Cap.10. ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA INVENTARIERII PATRIMONIULUI

10.1. Definirea operaţiunii10.2. Efectuarea inventarierii patrimoniului10.3. Stabilirea şi înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii patrimoniului firmei

10.1. Definirea operaţiunii

Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor de patrimoniu, în unităţi cantitative, valorice sau ambele, după caz, cât şi stabilirea valorii reale a acestor bunuri la momentul efectuării operaţiunii.

În economia de piaţă inventarierea are un dublu scop:- stabilirea situaţiei reale privind existenţa patrimoniului firmei, ceea ce se realizează prin compararea existentului faptic de bunuri cu cel înscris în evidenţa contabilă;- determinarea valorii actuale (de piaţa) a structurilor patrimoniale de activ şi de pasiv ale firmei. Potrivit prevederilor legale, agenţii economici au obligaţia de a efectua inventarierea generală a patrimoniului în

mai multe momente ale activităţii firmei: la începutul activităţii; cel puţin odată pe an, de regulă la sfărşitul anului; în cazul fuzionării sau divizării; la încetarea activităţii.

Mai sunt cazuri în care este necesară inventarierea în cursul funcţionării societăţii, în anumite situaţii speciale, care reclamă stabilirea cu certitudine a stocurilor, astfel:

- în cazul modificării preţurilor;- la cererea organelor de control;- ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune;- la predarea-primirea gestiunilor;- cu prilejul reorganizării gestiunilor;- ca urmare a unor calamităţi naturale, în cazuri de forţă majoră sau alte cazuri speciale.Potrivit articolului 11 din Legea contabilităţii, răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere

revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării patrimoniului şi care elaborează şi transmite comisiilor de inventariere instructiuni scrise în acest sens.

10.2. Efectuarea inventarierii patrimoniului

Inventarierea generală a patrimoniului se efectuează actualmente conform Ordinului Ministerului de Finanţe nr.2388/1995. Operaţiunea se efectuează de către comisii de inventariere formate din cel puţin două persoane, numite prin decizie emisă de persoanele autorizate şi care au şi obligaţia de a lua măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzatoare de lucru pentru comisiile de inventariere.

Obligaţiile administratorilor:În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte

persoane care au obligaţia gestionării elementelor de activ şi de pasiv, trebuie să ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

- organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortimente, codificarea acestora şi intocmirea etichetelor de raft;- ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste

evidenţe; - participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere; - asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare,

cântărire, măsurare, numărare etc.;

1

- asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate a unor specialişti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, privind calitatea, sortimentele, preţurile etc., persoane care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;

- dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., precum şi cu formulare şi rechizite necesare;

- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate; - asigurarea protecţiei muncii pentru membrii comisiei de inventariere, în conformitate cu normele de protecţie a muncii (inventarierea în spaţii frigorifice, în spaţii climatizate, în curenţi de aer puternici etc);

- asigurarea securităţii usilor, ferestrelor, porţilor de la depozite, gestiuni, magazine etc.În decizia de inventariere este obligatoriu să se menţioneze:

- componenţa comisiei;- numele responsabilului comisiei;- modul de efectuare a inventarierii;- gestiunile supuse inventarierii;- data de începere şi terminare a operaţiunilor.

Comisiile de inventariere pot fi coordonate de către o comisie centrală, numită de asemeni prin decizia conducerii firmei. De menţionat faptul că din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective.

Înainte de începerea operaţiunii, comisiile de inventariere au obligaţia de a lua o serie de măsuri organizatorice.

Obligaţiile comisiei de inventariere:Înainte de începerea inventarierii trebuie să ia o declaraţie scrisă de la gestionar (Anexa ...), din care să rezulte

dacă: - gestioneaza valori materiale şi în alte locuri de depozitare;- are în gestiune şi bunuri aparţinând terţilor; - are cunostinţă despre unele plusuri sau lipsuri în gestiune;- are valori materiale nerecepţionate;- a primit sau eliberat valori materiale fără documente;- deţine numerar din vânzarea bunurilor;- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii etc.

Gestionarul trebuie să menţioneze obligatoriu în declaraţia sa felul, numărul şi data ultimului document de intrare şi a uluimului document de ieşire a bunurilor din gestiune. Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzator de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa.

Comisia de inventariere are anumite responsabilităţi exprese privind derularea operaţiunii de inventariere : să identifice toate locurile şi încăperile în care există bunuri ce urmează a fi inventariate; să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup

operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea; dacă bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoana, sunt depozitate în locuri diferite sau

când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul cand inventarierea nu se termină într-o singură zi; la reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact, în caz contrar acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzatoare;

documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în locuri special amenajate, respectiv fişete, casete, dulapuri, care vor fi încuiate şi sigilate; sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere;

să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea operaţiunilor;

să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului, în ceea ce priveşte gestiunile cu vânzare cu amănuntul, cât şi depunerea numerarului la caseria unităţii;

să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare.

2

În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică aceasta conducerii unităţii respective. Conducerea unităţii are obligaţia să îl încunoştinţeze imediat, în scris, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor.

Dacă gestionarul nu se prezintă la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar.

Metodele de inventariere sunt diferenţiate, funcţie de natura elementelor patrimoniale supuse inventarierii, astfel: stabilirea stocurilor faptice la bunurile materiale: se efectuează prin numărare, cântărire, măsurare sau

cubare, după caz. La anumite categorii de bunuri unde, practic, metodele prezentate mai sus ar conduce la degradări sau pierderi de bunuri ori la cheltuieli importante cu inventarierea, este admisă inventarierea prin calcule tehnice. Toate bunurile ce se inventariaza se înscriu în listele de inventariere, care trebuie să se întocmească separat, pe gestiuni şi categorii de bunuri, pentru fiecare loc de depozitare;

creanţele şi datoriile faţă de terţi (clienţi, furnizori): se inventariază prin confirmarea pe bază de notificare a valorii creanţei sau datoriei;

disponibilităţile aflate în conturi la banci: se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bănci cu datele din contabilitate;

disponibilităţile din casieria firmei: se inventariază în ultima zi lucratoare a lunii sau a exerciţiului financiar, dupa caz, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind perioada respectiva; apoi are loc confruntarea soldurilor din Registrul de casă cu cele din contabilitate;

bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, greu vandabile, precum şi creanţele şi obligaţiile incerte ori în litigiu: se inventariază pe liste de inventariere separate, cu menţionarea detaliată a elementelor de depreciere.

10.3. Stabilirea şi înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii patrimoniului firmei

Rezultatele inventarierii sunt sintetizate în Procesul verbal de inventariere, întocmit şi semnat de comisia de inventariere la sfârşitul acestei operaţiuni care cuprinde unele aspecte ce s-au desprins în urma inventarierii unei anumite gestiuni. La procesul verbal se anexează:

- decizia de numire a comisiei de inventariere;- declaratia de inventar luata de către comisie de la gestionar înaintea începerii inventarierii;- listele de inventariere, semnate pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar, în care

sunt înscrise cu cerneală sau pix, fără ştersături şi spaţi libere, bunurile sau valorile inventariate. - notificările transmise spre confirmare debitorilor şi creditorilor firmei;- alte documente apreciate ca fiind necesare de către comisia de inventariere.

Listele de inventariere servesc ca document justificativ pentru stabilirea lipsurilor sau plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii.

În vederea atingerii celui de-al doilea scop esenţial al inventarierii şi anume stabilirea valorii actuale a elementelor patrimoniale, se utilizează Registrul-inventar, în care se înregistrează valoric, pe baza listelor de inventariere, toate elementele de activ şi de pasiv inventariate, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţul contabil.

Procesul verbal de inventariere, împreună cu toate actele anexa, este predat comisiei centrale de inventariere sau conducătorului unităţii, după caz. Acest set de documente serveste pentru realizarea primului scop al inventarierii şi anume acela de stabilire a situaţiei reale privind existenţa elementelor de patrimoniu, sub aspect cantitativ şi valoric. Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului unităţii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.

La stabilirea valorii de inventar, contabilitatea va aplica principiul prudenţei, potrivit căruia nu este admisă supraevaluarea elementelor de activ şi a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv şi a cheltuielilor.

Dacă se constată că valoarea de inventar, stabilită funcţie de utilitatea bunului şi preţul pieţei, este mai mare decât valoarea contabilă, în listele de inventariere şi în Registrul-inventar se vor înscrie valorile din contabilitate.

În cazul în care se constată că valoarea de inventar stabilită funcţie de utilitatea bunului şi preţul pieţei este mai mică decât valoarea înscrisă în contabilitate, în listele de inventariere şi în Registrul-inventar se înscrie valoarea de inventar.

3

În cazul constatării unor deprecieri relative, deci nedefinitive, care ar putea fi remediate, firma trebuie să constituie un provizion pentru deprecieri, care să reflecte situaţia reală a patrimoniului sau, indiferent de situaţia sa economică.

Potrivit legii, este obligatorie înregistrarea în contabilitate, atât a plusurilor cât a minusurilor constatate cu ocazia inventarieri.

Înainte de înregistrarea datelor în contabilitate are loc valorificarea inventarierii, prin următoarele operaţiuni: se analizează existenţa plusului sau minusului prin prisma procesului tehnologic şi al existenţei unor greşeli de

reţeta, al nerespectării prescripţiilor tehnologice etc; se stabileşte de unde provin diferenţele de inventariere; dacă se constată că s-a realizat o eroare de măsurare şi diferenţele provin cu certitudine din altă gestiune, de la

care a primit produse sau căreia i-a livrat produse, atunci se fac corecţiile necesare şi transferul de bunuri; se efectuează compensarea pentru cantităţi egale între plusurile şi lipsurile constatate:

o în cazul în care cantităţile sortimentelor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decât cantităţile sortimentelor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenţei în plus; această eliminare se face începând cu sortimentele care au preţurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare;

o în cazul în care cantităţile sortimentelor supuse compensării, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decât cantităţile sortimentelor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a cantităţii care depăşeşte totalul cantitativ al plusurilor, eliminarea se face începând cu sortimentele care au preţurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare;

o nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorate vinovăţiei persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri;

o listele cu sortimentele de produse, mărfuri, ambalaje şi alte valori materiale care întrunesc condiţiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către administratori, respectiv de către ordonatorii de credite, şi servesc pentru uz intern în cadrul unităţilor respective;

se calculează scăzămintele reglementate:o scăzămintele reprezintă pierderi sau câştiguri tehnologice de masă (în cazul proceselor tehnologice

privind produsele alimentare); o scăzămintele se calculează numai în situaţia în care se înregistrează cantităţi lipsă mai mari decât

cantităţile constatate în plus; o cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la bunurile la care s-au constatat lipsurile; o dacă în urma aplicării scăzămintelor respective mai rămân diferenţe cantitative în minus, cotele de

scăzăminte se pot aplica şi asupra celorlalte bunuri admise în compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferenţe;

o diferenţa stabilită în minus în urma compensării şi aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezintă prejudiciu pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate, în conformitate cu dispoziţiile legale;

o normele privind limitele admisibile la perisabilităţi sau cele stabilite intern nu se aplică anticipat, ci numai dupa constatarea existenţei efective a lipsurilor şi numai în limita acestora; de asemeni, normele de scăzăminte nu se aplica automat, aceste norme fiind considerate limite maxime;

dacă nu se poate stabili cu certitudine de unde provin aceste diferenţe, atunci se înregistrează ca plus de gestiune, respectiv ca minus.Înregistrarea bunurilor constatate în plus la inventariereBunurile se evaluează şi se înregistrează în contabilitate la costul de achiziţie al acestora, funcţie de preţul

pieţei la data constatării sau de costul de achiziţie al bunurilor similare. Plusurile de inventar se înregistrează în contabilitate ca intrări în patrimoniul firmei.

Înregistrarea bunurilor constatate în minus la inventariereBunurile constatate lipsă la inventariere, neimputabile, se evaluează şi se înregistrează în contabilitate la valoarea

contabilă. Lipsurile imputabile se recupereaza de la persoanele vinovate, la valoarea de înlocuire, valoare prin care se întelege costul de achiziţie al bunului respectiv la data constatării pagubei, care cuprinde preţul de cumparare practicat pe piaţa, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare şi alte cheltuieli accesorii. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piaţa, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv.

4