Pag

e1

Q’Assist Licitații este soluția potrivită pentru companiile care doresc să crească eficiența activității

de participare la licitații printr-un sistem de management dedicat.

Q’Assist Licitații incorporează un Registru de Licitații în care se stochează, sub forma unei

structuri de foldere virtuale, toate informațiile și documentele asociate licitațiilor. Sistemul

oferă posibilitatea vizualizării, sortării și filtrării în funcție de metadatele asociate și căutării de tip

free text.

structurarea, standardizarea și automatizarea procesului de management al licitațiilor la

care participați prin:

stocarea centralizată a informațiilor într-o structură de date standardizată, aplicabilă

diverselor categorii de licitații, ce include documente tipizate și/sau materiale

particularizate și metadate asociate;

parcurgerea unui flux predefinit de etape ale derulării proiectului cu posibilitatea de a

schimba stările asociate în corelație cu progresul proiectului precum și cu evenimente

externe;

gestiunea activităților de către un responsabil de proiect și asignarea unei echipe de

lucru cu posibilitatea schimbării componenței acesteia pe durata derulării licitației;

acces în timp real la resurse și procesul de prelucrare a acestora prin utilizarea unei

interfețe web accesibilă tuturor persoanelor implicate, indiferent de locația fizică a acestora;

accesul controlat la informație și confidențialitatea datelor prin încadrarea utilizatorilor

în roluri și gestionarea permisiunilor în funcție de acestea precum și de etapa în care se

găsește proiectul la un moment dat;

generarea facilă de rapoarte complexe (inclusiv Excel);

Managementul Licitațiilor cu reducerea la minimum a timpul alocat

Gestionarea facilă a licitațiilor la care participați datorită Registrului în

care se stochează toate informațiile și documentele asociate licitațiilor.

SCURTĂ DESCRIERE

PRINCIPALELE BENEFICII

Pag

e2

accesul simultan la informație;

notificări automate;

administrarea facilă a sistemului.

accesibilitate – interfață web simplă, acces wan și internet

eficiență – notificări automate preluare licitație, management componență echipă de proiect,

mediu colaborativ

acces controlat la informație – repository de date accesibil după autentificare, pe bază de

permisiuni corelate cu rol și stare licitație

clasare licitații – după tip, stare, valută buget, buget echivalent RON

integrare – Active Directory, LOB apps

platformă – Microsoft Sharepoint, Microsoft SQL

management – centralizat, rapoarte

comunicare – e-mail, atașamente, export, print

Q’Assist Licitații incorporează un Registru de Licitații în care se vor stoca toate informațiile și

documentele asociate licitațiilor la care urmează să participați. Sistemul oferă posibilitatea

vizualizării, sortării și filtrării în funcție de metadatele asociate și căutării de tip free text în titlurile și

metadatele asociate licitațiilor și documentelor acestora.

CARACTERISTICI

REGISTRUL DE LICITAȚII

Sortare metadate Filtrare metadate

Pag

e3

Crearea unei licitații noi se realizează din interfața browser a aplicației ce poate fi accesată atât

din interiorul, cât și din exteriorul organizației. La crearea unei licitații se trimite notificare

automată către persoana responsabilă și echipa de lucru în vederea efectuării activităților de

analiză cu privire la participare.

* Crearea unei licitații poate fi realizată de către un grup restrâns de persoane, a cărui componență

poate fi modificată de către administratorul aplicației.

Căutare free text

Rezultate căutare

CREARE LICITAȚIE

Creare licitație

Completare

metadate

Notificare automată

trimisă prin e-mail

Adăugare

comentarii

Pag

e4

Q’assist Licitații pune la dispoziția utilizatorilor o interfață simplă, prietenoasă ce permite

vizualizarea în timp real a licitațiilor prin intermediul unor ferestre web ce afișează seturi

specifice de elemente în raport cu starea licitației și rolul utilizatorului curent.

Alocarea Licitației

Q’assist Licitații permite alocarea automată a unei licitații către o persoană responsabilă și o

echipă de lucru. Acestea pot fi asociate unor unități teritoriale sau operative ce pot fi alese la

crearea licitației și pot fi customizate de către beneficiar.

VIZUALIZARE LISTĂ LICITAȚII

Licitațiile mele

Licitații din a căror echipă fac parte

Licitații nepreluate

Toate Licitațiile

View Operator

View Administrator

etc.

Sortare și filtrare după

valorile metadatelor

asociate licitației

Unitatea, persoana

responsabilă echipa de

lucru și persoanele

aprobatoare asociate

acesteia pot fi

customizate de către

beneficiar

Alocare automată a

persoanei

responsabile, echipei

de lucru și aprobatorilor

în funcție de unitate

Alegere unitate

MANAGEMENTUL LICITAȚIEI

Pag

e5

Avizarea Participării la Licitație

Odată ce licitația este trecută în starea Inițiată sistemul declanșează automat procesul de decizie

cu privire la participarea la licitație. In acest sens, o serie de notificări prin e-mail vor fi primite

de către persoanele aprobatoare, acestea având posibilitatea de a consulta datele asociate

licitației urmând link-urile din mesaj și de a aproba/respinge motivat participarea prin intermediul

formularului de aprobare.

Editarea Metadatelor și Schimbarea Status-ului

Q’assist Licitații permite persoanelor, ce au permisiuni corespunzatoare, vizualizarea și editarea

metadatelor asociate unei licitații. In cadrul aceleiași interfețe, managerului de proiect i se

permite schimbarea stărilor asociate licitației.

Butoane de avizare

sau realocare

Comentarii consolidate

proces aprobare

Link dosar licitație

Link Formular avizare

Partajarea cu mai

mulți utilizatori

Pag

e6

Lucrul cu Datele Economice asociate Licitației

Q’assist Licitații include o serie de metadate referitoare la datele eonomice asociate licitației, setul

incluzând informații despre concurenți și prețurile acestora, calcule automate de preț minim,

diferența între prețul minim și cel ofertat precum și valoarea contractului asociată prețului minim

ofertat.

STĂRI POSIBILE (configurabil)

Creată Inițiată În lucru Depusă Neprezentare Câștigată Pierdută Suspendată Contestată Anulată Respinsă

Metadatele pot fi

completate în

diverse etape ale

procesului de

desfășurare a

licitației

Pag

e7

Lucrul cu Valuta Asociată Licitației

Q’assist Licitații permite lucrul cu mai multe valute. La crearea unei licitații se alege valuta asociată

acesteia. In cazul în care aceasta este diferită de RON, sistemul va calcula automat

echivalentul în lei al bugetului în valută. In acest sens, sistemul menține un curs valutar mediu

pe baza căruia se efectuează automat calculele de transformare valutară.

Crearea și/sau Încărcarea Documentelor

Structurarea documentelor în cadrul Q’Assist Licitații se realizează prin asocierea unui folder

virtual fiecărei licitații pentru stocarea documentelor asociate. Acestea pot fi create după șabloane

standard sau încărcate din alte surse de date.

Valoarea

echivalentă în RON

a bugetului-

calculată automat

Listă customizabilă

de cursuri valutare

medii anuale

Creare

document

nou după

șablon

Incărcare

document

existent

Acces

Folder

Pag

e8

Prelucrarea Documentelor

Documentele asociate unei licitații pot fi editate multi-utilizator (mecanism extragere/anulare

extragere/arhivare), pot fi descărcate și partajate controlat.

Schimbări în Componența Echipei de Lucru

Schimbările efectuate la nivelul echipei de lucru atrag după sine și modificarea automată a

permisiunilor asociate licitației în sensul în care persoanele care părăsesc echipa de lucru vor

pierde permisiuni, iar cele ce se alătură acesteia vor primi permisiuni. Schimbarea componenței

echipei este notificată către membrii implicați, prin e-mail.

Extragere/Arhivare Descărcare

Editare metadate

Partajare

controlată

Editare multi-utilizator

în aplicații locale

Pag

e9

Prenotificare Automată în Vederea Depunerii

Sistemul oferă facilitatea de prenotificare automată prin e-mail a echipei de lucru și a persoanei

responsabile cu privire la iminența datei de depunere a documentației.

Situații și Rapoarte

Q’Assist Licitații permite particularizarea de către beneficiar a seturilor de date din vizualizări,

sortarea, filtrarea și gruparea acestora, precum și efectuarea de totaluri pentru generarea de

situații și rapoarte ce pot fi exportate în Excel sau în alte aplicații în vederea diseminării și/sau

prelucrării detaliate.

Numărul de zile calendaristice până la data

limită a depunerii, cu care se notifică în

avans; este parametrizat și poate fi modificat

de beneficiar în lista de parametri a

sistemului.

Alegere câmpuri metadate

Sortare și filtrare metadate

Pag

e10

Q’Assist Licitații permite accesul controlat la datele și resursele aplicației prin intermediul

nivelurilor de permisiune și audiență ce se aplică direct sau prin intermediul fluxurilor de lucru ale

sistemului corelat cu stările în care se găsește licitația și grupurile de utilizatori cu roluri specifice.

Export Excel

CONTROLUL ACCESULUI LA DATELE ȘI RESURSELE APLICAȚIEI

Gestionare niveluri de

permisiune prin

alocare directă –

control acces date

Gestionare niveluri de

permisiune prin

intermediul fluxurilor de

lucru corelat cu stările –

control acces date

Gestionare și

particularizare niveluri

de permisiune -

control acces date

Pag

e11

Administrare se face centralizat, din interfața browser, a tuturor segmentelor de aplicație.

Dintre acestea, precizăm următoarele:

Managementul grupurilor asociate rolurilor | Mangementul nomenclatoarelor

Managementul parametrilor de sistem | Managementul notificărilor

Gestiune fluxuri de lucru și stări | Rapoarte de audit la nivel de site | Backup & restore etc.

Gestionare niveluri de

audiență (vizibilitate) –

control acces la vizualizări

și meniuri

ADMINISTRAREA APLICAȚIEI

Pag

e12

Beneficiul major al aplicației de gestionare a licitațiilor, Q’Assist Licitații, constă în ușurința cu

care utilizatorii se familiarizează cu aplicația. Așa cum se poate vedea în print scren-urile de

mai jos, fiecare fereastră conține informații intuitive și oferă acces rapid la documentelor sau datele

licitației.

Vizualizare persoane și

grupuri acces

Pag

e13

Managementul licitațiilor la care participați utilizând Q’Assist Licitații

Utilizând aplicația Q’Assist Licitații parcurgeți unui flux predefinit de etape ale derulării

licitației cu posibilitatea de a schimba stările asociate în corelație cu progresul licitației,

precum și cu evenimente externe.

Concret, Q’Assist Licitații facilitează managementul activității de participare la licitații prin

urmărirea cu ușurință a fiecărei etape de către un responsabil de proiect și echipa lui.

Accesul controlat la informație și confidențialitatea sunt asigurate 100% prin încadrarea

utilizatorilor în roluri și gestionarea permisiunilor.

Ce nevoie acoperă softul Q’Assist Licitații

Q’Assist Licitații se adresează companiilor care participă la un număr semnificativ de

licitații pe parcursul unui an. Altfel spus, orice companie care participă în mod frecvent la

licitații și își dorește o îmbunătățire reală a modului de administrare a licitațiilor, are nevoie

de această aplicație. Responsabilul de licitație și echipa lui vor face mai bine față la lucrul

sub presiunea timpului și vor avea productivitate maximă.

Ușurință în utilizare

Aplicația Q’Assist Licitații este intuitivă și ușor de utilizat, oferind utilizatorilor săi o imagine

de ansamblu a licitațiilor – care sunt în lucru, care este progresul, care sunt pașii următori

și care sunt prioritățile. Așadar, rapoartele multiple, accesibile în orice moment, oferă

echipei de licitație tot suportul pentru a face față cu brio sarcinilor curente și a pentru

genera rezultatele așteptate.

Dintre beneficiile asigurate

ușurință în managementul licitațiilor și a documentelor ce compun dosarul;

focus asupra pașilor ce urmează a fi făcuți în fiecare etapă a licitației și

concentrarea pe detalii;

prenotificare automată în vederea depunerii licitațiilor, ajutându-vă să gestionați cât

mai bine lucrul sub presiunea timpului.

CONCLUZII