asistent manager(selecţie din lecţia 3, pagina 2) definiţiile şi aspectele esenţiale au fost...

1

LECŢIE DEMONSTRATIVĂASISTENT MANAGER

INTRODUCERE

Un bun asistent manager este un angajat cheie al companiei. El este liantul care susţine buna funcţionare a întregii echipe, el este cel care asigură comunicarea între conducere şi clienţii importanţi, dar şi între conducere şi ceilalţi angajaţi. Pregătiţi-vă începând chiar de astăzi pentru o profesie căutată pe piaţa muncii! Cursul EUROCOR Asistent manager este un adevărat ghid al succesului!• Veţi învăţa despre documentele de evidenţă contabilă primară, modalităţile de

plată, gestionarea şi securitatea informaţiilor, dar şi noţiuni de management.• Veţi afla mai multe despre marketing, negociere şi conţinutul contractelor

comerciale.• Pentru a putea face faţă cu succes ritmului dinamic de lucru, cursul vă ajută să

vă dezvoltaţi şi abilităţile de operare pe calculator.• Veţi deprinde şi noţiuni de psihologie care vă vor ajuta să depăşiţi momentele

stresante şi să comunicaţi eficient cu toţi clienţii şi partenerii. • Pentru că asistent managerul are adesea şi atribuţii de PR, veţi învăţa şi despre:

corespondenţa de afaceri sau organizarea evenimentelor de afaceri.Învăţaţi comod!Primiţi acasă, la oficiul poştal sau direct la birou pachetele de curs, pe care le parcurgeţi când vreţi! Studiaţi fără stres, în confortul propriului cămin, în pauza de masă, în weekenduri, după program, vara sau iarna... când şi unde doriţi! Puteţi pune rapid în practică noile cunoştinţe, atrăgând un binemeritat succes!Vă veţi bucura de o atenţie deosebită! Beneficiaţi de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experienţă, care poate fi contactat prin corespondenţă poştală sau online. Pregătiţi-vă să obţineţi jobul visat în acest domeniu tot mai solicitat pe piaţa forţei de muncă! Mult succes!

LECŢIA DEMONSTRATIVĂ vă ajută să vă familiarizaţi cu materialele de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numărului de pagini,

aceasta reprezintă aproximativ jumătate din conţinutul unui caiet de curs. Vă prezentăm câteva secţiuni teoretice, exemple, exerciţii şi un model de temă, selectate din diverse module, pentru a vedea exact cum sunt

structurate caietele. Lectură plăcută!

LECŢIE

DEMONSTRATIVĂ

2

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ ASISTENT MANAGER

STRUCTURA MODULELORStudiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitară a celor 32 lecţii. Informaţiile noi sunt prezentate într-un mod atractiv, iar procesul de memorare

devine simplu şi rapid! Caietele se parcurg uşor, într-un mod relaxat, datorită semnelor grafice şi

cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale lecţiilor.

Cursul conţine diverse tipuri de exerciţii; rezolvarea acestora vă va ajuta să aplicaţi eficient ceea ce studiaţi în mediul de afaceri actual.

Temele pentru acasă şi colaborarea cu profesorul personal vă oferă o evaluare obiectivă a gradului de însuşire a noţiunilor noi.

PRIMIREA CURSULUILa Eurocor, cursanţii aleg unde să primească pachetul de curs! Dvs. ce alegeţi?1. Acasă, la cutia poştală (Cutia poştală trebuie să aibă dimensiunile de minimum

22x30x1 cm.).2. La serviciu.3. La oficiul poştal de care aparţineţi (Adresa declarată la înscriere trebuie să fie

cea din buletin).

CONTUL DE CURSANTFiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici găsiţi informaţii despre stadiul trimiterii pachetelor de curs, plăţile efectuate şi înregistrate sau calificativele obţinute la temele pentru acasă. Din contul de cursant se pot accesa şi aplicaţiile TemeOnline sau PlataOnline.

ABSOLVIREAOdată cu expedierea ultimului pachet de curs, veţi primi şi testul

de evaluare finală. Calificativele obţinute pot fi: foarte bine, bine şi insuficient (în funcţie de punctajul realizat). Odată promovat acest test, veţi obţine Certificatul de absolvire Eurocor.

Opţional, după absolvirea acestui curs, puteţi participa la un scurt program de pregătire faţă-n faţă, de câteva zile, în urma căruia puteţi obţine Certificatul de absolvire emis împreună cu Ministerul Muncii şi Ministerul Educaţiei. Tradus şi apostilat, acesta este recunoscut în peste 60 de ţări, semnatare ale Convenţiei de la Haga.

@

@

3


Programa cursului Asistent managerLEC}IA 1

Rolul [i calit\]ile unui asistent manager `ntr-o companie

LEC}IA 2

Preluarea [i transmiterea informa]iilor

LEC}IA 3

Gestionarea [i securitatea informa]iilor

LEC}IA 4

Birotic\ – folosirea aparaturii specializate: copiatoare, faxuri, calculatoare, imprimante

LEC}IA 5

Telecomunica]iile – derularea convorbirilor telefonice

LEC}IA 6

Administrarea documenta]iei: tipuri de documente, clasificarea [i arhivarea documentelor

LEC}IA 7

Sistemul de operare Windows

LEC}IA 8

Folosirea aplica]iei Microsoft Outlook

LEC}IA 9

Coresponden]a de afaceri: principii de `ntocmire, elemente standard, mijloace de transmitere

LEC}IA 10

Realizarea documentelor cu ajutorul editorului de texte Word

LEC}IA 11

Crearea tabelelor [i func]ii aferente

LEC}IA 12

Tipuri [i modele ale celor mai utilizate scrisori de afaceri: oferta, cererea de ofert\, comanda, scrisoarea de reclama]ie, r\spunsul la reclama]ie, soma]ia [.a.

LEC}IA 13

Gestionarea timpului [i stresului

LEC}IA 14

Rolul asistentului `n coordonarea resurselor umane ale companiei

LEC}IA 15

Comunicarea interpersonal\ – no]iuni de comunicare organiza]ional\, tehnici de comunicare, componenta nonverbal\ a comunic\rii

LEC}IA 16

Reprezentarea [i imaginea firmei – rela]iile publice

LEC}IA 17

Organizarea manifest\rilor de afaceri

LEC}IA 18

Realizarea prezent\rilor folosind aplica]ia PowerPoint

LEC}IA 19

No]iuni financiar contabile – documente de eviden]\ contabil\, modalit\]i de plat\

LEC}IA 20

No]iuni de management – luarea deciziilor pornind de la interpretarea parametrilor economici ai companiei

4


LEC}IA 21

Programul de calcul tabelar Excel: introducerea datelor, formatarea foilor de calcul

LEC}IA 22

Aplica]ii Excel – formule, func]ii, diagrame

LEC}IA 23

No]iuni de marketing: analiza pie]ei, concuren]ei, analiza SWOT

LEC}IA 24

Contactele cu partenerii de afaceri, organizarea vizitelor

LEC}IA 25

Negocierea comercial\: preg\tirea negocierilor, desf\[urarea tratativelor, tehnici de negociere

LEC}IA 26

Contractarea – fazele contract\rii

LEC}IA 27

Con]inutul contractelor comerciale: obiect, pre], condi]ii de livrare [i plat\, calitatea m\rfurilor

LEC}IA 28

Derularea contractelor comerciale: livrarea, transportul m\rfurilor, asigurarea m\rfurilor, recep]ia m\rfurilor

LEC}IA 29

No]iuni de internet: realizarea conexiunii la internet

LEC}IA 30

Navigarea pe internet: utilizarea browserelor de internet, portaluri [i motoare de c\utare

LEC}IA 31

Po[ta electronic\. Teleconferin]ele

LEC}IA 32

Transferul fi[ierelor [i alte servicii de re]ea

5


(selecţie din Lecţia 3, pagina 1)

Fiecare modul începe cu o introducere în care sunt prezentate principalele aspecte ce vor fi studiate.

La începutul lecţiilor veţi găsi o aplicaţie practică ce vă va familiariza cu materialul ce urmează a fi parcurs.

LEC}IA 3INTRODUCERE

Pe fondul implic\rii `n activit\]i diverse, ce solicit\ utilizarea a numeroase documente, foarte mul]i directori au dificult\]i legate de gestiunea [i ordonarea informa]iilor. Spre deosebire de departamentele [i sec]iile de specialitate, unde datele sunt mai omogene [i, astfel, mai u[or de gestionat, `n birourile [efilor converg o multitudine de informa]ii, de diferite tipuri, ce necesit\ o tratare diferen]iat\. Provenien]a acestora este diferit\, dar caracterul lor eterogen este determinat mai ales de importan]a [i valoarea pe care le au. ~n plus, aceste informa]ii sunt stocate pe suporturi total diferite: hârtii, compact discuri etc.

~n acest context, sarcina asistent managerilor de a se `ngriji ca [efilor lor s\ li se pun\ la dispozi]ie toate informa]iile necesare `ntr-un mod rapid, complet [i efi-cient, devine din ce ̀ n ce mai complex\. Dac\ [eful dumneavoastr\ este con[tient de aceste probleme, nu v\ va fi greu s\ introduce]i [i s\ `ntre]ine]i sisteme profesionale de gestiune a informa]iilor. Dac\, `n schimb, [eful dumneavoastr\ este mai curând dezordonat, sarcina dumneavoastr\ va fi mai dificil\, totu[i nu imposibil de realizat. Trebuie doar s\ depune]i mai mult efort de convingere.

GESTIONAREA {I SECURITATEA INFORMA}IILOR

Firma Elka S.A. a `nregistrat `n ultimele luni o reducere semnificativ\ a cifrei de afaceri. ~n consecin]\, directorul general efectueaz\ un control `n firm\ [i `i transmite asistentului s\u urm\toarea not\:

„~n urma verific\rii de ieri, am constatat urm\toarele disfunc]ionalit\]i:

§ `n birouri exist\ o organizare improprie a documentelor;

sistemul informatic de stocare a informa]iilor nu este pus la punct `n mod corespunz\tor;

§ multiplicarea documentelor se face defectuos, de c\tre persoane care nu au calificarea necesar\;

§ informa]iile sunt transmise `ntre departamente cu `ntârzieri;

§ nu to]i angaja]ii au fost informa]i complet [i corect `n leg\tur\ cu ultimele proiecte generale, desf\[urate la nivelul `ntregii firme;

§ dosarele confiden]iale despre clien]i, planurile de dezvoltare, informa- ]iile din departamentul financiar contabil sunt consultate de c\tre persoane neautorizate din cadrul firmei;

§ numero[i vizitatori nu au ecusoane [i circul\ ne`nso]i]i `n incinta firmei.

6



Definiţiile şi aspectele esenţiale au fost marcate special pentru a facilita înţelegerea informaţiilor.

2Asistent managerlec]ia 3

V\ rog s\ elabora]i de urgen]\ un raport cu m\surile ce trebuie luate pentru o mai bun\ organizare [i circula]ie a informa]iilor, precum [i pentru asigurarea securit\]ii informa]iilor confiden]iale.”

Pentru a putea alc\tui un astfel de raport, asistent managerul trebuie s\ cunoasc\ principalele aspecte pe care gestionarea [i asigurarea securit\]ii informa]iilor le presupun.

Rolul asistent managerului `n gestionarea informa]iilor

Biroul unui asistent manager poate fi comparat cu o central\ a informa]iilor, `n care cele trei procese ce regleaz\ fluxul informa]ional (preluare – prelucrare – transmitere) trebuie s\ se desf\[oare `n strâns\ interdependen]\, f\r\ blocaje sau amân\ri.

~n fluxul informa]ional specific activit\]ii unui asistent manager, se vehiculeaz\ informa]ii de care depinde buna derulare a unor contacte [i ac]iuni atât pe plan intern, cât [i pe plan extern.

Informa]iile cu care asistent managerul vine `n contact sunt diverse; diversi-tatea este dat\ de faptul c\ ele pot presupune implicarea direct\ a acestuia `n solu]ionare sau doar preluarea [i transmiterea lor, documentele revenind spre rezolvare altor persoane.

A. Informa]iile preluate care vizeaz\ solu]ionare par]ial\ sau total\ din partea asistent managerului trec prin faza de prelucrare (`n func]ie de sarcina so-licitat\ de fiecare tip de document: r\spuns – pentru scrisori, oferte; analiz\, corelare, interpretare – pentru raport\ri etc.) [i ulterior de transmitere prompt\ [i eficient\ (c\tre partenerii externi sau `n interiorul firmei, c\tre director sau al]i angaja]i). Important este ca, `n derularea acestor procese specifice, s\ fie folosite eficient mijloacele de p\strare [i securizare a datelor cu care s-a operat. Acestui lucru nu i se poate aloca prea mult timp, `n caz contrar putând perturba transmiterea `n timp util a informa]iilor. Atât pe parcursul prelu\rii, al prelucr\rii, cât [i al transmiterii, asistent managerul are un rol foarte important.

Preluarea, selectarea, memorarea, utilizarea, transmiterea, ordonarea, clasificarea [i arhivarea informa]iilor sunt parte esen]ial\ a sarcinilor asistent managerului, ele asigurând corecta gestionare a informa]iilor din companie.

B. Atunci când sarcina asistent managerului se reduce doar la a prelua [i a transmite direc]ionat anumite informa]ii, acesta trebuie s\ se asigure, printr-o organizare riguroas\ a materialelor, ce anume trebuie transmis (un document integral sau doar o parte a acestuia) [i care este persoana c\reia i se adreseaz\. ~n acest caz, se vor elabora proceduri specifice de gestionare a informa]iilor, `n a[a fel `ncât s\ se asigure transmiterea `n timp util a informa]iei, strict c\tre departamentul/persoana competent(\).

i

7



Exemplele trimit adesea la situaţii concrete din mediul de afaceri.


Exemplu

Iat\ câteva exemple de formul\ri ce pot convinge poten]ialii parteneri de afaceri:

• Avem în prezent 10 ani de experien]\ pe pia]a produc\torilor de echi-pamente de birotic\.

• Suntem siguri c\ promptitudinea serviciilor noastre [i pre]urile competi-tive v\ vor satisface pe deplin.

• V\ atragem în special aten]ia asupra marii variet\]i sortimentale a ofertei noastre.

• Componentele din care sunt realizate produsele noastre sunt rezistente la condi]ii de exploatare ridicat\.

Exemplu

Iat\ dou\ modele de ofert\ nesolicitat\ (introducere, cuprins [i încheiere):

Stimate Doamne/Stima]i Domni,

Adresa dumneavoastr\ ne-a fost comunicat\ de c\tre Camera de Comer] din Var[ovia, care ne-a ajutat mult în g\sirea de noi parte-neri în Polonia. Suntem o firm\ româneasc\ de produse cosmetice [i furniz\m o gam\ bogat\ de produse de înfrumuse]are, atât pentru b\rba]i, cât [i pentru femei.

Inten]ion\m s\ deschidem în curând o filial\ în Polonia, care s\ res-pecte acela[i principiu ca [i celelalte filiale ale noastre din Europa. Produsele de `nfrumuse]are vor fi distribuite prin formula vânz\-rilor prin po[t\. Clien]ii pot alege produsele din catalogul care le este trimis la domiciliu.

Comenzile pot fi efectuate în scris sau prin telefon. Livrarea la do-miciliu are loc în decurs de o s\pt\mân\. Este de la sine în]eles c\, în cazul în care produsele nu sunt agreate, pot fi returnate în decurs de 8 zile; costurile de livrare sunt suportate de c\tre noi.

Pentru a v\ forma o imagine asupra posibilit\]ilor oferite de produsele noastre, precum [i asupra calit\]ilor lor, v\ trimitem catalogul actualmente folosit în Fran]a, precum [i un e[antion din fiecare dintre produsele noastre.

Sper\m s\ avem pl\cerea de a v\ num\ra în curând printre partenerii no[tri.

Cu salut\ri cordiale,

8




Vă veţi familiariza cu diverse documente necesare bunei desfăşurări a activităţii într-o companie.

Exemplu

Iat\ un model de fi[\ a unui post de merceolog la o fabric\ de confec]ii:

FI{A POSTULUIPost: merceologActivitatea: aprovizionarea cu materii prime [i materiale necesare produc]ieiLista atribu]iilor:

– identificarea [i stabilirea de contacte cu produc\torii de materii prime din domeniu;

– culegerea de date despre materiile prime [i materialele incluse în consumurile specifice (pre]uri, sortimente, calit\]i etc.);

– colectarea de mostre [i verificarea calit\]ii acestora;– propunerea achizi]ion\rii materialelor g\site ca fiind core-

spunz\toare;– negocierea [i contractarea cantit\]ilor decise a fi achizi]ionate;– preg\tirea de rapoarte periodice privind situa]ia pie]ei pro-

duselor achizi]ionate;– alte sarcini, în func]ie de solicit\ri.

Responsabilit\]i:– r\spunde de corectitudinea datelor colectate privind calitatea,

pre]ul [i cantit\]ile de materii prime [i materiale oferite de fiecare furnizor;

– r\spunde de acurate]ea rapoartelor privind pia]a materiilor prime.

Niveluri de competen]\:– încheierea de acorduri privind condi]iile de achizi]ionare a

materiilor prime;– încheierea de contracte în condi]iile stabilite în cadrul firmei.

Subordonarea [i rela]ionarea postului:– se subordoneaz\ directorului de marketing;– colaboreaz\ cu directorul de produc]ie sau cu loc]iitorul aces-

tuia.Cuno[tin]e [i abilit\]i necesare postului:

– metode de baz\ utilizate în studierea pie]ei;– cuno[tin]e de baz\ despre procesele tehnologice existente în

firm\;– rela]ii publice [i abilit\]i de comunicare;– cunoa[terea politicilor de pre] [i a elementelor de determinare

a pre]urilor; – carnet de conducere auto categoria B; – disponibilitate pentru lucrul în ritm sus]inut.Studii: – studii medii de specialitate (industria alimentar\).Experien]\: – minimum 2 ani într-un post asem\n\tor.

Unele organiza]ii elaboreaz\ descrierea postului într-un mod foarte restrictiv, punând în final clauze severe. Alte organiza]ii refuz\ s\ acorde angajatului descrierea postului, pe motivul c\ acesta ar putea refuza o sarcin\ suplimentar\ care nu este cuprins\ în descriere.

O descriere a postului nu poate fi considerat\ o list\ definitiv\ a îndatoririlor de executat, ea trebuind s\ fie actualizat\ în func]ie de schimb\rile care au loc în cadrul firmei.

9




Anun]urile de ofertare a posturilor în ziare sau publica]ii de specialitate reprezint\ una dintre cele mai folosite forme de recrutare.

Anun]urile trebuie s\ aib\ calitatea de a-i atrage pe poten]ialii candida]i, nu doar de a-i informa asupra caracteristicilor principale ale postului în cauz\. Pentru a atrage persoane cât mai competente, firmele ofer\ stimulente candida]ilor.

Orice anun] atr\g\tor trebuie s\ fac\ referire la:

– companie [i obiectul ei de activitate – câteva referiri concise;

– denumirea postului scos la concurs [i cui se subordoneaz\;

– zona de activitate – caracteristicile principale ale postului;

– condi]iile impuse – rezumarea atributelor personale esen]iale solicitate (studii, experien]\, abilit\]i etc.);

– condi]iile de angajare [i munc\ (salarizare, bonusuri, posibilit\]i de dez-voltare profesional\, program, mediu de lucru etc.);

– actele solicitate (CV, scrisoare de inten]ie, diplome);

– adresa, telefonul firmei, faxul/adresa de e-mail, persoana de contact, even-tual codul corespunz\tor pozi]iei;

– termenul de depunere a solicit\rilor.

anun]urile deofertare aposturilor

Firma „XY Opal Ltd”

lider al firmelor de prelucrare a pietrelor pre]ioase din Europa de peste zece ani v\ ofer\ [ansa de a face parte din echipa sa ca:

Secretar\a directorului de rela]ii publice

Responsabilit\]i: - gestionarea coresponden]ei - alc\tuirea agendei de lucru

- organizarea manifest\rilor de afaceri [i a vizitelor

Cerin]e: - studii superioare de birotic\ Se ofer\: - posibilitatea unei cariere de - experien]\ în domeniu de minimum 2 ani succes `ntr-o companie - cuno[tin]e operare PC (Word, Excel) interna]ional\ de prestigiu - cuno[tin]e de limba englez\ [i francez\ - un pachet de recompensare - disponibilitate pentru deplas\ri frecvente motivant - un mediu de lucru modern

A[tept\m CV-ul dumneavoastr\ [i o scrisoare de inten]ie – cu men]ionarea postului – la sediul firmei „XY Opal Ltd”, str. Astra nr. 4, sau fax (01)2234155, pân\ la data de 30.03.2012.

Informa]ii suplimentare la telefon (01)2224154 sau www.opal.com

Cuvintele – cheie surprind ideile importante ale lecţiilor.

10




Exerciţiile reflectă situaţii reale din activitatea unui asistent manager.

Exerci]iul 2

Tocmai a]i fost informat cu privire la un contract referitor la furnizarea de componente [i accesorii pentru cel mai important produc\tor de automobile de pe pia]a româneasc\, pe care compania dumneavoastr\ inten]ioneaz\ s\-l ob]in\ în urma tratativelor care vor avea loc luna viitoare. Directorul firmei v\ cere s\ afla]i cât mai multe detalii legate de echipa de negociatori ce urmeaz\ s\ soseasc\ în cadrul firmei. Care vor fi modalit\]ile concrete prin care ve]i încerca s\ ob]ine]i informa]iile dorite?

De foarte mare importan]\ `n etapa preg\tirii negocierilor este stabilirea cât mai precis\ a obiectivelor proprii. ~n acest sens, negociatorul trebuie s\ [tie `n mod cât mai complet [i detaliat:• ce se vizeaz\ prin afacerea negociat\;• ce ac]iuni concrete vor fi stimulate;• dac\ este vorba despre o negociere comercial\, ce volum al vânz\rilor

sau al cump\r\rilor se are `n vedere, care este calitatea m\rfurilor oferite sau solicitate, pre], condi]ii de plat\ [i livrare, asigurare, modalit\]i de rezolvare a eventualelor litigii etc;

• care vor fi consecin]ele ac]iunilor sale, `n corela]ie cu evaluarea cât mai corect\ a situa]iei economico-financiare a propriei companii, a locului acesteia pe pia]\.

Exerci]iul 3

Argumenta]i importan]a urm\toarelor reguli simple, dar obligatorii, de formulare a obiectivelor proprii:– transpunerea scopului negocierii `n cifre precise, f\r\ marje [i abateri

relative;– conceperea [i formularea obiectivelor ̀ n paralel cu alocarea unui buget;– definirea obiectivelor prin stabilirea termenilor calendaristici ai con-

cretiz\rii lor;– precizarea clar\ a metodelor de control [i evaluare a gradului `n care

au fost `ndeplinite obiectivele;– nominalizarea expres\ a responsabililor cu fiecare element definitoriu

al obiectivelor;– stabilirea realist\ a limitelor maxime [i minime ale obiectivelor [i

concesiilor cerute sau acordate partenerului;– definirea atât a unor obiective finale, cât [i a unor obiective par]iale;– inventarierea punctelor de acord probabil `ntre p\r]i `nainte de a se

ajunge la masa tratativelor.

Pentru concertarea pozi]iilor este absolut necesar\ anticiparea obiectivelor partenerului. Alegerea tipului de negociere se va raporta automat la obiectivele pe care [i le-a formulat partenerul pentru aceast\ negociere.

stabilireaobiectivelor proprii

anticipareaobiectivelor partenerului

e

e

11




Exerciţiile ilustrează diverse probleme care pot apărea într-o companie.

Exemplu

Iat\ cum poate fi formulat\ o not\ oficial\ de anun]are a unei [edin]e:

Comitetul pentru organizarea spa]iilor publice

Str. Banu Manta 35, Bucure[ti, 16 mai 2002

Membrilor Comitetului:

D-na S. St\nescu, pre[edinte

Dl. V. Gheorghiu, Dl. A. Marin, D-ra O. Badea

Doamnelor [i Domnilor,

Avem onoarea de a v\ invita s\ lua]i parte la [edin]a Comitetului pentru organizarea spa]iilor publice.

{edin]a membrilor comitetului va avea loc în data de 2 iunie, la ora 9.45, în sala de conferin]e a Prim\riei sectorului 3.

Al\tur\m acestei invita]ii:1) ordinea de zi a [edin]ei;2) procesul verbal al [edin]ei anterioare, împreun\ cu lista de m\suri a c\ror punere

în practic\ a fost hot\rât\ cu aceast\ ocazie;3) propunerile (a) [i (b) referitoare la punctul nr. 6 al ordinii de zi.

Prezen]a dumneavoastr\ este absolut necesar\.

Cu aleas\ considera]ie, A. Iancu,asistent manager

Anexe (3):

Exerci]iul 4

Identifica]i erorile care s-au strecurat în urm\toarea not\ oficial\ de anun]are a unei [edin]e:

str. Costache Negruzzi nr. 8, Bucure[ti

Ne cerem scuze pentru întârzierea cu care v\ trimitem aceast\ invita]ie. Ar fi totu[i bine dac\ a]i reu[i s\ ajunge]i la întâlnirea de lucru ce va avea loc la sediul companiei noastre pe data de 18.

V\ a[tept\m.

Cu drag,Violeta B\lanasistent manager

Reformula]i nota de informare în a[a fel încât s\ respecte cerin]ele for-mulate anterior.

e

12




Promovarea vânz\rilor mai este numit\ [i promovare complementar\ sau suplimentar\. Este vorba de tot felul de stimuli care s\-l determine pe client s\ apeleze la oferta firmei. Promovarea poate fi adresat\ comercian]ilor sau consumatorilor.

Iat\ exemple de forme care pot fi valorificate în promovarea vânz\rii:

Promovarea adresat\ comercian]ilor Promovarea adresat\ consumatorului

· cump\r\turi premiate· exemplare gratuite ale produsului· cupoane pentru receptorii detaili[ti· cadouri pentru angrosi[ti [i detaili[ti· concurs pentru expozi]ie la magazin· premii determinate de vânzare· rabat la repetarea cump\r\turilor

· e[antioane gratuite ale m\rfii· reduceri de pre]uri· cupoane pentru consumatori· cadouri· concursuri, loterii· premii de loialitate· oferte prin acoperirea cheltuielilor· demonstra]ii, degust\ri de produse

Exerci]iul 11

Gândi]i-v\ care dintre formele men]ionate de promovare sunt folosite sau ar putea fi valorificate de compania la care lucra]i. Cum aprecia]i eficien]a lor ca forme de comunicare între companie [i pia]\?

}ine]i cont de tipul de produs comercializat:

Compara]ie pentru uz curent pentru uz `ndelungat de lux

Produs alimente, medicamente, produse pentru igiena personal\ (s\pun, past\ de din]i, detergen]i)

mobil\, haine, auto-mobile, electronice etc.

anumite m\rci de auto-mobile, articole de ves-timenta]ie de la anumite case de mod\, cosmetice, parfumuri etc.

Pre] relativ mici mari foarte mari

Distribu]ie num\r foarte mare de puncte de desfacere

num\r mare de puncte de desfacere specializate

num\r limitat de puncte de desfacere

Promovare se accentueaz\ pre]ul se accentueaz\ diferen]ierea fa]\ de concuren]\

se accentueaz\ unicitatea produsului

Exemplu

Produsele firmei „Menaj” trebuie s\ fie cunoscute cât mai bine de clien]ii c\rora se adreseaz\. Bugetul pentru promovare al firmei este redus. Astfel, firma va trebui s\ foloseasc\ o combina]ie de mijloace de promovare care s\ fie ieftine, dar [i eficiente. Se au `n vedere urm\toarele:

– oferte prin po[t\;

– publicarea de bro[uri [i cataloage;

– participarea la expozi]ii;

– expunerea `n propriul spa]iu de vânzare.

promovareavânz\rilor

e

13




Materia se parcurge uşor graţie figurilor şi schemelor relevante.

Exerci]iul 7

Descrie]i unul dintre produsele/serviciile pe care inten]ioneaz\ s\ le ofere compania pentru care lucra]i. Reflecta]i `n ce mod ar putea fi valorificate componentele produsului, astfel `ncât clien]ii s\-[i satisfac\ pe deplin nevoile prin folosirea acestuia.

Dac\ s-a hot\rât care este produsul care va fi lansat pe pia]\, urmeaz\ ̀ ntreb\-rile referitoare la cât timp produsul poate exista pe pia]\, când ar trebui `mbun\t\]it [i cu ce alt produs ar trebui `nlocuit.

Ciclul de via]\ al unui produs se define[te ca fiind intervalul de timp cuprins ̀ ntre momentul lans\rii produsului pe pia]\ [i cel al retragerii sale.

Figura urm\toare prezint\ etapele ciclului de via]\ al produsului.

În esen]\, etapele ciclului de via]\ sunt planificarea, lansarea, dezvoltarea, maturitatea [i declinul.

Etapa de planificare este una de generare a ideilor [i de proiectare a produselor.

În etapa de lansare a produsului, principalul obiectiv al companiei este s\ infor-meze consumatorii în leg\tur\ cu apari]ia noului produs; cheltuielile în aceast\ etap\ sunt mari, vânz\rile mici, iar profiturile neglijabile, chiar negative. Pro-dusul este prezentat în una, cel mult dou\ variante constructive; distribu]ia, mai ales pentru produsele scumpe cum sunt autoturismele, este limitat\, selectiv\.

Etapa de dezvoltare/cre[tere este caracterizat\ de o sporire rapid\ a vânz\rilor [i a profitului; compania urm\re[te s\-[i maximizeze cota de pia]\ [i s\-[i creeze o marc\ puternic\. Consumatorii sunt numero[i, dar apar [i mul]i concuren]i [i imitatori. Compania trebuie s\-[i diversifice gama de produse, s\-[i extind\ distribu]ia [i s\ stimuleze preferin]a de marc\.

În etapa de maturitate, volumul vânz\rilor se stabilizeaz\. Compania încearc\ s\-[i men]in\ avantajul competitiv prin îmbun\t\]irea caracteristicilor produsului, extinderea garan]iei [i a serviciilor post-vânzare, reduceri de pre]uri.

e

i

ciclul de via]\al produsului

etapelecicluluide via]\

14




1. Comunicarea descendent\ include mesajele transmise de conduc\tori subordona]ilor. Con]inutul acestui tip de comunicare este, de regul\, informativ sau directiv [i este destinat s\ ini]ieze ac]iunea unei p\r]i a subordona]ilor.

2. Comunicarea ascendent\ include mesajele care circul\ de la nivelurile inferioare la cele superioare ale ierarhiei organiza]iei. Pentru a dezvolta o comunicare eficient\, care s\ duc\ la cre[terea beneficiilor companiei, mesajele subordona]ilor trebuie tratate cu respect [i aten]ie. Acest tip de comunicare prezint\ urm\toarele avantaje:

– oferirea de idei menite s\ duc\ la cre[terea calit\]ii produc]iei [i randamen-tului:

– prevenirea situa]iilor tensionate – când mesajele circul\ de jos în sus cu u[urin]\, managerii sunt informa]i din timp cu privire la situa]iile poten]ial generatoare de probleme;

– încurajarea accept\rii – comunicarea ascendent\ eficient\ indic\ managerilor gradul de acceptare [i credibilitatea pe care politicile companiei le au printre angaja]i;

– cre[terea particip\rii – stimularea afirm\rii angaja]ilor în planificarea [i evaluarea politicilor organiza]iei.

Numeroase organiza]ii depun un efort important pentru a facilita comunicarea ascendent\. Printre cele mai folosite modalit\]i se num\r\: cutiile de sugestii, politica u[ilor deschise, conversa]ia fa]\ în fa]\ dintre angaja]i [i conducere, întâlnirile lunare, [edin]ele de grup etc.

15




Tabelele vă ajută să asimilaţi mai bine anumite reguli sau concepte.

Ultima faz\ a negocierii este, evident, capital\. Aceast\ faz\ este, în general, destul de scurt\, dar susceptibil\ de r\sturn\ri de situa]ie [i de surprize. Partea important\ este c\ acordul va fi ob]inut dac\ problemele existente vor fi tratate cu suficient\ maturitate. Concluzia negocierii nu reprezint\ decât sfâr[itul unui joc prealabil de afirma]ii [i contra-afirma]ii.

Mare aten]ie trebuie avut\ atunci când se negociaz\ cu un partener str\in. ~n func]ie de spa]iul social [i cultural din care provin, de sistemul na]ional de valori c\rora li se conformeaz\, str\inii au moduri diferite de a evalua lucrurile, `[i valorific\ `n mod diferit experien]ele, au puncte forte [i sl\biciuni diferite. Un negociator competent trebuie s\ fie capabil s\ se adapteze la reac]iile partenerilor de negociere [i s\ le respecte punctele de vedere, indiferent de ce na]ionalitate sunt. Abordarea unui partener american va fi întotdeauna diferit\ de cea a unui partener japonez.

Exemplu

Iat\ în continuare o serie de particularit\]i ale negociatorilor str\ini:

Tipuri fundamentale de strategii de negociere

~n conturarea strategiilor de negociere se pot folosi numeroase criterii de diferen]iere:

A. ~n func]ie de poten]ialul de lupt\ al p\r]ilor negociatoare, se poate face o distinc]ie categoric\ `ntre strategiile directe [i strategiile indirecte de negociere. Strategiile directe sunt folosite atunci când raportul de for]e este net favorabil [i se dore[te impunerea punctului de vedere `ntr-un timp scurt, fiind u[or de aplicat atunci când negociatorul este puternic [i se afl\ fa]\ `n fa]\ cu un partener relativ mai slab.

negocierea cuun partener str\in

SUA Japonia Fran]a India Africa Orientul Mijlociu

America Latin\

1. Preg\tirea negocierii

atent\ minu]ioas\ atent\ atent\ superficial\ rapid\ rapid\

2. Durata nego-cierii

scurt\ lung\ medie medie lung\ lung\ lung\

3. Stil de vorbire liber rapid clar liber ambiguu colorat liber4. Gesturi, mimic\ libere re]inute controlate libere libere exagerate expansive5. Interes pen-tru cunoa[terea partenerului

mic foarte mic mic mare foarte mare mic mare

6. Atitudine fa]\ de partener

prietenie superficial\

re]inere polite]e prietenie suspiciune polite]e prietenie

7. Dispozi]ie pre-dominant\

optimism curiozitate umor prietenie nesiguran]\ emotivitate veselie

8. Viteza deciziei mare medie medie medie mic\ mic\ mic\9. Consecven]a deciziilor

mare mare mare medie mic\ mic\ medie

10. Punctualitate bun\ strict\ bun\ redus\ medie medie redus\11. Interes pentru protocol

redus mare mare mediu mic mic mare

12. Centralizarea deciziei

redus\ mare mare medie mic\ mic\ mare

16




e

Pentru cunoştinţele de calculator, print screen-urile, vă vor înlesni însuşirea acestora.

5) Colorarea graficului

Pentru a ad\uga culoare oric\rui obiect al graficului, se selecteaz\ obiectul [i se alege culoarea corespunz\toare din caseta afi[at\ ca urmare a execut\rii unui clic pe butonul Fill Color de pe bara de instrumente standard a programului Graph. De asemenea, colorarea mai poate fi f\cut\ prin selectarea obiectului [i alegerea culorilor dorite din comanda corespunz\toare a meniului contextual afi[at ca urmare a unui clic dreapta pe obiectul respectiv.

Exerci]iul 9

Ad\uga]i graficului creat de dumneavoastr\ ̀ n cadrul prezent\rii elemente noi: de culoare, de chenar etc.

Folosirea butonului Insert Chart aflat pe bara de instrumente standard a aplica]iei PowerPoint reprezint\ a doua metod\ de ad\ugare a unui grafic pe un diapozitiv.Pentru aceasta, având prezentarea deschis\, se execut\ clic pe butonul Insert Chart. Foaia de date implicit\ care apare la accesarea acestei comenzi se completeaz\ conform cerin]elor, a[a cum am procedat [i anterior. Alegem apoi un anumit tip de grafic din lista desf\[urat\ prin executarea unui clic pe butonul Chart Type de pe bara de instrumente. Execut\m clic pe butonul View Datasheet sau `n afara casetei de inser]ie. Pentru ca graficul creat s\ ocupe un spa]iu potrivit ̀ n prezentare, acesta se redimensioneaz\, „tr\gând” marcajele de dimensionare conform dorin]elor.

Exemplu

Am prev\zut prezentarea creat\ cu un grafic tip „pl\cint\” reprezentând vânz\rile totale `nregistrate `n anul 2001 pe cele trei pre]uri date:

Dac\ dorim s\ rotim un grafic tridimensional pentru a putea fi v\zut mai bine, putem face acest lucru aplicând num\rul de grade de rotire necesar `n caseta de editare Rotation din fereastra afi[at\ ca urmare a execut\rii unui clic pe comanda 3-D View din meniul Chart al programului Graph.

folosireabutonuluiInsert Chart

17



M O D U L 4 5Asistent managerlec]ia 17

Definirea obiectivelor [edin]ei

Definirea clar\ a obiectivelor care urmeaz\ a fi atinse prin manifestarea respec-tiv\ faciliteaz\ ac]iunile viitoare pe care trebuie s\ le întreprinde]i. Este absolut necesar\ structurarea obiectivelor dup\ priorit\]i.

Metodele practice de gestionare a activit\]ii prezentate în lec]ia 13 v-ar putea fi foarte utile [i în acest context.

Din nefericire, în via]a de zi cu zi a unei companii se poate întâmpla ca participan]ii la o [edin]\ s\ r\mân\ dezam\gi]i la terminarea acesteia; [edin]a respectiv\ nu a corespuns a[tept\rilor celor care au luat parte la ea. Unele dintre cele câteva posibile motive ale irit\rii [i dezam\girii participan]ilor pot fi:

– faptul c\ ace[tia nu au perceput exact obiectivele [edin]ei respective, acestea nefiind clare pentru ei – de aici deriv\ importan]a stabilirii de c\tre asistent a unor obiective foarte corect [i precis delimitate;

– faptul c\ manifestarea respectiv\ a reprezentat o irosire de timp, nefiind oportun\, pentru rezolvarea respectivelor probleme putându-se alege alte canale de comunicare.

În aceast\ faz\ a stabilirii obiectivelor, asistent managerul este eficient dac\ reu[e[te s\ reduc\ num\rul punctelor din ordinea de zi (deseori mult prea numeroase) [i dac\ reu[e[te s\ explice foarte bine obiectivele (deseori implicite).

Pentru stabilirea cât mai clar\ a priorit\]ilor, pute]i preg\ti o list\ corespunz\-toare, în care s\ enumera]i toate sarcinile [i obiectivele manifest\rii respective, eventual men]ionând responsabilii desemna]i pentru fiecare sarcin\, precum [i termenul limit\.

Exemplu

O list\ pentru organizarea unei [edin]e a directorilor companiei ar putea ar\ta în felul urm\tor:

Nr. crt.

Sarcina Obiectivul Responsabilul Termen limit\

1 motivarea angaja]ilor `n vederea ob]inerii unui angajament sporit

cre[terea vânz\rilor director de resurse umane Tudor Samoil\

23.06.2012

2 aprobarea noului plan de marketing

mai prompta informare a serviciului de clien]i

director de marketing Oana Vintil\

25.06.2012

3 dezbaterea conflictu-lui de munc\ ap\rut `ntre sec]iile 1 [i 2 de produc]ie

asigurarea coeziunii interne a personalului

director general Vasile M\t\saru

30.06.2012

Pentru o mai mare certitudine privind realizarea sarcinilor, lista poate cuprinde atât obiective optime, cât [i obiective minime, datele limit\ de realizare putând fi diferite, la rândul lor, în func]ie de obiective.

13 (14-17)

lista cu sarcini[i obiective

i

Un simbol special arată că anumite teme se leagă de idei prezentate anterior. În acest caz, le regăsim şi în Lecţia 13, la paginile 14-17.

18



Recapitulările sintetizează aspectele cele mai importante din fiecare lecţie.


RECAPITULAREA LEC}IEI 24

24.1 Printre atribu]iile asistent managerului se poate num\ra [i coordonarea vizitelor, atât individuale (diver[i oameni de afaceri, clien]i, beneficiari, func]ionari cu care se `ntâlne[te managerul), cât [i colective (grupuri de ziari[ti, elevi sau studen]i, directori ai altor companii interesate `n formarea unei imagini privind activitatea companiei).

24.2 Atunci când v\ confrunta]i cu vizite individuale, `ndatoririle dum-neavoastr\ se refer\ la:– programarea `ntâlnirilor;– asigurarea preg\tirilor necesare desf\[ur\rii optime a vizitei;– `ntâmpinarea oaspe]ilor;– asistarea la discu]iile de afaceri, pentru luarea noti]elor, furnizarea

informa]iilor sau a materialelor necesare discu]iei; – `nso]irea oaspe]ilor la plecare.

24.3 ~n cazul vizitelor de grup, trebuie s\ ave]i `n vedere urm\toarele: – definirea exact\ a obiectivelor vizate, tipul vizitatorilor;– preg\tirea unui program al fiec\rei vizite (cine va `nso]i vizitatorii,

cine va conduce grupul, cât va dura vizita, ce materiale informative vor primi vizitatorii, ce se va servi);

– informarea colaboratorilor care particip\ la organizarea vizitei;– trimiterea unei confirm\ri de vizitare respectivului grup, al\turi de

programul vizitei aprobat de [ef.

24.4 ~n ceea ce prive[te vizitele la distan]\ (c\l\toriile de afaceri), atribu]iile asistent managerului se refer\ la: formularea clar\ a obiectivelor vizitei [i preg\tirea documenta]iei necesare, alegerea mijloacelor de transport, asigurarea caz\rii, a banilor, a asigur\rilor solicitate, a documentelor necesare pentru c\l\torie, stabilirea programului c\l\toriei [i a sarcinilor de `ndeplinit `n absen]a [efului.

24.5 Primirea oaspe]ilor din ]ar\ sau din str\in\tate presupune, `n general, urm\toarele: invita]ia adresat\ vizitatorului; transmiterea datelor esen]ialeprivind perioada desf\[ur\rii vizitei [i drumul; stabilirea [i anun]area programului vizitei; `ntâmpinarea [i conducerea oaspe]ilor `n unit\]ile de cazare; organizarea discu]iilor de afaceri [i a programelor de recreere; `nso]irea invita]ilor la plecare; contactarea ulterioar\ a invitatului (mul-]umiri).

24.6 Târgurile reprezint\ pie]e organizate `n locuri dinainte stabilite [i care concentreaz\ ̀ n perioade limitate de timp cererea [i oferta de produse sau servicii, având obiective complexe, promo]ionale [i de comercializare.

24.7 Expozi]iile sunt manifest\ri ocazionale care nu ̀ [i propun ̀ n mod priori-tar obiective comerciale, având drept scop etalarea celor mai moderne mijloace de satisfacere a diferitelor nevoi ale consumatorilor.

19



Temele pentru acasă vă ajută să vă fixaţi cunoştinţele dobândite.


TEMA PENTRU ACAS| 23 {I 24

1. Realiza]i segmentarea pie]ei pentru o firm\ care comercializeaz\ articole de îmbr\c\-minte, ]inând cont de criteriile de segmentare prezentate `n lec]ie. Pute]i s\ g\si]i noi criterii de segmentare ce v-ar fi utile pentru analizarea pie]ei respective?

2. Tipul de concuren]\ în care o firm\ ofer\ produse ce satisfac nevoi identice sau similare se nume[te:a) concuren]\ poten]ial\;b) concuren]\ de produs;c) concuren]\ substitutiv\ (generic\).

3. Completa]i rubricile urm\torului tabel, ]inând cont de specificul firmei la care lucra]i:

INTERN

Puncte forte Puncte slabe

Aspecte interne pozitive:

·

·

·

Aspecte interne negative:

·

·

·

EXTERN

Oportunit\]i Amenin]\ri

Condi]ion\ri externe pozitive care pot constitui un avantaj:

·

·

·

Condi]ion\ri externe negative care nu pot fi controlate:

·

·

·

Pornind de la elementele marcate `n acest tabel, stabili]i principalele obiective de marketing ale companiei `n care lucra]i `n momentul de fa]\.

4. Afirma]ia „Confirmarea scris\ sau telefonic\ a vizitelor de afaceri, cu cel pu]in o zi `naintea desf\[ur\rii, reprezint\ un aspect obligatoriu `n cazul `ntâlnirilor programate din timp.” este:a) adev\rat\;b) fals\.

Justifica]i pe scurt alegerea f\cut\.

5. S\ presupunem c\ sunte]i asistentul directorului general al unei firme de montaj de piscine. Furnizorul care v-a livrat pompe [i instala]ii de recirculare a apei [i-a restrâns activitatea [i s-a retras de pe pia]a româneasc\. Vi se cere s\ identifica]i parteneri pentru furnizarea de pompe [i instala]ii de recirculare a apei. Descrie]i mijloacele concrete pe care le ve]i folosi pentru a g\si noi parteneri de afaceri.

6. Men]iona]i pe scurt:• trei aspecte ce denot\ rolul particip\rii atât ca vizitator, cât [i ca expozant la târguri

[i expozi]ii;• cinci condi]ii pe care trebuie s\ le `ndeplineasc\ standul expozi]ional pentru a

stabili cât mai multe [i fructuoase contacte cu poten]ialii parteneri de afaceri.

20


Profesia de asistent manager este tot mai căutată pe piaţa muncii! Începeţi chiar astăzi cursul de ASISTENT MANAGER de la Eurocor! Veţi dobândi cunoştinţe variate precum:

management şi marketing, corespondenţa de afaceri, tehnică de calcul, drept, psihologia afacerilor. Cursul se adresează atât persoanelor care urmăresc obţinerea unui post în acest

domeniu, cât şi celor care doresc să exceleze în activitatea lor. Învăţaţi să atrageţi succesul în existenţa dumneavoastră! Spor la studiu!

Tel. 021 33 225 33 www.eurocor.ro

Temele se pot rezolva pe formularele speciale inserate în caiet (dacă se trimit spre corectare prin poştă) sau online, în contul de cursant de pe site-ul www.eurocor.ro. Un profesor personal vă îndrumă pe toată durata studiului.

EXEMPLU

asistent manager(selecţie din lecţia 3, pagina 2) definiţiile şi aspectele esenţiale au fost...

Documents