1

AGENTIA PENTRU DEZVOLTARE REGIONALA A REGIUNII DE DEZVOLTARE SUD-EST

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE Capitolul 1. Dispozitii generale Art. 1. (1) In conformitate cu Legea 315/2004 privind cadrul institutional, obiectivele, competentele si instrumentele specifice politicii de dezvoltare regionala in Romania, Agentia pentru Dezvoltare Regionala Sud-Est (ADR SE) este organism neguvernamental, nonprofit, de utilitate publica, cu personalitate juridica, coordonata de Consiliul pentru Dezvoltare Regionala si se conduce dupa principiul autogestiunii economico-financiare. Sediul ADR SE este in Braila, Str. Anghel Saligny, Nr 24. (2) Obiectul de activitate il constituie serviciile de utilitate publica, definite prin obiectivele ADR SE, in conformitate cu statutul acesteia:

- diminuarea dezechilibrelor prin stimularea dezvoltarii economice, sociale si culturale durabile a regiunii pentru cresterea calitatii vietii;

- recuperarea accelerata a intarzierilor in dezvoltarea zonelor defavorizate; - preintampinarea producerii de noi dezechilibre; - promovarea cooperarilor in interiorul regiunii de dezvoltare, cu alte regiuni, precum si a celor

internationale, prin realizarea de proiecte de interes comun; - promovarea inovarii, transferului tehnologic si de know-how prin intarirea legaturii dintre mediul de

afaceri si cel stiintific/tehnologic/de cercetare; - cresterea atractivitatii regiunii de dezvoltare in vederea atragerii investitiilor - derularea de activitati specifice orientate spre cresterea volumului investitiilor private in Regiunea de

Dezvoltare Sud-Est. (3) ADR SE este organism de utilitate publica si detine un patrimoniu incredintat in scopul realizarii obiectului de activitate stabilit prin statut. Capitolul 2. Structura organizatorica Hotararea de Guvern nr.457/2008 privind stabilirea cadrului institutional de coordonare si gestionare a instrumentelor structurale defineste Organismele Intermediare (OI), ca institutii desemnate de autoritatile de management, care, prin delegare de atributii de la acestea si/sau de la autoritatile de plata, implementeaza masurile din programele operationale. In aceeasi HG, se desemneaza agentiile pentru dezvoltare regionala pentru indeplinirea functiei de Organism Intermediar pentru Programul Operational Regional (POR) 2007-2013. De asemenea, conform prevederilor HG. nr. 64/2013 pentru modificarea art. 23 din HG. nr. 457/2008 privind cadrul institutional de coordonare si de gestionare a instrumentelor structurale, publicata in MO. al Romaniei, partea I, nr. 118 din 1 martie 2013, se desemneaza agentiile pentru dezvoltare regionala drept Organisme Intermediare pentru implementarea Programului Operational Sectorial “Cresterea Competitivitatii Economice” 2007-2013. Art. 2. Structura organizatorica a ADR SE, in concordanta cu Organigrama, este urmatoarea:

Directorul General al ADR SE care subordoneaza toate directiile, compartimentele si birourile din cadrul ADR SE dupa cum urmeaza: • Unitatea de Audit Intern

• Birou Resurse Umane

• Serviciu IT si Comunicare, cuprinde urmatoarele birouri:

- Birou Comunicare;

2

- Birou IT, Sistemul Integrat de Management al Informatiei.

• Oficiul Juridic

• Serviciu Implementare Proiecte

• Birou Planificare Programare si Monitorizare Regionala – Coordonare Programe Operationale

• Birou Secretariat ADR SE

• Directia Implementare POR, cuprinde urmatoarele compartimente: - Compartiment Evaluare, Selectie si Contractare proiecte - Compartiment Monitorizare si Verificare Proiecte

Birou Monitorizare Proiecte Birou Verificare Proiecte – in cadrul acestui birou este infiintata unitatea de

verificare a achizitiilor publice si a conflictului de interese - Birou Relatia cu AM POR

• Directia Implementare POS CCE cuprinde urmatoarele birouri si servicii: - Birou Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE - Serviciu Monitorizare Proiecte OI POS CCE - Serviciu Verificare Proiecte OI POS CCE - Birou Relatia cu AM POS CCE si Comunicare - Birou Secretariat OI POS CCE - Birou Suport Logistic OI POS CCE.

• Directia Economica, cuprinde urmatoarele birouri: - Birou Control - Birou Contabilitate - Birou Gestionare financiara a contractelor de AT si a proiectelor internationale - Birou Achizitii - Birou Suport Logistic

• Birou Pol de Crestere

Capitolul 3. Atributii Art. 3. (1) ADR SE are urmatoarele atributii (conform statutului):

• asigurarea realizarii studiilor, analizelor si evaluarilor relevante pentru fundamentarea politicilor si programelor;

• participarea la elaborarea in parteneriat a Planului de Dezvoltare Regionala si a Planului National de Dezvoltare, indeplinind atributiile ce-i revin in temeiul legii;

• punerea in aplicare a programelor de dezvoltare regionala si a planurilor de gestionare a fondurilor, in conformitate cu hotararile adoptate de Consiliul pentru Dezvoltare Regionala, cu respectarea legislatiei in vigoare si raspunde fata de acesta pentru realizarea lor;

• pregatirea de studii, analize si recomandari, la cererea Consiliului pentru Dezvoltare Regionala, privind modul de realizare a obiectivelor strategiei de dezvoltare regionala;

• elaborarea si propunerea catre Consiliul pentru Dezvoltare Regionala, spre aprobare, a strategiei, Planului si programelor de dezvoltare regionala, precum si a planurilor de gestionare a fondurilor;

• inaintarea catre institutiile nationale cu atributii in domeniul dezvoltarii regionale, a propunerilor de finantare din Fondul National pentru Dezvoltare Regionala, pentru proiectele de dezvoltare aprobate.

• transmiterea spre aprobarea Consiliului pentru Dezvoltare Regionala a proiectelor selectate in cadrul programelor de dezvoltare regionala, in baza prioritatilor, criteriilor si a metodologiei elaborate de institutia nationala responsabila pentru dezvoltarea regionala impreuna cu organismele regionale specializate; transmiterea proiectelor, dupa caz, spre aprobare Consiliului National pentru Dezvoltare Regionala;

3

• asigurarea realizarii programelor de dezvoltare regionala si a planurilor de gestionare a fondurilor, in conformitate cu hotararile adoptate de Consiliul pentru Dezvoltare Regionala, cu respectarea legislatiei in vigoare, si raspunde fata de acesta pentru realizarea lor;

• realizarea si asigurarea, in baza contractelor, a mediatizarii/publicitatii programelor si proiectelor de dezvoltare regionala;

• intocmirea rapoartelor semestriale, precum si a raportului anual de implementare, referitor la activitatile derulate, conform contractelor cu institutia nationala cu atributii in domeniul dezvoltarii regionale;

• evidentierea stadiului, dificultatilor de implementare, precum si a impactului programelor/proiectelor de dezvoltare regionala si propunerea masurilor de imbunatatire; rapoartele se aproba in prealabil de catre Consiliul pentru Dezvoltare Regionala si sunt transmise institutiei nationale cu atributii in domeniul dezvoltarii regionale;

• asigurarea si raspunderea, pe baza contractelor incheiate cu institutiile nationale, fata de implementarea, monitorizarea tehnica si financiara si controlul executiei proiectelor finantate de Uniunea Europeana in cadrul programelor de dezvoltare regionala si/sau a proiectelor din cadrul programelor nationale, care se implementeaza la nivel regional prin ADR SE;

• asigurarea, impreuna cu organismele regionale specializate, a colectarii si centralizarii datelor la nivel regional, cu privire la utilizarea fondurilor nerambursabile alocate regiunii, in scopul implementarii programelor de dezvoltare regionala;

• participarea activa in structurile parteneriale stabilite la nivel national, in comitetele si sub-comitetele nationale, precum si in grupurile de lucru organizate de institutiile nationale responsabile pentru managementul si gestionarea programelor finantate de Uniunea Europeana;

• asigurarea managementul tehnic si financiar al Fondului pentru dezvoltare regionala, in scopul realizarii obiectivelor prevazute in programele de dezvoltare regionala;

• organizarea si dezvoltarea, cu sprijinul si sub coordonarea Consiliului pentru Dezvoltare Regionala, a parteneriatelor regionale si promovarea, la nivel regional, a politicilor si practicilor Uniunii Europene, precum si a principiilor care stau la baza politicilor de dezvoltare regionala;

• promovarea si identificarea, in parteneriat, a proiectelor de interes regional si local, precum si a proiectelor de cooperare intra-regionala;

• incheierea si supunerea spre avizarea Consiliului pentru Dezvoltare Regionala a contractelor, conventiilor, acordurilor si protocoalelor, precum si a altor documente similare incheiate cu tertii in domeniul specific de activitate, inclusiv cu institutii similare din cadrul Uniunii Europene;

• promovarea activa, cu sprijinul Consiliului pentru Dezvoltare Regionala, a regiunii si atragerea de investitii straine; dezvoltarea colaborarilor cu organisme si institutii similare din Uniunea Europeana si participarea in cadrul proiectelor internationale de interes regional si local;

• asigurarea, printr-o unitate de audit intern proprie, subordonata exclusiv Directorului General, a unei bune administrari a veniturilor si cheltuielilor, perfectionand activitatile agentiei, ajutand-o sa-si indeplineasca obiectivele.

• actionarea, impreuna cu Consiliul pentru Dezvoltare Regionala, pentru atragerea de resurse financiare la Fondul pentru Dezvoltare Regionala;

• elaborarea si propunerea spre aprobare Consiliului pentru Dezvoltare Regionala, a bugetului anual de venituri si cheltuieli al ADR SE;

• asigurarea activitatilor de secretariat ale Consiliului pentru Dezvoltare Regionala; • elaborarea Regulamentului de Organizare si Functionare, si supunerea acestuia spre aprobare Consiliului

pentru Dezvoltare Regionala; • raspunderea fata de Consiliul Regional de Dezvoltare Regionala, Consiliul National pentru Dezvoltare

Regionala si fata de organele abilitate prin lege, pentru corecta gestionare a fondurilor alocate; • participarea in structurile parteneriale stabilite la nivel national, in comitetele si subcomitetele nationale,

precum si in grupurile de lucru organizate de institutiile nationale responsabile pentru managementul si gestionarea programelor finantate de Uniunea Europeana.

Alte atributii functionale :

• urmarirea, prin proiectele propuse, a valorificarii cu eficienta maxima a resurselor materiale si umane, in vederea reducerii costurilor investitiilor si a cresterii numarului de locuri de munca;

• monitorizarea proiectelor realizate, dupa punerea lor in practica, in scopul determinarii eficientei acestora, atat sub aspect functional si social, cat si din punct de vedere financiar;

• furnizarea de servicii de asistenta tehnica, training, consultanta in afaceri, studii de piata, management financiar si managementul resurselor umane;

4

• asigurarea publicitatii si transparentei programelor si a fondurilor alocate acestora, precum si consultarea cu comunitatile locale, acolo unde este cazul, in vederea atingerii eficientei maxime si a evitarii impactului negativ in relatia cu populatia din zona;

• propunerea catre Consiliul pentru Dezvoltare Regionala a Organigramei ADR SE, in vederea aprobarii acesteia;

• colaborarea cu agentiile pentru protectia mediului si cu ONG-urile specializate, in vederea evitarii crearii unor dezechilibre ecologice sau a efectelor negative asupra rezervatiilor naturale, monumentelor naturii etc.

ADR SE isi desfasoara activitatea de colaborare, bazata pe principiul parteneriatului, cu autoritati ale administratiei publice centrale si locale, institutii, organisme, agenti economici si alte persoane juridice si fizice din tara si din strainatate, in scopul promovarii dezvoltarii economico-sociale a Regiunii de Dezvoltare Sud-Est. Art. 4 Directorul General al ADR SE Directorul General reprezinta ADR SE in fata Consiliului pentru Dezvoltare Regionala al Regiunii de Dezvoltare Sud-Est, in relatiile cu autoritatile publice centrale sau locale, precum si in relatiile cu terte persoane juridice si are urmatoarele atributii.

A) Atributii privind implementarea POR 2007-2013: • asigurarea respectarii si aplicarii principiilor generale ale OI (separarea atributiilor, separarea activitatilor,

principiul celor patru ochi, in desfasurarea activitatilor coordonate; • semnarea acordului cadru de delegare a atributiilor privind implementarea POR 2007-2013; • semnarea contractelelor si actelor aditionale de catre Directorul General al ADR SE, in calitate de

reprezentant legal al ADR SE, pentru proiectele finantate prin POR, axele prioritare 1-6; • planificarea si coordonarea activitatii directiilor, inclusiv a structurilor dedicate OI POR; • delegarea atributiilor si responsabilitatilor stabilite prin acordul cadru, catre Directorul Directiei

Implementare POR; • aprobarea manualelor de proceduri, avizate de catre Directorul Directiei Implementare POR; • aprobarea tuturor documentelor in legatura cu implementarea POR, in conformitate cu procedurile interne

specifice, documente avizate de catre Directorul Directiei Implementare POR; • aprobarea Planului Regional de Comunicare, avizat de catre Directorul Directiei Implementare POR; • aprobarea Planurilor Regionale de Instruire, avizate de catre Directorul Directiei Implementare POR.

B) Atributii privind implementarea Programului Operational Sectorial “Cresterea Competitivitatii

Economice” (POS CCE) 2007-2013: • asigurarea respectarii si aplicarii principiilor generale ale OI POS CCE (separarea atributiilor, separarea

activitatilor, principiul celor patru ochi), in desfasurarea activitatilor coordonate; • semnarea acordului cadru de delegare a atributiilor privind implementarea POS CCE 2007-2013; • semnarea contractelelor si actelor aditionale de catre Directorul General, in calitate de reprezentant legal

al ADRSE, - pentru proiectele finantate prin Axa prioritara 1 din cadrul Programului Operational Sectorial “Cresterea Competitivitatii Economice” 2007-2013;

• planificarea si coordonarea activitatii DI POS CCE, inclusiv a structurilor dedicate OI POS CCE; • delegarea atributiilor si responsabilitatilor stabilite prin acordul cadru, catre Directorul Directiei

Implementare POS CCE; • aprobarea manualelor de proceduri, avizate de catre Directorul Directiei Implementare POS CCE; • aprobarea tuturor documentelor in legatura cu implementarea POS CCE, in conformitate cu procedurile

interne specifice, avizate de catre Directorul Directiei Implementare POS CCE; • aprobarea Planului Regional de Comunicare, avizat de catre Directorul Directiei Implementare POS CCE; • aprobarea Planurilor Regionale de Instruire, avizate de catre Directorul Directiei Implementare POS

CCE.

C) Atributii privind conducerea executiva a activitatilor ADR SE • organizarea si conducerea activitatilor curente ale ADR SE;

5

• urmarirea bunei functionari a ADR SE, implementarea programelor si proiectelor internationale derulate, precum si eficienta activitatii personalului angajat;

• aprobarea procedurilor interne de lucru ale fiecarei directii/ fiecarui compartiment; • semnarea oricarui contract in numele ADR SE si urmarirea respectarii obligatiilor contractuale; • exercitarea oricaror alte atributii ce revin ADR SE, in calitate de persoana juridica; • angajarea ADR SE in rapoarte juridice, precum si in fata organelor jurisdictionale; • mentinerea legaturilor cu autoritatile publice si cu alte institutii si organizatii de profil, din tara si

strainatate; • coordonarea activitatilor de elaborare a strategiei de dezvoltare regionala, a programelor de dezvoltare

regionala si a planurilor de gestionare a fondurilor, pe care le supune spre aprobare Consiliului pentru Dezvoltare Regionala;

• urmarirea, controlarea si coordonarea activitatii de elaborare a programelor anuale si multianuale de dezvoltare a Regiunii de Dezvoltare Sud-Est;

• asigurarea urmaririi si controlului executiei programelor/proiectelor de dezvoltare regionala; • asigurarea bunei desfasurari a sedintelor Consiliului pentru Dezvoltare Regionala; • asigurarea intre sedinte a asistentei de specialitate pentru Presedintele si Vicepresedintele Consiliului

pentru Dezvoltare Regionala; • propunerea spre aprobare si asigurarea executiei bugetului ADR SE; • angajarea, sanctionarea si concedierea personalului ADR SE, in conditiile legii si ale Statutului,

propunerea structurii organizatorice si urmarirea eficientei personalului angajat; • aprobarea deplasarilor in interesul serviciului; • negocierea si stabilirea salariilor si stimulentelor materiale, precum si a modalitatilor de acordare a

acestora, in limita bugetului de venituri si cheltuieli aprobat si a reglementarilor legale in vigoare; • coordonarea si verificarea activitatii directiilor/compartimentelor/birourilor din cadrul ADR SE; • luarea masurilor pentru imbunatatirea continua a activitatii ADR SE; • intocmirea fiselor de post ale personalului aflat in directa sa subordine si aprobarea fiselor de post ale

personalului din cadrul directiilor/compartimentelor/birourilor; • asigurarea respectarii Statutului ADR SE, a RI si a ROF-ului, precum si a procedurilor si a altor

regulamente interne ale ADR SE;

D) Asigurarea managementului proiectelor in care ADR SE este lider sau partener in conformitate cu obligatiile asumate prin contractele semnate.

• coordonarea si verificarea activitatilor proiectelor; coordonarea activitatii echipelor de implementare a proiectelor;

• coordonarea elaborarii planurilor de lucru pentru desfasurarea activitatilor proiectelor; validarea rapoartelor; monitorizarea si evaluarea permanenta a activitatilor proiectelor.

In exercitarea atributiilor stabilite, Directorul General al ADR SE emite dispozitii. In functie de obiectivele strategice ale ADR SE, Directorul General primeste si alte delegari de competente din partea Consiliului pentru Dezvoltare Regionala al Regiunii de Dezvoltare Sud-Est. Art.5. Atributiile directiilor, serviciilor, compartimentelor si birourilor ce alcatuiesc structura organizatorica a ADR SE Unitatea de Audit Intern (UAI) - Auditul intern este o activitate functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii, pentru buna administrare a veniturilor si cheltuelilor, perfectionand activitatile ADR SE; ajuta organizatia sa-si indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare. In conformitate cu Organigrama ADR SE, aria de acoperire a functiei de audit intern include auditarea tuturor activitatilor ADR SE, cel putin, o data la 3 ani.

6

UAI cuprinde 5 posturi si este coordonata de un sef birou. Activitatile principale care se desfasoara in cadrul UAI sunt urmatoarele:

• elaborarea de propuneri pentru planul strategic si anual de audit intern, privind misiunile de audit intern si supunerea acestora spre aprobare Directorului General al ADR SE;

• transmiterea planurilor de audit anual si strategic Directiei de Audit din cadrul MDRAP, spre avizare; • realizarea de propuneri de actualizare a planului de audit intern, in functie de modificarile legislative sau

organizatorice ale ADR SE sau la solicitarile conducerii ADR SE, Directiei de Audit a Autoritatii de Management si ale Autoritatii de Audit;

• elaborarea, actualizarea si implementarea procedurilor interne de audit, conform Manualului de audit intern al MDRAP, prevederilor Legii 315/2004 privind Dezvoltarea Regionala in Romania, a metodologiei de exercitare a activitatii de audit intern in vigoare (Legea 672/2002 privind auditul public intern), precum si a standardelor internationale de audit intern;

• efectuarea misiunilor de audit intern, care au legatura cu implementarea programelor de dezvoltare regionala derulate prin ADR SE si care sunt cuprinse in planul anual de audit;

• transmiterea electronica si in copie pe suport hartie la Directia de Audit Intern din MDRAP/ME – AM POS CCE a urmatoarelor documente:

- rapoartele de audit intern, elaborate in cadrul misiunilor de audit, conform Planului anual de audit al UAI, aprobat de catre Directorul General al ADR SE,

- recomandarile neinsusite de catre structurile auditate, sau neacceptate de catre Directorul General ADR SE;

- rapoartele de activitate pentru anul precedent, cu privire la activitatea de audit a UAI, conform manualulelor de audit intern privind POR 2007-2013 si POS CCE 2007-2013.

• efectuarea activitatilor de audit intern, in vederea evaluarii sistemelor de management financiar si control intern ale ADR SE, in ceea ce priveste transparente si conformitatea cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate;

• efectuarea de misiuni de audit ad-hoc, la solicitarea Directorului General al ADR SE, a MDRAP, ME, UCAAPI si a Autoritatii de Audit;

• participarea, impreuna cu Directia de Audit Intern din MDRAP/ME si/sau in asociere cu structurile de audit ale altor entitati, la misiunile de audit derulate de acestea, cu aprobarea Directorului General al ADR SE;

• in cazul identificarii unor nereguli sau posibile prejudicii, raporteaza imediat Directorului General al ADR SE, precum si structurii de control intern sau altor structuri de control abilitate, conform procedurilor interne;

• informarea Directorului General al ADR SE cu privire la recomandarile neinsusite de catre entitatile auditate, precum si despre consecintele acestora;

• elaborarea planului de instruire si pregatire profesionala al UAI, avand in vedere imbunatatirea abilitatilor necesare privind auditarea FS;

• participarea la seminarii/ actiuni initiate si organizate de Directia de audit din MDRAP pe linia pregatirii profesionale si a respectarii Codului de etica, precum si la alte activitati de instruire cuprinse in planul de instruire si pregatire profesionala;

• elaborarea si prezentarea conducerii ADR SE, de propuneri de actiuni pentru programul de asigurare si imbunatatire a calitatii, sub toate aspectele, a activitatii de audit intern, privind auditarea fondurilor derulate prin ADR SE;

• elaborarea raportului de activitate al UAI; • efectuarea de misiuni de consiliere/evaluare, la solicitarea conducerii ADR SE, sau din proprie initiativa,

atunci cand este necesar; • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • actionarea in sensul implementarii unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate

in cadrul compartimentului. UAI va realiza misiuni de audit intern privind programele finantate din fonduri structurale, derulate de MDRAP/ME, pana la nivelul beneficiarului final inclusiv, cu respectarea prevederilor legislatiei nationale, care reglementeaza activitatea de audit intern, precum si cu metodologia si procedurile prevazute in Manualul de audit intern pentru fondurile structurale. Auditorii interni din cadrul ADR SE vor respecta secretul profesional in ceea ce priveste informatiile colectate cu ocazia misiunilor de audit, verificarilor si inspectiilor efectuate.

7

Auditorii interni din cadrul ADR SE:

• raporteaza direct Directorului General al ADR SE si sunt independenti fata de orice alta directie/ compartiment/ birou din structuta ADR SE;

• informeaza Directorul General ADR SE asupra problemelor majore descoperite in timpul misiunilor de audit asupra modului de gestionare a fondurilor europene;

• nu au putere, autoritate, functii sau indatoriri executive sau manageriale, cu exceptia celor legate de gestionarea functiei de audit intern;

• nu sunt implicati in operatiunile/activitatile curente ale ADR SE; • nu sunt responsabili pentru elaborarea detaliata sau implementarea de noi sisteme dar pot fi consultati in

timpul procesului de elaborare in ceea ce privesc masurile de control ce trebuie incorporate in sistemele noi sau modificate, cu mentiunea ca este interzis in mod expres ca acelasi auditor sa dea consultanta intr-un domeniu si ulterior, sa-l auditeze.

Aria de cuprindere a auditului intern nu include:

• exercitarea unor functii executive sau manageriale, cu exceptia celor care au legatura cu functia de audit intern;

• implicarea in orice fel de activitati/operatiuni ale ADR SE sau in functiile sale curente de control intern. Auditorului intern ii este interzisa participarea la activitati de elaborare, dezvoltare si implementare de sisteme. Evaluarile auditului intern nu pot elibera alte persoane din ADR SE de alte responsabilitati ce le sunt desemnate. Biroul Resurse Umane cuprinde un numar de 3 posturi specialist resurse umane si desfasoara urmatoarele activitati:

• centralizarea necesarului de instruire la nivel regional (OI POR, OI POS CCE si Beneficiari), elaborarea Planului anual de instruire pentru personalul ADR SE (inclusiv pentru personalul Directiei Implementare POR, Directiei Implementare POS CCE si personalul directiilor/ compartimentelor suport); supunerea acestuia spre avizare Directorului Directiei Implementare POR/Directorului Directiei Implementare POS CCE si spre aprobare Directorului General al ADR SE;

• implementarea Planului anual de instruire si raportarea Directorului General al ADR SE asupra rezultatelor/stadiului de implementare;

• monitorizarea instruirilor aferente Planului anual de instruire si introducerea datelor specifice in baza de date pentru instruire, creata la nivelul OI POR si AM POR, respectiv OI POS CCE si AM POS CCE;

• raportarea catre AM POR/AM POS CCE asupra instruirilor desfasurate la nivel regional; • elaborarea si implementarea manualului de proceduri specifice managementului resurselor umane,

supunerea acestui manual spre avizare Directorului Directiei Implementare POR/Directorului Directiei Implementare POS CCE, spre aprobare Directorului General al ADR SE si transmiterea, in vederea avizarii, catre AM POR/AM POS CCE;

• implementarea Programului de Instruire, elaborat de AM POR, in colaborare cu OI POR; • implementarea Programului de Instruire si a Planului de Actiune aferent, elaborate de AM POS CCE in

colaborare cu OI POS CCE si asigurarea actualizarii acestora; • intocmirea/ actualizarea Organigramei, Regulamentului de Organizare si Functionare (ROF) si a

Regulamentului Intern (RI) ale ADR SE; • urmarirea diseminarii in timp util a informatiilor acumulate in urma instruirilor, de catre personalul ADR

SE; • indeplinirea responsabilitatillor ce decurg din aplicarea legislatiei muncii, la nivelul ADR SE (contracte

de munca, acte aditionale, decizii privind legislatia muncii); • colectarea datelor si informatiilor de la celelalte compartimente ale ADR SE, in ceea ce priveste

functionarea sistemelor organizatoric, informational, decizional si metodologic-managerial; • centralizarea necesarului de personal de la directiile/ compartimentele/ birourile din cadrul ADR SE;

elaborarea si coordonarea implementarii Programului anual pentru Recrutarea si Selectia Personalului; • pregatirea procesului de inductie a personalului, conform procedurilor interne de lucru; • pregatirea si organizarea procesului de evaluare a personalului; • elaborarea analizei posturilor din cadrul ADR SE, conform fiselor de post, pe directii/ compartimente/

birouri; • verificarea fiselor de post pe baza analizei de post, a responsabilitatilor fiecarui post, delegarilor de

competenta si segregare a responsabilitatilor;

8

• elaborarea analizei profilului de personal; • colaborarea cu institutiile publice, organizatiile non-guvernamentale, universitatile precum si cu alte

structuri pentru organizarea unor cursuri de instruire; • implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor si completarea formularului de alerta a

neregulilor si transmiterea acestora, in conformitate cu procedurile specifice; • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul

compartimentului. Serviciul IT si Comunicare cuprinde 2 birouri si este coordonat de un sef serviciu. Biroul Comunicare – cuprinde 5 posturi din care 2 posturi ofiter de comunicare si 3 posturi consultant in management; activitatile prevazute sunt urmatoarele: Atributii specifice postului de ofiter comunicare:

• elaborarea, in conformitate cu Planul de Comunicare al POR la nivel national, a Planului de Comunicare al POR la nivelul Regiunii de Dezvoltare Sud-Est (Planului Regional de Comunicare) si transmiterea acestuia, spre avizare, catre AM POR, dupa avizarea acestuia de catre Seful Serviciului IT si Comunicare si Directorul DI POR si aprobarea acestuia, de catre Directorul General al ADR SE;

• implementarea, Planului Regional de Comunicare al POR, plan avizat de AM POR; elaborarea si implementarea Planului anual de Actiuni pentru implementarea POR; elaborarea rapoartelor periodice cu privire la implementarea acestui plan; supunerea rapoartelor spre avizare Sefului Serviciului IT si Comunicare si Directorului DI POR si spre aprobare, Directorului General al ADR SE si transmiterea acestora catre AM POR, in conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specifice;

• asigurarea informarii publice asupra activitatii ADR SE, in calitate de Organism Intermediar pentru POR; • asigurarea informarii interne si institutionale cu privire la activitatea ADR SE, in calitate de Organism

Intermediar pentru POR; • promovarea lansarii la nivel regional a cererilor de proiecte cu depunere continua, sau cu termen limita,

dupa caz, conform calendarului de activitati agreat cu AM POR, asigurand publicitatea adecvata; • colaborarea cu personalul Serviciului IT si Comunicare, in vederea organizarii evenimentelor de

informare prevazute in Planul Regional de Comunicare al POR; • realizarea si monitorizarea campaniilor media de promovare a POR (spoturi radio, editoriale presa scrisa,

participarea la emisiuni radio si TV) cu avizarea Sefului Serviciului IT si Comunicare, a Directorului DIPOR si aprobarea Directorului General al ADR SE;

• asigurarea gestionarii relatiei cu mass-media, in vederea promovarii POR, prin instrumente specifice: organizarea conferintelor si evenimentelor de presa, redactarea si transmiterea comunicatelor si informatiilor de presa, transmiterea de raspunsuri la solicitarile de informatii ale presei, orice alte activitati de comunicare specifice mentinerii si promovarii POR, prin intermediul mass-mediei, cu avizarea Sefului Serviciului IT si Comunicare si a Directorului DI POR si cu aprobarea Directorului General al ADR SE;

• elaborarea si asigurarea realizarii materialelor de informare tiparite sau electronice (brosuri, pliante, afise, ghiduri, etc) si supunerea materialelor spre avizare Sefului Serviciului IT si Comunicare si Directorului DI POR si spre aprobare, Directorului General al ADR SE, inaintea producerii si difuzarii acestora;

• avizarea materialelor de comunicare si informare elaborate de beneficiari, in conformitate cu prevederile Manualului de Indetitate Vizuala a POR;

• participarea la elaborarea cererilor de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 a POR, in colaborare cu Biroul Relatia cu AM POR, din cadrul Directiei Implementare POR si a Biroului Gestionare financiara a contractelor de asistenta tehnica si a proiectelor internationale, din cadrul Directiei Economice;

• participarea la elaborarea cererilor de rambursare si a rapoartele de progres aferente contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 a POR;

• participarea la elaborarea de specificatii tehnice necesare achizitionarii tuturor produselor, serviciilor sau instrumentelor de comunicare, necesare aducerii la indeplinire a obiectivelor propuse prin Planul Regional de Comunicare al POR;

• elaborarea documentatiei prevazute in procedurile interne de lucru, cu privire la publicarea de materiale pe site-ul ADR SE si le propune spre avizare Sefului Serviciului IT si Comunicare si Directorului DI POR si spre aprobare, Directorului General al ADR SE;

9

• implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor, completarea formularului de alerta a neregulii si transmiterea in conformitate cu aceasta procedura;

• arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul

compartimentului. • identificarea necesarului de instruire si transmiterea catre Biroul Resurse Umane, in conformitate cu

procedurile interne de lucru; • stabilirea obiectivelor individuale si ale Compartimentului Comunicare si prezentarea Sefului Serviciului

IT si Comunicare, in vederea avizarii si Directorului General al ADR SE, in vederea aprobarii; • modificarea procedurilor interne de lucru si participarea la elaborarea variantelor revizuite a acestora; • elaborarea analizei zilnice a presei locale si centrale. Atributii specifice postului de consultant in management:

• acordarea de sprijin potentialilor beneficiari in identificarea de surse de finantare din fonduri structurale si dezvoltarea de proiecte, prin organizarea de sesiuni de informare, campanii de informare la nivel regional, asigurand functia de informare;

• oferirea de informatii generale cu privire la fondurile structurale si indeosebi cu privire la POR 2007-2013 (regulamente, cadru institutional, continutul ghidurilor solicitantului etc);

• elaborarea raspunsurilor la intrebarile privind instrumentele structurale si in special privind oportunitatile de finantare in Romania si in regiune;

• oferirea de informatii despre oportunitatile de finantare, formatul si continutul cererilor de finantare, a criteriilor de selectie, a procedurilor care trebuie urmate precum si a regulilor de publicitate si vizibilitate;

• elaborarea notificarilor potentialilor aplicanti cu privire la modificarile/ completarile/ notele emise de catre AM POR; elaborarea notificarii catre AM POR cu privire la aceste activitati;

• colaborarea cu expertii din cadrul DI POR, in vederea obtinerii de sprijin pentru solutionarea solicitarilor primite, in cazul in care solicitarea excede competenta sa;

• participarea la realizarea rapoartelor trimestriale de activitate si a rapoatelor de progres in cadrul constractelor de asistenta tehnica, prin furnizarea informatiilor privind activitatea de informare;

• elaborarea raportului trimestrial privind activitatea de informare realizata la nivelul judetului in care isi desfasoara activitatea si transmiterea catre Biroul Relatia cu AM POR si Asistenta tehnica in vederea centralizarii si elaborarii Raportului general privind activitatea de informare desfasurata de OI POR;

• oferirea datelor de contact ale structurilor relevante pentru un anumit subiect de interes; • completarea Registrului solicitarilor de informatii, in conformitate cu procedurile interne de lucru; • indrumarea potentialilor aplicanti cu privire la procedurile administrative care trebuie urmate in

scopul obtinerii avizelor si/sau aprobarilor ce constituie anexe ale cererilor de finantare; • participarea la elaborarea/actualizarea materialelor/ informatiilor destinate paginii web, prin

furnizarea informatiilor referitoare la activitatea de informare; • initierea propunerilor de modificare a ghidurilor solicitantului si a altor documente relevante

activitatii de informare. Biroul IT, Sistemul Integrat de Management al Informatiei – cuprinde 2 posturi de consultant in informatica. Atributiile specifice postului sunt urmatoarele:

• asigurarea suportului tehnic si a consultantei de specialitate pentru personalul ADR SE (inclusiv personalul DI POR si al structurilor suport, pentru activitatea de implementare a POR, in vederea solutionarii problemelor specifice si cu privire la utilizarea programului SMIS si introducerea de date in acesta);

• asigurarea interfatei intre diferitele compartimente ale OI POR si Coordonatorul SMIS pentru AM POR, respectiv Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale (ACIS), in sensul colectarii si diseminarii informatiilor, pentru a se asigura transpunerea necesitatilor specifice in SMIS, putand

10

organiza, in acest scop, echipe de lucru temporare, cu reprezentanti ai directiilor/compartimentelor din structura OI POR;

• asigurarea formarii initiale a personalului OI POR care utilizeaza SMIS; • asigurarea, impreuna cu personalul de conducere din cadrul DI POR, a monitorizarii acuratetei,

disponibilitatii, integritatii si nivelului de completare a datelor aferente POR 2007- 2013, introduse in SMIS, la nivelul OI POR;

• asigurarea informarii ACIS cu privire la necesitatea actualizarii datelor personale sau / si a profilelor utilizatorilor SMIS, din cadrul OI POR, cu respectarea procedurilor de gestionare a drepturilor de acces elaborate de ACIS;

• asigurarea informarii ACIS cu privire la necesitatea revocarii accesului utilizatorilor SMIS, din cadrul OI POR, cu respectarea procedurilor de gestionare a drepturilor de acces elaborate de ACIS;

• avizarea formularului de solicitare a unei noi parole de catre utilizatorii SMIS, din OI POR; • asigurarea raportarii prompte catre ACIS a incidentelor privind securitatea sistemului, cum ar fi

compromiterea unei parole de acces, stergerea necorespunzatoare de date, continuarea accesarii sistemului de catre persoane care nu mai sunt indreptatite sa il foloseasca, utilizarea contului de acces al unei persoane de catre o alta persoana;

• asigurarea corelarii procedurilor interne ale OI POR, cu procedurile de utilizare a SMIS; • asigurarea functiei de help-desk pentru personalul OI POR care utilizeaza SMIS, conform prevederilor

procedurilor specifice Help- Desk; • participarea la sesiunile de formare a formatorilor pentru SMIS. • intretinerea retelei intranet cu AM POR si asigurarea transferului de date; • administrarea retelei interne de calculatoare a ADR SE; • administrarea si actualizarea website-ului ADR SE; • acordarea de asistenta tehnica de specialitate pentru arhivarea pe suport electronic a documentelor ADR

SE (inclusiv pentru documentele aferente activitatii de implementare a POR la nivel regional); • implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor, completarea formularului de alerta a

neregulii si transmiterea in conformitate procedura specifica;

• arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta;

• implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului.

Oficiul Juridic cuprinde 4 posturi consilier juridic. In cadrul acestei structuri, sunt realizate toate activitatile de consultanta si reprezentare juridica pentru directiile/ compartimentele/ birourile ADR SE. Activitatile principale derulate in cadrul Oficiului juridic sunt:

• asigurarea consultantei juridice de specialitate personalului ADR SE (inclusiv personalului Directiei Implementare POR, al Directiei Implementare POS CCE si al structurilor suport pentru activitatea de implementare a POR si a POS CCE);

• verificarea legalitatii contractelor de finantare si a oricarui act aditional la acestea, si inaintarea acestora spre avizare Directorului DI POR, respectiv Directorului DI POS CCE si spre aprobare Directorului General al ADR SE;

• analizarea Acordului Cadru de delegare a atributiilor si oricarui act aditional la acesta si propunerea acestora spre avizare Directorului Directiei Implementare POR, respectiv Directorului Directiei Implementare POS CCE si spre aprobare Directorului General al ADR SE;

• analizarea actelor normative si a modificarilor acestora (pe domenii de reglementare specifice: financiar, economic, munca si protecie sociala etc);

• analizarea din punct de vedere juridic a prevederilor contractuale care decurg din aplicarea unor acte normative si informarea directiilor/ compartimentelor/ birourilor ADR SE care trebuie sa aplice acele prevederi contractuale;

• avizarea si semnarea actelor cu caracter juridic in cadrul activitatii de implementare a POR, respectiv a POS CCE;

• formularea punctului de vedere potrivit prevederilor legale si a competentelor profesionale prin redactarea de note interne pentru activitatea de implementare a POR, respectiv a POS CCE;

• apararea drepturilor si intereselor legitime ale ADR SE in calitate de OI POR si OI POS CCE, avizarea si contrasemnarea actelor cu caracter juridic emise,

11

• asigurarea indeplinirii tuturor diligentelor necesare sprijinirii activitatii de recuperare a debitelor/fondurilor utilizate necorespunzator in cadrul programelor gestionate de ADR SE;

• asigurarea consultantei juridice de specialitate, cu ocazia incheierii unor contracte, sau a altor acte juridice care angajeaza ADR SE;

• asigurarea indeplinirii tuturor diligentelor necesare sprijinirii activitatii de recuperare a debitelor de la beneficiari, impreuna cu dobanzile, penalitatile si comisioanele bancare aferente; pregatirea cererii de chemare in judecata a beneficiarilor, dupa initierea procedurii de conciliere directa; asigurarea reprezentarii juridice a ADR SE in instanta;

• pregatirea si organizarea sedintelor Consiliului pentru Dezvoltare Regionala: pregatirea documentelor necesare convocarii sedintelor; intocmirea procesul-verbal al sedintei, transmiterea acestui document semnat de catre presedinte, tuturor participantilor la respectiva sedinta, in termen de 10 zile de la data la care a avut loc sedinta; operarea modificarilor formulate de participanti in procesul-verbal al sedintei; transmiterea formei finale a procesului-verbal, semnat de presedinte, tuturor participantilor, in termen de 30 de zile de la data la care a avut loc sedinta; asigurarea activitatilor de registratura, pentru toate documentele privind activitatile Consiliului pentru Dezvoltare Regionala; organizarea si asigurarea desfasurarii in bune conditii a sedintelor; asigurarea comunicarii Consiliului pentru Dezvoltare Regionala cu alte institutii si organisme;

• implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor si completarea formularului de alerta a neregulii si transmiterea acestuia in conformitate cu procedura specifica;

• arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul oficiului; • implementarea procedurii de prevenire, identificarea neregulilor si completarea formularului de alerta a

neregulii; • respectarea Statutului consilierilor juridici din Romania, Statultul ADR SE, RI si ROF precum si

procedurile interne ale ADR SE. Biroul Secretariat ADR SE cuprinde 2 posturi, 1 post de asistent director si 1 post de secretar. In cadrul acestui birou, se desfasoara urmatoarele activitati:

• primirea, inregistrarea si distribuirea corespondentei; • transmiterea in timp util a documentelor catre alte institutii; • programarea si organizarea intalnirilor Directorului General al ADR SE cu diferite institutii/persoane; • intocmirea si gestionarea agendei cu numerele de telefon; • preluarea notelor telefonice sau fax si punerea acestora la dispozitia Directorului General al ADR SE; • sistematizarea, clasarea, si arhivarea documentelor, astfel incat sa se poata furniza operativ orice

informatie solicitata ; • asigurarea sprijinului logistic pentru organizarea seminariilor, intalnirilor de lucru, conferintelor de presa

etc; • multiplicarea documentelor necesare pentru desfasurarea activitatii de evaluare, selectie, contractare a

proiectelor depuse in cadrul POR; • securitatea stampilelor incredintate si pastrarea secretului corespondentei; • pastrarea in bune conditii a registrelor de intrare si iesire a corespondentei zilnice; • primirea si distribuirea corespondentei destinata Consiliului pentru Dezvoltare Regionala; • implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor si completarea formularului de alerta a

neregulii si transmiterea acestuia in conformitate cu procedura specifica; • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul

compartimentului. Serviciul Implementare Proiecte Serviciul Implementare Proiecte cuprinde 7 posturi, dintre care 1 post sef Serviciu si 6 posturi manager de proiect. Activitatile derulate in cadrul acestei directii sunt:

12

• identificarea posibilitatilor si oportunitatilor de includere a ADR SE in programe/proiecte cu caracter interregional si international, in calitate de lider sau partener de proiect;

• identificarea a noi oportunitati de dezvoltare a ADR SE si de atingere a obiectivelor dezvoltarii regionale, prin stabilirea de parteneriate cu diferite institutii, din tara si din strainatate;

• participarea la elaborarea de propuneri de proiecte internationale, in cadrul carora ADR SE este lider sau partener de proiect;

• participarea la implementarea proiectelor in care ADR SE este lider sau partener de proiect in cadrul Programului Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, Programelor de Cooperare Teritoriala Europeana (INTERREG IV C, Sud-Estul Europei si altele), precum si in cadrul altor Programe finantate de UE (Programul Cadru 7, LIFE si altele);

• participarea la seminarii, targuri si conferinte in vederea stabilirii de contacte de interes pentru ADR SE; • participarea la promovarea imaginii regiunii si a ADR SE pe plan extern; • colaborarea cu institutii publice, organizatii non-guvernamentale, universitati, precum si alte structuri

privind organizarea de evenimente de cooperare la nivel regional, national international; • monitorizarea implementarii din punct de vedere tehnic a proiectelor aflate in perioada de implementare

si ex-post, finantate din Programele Phare Coeziune Economica si Sociala/Guvernul Romaniei; • sprijinirea activitatii Comitetului Comun de Monitorizare pentru Programul Operational Comun

Romania-Ucraina-Moldova 2007-2013; • sprijinirea activitatii Birourilor Regionale pentru Cooperare Transfrontaliera Iasi, Suceava si Calarasi,

prin participarea la sedintele Consiliilor Directoare si Adunarilor Generale, in vederea analizei si aprobarii rapoartelor de activitate, bugetelor de venituri si cheltuieli si a planurilor de activitate;

• actualizarea permanenta a site-ului www.adrse.ro, sectiunea dedicata proiectelor de cooperare internationala;

• implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor si completarea formularului de alerta a neregulii si transmiterea acestuia, in conformitate cu procedura specifica;

• arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul

serviciului.

Biroul Planificare, Programare si Monitorizare Regionala – Coordonare Programe Operationale cuprinde un numar de 5 posturi si este coordonat de un sef birou. In cadrul acestui birou, sunt prevazute 3 posturi de expert economist in management si 1 post de manager proiect. Activitatile derulate in cadrul acestui Birou sunt: Activitati de monitorizare, evaluare si raportare a POR delegate de AM POR prin Acordul Cadru de delegare atributii: • participarea la evaluarea POR și colaborarea cu expertii evaluatori si cu Unitatea de Evaluare din cadrul AM

POR prin furnizarea informatiilor necesare desfasurarii procesului de evaluare a POR; • participarea in cadrul reuniunilor Comitetelor de Coordonare ale Proiectelor (CCP) de evaluare; • monitorizarea rezultatelor implementarii POR la nivel regional, realizarea de documente, analize specifice si

rapoarte de monitorizare; • activitatile de elaborare a rapoartelor intermediare, raportului anual si a raportului final de implementare a

POR; • realizarea monitorizarii indicatorilor fizici si financiari si raportarea POR conform procedurilor interne in

vigoare; • organizarea intalnirilor de lucru ale CRESC Sud-Est care au cuprinse in ordinea de zi aspecte legate de

implementarea POR; • participarea la intalnirile de lucru organizate de catre AM POR, ACIS si alte institutii, care au cuprinse in

ordinea de zi aspecte legate de implementarea POR; • organizarea si participarea la intalnirile de lucru cu alte OI-uri pe diferite teme; • sprijinirea AM POR in elaborarea strategiei nationale de dezvoltare regionala documentelor de programare

necesare pentru perioada de programare 2014-2020. Alte atributii:

13

• identificarea nevoilor la nivel regional si realizarea unei liste de prioritati de dezvoltare pentru elaborarea documentului strategic privind dezvoltarea regionala și directiile de actiune pentru viitoarea perioada de programare, la nivelul regiunii;

• organizarea seminariilor și intalnirilor de lucru cu actorii locali/regionali/ nationali pentru identificarea nevoilor de dezvoltare si pregatirea unui portofoliu de proiecte, cu impact regional si local, care se vor finanta in perioada de programare 2014-2020;

• realizarea/actualizarea portofoliului de proiecte strategice din Regiunea de Dezvoltare Sud-Est ce va fi finantat in perioada de programare 2014-2020.

• implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor, completarea formularului de alerta a neregulii si transmiterea in conformitate cu aceasta procedura;

• arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul biroului. Directia Implementare POR (DI POR) are ca atributie implementarea Programului Operational Regional 2007-2013. In acest sens, indeplineste urmatoarele atributii delegate de la AM POR prin Acordul cadru de delegare atributii privind implementarea POR 2007-2013 semnat intre Ministerul Dezvoltarii Regionale si Turismului (actualul Minister al Dezvoltarii Regionale si Administratiei Publice) in calitate de Autoritate de Management pentru POR (AM POR) si Agentia pentru Dezvoltare Regionala a Regiunii de Dezvoltare Sud-Est in calitate de Organism Intermediar pentru POR (OI POR): a) respectarea, la nivel regional, a cerintelor privind informarea si publicitatea; ( lit. j a articolului 60 din

regulamentul Consiliului 1083/2006). b) asigurarea respectarii criteriilor aplicabile POR, la nivel regional, pentru proiectele care sunt selectate spre

finantare; ( lit. a a articolului 60 din Regulamentul Consiliului 1083/2006). c) asigurarea respectării, la nivel regional, a legislaţiei naţionale şi comunitare relevante, in cadrul proiectelor

selectate spre finanţare din POR, pe întreaga perioadă de implementare a acestora (lit. a a articolului 60 din Regulamentul Consiliului 1083/2006).

d) verificarea executarii/livrarii/prestarii lucrarilor/bunurilor/ serviciilor co-finantate, pentru toate proiectele finantate in cadrul POR si implementate in regiune, precum si a efectuarii efective a tuturor cheltuielilor declarate de catre Beneficiari in cadrul proiectelor si a respectarii prevederilor legislatiei nationale, in special a legislatiei in domeniul achizitiilor publice si a celei comunitare relevante (lit. b a articolului 60 din Regulamentul Consiliului 1083/2006).

e) asigurarea colectarii corespunzatoare si a introducerii la timp in SMIS a informatiilor si datelor necesare pentru managementul financiar, monitorizare, verificare, audit si evaluare, pentru fiecare proiect implementat in regiune; (lit. c a articolului 60 din Regulamentul Consiliului 1083/2006).

f) asigurarea detinerii de catre Beneficiari a unei evidente contabile folosind conturi analitice distincte pentru fiecare proiect, in conformitate cu legislatia nationala financiar-contabila; (lit. d a articolului 60 din Regulamentul Consiliului 1083/2006).

g) asigurarea pastrarii tuturor documentelor referitoare la cheltuieli si audituri necesare garantarii unei piste de audit adecvate pentru fiecare proiect implementat in regiune, pentru o perioada de 5 ani de la inchiderea oficiala sau partiala a POR, in conformitate cu prevederile art.90 din Regulamentul Consiliului (CE) nr.1083/2006 (lit. f a articolului 60 din Regulamentul Consiliului 1083/2006).

Aceste atributii delegate de catre AM POR se realizeaza in cadrul DI POR dupa cum urmeaza:

- atributiile prevazute la litera (a) sunt asigurate de Compartimentul Monitorizare si Verificare Proiecte; - atributiile prevazute la litera (b) sunt asigurate de Compartimentul Evaluare, Selectie si Contractare; - atributiile prevazute la litera (c) sunt asigurate de Compartimentul Monitorizare si Verificare Proiecte, si

de Biroul Relatia cu AM POR si Asistenta Tehnica; - atributiile prevazute la (d) sunt asigurate de Compartimentul Monitorizare si Verificare Proiecte; - atributiile prevazute la litera (e) sunt asigurate de Compartimentul Evaluare, Selectie si contractare,

Compartimentul Monitorizare si Verificare Proiecte si Biroul Relatia cu AM POR si Asistenta Tehnica; - atributiile prevazute la litera (f) sunt asigurate de Compartimentul Monitorizare si Verificare Proiecte; - atributiile prevazute la litera (g) sunt asigurate de Compartimentul Monitorizare si Verificare Proiecte si

Biroul Relatia cu AM POR si Asistenta Tehnica.

14

Aceasta Directie cuprinde doua compartimente si un birou, respectiv Compartimentul Evaluare, Selectie si Contractare, Compartimentul Monitorizare si Verificare Proiecte si Biroul Relatia cu AM POR si Asistenta Tehnica. Personalul angajat in cadrul DI POR isi desfasoara activitatea atat la sediul ADR SE, cat si in cadrul celor 5 birouri judetene dupa cum urmeaza: Biroul Judetean Constanta, Biroul Judetean Vrancea, Biroul Judetean Galati, Biroul Judetean Tulcea, Biroul Judetean Buzau. Personalul din cadrul birourilor judetene desfasoara activitati privind monitorizarea proiectelor aflate in implementare precum si verificarea cheltuielilor realizate in cadrul proiectelor. Compartimentul Evaluare, Selectie si Contractare este coordonat de un Sef de compartiment aflat in subordinea Directorului DI POR si cuprinde 6 posturi de ofiter de evaluare, selectie si contractare. Compartimentul este localizat la sediul ADR SE si desfasoara urmatoarele activitati:

• primirea si inregistrarea cererilor de finantare si documentelor suport depuse de catre solicitanti, in vederea obtinerii finantarii in cadrul axelor prioritare / domeniilor majore de interventie ale POR, in conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specific;

• verificarea conformitatii administrative si a eligibilitatii cererilor de finantare depuse de catre solicitanti, in conformitate cu procedura stabilita prin manualele de proceduri specifice, pe baza criteriilor de conformitate administrativa si eligibilitate stabilite de catre AMPOR si aprobate de CMPOR, asigurand ca proiectele sunt selectate spre finantare in conformitate cu criteriile aplicabile POR;

• organizarea sesiunilor de evaluare tehnica si financiara pentru cererile de finantare si documentelor suport, asigurarea bunei desfasurari a acestora, in conformitate cu procedura specifica;

• verificarea proiectelor tehnice pentru proiectele depuse de solicitanti, in conformitate cu procedura secifica;

• realizarea de vizite la fata locului in vederea contractarii si transmiterea catre AM POR a raportului de vizita la fata locului, in conformitate cu procedura specifica;

• ca urmare a transmiterii de catre AMPOR a notificarii de incheiere a contractului de finantare a proiectelor propuse, pregatirea, intocmirea si transmiterea catre AMPOR, in original, a contractelor de finantare aferente acestor proiecte, in vederea avizarii si semnarii, in conformitate cu procedura specifica;

• notificarea solicitantilor cu privire la rezultatele fiecarei etape din procesul de evaluare, selectie si contractare;

• transmiterea catre AM POR a unui punct de vedere cu privire la contestatiile depuse de catre solicitantii de finantare, daca este solicitat in acest sens, in conformitate cu procedura specifica;

• raportarea periodica catre AM POR a stadiului evaluarii, selectiei si contractarii, in conformitate cu procedura specifica/ instructiunile AM POR;

• introducerea de date si informatii cu privire la cererile de finantare si contractele semnate, in SMIS, in conformitate cu procedura specifica;

• actionarea in sensul prevenirii neregulilor, identificarea neregulilor si completarea formularului de alerta a neregulii si transmiterea acestuia catre AM POR, in conformitate cu procedura specifica;

• arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta;

• actionarea in sensul implementarii unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului.

Compartimentul Monitorizare si Verificare Proiecte este coordonat de un sef de compartiment aflat in subordinea Directorului DI POR si este format din doua birouri: Biroul Monitorizare Proiecte si Biroul Verificare Proiecte, fiecare birou fiind coordonat de un sef de birou.

Biroul Monitorizare Proiecte este coordonat de un Sef de birou aflat in subordinea Sefului Compartimentului Monitorizare si Verificare Proiecte si cuprinde 28 posturi ofiter de monitorizare. Acest birou desfasoara urmatoarele activitati:

15

• sprijinirea beneficiarilor, prin acordarea asistenţei de specialitate, pe parcursul implementării proiectelor, cu privire la: procedurile de implementare ale proiectelor; criteriile de eligibilitate a cheltuielilor, cerintele privind informarea si publicitatea; legislatia nationala si comunitara relevanta, care trebuie respectata in derularea proiectelor, pe intreaga perioada de implementare a acestora; pastrarea documentelor referitoare la cheltuieli şi audituri, necesare pentru a se garanta o pistă de audit adecvată, pentru o perioadă de 5 ani, de la închiderea oficială sau parţială a POR;

• organizarea si participarea la intalnirile de lucru cu beneficiarii, dupa semnarea contractelor de finantare nerambursabila, in vederea informarii acestora, cu privire la procedurile de lucru specifice;

• analizarea datelor incluse in rapoartele de progres primite de la beneficiari si solicitarea de clarificari, dupa caz;

• analizarea progresului fizic al proiectelor, a gradului de realizare a indicatorilor si a obiectivelor propuse; analiza modului in care proiectele respecta prevederile contractului de finantare;

• efectuarea de vizite de monitorizare la fata locului, in vederea analizei progresului proiectului, a modului in care proiectele finantate respecta prevederile schemelor de ajutor de stat/ de minimis (acolo unde este cazul), a îndeplinirii condiţionalităţilor referitoare la teme orizontale si a conditiilor contractuale, precum si elaborarea rapoartelor de vizita de monitorizare;

• identificarea problemelor in implementarea proiectului si propunerea solutiilor pentru remedierea acestora; elaborarea recomandarilor privind procesul de monitorizare a proiectelor si supunerea spre analiza Sefului Biroului Monitorizare Proiecte; comunicarea recomandarilor formulate catre beneficiari, dupa aprobarea acestora de catre AM POR, dupa caz;

• efectuarea de vizite de monitorizare la fata locului in perioada ex-post si raportarea asupra sustenabilitatii investitiei;

• deschiderea unui dosar pentru fiecare contract de finantare aflat in gestiune, in care se vor include, in ordine cronologica, documentele prevazute de procedura interna de lucru;

• verificarea respectarii calendarului de transmitere a rapoartelor de progres; respectarea calendarului de activitati si a graficului de achizitii publice; analiza, impreuna cu beneficiarii a necesitatii modificarii acestora;

• verificarea utilizarii bunurilor (imobile/mobile) finantate in cadrul proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finantare;

• verificarea modului in care beneficiarul: - asigura resurse materiale si umane necesare implementarii proiectului; - respecta prevederile ajutorului de stat; - respecta principiul egalitatii de sanse; - pastreaza si arhiveaza documentatia referitoare la proiect; pastrarea documentelor referitoare la cheltuieli

şi audituri necesare pentru a se garanta o pistă de audit adecvată pentru o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială sau parţială a POR;

• monitorizarea calendarului de achiziţii şi a graficului de depunere a cererilor de rambursare, a notificarii privind depunerea cererii de pre-finantare; analiza, impreuna cu beneficiarii, a necesitatii modificarii acestora;

• solicitarea unui punct de vedere ofiterului de contract, cu privire la modificarea unui contract de finantare, prin notificare sau act aditional, dupa caz;

• verificarea aparitiei oricarei situatii care determina sau poate determina neeligibilitatea proiectului si a cheltuielilor realizate de catre beneficiar;

• verificarea implementarii de catre beneficiar a recomandarilor, rezultate in urma misiunilor de control/audit/monitorizare.

• monitorizarea respectarii cerinţelor privind informarea şi publicitatea, pentru fiecare proiect finantat din POR; respectarea legislatiei nationale si comunitare, relevante in derularea proiectelor, pe intreaga perioada de implementare a acestora;

• intocmirea si transmiterea catre beneficiari a notificarilor din partea AM POR, in conformitate cu procedura specifica;

• analiza cererilor de modificare a contractelor de finantare initiate de beneficiar (prin notificare sau prin act aditional); solicitarea unui punct de vedere ofiterului de contract, dupa caz;

• initierea unor propuneri de modificare a contractului de finantare, pentru proiectele monitorizate • intocmirea şi transmiterea catre AMPOR, in vederea avizării si semnării, a actelor adiţionale/notificarilor de

modificare a contractelor de finanţare, in conformitate cu procedura specifica; • identificarea riscurilor de implementare pentru fiecare proiect monitorizat si propunerea de masuri de

diminuare/ eliminare a acestora, urmarirea implementarii planului de diminuare/eliminare a riscurilor identificate;

16

• introducerea in SMIS de date si informatii, aferente activitatii desfasurate, solicitate de structura bazei de date SMIS.

• arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • actionarea, in sensul implementarii unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in

cadrul biroului. Ofiterul de monitorizare colaboreaza cu ofiterul de contract in vederea asigurarii unei monitorizari eficiente a proiectului Biroul Verificare Proiecte este coordonat de un sef de Birou aflat in subordinea Sefului Compartimentului Monitorizare si Verificare Proiecte si cuprinde 19 posturi ofiter de contract si 7 posturi ofiter achizitii. Activitatea de verificare a proiectelor se desfasoara atat la sediul ADR SE cat si in cadrul birourilor judetene. Postul de ofiter contract prevede urmatoarele activitati: • verificarea administrativa a Cererii de Rambursare si a documentelor suport (justificative) anexate la acestea,

dupa cum urmeaza: - verificarea respectarii prevederilor referitoare la procedurile de achizitii de catre beneficiar si completarea

Listelor de verificare a dosarelor de achizitie si a Raportului final de verificare a achizitiei publice; - verificarea tuturor cheltuielilor declarate de catre beneficiari daca au fost efectiv platite si respectarea

condiţiilor cu caracter general prevazute în legislaţia naţională privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale si a criteriilor de eligibilitate a cheltuielilor prevazute in legislatia specifica domeniului major de interventie in cadrul caruia a fost semnat fiecare contract de finantare nerambursabila; Verificarea corespondentei dintre cheltuielile eligibile si neeligibile declarate de beneficiar, inregistrarile contabile si documentele suport anexate la Cererea de rambursare;

- verificarea continutul documentelor financiare anexate cererii de rambursare (facturi, extrase de cont, etc); - efectuarea vizitelor pe teren (daca este cazul), in scopul verificarii pe teren a conformităţii datelor şi

informaţiilor incluse in Cererea de Rambursare cu situatia existenta la fata locului, in conformitate cu procedura specifica; verificarea conformitatii documentelor contabile pastrate cu documentele originale si a faptului ca beneficiarul pastreaza documentele privind cheltuielile si auditurile necesare; completarea Listelor de verificare a vizitei pe teren si a Raportului de vizita pe teren;

- completarea Listelor de verificare a Cererii de Rambursare; - verificarea realitatii, regularitatii si legalitatii cheltuielilor efectuate de beneficiar in implementarea

proiectelor si solicitate la rambursare si certificarea cheltuielilor eligibile acceptate la plată; - completarea formularului Cererii de Rambursare; intocmirea si semnarea Avizului Cererii de Rambursare;

stabilirea valoarii cheltuielilor eligibile acceptate la plata; elaborarea notelor privind cheltuielile declarate neeligibile/ notelor privind corectiile propuse ca urmare a verificarii cererilor de rambursare;

- urmarirea transmiterii Dosarului Cererii de Rambursare - OI POR catre AM POR in termenul stabilit de procedura interna de lucru;

- informarea beneficiarilor asupra rezultatelor verificarii Cererii de Rambursare; - realizarea verificarii pe principiul “4 ochi” a Cererilor de Rambursare repartizate;

• verificarea cererilor de pre-finantare si a documentelor suport anexate la acestea; Verificarea conditiilor de acordare a pre-finantarii; realizarea verificarii administrative a cererilor de pre-finantare si intocmirea Listelor de verificare a cererilor de pre-finantare; intocmirea si semnarea Avizului Cererii de prefinantare; Intocmirea Dosarului Cererii de Prefinantare – OI POR si transmiterea prin Secretariatul ADRSE catre AM POR in termenul stabilit de procedura interna de lucru; Informarea beneficiarilor asupra rezultatelor verificarii Cererii de Prefinantare; Realizarea verificarii pe principiul “4 ochi” a Cererilor de Pre-Finantare repartizate.

• Verificarea Cererilor de Plata transmise de catre Beneficiari si a documentelor anexate acestora, in conformitate cu procedurile interne de lucru;

• verificarea respectarii cerintelor privind informarea şi publicitatea prin verificarea existentei avizului OI POR pe materialele de promovare si publicitate elaborate de beneficiari, ale caror cheltuieli sunt solicitate la decontare, in cadrul cererilor de rambursare verificate; verificarea implementarii de catre beneficiari a recomandarilor formulate de catre ofiterii de comunicare cu privire la continutul materialelor publicitare elaborate;

17

• verificarea, pe baza procedurilor interne aplicabile, a evidenţei contabile a beneficiarilor folosind conturi analitice distincte pentru fiecare proiect, în conformitate cu legislaţia naţională financiar-contabilă;

• verificarea existenţei unui sistem operaţional de contabilitate conform prevederilor legale in vigoare care să asigure înregistrarea şi stocarea documentelor contabile pentru proiectul pe care îl implementează Beneficiarul; verificarea colectarii datelor financiare sunt colectate în vederea asigurării managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditurilor şi evaluărilor;

• verificarea înscrierii codului proiectului şi a menţiunii „Proiect finanţat prin POR” pe documentele originale, pe baza cărora se înregistrează în contabilitatea beneficiarului cheltuielile efectuate în cadrul proiectului, precum şi înscrierea menţiunii „Conform cu originalul” pe copiile documentelor suport/justificative ce însoţesc cererea de rambursare a beneficiarului;

• verificarea păstrarii pistei de audit la nivel de beneficiar (lista documentelor suport ce au stat la baza stabilirii eligibilităţii cheltuielilor, precum şi informaţia privind locul unde sunt arhivate documentele originale), pentru a se garanta o pista de audit adecvata pentru proiectele verificate;

• elaborarea unor puncte de vedere (daca se solicita) cu privire la eventualele contestatii depuse de beneficiari, ca urmare a organizarii vizitei la fata locului sau a activitatii de verificare a Cererii de Rambursare;

• solicitarea unor informatii/ documente cu privire la procesul de evaluare, selectie si contractare a unui proiect, informatii/ documente necesare in procesul de implementare a proiectului;

• elaborarea unor puncte de vedere (daca se solicita de catre ofiterul de monitorizare) cu privire la modificarea unui contract de finantare, prin notificare sau act aditional;

• identificarea riscurilor de implementare pentru fiecare proiect verificat si propunerea de masuri de diminuare/ eliminare a acestora, urmarirea planului de diminuare/eliminare a riscurilor identificate;

• introducerea in SMIS a datelor si informatiilor solicitate de structura bazei acestui sistem. • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara adecvata; • actionarea, in sensul implementarii unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in

cadrul biroului Postul de ofiter achizitii prevede urmatoarele activitatii: • verificarea achizitiilor publice, conform listelor de verificare aferente si emiterea documentului „Nota de

conformitate”, ce va cuprinde rezultatul verificarilor pe care il inregistreaza in Registrul achizitiilor publice; • efectuarea verificarilor, conform datelor furnizate de Oficiul National al Registrului Comertului, prin aplicatia

„Recom online”; • completarea, verificarea datelor si semnarea listelor de verificare a conflictului de interese; • intocmirea si semnarea listelor de verificare a achizitiilor publice; • transmiterea la AM POR in maxim 30 de zile calendaristice a Notei de Conformitate, impreuna cu dosarul

achizitiei, listele de verificare a achizitiilor publice si listele de verificare a conflictului de interese; • elaborarea unui punct de vedere (daca se solicita) cu privire la eventualele contestatii depuse de beneficiari,

ca urmare a verificarii achizitiilor publice; Biroul Relatia cu AM POR si Asistenta Tehnica prevede 2 posturi ofiter relatia cu AM POR. Biroul este localizat la sediul ADR SE si prevede urmatoarele activitati: • respectarea prevederilor Acordului Cadru pentru delegarea atributiilor privind implementarea POR 2007-

2013, incheiat cu AM POR, asigurarea legaturii cu AM POR; elaborarea rapoartelor cu privire la respectarea acestor prevederi si prezentarea spre avizare, Directorului DI POR;

• identificarea necesarului de asistenta tehnica in implementarea POR; • elaborarea de propuneri de modificare a structurii organizatorice, a manualului de proceduri sau a altor

aspecte legate de implementarea POR, in vederea respectarii prevederilor Acordului Cadru de delegare incheiat cu AM POR si prezentarea spre avizare, Directorului DI POR;

• transmiterea catre AM POR, în original, a specimenelor de semnături ale reprezentantului legal al ADR SE şi ale înlocuitorului desemnat al acestuia, Directorul Directiei Implementare POR, precum şi ale persoanelor împuternicite să semneze avizele de plată;

• asigurarea evidenţei centralizate a manualelor de proceduri, a variantelor acestora, a instrucţiunilor şi notelor emise de AM POR pentru implementarea atribuţiilor ce-i revin OI POR conform Acordului Cadru pentru delegarea atributiilor;

18

• urmarirea, elaborarea, actualizarea si asigurarea corelarii manualelor de proceduri la nivelul Directiei Implementare POR si a structurilor suport, pe baza manualelor elaborate de AM POR si transmiterea procedurilor de lucru la AM POR spre aprobare; initierea propunerilor de modificare a procedurilor interne de lucru cu parcurgerea etapelor prevazute in procedura interna de lucru;

• initierea si organizarea intalnirilor de lucru, in vederea prezentarii Instructiunilor emise de AM POR, in vederea stabilirii planurilor de actiune pentru indeplinirea cerintelor din aceste instructiuni; verificarea implementarii planului de actiune si informarea Directorul Directiei Implementare POR, cu privire la stadiul indeplinirii cerintelor (continut, actiuni intreprinse, termene de realizare etc.);

• participarea la intalnirile de lucru cu AM POR pe problematica privind managementul riscurilor, implementarea prevederilor acordului cadru de delegare;

• centralizarea nevoilor de resurse necesare pentru implementarea POR de la celelalte compartimente/ birouri, elaborarea cererilor de finantare in cadrul axei prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR in colaborare cu Biroul Gestionare financiara a Contractelor de Asistenta Tehnica si a proiectelor internationale din cadrul Directiei Economice si a Serviciului IT si Comunicare si transmiterea catre AM POR, in conformitate cu procedurile interne relevante;

• sprijinirea implementarii contractelor de finantare pentru Axa Prioritara 6 a POR; urmarirea implementarii activităţilor prevăzute in contractele de finanţare încheiate în cadrul Axei Prioritare 6 a POR si a unui management adecvat al contractelor de finantare;

• realizarea unor propuneri de modificare a acestor contracte (in ceea ce priveste aspectele tehnice ale implementarii); verificarea stadiului realizarii indicatorilor si rezultatelor prevazute in cadrul acestor contracte si elaborarea unor propuneri de modificare a acestora; centralizarea propunerilor de modificare a contractelor de finantare in cadrul acestei axe prioritare si prezentarea acestora Directorului DIPOR;

• centralizarea materialelor/documentelor furnizate de celelalte compartimente/ birouri, a informatiilor/ necesare in vederea elaborarii rapoartelor de progres aferente contractelor de finantare incheiate în cadrul axei prioritare 6 a POR;

• centralizarea datelor si elaborarea rapoartelor de progres, cu respectarea termenelor prevazute pentru aceste activitati;

• sprijinirea expertilor din cadrul Directiei Economice in elaborarea cererilor de rambursare aferente contractelor de Asistenta Tehnica;

• participarea la elaborarea termenilor de referinta/specificaţii tehnice, în vederea achiziţiei de servicii şi bunuri, prevăzute în contractele finantate in cadrul Axei Prioritare 6 a POR;

• urmarirea recepţionarii produselor, serviciilor achiziţionate în cadrul contractelor finanţate in cadrul Axei Prioritare 6 a POR şi respectarea prevederilor manualului de identitate vizuala, pentru produsele achiziţionate;

• informarea AM POR cu privire la sistemele de păstrare a documentelor, pe suport de hârtie, sau în variantă electronică, inclusiv în cazul în care intervin modificări in modul de arhivare;

• elaborarea, la solicitarea Directorului DIPOR, a urmatoarelor documente: - rapoarte cu privire la activitatea desfasurata, conform procedurilor de lucru, la solicitarea AM POR, sau a

Consiliul pentru Dezvoltare Regionala sau de catre alte organisme; - rapoarte de activitate; - materiale/ informatii destinate paginii web sau altor instrumente de comunicare.

• asigurarea prevenirii neregulilor in cadrul biroului, identificarea neregulilor si completarea formularului de alerta de nereguli, dupa caz; transmiterea acestuia catre Responsabilul de nereguli din cadrul AM POR, conform procedurii specifice.

Directia Implementare POS CCE indeplineste atributiile delegate ADR SE de catre AM POS CCE, cu privire la implementarea Programului Operational Sectorial „Cresterea Competitivitatii Economice” 2007-2013, prin Acordul Cadru de delegare de atributii privind implementarea POS CCE 2007-2013, incheiat intre Ministerul Economiei, in calitate de Autoritate de Management pentru POS CCE (AM POS CCE) si Agentia pentru Dezvoltare Regionala a Regiunii de Dezvoltare Sud-Est (ADRSE), in calitate de Organism Intermediar pentru POS CCE (OI POS CCE). Aceste atributii sunt urmatoarele:

a) de a se asigura, la nivel regional, de respectarea cerinţelor privind informarea şi publicitatea; b) de a se asigura, la nivel regional, că proiectele sunt selectate spre finanţare în conformitate cu criteriile

aplicabile POS CCE; c) de a se asigura că activitatea evaluatorilor independenţi în procesul de evaluare, respectă criteriile/

cerinţele aplicabile POS CCE;

19

d) de a asigura, la nivel regional, că în derularea proiectelor selectate spre finanţare în cadrul POS CCE respectă, pe întreaga perioadă de implementare a acestora, legislaţia naţională şi comunitară relevantă.

e) de a verifica, pentru toate proiectele finanţate în cadrul POSCCE şi implementate în regiune, că lucrările / bunurile / serviciile co-finanţate au fost efectiv executate / livrate / prestate, şi că toate cheltuielile declarate de către Beneficiari în cadrul proiectelor au fost efectiv efectuate şi respectă prevederile legislaţiei naţionale, în special legislaţia în domeniul achiziţiilor, şi a celei comunitare relevante;

f) de a se asigura că informaţiile şi datele necesare pentru managementul financiar, monitorizare, verificare, audit şi evaluare sunt colectate corespunzător pentru fiecare proiect implementat în regiune şi introduse în SMIS conform procedurii specifice;

g) de a verifica că Beneficiarii deţin o evidenţă contabilă folosind conturi analitice distincte pentru fiecare proiect, în conformitate cu legislaţia naţională financiar-contabilă;

h) de a se asigura că toate documentele referitoare la cheltuieli şi audituri, necesare pentru a se garanta o pistă de audit adecvată, pentru fiecare proiect implementat în regiune, sunt păstrate pentru o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială sau parţială a POSCCE, în conformitate cu prevederile art. 90 din Regulamentul Consiliului (CE) nr.1083/2006.

Directia Implementare POS CCE are in componenta urmatoarele structuri: Biroul Evaluare, Selectie si Contractare POS CCE, Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE, Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE, Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare, Biroul Secretariat OI POS CCE, Biroul Suport logistic OI POS CCE. Atributiile delegate de catre AM POS CCE se realizeaza in cadrul Directiei Implementare POS CCE (DI POS CCE), dupa cum urmeaza:

- atributiile prevazute la litera (a) sunt asigurate de catre Serviciul Monitorizare OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- atributiile prevazute la litera (b) si (c) sunt asigurate de Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE;

- atributiile prevazute la litera (d) sunt asigurate de Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE, Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE si de Biroul Relatia cu AM POS CCE si Asistenta Tehnica;

- atributiile prevazute la (e) sunt asigurate de Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- atributiile prevazute la litera (f) sunt asigurate de Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE, Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE, Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE si Biroul Relatia cu AM POS CCE si Asistenta Tehnica;

- atributiile prevazute la litera (g) sunt asigurate de Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- atributiile prevazute la litera (h) sunt asigurate de Serviciul Monitorizare Proiecte si Serviciul Verificare Proiecte si Biroul Relatia cu AM POS CCE si Asistenta Tehnica.

In vederea indeplinirii atributiilor delegate de catre AM POS CCE, conform prevederilor Acordului-Cadru de delegare, Directia Implementare POS CCE indeplineste urmatoarele activitati:

a) Informare şi publicitate:

- verificarea indeplinirii obligatiilor privind aplicarea de catre beneficiar a cerintelor privind informarea si publicitatea in conformitate cu reglementarile nationale/comunitare - Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- implementarea masurilor specifice AM POS CCE privind informarea si publicitatea prevazute in Planul de Comunicare pentru POS CCE – Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare;

- elaborarea calendarelor proprii de actiuni privind informarea si publicitatea, implementarea şi monitorizarea acţiunilor specifice din Planul de Comunicare pentru Axa Prioritara 1 a POS CCE - Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare;

- furnizarea de informatii potenţialilor beneficiari privind posibilitatea obtinerii finantarii proiectelor in cadrul Axei Prioritare 1 a POS CCE - Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare;

20

- furnizarea de informatii beneficiarilor cu privire la implementarea proiectelor selectate în cadrul Axei Prioritare 1 a POS CCE – Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- informarea publicului larg in privinta proiectelor implementate - Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare.

b) Pregatirea lansarii cererii de propuneri de proiecte si selectia de proiecte:

- elaborarea criteriilor de eligibilitate si selectie a proiectelor – Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE;

- realizarea ghidurilor solicitantului (cu avizul AM POS CCE) şi diseminarea acestora – Biroul Evaluare, Selectie si Contractare (elaborarea ghidurilor) si Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare (diseminarea ghidurilor);

- lansarea cererii de propuneri de proiecte - Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare; - organizarea comisiilor de evaluare si/sau a comitetului de selectie - Biroul Evaluare, Selectie si

Contractare OI POS CCE; - organizarea si realizarea procesului de evaluare si selectie a proiectelor si supunerea listei

proiectelor aprobate avizarii AM POS CCE - Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE;

- notificarea solicitantilor cu privire la rezultatele procesului de evaluare a cererilor de finantare depuse - Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE;

c) Contractarea proiectelor:

- urmare a transmiterii de catre AM POS CCE a notificarii de incheiere a contractului de finantare

a proiectelor propuse, intocmeste si transmite AM POS CCE, în original, contractele de finantare aferente acestor proiecte, în vederea avizarii/semnarii – Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE;

- intocmirea si transmiterea catre AM POS CCE, spre avizare/semnare, a actelor adiţionale la contractele de finantare – Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE;

- pregatirea semnarii Contractului de Finantare - Axa prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE – Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare.

d) Monitorizarea:

- culegerea de informatii si redactarea sectiunii relevante Axei Prioritare 1 din cadrul POS CCE pentru rapoartele anuale de implementare – Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE;

- culegerea de informatii si redactarea sectiunii relevante Axei Prioritare 1 din cadrul POS CCE pentru raportul final de implementare – Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE;

- monitorizarea proiectelor: monitorizarea rezultatelor şi a obiectivelor, definirea indicatorilor de monitorizare, colectarea informatiilor, intocmirea rapoartelor de monitorizare pentru Axa Prioritara 1 – Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE;

- monitorizarea ajutoarelor de stat si raportarea acestora – Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE.

e) Management financiar si control:

- realizarea de verificari administrative de 100% conform art. 13 din Regulamentul Comisiei 1828/2006 – Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- organizarea de verificari „la faţa locului”, in conformitate cu art. 13 din Regulamentul Comisiei 1828/2006 - Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- emiterea centralizatorului cererilor de plată la nivel de Axa prioritara/domeniu/proiect, insotite de declaratia de conformitate, listele de verificare aferente precum si de alte documente - Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- mentinerea pistei de audit la nivel de OIPOSCCE – Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE, Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE, Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE si Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare OI POS CCE;

21

- verificarea mentinerii pistei de audit la nivel de beneficiar – Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- verificarea mentinerii la nivelul beneficiarilor a unui sistem de evidentiere contabila distincta sau a unui sistem de codificare adecvat pentru operaţiunile finantate din Fondurile Structurale aferente Axei Prioritare 1 – Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- realizarea de previziuni trimestriale sau lunare cu privire la contractari si plati pentru Axa Prioritara 1 si transmiterea acestora catre AM POS CCE – Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE, Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- elaborarea, actualizarea si transmiterea catre AM POS CCE, in conformitate cu termenele stabilite, a unui tabel financiar al axei prioritare gestionate, care sa reflecte valoarea în lei a tabelului financiar cuprinzand alocarile în euro (cuprins în Documentul Cadrul de Implementare), la nivel de axa prioritara şi domeniu major de interventie. Actualizarea tabelului se face la orice modificări intervenite în cadrul POS CCE, precum si la schimbarea ratei de schimb folosită de Autoritatea de Certificare si Plata pentru efectuarea schimbului valutar. OI POS CCE, prin Biroul Evaluare, Selectie si Contractare, are obligatia sa se asigure, în activitatea de contractare, ca valoarea contractelor nu depaseşte alocarile (totale) prevazute în ultima varianta a tabelelor financiare în lei, cu excepţia cazului în care supra-contractarea a fost agreata anterior – Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE, Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE, Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE.

f) Nereguli

- detectarea neregulilor de la nivelul beneficiarilor – Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- raportarea catre AM POS CCE a neregulilor de la nivelul beneficiarilor - Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- prevenirea şi corectarea neregulilor la nivelul beneficiarilor - Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- daca, în procesul de verificare a progresului tehnic si financiar al proiectelor, se constata incalcari ale prevederilor contractelor de finantare si/sau ale legislatiei nationale si comunitare aplicabile, transmite AM POS CCE propuneri de reziliere a contractelor în cauza sau de aplicare de corectii financiare, conform prevederilor legale şi a procedurilor interne aplicabile – Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE si Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- verificarea conflictului de interse si verificarea achizitiilor beneficiarilor privati conform Ordinului nr. 1050/2012, conform listelor de verificare prevăzute în proceduri – Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE;

- sprijinirea AM POS CCE, la solicitarea acesteia, în procesul de recuperare a debitelor, conform procedurii interne aplicabile – Oficiul Juridic din cadrul ADRSE.

Biroul Evaluare, Selectie si Contractare OI POS CCE se afla in subordinea Directorului Directiei Implementare POS CCE si cuprinde un numar de 4 de posturi de ofiter de evaluare, selectie si contractare. In cadrul biroului, se desfasoara urmatoarele activitati:

• primirea si inregistrarea cererilor de finantare si documentelor suport depuse de catre solicitanti, in vederea obtinerii finantarii in cadrul POS CCE, in conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specifice;

• verificarea conformitatii administrative si a eligibilitatii cererilor de finantare depuse de catre solicitanti, in conformitate cu procedura stabilita prin manualele de proceduri specifice, pe baza criteriilor de conformitate administrativa si eligibilitate stabilite de catre AM POS CCE si aprobate de Comitetul de Monitorizare POS CCE, asigurand ca proiectele sunt selectate spre finantare in conformitate cu criteriile aplicabile POS CCE;

• organizarea sesiunilor de evaluare tehnica si financiara pentru cererile de finantare si documentele suport, asigurarea bunei desfasurari a acestora, in conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specifice;

• realizarea de vizite la fata locului in vederea contractarii si transmiterea catre AM POS CCE a raportului de vizita la fata locului in conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specifice;

22

• transmiterea catre AM POS CCE, spre avizare, a listei cu proiectele propuse spre finantare; • ca urmare a transmiterii de catre AM POS CCE a notificarii de incheiere a contractului de finantare a

proiectelor propuse, pregatirea, intocmirea si transmiterea catre AM POS CCE, in original, a contractelor de finantare aferente acestor proiecte, in vederea avizarii si semnarii, in conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specifice;

• notificarea solicitantilor cu privire la rezultatele fiecarei etape din procesul de evaluare, selectie si contractare;

• transmiterea catre AM POS CCE a unui punct de vedere cu privire la contestatiile depuse de catre solicitantii de finantare, daca este solicitat in acest sens, in conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specifice;

• raportarea periodica catre AM POS CCE a stadiului evaluarii, selectiei si contractarii, in conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specifice si a instructiunilor AM POS CCE;

• realizarea de previziuni trimestriale sau lunare cu privire la stadiul contractarii la nivel regional si transmiterea acestora catre AM POS CCE;

• elaborarea si transmiterea spre avizare AM POS CCE a criteriilor de eligibilitate si selectie a proiectelor;

• realizarea Ghidurilor Solicitantului, cu avizul AM POS CCE; • elaborarea si transmiterea spre avizare AM POS CCE a schemelor de ajutor de stat aferente Axei

Prioritare 1 – daca este cazul; • introducerea de date si informatii cu privire la cererile de finantare si contractele semnate, in SMIS, in

conformitate cu procedura stabilita prin manualul de proceduri specifice; • mentinerea pistei de audit la nivel de birou; • actionarea in sensul prevenirii neregulilor, identificarea neregulilor si completarea formularului de

alerta a neregulii si transmiterea acestuia in conformitate cu manualul de proceduri specific; • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara

relevanta; • actionarea in sensul implementarii unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor

desfasurate in cadrul biroului. Serviciul Monitorizare Proiecte OI POS CCE cuprinde un numar de 8 posturi, dintre care 1 post sef de Serviciu si 7 posturi manager de proiect. Acest serviciu desfasoara urmatoarele activitati: • sprijinirea beneficiarilor prin acordarea asistenţei de specialitate pe parcursul implementării proiectelor cu

privire la urmatoarele: procedurile de implementare ale proiectelor; criteriile de eligibilitate a cheltuielilor, cerintele privind informarea si publicitatea; legislatia nationala si comunitara relevanta ce trebuie respectata in derularea proiectelor pe intreaga perioada de implementare a acestora; pastrarea documentelor referitoare la cheltuieli şi audituri necesare pentru a se garanta o pistă de audit adecvată pentru o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială sau parţială a POS CCE;

• organizarea si participarea la intalnirile de lucru cu beneficiarii, dupa semnarea contractelor de finantare nerambursabila, in vederea informarii acestora cu privire la procedurile de implementare;

• analizarea datelor incluse in rapoartele de progres primite de la beneficiari, solicitarea clarificarilor cu privire la continutul acestora, in cazul in care se considera necesar;

• analizarea progresului fizic al proiectelor, a gradului de realizare a indicatorilor si a obiectivelor propuse; analizarea modului in care proiectele respecta prevederile contractului de finantare;

• efectuarea de vizite la fata locului, in vederea analizei progresului proiectului, a modului in care proiectele finantate respecta prevederile schemelor de ajutor de stat/ de minimis (acolo unde este cazul), a îndeplinirii condiţionalităţilor referitoare la teme orizontale si a conditiilor contractuale si elaborarea rapoartelor de vizita la fata locului;

• identificarea problemelor in implementarea proiectului si propunerea solutiilor de remediere; elaborarea recomandarilor privind procesul de monitorizare a proiectelor si supunerea spre analiza Sefului Serviciului Monitorizare Proiecte; comunicarea recomandarilor formulate catre beneficiari, dupa aprobarea acestora de catre AM POS CCE, daca este cazul;

• solicitarea (daca se considera necesar) de informatii/ documente cu privire la procesul de evaluare, selectie si contractare a unui proiect, informatii/ documente necesare in procesul de implementare a proiectului;

23

• efectuarea de vizite la fata locului, in perioada ex-post si raportarea asupra sustenabilitatii investitiei; • deschiderea unui dosar pentru fiecare contract de finantare, aflat in gestiune, in care se vor include, in ordine

cronologica, documentele prevazute de procedura interna de lucru; • verificarea respectarii calendarului de transmitere a rapoartelor de progres; respectarea calendarului de

activitati si a graficului de achizitii publice; analizarea impreuna cu beneficiarii a necesitatii modificarii acestora;

• verificarea utilizarii bunurilor (imobile/mobile) finantate in cadrul proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finantare;

• verificarea modului in care beneficiarul: - asigura resurse materiale si umane necesare implementarii proiectului; - respecta prevederile ajutorului de stat; - respecta principiul egalitatii de sanse; - pastreaza si arhiveaza documentatia referitoare la proiect; pastrarea documentelor referitoare la cheltuieli

şi audituri necesare pentru a se garanta o pistă de audit adecvată pentru o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială sau parţială a POS CCE;

• monitorizarea calendarului de achiziţii şi a graficului de depunere a cererilor de rambursare, notificarea privind depunerea cererii de pre-finantare, intocmite de catre beneficiari; analizarea impreuna cu beneficiarii a necesitatii modificarii acestora;

• solicitarea unui punct de vedere ofiterului de contract, cu privire la modificarea unui contract de finantare, prin notificare sau act aditional, dupa caz;

• verificarea aparitiei oricarei situatii care determina sau poate determina neeligibilitatea proiectului si a cheltuielilor realizate de catre beneficiar;

• verificarea implementarii de catre beneficiar a recomandarilor rezultate in urma misiunilor de control/audit/monitorizare;

• monitorizarea respectarii cerinţelor privind informarea şi publicitatea, pentru fiecare proiect finantat din POS CCE; respectarea legislatiei nationale si comunitare relevanta in derularea proiectelor pe intreaga perioada de implementare a acestora;

• intocmirea si transmiterea catre beneficiari a notificarilor prevazute in procedurile de lucru; • analizarea cererilor de modificare a contractelor de finantare, initiate de catre beneficiar (prin notificare sau

prin act aditional) si solicitarea unui punct de vedere cu privire la modificarile solicitate, ofiterului de contract, dupa caz;

• intocmirea şi transmiterea catre AM POS CCE, in vederea avizării si semnării, a actelor adiţionale/notificarilor de modificare a contractelor de finanţare;

• initierea unor propuneri de modificare a contractului de finantare pentru proiectele monitorizate; • identificarea riscurilor de implementare pentru fiecare proiect monitorizat si propunerea de masuri de

diminuare/ eliminare a acestora, urmarirea implementarii planului de diminuare/eliminare a riscurilor identificate;

• daca, în procesul de verificare a progresului tehnic si financiar al proiectelor, se constata incalcari ale prevederilor contractelor de finantare si/sau ale legislatiei nationale si comunitare aplicabile, transmiterea catre AM POS CCE a propunerilor de reziliere a contractelor în cauza sau de aplicare de corectii financiare, conform prevederilor legale şi a procedurilor interne aplicabile;

• culegerea de informatii si redactarea sectiunii relevante Axei Prioritare 1 din cadrul POS CCE pentru rapoartele anuale de implementare;

• culegerea de informaţii şi redactarea sectiunii relevante Axei Prioritare 1 din cadrul POS CCE pentru raportul final de implementare;

• monitorizarea proiectelor, respectiv monitorizarea rezultatelor şi a obiectivelor, definirea indicatorilor de monitorizare, colectarea informatiilor, intocmirea rapoartelor de monitorizare pentru Axa Prioritara 1;

• monitorizarea ajutoarelor de stat si raportarea acestora catre AM POS CCE; • mentinerea pistei de audit la nivel de Serviciu; • asigurarea prevenirii neregulilor, identificarea neregulilor si completarea formularului de alerta de nereguli,

daca este cazul si transmiterea catre Responsabilul de nereguli din cadrul AM POS CCE; • introducerea in SMIS de date si informatii, aferente activitatii desfasurate, solicitate de structura bazei de date

SMIS. Ofiterul de monitorizare colaboreaza cu ofiterul de contract in vederea asigurarii unei monitorizari eficiente a proiectului.

24

In cadrul Serviciului Monitorizare Proiecte, se desemneaza un manager de proiect, care va indeplini urmatoarele activitati specifice, cu privire la utilizarea Sistemului Integrat de Management al Informatiei (SMIS): • asigurarea suportului tehnic si a consultantei de specialitate pentru personalul DI POS CCE si al structurilor

suport pentru activitatea de implementare POS CCE, in vederea solutionarii problemelor specifice si cu privire la utilizarea programului SMIS si introducerea de date in acesta;

• asigurarea interfatei intre diferitele compartimente ale DI POS CCE si Coordonatorul SMIS pentru AM POS CCE, respectiv Grupul de Lucru SMIS si Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, in sensul colectarii si diseminarii informatiilor pentru a se asigura transpunerea necesitatilor specifice in SMIS, putand organiza, in acest scop, echipe de lucru temporare cu reprezentanti ai directiilor/compartimentelor din structura DI POS CCE

• asigurarea formarii initiale a personalului OI POS CCE care utilizeaza SMIS; • avizarea solicitarilor de acces in SMIS ale persoanelor din cadrul OI POS CCE, vericand datele personale ale

solicitantului (telefon, fax, e-mail etc.) si profilele cerute, asigurand corelarea dintre atributiile solicitantului si profile, cu respectarea procedurilor de gestionare a drepturilor de acces elaborate de ACIS;

• asigurarea impreuna cu personalul de conducere din cadrul DI POS CCE a monitorizarii acuratetei, disponibilitatii, integritatii si nivelului de completare a datelor aferente POS CCE 2007-2013, introduse in SMIS, la nivelul OI POS CCE;

• asigurarea informarii ACIS cu privire la necesitatea actualizarii datelor personale sau / si a profilelor utilizatorilor SMIS din cadrul OI POS CCE, cu respectarea procedurilor de gestionare a drepturilor de acces elaborate de ACIS;

• asigurarea informarii ACIS cu privire la necesitatea revocarii accesului utilizatorilor SMIS din cadrul OI POS CCE, cu respectarea procedurilor de gestionare a drepturilor de acces elaborate de ACIS;

• avizarea formularului de solicitare a unei noi parole de catre utilizatorii SMIS din cadrul OI POS CCE; • asigurarea raportarii prompte catre ACIS a incidentelor privind securitatea sistemului, cum ar fi

compromiterea unei parole de acces, stergerea necorespunzatoare de date, continuarea accesarii sistemului de catre persoane care nu mai sunt indreptatite sa il foloseasca, utilizarea contului de acces al unei peroane de catre o alta persoana;

• contributia la corelarea procedurilor interne ale OI POS CCE cu procedurile de utilizare a SMIS • asigurarea functiei de help-desk pentru personalul OI POS CCE utilizeaza SMIS, conform prevederilor

procedurilor specifice Help- Desk; • participarea la sesiunile de formare a formatorilor pentru SMIS; • intretinerea retelei intranet cu AM POS CCE si asigurarea transferului de date catre AM POS CCE; • acordarea de asistenta tehnica de specialitate pentru arhivarea pe suport electronic a documentelor aferente

activitatii de implementare a POS CCE la nivel regional. Serviciul Verificare Proiecte OI POS CCE cuprinde un numar de 8 posturi, dintre care 1 post sef Serviciu si 7 posturi ofiter de contract. Postul de ofiter de contract cuprinde urmatoarele atributii: • Efectuarea verificarii administrative de 100% a Cererilor de Rambursare si a documentelor suport

(justificative) anexate la acestea, dupa cum urmeaza: - verificarea respectarii prevederilor referitoare la procedurile de achizitii de catre beneficiar si completarea

Listelor de verificare a dosarelor de achizitie si a Raportului final de verificare a achizitiei publice; - verificarea tuturor cheltuielilor declarate de catre beneficiari, respectiv daca acestea au fost efectiv platite si

respecta condiţiile cu caracter general prevazute în legislaţia naţională privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor, efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale si a criteriilor de eligibilitate a cheltuielilor, prevazute in legislatia specifica domeniului major de interventie, in cadrul caruia a fost semnat fiecare contract de finantare nerambursabila; Verificarea corespondentei dintre cheltuielile eligibile si neeligibile declarate de beneficiar, inregistrarile contabile si documentele suport anexate la Cererea de rambursare;

- verificarea continutul documentelor financiare anexate cererii de rambursare (facturi, extrase de cont, etc); - efectuarea vizitelor pe teren (daca este cazul), in scopul verificarii pe teren a conformităţii datelor şi

informaţiilor incluse in Cererea de Rambursare cu situatia existenta la fata locului, in conformitate cu procedura relevanta; verificarea conformitatii documentelor contabile pastrate cu documentele originale si a faptului ca beneficiarul pastreaza documentele privind cheltuielile si auditurile necesare; completarea Listelor de verificare a vizitei pe teren si a Raportului de vizita pe teren;

- completarea Listelor de verificare a Cererii de Rambursare;

25

- verificarea realitatii, regularitatii si legalitatii cheltuielilor efectuate de beneficiar in implementarea proiectelor si solicitate la rambursare si certificarea cheltuielilor eligibile acceptate la plată;

- completarea formularului Cererii de Rambursare; intocmirea si semnarea Avizului Cererii de Rambursare; stabilirea valoarii cheltuielilor eligibile acceptate la plata; elaborarea notelor privind cheltuielile declarate neeligibile/ notelor privind corectiile propuse, ca urmare a verificarii cererilor de rambursare;

- urmarirea transmiterii Dosarului Cererii de Rambursare - OI POS CCE catre AM POS CCE in termenul stabilit de procedura specifica;

- informarea beneficiarilor asupra rezultatelor verificarii Cererii de Rambursare; - realizarea verificarii pe principiul “4 ochi” a Cererilor de Rambursare repartizate;

• verificarea cererilor de pre-finantare si a documentelor suport, anexate la acestea; Verificarea conditiilor de acordare a pre-finantarii; realizarea verificarii administrative a cererilor de pre-finantare si intocmirea Listelor de verificare a cererilor de pre-finantare; intocmirea si semnarea Avizului Cererii de prefinantare; Intocmirea Dosarului Cererii de Prefinantare – OI POS CCE si transmiterea catre AM POS CCE in termenul stabilit de procedura interna de lucru; Informarea beneficiarilor asupra rezultatelor verificarii Cererii de Prefinantare; Realizarea verificarii pe principiul “4 ochi” a Cererilor de Pre-Finantare repartizate;

• verificarea respectarii cerintelor privind informarea şi publicitatea prin verificarea existentei avizului OI POS CCE pe materialele de promovare si publicitate elaborate de beneficiari, ale caror cheltuieli sunt solicitate la decontare, in cadrul cererilor de rambursare verificate; verificarea implementarii de catre beneficiari a recomandarilor formulate de catre ofiterii de comunicare cu privire la continutul materialelor publicitare elaborate;

• verificarea, pe baza procedurilor interne aplicabile, a evidenţei contabile a beneficiarilor folosind conturi analitice, distincte pentru fiecare proiect, în conformitate cu legislaţia naţională financiar-contabilă;

• verificarea existenţei unui sistem operaţional de contabilitate conform prevederilor legale in vigoare, care să asigure înregistrarea şi stocarea documentelor contabile pentru proiectul pe care îl implementează Beneficiarul; verificarea colectarii datelor financiare, în vederea asigurării managementului financiar, monitorizării, verificărilor, auditurilor şi evaluărilor;

• verificarea înscrierii codului proiectului şi a menţiunii „Proiect finanţat prin POS CCE” pe documentele originale, pe baza cărora se înregistrează în contabilitatea beneficiarului cheltuielile efectuate în cadrul proiectului, precum şi înscrierea menţiunii „Conform cu originalul” pe copiile documentelor suport/justificative ce însoţesc cererea de rambursare a beneficiarului;

• verificarea păstrarii pistei de audit la nivel de beneficiar (lista documentelor suport ce au stat la baza stabilirii eligibilităţii cheltuielilor, precum şi informaţia privind locul unde sunt arhivate documentele originale), pentru a se garanta o pista de audit adecvata pentru proiectele verificate;

• elaborarea unor puncte de vedere (daca se solicita) cu privire la eventualele contestatii depuse de beneficiari, ca urmare a organizarii vizitei la fata locului, sau a activitatii de verificare a Cererii de Rambursare;

• solicitarea unor informatii/ documente cu privire la procesul de evaluare, selectie si contractare a unui proiect, informatii/ documente necesare in procesul de implementare a proiectului;

• elaborarea unor puncte de vedere (daca se solicita de catre ofiterul de monitorizare) cu privire la modificarea unui contract de finantare, prin notificare sau act aditional;

• identificarea riscurilor de implementare pentru fiecare proiect verificat si propunerea de masuri de diminuare/ eliminare a acestora, urmarirea planului de diminuare/eliminare a riscurilor identificate;

• verificarea achizitiilor publice conform listelor de verificare aferente si emiterea documentului „Nota de conformitate” ce va cuprinde rezultatul verificarilor pe care il inregistreaza in Registrul achizitiilor publice;

• efectuarea verificarilor conform datelor furnizate de Oficiul National al Registrului Comertului, prin aplicatia „Recom online”;

• completarea, verificarea datelor si semnarea listelor de verificare a conflictului de interese; • intocmirea si semnarea listelor de verificare a achizitiilor publice; • transmiterea catre AM POS CCE a Notei de Conformitate, impreuna cu dosarul achizitiei, listele de

verificare a achizitiilor publice si listele de verificare a conflictului de interese; • elaborarea unui punct de vedere (daca se solicita) cu privire la eventualele contestatii, depuse de beneficiari,

ca urmare a verificarii achizitiilor publice; • daca, în procesul de verificare a progresului tehnic si financiar al proiectelor, se constata incalcari ale

prevederilor contractelor de finantare si/sau ale legislatiei nationale si comunitare aplicabile, transmiterea catre AM POS CCE a propunerilor de reziliere a contractelor în cauza sau de aplicare de corectii financiare, conform prevederilor legale şi a procedurilor interne aplicabile;

• asigurarea prevenirii neregulilor, identificarea neregulilor si completarea formularului de alerta de nereguli, daca este cazul si transmiterea catre Responsabilul de nereguli din cadrul AM POS CCE;

26

• introducerea in SMIS a datelor si informatiilor solicitate de structura bazei acestui sistem. Biroul Relatia cu AM POS CCE si Comunicare are in componenta un numar de 2 posturi, respectiv 1 post ofiter relatia cu AM POS CCE si 1 post ofiter de comunicare. Postul de Ofiter pentru relatia cu AM POS CCE prevede urmatoarele activitati:

• respectarea prevederilor Acordului Cadru de delegare incheiat cu AM POS CCE, asigurarea legaturii cu AM POS CCE; elaborarea rapoartelor cu privire la respectarea acestor prevederi si prezentarea acestora spre avizare, Directorului DI POS CCE;

• identificarea necesarului de asistenta tehnica in implementarea POS CCE; • elaborarea de propuneri de modificare a structurii organizatorice, a manualului de proceduri sau a altor

aspecte legate de implementarea POS CCE, in vederea respectarii prevederilor Acordului Cadru de delegare, incheiat cu AM POS CCE si prezentarea spre avizare Directorului DI POS CCE;

• transmiterea catre AM POS CCE, în original, a specimenelor de semnături ale reprezentantului legal al ADR SE şi înlocuitorului desemnat al acestuia, Directorul DI POS CCE, precum şi ale persoanelor împuternicite să semneze avizele de plată;

• asigurarea evidenţei centralizate a manualelor de proceduri, a variantelor acestora, a Instrucţiunilor şi Notelor emise de AM POS CCE pentru implementarea atribuţiilor ce-i revin OI POS CCE, conform Acordului Cadru pentru delegarea atributiilor;

• urmarirea, elaborarea, actualizarea si asigurarea corelarii manualelor de proceduri la nivelul Directiei Implementare POS CCE si a serviciilor suport, pe baza manualelor elaborate de AM POS CCE si transmiterea procedurilor de lucru la AM POS CCE spre aprobare; initierea propunerilor de modificare a procedurilor interne de lucru cu parcurgerea etapelor prevazute in procedura interna de lucru;

• initierea si organizarea intalnirilor de lucru in vederea prezentarii Instructiunilor emise de AM POS CCE, in vederea stabilirii planurilor de actiune pentru indeplinirea cerintelor din aceste instructiuni; verificarea implementarii planului de actiune si informarea Directorul DI POS CCE cu privire la stadiul indeplinirii cerintelor (continut, actiuni intreprinse, termene de realizare etc.);

• participarea la intalnirile de lucru cu AM POS CCE pe problematica privind managementul riscurilor in implementarea prevederilor Acordului Cadru de delegare;

• centralizarea nevoilor de resurse necesare pentru implementarea POS CCE de la celelalte compartimente/ birouri;

• elaborarea cererilor de finantare in cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE, in colaborare cu Biroul Gestionare financiara a Contractelor de Asistenta Tehnica si a proiectelor internationale din cadrul Directiei Economice si transmiterea catre AM POS CCE, in conformitate cu procedura specifica;

• sprijinirea implementarii contractelor finantate in cadrul Axei Prioritare 5 a POS CCE; urmarirea implementarii activităţilor si a unui management adecvat al contractelor de finantare;

• realizarea unor propuneri de modificare a acestor contracte (in ceea ce privesc aspectele tehnice ale implementarii); verificarea stadiului realizarii indicatorilor si rezultatelor prevazute in cadrul acestor contracte si elaborarea unor propuneri fundamentate de modificare a acestora;

• centralizarea materialelor/documentelor furnizate de celelalte compartimente/ birouri, a informatiilor necesare in vederea elaborarii rapoartelor de progres aferente contractelor de finantare incheiate în cadrul Axei Prioritare 5 a POS CCE;

• centralizarea datelor si elaborarea rapoartelor de progres, cu respectarea termenelor prevazute pentru aceste activitati;

• sprijinirea expertilor din cadrul Directiei Economice, in elaborarea cererilor de rambursare aferente contractelor de Asistenta Tehnica;

• participarea la elaborarea termenilor de referinta/specificaţii tehnice în vederea achiziţiei de servicii şi bunuri, prevăzute în contractele finantate in cadrul Axei Prioritare 5 a POS CCE;

• urmarirea recepţionarii produselor, serviciilor achiziţionate în cadrul contractelor finantate in cadrul Axei Prioritare 5 a POS CCE şi respectarea prevederilor manualului de identitate vizuala pentru produsele achiziţionate;

• informarea AM POS CCE referitor la sistemele de păstrare a documentelor, pe suport de hârtie, respectiv în variantă electronică, inclusiv în cazul în care intervin modificări la modul de arhivare;

• furnizarea informatiilor sau elaborarea (la solicitarea Directorului DI POS CCE), urmatoarelor documente:

27

- rapoarte cu privire la activitatea desfasurata: cele prevazute de procedurile de lucru, cele solicitate de AM POS CCE, Consiliul pentru Dezvoltare Regionala sau de catre alte organisme; - rapoartelor de activitate; - materiale de promovare/ informatii destinate paginii web sau alte instrumente de comunicare; • implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor, completarea formularului de alerta a

neregulii si transmiterea acestuia, in conformitate cu procedura de lucru specifica; • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor, asociate activitatilor desfasurate in cadrul biroului.

Postul de ofiter de comunicare prevede urmatoarele activitati: • elaborarea, in conformitate cu Planul de Comunicare al POS CCE la nivel national, a Planului de Comunicare al POS CCE la nivelul Regiunii de Dezvoltare Sud-Est si transmiterea catre AM POS CCE spre avizare, dupa avizarea acestuia de catre Directorul Directiei Implementare POS CCE si aprobarea acestuia de catre Directorul General al ADR SE; • implementarea, la nivel regional, a Planului de Comunicare al POS CCE la nivelul Regiunii de Dezvoltare Sud-Est, plan avizat de AM POS CCE; elaborarea si implementarea Planului Anual de Actiuni pentru implementarea POS CCE; elaborarea rapoartelor periodice cu privire la implementarea acestui plan; supunerea rapoartelor spre avizare Directorului Directiei Implementare POS CCE si spre aprobare Directorului General al ADR SE si transmiterea acestora catre AM POS CCE, in conformitate cu procedura de lucru specifica; • asigurarea informarii publice asupra activitatii ADR SE, in calitate de Organism Intermediar pentru POS CCE; • asigurarea informarii interne si institutionale, cu privre la activitatea ADR SE, in calitate de Organism Intermediar pentru POS CCE; • promovarea lansarii la nivel regional a cererilor de proiecte, cu depunere continua sau cu termen limita, dupa caz, conform calendarului de activitati agreat cu AM POS CCE, asigurand publicitatea adecvata; • organizarea evenimentelor de informare prevazute in Planul de Comunicare al POS CCE la nivelul Regiunii de Dezvoltare Sud-Est; • realizarea si monitorizarea campaniilor media de promovare a POS CCE (spoturi radio, editoriale presa scrisa, participarea la emisiuni radio si TV) cu avizarea Directorului Directiei Implementare POS CCE si aprobarea Directorului General al ADR SE; • asigurarea gestionarii relatiei cu mass-media in vederea promovarii POS CCE, prin instrumente specifice: organizarea conferintelor si evenimentelor de presa, redactarea si transmiterea comunicatelor si informatiilor de presa, transmiterea de raspunsuri la solicitarile de informatii ale presei, orice alte activitati de comunicare specifice mentinerii si promovarii POS CCE prin intermediul mass-mediei, cu avizarea Directorului DI POS CCE si cu aprobarea Directorului General al ADR SE; • elaborarea si asigurarea realizarii materialelor de informare tiparite sau electronice (brosuri, pliante, afise, ghiduri, etc) si supunerea materialelor spre avizare Directorului Directiei Implementare POS CCE si spre aprobare Directorului General al ADR SE, inaintea producerii si difuzarii acestora; • avizarea materialelor de comunicare si informare elaborate de beneficiari, in conformitate cu prevederile Manualului de Indetitate Vizuala a POR; • participarea la elaborarea de specificatii tehnice necesare achizitionarii tuturor produselor, serviciilor sau instrumentelor de comunicare, necesare aducerii la indeplinire a obiectivelor propuse prin planul regional de comunicare al POS CCE; • elaborarea documentatiei prevazute in procedurile interne de lucru cu privire la publicarea de materiale pe site-ul ADR SE si propunerea spre avizare Directorului DI POS CCE si spre aprobare Directorului General al ADR SE; • oferirea de informatii generale cu privire la fondurile structurale si indeosebi cu privire la POS CCE 2007-2013 (regulamente, cadru institutional, continutul ghidurilor solicitantului etc); • elaborarea raspunsurilor la intrebarile privind oportunitatile de finantare din cadrul POS CCE 2007-2013; • oferirea de informatii despre oportunitatile de finantare, formatul si continutul cererilor de finantare, a criteriilor de selectie, a procedurilor care trebuie urmate precum si a regulilor de publicitate si vizibilitate; • elaborarea notificarilor potentialilor aplicanti cu privire la modificarile/ completarile/ notele emise de catre AM POS CCE; elaborarea notificarii catre AM POS CCE cu privire la aceste activitati; • colaborarea cu expertii din cadrul DI POS CCE in vederea obtinerii de sprijin pentru solutionarea solicitarilor primite, in cazul in care solicitarea excede competenta sa;

28

• participarea la realizarea rapoartelor trimestriale de activitate si a rapoatelor de progres in cadrul contractelor de asistenta tehnica finantate din Axa 5 a POS CCE, prin furnizarea informatiilor privind activitatea de informare; • completarea Registrului solicitarilor in conformitate cu procedurile interne de lucru; • indrumarea potentialilor aplicanti cu privire la procedurile administrative care trebuie urmate in scopul obtinerii avizelor si/sau aprobarilor ce constituie anexe ale cererilor de finantare; • elaborarea Raportului general privind activitatea de informare desfasurata de OI POS CCE; • implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor, completarea formularului de alerta a neregulii si transmiterea acestuia in conformitate cu procedura de lucru specifica; • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul biroului. Biroul Secretariat OI POS CCE cuprinde un post secretara. In cadrul acestui birou, se desfasoara urmatoarele activitati:

• primirea, inregistrarea si distribuirea corespondentei; • transmiterea in timp util a documentelor catre alte institutii; • intocmirea si gestionarea agendei cu numerele de telefon; • preluarea notelor telefonice sau fax si punerea acestora la dispozitia Directorului General ADRSE si

Directorului Directiei Implementare POS CCE; • sistematizarea, clasarea, si arhivarea documentelor astfel incat sa se poata furniza operativ orice

informatie solicitata; • asigurarea sprijinului logistic pentru organizarea seminariilor, intalnirilor de lucru, conferintelor de presa,

etc; • multiplicarea documentelor necesare pentru desfasurarea activitatii de evaluare, selectie, contractare a

proiectelor depuse in cadrul POS CCE; • securitatea stampilelor incredintate si pastrarea secretului corespondentei; • pastrarea in bune conditii a registrelor de intrare si iesire a corespondentei zilnice; • implementarea procedurii de prevenire, identificare a neregulilor si completarea formularului de alerta a

neregulii si transmiterea acestuia in conformitate cu procedura specifica; • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul

compartimentului. Biroul Suport Logistic OI POS CCE cuprinde 3 posturi, respectiv 2 posturi conducator auto si 1 post lucrator in servicii suport in domeniul administrativ. Postul de conducator auto prevede urmatoarele activitati:

• efectuarea de activitati de transport a personalului Directiei Implementare POS CCE cu autoturismul aflat in dotare, cu aprobarea Directorului General al ADR SE;

• intretinerea autoturismul aflat in gestiunea sa;

• raspunderea fata de exploatarea autovehiculului in conformitate cu instructinule prevazute in cartea tehnica a acestuia.

• verificarea starii tehnice a autovehicului , atat la plecare cat si la sosirea din cursa, inclusiv a anvelopelor.

• pastrarea certificatului de inmatriculare si a actelor masinii in conditii corespunzatoare si prezentarea la cerere organelor de control; asigurarea valabilitatii documentelor autoturismului aflat in gestiunea sa.

• solicitarea realizarii reviziilor tehnice/reparatiilor la unitati specializate prin intocmirea unui referat de necesitate ce va fi inaintat spre aprobare Directorului General al ADR SE si Directorului Economic.

• solicitarea achizitionarii de carburanti in functie de programarea deplasarilor in urmatoarea perioada.

• intocmirea foilor de parcurs in termen de maxim doua zile de la efectuarea deplasarii.

• predarea foilor de parcurs intocmite, pana pe data de 3 a fiecarei luni, pentru luna anterioara la Directia Economica, Biroul Suport Logistic, pentru verificarea concordantei cu datele inscrise in ordinele de deplasare, apoi catre Directorul General al ADR SE pentru aprobare. Dupa aprobarea Directorului General

29

al ADR SE, conducatorul auto preda foile de parcurs intocmite pentru luna anterioara catre persoana desemnata sa calculeze consumul de carburanti;

• raspunderea pentru carnetul cu bonuri valorice/cardul pentru combustibil pe care il primeste de la Biroul Suport Logistic al ADR SE;

• gestionarea combustibilului si raspunderea pentru acesta;

• predarea catre gestionar, pana in data de 5 a fiecarei luni, a cotoarelor bonurilor valorice alimentate in luna anterioara, stampilate la statiile de alimentare carburanti.

Postul de lucrator in servicii suport in domeniul administrativ prevede urmatoarele activitati: • planificarea, organizarea si distribuirea materialelor si accesoriilor necesare desfasurarii activitatii de

implementare a POS CCE; • supravegherea si controlul personalului de paza si curatenie, care isi desfasoara activitatea la sediul

Directiei Implementare POS CCE, urmarirea calitatii muncii acestora; • aprovizionarea cu materiale necesare pentru intretinere, necesare desfasurarii activitatii Directiei

Implementare POS CCE; • supravegherea instalatiilor si echipamentelor aferente utilitatilor si actionarea acestora in sensul activarii

si dezactivarii, precum si evidenta autorizatiilor acestora; • reprezentarea institutiei in fata furnizorilor de utilitati, sub aspectul stabilirii consumurilor lunare de

utilitati pentru activitatea Directiei Implementare POS CCE; • mentioneaza „bun de plata” pe documentele justificative privind cheltuielile de organizare si functionare

pentru activitatea Directiei Implementare POS CCE; • verificarea autoturismelor din parcul auto al ADR SE, utilizate pentru activitatea Directiei de

Implementare a POS CCE, in vederea respectarii conditiilor prevazute de lege cu privire la existenta si valabilitatea politelor de asigurare RCA, Inspectiei Tehnice Periodice ( ITP ), rovinietei;

• planificarea autoturismelor din parcul auto al ADR SE, dedicate desfasurarii activitatii Directiei Implementare POS CCE, in vederea efectuarii vizitei de lucru la fata locului conform referatelor de deplasare;

• verificarea orelor suplimentare efectuate de catre conducatorii auto, conform foilor de parcurs, dupa caz; • ridicarea, inregistrarea si distribuirea corespondentei aferente activitatilor desfasurate in cadrul Directiei

Implementare POS CCE; transmiterea si preluarea documentelor aferente activitatilor desfasurate in cadrul Directiei Implementare POS CCE de la/catre sediul ADR SE;

• supravegherea elementelor constructive ale cladirii si elaborarea referatelor de necesitate privitoare la eventuale reparatii, ori de cate ori se constata anumite avarii la aceasta;

• organizarea eficienta a spatiilor adiacente birourilor pentru a se permite o arhivare eficienta a documentelor ADR SE, de catre persoanele responsabile cu arhivarea acestora;

• sprijinirea personalului OI POS CCE, in vederea indeplinirii responsabilitatilor acestuia; • evidentierea bunurilor/echipamentelor achizitionate in cadrul contractelor de Asistenta Tehnica finantate

din Axa 5 a POS CCE, gestionate conform prevederilor legale, si furnizarea catre Biroului Contabilitate a datelor si documentelor privind miscarea patrimoniului, pentru a fi introduse in sistemul electronic de prelucrare a datelor;

• centralizarea situatiei privind necesarul de materiale consumabile si rechizite pentru birou, transmis de catre fiecare serviciu/birou al Directiei Implementare POS CCE;

• aprovizionarea serviciilor/birourilor din cadrul Directiei Implementare POS CCE, cu materialele necesare, aflate pe stoc;

• asigurarea receptiei bunurilor care intra in magazie, respectiv a bunurilor achizitionate in cadrul contractelor finantate in cadrul Axei Prioritare 5 - Asistenta Tehnica a POS CCE;

• urmarirea derularii contractelor de furnizare materiale consumabile si rechizite pentru birou , achizitionate in cadrul contractelor finantate din Axa Prioritara 5 a POS CCE;

Directia Economica cuprinde un numar 21 posturi si este coordonata de Directorul Economic. In cadrul acestei directii, sunt prevazute 5 birouri, respectiv: Biroul Control, Biroul Contabilitate, Biroul Gestionare financiara a contractelor de asistenta tehnica si a proiectelor internationale, Biroul Achizitii si Biroul Suport Logistic (arhiva, administrativ si conducatori auto). Biroul Control cuprinde 4 posturi expert conformitate si realizeaza urmatoarele activitati:

30

A) Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu pentru “Avizul de plata” transmis de catre ADR SE calitate de Organism Intermediar la AM POR/AM POS CCE aferent cererilor de pre-finantare si cererilor de rambursare ale beneficiarilor din cadrul POR/POS CCE;

• verificarea respectarii de catre beneficiari a prevederilor contractului de finantare impreuna cu anexele

sale, a prevederilor legale si a procedurilor de implementare aferente POR 2007-2013/ POS CCE 2007-2013

• verificarea conditiilor de acordare a pre-finantarii; Verificarea Dosarului Cererii de Prefinantare; • completarea listelor de verificare specifice pentru operatiunile primite la viza de control financiar

preventiv propriu; • acordarea vizei de CFPP pentru Avizul Cererii de prefinantare in termenul stabilit de procedura sau

intocmirea notei privind motivele care stau la baza refuzului acordarii vizei de CFPP; • verificarea Dosarului Cererii de Rambursare inaintat de catre managerii de proiect din cadrul DI POR/ DI

POS CCE; • verificarea respectarii de catre beneficiri a regulilor de eligibilitate a cheltuielilor efectuate in cadrul

operatiunilor finantate prin programele operationale si a criteriilor de eligibilitate a cheltuielilor prevazute in legislatia specifica;

• verificarea prin sondaj a cheltuielilor eligibile efectuate de beneficiar si a documentelor justificative prezentate in cadrul raportarilor financiare/tehnice si a dosarelor de achizitii;

• verificarea sumei avizate pentru cheltuielile eligibile in ceea ce priveste incadrarea in valoarea totala a acestora prevazuta in contractul de finantare;

• verificarea sumei avizate pentru TVA, in ceea ce priveste incadrarea in valoarea totala a TVA prevazuta in contractul de finantare;

• verificarea modului de calcul al cheltuielilor eligibile acceptate la plata de catre ofiterul de contract, verificarea acuratetii completarii rubricilor rezervate DI POR/ DI POS CCE in Cererea de rambursare, in corelare cu rezultatele verificarii evidentiate in Lista de verificare a Cererii de Rambursare;

• analizarea rezultatului verificarii cererii de pre-finantare/ cererii de rambursare de catre cei doi ofiteri de contract (inclusiv verificarea conform principiului „patru ochi”) si a concordantei dintre rezultatele celor doua verificari; analizarea eventualelor divergente/diferente survenite in procesul de verificare a Dosarului Cererii de pre-finantare/ Cererii de Rambursare depus de beneficiar, precum si a modului de solutionare al acestora.

• acordarea vizei de control financiar preventiv propriu pentru “Avizul de plata” transmis de catre ADR SE, in calitate de Organism Intermediar pentru POR/Organism Intermediar pentru POS CCE, aferent cererilor de cererilor de rambursare ale beneficiarilor din cadrul POR/POS CCE sau intocmirea notei privind motivele care stau la baza refuzului acordarii vizei de CFPP;

• formularea propunerilor de perfectionare a procedurilor de lucru si a listelor de verificare asigurand astfel o dezvoltare progresiva a acestora;

• completarea Registrului proiectelor de operatiuni prevazute a fi prezentate la viza de CFPP; • documentarea cu privire la toate modificarile legislatiei nationale si comunitare in domeniu si

actualizarea/revizuirea procedurilor interne de lucru, conform acestor modificari

B) Exercitarea controlul financiar preventiv propriu pentru toate operatiunile financiar-contabile ce privesc activitatea ADR SE, inclusiv pentru operatiunile care vor fi decontate in cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica POR 2007-2013 si Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica POS CCE 2007-2013:

• acordarea vizei de control financiar preventiv propriu, pentru toate operatiunile financiar-contabile cu

privire la activitatea ADR SE, inclusiv pentru operatiunile care vor fi decontate in cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica POR 2007-2013/Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica POS CCE 2007-2013;

• completarea listelor de verificare specifice pentru operatiunile primite la viza de control financiar preventiv;

• formularea propunerilor de perfectionare a listelor respective asigurand astfel o dezvoltare progresiva a acestora;

• completarea Registrului proiectelor de operatiuni prevazute sa fie prezentate la viza de control financiar preventiv propriu.

C)Asigurarea secretariatului Grupului de Gestionare a Riscurilor

31

• asigurarea fluxului corespondentei privind managementul riscurilor intre Coordonator si membrii grupului de gestionare a riscurilor si, personalul ADR SE, precum si cu exteriorul;

• inregistrarea si arhivarea documentelor care intra/ies la Coordonatorul Grupului de Gestionare a Riscurilor;

• pastrarea unei copii a documentelor privind managementul riscurilor primite sau transmise de catre ADR SE;

• redactarea, la solicitarea Coordonatorului Grupului de Gestionare a Riscurilor, a scrisorilor si a altor documente privind managementul riscurilor, colectand si analizand informatii;

• furnizarea informatiilor suport pentru activitatea de management al riscurilor; • primirea formularelor de alerta a riscului intocmite de catre personalul ADR SE (pentru alte activitati

decat cele privind implementarea POR si POS CCE) si acordarea riscurilor semnalate un numar de identificare;

• primirea minutelor intalnirii Comitetelor de Management a riscurilor (pentru activitatile privind implementarea POR/POS CCE) insotite de toate formularele de raportare;

• centralizarea riscurilor identificate la nivelul ADR SE si inaintarea, pentru analiza Grupului de Gestionare a Riscurilor;

• urmarirea evidentei planificarii sedintelor Grupului de Gestionare a Riscurilor; • transmiterea convocarile sedintelor Grupului de Gestionare a Riscurilor si aducerea la cunostinta

membrilor comitetului ordinea de zi a sedintelor; • participarea la intalnirile Grupului de Gestionare a Riscurilor si redactearea minutei intalnirii; • completarea si actualizarea registrul riscurilor, pe baza evaluarii efectuate de catre Grupul de

Gestionare a Riscurilor; • inscrierea actiunilor identificate de catre Grupul de Gestionare a Riscurilor, a termenelor si

responsabililor in Planul de actiune; • informarea Coordonatorului Grupului de Gestionare a Riscurilor cu privire la progresele inregistrate

privind riscurile identificate pe baza fiselor de urmarire a riscurilor; • elaborarea prezentarilor si a rezumatelor pentru rapoartele realizate de catre Coordonatorul Grupului

de Gestionare a Riscurilor Biroul Contabilitate cuprinde 4 posturi, respectiv 1 post sef birou, si 3 posturi referent de specialitate financiar contabilitate si realizeaza urmatoarele activitati:

• Realizarea evidentei financiar contabile a valorilor patrimoniale ale ADR SE, inclusiv a celor privind implementarea contractelor de asistenta tehnica POR si POS CCE

• inregistrarea tuturor operatiunilor privind veniturile incasate si cheltuielile efectuate de ADR SE, inclusiv a celor aferente contractelor finantate in cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR 2007-2013, respectiv Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE 2007-2013; Evidenta contabila se realizeaza utilizand conturi analitice distincte (daca este cazul), in conformitate cu prevederile contractelor de finantare nerambursabila aflate in derulare.

• intocmirea, utilizarea si tinerea registrelor de contabilitate obligatorii pentru toate operatiunile derulate de ADR SE si colaborarea cu personalul din cadrul biroului pentru inregistrarea tuturor operatiunilor aferente contractelor de finantare nerambursabila aflate in derulare, inclusiv a celor finantate din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR 2007-2013 si din Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE 2007-2013;

• realizarea calculului lunar al salariilor si al celorlalte drepturi cuvenite personalului ADR SE, inclusiv a personalului cu atributii in implementarea POR si POS CCE, intocmirea si depunerea la timp a declaratiilor lunare privind impozitele/taxele si alte obligatii la bugetul de stat si local, elaborarea documentatiei necesare recuperarii sumelor de la FNUASS, reprezentand concedii medicale ale personalului ADR SE;

• intocmirea si inregistrarea in contabilitate lunar a notelor contabile insotite de notele de calcul sau note de justificare, verificate de catre Seful Biroului Contabilitate;

• elaborarea balantei de verificare lunara si efectuarea verificarii concordantei dintre valoarea cheltuielilor prezente la decontare prin situatiile centralizatoare lunare prezentate de managerii de proiect si valoarea cheltuielilor inregistrate in balanta de verificare lunara pentru contractele cu finantare nerambursabila aflate in derulare, inclusiv a celor finantate din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR 2007-2013 si Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE 2007-2013;

32

• verificarea lunara dintre evidenta analitica a furnizorilor si balanta de verificare; • intocmirea lunara a jurnalului de cumparari pe care il preda spre verificare sefului Biroului Contabilitate; • primirea si arhivarea corespondentei cu furnizorii ; • urmarirea modului de formare a soldului conturilor:401,404,408,409; • respectarea prevederilor legale in vigoare la data intocmirii documentelor contabile; • realizarea evidentei tuturor obiectelor de inventar, a imobilizarilor corporale si necorporale, achizitionate

de ADR SE cu detaliere in functie de sursele de finantare ale acestora; • organizarea inventarierii periodice a tuturor valorilor patrimoniale si inregistrarea in contabilitate a

rezultatelor inventarierii; • verificarea continutului documentelor ce privesc justificarea cheltuielilor prin casa si banca privind

inregistrarile in casa prin inregistrarea corecta si cronologica in contabilitate a tuturor operatiunilor efectuate prin caserie si privind decontarea cheltuielilor prin banca, intocmind ordinele de plata, inregistrandu-le in registrul de evidenta a OP si intocmind foile de varsamant;

• prezentarea documentelor spre certificare pentru proiectele de operatiuni care se supun CFPP, conform circuitului financiar al documentelor aprobate;

• arhivarea registrelor de contabilitate, a documentelor contabile si a tuturor documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate a veniturilor si cheltuielilor aferente operatiunilor derulate de catre ADR SE;

• documentarea cu privire la toate modificarile legislatiei nationale si comunitare in domeniu si actualizarea/revizuirea procedurilor interne de lucru conform acestor modificari si supunerea acestora aprobarii conducerii ADR SE

• urmarirea platii obligatiilor fata de bugetul de stat, terti etc. intocmirea documentelor de decontare prin banca;

• intocmirea si prezentarea conducerii ori de cate ori este nevoie a situatiilor detaliate privind veniturile si cheltuielile inregistrate in evidenta contabila a ADR SE, aferente contractelor finantate din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR 2007-2013 si Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE;

• transmiterea catre Seful biroului contabilitate/Directorul economic a informatiilor necesare pentru elaborarea contului de executie al ADR SE, cu detalierea pe fiecare contract de finantare nerambursabila, inclusiv a celor finantate din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR 2007-2013 si din Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE 2007-2013;

• participarea la elaborarea situatiilor financiare si a tuturor documentelor de raportare prevazute de lege prin furnizarea informatiilor privind veniturile si cheltuielile aferente contractelor de finantare nerambursabila, finantate din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR 2007-2013 si din Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE 2007-2013;

• asigurarea suportului logistic auditorilor interni/externi si cenzorilor in derularea misiunilor de audit sau de verificare.

Biroul Gestionare financiara a contractelor de asistenta tehnica si a proiectelor internationale cuprinde 3 posturi manager proiect si realizeaza urmatoarele activitati:

Gestionarea contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR 2007-2013, respectiv din cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE 2007-2013:

• elaborarea cererilor de pre-finantare si a cererilor de rambursare aferente contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 a POR si din cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE cu sprijinul Biroului Relatia cu AM POR si Asistenta Tehnica din cadrul Directiei Implementare POR, respectiv al Biroului Relatia cu AM POS CCE si Asistenta Tehnica si a Compartimentului Comunicare si prezentarea spre avizare Directorului Directiei Implementare POR/Directorului Directiei Implementare POS CCE si Directorului Economic si spre aprobare Directorului General al ADR SE;

• participarea la elaborarea cererilor de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 a POR si Axei Prioritare 5 a POS CCE, in colaborare cu Biroul Relatia cu AM POR si Asistenta tehnica din cadrul DI POR, respectiv al Biroului Relatia cu AM POS CCE si Asistenta Tehnica si a Compartimentului Comunicare si prezentarea spre avizare Directorului DI POR/Directorului DI POS CCE si spre aprobare Directorului General al ADR SE;

• gestionarea contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR; • gestionarea contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE; • sprijinirea Directiei Implementare POR in elaborarea raportelor de progres pentru contractele de finantare

din cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR;

33

• sprijinirea Directiei Implementare POS CCE in elaborarea raportelor de progres pentru contractele de finantare din cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE;

• tinerea evidentei cheltuielilor si a documentelor justificative pentru acestea, in cazul contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR;

• tinerea evidentei cheltuielilor si a documentelor justificative pentru acestea, in cazul contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE;

• elaborarea/centralizarea si transmiterea la AM POR a propunerilor de modificare a contractelor de finantare din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR, in vederea asigurarii unui management adecvat al acestora;

• elaborarea/centralizarea si transmiterea la AM POS CCE a propunerilor de modificare a contractelor de finantare din axa prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE, in vederea asigurarii unui management adecvat al acestora;

• asigurarea respectarii identitatii vizuale pe echipamentele achizitionate in cadrul contractelor de finantare din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR;

• asigurarea respectarii identitatii vizuale pe echipamentele achizitionate in cadrul contractelor de finantare din Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE;

• asigurarea respectarii cerintelor de informare si publicitate privind contractele de finantare din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR;

• asigurarea respectarii cerintelor de informare si publicitate privind contractele de finantare din Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE;

• documentarea cu privire la toate modificarile legislatiei nationale si comunitare in domeniu si actualizarea/revizuirea procedurilor interne de lucru conform acestor modificari si supunerea spre aprobare conducerii ADR SE;

• asigurarea suportului logistic auditorilor interni/externi in derularea misiunilor de audit sau de verificare Biroul Achizitii cuprinde un post expert achizitii publice si realizeaza urmatoarele activitati:

Elaborarea si implementarea planului de achizitii al ADR SE:

• elaborarea programului anual al achizitiilor publice, pe baza necesitatilor si prioritatilor comunicate de celelalte directii din cadrul institutiei, program pe care il supune spre avizare Directorului Economic si spre aprobare Directorului General al ADR SE;

• intocmirea si urmarirea implementarii programului achizitiilor publice din cadrul contractelor de finantare incheiate in cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR;

• intocmirea si urmarirea implementarii programului achizitiilor publice din cadrul contractelor de finantare incheiate in cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE;

• elaborarea sau, dupa caz, coordonarea activitatilor de elaborare a documentatiei de atribuire sau, in cazul organizarii unui concurs de solutii, a documentatiei de concurs;

• elaborarea sau, dupa caz, coordonarea activitatilor de elaborare a termenilor de referinta/specificatii tehnice in vederea achizitiei de bunuri si servicii prevazute in contractele de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR;

• elaborarea sau, dupa caz, coordonarea activitatilor de elaborare a termenilor de referinta/specificatii tehnice in vederea achizitiei de bunuri si servicii prevazute in contractele de finantare din cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE;

• indeplinirea obligatiilor referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

• urmarirea derularii corecte a achizitiilor publice realizate de catre ADR SE (inclusiv pentru achizitiile publice finantate din axa prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR, respectiv din Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE);

• asigurarea aplicarii si finalizarii procedurilor de atribuire (inclusiv pentru achizitiile publice finantate din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR, respectiv din Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE);

• elaborarea si pastrarea dosarelor achizitiei publice (inclusiv pentru achizitiile publice finantate din Axa Prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR, respectiv din Axa Prioritara 5 Asistenta Tehnica a POS CCE);

• documentarea cu privire la toate modificarile legislatiei nationale si comunitare in domeniu si actualizarea/revizuirea procedurilor interne de lucru, conform acestor modificari, supunerea spre aprobare conducerii ADR SE;

• asigurarea suportului logistic auditorilor interni/externi in derularea misiunilor de audit sau de verificare;

34

Biroul Suport Logistic cuprinde 8 posturi din care 1 post arhivar, 2 posturi administrativ si 5 posturi conducator auto. Postul de arhivar prevede urmatoarele activitati:

• asigurarea pastrarii documentelor in mod adecvat, cu respectarea prevederilor legale in vigoare si a

procedurilor interne de lucru. Documentele din cadrul ADR SE trebuie sa fie usor accesibile si arhivate astfel incat sa permita verificarea lor;

• intretinerea si gestionarea arhivei ADR SE; • actionarea in sensul prevenirii neregulilor, identificarea neregulilor, completarea si transmiterea

formularului de alerta nereguli, conform manualului de proceduri specific; • arhivarea documentelor aferente activitatii, in conformitate cu legislatia nationala si comunitara relevanta; • implementarea unui management adecvat al riscurilor asociate activitatilor desfasurate in cadrul biroului.

Administrativ Postul de expert economist in gestiunea economica prevede urmatoarele activitati:

Asigurarea evidentei financiar contabile primare a ADR SE. Efectuarea operatiunilor de incasari si plati in numerar si asigura integritatea si securitatea valorilor si numerarului ADR. Asigurarea gestiunii imobilizarilor corporale si necorporale, a obiectelor de inventar, rechizitelor, imprimatelor cu regim special si a altor materiale aflate in patrimoniul ADR SE.

• gestioneaza mijloacele fixe, obiectele de inventar, rechizitele, imprimatele cu regim special, si alte bunuri aflate in patrimoniul ADR SE;

• tine evidenta bunurilor gestionate conform prevederilor legale si furnizeaza Biroului Contabilitate toate datele si documentele privind miscarea patrimoniului pentru a fi introduse in sistemul electronic de prelucrare a datelor;

• centralizeaza situatia privind necesarul de materiale consumabile si rechizite pentru birou, transmis de catre fiecare directie/serviciu/birou al ADR SE in vederea efectuarii aprovizionarii;

• aprovizioneaza directiile/birourile ADR SE cu materialele necesare, aflate pe stoc; • receptioneaza impreuna cu ceilalti membrii ai Comisiei de Receptie bunurile ce intra in magazie, inclusiv

bunurile achizitionate in cadrul contractelor de fnantare din axa prioritara 6 Asistenta Tehnica a POR; • elibereaza din magazie bunuri pe baza de documente semnate de cei in drept; • efectueaza operatiuni de inacasari si plati cu numerar; • pastrareaza in maxima siguranta numerarul pe care il are in gestiune; • efectueaza predarea - primirea valorilor pe baza de proces verbal; • intocmeste Registrul de Casa si raspunde de exactitatea si corectitudinea sumelor inscrise; • raspunde de daunele si prejudiciile aduse ADR SE, in conformitate cu actele normative in vigoare, in

cazul constatarii unor lipsuri in gestiune sau datorita neaplicarii sau aplicarii necorespunzatoare a actelor normative in domeni;

• inainteaza la Biroului Contabilitate pentru efectuarea inregistrarilor contabile registrul de casa completat; • depune zilnic sau ori de cate ori este nevoie documentele de plata la institutiile bancare si ridica extrasele

de cont care atesta efectuarea platilor pe care le preda la Biroul Contabilitate; • urmareste derularea contractelor de furnizare materiale consumabile si rechizite pentru birou; • asigura respectarea disciplinei financiare in cadrul ADR SE; • asigura sprijin logistic auditorilor interni, externi si membrilor comisiei de cenzori;

Postul de administrator prevede urmatoarele activitati:

• planificarea, organizarea si distribuirea materialelor si accesoriilor necesare desfasurarii activitatii personalului administrativ din cadrul sediului ADR SE;

• supravegherea si controlul personalului de paza si curatenie din cadrul ADR SE, urmarirea calitatii muncii acestora;

• aprovizionarea cu materiale necesare pentru intretinere si protocol in cadrul institutiei;

35

• supravegherea instalatiilor si echipamentelor aferente utilitatilor si actionarea acestora in sensul activarii si dezactivarii, precum si evidenta autorizatiilor acestora;

• reprezentarea institutiei in fata furnizorilor de utilitati sub aspectul stabilirii consumurilor lunare de utilitati;

• mentioneaza „bun de plata” pe documentele justificative privind cheltuielile de organizare si functionare ale ADR SE;

• calculeaza consumul de carburant auto, pentru fiecare mijloc de transport din parcul auto al ADR SE, pe baza foilor de parcurs, semnate de Directorul general al ADR SE/coordonatorii de birouri judetene si a delegatiilor aferente deplasarilor;

• verificarea autoturismelor din parcul auto al ADR SE in vederea respectarii conditiilor prevazute de lege cu privire la existenta si valabilitatea politelor de asigurare RCA, Inspectiei Tehnice Periodice ( ITP ), rovinietei;

• planificarea autoturismelor in vederea efectuarii vizitei de lucru la fata locului conform referatelor de deplasare;

• verificarea orelor suplimentare efectuate de catre conducatorii auto conform foilor de parcurs; • ridicarea, inregistrarea si distribuirea corespondentei aferenta Directiei Economice; • supravegherea elementelor constructive ale cladirii si elaborarea referatelor de necesitate privitoare la

eventuale reparatii ori de cate ori se constata anumite avarii la aceasta; • supravegherea eventualelor lucrari de reparatii si participarea la receptia acestora; • organizarea eficienta a spatiilor adiacente birourilor pentru a se permite o arhivare eficienta a

documentelor ADR SE de catre persoanele responsabile cu arhivarea acestora; • sprijinirea personalului logistic din cadrul Directiei Economice in vederea indeplinirii responsabilitatilor

acestora. Postul de conducator auto prevede urmatoarele activitati:

• efectuarea de activitati de transport a personalului ADR SE cu autoturismul aflat in dotare, cu aprobarea

Directorului General al ADR SE;

• intretinerea autoturismul aflat in gestiunea sa;

• raspunderea fata de exploatarea autovehiculului in conformitate cu instructinule prevazute in cartea tehnica a acestuia.

• verificarea starii tehnice a autovehicului , atat la plecare cat si la sosirea din cursa, inclusiv a anvelopelor.

• pastrarea certificatului de inmatriculare si a actelor masinii in conditii corespunzatoare si prezentarea la cerere organelor de control; asigurarea valabilitatii documentelor autoturismului aflat in gestiunea sa.

• solicitarea realizarii reviziilor tehnice/reparatiilor la unitati specializate prin intocmirea unui referat de necesitate ce va fi inaintat spre aprobare Directorului General al ADR SE si Directorului Economic.

• solicitarea achizitionarii de carburanti in functie de programarea deplasarilor in urmatoarea perioada.

• intocmirea foilor de parcurs in termen de maxim doua zile de la efectuarea deplasarii.

• predarea foilor de parcurs intocmite pana pe data de 3 a fiecarei luni pentru luna anterioara la Directia Economica, Birou Suport Logistic pentru verificarea concordantei cu datele inscrise in ordinele de deplasare, apoi catre Directorul General al ADR SE pentru aprobare. Dupa aprobarea Directorului General al ADR SE, conducatorul auto preda foile de parcurs intocmite pentru luna anterioara catre persoana desemnata sa calculeze consumul de carburanti;

• raspunderea pentru carnetul cu bonuri valorice/cardul pentru combustibil pe care il primeste de la Biroul Suport Logistic al ADR SE;

• gestionarea combustibilului si raspunderea pentru acesta;

• predarea catre gestionar pana in data de 5 a lunii cotoarelor bonurilor valorice alimentate in luna anterioara, stampilate la statiile de alimentare carburanti.

Biroul Pol de Crestere isi desfasoara activitatea la Constanta si cuprinde 4 posturi, din care: 1 post coordonator, 2 posturi consilier si 1 post asistent .

36

Postul de coordonator de pol de crestere prevede urmatoarele activitati:

• reprezentarea partilor, in procesul de pregatire si implementare a Planului Integrat de Dezvoltare (PID) al Polului de crestere Constanta;

• participarea la reuniunile Asociatiei de Dezvoltare Intercomunitara (ADI), constituita la nivelul polului de crestere Constanta;

• stabilirea unei relatii de colaborare si consultare permanenta cu liderul polului de crestere (presedintele ADI constituite la nivelul polului de de crestere) precum si cu celelalte autoritati locale din cadrul polului;

• facilitarea legaturii dintre autoritatile centrale si cele locale implicate in elaborarea si implementarea PID; • sprijinirea elaborarii si implementarii PID; • sprijinirea implementarii proiectelor incluse in lista de proiecte din PID; • sprijinirea, prin propunerile privind angajarea unei expertize pe termen scurt, procesului de implementare

a PID si a proiectelor aferente; • participarea la monitorizarea respectarii graficului de implementare a proiectelor si indeplinirii

indicatorlor ce s-au stabilit in PID; • participarea la campania de promovare si informare referitoare la polul de crestere, asigurand transparenta

si vizibilitatea activitator finantate in cadrul polului de crestere; • elaborarea de rapoarte periodice (trimestrial/semestrial/anual, dupa caz) sau ad hoc privind stadiul

implementarii proiectelor incluse in PID si le transmite partilor; • elaborarea de rapoarte trimestriale privid activitatea desfasurata si le transmite partilor; • elaborarea, la initiative sa sau la solicitarea institutiilor implicate, informari privind problematica din

cadrul polului de crestere si formuleaza propuneri pentru solutionarea aspectelor constatate • indeplinirea altor atributii ce rezulta din prevederile documentelor referitoare la polii de crestere sau ca

urmare a modificarii acestor documente, cu respectarea prevederilor Protocolului tripartit si a procedurilor interne ale ADR SE .

Postul de consilier coordonator pol de crestere prevede urmatoarele activitati:

• consilierea si participarea alaturi de coordonatorul polului de crestere la elaborarea şi implementarea planului integrat de dezvoltare urbana (PIDU) al Polului de Creştere Constanta;

• participarea alaturi de coordonatorul polului de crestere in stabilirea relaţiilor de colaborare şi consultare permanentă, la nivel central şi local, cu instituţiile implicate în pregătirea şi implementarea planului integrat de dezvoltare;

• participarea alaturi de coordonatorul de pol la reuniunile tehnice organizate în procesul de elaborare şi implementare a planului integrat de dezvoltare;

• participarea si consilierea coordonatorului de pol pentru monitorizarea respectării graficului de implementare a proiectelor si indeplinirii indicatorilor ce s-au stabilit in planul integrat de dezvoltare- PID;

• participarea la elaborarea rapoartelor periodice sau ad hoc privind stadiul implementării proiectelor incluse in planului integrat de dezvoltare si le transmite partilor;

• consilierea coordonatorului polului de crestere in exerciatrea atributiei de a reprezinta partile in procesul de pregatire si implementare a Planului Integrat de Dezvoltare;

• participarea alaturi de coordonatorul polului sau ca delegat al acestuia la reuniunile Asociatiei de Dezvoltare Intercomunitara (ADI) constitutita la nivelul polului de crestere Constanta;

• consilierea si sprijinirea coordonatorului de pol in relatia de colaborare si consultare permanenta cu liderul polului de crestere Constanta (presedintele Asociatiei de Dezvoltarea Intercomunitara Zona Metropolitana Constanta) precum si cu celelalte autoritati locale din cadrul polului;

• contributia la facilitarea legaturii dintre autoritatile centrale si cele locale implicate in elaborarea si implementarea planului integrat de dezvoltare – PID;

• participarea activ la activitatea de sprijinire a implementarii proiectelor incluse in lista de proiecte din PID;

• contributia activa alaturi de coordonatorul de pol la sprijirea, prin propunerile privind angajarea unei expertize pe termen scurt, pentru procesul de implementare a planului integrat de dezvoltare – PID si a proiectelor aferente;

• sprijinirea activa a coordonatorului de pol pentru a contribui la campania de promovare si informare referitoare la polul de crestere, asigurand transparenta si vizibilitatea activitatilor finantate in cadrul polului de crestere;

37

• contributia la elaborarea rapoartelor trimestriale privind activitatea desfasurata si le transmite partilor; • contributia la elaborarea, la initiativa coordonatorului de pol sau la solicitarea institutiilor implicate,

informari privind problematica din cadrul polului de crestere si formuleaza propuneri pentru solutionarea aspectelor constatate;

• indeplinirea, prin delegare, a atributiilor coordonatorului de pol de crestere in absenta acestuia sau atunci cand coordonatorul de pol se afla, din motive intemeiate, in imposibiliatatea indeplinirii atributiilor ce ii revin;

• indeplinirea altor atributii ce rezulta din prevederile documentelor referitoare la polii de crestere sau ca urmare a modificarii acestor documente.

Postul de asistent coordonator pol de crestere prevede urmatoarele activitati:

• asigurarea inregistrarii documentelor si redactarea actelor necesare pentru indeplinirea atributiei

coordonatorului polului de crestere de sprijinire si participare la elaborarea şi implementarea planului integrat de dezvoltare urbana (PIDU) al Polului de Creştere Constanta;

• asigurarea inregistrarea si transmiterea documentelor Biroului Pol de Crestere putand fi delegat pentru a participa activ la la stabilirea relaţiilor de colaborare şi consultare permanentă, la nivel central şi local, cu instituţiile implicate în pregătirea şi implementarea planului integrat de dezvoltare

• poate participa alaturi de coordonatorul polulului de crestere sau alaturi de consilierii coordonatorului la reuniunile tehnice organizate în procesul de elaborare şi implementare a planului integrat de dezvoltare;

• redactarea si intocmirea de documente sub indrumarea coordonatorului sau a consilierilor cu privire la monitorizarea respectării graficului de implementare a proiectelor si indeplinirii indicatorilor ce s-au stabilit in planul integrat de dezvoltare- PID;

• redactarea sub indrumarea consilierilor rapoartele periodice sau ad hoc privind stadiul implementării proiectelor incluse in planului integrat de dezvoltare, de rapoarte pe care coordonatorul polului de crestere le transmite partilor;

• raspunderea pentru transmiterea documentelor specifice pentru activitatea coordonatorului de a reprezenta partile in procesul de pregatire si implementare a Planului Integrat de Dezvoltare;

• poate participa, alaturi de coordonatorul polulului de crestere sau consilieri, la reuniunile Asociatiei de Dezvoltare Intercomunitara (ADI) constitutita la nivelul polului de crestere Constanta;

• asigurarea aprovizionarii cu materiale consumabile a Biroului Pol de Crestere si raspunderea fata de gestionarea acestora;

• asigurarea agendei intalnirilor coordonatorului si a consilierilor pentru facilitarea legaturii dintre autoritatile centrale si cele locale implicate in elaborarea si implementarea planului integrat de dezvoltare – PID;

• asigurarea activitati generale de receptie, transmiterea si inregistrarea corespondentei Biroului Pol de Crestere;

• contribuirea alaturi de coordonatorul polului de crestere la campania de promovare si informare referitoare la polul de crestere, asigurand transparenta si vizibilitatea activitatilor finantate in cadrul polului de crestere;

• redactarea sub indrumarea consilierilor rapoartele trimestriale privind activitatea desfasurata in cadrul Biroului Pol de Crestere si le transmiterea catre parti;

• redactarea si transmiterea electronica a documentelor polului de crestere sub indrumarea consilierilor; • indeplinirea oricarei alte atributii trasata de coordonatorul polului de crestere si/sau consilieri ce se refera

la Biroul Pol de Crestere. Art. 6 Relatii de autoritate ierarhica si relatii de autoritate functionala a) in indeplinirea atributiilor delegate de catre AM POR, respectiv AM POS CCE Relatii de autoritate ierarhica

• Subordonarea Directorului Directiei Implementare POR, fata de Directorul General al Agentiei pentru Dezvoltare Regionala a Regiunii de Dezvoltare Sud-Est;

38

• Subordonarea Sefilor de compartiment/ Birou din cadrul Directiei Implementare POR, fata de Directorul Directiei Implementare POR;

• Subordonarea personalului de executie din cadrul compartimentelor/ birourilor ce alcatuiesc Directia Implementare POR, fata de Sefii de compartiment/ birou;

• Subordonarea Directorului Directiei Implementare POS CCE, fata de Directorul General al Agentiei pentru Dezvoltare Regionala a Regiunii de Dezvoltare Sud-Est;

• Subordonarea sefilor de Serviciu din cadrul Directiei Implementare POS CCE, fata de Directorul Directiei Implementare POS CCE;

• Subordonarea personalului de executie din cadrul birourilor/serviciilor care alcatuiesc Directia Implementare POS CCE, fata de Directorul Directiei Implementare POS CCE/sefii de Serviciu;

• Subordonarea personalului de executie din cadrul directiilor/ compartimentelor/ birourilor ce asigura suport pentru realizarea atributiilor delegate, fata de Directorii Directiilor/ Sefii Compartimentelor/ Birourilor respective.

Relatii de autoritate functionala Directorul General al ADR SE adopta toate deciziile care vizeaza realizarea atributiilor delegate de AM POR/AM POS CCE prin Acordul-cadru de delegare a atributiilor privind implementarea Programului Operational Regional 2007 – 2013 si Acordul-cadru de delegare a atributiilor privind implementarea Programului Operational Sectorial „Cresterea Competitivitatii Economice” 2007 – 2013 si aproba toate documentele emise pentru realizarea acestor atributii, dupa avizarea in prealabil a acestora de catre Directorul Directiei Implementare POR si Directorul Directiei Implementare POS CCE. Directorul Directiei de Implementare POR si Directorul Directiei de Implementare POS CCE aproba toate documentele in limitele de competenta delegate de Directorul General, avizeaza si supun spre aprobare Directorului General toate deciziile care vizeaza realizarea atributiilor delegate de AM POR prin Acordul-cadru de delegare a atributiilor privind implementarea Programului Operational Regional 2007 – 2013, respectiv a celor delegate de AM POS CCE prin Acordul-cadru de delegare a atributiilor privind implementarea Programului Operational Sectorial „Cresterea Competitivitatii Economice” 2007 – 2013.

Relatiile de autoritate functionala intre Directorul Directiei Implementare POR/Directorul Directiei Implementare POS CCE si structurile ADR SE care realizeaza activitati suport pentru indeplinirea atributiilor delegate, precum si documentele aferente acestor activitati sunt prezentate in continuare: Compartimentul de Audit

• Directorul Directiei Implementare POR/Directorul Directiei Implementare POS CCE pune la dispozitia UAI situatia privind riscurile identificate in implementarea POR 2007-2013, respectiv a POS CCE 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POR/Directorul Directiei Implementare POS CCE pune la dispozitia UAI pistele de audit/control;

• Directorul Directiei Implementare POR/Directorul Directiei Implementare POS CCE pune in aplicare recomandarile din rapoartele de audit, in caz contrar se aplica prevederile procedurii de audit.

Serviciul IT si Comunicare

• Seful Serviciului IT & Comunicare avizeaza toate documentele care au in vedere promovarea POR/POS CCE;

• Seful Serviciului IT & Comunicare avizeaza toate documentele care vizeaza realizarea materialelor de informare tiparite sau electronice;

• Seful Serviciului IT & Comunicare avizeaza calendarul anual al evenimentelor pentru promovarea POR/POS CCE.

• Seful Serviciului IT & Comunicare avizeaza Planul de Comunicare al POR, respectiv al POS CCE la nivelul Regiunii de Dezvoltare Sud-Est;

• Seful Serviciului IT & Comunicare avizeaza procedura de Informare si publicitate. Acordare si raportare a asistentei potentialilor beneficiari.

39

Biroul Planificare, Programare si Monitorizare Regionala – Coordonare Programe Operationale

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza documentele care au legatura cu evaluarea POR la nivel regional precum si orice alte documente de planificare in legatura cu POR;

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza procedura de monitorizare a POR. Biroul Resurse Umane

• Directorul Directiei Implementare POR transmite Biroului Resurse Umane necesarul de recrutare pentru compartimentele/ birourile din cadrul acestei directii in vederea includerii in Planul anual de recrutare al ADR SE;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE transmite Biroului Resurse Umane necesarul de recrutare pentru birourile din cadrul acestei directii in vederea includerii in Planul anual de recrutare al ADR SE;

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza procedura de management a resurselor umane care are in vedere managementul si implementarea POR;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza procedura de management a resurselor umane care are in vedere managementul si implementarea POS CCE;

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza Planul anual de instruire al ADR SE, sectiunea destinata implementarii POR 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza Planul anual de instruire al ADR SE, sectiunea destinata implementarii POS CCE 2007-2013.

Oficiul Juridic

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza documentele transmise de catre Oficiul Juridic care au in vedere implementarea POR 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza documentele transmise de catre Oficiul Juridic care au in vedere implementarea POS CCE 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza procedura de evitare a conflictului de interese elaborata la nivelul ADR SE;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza procedura de evitare a conflictului de interese elaborata la nivelul ADR SE;

• Directorul Directiei Implementare POR poate solicita punct de vedere Oficiului Juridic cu privire la aspecte juridice legate de implementarea POR 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE poate solicita punct de vedere Oficiului Juridic cu privire la aspecte juridice legate de implementarea POS CCE 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza procedura interna de lucru a Oficiului Juridic, procedura ce cuprinde si activitatea de implementare a POR 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza procedura interna de lucru a Oficiului Juridic, procedura ce cuprinde si activitatea de implementare a POS CCE 2007-2013.

Directia Economica Biroul Control

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza procedura de CFPP pentru implementarea POR 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza procedura de CFPP pentru implementarea POS CCE 2007-2013.

Biroul Gestionarea financiara a contractelor de asistenta tehnica si a proiectelor internationale

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza cererile de rambursare, elaborate in cadrul contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 6 Asistenta Tehnica a POR;

40

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza cererile de rambursare elaborate in cadrul contractelor de finantare din cadrul Axei Prioritare 5 Asistenta Tehnica a POS CCE;

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza procedura de asistenta tehnica, aplicata pentru axa asistenta tehnica, din cadrul POR 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza procedura de asistenta tehnica, aplicata pentru axa de asistenta tehnica, din cadrul POS CCE 2007-2013.

Biroul Achizitii

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza urmatoarele documente care au in vedere procedurile de achizitie: Planul anual de achizitii, referatele de necesitate si rapoartele aferente achizitiilor finantate in cadrul Axei Prioritare 6 a POR 2007-2013;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza urmatoarele documente care au in vedere procedurile de achizitie: Planul anual de achizitii, referatele de necesitate si rapoartele aferente achizitiilor finantate in cadrul Axei Prioritare 5 a POS CCE 2007-2013.

Biroul Suport Logistic

• Directorul Directiei Implementare POR avizeaza procedura de arhivare (inclusiv electronica) elaborata la nivelul ADR SE, aplicabila documentelor POR;

• Directorul Directiei Implementare POS CCE avizeaza procedura de arhivare (inclusiv electronica) elaborata la nivelul ADR SE, aplicabila documentelor POS CCE.

Compartimentul Pol de Crestere

• Coordonatorul de Pol de Crestere se subordoneaza Directorului General al ADR SE. b) pentru celelalte activitati desfasurate in cadrul ADR SE

Relatii de autoritate ierarhica

• Subordonarea Directorilor de Directii, Sefilor de serviciu, Sefilor de birou, fata de Directorul General al Agentiei pentru Dezvoltare Regionala a Regiunii de Dezvoltare Sud-Est;

• Subordonarea Sefilor de compartiment/ Birou din cadrul Directiilor, fata de Directorii Directiilor respective;

• Subordonarea personalului din cadrul compartimentelor/ birourilor, pentru care nu este prevazuta functia de sef de compartiment/ birou, fata de Directorul General al ADR SE.

Capitolul 4. Reglementari de lucru Activitatea ADR SE se desfasoara pe baza de regulamente si proceduri, aprobate de Directorul General al ADR SE. Capitolul 5. Circuitul informational Dispozitiile date de catre cei in drept, personalului de executie, pot fi transmise verbal sau scris, dupa caz, prin decizii, programe de masuri, proceduri de lucru etc. Aplicarea de sanctiuni sau acordarea de recompense se face prin dispozitii, conform Regulamentului Intern al ADR SE. Informatiile intre salariati si Directorul General al ADR SE pot fi transmise prin intermediul referatelor, informarilor, rapoartelor de activitate, propunerilor scrise sau verbale. Intreaga corespondenta adresata ADR SE se primeste si se inregistreaza la secretariatul acesteia. La nivelul Birourilor judetene ale ADR SE, se va tine propriul Registru de intrari - iesiri. Semnarea documentelor elaborate de ADR SE se realizeaza, dupa cum urmeaza:

41

- Directorul General al ADR SE, pentru toate adresele care implica reprezentarea ADR SE; - Directorul General al ADR SE si Directorul economic, pentru actele de banca, notele de comanda, statele

de plata si celelalte documente privind drepturile salariale si retinerile legale. - Directorul General al ADR SE, Directorul economic si Consilierul juridic, pentru actele care implica

angajarea patrimoniului, raspunderea economico-financiara, contractele, conventiile sau alte intelegeri care cuprind obligatii ale partilor, dupa caz.

- Directorul General al ADR SE si Consilier Juridic/Specialist Resurse Umane, pentru contractele de munca si dispozitiile emise de Directorul General al ADR SE, dupa caz.

- Directorul General al ADR SE si Seful Serviciului Implementare Proiecte, pentru documentele privind proiectele internationale, dupa caz;

- Directorul General al ADR SE si Directorul Directiei Implementare POR, pentru documentele care vizeaza realizarea atributiilor delegate prin Acordul Cadru de delegare a atributiilor privind implementarea POR 2007-2013 si in functie de relatiile de autoritate functionala stabilite, dupa caz;

- Directorul General al ADR SE si Directorul Directiei Implementare POS CCE, pentru documentele care vizeaza realizarea atributiilor delegate prin Acordul Cadru de delegare a atributiilor privind implementarea POS CCE 2007-2013 si in functie de relatiile de autoritate functionala stabilite, dupa caz.

Continutul documentelor care urmeaza a fi transmise, se aproba de catre Directorul General al ADR SE. Orice corespondenta care iese din ADR SE se intocmeste, dupa cum urmeaza:

- intr-un singur exemplar, daca se transmite prin fax, exemplar care se indosariaza; - in doua exemplare, in cazul transmiterii prin posta. Un exemplar se expediaza, iar cel de-al doilea

exemplar se indosariaza.

Dupa inregistrare, documentele se vor expedia prin posta, prin grija Asistentului Directorului General al ADR SE, care va scrie si plicul. Corespondenta in format electronic se va reglementa, printr-o dispozitie a Directorului General al ADR SE, care va fi adusa la cunostinta tuturor angajatilor, pentru a fi respectata. Dispozitii finale Prezentul regulament poate fi completat sau modificat, la propunerea Directorului General al ADR SE si cu aprobarea Consiliului pentru Dezvoltare Regionala al Regiunii de Dezvoltare Sud-Est. Prevederile prezentului Regulament de Organizare si Functionare sunt corelate cu prevederile Statutului ADR SE si se vor modifica in acord cu eventualele modificari ale acestuia.