Investete n oameni ! Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 5 Promovarea msurilor active de ocupare Domeniul major de intervenie 5.1 Dezvoltarea i implementarea msurilor active de ocupare Titlul proiectului O sintax de succes pentru combaterea activ a omajului Contract POSDRU/100/5.1/G/75593

19.01.2011 ntocmit psiholog, Tamara Sirotencu

1. FI DE POST ASISTENT MANAGER

ANGAJATOR CONFIDENIAL

Descrierea societii: societate comerciala cu raspundere limitata si capital integral privat romanesc, nfiinat in anul 1992 in baza Legii 31/1990 privind infiintarea si functionarea societatilor comerciale, cu completarile si modificarile ulterioare, fiind specializat n prestri de servicii n domeniul instalatiilor electrice i al echipamentelor electrice, de la consultanta si proiectare, in raport cu caracteristicile receptorului, pana la executia si punerea in functiune a sistemelor. Numrul de salariai este n medie 10, fiecare angajat avnd definite atribuii i responsabiliti specifice postului de munc ocupat, ntreaga activitate fiind coordonat i monitorizat de administratorul firmei.

Definire: ocupantul postului de munc va coordona fluxul de coresponden i

comunicrile din firm, va asista administratorul n probleme de comunicare intern i

extern i n probleme administrative, va procesa, organiza i arhiva diverse

documente, va gestiona diferite activiti, va asigura suport n fluxul de contabilitate

primar al firmei.

Sintetic ocupantul prezentului post de munc trebuie s fie o persoan cu bune

capaciti organizatorice, pragmatic i meticulos n realizarea sarcinilor, foarte sociabil,

siguran n gestionarea relaiilor interumane, dynamic, rezistent la stres i cu mare

putere de adaptare la situaii diferite astfel nct s asigure interfaa firmei cu clienii i

partenerii de afaceri, la un nalt nivel de profesionalism i calitate.

1.DENUMIREA POSTULUI DE MUNC

a. Poziia n COR: 343 103 b. Obiective specifice locului de munc:

Consolidarea nivelului firmei n relaia cu clienii i partenerii de afaceri prin gestionarea, monitorizarea, i implementarea aciunilor de comunicare i informare interne i externe

mbuntirea permanent a nivelului de dezvoltare al firmei prin gestionarea, monitorizarea i implementarea procedurilor interne de organizare i evaluare a calitii serviciilor i produselor

Investete n oameni ! Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 5 Promovarea msurilor active de ocupare Domeniul major de intervenie 5.1 Dezvoltarea i implementarea msurilor active de ocupare Titlul proiectului O sintax de succes pentru combaterea activ a omajului Contract POSDRU/100/5.1/G/75593

Actualizarea permanent a msurilor active de organizare, comunicare i informare prin raportare la documente, instruciuni i nouti din domenii diferite

Susinerea constant prin toate mijloacele i aciunile a activitii desfurate de Administratorul firmei.

2.INTEGRAREA N STRUCTURA ORGANIZATORIC

a. Poziia postului n cadrul structurii organizaiei: Postul imediat superior: Administrator Postul imediat inferior: nu este cazul Subordonri:

o Are n subordine: nu este cazul o Este nlocuit de: un coleg desemnat punctual n situaii specifice

b. Relaiile de munc: Ierarhice: Administrator Funcionale: cu ceilali colegi din firm De reprezentare: cu clienii i partenerii firmei i cu reprezentanii

autoritilor publice c. Responsabiliti/ Sarcini/ Activiti specifice postului:

Responsabiliti: o n raport cu alte persoane:

- Rezolvarea prompt a sarcinilor trasate de administrator - Rezolvarea prompt a nemulumirilor ivite din partea clienilor - Aplanarea prompt a oricrui discurs conflictual cu clienii - Cooperarea cu ceilali colegi din compartiment i firm - Onestitate i confidenialitate fa de toate persoanele cu care

intr n contact n interes de serviciu o n raport cu echipamente i aparatura pe care o utilizeaz:

- nsuirea modului de utilizare corect i eficient a echipamentelor utilizate n procesul muncii: echipamente de calcul PC tip Desktop, telefon, fax, copiator, birotic.

- Utilizarea corect i cu responsabilitate a aparaturii din dotare - Sesizarea imediat a administratorului n momentul n care

sesizeaz dificulti sau defeciuni n utilizarea echipamentelor i a aparaturii

o n raport cu produsele muncii, reprezentate prin documentele elaborate: - Respectarea tuturor normelor de elaborare pentru fiecare produs

n parte - Actualizarea permanent a coninutului legislativ la produsele

muncii sale

Investete n oameni ! Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 5 Promovarea msurilor active de ocupare Domeniul major de intervenie 5.1 Dezvoltarea i implementarea msurilor active de ocupare Titlul proiectului O sintax de succes pentru combaterea activ a omajului Contract POSDRU/100/5.1/G/75593

- Respectarea procedurilor de lucru i a ierarhiei de rezolvare a sarcinilor

o n raport cu securitatea muncii - nsuirea prevederilor din instrumentele specifice locului de

munc i din instruciunile generale ale locului de munc - Participarea periodic la edinele de instruire n domeniul ssm

organizate n firm - Respectarea normelor de securitate i sntate la locul de munc - Sesizarea dminsitratorului cu privire la nclcarea normelor de

ssm - Sesizarea cu privire la aspecte ce pot fi mbuntite

o Privind precizia i punctualitatea - Va respecta programul i orarul de activitate al firmei - Va respecta programul i termenele limit stabilite pentru

finalizarea tuturor documentelor de lucru atribuite - Se va asigura i va lua toate msurile pentru a ntocmi

documentele cu corectitudine i n timp util - Va sesiza acele circumstane ce ar putea crea probleme n

finalizarea n timp util a documentelor i le va aduce la cunotina persoanelor direct implicate

o n raport cu metodele i programele de lucru - Va respecta ierarhia activitilor din programul zilnic de munc - i va planifica activitile curente cu minim 12 ore nainte, lund

n calcul orice situaie ce ar putea produce decalaje de program - Va respecta procedurile interne de lucru - Va fi preocupat permanent pentru autoperfecionarea prin studiu

individual i participare la cursuri o Privind relaiile i comunicarea

- Va fi ntotdeauna prompt, n exprimarea rspunsurilor, verbal sau n scris fa de clien sau autoriti

- Va menine o relaie de cooperare cu toi colegii prin comunicarea i rezolvarea calm a oricrei nemulumiri

- Va fi ntotdeauna politicos cu clienii dnd dovad de amabilitate i bune maniere

- Nu va discuta i nu va analiza comportamentul clienilor n faa colegilor sau a altor clieni, ci va comunic efului ierarhic eventuale comportamente apreciate ca fiind inadecvate pe care le va gestiona punctual cu mult calm

- Va menine relaiile de cooperare cu toi reprezentanii autoritilor publice cu care intr n contact

Investete n oameni ! Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 5 Promovarea msurilor active de ocupare Domeniul major de intervenie 5.1 Dezvoltarea i implementarea msurilor active de ocupare Titlul proiectului O sintax de succes pentru combaterea activ a omajului Contract POSDRU/100/5.1/G/75593

- Se va specializa permanent n tehnici de comunicare adecvat cu clienii i colegii

Sarcini i activiti specifice locului de munc: o Coordoneaz fluxul de coresponden i comunicrile din firm o Preia i menine fluxul corespondenei prin telefon, fax i email o Selecteaz, distribuie i expediaz corespondena scris i

electronic o Menine un sistem eficient, logic i sigur al ndosarierii tuturor

documentelor gestionate asigurndu-se ca acestea sunt aezate n ordine cronologic

o Menine un sistem eficient i sigur de arhivare a documentelor emise de administrator

o Supravegheaz i asigur rezolvarea sarcinilor administrative la solicitarea administratorului

o Menine relaia cu furnizorii i clienii firmei, consultndu-se pentru soluionarea deficienelor i mbuntirea activitii

o Verific avizele de nsoire a produselor sau a corespondenei livrate, urmrind ca toate acestea s fie confirmate prin semntura persoanei care a realizat recepia cantitativ i calitativ

o Asigur suportul organizaional necesar i circuitul informaiei ntre diferite departamente ale firmei

o Asigur actualizarea i transmiterea informaiilor privind modificri relevante sesizate n relaia cu clienii

o Asigur respectarea regulilor de acces a persoanelor din afara firmei n zona de birouri din sediu

o Rspunde activitile de protocol din cadrul firmei sau n cazul deplasrilor oficiale n afara firmei

o Rspunde de organizarea elementelor din spaiul propriu de lucru ce trebuie s arate ntotdeauna aranjate sub aspect estetic (fiecare obiect la locul lui)

3. COMPETENELE POSTULUI DE MUNC

1. Cunotine n legtur cu domeniul muncii: a. Cunotine de comunicare organizaional b. Cunotine foarte bune de limba romn c. Cunotine elementare de marketing d. Cunotine de limba englez nivel mediu vorbit i scris

2. Cunotine n legtur cu executarea sarcinilor: a. Cunoaterea unui editor de texte pe calculator b. Operarea cu baze de date

3. Experiena:

Investete n oameni ! Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 5 Promovarea msurilor active de ocupare Domeniul major de intervenie 5.1 Dezvoltarea i implementarea msurilor active de ocupare Titlul proiectului O sintax de succes pentru combaterea activ a omajului Contract POSDRU/100/5.1/G/75593

a. Orice persoan cu interes i aptitudini pentru aceast profesie 4. Cunotine legate de folosirea aparaturii:

a. Cunotine de utilizare a calculatorului personal, telefon, copiator, fax i a programelor de editare, Power Point,

4. CONTEXTUL MUNCII

Relaiile interpersonale:

a. Comunicarea o Formalitatea: comunicare formal i informal n interiorul firmei i n

afara acesteia prin reprezentarea ei n faa clienilor, partenerilor i autoritilor publice

o Metoda:verbal - fa n fa, prin telefon, n scris - prin email, fax, note i adrese

o Obiectivitatea: pe baza datelor, normelor i instruciunilor existente i subiectiv raportat la context

o Frecvena: ridicat o Intimitatea: secretul profesional n conformitate cu politica de

confidenialitate a firmei

a. Tipuri ale relaiilor de rol solicitate Condiii fizice de munc:

Postul de munc: spaiu protejat, munc de birou, ocazional n afara sediului Condiiile de mediu: condiii controlate i cu situaii distractoare Solicitrile postului de munc: sarcinile sunt executate uneori sub presiunea timpului, programul este variabil n funcie de solicitri, frecvena interaciunilor sociale este mare.

Caracteristici structurale ale locului de munc:

Criticabilitatea postului: nivel de responsabilitate mediu Rutin vs. Provocarea activitii de munc: nivel redus de structurare cu

posibilitatea stabilirii ordinii, prioritii i ritmului de realizare a sarcinilor, nivel nalt de automatizare a muncii ce solicit o atenie ridicat la detalii legate de proceduri de aplicare

Ritmul muncii i planificare: stringena ridicat a termenelor fixate, control sczut asupra ntreruperilor

Cerine psihologice ale postului de munc:

a. Deprinderi: nelegerea textelor - nelegerea frazelor i paragrafelor scrise n

cadrul normelor, instruciunilor, documentelor evaluate De management al timpului gestionarea eficient a propriului

timp

Investete n oameni ! Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 5 Promovarea msurilor active de ocupare Domeniul major de intervenie 5.1 Dezvoltarea i implementarea msurilor active de ocupare Titlul proiectului O sintax de succes pentru combaterea activ a omajului Contract POSDRU/100/5.1/G/75593

De scriere comunicare eficient n scris adaptat la nevoile clientului

De nvare activ nelegerea efectelor generate de informaiile noi asupra produselor activitii

De ascultare activ concentrarea ateniei asupra celor cu care comunic pentru a nelege i punctele lor de vedere, formularea adecvat a ntrebrilor i evitarea ntreruperii dicursului celorlali n momente nepotrivite

De coordonare adaptarea propriilor aciuni n relaie cu aciunile celorlali

De vorbire transmiterea informaiei n interiorul unui discurs logic i coerent

b. Aptitudini: De nelegere verbal (nivel superior) abilitatea de a asculta i

nelege informaii i idei prezentate oral, prin cuvinte i fraze De exprimare oral (nivel mediu) abilitatea de a comunica verbal

informaii i idei ntr-o manier n care s faciliteze nelegerea celorlali

nelegerea textelor (nivel superior) abilitatea de a citi i a nelege informaiile i ideile prezentate n documente scrise

Raionament deductiv (nivel mediu) abilitatea de a aplica regulile generale la probleme specifice pentru a produce soluii adecvate

Memorizarea abilitatea de a-i reaminti informaii ca numere, cuvinte, discuii,

Viteza perceptiv abilitatea de a compara rapid i corect numere, cuvinte, structuri, prezente sau din memorie

Atenie selectiv abilitatea de a se concentra i de a nu fi distras n timpul realizrii unei sarcini de-a lungul unei perioada de timp

Dozarea selectiv abilitatea de a trece de la o activitate la alta i de a utiliza una sau mai multe surse de informaii n acelai timp

Sensibilitatea la detalii abilitatea de a sesiza detaliile ntr-un timp foarte scurt

Sensibilitatea la probleme abilitatea de a contientiza dac ceva este n neregul i sesizarea problemei

Ordonarea informaiilor (nivel superior) abilitatea de a ordona aciuni sau lucruri ntr-o anumit ordine n funcie de o regul sau un set de reguli specifice

c. Interese: Caracter convenional post de munc cu proceduri de rutin ce

includ analiza unor seturi de date, lucrul cu detalii

Investete n oameni ! Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 5 Promovarea msurilor active de ocupare Domeniul major de intervenie 5.1 Dezvoltarea i implementarea msurilor active de ocupare Titlul proiectului O sintax de succes pentru combaterea activ a omajului Contract POSDRU/100/5.1/G/75593

Caracter investigativ lucrul cu idei pentru identificarea de fapte i rezolvarea mental a probemelor.

Stilul de munc:

Capacitate de efort pentru realizarea obiectivelor Perseveren Atenie la detalii Adaptabilitate Rezisten la stres Responsabilitate

d. Valori ale muncii Realizarea post de munc orientat spre rezultate prin utilizarea

tuturor abilitilor

5. PREGTIREA NECESAR POSTULUI DE MUNC.

De baz studii medii sau postliceale

De specialitate cursuri de perfecionare n domeniul comunicrii, tehnologiei

informaional comunicaionale, marketing, operare pe calculator.

6. REMUNERAREA

Se va stabili n conformitate cu normele interne ale organizaiei i nivelul de

responsabilitate. (1- 2 x salariu minim pe economie).

Data:

Semntura angajatului, Semntura angajatorului,