. Astfel de conturi sunt 581, 4426, 4427 ( la sfrit de lun sau trimestru n funcie de cum plteti TVA-ul).

Acestea sunt noiuni de baz care pot fi aprofundate. n funcie de porgramul contabil cu care sunt fcute balanele contabile pot s difere ca form ns coninutul ar trebui s fie acelai.

Sursa