gestionarea utilizarii retelelor de socializare de catre organizatiile guvernamentale

Gestionarea utilizării rețelelor de socializare de către

structurile guvernamentale

Moldova

5-9 martie, 2012

© 2011 Fundaţia pentru cercetări, Universitatea de Stat, New York

Agenda zilei

• Urări de bun venit şi prezentări

• Cu ce se ocupă alţii: utilizarea mijloacelor de socializare în alte ţări

• De ce să le utilizăm? Beneficiile şi barierele în calea adoptării mijloacelor de socializare

• Gestionarea mijloacelor de socializare: nivelul de iniţiativă

• Gestionarea mijloacelor de socializare: nivelul de organizare

• Încheiere

Cine suntem? • Încurajăm inovaţiile din

sectorul public, consolidăm capacităţi , creăm valori publice şi sprijinim buna guvernare.

• Cercetări aplicate, împărtăşirea cunoştinţelor şi soluţionarea problemelor prin cooperare.

• Privim către intersecţia dintre politici, management şi tehnologii.

Politici

Tehnologii Management

Cine sunteţi?

• Numele dstră

• Funcţia

• Ce speraţi să învăţaţi de pe urma acestei instruiri?

Peisajul mijloacelor de socializare

Ce înseamnă mijloace de socializare ?

Web 1.0

· Content creators few

· Technologies static

Web 2.0

· Anyone can be a content

creator

· Technologies dynamic

and interactive

Differences between Web 1.0 & 2.0 & Social media*

Social media

· User-generated content

(video, text, or audio)

· Technologies feature

strong social component

(user profiles, friend links,

comments, tags, ratings)

· Networks of people

Example

Craig’s list is essentially an e–

mail list server, and has no

public user profiles, or fancy

dynamic pages.

Example

Web 2.0 sites allow users to

do more than just retrieve

information (e.g., transactions)

Amazon.com started in the

late 1990s with ratings and

voting.

Example

Facebook is driven by user-

profiles, friends, linking, and

interaction. It has a section for

pictures, for micro-blogging

(called The Wall), and allows

users to embed videos and

links.

Pentru o discuţie mai aprofundată pe marginea diferenţelor dintre Web 1.0 şi Web 2.0 vezi Cormode, G. & Krishnamurthy, B. "Key differences between Web 1.0 and Web 2.0,” First Monday [Online], Volumul 13 Nr 6 (25 aprilie 2008). * Tabelul a fost creat şi adaptat cu referniţă la textul dat.

Tipuri de mijloace de socializare

• Bloguri (ex.: WordPress) • Reţele de socializare (ex.: Facebook) • Microbloguri (ex.: Twitter) • Wikis (ex.: Wikipedia) • Video (YouTube) • Podcasts (fişiere multimedia) • Forumuri de discuţii • Fluxuri RSS • Schimb de fişiere foto (ex.: Flickr) • Crowdsourcing (externalizare deschisă)

Tendinţe – mijloacele de socializare din lume

Tendinţe – mijloacele de socializare din lume

Tendinţe globale în sfera mijloacelor de socializare – 96 % din tânăra generaţie americană a aderat la un site de

socializare.

– 17.84% din utilizatorii de internet din Moldova s-au alăturat reţelei Facebook.

– Cel mai rapid segment de creştere pe Facebook îl constituie femeile de 55 – 65 ani.

– În Europa populaţia aderă în medie la 1,9 reţele sociale. În SUA cifra este de 2,1, Brazilia - 3,1, iar India - 3,9.

– Tinerii (între 15 şi 29 ani) constituie circa 70% din utilizatorii Facebook din regiunea arabă, indicând o uşoară creştere a numărului de utilizatori cu vârsta peste 30 ani, de la finele anului 2010.

– .

Sources: Socialnomics – Social media blog, August 11, 2009 at http://socialnomics.net/2009/08; Steven Van Belleghem, InSite Consulting, Social Media Around the World, 2011; Arab Social Media Report, Vol. 1, No.2, May 2011, Dubai School of Government; World Usage Patterns & Demographics at http://www.newmediatrendwatch.com/world-overview/34-world-usage-patterns-and-demographics?start=3; Pew Research Center, December 2011, Global Digital Communication: Texting, Social Networking Popular Worldwide

Tendinţe globale în sfera mijloacelor de socializare

– În SUA Facebook depăşeşte Google în ceea ce priveşte traficul săptămânal.

– YouTube este al 2-lea cel mai vast mecanism de căutare din lume; conform datelor din mai 2010 acesta înregistrează 2 miliarde de vizualizări pe zi.

– Mai bine de 70% din utilizatorii Facebook sunt din afara Statelor Unite.

– Israel (53%) şi SUA (50%) sunt în topul listei având cel mai mare procent de adulţi care utilizează site-uri de socializare.

– Rusia este unicul stat în care aproapte toţi utilizatorii de internet sunt prezenţi în reţele de socializare.

– În statele cu venit mic procentul utilizatorilor tinde să fie mai mic, deoarece majoritatea populaţiei nu apelează deloc la internet. Totuşi , printre cei ce folosesc internetul mai mulţi sunt cei care utilizează site-urile de socializare.

– Persoanele în vârstă sunt invariabil mai puţin susceptibile de a fi antrenate in reţelele de socializare în raport cu cele ce au mai puţin de 30 de ani.

Sources: Socialnomics – Social media blog, August 11, 2009 at http://socialnomics.net/2009/08; Steven Van Belleghem, InSite Consulting, Social Media Around the World, 2011; Arab Social Media Report, Vol. 1, No.2, May 2011, Dubai School of Government; World Usage Patterns & Demographics at http://www.newmediatrendwatch.com/world-overview/34-world-usage-patterns-and-demographics?start=3; Pew Research Center, December 2011, Global Digital Communication: Texting, Social Networking Popular Worldwide

Tendinţe globale în sfera mijloacelor de socializare

• Creştere – Cursa către 50 milioane (radio - 38 ani; TV - 13 ani; Internet - 4 ani;

Ipod - 3 ani).

– Creşterea Facebook: 2004 – 1 milion utilizatori, 2005 – 5.5 milioane, 2006 – 12 milioane, 2007 – 50 milioane, 2008 – 100 milioane, 2009 – 350 milioane, 2010 – 500 milioane, 2011 – 800 milioane.

– Mai bine de un miliard de persoane (>70% din populaţia de pe internet) folosesc reţele de socializare.

• Atitudini – 60% nu doresc reţele sociale sub nicio formă.

– 93% sunt mulţumite cu ce au şi nu-şi propun o creştere sau descreştere.

Sources: Socialnomics – Social media blog, August 11, 2009 at http://socialnomics.net/2009/08; Steven Van Belleghem, InSite Consulting, Social Media Around the World, 2011; Arab Social Media Report, Vol. 1, No.2, May 2011, Dubai School of Government; World Usage Patterns & Demographics at http://www.newmediatrendwatch.com/world-overview/34-world-usage-patterns-and-demographics?start=3; Pew Research Center, December 2011, Global Digital Communication: Texting, Social Networking Popular Worldwide; Steven Van Belleghem, InSite Consulting, Social Media Around the World, 2011

Retrieved from: Rich’s Blog http://www.richsblog.com/files/40a33566f6df449d356cfe003293bdb7-132.html (10/2010)

Cum arată preferinţele utilizatorilor?

Extras din: Rich’s Blog http://www.richsblog.com/files/40a33566f6df449d356cfe003293bdb7-132.html (10/2010)

Cum arată preferinţele utilizatorilor?

US users Moldovan

users?

Ce fac alţii? Mijloacele de socializare în spaţiul

public

Instrumente de socializare frecvent utilizate de agenţiile guvernamentale

• Reţea de socializare – permite utilizatorilor înregistraţi să interacţioneze cu alţi utilizatori cu scopul de a socializa.

• Lansat în februarie 2004.

• În decembrie 2011, Facebook a înregistrat peste 800 milioane de utilizatori activi.

• Utilizatorii au posibilitatea de a-şi crea profiluri personale, adăuga prieteni în rândul altor utilizatori, face schimb de mesaje, inclusiv notificări automate atunci când îşi actualizează profilul.

• În plus, utilizatorii pot să se asocieze grupurilor de interes comun, organizate pe categorii de colegi de serviciu, şcoală sau universitate, ei pot grupa prietenii pe liste, cum ar fi “persoane de la serviciu".

şi instituţiile guvernamentale

util în lansarea ideilor

•Conectaţi-vă la Facebook şi integraţi site-ul Facebook cu pagina

oficială a instituţiei Dvs.

• Folosiţi reţeaua Facebook pentru a atrage persoanele spre

pagina Dvs în căutare de informaţie .

•Profitaţi de platforma Facebook pt. telefonia mobilă şi

expediaţi mesaje utilizatorilor cu smart phone.

•Creaţi grupuri pe Facebook pentru un marketing mai bine

orientat şi pentru strategiile de comunicare.

• Utilizaţi opţiunea Facebook Share, butonul de pe site-ul Dvs,

ce vă permite un schimb facilitat de conţinuturi pe Facebook .

• Este un serviciu de micro blogging, care permite utilizatorilor săi să expedieze şi să citească imagini şi mesaje bazate pe text de până la 140 de caractere, cunoscute neformal drept "tweets”.

• A fost creat în martie 2006.

• În 2011 au fost înregistraţi peste 200 milioane de utilizatori.

şi instituţiile guvernamentale

util în lansarea ideilor

•Oferă cetăţenilor informaţie actualizată despre evenimente de

moment, cum ar fi averse, schimbări în schemele de parcare,

evenimente comunitare sau închiderea şcolilor.

• Comunicare optimizată cu presa (îi urmăreşti – te urmăresc)

•Permite recepţionarea imediată a reacţiei din partea cetăţenilor

(pui o întrebare – vezi ce informaţie primeşti drept răspuns).

•Deprinderea limbajului “tweeting” (@ = public, DM = privat, RT

= re-tweet).

• YouTube este un site pentru schimb de fişiere video, ce permite utilizatorilor să încarce, să facă schimb şi să vizualizeze fişiere video.

• A fost creat în februarie 2005.

• Utilizatorii au libertatea de a încărca propriile video pe site, cu condiţia ca aceste fişiere să nu fie mai lungi de 10 minute şi să nu depăşească mărimea de 100MB.

• Fişerul poate fi public sau privat. Acesta poate include şi alte particularităţi, cum ar fi abilitatea de a plasa un comentariu la video.

şi instituţiile guvernamentale

util în lansarea ideilor

•Modificaţi conţinutul reieşind din aspectele demografice, publicaţi

un video despre “tineri şi consumul de alcool” în loc de o broşură.

•Organizaţi un concurs, antrenaţi cetăţenii, elevii sau studenţii în

crearea unui mesaj video pentru Dvs.

•Plasaţi spoturi video de la şedinţele municipale, evenimente

comunitare speciale sau alte evenimente participative, cu scopul de

a vă spori transparenţa.

•Folosiţi acest mijloc ca o cale mai puţin costisitoare de a publica

anunţuri privind serviciile publice (ex:.H1N1).

•Încredinţaţi-vă că tot conţinutul descărcat nu este protejat prin

drepturi de autor.

• Flickr este o aplicaţie de stocare de fotografii şi publicarea acestora gratuit pe internet. Aceasta permite utilizatorilor plasarea, schimbul şi organizarea imaginilor foto şi video cu publicul.

• Serviciul este utilizat pe larg de bloggeri pentru a-şi păstra imaginile folosite pe paginile de blog.

• Flickr are un total de 51 de milioane de membri înregistraţi şi 80 de milioane de vizitatori unici.

• În august 2011 s-a anunţat că aplicaţia a devenit un hosting la peste 6 miliarde de imagini.

şi instituţiile guvernamentale

• O categorie de pagină web, gestionată de o persoană sau instituţie, plasând cu regularitate conţinuturi despre evenimente, ştiri sau alte materiale, cum ar fi fişiere grafice sau video.

• Majoritatea blogurilor sunt interactive şi permit vizitatorilor să plaseze comentarii şi chiar să trimită mesaje unul altuia prin intermediul widgets – fapt care diferenţiază bloggerii de alte site-uri statice.

• Un blog tipic combină text, imagini şi linkuri către alte bloguri, pagini web şi mijloace mediatice cu referinţă la subiect.

şi instituţiile guvernamentale

Mijloace de socializare în sfera publică

• Folosite de societatea civilă pentru a influenţa publicul şi instituţiile de stat

• Folosite de media pentru a informa publicul

• Utilizare de persoane politice pentru a-şi comunica mesajul

• Utilizare de instituţii guvernamentale pentru comunicarea cu cetăţenii

• Utilizate de structuri guvernamentale pentru a se implica şi colabora cu cetăţenii

• Utuilizate de agenţii guvernamentale pentru a facilita prestarea serviciilor la îndemâna cetăţenilor

Mijloace de socializare în sfera publică

Folosite de societatea civilă pentru a influenţa acţiunile şi politicile guvernului

Financial Transparency: Contract Level

32 http://www.otvorenezmluvy.sk/

Fair-Play

Alliance

“Slovakia’s

Most Wanted

Watchdog”

Transparency and accountability by tracking influence of money in politics

Used by media to inform the public

Journalists use social media to:

• Finding Leads, Noticing Trends (Iran revolution)

• Finding Sources (Virginia Tech shooting)

• Crowdsourcing (US Airways flight 1549)

• Sharing/Vetting Stories

• Creating Communities/Branding

How Journalists are Using Social

Media for Real Results, Brenna Ehrlich

Used by media to inform the public

Investigative journalism is changing – with large quantities of data becoming freely available, we see arrival of data journalism

What is it?

Data journalism is based on analyzing and filtering large data sets for the purpose of creating a new story

Guardian Data Blog

http://datajournalism.stanford.edu/

“Presenting a pile of facts and numbers without directing people toward any avenue of understanding is not useful.” (Amanda Cox)

Mijloace de socializare în sfera publică

Utilizate de persoane politice pentru a-şi comunica agenda

Mijloace de socializare în sfera publică

Utilizate de agenţii guvernamentale pentru comunicarea cu cetăţenii

Mijloace de socializare în sfera publică

Utilizate de structuri guvernamentale pentru a se implica şi comunica cu cetăţenii

Mijloace de socializare în sfera publică Utuilizate de agenţii guvernamentale pentru a facilita acordarea serviciilor la îndemâna cetăţenilor

Utilizarea mijloacelor de socializare în guvernul SUA

Extras din : NASCIO Friends, Followers, and Feeds: studiu naţional privind utilizarea social media de structurile de stat, septembrie 2010 http://www.nascio.org/publications/surveys.cfm (10/2010)

“Confrom datelor din iulie 2010, am determinat că 22 din 24 cele mai importante agenţii federale sunt prezente pe Facebook, Twitter şi YouTube.” - Provocările agenţiilor federale privind utilizarea tehnilogiei Web 2.0 – delcaraţia dlui Gregory C. Wilshusen, Director Securitatea Informaţiei

Mijloace de socializare în sfera publică

Mijloace de socializare în sfera publică “Rugăm să lăsaţi un număr de contact pe pagina principală, de asemenea, rugăm să lăsaţi informaţia privind documentele necesare pentru diverse servicii oferite de Direcţia Generală pentru etnii, paşapoare şi reşedinţă Hamid Abualfath Răspuns de la titularul blogului: O idee excelentă va fi aplicată curând, cu voia Domnului... Mulţumesc mult”.

Modest Moderate Elaborate

· One or two social

media channels in use

· Form of content is

usually limited to text

· Engagement efforts are

simple, generally

involving solicitation of

comments

· Updates are done

regularly but frequency

is relatively low

· More than one social

media channel used in

an integrated fashion

· Form of content is

more diverse

· Engagement initiatives

are more advanced,

involving voting and

comment strategies

· Updates are done

more frequently,

generally every few

days

· Several social media

channels used in

interconnected fashion

· Forms of content are

varied including text,

video, photos

· Elaborate engagement

initiatives involving

voting, reward

systems, and intense

monitoring

· Updates are done on

frequent basis, several

times a day

Social media continuum

Social media toolkits

Ce fac organizaţiile Dvs. cu mijloacele de socializare?

Aveţi exemple de entităţi guvernamentale care folosesc canale de socializare?

Esenţa instruirii date

• Noi punem accent pe utilizarea de către structurile guvernamentale a mijloacelor de socializare în scopul comunicării, implicării şi acordării serviciilor

• Noi nu vom pune accent pe folosirea mijloacelor de socializare în campanii politice sau utilizarea acestora de către societatea civilă

La ce servesc mijloacele de socializare?

• Schimb de informaţii şi răspândire

• Solicitarea răspunsurilor şi aportului din partea cetăţenilor

• Antrenarea cetăţenilor în conversaţii

• Solicitarea asistenţei cetăţenilor

• Evaluarea reacţiei/stării de spirit a comunităţii

Provocări în utilizarea mijloacelor de socializare de entităţile guvernamentale

• Modele limitate de livrare a serviciilor

• Monopolizarea conversaţiilor în spaţiul virtual

• Nivel scăzut al interesului de a se implica cu structuri guvernamentale

• Nivel scăzut al încrederii în mijloacele de socializare

• Compromis, în cazul când mijloacele de socializare substituie alte canale de comunicare

De ce să o facem? Beneficii şi bariere în utilizarea

mijloacelor de socializare în instituţiile guvernamentale

Ce benefiicii ar obţine entităţile guvernamentale din Moldova de pe

urma utilizării mijloacelor de socializare?

Ce benefiicii ar obţine cetăţenii din

Moldova de pe urma utilizării mijloacelor de socializare de către

entităţile guvernamentale ?

Percepţii din teren: beneficiile mijloacelor de socializare

• Atragerea publicului nou prin acces la

informaţie, propagare şi participare

• Oferă un nou canal de comunicare, astfel sporeşte accesarea mijloacelor media tradiţionale deja prezente

Percepţii din teren: beneficiile mijloacelor de socializare

• Angajament sporit şi oportunităţi de colaborare cu parteneri cheie

• Reducerea întrebărilor de rutină către agenţii şi obţinerea mai multor reacţii exprimate de cetăţeni

Percepţii din teren: beneficiile mijloacelor de socializare

• Deţinerea controlui sporit şi a instrumentelor disponibile ce permit comunicarea cu publicul

• Îmbunătăţirea percepţiei populaţiei faţă de structurile guvernamentale

• Reducerea costurilor

Retrieved from: NASCIO Friends, Followers, and Feeds: A National Survey of Social Media Use in State Government September 2010 http://www.nascio.org/publications/surveys.cfm (10/2010)

Ce obstacole ar întâlni entităţile guvernamentale din Moldova de pe

urma utilizării mijloacelor de socializare?

Ce obstacole ar întâlni entităţile

gurvernamentale folosindu-se de mijloacele de socializare pentru

implicarea cetăţenilor?

Bariere în adoptarea mijloacelor de socializare

• Administrarea folosirii mijloacelor de socializare în cadrul organizaţiei

• Ramificaţiile de ordin legal şi regulamentare suportate de entitatea guvernamentală de pe urma aplicării instrumentelor de socializare

• Posibilitatea percepţiei negative din partea populaţiei

• Ameninţarea securităţii prin instrumentele ce ţin de mijloacele de socializare

Bariere în adoptarea mijoacelor de socializare

Bariere în adoptarea mijoacelor de socializare

• Lipsa resurselor organizaţionale pentru a crea şi srpijini implicarea efectivă a mijloacelor de socializare

• Supraîncărcarea cu informaţie a cetăţenilor

Bariere în adoptarea mijoacelor de socializare

• Prezentarea unor argumente şi justificări în faţa conducerii

• Accesibilitatea instrumentelor de sociale

Riscuri şi obstacole

http://www.nascio.org/publications/documents/NASCIO-SocialMedia.pdf

Agenda zilei de azi • Urări de bun venit şi prezentări

• Cu ce se ocupă alţii: utilizarea mijloacelor de socializare în alte

ţări

• De ce să le utilizăm? Beneficiile şi barierele în calea adoptării mijloacelor media sociale

• Gestionarea mijloacelor media sociale: nivelul de iniţiativă

• Gestionarea mijloacelor media sociale : nivelul de organizare

• Încheiere

Gestionarea mijloacelor de socializare de instituţiile de stat

De ce trebuie gestionate mijloacele de socializare?

Riscurile inovaţiilor tehnologice

• Climatul din sectorului public – Autoritate divizată, participanţi multipli

• Factorii organizaţionali – Aliniere, suport şi acceptare

• Riscrurile asociate serviciului – Design-ul procesului de afaceri

• Riscurile legate de tehnologii – Prea multă speranţă, prea puţine cunoştinţe

Sursele de risc

• Identificarea greşită a problemei

• Subestimarea complexităţii

• Subestimarea costurilor

• Lipsa încrederii (şi a corectitudinii)

• Modificări ale design-ului/schimbări tehnologice

• Lipsa fruntaşilor şi sponsorilor

• Grad şi tipuri inadecvate de comunicare

• Supraestimarea inovaţiei

3 căi de diminuare a riscurilor

– Înţelegerea în profunzime a problemei spre soluţionare şi a contextului acesteia

– Identificarea şi testarea soluţiilor posibile pentru problema dată

– Evaluarea rezultatelor testărilor în cauză în raport cu serviciul dstră şi a obiectivelor de performanţă

1. Nivelul de iniţiere

• Elaborarea obiectivului și strategiei

• Administrarea creării conținutului instituţiei

• Gestionarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea așteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea mijloacelor de socializare în instituțiile de stat

Gestinarea mijloacelor de socializare nivel de iniţiere

1. Nivelul de iniţiativă

• Elaborarea obiectivului şi strategiei

• Administrarea creării conținutului instituţiei

• Gestionarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea aşteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea mijloacelor de socializare în instituțiile de stat

Elaborarea obiectivului şi strategiei pentru mijloacele de socializare

La ce îmi va servi elaborarea strategiei?

• Va formula clar care este ţinta iniţiativei Dvs

• Va căpăta o înţelegere despre participanţii cheie

• Va servi drept argument pentru conducerea Dvs

• Va genera suport în rândul colegilor

• Va comunica cu persoanele interesate

Paşi în elaborarea strategiei

1) Determinarea obiectivului

2) Identificarea partenerilor cheie

3) Analiza efectului asupra proceselor de afaceri existente

4) Evaluarea timpului şi resurselor disponibile pentru lansare şi menţinere

5) Efectuarea sondării mediului

6) Evaluarea instrumentelor de socializare

Porniţi de la o problemă bună sau oportunitate

• Evitaţi sindromul “toţi fac asta”.

• Ce problemă încearcă să soluţioneze instituţia dstră?

• Vedeţi o oportunitate în utilizarea mijloacelor de socializare şi dacă răspunsul e afirmativ, care este aceasta?

1) Determinarea obiectivului

Exemple de probleme şi oportunităţi bune

• O instituţie de sănătate publică încearcă să acceseze părinţi şi persoane în etate pentru a-i informa despre epidemia de gripă.

• Ministerul ecologiei planifică implementarea unui nou regulament privind mediul şi îşi propune colectarea reacţiilor din partea populaţiei privind posibilele efecte ale regulamentului.

• Ministerul transoprtului area de-a face cu un buget limitat, ce nu-i permite inspectarea stării drumurilor în lunile de iarnă.

Exerciţiul 1: Cu ce problemă sau oportunitate se confruntă instituţia Dvs

ce ar putea fi soluţionată prin mijloace de socializare?

Un obiectiv de prestare servicii Ce este acesta? Şi de ce să-l folosim?

• O modalitate structurată de a exprima intenţia

• O cale de a obţine acceptul intenţiei de către

membrii echipei

• Obţinerea unanimităţii în descrierea verbală a

intenţiei

• Folosirea în calitate de platformă pentru

viitoarele eforturi de planificare

Exerciţiul Madlib

A asigura (cine)

cu (ce) ceva

le permite să (acţiunea) astfel

încât (urmări).

Exemple de obiectiv de prestare a serviciilor

“A asigura populaţia cu risc, inclusiv părinţi cu copii mici şi persoane în etate cu acces on-line continuu la informaţie actualizată despre disponibilitatea vaccinurilor contra gripei şi informaţie cu caracter medical ce le permite să identifice cel mai apropiat prestator de servicii medicale cu acces la vaccinuri contra gripei, astfel încât aceştia să dispună de necesarul de vaccinuri, pentru a-şi protaja sănătatea proprie şi a celor dragi”.

Exerciţiul 2: Folosind problema sau oportunitatea identificată anterior,

ce obiectiv speraţi să atingeţi?

2) Identificarea participanţilor

– Participanţii sunt persoane sau grupuri care sunt afectate sau au influenţă asupra iniţiativei dstră

– Orcine participă sau este interesat de ceea ce faceţi

Identificarea participanţilor

• Toţi utilizatorii afectaţi de proiect

• Grupe speciale de interes afectate de proiect

• Susţinătorii proiectului

• Clienţii direcţi ai proiectului

• Clienţii indirecţi ai proiectului

• Organizaţii sau entităţi guvernamentale care vor fi influenţate de proiect

• Intermediari ai proiectului

• Toţi utilizatorii ce ar putea fi influenţaţi negativ de proiect

Cunoaşteţi-vă publicul

• Cine vă este publicul ţintă/participanţii cheie?

• Care le sunt interesele şi preferinţele?

• Care este canalul de comunicare preferat de aceştia?

Exerciţiul 3: Cine e publicul țintă? Care sunt interesele acestuia?

Cum stabiliți o legătură mai bună cu publicul?

3) Efectele asupra procedurilor de lucru existente

• Care sunt procedurile curente?

• Ce activităti vor fi afectate odată cu adoptarea mijloacelor de socializare?

• În ce mod vor fi afectate acestea?

De ce să analizăm procesele curente?

• Pentru că ce e implicit devine explicit

• Pentru a nu trage concluzii și soluții pripite

• Pentru a defini problema în mod inteligibil și exteriorizat

• Pentru o mai bună evaluare a impactului asupra instituției

• Pentru a evalua impactul schimbărilor non-monetare

• Pentru a stabili criterii de măsurare a impactului produs de o anumită schimbare

Exemplu de modificare a procesului

Old Process

New Process

Intake

feedback

from mail

and online

comment

forms

Joan Smith in

the IT

department

reviews

feedback and

sends to right

department

Department

A has its

own

process

Department

B has its

own

process

Department

C has its

own

process

Intake

feedback

from mail

and online

comment

forms

Intake

feedback

from ALL

social

media uses

(Facebook,

YouTube,

Twitter, etc)

Joan Smith in

the IT

department

reviews

feedback and

sends to right

department

New “Social

Media” team

responsible for

communicating

and feedback

Finds answer and

responds

Aggregates

answers and

prepares a report

to agency mgmt

team

Social media

analysis & citizen

feedback used in

agency “planning”

Ce descoperim în procesul de analiză

• Fluxuri informaţionale

• Informația poate fi limitată de un șir de factori

• Probleme sau dificultăți de reglementare

• Roluri și responsabilități

• Calificarea necesară

• Sarcini sau funcțiuni

• Limite în interiorul instituției

• Inventarul tehnologic

4) Cântăriți-vă resursele și timpul de care dispuneți

• Mijloacele de socializare nu sunt gratuite

• Dispuneți de cadre cu calificările necesare?

• Au angajații destul timp pentru menţinerea canalelor de socializare pe lângă sarcinile deja existente?

• Dispuneți de capacități și resurse tehnnice necesare pentru a vă sprijini inițiativa?

5) Cercetați împrejurimile

• Uitați-vă în jur să vedeți cum au procedat alții în aceeași situație. Vedeți dacă puteți face la fel.

• O prezență creativă pe mijloacele de socializare presupune eforturi mari – învățați de la alții.

• Nu vă uitați doar la ce au făcut ceilalți, ci și la cum au făcut-o, unde au întâmpinat dificultăți, unde au reușit și de ce.

6) Examinarea diverselor instrumente de socializare

• Revizuiți-vă obiectivul

• Stabiliți ce funcții ar trebui să vă ofere un instrument ideal

• Comparați funcțiiIe oferite de diverse instrumente

• Stabiliți care dintre funcții vă ajută cel mai bine să accesați publicul țintă

• Care dintre instrumente susține cel mai bine conținutul pe care planificați să-l utilizați

1. Nivelul de iniţiere

• Elaborarea obiectivului și strategiei

• Administrarea creării conținutului instituţiei

• Gestionarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea așteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea instrumentelor de socializare în instituțiile de stat

Gestionarea conținutului pe pagina instituției

Ce conține pagina instituției?

Orice informații create și postate de instituție.

Ce e nou?

Tipul și tonalitatea conținutului Forma conținutului Frecvența actualizărilor Generatorii de conținut caracterul public al interacțiunii

Conținutul generat de instituția de stat

Cinci decizii obligatorii:

1. Reguli privind conținutul

2. Tipul și forma conținutului

3. Frecvența postărilor şi actualizarilor

4. Părțile responsabile

5. Instruirea și resursele umane și tehnice

1. Regulile pentru crearea conținutului

• Aplicați bunul simţ atunci când stabiliți ce e adecvat si ce nu e adecvat

• De obicei, aceste reguli urmează prevederile regumamentelor de conduită deja existente

• Stabiliți regulile cu privire la limbaj, gramatică, favorizări politice, etc.

2. Cum decideți care va fi conținutul

• Stabiliți-vă scopul

• Țineți cont de publicul țintit

Services

Meeting

announc

ements

Events

VideosPhotos

Budget

Data sets

Sub ce formă veți publica conținutul?

– Obiectivul inițiativei

– Publicul țintit

– Posibilitățile și resursele instituției

– Instrumente disponibile

3. Cât de frecvent trebuie publicat conținutul instituției?

• Ce instrumente sunt folosite?

• Care este obiectivul inițiativei Dvs. de socializare?

• De ce resurse dispuneți?

Cât de frecvent trebuie publicat conținutul instituției?

Every minute/

hour Every day/week Every week/month

As frequently as

necessary

BY TOOL

BY PURPOSE

Traffic

conditions

Regular data

reports

Information

about services

Regular meeting

updates

Event

announcements

Photos from

region/events

Videos about

services

Emergency

announcements

Budget

documents

Election results

Orarul conținutului

Ce înseamnă acesta?

• Orarul conținutului constituie planul pe care îl urmați la publicarea conținutului.

De se să-l folosiți?

• Vă ajută să fiți mai organizat, să respectați regularitatea actualizărilor, vă permite să estimați mai bine conținutul care are rezonanță la public, vă permite o viziune de ansamblu, asigură o continuitate, vă ajută să delegați responsabilitățile

Cum arată orarul?

• Oricum vă este de folos.

Crearea conținutului: noțiuni de bază

Prezentarea diverselor idei de conținut – Porniți de la un conținut întâlnit frecvent (comunicate de presă, rapoarte

lunare, date bugetare, etc.)

Incepeți cu pași mici – Extindeți treptat conținutul

Gânditi-vă cât de frecvent veţi schimba conținutul – Grupați conținutul lunar, săptămânal

– Perioada de modificare a conținutului diferă în funcție de instrumentul folosit

Aflați ce cred alții – Impărtăsiți-vă ideile cu alții si aflați ce cred persoanele din jur: colegii din

program, personalul de la relații cu publicul, etc.

Tineți cont şi de alte inițiative – Miloacele de socializare constituie doar un canal de comunicare – asigurați-vă

că eforturile Dvs. sunt în concordanță cu celelalte canale de comunicare

Adapted from http://searchenginewatch.com/article/2136988/How-to-Create-a-Social-Media-Editorial-Calendar; How to Create a Social Media Editorial Calendar, Lisa Buyer, January 12, 2012

Exerciţiul 4: Înainte de a începe un calendar al conţinutului, aveţi în

vedere obiectivul şi necesităţile Dvs. Ce fel de conținut doriți să

prezentați, sub ce formă și cât de frecvent?

4. Cine e răspunzător?

• Determinarea persoanei responsabile de conținut constituie un moment cheie în asigurarea unei strategii de socializare reușite

• De ce e nevoie să monitorizați cine postează și cine creează conținutul? – Evitați inconsecvențele

– Evitați postările inexacte

– Minimalizați riscurile

Diverse modele de creare a conţinutului:

abordarea paralelă

Communication

Staff

Program

Staff

Citizens &

Other stakeholders

Parallel

Communication Patterns

Pro:

•Conţinut mai diversificat

•Implicare mai personală

•Distribuire mai echilibrată a sarcinilor

Contra:

•Impresia că se pierde controlul

•Posibilitatea unui mesaj schimbător

•Corodonarea devine mai costisitoare

Diverse modele de creare a conţinutului:

abordarea centralizată

Communication

Staff

Program

Staff

Citizens &

Other stakeholders

Centralized Communication Patterns

Program

Staff

Pro:

•Control centralizat al conţinutului

•Mesaj consecvent

•Conţinut mai coerent

Contra:

•Aspectul social dispare

•Impresie de mediu cenzurat

•Împovărarea persoanelor selectate

•Conţinut mai sărăcacios

Exerciţiul 5: Ținând cont de contextul instituției Dvs., ce modalitate veți

alege?

Sau poate veți apela la un model cu totul diferit?

5. Instruirea şi resursele umane şi tehnice

• Disponibilitatea echipamentului tehnic necesar

• Instruirea tehnică a noilor angajaţi

• Intensificarea caracterului “social”

• Instruirea în utilizarea unor instrumente de socializare specifice

Sugestii privind conţinutul

• Integraţi diferite forme de conţinut

• Fiţi antrenant – creaţi un caracter caricatural

• Fiţi cordial, răspundeţi la toate comentariile şi întrebările, chiar dacă va fi doar un “mulţumesc”

• Plasaţi informaţii despre

activitatea altor institiuţii

• Plasaţi date din afara sferei

guvernamentale legate de

misiunea instituţiei Dvs.

Sugestii privind conţinutul

• Folosiţi mijloacele de socializare pentru a atrage cetăţenii către pagina Dvs. oficială

• Folosiţi tonalitatea colocvială

• Deveniţi fan al altor pagini

• Formaţi colaborări cu alte instituţii pentru a putea plasa “like” şi răspândi conţinutul Dvs.

• N-o luaţi în nume personal

• Nu plasaţi comunicate de presă

Ce nu se face

• Nu vă expuneţi părerea personală

• Nu vă antrenaţi în campanii politice

• Nu stabiliţi orar sporadic de conţinuturi

• Nu plasaţi doar informaţie într-o singură direcţie- încercaţi să provocaţi o conversaţie

• Nu plasaţi acelaşi conţinut peste tot

• Nu evitaţi să răspundeţi la comentarii sau întrebări

• Nu evitaţi utilizarea imaginilor foto şi video pentru a fi mai interesant vizual

1. Nivelul de iniţiere

• Elaborarea obiectivului și strategiei

• Administrarea creării conținutului institutiei

• Gestionarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea așteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea mijloacelor de socializare în instituţiile de stat

Modalităti de implicare a publicului

• Comentarii şi întrebări – comentariile şi întrebările generice, care nu sunt neapărat solicitate de instituţie.

• idei si păreri – ideile şi părerile trimise drept răspuns la o întrebare sau solicitare din partea instituţiei.

• înregistrări la concursuri –

conţinutul înaintat drept răspuns la un concurs sponsorizat de instituţie.

De ce să gestionăm gradul de implicare a publicului?

• Pentru a menţine standarde profesionale

• Pentru a realiza asteptările legate de implicare

• Pentru a păstra un nivel anume de control

Cinci decizii pentru a gestiona implicarea publicului

1. Gradul de implicare

2. Reglementarea conţinutului

3. Monitorizarea şi răspunsurile

4. Utilizarea conţinutului plasat de cetăţeni

5. Instruirea şi resursele

1. Cum se va decide gradul de implicare

One way

information channel

without two-way

public

communication

capability

Commentary and

questionsStatic ideas

and input

Contest

submissions

Dynamic ideas

and input

Any social

media tool with

comment

function turned

off

Any social media

tool with

comment

function turned

on

Websites,

RSS feeds,

podcasts

One way

information channel

Wikis,

blogs, and

other social

media

IdeasScale, other

tools that enable

citizens to actively

evaluate and vote

on ideas

- Obiectivul iniţiativei - Publicul ţintă -Resursele şi capacităţile instituţiei -Implicarea poate fi etapizată, în funcţie de cât de comod sunt mânuite instrumentele

2. Reglementarea conţinutului plasat de public

• Conţinutul admisibil şi inadmisibil plasat de public

• Abordarea conţinutului inadmisibil

• Perioada de publicare a conţinutului

3. Monitorizare şi răspunsuri

Monitorizare

• Revizuire regulată a informaţiilor postate sau trimise de public

• Monitorizare rezervată, moderată şi elaborată în funcţie de obiective, resurse şi tematicile la zi

Răspunsuri

• Postare regulată a răspunsurilor la conţinutul recepţionat, inclusiv întrebări, actualizări şi informaţii.

Strategii de monitorizare şi răspuns

Strategii de monitorizare şi răspuns: – Răspunde o singură persoană

– Răspund mai multe persoane

– Direcţionarea conţinutului primit către unităţile existente

– Direcţionarea conţinutului în bază de tematici specifice

Cum selectaţi strategia: – Obiectivul implicării Dvs.

– Resursele disponibile

– Mărimea instituţiei şi practicile curente aplicate

Răspuns generat de o singura persoană

Designated monitor

and responder

Citizen

Citizen

Citizen

Citizen

Citizen

Citizen

Pro: – Răspunsuri consecvente

– Coordonare limitată

– Efect minim asupra practicilor existente

Contra: – Doar o singură persoană este

capabilă şi instruită

– Lipseste latura “socială”

– Posibilă povară asupra persoanei selectate

• E desemnat un singur monitor

• De regulă aceeaşi persoană e responsabilă de crearea conţinutului

• Una dintre cele mai răspândite strategii

• Practică observată de obicei în instituţii mai mici

• Un bun punct de plecare

Răspuns generat de multiple persoane

Designated

monitor and

responder

Citizen

Citizen

Citizen

Citizen

CitizenCitizen

Designated

monitor and

responder

Designated

monitor and

responder

Citizen

Citizen Citizen

Citizen

• Sunt desemnaţi câţiva monitori

• De regulă li se permite să creeze conţinutul

• Practică observată de obicei în institutii de proporţii care şi-au stabilit multiple canale de socializare

Pro:

– Succesiune accelerată între monitorizare şi răspuns

– Sentiment de comunitate printre angajaţi

– Abilitatea de a identifica un răspuns mai bun prin intermediul unui instrument specific

Contra: – E nevoie de a elabora mecanisme de

coordonare

– Probabilitatea unor răspunsuri inconsecvente

Directionarea conţinutului parvenit către unităţile existente

Citizen

Citizen

Designated

monitor and

responder

Citizen

Call center

Constituent

services center

• Monitorii desemnaţi direcţionează întrebările către unităţile reaponsabile de interacţiunea cu publicul

• Practică observată doar în structuri mari ce au contact strâns cu alegătorii

• Unităţile desemnate răspund fie direct fie redirecţionează răspunsul prin intermediul monitorului

Pro: – Consecvenţa răspunsurilor pe toate

canalele

– Un singur răspuns la mai multe întrebări

Contra: – E nevoie de a elabora mecanisme de

coordonare

– Responsabilităţi suplimentare

Direcţionarea conţinutului în baza subiectelor concrete

Citizen

Citizen

Designated

monitor and

responder

Citizen

Topic C

To

pic

BTopic A

Unit B Unit A

Unit C

• Întrebările şi comentariile sunt împărţite în funcţie de tematică

• Tematicile sunt distribuite unităţilor responsabile de sfera respectivă

• Răspunsurile sunt redirecţionate înapoi prin intermediul monitorului desemnat

• Procedură observată de obicei în instituţii mari

Pro: – Precizia răspunsurilor

Contra: – Necesită o vastă coordonare şi urmărire

– Se creează noi procedee de lucru

4. Utilizarea conţinutului de pe canalele publicului

• Stabiliţi clar de ce doriţi să examinaţi conţinutul canalelor cetăţenilor si ce veţi face cu informaţiile colectate

• Identificaţi procedurile curente pentru a încorpora datele parvenite

de la public • Asiguraţi transparenţa si responsabilizarea de rigoare la încorporarea

datelor

5. Necesităţi de instruire

• Aplicarea regulilor privind conţinutul

• Participarea publicului

• Utilizarea unor instrumente specifice

Exerciţiul 7:În funcţie de conţinutul şi obiectivul Dvs., în ce măsură credeţi că ar fi bine să se implice instituţia

din care faceţi parte?

Cum credeţi că instituţia Dvs. ar trebui să abordeze postările

publicului? Cum le-aţi folosi Dvs.?

1. Nivelul de iniţiere

• Elaborarea obiectivului și strategiei

• Administrarea creării conținutului instituţiei

• Gestionarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea așteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea mijloacelor de socializare în instituţiile de stat

Gestionarea asteptărilor

De ce să gestionăm asteptările

• Examinarea ideilor preconcepute vă protejează iniţiativa

• Vă oferă libertatea de a încerca lucruri noi

• Lansează dialogul

Asteptările interne

• Timpul alocat formării unei comunităţi sociale

• Gradul de implicare a publicului

• Pregătirea pentru a face faţă diverselor comenatarii

Asteptările externe

• Receptivitate

• Risipirea de resurse

• Încredere

• Fratele mai mare

1. Nivelul de iniţiere

• Elaborarea obiectivului și strategiei

• Administrarea creării conținutului instituţiei

• Gestionarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea așteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea mijloacelor de socializare în instituţile de stat

Gestionarea mijloacelor de socializare la nivel organizatoric

Gestionarea la nivel organizatoric

• Mijloacele de socializare reprezintă un beneficiu pentru instituţie şi trebuie tratate ca atare

• Ele trebuie interpretate deopotrivă ca metodă de comunicare şi instrument tehnic

• Modul în care sunt utilizate variază şi fiecare utilizare are implicaţii diferite pentru instituţie

• Stabilirea limitelor oferă angajaţilor libertatea de a explora aceste instumente

Probleme si dificultăţi legate de restrângeri

Probleme

• Utilizare simultană în scopuri personale şi profesionale

•Identităţile personală si profesională sunt unite între ele

•Conţinutul postat este permanent

Dificultăţi

• E dificil să monitorizezi utilizarea de către angajaţi

• E mai greu să coordonezi mesajul instituţiei

• Aspecte legale ceţtin de dreptul la intimitate şi libertatea de expresie

• Schimbarea culturii instituţionale şi a procedeelor de lucru

1. Nivelul de iniţiere

• Elaborarea obiectivului și strategiei

• Administrarea creării conținutului instituţiei

• Gestionarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea așteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea mijloacelor de socializare în instituţiile de stat

Gestionarea conturilor pe mijloacele de socializare

De ce să gestionăm conturile?

• Conturile pe mijloacele de socializare reprezintă canale oficiale de comunicare

• Onestitatea este cheia în menţinerea unei relaţii de încredere

• Bariere tehnologice extrem de mici

• Uşor de deschis

• Uşor de uitat

Etapele de gestionare a conturilor pe mijloacele de socializare

1. Stabilirea unui protocol de deschidere a contului

1. Menţinerea unei liste de conturi existente de rând cu numele utilizatorilor şi parolele

2. Menţinerea unei liste a angajaţilor cu acces la conturile oficiale ale instituţiei

3. Actualizarea periodică a parolelor

1. Protocolul de deschidere a unui cont

Cum arată un protocol? – Acesta variază de la modele oficiale care cuprind

obiective, resurse necesare, etc. la mesaje neoficiale prin care se solicită deschiderea unui cont.

La ce serveşte? – Asigură urmărirea prezenței instituției de stat pe

mijloacele de socializare.

Ce înseamnă asta? – Paşii care trebuie întreprinşi pentru a obține permisiunea de a

deschide un cont. Regulile vor desemna instanța finală de luare a deciziei, de rând cu cerințele care trebuie îndeplinite pentru a obține permisiunea.

2. Menţinerea unei liste de conturi existente de rând cu numele şi parolele utilizatorilor

3. Menţinerea unei liste a angajaţilor cu acces la conturile oficiale ale instituţiei

4. Actualizarea periodică a parolelor

1. Nivelul de inițiere

• Elaborarea obiectivului și strategiei

• Administrarea creării conținutului institutiei

• Gestionarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea așteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea mijloacelor de socializare în instituţiile de stat

Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare de către angajaţi

În gestionarea utilizării mijloacelor de socializare de către angajaţi distingem trei aspecte:

1. Accesul

2. Utilizarea acceptabilă

3. Acţiunile angajatului

1. Accesul

Deciziile privind accesul vor stabili cine din instituţie va avea permisiunea de a utiliza mijloacele de

socializare în scopuri personale, profesionale sau în numele institutiei.

Distingem trei strategii de accesare:

• Acces deschis

• Acces în funcţie de postul deţinut

• Acces în baza instrumentelor selectate

Accesul deschis Ce se are în vedere? Toţi angajaţii instituţiei de stat au dreptul să acceseze mijloace de socializare. Aceasta nu înseamnă că un angajat poate posta ceva în numele instituţiei, ci doar că are dreptul să acceseze site-urile de la locul de muncă. Pro:

– Angajaţii sunt multumiti. – Angajaţii beneficiază de schimbul de informaţii de pe

mijloacele de socializare.

Contra: – Control restrâns asupra orelor de muncă. – Şanse sporite de reacţii publice negative. – Posibile urmări în sfera de securitate a infrastructurii de stat.

Accesul în funcţie de postul deţinut

Ce se are în vedere?

Accesul la mijloacele de socializare se oferă în funcţie de postul sau rolul unui anume angajat în cadrul instituţiei. De regulă aceşti angajaţi răspund de sfera de comunicare sau deţin un post înalt. Instituţiile de stat trebuie să-şi stabilească condiţiile care să justifice necesitatea de utilizare a mijloacelor de socializare.

Pro:

– Mai mult control asupra orelor de lucru ale angajatului.

– Posibilitate redusă de utilizare inadecvată a orelor de lucru de către angajatul public.

Contra: – Acces limitat la instrumente de dezvoltare profesională. – Înăbuşirea tentativelor de creativitate profesională.

Accesul în baza instrumentelor selectate

Ce se are în vedere? Accesul este permis tuturor sau aproape tuturor angajaţilor, însă doar la anumite instrumente. De regulă, selectarea se efectuează în funcţie de valoarea percepută a instrumentului sau în funcţie de alte criterii. Pro:

– Accesul la anumite instrumente le permite angajaţilor utilizarea acestora în scopul dezvoltării profesionale.

Contra: – Unii angajaţi se vor simţi nemultumiti. – Un nivel sporit de securitate şi urmări legate de utilizarea în

infrastructura organizaţională.

2. Utilizare acceptabilă

Regulile privind utilizarea acceptabilă stabilesc modul în care angajaţii utilizează resursele

instituţiei, restricţiile cu privire la utilizarea în scopuri personale şi consecinţele în cazul

încălcării regulilor.

– De obicei, urmează regulile stabilite deja pentru utilizarea tehnologiilor cum ar fi internet-ul.

– Se face diferenţierea dintre uz personal şi profesional.

3. Acţiunile angajatului

În poziţia de angajat al unei instituţii publice, ce e “corect” si ce e “greşit” în acţiunile acestuia pe

mijloacele şi platformele de socializare.

Deosebim două tipuri de acţiuni:

a. Acţiuni în calitate de reprezentant al unei instituţii de stat

b. Acţiuni în calitate de cetăţean de rând

a. Acţiuni în perioada de angajare oficială într-o instituţie de stat

• Urmează îndeaproape regulile privind conţinutul de pe mijloacele de socializare oficiale.

• Reprezintă instituţia de stat chiar și pe canalele de socializare care nu se află în proprietatea instituţiei în cauză. De exemplu: o postare privind o problemă ecologică pe blogul unui cetătean de rând va fi comentată în numele Agenţiei de Stat pentru protecţia mediului.

• Regulile sunt în concordanţă cu regulamentele generale privind utilizarea limbajului ofensiv, reprezentarea inadecvată a informaţiilor oficiale, etc.

Delimitare neclară: acţiuni personale şi oficiale

“Delimitarea dintre acţiunile personale și cele oficiale este neclară. Legitimându-se drept angajat

public o persoană creează o anume percepţie cu privire la experienţa sa de lucru, părţile cointeresate în acţiunile instituţiei, partenerii acesteia și publicul

larg… Asiguraţi-vă că informaţiile plasate sunt în concordanţă cu activitatea Dvs. și cu valorile și

standardele profesionale ale instituţiei.” ~ Statul Utah

b. Acţiunile publicului

• O problemă dificilă în unele ţări având în vedere restricţiile legale prin care o structură de stat poate limita libera exprimare a angajaţilor în viaţa privată.

• Instituţiile de stat realizează necesitatea unei distincţii clare între angajaţii săi şi poziţia oficială a instituţiilor, de aceea pot solicita publicarea dezminţirilor pe site-uril private ale angajaţilor.

• Instituţiile de stat limitează acţiunile angajaţilor lor pe mijloacele de socializare.

Source: http://ohmygov.com/blogs/general_news/archive/2010/09/03/Dos-and-Donts-for-Feds-on-Social-Media-INFOGRAPHIC.aspx

De ce să gestionăm utilizarea mijloacelor de socializare de către angajaţi?

• Pentru a proteja instituţia

• Pentru a stabili limite clare cu privire la ce e admisibil şi ce nu este admisibil

• Pentru a le oferi angajaţilor libertatea de explorare şi inovaţie

• Pentru a stabili măsuri clare de sancţionare in caz de incălcare

1. Nivelul de inițiere

• Elaborarea obiectivului și strategiei

• Administrarea creării conținutului instituţiei

• Administrarea implicării publicului pe canalele de socializare ale guvernului

• Gestionarea așteptărilor

2. Nivelul organizatoric

• Administrarea conturilor pe mijloacele de socializare

• Gestionarea utilizării mijloacelor de socializare

• Reglementarea mijloacelor de socializare

Gestionarea mijloacelor de socializare în cadrul instituţiilor de stat

De ce structurile guvernamentale ar avea nevoie de un regulament cu privire la mijloacele de socializare?

• Pentru a informa şi educa angajaţii

• Pentru a stabili standarde interne şi externe

• Pentru a defini procedurile de utilizare corectă

• Pentru a preîntâmpina apariţia problemelor

• Pentru a stabili şi menţine legitimitatea

http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/social_media_policy/social_media_policy.pdf

Opt elemente de bază

Securitate

Regulamentul cu privire la securitate stabileşte procedurile pe care angajatii trebuie să le urmeze atunci cand utilizeaza

mijloacele de socializare .

Security considerations:

● Behavioral versus technical issues

● Employee education

● Fast pace of technological changes

● Some policies utilize existing security policies for Internet use, others are more specific to social media environment

Aspecte juridice

Aspecte juridice în utilizarea mijloacelor de socializare de către instituții si angajați.

Legal considerations:

● Policy environment has not caught up to technology ● Policies reviewed took two approaches – make reference to users abiding by existing laws or detail specific laws to abide by ● Issues that seem to be most pressing in the United States:

Terms of ServiceRecords managementFreedom of speechCitizen privacy

Crearea regulamentului – începuturi

• Determinați scopurile și obiectivele pentru utilizarea mijloacelor de socializare.

• Formați o echipă multi-funcțională care să includă reprezentanți din toate domeniile cointeresate: comunicare, drept, resurse umane.

• Identificați regulamentele existente aplicabile la utilizarea mijloacelor de socializare.

• Discutați conflictele sau inconsecvențele dintre regulamentele și procedurile existente și cele propuse.

Întrebări?