administratie 2007.doc · web viewsă fi fost angajate de către beneficiari sau partenerii...

GUVERNUL ROMÂNIEIAUTORITATE CONTRACTANTĂ:

MINISTERUL ECONOMIEI ŞI FINANŢELORAUTORITATE DE IMPLEMENTARE:

MINISTERUL INTERNELOR ŞI REFORMEI ADMINISTRATIVE

FONDUL DE MODERNIZARE PENTRU DEZVOLTAREA ADMINISTRAŢIEI LA NIVEL LOCAL

III - IV

Instrucţiuni pentru solicitanţiîn cadrul cererii de ofertă de proiecte

din anul 2007

Linia de buget: PHARE 2005 Ro - 2005/017-553.01.03.05.01 ŞI

PHARE 2006 Ro – 2006/018-147.01.03.02.03

Cuprins

1. FONDUL PENTRU DEZVOLTAREA ŞI MODERNIZAREA ADMINISTRAŢIEI LA NIVEL LOCAL........3

1.1 CONTEXT GENERAL...........................................................................................................................31.2 OBIECTIVELE COMPONENTEI PENTRU ANUL 2007....................................................................31.3 SUMA DISPONIBILĂ PENTRU FINANŢARE NERAMBURSABILĂ, OFERITĂ DE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ..................................................................................................................4

2. REGULILE PREZENTEI CERERI DE OFERTĂ DE PROIECTE..............................................................5

2.1 PREZENTELE INSTRUCŢIUNI PENTRU SOLICITANŢI STABILESC PENTRU DEPUNEREA, SELECŢIA ŞI IMPLEMENTAREA PROIECTELOR FINANŢATE ÎN CADRUL ACESTUI PROGRAM …………………………………………………………………...……………………………………………….5

2.2 CRITERII DE ELIGIBILITATE.............................................................................................................52.1.1 Eligibilitatea solicitanţilor: cine poate solicita finanţare nerambursabilă..............................................52.1.2 Parteneriate şi eligibilitatea partenerilor................................................................................................62.1.3 Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care se poate solicita finanţarea nerambursabilă…………..72.1.4 Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luate în considerare pentru finanţarea nerambursabilă….9

2.2. CUM SE COMPLETEAZĂ CEREREA DE FINANŢARE ŞI PROCEDURILE APLICABILE...............112.2.1 Cererea de finanţare şi documentele care o însoţesc.............................................................................112.2.2 Unde şi cum se trimit cererile de finanţare……………………………………………………………………142.2.3 Termenul limită pentru primirea cererilor de finanţare…………………………………………………….152.2.4 Informaţii suplimentare………………………………………………………………………………………….152.2.5. Confirmarea de primire.........................................................................................................................15

2.3 EVALUAREA ŞI SELECŢIA CERERILOR DE FINANŢARE..................................................................15

2.4 INFORMAŢII REFERITOARE LA DECIZIA AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE A ACORDA FINANŢAREA NERAMBURSABILĂ..............................................................................................................18

2.5 PREVEDERI APLICABILE IMPLEMENTĂRII PROIECTULUI, CA URMARE A DECIZIEI AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE ACORDARE A FINANŢĂRII NERAMBURSABILE....................18

2

Article I. 1. FONDUL PENTRU DEZVOLTAREA ŞI MODERNIZAREA ADMINISTRAŢIEI LA NIVEL LOCAL

1.1 CONTEXT GENERAL

În România, ca de altfel în majoritatea ţărilor din estul continentului, reforma în administraţia publică este un proces ce se realizează în condiţii diferite faţă de procesul de modernizare a administraţiei publice din ţările din vest. Astfel, procesul de reformă are particularităţi legate de: accentuarea restricţiilor economice; îndeplinirea condiţiilor privind alinierea la standardele Uniunii Europene.

Procesul de reformă are ca scop crearea acelui sistem al administraţiei publice care să răspundă cerinţelor societăţii democratice şi eficienţei economice.România a adoptat un pachet legislativ complex care să sprijine reforma administraţiei publice, descentralizarea resurselor financiare şi serviciilor publice, şi crearea unor instituţii noi care să pregătească şi să implementeze reforma.Hotărârea Guvernului 699/2004 pentru aprobarea şi actualizarea strategiei guvernamentale privind accelerarea reformei administraţiei publice pentru 2004-2006 are ca obiective: reforma funcţiei publice pentru a se asigura un corp profesionist de funcţionari publici; continuarea procesului de descentralizare şi deconcentrare pentru îmbunătăţirea serviciilor

publice şi pentru a asigura o distribuire coerentă a responsabilităţilor, resurselor financiare şi drepturilor la toate nivelele administraţiei publice locale;

întărirea procesului prin care se formulează politicile publice. În afară de aceste trei priorităţi, reforma administraţiei publice se va concentra şi pe adoptarea unui sistem modern de management al informaţiei la toate nivelele administraţiei publice şi pentru toate procedurile administrative.

- Legea nr. 273/2006 a Finanţelor Publice Locale- Legea nr. 286/2006 pentru modificarea şi completarea Legii Administraţiei Publice

locale nr. 215/2001 - Legea nr. 181/2006 privind aprobarea OUG nr. 179/2005 pentru modificarea şi

completarea Legii nr. 340/2004 privind Instituţia Prefectului- Legea cadru a descentralizării 195/2006

Procesul descentralizării se referă la transferul de responsabilitatea şi autoritate atât administrative cât şi financiare de la nivel central la nivel local al administraţiei publice. Deconcentrarea reprezintă transferul de responsabilitate şi autoritate atât administrative cât şi financiare în cadrul aceleiaşi structuri publice.

1.2 OBIECTIVELE COMPONENTEI PENTRU ANUL 2007

Obiective generale: continuarea implementării reformei administraţiei publice în domeniul descentralizării şi deconcentrării, în general şi a serviciilor publice, în particular.Obiective specifice:Dezvoltarea capacităţii autorităţilor locale pentru gestionarea mai eficientă a serviciilor publice descentralizate prin continuarea procesului de modernizare.Componenta “Fondul de modernizare pentru dezvoltarea administraţiei la nivel local” vizează următoarele trei priorităţi:

Prioritatea 1. Creşterea calificării personalului specializat de la nivelul colectivităţilor locale în gestionarea serviciilor publice;

3

Prioritatea 2. Introducerea de noi instrumente, proceduri şi mecanisme care să conducă la îmbunătăţirea gestionării fondurilor la nivel local şi mai ales managementul serviciilor publice;

Prioritatea 3. Dezvoltarea parteneriatului la nivelul comunităţilor locale pentru accesarea în viitor a fondurilor europene (agricultură, fonduri structurale şi fondul de coeziune)

1.3 SUMA DISPONIBILĂ PENTRU FINANŢARE NERAMBURSABILĂ, OFERITĂ DE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ

Suma totală indicativă, disponibilă pentru finanţarea proiectelor în cadrul prezentei cereri de ofertă de proiecte este de 9.210.000 EURO după cum urmează:

6,900,000 Euro reprezintă contribuţia Phare: 2,000,000 Euro pentru Phare 2005; 4,900,000 Euro pentru Phare 2006.

2,310,000 Euro reprezintă co-finanţarea naţională: 670,000 Euro pentru Phare 2005; 1,640,000 Euro pentru Phare 2006

Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a nu distribui întreaga sumă disponibilă.

Valoarea finanţării nerambursabile

Valoarea maxima pentru finanţarea nerambursabilă care poate fi acordată pentru un proiect este următoarea:

Secţiunea Phare 2005 Sumă maximă: 110.000 Euro

Secţiunea Phare 2006 Sumă maximă: 110.000 Euro

În plus, nici o finanţare nerambursabilă nu poate depăşi 90,00% din totalul costurilor eligibile ale proiectului (vezi şi secţiunea 2.1.4). Diferenţa trebuie acoperită din resursele proprii ale solicitantului sau ale partenerilor sau din alte surse în afara celor ale Comunităţii Europene.

Solicitanţii şi/sau partenerii trebuie să asigure contribuţia minimă solicitată (10%) sub forma contribuţiei în numerar.

Contribuţiile în natură nu se acceptă si nu se iau in calcul la stabilirea sumei grantului.

4

2. REGULILE PREZENTEI CERERI DE OFERTĂ DE PROIECTE

2.1 Prezentele instrucţiuni pentru solicitanţi stabilesc pentru depunerea, selecţia şi implementarea proiectelor finanţate în cadrul acestui program.

Există trei categorii de criterii de eligibilitate. Acestea se referă la:

Organizaţiile care pot solicita o finanţarea nerambursabilă (2.1.1) şi partenerii lor (2.1.2) Proiectele care pot primi finanţare nerambursabilă Tipurile de costuri care pot fi luate în considerare pentru stabilirea sumei ce reprezintă

finanţarea nerambursabilă.

2.1.1 Eligibilitatea solicitanţilor: cine poate solicita finanţare nerambursabilă

(1) Pentru a fi eligibili pentru o finanţare nerambursabilă, solicitanţii trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii:

să aibă sediul în România;

să fie autoritate a administraţiei publice locale (la nivel de judeţ, municipalitate, oraş şi comună) şi /sau asociaţie de dezvoltare intercomunitară (aşa cum este definită în Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, modificată şi completată de Legea 286/2006);

să fie direct răspunzători pentru elaborarea şi managementul proiectului şi să nu acţioneze ca intermediari.

(2) Potenţialii solicitanţi nu au dreptul să participe la cererea de ofertă de proiecte sau să primească o finanţare nerambursabilă dacă:

(a) sunt în faliment sau în curs de lichidare, sunt intraţi în administrarea unei autorităţi judiciare, sunt implicaţi în acorduri cu creditorii, şi-au suspendat activităţile, sunt subiect al procedurilor vizând aceste aspecte sau sunt într-o situaţie similară ca urmare a aplicării unei proceduri similare prevăzute în legislaţia sau reglementările naţionale în vigoare;

(b) au suferit condamnări privind conduita profesională, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata) (ex. împotriva căreia nu este posibil nici un apel);

(c) sunt vinovaţi de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care Autoritatea Contractantă le poate justifica;(d) nu şi-au îndeplinit obligaţiile referitoare la plata contribuţiilor la asigurările sociale şi la plata taxelor şi impozitelor în conformitate cu prevederile legale din ţara în care sunt înregistraţi, în ţara Autorităţii Contractante sau în ţara în care se desfăşoară proiectul; (e) au suferit condamnări pentru fraudă, corupţie, implicarea într-o organizaţie ilegală sau orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata); (f) au fost declaraţi a fi într-o situaţie gravă de nerespectare a obligaţiilor contractuale privind procedurile de achiziţie sau procedurile de acordare a finanţărilor nerambursabile din fondurile Comunităţii Europene.

Solicitanţii sunt, de asemenea, excluşi de la participarea la cererea de ofertă de proiecte sau de la primirea unei finanţări nerambursabile dacă, în momentul cererii de ofertă de proiecte

(g) sunt subiect al unui conflict de interese;

5

(h) sunt vinovaţi de distorsionări grave în procesul de transmitere a informaţiilor solicitate de către Autoritatea Contractantă, ca şi condiţie de participare la cererea de ofertă de proiecte, sau nu reuşesc să furnizeze informaţiile solicitate; (i) au încercat să obţină informaţii confidenţiale sau să influenţeze comitetul de evaluare sau Autoritatea Contractantă în timpul procesului de evaluare a prezentei cereri de ofertă de proiecte sau a unora anterioare.

În cazurile de la punctele (a), (c), (d), (f), (h) şi (i), excluderea se aplică pe o perioadă de doi ani din momentul când s-a produs încălcarea articolului respectiv. În cazurile de la punctele (b) şi (e) excluderea se aplică pe o perioadă de patru ani de la data hotărârii judecătoreşti.

Solicitanţii trebuie să înainteze împreună cu Cererea de finanţare o declaraţie pe proprie răspundere că nu se găsesc în nici una dintre situaţiile menţionate la punctele de la (a) la f) (vezi Cererea de finanţare – secţiunea IV. DECLARAŢIA SOLICITANTULUI) şi o declaraţie pe proprie răspundere că nu se găsesc în situaţia de la punctul (g) (vezi Anexa G la Cererea de finanţare).

2.1.2 Parteneriate şi eligibilitatea partenerilor

Solicitanţii pot acţiona individual sau în consorţiu cu organizatii partenere.

Partenerii solicitanţilor participă la elaborarea şi implementarea proiectului, iar costurile angajate de aceştia sunt eligibile în aceleaşi condiţii cu cele angajate de Beneficiarul finanţării nerambursabile În plus faţă de categoriile menţionate la secţiunea 2.1.1(1), următoarele categorii sunt eligibile:

- alte autorităţi publice locale- instituţiile prefectului pot participa în competiţie ca parteneri, coordonatorul proiectului

fiind reprezentat de către o instituţie a administraţiei publice locale- organizaţii neguvernamentale nonprofit cu sediul în orice altă ţară PHARE sau membră

a UE1.

Asociaţi. În proiect pot fi implicate şi alte organizaţii. Aceşti asociaţi au un rol determinat în cadrul proiectului dar nu pot primi fonduri din finanţarea nerambursabilă acordată. Asociaţii nu trebuie să îndeplinească criteriile de eligibilitate la care se referă Sectiunea 2.1.1.

Subcontractori . Subcontractorii nu sunt nici parteneri, nici asociaţi, ci trebuie să respecte regulile stabilite în Anexa IV a contractului standard de finanţare nerambursabilă.

Solicitantul va fi organizaţia principală şi dacă proiectul va fi selectat pentru finanţare, partea contractantă (Beneficiar).

2.1.3 Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care se poate solicita finanţarea nerambursabilă

Durata

1 Ţările Phare sunt: Bulgaria, România, Turcia

Ţările Membre ale Uniunii Europene sunt: Austria, Belgia, Cipru, Cehia, Danemarca, Estonia, Finlanda, Franţa, Germania, Grecia, Ungaria, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburg, Malta,

Olanda, Polonia, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Spania, Suedia şi Marea Britanie .

6

Durata unui proiect nu poate fi mai mică de 7 luni şi nu poate depăşi 12 luni.

Sectoare sau domenii de activitateDomeniile specifice la care trebuie să se refere proiectele propuse sunt:

Domeniul I – dezvoltare locala Domeniul II – evidenta persoanelor Domeniul III – servicii de voluntariat pentru situaţii de urgenta Domeniul IV – alimentarea cu apa si canalizare Domeniul V – gestionarea deşeurilor solide Domeniul VI – politia comunitara

LocaţiaProiectele trebuie sa fie localizate în România.Orice împărţire a grant-ului pe sectoare, teme sau arii geografice trebuie prevăzută clar (vezi secţiunea 1.3)

Tipuri de acţiuniUrmătoarele tipuri de proiecte pot fi finanţate:

Domeniul I – dezvoltare locală Proiecte care să sprijine dezvoltarea parteneriatelor la nivel local, cu scopul de a

formula eficient cereri de finanţare din fonduri structurale. Proiecte care să sprijine formarea personalului în vederea procesului descentralizării

privind autorităţile locale, îmbunătăţirea managementului serviciilor publice descentralizate precum şi un management eficient al fondurilor structurale, în viitor.

Proiecte care să asigure dotarea cu echipamente IT şi alte componente, echipamente, instrumente pentru asigurarea unei activităţi eficiente la nivel local, în particular la nivelul serviciilor publice.

Proiecte care să susţină elaborarea de studii, cercetări şi strategii pentru dezvoltarea locală.

Proiecte care să susţină diseminarea informaţiilor în legătură cu acţiunile autorităţilor locale şi cu îmbunătăţirea serviciilor publice de la nivel local.

Domeniul II – evidenta persoanelor Proiecte care să sprijine dezvoltarea parteneriatelor la nivel local, cu scopul de a






Domeniul III – servicii de voluntariat pentru situaţii de urgenta Proiecte care să sprijine dezvoltarea parteneriatelor la nivel local, cu scopul de a

formula eficient cereri de finanţare din fonduri structurale.

7

Proiecte care să sprijine formarea personalului în vederea procesului descentralizării privind autorităţile locale, îmbunătăţirea managementului serviciilor publice descentralizate precum şi un management eficient al fondurilor structurale, în viitor.




Domeniul IV – alimentarea cu apa si canalizare Proiecte care să sprijine dezvoltarea parteneriatelor la nivel local, cu scopul de a






Domeniul V – gestionarea deşeurilor solide Proiecte care să sprijine dezvoltarea parteneriatelor la nivel local, cu scopul de a






Domeniul VI – politia comunitara Proiecte care să sprijine dezvoltarea parteneriatelor la nivel local, cu scopul de a






Următoarele tipuri de proiecte nu sunt eligibile:

8

Sponsorizări individuale pentru participarea la ateliere, seminarii, conferinţe, congrese; Burse individuale de studii sau cursuri de formare; Acţiuni privind lucrările publice („Works”) – aşa cum sunt definite în Instrucţiunile

pentru Solicitanţi.

Numărul de propuneri şi granturi pentru un solicitant

Un solicitant poate depune mai mult de o propunere de finanţare doar dacă tipurile acţiunilor propuse în proiecte sunt diferite.Un solicitant poate primi mai mult de o finanţare nerambursabilă în cadrul acestei licitaţii doar dacă tipurile propuse în proiecte sunt diferite.

2.1.4 Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luate în considerare pentru finanţarea nerambursabilă

Doar “costurile eligibile “ pot fi luate în considerare pentru finanţarea nerambursabilă. Aceste costuri sunt detaliate mai jos. În consecinţă, bugetul constituie atât o estimare a costurilor cât şi un plafon al „costurilor eligibile”. Solicitantul trebuie să ia în considerare faptul că aceste costuri eligibile trebuie să se bazeze pe costuri reale, şi nu pot lua forma unor sume globale ( cu excepţia costurilor de călătorie şi subzistenţă, şi a costurilor indirecte).

Sunt recomandate pentru finanţare acele propuneri care, în procesul de verificare anterior semnării unui contract, nu ridică probleme care necesită modificări de buget Verificările pot să conducă la solicitarea de clarificări şi pot determina Autoritatea Contractantă să impună reduceri. .

Prin urmare, este în interesul solicitantului să prezinte un buget realist care să reflecte un raport optim cost-beneficiu.

Costuri directe eligibile

Pentru a fi eligibile în cadrul prezentei cereri de ofertă de proiecte, costurile trebuie:

– să fie necesare pentru derularea proiectului, să fie prevăzute în contractul anexat prezentelor Instrucţiuni pentru Solicitanţi şi să respecte principiile unui management financiar sănătos, în mod special în privinţa eficienţei economice şi a raportului cost/beneficii;

– să fi fost angajate de către beneficiari sau partenerii acestora în perioada de implementare a proiectului, aşa cum este aceasta definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale, indiferent de momentul plăţii efective făcută de către beneficiar sau partenerii acestuia; acest lucru nu va afecta eligibilitatea costurilor pentru auditul final.

– să fie înregistrate în contabilitatea Beneficiarului sau a partenerilor acestuia sau în documentele lor fiscale, să fie identificabile şi verificabile şi să fie susţinute de documente justificative originale corespunzătoare;

Dacă satisfac condiţiile menţionate mai sus şi, unde este cazul, dacă sunt respectate procedurile de achiziţie, costurile directe eligibile includ:

costul pentru personalul cu atribuţii în implementarea proiectului, care să corespundă salariilor propriu-zise plus taxele pentru asigurări sociale şi alte costuri aferente remunerării; salariile şi costurile nu trebuie să le depăşească pe cele

9

practicate în mod obişnuit de către Beneficiar sau, după caz, de către partenerii acestuia;

Notă: Solicitanţii trebuie să menţioneze explicit atât modul în care este implicat în proiect fiecare membru al echipei de proiect (cu normă întreagă, cu normă redusă) cât şi costul specific şi numărul de unităţi pentru fiecare poziţie de la resurse umane specificată în buget.

costuri de transport şi de subzistenţă pentru personalul care ia parte la proiect, dacă acestea nu le depăşesc pe cele practicate în mod obişnuit de către Beneficiar sau, după caz, de către partenerii acestuia; rambursările de sume fixe nu trebuie să depăşească plafonul aprobat anual de Comisia Europeană;

Notă: În cadrul procedurilor Phare, costurile de subzistenţă (per diem) includ costurile pentru cazare, masă şi transport local, precum şi alocaţia zilnică prevăzută de legea română (“diurna”).

costuri pentru achiziţiile de echipamente (noi sau second hand*) şi servicii, cu condiţia ca acestea să corespundă preţurilor pieţei;

costuri pentru consumabile şi alte bunuri; cheltuieli pentru subcontractare; costuri generate direct de clauzele contractului (diseminarea informaţiilor, evaluarea

proiectului, audit, traduceri, copiere/tipărire, asigurare etc.) inclusiv costuri pentru serviciile financiare (în special costuri pentru transferuri bancare şi garanţii financiare).

Notă: * Pentru achiziţionarea echipamentelor second – hand este necesară aprobarea prealabilă a Autorităţii Contractante

Costuri ne-eligibile

Următoarele costuri sunt ne-eligibile: salariile funcţionarilor publici, cu excepţia cazului în care acestea sunt acoperite din

resursele partenerului(lor); datorii şi provizioane pentru pierderi sau datorii; dobânzi datorate; elemente deja finanţate prin alte proiecte/finanţări; achiziţionarea de terenuri sau clădiri, cu excepţia cazului în care acestea sunt necesare

pentru implementarea directă a proiectului, situaţie în care proprietatea trebuie transferată beneficiarilor finali ai proiectului, odată ce acesta s-a încheiat;

pierderi datorate diferenţelor de curs valutar; taxe, inclusiv TVA-ul, cu excepţia cazului în care Beneficiarul (sau Partenerii

beneficiarului) nu pot solicita recuperarea lor şi reglementările în vigoare autorizează acoperirea acestora.

Buget de Rezerva

Un buget de rezerva care nu depăşeşte 5% din costurile directe eligibile poate fi inclus în Bugetul proiectului. Acesta poate fi utilizat doar cu autorizaţie scrisă preliminară din partea Autorităţii Contractante.

Costuri eligibile indirecte (costuri de regie)

10

O sumă globală de maxim 7% din costurile eligibile directe ale proiectului poate fi solicitată ca fiind cost indirect pentru a acoperi cheltuielile administrative efectuate de Beneficiar pentru proiect.

Costurile indirecte sunt eligibile numai dacă nu includ costuri care au fost prinse în alte capitole din bugetul contractului.Costurile indirecte sunt neeligibile dacă Beneficiarul primeşte pe de altă parte o finanţare nerambursabilă operaţională (care acoperă exclusiv costurile de funcţionare ale organizaţiei) din partea Comisiei Europene.

Această prevedere nu se aplică în cazul finanţărilor nerambursabile operaţionale.

Contribuţii în natură

Contribuţiile în natură făcute de către Beneficiar sau de Partenerii acestuia trebuie menţionate separat în Anexa B. Acestea nu reprezintă cheltuieli propriu-zise şi nu sunt costuri eligibile. Contribuţiile în natură nu sunt luate în considerare ca şi cofinanţare din partea Beneficiarului. Nu vor fi luate in calcul la stabilirea bugetului.

Cu toate acestea, în cazul în care se obţine finanţarea solicitată, Beneficiarul va avea obligaţia de a aduce această contribuţie conform Cererii de finanţare.

2.2. CUM SE COMPLETEAZĂ CEREREA DE FINANŢARE ŞI PROCEDURILE APLICABILE

2.2.1 Cererea de finanţare şi documentele care o însoţesc

Cererile de finanţare trebuie înaintate respectând formularul Cererii de finanţare, anexat la prezentele Instrucţiuni pentru Solicitanţi (Anexa A). Formularul poate fi găsit şi pe Internet, la adresa: http://modernizare.mai.gov.ro, şi http://cfcu.mfinante.ro. Solicitanţii trebuie să respecte cu stricteţe formatul Cererii de finanţare şi să completeze paginile în ordinea specificată.

Solicitanţii vor completa cererea de finanţare în limba română.

! Vă rugăm să completaţi formularul de cerere de finanţare nerambursabilă cu atenţie şi cât mai clar posibil pentru a putea fi evaluată corespunzător. Fiţi expliciţi şi furnizaţi suficiente detalii pentru a asigura claritatea cererii, în special cu privire la modul în care vor fi atinse obiectivele proiectului, schimbarea pozitivă generată de proiect şi modul în care proiectul propus este relevant pentru obiectivele programului.

Orice greşeală legată de punctele ce se regăsesc în Lista de verificare (secţiunea a-V-a din dosarul de aplicaţie) sau orice neconcordanaţă din dosarul de aplicaţie (de exemplu sumele menţionate în buget nu concordă cu cele menţionate în dosarul de aplicaţie) va conduce la respingerea imediată a propunerii.

Clarificări vor fi cerute doar atunci când informaţia oferită este neclară, astfel încât Autoritatea Contractantă să poată derula o evaluare obiectivă.

Cererile de finanţare scrise de mână nu vor fi acceptate.

11

http://cfcu.mfinante.ro/

http://modernizare.mai.gov.ro/

Documentele care însoţesc cererea de finanţare nerambursabilăCererea de finanţare trebuie însoţită de următoarele documente:

Pentru solicitanţi:

1. Pentru solicitanţi autorităţi publice locale: copii ale documentului/documentelor (hotărâre de consiliu local, decizie, lege, reguli de funcţionare, etc.) de înfiinţare a organizaţiei participante.

2. Pentru solicitanţi care au fost infiinţaţi şi funcţioneză în baza unor acte normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, o referire detaliată la documentele respective va fi suficientă (numele actului normativ, numărul şi data acestuia, indicarea articolului(lelor) şi paragrafului(elor) relevante, precum şi numărul şi data Monitorului Oficial).

3. Declaraţia de Parteneriat semnată şi ştampilată de solicitant şi de toţi partenerii (unde este cazul) - în original.

4. Copie după cele mai recente situaţii financiare ale aplicantului, respectiv Bilanţul Contabil şi balanţa contabilă la 31.12.2006, având viza de înregistrare la Administraţia Financiară din raza căreia aparţin sau balanţa contabilă la nivelul ultimei luni pentru organizaţiile înfiinţate în 2005 şi 20062.

5. Copia celui mai recent raport anual3.6. Declaraţia solicitantului semnată şi ştampilată de solicitant care atestă faptul că acesta nu

se regăseşte în nici una din situaţiile de la (a) la (f) (vezi Cererea de finanţare – secţiunea IV – DECLARAŢIA SOLICITANTULUI) – în original.

7. CV-urile coordonatorului de proiect şi ale personalului cheie implicat în proiect, în formatul din Anexa F (format Phare).

8. Declaraţia de imparţialitate semnată şi ştampilată de solicitant şi de partenerii săi (unde este cazul) care atestă faptul că aceştia nu se regăsesc in situaţia menţionată la secţiunea 2.1.1. (2) (g) (conform Anexei G) – în original.

Pentru parteneri:1. Pentru parteneri autorităţi publice locale: copii ale documentului/documentelor (hotărâre

de consiliu local, decizie, lege, reguli de funcţionare, etc.) care atestă că partenerul este o persoană juridică nonprofit constituită conform normelor in vigoare.

2. Pentru partenerii autorităţi publice locale care au fost înfiinţaţi şi funcţionează în baza unor acte normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, o referire detaliată la documentele respective va fi suficientă (numele actului normativ, numărul şi data acestuia, indicarea articolului(lelor) şi paragrafului(elor) relevante, precum şi numărul şi data Monitorului Oficial).

3. Pentru partener(i), care sunt organizaţii neguvernamentale nonprofit din România: copie a hotărârii judecătoreşti de înfiinţare, definitivă şi irevocabilă, care să ateste personalitatea juridică a organizaţiei, copia celui mai recent statut autentificat al organizaţiei şi a hotărârii judecătoreşti corespunzătoare, definitivă şi irevocabilă, şi/sau copia corespunzătoare a certificatului de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare).

Pentru statut şi, unde este cazul, pentru toate documentele ulterioare/adiţionale la statut, trebuie ataşate copii ale documentelor autentificate4.

2 În cazul organizaţiilor neguvernamentale non-profit care îşi organizează activitatea în partidă simplă, cea mai recentă situaţie a soldurilor elementelor de activ şi pasiv.

3 Raportul anual reflectă activitatea unei organizaţii timp de un an şi conţine de regulă informaţii specifice cum ar fi: misiune, obiective, programe derulate, informaţii financiare, lista membrilor

Consiliului de administraţie etc. Forma de prezentare şi conţinutul specific al raportului anual rămân la latitudinea organizaţiei solicitante.

4 Documentele iniţiale şi orice act ulterior / adiţional la documentele statutare vor fi luate în considerare numai dacă sunt întocmite şi înregistrate legal, conform legislaţiei în vigoare, înainte de termenul

limită pentru depunerea Cererilor de finanţare.

12

Notă: Este recomandat ca actele constitutive şi/sau procesele verbale de constituire ale solicitantului şi partenerilor (unde este cazul) să fie ataşate; în caz contrar, acestea vor fi solicitate înainte de contractare.4. În cazul partenerilor care contribuie cu o anumită sumă, partenerul trebuie să dea o

declaraţie separată de confirmare conform căreia îşi asumă responsabilitatea şi va pune la dispoziţia proiectului suma propusă. – în original.

Documentele care trebuie să însoţească Cererea de finanţare se trimit în original sau în copii certificate „conform cu originalul” de către un organism autorizat independent. În cazul în care aceste documente sunt redactate în altă limbă decât cea română, solicitantul va ataşa o traducere autorizată a acestora în limba română sau în limba engleză, traducere care va fi luată în considerare la evaluarea cererii de finanţare.

În faza de contractare, solicitanţilor selectaţi pentru finanţare („Beneficiarilor”) li se va cere să prezinte copii legalizate ale documentelor solicitate mai sus în fotocopie.

Mai mult, solicitanţii trebuie să ia la cunoştinţă că următoarele documente trebuie prezentate înaintea semnării contractului:

Certificat de cazier judiciar emis de Poliţie – în original al persoanei ce are dreptul să reprezinte organizaţia aplicantă în relaţie cu alte părţi şi care o va reprezenta în relaţia cu Autoritatea Contractantă5;

Certificat de cazier fiscal al aplicantului, emis de autorităţile fiscale (Direcţia Generală a Finanţelor Publice din Ministerul Finanţelor Publice) – în original;

Certificat de atestare fiscală privind impozitele şi taxele locale al aplicantului, emis de autoritatea locală (Primărie- Departamentul pentru taxe locale şi alte venituri);

Certificat de atestare fiscală, emis de A.N.A.F. (Agenţia Naţională pentru Administrare Fiscală) – în original;

Certificat de înregistrare la Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor sau certificat echivalent (Certificat de grefă) emis de Tribunalul unde aplicantul este înregistrat oficial;

Un formular de identificare financiară conform modelului ataşat în Anexa V, atestat de banca unde se vor face plăţile. Banca trebuie să se afle în ţara unde este înregistrat aplicantul;

Documente care să ateste faptul că persoana care semnează documentele oficiale ale partenerului este cea autorizată.

Aplicanţilor li se va solicita să furnizeze următoarele documente cu scopul de a permite Autorităţii Contractante (care poate decide să solicite mai multe sau mai puţine documente în funcţie de specificul schemei de grant) să verifice eligibilitatea solicitanţilor şi a parteneilor acestora.

Dacă documentele suport (descrise de la punctul 1 la 6) nu sunt furnizate înainte de termenul limită (10 zile lucrătoare de la primirea scrisorii trimise de Autoritatea Contractantă), cererea de finanţare nerambursabilă va fi respinsă.

2.2.2 Unde şi cum se trimit cererile de finanţare

5 În cazul în care două sau mai multe aplicaţii selectate preliminar au fost trimise de către aceeaşi organizaţie aplicantă este suficientă trimiterea documentului în original pentru una dintre aplicaţii, pentru celelalte fiind suficientă o copie dar cu referire clară la aplicaţia care conţine documentul original.

13

Cererile de finanţare nerambursabilă trebuie primite într-un plic sigilat, prin poşta recomandată, curier sau depunere personală (celui care depune plicul îi va fi înmânat un document semnat şi datat, care certifică primirea), la adresa de mai jos:

Adresă poştalăMinisterul Internelor şi Reformei Administrative (pentru UCRAP), Piaţa

Revoluţiei nr. 1A, intrarea D, registratura MIRA, sector 1, Bucureşti

Adresă depunere personală sau prin curier

Ministerul Internelor şi Reformei Administrative (pentru UCRAP), Piaţa Revoluţiei nr. 1A, intrarea F, sector 1, Bucureşti

Cererile de finanţare nerambursabilă trimise prin orice alte mijloace (ex: fax sau e-mail) sau trimise la alte adrese vor fi respinse.

Cererile de finanţare nerambursabilă (cererea de finanţare, bugetul, cadrul logic şi documentele care însoţesc cererea de finanţare) trebuie să fie depuse într-un original şi 3 copii, în format A4, legate.

Originalul şi fiecare copie a Cererii de finanţare trebuie îndosariate separat şi marcate corespunzător (original, copie).

Cererea de finanţare, bugetul şi cadrul logic trebuie depuse şi în format electronic (dischetă sau CD-Rom). Formatul electronic trebuie să aibă exact acelaşi conţinut ca versiunea pe suport de hartie.

Atunci când solicitantul trimite mai multe propuneri fiecare dintre ele trebuie trimise separat.

Plicul exterior trebuie să poarte numărul de referinţă al cererii de ofertă de proiecte, numele complet şi adresa solicitantului, şi menţiunea: „A nu se deschide inainte de sesiunea de deschidere”.

Solicitanţii trebuie să verifice ca Cererea de finanţare să fie completă pe baza listei de verificare inclusă în Cererea de finanţare.

Solicitantul trebuie să păstreze un exemplar complet din cererea depusă.

2.2.3 Termenul limită pentru primirea cererilor de finanţare

Termenul limită pentru primirea cererilor de finanţare nerambursabilă este: 15 august 2007, ora 16:00 (ora oficială a României).Cererile de finanţare primite după expirarea termenului limită vor fi respinse în mod automat, chiar dacă ştampila poştei indică o dată anterioară termenului limită, sau dacă întârzierea este datorată serviciului de curierat.

14

2.2.4 Informaţii suplimentare

Pot fi trimise întrebări prin e-mail sau fax până cel târziu pe 25 iulie 2007 (21 de zile înainte de termenul limită de primire a cererilor de finanţare) la adresa de mai jos, indicând clar numărul de referinţă al prezentei cereri de ofertă de proiecte:

Adresă de E-mail: [email protected]: 021 311 76 54În atenţia: dnei Lavinia Cristescu

Răspunsurile la întrebările primite vor fi transmise solicitanţilor până cel târziu 4 august 2007 (11 zile înainte de termenul limită de primire a cererilor de finanţare).

Întrebările care pot fi relevante şi pentru alţi solicitanţi, împreună cu răspunsurile, vor fi publicate pe pagina internet http://modernizare.mai.gov.ro

2.2.5 Confirmarea de Primire

După sesiunea de deschidere a cererilor de finanţare, Autoritatea Contractantă va trimite o confirmare de primire tuturor solicitanţilor, menţionând dacă cererea a fost primită înainte sau după termenulul limită şi informându-i asupra numărului de referinţă al acesteia.

2.3 EVALUAREA ŞI SELECŢIA CERERILOR DE FINANŢARE

Cererile de finanţare nerambursabilă vor fi examinate şi evaluate de către Autoritatea Contractantă, cu posibila asistenţă din partea unor experţi externi. Toate proiectele solicitanţilor vor fi evaluate conform următoarelor criterii:

(1) Conformitatea administrativă

Se verifică dacă cererea este completă, în conformitate cu lista de verificare.

(2) Eligibilitatea solicitanţilor, a partenerilor şi a proiectelor

Se verifică eligibilitatea solicitanţilor, a partenerilor (şi asociaţilor - unde este cazul) şi a proiectului, conform criteriilor prezentate în secţiunile 2.1.1, 2.1.2 şi 2.1.3.

(3) Evaluarea calităţii cererilor de finanţare şi evaluarea financiară

Evaluarea calităţii cererilor de finanţare, inclusiv a bugetului propus, va fi efectuată în conformitate cu criteriile de evaluare din Grila de Evaluare prezentată mai jos.Există două tipuri de criterii de evaluare: criterii de selecţie şi criterii de acordare a finanţării.

Criteriile de selecţie sunt destinate evaluării capacităţii operaţionale şi financiare a solicitanţilor, pentru a verifica dacă aceştia:

au resurse financiare suficiente şi stabile în vederea desfăşurării activităţilor pe toată durata implementării proiectului şi unde este cazul, pentru a conribui la finanţarea proiectului;

15

http://www.modernizare.mai.gov.ro/

mailto:[email protected]

au calificările şi competenţele profesionale necesare pentru implementarea cu succes a proiectului Această cerinţă se aplică şi partenerilor solicitantului.

Criteriile de acordare a finanţării nerambursabile permit evaluarea calităţii cererilor de finanţare în raport cu obiectivele şi priorităţile stabilite şi acordarea finanţării nerambursabile proiectelor care răspund cel mai eficient cererii de ofertă de proiecte. Aceste criterii includ aspecte ca relevanţa proiectului, legătura cu obiectivele cererii de ofertă, calitatea, impactul aşteptat, sustenabilitatea şi eficacitatea costurilor.

Vă rugăm să aveţi în vedere următoarele informaţii importante:

Acordarea punctajului:

Criteriile de evaluare sunt împărţite în secţiuni şi subsecţiuni. Fiecărei subsecţiuni i se va acorda un punctaj între 1 şi 5 în conformitate cu următoarele reguli: 1 = foarte slab; 2 = slab; 3 = satisfăcător; 4 = bun; 5 = foarte bun. Cererile de finanţare cu cele mai mari punctaje vor avea prioritate la acordarea finanţărilor.

Notă privind Secţiunea 1. Capacitate financiară şi operaţională

Dacă punctajul total obţinut la secţiunea 1 este mai mic de 12 puncte (satisfăcător), cererea de finanţare nu va mai fi evaluată în continuare.

Notă privind secţiunea 2. Relevanţa

Dacă punctajul total obţinut la secţiunea 2, este mai mic de 20 puncte (bun ) cererea de finanţare nu va mai fi evaluată în continuare.

Grilă de evaluare

Secţiunea Punctaj maxim

Cerere de finanţare

1. Capacitate financiară şi operaţională 201.1. Solicitantul şi partenerii au suficientă experienţă de management de proiect? 5 II.4.1, III.1 şi

Raport anual1.2 Solicitantul şi partenerii au suficientă expertiză tehnică? (în special, cunoştinţe

în domeniile cărora li se adresează proiectul) 5 II.4.1, III.1,

CV-uri şi Raport anual

1.2 Solicitantul şi partenerii au capacitate de management (inclusiv personal, echipamente, capacitate de a gestiona bugetul proiectului)

5 II.4.2 şi III.1

1.3 Solicitantul şi partenerii au resurse financiare suficiente şi stabile. 5 II.4.22. Relevanţă 252.1 Cât de relevantă este propunerea pentru obiectivele şi pentru una sau mai multe

dintre priorităţile cererii de ofertă de proiecte? Notă: Un punctaj de 5 puncte (foarte bine) se vor acorda doar dacă propunerea se va adresa în mod specific cel puţin unei priorităţi.

5 I.1.6(a)(b)

2.2 Cât de relevantă este propunerea pentru nevoile şi constrângerile ţării sau regiunii respective ? (luându-se în considerare inclusiv evitarea suprapunerilor şi sinergia cu alte iniţiative ale Comunităţii Europene)

5 I.1.6 (c)

2.3. Cât de clar definiţi şi strategic aleşi sunt factorii implicaţi (intermediari, beneficiari finali, grupuri ţintă)?

5 I.1.6.(e)

2.4. Sunt clar definite nevoile grupurilor ţintă propuse şi beneficiarii finali; propunerea se adresează acestora în mod adecvat?

5 1.6(c)(d)(f)

2.5. În ce măsură propunerea conţine elemente concrete de valoare adaugată, cum 5 general

16

ar fi abordări inovative, modele de bune practici, promovarea egalităţii sexelor şi a şanselor egale, protecţia mediului?3. Metodologie 303.1 Sunt activităţile propuse adecvate, practice şi legate de obiectivele şi rezultatele

aşteptate?5 I.1.7

3.2 Cât de coerent este conceput planul general al proiectului? (în special, reflectă el analiza problemelor identificate, ia în considerare factorii externi şi include un plan evaluare?).

5 I.1.8

3.3 Cât de satisfăcătoare sunt nivelul implicării şi activitatea partenerilor în proiect?

Notă: dacă nu există parteneri, punctajul va fi 1.

5 I.1.8(e)

3.4. Cât de satisfăcătoare este implicarea şi participarea grupurilor ţintă şi beneficiarilor finali în proiect?

5 I.1.8(e)

3.5 Cât de clar şi realizabil este planul de acţiune? 5 I.1.93.6 În ce măsură cererea de finanţare conţine indicatori verificabili în mod obiectiv

pentru rezultatele proiectului?5 cadrul- logic

4. Asigurarea continuităţii proiectului 154.1 În ce măsură este posibil ca proiectul să aibă un impact tangibil asupra

grupurilor ţintă?5 I.2.1

4.2 În ce măsură propunerea conţine posibile efecte multiplicatoare? (inclusiv posibilitatea replicării şi extinderii rezultatelor proiectului şi diseminarea informaţiilor)

5 I.2.2 şi I.2.3.

4.3 În ce măsură rezultatele proiectului propus sunt durabile:- financiar (cum vor fi finanţate activităţile după încheierea finanţării din partea

Comisiei Europene?)- instituţional (structurile care permit desfăşurarea activităţilor vor continua să

existe la sfârşitul acestui proiect? Va exista “proprietate” locală asupra rezultatelor proiectului?)

- politic (unde se aplică)( care va fi impactul structural al proiectului – de ex. va conduce la îmbunătăţirea legislaţiei, a codurilor de conduită, a metodologiilor etc.?)

5 I.2.4.

5. Bugetul şi eficacitatea costurilor 105.1 În ce măsură raportul între costurile estimate si rezultatele aşteptate este

satisfăcător? 5 I.3

5.2 În ce măsură cheltuielile propuse sunt necesare pentru implementarea proiectului?

5 I.3

Scor total maxim 100

2.4 INFORMAŢII REFERITOARE LA DECIZIA AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE A ACORDA FINANŢAREA NERAMBURSABILĂ

Solicitanţii vor fi informaţi în scris despre decizia Autorităţii Contractante referitoare la cererea lor de finanţare. Decizia de a respinge o cerere de finanţare nerambursabilă sau de a nu acorda finanţarea nerambursabilă, se va baza pe următoarele motive:

• cererea de finanţare a fost primită după termenul limită;

• cererea de finanţare este incompletă sau neconformă cu condiţiile administrative publicate;

• solicitantul sau unul sau mai mulţi parteneri nu sunt eligibili;

17

• proiectul nu este eligibil (ex. activitatea propusă nu este acoperită de program, propunerea depăşeşte durata maximă permisă, valoarea finanţării solicitate este mai mare decât suma maximă permisă, etc);

• propunerea nu este destul de relevantă sau capacitatea financiară şi operaţională a solicitantului nu este suficientă, sau proiectele selectate sunt considerate superioare din aceste puncte de vedere;

• propunerea este considerată inferioară din punct de vedere tehnic şi financiar, proiectelor selectate.

Decizia Autorităţii Contractante de a respinge o cerere de finanţare sau de a nu acorda finanţare nerambursabilă este finală.

Data la care Autoritatea Contractantă estimează că va anunţa decizia ca urmare a încheierii procedurii de selecţie este 20 septembrie 2007– acest termen fiind doar unul estimativ.

2.5 PREVEDERI APLICABILE IMPLEMENTĂRII PROIECTULUI, CA URMARE A DECIZIEI AUTORITĂŢII CONTRACTANTE DE ACORDARE A FINANŢĂRII NERAMBURSABILE

După decizia de acordare a finanţării nerambursabile, Beneficiarului i se va propune un contract, în conformitate cu contractul standard folosit de Autoritatea Contractantă, anexat la aceste Instrucţiuni pentru Solicitanţi (AnexaE).

Data planificată pentru începerea activităţilor proiectului, după semnarea contractului de către părţi, este 10 decembrie 2007 - acest termen fiind doar unul estimativ.

Proiectele din cadrul Phare 2005 trebuie să se încheie până în noiembrie 2008.

Proiectele din cadrul Phare 2006 trebuie să se încheie până în mai 2009.

Contractul va stipula, în special, următoarele drepturi şi obligaţii:

Valoarea finală a finanţării nerambursabile

Valoarea maximă a finanţării nerambursabile va fi prevăzută în contract. După cum se menţionează în secţiunea 2.1.4, această sumă are la bază bugetul, care reprezintă numai o estimare. În consecinţă, valoarea finanţării devine finală numai după terminarea proiectului şi prezentarea rapoartelor finale (cf. 17.1 şi 17.2 din Condiţiile Generale).

Neîndeplinirea obiectivelor

Dacă Beneficiarul nu reuşeşte să implementeze proiectul în condiţiile asumate şi convenite în contract, Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a suspenda plăţile şi/sau de a înceta contractul. (cf. Art. 11 din Condiţiile Generale). Contribuţia Autorităţii Contractante poate fi redusă şi/sau Autoritatea Contractantă poate solicita returnarea parţială sau totală a sumelor deja plătite, dacă beneficiarul nu respectă termenii stipulaţi în contract (cf. Art.11.4 şi 17.4 din Condiţiile Generale).

Amendamente la contract şi variaţii în cadrul bugetului

Orice amendament la contract trebuie menţionat în scris printr-un addendum la contractul original. (articolul 9.1 din Condiţii Generale). Totuşi, anumite modificări (ex. adrese, cont

18

bancar, etc.) pot fi doar comunicate Autorităţii Contractante (cf.art. 9.2 din Condiţiile Generale).

Variaţii în cadrul bugetului

Sumele din buget pot varia faţă de cele originale, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

(1) variaţiile nu afectează scopul de bază al proiectului şi(2) impactul financiar este limitat la un transfer în cadrul unui singur capitol de buget sau la un

transfer între capitole de buget care implică o modificare mai mică de 15% din suma prevăzută iniţial la fiecare dintre capitolele respective.

În astfel de cazuri, beneficiarul poate aplica modificarea, informând fără întârziere Autoritatea Contractantă. Această metodă nu poate fi folosită pentru amendarea capitolului de costuri indirecte. În toate celelalte cazuri trebuie făcută în prealabil o solicitare în scris, către Autoritatea Contractantă şi este necesară întocmirea un Addendum la contract.

Raportarea

Rapoartele trebuie întocmite în limba română şi trebuie însoţite de un scurt rezumat în limba engleză.. Rapoartele tehnice şi financiare trebuie înaintate împreună cu cererile de plată şi certificatul de audit (cu excepţia cererii de plată a avansului). Un plan de acţiune şi un buget pentru următoarea perioadă de implementare trebuie să însoţească rapoartele înaintate pentru plăţi intermediare.

Informaţii suplimentare

In conformitate cu articolul 2.1. din Condiţiile Generale, Autoritatea Contractantă poate solicita cere informaţii suplimentare.

Plăţi

Beneficiarul va primi un avans de 50% din totalul finanţării în termen 45 de zile de la primirea de către Autoritatea Contractantă, a contractului semnat de ambele părţi, însoţit de o cerere de plată conform modelului ataşat în anexa Anexa V la contract.

Beneficiarul va primi următoarea tranşă, plătită în avans, de 40% din totalul finanţării în 45 de zile de la aporbarea de către Autoritatea Contractantă a unui raport intermediar în conformitate cu Articolul 15.1 din Condiţiile Generale, ănsoţit de o cerere de plată conform modelului ataşat în Anexa V la contract şi de certificatul de audit pentru perioada de raportare.

Ultima tranşă, de până la 10% din totalul finanţării va fi plătită în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a raportului final, în conformitate cu Articolul 15.1 din Condiţiile Generale, însoţit de o cerere de plată conformmodelului ataşat în Anexa V şi de certificaul de audit pentru perioada de raportare.

Plăţile vor fi făcute într-un cont bancar dedicat proiectului sau într-un sub-cont în care se identifică sumele plătite de către Autoritatea Contractantă.

Toate plăţile vor fi efectuate în EURO.

Înregistrări în contabilitatea proiectului

Beneficiarul trebuie să ţină înregistrări contabile exacte şi periodice, şi să utilizeze conturi separate, care dau o imagine fidelă şi asigură transparenţa implementării proiectului (cf. Articolului 16.1 din Condiţiile Generale). Beneficiarul trebuie să păstreze înregistrările contabile timp de şapte ani după data de efectuare a plăţii finale.

19

Auditul

Un audit extern asupra înregistrărilor şi conturilor proiectului, realizat de un auditor autorizat, care este membru al unui organism recunoscut pe plan internaţional, organism de supraveghere a efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare, trebuie să însoţească:

orice cerere de plată intermediară; orice cerere de plată finală

Printr-un certificat de audit conform modelului din Anexa VI la contract, auditorul va certifica faptul că situaţia fionanciară depusă (venituri şi cheltuieli) sunt exacte, reale, şi justificate cu documente adecvate. De asemenea, auditorul va identifica cheltuielile eligibile efectuate în conformitate cu Contractul.

Contractul va permite Comisiei , Oficiul European Anti-Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor să realizeze verificarea proiectului atât pe baza înregistrărilor, cât şi prin vizite la locul de desfăşurare a proiectului (cf. articolul 16.2 din Condiţii Generale).

Publicitate

Finanţării din partea Comunităţii Europene i se vor acorda vizibilitatea şi recunoaşterea potrivite, de exemplu, prin intermediul rapoartelor şi publicaţiilor realizate ca rezultat al proiectului sau în cadrul evenimentelor publice asociate proiectului etc. (cf. Art. 6 din Condiţiile Generale şi Art. 7(1)(2) din Condiţiile Speciale).

Contracte intervenite în implementarea proiectuluiÎn cazul în care Beneficiarul trebuie să încheie contracte pentru achiziţii în cadrul implementării proiectului, va fi selectat furnizorul care oferă cea mai avantajoasă eficienţă pentru suma alocată, cu alte cuvinte, cel mai bun raport preţ/calitate, în conformitate cu principiile transparenţei şi tratamentului egal faţă de potenţialii contractori şi având în vedere evitarea conflictelor de interese. În acest scop, Beneficiarii trebuie să respecte procedurile de achiziţie stipulate în Anexa IV a Contractului.

20

LISTA ANEXELOR *:

3.1. STANDARD ÎN CONFORMITATE CU GHIDUL PRACTIC: Format de completare:

- ANEXA A: Formularul de Cerere de finanţare (Format Word) - ANEXA B: FOAIA DE LUCRU 1 - BUGET (Format Excel)

FOAIA DE LUCRU 2 – SURSE DE FINANŢARE PRECONIZATE (format Excel )

- ANEXA C: Cadrul logic al proiectului (Format Word) Pentru informarea dumneavoastră:

- ANEXA D: Per diem (Costuri de subzistenţă)– Sumele valabile pentru anul curent (Format Word)

- ANEXA E: Contract de finanţare Standard (Format Word), inclusiv anexele acestuia I –VIII

3.2. ADIŢIONAL (EXEMPLE): Format de completare:

- ANEXA F: Format Standard pentru CV (Format Word) - ANEXA G: Declaraţia de imparţialitate (Format Word)

21

Annex A

GUVERNUL ROMÂNIEIAUTORITATE CONTRACTANTĂ:

MINISTERUL ECONOMIEI ŞI FINANŢELORAUTORITATE DE IMPLEMENTARE:

MINISTERUL INTERNELOR ŞI REFORMEI ADMINISTRATIVE

Fondul de modernizare pentru dezvoltarea administraţiei la nivel local

SCHEMA DE GRANT

Cerere de Finanţare

Linia de buget: PHARE 2005 RO - 2005/017-553.01.03.05.01 ŞI PHARE 2006 RO – 2006/018-147.01.03.02.03

Numele solicitantului:

Nr. Dosar

(doar pentru uz intern)

22

NOTĂ

Vă rugăm să citiţi şi să completaţi acest formular cu cea mai mare atenţie. Lipsa unor informaţii cerute nu poate fi rectificată; în cazul în care se constată lipsa unor informaţii sau documente, Cererea de Finanţare depusă va fi respinsă.

23

PROIECTUL

1. Descriere

1.1 Titlu

1.2 Loc (locuri) de desfăşurare

Judeţ(e), regiune(i), localitate(ăţi)

1.3 Suma solicitată de la Autoritatea Contractantă

Costul total eligibil al proiectului

Suma solicitată de la Autoritatea Contractantă

% din costul totalul al proiectului

<EUR> <EUR > %

1.4 Rezumat

Maximum 10 rânduri (a se include informaţii despre (a) scopul proiectului, (b) grupul(rile) ţintă şi (c) activităţile principale). Acolo unde este cazul, indicaţi sectorul, tema sau zona geografică specificate în cererea de ofertă de proiecte căreia îi corespunde proiectul dvs.

1.5 Obiective

Vă rugăm să bifaţi Domeniul căruia i se adresează prezentul proiect: Domeniul I – dezvoltare locala Domeniul II – evidenta persoanelor Domeniul III – servicii de voluntariat pentru situaţii de urgenta Domeniul IV – alimentarea cu apa si canalizare Domeniul V – gestionarea deşeurilor solide Domeniul VI – politia comunitara

Maximum 1 pagină. Descrieţi obiectivul(ele) general(e) şi obiectivele specifice ale proiectului.

24

1.6 Justificare

Maximum 3 pagini. Furnizaţi următoarele informaţii:

(a) relevanţa proiectului pentru obiectivele componentei programului(b) relevanţa proiectului pentru priorităţile componentei programului(c) identificarea necesităţilor şi constrângerilor percepute în ţările/ regiunile vizate(d) lista grupurilor ţintă şi numărul estimat de beneficiari direcţi şi indirecţi(e) motivaţia alegerii grupurilor ţintă şi a activităţilor(f) relevanţa proiectului pentru grupurile ţintă

1.7 Descrierea detaliată a activităţilor

Maximum 9 pagini. Includeţi titlul şi descrierea detaliată a fiecărei activităţi avute în vedere pentru obţinerea rezultatelor, specificând, unde este cazul, rolul fiecărui partener (sau al asociaţilor sau subcontractorilor) în proiect. În acest sens, descrierea detaliată a activităţilor nu trebuie confundată cu planul proiectului (a se vedea secţiunea 1.9).

1.8 Metodologia

Maximum 4 pagini. Descrierea detaliată a:

(a) metodelor de implementare(b) motivelor pentru alegerea metodologiei propuse (c) cum intenţionează proiectul să continue un proiect anterior (unde este cazul) (d) proceduri de evaluare internă (e) nivelul de implicare şi activitatea altor organizaţii (parteneri sau alţii) în proiect(f) justificarea rolului fiecărui partener(g) echipa propusă pentru implementarea proiectului (pe funcţii: nu este nevoie să se includă aici

numele persoanelor).

1.9 Durata şi planul proiectului

Durata proiectului va fi de __ luni.

Notă: În planul orientativ al proiectului nu trebuie să fie menţionate date exacte/certe, ci numai să se arate “luna 1”, “luna 2” etc. Solicitanţii sunt sfătuiţi să prevadă o marjă de siguranţă în planul de proiect propus. Planul proiectului nu trebuie să conţină descrierea detaliată a activităţilor, ci doar titlurile lor (vă rugăm să verificaţi că acestea se potrivesc cu cele menţionate în secţiunea 1.7). Şi lunile fără activităţi trebuie incluse în planul proiectului şi în durata proiectului.

Planul pentru implementarea proiectului trebuie să fie suficient de detaliat pentru a furniza informaţii cu privire la pregătirea şi implementarea fiecărei activităţi. Planul proiectului trebuie prezentat conform următorului model:

25

Anul 1 Semestrul 1 Semestrul 2

Activitate Luna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Organizaţia care implementează proiectul

Exemplu exemplu ExempluActivitatea pregătitoare 1 (titlu)

Partenerul local 1

Activitatea de execuţie 1 (titlu)

Partenerul local 1

Activitatea pregătitoare 2 (titlu)

Partenerul local 2

Etc.

2. Rezultate preconizate

2.1 Impactul preconizat asupra grupurilor ţintă

Maximum 2 pagini. Indicaţi cum va îmbunătăţi proiectul :

(a) situaţia grupurilor ţintă(b) capacităţile manageriale şi tehnice ale grupurilor ţintă sau ale partenerilor (unde este cazul)

2.2 Publicaţii si alte rezultate

Maximum 1 pagină. Fiţi la obiect şi cuantificaţi rezultatele cât de mult posibil.

2.3 Efecte multiplicatoare

Maxim 1 pagină. Descrieţi posibilitatea replicării şi extinderii rezultatelor proiectului.

2.4 Impactul pe termen scurt şi lung

Maxim 3 pagini. Vă rugăm să faceţi distincţia între următoarele 3 dimensiuni ale impactului pe termen scurt şi lung:

26

(a) Aspectul financiar (Cum vor fi finanţate activităţile după încetarea finanţării nerambursabile? )

(b) Nivelul instituţional (Vor mai funcţiona structurile care susţin/permit implementarea activităţilor la sfârşitul prezentului proiect? Va exista “proprietate” locală asupra rezultatelor proiectului?)

(c) La nivelul politicilor (care va fi impactul structural al proiectului – de ex., va conduce acesta la îmbunătăţirea legislaţiei, codurilor de conduită sau metodologiilor etc.?)

3. Bugetul proiectului

Completaţi Anexa B (Tabelul 1) pentru durata totală a proiectului. Pentru informaţii suplimentare, consultaţi Instrucţiunile pentru solicitanţi (Secţiunea 2.1.4).

4. Surse de finanţare preconizate

Completaţi Anexa B (Tabelul 2) pentru furnizarea de informaţii despre sursele de finanţare preconizate pentru proiect6.

6 Pentru a trece dintr-un tabel („Foaie de lucru” sau „Worksheet”) în altul, folosiţi opţiunile aflate pe banda din partea de jos a ecranului.

27

SOLICITANTUL

1.Identitate

Denumirea oficială completă (numele organizaţiei):

Acronim (unde este cazul):

Statut juridic7:

Cod fiscal:

Adresa oficială:

Adresa poştală:

Persoana de contact:

Număr de telefon:

Număr de fax:

Adresa E-mail:

Website:

2.Detalii despre bancă

Banca trebuie să fie localizată în ţara în care este înregistrat solicitantul.

Numele titularului de cont:

Nr. cont bancar:

Codul băncii:

Codul IBAN (opţional):

Numele băncii:

Adresa băncii:

Numele persoanei(lor) cu drept de semnătură:

Funcţia(iile) persoanei(lor) cu drept de semnătură:

NB : Înainte de semnarea contractului de finanţare nerambursabilă, solicitanţii selectaţi vor trebui să depună o fişă de identificare financiară, folosind modelul din Anexa V a contractului, certificată de banca menţionată mai sus.

7 Menţionaţi de exemplu dacă aplicantul este o organizaţie non-profit sau nu.

28

Banca corespondentă (unde este relevant)

Numele titularului de cont:

Nr. cont bancar:

Codul băncii:

Cod IBAN (opţional):

Numele băncii:

Adresa băncii:

3. Descrierea solicitantului (maximum o pagină)

3.1 Când a fost înfiinţată organizaţia dvs. şi când şi-a început activitatea?

3.2 Care sunt în prezent principalele activităţi ale organizaţiei dvs.?

3.3 Lista membrilor consiliului director al organizaţiei dvs.

Nume Profesie Sex Funcţie Vechime (în ani) în consiliu

F / MF / MF / M

4. Capacitatea de a conduce şi implementa proiecte

4.1. Experienţă în derularea unor proiecte similare

Maximum 1 pagină per proiect. Vă rugăm să furnizaţi o descriere detaliată a proiectelor derulate de organizaţia dumneavoastră în ultimii cinci ani în domeniile acoperite de acest program, având grijă să identificaţi pentru fiecare proiect:

(a) scopul şi localizarea proiectului(b) rezultatele proiectului(c) rolul organizaţiei dumneavoastră (solicitant sau partener) şi nivelul de implicare în proiect (d) costul proiectului(e) finanţatorii proiectului (nume, adresă şi e-mail, nr. telefon, suma cu care au contribuit)

Această informaţie va fi folosită pentru a evalua dacă organizaţia dumneavoastră are suficientă experienţă în gestionarea de proiecte în domeniul şi la o scară comparabilă cu proiectul pentru care solicitaţi finanţare nerambursabilă.

29

4.2 Resurse

Maximum 3 pagini. Vă rugăm să furnizaţi o descrierea detaliată a diferitelor resurse la care are acces organizaţia dumneavoastră şi, în special, a următoarelor aspecte:

venitul anual în ultimii trei ani, incluzând o estimare a sumei în Euro şi menţionând, unde este cazul, pentru fiecare an, numele principalilor finanţatori şi proporţia din venitul anual cu care au contribuit aceştianumărul angajaţilor cu normă întreagă şi parţială, pe categorii (de ex., numărul de coordonatori de proiect, contabili etc.), indicând locul unde sunt angajaţiechipamente şi spaţii de birourialte resurse relevante (de ex., voluntari, organizaţii asociate, reţele care ar putea contribui de asemenea la implementarea proiectului)

Această informaţie va fi folosită pentru a evalua dacă organizaţia dumneavoastră are suficiente resurse pentru implementarea unui proiect de complexitatea celui pentru care solicitaţi finanţare nerambursabilă.

5. Alte cereri de finanţare înaintate unor instituţii europene, Fondului European de Dezvoltare (FED) sau statelor membre UE

5.1 Finanţări nerambursabile, contracte sau împrumuturi obţinute în ultimii trei ani de la instituţii europene, FED sau statele membre UE

Titlul proiectului şi numărul de referinţă

Linia bugetară a CE, FED sau alte surse

Suma (EUR) Data la care s-a obţinut finanţarea

5.2 Cereri de finanţare înaintate (sau în curs de a fi înaintate) la instituţii europene, FED sau state membre ale UE în anul în curs:

Titlul proiectului şi numărul de referinţă

Linia bugetară a CE, FED sau alte surse Suma (EUR)

30

PARTENERI AI SOLICITANTULUI CARE PARTICIPĂ LA PROIECT

1. Descrierea partenerilor

Această secţiune trebuie completată pentru fiecare organizaţie partener, ţinând cont de prevederile secţiunii 2.1.2 a Instructiunilor pentru Solicitanţi. Asociaţii, aşa cum sunt definiţi în cadrul aceleiaşi secţiuni, nu trebuie menţionaţi. Copiaţi acest tabel de câte ori aveţi nevoie pentru a introduce informaţii despre toţi partenerii.

Partener 1 Partener 2

Denumirea oficială completă (numele organizaţiei)

Naţionalitate

Statut juridic8

Adresa oficială

Persoana de contact

Nr. telefon:

Nr. fax:

Adresa e-mail

Număr de angajaţi

Alte resurse relevante

Experienţa altor proiecte similare, în legătură cu rolul în implementarea proiectului propus

Istoricul cooperării cu solicitantul

Rolul şi implicarea în pregătirea proiectului propus

Rolul şi implicarea în implementarea proiectului propusImportant: Această cerere de finanţare trebuie să însoţită de o declaraţie de parteneriat semnată, ştampilată şi datată atât de către solicitantul principal, cât şi de către fiecare

partener, în conformitate cu modelul din pagina următoare.

8 Unde este cazul, dacă partenerul este o autoritate/instituţie publică locală/naţională, vă rugăm să indicaţi actele normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, atestând eligibilitatea partenerului aşa cum este menţionat în secţiunea 2.1.2. din Instructiunile pentru Solicitanţi (numele, numărul şi data actului normativ, indicând articolul/articolele şi paragraful/paragrafele relevante şi, de asemenea, numărul şi data Monitorului Oficial).

31

2. Declaraţia de Parteneriat9

Parteneriatul este o relaţie de substanţă între două sau mai multe organizaţii, ce presupune împărţirea responsabilităţilor în derularea proiectului finanţat de către Autoritatea Contractantă. Pentru a se asigura că proiectul se derulează în bune condiţii, Autoritatea Contractantă solicită tuturor partenerilor (inclusiv solicitantului principal care semnează contractul) să recunoască aceasta, consimţind la principiile de bună practică a parteneriatului, stipulate mai jos:

Principiile de Bună Practică a Parteneriatului

1. Toţi partenerii trebuie să fi citit Cererea de Finanţare şi să fi înţeles care va fi rolul lor în proiect, înainte de a trimite Cererea de Finanţare Autorităţii Contractante.

2. Toţi partenerii trebuie să fi citit Contractul standard de finanţare nerambursabilă şi să fi înţeles care vor fi obligaţiile lor contractuale în cazul acordării finanţării nerambursabile. Partenerii autorizează solicitantul principal să semneze contractul cu Autoritatea Contractantă şi să-i reprezinte în toate relaţiile cu Autoritatea Contractantă, în contextul implementării proiectului.

3. Solicitantul trebuie să se consulte regulat cu partenerii săi şi să-i informeze asupra tuturor aspectelor privind evoluţia proiectului.

4. Toţi partenerii trebuie să primească copii ale rapoartelor – narative şi financiare – înaintate Autorităţii Contractante.

5. Propunerile de modificări substanţiale ale proiectului (de ex., activităţi, parteneri etc.) trebuie să fie consimţite de parteneri înainte de a fi trimise către Autoritatea Contractantă. În cazul în care nu se poate ajunge la o înţelegere, solicitantul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă cu privire la aceasta, atunci când înaintează spre aprobare propunerea de modificare.

6. Înainte de terminarea proiectului, partenerii trebuie să consimtă asupra unei distribuţii echitabile a echipamentelor, vehiculelor şi bunurilor dobândite din finanţarea nerambursabilă UE, între partenerii locali situaţi în ţările vizate. Copii ale titlurilor de transfer trebuie ataşate raportului final.

7. În cazul în care unul dintre parteneri are o datorie neplătită faţă de Autoritatea Contractantă, oricând ar apărea această situaţie, aceleaşi documente depuse de solicitant vor fi depuse cât mai repede şi de către partenerul aflat în situaţia menţionată mai sus.

Declaraţie de parteneriat

Am citit şi aprobat conţinutul propunerii înaintate către Autoritatea Contractantă. Ne angajăm să respectăm principiile practicii unui bun parteneriat.

Nume:

Organizaţie:Funcţie:Semnătură şi ştampilă:

Data şi Locul:

9 Trebuie semnată, datată şi stampilată de către solicitant şi fiecare partener, în toate cazurile în care există un partener în afară de solicitant.

32

DECLARAŢIA SOLICITANTULUI

Subsemnatul, în calitate de persoană responsabilă din partea organizaţiei solicitante pentru prezentul proiect, certific următoarele:

(a) informaţia furnizată în această cerere este corectă; şi(b) solicitantul şi partenerii (unde este cazul) nu intră sub incidenţa nici uneia din categoriile de

la (a) la (f) menţionate în Secţiunea 2.1.1 (2) din Instrucţiunile pentru solicitanţi, şi(c) solicitantul deţine sursele de finanţare şi are competenţa profesională şi calificările

menţionate în Secţiunea 2.3 (3) din Instrucţiunile pentru solicitanţi.

Nume:Funcţie:Semnătură şi ştampilă:Data şi Locul:

33

Lista de verificare

Înainte de a trimite cererea de finanţare, vă rugăm sa verificaţi dacă cererea dumneavoastră este completă (vedeţi şi Nota de la pagina 2), şi anume că:

Cererea de Finanţare

dosarul este complet şi respectă condiţiile cererii de finanţare;un original şi 3 copii ale tuturor documentelor sunt anexate, fiecare îndosariate separat şi marcate (original, copie);forma electronica a formularului cererii de finanţare şi a anexelor dosarul este tipărit şi este în limba română;

Declaraţia Solicitantului (Secţiunea IV) este semnată, ştampilată şi ataşată în original;dacă există parteneri, solicitantul a completat, semnat şi ştampilat Declaraţia de Parteneriat, iar aceasta este anexată în original; fiecare partener a completat, semnat şi ştampilat câte o Declaraţie de Parteneriat, iar aceste declaraţii sunt anexate în original; bugetul şi sursele de finanţare preconizate sunt prezentate în formatul din Pachetul Solicitantului (Anexa B – Tabelul 1 şi Tabelul 2), completat şi exprimat în Euro;în buget, contribuţia Autorităţii Contractante este identificată şi reprezintă maxim 90,00% din costurile totale eligibile ale proiectului;în buget, costurile administrative/ de regie nu depăşesc 7% din costurile directe eligibile;

în buget, bugetul de rezervă nu depăşeşte 5% din costurile directe eligibile; Cadrul Logic al proiectului este completat (Anexa C) şi anexat.

(a) Documentele care însoţesc cererea de finanţare

Pentru solicitanţi:

Pentru solicitanţi autorităţi publice locale: copii ale documentului/documentelor (hotărâre de consiliu local, decizie, lege, reguli de funcţionare, etc.) de înfiinţare a organizaţiei participante.

Pentru solicitanţi care au fost infiinţaţi şi funcţioneză în baza unor acte normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, o referire detaliată la documentele respective va fi suficientă (numele actului normativ, numărul şi data acestuia, indicarea articolului(lelor) şi paragrafului(elor) relevante, precum şi numărul şi data Monitorului Oficial).

Declaraţia de Parteneriat semnată şi ştampilată de solicitant şi de toţi partenerii (unde este cazul) - în original.

Copie după cele mai recente situaţii financiare ale aplicantului, respectiv Bilanţul Contabil şi balanţa contabilă la 31.12.2006, având viza de înregistrare la Administraţia Financiară din raza căreia aparţin sau balanţa contabilă la nivelul ultimei luni pentru organizaţiile înfiinţate în 2005 şi 200610.

Copia celui mai recent raport anual11. Declaraţia solicitantului semnată şi ştampilată de solicitant care atestă faptul că acesta nu

se regăseşte în nici una din situaţiile de la (a) la (f) (vezi Cererea de finanţare – secţiunea IV – DECLARAŢIA SOLICITANTULUI) – în original.

10 În cazul organizaţiilor neguvernamentale non-profit care îşi organizează activitatea în partidă simplă, cea mai recentă situaţie a soldurilor elementelor de activ şi pasiv.

11 Raportul anual reflectă activitatea unei organizaţii timp de un an şi conţine de regulă informaţii specifice cum ar fi: misiune, obiective, programe derulate, informaţii financiare, lista membrilor

Consiliului de administraţie etc. Forma de prezentare şi conţinutul specific al raportului anual rămân la latitudinea organizaţiei solicitante.

34

CV-urile coordonatorului de proiect şi ale personalului cheie implicat în proiect, în formatul din Anexa F (format Phare).

Declaraţia de imparţialitate semnată şi ştampilată de solicitant şi de partenerii săi (unde este cazul) care atestă faptul că aceştia nu se regăsesc in situaţia menţionată la secţiunea 2.1.1. (2) (g) (conform Anexei G) – în original.

Rezumatul proiectului în format tipărit şi pe suport electronic (conform Anexei H).

Pentru parteneri: Pentru parteneri autorităţi publice locale: copii ale documentului/documentelor (hotărâre

de consiliu local, decizie, lege, reguli de funcţionare, etc.) care atestă că partenerul este o persoană juridică nonprofit constituită conform normelor in vigoare.

Pentru partenerii autorităţi publice locale care au fost înfiinţaţi şi funcţionează în baza unor acte normative care sunt publicate în Monitorul Oficial, Partea I, o referire detaliată la documentele respective va fi suficientă (numele actului normativ, numărul şi data acestuia, indicarea articolului(lelor) şi paragrafului(elor) relevante, precum şi numărul şi data Monitorului Oficial).

Pentru partener(i), care sunt organizaţii neguvernamentale nonprofit din România: copie a hotărârii judecătoreşti de înfiinţare, definitivă şi irevocabilă, care să ateste personalitatea juridică a organizaţiei, copia celui mai recent statut autentificat al organizaţiei şi a hotărârii judecătoreşti corespunzătoare, definitivă şi irevocabilă, şi/sau copia corespunzătoare a certificatului de înscriere în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor (unde este cazul, în conformitate cu legislaţia în vigoare). Pentru statut şi, unde este cazul, pentru toate documentele ulterioare/adiţionale la statut, trebuie ataşate copii ale documentelor autentificate12. Notă: Este recomandat ca actele constitutive şi/sau procesele verbale de constituire ale solicitantului şi partenerilor (unde este cazul) să fie ataşate; în caz contrar, acestea vor fi solicitate înainte de contractare.

În cazul partenerilor care contribuie cu o anumită sumă, partenerul trebuie să dea o declaraţie separată de confirmare conform căreia îşi asumă responsabilitatea şi va pune la dispoziţia proiectului suma propusă. – în original.

12 Documentele iniţiale şi orice act ulterior / adiţional la documentele statutare vor fi luate în considerare numai dacă sunt întocmite şi înregistrate legal, conform legislaţiei în vigoare, înainte de termenul

limită pentru depunerea Cererilor de finanţare.

35

Anexa B. Bugetul proiectului1 Anul 1

Costuri ( Cheltuieli ) Unitatea de măsură

NumărCost unitar (în EUR)

Costuri (in EUR)2 de unităţi

1. Resurse umane 1.1 Salarii (sume brute, personal local)3 1.1.1 Personal tehnic pe lună 0 1.1.2 Personal administrativ/auxiliar pe lună 01.2 Salarii (sume brute, personal din afara ţării/internaţional) pe lună 01.3 Diurnă pentru deplasări4 1.3.1 În străinătate (personalul proiectului) pe zi 0 1.3.2 În ţară (personalul proiectului) pe zi 0 1.3.3 Participanţi la seminarii/conferinţe pe zi 0Subtotal Resurse umane 0 2. Transport5 2.1 Transport internaţional pe zbor 02.2 Transport local pe lună 0Subtotal Transport 0 3. Echipamente şi bunuri6 3.1 Achiziţionare sau închiriere de vehicule pe vehicul 03.2 Mobilier, calculatoare/birotică 03.3 Piese de schimb/echipamente pentru maşini, utilaje 03.4 Altele (vă rugăm specificaţi) 0Subtotal Echipamente şi bunuri 0 4. Sediu local/costuri aferente proiectului7 4.1 Costuri vehicule pe lună 04.2 Chirie sediu pe lună 04.3 Consumabile - rechizite de birou pe lună 04.4 Alte servicii (telefon/fax, electricitate/incălzire, întreţinere) pe lună 0Subtotal Sediu local/costuri aferente proiectului 0 5. Alte costuri, servicii7 5.1 Publicaţii8 05.2 Studii, cercetări8 05.3 Costuri pentru audit9 05.4 Costuri pentru evaluare 05.5 Traduceri, interpreţi 05.6 Servicii financiare (costul garanţiilor bancare etc.) 05.7 Costuri pentru conferinţe/seminarii8 05.8 Activităţi de promovare/Acţiuni pentru asigurarea vizibilităţii proiectului Subtotal Alte costuri, servicii 0

36

Anul 1Cheltuieli Unitatea de Număr Cost

unitar (in EUR)

Costuri (in EUR) măsură de unităţi

6. Altele13 0Subtotal Altele 0 7. Subtotal costuri directe aferente proiectului (1.-6.) 08. Contingency (maximum 5% din 7., costuri directe eligibile aferente proiectului) 9. Total costuri eligibile aferente proiectului (7+ 8) 010 Administrative max 7% din7 11. Total eligibil9+10 1. Bugetul trebuie să acopere toate costurile eligibile aferente proiectului, nu numai contribuţia Autorităţii Contractante. Toate liniile bugetare trebuie defalcate în componente individuale. Numărul de unităţi pentru fiecare componentă trebuie specifica2. Bugetul va fi întocmit în Euro. 3. Dacă personalul nu este angajat cu normă întreagă în proiect, procentul din norma întragă trebuie indicat în descrierea liniei bugetare şi reflectat în numărul de unităţi (nu în costul unitar). 4. Indicaţi ţara unde se angajează costurile de subzistenţă şi rata aplicabilă (care nu trebuie sa depăşească nivelele aprobate de Comisia Europeană). În cadrul procedurilor Phare, costurile de subzistenţă (per diem) includ costurile pentru cazare, masă ş 5. Indicaţi punctul de plecare si destinatia. 6. Costuri de achizitie sau de închiriere. 7. Specificati. Nu se accepta lump sums

8. indicati aici cand s-a subcontractat in intregime

9. costurile de audit sunt obligatorii

10. se utilizeaza numai cu aprobare scrisa de la AC Nota bene: Beneficiarul este singurul responsabil de corectitudinea informatiilor financiare prezentate mai sus

37

Sursele de finanţare preconizate

Suma Procentaj EUR din total % Contribuţia financiară a solicitantului Contribuţia solicitată Comisiei pentru acest proiect Contribuţia (contribuţiile) altor institituţii europene ori state membre ale UE Contribuţii ale altor organizaţii: Nume Condiţii TOTAL CONTRIBUŢII Venituri directe generate de proiect TOTAL GENERAL

38

ANEXA CMATRICEA CADRU LOGIC

Logicaintervenţiei

Indicatori de realizare verificabili în mod obiectiv

Surse şi mijloace de verificare

Ipoteze

Obiectivegenerale

Care este obiectivul general la care va contribui proiectul?

Care sunt indicatorii cheie pentru obiectivele generale?

Care sunt sursele de informarepentru aceşti indicatori?

Obiectivspecific

Care este obiectivul specific pe care proiectul intentioneaza să îl atingă pentru a contribui la obiectivele generale?

Ce indicatori arată în mod clar dacă obiectivul proiectului a fost atins?

Care sunt sursele de informaţii care există sau care pot fi colectate? Care sunt metodele pentru a obţine aceste informaţii?

Care sunt factorii şi condiţiile din afara responsabilităţii Beneficiarului care trebuie sa fie indepliniţi pentru atingerea acestui obiectiv ( condiţiii externe)Ce riscuri trebuie luate in considerare?

Rezultateasteptate

Rezultatele sunt realizări propuse pentru atingerea obiectivului specific.Care sunt rezultatele aşteptate?Enumeraţi-le

Care sunt indicatorii prin care se măsoară dacă şi în ce masură proiectul realizează rezultatele previzionate?

Care sunt sursele de informaţii pentru aceştiindicatori?

Ce condiţii externe trebuieîndeplinite pentru a obţine rezultatele aşteptate conform graficului?

Activităţi

Care sunt activităţile cheie de realizat şi în ce succesiune pentru a produce rezultatele vizate?(grupaţi activităţile după rezultate)

Mijloace:Care sunt mijloacele necesare pentru implementarea acestor activităţi; ex. personal, echipament instruire, studii, aprovizionări, facilităţi operaţionale etc?

Care sunt sursele de informaţii cu privire la progresul proiectului?CosturiCare sunt costurile proiectului?Cum sunt clasificate?(defalcarea costurilor în bugetul proiectului?)

Ce precondiţii sunt necesare,înainte de începerea proiectului? Ce condiţii exterioare controlului direct al Beneficiarului trebuie să fie îndeplinite pentru implementarea activităţilor planificate?

39

ANEXA DDIURNA (Alocaţia zilnica de

subzistenta)

În cadrul contractelor finanţate prin sprijinul extern al Comunităţii Europene, în cazurile în acre este necesară staţionarea peste noapte a experţilor în afara bazei operaţiunilor, alocaţia zilnică nu trebuie să depăşească ratele indicate mai jos. Alocaţia zilnică de subzistenţă acoperă cazarrea, masa, transport local în locaţia misiunii şi cheltuieli diverse

EU Member States € Austria 225Belgium 232Czech Republic 230Cyprus 238Denmark 270Estonia 181Finland 244France 245Germany 208Greece 222Hungary 222Ireland 254Italy 230Latvia 211Lithuania 183Luxembourg 237Malta 205Netherlands 263Poland 217Portugal 204Slovak Republic 205Slovenia 180Spain 212Sweden 257United Kingdom 276

Other countries € Afghanistan 127Albania 204Algeria 205American Samoa 99Angola 200

Anguilla 149Antigua and Barbuda 177Argentina 179Armenia 124Aruba 196Australia 204Azerbaijan 210Bahamas 208Bahrain 192Bangladesh 152Barbados 209Belarus 135Belize 155Benin 149Bermuda 163Bhutan 55Bolivia 91Bosnia and Herzegovina 146Botswana 138Brazil 169Brunei 163Bulgaria 202Burkina Faso 129Burundi 154Cambodia 90Cameroon 212Canada 212Cape Verde 175Cayman Islands 139Central African Republic 110Chad 198Chile 134China 145Colombia 125Comoros 113Congo 229Congo, Dem. Rep. (RDC) 195Cook Islands 121Costa Rica 112Cote d'Ivoire 247Croatia 217Cuba 177Djibouti 187Dominica 155Dominican Republic 121Ecuador 135Egypt 146El Salvador 132Equatorial Guinea 165Eritrea 153

40

Other countries € Ethiopia 188Fiji 159French Guiana 142French Polynesia 172Gabon 203Gambia 143Georgia 227Ghana 153Gibraltar 95Greenland 201Grenada 172Guadeloupe 146Guam 160Guatemala 139Guinea 122Guinea Bissau 157Guyana 122Haiti 154Honduras 111Hong Kong 235Iceland 214India 223Indonesia 122Iran 132Iraq 92Israel 217Jamaica 150Japan 216Jordan 178Kazakhstan 236Kenya 154Kiribati 174Korea, Dem. Peo. Of 112Korea, Republic of 280Kuwait 255Kyrgyzstan 355Laos, People's Dem. Rep. 112Lebanon 163Lesotho 102Liberia 196Libyan Arab Jamahiriya 307Macao 106Macedonia (Fyrom) 167Madagascar 163Malawi 125Malaysia 109Maldives 95Mali 221Marshall Islands 179

Martinique 152Mauritania 152Mauritius 166Mexico 207Micronesia 119Moldova 138Monaco 184Mongolia 73Montenegro 133Montserrat 98Morocco 123Mozambique 134Myanmar 83Namibia 112Nauru 103Nepal 82Netherlands Antilles 184New Caledonia 142New Zealand 179Nicaragua 117Niger 182Nigeria 287Niue 81Northern Mariana Islands 157Norway 198Oman 153Pakistan 201Republica Palau 176Panama 130Papua Noua Guinee 160Paraguay 87Peru 162Philippines 116Puerto Rico 237Qatar 252Reunion 146Romania 228Russian Federation 305Rwanda 177Samoa 90Sao Tome & Principe 153Saudi Arabia 152Senegal 156Serbia 226Seychelles 157Sierra Leone 128Singapore 209Solomon Islands 109Somalia 61South Africa 128

41

Other countries € Sri Lanka 84St. Kitts and Nevis 160St Lucia 147St. Vincent and the Grena 152Sudan 184Suriname 129Swaziland 116Switzerland 215Syrian Arab Republic 170Tajikistan 122Tanzania, 161United Rep. of Thailand 151Timor Leste 114Togo 136Tokelau Islands 30Tonga 133Trinidad and Tobago 205Tunisia 127Turkey 94Turkmenistan 121Turks and Caicos Island 108Tuvalu 109Uganda 194Ukraine 245United Arab Emirates 197United States of America 226Uruguay 98Uzbekistan 166Vanuatu 269Venezuela 179Vietnam 88Virgin Islands (British) 169Virgin Islands (USA) 186Wallis&Futuna Islands 128West Bank and Gaza Strip 107Yemen 133Zambia 277Zimbabwe 239

42

ANEXA ECONTRACT DE FINANŢARE NERAMBURSABILĂ

- ACŢIUNI EXTERNE ALE COMUNITĂŢII EUROPENE -

PHARE 2005/2006<nr. componentă><număr contract>

Comunitatea Europeană reprezentată de Comisia Europeană [sau numele complet şi adresa Autorităţii Contractante],13 ("Autoritatea Contractantă")

pe de o parte,şi

[numele întreg al Beneficiarului sau acronimul, unde este cazul] cu sediul în [adresa sediului, cod fiscal], ("Beneficiarul"),

de cealaltă parte,

au convenit următoarele:

13 Ştergeţi varianta care nu corespunde.

43

Condiţii speciale

Articolul 1 - Scopul

1.1 Scopul acestui contract este acordarea unei finanţări nerambursabile de către Autoritatea Contractantă pentru implementarea Proiectului intitulat: [titlul Proiectului] ("Proiectul").

1.2 Beneficiarului îi va fi acordată finanţarea nerambursabilă în conformitate cu termenii şi condiţiile stipulate în acest Contract, care constă în aceste condiţii speciale ("Condiţii Speciale") şi anexele lor, Beneficiarul declarând prin aceasta că a luat cunoştinţă de acestea şi le acceptă.

1.3 Beneficiarul acceptă finanţarea nerambursabilă şi se obligă să deruleze Proiectul pe propria sa răspundere.

Articolul 2 - Perioada de implementare a Proiectului

2.1 Acest contract intră în vigoare la data la care este semnat de ultima dintre cele două părţi.

2.2 Implementarea Proiectului va începe la:- ziua următoare celei în care ultima din cele două părţi semnează

2.3 Perioada de implementare a Proiectului aşa după cum e precizat în Anexa I este de [numărul de luni] luni.

Articolul 3 – Finanţarea Proiectului

3.1 Costul total al Proiectului, eligibil pentru finanţare de către Autoritatea Contractantă este estimat la [...] Euro, conform Anexei III.

3.2 Autoritatea Contractantă se obligă să acorde o sumă de maximum [...] Euro, echivalentul a [...] % din costul total eligibil estimat, menţionat în paragraful 1; suma finală va fi stabilită în concordanţă cu Articolul 17 din Anexa II.

Articolul 4 - Raportare tehnică şi financiară şi efectuarea plăţilor

4.1 Rapoarte tehnice şi financiare vor fi elaborate pentru a fundamenta cererile de plată, în conformitate cu Articolele 2 şi 16.1 din Anexa II.

4.2 Plăţile se vor face conform prevederilor Articolului 16 din Anexa II; se va aplica următoarea opţiune dintre cele menţionate în Articolul 16.1:

- un avans iniţial de 50% din acea parte a bugetului previzionat pentru primele 12 luni, finanţată de Autoritatea Contractantă

- o plată intermediară, plătită în avans, reprezentând 40% din suma prevăzute în Articolul 4 din Condiţii Speciale

- diferenţa de plată (10%)

Articolul 5 – Adrese de contact

Orice comunicare cu privire la prezentul Contract trebuie făcută în scris, trebuie să menţioneze numărul şi titlul Proiectului şi trebuie să fie transmisă la următoarele adrese:

44

Pentru Autoritatea Contractantă Oficiul de Plăţi şi Contractare PhareMinisterul Economiei şi Finanţelor Bd. Mircea Vodă, nr. 44, Intrarea B, Sector 3, BucureştiTel: +4021 326 55 55Fax: +4021 326 87 09 / 326 87 30

Cererile de plată şi rapoartele ataşate, precum şi cererile privind detaliile conturilor bancare trebuie transmise la:

Unitatea Centrală pentru Reforma Administraţiei Publice (UCRAP)Ministerul Internelor şi Reformei AdministrativePiaţa Revoluţiei nr. 1A, Sector 1, BucureştiTel: +4021 311 76 53 / +4021 311 75 55Fax: +4021 311 76 54

Pentru Beneficiar

[adresa Beneficiarului pentru corespondenţă]

Articolul 6 - Anexe

6.1 Următoarele documente sunt anexate acestor Condiţii Speciale şi reprezintă parte integrantă a Contractului:

Anexa I: Descrierea ProiectuluiAnexa II: Condiţii Generale aplicabile Contractelor pentru finanţări nerambursabile ale

Comunităţii Europene încheiate pentru Acţiuni externeAnexa III: Bugetul Proiectului

Anexa IV: Proceduri de achiziţie Anexa V: Cererea de plată standard şi formularul de identificare financiarăAnexa VI: Model de certificat de audit – si VI.1Model de raport auditAnexa VII: Model de garanţie financiarăAnexa VIII: Manual de Identitate Vizuală

6.2 În cazul apariţiei unui conflict între prevederile Anexelor şi cele ale Condiţiilor Speciale, prevederile Condiţiilor Speciale vor avea întâietate. În cazul unui conflict între prevederile Anexei II şi cele ale celorlalte anexe, prevederile Anexei II vor avea întâietate.

Articolul 7 - Alte condiţii specifice aplicabile Proiectului

7.1 Condiţiile Generale se completează cu următoarele:

7.1.1 Firma de audit care va efectua operaţiunea/operaţiunile de audit la care se face referire în Articolul 16.6. din Anexa II este [nume, adresa, telefon şi fax].

7.1.2 Articolul 6 se completează cu următoarele:

7.1.2.1 Beneficiarul va urma Manualul de Identitate Vizuală, care se aplică tuturor informaţiilor şi materialelor publicitare ce vor fi folosite în cursul implementării

45

Proiectului. Manualul este disponibil sub forma unei broşuri, produse atât în engleză cât şi în română. Această broşură face parte integrantă din Contract şi o copie este disponibilă ca Anexa VIII la Contract. Copii suplimentare pot fi obţinute de la responsabilul cu informarea din cadrul Autoritatii Contractante. În cazuri speciale, sau acolo unde clarificări suplimentare sunt necesare, Beneficiarul va lua iniţial legătura cu responsabilul cu informarea din cadrul Autoritatii Contractante. Standardele de identitate conţinute în broşură poate fi folosit numai cu referire la implementarea acestui Contract.

7.1.2.2 Beneficiarul va ţine legătura cu Autoritatea Contractanta (sau institutia, Asistenta tehnica careia i s-a delegat aceasata obligatie de catre Autoritatea contractanta) în probleme ce necesită îndrumare, inclusiv alcătuirea listelor de invitaţi, utilizarea listelor de corespondenţă şi a elementelor promoţionale.

7.2 Se vor aplica următoarele:

7.2.1 Rapoartele vor fi elaborate în limba română, şi pot fi însoţite de un rezumat în limba engleză. Aceste rapoarte trebuie prezentate Autorităţii Contractante la următoarele intervale:- un raport intermediar trebuie să însoţească cererea de plată pentru tranşa

intermediară; - raportul final va fi înaintat în termen de o lună de la sfârşitul perioadei de

implementare a Proiectului, determinată conform Articolului 2 din Condiţiile Speciale, dar nu mai târziu de xxxx.

7.2.2 Autoritatea Contractanta va face plăti către Beneficiarului finanţarea nerambursabilă in conformitate cu articolul 16.1 din Condiţiile Generale (Anexa II).

Plata tranşelor intermediare nu poate fi făcută decât dacă cheltuielile efective, din partea finanţată de Autoritatea Contractantă (prin aplicarea procentului stabilit în Articolul 3.2 din Condiţii Speciale) reprezintă cel puţin 70% din suma plătită în tranşa precedentă conform justificărilor din raportul intermediar corespunzător şi din raportul de audit conform Articolul 16.6. Suma totală a plăţilor efectuate în avans (avansul şi plăţile intermediare) nu poate depăşi 90% din suma prevăzută în Articolul 3.2 din Condiţii Speciale.

7.2.3 Un audit extern al conturilor Proiectului, realizat de un auditor autorizat, care este membru al unui organism recunoscut pe plan internaţional, organism de supraveghere a efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare, se va ataşa la:- orice cerere de plată intermediară;- orice cerere de plată finală;

Încheiat în Bucureşti în patru exemplare originale în limba engleză, două originale pentru Autoritatea Contractantă şi un original pentru Beneficiar.

Pentru Beneficiar Pentru Autoritatea Contractantă[numele şi titlul persoanei autorizate să semneze] [semnătura][data]

[numele persoanei(lor) oficiale autorizate să semneze]semnătura][data]

46

Avizat de UCRAP,reprezentand Autoritatea de Implementare

Avizat de Consultant,reprezentand Asistenţa Tehnică a proiectului

[numele şi titlul persoanei autorizate să semneze][semnătura][data]

[numele şi titlul persoanei autorizate să semneze][semnătura][data]

ANEXA II

CONDIŢII GENERALE APLICABILE CONTRACTELOR PENTRU FINANŢĂRI NERAMBURSABILE ALE COMUNITĂŢII EUROPENE ÎNCHEIATE PENTRU

ACŢIUNI EXTERNE

Cuprins

CONDIŢII GENERALE ŞI ADMINISTRATIVEARTICOLUL 1 - OBLIGAŢII GENERALE.....................................................................................48ARTICOLUL 2 - OBLIGAŢII PRIVIND INFORMAREA ŞI RAPOARTELE FINANCIARE ŞI TEHNICE. .48ARTICOLUL 3 - RĂSPUNDERE..................................................................................................49ARTICOLUL 4 - CONFLICT DE INTERESE..................................................................................50ARTICOLUL 5 - CONFIDENŢIALITATE......................................................................................50ARTICOLUL 6 - VIZIBILITATE..................................................................................................50ARTICOLUL 7 - PROPRIETATE / FOLOSINŢA REZULTATELOR ŞI A ECHIPAMENTULUI..............51ARTICOLUL 8 - EVALUAREA PROIECTULUI.............................................................................51ARTICOLUL 9 - AMENDAMENTE ALE CONTRACTULUI............................................................51ARTICOLUL 10 - CEDAREA DREPTURILOR PRIVIND CONTRACTUL..........................................52

47

ARTICOLUL 11 - PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI, EXTINDEREA, SUSPENDAREA,

FORŢA MAJORĂ ŞI DATA DE ÎNCETARE....................................................................................52ARTICOLUL 12 - ÎNCETAREA CONTRACTULUI.........................................................................53ARTICOLUL 13 - REGLEMENTĂRI LEGALE APLICABILE ŞI SOLUŢIONAREA LITIGIILOR...........54

PREVEDERI FINANCIAREARTICOLUL 14 - COSTURI ELIGIBILE.......................................................................................55ARTICOLUL 15 - PLĂŢI ŞI DOBÂNZI PENTRU PLĂŢI ÎNTÂRZIATE.............................................56ARTICOLUL 16 - ÎNREGISTRĂRILE ÎN CONTABILITATE ŞI VERIFICĂRILE TEHNICE ŞI FINANCIARE.............................................................................................................................59ARTICOLUL 17 - SUMA FINALĂ A FINANŢĂRII ACORDATE DE CĂTRE AUTORITATEA CONTRACTANTĂ......................................................................................................................60ARTICOLUL 18 - RESTITUIREA FINANŢĂRII NERAMBURSABILE...............................................61

48

CONDIŢII GENERALE ŞI ADMINISTRATIVE

Articolul 1 - Obligaţii generale

1.1. Beneficiarul va implementa Proiectul pe propria sa răspundere şi în conformitate cu Descrierea Proiectului din Anexa I, urmărind atingerea obiectivelor aşa cum sunt precizate în aceasta.

1.2. Beneficiarul va implementa Proiectul cu toată atenţia, eficienţa, transparenţa şi cu toată diligenţa necesare, în concordanţă cu regulile bunei practici din domeniul de activitate vizat şi în conformitate cu prezentul Contract.

În acest scop, Beneficiarul va mobiliza toate resursele financiare, umane şi materiale necesare implementării complete a Proiectului, aşa cum se specifică în Descrierea Proiectului.

1.3. Beneficiarul va acţiona singur sau în parteneriat cu una sau mai multe organizaţii neguvernamentale sau alte organisme identificate în Descrierea Proiectului. Acesta poate subcontracta o parte limitată a Proiectului (lucrări şi servicii). În orice caz, majoritatea activităţilor din cadrul Proiectului trebuie să fie desfăşurate de către Beneficiar şi, unde este cazul, de partenerii săi.Dacă implementarea Proiectului implică încheierea de contracte de către Beneficiar, se vor aplica procedurile de achiziţie şi regulile privind naţionalitatea şi originea stabilite în Anexa IV.Autoritatea Contractantă nu recunoaşte nici o relaţie contractuală între sine şi partenerul/partenerii Beneficiarului sau subcontractanţii acestuia. Beneficiarul va răspunde individual în faţa Autorităţii Contractante pentru implementarea Proiectului. Beneficiarul se obligă să se asigure că toate condiţiile impuse lui prin Articolele 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16 şi 17 se aplică în aceeaşi măsură tuturor partenerilor săi, iar cele impuse prin Articolele 1, 3, 4, 5, 6, 8 şi 16 se aplică tuturor subcontractanţilor săi. Beneficiarul va include în contractele cu ei dispoziţii care să asigure efectul descris mai sus.

1.4. Beneficiarul şi Autoritatea Contractantă sunt singurele părţi („Părţile”) ale prezentului Contract.

*În situaţia în care Comisia Europeană nu este Autoritate Contractantă, ea nu este parte în acest Contract, ceea ce îi va conferi doar drepturile şi obligaţiile care sunt menţionate în mod explicit în Contract.

Articolul 2 - Obligaţiile privind informarea şi rapoartele financiare şi tehnice

2.1. Beneficiarul trebuie să pună la dispoziţia Autorităţii Contractante toate informaţiile solicitate legate de implementarea Proiectului. Pentru aceasta, Beneficiarul trebuie să întocmească rapoarte intermediare şi un raport final. Aceste rapoarte trebuie să conţină o secţiune tehnică şi o secţiune financiară. Ele trebuie să acopere Proiectul în întregime, indiferent de care parte a acestuia este finanţată de Autoritatea Contractantă. Autoritatea Contractantă poate solicita oricând informaţii suplimentare, iar acestea trebuie să-i fie furnizate în termen de 30 zile de la solicitare.

2.2. Fiecare raport intermediar trebuie să ofere o imagine completă asupra tuturor aspectelor privind implementarea Proiectului în perioada la care se referă raportul. Raportul va fi întocmit astfel încât să permită compararea între, pe de o parte,

49

obiectivul(ele), mijloacele propuse, rezultatele aşteptate prevăzute în Descrierea Proiectului şi bugetul detaliat al Proiectului, iar pe de altă parte, mijloacele folosite, costurile efectuate şi rezultatele obţinute (folosind indicatorii de performanţă prevăzuţi în Descrierea Proiectului). Raportul trebuie să includă o situaţie a cheltuielilor Beneficiarului, şi, dacă este cazul, şi a partenerilor, pentru perioada acoperită de raport, şi un plan de acţiune pentru faza următoare de implementare a Proiectului.

2.3. Raportul final trebuie să conţină în plus o descriere detaliată a condiţiilor în care s-a desfăşurat Proiectul, informaţii cu privire la paşii făcuţi pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE, informaţii care să permită evaluarea impactului Proiectului, dovada transferurilor de proprietate menţionate în Articolul 7.3 şi o situaţie completă a tuturor costurilor eligibile ale Proiectului, plus o situaţie completă a surselor de venituri, a cheltuielilor şi a tranşelor de finanţare primite.

2.4. Rapoartele vor fi prezentate în aceeaşi limbă în care este întocmit Contractul. Rapoartele vor fi trimise Autorităţii Contractante la termenele următoare:A. dacă plăţile se fac conform opţiunii 1 sau opţiunii 3 din Articolul 15.1: un singur

raport final va fi înaintat Autorităţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la sfârşitul duratei de implementare, aşa cum este definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale;

B. dacă plăţile se fac conform opţiunii 2 din Articolul 15.1: - un raport intermediar va însoţi fiecare cerere de plată;- raportul final va fi înaintat Autorităţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la

sfârşitul duratei de implementare, aşa cum este definită în Articolul 2 din Condiţiile Speciale.

*Termenul pentru înaintarea raportului final se prelungeşte la 6 (şase) luni atunci când Autoritatea Contractantă este un serviciu la sediul central al Comisiei Europene.

2.5. Condiţiile Speciale pot stipula că Beneficiarul trebuie să pună la dispoziţie o copie suplimentară a rapoartelor instituţia însărcinată cu monitorizarea Proiectului.

2.6. Dacă Beneficiarul nu reuşeşte să pună la dispoziţia Autorităţii Contractante raportul final în termenul prevăzut în Articolul 2.4 şi nu reuşeşte să ofere în scris explicaţii acceptabile şi suficiente cu privire la motivele care l-au împiedicat să-şi îndeplinească această obligaţie, Autoritatea Contractantă poate decide încetarea Contractului în conformitate cu Articolul 12.2. a) şi poate recupera sumele deja plătite şi nejustificate.Mai mult, dacă plăţile se efectuează conform opţiunii 2 din Articolul 15.1 şi Beneficiarul nu reuşeşte să prezinte un raport intermediar şi o cerere de plată la sfârşitul fiecărei perioade de 12 luni ce urmează datei prevăzute la Articolul 2.2 din Condiţiile Speciale, Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă cu privire la motivele care l-au împiedicat să ducă la îndeplinire această obligaţie şi trebuie să prezinte o scurtă descriere a stadiului de implementare a Proiectului. Dacă Beneficiarul nu reuşeşte să aducă la îndeplinire această obligaţie, Autoritatea Contractantă poate decide încetarea Contractului în conformitate cu Articolul 12.2 a) şi poate recupera sumele deja plătite şi nejustificate.

Articolul 3 - Răspundere

3.1. Autoritatea Contractantă nu poate fi făcută răspunzătoare, sub nici un motiv şi în nici un fel de circumstanţe, de prejudiciile materiale sau morale suportate de angajaţii sau bunurile aflate în proprietatea Beneficiarului în timpul desfăşurării Proiectului. De aceea, Autoritatea Contractantă nu poate accepta nici o solicitare privind compensarea

50

sau mărirea plăţilor în legătură cu astfel de prejudicii materiale sau morale, decât in limitele si condiţiile prevăzute de lege.

3.2. Beneficiarul răspunde în mod individual faţă de terţi, inclusiv în cazul prejudiciilor materiale sau morale de orice natură suportate de aceştia în timpul desfăşurării Proiectului. Beneficiarul va exclude răspunderea Autorităţii Contractante în orice situaţie legată de pretenţii sau acţiuni rezultate din încălcarea reglementărilor de către Beneficiar sau angajaţii Beneficiarului sau persoanele pentru care sunt responsabili aceşti angajaţi, sau din violarea drepturilor unei terţe părţi.

Articolul 4 - Conflictul de interese

Beneficiarul îşi asumă obligaţia să ia toate măsurile necesare pentru a evita orice conflicte de interese şi să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere cu privire la orice situaţie care constituie sau ar putea determina apariţia oricărui asemenea conflict de interese.

Reprezintă conflict de interese atunci când exercitarea obiectivă şi imparţială a funcţiilor oricărei persoane din acest Contract este compromisă din motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţi politice sau naţionale, interese economice sau oricare alte interese comune cu o altă persoană.

Articolul 5 – Confidenţialitate

În conformitate cu Articolul 16, Autoritatea Contractantă şi Beneficiarul se obligă să păstreze confidenţialitatea oricărui document, oricărei informaţii sau oricărui alt material comunicat lor sub clauză de confidenţialitate, cel puţin şapte ani de la plata finală sau daca perioada prevăzuta de legislaţia româneasca este mai mare, se va aplica aceasta.

Articolul 6 – Vizibilitate

6.1. Cu excepţia cazurilor în care Comisia Europeană/Autoritatea Contractanta este de acord sau solicită altfel, Beneficiarul trebuie să ia toate măsurile pentru a face public faptul că Uniunea Europeană a finanţat sau cofinanţat Proiectul. Aceste măsuri trebuie să fie conforme regulilor relevante privind vizibilitatea acţiunilor externe, stabilite şi publicate de Comisie.

6.2. În special, Beneficiarul va menţiona Proiectul şi contribuţia financiară a Uniunii Europene în informaţiile transmise beneficiarilor finali ai Proiectului, în rapoartele interne şi anuale şi în orice relaţie cu mass-media. Va afişa sigla UE oriunde este potrivit.

6.3. Orice comunicare sau publicaţie realizată de Beneficiar referitoare la Proiect, inclusiv cele prezentate la conferinţe şi seminarii, trebuie să specifice că Proiectul a primit finanţare din partea Uniunii Europene. Orice publicaţie a Beneficiarului, în orice formă şi difuzată în orice mediu, inclusiv Internet, trebuie să conţină următoarea menţiune: “Acest document a fost realizat cu asistenţa financiară a Uniunii Europene. Conţinutul acestui document se află în totalitate în responsabilitatea <numele Beneficiarului > şi nu poate fi considerat în nici un caz ca reflectând poziţia Uniunii Europene”.

51

6.4. Beneficiarul autorizează Autoritatea Contractantă şi Comisia Europeană să publice numele şi adresa sa, scopul finanţării nerambursabile, suma maximă a finanţării nerambursabile şi procentul de finanţare a costurilor eligibile ale Proiectului, conform Articolului 3.2 din Condiţii Speciale. O derogare de la această regulă poate fi acordată dacă respectarea ei poate pune în pericol Beneficiarul sau poate afecta interesele sale.

Articolul 7 - Proprietate / folosinţa rezultatelor şi a echipamentului

7.1 Proprietatea, titlul şi drepturile de proprietate industrială şi intelectuală asupra rezultatelor Proiectului, rapoartelor şi altor documente legate de proiect vor trece asupra Beneficiarului.

7.2 Prin derogare de la prevederile Articolului 7.1 şi în conformitate cu Articolul 5, Beneficiarul va acorda Autorităţii Contractante (şi Comisiei Europene când aceasta nu este Autoritatea Contractantă) dreptul de a utiliza gratuit şi după cum consideră potrivit toate documentele rezultate din Proiect, oricare ar fi forma acestora, dacă aceasta nu încalcă drepturile existente de proprietate industrială şi intelectuală.

7.3 Până la sfârşitul perioadei de implementare a Proiectului, echipamentele, vehiculele şi bunurile plătite din bugetul Proiectului trebuie transferate oricăruia dintre partenerii locali ai Beneficiarului sau beneficiarilor finali ai Proiectului. Copii ale documentelor prin care se face transferul trebuie să fie anexate raportului final.

Articolul 8 - Evaluarea proiectului

8.1. În cazul în care Autoritatea Contractanta realizează o evaluare intermediară sau ulterioară (ex-post), Beneficiarul se obligă să pună la dispoziţia acesteia şi/sau persoanelor autorizate de aceasta orice document sau informaţie de natură să ajute la realizarea evaluării şi le va permite acestora accesul, conform Articolului 16.2.

8.2. Dacă una din părţi (sau Comisia Europeană) efectuează sau mandatează o evaluare de-a lungul perioadei de implementare a Proiectului, o copie din raportul de evaluare trebuie să fie pusă la dispoziţia celeilalte părţi şi Comisiei Europene (sau celorlalte părţi, după caz).

Articolul 9 - Amendamente ale Contractului

9.1. Orice amendament adus Contractului sau anexelor sale trebuie făcut în scris, printr-un act adiţional.

Dacă amendamentul este solicitat de către Beneficiar, acesta trebuie să trimită solicitarea către Autoritatea Contractantă cu cel puţin o lună înainte de data la care doreşte intrarea în vigoare a amendamentului, cu excepţia cazurilor excepţionale temeinic justificate de Beneficiar şi acceptate de către Autoritatea Contractantă.

9.2. Cu toate acestea, atunci când modificarea nu afectează scopul de bază al Proiectului şi impactul financiar este limitat la un transfer în cadrul unui singur capitol de buget, sau impactul financiar este limitat la un transfer între capitole de buget care implică o modificare mai mică sau egală cu 15% din suma prevăzută iniţial la fiecare dintre capitolele respective, Beneficiarul poate opera amendamentul şi informa Autoritatea Contractantă despre aceasta în scris. Această procedură nu poate fi utilizată pentru amendarea capitolului de cheltuieli administrative.

52

Schimbarea adresei, schimbarea contului bancar şi schimbarea auditorului pot fi doar notificate, dar aceasta nu afectează dreptul Autorităţii Contractante de a se opune alegerii făcute de Beneficiar în privinţa contului bancar sau auditorului. Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita schimbarea auditorului la care se face referire în Articolul 7.1 din Condiţiile Speciale, dacă aspecte necunoscute la data semnării Contractului pun la îndoială independenţa sau standardele profesionale ale auditorului.

9.3. Un addendum nu poate avea scopul sau efectul de a produce în Contract schimbări care ar pune în discuţie decizia de acordare a finanţării nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanţilor. Suma maximă a finanţării nerambursabile menţionată în Articolul 3.2 din Condiţii Speciale nu poate fi majorată.

Articolul 10 - Cedarea drepturilor privind Contractul

Contractul şi plăţile aferente acestuia nu pot fi transferate sau cedate unei terţe părţi în nici un fel şi în nici o împrejurare fără acordul scris prealabil al Autorităţii Contractante.

Articolul 11 - Durata de implementare a Proiectului, extinderea, suspendarea, forţa majoră şi data de încetare

11.1 Perioada de implementare a Proiectului este stabilită prin Articolul 2 din Condiţii Speciale. Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere asupra oricăror circumstanţe în măsură să afecteze sau să întârzie implementarea Proiectului. Beneficiarul poate solicita, cu cel puţin o lună înainte de sfârşitul perioadei de implementare a Proiectului, extinderea acestei perioade. Solicitarea trebuie însoţită de toate dovezile necesare pentru luarea acesteia în considerare.

11.1.1 Beneficiarul poate suspenda implementarea parţială sau totală a Proiectului dacă împrejurările (în principal forţa majoră) fac continuarea prea dificilă sau periculoasă. Beneficiarul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă fără întârziere şi să-i pună la dispoziţie toate detaliile necesare. Oricare dintre Părţi poate înceta Contractul conform Articolului 12.1. În cazul în care Contractul nu a încetat, Beneficiarul se va strădui să micşoreze durata suspendării şi să reia implementarea de îndată ce împrejurările o permit, şi va informa Autoritatea Contractantă despre acest fapt.

11.1.2 Autoritatea Contractantă poate solicita Beneficiarului suspendarea implementării întregului Proiect sau a unei părţi a Proiectului, dacă circumstanţele (îndeosebi forţa majoră) fac prea dificilă sau periculoasă continuarea acestuia. Oricare dintre Părţi poate înceta Contractul conform Articolului 12.1. În cazul în care Contractul nu a încetat, Beneficiarul se va strădui să micşoreze durata suspendării şi să reia implementarea de îndată ce împrejurările o permit, cu aprobarea prealabilă scrisă a Autorităţii Contractante.

11.1.3 Durata de implementare a Proiectului se va extinde cu o perioadă de timp echivalentă cu durata suspendării, fără a aduce atingere nici unuia dintre amendamentele care ar trebui aduse Contractului în vederea adaptării Proiectului la noile condiţii de implementare.

53

11.1.4 Reprezintă forţă majoră orice situaţie sau eveniment excepţional neprevăzut, în afara controlului părţilor, care îi împiedică pe oricare dintre ei să îşi îndeplinească oricare din obligaţiile contractuale, care nu poate fi atribuit unei erori sau neglijenţe din partea lor (sau din partea contractorilor, agenţílor sau angajaţilor lor) şi se dovedeşte insurmontabil în ciuda eforturilor făcute. Defectele echipamentelor sau materialelor sau întârzierile în asigurarea disponibilităţii lor, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate ca forţă majoră. Nu se va considera ca una dintre Părţi şi-a încălcat obligaţiile contractuale dacă aceasta este împiedicată să le îndeplinească de forţa majoră. Fără a prejudicia Articolele 12.2 şi 12.3, Partea care se confruntă cu forţa majoră va informa cealaltă Parte fără întârziere, menţionând natura, durata probabilă şi efectele previzibile ale problemei şi va lua toate măsurile pentru reducerea posibilelor prejudicii.

11.1.5 Obligaţiile de plată ale Comunităţii Europene prevăzute prin acest Contract vor înceta la 18 luni de la sfârşitul perioadei de implementare precizată prin Articolul 2 din Condiţii Speciale, cu excepţia cazului în care Contractul încetează în conformitate cu Articolul 12. Autoritatea Contractantă va notifica Beneficiarul cu privire la orice amânare a datei de încetare a Contractului.

Articolul 12 - Încetarea Contractului

12.1.1 Dacă una dintre Părţi consideră că Contractul nu mai poate fi executat eficient sau în mod corespunzător, aceasta se va consulta cu cealaltă Parte. Dacă nu se poate ajunge la un acord asupra unei soluţii, oricare Parte poate înceta Contractul prin notificare în scris cu 2 luni înainte, fără a i se cere să plătească compensaţii.

12.1.2 Autoritatea Contractantă poate înceta Contractul, fără notificare prealabilă şi fără plata vreunei compensaţii, atunci când Beneficiarul:

a) nu reuşeşte, fără justificare, să îndeplinească oricare dintre obligaţiile asumate şi, după ce a fost atenţionat printr-o scrisoare să îşi execute acele obligaţii, continuă să nu le dea curs sau nu prezintă explicaţii satisfăcătoare în termen de 30 de zile de la trimiterea scrisorii;

b) este în faliment sau în curs de lichidare, sunt intraţi în administrarea unei autorităţi judiciare, sunt implicaţi în acorduri cu creditorii, şi-au suspendat activităţile, sunt subiect al procedurilor vizând aceste aspecte sau sunt într-o situaţie similară ca urmare a aplicării unei proceduri similare prevăzute în legislaţia sau reglementările naţionale în vigoare;

c) a suferit condamnări privind conduita profesională, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata) (ex. împotriva căreia nu este posibil nici un apel), sau este vinovat de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace justificate;

d) se angajează în orice act de fraudă sau corupţie sau este implicat într-o organizaţie ilegală sau orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor: acestea sunt valabile şi pentru parteneri, contractori şi agenţi ai Beneficiarului;

e) îşi schimbă personalitatea juridică, cu excepţia cazului în care se întocmeşte un amendament cu privire la această modificare;

54

f) nu respectă prevederile Articolelor 4 ,10 şi 16;

g) face declaraţii false sau incomplete pentru a obţine finanţarea nerambursabilă prevăzută în Contract sau întocmeşte rapoarte care nu reflectă realitatea.

12.1.3 În cazul încetării, Beneficiarul va avea dreptul la plata finanţării nerambursabile numai pentru acea parte a Proiectului care a fost implementată, excluzând costurile legate de angajamentele curente care se vor implementa după încetare. În acest scop, Beneficiarul va înainta o cerere de plată şi un raport final în conformitate cu Articolul 2.

12.1.4 Cu toate acestea, în cazul încetării Contractului din vina Beneficiarului în conformitate cu Articolul 12.1 şi în cazurile specificate în Articolul 12.2 d), e) şi g), Autoritatea Contractantă poate cere restituirea parţială sau integrală a sumelor deja plătite din finanţarea nerambursabilă, proporţional cu gravitatea faptelor în cauză şi după ce i s-a permis Beneficiarului să transmită observaţiile sale.

12.1.5 Înainte de sau în locul încetării Contractului în cazurile prevăzute în prezentul Articol, Autoritatea Contractantă poate suspenda plăţile, ca măsură de precauţie, fără notificare prealabilă.

12.1.6 Acest Contract încetează automat dacă nu s-a efectuat nici o plată în termen de trei ani de la semnare.

Articolul 13 - Reglementări legale aplicabile şi soluţionarea litigiilor

13.1.1 Prezentul Contract se supune legislaţiei romane in materie.

*Atunci când Autoritatea Contractantă este Comisia Europeană, se va supune legislaţiei belgiene.

13.1.2 Părţile vor face tot posibilul pentru a soluţiona pe cale amiabilă orice litigiu apărut între ele în cursul implementării acestui Contract. În acest scop, îşi vor comunica în scris poziţiile şi orice soluţie pe care o consideră posibilă şi se vor întâlni la solicitarea oricăreia dintre Părţi. Părţile trebuie să răspundă solicitării făcute în vederea soluţionării amiabile în termen de 30 de zile. După expirarea acestui termen, sau dacă încercarea de a ajunge la o soluţie pe cale amiabilă nu a dus la un acord în termen de 120 de zile de la prima solicitare, oricare dintre Părţi poate notifica celeilalte faptul că ea consideră că procedura a eşuat.

13.2 În cazul în care procedurile de mai sus eşuează, oricare dintre Părţi poate aduce litigiul în faţa instanţelor competente din tara Autorităţii Contractante.

*Sau instanţelor de la Bruxelles, atunci când Autoritatea Contractantă este Comisia Europeană.

13.3 Legea română va guverna toate aspectele nereglementate în Contractul de Grant. Expresia „legea Statului Beneficiar” se referă nu numai la norme (legislaţia primară), dar şi la regulamentele de aplicare şi de asemenea la obligaţiile decurgând din tratatele la care este parte statul semnatar (Statul Beneficiar) şi orice altă legislaţie secundară direct aplicabilă din dreptul comunitar sau jurisprudenţa comunitară.

55

Articolul 14 - Legea aplicabilă şi limba Contractului de Grant

14.1 Limba Contractului de Grant şi a tuturor comunicărilor scrise va fi limba română.

PREVEDERI FINANCIARE

Articolul 15 - Costuri eligibile

15.1 Pentru a fi considerate eligibile drept costuri directe pentru Proiect, costurile trebuie:

- să fie necesare pentru derularea Proiectului, să fie prevăzute în Contract şi să respecte principiile unui management financiar sănătos, în mod special în privinţa eficienţei economice şi a raportului cost/beneficii;

- să fi fost angajate de către Beneficiar sau partenerii acestuia în perioada de implementare a Proiectului, aşa cum este aceasta definită în Articolul 2 din Condiţii Speciale, indiferent de momentul plăţii efective de către Beneficiar sau partenerii săi; aceasta nu afectează eligibilitatea costurilor pentru auditul final;

- să fie înregistrate în contabilitatea şi documentele fiscale ale Beneficiarului sau ale partenerilor acestuia şi să fie identificabile şi verificabile, şi să fie susţinute de actele şi documentele justificative originale corespunzătoare.

15.2 Prin respectarea celor de mai sus şi unde este relevant cu respectarea dispoziţiilor Anexei IV, următoarele costuri directe vor fi eligibile:

- costul pentru personalul cu atribuţii în implementarea Proiectului, care să corespundă salariilor propriu-zise plus taxele pentru asigurări sociale şi alte costuri aferente remunerării; salariile şi costurile nu trebuie să le depăşească pe cele practicate în mod obişnuit de către Beneficiar sau, după caz, de către partenerii acestuia;

- costurile de transport şi de subzistenţă pentru personalul care ia parte la Proiect, dacă acestea nu le depăşesc pe cele practicate în mod obişnuit de către Beneficiar sau, după caz, de către partenerii acestuia. Orice rambursare de sume fixe nu trebuie să depăşească plafonul aprobat anual de Comisia Europeană/ către tara Autorităţii Contractante;

- costuri pentru achiziţiile de echipamente (noi sau folosite) şi servicii, cu condiţia ca acestea să corespundă preţurilor pieţei;

- costuri pentru consumabile şi alte bunuri; - costuri pentru subcontractare; - cheltuieli generate direct de clauzele Contractului (diseminarea informaţiilor,

evaluarea Proiectului, audit, traduceri, copiere /tipărire, asigurare etc.) inclusiv costuri pentru serviciile financiare (în special costul pentru transferuri bancare şi garanţii financiare);

- in cazul contractelor de grant acordate beneficiarilor persoane fizice, pentru burse si training - uri, eligibilitatea costurilor poate începe înaintea momentului semnării contractului, din momentul in care beneficiarul a fost admis la o astfel de bursa/ trening. Menţionam ca in cazul in care potenţialul beneficiar nu este selectat si nu va încheia un contract cu Autoritatea Contractanta, riscul este in întregime al sau.

56

15.3 Următoarele costuri nu vor fi considerate eligibile:

- datorii şi provizioane pentru pierderi sau datorii;- dobânzi datorate;- elemente deja finanţate prin alte proiecte/finanţări;- achiziţionarea de terenuri sau clădiri cu excepţia cazurilor în care acestea sunt

necesare pentru implementarea directă a Proiectului, situaţie în care proprietatea trebuie transferată beneficiarilor finali ai Proiectului, odată ce acesta s-a încheiat;

- pierderile datorate diferenţelor de curs valutar;- taxe, inclusiv TVA, în afara cazului în care Beneficiarul (sau partenerii

Beneficiarului, după caz) nu poate solicita recuperarea lor şi reglementările în vigoare autorizează acoperirea taxelor.

15.3.1 Bugetul contractului nu conţine TVA. In ceea ce priveşte TVA, legea aplicabila este legislaţia fiscala româneasca in vigoare si prevederile legale aferente. Orice alte reguli si prevederi legale in afara celor menţionate nu se aplica contractului de grant.

15.4 O sumă globală care nu depăşeşte 7% din costurile directe eligibile ale Proiectului, poate fi solicitată ca şi costuri indirecte pentru a acoperi costurile administrative/de regie efectuate de Beneficiar pentru Proiect.

Costurile indirecte sunt eligibile numai dacă nu includ costuri incluse în alte capitole din bugetul Contractului.

Costurile indirecte sunt neeligibile dacă Beneficiarul primeşte pe de altă parte o finanţate nerambursabilă operaţională (care acoperă exclusiv costurile de funcţionare ale organizaţiei) din partea Comisiei Europene.

Acest Articol 15 .4 nu se aplică în cazul finanţărilor nerambursabile operaţionale.

15.5 Orice contribuţii în natură aduse de Beneficiar sau de partenerii acestuia, care trebuie menţionate separat în Anexa III, nu reprezintă cheltuieli propriu-zise şi nu sunt costuri eligibile. Acestea nu pot fi luate în considerare ca şi cofinanţare adusă de Beneficiar.

Cu toate acestea, Beneficiarul se obligă să aducă aceste contribuţii aşa cum sunt ele stipulate în Descrierea Proiectului.

Articolul 16 - Plăţi şi dobânzi pentru plăţi întârziate

16.1 Procedurile de plată sunt stabilite în Articolul 4 din Condiţii Speciale şi respectă una din cele trei opţiuni de mai jos:

Opţiunea 1: Proiecte a căror durată de implementare nu depăşeşte 12 luni sau în care contribuţia financiară a Autorităţii Contractante nu depăşeşte 100 000 EURO

Autoritatea Contractantă va face plăţi către Beneficiar după cum urmează:

un avans de 80% din suma menţionată la Articolul 3.2 din Condiţii Speciale, în termen de 45 zile de la primirea de către Autoritatea Contractantă a următoarelor documente:

- Contractul semnat de ambele Părţi,- o cerere de plată conform modelului ataşat ca Anexa V, şi- o garanţie financiară dacă se solicită conform Articolului 16.7;

57

diferenţa de plată în termen de 45 de zile de la aprobarea raportului final de către Autoritatea Contractantă în conformitate cu Articolul 15.2, însoţit de cererea de plată a diferenţei corespunzător modelului din Anexa V.

Opţiunea 2: Proiecte a căror durată de implementare depăşeşte 12 luni şi în care contribuţia financiară a Autorităţii Contractante este mai mare de 100 000 EURO

Autoritatea Contractantă va face plăţi către Beneficiar după cum urmează:

un avans iniţial de 80% din acea parte a bugetului previzionat pentru primele 12 luni, finanţată de Autoritatea Contractantă, după cum se specifică în Articolul 4 din Conditii Speciale, în termen de 45 de zile de la primirea de către Autoritatea Contractantă a următoarelor documente:

- Contractul semnat de ambele Părţi,- o cerere de plată conform modelului ataşat ca Anexa V, şi- o garanţie financiară dacă se solicită conform Articolului 16.7;

tranşe ulterioare plătite tot ca avans (plăţi intermediare) ale sumei prevăzute în Articolul 4 din Condiţii Speciale, în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a unui raport intermediar în conformitate cu Articolul 16.2, însoţit de:

- o cerere de plată conform modelului ataşat ca Anexa V,- un raport de audit dacă este cerut conform Articolul 16.6,- o garanţie financiară dacă este cerută conform Articolul 16.7;

diferenţa de plată în termen de 45 zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a raportului final în conformitate cu Articolul 16.2, însoţit de:

- o cerere de plată a diferenţei conform modelului ataşat ca Anexa V,- un raport de audit conform Articolului 16.6.

Plata tranşelor intermediare nu poate fi făcută decât dacă cheltuielile efective, din partea care este finanţată de Autoritatea Contractantă (prin aplicarea procentului stabilit în Articolul 3.2 din Condiţii Speciale) reprezintă cel puţin 70% din suma plătită în tranşa precedentă (şi 100% din orice alte plăţi anterioare acesteia), conform justificărilor din raportul intermediar corespunzător şi, unde este cazul, din raportul de audit conform Articolul 16.6. Suma totală a plăţilor efectuate în avans (avansul şi plăţile intermediare) nu poate depăşi 90% din suma prevăzută în Articolul 3.2 din Condiţii Speciale.

Opţiunea 3: Pentru toate Proiectele

Beneficiarul va primi finanţarea nerambursabilă de la Autoritatea Contractantă într-o singură tranşă, în termen de 45 de zile de la aprobarea de către Autoritatea Contractantă a raportului final în conformitate cu Articolul 16.2, însoţit de:

- o cerere de plată a diferenţei conform modelului ataşat ca Anexa V, - un raport de audit dacă este cerut conform Articolul 16.6.

16.2Orice raport este considerat aprobat dacă nu se primeşte un răspuns scris al Autorităţii Contractante în termen de 45 de zile de la data primirii acestuia însoţit de documentele cerute.

Autoritatea Contractantă poate opri curgerea acestui termen limită prin notificarea Beneficiarului că raportul nu poate fi aprobat şi se consideră necesar să facă verificări suplimentare. În asemenea cazuri, Autoritatea Contractantă poate cere clarificări, modificări sau informaţii suplimentare care trebuie trimise în termen de 30 zile de la

58

solicitarea lor. Curgerea termenului către data limită va fi reluată de la data primirii informaţiilor cerute.Rapoartele trebuie să fie prezentate conform Articolului 2.

16.3 Termenul limită de 45 de zile pentru plată menţionat în Articolul 16.1 de mai sus va expira la data la care contul Autorităţii Contractante este debitat. Fără a afecta Articolul 12.5, Autoritatea Contractantă poate opri curgerea acestui termen limită prin notificarea Beneficiarului că cererea de plată nu poate fi acceptată, fie pentru că suma în discuţie nu este datorată, fie pentru că documentele justificative corespunzătoare nu au fost furnizate sau se consideră necesar să se facă verificări suplimentare, inclusiv verificări la faţa locului pentru a se asigura că cheltuielile sunt eligibile. Curgerea termenului către data limită va fi reluată de la data la care va fi înregistrată o cerere de plată corect formulată.

16.4 Din momentul expirării termenului limită prevăzut mai sus, Beneficiarul – cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau o entitate publică dintr-un Stat Membru al Comunităţii – poate, în termen de 2 luni de la data încasării cu întârziere a plăţii, solicita dobânzi pentru întârziere:

- la rata de refinanţare aplicată de banca centrală a ţării Autorităţii Contractante dacă plăţile se fac în moneda acestei ţări;

- la rata aplicată de Banca Centrală Europeană principalelor tranzacţii de refinanţare în euro, după cum este publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, fascicolul C, dacă plăţile sunt efectuate în EURO,

valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul limită, plus 3,5 puncte procentuale. Dobânda va fi aplicată perioadei dintre data la care expiră termenul de plată (exclusiv) şi data la care este debitat contul Autorităţii Contractante (inclusiv). Această dobândă nu va fi considerată venit în conformitate cu prevederile Articolului 17.3. Orice plată parţială va acoperi mai întâi dobânzile astfel stabilite.

16.5 Toate referinţele la zile în acest Articol 15 sunt la zile calendaristice.

16.6 Un audit extern al conturilor Proiectului, realizat de un auditor autorizat, care este membru al unui organism recunoscut pe plan internaţional, organism de supraveghere a efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare, se va ataşa la:

- orice cerere de plată intermediară dacă suma totală a avansurilor, plăţilor intermediare precedente şi cea actuală depăşeşte 750 000 Euro;

- orice cerere de plată a diferenţei în cazul în care finanţarea nerambursabilă depăşeşte 100 000 Euro;

- orice cerere de plată care depăşeşte 75 000 Euro pentru un an financiar, în cazul unei finanţări nerambursabile operaţionale.

Printr-un certificat de audit conform modelului din Anexa VI, auditorul certifică faptul că datele din situaţia financiară depusă (venituri şi cheltuieli) sunt exacte, reale şi justificate cu documente justificative adecvate şi identifică cheltuielile eligibile angajate în conformitate cu Contractul. Sumele pe care raportul de audit le certifică a fi angajate în conformitate cu Contractul vor fi deduse din suma totală plătită (avansul şi plăţile intermediare) prin Contract.În cazul în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau o entitate publică a unui Stat Membru al Comunităţii Europene, Autoritatea Contractantă îl poate excepta de la cerinţa auditării.

16.7 Dacă suma totală plătită ca avans (avansul şi plăţile intermediare) din Contract este mai mare de 80% din suma contractată, plata sa trebuie să fie complet acoperită de o garanţie

59

financiară. Când Beneficiarul este o organizaţie neguvernamentală, o astfel de garanţie este cerută dacă suma totală plătită ca avans din Contract este mai mare de 1 milion de Euro sau 90% din suma Contractului. Garanţia financiară trebuie să fie exprimată în Euro şi furnizată de o bancă sau instituţie financiară agreată, stabilită în unul din Statele Membre ale Comunităţii Europene, şi să fie în conformitate cu modelul din Anexa VII. Această garanţie va rămâne în vigoare până la eliberarea ei de către Autoritatea Contractantă, atunci când suma totală plătită ca avans devine din nou mai mică de 1 milion de Euro sau după plata diferenţei. Această prevedere nu se va aplica dacă Beneficiarul este un departament guvernamental sau o entitate publică dintr-un Stat Membru al Comunităţii Europene.

16.8 Plăţile datorate de Autoritatea Contractantă se vor efectua în contul sau subcontul specific de Proiect, precizat în fişa de identificare financiară din Anexa V, şi care identifică fondurile plătite de Autoritatea Contractantă.

16.9 Autoritatea Contractantă va efectua plăţi în moneda ţării sale sau în euro, în conformitate cu Condiţiile Speciale. În ultimul caz, orice conversie în euro a costurilor reale efectuate în alte monede se va face la rata de schimb publicată în InforEuro pentru luna în care cheltuiala a fost efectuată, dacă nu se prevede altfel în Condiţiile Speciale.

În cazul unor fluctuaţii excepţionale ale ratei de schimb, Părţile se vor consulta cu privire la restructurarea Proiectului în scopul reducerii impactului unor astfel de fluctuaţii. Dacă e necesar, Autoritatea Contractantă poate lua şi alte măsuri suplimentare.

16.10 Orice dobândă sau beneficii echivalente rezultate din suma totală plătită ca avans (avansul şi plăţile intermediare) de Autoritatea Contractantă către Beneficiar vor fi menţionate în rapoartele intermediare şi finale şi returnate Autorităţii Contractante la cererea acesteia, în conformitate cu Articolul 18. Acestea nu sunt luate în considerare la calcularea sumei totale plătită ca avans din Contract.

Articolul 17 – Înregistrările în contabilitate şi verificările tehnice şi financiare

17.1 Beneficiarul va menţine înregistrări periodice şi exacte în contabilitate, referitoare la implementarea Proiectului, folosind un sistem de evidenţă contabilă în partidă dublă, ca parte a contabilităţii proprii sau adiacent acesteia. Acest sistem dedicat va fi implementat cu respectarea procedurile impuse de practica profesională. Pentru fiecare Proiect trebuie realizate înregistrări separate în contabilitate, care să evidenţieze toate veniturile şi cheltuielile. Înregistrările în contabilitate trebuie să poată oferi cu precizie detalii privind dobânda provenind din fondurile plătite de Autoritatea Contractantă.

17.2 Beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor să verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecţii la faţa locului, implementarea Proiectului, şi să realizeze, dacă este necesar, un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de înregistrare în contabilitate şi a oricăror alte documente relevante pentru finanţarea Proiectului. Aceste inspecţii pot să aibă loc în următorii 7 ani după plata finală.

În plus, Beneficiarul va permite Oficiului European Anti-Fraudă să facă verificări la faţa locului în conformitate cu procedurile stabilite de legislaţia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţilor Europene împotriva fraudelor şi a oricăror altor nereguli.În acest scop, Beneficiarul se angajează să permită personalului sau agenţilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraudă şi ai Curţii Europene a Auditorilor, accesul în locurile şi spaţiile unde se implementează Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice şi la toate documentele şi bazele de date privind managementul tehnic şi

60

financiar al Proiectului. De asemenea, Beneficiarul se angajează că va lua toate măsurile pentru a facilita munca acestora. Accesul agenţilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor se face în condiţiile păstrării confidenţialităţii faţă de terţi, fără a prejudicia obligaţiile de drept public cărora le sunt supuse. Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi să fie arhivate astfel încât să permită o verificare uşoară, iar Beneficiarul este obligat să informeze Autoritatea Contractantă asupra adresei exacte unde acestea sunt păstrate.

17.3 Documentele la care se face referire în Articolul 17.2 includ:A. Lucrări, bunuri şi servicii:

- oferte de la furnizori;- contracte şi comenzi;- facturi şi dovezi ale plăţii, sau facturi plătite; dacă bunurile provin din stocurile

Beneficiarului, facturile vor reflecta preţul plătit la data achiziţiei; o copie a facturii de achiziţie trebuie să fie ataşată;

- pentru carburanţi şi uleiuri, Beneficiarul va ţine evidenţa distanţelor parcurse, a consumului mediu al vehiculelor folosite, a costurilor carburanţilor şi a cheltuielilor de întreţinere.

B. Costurile de personal:- evidenţa cheltuielilor cu personalul local angajat pe perioadă determinată,

menţionând sumele plătite ca remuneraţie, certificate corespunzător de persoana responsabilă la nivel local, cu detalierea salariului brut, a taxelor şi contribuţiilor la asigurările sociale şi a salariului net;

- evidenţa cheltuielilor cu personalul din afara ţării sau/şi personalul din Europa (dacă Proiectul se implementează în Europa), pe luni de muncă efectivă; cheltuielile vor fi evaluate pe baza costurilor unitare pe unităţi de timp efectiv lucrate şi verificabile şi vor fi detaliate în salariu brut, taxe şi contribuţii la asigurările sociale şi salariu net.

17.4 Contractorul garantează că drepturile Comisiei Europene, ale Autorităţii Contractante, ale Oficiului European Anti Fraudă şi ale Curţii Europene a Auditorilor, autorităţilor abilitate sa realizeze audit pentru astfel de finanţări nerambursabile, de a realiza auditări, verificări şi controale vor fi aplicabile în mod egal, în aceleaşi condiţii şi în conformitate cu aceleaşi reguli ca şi cele stabilite în acest Articol 17, şi pentru partenerii şi contractorii Beneficiarului.

Articolul 18 - Suma finală a finanţării acordate de către Autoritatea Contractantă

18.1 Suma totală ce urmează a fi plătită de Autoritatea Contractantă Beneficiarului nu poate depăşi finanţarea nerambursabilă maximă stabilită prin Articolul 3.2 din Condiţiile Speciale, chiar dacă cheltuielile totale efectiv făcute depăşesc bugetul total estimat stabilit în Anexa III.

18.2 Dacă la sfârşitul Proiectului costurile eligibile sunt mai mici decât costul total estimat precizat în Articolul 3.1 din Condiţiile Speciale, contribuţia Autorităţii Contractante se va limita la suma obţinută prin aplicarea procentului stabilit în Articolul 3.2 din Condiţiile Speciale, la costurile eligibile efective aprobate de Autoritatea Contractantă.

18.3 Beneficiarul acceptă că finanţarea nerambursabilă nu poate în nici un caz să rezulte într-un profit pentru el şi că trebuie să se limiteze la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor cu cheltuielile pentru Proiect. Profitul se defineşte astfel:

- În cazul unei finanţări nerambursabile pentru un Proiect, un surplus al intrărilor faţă de costurile Proiectului în cauză, atunci când este făcută cererea de plată finală. Cu toate acestea, în cazul proiectelor concepute special pentru întărirea capacităţii financiare a Beneficiarului, profitul se defineşte ca distribuirea

61

surplusului de venituri, rezultat din activitatea sa, către membrii organismului beneficiar, conducând la îmbogăţirea lor personală.

- În cazul unei finanţări nerambursabile operaţionale, un excedent faţă de bugetul operaţional al Beneficiarului.

Aceste prevederi nu se aplică burselor de studii, cercetare sau de formare plătite persoanelor fizice şi nici în cazul premiilor acordate în cadrul concursurilor.

18.4 În plus, şi fără prejudicierea dreptului de încetare a Contractului în conformitate cu Articolul 12.2, dacă Proiectul nu este implementat sau este implementat necorespunzător, parţial sau cu întârziere, Autoritatea Contractantă poate, printr-o decizie temeinic justificată, să reducă finanţarea nerambursabilă prevăzută iniţial, pentru alinierea ei cu implementarea efectivă a Proiectului în baza termenilor precizaţi în Contract.

Articolul 19 - Restituirea finanţării nerambursabile

19.1 Beneficiarul se angajează să ramburseze Autorităţii Contractante orice sume plătite în plus faţă de suma finală datorată, în termen de 45 de zile de la primirea unei solicitări în acest sens.

19.2 Dacă Beneficiarul nu va reuşi să ramburseze astfel de sume până la data limită stabilită de Autoritatea Contractantă, Autoritatea Contractantă poate (cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau o entitate publică dintr-unul din Statele Membre ale Comunităţii) să majoreze sumele datorate adăugând o dobândă astfel:

- la rata de refinanţare aplicată de banca centrală a României dacă plăţile sunt efectuate în moneda acestei ţări;

- la rata aplicată de Banca Centrală Europeană principalelor sale tranzacţii de refinanţare în euro, dacă plăţile se fac în euro,

valabilă în prima zi a lunii în care a expirat termenul limită, plus 3,5 puncte procentuale. Dobânda se aplică pe perioada cuprinsă între data expirării termenului limită fixat de Autoritatea Contractantă (exclusiv) şi data plăţii efective (inclusiv). Orice plăţi parţiale vor acoperi în primul rând dobânda astfel stabilită.

19.3 Sumele care vor trebui rambursate Autorităţii Contractante pot fi scăzute din sumele de orice fel cuvenite Beneficiarului. Aceasta nu va afecta dreptul Părţilor de a conveni asupra plăţilor în mai multe tranşe.

19.4 Taxele bancare apărute la rambursarea sumelor datorate Autorităţii Contractante vor fi exclusiv în sarcina Beneficiarului.

Anexa IV

62

PROCEDURI PENTRU ACHIZIŢIILE EFECTUATE DE CĂTRE BENEFICIARII DE FINANŢARE NERAMBURSABILĂ ÎN CONTEXTUL ACŢIUNILOR EXTERNE ALE

COMUNITĂŢII EUROPENE

1. PRINCIPII GENERALE

Dacă implementarea unui proiect necesită efectuarea de achiziţii de către Beneficiar, contractul trebuie să fie atribuit ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic (adică oferta care prezintă cel mai bun raport preţ/calitate), în concordanţă cu principiile transparenţei şi concurenţei loiale între potenţialii contractori şi cu evitarea oricărui conflict de interese.

În cazul în care Beneficiarul foloseşte serviciile unui intermediar în vederea achiziţionării, acesta trebuie să respecte aceleaşi reguli ca şi Beneficiarul.

În cazul nerespectării regulilor la care se face referire mai sus, cheltuielile pentru operaţiunile în discuţie nu sunt eligibile pentru finanţare din partea Comunităţii.

OPCP va efectua verificări ulterioare („ex-post”) asupra modului în care beneficiarii au respectat aceste reguli.

2. ELIGIBILITATEA PENTRU CONTRACTE

2.1 Excluderea de la participarea la achiziţii

Candidaţii sau ofertanţii vor fi excluşi de la participarea la procedura de achiziţie dacă:(a) sunt în faliment sau în curs de lichidare, sunt intraţi în administrarea unei autorităţi

judiciare, sunt implicaţi în acorduri cu creditorii, şi-au suspendat activităţile, sunt subiect al procedurilor vizând aceste aspecte sau sunt într-o situaţie similară ca urmare a aplicării unei proceduri similare prevăzute în legislaţia sau reglementările naţionale în vigoare;

(b) au suferit condamnări privind conduita profesională, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata) (ex. împotriva căreia nu este posibil nici un apel);

(c) sunt vinovaţi de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care Beneficiarul le poate justifica;

(d) nu şi-au îndeplinit obligaţiile referitoare la plata contribuţiilor la asigurările sociale şi la plata taxelor şi impozitelor în conformitate cu prevederile legale din ţara în care sunt înregistraţi, în ţara Beneficiarului sau în ţara în care se desfăşoară proiectul;

(e) au suferit condamnări pentru fraudă, corupţie, implicarea într-o organizaţie ilegală sau orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţilor, printr-o hotărâre judecătorească rămasă definitivă (res judicata);

(f) au fost declaraţi a fi într-o situaţie gravă de nerespectare a obligaţiilor contractuale anterioare privind procedurile de achiziţie sau procedurile de acordare a finanţărilor nerambursabile din fondurile Comunităţii Europene.

Candidaţii sau ofertanţii trebuie să certifice că nu se află în nici una din situaţiile menţionate mai sus.

2.2. Excluderea de la acordarea contractelor

63

Contractele nu pot fi acordate candidaţilor sau ofertanţilor care în timpul procedurii de achiziţii:

a) sunt subiect al unui conflict de interese;b) sunt vinovaţi de distorsionări grave în procesul de transmitere a informaţiilor solicitate

de Beneficiar ca o condiţie de participare la procedura de contractare sau nu reuşesc să furnizeze aceste informaţii.

3. REGULI COMUNE TUTUROR PROCEDURILOR DE ACHIZIŢIE

Documentele de licitaţie trebuie întocmite în conformitate cu cele mai bune practici nationale si internaţionale.

Termenele limită de primire a ofertelor şi cererilor de participare trebuie să fie suficient de lungi pentru a permite părţilor interesate o perioadă de timp rezonabilă şi adecvată pentru pregătirea şi înaintarea ofertelor.

Toate cererile de participare şi ofertele declarate ca satisfăcând cerinţele, trebuie evaluate şi clasificate de către un comitet de evaluare pe baza criteriilor de excludere, selectare şi acordare a contractului, anunţate în avans. Acest comitet trebuie să aibă un număr impar de membri, cel puţin trei, cu toate capacităţile tehnice şi administrative necesare, pentru a oferi o opinie corectă şi informată asupra ofertelor.

4. REGULI APLICABILE CONTRACTELOR

Achiziţiile publice se vor face cu respectarea prevederilor OG 34/ 2006. Pentru achiziţiile care nu sunt acoperite de OG 34/2006, se va folosi legislaţia româneasca in vigoare.

ANEXA Va

64

Cerere de plată aferentă contractului de finanţare nerambursabilă

Data cererii de plată [..........]

În atenţia[adresa Autorităţii Contractante] [Unitatea Financiară indicată în Contract] 14

Numărul de referinţă al Contractului de finanţare: ... Titlul Contractului de finanţare: ... Numele şi adresa Beneficiarului: ... Cererea de plată numărul: ... Perioada acoperită de cererea de plată: ...

Stimate Domn/ Stimată Doamnă,

Solicităm prin prezenta plata avansului/ plata intermediară/ plata finală15 aferentă contractului sus-menţionat.

Suma solicitată este [conform Articolului 4(2) al Condiţiilor Speciale ale Contractului/ următoarea: ...]16

Anexăm următoarele documente justificative: - contractul semnat (pentru plata avansului) - raportul de audit, dacă este cerut de Articolul 16.6 al Condiţiilor Generale ale

contractului- garanţia financiară, dacă este cerută de Articolul 16.7 ale Condiţiilor Generale ale

contractului- raportul intermediar tehnic şi financiar (pentru plată intermediară)- raportul final asupra implementării (pentru plată finală)17

Suma certificată de raportul de audit care se deduce din suma totală a plăţilor în avans şi intermediare aferente acestui contract este următoarea :

Plata va fi efectuată în următorul cont bancar:...18

Cu consideraţie,

[ semnătura ]

ANEXA Vb

14 Dacă Autoritatea Contractantă este un serviciu al Comisiei Europene. Vă rugăm să nu uitaţi să adresaţi o copie a acestei scrisori Unităţii de Management şi dacă este cazul Delegaţiei Comisiei Europene menţionate în Articolul 5(1) al Condiţiilor Speciale din Contract.15Ştergeţi cele două variante care nu sunt valabile.16Ştergeţi varianta care nu este valabilă.17Ştergeţi documentele care nu sunt valabile.18Indicaţi numărul de cont precizat în formularul de identificare anexat Contractului.

65

IDENTIFICARE FINANCIARĂ

TITULARUL CONTULUI

NUMELE

ADRESA

ORAŞ/MUNICIPIU COD POŞTAL

ŢARA COD TVA

PERS. CONTACT

TELEFON FAX

E - MAIL

BANCĂNUMELE BĂNCII

ADRESA SUCURSALEI

ORAŞ/MUNICIPIU COD POŞTAL

ŢARA

NUMĂR CONT

IBAN

OBSERVAŢII:

ŞTAMPILĂ BANCĂ+SEMNĂTURĂ REPREZENTANT BANCAR DATA ŞI SEMNĂTURA TITULARULUI DE CONT:

(Ambele obligatorii) (Obligatoriu)

ANEXA VI

66

Certificat de audit pentru contractele de finanţare nerambursabilăAcţiuni externe ale Comunităţii Europene

De completat pe hârtia cu antet a auditorului

[Data certificatului de audit]

Către[adresa Autorităţii Contractante]

Numărul de referinţă al contractului de finanţare: …Titlul contractului: …Numele şi adresa beneficiarului: …Perioada acoperită de certificatul de audit: …

Stimate Domn/Stimată Doamnă,

Am fost desemnaţi de către beneficiar să efectuăm auditul contractului de finanţare nerambursabilă menţionat mai sus pentru a certifica operaţiunile contabile/financiare aferente proiectului în concordanţă cu articolul 16(6) al contractului. Confirmăm că facem parte dintr-un organism recunoscut pe plan internaţional, organism de supraveghere a efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare. Am efectuat auditul în concordanţă cu standardele internaţionale de auditare şi cu prevederile contractului. Certificăm prin prezenta că situaţia financiară a proiectului (venituri şi cheltuieli) este exactă, reală şi justificată prin documente justificative adecvate şi certificăm de asemenea că cheltuielile eligibile, totalizând … (indicate în anexa la acest certificat), au fost făcute în concordanţă cu prevederile contractului. < Ataşaţi la certificatul de audit un tabel realizat pe baza bugetului proiectului, menţionând pentru fiecare element bugetul iniţial, sumele certificate prin certificate anterioare, sumele certificate de acest certificat şi suma totală certificată la data certificatului, in conformitate cu prevederile anexei VI. 1 atasate>

Plata următoarelor costuri a fost solicitată, dar suma aferentă lor nu este certificată în acest certificat19 :

Descriere Suma < EUR > Motivul pentru care nu se certifică

[Numele şi semnătura]

ANEXA VII

19 Acest paragraf va fi inserat, dacă este cazul, numai în certificatul de audit referitor la plata tranşei finale.

67

Verificarea cheltuielilor

CUPRINS1. TERMENI DE REFERINŢĂ PENTRU VERIFICAREA CHELTUIELILOR

UNUI CONTRACT DE FINANŢARE FINANŢAT DE COMUNITATEA EUROPEANĂ PENTRU ACŢIUNI EXTERNE…………………………………….2Anexa 1 : Informaţii asupra verificării cheltuielilor……….………..…………………..4Anexa 2 : Scopul lucrării – procedurile ce vor fi efectuate……………………………..5

2. RAPORTAREA CONSTATĂRILOR FACTUALE ÎN CAZUL VERIFICĂRII CHELTUIELILOR UNUI CONTRACT FINANŢAT DE COMUNITATEA EUROPEANĂ PENTRU ACŢIUNI EXTERNE……………………………………...10

Punctul 1 va trebui completat de către Beneficiar şi aprobat cu acordul AuditoruluiPunctul 2 va trebui furnizat de către Auditor

68

1. Termeni de referinţă pentru verificarea cheltuielilor unui Contract de Finanţare finanţat de către Comunitatea Europeană pentru acţiuni externeUrmătorii sunt termeni de referinţă (‘ToR’) asupra cărora <numele Beneficiarului> ‘Beneficiarul’ este de acord să angajeze < numele firmei de audit> ‘Auditorul’ să desfăşoare o verificare a cheltuielilor şi să raporteze în legătură cu un contract de finanţare finanţat de Comunitatea Europeană pentru acţiuni externe privind < titlul şi numărul contractului de finanţare> (’Contractul de Finanţare’). Dacă în aceşti ToR ‘Autoritatea de Contractare’ este menţionată, aceasta se referă la <Comisia Europeană sau numele altei autorităţi de contractare> care a fost semnatară a Contractului de Finanţare cu Beneficiarul şi asigură finanţarea Contractului. Autoritatea de Contractare nu este parte a acestui angajament.

1.1 Responsabilităţile părţilor în angajament‘Beneficiarul’ se referă la organizaţia care primeşte finanţare şi care a semnat Contractul de Finanţare cu Autoritatea de Contractare. Beneficiarul este responsabil cu furnizarea Raportului Financiar pentru Proiectul

finanţat prin Contractul de Finanţare şi trebuie să se asigure că acest Raport Financiar este în concordanţă cu sistemul contabil al Beneficiarului şi cu înregistrările contabile corespunzătoare.

Beneficiarul acceptă faptul că măsura în care Auditorul poate efectua procedurile cerute prin acest angajament depinde efectiv de Beneficiar, şi dacă e cazul de partenerii săi, care oferă acces total şi liber la personalul Beneficiarului şi la conturile şi înregistrările sale relevante.

‘Auditorul’ se referă la Auditorul care este responsabil pentru efectuarea procedurilor asupra cărora s-a căzut de acord, aşa cum este specificat în aceşti ToR, şi depunerea unui raport la Beneficiar asupra constatărilor factuale. [Opţiunea 1: ştergeţi dacă nu se aplică] Auditorul este membru al <specificaţi numele

organismului naţional de audit sau contabilitate sau instituţia a cărei membru este Auditorul> care la rândul său este membră a Federaţiei Internaţionale a Contabililor (IFAC).

[Opţiunea 2: ştergeţi dacă nu se aplică] Auditorul este membru al <specificaţi numele organismului naţional de audit sau contabilitate sau instituţia a cărei membru este Auditorul>. Chiar dacă această organizaţie nu e membră a IFAC, Auditorul se obligă să îndeplinească acest angajament în conformitate cu standardele şi etica IFAC.

1.2 Subiectul angajamentuluiSubiectul acestui angajament este Raportul Financiar <intermediar sau final; ştergeţi care nu se aplică> legat de Contractul de Finanţare pentru perioada <zz luna aaaa până la zz luna aaaa>. Informaţia, financiară şi nefinanciară, care se verifică de către Auditor, reprezintă toată informaţia care face posibilă verificarea faptului că cheltuielile susţinute de Beneficiar în Raportul Financiar s-au făcut, că sunt corecte şi eligibile. Anexa 1 la aceşti ToR conţine o privire de ansamblu asupra informaţiei cheie despre Contractul de Finanţare şi proiectul în cauză.

1.3 Motivele angajamentuluiBeneficiarul este obligat să depună la Autoritatea de Contractare un raport de verificare a cheltuielilor efectuat de un auditor extern în sprijinul plăţilor cerute de către Beneficiar conform Articolului 15 din Condiţiile Generale din Contractul Finanţare. Ofiţerul de Autorizare al Comisiei solicită acest raport întrucât efectuarea plăţilor către Beneficiar este condiţionată de constatările factuale din acest raport.

69

1.4 Tipul angajamentului şi obiectiveleAcesta constituie un angajament de efectuare a procedurilor specifice asupra cărora s-a căzut de acord privind o verificare a cheltuielilor a unui contract de finanţat de către Comunitatea Europeană pentru acţiuni externe. Obiectivul acestei verificări a cheltuielilor este ca Auditorul să verifice faptul că cheltuielile decontate de Beneficiar în Raportul Financiar pentru proiectul finanţat prin Contractul de finanţare au fost efectuate („realitatea”), sunt corecte („exactitatea”) şi eligibile şi să transmită Beneficiarului un raport asupra constatărilor factuale cu privire la procedurile efectuate asupra cărora s-a convenit. Eligibilitatea înseamnă că fondurile oferite prin finanţare au fost cheltuite în concordanţă cu termenii şi condiţiile Contractului de Finanţare.Cum acest angajament nu este unul asigurator, Auditorul nu oferă o opinie de audit şi nu exprimă nici un fel de asigurare. Autoritatea Contractantă îşi formulează propria opinie pornind de la concluziile din raportul de facto al Auditorului asupra Raportului Financiar şi asupra cererilor de plată ale Beneficiarului.

1.5 Scopul lucrării1.5.1 Auditorul va efectua acest angajament în conformitate cu aceşti ToR şi:- în conformitate cu Standardele Internaţionale ale Serviciilor Conexe (‘ISRS’) 4400

Angajamente de a efectua Procedurile asupra cărora s-a convenit privind Informaţia Financiară aşa cum au fost promulgate de către IFAC;

- în conformitate cu Codul de Etică pentru Contabilii Profesionişti emis de IFAC. Cu toate că ISRS 4400 oferă independenţă, nu este o cerinţă pentru procedurile de angajamente asupra cărora s-a convenit, Autoritatea de Contractare solicită ca auditorul să se conformeze cu cerinţele de independenţă ale Codului de Etică pentru Contabilii Profesionişti.

1.5.2 Termenii şi Condiţiile ale Contractului de finanţareAuditorul verifică faptul că fondurile oferite prin finanţare au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile Contractului de Finanţare aşa cum s-a cerut conform Articolului 1.2 ale Condiţiilor Speciale din Contractul de Finanţare. 1.5.3 Planificarea, procedurile, documentaţia şi dovadaAuditorul trebuie să planifice lucrarea astfel încât verificarea efectivă a cheltuielilor să fie îndeplinită. În acest scop el aplică procedurile stipulate în Anexa 2 din acest ToR (‘Scopul Lucrării – Proceduri de aplicat’) şi utilizează informaţiile obţinute prin aplicarea acestor proceduri ca bază pentru raportul constatărilor factuale. Auditorul va documenta aceste chestiuni care sunt importante în oferirea dovezii în sprijinul raportului, şi dovezilor că lucrarea a fost îndeplinită în conformitate cu ISRS 4400 şi cu aceşti ToR.

1.6 RaportareaRaportul verificării cheltuielilor va trebui să descrie scopul şi procedurile agreate ale angajamentului în detalii suficiente pentru a permite Beneficiarului şi Autorităţii de Contractare să înţeleagă natura şi aria de aplicabilitate a procedurilor aplicate de Auditor.

1.7 Alţi termeni[Beneficiarul şi Auditorul pot utiliza această secţiune pentru a cădea de acord asupra altor termeni specifici cum ar fi taxele percepute de Auditor, cheltuieli directe “din buzunar” şi prevederi referitoare la obligaţii]

70

Anexa 1: Informaţii despre subiectul verificării cheltuielilor[Tabelul de mai jos va fi completat de către Beneficiar şi va fi ataşat ca Anexa 1 la termenii de referinţă în folosul Auditorului.]

Informaţii despre subiectul verificării cheltuielilorNumărul de referinţă şi data Contractului de Finanţare

< Referinţa Autorităţii de Contractare la Contractul de Finanţare>

Titlul contractului de Finanţare ŢaraBeneficiarul < Numele întreg şi adresa Beneficiarului, aşa cum sunt trecute în

Contractul de Finanţare>Linia de Buget a Contractului de Finanţare

< Referinţa Autorităţii de Contractare la linia de buget şi referinţa Comisiei în cazul în care Autoritatea de Contractare nu este Comisia>

Baza legală a Contractului de FinanţareData de început a ProiectuluiData de final a ProiectuluiCostul total al Proiectului <suma din Art. 3.1 din Condiţiile speciale ale Contractului de

Finanţare>Suma maximă de Finanţare

<suma din Art. 3.2 din Condiţiile speciale ale Contractului de Finanţare >

Suma totală primită de Beneficiar la această dată de la Autoritatea de Contractare

< suma totală primită la data de zz.ll.aaaa>

Suma totală a cererii de plată

< completaţi suma totală solicitată ca plată prin Anexa V sin Condiţii Generale din Contractul de Finanţare (Cerere de plată pentru un contract de finanţare Comunitatea Europeană acţiuni externe) >

Autoritatea de Contractare

[completaţi numele, funcţia, telefonul şi E-mail-ul persoanei de contact al Autorităţii de Contractare. Va fi completat doar dacă Autoritatea de Contractare nu este Comisia. ]

Comisia Europeană < completaţi numele, funcţia, telefonul şi E-mail-ul persoanei de contact de la Delegaţia Comisiei Europene din ţara în cauză, sau dacă e cazul – Sediul Central>

Auditor < Numele şi adresa firmei de audit şi numele şi funcţiile auditorilor>

Anexa 2: Scopul lucrării – Proceduri de aplicatAuditorul schiţează şi efectuează programul verificărilor în conformitate cu obiectivul şi scopul acestui angajament şi procedurile de aplicat aşa cum se specifică mai jos. În aplicarea acestor proceduri, Auditorul poate apela la tehnici cum ar fi: ancheta şi analiza, evaluare/reevaluare, comparaţia, alte verificări de precizie, observaţii, inspecţii ale înregistrărilor şi documentelor, inspecţii ale evaluărilor şi obţinerea confirmărilor. Aplicarea procedurilor permite Auditorului să obţină informaţii suficiente pentru elaborarea raportului de constatări de facto. În acest scop Auditorul poate utiliza îndrumările incluse în

71

Standardul Internaţional de Auditare 500 “Audit Evidence ” şi în special cele din paragrafele legate de “ suficiente dovezi de audit corespunzătoare”. Auditorul îşi formulează o opinie profesională asupra a ceea ce reprezintă dovadă de audit corespunzătoare atunci când consideră că îndrumările incluse în ISA 500, termenii şi condiţiile Contractului de Finanţare şi ToR pentru acest angajament nu sunt suficiente.Condiţiile Generale ale Contractului de Finanţare (‘Condiţii Generale’) şi anume Articolul 16.3 oferă o listă indicativă a tipurilor şi natura dovezilor pe care Auditorul le poate deseori găsi în verificarea cheltuielilor. Acest lucru poate să varieze în funcţie de natura cheltuielilor şi practica din ţara în cauză.

1 Obţinerea unei înţelegeri suficiente a proiectului şi a termenilor şi condiţiilor Contractului de Finanţare

Auditorul obţine o înţelegere suficientă a termenilor şi condiţiilor Contractului de Finanţare prin studierea Contractului de Finanţare şi a anexelor sale şi alte informaţii relevante, şi prin anchetă la Beneficiar. Auditorul asigură că obţine o copie a Contractului de Finanţare original (semnat de către Beneficiar şi Autoritatea de Contractare) cu anexele sale. Auditorul obţine şi studiază copiile Raportului Descriptiv < intermediar/final> (Anexa VI din Contractul de Finanţare).Auditorul va acorda o atenţie deosebită următoarelor documente: Anexa 1 din Contractul de Finanţare, care conţine Descrierea Proiectului, Anexa II Condiţii Generale şi Anexa IV care specifică procedurile de achiziţie (inclusiv regulile de naţionalitate şi origine) efectuate de către Beneficiarii de finanţare nerambursabilă în contextul Acţiunilor Externe ale Comunităţii Europene. Nerespectarea acestor reguli determină neeligibilitatea cheltuielilor pentru finanţare Comunitară. Aceste reguli de achiziţii se aplică tuturor contractelor de finanţare dar în funcţie de baza legală a contractelor de finanţare (de exemplu TACIS, ALA şi Food Aid) regulile de naţionalitate şi origine pot varia. Auditorul se va asigura că Beneficiarul a identificat şi înţeles regulile de naţionalitate şi origine aplicabile. Regulile aplicabile de naţionalitate şi origine sunt elaborate, pentru fiecare bază legală, în Anexa 2 din Ghidul Practic20 pentru procedurile de contractare pentru acţiunile externe ale Comunităţilor Europene. Dacă Auditorul găseşte că termenii şi condiţiile de verificare nu sunt suficient de clare, el va cere clarificări de la Beneficiar.

2 Procedurile de verificare a eligibilităţii cheltuielilor solicitate de către Beneficiar în Raportul Financiar al Proiectului

2.1 Proceduri Generale2.1.1 Auditorul verifică dacă Raportul Financiar este în concordanţă cu condiţiile Contractului de Finanţare şi anume cu Articolul 2 din Condiţii Generale (incluzând format şi limba utilizată).2.1.2 Auditorul examinează dacă Beneficiarul s-a conformat la regulile pentru contabilitate din Contractul de Finanţare şi anume cu Articolul 17 din Condiţii Generale. Scopul este:

- să evalueze dacă verificarea eficientă şi eficace a cheltuielilor din Raportul Financiar este posibilă; şi

- să raporteze excepţii notabile şi puncte slabe cu privire la sistemul contabil, evidenţa înregistrărilor contabile şi cerinţele de documentare astfel încât Beneficiarul să poată aplica măsuri ulterioare de corectare şi îmbunătăţire pe perioada de implementare rămasă.

2.1.3 Auditorul verifică dacă informaţiile din Raportul Financiar sunt în conformitate cu sistemul de contabilitate şi înregistrare al Beneficiarului (ex. balanţa de verificare, registrul jurnal, alte registre, etc.)

20 Vezi http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm

72

2.1.4 Auditorul verifică dacă ratele de schimb corecte au fost aplicate pentru schimburile valutare dacă este cazul, şi dacă au fost aplicate în conformitate cu condiţiile Contractului de Finanţare şi anume Articolul 16.9 din Condiţii Generale.

2.2 Conformitatea cheltuielilor cu bugetul şi revizia analiticăAuditorul efectuează o verificare analitică a liniilor de cheltuieli din Raportul Financiar şi:- verifică dacă bugetul din Raportul Financiar corespund cu Bugetul Contractului de

Finanţare (autenticitatea şi autorizarea Bugetului iniţial) şi verifică dacă cheltuielile efectuate au fost prevăzute în bugetul Contractului de Finanţare.

- verifică dacă suma totală solicitată la plată de către Beneficiar nu depăşeşte maximum de finanţare specificat în Articolul 3.2 din Condiţii Speciale ale Contractului de Finanţare.

- verifică dacă amendamentele la Bugetul Contractului de Finanţare sunt conforme cu condiţiile pentru asemenea amendamente (inclusiv – dacă este cazul – cererile pentru actele adiţionale la Contractul de Finanţare) aşa cum sunt descrise în Articolul 9 din Condiţii Generale.

- verifică dacă condiţiile pentru profit din Articolul 17.3 din Condiţiile Generale sunt respectate.

2.3 Selectarea cheltuielilor ce vor fi verificate2.3.1 Capitole, Subcapitole şi Articole de CheltuieliCheltuielile solicitate de Beneficiar în Raportul Financiar sunt prezentate sub formă de capitole de cheltuieli, după cum urmează: 1 Resurse Umane, 2 Transport, 3 Echipamente şi bunuri, 4 Sediu Local, 5Alte costuri, servicii, 6 Altele, 8 Costuri administrative şi 10 Cheltuieli neprevăzute. Capitolele de cheltuieli pot fi împărţite în subcapitole de cheltuieli cum ar fi, de exemplu 1.1 Salarii. Subcapitolele de cheltuieli pot fi, în principiu, împărţite în articole individuale de cheltuieli sau clase de cheltuieli cu aceleaşi caracteristici, sau caracteristici similare. Forma şi natura dovezilor de sprijin (de exemplu o plată, un contract, o factură, etc.) şi modul în care cheltuielile sunt înregistrate (de exemplu intrări într-un registru) variază în funcţie de tipul şi natura cheltuielilor şi a acţiunilor şi tranzacţiilor ce le urmează. În orice caz, în toate situaţiile, articolele de cheltuieli reflectă valoarea contabilă (sau financiară) a acţiunilor sau tranzacţiilor ce le urmează, indiferent de natura şi tipul acţiunii sau tranzacţiei în cauză. 2.3.2 Selecţionarea articolelor de cheltuieliValoarea cheltuielii ar trebui să fie factorul primar utilizat de Auditor în selecţionarea articolelor de cheltuieli pentru verificare. Auditorul selecţionează articolele de cheltuieli de valori ridicate pentru a asigura o acoperire potrivită a cheltuielilor. Mai mult, Auditorul utilizează judecata sa pentru a selecţiona articole specifice de cheltuieli sau clase de articole de cheltuieli. Auditorul poate utiliza factori cum ar fi cunoştinţa sa asupra proiectului şi caracteristicile categoriilor de cheltuieli, clase şi articole fiind verificate cum ar fi de exemplu articolele de cheltuieli atipice sau care prezintă un risc inerent sau sunt predispuse erorii.

2.4 Verificarea cheltuielilorAuditorul verifică cheltuielile şi raportează toate excepţiile ce rezultă din această verificare. Excepţiile verificării reprezintă toate abaterile verificării găsite la aplicarea procedurilor specificate în această Anexă. În toate cazurile Auditorul evaluează impactul financiar (estimat) al excepţiilor în termeni de cheltuieli neeligibile. De exemplu: dacă Auditorul găseşte o excepţie cu privire la regulile de achiziţii, el evaluează în ce măsură această excepţie adus la cheltuieli neeligibile. Auditorul raportează toate excepţiile găsite incluzându-le pe acelea căror nu le poate măsura impactul financiar. După selectarea articolelor de cheltuieli, Auditorul verifică dacă respectă criteriile specificate mai jos.2.4.1. Eligibilitatea costurilor directe

73

Auditorul verifică eligibilitatea costurilor directe în termenii şi condiţiile Contractului de Finanţare şi anume după Articolul 15 din Condiţiile Generale. El verifică dacă aceste costuri: - sunt necesare pentru implementarea proiectului. Cu alte cuvinte, Auditorul verifică dacă

cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost create pentru scopul definit al acţiunii şi dacă sunt necesare pentru activităţile şi obiectivele proiectului. Mai departe Auditorul verifică dacă costurile directe sunt prevăzute în Bugetul Contractului de Finanţare şi sunt conforme cu principiile managementului financiar riguros, în special se verifică valoarea banilor şi eficacitatea costurilor.

- au fost efectuate de către Beneficiar sau partenerii săi pe perioada implementării Proiectului, aşa cum se defineşte în Articolul 15.1 din Condiţiile Generale;

- sunt înregistrate în conturile Beneficiarului şi sunt identificabile, verificabile şi să fie susţinute de actele şi documentele justificative originale corespunzătoare.

Auditorul de asemenea consideră costurile neeligibile aşa cum sunt descrise în Articolul 15.6 din Condiţiile Generale. În consecinţă, Auditorul verifică în special dacă cheltuielile includ anumite taxe, inclusiv TVA. Dacă este cazul Auditorul verifică dacă Beneficiarul (sau, dacă este cazul, partenerii săi) nu pot să recupereze aceste taxe şi dacă regulile, regulamentele şi practicile aplicabile în ţara în cauză permit acoperirea acestor taxe în cheltuieli. 2.4.2 Exactitate şi înregistrareAuditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost înregistrate cu acurateţe în sistemul contabil al Beneficiarului şi în Raportul Financiar şi dacă cheltuielile sunt susţinute prin dovezi potrivite şi prin documente. Acestea includ estimarea corectă şi utilizarea corectă a ratelor de schimb valutar. 2.4.3 Clasificare (Încadrarea cheltuielilor)Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost încadrate în capitolul şi subcapitolul corecte. 2.4.4 Realitatea (angajarea / efectuarea)Auditorul îşi exercită judecata profesională pentru a obţine dovezi suficiente de verificare potrivite pentru a stabili dacă cheltuielile au fost făcute (realitatea şi calitatea cheltuielilor) şi – dacă este cazul – bunurile există. Auditorul verifică realitatea şi calitatea cheltuielilor pentru o tranzacţie sau acţiune prin examinarea dovezilor muncii efectuate, bunurilor primite sau serviciilor prestate din timp în timp, de o calitate acceptabilă şi convenită şi la preţuri sau costuri rezonabile.2.4.5 Conformitatea cu Regulile de Achiziţii, Naţionalitate şi OrigineAuditorul examinează care reguli de achiziţii, naţionalitate şi origine se aplică pentru anumite capitole, subcapitole, clase de articole de cheltuieli sau articole de cheltuieli. Auditorul verifică dacă Beneficiarul s-a conformat la asemenea reguli şi dacă cheltuielile în cauză sunt eligibile. Dacă Auditorul descoperă cazuri de neconformitate cu regulile de achiziţii, el raportează natura unor asemenea evenimente ca şi impactul lor financiar în termini de cheltuieli neeligibile. 2.4.6 Costuri administrative (indirecte) Auditorul verifică dacă costurile administrative (indirecte) nu depăşesc maximum de 7% din costurile totale directe ale proiectului (Articolul 15.3 din Condiţii Generale). 2.4.7 Cheltuieli neprevăzuteAuditorul verifică dacă cheltuielile neprevăzute nu depăşesc 5% din costurile totale eligibile (directe şi indirecte) ale Proiectului (Articolul 15.4 din Condiţii Generale).

2.5 Verificarea acoperirii cheltuielilor Auditorul aplică principiile şi criteriile specificate mai jos când planifică şi desfăşoară procedurile de verificare a cheltuielilor din Secţiunile 2.3 şi 2.4 de mai sus. Aceasta permite Auditorului să raţioneze munca lui de verificare. Verificarea de către Auditor şi verificarea cheltuielilor nu înseamnă necesar o verificare completă şi exhaustivă a tuturor articolelor de cheltuieli care sunt incluse într-un capitol sau

74

subcapitol specific al cheltuielilor. Auditorul va asigura o verificare sistematică şi reprezentativă, dar în funcţie de anumite condiţii (vezi mai jos) Auditorul poate obţine rezultate de verificare satisfăcătoare pentru un capitol sau subcapitol de cheltuieli prin vizualizarea unui număr limitat de articole de cheltuieli.Auditorul poate aplica tehnici de sondare statistică pentru unul sau mai multe capitole sau subcapitole de cheltuieli din Raportul Financiar. În acest scop Auditorul examinează dacă “populaţiile” (adică subcapitolele de cheltuieli sau clasele de articole de cheltuieli din cadrul unui subcapitol de cheltuieli) sunt potrivite şi suficient de largi (adică sunt compuse dintr-un număr destul de mare de articole) pentru o sondare statistică eficientă. Acest lucru permite Auditorului să obţină şi să evalueze dovezile de verificare pentru a forma o concluzie asupra populaţiei totale din care articolul ales este extras. Auditorul se poate referi la Standardul Internaţional IFAC de Auditare 530 ‘Sondarea pentru Audit şi alte proceduri selective de testare’ pentru îndrumare.2.5.1 Rata de acoperire a cheltuielilor (‘ECR’)Rata de acoperire a cheltuielilor (‘ECR’) reprezintă suma totală a cheltuielilor verificate de către Auditor exprimate ca procentaj din suma totală de cheltuieli raportată de către Beneficiar în raportul Financiar şi solicitată de către Beneficiar pentru a fi dedusă din suma totală de pre-finanţare în Contractul de Finanţare. Această sumă este raportată în Anexa V din Contractul de Finanţare. Auditorul asigură că ECR total este cel puţin 65%. Auditorul selecţionează articolele de cheltuieli (vezi Secţiunea 2.3.2). dacă găseşte o rată excepţională de mai puţin de 10% din totalul sumei de cheltuieli verificată (adică 6,5%) Auditorul finalizează procedurile de verificare şi îşi continuă raportul. Dacă rata de excepţie este mai mare de 10% Auditorul extinde verificările până când ECR este cel puţin 85%. Auditorul apoi finalizează procedurile de verificare şi continuă raportarea fără a ţine cont de rata totală de excepţie găsită. Auditorul se asigură că ECR pentru fiecare capitol şi subcapitol de cheltuieli din Raportul financiar este de cel puţin 10%.

2.6 Verificarea încasărilor Proiectului Auditorul verifică dacă încasările (inclusiv, printre altele, contractele de finaţare şi finanţarea primită de la alţi donori şi încasările generate de Beneficiar în contextual proiectului) au fost potrivit alocate proiectului finanţat prin Contractul de Finanţare şi corect specificate în raportul Financiar. Cum acest angajament nu este un audit, Auditorului nu îi este cerut să evalueze dacă încasările sunt complete.

2. Raportul Constatărilor De Facto pentru Verificarea Cheltuielilor a unui Contract de Finanţare finanţat de CE pentru Acţiuni Externe Va fi imprimat pe hârtie cu antetul Auditorului

<Numele persoanei(lor) de contact >, < Funcţia>< Numele Beneficiarului><Adresa>

<zz Luna aaaa>Stimate< Numele persoanei(lor) de contact >În concordanţă cu contractul nostru din data de <zz Luna aaaa> cu <numele Beneficiarului> “Beneficiarul” şi cu termenii de referinţă ataşaţi (Anexa 1 din acest raport), prezentăm Raportul Constatărilor de Facto (“Raportul”), cu privire la Raportul Financiar pe care l-aţi oferit pentru perioada <zz Luna aaaa - zz Luna aaaa> (Anexa 2 din Raport). Aţi cerut ca anumite proceduri sa fie efectuate în legătură cu Contractul de Finanţare privind [titlul şi numărul contractului], “Contractul de Finanţare”. Raportul constă în această scrisoare şi detaliile raportului specificate în Capitolele 1 şi 2.

75

ObiectivAngajamentul nostru a fost un angajament pentru a efectua procedurile asupra cărora s-a căzut de acord privind verificare cheltuielilor contractului de finanţare între dumneavoastră şi < Comisia Europeană sau numele altei autorităţi de contractare> ”Autoritatea de Contractare”. A implicat efectuarea anumitor proceduri specificate, rezultatele cărora Autoritatea de Contractare le utilizează pentru a trasa concluzii din procedurile efectuate de noi.Obiectivul verificării cheltuielilor este ca Auditorul să verifice dacă cheltuielile menţionate de Beneficiar în Raportul Financiar pentru acţiunea finanţată prin Contractul de Finanţare au avut loc (“realitatea”), sunt fidele (“exacte”) şi eligibile şi să depună la Beneficiar Raportul privitor la procedurile efectuate asupra cărora s-a convenit. Eligibilitatea înseamnă că fondurile provenite din finanţare au fost cheltuite în conformitate cu termenii şi condiţiile Contractului de Finanţare.

Scopul lucrăriiAngajamentul nostru a fost efectuat în concordanţă cu:- termenii de referinţă din Anexa 1 la acest Raport şi:- Standardul Internaţional pentru Servicii Conexe (‘ISRS’) 4400 Angajamente pentru

efectuarea Procedurilor Convenite privind Informaţia Financiară aşa cum au fost promulgate de către Federaţia Internaţională a Contabililor (‘IFAC);

- Codul de Etică pentru Contabilii Profesionişti emis de IFAC. Deşi ISRS 4400 prevede că independenţa nu e o cerinţă pentru angajamentele de proceduri convenite, Autoritatea de Contractare solicită ca Auditorul să se conformeze cu cerinţele de independenţă ale Codul de Etică pentru Contabilii Profesionişti;

Aşa cum s-a cerut, am efectuat doar procedurile specificate în termenii de referinţă ai acestui angajament şi am raportat constatările noastre de facto asupra acelor proceduri din Capitolul 3 al acestui Raport.Scopul acestor proceduri convenite a fost determinat doar de către Autoritatea de Contractare şi procedurile au fost efectuate doar pentru a asista Autoritatea de Contractare în evaluarea situaţiei în care cheltuielile menţionate de Beneficiar în Raportul Financiar au avut loc (“realitatea”), sunt fidele (“exacte”) şi eligibile. Deoarece procedurile efectuate de către noi nu au constituit un audit sau o revizie executată în conformitate cu Standardele de Audit sau Standardele Internaţionale de Angajamente de Reexaminare, noi nu oferim nici o asigurare asupra Raportului Financiar însoţitor. Dacă am fi efectuat proceduri adiţionale sau dacă am fi efectuat un audit sau o reexaminare a declaraţiilor financiare ale Beneficiarului potrivit Standardelor Internaţionale de Auditare, alte aspect ar fi putut intra în atenţia noastră care ar fi fost raportate către dumneavoastră.

Surse de informareRaportul evidenţiază informaţia oferită nouă prin managementul Beneficiarului ca răspuns la întrebări specifice sau obţinută şi extrasă din sistemul de informare si contabilitate al Beneficiarului. În plus am primit informaţii verbale de la managementul Beneficiarului, pe care nu le-am obţinut în scris. [şterge dacă s-au primit în formă scrisă.]

Constatări de FactoTotalul cheltuielilor care este subiectul verificării cheltuielilor însumează <xxxxxx> €. Rata de acoperire a cheltuielilor este <xx%>. Această rată reprezintă suma totală de cheltuieli verificate de noi exprimată ca procentaj din totalul cheltuielilor care au fost subiectul acestei verificări. Ultima sumă este egală cu suma de cheltuieli raportată de Beneficiar în Raportul Financiar (Anexa 2) şi solicitată de Beneficiar pentru deducere din suma totală de prefinanţare sub Contractul de Finanţare conform Cererii de Plată a beneficiarului din data de <zz Lună aaaa>.

76

Având ca bază procedurile convenite efectuate de noi, am găsit că cheltuielile însumând <xxxx> € nu sunt eligibile. Detaliile constatărilor noastre factuale incluzând un tabel al cheltuielilor care nu sunt eligibile sunt prezentate în Capitolul 2 din acest Raport.

Utilizarea acestui raportAcest raport este doar pentru scopul descris în obiectivul de mai sus. Acest raport este întocmit exclusiv pentru uzul confidenţial al Beneficiarului şi a Autorităţii de Contractare şi numai pentru scopul depunerii la Autoritatea de Contractare în legătură cu cerinţele specificate în Articolul 15 din Condiţiile Generale ale Contractului de Finanţare. Acest raport nu poate fi utilizat de Beneficiar sau de Autoritatea de Contractare în orice alt scop, nici nu poate fi distribuit la terţi. Autoritatea de Contractare poate divulga acest Raport doar celor care au drepturi reglementate de acces, în special Comisia Europeană [Şterge dacă Comisia este Autoritate de Contractare], Biroului European Anti Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor. Acest raport are legătură doar cu raportul financiar menţionat mai sus şi nu se extinde la orice declaraţii financiare ale Beneficiarului.Aşteptăm cu interes discutarea raportului cu dumneavoastră şi vom fi bucuroşi să vă furnizăm orice alta informaţie sau asistenţă care ar putea fi solicitată. Cu stimă,

<zz ll aaaa><Numele Auditorului>

77

Detaliile RaportuluiCapitolul 1 Informaţii despre Contractul de Finanţare şi Proiect [Capitolul 1 trebuie să includă o descriere a Proiectului în cauză şi a Contractului de Finanţare, Beneficiarul/Structura de implementare şi informaţii cheie asupra stării financiare/buget. Auditorul va prezenta de asemenea aici tabelul cu ”Informaţiile despre Verificarea Cheltuielilor” aşa cum este ataşat de către beneficiar la ToR. Informaţiile din acest tabel trebuie verificare de Auditor] Capitolul 2 Proceduri Efectuate şi Constatările de Facto Am efectuat procedurile aşa cum s-a convenit asupra lor în termenii de referinţă pentru verificarea cheltuielilor din Contractul de Finanţare privind < titlul şi numărul proiectului/contractulut> (vezi Anexa 1). Constatările de Facto ale acestei proceduri sunt specificate în capitolele de mai jos.[Descrieţi rezultatele procedurilor efectuate. Utilizaţi pentru sprijin programările din Apendicele Raportului, dacă este cazul.]

[Inseraţi (dacă este cazul): Detaliile excepţiilor:……]

1 Obţinerea unei Înţelegeri suficiente a Proiectului şi a termenilor şi condiţiilor Contractului de Finanţare

2 Procedurile de verificare a Eligibilităţii Cheltuielilor menţionate de Beneficiar în Raportul Financiar al Proiectului

2.1 Proceduri generale2.2 Conformitatea Cheltuielilor cu Bugetul şi Revizia Analitică 2.3 Selecţionarea Cheltuielilor pentru Verificare2.4 Verificarea Cheltuielilor 2.4.1 Eligibilitatea şi Costurile Directe 2.4.2 Acurateţea şi Înregistrarea2.4.3. Clasificarea (Încadrarea cheltuielilor)2.4.4 Realitatea (angajare/ efectuare)2.4.5 Conformitatea cu regulile de achiziţii, naţionalitate şi origine2.4.6 Costurile administrative (indirecte)2.4.7 Cheltuieli neprevăzute2.5 Verificarea Acoperirii Cheltuielilor2.5.1 Rata de Acoperire a Cheltuielilor (‘ECR’). 2.5.2 Dispersia suficientă a ECR asupra categoriilor de Cheltuieli 2.6 Verificarea Încasărilor Proiectului

Anexa 1 Termeni de ReferinţăAnexa 2 Raportul Financiar furnizat de Beneficiar

78

ANEXA VII

Formular de garanţie financiară pentru rambursarea avansurilor

Va fi completat pe hârtie cu antetul instituţiei financiare

Către [numele şi adresa Autorităţii contractante] [instituţia financiară menţionată în contract]în continuare numită “Autoritatea Contractantă”,

Subiect: Garanţia nr. …Garanţia financiară pentru rambursarea avansurilor plătibile prin Contractul de finanţare nerambursabilă [numărul şi titlul Contractului] (vă rugăm menţionaţi numărul şi titlul acestuia în toată corespondenţa).

Subsemnaţii, [numele şi adresa instituţiei financiare] prin prezenta, declarăm în mod irevocabil că garantăm ca principal debitor, şi nu numai ca garant, în numele [numele şi adresa Beneficiarului], în continuare numit “Beneficiarul”, plata către Autoritatea Contractantă a [suma avansului in moneda contractului], această sumă reprezentând garanţia la care se face referire în Articolul 16(7) din Contractul de finanţare nerambursabilă [numărul şi titlul Contractului] încheiat între Beneficiar şi Autoritatea Contractantă, în continuare numit “Contractul”.

Plata se va efectua fără nici un fel obiecţii sau proceduri legale, odată cu primirea în scris a primei cereri scrise (trimisă prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire) care specifică faptul că Beneficiarul nu a rambursat avansul la cerere, sau că a încetat Contractul indiferent de motiv. Noi nu vom întârzia plata şi nu ne vom împotrivi acesteia sub nici o formă. Vă vom informa în scris imediat după efectuarea plăţii.

Suntem de acord cu faptul că nici o modificare a termenilor Contractului încheiat între Autoritatea Contractantă şi Beneficiar nu ne poate elibera de obligaţia privind această garanţie. Renunţăm la dreptul de a fi informaţi cu privire la orice schimbare, adăugare sau modificare intervenită în Contract.

Menţionăm că garanţia va fi eliberată în cel mult 45 de zile după înregistrarea primei dintre următoarele situaţii:- când suma totală acordată ca avans în cadrul Contractului, după deducerile conform articolului 16 (6) din Condiţiile Generale ale Contractului, scade sub 1.000.000 EURO;- când s-a efectuat plata finală (diferenţa) prevăzută în Contract.

Legile care se aplică acestei garanţii vor fi cele aplicabile în [numele statului membru al Uniunii Europene în care a fost înfiinţată instituţia financiară care acordă garanţia]. Orice litigiu apărut datorită sau în legătură cu această garanţie va fi deferit instanţelor romanesti.

Această garanţie va intra în vigoare şi va fi pusă în aplicare la semnarea prezentului document.

……………. . …………….. [Data şi locul semnării] [Semnătura]21

21 Numele şi poziţia persoanelor care semnează din partea garantului se vor scrie cu majuscule.

79

ANEXA VIII

MANUAL DE IDENTITATE VIZUALĂ

Odată cu intrarea în vigoare a sistemului de descentralizare extinsă, în decembrie 2006,

contractarea, monitorizarea şi implementarea fondurilor europene se realizează de către

Autorităţile contractante române prin sistemele proprii de control şi verificare. În acest context,

Autorităţilor române le revine şi responsabilitatea verificării şi monitorizarea aplicării regulilor

de identitate vizuală folosite în activităţile de informare şi comunicare derulate cu fonduri

Phare, Ispa şi Fonduri Structurale.

Actualul Manual de identitate vizuală se aplică doar programelor pentru care Reprezentanţa

Comisiei Europene este Autoritate Contractantă.

Reprezentanţa Comisiei Europene în România

Mai 2007

80

Cuprins

Introducere

Capitolul 1 Sigle

1.1 Sigla Uniunii Europene

1.2 Sigla Guvernului României

1.3 Timbrul UE-România

Capitolul 2 Identitate vizuală: Zece Reguli Generale

Capitolul 3 Relaţia cu presa

Capitolul 4 Identitate vizuală: Zece Reguli Specifice

Anexă: Uniunea Europeană şi instituţiile sale - definiţii

81

Introducere

Important: ţinând cont de prevederile Cap. 2.3.6 din Ghidul Practic al Procedurilor Contractuale şi prin derogare de la Condiţiile Generale22, atunci când apar diferenţe între prevederile manualului de identitate vizuală al Comisiei Europene şi acest manual, acest manual prevalează.

Elementele de identitate vizuală a Uniunii Europene prezentate mai jos trebuie folosite de către (1) agenţiile/institutiile de implementare şi de către (2) beneficiari/contractanţi, responsabili de implementarea programelor (1) / proiectelor (2) finanţate de Uniunea Europeană. Atât (1) cât şi (2) vor fi denumiţi în acest manual: „Terţa Parte”.

Manualul de Identitate Vizuală este parte integrantă a contractelor încheiate în cadrul programelor finanţate de Uniunea Europeană. Terţa Parte trebuie să prevadă resursele bugetare corespunzătoare pentru activităţile şi produsele de informare şi comunicare.

Scopul acestui manual este acela de a prezenta:

elementele care trebuie folosite de către Terţa Parte în vederea promovării identităţii vizuale a Uniunii Europene, inclusiv exemple grafice

regulile de utilizare a acestor elemente şi situaţiile în care excepţii de la aceste reguli sunt permise

Întrucât acest manual este perfectibil, vă rugăm să transmiteţi sugestiile Dvs. la Centrul Infoeuropa, e-mail: [email protected], tel: 021 - 315 3470, fax : 021 - 315 3473.

Acest manual este disponibil, în format electronic, la: www.infoeuropa.ro

22 art. 7.7 din contractele pentru servicii, art. 9.6 din contractele pentru livrări, art. 11.11 din contractele pentru lucrări, art. 6 din contractele pentru finanţări nerambursabile

82

http://www.infoeuropa.ro/

mailto:[email protected]

Capitolul 1 Sigle

1.1 Sigla Uniunii Europene

Sigla Uniunii Europene este un steag albastru dreptunghiular a cărui lungime este o data şi jumătate mai mare decât înălţimea.

Cele 12 stele galbene, situate la intervale egale, formează un cerc imaginar al cărui centru se află la intersecţia diagonalelor dreptunghiului (stelele sunt poziţionate asemenea cifrelor pe cadranul unui ceas). Raza acestui cerc este egală cu o treime din înălţimea steagului.

Fiecare stea are cinci vârfuri aşezate pe circumferinţa unui cerc imaginar a cărui rază este egală cu 1/18 din înălţimea steagului. Toate stelele sunt aşezate având unul din vârfuri dispus vertical şi îndreptat în sus şi alte două vârfuri aşezate pe o linie care face un unghi drept cu catargul steagului.

Simbolul are următoarele culori:

- Pantone Reflex Blue pentru suprafaţa steagului - Pantone Process Yellow pentru stele

Se recomandă plasarea siglei pe un fundal alb. Daca totuşi se foloseste un fundal multicolor, sigla va avea un contur alb cu grosimea egală cu 1/25 din înălţimea dreptunghiului.

83

Simbolul Uniunii Europene, color.Această imagine este disponibilă în anexa la acest manual (sigla UE color.psd, .gif, .jpg)

Detaliu de poziţionare a stelelor (acestea sunt aşezate având unul din vârfuri dispus vertical şi îndreptat în sus şi alte două vârfuri aşezate pe o linie care face un unghi drept cu catargul steagului)

1.2 Sigla Guvernului României

Guvernul României reprezintă autoritatea de implementare pentru majoritatea programelor finanţate de Uniunea Europeană în România. Prin urmare, sigla sa va fi prezentă pe produsele de comunicare ale acestor programe. Sigla Guvernului României este disponibilă şi în fişiere format: .ai şi .jpg, anexate la acest manual (Romania.ai, .jpg).

Sigla Guvernului României (Romania.ai, .jpg)

1.3 Timbrul UE-România

Acesta este un produs al Reprezentanţei Comisiei Europene în România, pentru sublinierea cooperării dintre România şi Uniunea Europeană. Acest produs poate fi folosit ca element grafic adiţional, împreună cu simbolul Uniunii Europene, sau poate înlocui simbolul Uniunii Europene, pe materialele tipărite multicolor (pliante, broşuri, buletine informative, afişe, materiale video).

Timbrul va fi aplicat, ca atare, pe fond alb, sau pe un fond de culoare în acord cromatic. Dacă fondul este colorat, timbrul va avea un contur alb de o grosime de 1/25 din dimensiunea verticală a steagului Uniunii Europene din compoziţie.

Această imagine este disponibilă şi în fişiere format .psd, .gif şi .jpg, anexate la acest manual (timbru.psd, .gif, .jpg).

Timbru UE România (timbru.psd, .gif, .jpg)

84

Capitolul 2 Identitate vizuală: Zece Reguli Generale

Proiectele (co-)finanţate de către Uniunea Europeană au obligaţia - menţionată în Termenii de Referinţă corespunzători fiecărui contract - de a face referire la faptul că finanţarea este asigurată de Uniunea Europeană, şi de a face cunoscute activităţile ce beneficiază de finanţare. Aceste reguli de identitate vizuală sunt stabilite pentru a sprijini pe cât posibil Terţa Parte să-şi îndeplinească această obligaţie. Reprezentanţa va fi în contact direct cu: - contractantul, pentru promovarea proiectelor - agenţia/instituţia de Implementare, pentru promovarea programelor.

Zece Reguli Generale

1. În utilizarea regulilor de identitate vizuală, atât Reprezentanţa Comisiei Europene în România, cât şi Terţa Parte trebuie să acţioneze în spiritul parteneriatului şi al ajutorului reciproc. În consecinţă, excepţii de la aceste reguli sunt acceptate, de la caz la caz, dacă acestea se justifică. Într-o astfel de situaţie, Terţa Parte va cere în prealabil aprobarea oficială a Reprezentanţei.

2. Ierarhia vizuală promovează cu prioritate imaginea Uniunii Europene, iar în secundar instrumentele de asistenţă financiară (Phare, Ispa, Sapard sau Programe Comunitare).

3. Sigla Uniunii Europene va fi însoţită de textul: „UNIUNEA EUROPEANĂ -Program/Proiect finanţat prin Phare/Ispa/Sapard/Program Comunitar”. În cazul în care programul sau proiectul nu mai beneficiază în prezent de finanţare, textul care însoţeşte sigla se va completa cu perioada de finanţare. (Exemplu: Program finanţat prin Phare în perioada 1 ianuarie 2001 - 31 decembrie 2002).

Când spaţiul este limitat se va folosi textul: “Proiect finanţat de UNIUNEA EUROPEANĂ“

85

4. Timbrul UE-România poate fi folosit pe materialele tipărite multicolor împreună/sau în locul simbolului Uniunii Europene. În cazul în care înlocuieşte simbolul Uniunii Europene, timbrul va fi însoţit de textul: „Proiect finanţat de UNIUNEA EUROPEANĂ”.

5. Sigla Uniunii Europene (şi/sau timbrul UE-România în cazul materialelor multicolore)va fi folosit pe toate materialele destinate publicului, împreună cu sigla Terţei Părţi.

6. Ca regulă generală, nu sunt acceptate alte sigle.

Excepţii:

1. În cazul proiectelor de înfrăţire institutională, atât sigla Terţei Părţi cât şi cea a Instituţiei/instituţiilor partenere din Statul Membru al Uniunii Europene vor fi folosite alături de simbolul Uniunii Europene.

2. Noi entităţi înfiinţate prin programele finanţate de Uniunea Europeană (cum ar fi Institutul European, Şcoala de Finanţe Publice) îşi pot crea propria siglă.

3. În cazul în care proiectul/programul beneficiază de sponsorizare de la companii private de-a lungul derulării, se poate menţiona această contribuţie în evenimentele publice sau pe materialele distribuite, cu includerea siglei companiei respective, dar numai după aprobarea acordată de Reprezentanţa Comisiei Europene.

7. Sigla Uniunii Europene va utiliza majusculele pentru denumirea instituţiei finanţatoare: UNIUNEA EUROPEANĂ, şi litere de titlu pentru instrumentele de finanţare: Phare, Ispa, Sapard, Program Comunitar.

8. Se va folosi denumirea întreagă a instituţiilor (Uniunea Europeană, Comisia Europeană etc.); acronimele (de exemplu UE, CE etc.) sunt acceptate numai dacă denumirea acelor instituţii apare în text de mai multe ori şi denumirea lor întreagă a fost utilizată cel puţin o dată.

9. Mesajele publicitare în favoarea societăţilor comerciale nu sunt admise în materialele destinate publicului, produse în cadrul unui proiect finanţat de Uniunea Europeană.

Excepţie: În cazul panourilor afişate pentru proiectele de infrastructură mare finanţate de Uniunea Europeana (mai ales prin programul Ispa), numele contractorului (de cele mai multe ori societate comercială) poate să apară pe panou, în conformitate cu legislaţia României.

86

10. Aprobarea produselor de comunicare de către Reprezentanţă este considerată a fi acordată din oficiu, în cazul în care Terţa Parte nu primeşte nici o reacţie din partea Reprezentanţei la materialele supuse spre aprobare în termenul menţionat în acest manual pentru fiecare produs în parte. Ca regulă generală, Terţa Parte va transmite toate materialele pentru care aprobarea prealabilă a Reprezentanţei este necesară cu 5 zile lucrătoare în avans.

Excepţie: Pentru aprobarea conceptului de campanie de informare a publicului sau a publicaţiilor mai mari de 5 pagini, Reprezentanţa trebuie să primească respectivele materiale cu cel puţin 10 zile lucrătoare în avans.

Capitolul 3 Relaţiile cu presa

Principiile care guvernează relaţiile cu presa ale Reprezentanţei Comisiei Europene în România sunt următoarele: promptitudinea, transparenţa, acurateţea informaţiei şi neutralitatea politică.

Relaţiile Terţei Părţi cu presa se vor alinia aceloraşi principii, atunci când este vorba de programele finanţate de Uniunea Europeană.

O relaţie bună cu presa presupune informarea constantă a jurnaliştilor care se ocupă de domeniul definit de fiecare program/proiect. De asemenea, presupune un răspuns prompt, concis şi corect la solicitările formulate de către presă, care să respecte, pe cât posibil, termenul indicat de jurnalist.

Relaţiile cu presa includ următoarele instrumente de comunicare: comunicate de presă, conferinţe de presă, briefing-uri, interviuri, vizite de presă.

Comunicate de presă

Tipuri

Comunicatul de presă poate fi emis: A. în comun cu Reprezentanţa Comisiei Europene (tip A) B. de către Terţa Parte, în mod independent (tip B)

Trebuie cerută aprobarea prealabilă a Reprezentanţei Comisiei Europene numai în cazul comunicatelor de presă comune (tip A).

Când se emit comunicate de presă?

Comunicatele de presă vor fi emise la lansarea şi încheierea unui program/proiect, precum şi la finalizarea anumitor etape ale programului/proiectului, cu condiţia ca informaţia respectivă să constituie o ştire: proiectul să aibă un interes clar pentru public şi/sau impact la nivelul cetăţeanului (spre exemplu: crearea de locuri de muncă, protecţia consumatorilor, creşterea calităţii serviciilor publice etc.).

87

Structura

Comunicatul de presă trebuie să fie scurt şi simplu şi să răspundă întrebărilor care construiesc o informaţie completă: cine, ce, unde, când, cum, de ce.

Titlul comunicatului trebuie să fie scurt şi percutant (de preferat cu verb inclus), şi să indice, în acelaşi timp, despre ce este vorba în text.

Primul paragraf trebuie să conţină informaţiile cheie, în general, răspunsurile la întrebările menţionate. Următoarele paragrafe se construiesc ca susţinătoare de informaţie, adică dezvoltă elementele principale cuprinse în paragraful de debut. Ordonarea informaţiei se face în sensul descreşterii importanţei.

În unul din paragrafele susţinătoare de informaţie se poate insera un citat care să conţină opinia unuia dintre personajele cheie în program, despre impactul programului, scopul acestuia, etc. Citatul adaugă culoare textului şi, în plus, subliniază sursa care emite mesajul.

Finalul comunicatului trebuie să conţină detalii de evoluţie, termene, etape ale proiectului. De asemenea, sunt necesare menţionarea persoanei de contact care, în cazul unor solicitări, poate oferi mai multe informaţii, şi detaliile de contact ale acesteia (telefon, fax, email, etc.).

Reguli

Comunicatul de presă va fi trimis Reprezentanţei Comisiei Europene cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru transmiterea către presă, cu menţiunea „comunicat de presă pentru proiectul xxx, ce va fi transmis presei la data de xxx”.

În absenţa oricărei reacţii din partea Reprezentanţei până la termenul stabilit, comunicatul de presă va fi trimis publicaţiilor, radio-ului şi posturilor de televiziune naţionale şi locale (în cazul în care proiectul are o componenta locală).

Informaţii şi elemente grafice obligatorii pentru un comunicat de presă Sigla Uniunii Europene (în stânga sus pentru un comunicat de presă emis în comun cu

Reprezentanţa - tip A, şi în stânga jos pentru un comunicat de presă emis în mod independent de către Terţa Parte - tip B). În cazul proiectelor de înfrăţire instituţională, simbolul Uniunii Europene va fi amplasat în stânga jos.

Sigla Terţei Părţi va fi amplasată sus, în partea dreaptă a documentului (sau în centrul documentului, sus, pentru comunicate de presă tip B).

În cazul proiectelor de înfrăţire instituţională, sigla instituţiei/instituţiilor Statului Membru/Statelor Membre va fi amplasată sus, în partea dreaptă a documentului, în timp ce sigla Terţei Părţi va fi amplasată sus, în partea stângă a documentului.

Data şi titlul comunicatului de presă, persoana de contact (numele, funcţia, instituţia, detalii de contact).

În subsolul paginii se vor introduce informaţii de bază privind sprijinul acordat de Uniunea Europeană României în vederea pregătirii pentru aderare (vezi mai jos).

Excepţie: Terţa Parte poate decide să emită comunicate de presă ad-hoc, ca răspuns la semnale din media sau la evenimente din proiect/program. În acest caz, pentru operativitate, se recomandă folosirea tipului B de comunicat, la care nu este nevoie de aprobarea Reprezentanţei.

88

A. Comunicat de presă emis în comun cu Reprezentanţa Comisiei Europene – tip A

COMUNICAT DE PRESĂ tip A

90

B. Comunicat de presă emis în mod independent de către Terţa Parte – tip B

COMUNICAT DE PRESĂ tip B

91

Conferinţa de presă

Conferinţa de presă se organizează atunci când informaţia destinată publicului justifică o întâlnire cu presa, permiţând astfel dezbaterea publică. Astfel de cazuri pot fi: programul a trezit deja un interes major în media; programul reprezintă o noutate/o realizare deosebită pentru un anumit sector; programul este complicat şi necesită multe explicaţii/clarificări etc.

Pentru a avea succes, conferinţa de presă trebuie: să fie pregatită cu grijă: alegerea formatului, locaţiei, persoanelor care vor lua cuvântul,

materialelor ce vor fi înmânate participanţilor; suport logistic (echipament necesar: microfoane, videoproiector/retroproiector etc.; suporturi cu numele persoanelor care vor lua cuvântul, traducere, dacă este cazul, decorarea încăperii etc.), invitaţia către persoanele care vor lua cuvântul, către presă; obţinerea de confirmări la invitaţiile transmise etc.

să fie moderată în mod profesionist, pentru ca intervenţiile vorbitorilor să fie la obiect, pentru a permite întrebări şi răspunsuri legate de subiectul conferinţei, cât şi declaraţii de presă pe marginea conferinţei;

să fie monitorizată: verificarea şi analiza modului în care presa a acoperit evenimentul; declaraţii de presă şi interviuri urmare a conferinţei de presă etc.

Pentru programele finanţate de Uniunea Europeană, sala de conferinţe a Centrului de Informare al Reprezentanţei Comisiei Europene poate fi folosită gratis, în cazul în care este liberă.

O cerere în acest sens trebuie trimisă la Reprezentanţa Comisiei Europene cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru organizarea conferinţei.

Briefing/interviu

Regulile de bază ce trebuie respectate de către Terţa Parte sunt:

Terţa Parte are mandat să furnizeze presei informaţii tehnice legate de programele/proiectele pe care le derulează.

Pentru orice declaraţie generală şi/sau politică ce ţine de poziţia Uniunii Europene în general sau într-un anumit sector, cererile din partea presei vor fi reorientate către Coordonatorul Biroului de Presă şi Comunicare din Reprezentanţa Comisiei Europene în România(tel.: 021 203 54 67, 021 203 54 32, 021 203 54 97).

În orice situaţie, declaraţiile publice vor respecta «Condiţiile Generale pentru contractele finanţate de Comisia Europeană» şi anume Art. 7 (7.2, 7.4) si Art. 8 (8.1, 8.3, 8.6).

Vizite de presă

Vizite la proiecte pot fi organizate pentru reprezentanţii presei, cu scopul de a le permite o mai bună înţelegere pe teren a stadiului programelor/proiectelor. Terţa Parte se va ghida după aceleaşi principii aplicabile conferinţei de presă, briefing-urilor/interviurilor.

92

Apariţiile în presă

Subiectele tehnice privind proiectele finanţate de Uniunea Europeană pot fi prezentate în presă fie prin intermediul comunicatelor de presă, fie prin intermediul unor contracte de publicitate. În primul caz, jurnaliştii selectează informaţiile pe care le consideră relevante şi publică atât cât consideră interesant pentru propria audienţă.

În cazul al doilea, textele sunt publicate aşa cum sunt trimise de cel care angajează spaţiul, ele fiind în mod obligatoriu marcate cu un semn distinctiv - ca publicitate.

Conform normelor etice UE, apariţia unor texte plătite fără semnul distinctiv de publicitate nu este permisă. Interviurile, de asemenea, nu pot face obiectul unor contracte de publicitate.

Exemplu:

Pot face obiectul unor contracte de publicitate informaţii utile pentru aplicanţii unor scheme de finanţare sau informaţiile despre politicile UE dintr-un domeniu, detaliile tehnice necesare derulării unor activităţi.

Nu pot face obiectul unor contracte de publicitate orice fel de interviuri - chiar cele care oferă detalii tehnice, datele conclusive ale unor proiecte, datele care promovează calitatea activităţii într-un proiect, etc.

Capitolul 4 Zece Reguli Specifice pentru produsele de informare şi comunicare

Următoarele produse necesită aprobarea prealabilă din partea Reprezentanţei:

4.1 Conceptul pentru campaniile publice 4.2 Afişe 4.3 Materiale video/audio 4.4 Siglă specială 4.5 Publicaţii 4.6 Site-uri Internet 4.7 Bannere 4.8 Panouri pentru afişare temporară şi plăci pentru amplasare permanentă 4.9 Anunţuri 4.10 Autocolante şi plăcuţe pentru active fixe 4.11 Alte produse

4.1 Conceptul pentru campaniile publice

În cazul campaniilor de sensibilizare, educare sau informare ce au ca grup ţintă publicul larg şi/sau secţiuni specifice ale acestuia, realizate cu finanţare din partea Uniunii Europene, Terţa Parte va cere aprobarea prealabilă a Reprezentanţei pentru conceptul campaniei. Acesta va fi

93

trimis Reprezentanţei spre aprobare cu cel puţin 10 zile lucrătoare înaintea lansării în producţie a materialelor pentru campanie. În cazul campaniilor de sensibilizare, educare sau informare realizate de către agenţii/instituţii de implementare, acestea din urmă vor cere aprobarea prealabilă a Termenilor de Referinţă pentru contractele pentru aceste campanii. Termenii de Referinţă vor fi trimişi Reprezentanţei spre aprobare cu cel puţin 10 zile lucrătoare înaintea datei la care agenţiile/instituţiile de implementare intenţionează să le trimită Autorităţiilor Contractante. Primul paragraf din acest subcapitol este aplicabil şi în acest caz: agenţiile/instituţiile de implementare vor cere aprobarea prealabilă a Reprezentanţei şi pentru conceptul de campanie după semnarea contractului de servicii.

Dacă nu este specificat altfel de către Reprezentanţă, toate regulile generale din prezentul manual vor fi respectate.

4.2 Afişe

Afişul va sublinia mesajul care trebuie transmis şi va conţine, ca elemente de identitate, sigla UE şi/sau timbrul UE-România, alături de sigla Terţei Părţi.

Pentru proiectele de înfrăţire instituţională, sigla instituţiei/instituţiilor partenere din Statul Membru/Statele Membre UE va fi de asemenea afişată alături de sigla părţii române.

Afişul va fi trimis la Reprezentanţă spre aprobare cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru intrarea la tipar.

94

4.3 Clipuri video/audio

În cazul unor clipuri video pregătite pentru difuzare publică prin televiziuni/pe caseta video, se va insera simbolul Uniunii Europene, pentru un timp suficient ca să poată fi citit. Textul „Program/proiect finanţat de UNIUNEA EUROPEANă” va fi citit şi in cazul clipurilor video, şi in cazul celor audio.

Inserarea textului: “Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a Uniunii Europene” este de asemenea obligatorie. În cazul clipurilor audio pregătite pentru difuzare publică prin radio sau casete audio, acest text va fi citit. Acest avertisment nu este necesar în cazul campaniilor de informare publică.

Textul clipului va fi transmis spre aprobarea prealabilă a Reprezentanţei. Materialul va fi trimis Reprezentanţei cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea termenului prevăzut pentru înregistrare.

4.4 Siglă specială

Instituţiile/organizaţiile noi înfiinţate cu finanţare din partea Uniunii Europene, îşi pot crea propriul simbol ca parte integrantă a imaginii lor. Acesta va fi trimis spre aprobarea Reprezentanţei Comisiei Europene cu cel puţin 10 zile lucrătoare înaintea termenului prevăzut pentru realizarea lui. Utilizarea acestui simbol special nu va înlocui utilizarea simbolului Uniunii Europene. Acesta din urmă va fi prezent pe toate materialele destinate publicului, dar poate fi subordonat din punct de vedere grafic simbolului noii entităţi.

4.5 Publicaţii

Acest capitol se referă la publicaţii cum ar fi: pliante, broşuri de informare/poveşti de succes, buletine informative etc.

Pe coperta publicaţiei (de preferinţă pe prima copertă) vor apărea sigla Uniunii Europene şi sigla Terţei Părţi.

În cazul proiectelor de înfrăţire instituţională, va apărea şi sigla instituţiei/instituţiilor partenere din Statul Membru/Statele Membre ale UE.

Pe ultima copertă se plasează o casetă tehnică, ce va conţine următoarele: Titlul programului Editorul materialului Data publicării Textul: “conţinutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a

Uniunii Europene”.

Înainte de lansarea în tipar a produsului, acesta va fi trimis spre aprobare la Reprezentanţa Comisiei Europene. Reprezentanţa va verifica acurateţea informaţiei referitoare la Uniunea Europeană (finanţare, politici etc.) şi respectarea regulilor de identitate vizuală. Materialul poate intra la tipar numai dacă primeşte Bun de Tipar (BT) din partea Reprezentanţei. În scopul obţinerii BT, materialul va fi trimis la Reprezentanţă cu cel puţin 5 zile lucrătoare (pentru publicaţii de 1-5 pagini) şi cu cel puţin 10 zile lucrătoare (pentru publicaţii mai mari) înainte de data programată pentru intrarea în tipar.

95

Reprezentanţa Comisiei Europene şi Centrul de Informare al Comisiei Europene în România vor fi notificate asupra publicării materialului; 20 de exemplare din publicaţia respectivă vor fi puse la dispoziţia Centrului de Informare al Comisiei Europene.

4.6 Site-uri Internet

Conţinut obligatoriu pentru pagina de deschidere:

Sigla Uniunii Europene Avertismentul (cunoscut în limba engleză drept “Legal Disclaimer”): “Acest site web nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a Comisiei Europene. Întreaga răspundere asupra corectitudinii şi coerenţei informaţiilor prezentate revine iniţiatorilor site-ului web.” Un link către site-ul web al Centrului de Informare al Comisiei Europene în România, însoţit de textul:

“Pentru informaţii despre celelalte programe finanţate de Uniunea Europeană în România, cât şi pentru informaţii detaliate privind aderarea României la Uniunea Europeană, vă invităm să vizitaţi adresa web a Centrului de Informare al Comisiei Europene în România.” Textul subliniat este link la adresa web (URL): http://www.infoeuropa.ro

Imediat după realizarea site-ului şi a acestui link, trebuie semnalată existenţa celor două printr-un e-mail descriptiv, trimis la adresa contact@infţuropa.ro.

Proiectul paginii de deschidere va fi trimis spre aprobare Reprezentanţei Comisiei Europene cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru publicarea sa pe web.

4.7 Bannere

Bannerul va conţine, pe lângă titlul programului/proiectului, sigla Uniunii Europene şi sigla Terţei Părţi.Pentru proiectele de înfrăţire instituţională, sigla instituţiei/instituţiilor partenere din Statul Membru/Statele Membre UE va fi afişată alături de sigla părţii române.

Modelul de banner va fi trimis la Reprezentanţa Comisiei Europene pentru aprobare cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea realizării.

Se recomandă următoarele dimensiuni ale bannerului:

• 2,5m x 0,8m, pentru o sală care poate găzdui pînă la 100 de persoane• 4m x 1,2m, pentru o sală mai mare sau în exterior

96


4.8 Panouri pentru afişare temporară şi plăci pentru amplasare permanentă

4.8.1 Panouri pentru afişare temporară Panourile care anunţă (co-) participarea Uniunii Europene la finanţarea unui proiect va fi instalat într-un loc vizibil, în apropiere de locaţia proiectului, când este posibil. Ele pot fi plasate în orice alt loc considerat potrivit din punct de vedere al vizibilităţii, supus spre aprobare Delegaţiei Comisiei Europene în România. Dacă sunt utilizate pentru marcarea unor sectoare de drum de lungime mare, panourile vor fi amplasate pe ambele părţi ale căii rutiere, alternativ, la fiecare 5 km şi vor fi inscripţionate pe ambele feţe (acelaşi text). Terţa Parte va identifica cel mai potrivit amplasament (în ceea ce priveşte vizibilitatea şi în conformitate cu reglementările din România). Panoul va fi expus pe durata implementării proiectului şi încă 6 luni după încheierea acestuia.

Numărul şi dimensiunile panourilor trebuie să corespundă anvergurii proiectului şi trebuie să fie suficient de vizibile astfel încât cei care sunt în trecere să le poată citi şi să înţeleagă natura proiectului.

Următoarele elemente de informare sunt prezente în mod obligatoriu pe panou:

Titlul proiectului/investiţiei; Logo-ul Uniunii Europene; Logo-ul României sau al beneficiarului final; Valoarea proiectului şi termenul de finalizare conform contractului.

97

Model de panou pentru afişare temporară

4.8.2 Plăci pentru amplasare permanentă

După finalizarea lucrărilor pentru proiecte de infrastructură mare (Ispa, Phare, viitoarele proiecte finanţate din Fondurile Structurale şi de Coeziune, etc.) panourile pentru afişare temporară vor fi înlocuite cu plăci pentru amplasare permanentă la 6 luni după finalizarea lucrărilor. Finalizarea lucrărilor poate fi asimilată cu emiterea certificatului de recepţie a lucrărilor.

Următoarele elemente sunt obligatorii pe placa pentru amplasare permanentă:

• Titlul proiectului/investiţiei• Logo-ul Uniunii Europene• Logo-ul României sau al beneficiarului final• Valoarea totală a proiectului până la finalizare, inclusiv costul supravegherii lucrărilor

98

Modelul plăcii pentru amplasare permanentă:

Placa de aluminiu de 2,5 – 3 mm pentru semnul montat pe 2 stalpi din otel cu o grosime de 70 mm

Textul care va fi afişat pe panouri sau plăci va fi trimis spre aprobarea Reprezentanţei cu 5 zile lucrătoare înaintea datei de intrare în producţie.

4.9 Anunţuri publicitare (în presa scrisă, în media AV şi on-line)

Lansarea de noi programe, licitaţii, solicitări de propuneri de proiecte şi altele sunt adesea însoţite de anunţuri publice, care trebuie să respecte următoarele reguli:

1. Reprezentanţei i se va cere aprobarea prealabilă pe textul anunţului cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru apariţia acestuia ;

99

2. Anunţul va conţine sigla UE şi cea a Terţei Părţi. În cazul proiectelor de înfrăţire instituţională, sigla instituţiei/instituţiilor partenere a Statului Membru/Statelor Membre a UE va fi de asemenea inserată alături de sigla Terţei Părţi.

3. Site-ul Internet al Centrului de Informare, www.infoeuropa.ro, va fi indicat ca sursă oficială de informaţie privind relaţiile dintre România şi Uniunea Europeană.

Această imagine este disponibilă în fişier format Corel Draw, anexat la acest manual (anunt.cdr).

4.10 Autocolante şi plăcuţe pentru active fixe

Autocolantele vor fi utilizate pentru a identifica activele fixe şi/sau rambursabile (maşini, mobilă, utilaje, echipamente, rechizite, etc) obţinute în cadrul unui proiect finanţat de Uniunea Europeană. Ele vor fi de asemenea utilizate lângă intrarea sau pe uşile clădirilor unde se desfăşoară asemenea proiecte. Autocolantele vor fi plasate la vedere, pe partea din faţă a obiectelor. Dimensiunea autocolantelor depinde de suprafaţa disponibilă pentru afişare. Autocolantul va include sigla Uniunii Europene.

100


Proiectul de autocolant va fi trimis Reprezentanţei Comisiei Europene spre aprobare cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru realizare.

Pentru a facilita inventarierea activelor fixe, în cazul contractelor de echipamente în valoare de peste 100 000 Euro, toate echipamentele vor avea fixate plăcuţe de tip metallic sau similar, de dimensiunea 75 mm x 35 mm, incluzând sigla Uniunii Europene şi textul:

Contract Phare/Sapard nr............/Lot nr............/Articol nr............../Seria nr....................

Proiectul de plăcuţă va fi trimis Reprezentanţei Comisiei Europene spre aprobare cu cel puţin 5 zile lucrătoare înaintea datei prevăzute pentru realizare.

4.11 Alte produse

Pentru produse de informare necuprinse în Manual (ex: CD-ROM, filme etc.), se va utiliza o casetă tehnică care va conţine informaţiile prezente în caseta tehnică propusă la cap. 4.5 “Publicaţii”. Conţinutul acestei casete va fi aprobat, în prealabil, de către Reprezentanţă, pentru fiecare caz în parte.

101

Anexă Uniunea Europeană şi instituţiile sale - definiţii

Informaţiile de mai jos pot fi transmise către public prin intermediul materialelor de informare şi comunicare pe care Terţa Parte le pregăteşte în vederea asigurării vizibilităţii programului/proiectului pe care îl implementează. Pentru informaţii suplimentare, se va accesa site-ul de Internet al Reprezentanţei Comisiei Europene în România, la următoarea adresă: www.infoeuropa.ro

Uniunea Europeană: istoric şi obiective

Uniunea Europeană este rezultatul unui proces de cooperare şi integrare care a început în 1951 cu şase state europene: Belgia, Germania, Franţa, Italia, Luxemburg şi Olanda. Au urmat cinci valuri de aderare (1973: Danemarca, Irlanda şi Marea Britanie; 1981: Grecia; 1986: Spania şi Portugalia; 1995: Austria, Finlanda şi Suedia). După ce s-a extins cu succes de la 6 la 15 membri, în Uniunea Europeană este în curs cea mai mare extindere a sa în ceea ce priveşte anvergura şi diversitatea. 10 ţări au devenit membre ale Uniunii Europene la 1 mai 2004: Republica Cehă, Cipru, Estonia, Letonia, Lituania, Malta, Polonia, Republica Slovacă, Slovenia şi Ungaria. Bulgaria şi România au devenit state membre de la 1 ianuarie 2007, în timp ce Turcia, Croaţia şi Fosta Republică Iugoslavă a Macedoniei au început negocierile de aderare.

Simbolurile Uniunii Europene

Uniunea Europeană are propriul drapel, imn («Oda bucuriei» de Beethoven) şi sărbătoreşte Ziua Europei pe 9 mai.

Informaţii generale despre principalele instituţii ale Uniunii Europene

Parlamentul EuropeanParlamentul European este instituţia democratică de reprezentare a cetăţenilor Statelor Membre ale Uniunii Europene şi este cel mai mare Parlament multinaţional din lume. El susţine drepturile cetăţenilor, adoptă legislaţia Uniunii Europene şi controlează activitatea puterii executive (Comisia Europeană).

Consiliul Uniunii Europene Cunoscut în general sub numele de Consiliul de Miniştri, în cadrul acestuia se întâlnesc miniştrii din fiecare Stat Membru pentru a lua decizii în numeroase domenii de politică. Consiliul European, alcătuit din şefii de stat sau guvern, se întruneşte cel puţin de două ori pe an pentru a stabili obiective şi priorităţi. Preşedinţia este asigurată pe rând de fiecare Stat Membru timp de şase luni.

Comisia Europeană Comisia Europeană este organul executiv al Uniunii Europene. De la 1 mai 2004, este condusă de 30 de membri independenţi (comisari), numiţi de guvernele naţionale. Fiecare comisar răspunde de un anumit portofoliu şi anumite politici, la fel ca un ministru într-un guvern. Rolul Comisiei este de a asigura respectarea prevederilor Tratatelor, de a propune proiecte legislative şi de a asigura aplicarea legislaţiei (odată ce aceasta este aprobată). Comisia este responsabilă de administrarea asistenţei externe oferite de Uniunea Europeană.

Curtea de Justiţie Curtea de Justiţie asigură protecţia juridică necesară pentru păstrarea legalităţii în interpretarea şi aplicarea prevederilor Tratatelor şi a întregii legislaţii ce decurge din acestea.

Curtea de Audit Curtea de Audit verifică dacă Uniunea Europeană îşi cheltuieşte fondurile în conformitate cu regulamentele bugetare.

102


ANEXA F CURRICULUM VITAE

Poziţia propusă în cadrul Proiectului:1. Numele de familie:2. Prenumele:3. Data naşterii:4. Naţionalitatea:5. Starea civilă:6. Educaţia:Instituţia de învăţământ[ De la – Până la ]

Calificarea(ările) sau Diploma(ele) obţinută(e):

7. Limbi străine: indicaţi cunoştinţele pe o scară de la 1 la 5 (1 – excelent; 5 – cunoştinţe de bază)

Limba Citit Vorbit Scris

8. Apartenenţa la organisme profesionale:9. Alte aptitudini: (de exemplu: cunoştinţe de lucru cu computerul etc.)10. Funcţia deţinută în prezent:11. Vechimea în cadrul instituţiei:12. Calificări cheie: (relevante pentru proiect)13. Experienţă specifică în regiune:

Regiunea/ Ţara De la – Până la

14. Experienţa profesională

De la – Până la

Localitatea

Instituţia Funcţia Descriere

15. Alte informaţii relevante (de exemplu, publicaţii)

103

ANEXA GDECLARAŢIE DE IMPARŢIALITATE

Reprezintă conflict de interese orice situaţie ce influenţează capacitatea candidatului/ ofertantului/ contractorului de a avea o opinie profesionistă, obiectivă şi imparţială, sau ce îl impiedică, în orice moment, pe candidat/ ofertant /contractor să acorde prioritate intereselor Autorităţii Contractante; orice consideraţie legată de posibile contracte viitoare sau de conflicte cu alte angajamente, trecute sau prezente, ale candidatului/ ofertantului/ contractorului. Aceste restricţii se aplică şi partenerilor, subcontractorilor şi angajaţilor candidatului/ ofertantului/ contractorului.Reprezintă conflict de interese şi situaţia în care exercitarea obiectivă şi imparţială a funcţiilor oricărei persoane implicate în implementarea bugetului sau ale auditorului intern este compromisă din motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţi politice sau naţionale, interese economice sau orice alte interese comune cu o altă persoană.Subsemnatul, fiind persoana cu drept de reprezentare a organizatiei solicitante/ partenere în ceea ce priveşte implementarea proiectului, mă oblig să iau toate măsurile preventive necesare pentru a evita orice conflict de interese, aşa cum este acesta definit mai sus, şi de asemenea, mă oblig să informez imediat Autoritatea Contractantă, despre orice situaţie ce generează sau ar putea genera un asemenea conflict.

Solicitant Partener 1: Partener 223:Nume: Funcţie: Semnătură şi ştampilă: Data şi locul:

23 În cazul în care există mai mult de doi parteneri, vă rugăm să vă asiguraţi că fiecare dintre aceştia semnează şi ştampilează această declaraţie.

104

administratie 2007.doc · web viewsă fi fost angajate de către beneficiari sau partenerii...

Documents