TOFAN ANA MARIA – GRUPA 4INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA

PLANIFICAREA ACTIVITĂȚILOR

. Identificarea activităților zilnice

Pentru a identifica activiățile zilnice, pentru a le programa sau pentru a le prioritiza eficient, putem apela la un managment al timpului eficient, acesta presupune un set de reguli care trebuiesc sa fie respectate: stabilirea unei rutine zilnice, valorificarea momentelor în care te simți plin energie și stabilirea pauzelor pentru momentele de energie scăzută, respectarea termenelor limită, rezolvarea problemelor importante, omiterea chestiunilor neimportant, fixarea unor perioade de timp grupate pentru finalizarea proiectelor, gruparea activităților similare, abordarea unei situații în ansamblu, fără să te pierzi iî detalii, alocarea unei perioade mai mari de timp decât estimat inițial, pentru fiecare sarcină, pentru situațiile neprevăzute.

Jurnal de activitate

Managementul timpului începe cu autodisciplina; în acest sens este util să știm cum ne petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile. Pentru acest lucru trebuie să ținem câteva zile un jurnal de activitate, în care să notăm fiecare activitate în parte - fie că este vorba de cititul mail-urilor, o bârfa cu colega, servirea prânzului sau lucrul la un proiect. În plus, la fiecare activitate trebuie să notăm timpul petrecut și starea de spirit - energică, letargică, etc.

Jurnalul de activitate este un instrument important în managmentul timpului și te va ajuta să afli cât timp mai exact acorzi activităților importante și celor neimportante, de câte ori pe parcursul zilei ai simțit că "rămâi fără timp", perioadele zilei în care te simți mai energic și ești activ, precum și perioadele în care nivelul de energie este scăzut, calitatea alimentației, raportul între lucru efectiv și pauze. Sunt toate șansele să fii surprins: memoria te poate înșela, însă faptele scrise pe hârtie spun adevărul.

După câteva zile în care ai inregistrat fiecare activitate, analizează jurnalul. Pentru a eficientiza timpul petrecut în cadrul activităților zilnice trebuie să faci următoarele lucruri:•  Elimină activitățile care nu intră pe fișa de lucru - cu alte cuvinte sarcinile pentru care nu ești plătit. Inclusiv activități personale, cum ar fi e-mail-uri ce nu au legatură cu serviciul.

•  Programeaza sarcinile mai dificile pentru perioadele zilei in care te simti mai plin de energie. Astfel vei lucra mai bine si intr-un timp mai scurt.

•  Incearca sa reduci numarul de schimburi intre sarcini diferite. De exemplu, citeste si raspunde la mai multe e-mail-uri odata, de cateva ori pe parcursul zilei, in loc sa rezolvi cate un e-mail printre alte activitati.

•  Reduce timpul alocat activitatilor precum facutul cafelei - daca sunteti mai multi colegi, puteti face cafeaua cu randul, pentru toata lumea; astfel veti economisi timp si veti intari spiritul de echipa.

2 dintre cele mai eficiente metode pentru managementul timpului.

Probabil cel mai important prim pas este acela de a stabili care sunt activitatile pe care trebuie sa le desfasurati in perioada urmatoare si sa sa le organizati in mai multe tipuri de liste.

1

TOFAN ANA MARIA – GRUPA 4INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNAa) Liste cu activitățile lunare

Ideal ar fi ca aceasta lista sa o faceti in ultima zi a fiecarei luni, lista in care va notati toate activitatile pe care le aveti de facut in luna urmatoare. Incercati sa includeti in aceasta lista cat mai multe activitati, chiar si cele mai mici, de doar cateva ore. Secretul este sa notati toate lucrurile pe care le veti avea de facut, indiferent ca v-ar lua jumatate de ora sau 4 ore, deoarece o lista cat mai detaliata cu obiectivele lunare va va ajuta sa va stabiliti cat mai exact urmatoarele liste.

b) Liste cu activitati saptamanale

Aceasta lista o veti face in fiecare duminica, stabilindu-va activitatile pentru saptamana urmatoare. In princiu, veti nota aici lucruri pe care le-ati trecut in lista cu activitati lunare, pe langa care veti mai adauga si alte activitati pe care nu le-ati trecut poate pe acea lista, insa care au aparut intre timp si nu suporta amanare. De asemenea, o lista saptamanala cat mai detaliata va va ajuta sa va structurati mai bine listele cu activitatile zilnice.

c) Liste cu activitati zilnice

In aceasta lista notati in fiecare seara, inainte sa va culcati, toate lucrurile pe care trebuie sa le faceti in ziua urmatoare. Aceasta lista este cea mai importanta dintre toate si se spune ca stabilirea unei astfel de liste cu activitati zilnice va poate creste productivitatea cu peste 25%. Din nou, secretul este ca aceasta lista sa fie cat mai detaliata, sa cuprinda pe cat posibil toate activitatile pe ziua urmatoare, indiferent cat de mici ar fi acestea. Apoi, daca in cursul zilei urmatoare apar alte task-uri noi, pe care nu le-ati prevazut, inainte sa va apucati de ele, notati-le pe lista de activitati pentru ziua respectiva.

Nu in ultimul rand, un lucru foarte important, care va va creste motivatia si nivelul satisfactiei personale, il reprezinta taierea de pe lista a fiecarei activitati, imediat ce ati realizat-o. Acest lucru are un efect psihologic benefic, deoarece puteti urmari foarte usor progresul pe care-l faceti, acest lucru motivandu-va sa fiti la fel de eficient si in continuare, pentru a putea taia de pe lista cat mai repede toate activitatile pe ziua respectiva.

Stabilirea obiectivelor

Stabilirea obiectivelor este un instrument valoros in time management prin faptul ca te ajuta sa dai o directie actiunilor tale. Nu doar ca vei avea controlul asupra vietii tale, dar vei putea sa evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gandesti la lucrurile cu adevarat importante pentru tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul sa-ti atingi tinta. Urmeaza regulile listate mai jos:

•  Alege obiective care sa te motiveze.

2

TOFAN ANA MARIA – GRUPA 4INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA•  Stabileste obiective specifice - clare si bine definite, masurabile - sa aiba criterii ce pot fi cuantificate, pentru a putea masura progresul realizat, realiste - obiective care pot fi realizate, dar nu prea usor, relevante - importante pentru directia pe care o urmezi, si care sa aiba termen limita de timp.

•  Listeaza obiectivele in scris. Astfel iti vei concretiza aspiratiile si angajamentul fata de realizarea obiectivelor.

•  Realizeaza un plan de actiune. Scrie pasii pe care trebuie sa-i urmezi pentru a indeplini obiectivele.•  Fii consecvent.

3

TOFAN ANA MARIA – GRUPA 4INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA Calitatea reprezintă ansamblul de proprietăţi şi caracteristici ale unui produs sau serviciu care ii conferă acestuia aptitudinea de a satisface necesităţile exprimate sau implicite ale clientului.Dicţionarele sau literatura de specialitate oferă numeroase alte definiţii ale calităţii, ca de exemplu: Calitatea este satisfacerea clientului („customer satisfaction”); Calitatea este aptitudinea de a fi corespunzător utilizării („fitness for use”); Calitatea este ceea ce clientul e dispus să plătească in funcţie de ceea ce obţine şi valorifică.

Calitatea are la baza o serie de principii, şi anume:1. Satisfacerea clientului – acest principiu presupune satisfacerea clientului extern, a cumpărătorului produsului intreprinderii şi in egală măsură a clientului intern cu o condiţie a lucrului bine făcut de la început pană la sfarşit.2. Muncă riguroasă şi constantă in scopul obţinerii rezultatelor dorite in toate etapele şi la toate nivelurile: cercetare, proiectare, industrializare, marketing, planificare, management.3. Adeziunea personalului stimulată prin activităţi de formare, instruire, educare şi exprimată prin participare şi comunicare. Adeziunea personalului e o latură esenţială a calităţii totale şi totodată cel mai dificil de determinat datorită complexităţii caracterului uman.4. Îmbunătăţirea continuă, numită KAIZEN in japoneză, (cu semnificaţia KAI – schimbare şi ZEN – bună), reprezentand motorul noului model de management. Aceasta se constituie intr-un principiu de acţiune avand rolul de dinamizare a tuturor compartimentelor şi departamentelor şi imbunătăţire a tuturor proceselor.

Caracteristicile specifice care asigura  abordarea cu succes a activitatilor Kaizen sunt urmatoarele:-   uita toate ideile aplicate in prezent in organizarea productiei; -   respinge in totalitate situatia existenta ;-   imagineaza-ti cum va functiona noua metoda;-   nu trebuie sa cauti perfectiunea, este buna si o imbunatatire cu 40-50% a situatiei

existente; -  nu face cheltuieli mari; -   problemele cu care te confrunti iti ofera posibilitatea sa-ti folosesti cunostintele si abilitatile de manager; -   ideile emanate de mai multe persoane sunt mai bune decat idea unei singure persoane;-   imbunatatirile nu au limite. 

            Managementul prin Kaizen este orientat pe imbunatatirea fiecarui proces din fisa tehnologica a produsului sau a serviciului, scopul principal fiind eliminarea pierderilor. Imbunatatirea proceselor asigura eficienta fabricatiei, activitatile Kaizen asigurand o maximizarea valorii produsului corespunzator cu cerintele beneficiarului, o diferentiere calitativa a acestuia, ceea ce il face mai atractiv, clientul fiind mai interesat sa-l cumpere. De asemenea, sunt eliminate acele functii ale produsului existent pentru care clientul nu manifesta interes si care aduc astfel o crestere a costului fara correspondent in valoare.

O metodă de organizare şi desfăşurare a activităţilori continue este ciclul PDCA (Plan – Do –Check – Act – respectiv Planifică – Execută – Verifică – Acţionează), prezentat in figura următoare:

4

TOFAN ANA MARIA – GRUPA 4INCLUZIUNE PENTRUT O VIATA MAI BUNA

După cum se vede şi din figură, fiecare fază cuprinde mai multe etape:I. Plan (planifică):1 - identificarea problemei şi planificarea;2 - observaţii şi analize;3 - izolarea cauzelor reale;4 - definirea acţiunilor corective.II. Do (execuţia):1 – pregătire;2 – aplicare;3 – verificarea modului de aplicare.III. Check (verificarea):1 – verificarea rezultatelor;2 – compararea cu obiectivele.IV. Act (acţiunea):1 – standardizarea şi consolidarea regulii;2 – pregătirea fazei următoare.

După parcurgerea completă a ciclului PDCA este necesar să se asigure menţinerea nivelului de calitate atins. Pentru aceasta se aplică aşa – numitul ciclu de menţinere la nivel care presupune respectarea sistemului de reguli prin standardizarea avansului atins, verificarea faptului dacă normalizarea este efectivă şi introducerea eventualelor corecţii pentru atingerea acestui obiectiv.

5

2 1 2

3

1 4

2 1

1 3 2

A P

C