Implementarea, monitorizarea si evaluarea proiectului

Programul Operaţional Regional

Ofiter monitorizare

DOCUMENTUL CADRU AL UNEI FINANŢĂRIContractul de Finantare

Înainte de a demara implementarea proiectului, studiaţi cu atenţie Contractul definanţare şi toate anexele acestuia,Anexa I- Masurile de monitorizare

Anexa II- Masuri de informare si publicitateAnexa III- Instructiuni de prefinatare si rambursare a cheltuielilor

Anexa IV- Cererea de finantareAnexa V- Bugetul Proiectului

si pentru ONG, IMM, fundatii, asociatiiAnexa VI- Instructiuni privind atribuirea contractelor de lucrari, de furnizare si

Servicii

Obligaţiile Beneficiarului Obligaţii generale

1. Beneficiarul are obligaţia de a începe implementarea Proiectului la data indicată în art. 2, alin (3) al prezentului Contract

2. Beneficiarul se obligă să implementeze Proiectul pe propria răspundere în conformitate cu prevederile prezentului Contract şi ale legislaţiei comunitare şi

naţionale în vigoare. Beneficiarul va fi singurul răspunzător în faţa AM POR /OI pentru îndeplinirea obligaţiilor asumate prin Contract, pentru implementarea

Proiectului şi pentru realizarea obiectivelor prevăzute în Anexa IV – Cererea de finanţare la prezentul Contract.

3. Beneficiarul îşi asumă integral răspunderea pentru prejudiciile cauzate terţilor din culpa sa pe parcursul implementării Proiectului. AM POR şi OI vor fi degrevate de

orice responsabilitate pentru prejudiciile cauzate terţilor, de către Beneficiar, ca urmare a executării prezentului contract, cu excepţia cazului în care prejudiciul

cauzat este consecinţa îndeplinirii unei instrucţiuni exprese primite din partea AMPOR / OI.

4.Beneficiarul este obligat să furnizeze AM POR / OI orice documente, date şi/sau informaţii solicitate în legătură cu implementarea Proiectului şi executarea prezentului Contract, în termenul şi condiţiile specificate în solicitarea respectiva Implementare5.Beneficiarul se obligă să nu utilizeze obiectele/bunurile, fie ele mobile sau imobile, finanţate şi /sau facilităţile construite în cadrul prezentului Contract, pentru realizarea de activităţi economice, în scopul obţinerii de venituri, pe întreaga perioadă de valabilitate a prezentului Contract.6. ) Beneficiarul se obligă să nu înstrăineze obiectele / bunurile, fie ele mobile sau imobile, dar poate gaja obiectele / bunurile, fie ele mobile sau imobile, finanţate în cadrul prezentului Contract, în decursul perioadei de implementare, aşa cum aceasta este prevăzută la art.2 alin.4, exclusiv în scopul realizării proiectului/ obţinerii scrisorii de garanţie bancară prevăzută la art. 6, alin. (2), lit. c). Atentie la art.5-art.8 !!! Pericol.de reziliere.7. Beneficiarul are obligaţia de a respecta calendarul activităţilor prevăzute în Anexa IV – Cererea de finanţare a prezentului Contract 8. Beneficiarul are obligaţia de a respecta calendarul achiziţiilor publice prevăzute în Anexa IV – Cererea de finanţare a prezentului Contract

9. Beneficiarul este obligat să realizeze toate măsurile de informare şi publicitate în conformitate cu obligaţiile asumate prin Anexa IV – Cererea de finanţare a prezentului Contract, cu respectarea prevederilor din Anexa II – Măsuri de informare şi publicitate a prezentului Contract ;10. Beneficiarul are obligaţia de a respecta Anexa III a – Graficul de depunere a cererilor de rambursare privind estimarea depunerii cererilor de rambursare, care este parte integrantă a prezentului Contract ;11. Beneficiarul are obligaţia de a întocmi şi transmite către OI, conform graficului de depunere a cererilor de rambursare, cererile de rambursare şi documentele justificative ce însoţesc cererea de rambursare, în conformitate cu Anexa III - Instrucţiuni de prefinanţare şi rambursare a cheltuielilor 12. Beneficiarul are obligaţia de a întocmi şi transmite către OI rapoarte de progres, trimestrial şi ori de câte ori AM POR/ OI solicită aceasta in termen de 5 zile lucratoare de la implinirea trimestrului de implementare

MODIFICARI LA CONTRACTUL DE FINATARE Modificări sau completări la Contractul de finanţare sau la anexele acestuia, în

conformitate cu prevederile art. 18 din contract (respectiv Art.16 pentru DMI 4.1 4.3 ), se pot efectua numai prin:

1. Solicitări de încheiere de acte adiţionale la Contractul de finanţare,2. Notificare – în cazurile prevăzute expres la art. 18 din contract (respectiv Art.16 pentru DMI 4.1 4.3 )-Solicitarile de modificare a contractului de finanţare trebuie însoţite de justificări realiste, convingătoare şi de documente suport,- Anexele suport ( calendarul activităţilor, buget, etc.) trebuie să reflecte modificările solicitate prin documentul justificativ depus de beneficiar,- Informaţiile şi datele din documentele suport (Calendarul activităţilor, planul deachiziţii şi graficul de rambursare a cheltuielor) trebuie să fie corelate,- Nu pot fi acceptate cereri de modificare a Contractului de finanţare ulterior realizării respectivelor modificări.- Modificările aduse Contractului de finanţare, care nu sunt avizate / aprobate de către OI/ AM nu pot fi acceptate, iar cheltuielile aferente acestora devin neeligibile.

TERMENE 1. Solicitările privind modificarea unor condiţii din contractul de finanţare (şi/sau anexelor acestuia) se fac cu 30 de zile înainte de modificarea intenţionată, respectiv cu 30 de zile calendaristice (respectiv 60 de zile calendaristice in functie de DMI) inainte de sfarsitul perioadei de implementare în cazul solicitărilor de prelungire a duratei de implementare a proiectului.2. Solicitarea de crestere a valorii proiectului, se va transmite la OI cu cel putin 6 luni inainte de sfarsitul perioadei de implementare si nu poate conduce la cresterea valorii totale eligibile a Proiectului. Cresterea se va face exclusiv prin majorarea valorii neeligibile a proiectului. ( fonduri proprii).In cazul DMI 4.3 se vor aplica prevederile Art.16 alin 4 si 5.3. Anexele I, II, III ( monitorizare, informare-publicitate, instructiuni de prefinantare si rambursare a cheltuielilor)- pot fi modificare unilateral de AMPOR 4. Modificarea graficului de depunere a CR Anexa III a - notificare scrisa transmisa catre OI in primele 15 zile calendaristice ale lunii in care ar fi urmat sa depuneti CR . La fiecare modificare se va mentiona pe graficul actualizat ACTUALIZAT REVIZIA 1,2 sau 3 ( dupa caz) si data la care a fost facuta actualizarea.Atentie: Instructiunea 86 numarul maxim de modificari aduse Anexei IIIa Graficul de depunere a cererilor de rambursare este de 3 modificari (conform cu prevederile HG 218/2012)5. Modificari in echipa de proiect - prin Notificare scrisa catre OI si AMPOR in termen de max.10 zile lucratoare de la emiterea deciziei de modificare. Notificarea va fi obligatoriu insotita de decizia de modificare, CV-ul si fisa de post a persoanei astfel incluse in echipa de proiect. La fiecare modificare se va mentiona pe documentul actualizat modificat ACTUALIZAT REVIZIA 1,2 sau 3 ( dupa caz) si data la care a fost facuta modificarea.

TERMENE 6. Modificari asupra Anexei V- Bugetul Proiectului , prin transferuri intre liniile aceluiasi capitol bugetar de cheltuieli eligibile , fara a modifica valoarea totala a proiectului, in limita unui procent de 10% din cadrul liniei bugetare din care se face realocarea. Transmite la OI, spre avizare, bugetul astfel modificat, cu cel putin 10 zile lucratoare inainte de data de a intra in vigoare. Modificarile devin aplicabile numai dupa avizarea acestora de OI.7. Prin Notificare se pot efectua modificari asupra Anexei IV Cererea de finantare, pct.2.3.5 Activitatile proiectului, 2.3.6 Calendarul activitatilor, 3.4 Achizitii publice, atunci cand vizeaza exclusiv planificarea in timp a activitatilor si planificarea in timp a achizitiilor, schimbarea tipului de procedura, cu conditia ca aceste modificari sa nu afecteze bugetul proiectului, perioada de implementare. Modificarile vor fi aduse la cunostinta OI si AM POR, in termen de 5 zile lucratoare de la intrarea in vigoare a modificarilor. La fiecare modificare se va mentiona pe documentul modificat ACTUALIZAT REVIZIA 1,2 sau 3 ( dupa caz) si data la care a fost facuta modificarea.8. Actele adiţionale intră în vigoare în ziua imediat următoare semnării lor de către ultima parte;

Modificari si completari la contract

In conformitate cu prevederile contractului de finantare:

Act Aditional: solicitarea beneficiarului (30 zile calendaristice in avans) prelungire perioadei de implementare (30 zile calendaristice in avans , respectiv 60 de zile calendaristice in functie de DMI)modificarea componentei parteneriatului

Notificare: modificari asupra anexelor (I, II, III), efectuate unilateral, exclusiv de catre AM POR modificarea Graficului de rambursare - în primele 15 zile calendaristice ale lunii pentru care se face modificarea. La fiecare modificare se va mentiona pe graficul modificat ACTUALIZAT REVIZIA 1,2 sau 3 ( dupa caz) si data la care a fost facuta modificarea. modificarea componentei echipei de proiect (10 zile de la emiterea deciziei)modificarea bugetului actiunii in limita a 10% (10 zile in avans)

afecteaza scopul proiectului si/sau

conditii de eligibilitate

modificari proiect neeligibil

Incetarea contractului

Rezilierea contractului de catre AM POR prin notificare scrisa in cazuri exceptionale, fara a solicita restituirea finantarii neramb.

Neinceperea implementarii in termen de 6 luni de la data intrarii in vigoare a contractului- reziliere AMPOR

Nedepunerea cererii/cererilor de rambursare (max 6 sau 12 luni in functie de DMI)

Rezilierea poate fi propusa şi în cazul nedepunerii, conform graficului de depunere a cererilor de rambursare, a doua cereri consecutive, fără a se depune în acest timp vreo notificare de revizuire a graficului

Nerespectarea prevederilor din contractul de finantare Neconcordante intre starea de fapt si cele declarate in Cererea de Fin. Ipoteca/gaj/alta forma de garantie bancara asupra obiectelor/bunurilor

finantate Proiectul devine neeligibil (conditii cumulative) (informare in 15 zile) Obiectele/bunurile nu sunt folosite conform scopului destinat, sunt

vandute, inchiriate, instrainate pe perioada de valabilitate a contractului

Probleme tipice în implementare- performanţe scăzute- intârzieri- depăşiri de buget- abateri procedurale

Cauze:- lipsa expertiză/experienţa echipei/indivizilor- comunicare defectuoasă- conflicte- comportamente indezirabile- planificare defectuoasă- sarcini/indicatori supraestimaţi- subevaluarea necesarului de resurse- schimbări majore în mediu

Măsuri corective:- consultare;- negociere/mediere;- realocarea resurselor;- revizuirea calendarului de implementare;- realocarea rolurilor/activităţilor pe oameni;- înlocuirea unor membri ai echipei;- evaluare externă;- oprirea proiectului.

Monitorizarea proiectului:

indeplinirea indicatorilor stabiliti pentru masurarea atingerii rezultatelor si obiectivelor proiectului verificarea rapoartelor de progres si a cererilor de rambursare realizarea de vizite la fata locului → rapoarte de vizitaVerificarea si controlul: respectarea legislatiei privind achizitiile publice verificare pe teren → raport de vizita

furnizarea de informatii sintetice si analitice cu privire la etapa de implementare a proiectului concordanţa între activităţi şi planul iniţial volumul şi calitatea muncii efectuate cheltuielile făcute în comparaţie cu cele prevăzute. gradul de implicare şi cooperare între membrii echipei

progresul proiectului(tehnic, financiar, procedural)

Rezultatul monitorizării rapoarte de monitorizare care ne dau:

• stadiul proiectului la Ti,

• justificări pentru modificări,• documentaţia tehnică privind evoluţia proiectului,• determinarea în timp util a eventualelor blocaje sau

devieri de la planul iniţial.

Vizitele la fata loculuiAcţiunea pe care o întreprinde Autoritatea de Management / Organismul Intermediar, in timpul implementarii proiectului sau dupa perioada de implementare.

Tipuri: planificate, finale, specialeVizita efectuata de Ofiterii de contract pentru a verifica tehnic si financiar continutul Cererilor de Rambursare.Vizita efectuata de ofiterii de monitorizare, trimestrial avad ca scop:-Stabilirea modului de implementare a proiectului-Analiza managementului proiectului-Identificarea problemelor de implementare si stabilirea de masuriVizita expost- la sfarsitul fiecarui an dupa finalizarea perioadei de implementaredupa ce beneficiarul va inainta un Raport privind durabilitatea investitiei.

Raportul de progres sau raportul privind durabilitatea proiectului

Raportul de progres intocmit de catre beneficiar va cuprinde informatii referitoare la activitatile desfasurate, stadiul de realizare la momentul raportarii, rezultatele partiale/ finale obtinute, rezultate anticipate, indicatori de realizare.

• Anexa 2 - Format standard al Raportului de Progres (pentru perioada de implementare)• Acesta va fi insotit de un Raport trimestrial privind informarea si publicitatea se trimite la adresa OI la sfarsitul fiecarui trimestru din cadrul perioadei de implementare in 2

exemplare , la 5 zile lucratoare de la implinirea trimestrului de implementare impreuna cu raportul asupra masurilor de informare si publicitate

(se va transmite pe toata durata de implementare) Raportul privind durabilitatea proiectului intocmit de catre beneficiar va cuprinde informatii

referitoare la modificarile survenite (daca este cazul) in perioda de valabilitate a proiectului precum si informatii despre mentinerea obiectivelor si a indicatorilor propusi prin cererea de finantare (Anexa 19 documente care trebuie furnizate de beneficiar la vizita la fata locului de catre reprezentantii OI sau AMPOR)

Anexa 13 Format standard al raportului privind durabilitate proiectului (pentru perioada de durabilitate) Se transmite la sfarsitul fiecarui an de la implinirea perioadei de implementare la sediul OI in 2 exemplare la 5 zile lucratoare de la implinirea unui an de la sfarsitul perioadei de implementare ( se va transmite pe toata durata de valabilitate)

Nereguli si restituirea finantarii

Neregulă (în cadrul proiectelor finanțate din fondurile UE) = orice abatere de la legalitate,regularitate şi conformitate,

precum şi orice nerespectare a prevederilor acordului de finanţare şi a legislaţiei comunitare şi naţionale în domeniu, rezultată dintr-o acţiune sau omisiune a beneficiarului care, printr-o cheltuială nejustificată, are sau ar putea avea ca efect prejudicierea bugetului UE şi/sau a bugetului de stat.

Recuperarea debitului ca urmare a neregulilor constatate,

se realizează conform prevederilor legale în vigoare. (vezi OG 12/2007 care modifică OG 79/2003)

MANUAL DE IMPLEMENTARE POR (Ghidul Beneficiarului) - elaborat de Directia Implementare POR- accesibil pe www.nord-vest.ro ( Regio POR-Informatii

pentru beneficiarii)- contine: informatii privind managementul proiectului,

pregatirea Cererii de Rambursare, informare publicitate, monitorizare, rapoarte, plus formularistica implementarii cu explicatii in scopul completarii cat mai eficiente

Mult succes!

Directia Directia Implementare PORImplementare PORRadaia nr. 50, comuna Baciu, CP407059Radaia nr. 50, comuna Baciu, CP407059

Tel: 0264-431 550; Fax: 0264-439 222Tel: 0264-431 550; Fax: 0264-439 222secretariatsecretariat@@nord-vestnord-vest.ro.ro

www.nord-vest.roNumere de telefon pentru ofiterii de monitorizare din judetele regiunii de Numere de telefon pentru ofiterii de monitorizare din judetele regiunii de

Nord-Vest:Nord-Vest:- Judetul SATU-MARE ( si dupa caz jud.Maramures) dl. Ionica POP Judetul SATU-MARE ( si dupa caz jud.Maramures) dl. Ionica POP

0755 7770330755 777033- Judetul SALAJ ( si dupa caz jud.Maramures) dl.Ovidiu GHIURCO Judetul SALAJ ( si dupa caz jud.Maramures) dl.Ovidiu GHIURCO

0755 7770340755 777034- Judetul BIHOR dl. Horea DROC 0755 777029Judetul BIHOR dl. Horea DROC 0755 777029- Judetul BISTRITA NASAUD ( si dupa caz jud.Maramures) dl.Lazar Judetul BISTRITA NASAUD ( si dupa caz jud.Maramures) dl.Lazar

DOMIDE 0755 777031DOMIDE 0755 777031- Judetul CLUJ dl.Petru MICULAS 0758 777049Judetul CLUJ dl.Petru MICULAS 0758 777049- Judetul CLUJ dl.Cristian NEGUCIOIU 0744 777952Judetul CLUJ dl.Cristian NEGUCIOIU 0744 777952