unitatea de invatare 2 conducerea organizaţiilor prin...

Universitatea Titu Maiorescu Facultatea de Informatica

Pag

e1

Unitatea de invatare 2 Conducerea organizaţiilor prin proiecte şi excelenţa în afaceri

2.1. Necesitatea abordării organizaţionale a conducerii prin proiecte

Etapele dezvoltării organizaţionale şi caracteristicile lor - sunt dezvoltate in Anexa 3.

Proiectul este structura organizationala creata pentru atingerea unui scop avand constrangeri bine identificate de buget, calitate si timp. Valoarea Managementului de Proiect este data de rezultatele obtinute de organizatiile care conduc si se conduc prin proiecte. Exista companii care si-au construit reputatia prin abilitatea de a conduce in mod consistent proiecte intr-o maniera eficace. Cu toate acestea, marea majoritate a organizatiilor au o reputatie mai putin buna ; situatia reala in care organizatiile se identifica cu urmatoarele caracteristici:

Proiectele sunt terminate tarziu, cu depasirea bugetului, sau fara a indeplini cerintele functionale ale clientului

Managerii de proiect utilizeaza inconsistent procese si tehnici slab standardizate ; Managementul de proiect este reactiv si nu este perceput ca un aport valoric ; Timpul necesar pentru managementul proactiv al proiectelor nu este incorporat

in planul de lucru, fiind considerat 'supraincarcare' sau 'balast' (overhead)1.Pentru a depasi aceste neajunsuri este nevoie de o buna disciplina în managementul de proiect. A avea abilitati de management de proiect nu înseamna ca nu ai probleme. Nu înseamna ca riscurile dispar. Nu înseamna ca nu exista surprize.

2.2. Caracteristicile organizatiilor orientate pe proiecte.

Oportunitatea economica este valorificata cel mai bine prin abordarea ca proiect.

Afirmatia este sustinuta prin similitudinile pe care cele doua notiuni le prezinta: - ca si proiectul, oportunitatea are o existenta limitata in timp iar satisfacerea ei in conditii de profitabilitate este conditionata de existenta ferestrei spatio-temporala de oportunitate pe care o ofera contextul economic - organizatiile orientate pe proiect (OOP) sunt caracterizate prin elemente care se regasesc, in marea majoritate, si in cazul organizatiilor directionate pe oportunitati (ODO).2

1 www.pmconference.ro/program.php 2 KOCH, Richard - „Regula 80-20. Cum sa obtineti rezultate maxime cu efort minim“ , Bucuresti, Editura Teora, 2003,

p. 102-Gheorghe Stefanescu- « Proiectul, un modus vivendi pentru firmele mici si mijlocii « -


Pag

e2

Organizatia orientata pe proiecte are o structura matriceala 3

În proiectul managerial se lucreaza cu o organizare de tip matriceala. Structura

matriceala se formeaza prin intermediul unor linii verticale si orizontale întretaiate,

linia verticala sau linia de comanda este cea oficiala si corespunde unui departament

functional al întreprinderi, pe când linia orizontala care întretaie liniile verticale – o

structura multidimensionala, de fapt – defineste proiectul sau grupul de lucru, deci acei

experti din diferite domenii specializate cooptati sa lucreze în comun

Avantajele si dezavantajele organizarii matriceale sunt urmatoarele:

Avantaje:

da o deosebita flexibilitate întreprinderii

stimuleaza cooperarea interdisciplinara

implica si provoaca angajatii în activitati inovatoare

www.markmedia.ro/article_show.php?g_id=898 3 Liviu Marian- « Mangementul Proiectelor « - Editura EFI-ROM. Cod ISBN 973-85006-1-3 .http://facultate.regielive.ro/cursuri/management/managementul-proiectelor-12521.html

http://facultate.regielive.ro/cursuri/management/managementul-proiectelor-12521.html


Pag

e3

pentru top manageri creeaza un spatiu larg, o libertate mare în planificarepermite interventia

expertilor în momentele când cunostintele de specialitate sunt absolut necesare

Dezavantaje:

încurajeaza lupta pentru putere;

poate conduce la discutii inutile în argumentarea actiunilor;

solicita pentru conducatori mari aptitudini interpersonale;

implementarea structurii manageriale costa si exista riscul de a crea anarhie în fazele initiale;

de multe ori dubleaza efortul intelectual;

afecteaza moral personalul care este continuu rearanjat în alte grupe de lucru.

Fig. 2- Project Organisation4

Procesele si tehnicile de managementul proiectelor sunt utilizate pentru a coordona resursele, cu scopul obtinerii de rezultate predictibile. Cu toate acestea, ar trebui înteles înca de la inceput ca managementul proiectelor nu este în totalitate o stiinta si nu exista niciodata o garantie a succesului. Din moment ce proiectele implica

4 www.rgc.at/en/management-approaches/companyrgc/


Pag

e4

oameni, ramane întotdeauna un grad de complexitate si incertitudine care nu poate fi controlat in mod absolut5.

Managementul proiectelor este o stiinta prin faptul ca se bazeaza pe procese si tehnici repetabile pentru a obtine succesul proiectului. Este o arta pentru ca are de-a face cu managementul oamenilor si relatiile dintre ei si necesita utilizarea unor abilitati intuitive in situatii cu totul unice fiecarui proiect. O buna metodologie de managementul proiectelor furnizeaza cadrul de lucru, procesele, recomandarile si tehnicile necesare pentru a conduce oamenii si încarcarea cu activitati. O buna metodologie sporeste sansele de a obţine succesul si de aceea, aduce un aport valoric organizatiei, proiectului si managerului de proiect.

Propunerea de aport valoric a managementului de proiect se poate formula astfel : „este nevoie de timp si de efort pentru un management proactiv al proiectului. „ 6Acest cost este mai mult decat acoperit de-a lungul ciclului de viata al proiectului, prin:

Executia mai rapida si mai ieftina a proiectelor. Unul dintre cele mai mari beneficii ale utilizarii unei metodologii unitare este valoarea obtinuta prin reutilizare. Dupa crearea proceselor, procedurilor si formularelor tipizate, acestea pot fi utilizate (eventual cu mici modificari) la toate proiectele viitoare. Aceasta abordare conduce la reducerea timpului de initiere a proiectelor, o curba de învatare mai scurta pentru membrii echipelor si o economie de timp datorata faptului ca procesele si formularele tipizate nu trebuie reinventate la fiecare proiect.

Economii de efort si cost printr-un management proactiv al continutului

proiectului. Multe proiecte intampina dificultati in managementul continutului, ceea ce determina efort si costuri suplimentare. Aplicarea proceselor de management de proiect va determina cresterea capacitatii de a gestiona eficace continutul proiectului.

Indeplinirea asteptarilor printr-o planificare mai buna. Multe proiecte

intampina dificultati deoarece exista o diferenta intre asteptarile clientului si ceea ce livreaza echipa de proiect. Utilizarea unei metodologii conduce la o mai buna planificare a proiectului, dand echipei si sponsorului ocazia de a se asigura ca sunt de acord asupra livrabilelor majore produse de proiect.

Rezolvarea mai rapida a problemelor. Multe echipe cheltuiesc prea mult timp si

energie in rezolvarea problemelor, pentru ca nu stiu sa le prioritizeze. Aplicarea

5 http://gardnerproject.com/support.php

6 www.pmconference.ro/program.php


Pag

e5

unui management proactiv al problemelor asigura rezolvarea acestora in minimum de timp.

Rezolvarea riscurilor viitoare inainte de aparitia problemelor. Toate

metodologiile de management de proiect includ procese pentru identificarea si managementul riscurilor. Managementul riscurilor conduce la identificarea problemelor potentiale si rezolvarea lor inainte de aparitia efectiva.

Comunicare si management al asteptarilor mai eficace, cu clientii, membrii

echipei si ceilalti participanti la proiect. Se pot evita multe probleme daca se aplica o comunicare proactiva si orientate catre nevoile participantilor la proiect. In plus, multe dintre conflictele unui proiect sunt determinate nu de probleme specifice, ci de aparitia surprizelor. Metodologiile standardizate se concenntreaza pe comunicarea formala si informala pentru a reduce numarul situatiilor surpriza.

Indeplinirea nivelului de calitate fara a recurge la refacerea lucrarilor. Procesele dedicate managementului calitatii vor ajuta echipa sa inteleaga nevoile clientului in ceea ce priveste calitatea. Odata ce aceste nevoi sunt definite, echipa poate aplica tehnici de control si asigurare a calitatii pentru a indeplini asteptarile clientului.

Imbunatatirea managementului financiar. Acesta este rezultatul unei mai bune

definiri a proiectului, estimarilor mai precise si bugetarii formalizate, împreuna cu urmarirea mai riguroasa a costurilor efective in raport cu bugetul planificat. Aceasta rigurozitate îmbunatateste predictibilitatea si controlul financiare. In plus, vor fi disponibile mai multe informatii pentru a permite decidentilor sa opreasca mai rapid un proiect neprofitabil. Aceste proiecte neprofitabile sunt acele proiecte in care justificarea economica (cost-beneficiu) nu este valida.

Imbunatatirea procesului decisional si a concentrarea pe indicatori. Unul din

aspectele mai sofisticate ale unei metodologii este faptul ca aceasta pune la dispozitie tehnici potrivite pentru colectarea si interpretarea indicatorilor de performanta (metrici de performanta). Informatiile furnizate de indicatori ajuta la determinarea eficientei si eficacitatii cu care lucreaza echipa si a nivelului de calitate al livrabilelor produse.

Imbunatatirea mediului de lucru. Daca gradul de succes al proiectelor creste,

vor exista si alte beneficii intangibile. Clientii vor manifesta mai mult interes, echipa se va implica cu mai multa responsabilitate, moralul va creste si echipa se va comporta cu mai mult simt de raspundere, profesionalism si încredere in propriile forte. Oamenii care lucreaza in proiecte cu probleme tind sa manifeste


Pag

e6

un moral scazut, in timp ce oamenii care lucreaza in proiecte de succes manifesta mai multa preocupare si interes pentru munca lor.

Cei care se plang ca managementul de proiect este o supraincacare uita ce este important. Proiectul tau va avea de infruntat probleme. Vrei sa le rezolvi proactiv sau sa gasesti solutii "din mers"? Proiectul tau va înfrunta potentiale riscuri. Vrei sa le rezolvi înainte de a aparea sau vrei sa astepti pana cand vor aparea problemele? Vei comunica proactiv sau vei înfrunta conflictele si incertitudinea cauzate de lipsa informatiilor despre proiect? Vrei sa controlezi sfera de cuprindere sau esti pregatit sa faci fata depasirilor de termene si de buget datorita activitatilor neprevazute in buget? Ai de gand sa încorporezi calitatea in proces, sau vei trata problemele mai tarziu, cand rezolvarea lor va costa mai mult?

Caracteristicile proiectului nu se vor schimba, indiferent daca utilizezi un management de proiect informatizat sau nu. Ceea ce se schimba este modul in care sunt tratate evenimentele pe parcursul derularii proiectului. Sunt acestea rezolvate prin hazard si in mod reactiv sau in mod proactiv si cu un proces care se deruleaza fara asperitati?

In general, organizatiile care aplica procese structurate si sistematice au o rata a succesului mai mare decat organizatiile care nu aplica procese. Uneori, aceste organizatii sunt numite "Process Driven Organizations". Acestea realizeaza un volum mai mare de lucrari si, implicit, genereaza o valoare economica sporita. Ele au, de asemenea, si sisteme organizationale care permit salariatilor sa obtina performante mai bune, inclusiv managerilor de proiect.

Organizatiile orientate pe proiecte folosesc metodologia Project Management.


Pag

e7

Fig. 3- Metodologia de Project Management

Fig.4. Rolul Project Manger-ului


Pag

e8

Care sunt competentele unui bun Project Manager? Un Project Manager trebuie sa aiba cunostinte cat mai vaste in diverse arii de Management si sa inteleaga si sa-si asume obiectivul propus pentru scopul proiectului pe noua arii de competente, si anume7: - Integration Management - integrarea tuturor informatiilor provenite din varii surse este cruciala; - Scope Management - puterea de a pastra proiectul in parametri stabiliti si de a spune nu cand este cazul; - Time Management - sa stie sa-si gestioneze propriul timp si sa faca estimari realiste asupra timpului altora; - Cost Management - cunostinte de tip financiar, previziuni si control; - Quality Management - atentia la calitate, metode prin care sa atinga standardele cerute; - Human Resource Management - leadership, motivare, recrutare; - Communications Management - comunicare formala si non-formala; - Risk Management - anticiparea riscurilor si a oportunitatilor, gestionarea acestora; - Procurement Management - cunostinte din sfera legal, purchasing, abilitati de negociere;

2.3. Definirea excelenţei în afaceri.

Tendinţa actuală în implementarea sistemelor de management al calităţii este de îmbunătăţire continuă a performanţei din perspectiva atingerii excelenţei în afaceri.

Gala Excelentei in Afaceri Un eveniment de referinta pentru mediul de afaceri românesc, prin care Camera de Comert si Industrie a României (CCIR) premiaza societatile comerciale care au inregistrat in mod constant, pe parcursul a 3, respectiv 5 ani, performante remarcabile, contribuind la cresterea nivelului economiei nationale. Preocuparea de promovare a companiilor cu rezultate deosebite se inscrie in misiunea generala a CCIR, aceea de a contribui la crearea unui mediu de afaceri stabil, coerent,

7 Bogdan Ciungu -Managementul proiectelor –la adresa www.managementul-proiectelor.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=867&Itemid=86


Pag

e9

transparent si stimulativ in tara noastra. Acestora le-au fost oferite trofee sau distinctii de excelenta in afaceri: Trofeul JCI - Junior Chamber International pentru Tanarul Antreprenor al anului, Trofeul INIMM- Institutul National pentru IMM, Trofeul ADAF pentru Dezvoltarea Antreprenoriatului Feminin, Trofeele creativitatii OSIM - Oficiul de Stat pentru Inventii si Marci, Trofeul ARIS - Agentia Româna pentru Investitii Straine, Trofeele si Distinctiilor CCIR de excelenta in afaceri, Premiul special CCIR.8

Indiferent de domeniu de activitate, dimensiune sau maturitate, o organizatie trebuie sa îsi defineasca un cadru de management pentru a suprevietui si a avea success.

Modelul de Excelenta al EFQM a fost introdus la inceputul anilor 1990 pentru a servi drept cadru pentru evaluarea organizatiilor pentru Premiul European al Calitatii. 9In present, este cel mai utilizat model organizational în Europa si sta la baza vastei majoritati a Premiilor Calitatii nationale si regionale, inclusiv a Premiului Român al Calitatii J.M. Juran.

Modelul European de Excelenta este un instrument practic care poate fi utilizat într-o varietate de moduri:

ca instrument pentru Auto-Evaluare ca modalitate de Benchmarking cu alte organizatii pentru a identifica zonele de Imbunatatire Continua si a coordona diversele

initiative in acest domeniu ca baza pentru un Vocabular Comun si ca mod de gandire ca Structura pentru sistemul de management al organizatiei

Modelul de Excelenta al EFQM este un cadru non-prescriptiv bazat pe 9 criterii. Cinci din aceste criterii fac referire la „ Factori Determinanti” si patru la 'Rezultate'. Criteriile cu privire la “Factori Determinanti” evalueaza activitatile intreprinse in scopul atingerii “Rezultatelor”. 'Rezultatele' sunt cauzate de “Factori Determinanti”, iar “Factorii Determinanti” sunt imbunatatiti continuu pe baza feedback-ului de la 'Rezultate'.

Modelul admite abordari variate pentru obtinerea de rezultate excelente sub toate aspectele si se bazeaza pe urmatoarea premiza: Ledership-ul companiei pune bazele Politicii si Strategiei, iar acestea sunt implementate prin Oameni, Parteneriate si Resurse si Procese, în scopul obtinerii de Rezultate Excelente, atât în domeniile performantelor

8Camera pt Comert si Industrie-Raportul colegiului de conducere privind activitatea desfasurata in perioada iulie

2006 – mai 2007- www.ccir.ro/ccirweb/resources/menuHome/uploads/1RAPORT%20AGM%202007.doc

9 Modelul european de Excelenta la adresa- www.fiatest.ro/interior.php?page=mee


Pag

e10

cheie, cât si cu privire la Clienti, Personal si Impactul asupra Societatii. La baza Modelului de Excelenta stau Conceptele Fundamentale ale Excelentei .

Conceptele Fundamentale ale Excelentei o Orientarea catre Rezultate . Excelenta înseamna obtinerea de rezultate

care încânta toate partile interesate ale organizatiei. o Orientarea catre Client . Excelenta înseamna creare de valoare sustenabila

pentru clienti. o Leadership si Perseverenta . Excelenta înseamna leadership vizionar,

charismatic si perseverent o Management bazat pe Procese si Date . Excelenta înseamna gestionarea

organizatiei cu ajutorul unui set de sisteme, procese si date interdependente si relationate.

o Implicarea si Dezvoltarea Personalului . Excelenta înseamna maximizarea contributiei angajatilor prin implicarea si dezvoltarea lor.

o Invatare, Inovare si Îmbunatatire continua. Excelenta înseamna punerea în discutie a situatiei existente si punerea în practica a schimbarii prin învatare, inovare si valorificarea oportunitatilor de îmbunatatire.

o Dezvoltarea Parteneriatelor .Excelenta înseamna dezvoltarea si mentinerea parteneriatelor care aduc valoare adaugata .

o Responsabilitate Sociala . Excelenta înseamna trecerea dincolo de cerintele minime legale de operare a companiei si efortul de a întelege si de a raspunde la asteptarile partilor interesate din societate.

Modelul de EXCELENŢĂ al EFQM10 solicită acestei activităţi realizarea unei combinaţii între măsurarea eficacităţii proceselor, identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire prin „lessons learned” şi îmbunătăţirea propriu-zisă. Îmbunătăţirea continuă este specifică atât unui sistem clasic de management al calităţii convenţional cât şi TQM (Total Quality Management) şi presupune că rezultatele obţinute din măsurare11 constituie intrări pentru procesul de identificare, prioritizare, planificare şi implementare a acţiunilor de trecere la un nivel superior de performanţă. Există mai multe instrumente specifice pentru îmbunătăţire continuă, dar cele mai cunoscute şi care pot fi folosite şi în EFP sunt KAIZEN , SIX SIGMA, Quality Function Deployment . Un ghid extrem de util pentru îmbunătăţirea sistemului este si standardul ISO 9004/2000.

10 Modelul de EXCELENŢĂ al EFQM. (Versiunea în limba engleză – www.efqm.org Versiunea în limba română –

www.fiatest.ro la adresa http://irece.calitate.com/IRECE%202006/CuprinsAsigurareaCalitatii.htm#introducere 11 ( mai ales prin BENCHMARKING cu alte organizaţii mai bune)

http://www.efqm.org/

http://www.fiatest.ro/


Pag

e11

Fig. 2 Structura Modelului de Excelenta al EFQM12

Pentru ca in urma eforturilor de adaptare, organizatia sa isi pastreze identitatea, dezvoltarea sa trebuie planificata cu cat mai mare atentie, iar acest plan trebuie revizuit periodic astfel incat sa ofere raspunsuri la cateva intrebari esentiale :

De ce este necesara transformarea? Ce se va transforma in cadrul organizatiei? Cand va avea loc transformarea? Cum se va realiza transformarea? Cat costa si cum va fi finantata transformarea?

2.4. Teste de evaluare

1. Care sunt caracteristicile organizatiilor orientate pe proiecte. 2. Definiti excelenta in afaceri si structura modelului de excelenta. 3. Sa se creeze graficul Gantt al etapelor dezvoltării organizaţionale (anexa numarul 1-

pagini 182-188).

2.5. Bibliografie 1. Gramada Argentina Dragu- « Utilizarea produselor Microsoft Office in managementul

proiectelor europene- Aplicatii practice « - Editura Renaissance 2009 2. Mod de lucru Gantt Project (141-147) in aceasta lucrare impreuna cu exemplele de pe platforma

E-Learning a universitatii- materia Managementul Proiectelor europene-sectiunea –exemple. 3. www.romcredit.ro/servicii.html 4. www.finantare.ro/index.php?application=credite 5. www.finantare.ro/index.php?application=programe 6. www.proiecteu.ro

12 http://irece.calitate.com/IRECE%202006/CuprinsAsigurareaCalitatii.htm#introducere

http://www.finantare.ro/index.php?application=credite

http://www.finantare.ro/index.php?application=programe

unitatea de invatare 2 conducerea organizaţiilor prin...

Documents