Universitatea din Bacau

Masterat Managementul afacerilor în industria constructoare de ma şini - MAICM

Sisteme informatice pentru management

- aplicatie practica -

Proiectarea sistemelor informatice - aplicatie practica -

(stat cheltuieli de plata) În cadrul sistemului informational, majoritatea activitatilor se pot desfasura cu

ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare si apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, catre alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face si el pe cale electronica, prin intermediul unei retele de calculatoare sau cu ajutorul modemului.

Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare si transmitere a datelor pe cale electronica alcatuiesc un sistem informatic.

Realizarea sistemului informatic implica o actiune complexa in care intervine un

numar de activitati:

1. Analiza si definirea cerintelor 2. Proiectarea logica 3. Proiectarea tehnica (fizica) 4. Implementarea si testarea sistemului 5. Construirea 6. Exploatare 7. Intretinere 1. Analiza si definirea cerintelor

In aceasta etapa initiala se examineaza posibilitatea realizarii unui nou sistem

informatic – in cadrul sistemului informational pentru conducere - sau modificarii sistemului existent. Scopul principal al acestei etape este de a raspunde la urmatoarea intrebare: este noul sistem pe care dorim sa-l introducem in organizatie oportun din punct de vedere tehnic, economic si operational?

Pentru relizarea unei analize preliminare exista trei concepte de baza: - se face o evaluare sumara a organizatiei, pentru a putea obtine o justificare a

folosirii sistemului de calcul - se studiaza obiectivele si domeniile de probleme generale si specifice ale

organizatiei respective, pentru a incerca sa se demonstreze beneficiile aduse de automatizare.

- se studiaza amanuntit organizatia pentru a intelege structura organizatorica, modul ei de functionare, scopul si obiectivele acesteia.

Abordarea unuia sau altuia dintre concepte depinde de o serie de factori: timpul disponibil. Personalul afectat si complexitatea lucrarilor, gradul de precizare al obiectivelor sistemului, nivelul de pregatire al unitatii, al conducerii si al personalului pentru introducerea unui sistem informatic.

Sistemul ce se doreste a fi proiectat se refera la preluarea, prelucrarea si afisarea datelor privind calculul cheltuielilor de asociatie a fiecarui locatar. Prelucrarea computerizata a acestor date va usura munca operatorilor, si va reduce din timpul alocat tinerii acestei evidente.

2. Proiectarea logica

Etapa are un triplu scop: - determinarea cerintelor logice ale noului sistem, in concordanta cu

obiectivele ce urmeaza a fi atinse; - (re)proiectarea sistemului informational, plecand de la cerintele stabilite, cu

precizarea zonelor unde va interveni prelucrarea automata a datelor; - intocmirea specificatiilor de definire a sistemului, care vor constitui

fundamentul pe care se va realiza etapa urmatoare (proiectare tehnica). Proiectarea logica reprezinta practic o examinare mult mai amanuntita a

elementelor care au fost abordate in cadrul analizei preliminarii, nivelul de detaliu la care se coboara trebuie sa permita:

- verificarea ca sitemul propus va asigura indeplinirea obiectivelor; - elaborarea unui raport de costuri si beneficii (cantitative si calitative) care sa

ajute conducerea in luarea deciziei de continuare a lucrarilor. Prin activitatile ce se desfasoara in aceasta etapa, trebuie in fond determinate,

tinand seama de cerinte, prelucrarile logice si posibile ce vor fi efectuate in noul sistem (ce este logic si posibil sa se faca)

Astfel, fiecare locatar va identifica consumul de apa calda, respectiv apa rece si

il va transmite operatorilor fiecarei asociatii. Operatorii vor introduce aceste date in baza de date, urmand ca sistemul informatic sa prelucreze aceste date si sa identifice cheltuielile aferente lunii in curs, detaliate pe purtatori de cost (cheltuieli apa rece, cheltuieli apa calda, cheltuieli incalzire, cheltuieli gaz metan, cheltuieli gunoi) si per total.

1. Proiectarea tehnica (fizica)

Este etapa in care se definitiveaza mijloacele tehnice necesare (echipamente, programe, fisiere, proceduri manuale) prin care fluxul informational stabilit anterior este trasformat intr-un flux cu prelucrare automata a datelor. Pricipla activitate va fi deci elaborarea unor specificatii (denumite specificatii de realizare) pentru componentele de baza ale sistemului informatic si pentru procedurile de interfata cu sistemul informational.

Efortul principal este de proiectare pura, dar cu tehnici si metode specifice prelucrarii automate, accentul trebuind pus pe calitatea specificatiior intocmite, in sensul asigurarii tuturor elementelor necesare pentru realizare unor rezultate corespunzatoare in etapele care urmeaza.

Frecvent, datele din proiectarea logica pot fi gasite incomplete, astfel ca vor fi necesare iteratii si corectii care pot afecta solutia propusa din punct de vedere tehnologic, economic sau operational. In special in acest caz estimarile trebuie revazute si solutiile reavizate.

Daca in etapa de proiectare logica se definitiveaza, in primul rand ce trebuie facut, acum se stabileste cum sa se faca.

Proiectarea tehnica se imparte in doua subetape distincte: - proiectarea sistemului cu intocmirea specificatiilor de realizare

(definitivarea solutiilor tehnice) la nivel de sistem.

- proiectarea componetelor sistemului (subsisteme si/sau aplicatii) cu elaborarea specificatiilor pe componente.

Trecerea la a doua subetapa se recomanda sa se faca numai dupa ce rezultatele primeia au fost avizate si insusite de beneficiar. Activitatile vor fi astfel desfasurate si detaliate incat sa permita sa se definitiveze in special urmatoarele aspecte:

- care este structura sistemului pe componete (subsisteme si aplicatii), cum se face legatura intre componente,

- ce probleme vor fi rezolvate cu ajutorul sistemului electronic de calcul, integral sau partial,

- ce date, programe de calcul si proceduri manuale sunt necesare pentru aceasta,

- cum vor fi asigurate datele, - ce configuratii de calcul (hardwere si softwere) sunt necesare, - care sunt legaturile intre procedurile automate, manuale si combinate, - care sunt costurile si beneficiile noului sistem, - cum se va face trecerea dela vechiul la noul sistem (conversia).

Sistemul informatic va fi realizat in Microsoft Office Access. El va cuprinde

tabele de intrare a datelor si tabele de prelucrare a cestora. Tabelele de intrare a datelor vor prelua informatii necesare calcularii cheltuielilor aferente lunii in curs. Astfel va exista un tabel cu datele de identificare ale locatarilor (tabel numit „locatari”), unul de colectare de la locatari a numarului de metrii cubi de apa calda si apa rece consumati. (tabel numit „intrari cheltuieli”) si unul de precizare a tarifelor (intitulat „tarife”).

Tabela „locatari” va contine campurile: familie, numar persoane, suprafata apartament, adresa. Indexarea se va face dupa numele familiei.

Tabela „intrari cheltuieli” va contine campurile: familia, apa calda (mc), apa rece (mc), restante. Indexarea se va face dupa numele familiei.

Tabela „tarife” va contine campurile: incalzire, cost apa rece, cost apa calda, cost gaz metan, cost gunoi. Tabela se va umple doar cu cate un singur atribut, neputand exista mai multe costuri in acelas itimp pentru acelasi camp.

Prelucrarea acestor date se va realiza cu ajutorul functiilor de queri. Astfel atribute ale tabelului ”tarife” se vor inmulti cu atribute ale tabelului „intrari cheltuieli” pentru determinarea cheltuielilor efective aferente consumurilor. Aceste coloane vor fi completate cu una de total, prin insumarea cheltuielilor determinate, si cu o coloana de total general care aduna la total restantele lunilor precedente.

2. Construirea Dupa ce specificatiile de realizare au fost intocmite si aprobate, ele vor fi

repartizate diverselor grupe de specialisti care au responsabilitatea sa le execute/construiasca si ulterior sa le asambleze.

Etapa include achizitionarea echipamentelor necesare si inceperea montarii acestora, scrierea si testarea individuala a programelor si procedurilor manuale,

inceperea umplerii cu date a fisierelor/bazei de date, intocmirea primei forme a documentatiei/manualelor sistemului.

3. Implementarea si testarea sistemului Etapa incepe cand componentele individuale, care au fost testate si acceptate, pot

fi ansamblate pentru testarea si includerea in sistem/susistem, pe baza specificatiilor si manualelor elaborate i netapa anterioara. Si acum este probabil necesar sa se mearga inapoi si sa se modifice unele rezultate din etapele precedente. Etapa se termina cand sistemul sau subsistemul este acceptat de organizatie si este luat in primire de compartimentul de exploatare, impreuna cu documentatia definitiva.

4. Exploatare Etapa incepe cand beneficiarul primeste in mod curent informatii din

sistem/susisteme/aplicatii si se termina practic atunci cand sistemul se inlocuieste cu altul nou. In timpul exploatarii sistemul accepta intrari si produce iesiri.

Echipa/echipele care au ca sarcina exploatarea curenta a sistemului / susistemelor / aplicatiilor se vor preocupa in mod deosebit de:

� actualizarea procedurilor automate si manuale si optimizarea functionarii acestora, avand in vedere noile facilitati (hardwere si softwere) ale sistemului de calcul.

� intocmirea si tinerea la zi a unor evidente oentru verificarea in continuare a performantelor noului sistem

� evidentierea principalelor anomalii in exploatare, datorate: echipamentelor, oamenilor, modului necorespunzator de funcionare a procedurilor automate si manuale,

� intocmirea propunerilor de modificare, aca urmare a anomaliilor aparute; acestea se ianinteaza intr-o forma standardizata, echipei de intretinere-modificare.

5. Intretinere Desi se desfasoara in paralel cu etapa de exploatare, incepe si se termina odata cu

aceasta, intretinerea aparea ca o etapa separata deoarece se realizeaza cu personal si tehnici separate.

Pricipale activitati ale acestei etape sunt: � evidentierea tuturor necesitatilor de schimbare, � colectarea periodica a propunerilor de modificare, cu o justificare precisa

a fiecareia. � verificarea posibilitatilor de realizare a modificarilor, cu stabilirea

resurselor necesare in fiecare caz, � aprobarea modificarilor, prin mecanismul de avizare stabilit � realizarea si introducerea modificarilor acceptate.

Bibliografie

1. MS acces manual 2. Baze de date laborator http://cadredidactice.ub.ro/crinelraveica/baze-de-date-2/