i

ANEXA II

Caiet de Sarcini Privind achiziţionarea de servicii de consultanţă în domeniul managementului proiectului - Punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în perioada implementării proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara”- Reabilitare, conservare, restaurare şi amenajări adiacente informaţional –culturale-

ii

DEFINITII SI ABREVIERI 1

1 GENERALITATI 6

1.1 Proiectul 6

1.2 Autoritati Responsabile 6

2 DESCRIEREA PROIECTULUI 7

2.1 Situatia existenta 7

2.2 Date tehnice ale investitiei – situatia propusa 8

a) Zona proiectului 8

b) Grupuri vizate/beneficiari 11

3 SCOPUL PRESTATIILOR 12

3.1 Aspecte generale 12

3.2 Obiectul Contractului 12

3.3 Necesitatea prestatiilor 13

4 OBIECTIVELE CONTRACTULUI DE PRESTARI SERVICII DE CONSULTANTA IN DOMENIUL MANAGEMENTULUI PROIECTULUI „REABILITAREA SPATIILOR PUBLICE DIN CENTRUL ISTORIC AL MUNICIPIULUI TIMISOARA“ 13

4.1 Obiective 13

4.1.1 Obiectivul general al prezentului Contract 13

4.1.2 Obiectivele specifice ale prezentului Contract 14

5 DESCRIEREA SERVICIILOR 14

5.1 Activitati, atributii, responsabilitati 14

5.1.1 Activitati 14

5.1.2 Atributii 15

5.1.2.a Atributii pentru pregatirea planului detaliat de implementare a proiectului 15

5.1.2.b Atributii pentru managementul efectiv al Proiectului pe durata de implementare. 16

5.1.3 Responsabilitati 17

5.1.4 Colaborare cu EIP MTm 19

5.2 Activitati, atributii, responsabilitati 20

5.2.1 Activitati: 21

5.2.2 Atributii 21

iii

5.2.3 Responsabilitati 25

5.2.4 Colaborare cu EIP MTm 27

5.3 Prezenta Expertilor Principali 29

5.4 Transferul de Informatii si Cunostinte 29

6 LOCATIE SI LOGISTICA 29

6.1 Locatie 29

6.2 Logistica 29

6.3 Data de incepere & Perioada de executie a serviciilor 29

7 CERINTE 30

7.1 Personal 30

7.2 Facilitati in sarcina Prestatorului 36

7.3 Facilitati in sarcina Achizitorului 37

8 MATERIALE LIVRABILE INCLUSIV RAPORTARI 37

8.1 Rezultate asteptate si livrabile; 37

8.2 Raportari 38

8.2.1 Rapoarte 38

a) Rapoarte generale 38

b) Rapoarte periodice 39

c) Alte rapoarte 40

8.2.2 Depunerea si aprobarea rapoartelor 40

8.3 Premise si riscuri in realizarea serviciilor 40

8.3.1 Premise 40

8.3.2 Riscuri 40

9 MONITORIZARE SI EVALUARE 41

9.1 Descrierea procesului de monitorizare a activitatii Prestatorului 41

9.2. Evaluarea activitatii prestatorului 43 9.3 Definirea indicatorilor de monitorizare si evaluare a activitatii Prestatorului 43

9.4 Rezultate vizibile 44

ANEXA IV – LISTA EXPERTI PRINCIPALI 45

ANEXA V – GRAFICUL ESTIMATIV DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI 46

iv

1

DEFINITII SI ABREVIERI Definitii

Achizitor: Municipiul Timisoara;

Municipiul Timisoara – beneficiar/autoritate responsabil pentru derularea implementarii proiectului.

ADR: este organism neguvernamental, nonprofit, de utilitate publica, cu personalitate juridica, care functioneaza in domeniul dezvoltarii regionale - conform Legii 315/2004, operand ca interfata intre AMPOR si beneficiari la nivel regional si actionand in baza unui acord de delegare incheiat cu AMPOR.

Antreprenorul: reprezinta compania a carei Oferta este desemnata castigatoare de catre Achizitor si care va executa lucrarile de proiectare si constructie. Aria de proiect - Aria geografica constituita din zonele care vor beneficia, direct sau indirect, de investitii in reabilitarea si modernizarea infrastructurii si a spatiului public din centrul istoric al orasului.

Autoritatea de Certificare si Plata: structura organizatorica din cadrul Ministerului Finantelor Publice, responsabila de certificarea sumelor cuprinse in declaratiile de cheltuieli transmise la Comisia Europeana, primirea de la Comisia Europeana a fondurilor transferate Romaniei din instrumente structurale si transferul catre beneficiari/unitati de plata de pe langa autoritatile de management a fondurilor primite din instrumente structurale, precum si a celor alocate de la bugetul de stat, in cazul programelor operationale care utilizeaza mecanismul platii direct (conform art. 2 alin. (3) lit. b) din OUG nr.64/20091 - versiune actualizata la data de 23/03/2012)

Autoritatea de Audit: Autoritatea publica, la nivel national, responsabila cu verificarea operatiunilor de management si a sistemului de control pentru fiecare program operational, independenta functional de Autoritatea de Management si de Autoritatea de Certificare. In Romania, pentru toate programele operationale, Autoritatea de Audit functioneaza pe langa Curtea de Conturi.

Autoritatea de Management pentru Programul Operational Regional 2007-2013 (AMPOR): Ministerul Dezvoltarii Regionale si Turismului are responsabilitatea managementului, gestionarii si implementarii asistentei financiare din instrumente structurale ale Uniunii Europene pentru Programul Operational Regional in cadrul perioadei de programare 2007 – 2013, in conformitate cu prevederile Hotararii de Guvern nr. 457/20082 privind cadrul institutional de coordonare si de gestionare a instrumentelor structurale si ale Hotararii de Guvern nr. 33/20093 privind organizarea si functionarea Ministerului Dezvoltarii Regionale si Turismului, cu modificarile si completarile ulterioare.

Comitet de Monitorizare pentru POR (CMPOR): Structura nationala de tip partenerial fara personalitate juridica, cu rol decizional si strategic in procesul de implementare a Programului Operational Regional 2007-2013. CMPOR are rolul de a asigura eficacitatea si calitatea implementarii programului si este organizat conform Hotararii de Guvern nr. 765/2007 privind aprobarea constituirii Comitetului de Monitorizare a Programului Operational Regional 2007-2013, si a Regulamentului cadru de organizare si functionare al acestuia (anexa 2, art. 1 (1), lit.b).

1 Publicata in Monitorul Oficial, nr. 193 din 23 /03/2012 2 Publicata in Monitorul Oficial nr. 364 din 13 mai 2008 3 Publicata in Monitorul Oficial nr. 918 din 29 decembrie 2009

2

Conditiile Generale: inseamna documentul ce alcatuieste Anexa I a Contractului de Servicii reprezinta prevederi contractuale generale, specifice contractelor de servicii, stabilind clauzele administrative, financiare, juridice si tehnice ce vor guverna Contractul de Servicii, in masura in care asemenea clauze nu sunt modificate prin Conditiile Speciale ale Contractului de Servicii si cu respectarea prevederilor legislatiei in materia achizitiilor publice in vigoare in Romania. Conditii Speciale: inseamna documentul denumit de catre parti „Contractul de Servicii”, si include amendamentele si derogarile stabilite de catre Achizitor de la prezentele Conditii Generale, si alte clauze specifice Contractului de Servicii. Consultant: persoana juridica careia i s-a atribuit de catre Achizitor contractul de prestari servicii de consultanta in domeniul managementului proiectului. Reprezinta Achizitorul si actioneaza in numele acestuia in relatiile partile implicate in proiect (Antreprenor, Diriginte de santier, alti furnizori, etc.). Consultantul va avea 2 echipe distincte coordonate de un Responsabil de proiect/Lider de echipa, care va fi si responsabil direct de coordonarea activitatii de management de implementare a proiectului si care va raporta Managerului de proiect din cadrul MTm. Contract de servicii: Contract de prestari servicii si toate anexele sale.

Contractul de lucrari: reprezinta contractul semnat de Achizitor si Antreprenor privind executarea lucrarilor, in conformitate cu prevederile acestuia. Contract de Finantare: se refera la contractul de finantare nr.2748, semnat intre AM POR 2007 – 2013 – Ministerul Dezvoltarii Regionale si Turismului si OI – ADR Vest si Municipiul Timisoara, cu privire la acordarea asistentei FEDR pentru construirea lucrarilor de reabilitare a spatiilor publice din Centrul Istoric al Municipiului Timisoara. Acesta stabileste conditiile de finantare ale POR 2007 – 2013, Axa prioritara 1 ,, Sprijinirea dezvoltarii durabile a oraselor - Poli urbani de crestere” , Domeniul major de interventie 1.1 ,, Planuri integrate de dezvoltare urbana”. Dirigintele de santier: reprezinta persoana fizica, atestat in conformitate cu legislatia din Romania (conform Ordinului MDRT nr.1496/2011 si Ordinului MCPN 2495/2010 )– parte a echipei Prestatorului – desemnat de catre Achizitor – Municipiul Timisoara castigator al procedurii de atribuire a contractului de servicii de asistenta tehnica pentru supravegherea executiei lucrarilor, insarcinata de catre Prestator cu verificarea calitatii materialelor si produselor de constructii puse in lucrare si/sau cu verificarea executiei corecte a lucrarilor de constructii, pe tot parcursul lucrarilor, asa cum aceasta este definita in Ordinul nr.1496/2011. A nu se confunda cu Managerul tehnic. Echipa mixta de proiect: structura mixta de implementare a proiectului este compusa din: - Echipa interna de implementare a proiectului constituita la nivelul Municipiului Timisoara - Echipa externa de implementare a proiectului ( managementul externalizat este serviciu angajat pe baza de contract in urma unei proceduri de achizitie publica, prestat de persoane fizice in asociere sau persoana juridica) -actioneaza in numele beneficiarului -asigura prin reprezentantii ei: - managementul de implementare a proiectului - managementul de executie a lucrarilor de constructie

3

Fondul European de Dezvoltare Regionala: este un instrument structural al Comisiei Europene care finanteaza pana la 80,35% din cheltuielile eligibile ale proiectelor de infrastructura in cadrul POR 2007 – 2013 pentru Poli de Crestere.

Lucrarile: reprezinta contractul de lucrari finantat de Proiect.

Luna: luna calendaristica.

Managerul de Proiect: persoana responsabila pentru monitorizarea implementarii proiectului din cadrul Achizitorului, Manager tehnic: persoana - membrul echipei Consultantului - desemnat de catre Achizitor – Municipiul Timisoara castigator al procedurii de atribuire a contractului deservicii de consultanta in domeniul managementului de executie a lucrarilor de constructii, care urmareste realizarea activitatilor de executie si supraveghere a executiei lucrarilor proiectului in conformitate cu cerintele de calitate si in cadrul bugetului si timpului agreat prin Contractul de Finantare. Reprezinta pe Beneficiar si raspunde in fata acestuia de respectarea cerintelor contractului de executie a lucrarilor. Ordin de incepere: notificare emisa de catre Achizitor si adresata Prestatorului in vederea inceperii indeplinirii contractului.

Organismul Intermediar pentru POR 2007-2013 (OI) :reprezinta institutia desemnata de statul membru care, prin delegare de atributii de la Autoritatea de Management, implementeaza axele prioritare / domeniile de interventie din Programul Operational Regional 2007-2013.

Pentru Regiunea Vest Agentia pentru Dezvoltare Regionala (ADR) Vest este OI POR 2007 – 2013, avand sediul in Municipiul Timisoara.

Perioada de Notificare a Defectelor – PND – inseamna perioada de notificare a defectiunilor aparute la Lucrari - durata se va stabili in contractele de lucrari si va fi de minim 12 luni.

Prestator: oricare prestator de servicii - persoana fizica/juridica, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate in domeniul care ofera in mod licit pe piata servicii si este persoana denumita ca si Prestator in Conditiile Contractuale Speciale.

Procesul Verbal de Receptie la Terminarea Lucrarilor: inseamna procesul verbal intocmit si semnat in conformitate cu Legile in vigoare, de catre comisia de receptie numita de catre Beneficiar, la cererea Managerului tehnic, recomandand sau nu receptionarea Lucrarilor, a Sectorului sau a unei parti de Lucrare (dupa caz) de catre Achizitor. Procesul Verbal de Receptie Finala: inseamna procesul verbal intocmit si semnat conform Legilor in vigoare de catre comisia de receptie finala numita de catre Beneficiar, la cererea Managerului tehnic, recomandand sau nu receptionarea finala a Lucrarilor, Sectorului sau a unei parti de Lucrare (dupa caz) de catre Achizitor, potrivit prevederilor. Program Operational Regional (POR 2007 – 2013): documentul strategic care implementeaza elemente ale Strategiei Nationale de Dezvoltare Regionala din cadrul Planului National de Dezvoltare (PND) si contribuie, alaturi de celelalte programe operationale (e.g. Programul Operational Sectorial Infrastructura de Transport, Programul Operaţional Sectorial Cresterea competitivitatii economice), la realizarea obiectivului Strategiei Nationale de Dezvoltare Regionala si al Cadrului National

4

Strategic de Referinta, respectiv diminuarea disparitatilor de dezvoltare economica si sociala dintre Romania si media dezvoltarii statelor membre ale UE.

Proiectul: „Reabilitarea spatiilor publice din centrul istoric al Municipiului Timisoara”“ .

Responsabil de proiect/Lider de echipa din partea Prestatorului/Firmei de consultanta externa selectata, este persoana – parte a echipei Consultantului - care asigura managementul de implementare proiectului in conformitate cu procedurile de implementare ale POR si ale contractului de finantare in scopul atingerii obiectivelor acestuia in conformitate cu calendarul activitatilor, standardele de calitate si cu bugetul aprobat si raportează managerului E.I.P. din cadrul Municipiului Timisoara; Acesta este responsabil de asemenea de indeplinirea contractului de prestari servicii de consultanta. Serviciile: reprezinta toate activitatile desfasurate de Prestator in baza Contractului de Servicii. Teste la Terminare: inseamna testele care sunt specificate in Contractul de lucrari sau sunt convenite de catre parti (daca exista) si care sunt efectuate dupa ce Lucrarile sunt receptionate de catre Beneficiar.

5

Abrevieri

AC Autoritate Contractanta ADI Asociatie de Dezvoltare Intercomunitara ADR Agentie de Dezvoltare Regionala AM POR Autoritatea de Management POR EIP Echipa de Implementarea a Proiectului FEDR Fondul European de Dezvoltare Regionala IJCT Inspectoratul Judetean in Constructii Timis MFP Ministerului Finantelor Publice MDRT Ministerul Dezvoltarii Regionale si Turismului MTm Municipiul Timisoara NCS Nota de Comanda Suplimentara NR Nota de Renuntare OI Organism Intermediar PID Plan Integrat de Dezvoltare POR Program Operational Regional SMIS Sistem Unic de Management al Informatiei UE Uniunea Europeana

6

1 GENERALITATI 1.1 Proiectul

Denumirea: Punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în perioada implementării proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara” - Reabilitare, conservare, restaurare şi amenajări adiacente informaţional-culturale- cod SMIS: 31507

Titularul investitiei: Municipiul Timisoara

Surse de finantare:

1. Fondul European de Dezvoltare Regionala (FEDR) prin Programul Operational Regional 2007 – 2013, Axa Prioritara 1 „Sprijinirea dezvoltarii durabile a oraselor – poli urbani de crestere „ Domeniul de major de interventie 1.1 – Planuri integrate de dezvoltare urbana, Sub-domeniul : Poli de crestere, Categoria de operatiuni: Reabilitarea infrastructurii urbane si imbunatatirea serviciilor urbane, inclusiv transportul urban si bugetul de stat, conform Contractului de finantare nr.2748/2011 – 98% din cheltuielile eligibile. 2. Buget local: 2% din cheltuielile eligibile si in totalitate cheltuielile neeligibile. Proiectul este inclus in lista de proiecte prioritare din Planul Integrat de Dezvoltare al "Polului de Crestere Timisoara,,. Obiectivele proiectului Obiectivul general al proiectului -Punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în perioada implementării proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara” - Reabilitare, conservare, restaurare şi amenajări adiacente informaţional-culturale - il reprezintă protejarea, conservarea, restaurarea şi punerea în valoare a vestigiilor arheologice, din centrul istoric al orasului – situl urban Cetatea Timisoara – parte a patrimoniului cultural istoric de valoare nationala si universala, in vederea creşterii atractivităţii Polului de Crestere Timişoara. Obiectivele specifice ale proiectului sunt: Identificarea şi punerea în valoare, a vestigiilor arheologice descoperite în zone disparate din perimetrului de acţiune a proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara“sunt după cum urmează:

Piaţa Libertăţii – zona vestigiilor Băilor Turceşti pe o suprafata de 1.068,87 mp; Piaţa Sfântul Gheorghe - zona vestigiilor Bisericii Iezuite şi a zidurilor Moscheii lui

Soliman pe o suprafaţă de 850,23 mp; Piaţa Ţarcului (actualmente Traian Doda)– zona vestigiilor Casei Camerale, locuinţa din

lemn pe o suprafata de 1.312,00 mp; Strada Vasile Alecsandri - zona vestigiilor Moscheii Ali Bey pe o suprafata de 268 mp; Strada Eugeniu de Savoya – zona vestigiilor Piaţetei de la Poarta Cocoşului pe o

suprafata de pe o suprafata de 606,33 mp; Strada Francesco Griselini: zona vestigiilor Moscheii Gemgime pe o suprafaţă de

416,52 mp; Piaţa Unirii: zona vestigiilor Pavajului de cărămida, zidul de incinta al fortificaţiei cetaţii

pe o suprafata de 475,00 mp; Locatia proiectului: Romania, Regiunea de Dezvoltare Vest, judetul Timis, Municipiul Timisoara, cartierul istoric Cetate, 4 pieţe publice si 3 străzi. 1.2 Autoritati Responsabile

7

Autoritate contractanta:

Nume: Municipiul Timisoara Adresa: Blvd. C.D.Loga, nr.1, Timişoara, judeţul Timiş Singurul beneficiar (proprietarul final) si cel care isi asuma toate responsabilitatile privitoare la faza de implementare si la cea de exploatare a investitiei sus mentionate este Primaria Municipiului Timisoara.

Pentru implementare Municipiul Timisoara a desemnat o Echipa de Implementare a Proiectului.

Nume: Echipa de Implementare a Proiectului din cadrul Municipiului Timisoara Adresa: Blvd. C.D.Loga, nr. 1, Timisoara, jud. Timis, Romania Contact: Aurelia Junie – Director Direcţia Dezvoltare- manager de proiect Tel.: +40 256 408 399 Fax: +40 256 293 605 E-mail: ajunie@primariatm.ro Autoritatea de Management (AM POR) pentru POR 2007 – 2013 este Ministerul Dezvoltarii Regionale si Turismului care este responsabil cu implementarea programului. Organismul Intermediar (OI) - Agentia de Dezvoltare Regionala (ADR) Vest, cu sediul în Timisoara. ADR Vest are un rol important in implementarea POR 2007 – 2013 la nivel regional actionand ca interfata intre AM si beneficiar, cu responsabilitati principale legate de programare, monitorizare, control si raportare.

2 DESCRIEREA PROIECTULUI 2.1 Situatia existenta In anul 2008, prin Hotararea de Guvern nr.998, Municipiul Timisoara a fost desemnat unul din cei 7 poli de crestere nationali care concentreaza investitii si iradiaza dezvoltare in zonele adiacente ale Regiunii de Dezvoltare Vest, contribuind la reducerea disparitatilor regionale si la dezvoltarea teritoriala echilibrata a tarii. Polul de crestere Timisoara este in prezent cea mai mare aglomeratie umana din vestul Romaniei (355 mii locuitori), nucleul sau urban, Timisoara, fiind al doilea oras al tarii ca forta economica si ca numar de locuitori (312 mii, la 1 ianuarie 2009). Structurarea unui portofoliu coerent de politici si proiecte integrate de dezvoltare, la nivelul nucleului urban si al zonei sale de influenta, este vitala pentru consolidarea pozitiei Polului de crestere Timisoara in sistemul urban national, dar mai ales In cresterea competitivitatii social-economice a Romaniei in spatiul Uniunii Europene. Polul de crestere Timisoara se doreste a fi un spatiu urban de calitate, placut, modern si dinamic. In cadrul Planului Integrat de Dezvoltare al Polului de Crestere, vor fi implementate programe vizand dezvoltarea urbanistica unitara a teritoriului polului, prin promovarea unei arhitecturi de calitate, cu respect pentru mediul Inconjurator, un spatiu in care locuitorilor sa le fie asigurat confortul urban (prin cresterea mobilitatii, asigurarea unui mediu Inconjurator nepoluant, precum si posibilitati de relaxare si agrement).

Proiectul de reabilitare si modernizare a infrastructurii si a spatiilor publice din centrul istoric al orasului, este cuprins in lista de proiecte prioritare din cadrul PID la pozitia 55, integrandu-se in obiectivul general al Planului Integrat de Dezvoltare a Polului de Crestere Timisoara, care este „Consolidarea profilului Polului de Crestere Timisoara de centru economic dinamic si inovativ, competitiv la nivel european, intr-un context multicultural si de mediu echilibrat, pentru cresterea

8

calitatii vietii populatiei”, precum si in Obiectivul strategic 4 „ Realizarea unui habitat ecologic, confortabil si atractiv”.

Proiectul, Punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în perioada implementării proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara” - Reabilitare, conservare, restaurare şi amenajări adiacente informaţional-culturale-, este cuprins in lista de proiecte prioritare din cadrul PID, la pozitia 55, integrandu-se in obiectivul general al Planului Integrat de Dezvoltare a Polului de Crestere Timisoara, care este „Consolidarea profilului Polului de Crestere Timisoara de centru economic dinamic si inovativ, competitiv la nivel european, intr-un context multicultural si de mediu echilibrat, pentru cresterea calitatii vietii populatiei”, precum si in Obiectivul strategic 4 „ Realizarea unui habitat ecologic, confortabil si atractiv”.

Centrul istoric al orasului - Cartierul Cetate - este cea mai reprezentativa zona a orasului, definitorie pentru oraş şi pentru regiune, cu incarcatura istorica. Catalogat ca monument istoric - Situl urban Cartierul “Cetatea Timisoara” ( TM-II-s-A-06095)- este o zona care, practic, adaposteşte leagănul oraşului. Zona de interventie a proiectului aflată in Cartierul Istoric Cetate cuprinde zone disparate situater in: - 4 piete publice: Piata Unirii, Piata Libertatii, Piata Sf. Gheorghe şi Piaţa Ţarcului (cu denumirea actuală de General Traian Doda). - 3 străzi: Strada Vasile Alecsandri, Strada Eugeniu de Savoya şi Strada Francesco Griselini. Odata cu cresterea calitatii spatiului urban central va creste si atractivitatea sa pentru proprii cetateni, pentru turisti, dar si pentru investitori, cu impact direct in dezvoltarea economica a orasului si a regiunii. In acelasi timp, prin valorificarea ansamblului istoric Cartierul Cetate, cu fondul sau arhitectural deosebit de valoros, putem vorbi si de o crestere considerabila a atractivitatii turistice, fapt ce va contribui la dezvoltarea durabila regiunii – alt obiectiv specifiv al strategiei dezvoltarii regionale. 2.2 Date tehnice ale investitiei – situatia propusa a) Zona proiectului

Zona de interventie a proiectului, care are o suprafaţa totala de 4.996,95 mp, din care 3.706,10 mp in pieţe publice şi 1.290,85mp pe străzi si zone pietonale aferente, este localizata in cartierul istoric Cetate si constă in urmatoarele:

- Piata Unirii - zona vestigiilor Pavajului de cărămida şi zidul de incinta al fortificaţiei cetaţii;

- Piata Libertatii – zona vestigiilor Băilor Turceşti; - Piata Sfantu Gheorghe – zona vestigiilor Bisericii Iezuite şi a zidurilor Moscheii lui

Soliman; - Piaţa Ţarcului (General Traian Doda) – zona vestigiilor Casei Camerale şi locuinţa din

lemn. - Strada Vasile Alecsandri - zona vestigiilor Moscheii Ali Bey; - Strada Eugeniu de Savoya – zona vestigiilor Piaţetei de la Poarta Cocoşului; - Strada Francesco Griselini: zona vestigiilor Moscheii Gemgime.

În Piaţa Unirii se urmăreşte punerea în valoare a mai multor straturi succesive de dezvoltare a oraşului:

etapa cetăţii medievale de sub ocupaţie medievală (turcească); etapa cetăţii Timişoara de sub ocupaţie habsburgică ( sec. XVIII şi XIX).

În faţa Catedralei Catolice şi a Palatului Baroc se va marca la nivelul pavajului, un fragment din pavimentul de secol XVIII şi XIX respectiv XIX ,folosind cărămizile originale descoperite.

9

Ca elemente de signalectică se propune un modul informaţional (Totem) şi o machetă a Cetăţii Timişoara din perioada otomană. Piaţa Libertăţii impune necesitatea asigurării traficului auto de intervenţie pe latura de est a pieţei, cea ce face ca vestigiile amplasate pe fostul prospect carosabil al pieţei (traseul str. V. Alecsandri, P-ţa Libertăţii, str. L. Blaga) să fie marcate în paviment printr-o altă cromatică a materialului de pavaj. Finalizarea etapei de cercetare arheologică a condus la o planimetrie pentru băile turceşti al căror grafism nu trebuie pierdut, drept pentru care proiectul propune punerea în valoare a tuturor vestigiilor prin marcarea distinctă printr-un paviment de altă culoare şi alt mod de aşezare a cărămizilor. Amplasată în zona de sud a pieţei ,, Fântâna austriacă“ se pune în valoare prin lucrări de conservare şi reântregire ( curăţare zidărie puţ, curăţare rosturi, refacere rosturi, impregnare zidărie). Punerea în valoare a descoperirilor arheologice se face şi prin obiecte de signalectică ce vor conţine informaţii despre istoricul Pieţei Libertăţii, cu date documentate în activitatea de cercetare arheologică din anul 2014 ( piese de bronz explicative) În Piaţa Sf. Gheorghe era prevăzută punerea în valoare a fundaţiei bisericii iezuite la care se asociază şi condiţiile impuse de prezenţa vestigiilor otomane a căror prezenţă nu a fost prezumată. Pentru marcarea fragmentului de zid descoperit în exteriorul fundaţiilor iezuite, se va recurge la materialul informativ ( signalectică) ce urmează a prezenta rezultatul descoperirilor arheologice Pentru Piaţa Ţarcului, etapa cetăţii medievale se relevează prin structuri de lemn de la o construcţie medievală iar din etapa cetăţii Timişoara de sub ocupaţia habsburgică urmează a fi puse în valoare structurile compacte de zidărie ce aparţin celor două faze de construcţie ale edificiilor ce au aparţinut administraţiei imperiale habsburice( Casa Camerală). Astfel se propun modificări la nivelul pavajului pentru marcarea urmelor arheologice ale ,, locuinţei de lemn cu groapă de provizii“, a zidurilor primei faze de construire a Vechii Case Camerale şi a zidurilor celei de-a doua faze de de construire a Vechii Case Camerale respectiv zidurile Noii Case Camerale. Deasemenea se prevăd modificări la nivel de amplasare a obiectelor de mobilier urban şi amplasarea unor elemente de signalectică corespunzătoare ( lespezi inscripţionate, panouri informative). Pe strada Vasile Alecsandri fragmentele descoperite se vor păstra în situ conservate şi protejate iar ca măsuri de punere în valoare a vestigiilor documentaţia tehnică propune:

marcarea în paviment a planimetriei ansambului arheologic descoperit (moscheia Ali Bey);

integrarea în arhitectura pavimentului a unor elemente de informare a publicului despre istoria acestui loc prin inserţia în desenul pavajului a unor piese speciale din piatră sau bronz.

1. piesa 1- informare despre moschee; 2. piesa 2 – informare despre structura de lemn a străzilor medievale.

Fragmentele descoperite pe str.Eugeniu de Savoya se vor păstra în situ conservate şi protejate iar ca măsuri de punere în valoare a vestigiilor se propune :

marcarea în pavajul străzii a structurii medievale din lemn, strada şi piaţeta din faţa Porţii Cocoşului;

integrarea în arhitectura pavimentului a unor elemente de informare a publicului despre istoria locului prin inserţia în desenul pavajului a unor piese speciale din piatră sau bronz:

1. piesa 1- informare despre piaţeta medievală din faţa Porţii Cocoşului.;

10

2. piesa 2 – informare despre strada ce face legătura cu moscheea Ali Bey. amplasarea unui panou informativ despre etapa medievală a Cartierului Cetate.

Fundaţiile moscheii Gemgime situate pe str. Francesco Griselini, se vor proteja şi conserva fiind menţinute în starea de integritate în care acestea au fost descoperite sub terasamentul străzii. Măsurile de punere în valoare a vestigiilor propuse în proiect sunt:

marcarea în pavajul străzii a zidului moscheii Gemgime; integrarea în arhitectura pavimentului a unor elemente de informare a

publiculuidespre istoria locului prin inserţia în desenul pavajului a unor piese speciale din piatră sau bronz.

amplasarea unui obiect urban cu rol informativ. Implementarea proiectului presupune executarea de lucrări pentru punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în centrul istoric al Mun icipiului Timişoara, respectiv:

a) Construcţii şi instalaţii pentru asigurarea căilor de acces pietonal şi carosabil, modernizarea utilităţilor publice –inclusiv iluminatul, delimitarea şi împrejmuirea obiectivelor, amenajări peisagistice în vederea punerii în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în cele 4 pieţe şi 3 străzi menţionate mai sus.;

b) Restaurarea, consolidarea, protejarea şi conservarea monumentelor istorice: 1. Vestigii arheologice imobile:

-zidurile Bisericii Iezuite din Piaţa Sf. Gheorghe; -zidurile Băilor turceşti din Piaţa Libertăţii;

2. Vestigii arheologice mobile : obiecte din lemn, piele, ceramică, metal, schelete umane etc; c) Dotarea spaţiilor publice cu elemente de informare, publicitate şi signalistică; d) Mobilarea cu piese de mobilier urban.

Prin implementarea Proiectului, se urmăreste: Imbunatatirea infrastructurii zonei supuse interventiei - spaţiile publice din

centrul istoric al Municipiului Timisoara, si implicit infrastructurii orasului si a regiunii Vest, in vederea sprijinirii cresterii economico-sociale, prin crearea unui cadru favorabil atragerii investiţiilor locale si/sau straine si prin crearea unor noi locuri de munca durabile ce vor contribui la cresterea calitatii vieţii cetatenilor.

Imbunatatirea conditiilor de viata a locuitorilor din zona centrului istoric prin:

o Reabilitarea, modernizarea si reorganizarea spatiilor publice din centrul istoric al Municipiului Timisoara – Cartierul istoric Cetate, in vederea imbunatatirii confortului urban, a cresterii mobilitatii populatiei, protejarii conditiilor de mediu si a valorificarii patrimoniului arhitectural istoric unic al zonei de interventie;

o Decongestionarea si fluidizarea circulatiei (auto, cu bicicleta si/sau pietonale), prin reorganizarea traficului in spatiile publice din centrul istoric al Municipiului Timisoara, prin reabilitarea infrastructurii rutiere;

o Reabilitarea şi modernizarea infrastructurii tehnico-edilitare din Cartierul istoric Cetate in vederea imbunatatirii calitatii vietii cetatenilor prin cresterea gradului de siguranta a deplasarii si redarea atractivitatii spatiilor destinate agrementului.

Proiectul contribuie la mentinerea locurilor de munca existente si creeaza totodata, cadrul favorabil crearii de noi locuri de muncă astfel:

11

cresterea/ mentinerea locurilor de munca aferente afacerilor functionale sau institutiilor existente aflate in zona de interventie, prin asigurarea unei infrastructuri rutiere si tehnico-edilitare moderne;

crearea de noi locuri de munca prin impulsionarea crearii /dezvoltarii de noi afaceri atat in zona de interventie, cat si adiacenta acesteia;

dezvoltarea infrastructurii de turism si cresterea afacerilor in domeniul turismului si a celor auxiliare acestuia, prin sporirea atractivitatii zonei pentru vizitatori, turisti;

in faza de executie a investitiei se vor mentine si crea locuri de munca temporare in cadrul firmelor care executa lucrarile si furnizeaza serviciile necesare implementarii proiectului;

pe parcursul perioadei de operare a investitiei se vor mentine locurile de munca in cadrul firmelor care asigura intretinerea obiectelor de investitie.

b) Grupuri vizate/beneficiari

Grupul tinta : 89

Cetatenii Polului de Crestere Timisoara (367.415 locuitori), centrul urban al Polului de Crestere, care vor beneficia de imbunatatirea calitatii spatiilor publice din cartierul Cetate, de reabilitarea si modernizarea infrastructurii de transport si a utilitatilor tehnico-edilitare, de cresterea confortului urban;

Participantii la trafic, locuitori sau/si vizitatori ai Polului de Crestere Timisoara, care prin realizarea obiectivelor propuse in cadrul acestui proiect vor beneficia de cresterea mobilitatii in deplasare. Vizitatorii, locuitori ai Polului de Crestere sau vizitatori In scopuri personale, de afaceri, turism In cartierul Cetate, vor beneficia de infrastructura de transport imbunatatita ce va facilita mobilitatea populatiei in spatiile publice noi reabilitate si modernizate.

Beneficiari directi:

Municipalitatea timisoreana, in calitate de solicitant al finantarii nerambursabile pentru implementarea acestui proiect - proprietarul spatiilor publice reabilitate si modernizate si va beneficia de toate rezultatele proiectului.

Locuitorii riverani al spatiilor publice din centrul istoric ce fac obiectul proiectului, care vor beneficia de imbunatatirea infrastructurii de transport si de infrastrucura tehnico-edilitara aferenta: cca. 5.000 persoane.

Agentii comerciali care isi desfasoara activitatea in zona de interventie a proiectului (strazile si pietele publice).

30 de persoane angajate temporar pe perioada de executie a investitiei.

Beneficiari indirecti:

Locuitorii orasului Timisoara care vor beneficia de spatiile publice reabilitate si modernizate ce le asigura: confort, siguranta, posibilitati de agrement: 80% din totalul de 312.000 persoane – 249.600 persoane, din care femei – 129.792 si barbati : 119.808;

Vizitatorii spatiilor publice: cetateni ai judetului care vin in vederea rezolvarii unor probleme cu autoritatile: 40% din total numar locuitori ai judetului Timis: 670.000 persoane (din care 52% femei si 48% barbati), din care 80.000 sunt localnici din Timisoara;

Potentialii intreprinzatori, care impulsionati de reabilitarea strazilor si pietelor vor gasi arealul (zona Cetate) propice pentru dezvoltarea de noi activitati economice.

12

Turistii care viziteaza Timisoara, atrasi de valoarea istorica si calitatea estetica a cartierului istoric Cetate.

Institutiile publice si culturale localizate In zona si proximitatea zonei de interventie a proiectului: Posta Romana, DGFP Timis, Tribunalul, Agentia pentru Dezvoltare Regionala Vest, institutii de scolarizare (Scoala Generala N. Lenau, Liceul Ana Aslan), muzee monumente istorice: Muzeul Banatului (Castelul Huniade), Muzeul Timisoara (Palatul Baroc sau Prefectura Veche), Domul Romano – Catolic “Sf. Gheorghe”, Primaria Veche, Cazarma Militara U, Bastionul Theresia – fortificatia Cetatii Timisoara.

3 SCOPUL PRESTATIILOR 3.1 Aspecte generale Cadrul general institutional stabilit prin Programul Operational Regional 2007 - 2013, prevede ca beneficiarul finantarii sa detina o Echipa de Implementarea a Proiectului, care va actiona ca si reprezentant al Autoritatii Contractante pentru implementarea Proiectului propus, avand ca principale responsabilitati asigurarea managementului integrat de proiect in conformitate cu prevederile finantarii, in scopul realizarii obiectivelor proiectului cu maxima diligenta si eficienta. Implementarea eficienta a proiectului va presupune realizarea activitatilor prevazute in proiect prin aplicarea unui managament mixt al proiectului. Activitatea privind managementul mixt al proiectului presupune constituirea unei structuri mixte pentru implementarea proiectului, ce va fi compusa din doua echipe: echipa interna si echipa externa, angajata ca urmare a prezentei proceduri. Pentru constituirea acestei structuri mixte vor fi derulate urmatoarele actiuni: ● La nivelul Municipiului Timisoara se va constitui o echipa, denumită in echipa EIP MTm, care va sprijini si va colabora cu echipa externa contractata cu scopul de a asigura managementul proiectului (de implementare si de executie a lucrarilor). Echipa din cadrul Municipiului Timisoara isi va asuma, in totalitate, managementul proiectului de la semnarea Contractului de Finantare pana la semnarea contractului de servicii. Dupa semnarea contractului cu echipa de consultanta externa, EIP din cadrul Municipiului Timisoara va avea rolul de a monitoriza si controla activitatea desfasurata de catre firma de consultanta externa contractata pentru realizarea managementului de implementare si managementul de executie a lucrarilor de punere îm valoare a vestigiilor arheologice; ● Externalizarea managementului: de implementare proiectului si de executie a lucrarilor pentru punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite pe parcursul implementarii proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara”, management asumat si realizat de catre firma contractata cu respectarea prevederilor legislatiei in vigoare. 3.2 Obiectul Contractului Echipa de implementare externa a proiectului va actiona ca si reprezentant al Autoritatii Contractante, indeplinind, in numele si interesele Beneficiarului, sarcinile privind managementul de implementare si managementul de executie a lucrarilor pentru punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în zona de intervenţie a proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara”, fiind responsabil de monitorizarea si implementarea tuturor contractelor din cadrul Proiectului, inclusiv a Contractului de Finantare. In scopul realizarii sarcinilor ce-i revin echipa de implementare externa va colabora atat cu EIP din cadrul Municipiului Timisoara, cat si cu reprezentantii OI si AMPOR si, dupa caz, cu celelalte departamente ale Municipiului Timisoara. Pentru evitarea concurentei neloiale si a conflictului de interese, contractantul, nu poate fi parte in nici un alt contract incheiat pentru punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în zona de intervenţie a proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara, intucat s-ar crea situatia in care aceiasi entitate-firma sau persoana fizica, ar fi in

13

acelasi timp si executant si verificator aal lucrarilor/serviciilor/bunurilor, executate/prestate/furnizate- conform caietelor de sarcini. 3.3 Necesitatea prestatiilor Proiectul Punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în perioada implementării proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara”- Reabilitare, conservare, restaurare şi amenajări adiacente informaţional –culturale- este un proiect deosebit de complex şi de valoare considerabilă, care necesita soluţionarea la un nivel ridicat a diverselor probleme tehnice şi financiare. De aceea, este imperios necesara asigurarea unui management profesionist. Managementul profesionist de proiect impune existenta de personal calificat in ceea ce priveste metodologia, expertiza profesionala si comunicarea. Din aceste motive, in vederea implementarii eficiente a proiectului, Municipiul Timisoara a decis ca activitatile prevazute in proiect sa fie realizate prin aplicarea unui management mixt al proiectului asigurat atat de echipa de implementare a proiectului din cadrul Municipalităţii cât şi de firma de consultantă selectată. Serviciile de consultanta externa vor permite asigurarea: - resurselor suplimentare personalului existent al Beneficiarului, cu calificari interdisciplinare necesare proiectului; - expertiza in domenii specifice proiectului; - obiectivitatii si capacitatii de a da sfaturi impartiale; - cunostintelor de specialitate de care dispune firma de consultanta datorita: experientei personalului, tehnicilor speciale de care acesta dispune, calificarilor personalului care pot genera valoarea adaugata. 4 OBIECTIVELE CONTRACTULUI DE PRESTĂRI SERVICII DE CONSULTANŢĂ ÎN DOMENIUL MANAGEMENTULUI PROIECTULUI PUNEREA ÎN VALOARE A VESTIGIILOR ARHEOLOGICE DESCOPERITE ÎN PERIOADA IMPLEMENTĂRII PROIECTULUI ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara”- Reabilitare, conservare, restaurare şi amenajări adiacente informaţional –culturale- 4.1 OBIECTIVE

4.1.1 Obiectivul general al prezentului Contract Obiectivul general al contractului constă in realizarea investiţiei Punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în perioada implementării proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara”- Reabilitare, conservare, restaurare şi amenajări adiacente informaţional –culturale-in conformitate cu termenii Contractului de Finantare, atât din punct de vedere al duratei si al termenului de realizare, cât si al încadrarii in bugetul aprobat, in conditiile realizarii indicatorilor de performanta aprobati si a asigurarii standardelor de calitate. Serviciile ce fac obiectul prezentului contract includ:

A. Managementul de implementare a Proiectului; B. Managementul de executie a lucrarilor de constructie.

A. Managementul de implementare a proiectului presupune coordonarea activitatilor necesare pentru realizarea proiectului, controlul, monitorizarea activitatilor, raportarea conform cerintelor contractului de finantare si evaluarea realizarii proiectului, pe stadii si la finalizarea acestuia.

14

B. Managementul de executie a lucrarilor de constructii va asigura indeplinirea contractului de executie a lucrarilor de punere în valoare vestigiilor arheologice, in vederea realizării investiţiei in condiţii de calitate, durată şi cu incadrarea in bugetul aprobat. 4.1.2 Obiectivele specifice ale prezentului Contract Consultanta pentru managementul proiectului va asigura, prin specialisti experimentati, managementul operational al proiectului, in vederea implementarii cu succes in concordanta cu cerintele finantarii publice a acestuia. Managementul de implementare a Proiectului va asigura:

o Realizarea, in beneficiul Municipiului Timisoara, a activitatilor specifice de management de proiect in conformitate cu cerintele Contractului de Finantare in cadrul POR, care sa asigure respectarea graficului lunar de activitati al proiectului, a planificarii activitatilor si bugetului pentru implementarea Proiectului, inclusiv raportarea corecta si la timp catre beneficiar, catre OI si AMPOR in conformitate cu cerintele.

Managementul de executie a lucrarilor de constructii va asigura:

o Organizarea, urmarirea si verificarea executiei lucrarilor si a stadiului de realizare a acestora, cu inregistrarea si raportarea evolutiei acestora, in vederea asigurarii frontului de lucru continuu si a coerentei in succesiune a etapelor si a fazelor de lucru; va reprezenta Beneficiarul in relatiile cu dirigintii de santier si Proiectant si va asigura corectitudinea informarii Beneficiarului si a raportarilor catre OI si AMPOR.

In limitele stabilite prin contract, prestatorul serviciilor reprezinta pe Beneficiar si este responsabil in fata Beneficiarului de respectarea conditiilor Contractului de Finantare in vederea indeplinirii atributiior legate de managementul de proiect in conformitate cu procedurile de implementare impuse de AMPOR, precum si de respectarea cerintelor contractului de executie lucrari.

5 DESCRIEREA SERVICIILOR Prestatorul trebuie sa asigure servicii de consultanta in domeniul managementului proiectului la un nivel calitativ maxim, cu respectarea legislatiei europene, a reglementarilor, instructiunilor si cerintelor AM POR. A.MANAGEMENTUL DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI Serviciile de consultanta in managmentul proiectului includ: 5.1 Activitati, atributii, responsabilitati

5.1.1 Activitati

Activitatea cuprinde doua etape principale:

(a) Pregatirea si agreerea cu EIP din Municipiul Timisoara a planului detaliat de implementare a proiectului;

(b) Managementul efectiv al proiectului pe durata de implementare a acestuia.

Managementul efectiv al proiectului va consta in:

15

- controlul si inregistrarea implementarii si al furnizorilor; - managementul financiar (pregatirea previziunilor financiare - CASH FLOW, a cererilor de rambursare si a rapoartelor financiare); aceasta include verificarea incadrarii tuturor cheltuielilor in tipul si liniile de buget aprobat; - urmarirea relatiilor contractuale cu furnizorii de servicii si lucrari; - raportarea conform cerintelor AMPOR/ OI si EIP a beneficiarului; - monitorizarea proiectului realizata permanent; - evaluarea interna a proiectului, periodic si finala.

Activitatea va consta in: - planificarea activitatilor folosind metodologii consacrate de management de proiect: diagrama WBS (Work Breakdown Structure), metoda drumului critic, etc; - intocmirea rapoartelor de progres si transmiterea in timp util spre aprobare catre EIP MTm; - intocmirea cererilor de pre-finantare si de rambursare (conform modelelor in vigoare la data depunerii lor) si transmiterea spre aprobare catre EIP MTm; Pregatirea cererilor de pre-finantare si de rambursare presupune atasarea in 3 exemplare a tuturor documentelor justificative ce stau la baza platilor efectuate. - revizuirea graficului de depunere a cererilor de rambursare, dupa caz; -intocmirea notificarilor privind depunerea cererilor de prefinantare/rambursare; - evaluarea implementarii proiectului sub urmatoarele aspecte:

o evaluarea performantei (in termeni de eficienta si economie) – daca activitatile proiectului s-au incadrat in bugetul previzionat si daca s-au realizat economii care vor putea fi alocate altor linii bugetare;

o evaluarea procesului – daca activitatile s-au incadrat in graficul de timp propus, calculul indicatorilor specifici managementului de proiect (BCWS, BCWP, ACWP, CPI, ECAC, CTC)4;

o evaluarea impactului (in termeni de eficacitate) – atingerea indicatorilor propusi prin proiect.

Rezultatele evaluarii vor fi aduse la cunostinta partilor interesate de proiect in cadrul intalnirilor lunare ale echipei de management cu furnizorii de servicii si lucrari si EIP MTm.

- identificarea, evaluarea si managementul riscurilor aparute pe parcursul proiectului; - aplicarea buclei de control pe parcursul derularii proiectului respectand urmatoarele etape:

o fixarea SMART a obiectivelor de implementare; o planificarea, identificarea jaloanelor si executarea activitatii; o luarea de masuri pe baza monitorizarii.

Consultantul va identifica solutii si proceduri optime pentru evitarea oricaror riscuri rezultate ca urmare a unor situatii neprevazute si va propune Beneficiarului masurile necesare pentru asigurarea respectarii termenilor Contractului de finantare.

5.1.2 Atributii

5.1.2.a Atributii pentru pregatirea planului detaliat de implementare a proiectului

4 BCWS = costurile estimate ale lucrarilor programate; BCWP = costurile estimate ale lucrarilor executate; ACWP = costurile reale ale lucrarilor executate; CV = abaterea de cost; CPI =indicele cost – performanta; ECAC = costuri estimate la finalizare; CTC = costurile estimate de finalizare.

16

Intocmirea planurilor operationale de implementare a proiectului pe baza propunerii de proiect si a contractului de finantare;

Pregatirea procedurilor de transmitere si aprobare a documentelor din cadrul proiectului ;

Pregatirea instrumentelor de monitorizare a implementarii proiectului: pe langa rapoartele standard prevazute in contractul cu Achizitorul, Prestatorul va prezenta instrumente de monitorizare si evaluare interna – rapoarte saptamanale catre managerul de proiect, intalniri lunare, etc;.

5.1.2.b Atributii pentru managementul efectiv al Proiectului pe durata de implementare.

Pentru a asigura managementul efectiv al proiectului, Consultantul: - va colabora cu echipa de implementare din cadrul Municipiului Timisoara; - va intocmi documentele de implementare a Proiectului pentru Municipiul Timisoara, raspunzand in fata acestuia pentru progresele realizate in implementarea Proiectului, indeplinind in acest sens, in cadrul Contractului de Finantare semnat cu AM POR pentru realizarea Proiectului, toate atributiile/sarcinile ce decurg acesta cu respectarea prevederilor GHIDUL SOLICITANTULUI pentru POR 2007 – 2013, Axa prioritara 1, DMI 1.1. „Planuri integrate de dezvoltare urbana” sub-domeniul „Poli de crestere”, cerintelor de implementare ale OI/AMPOR: Ordinul cheltuielilor eligibile aferent axei 1 POR si instructiunilor emise de AMPOR pana in prezent, precum si a celor care vor fi emise ulterior pe perioada de implementare a proiectului.

Atributii In activitatea sa, Consultantul, va trebui sa indeplineasca cel putin urmatoarele atributii:

Sa asiste beneficiarul in activitatile legate de implementarea, coordonarea si executia contractului de finantare nerambursabila;

Sa pregateasca (dupa modelele recomandate de finantator): rapoartele de progres periodice catre finantator; cererile de rambursare a cheltuielilor, notificarile ce se impun pe parcursul implementarii Proiectului, ca si a actelor aditionale (dupa caz);

Sa asiste EIP MTm in coordonarea resurselor legale solicitate si in administrarea obligatiilor sale contractuale in relatia cu AM/OI;

Sa realizeze lunar evaluarea interna a Proiectului si sa raporteze situatia catre EIP MTm cu specificarea incadrarii in termene, iar in caz contrar, oferirea de solutii pentru reincadrarea privind progresul asteptat al proiectului si incadrarile financiare aferente;

Sa asiste beneficiarul in stabilirea prioritatilor pentru indeplinirea obiectivelor din Planul de Implementare a Proiectului;

Sa consilieze EIP MTm privind metodele de implementare cele mai eficace; Sa asigure managementul riscului pe toata durata de implementare a proiectului; Sa monitorizeze derularea contractelor atribuite in cursul implementarii proiectului,

a rezultatelor obtinute si a indicatorilor de realizare asumati prin Contractul de Finantare;

Sa verifice/gestioneze in numele beneficiarului relatiile contractuale cu furnizorii de lucrari, servicii si bunuri, prin:

- urmarirea calitatii si cantitatii livrabilelor; - efectuarea platilor conform termenilor contractuali; - indeplinirea obiectivelor de implementare ale proiectului; - asigurarea indeplinirii conditiilor impuse de contractul de finantare; - asigurarea vizibilitatii proiectului in conformitate cu cerintele finantatorului.

Sa monitorizeze realizarea activitatilor propuse in proiect in graficul de timp stabilit, conform Contractului de Finantare;

Sa monitorizeze respectarea regulilor privind vizibilitatea contributiei Uniunii Europene la proiect in conformitate cu Manualul de Identitate Vizuala pentru

17

Programul Operational Regional – REGIO – septembrie 2010 revizuit si a modificarilor aferente;

Sa efectueze inregistrarile curente privind progresul proiectului, utilizarea resurselor, atingerea rezultatelor intermediare si finale, conform formatelor de raportare contractuale si formatelor propuse de Autoritatea Contractanta ca metodologie interna de lucru;

Sa elaboreze documentele solicitate de OI, AM POR, Beneficiar referitor la informatii privind derularea contractului de finantare si implementarea proiectului in formatul solicitat;

Sa adapteze sau refaca, la solicitarea AM POR sau OI documente sau documentatii conform cerintelor;

Sa organizeze cu regularitate si si sa conduca intalnirile de lucru operative cu membrii echipei de proiect, ai echipei de monitorizare, precum si cu antreprenorul si prestatorii implicati in fazele respective ale proiectului;

Sa organizeze intalniri ad-hoc dupa nevoi, in functie de problemele aparute; Sa efectueze raportarile standard si sa le inainteze catre managerul de proiect al

MTm in termenul planificat, in vederea finalizarii si inaintarii lor catre OI/AM POR; Sa furnizeze la timp si cu acuratete informatiile necesare managerului de proiect

pentru luarea deciziilor privind bunul mers al proiectului; Sa urmareasca incadrarea cheltuielilor in bugetul proiectului si sa previzioneze

fluxul de numerar pentru Proiect, cu precizarea tuturor cheltuielilor, indicand: - bugetul initial, cel revizuit, estimat sau actual sau variatiile asteptate pentru fiecare dintre ele; - depasirile/economiile actuale si cele previzionate; - recomandari si detalii de actiune care sunt de competenta sa, necesare pentru micsorarea/inlaturarea depasirilor de costuri.

Sa coreleze toate platile intre beneficiar si furnizorii sai de lucrari, servicii si bunuri, conform contractelor incheiate, pe tot parcursul implementarii Proiectului;

Sa revizuiasca graficul de depunere a cererilor de rambursare; Sa elaboreze cererile de rambursare; Sa verifice corectitudinea facturilor primite de la antreprenor si de la alti furnizori de

servicii si bunuri; Sa verifice in prealabil documentele de plata utilizate de Autoritatea Contractanta

in legatura cu proiectul; Atributii de cooperare si interfata: Consultantul va oferi asistenta Beneficiarului,

precum si oricaror altor persoane numite de Beneficiar, in orice chestiune decurgand sau legata de implementarea acestui Proiect. Cu aprobarea Beneficiarului, Consultantul se va consulta cu autoritatile relevante in masura in care este necesar pentru buna desfasurare a Contractului de finantare;

Sa identifice datele pentru cererile si aprobarile aferente implementarii tehnice/administrative /financiare ale Proiectului, organele responsabile si stadiul obtinerii acestora;

Sa pregateasca si implementeze un sistem eficient de arhivare a documentelor proiectului si sa urmareasca implementarea acestuia;

Sa informeze Autoritatea Contractanta asupra eventualelor modificari legislative ce privesc serviciile solicitate, imediat ce acestea apar si va participa la corelarea documentatiilor in conformitate cu aceste modificari;

Pe baza celor de mai sus, Consultantul va introduce un sistem simplu si coerent de management al proiectului, la care pot avea acces toate partile relevante si care va atentiona cu regularitate referitor la existenta unor momente cheie si a evenimentelor in derularea Proiectului.

5.1.3 Responsabilitati

18

Responsabilitatile echipei de management al implementarii proiectului sunt: - de a indeplini obiectivele contractului de prestari servicii si de a actiona in numele

Beneficiarului dar numai cu aprobarea acestuia. In acest sens va: - asigura gestiunea financiara a activitatii si pastrarea documentelor financiar contabile in conformitate cu reglementarile comunitare si nationale; - asigura interfata in relatia dintre Municipalitate si OI sau AM POR pentru o buna desfasurare a activitatilor financiar-contabile si intocmirea documentelor specifice pentru efectuarea decontarilor/rambursarilor; - intreprinde toate demersurile pentru a asigura aprobarea de catre AMPOR a rambursarilor in termenul prevazut de contractul de finantare; - detalia si supune spre aprobare beneficiarului orice modificare referitoare la etapizarea necesarului de fonduri pentru implementarea Proiectului(notificari privind reesalonarea cererilor de rambursare) datorata modificarilor planului de implementare, oferind solutii de incadrare bugetara a cheltuielilor necesare suplimentar; - propune solutii de corectie in cazul sesizarii unor disfunctionalitati in rularea fondurilor proiectului; - raporta orice situatie neprevazuta beneficiarului si de a propune solutii pentru rezolvarea problemelor; - de a pregati si transmite rapoartele in formatul si la termenele solicitate catre EIP MTm spre aprobare; - monitoriza si evalua respectarea termenilor contractelor de lucrari si servicii semnate in vederea realizarii investitiei; - urmari si asigura respectarea legislatiei in domeniile fiscal, de mediu si calitate in vigoare aplicata pe durata implementarii proiectului; - participa la procesul de audit financiar extern prin furnizarea de informatii si documente. In acest sens Prestatorul va pune, in limitele de competente la dispozitia AM POR, Organism Intermediar, Autoritatii de Certificare si Plata, Autoritatii de Audit, Comisiei Europene si oricarui alt organism abilitat sa verifice modul de utilizare a finantarii nerambursabile, la cerere si in termen, documentele solicitate si asigura toate conditiile pentru efectuarea verificarilor la fata locului.

- de a respecta termenii contractului de finantare nr.2748/29.12.2011 semnat intre Municipiul Timisoara si OI/MDRT. Pentru aceasta va asigura:

- asistenta beneficiarului in activitatile legate de implementarea, coordonarea si executia contractului de finantare nerambursabila; - asistenta Beneficiarului in organizarea contabilitatii conform cu cerintele finantatorului; - asistenta EIP MTm in pregatirea documentelor suport/documente justificative (facturi - verificate in privinta realitatii, legalitatii si conformitatii, ordine de plata, extrase de cont, fise de cont, registre de contabile, etc.) ce vor purta mentiunea „conform cu originalul” si care vor insoti cererea de rambursare; - monitorizarea realizarii activitatilor si efectuarea si corelarea platilor catre furnizori, in conformitate cu termenii contractuali si cerintele contractului de finantare; - asistenta furnizorilor de servicii si lucrari in vederea emiterii documentelor de facturare conform cerintelor contractului de finantare (purtand codul proiectului si mentiunea „Proiect finantat din POR”); - verificarea si transmiterea spre decontare a cheltuielilor in conformitate cu bugetul si tipul eligibil sau neeligibil al cheltuielilor aprobate; - actualizarea in permanenta a datelor financiare la nivelul proiectului; - managementul riscurilor, prin prevenirea aparitiei riscurilor cunoscute, identificarea riscurilor neprevazute si identificarea de solutii pentru

19

eliminarea/reducerea impactului negativ al riscurilor asupra implementarii proiectului; - evaluarea indeplinirii contractului de finantare in functie de indicatorii propusi si aprobati de realizare (indicatori de timp, buget, calitate, cantitati); - pastrarea si arhivarea documentelor proiectului si mentinerea sistemului de arhivare pe durata implementarii contractului de finantare;

CONSULTANTUL TREBUIE SA SE ASIGURE, CA TOATE ACTIVITATILE CE SE VOR REALIZA SI PE CARE LE SUPERVIZEAZĂ PE PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI RESPECTĂ REGULILE PRIVIND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR. EL IL VA ASIGURA PE BENEFICIAR CA ACESTE REGULI DE ELIGIBILITATE SUNT RESPECTATE SI ASTFEL CHELTUIELILE VOR PUTEA FI RAMBURSATE. 5.1.4 Colaborare cu EIP MTm

Pe durata implementarii, proiectul si activitatile sale vor fi monitorizate de catre echipa de implementare din cadrul Municipalitatii, formata din angajati ai Municipiului cu pregatire specifica si experienta in managementul proiectelor cu finantare UE sau din alte fonduri internationale.

Componenta EIP MTm este urmatoarea: Manager de proiect Responsabil tehnic Responsabil financiar Responsabil achizitii publice Asistent proiect

Pe toata durata cotractului de prestari servicii, echipa Prestatorului va prelua responsabilitatile EIP MTm pentru managementul contractului, in vederea indeplinirii atributiilor sale si realizarii obiectivelor Contractului de Finantare. Autoritatea Contractanta va avea rol de reprezentare, control si aprobare. EIP a MTm are urmatoarele atributii:

Are rol de decizie asupra gestiunii si coordonarii activitatilor proiectului coordoneaza activitatile proiectului in scopul atingerii obiectivelor acestuia in conformitate cu calendarul activitatilor si cu bugetul aprobat;

Aproba modificarile propuse de furnizori referitor la programul de lucru si buget; Monitorizeaza proiectul in colaborare stransa cu furnizorul de servicii de management

extern si de asistenta tehnica pentru a asigura finalizarea in timp a activitatilor si incadrarea in buget;

Asigura evaluarea interna a proiectului pentru diferite stadii de evolutie referitoare atat la progresul tehnic cat si la progresul financiar al proiectului.

Asigura inregistrarile contabile ale proiectului cu respectarea legislatiei romane in vigoare si cerintelor Contractului de Finantare;

Asigura existenta unui control financiar intern; Confirmare finala a platilor si efectuare plati catre furnizorii externi in conformitate cu

termenii contractuali; Supervizeaza intocmirea si depunerea in termen, de catre Prestator, a rapoartelor de

progres tehnic si financiar, a cererilor de pre-finantare si a cererilor de rambursare, precum si a altor acte administrative necesare managementului proiectului (act aditional, notificari, etc.);

Verifica intocmirea rapoartelor de progres ale proiectului si a raportului final si le aproba;

Se asigura si colaboreaza cu Prestatorul responsabil cu implementarea proiectului in vederea pregatirii documentelor suport/documente justificative (facturi - verificate in

20

privinta realitatii, legalitatii si conformitatii, ordine de plata, extrase de cont, fise de cont, registre contabile, etc.) ce vor insoti cererea de rambursare;

Colaboreaza si verifica rapoartele financiare (inclusiv cererile de rambursare) elaborate de consultantul din cadrul structurii externe de management ce urmeaza a fi inaintate catre AMPOR;

Verifica rapoartele de audit financiar intocmite de auditorul extern in colaborare cu consultantul extern din cadrul structurii externe de management al proiectului;

Monitorizeaza si evalueaza activitatile echipei Consultantului de Management extern; Asigura colaborarea cu alte departamente din cadrul Primariei Municipiului Timisoara si

cu alte institutii implicate in implementarea proiectului; Asigura raportarea periodica si ad-hoc si transmiterea datelor catre ADR Vest in scopul

monitorizarii progresului Proiectului; Asigura raportarea si transmiterea datelor catre ADR Vest si MDRT conform cerintelor.

Colaborarea are la baza urmatoarele principii:

Consultare si consens

Prin natura lor, serviciile care fac obiectul prezentului contract implica o cooperare directa intre Prestator si personalul desemnat de catre EIP sa gestioneze din partea Municipiului Timisoara. In acest sens, echipa de management al proiectului, va transmite spre aprobare si decizie orice propunere de modificare legata de implementarea proiectului, orice recomandare de imbunatatire sau rezolvarea a unei probleme aparute pe durata implementarii si va acorda consultanta in vederea evitarii sau eliminarii impactului negativ al oricarui risc in implementare. De asemenea cererile de pre-finantare si de rambursare, insotite de rapoartele si documentele suport, ca si rapoartele de activitate si cele de progres al proiectului vor fi supuse spre aprobare EIP MTm. Echipa de management extern al implementarii proiectului va oferi in permanenta EIP MTm consultanta referitor la schimbarile legislative care ar putea afecta implementarea proiectului. EIP MTm va monitoriza activitatea echipei de management extern al implementarii proiectului si va lua masuri in situatia in care termenii contractului de finantare sunt in perticol de a nu fi respectati.

Transfer de experienta

Personalul EIP va fi implicat in activitatile de zi cu zi impreuna cu expertii Prestatorului, in limita responsabilitatilor fiecarei parti.

Eficienta

Mecanismul de cooperare cu AC va fi dezvoltat in cel mai eficient mod, pentru a evita orice intarziere sau discontinuitate in procesul decizional, evitand diminuarea responsabilitatii Prestatorului.

B. MANAGEMENTUL DE EXECUTIE A LUCRARILOR DE CONSTRUCTII 5.2 Activitati, atributii, responsabilitati

In urma licitarii si adjudecarii contractelor, Prestatorul va stabili o organizare corespunzatoare si functionala a activitatii de executie si va intreprinde toate lucrarile pregatitoare, permitand derularea rapida si eficienta a activitatilor zilnice. Prestatorul va asigura organizarea si monitorizarea eficienta a executiei lucrarilor de constructie, in vederea asigurarii frontului de lucru continuu si a coerentei in succesiunea etapelor si a fazelor de lucru, pentru a avita suprapuneri si intarzieri de activitati. Va urmari executia lucrarilor in conformitate cu cerintele contractului de executie, prevederile caietului de sarcini si ale proiectului tehnic, ale ofertei

21

tehnico-financiare si ale dispozitiilor de santier modificatoare, in vederea realizarii indicatorilor de performanta aprobati. In cazul aparitiei unor situatii neprevazute, ce pot constitui riscuri pentru finalizarea lucrarilor conform proiectului aprobat, Consultantul va anunta de indata Beneficiarul, va proceda la identificarea solutiilor optime pentru evitarea lor si va aplica aceste solutii cu acceptul beneficiarului. Intrucat lucrarile se executa intr-un sit istoric in care au fost descopertite vestigii arheologice importante, pe parcursul derularii lucrarilor de constructie, Consultantul va colabora permanent cu autoritatile responsabile cu protectia monumentelor istorice si va aplica procedurile, tehnologiile si fazele de lucru specifice, in conformitate cu legislatia in vigoare (Legea nr. 422/2001, privind protejarea monumentelor istorice). 5.2.1 Activitati:

Activitatea cuprinde doua etape principale:

5.2.1.1 Pregatirea si agreerea cu EIP din Municipiul Timisoara a planului detaliat de management de executie a lucrarilor de constructie;

5.2.1.2 Managementul efectiv de executie a lucrarilor de constructie pe durata de realizare a acestora.

Managementul efectiv de executie va consta in: - controlul si inregistrarea implementarii; - managementul financiar (pregatirea previziunilor financiare a cererilor de plata si a rapoartelor financiare); aceasta include verificarea incadrarii tuturor cheltuielilor in tipul si liniile de buget aprobat; - urmarirea relatiilor contractuale cu furnizorii de servicii si lucrari; - raportarea conform cerintelor AMPOR/ OI si EIP a beneficiarului; - monitorizarea executiei realizata permanent; - evaluarea interna a executiei investitiei.

5.2.2 Atributii

a) Atributii pentru pregatirea si agreerea planului detaliat de management de executie a lucrarilor de constructie

Intocmirea planului de management de executie a lucrarilor de constructie pe baza propunerii din oferta tehnica a Prestatorului si a contractelor de executie si de supraveghere a lucrarilor, si tinand cont de factorii de risc identificati;

Pregatirea procedurilor de transmitere si aprobare a documentelor intre Antreprenor, diriginte de santier, Prestator si Beneficiar;

Pregatirea instrumentelor de monitorizare a realizarii contractului de executie: pe langa rapoartele standard prevazute in contractul cu Autoritatea Contractanta, Prestatorul va prezenta instrumente de monitorizare si evaluare interna – rapoarte saptamanale catre managerul de proiect, intalniri lunare, etc;.

b) Atributii pentru managementul efectiv de executie a lucrarilor de constructie.

5.2.2.2.a In faza pregatitoare (pre-constructie) ● Studierea si insusirea prevederilor contractului de lucrari si ale contractului de asistenta tehnica pentru supravegherea lucrarilor prin diriginti de santier si a tuturor anexelor acestora precum si a caracteristicilor santierelor;

● Stabilirea, in conformitate cu legislatia in vigoare privind protejarea monumentelor istorice si in colaborare cu autoritatile responsabile, a procedurilor, tehnologiilor si fazelor de lucru specifice.

22

● Organizarea executiei lucrarilor de constructie pentru asigurarea frontului de lucru continuu, a coerentei in succesiunea etapelor si a fazelor de lucru.

● Verificarea si asigurarea derularii in timpul planificat a activitatii de mobilizare a echipei de executie a lucrarilor si a echipei de asistenta tehnica pentru supravegherea lucrarilor, precum si a organizarii biroului echipei de supraveghere in incinta santierului/santierelor;

● Verificarea si transmiterea spre aprobarea a raportului de inceput pregatit de dirigintele de santier;

● Pregatirea raportului de inceput pentru activitatea de management de executie a lucrarilor de constructie;

● Pregatirea prin colaborare cu echipa de asistenta tehnica pentru supravegherea executiei lucrarilor, a Manualului pentru Procedurile de Supraveghere. Manualul va include reglementarile legislatiei actuale a Romaniei cu privire la calitatea executiei lucrarilor in constructii;

Manualul va include minim procedurile privind: Mecanismul de comunicare si raportare dintre reprezentantul Autoritatii Contractante,

respectiv echipa de management a executiei lucrarilor, EIP MTm si si Antreprenor; Registrul de lucru – sistemul de inregistrare si arhivare a informatiilor pe santier; Predarea amplasamentelor si a reperelor de nivelment catre Constructor, libere de

orice sarcina; Documentele ce vor fi intocmite ca urmare a verificarilor (procese-verbale in faze

determinante, procese-verbale de lucrari ce devin ascunse, etc.); Analizarea schimbarilor propuse si a neconformitatilor fata de contract ale

Antreprenorului; Raportare cu privire la progresul lucrarilor de constructie; Inregistrari ale sedintelor de santier; Inregistrarea fotografiilor de pe santier cu privire la constructie; Pregatirea in numele Autoritatii Contractante a Procesului verbal de Receptie la

Terminarea lucrarilor si a Procesului Verbal de Receptie Finala si asigurarea secretariatului Comisiei de Receptie;

Efectuarea de inspectii/teste in mod regulat, pe parcursul Perioadei de Notificare a Defectelor.

● Verificarea si recomandari de imbunatatire, transmiterea spre aprobare a manualului de asigurare a calitatii pregatit de echipa de supraveghere a lucrarilor, care va cuprinde referinte la Manualul pentru Procedurile de Supraveghere a executiei lucrarilor dar si la manualul/procedurile Antreprenorului pentru asigurarea calitatii. Manualul de Asigurare a calitatii va include referinte si la:

Procedurile relevante de Securitate si Sanatate in Munca si Asigurarea Calitatii care trebuie adoptate pentru lucrarile care se desfasoara pe santierul de constructie;

Procedurile pentru analizarea sistemelor de Asigurare a Calitatii ale Antreprenorului lucrarilor de constructie.

5.2.2.2.b In faza de executie a lucrarilor de constructie a. Asistarea Antreprenorului in obtinerea autorizatiilor, permiselor si aprobarilor necesare,

inainte de inceperea constructiei, cat si pe parcursul derularii si receptiei lucrarilor;

b. Asigurarea ca mecanismul de comunicare si raportare dintre Autoritatea Contractanta, echipa de management de executie a lucrarilor de constructie, dirigintii de santier si Antreprenor este stabilit, complet functional si eficient pe toata durata proiectului in conformitate cu procedura din manualul de supraveghere a executiei si prin reactualizarea periodica a acesteia, daca conditiile/cerintele de raportare o impun;

23

c. La solicitarea Antreprenorului, Prestatorul va analiza si va propune spre aprobare stabilirea unei zone de lucru inafara santierului, daca este cazul;

d. Inainte de inceperea operatiunilor, Prestatorul va inventaria si va furniza Antreprenorului numele si adresele rezidentilor din zona proiectului, precum si detalii referitoare la acordurile incheiate cu acestia cu privire la executia lucrarilor (daca este cazul);

e. Emiterea de instructiuni catre Antreprenor si diriginte de santier cu privire la efectuarea fotografiilor pe durata de executie a lucrarilor.

f. Analizeaza si propune spre aprobare macheta si locatia panourilor de publicitate temporare propusa de Antreprenor cu cel putin 5 zile lucratoare inainte de inceperea productiei acestora;

g. Analizeaza propunerile de modificare ale programului Antreprenorului in implementarea contractului de executie a lucrarilor si formuleaza recomandari de decizie pe care le transmite EIP MTm;

h. Informeaza beneficiarul si formuleaza recomandari referitor la orice modificare propusa de Antreprenor, a documentatiei de proiectare prin adoptarea de noi solutii care schimba conditiile initiale prevazute in caietul de sarcini pentru atribuirea contractului de lucrari, in vederea obtinerii aprobarii prealabile a acestuia.

i. Analizeaza si transmite EIP MTm recomandari referitor la decizie pentru schimbari de experti persoane sau subcontractanti (daca este cazul), pentru numirea Coordonatorului de Securitate si Sanatate in Munca pe santier propus de Antreprenor, a persoanei responsabile cu securitatea santierului propusa de Antreprenor;

j. Analizeaza derularea lucrarilor in diferite locatii si monitorizeaza aplicarea instructiunilor emise de dirigintele de santier pentru a crea conditiile optime pentru executie, testare si receptionare a diverselor lucrari;

k. Initiaza si prezideaza sedintele saptamanale de santier si sedintele lunare de progres si asigura ca toate problemele care apar sunt solutionate cu promptitudine; informeaza EIP MTm asupra problemelor aparute si a masurilor de solutionare propuse de catre Antreprenor si diriginte;

l. Participa, daca este cazul la sedintele Antreprenorului cu terte parti implicate in implementarea Contractului de executie a lucrarilor;

m. Transmite catre Proiectant sesizarile echipei de asistenta tehnica pentru supravegherea lucrarilor sau ale participantilor la realizarea constructiei privind neconformitatile de proiectare constatate pe parcursul executiei si solicita acestuia modificarea proiectului in conformitate cu legislatia in vigoare;

n. Transmite catre executant sesizarile proprii sau ale participantilor la realizarea constructiei privind neconformitatile constatate pe parcursul executiei si solicita acestuia respectarea dispozitiilor si/sau masurilor dispuse de Beneficiar, de proiectant si de organele abilitate;

o. Solicita Proiectantului si Antreprenorului sa realizeze orice modificare a proiectului, specificatiilor, lucrarilor sau graficului de executie care pot deveni necesare sau dorite pe parcursul sau post-executiei lucrarilor si monitorizeaza realizarea acestora;

p. Monitorizarea conformarii executiei lucrarilor de constructie cu cerintele contractului de executie, ale caietului de sarcini aferent si ale proiectului tehnic al obiectivului de investitie;

24

Prestatorul va avea acces si va putea inspecta lucrarile in orice moment si in orice loc unde acestea se desfasoara;

q. Transmite EIP MTm orice notificare a dirigintelui sau Antreprenorului referitor la orice descoperiri de urme de interes istoric, artistic sau arhitectural, precum si solicitarea organismelor competente adresata Autoritatii Contractante de a lua masurile de protejare provizorie a acestora;

r. Analizeaza Variatiile (Nota de Comanda Suplimentara sau Nota de Renuntare) si Modificarile si recomandarile transmise de echipa de supraveghere a lucrarilor si formuleaza recomandari de decizie pentru Autoritatea Contractanta;

s. Verifica si asigura comunicarea eficienta a Antreprenorului si dirigintelui cu organismele publice, furnizorii de servicii si utilitati, localnici si alte parti afectate de lucrari, in scopul de a promova constructia eficienta a lucrarilor, cu maxim de cooperare si perturbari minime pentru public;

t. Verifica Situatiile de plata pe situatii de lucrari emise lunar sau trimestrial de echipa de supraveghere a lucrarilor pentru plata Antreprenorului; situatiile de plata trebuie emise in conformitate cu graficul de esalonare a lucrarilor si prevederile documentatiei de atribuire a contractului de lucrari, precum si cu conditiile Contractului de Finantare.

Verificarea va avea in vedere:

Prevederile Contractului de executie a lucrarilor;

Categoriile de cheltuieli din cadrul bugetului aprobat prin Contractul de finantare Nr.2748/2011;

Situatiile de plata vor fi verificate de catre Managerul tehnic in decursul a 3 zile lucratoare de la primire si transmise spre aprobare EIP MTm; in cazul necesitatii unei revizuiri, aceasta se va realiza in decursul a 2 zile lucratoare de catre echipa de asistenta tehnica supraveghere executie lucrari, iar aprobarea la plata a EIP MTm va fi realizata in decursul a 2 zile lucratoare de la primirea variantei revizuite conform recomandarilor.

Prestatorul va monitoriza ulterior procesul de procesare a platii pentru a se asigura ca plata contractorilor se face la timp.

u. Culege informatii si urmareste conformitatea implementarii cu prevederile Contractului de Finantare in cadrul POR 2007 - 2013, din punct de vedere al perioadei de timp, al costurilor si al eligibilitatii cheltuielilor. Prestatorul trebuie sa acorde o atentie speciala graficului de depunere a cererilor de finantare si bugetului Proiectului prezentate in Contractul de Finantare. In cazul in care devine necesara o realocare a fondurilor prin transfer intre linii bugetare pe durata implementarii proiectului, sau o modificare/ajustare a termenilor Contractului de Finantare, Prestatorul va notifica Achizitorul. Numai in cazul in care Achizitorul solicita lucrari suplimentare, acestea vor fi executate, iar Prestatorul va asista beneficiarul in furnizarea de argumente si documente suport pentru justificarea necesitatii lucrarilor suplimentare si sustinerea deciziei si in stabilirea eventualelor extinderi ale contractelor existente, respectiv in semnarea de acte aditionale pentru lucrarile suplimentare aprobate, care se vor executa in cadrul bugetului si perioadei de timp mentionate in cadrul contractului de lucrari.

25

v. Culege informatii tehnice si furnizeaza consultanta tehnica si juridica cu privire la orice revendicari sau dispute contractuale si probleme care apar pe parcursul lucrarilor si pentru prevenirea revendicarilor si a intarzierilor, daca este posibil.

w. Aproba programul de instruire in conformitate cu cerintele cartii constructiei, daca este cazul, propus de Antreprenor personalului Achizitorului, si verificat de catre Diriginte;

x. Efectueaza inspectiile necesare la Receptii, impreuna cu reprezentantii dirigintelui si ai Autoritatii Contractante; participa la receptiile lucrarilor si semneaza procesul verbal de receptie;

y. Analizeaza si propune locatia placilor permanente de publicitate, propuse de Antreprenor cu cel putin 5 zile lucratoare inainte de inceperea productiei acestora;

z. Verifica toate rapoartele echipei de supraveghere a executiei lucrarilor si antreprenorului si in conformitate cu contractele de lucrari si servicii atribuite si cu cerintele Contractului de Finantare si le propune spre revizuire, respectiv aprobare de catre EIP MTm;

aa. Urmarirea realizarii indicatorilor de performanta aprobati.

bb. Monitorizeaza existenta sistemului de arhivare a documentelor (digital si pe hartie) de arhivare pentru activitatile de executie si supraveghere a executiei lucrarilor;

cc. Recomanda Achizitorului returnarea Scrisorii de garantie de Buna Executie a Antreprenorului;

dd. Asigura organizarea unui sistem de arhivare (digital si pe hartie) pentru activitatea de management de executie a lucrarilor de constructie, in deplina conformitate cu cerintele contractului de finantare si cu cerintele legii romane. La finalizarea activitatii, Prestatorul va transfera toate materialele de arhiva Achizitorului;

ee. Pregateste rapoartele activitatii de management de executie a lucrarilor de constructie in conformitate cu cerintele caietului de sarcini si ale EIP MTm, OI si AMPOR.

5.2.3 Responsabilitati

Responsabilitatile echipei de management de executie a lucrarilor de constructie sunt: - de a actiona in numele si interesele Beneficiarului dar numai cu aprobarea acestuia. In

acest sens: - va detalia si supune spre aprobare de catre beneficiar a oricarei modificari a planului de implementare a executiei lucrarilor, referitor la activitati, desfasurare in timp si buget; - va analiza, inclusiv incadrarea legala a modificarilor propuse de furnizorii de servicii si Antreprenor referitor la proiect si inainta propuneri concrete pentru aprobarea sau respingerea acestora de catre EIP beneficiar si solicitarea de amendamente la conditiile contractuale; - va asigura interfata intre beneficiar si furnizorii sai externi in ceea ce priveste relatiile contractuale, prin urmarirea calitatii serviciilor si lucrarilor furnizate, efectuarii platilor, indeplinirii obiectivelor de implementare a proiectului, indeplinirii conditiilor impuse de contractul de finantare, inclusiv asigurarea vizibilitatii proiectului, raportarea activitatilor; - va respecta termenii contractului de executie semnat intre Municipiul Timisoara si Antreprenor; - va raporta orice situatie neprevazuta beneficiarului si de a propune solutii pentru rezolvarea problemelor;

26

- va asigura culegerea datelor relevante privind progresul executiei lucrarilor de la dirigintii de santier si sintetizarea acestora pentru a prezenta beneficiarului situatia la un moment dat; - va asigura confirmarea executiei calitative si cantitative a diferitelor faze, confirmarea la plata numai a lucrarilor corespunzatoare din punct de vedere cantitativ si calitativ, care sunt prevazute in caietele de sarcini, in oferta tehnica si financiara a constructorului si in dispozitiile de santier modificatoare, respectiv supervizarea lucrarilor confirmate de dirigintii de santier; - va colabora cu proiectantul si dirigintele de santier la intocmirea cartii tehnice; - va informa EIP Beneficiar asupra eventualelor modificari legislative ce privesc proiectarea si executia lucrarilor, imediat ce acestea apar si va participa la corelarea documentatiilor in conformitate cu aceste modificari; - va depune toate eforturile in rezolvarea pe cale amiabila a disputelor din cadrul contractului de executie a lucrarilor; - va asigura pastrarea si arhivarea documentelor proiectului de investitie si va mentine sistemul de arhivare pe durata implementarii contractului de finantare.

- in limitele stabilite prin contractul de prestari servicii, de a asigura managementul eficient al

contractului de executie a lucrarilor de constructie in scopul atingerii obiectivelor acestuia in conformitate cu calendarul activitatilor, standardele de calitate si bugetul aprobat. In acest sens va asigura:

- reprezentarea Antreprenorului in relatia cu Prestatorul si in relatia cu proiectantul lucrarilor de executie; - evaluarea in permanenta a respectarii termenilor contractului de lucrari - indeplinirii contractului de executie lucrari din punct de vedere al indicatorilor de timp, buget, cantitativi si calitativi al lucrarilor, in conformitate cu proiectul de executie; - ca executia lucrarilor se va realiza cu respectarea legislatiei nationale si cu proiectul elaborat; - urmarirea ca in timpul lucrarilor de executie sa se respecte incadrarea in parametrii standard de mediu de catre executantul lucrarilor; - analizarea, inclusiv incadrarea legala a modificarilor propuse de furnizorii de servicii si Antreprenor referitor la proiect si de a inainta propuneri concrete pentru aprobarea sau respingerea acestora de catre EIP beneficiar si solicitarea de amendamente la conditiile contractuale; - managementul riscurilor care afecteaza executia lucrarilor, prin monitorizarea aparitiei riscurilor si a modului in care sunt identificate si implementate solutii pentru eliminarea/reducerea impactului negativ al riscurilor asupra implementarii proiectului de catre Antreprenor si diriginte, precum si prin informarea si asistarea EIP al MTm in vederea luarii in mod eficient a deciziilor; - monitorizarea si evaluarea permanenta interna a diferitelor etape de realizare a lucrarilor si derularea continua si fara probleme a desfasurarii activitatilor de executie a lucrarilor; - coordonarea colaborarii intre expertii tehnici de diferite categorii ai EIP MTm si executantul si dirigintii de lucrari; - pregatirea documentatiei si organizarea receptiilor partiale si finale ale lucrarilor in conditiile legislatiei si la termenele stabilite; - gestiunea financiara a contractului de lucrari si pastrarea documentelor financiar contabile in conformitate cu reglementarile comunitare si nationale; - negocierea cu Antreprenorul in ceea ce priveste Variatiile (Nota de Comanda Suplimentara sau Nota de Renuntare) si modificarile.

- de a respecta termenii de durata si buget ai contractului de finantare semnat intre Municipiul

Timisoara si MDRT in vederea realizarii obiectivelor acestuia. In acest sens va:

27

- monitoriza realizarea indicatorilor cantitativi, de calitate, timp si buget aprobati in cadrul Contractului de Finantare; - asigura si coordona raportarea tehnica si financiara referitoare la executia lucrarilor catre echipa de implementare a proiectului din cadrul Municipalitatii, in vederea evaluarii implementarii si propunerii de solutii pentru rezolvarea problemelor identificate pe parcursul realizarii activitatilor; - confirma situatiile de plata lunare si finale aprobate de dirigintele de santier; in acest sens va verifica si transmite spre decontare cheltuielile si documentele suport/documentele justificative ce vor insoti cererea de rambursare, in conformitate cu bugetul contractului de executie si tipul eligibil sau neeligibil al cheltuielilor aprobate in cadrul Contractului de Finantare ; - respecta modalitatile de decontare si acceptare a cheltuielilor neprevazute in conformitate cu termenii Contractului de Finantare; - coordona pregatirea rapoartelor, in conformitate cu modelele recomandate de catre reprezentantii finantatorului (OI, AMPOR): rapoarte de progres periodice, rapoarte aferente cererilor de rambursare, notificari impuse pe parcursul implementarii proiectului, documente privind derularea implementarii proiectului, etc. si depunerea acestora cu respectarea termenelor impuse; - coordona refacerea documentelor si a situatiilor depuse la cererea beneficiarului sau a AM POR sau OI POR;

- de a asigura pastrarea si arhivarea documentelor proiectului si de a mentine sistemul de

arhivare pe durata implementarii contractului de finantare; la sfarsitul perioadei de implementare prestatorul va preda beneficiarului, cu proces verbal de predare-primire, documentele arhivate.

5.2.4 Colaborare cu EIP MTm

Pe durata implementarii, executia lucrarilor si activitatile echipei de management al contractului de executie a lucrarilor de constructie vor fi monitorizate de catre echipa de implementare din cadrul Municipalitatii, care va avea in componenta un responsabil tehnic si un responsabil financiar.

Pe toata durata cotractului de prestari servicii, echipa Prestatorului va prelua responsabilitatile EIP MTm pentru managementul contractului de executie a lucrarilor de constructie, in vederea indeplinirii atributiilor sale si realizarii obiectivelor acestuia. EIP a MTm are urmatoarele atributii:

Aproba modificarile propuse de Antreprenor referitor la programul de lucru si buget, precum si orice alte modificari propuse de catre consultant, in conformitate cu sarcinile si responsabilitatile acestuia;

Faciliteaza obtinerea sau prelungirea valabilitatii avizelor si acordurilor necesare executiei lucrarilor;

Efectueaza inregistrarile contabile ale proiectului cu respectarea legislatiei romane in vigoare si cerintelor Contractului de Finantare;

Se asigura si colaboreaza cu structura externa responsabila cu managementul de executie a lucrarilor in vederea pregatirii documentelor suport/documente justificative (facturi - verificate in privinta realitatii, legalitatii si conformitatii, ordine de plata, extrase de cont, fise de cont, registre de contabile, etc.) ce vor purta mentiunea conform cu originalul si care vor insoti cererea de rambursare;

Colaboreaza si verifica rapoartele financiare (inclusiv cererile de rambursare) elaborate de Antreprenor si Prestator, care urmeaza a fi inaintate catre finantator;

Asigura confirmarea finala a platilor si efectuarea platilor catre Antreprenor in conformitate cu termenii contractuali;

28

Supervizeaza intocmirea si depunerea in termen, de catre Prestator, a rapoartelor de progres tehnic si financiar, a cererilor de plata si a cererilor de rambursare, precum si a altor acte administrative necesare managementului contractului de executie a lucrarilor de constructie (act aditional, notificari, etc.);

Verifica intocmirea rapoartelor de progres ale executiei lucrarilor si a raportului final si le aproba;

Monitorizeaza si evalueaza activitatile echipei externe responsabila cu managementul de executie a lucrarilor de constructie; In acest sens verifica prin informari periodice sau de cate ori este necesar, activitatea consultantului, monitorizand in permanenta stadiul de realizare a lucrarilor, conform calendarului de activitati al proiectului aprobat;

Colaboreaza cu dirigintele de santier si Managerul tehnic in vederea pregatirii documentatiei si organizarii receptiilor partiale si finale ale lucrarilor;

Organizeaza receptiile partiale si finale ale lucrarilor; Colaboreaza cu proiectantul, managerul tehnic si dirigintele de santier la intocmirea

cartii tehnice; Asigura colaborarea cu alte departamente din cadrul Primariei Municipiului Timisoara si

cu alte institutii implicate in implementarea proiectului; Monitorizeaza lucrarile in colaborare stransa cu furnizorul extern de servicii de

managementul de executie a lucrarilor de constructie pentru a asigura finalizarea in timp a activitatilor, respectarea legislatiei de calitate in constructii, mediu si securitate si sanatate in munca si incadrarea in buget;

Asigura evaluarea interna a activitatii pe diferite stadii de evolutie referitoare atat la progresul tehnic al lucrarilor cat si la utilizarea bugetului.

Asigura raportarea periodica si ad-hoc si transmiterea datelor catre ADR Vest in scopul monitorizarii progresului Proiectului;

Asigura raportarea si transmiterea datelor catre ADR Vest si MDRT conform cerintelor.

Colaborarea are la baza:

Consultare si consens

Serviciile care fac obiectul acestor activitati implica o cooperare directa intre echipa Prestatorului si personalul tehnic si economic desemnat de catre EIP sa gestioneze din partea Municipiului Timisoara proiectul. In acest sens, echipa de management de executie a lucrarilor de constructie va transmite spre aprobare si decizie orice propunere de modificare legata de programul de executie a lucrarilor, orice recomandare de imbunatatire sau rezolvarea a unei probleme aparute pe durata executiei si va acorda consultanta in vederea evitarii sau eliminarii impactului negativ al oricarui risc in implementare. De asemenea cererile de pre-finantare si de rambursare, insotite de rapoartele si documentele suport, ca si rapoartele de activitate si cele de progres al executiei lucrarilor vor fi supuse spre aprobare EIP MTm. Echipa de management extern a contractului de executie a lucrarilor de constructie va oferi in permanenta EIP MTm consultanta referitor la schimbarile legislative care ar putea afecta graficul de executie a lucrarilor si va asista in modificarea corespunzatoare a documentatiilor in conformitate cu acestea. EIP MTm va monitoriza activitatea echipei de management de executie a lucrarilor de constructie si va lua masuri in situatia in care termenii contractului de lucrari sunt in pericol de a nu fi respectati.

Transfer de experienta

Personalul EIP va fi implicat in activitatile de management de executie a lucrarilor de constructie impreuna cu expertii Prestatorului, in limita responsabilitatilor fiecarei parti.

Eficienta

29

Mecanismul de cooperare cu AC va fi dezvoltat in cel mai eficient mod, pentru a evita orice intarziere sau discontinuitate in procesul decizional, evitand diminuarea responsabilitatii Prestatorului. 5.3 Prezenta Expertilor Principali

Prestatorul va asigura prezenta membrilor echipei de management al proiectului, care include managementul de implementare si managementul de executie, ori de cate ori este necesar, imediat dupa solicitarea Autoritatii Contractante privind prezenta echipei de management la sediul Achizitorului/Consultantului sau pe teren. 5.4 Transferul de Informatii si Cunostinte

Prestatorul va fi obligat sa se asigure ca personalul Autoritatii Contractante este implicat in activitatile proiectului, pentru a se asigura urmatoarele:

- Acordul Autoritatii Contractante este sigur si nu conduce la intarzieri in ceea ce priveste deciziile referitoare la proiect; - Realizarea unui transfer de cunostinte in ceea ce priveste managementul proiectului de la Prestator la personalul EIP. Mecanismul de colaborare al echipei Prestatorului cu EIP MTm se va dezvolta in cea mai eficienta maniera, pe baza principiilor de respect reciproc, cooperare si flexibilitate, in vederea respectarii conditiilor de calitate, durata si buget ale contractului de finantare si pentru a evita orice intarziere sau discontinuitate in procesul luarii deciziilor. Prestatorul este insa singurul responsabil pentru calitatea serviciilor de consultanta pe care le presteaza in vederea realizarii obiectivelor acestui contract.

6 LOCATIE SI LOGISTICA 6.1 Locatie Serviciile de consultanta se vor realiza in spatiul asigurat pentru birouri si intalniri de catre Prestator si in locatiile unde se executa proiectul, precum si la sediul EIP din Municipiul Timisoara, cand este necesar. La semnarea contractului, Prestatorul trebuie sa faca dovada existentei unui birou in Timisoara, care trebuie pastrat functional pe toata durata de implementare a proiectului. 6.2 Logistica Consultantul va asigura, pe durata realizarii contractului de servicii logistica si echipamentele necesare echipei de experti, pentru buna desfasurare a proiectului. 6.3 Data de incepere & Perioada de executie a serviciilor Prestatorul se obliga sa asigure servicii de consultanţă in domeniul managementului proiectului pentru Punerea în valoare a vestigiilor arheologice descoperite în perioada implementării proiectului ,,Reabilitarea spaţiilor publice din centrul istoric al municipiului Timişoara”- Reabilitare, conservare, restaurare şi amenajări adiacente informaţional –culturale-, proiect finantat prin Programul Operational Regional 2007 – 2013, - Axa prioritară 1 „Sprijinirea dezvoltării durabile a oraşelor – poli urbani de creştere”, Domeniul major de intervenţie 1.1„Planuri integrate de dezvoltare urbană”, sub-domeniul „Poli de creştere”.Conform Contractului de Finantare nr. 2748/29.12.2011. Executarea Contractului de consultanta in domeniul managementului proiectului incepe de la data prevazuta in ordinul de incepere emis de achizitor, iar durata acestuia este de 5 luni, adica pana la data finalizarii tuturor activitatilor din cadrul proiectului „Reabilitarea

30

spatiilor publice din centrul istoric al Municipiului Timisoara”, cod SMIS 31507, si oricum pana la data aprobarii de catre AM POR a ultimei Cereri de rambursare si a raportului de progres aferent . Contractul de consultanta in domeniul managementului proiectului isi pastreaza valabilitatea 5 ani dupa expirarea duratei sale de executie.

7 CERINTE

7.1 Personal Prestatorul va pune la dispozitia Municipiului Timisoara o echipa formata din personal cu competente si experienta dovedite, capabil sa duca la bun sfarsit cu succes sarcinile definite prin prezentul document, astfel ca, in final, sa obtina indeplinirea obiectivului general si obiectivelor specifice ale Proiectului, in conditiile respectarii cerintelor de calitate, cerinte contractuale si a termenelor stabilite si incadrarii in bugetul prevazut. Prestatorul trebuie sa asigure o echipa de lucru complexa si sa demonstreze ca sunt asigurate toate expertizele necesare pentru indeplinirea contractului. Personalul angajat poate avea orice nationalitate cu respectarea prevederilor relevante ale legislatiei romanesti. Intrucat limba oficiala a Proiectului este limba romana, toti membrii echipei Prestatorului trebuie fie sa posede un bun nivel de cunoastere al limbii romane, fie Prestatorul trebuie sa detina un numar suficient de interpreti/traducatori competenti. Orice corespondenta va fi facuta in limba romana. In plus, Prestatorul va angaja personalul administrativ care este necesar echipei sale (secretara, sofer, contabil, translator etc.). Pentru realizarea contractului, Prestatorul trebuie sa furnizeze personalul pe care il considera necesar pentru indeplinirea contractului, care sa includa cel putin expertii solicitati in documentatie de atribuire. In cadrul ofertei sale, Prestatorul va detalia componenta echipei sale si alocarea timpului pe fiecare expert conform experientei si planului sau de realizare a obiectivelor stabilite in prezentul document. In plus, Prestatorul va angaja personalul administrativ care este necesar echipei sale. Experti principali Expertii principali se definesc ca fiind toti expertii care vor avea un rol important in implementarea contractului. In cadrul Contractului vor exista 2 echipe: - o echipa pentru activitatile de management al implementarii proiectului; - o echipa pentru activitatea de management de executie a lucrarilor de constructie. Coordonarea generala a activitatii de management extern al proiectului este asigurata de Responsabilul de proiect, care are atributii de lider de echipa. Acesta este responsabil de indeplinirea contractului de prestari servicii, alaturi de Expertul financiar. Activitatea de management al implementarii, este coordonata de asemenea de Responsabilul de proiect, care colaboreaza cu Expertul financiar. Coordonarea activitatii de management de executie a lucrarilor de constructie este asigurata de Managerul tehnic, care colaboreaza cu Expertul tehnic. Prestatorul trebuie sa asigure cel putin expertii cheie prezentati in tabelul de mai jos:

Nr.

crt

Pozitia

MANAGEMENTUL PROIECTULUI

1. RESPONSABIL DE PROIECT/LIDER DE ECHIPA

31

Va asigura: - managementul performant al contractului de servicii de consultanta pentru

managementul de implementare a proiectului si managementul de executie a lucrarilor de constructie;

- managementul de implementare a proiectului in conformitate cu procedurile de implementare ale POR si ale contractului de finantare in scopul atingerii obiectivelor acestuia in conformitate cu calendarul activitatilor, standardele de calitate si cu bugetul aprobat.

In calitate de Lider de Echipa, acesta va fi reprezentatul Prestatorului in relatia cu Achizitorul si cu Antreprenorul si prestatorii de servicii din cadrul proiectului. El va fi de asemenea interlocutorul principal al MDRT si ADR Vest legat de implementarea proiectului. Raporteaza managerului E.I.P. din cadrul Municipiului Timisoara.

Responsabilitati principale in calitate de Responsabil de proiect: - In limitele stabilite prin contractul de prestari servicii, asigura managementul

proiectului in conformitate cu procedurile de implementare ale POR si ale contractului de finantare in scopul atingerii obiectivelor acestuia in conformitate cu calendarul activitatilor, standardele de calitate si cu bugetul aprobat;

- Urmareste, impreuna cu membrii echipei sale, desfasurarea activitatilor proiectului in vederea asigurarii conditiilor optime si eficiente pentru implementare;

- Se asigura ca implementarea activitatilor din proiect se va realiza cu respectarea legislatiei nationale si a prevederilor contractului de finantare;

- Detalierea si supunerea spre aprobare de catre beneficiar a oricarei modificari a planului de implementarea a proiectului, referitor la activitati, desfasurare in timp si buget;

- Asista beneficiarul in toate activitatile legate de implementarea, coordonarea si executia contractului de finantare nerambursabila;

- Asigura evaluarea permanenta interna a diferitelor etape de realizarea a proiectului si asigura derularea continua si fara probleme a desfasurarii activitatilor;

- Asigura si coordoneaza raportarea catre echipa de implementarea a proiectului din cadrul Municipalitatii in vederea evaluarii implementarii si propunerii de solutii pentru rezolvarea problemelor identificate pe parcursul realizarii activitatilor;

- Coordoneaza identificarea riscurilor pe durata implementarii proiectului si initierea de proceduri pentru eliminarea acestora;

- Asigura analizarea, inclusiv incadrarea legala a modificarilor propuse de furnizorii de servicii si lucrari pentru proiect si inainteaza propuneri concrete pentru aprobarea sau respingerea acestora de catre beneficiar si solicitarea de amendamente la conditiile contractuale;

- Asigura interfata intre beneficiar si furnizorii sai externi in ceea ce priveste relatiile contractuale, prin urmarirea calitatii serviciilor si lucrarilor furnizate, efectuarii platilor, indeplinirii obiectivelor de implementare a proiectului, indeplinirii conditiilor impuse de contractul de finantare, inclusiv asigurarea vizibilitatii proiectului;

- Depune toate eforturile in rezolvarea pe cale amiabila a disputelor din cadrul contractelor de executie sau prestare servicii;

- Coordoneaza pregatirea rapoartelor, in conformitate cu modelele recomandate de catre reprezentantii finantatorului (OI, AMPOR): rapoarte de progres periodice, rapoarte aferente cererilor de rambursare, notificari impuse pe parcursul implementarii proiectului, acte aditionale, documente privind derularea implementarii proiectului, etc. si depunerea acestora cu respectarea

32

termenelor impuse; - Asigura refacerea documentelor si a situatiilor depuse la cererea beneficiarului

sau a AM POR sau OI POR; - Asigura utilizarea unui sistem de management al proiectului eficient si

accesibil atat echipei de management extern cat si echipei de monitorizare de la nivelul Municipalitatii.

Responsabilitati principale in calitate de Lider de echipa in cadrul contractului de prestari servicii de consultanta:

- Coordoneaza echipa de management extern in realizarea activitatilor specifice de management de proiect si de executie si in indeplinirea contractului de prestari servicii de consultanta;

- colaboreaza in permanenta cu echipa de implementarea a proiectului din cadrul Municipalitatii;

- Asigura confirmarea executiei calitative si cantitative a diferitelor faze, confirmarea situatiilor de plata, respectiv supervizarea lucrarilor confirmate de dirigintii de santier;

- Urmareste asigurarea receptiei serviciilor si lucrarilor in conditiile legislatiei si la termenele stabilite;

- Asigura informarea beneficiarului asupra oricaror modificari legislative imediat ce acestea apar si contributia la corelarea documentatiilor in conformitatea cu acestea;

- Asigura pastrarea confidentialitatii datelor si informatiilor, in conformitate cu legislatia in vigoare si cerintele Beneficiarului;

- Raporteaza si raspunde fata de conducatorul firmei de consultanta al carei angajat este si implicit fata de beneficiar pentru toate activitatile ce cad in sarcina lui pe perioada de implementare a proiectului si pentru eventualele nereguli constatate ulterior in cadrul domeniului sau de activitate;

- Asigura raportarea in conformitate cu cerintele contractului de prestari de servicii de consultanta.

a) Managementul de implementare a proiectului

2 EXPERT FINANCIAR Responsabilitate pentru :

- managementul financiar al proiectului si raportarea financiara catre AM POR si ADR Vest ;

- managementul financiar al contractului de prestari servicii de consultanta. Este subordonat Responsabilului de proiect. Responsabilitati principale pentru managementul financiar al proiectului:

- planifica si supune spre aprobare beneficiarului bugetul proiectului in conformitate cu contractul de finantare si activitatile de realizat;

- asigura gestiunea financiara a proiectului si pastrarea documentelor financiar contabile in conformitate cu reglementarile comunitare si nationale;

- asista beneficiarul in organizarea contabilitatii conform cu cerintele finantatorului; - monitorizeaza realizarea activitatilor si asigura efectuarea si corelarea platilor

catre furnizori, in conformitate cu termenii contractuali si cerintele contractului de finantare;

- asigura asistenta furnizorilor de servicii si lucrari in vederea emiterii documentelor de facturare conform cerintelor contractului de finantare (purtând codul proiectului si mentiunea „Proiect finantat din POR”);

- pregateste sau asista beneficiarul in pregatirea documentelor suport/documente justificative (facturi - verificate in privinta realitatii, legalitatii si conformitatii, ordine de plata, extrase de cont, fise de cont, registre de contabile, etc.) ce vor purta mentiunea conform cu originalul si care vor insoti cererea de rambursare;

33

- pregateste rapoarte financiare si cereri de finantare pentru proiect, in conformitate cu cerintele AMPOR, OI POR sau Municipalitatii Timisoara;

- asigura interfata in relatia dintre Municipalitate si OI sau AM POR pentru o buna desfasurare a activitatilor financiar-contabile si intocmirea documentelor specifice pentru efectuarea decontarilor/rambursarilor;

- detaliaza si supune spre aprobare beneficiarului orice modificare referitoare la etapizarea necesarului de fonduri pentru implementarea Proiectului (notificari privind reesalonarea cererilor de rambursare) datorata modificarilor planului de implementare, oferind solutii de incadrare bugetara a cheltuielilor necesare suplimentar;

- asista beneficiarul in activitatile legate de implementarea, coordonarea si executia contractului de finantare nerambursabila;

- propune solutii de corectie in cazul sesizarii unor disfunctionalitati in rularea fondurilor proiectului;

- colaboreaza permanent pentru a ajuta la eliminarea riscurilor ce pot intârzia implementarea proiectului sau incadrarea in bugetul planificat ;

- urmareste incadrarea cheltuielilor in bugetul proiectului si previzioneaza fluxul de numerar pentru proiect, cu precizarea tuturor cheltuielilor, indicând:

- bugetul initial, cel revizuit, estimat sau actual sau variatiile asteptate pentru fiecare dintre ele;

- depasirile/economiile actuale si cele previzionate; - recomandari si detalii de actiune care sunt de competenta Prestatorului,

necesare pentru micsorarea/inlaturarea depasirilor de costuri; - verifica eligibilitatea cheltuielilor supuse spre decontare; - asigura respectarea legislatiei in cadrul operatiunilor financiar – contabile legate

de proiect; - identifica si informeaza beneficiarul cu privire la datele pentru cererile si

aprobarile aferente implementarii financiare ale Proiectului, organele responsabile si stadiul obtinerii acestora;

- informeaza beneficiarul asupra eventualelor modificari legislative ce privesc serviciile solicitate, imediat ce acestea apar si va participa la corelarea documentatiilor in conformitate cu aceste modificari;

- actualizeaza datele financiare la nivelul proiectului; - participa la procesul de audit financiar extern prin furnizarea de informatii si

documente; - pune, in limitele de competente la dispozitia AM POR, Organism Intermediar,

Autoritatii de Certificare si Plata, Autoritatii de Audit, Comisiei Europene si oricarui alt organism abilitat sa verifice modul de utilizare a finantarii nerambursabile, la cerere si in termen, documentele solicitate si asigura toate conditiile pentru efectuarea verificarilor la fata locului;

Responsabilitati pentru managementul financiar al contractului de prestari servicii de consultanta:

- coordoneaza gestiunea financiara a contractului de prestari servicii; - asigura pastrarea documentelor contabile in conditii potrivite, usor accesibile si

arhivate pana la predarea lor catre beneficiar; - raporteaza si raspunde fata de managerul de proiect si conducatorul firmei de

consultanta al carei angajat este si implicit fata de beneficiar pentru toate activitatile ce cad in sarcina lui pe perioada de implementare a proiectului si pentru eventualele nereguli constatate ulterior in cadrul domeniului sau de activitate;

- asigura pastrarea confidentialitatii datelor si informatiilor, in conformitate cu legislatia in vigoare si cerintele Beneficiarului;

- colaboreaza cu ceilalti membri ai echipei de management extern in realizarea

34

activitatilor specifice de management de proiect; - colaboreaza in permanenta cu echipa de implementare a proiectului din cadrul

Municipalitatii; - Asigura raportarea in conformitate cu cerintele contractului de prestari de

servicii de consultanta. 3 EXPERT JURIDIC CONTRACTE

Are responsabilitate privind respectarea legislatiei si a conditiilor contractuale ale raporturilor juridice stabilite de catre beneficiar cu tertii in cadrul proiectului, urmarind inclusiv respectarea conditiilor prevazute in contractul de finantare.

- intocmeste si urmareste contractele semnate de beneficiar cu tertii, aferente proiectului si aflate, conform contractului sau, in responsabilitatea consultantului pentru manangementul proiectului, in ceea ce priveste reprezentarea intereselor beneficiarului, respectarea legislatiei si conformarea la prevederile contractului de finantare ;

- acorda consultanta si asistenta pentru rezolvarea disputelor, daca este cazul, pentru toate contractele incheiate pentru implementarea proiectului;

- rezolva cu competenta si eficienta orice disputa sau problema de incalcare a conditiilor contractuale, in vederea respectarii bugetului si duratei proiectului si evitarii oricarui risc privind pierderea/returnarea partiala sau totala a finantarii nerambursabile ;

- expertiza sa juridica va fi utilizata pentru activitatea generala de management extern al proiectului, care include managementul de implementare si managementul de executie a lucrarilor de constructie.

4 EXPERT PUBLICITATE SI COMUNICARE

Este responsabil pentru implementarea activitatilor de publicitate a proiectului. - are responsabilitate in asigurarea serviciilor de publicitate si informare, de

calitate, cu respectarea descrierii din Cererea de finantare aprobata si conformitatea cu Manualul de identitate vizuala pentru POR ;

- materialele intocmite vor fi prezentate spre aprobare OI si AM POR doar dupa avizarea acestora de catre EIP;

b) Managementul de executie a lucrarilor de constructie

5 MANAGER TEHNIC Responsabilitate pentru managementul de executie a lucrarilor de constructie in vederea realizarii indicatorilor tehnici, cantitativi, calitativi, de timp si financiari ai investitiei aprobati prin Contractul de finantare. Reprezinta pe Beneficiar in relatia cu dirigintele de santier, Antreprenor si proiectantul lucrarilor de executie si raspunde in fata beneficiarului de respectarea cerintelor Contractului de executie a lucrarilor si a Contractului de asistenta tehnica pentru supravegherea lucrarilor de executie.

- Planifica input-urile si activitatile de realizat in conformitate cu contractul de finantare impreuna cu membrii echipei de management extern si cu echipa de implementare a Municipalitatii;

- Este responsabil pentru organizarea si monitorizarea eficienta a executiei lucrarilor de constructie in vederea asigurarii frontului de lucru continuu si a coerentei in succesiunea etapelor si fazelor de lucru, pentru a se evita suprapuneri si intarzieri de activitati;

- Urmareste realizarea activitatilor de executie si supervizare a proiectului in conformitate cu cerintele de calitate si in cadrul bugetului si timpului agreat prin contractul de finantare; urmareste executia lucrarilor in conformitate cu specificatiile caietului de sarcini si ale proiectului tehnic al obiectivului de investitii;

- Identifica riscuri care pot intarzia implementarea proiectului in bugetul de timp

35

si bani planificat si propune beneficiarului solutii de eliminare sau reducere a problemelor aparute pe parcursul activitatilor de care este responsabil, in limitele sale de competenta;

- Stabileste, in conformitate cu legislatia in vigoare privind protectia monumentelor istorice si in colaborare cu autoritatile responsabile, procedurile, tehnologiile si fazele de lucru specifice;

- Coordoneaza colaborarea intre expertii tehnici de diferite categorii ai echipei si executantul si echipa de supraveghere a lucrarilor;

- Urmareste derularea contractului de executie lucrari si a contractelor de servicii dirigentie de santier si proiectare in conformitate cu conditiile de furnizare de calitate, timp si buget;

- Asigura raportarea tehnica a proiectului conform cerintelor MDRT, AMPOR, OI sau beneficiar cu respectarea termenelor si formatului impus ;

- Colaboreaza cu proiectantul si dirigintele de santier la intocmirea cartii tehnice;

- colaboreaza cu dirigintii de santier in vederea pregatirii documentatiei si organizarii receptiilor partiale si finale ale lucrarilor;

- colaboreaza cu omologul sau din cadrul EIP Municipalitate urmarind ca in timpul lucrarilor de executie sa se respecte incadrarea in parametrii standard de mediu de catre executantul lucrarilor;

- asigura culegerea datelor relevante privind progresul executiei lucrarilor de la dirigintii de santier si sintetizarea acestora pentru a prezenta beneficiarului situatia la un moment dat;

- confirma beneficiarului executia calitativa si cantitativa de baza si adiacenta, confirma situatiile de plata lunare si finale, respectiv supravegherea lucrarilor confirmate de dirigintele de santier; - va informa Achizitorul asupra eventualelor modificari legislative ce privesc

serviciile solicitate, imediat ce acestea apar si va participa la corelarea documentatiilor in conformitate cu aceste modificari

- Raporteaza si raspunde fata de liderul de echipa si conducatorul firmei de consultanta al carei angajat este si implicit fata de Beneficiar pentru toate activitatile ce cad in sarcina lui pe perioada de implementare a proiectului si pentru eventualele nereguli constatate ulterior in cadrul domeniului sau de activitate;

- Asigura pastrarea confidentialitatii datelor si informatiilor, in conformitate cu legislatia in vigoare si cerintele Achizitorului;

- Colaboreaza cu ceilalti membri ai echipei de management extern in realizarea activitatilor specifice de management de contract;

- colaboreaza in permanenta cu echipa de implementare a proiectului din cadrul Municipalitatii.

6 EXPERT TEHNIC Responsabilitate pentru urmarirea indeplinirii activitatilor de executie a lucrarilor in conformitate cu cerintele contractului de executie si ale proiectului lucrarilor de executie a investitiei, in vederea realizarii indicatorilor tehnici cantitativi si calitativi, de durata si financiari ai realizarii investitiei, agreati prin Contractul de finantare. In acest sens primeste instructiuni de la Managerul tehnic pentru executia lucrarilor. Ca responsabilitati principale, se pot enumera: - asigura ca executia lucrarilor se va realiza cu respectarea legislatiei nationale si cu

proiectul elaborat; - / urmareste ca in timpul lucrarilor de executie sa se respecte legislatia privind

protejarea monumentelor istorice, calitatea in constructii, securitatea si sanatatea in munca si legislatia de mediu, in vigoare pe teritoriul Romaniei, precum si legislatia UE, acolo unde este cazul;

- indeplineste atributiile si ii revin responsabilitatile stabilite prin Ordinul MCPN nr.

36

2495/2010 conferite prin Certificatul de atestare emis de MCPN in calitate de expert tehnic, in derularea activitatilor privind managementul de executie a lucrarilor de constructie;

- daca este cazul, pentru rezolvarea prompta a situatiilor neprevazute, elaboreaza expertize pentru specialitatea in care a fost atestat, si se preocupa de obtinerea aprobarilor/avizelor necesare;

- verifica si detaliaza orice propunere de modificare a planului de implementare a executiei lucrarilor si informeaza Managerul tehnic asupra concluziilor;

- informeaza Managerul tehnic asupra aparitiei oricarui risc in executia lucrarilor si asupra solutiilor propuse a fi aplicate pentru eliminarea/atenuarea acestuia;

- raporteaza orice situatie neprevazuta si propune solutii pentru rezolvarea problemelor;

- evalueaza permanent diferitele etape de realizare a lucrarilor si raporteaza rezultatele evaluarii;

- culege date relevante privind progresul executiei lucrarilor de la dirigintii de santier si le sintetizeaza pentru raportarea tehnica si financiara referitoare la executia lucrarilor;

- analizeaza, inclusiv incadrarea legala a modificarilor propuse de furnizorii de servicii si Antreprenor referitor la proiect si inainteaza propuneri concrete pentru aprobarea sau respingerea acestora de catre EIP beneficiar;

- confirma executia calitativa si cantitativa a diferitelor faze, situatiile de plata, respectiv supervizeaza lucrarile confirmate de dirigintii de santier;

- urmareste realizarea documentatiei necesare receptiilor partiale si finale ale lucrarilor in conditiile legislatiei si la termenele stabilite.

Nota:, Impartirea activitatilor pe membrii echipei si experti nu limiteaza utilizarea expertului respectiv strict numai pe activitatea mentionata.

Trebuie avut in vedere faptul ca functionarii de stat si alt personal al administratiei publice din tara Achizitorului nu pot fi angajati ca experti. Prestatorul este chemat sa prezinte in cadrul ofertei intreaga echipa propusa pentru a demonstra capacitatea acesteia de a satisface cerintele prezentei documentatii. Prestatorul trebuie sa lucreze efectiv cu expertii nominalizati in oferta, schimbarea expertilor nu se poate efectua pe durata implementarii proiectului decat in conditiile stipulate in Conditiile Generale de Contract – din documentatia de atribuire. 7.2 Facilitati in sarcina Prestatorului Prestatorul va fi raspunzator pentru suportul si dotarile care sunt necesare expertilor in indeplinirea sarcinilor prevazute. In particular, se va asigura suficient personal administrativ (pentru secretariat si traduceri in limba romana daca echipa Prestatorului include si experti care nu cunosc limba romana) astfel incat sa se asigure posibilitatea ca expertii sa se concentreze asupra responsabilitatilor de baza. De asemenea Prestatorul va asigura plata angajatilor sai in mod constant, cu salariile si la termenele stabilite. Prestatorul va fi responsabil de asemenea pentru organizarea biroului pentru derularea proiectului, de mobilarea si echiparea biroului pentru a satisface necesitatile echipei sale, de asigurarea echipamentelor si vehiculelor necesare desfasurarii activitatii sale. In acest sens Prestatorul va trebui sa aiba sediul sau un punct de lucru deschis in Timisoara. Pe durata desfasurarii Contractului, Prestatorul va raspunde pentru:

37

Asigurarea de echipamente de birotica, consumabile necesare derularii activitatilor de birou, echipamente (hard si soft) pentru desfasurarea activitatilor de birou in bune conditii

Asigurarea cheltuielilor aferente comunicarii (fax, e-mail, telefon, etc.) Asigurarea de servicii de secretariat si traducere in limba romana, acestea din urma

daca sunt considerate necesare conform celor mentionate anterior Asigurarea costurilor aferente multiplicarii si imprimarii documentelor

Prestatorul va fi in intregime raspunzator pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare pentru experti si pentru toti ceilalti angajati ai sai. Va furniza de asemenea echipament de inregistrare (captare fotografii/inregistrare video). 7.3 Facilitati in sarcina Achizitorului Pentru implementarea cu succes a proiectului, Achizitorul va asigura spatii adecvate pentru intalnirile programate ale echipelor implicate in implementarea proiectului, dotate cu echipamente audio-video necesare, in cazul in care intalnirile de lucru vor avea loc la sediul MTm.

8 MATERIALE LIVRABILE INCLUSIV RAPORTARI

8.1 Rezultate asteptate si livrabile; Activitate Finalizare Livrabile

A Managementul de implementare a Proiectului; 5.1.1 a Implementarea proiectului

pregatita in conformitate cu propunerea si contractul de finantare;

Monitorizarea proiectului pregatita

Planuri operationale de implementare a proiectului;

Proceduri de transmitere si aprobare a documentelor din cadrul proiectului;

Rapoarte de monitorizare; Agende intalniri de monitorizare

si evaluare.

5.1.1 b Contractele de lucrari si servicii din cadrul proiectului sunt indeplinite la termenele si valorile contractate, cu respectarea conditiilor de calitate cerute de proiect;

Promovarea si publicitatea proiectului realizata eficient in conformitate cu cerintele contractului si cu prevederile Contractului de Finantare;

Un sistem eficient de monitorizare, raportare si arhivare sunt implementate;

Conditiile din Contractul de Finantare sunt indeplinite in ceea ce priveste termene, buget, raportarea si indicatorii de monitorizare a proiectului.

Program de implementare detaliat si actualizat;

Rapoarte de monitorizare si evaluare a activitatilor;

Rapoarte de progres si exceptionale;

Minute intalniri de lucru; Cereri de rambursare aprobate; Rapoarte referitoare la

promovarea si publicitatea proiectului, incluzand in anexe materialele si documentele doveditoare, predate la timp in conformitate cu cerintele contractului prezent si ale contractului de finantare.

38

B Managementul de executie a lucrarilor de constructie

5.2.1.1 Activitatea de management de executie a lucrarilor de constructie pregatita in conformitate cu contractul de servicii si contractul de lucrari pregatita;

Monitorizarea executarii lucrarilor pregatita pentru implementare.

Plan detaliat de management de executie a lucrarilor de constructi ;

Proceduri de transmitere si aprobare a documentelor intre Antreprenor, diriginte de santier, Prestator si Beneficiar;

Rapoarte de monitorizare; Agende intalniri de monitorizare

si evaluare. 5.2.1.2.a Implementarea contractului de

executie a lucrarilor pregatita; Raport de inceput; Raport de verificare a

Manualului de proceduri pentru supravegherea lucrarilor;

Raport de verificare a manualului de asigurare a Calitatii.

5.2.1.2.b Contractul de executie a lucrarilor realizat in termenele de durata si buget aprobate si cu respectarea conditiilor de calitate cerute de proiect;

Publicitatea proiectului realizata in conformitate cu cerintele Contractului de executie si ale Contractului de Finantare;

Un sistem de monitorizare, raportare si arhivare implementat.

Rapoarte de monitorizare si evaluare a activitatilor;

Rapoarte tehnice si financiare de progres si exceptionale;

Minute intalniri de lucru; Situatii de plati aprobate; Cereri de rambursare aprobate; Rapoarte referitoare la

promovarea si publicitatea proiectului, incluzand in anexe materialele si documentele doveditoare.

8.2 Raportari 8.2.1 Rapoarte

a) Rapoarte generale

Rapoartele mentionate in continuare vor acoperi toate activitatile Proiectului si vor puncta toate rezultatele obtinute de catre Prestator. Prestatorul va trebui sa intocmeasca si depuna documentatiile atat in format electronic cat si pe hartie in limba romana. Se vor depune un exemplar pe hartie + 3 CD/DVD din fiecare raport. Prestatorul va verifica si certifica in rapoartele sale de activitate faptul ca lucrarile executate de catre constructor au fost realizate corect din punct de vedere cantitativ, calitativ si in conformitate cu prevederile caietului de sarcini, ale ofertei tehnice si financiare si cu dispozitiile de santier modificatoare. Acestea sunt urmatoarele: Raportul de inceput - in termen de 1 luna de la data intrarii in efectivitate a Contractului. Acest raport va cuprinde pe langa activitatile derulate, principalele constatari privind situatia existenta, problemele critice identificate si principalele masuri care se impun pentru rezolvarea acestora,

39

ca si programul de activitate al Prestatorului. Orice modificari ulterioare ale acestui program vor trebui supuse aprobarii Autoritatii Contractante. Raport final – la finalul prestarii serviciilor, va fi intocmit astfel incat sa sublinieze implementarea generala a serviciilor, gradul de indeplinire a Caietului de sarcini, si a obiectivelor, problemele critice aparute in atingerea obiectivelor specifice si a obiectivului general si recomandari privind directii viitoare de dezvoltare. O versiune provizorie a acestui raport se va depune cu 1 luna inainte de data finalizarii Contractului. Varianta finala va fi predata in maxim 10 zile de la receptia la terminarea lucrarilor. b) Rapoarte periodice

Rapoarte Lunare de Monitorizare si Evaluare a implementarii proiectului – pe parcursul implementarii proiectului (inainte de a 15-a zi a lunii viitoare). Rapoartele de inspectie saptamanale ale dirigintelui de santier, minutele sedintelor de Monitorizare si Evaluare, materialele de publicitate si inregistrarile foto vor fi anexate rapoartelor. Rapoartele vor avea 2 sectiuni dupa cum urmeaza: - o sectiune referitoare la toate activitatile derulate in conformitate cu Contractul de Finantare; - o sectiune referitoare la derularea contractului de executie a lucrarilor de investitii. Fiecare din cele 2 sectiuni va include: Detalierea activitatilor executate in perioada raportata; Indicatori cantitativi, calitativi, de durata si de buget realizati; Progresul inregistrat fata de planul de implementare; Verificarile prevazute in planul de monitorizare a activitatilor; Evenimente aparute pe durata implementarii; Probleme speciale intalnite si modalitati de solutionare identificate; Modificari propuse pentru planul de implementare; Intarzieri potentiale si consecintele aferente din punct de vedere al perioadelor de timp sau al costurilor (daca este cazul); Rezumatul solicitarilor de plata primite si sumele rambursate in cadrul contractului de executie;

Raportul lunar de activitate a Prestatorului (inainte de a saptea zi a lunii viitoare), cu referire la: Detalierea activitatilor realizate in luna respectiva; Progresul inregistrat fata de programul de implementare; Rezultate si livrabile; Probleme aparute si modalitati de solutionare; Evenimente pe durata activitatii; Modificari propuse pentru planul de implementare; Alte evenimente. Rapoarte Trimestriale de Monitorizare si Evaluare a implementarii Proiectului – pe parcursul implementarii proiectului (predate in maxim 20 de zile de la sfarsitul trimestrului). Minutele Sedintelor de Monitorizare si Evaluare, materialele de publicitate si inregistrarile foto vor fi anexate rapoartelor. Rapoartele vor cuprinde informatii referitoare la activitatile desfasurate, stadiul de realizare la momentul raportarii, rezultatele partiale/finale obtinute, rezultatele anticipate, indicatori de realizare, planul de implementare pentru perioada urmatoare. Va fi urmarita comparatia intre situatia reala si activitatile planificate, realizarea obiectivelor generale si imediate, estimarea timpului, previzionari de costuri si prevederi de calitate, pentru a se justifica deviatiile si problemele ivite si pentru a face recomandari pentru etapele urmatoare.

40

Rapoarte trimestriale de activitate a Prestatorului – (predate in termen de doua saptamani de la sfarsitul trimestrului); Rapoartele vor evidentia succint activitatea Prestatorului si probleme aparute in cadrul perioadei de raportare, precum si datele de inaintare a rapoartelor aferente perioadei de raportare si data aprobarii acestora de catre Autoritatea Contractanta. Raportul va include concluzii referitoare la nivelul de realizare a activitatilor contractului in trimestrul raportat si planul de activitati pentru trimestrul urmator. c) Alte rapoarte

Prestatorul va pregati de asemenea rapoarte de exceptie ca urmare a aparitiei riscurilor de proiect. La solicitarea EIP Prestatorul va intocmi si alte rapoarte in conformitate cu cerintele OI sau AM POR 2007 – 2013. 8.2.2 Depunerea si aprobarea rapoartelor

Toate rapoartele se vor depune la datele mentionate la punctul 8.2 la EIP Municipiul Timisoara, care le va aproba sau va prezenta observatiile sale in termen de 5 zile de la data depunerii. In cazul in care EIP MTm transmite observatii si comentarii referitor la rapoartele primite, rapoartele vor fi revizuite de catre Prestator in termen de 2 zile de la primirea observatiilor, iar raporatele vor fi retransmise EIP. In cazul in care in termen de 30 zile de la primirea solicitarii de aprobare Prestatorul nu primeste nici aprobarea si nici observatii asupra unui anume raport, atunci raportul se considera ca fiind aprobat in mod implicit. In cazul intarzierilor in depunerea, respectiv refacerea rapoartelor se aplica penalizari conform prvederilor art.17.2 din Conditiile generale de contract. 8.3 Premise si riscuri in realizarea serviciilor 8.3.1 Premise

Premisele adoptate sunt:

Respectarea cadrului institutional legal, actualele structuri institutionale functie de responsabilitatile specifice ale acestora sunt mentinute in vederea implementarii corespunzatoare a activitatilor proiectului;

Contractele de lucrari si de servicii de asistenta tehnica pentru supraveghere lucrari sunt semnate la termenul estimat;

este asigurata o buna cooperare intre structurile ce gestioneaza instrumentele structurale (AM POR 2007 – 2013 - MDRT, OI- ADR Vest, EIP Beneficiar) si Prestator.

8.3.2 Riscuri

Implementarea Proiectului poate fi afectata de urmatoarele riscuri: Intarzierile in inceperea lucrarilor de executie, precum si intarzierile datorate

descoperirilor arheologice si procedurilor si legislatiei aferente acestora, pot determina deschiderea unui numar de santiere mare spre sfarsitul perioadei de implementare, ceea ce ar atrage dupa sine urmatoarele riscuri pentru prestatorul de servicii:

- riscul de subdimensionare a echipei de experti care asigura prestarea serviciilor de management; - riscul ca sa nu existe suficiente resurse umane in domeniul de arheologie, ceea ce ar contribui la intarzieri si mai mari ce pot determina pierderea finantarii, implicit nerealizarea contractului de finantare.

Ariile de interventie sunt localizate in zone aglomerate, cu locuinte si trafic de pietoni in special dar si de autovehicule. Deschiderea santierelor poate restrictiona si, in cel mai

41

rau caz face imposibil accesul riveranilor la proprietatile si/sau facilitatile lor. Acest fapt poate conduce la stari de conflicte cu riveranii zonelor de santier care pot implica procese juridice si plata de daune si bineinteles intarzieri.

Dificultati de cooperare intre diferitele parti implicate in proiect; Modificari legislative, modificari ale cadrului institutional.

9 MONITORIZARE SI EVALUARE

9.1 Descrierea procesului de monitorizare a activitatii Prestatorului Municipiul Timisoara este promotorul acestui proiect pe care il sustine tehnic si financiar si pe care isi doreste sa il implementeze cu succes in ceea ce priveste indeplinirea obiectivelor si Contractului de Finantare. Pentru aceasta, considera ca elementele cheie de succes ale proiectului propus sunt:

- o planificare buna a activitatilor si eforturi de colaborare cu toti partenerii din proiect : furnizori de servicii si bunuri, echipa de management EIP, alte departamente din cadrul Primariei, autoritati externe, etc. care pot sprijini derularea proiectului;

- o atentie deosebita va fi acordata eticii si conduitei partenerilor implicati in implementarea proiectului ;

- expertiza, responsabilitate, flexibilitate si capacitate de adaptare la conditiile locale sunt conditii de baza in colaborare;

- respectarea termenelor de realizare a activitatilor este imperioasa. In acest sens trebuie intreprinse toate eforturile pentru a identifica in avans orice bariera in fata implementarii la timp a proiectului, sau, in cazul in care apare pe neasteptate, de a o inlatura intr-o maniera rapida, eficienta si flexibila;

- asigurarea calitatii si aplicarea standardelor si legislatiei nationale in vigoare; - relatii de colaborare bazate pe respect reciproc, cooperare si flexibilitate.

Pentru implementarea cu succes a proiectului, beneficiarul, prin echipa de implementare:

- va pune la dispozitie Prestatorului toate informatiile necesare in legatura cu Proiectul; - va realiza inregistrarea contabila corecta a cheltuielilor Proiectului; - va asigura spatii adecvate pentru intalnirile programate ale Proiectului; - va urmari, pe baza graficului detaliat de implementare, atingerea tuturor obiectivelor si realizarea in integralitate a indicatorilor de implementare ai Proiectului; - va monitoriza si evalua activitatea tuturor furnizorilor si in mod special pe cea a

furnizorului de servicii de consultanta pentru managementul proiectului si al executiei lucrarilor.

Metodologia de monitorizare a proiectului Indicatorii de baza pentru monitorizarea si evaluarea performantelor Prestatorului, care vizeaza atingerea obiectivelor specifice si generale ale proiectului, sunt urmatorii:

indeplinirea la timp si in bune conditiuni a atributiilor precizate in contractul de prestari servicii;

predarea la timp a rapoartelor si indeplinirea eficienta a sarcinilor primite; acceptarea rapoartelor si a cererilor de rambursare de catre AM/OI; utilizarea metodologiilor si a metodelor recunoscute ca fiind cele mai eficiente, moderne

si performante pe plan international in vederea asigurarii unui management eficient al implementarii contractelor de finantare si de executie a lucrarilor in conformitate cu procedura de implementare AMPOR.

42

Ca metode pentru monitorizarea si evaluarea interna, vor fi folosite urmatoarele : Intalniri pentru discutii : periodic, lunar – vor avea loc intalniri ale responsabililor din EIP cu omologii lor din echipa externa de management, dar si cu echipa de asistenta tehnica dirigentie de santier sau reprezentanti ai echipelor de executie, daca este cazul, in vederea urmaririi rezultatelor si progresului proiectului, comparativ cu planificarea; planificarea stadiilor urmatoare; diseminarea informatiilor, probleme intalnite si propuneri de rezolvare. Rapoarte : Studierea rapoartelor intocmite de Prestator, care vor furniza informatii necesare pentru analizarea situatiei curente, a tendintelor, a problemelor ivite, a strategiilor si, sunt foarte importante pentru luarea deciziilor asupra schimbarilor necesare pentru asigurarea succesului proiectului (personal, decizie sau management, etc.). Controlul activitatilor in timpul vizitelor in teren Echipa de monitorizare va vizita obiectivele cel putin o data pe luna, pentru a observa personal progresul, orice deviatie de la planul de lucru, a investiga cauzele, a estima consecintele si a face corectiile necesare. Controlul timpului Intarzieri din orice fel de motive (subestimarea dificultatii activitatii, schimbari in personalul de management sau proceduri, lipsa de colaborare a managementului si a angajatilor) vor conduce la cresteri de costuri sau reducerea performantelor proiectului. Prin monitorizarea stransa a timpului, problemele pot fi rezolvate si se poate actiona pentru a evita pierderile. Controlul resurselor umane Resursele umane reprezinta un factor foarte important pentru implementarea cu success a proiectului. Prestatorul trebuie sa lucreze efectiv cu expertii nominalizati in oferta, schimbarea expertilor nu se poate efectua pe durata implementarii proiectului decat in conditiile stipulate in Conditiile Generale de Contract – Anexa I din documentatia de atribuire. In timpul vizitelor in teren, va fi urmarita prezenta membrilor echipei de management si modul in care isi desfasoara activitatea. Controlul costurilor In cadrul proiectului trebuie sa fie asigurata utilizarea corecta si in cadrul bugetului alocat a banilor. Aceasta presupune ca sa existe o planificare buna a bugetului, o continua monitorizare a utilizarii bugetului, inregistrari zilnice ale cheltuielor si actiuni imediate pentru a evita cheltuieli extra-bugetare. Tot timpul managerul de proiect din EIP trebuie sa evalueze efectele si rezultatele. Pentru monitorizarea activitatii Prestatorului se va avea in vedere:

- respectarea termenelor de realizare a activitatilor;

- respectarea obligatiilor contractuale ale Prestatorului in paralel cu termenii Contractului de Finantare;

- respectarea termenelor de rambursare a cheltuielilor;

- transmiterea la timp a rapoartelor;

- realizarea indicatorilor cantitativi, calitativi, de timp si financiari ai executiei lucrarilor de investitii si ai contractului de finantare;

- acordarea de sprijin in identificarea si corectarea defectelor accidentale si a intarzierilor, pentru a asigura succesul proiectului.

43

9.2 Evaluarea activitatii Prestatorului Pentru a asigura indeplinirea obiectivelor proiectului, EIP MTm, va realiza o evaluare interna proprie a proiectului pentru fiecare etapa a implementarii acestuia, care va fi caracterizata de 2 variabile:

Variabila cantitativa – realizata de catre responsabilii tehnic si economic, care, periodic si la sfarsitul proiectului, vor pregati rapoarte de evaluare tehnica si financiara pentru fiecare stadiu al proiectului.

Variabila calitativa – referitoare la modul in care au fost realizate obiectivele proiectului si au fost obtinute rezultatele, pe baza evaluarilor intermediare si finala realizate de Consultantul extern pentru managementul de executie a lucrarilor de constructie.

Va fi urmarita comparatia intre situatia reala si activitatile planificate, realizarea obiectivelor generale si imediate, estimarea timpului, previzionari de costuri si prevederi de calitate, pentru a se justifica deviatiile si problemele ivite si pentru a face recomandari pentru etapele urmatoare.

Evaluarea activitatii Prestatorului va fi in stransa legatura cu evaluarea realizarii proiectului, fiind legata de:

- Obtinerea rezultatelor si livrabilelor in conformitate cu prezentul caiet de sarcini; - Respectarea graficului de executie a lucrarilor; - Respectarea bugetului pe categorie de finantare; - Realizarea indicatorilor cantitativi si calitativi ai lucrarilor de executie;

Metodele de evaluare comparativ cu cerintele contractului de prestari servicii:

- cantitative: numarul de rapoarte si livrabile intocmite si predate; numarul de reclamatii primite de la stakeholderii (grupurile interesate) proiectului; numarul de sedinte organizate; numarul de cereri de rambursare inaintate; indicatorii cantitativi ai lucrarilor executate.

- calitative: analiza evenimentelor care au avut loc pe parcursul implementarii; calitatea recomandarilor oferite prin rapoartele periodice; oportunitatea informatiilor si recomandarilor oferite; concluziile cuprinse in minutele sedintelor ordinare si extraordinare; indicatorii calitativi ai lucrarilor de executie.

9.3 Definirea indicatorilor de monitorizare si evaluare a activitatii Prestatorului Indicatorii mentionati in cele ce urmeaza se vor utiliza pentru monitorizarea si evaluarea activitatii Prestatorului.

Respectarea graficului de prestare a serviciilor; Nu sunt inregistrate intarzieri datorate Prestatorului;

Nu exista intarzieri in depunerea rapoartelor si livrabilelor; Nu au fost aplicate penalitati de intarziere pe durata contractului de prestari servicii;

Nu exista intarzieri in depunerea rapoartelor catre OI si AMPOR in conformitate cu Contractul de Finantare datorate Prestatorului; nu exista inregistrari de comunicari de la OI si AMPOR referitor la nedepunerea la timp a rapoartelor;

Nu sunt inregistrate intarzieri in aprobarea rapoartelor si cererilor de rambursare a cheltuielilor datorate activitatii Prestatorului;

Nu sunt inregistrate penalitati pentru intarzierea la plata a facturilor emise de prestatori si executantul lucrarilor;

44

Exista un sistem de pastrare si arhivare a documentelor proiectului eficient si usor de accesat; Rapoartele auditorului extern nu contin observatii referitor la accesibilitatea la documente si inregistrari;

A fost creat si intretinut un sistem de al Proiectului eficient, modern si performant pe plan international; Nu sunt inregistrate deviatii ale activitatilor, sau cheltuieli suplimentare datorate ineficientei sistemului de management al proiectului;

Lucrarile executate au indeplinit in totalitate indicatorii de cantitate si calitate solicitati prin proiectul tehnic si contractul de executie;

Nu au fost inregistrate intarzieri in executia si receptia lucrarilor; Nu au fost inregistrate depasiri ale bugetului alocat pe categorie de finantare; Toate activitatile Proiectului au fost realizate in conformitate cu legislatia nationala si a

UE; Nu au fost inregistrate amenzi sau avertismente ale autoritatilor competente; Sunt indeplinite cerintele Contractului de Finantare si ale POR 2007 – 2013; nu sunt

inregistrate nereguli in implementarea contractului de finantare sau corectii ale bugetului aprobat.

9.4 Rezultate vizibile

Toate livrabilele si rapoartele solicitate in cadrul capitolului 8;

Minute ale sedintelor; Inregistrari pe santier in Registrul Lucrarilor (pentru

controale/inspectii/testare);

Proces Verbal de Receptie la Terminarea Lucrarilor; Proces Verbal de Receptie

Finala;

Materialele publicitare.

45

ANEXA IV – LISTA EXPERTI PRINCIPALI Lista expertilor principali propusi pentru implementarea proiectului (conform cu cerintele din Caietul de Sarcini)

Numele si prenumele expertului

Pozitia propusa

Sarcinile si responsabilitatile principale incredintate expertului

Ani de experienta profesionala

Varsta Nivelul Educational Domeniile de specialitate

Experienta in Romania

Limbi straine si nivelul cunoasterii lor (de la 1-Foarte Bine la 5-incepator)

46

ANEXA V – GRAFICUL ESTIMATIV DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI SI DEFALCARE BUGET <Se completeaza de catre ofertant - Grafic Gantt pentru activitatile propuse in oferta pe fiecare obiect de investitie>

Luna 1 2 3 4 5 6 7 Experti

Lider de Echipa

Expert cheie ….......

Alti Experti

Saptamana/ziua 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 … ….

Activitatea nr.1 (denumirea)

Sub-activitatea 1.1

Raport …………….

Activitatea nr.2 (denumirea).........................

........................

…………....…..

........................

Nota: Fiecare activitate va fi divizata in sub-activitati, iar rapoartele apar ca jaloane in realizarea activitatilor.