Instrumentele de management

conf. dr. Felicia C. Macarie

Instrumentele de managementSistemul de management este un ansamblu coerent de elemente (principii, reguli, metode, proceduri decizionale) prin care se asigur exercitarea funciilor procesului de management.Metoda de management este acea modalitate managerial ale crei componente i etape sunt structurate ntr-un ansamblu funcional care permite exercitarea componentelor procesului managerial.

Instrumentele de managementMetodele generale de management sunt:managementul prin obiective (MPO);managementul prin proiecte (MPP);managementul prin produs (MPPr);managementul prin bugete (MPB);managementul prin excepii (MPE);managementul participativ (MP).

Instrumentele de managementManagementul prin obiectivecel mai frecvent folositconceput n SUA n perioada postbelic

Sistemul MPO este bazat pe determinarea riguroas a obiectivelor pn la nivelul executanilor care particip nemijlocit la stabilirea lor i pe corelarea strns a recompenselor i sanciunilor cu nivelul realizrii obiectivelor prestabilite.

Instrumentele de managementCaracteristici eseniale:

necesit existena unui sistem de obiective;presupune participarea ntregului personal la stabilirea acestor obiective;presupune individualizarea bugetelor de cheltuieli pe centre de gestiune (subdiviziuni organizatorice);exist un sistem de control continuu bazat pe metoda abaterilor semnificative;presupune corelarea strns a recompenselor i sanciunilor materiale i morale cu rezultatele efectiv obinute;de regul se produc mutaii n mentalitatea personalului n sensul creterii interesului pentru obiectivele firmei.

Instrumentele de managementComponentele MPO sunt:sistemul de obiective care cuprinde obiectivele fundamentale, derivate 1, derivate 2, specifice i individuale;programele de aciuni care se realizeaz pentru fiecare subdiviziune organizatoric i care cuprind resursele umane, resursele materiale i financiare necesare realizrii obiectivelor;calendarele de termene (data la care un anumit obiectiv trebuie realizat);

Instrumentele de managementbugetele de venituri i cheltuieli a fiecrei subdiviziuni organizatorice;repertoarele de metode prin care se realizeaz funciile managementului;instruciunile de respectat pentru implementarea celorlalte elemente.

Instrumentele de managementEtapele implementrii MPO:stabilirea obiectivelor fundamentale;stabilirea obiectivelor derivate, specifice i individuale;eleborarea celorlalte componente ale MPO (programe de aciuni, calendare, bugete, instruciuni);

Instrumentele de managementadaptarea corespunztoare a subsistemelor decizional-structural i informaional la cerinele realizrii obiectivelor;controlul realizrii obiectivelor (pe baza abaterilor semnificative);evaluarea realizrii obiectivelor i recompensarea personalului.

Instrumentele de managementAvantajele folosirii MPO sunt:creterea realismului obiectivelor firmei i ale componentelor saleamplificarea motivrii personaluluicrearea unui climat de creativitatediminuarea sarcinilor de control a managerilor

Instrumentele de managementcreterea responsabilitii ndeplinirii obiectivelorcorelarea salarizrii cu rezultatele obinutesporirea eficienei firmei

Limita folosirii MPO consta n dificultatea modificrii mentalitii i comportamentului personalului

Instrumentele de management2. Managementul prin proiecte Proiectul reprezint un ansamblu de procese de munc cu caracter inovaional a crui realizare urmrete ndeplinirea unei misiuni complexe.

Managementul prin proiecte este un sistem de management cu o durat de aciune limitat, conceput pentru soluionarea unor probleme complexe, precis definite, cu un puternic caracter inovaional care implic aportul mai multor specialiti din subdiviziuni organizatorice diferite integrai temporar ntr-o reea organizatoric autonom.

Instrumentele de managementCaracteristicile eseniale ale unui proiect sunt:rezultatul final al unui proiect este o unitate sau un numr mic de uniti spre deosebire de producia de mas sau serie;n general exist doar un cumprtor sau un beneficiar final;realizarea proiectului implic aportul unui numr mare de specialiti care-i desfoar activitatea n mai multe compartimente;

Instrumentele de managementdurata de desfurare sau de realizare este redus;sunt necesare materiale i produse diversificate;deoarece implic resurse materiale, umane i financiare importante este necesar stabilirea detaliat a operaiunilor i termenelor de executare;proiectul se realizeaz prin construirea unor forme organizatorice temporare care funcioneaz paralel cu structura organizatoric de baz a organizaiei.

Instrumentele de managementForme:management pe baz de proiect cu responsabilitate individual. management pe baz de proiect cu stat major. management pe baz de proiect mixt

Instrumentele de managementmanagement pe baz de proiect cu responsabilitate individual.

Caracteristica esenial : ntreaga responsabilitate pentru derularea proiectului este atribuit unei singure persoane care asigur munca de coordonare necesar realizrii acestui proiect. Avantaje:reduce la minim cheltuielile cu personalul;folosete experiena specialitilor firmei.

Dezavantaje:personalul nu este ntotdeauna cel mai potrivit pentru acea activitate;personalul implicat nu este degrevat, de regul, de ndeplinirea sarcinilor postului pe care-l ocup.

Instrumentele de managementmanagement pe baz de proiect cu stat major.Caracteristica principal : realizarea proiectului este asigurat de managerul de proiect n colaborare cu un colectiv care se ocup n exclusivitate de aceast problem.Avantaje:pot exista specialiti din afara firmei;presupune o abordare riguroas;personalul are o sensibilitate mai ridicat pentru inovaie.

Instrumentele de managementEtapele de implementare a MPP:definirea general a proiectului;desemnarea managerului proiectului;definirea organizatoric a proiectului;pregtirea climatului pentru implementarea MPP;implementarea MPP;stabilirea modalitilor de control i a termenelor;evaluarea periodic a stadiului realizrii proiectului;

Instrumentele de managementAvantajele MPP:soluioneaz adecvat problemele complexe, inovaionale;faciliteaz schimbul de experien ntre subdiviziunile organizatorice ale firmei;formeaz cadrul pentru descoperirea i formarea de manageri dinamici, competeni.

Dezavantajele MPP:dificultatea armonizrii reelei organizatorice a proiectului cu structura organizatoric a firmei;creterea potenial a conflictelor n firm;dificultatea gsirii de manageri de proiect buni.

Instrumentele de management3) Managementul pe produseste rezultatul accelerrii nnoirii produselor sub impactul progresului tehnic.are un caracter temporar.

MPPr este un sistem de management caracterizat prin atribuirea sarcinilor, competenelor i responsabilitilor privind fabricarea i vnzarea unui produs sau grupe de produse unui manager care se ocup n exclusivitate de acesta.

Instrumentele de managementEtapele de implementare :stabilirea produsului sau grupei de produse care formeaz obiectul managementului de produs;desemnarea persoanei care asigur managementul sistemului respectiv;elaborarea de ctre fiecare manager de produs de variante de strategii privind fabricarea i comercializarea produsului sau grupei respective de produse;efectuarea de ctre managerul de produs a modificrilor de ordin structural organizatoric, decizional i metodologic n compartimentele implicate;evaluarea periodic a fabricaiei i comercializrii produsului sau produselor.

Instrumentele de managementAvantaje:crete gradul de raionalitate a organizrii i desfurrii fabricaiei;accentuarea laturii previzionale a managementului;comercializarea acestor produse d rezultate economice superioare;adaptarea ofertei de produse la cerinele pieei determin sporirea vnzrilor i a profitului;crete disciplina i responsabilitatea persona-lului.

Instrumentele de managementLimitele MPPr :dificultatea asigurrii unei autonomii a MPPr;desincronizri ntre MPPr i sistemul de management al firmei;posibile conflicte ntre cadrele de conducere implicate.

Instrumentele de managementManagementul prin bugete Bugetul este un instrument managerial care asigur n expresie financiar dimensionarea obiectivelor, veniturilor, cheltuielilor i rezultatelor pe centre de gestiune i pe ntreaga firm.

Instrumentele de managementPremise pentru aplicarea acestui sistem de management :stabilirea de obiective financiare pentru fiecare centru de gestiune;proiectarea unor structuri organizatorice adecvate astfel nct s se stabileasc clar atribuiile, responsabilitile i competenele;divizarea firmei pe centre de gestiune cu bugete proprii;participarea personalului la dimensionarea bugetelor;proiectarea unui sistem informaional care s asigure determinarea operativ a abaterilor de la previziuni;adaptarea sistemului de eviden i contabil la cerinele impuse de determinarea costurilor efective.

Instrumentele de managementEtapele de implementare:delimitarea i dimensionarea centrelor de gestiune;elaborarea i fundamentarea bugetelor;lansarea bugetelor pe centre de gestiune;execuia bugetar, nregistrarea i transmiterea abaterilor (de la bugetul iniial);decontarea produciei i analiza abaterilor, calculul costului efectiv al produciei i produselor;evaluarea activitii centrelor de gestiune.

Instrumentele de managementAvantaje:disciplinarea economic a centrelor de gestiune;evidenierea clar i corect a contribuiei fiecrui centru de gestiune la realizarea obiectivelor fundamentale;climat motivaional.

Limite:efort uman pentru dimensionarea, fundamentarea, lansarea i urmrirea execuiei bugetelor;dificulti n adaptarea sistemului informaional.

Integrarea MPB se realizeaz cel mai eficace n sistemul managerial prin obiective.

Instrumentele de management5) Managementul prin excepii Sistem de management bazat pe vehicularea ascendent a informaiilor care reflect abateri de la limitele de toleran stabilite i pe concentrarea celor mai buni manageri n zonele decizionale i operaionale cheie.

Instrumentele de managementCaracteristicile eseniale :fluxurile informaionale ascendente cuprind informaii ce reflect abateri de la programe, planuri i norme;aceste informaii sunt reinute la primul nivel de competen;competenele decizionale sunt precis delimitate;

Instrumentele de managementn zonele cheie ale firmei se culeg i se transmit un volum sporit de informaii;sistemul informaional se concentreaz mai ales pe obiectivele prioritare ale firmei;distribuirea personalului n firm are n vedere plasarea celor mai competeni manageri i executani n punctele cheie ale firmei.

Instrumentele de managementEtapele de implementare:previzionarea obiectivelor i stabilirea normelor ce concur la desfurarea activitilor firmei;stabilirea toleranelor permise fa de valorile previzionate;aplicarea propriu-zis a MPE-ului respectiv compararea realizrilor cu previziunile, comunicarea lor ctre decideni;luarea deciziilor pentru nlturarea abaterilor sau corectarea lor.

Instrumentele de managementAvantaje:economisirea timpului managerilor;determin o ieftinire a funcionrii aparatului managerial;simplificarea sistemului informaional.

Dezavantaje: riscul netransmiterii abaterilor semnificativeuzura morala a toleranelor stabilite.

Acest sistem de management se utilizeaz combinat cu alte sisteme de management, cel mai adesea cu MPO.

Instrumentele de managementManagementul participativ Exercitarea procesului de management prin implicarea unui numr sporit de manageri, executani i proprietari folosind organismele participative instituionalizate Trsturi principale:implic organismele participative (AGA, CA, comitetul de direcie) n adoptarea celor mai importante decizii pentru firm;implic toi componenii firmei prin condiiile organizatorice din firm la derularea proceselor decizionale;amplific accesul salariailor la fondul de informaii al firmei;amplific i intensific relaiile interpersonale;

Instrumentele de management MP presupune un ansamblu de fundamente prin care se operaionalizeaz:

fundamentul organizatoric asigurat prin organismele participative de management (legea 31/1990, legea 15/1990, statute, contracte de societate);fundamentul decizional presupune participarea membrilor firmei, indiferent de nivelul ierarhic, la derularea proceselor decizionale;fundamentul motivaional bazat pe ntreptrunderea intereselor societii, firmei, membrilor firmei i stakeholderilor;fundamentul economic se bazeaz pe autonomia decizional i operaional a firmei;fundamentul moral-spiritual se bazeaz pe mentalitatea pe care personalul firmei o are fa de obiectivele firmei i realizarea acestora.

Instrumentele de managementAvantajele managementului participativ:creterea nivelului de informare a proprietarilor i salariailor;creterea gradului de fundamentare a deciziilor;amplificarea participrii stakeholderilor la stabilirea i realizarea obiectivelor firmei;folosirea optim a potenialului profesional i managerial al personalului firmei.

Instrumentele de managementPrincipalele limite sunt:timp destinat consultrii subordonailor i participrii la edinele organismelor participative;scderea operativitii n soluionarea unor probleme;creterea unor cheltuieli ocazionate de pregtirea i desfurarea edinelor organismelor participative.

Instrumentele de managementTehnici specifice de management:Metoda diagnosticrii edina Delegarea Tabloul de bord Metode de stimulare a creativitii personaluluiBrainstorming,Sinectica,matricea descoperirilor,metoda Delbecq,metoda DELPHI)

Instrumentele de managementMetoda diagnosticrii :identificarea punctelor forte i a punctelor slabe ale domeniului analizat cu evidenierea cauzelor care le genereaz i se finalizeaz n recomandri cu caracter corectiv sau de dezvoltare. Caracteristici principale:se bazeaz pe analiza cauz-efect;are caracter participativ;se finalizeaz prin recomandri.

Instrumentele de managementClasificarea diagnosticelor:a.dup sfera de cuprindere :generale :se refer la ansamblul activitii unei firme;specializate : privesc un compartiment, o activitate sau chiar o problem din cadrul firmei;

b.dup fazele componente:monofazice : includ diagnostice specializate i se refer la o singur faz, activitate sau problem;plurifazice (n cascad) : presupun analiza mai multor activiti.

Instrumentele de managementEtapele metodei diagnosticrii sunt:stabilirea domeniului de investigat cu evitarea supradimensionrii sau subdimensionrii acestuia;documentarea preliminar (culegerea de informaii cu caracter economic, tehnic, uman din domeniul investigat);stabilirea principalelor puncte slabe i a cauzelor care le genereaz;stabilirea principalelor puncte forte i a cauzelor care le genereaz;formularea recomandrilor :soluii bazate pe eliminarea cauzelor care genereaz puncte slabe i intensificarea cauzelor care genereaz puncte forte.

Instrumentele de managementAvantaje ale folosirii metodei diagnosticrii :asigur baza elaborrii i aplicrii programelor de dezvoltare ale firmeiprentmpin apariia unor disfuncionaliti prin identificarea cauzelor care le genereaz ntr-o faz incipientamplific potenialul firmei prin amplificarea cauzelor care genereaz puncte forteasigur baza informaional pentru adoptarea deciziilor.

Instrumentele de management2. edina :reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp sub coordonarea unui manager n vederea soluionrii n comun a unor sarcini cu caracter informaional sau decizional.

Instrumentele de managementTipuri de sedine:de informare : transmiterea de informaii managerului sau colaboratorilor i se desfoar periodic sau ad-hoc;decizionale : adoptarea unor decizii;de armonizare : punerea de acord a aciunii managerilor i a oamenilor din compartimente situate pe acelai nivel ierarhic sau pe niveluri apropiate;de explorare : axate pe investigarea viitorului firmei;eterogene : ntrunesc caracteristicile a cel puin dou din edinele menionate mai sus.

Instrumentele de managementEtapele sedintei:pregtirea deschiderea desfurarea finalizarea

Instrumentele de management1.Pregtirea edinei :stabilirea unei ordini de zi judicioase (pentru probleme curente un punct pe ordinea de zi iar pentru organele participative 3-4 puncte pe ordinea de zi);formularea cu claritate a problemelor nscrise pe ordinea de zi;desemnarea persoanelor care vor ntocmi materialele necesare edinei;stabilirea persoanelor care vor fi invitate la edin;

Instrumentele de managementurmrirea ca materialele elaborate s fie ct mai scurte i s intre n posesia participanilor la edin cu 1-2 zile nainte;consultarea persoanelor implicate n edin asupra datei ntlnirii sau anunarea lor din timp;pstrarea datei i orei edinelor periodice (sptmnale, decadale, lunare);stabilirea locului de desfurare a edinei i a ambianei create s fie funcie de obiectivele urmrite;desemnarea persoanei care se ocup cu redactarea discuiilor sau ntocmirea proceselor verbale;

Instrumentele de management2.Deschiderea edinei :se face de regul de cel care a convocat edina cu anunarea ordinii de zi ce urmeaz a fi dezbtute;formularea clar a obiectivelor edinei;prezentarea ideilor la modul pozitiv;folosirea unui limbaj elegant;limitarea timpului pentru expunerea introductiv la 1-2 minute;stabilirea n comun cu participanii a duratei lurilor de cuvnt i a duratei totale a edinei.

Instrumentele de management3.Derularea edinei :sublinierea noutilor aduse de vorbitori pentru a stimula participarea activ a celor prezeni;evitarea momentelor de tensiune prin calmarea cu diplomaie a celor mai nfierbntai;intervenia prompt pentru stoparea divagaiilor de la subiect;imprimarea unui ritm care s asigure ncadrarea n durata stabilit.

Instrumentele de management4.Inchiderea edinei :limitarea edinei la 1-1,5 ore;conductorul edinei s se refere n expunerea final la principalele decizii, acorduri, puncte de vedere exprimate;concluziile s fie transmise n scris participanilor a doua zi.

Instrumentele de managementAvantaje:informarea personalului;fundamentarea temeinic a deciziilor;dezvoltarea coeziunii n compartimente;schimbul de experien ntre salariai.

Dezavantaje:consum mare de timp;reducerea operativitii soluionrii unor probleme;scderea responsabilitii unor manageri.

Instrumentele de management3.Delegarea atribuirea temporar de ctre un manager a uneia din sarcinile sale de serviciu unui subordonat, nsoit i de competena i responsabilitatea corespunztoare.

Instrumentele de managementElementele componente ale delegrii sunt:nsrcinarea: atribuirea unui subordonat de ctre un manager a efecturii unei sarcini care i revine de drept prin organizarea formal;atribuirea competenei formale: asigur subordonatului libertatea decizional i de aciune necesar realizrii sarcinii respective;ncredinarea responsabilitii: noul executant este obligat s execute sarcina respectiv n funcie de rezultate fiind sancionat sau recompensat.

Instrumentele de managementProblema cheie : soluionarea corespunztoare a dilemei ncredere control.Axioma : ncredere+control=constant orice amplificare a controlului exercitat de ef diminueaz ncrederea simit de subordonat.

control + x = ncredere xorice sporire a ncrederii efului n subordonat este nsoit de o diminuare a controlului.

ncredere + x = control x

Instrumentele de managementReguli n delegare :s nu se delege realizarea de sarcini de importan major (care privesc obiective strategice);precizarea clar, n scris, a sarcinilor, competenelor i responsabilitiilor delegate;crearea unei ambiane favorabile delegrii (a unui climat de ncredere);definirea riguroas a rezultatelor care se ateapt i a criteriilor de evaluare;verificarea rezultatelor obinute.

Instrumentele de managementEtapele delegrii :1. gruparea sarcinilor aferente acelui post de conducere n trei categorii: sarcini posibil a fi delegate;sarcini probabil a fi delegate;sarcini imposibil a fi delegate;

2. solicitarea aprobrii delegrii sarcinilor posibil a fi delegate;3. delegarea (transmiterea) propriu-zis a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor delegate persoanei selecionate n acest scop;4. evaluarea rezultatelor delegrii.

Instrumentele de managementAvantaje:folosirea mai raional a capacitii managerilor prin degrevarea de soluionarea unor probleme mai puin importante;condiii mai bune pentru dezvoltarea profesional a subordonailor;valorificarea superioar a potenialului managerilor i executanilor;climatul de munc favorizeaz iniiativa.

Dezavantaje:diminuarea responsabilitii n munc a persoanelor implicate;neexecutarea ntocmai a sarcinilor.

Instrumentele de management4.Tabloul de bord este un ansamblu de informaii curente prezentate ntr-o form sinoptic, prestabilit, referitoare la principalele rezultate ale activitii firmei i la factorii principali care condiioneaz derularea ei eficient.Restrnse : informaii foarte puine, care presupun un volum mic de munc;Complexe : informaii multiple din domeniul analizat cu un volum mai mare de munc i destinat unei informri mai ample.

Instrumentele de managementCerine minime ale tabloului de bord :Consisten - informaii relevante pentru decident;Rigurozitate - informaii riguroase, sintetice;Accesibilitate - s poat fi neles i utilizat operativ;Adaptabilitate sau posibilitatea modificrii ori de cte ori intervin schimbri n activitatea firmei;Echilibru - s conin informaii despre fenomenele i procesele din firm n proporie comparabil cu gradul de regsire a acestora n viaa firmei;Economicos - costurile necesare realizrii tabloului de bord trebuie s fie rezonabile;Agregarea - cuprinderea unor informaii cu grad diferit de sintetizare funcie de nivelul ierarhic pentru care se ntocmete;Expresivitatea - prezentarea informaiilor prin forme vizuale expresive i sugestive.

Instrumentele de managementAvantaje:fundamentarea deciziilor adoptate pe baza unor informaii operative;utilizarea raional a timpului de lucru al decidenilor prin orientarea acestora ctre problemele cheie sesizate de tabloul de bord;sporirea responsabilitii managerilor;abordarea informaiilor referitoare la activitatea de management ntr-o viziune sistemic;aprecierea corect a contribuiei fiecrui colectiv la obinerea rezultatelor firmei pe baza informaiilor furnizate de tabloul de bord.

Dezavantaje:informaii repetate;volum mare de munc;cost ridicat pentru elaborarea acestuia.

Instrumentele de management5. Metode de stimulare a creativitii personalului a.Brainstorming (asaltul de idei) Se deruleaz ntr-un grup restrns de persoane (5-12), sub conducerea unui coordonator timp de 15-45 minute. Este recomandat ca grupul s fie format din persoane cu pregtire i ocupaii eterogene.

Instrumentele de managementReguli de desfurare :determinarea cu precizie a problemei care va fi discutat;asigurarea unui cadru propice pentru reuniune;selecionarea cu grij a participanilor;expunerea clar i precis a problemei pentru care se caut soluii;admiterea i solicitarea de idei ct mai neconvenionale, ndrznee, trznite;neadmiterea de critici asupra ideilor enunate;evitarea devierii de la subiect;evitarea deranjrii participanilor cu alte probleme;programarea reuniunii cnd participanii sunt odihnii;nregistrarea exact i complet a discuiilor;evaluarea i selecionarea ideilor, dup reuniune, cu ajutorul managerilor i specialitilor la care se refer problema.

Instrumentele de managementAvantaje:obinerea de idei noi;costuri reduse;posibilitatea aplicrii n toate componentele managementului.

Limita utilizrii metodei const n dependena puternic a rezultatelor de calitatea coordonatorului.

Instrumentele de managementb.SINECTICA ( William Gordon )

Postulate:creatorii trec prin mai multe faze, stri critice, cu funcii i contribuii diferite n generarea i concretizarea noului;cunoaterea fazelor i folosirea lor determin amplificarea capacitii creatoare a oamenilor;aceleai legi acioneaz n creaia individual i colectiv;ntre creaia din diferite domenii nu exist diferene fundamentale;n procesul creativ sunt mai importante aspectele emoionale i iraionale dect cele intelectuale i raionale.

Instrumentele de managementFolosirea sinteticii se face ntr-un grup format din 5-8 persoane cu pregtire divers majoritatea fiind nespecialiti.Sinectica se bazeaz pe simularea proceselor creative spontane prin acordarea de importan strilor psihologice n special sentimentului de bucurie pe care-l genereaz gsirea unei soluii noi. Pentru obinerea unor rezultate superioare se apeleaz la psihologi. Metoda este utilizat cu rezultate bune n firmele nord-americane.

Instrumentele de managementc.matricea descoperirilor Se prezint sub forma unui tabel cu intrare dubl n care factorii care se confrunt se plaseaz pe vertical i pe orizontal pentru a se realiza toate combinaiile posibile de cte dou elemente;

Instrumentele de managementd.Metoda Delbecq se bazeaz pe obinerea de idei noi prin maximizarea participrii membrilor grupului respectnd dou reguli:orice faz a muncii n grup este precedat de o faz individual n scrisn cursul fazei muncii n grup interveniile orale sunt limitate n timp fiind efectuate de fiecare participant

Instrumentele de managemente. Metoda DELPHI este utilizat pentru decizii strategice i se bazeaz pe principiul gndirii intuitive prin parcurgerea a trei etape:pregtirea i lansarea anchetei prin stabilirea coordonatorului, a grupului de specialiti anchetai i redactarea chestionarului;efectuarea anchetei prin completarea chestionarului de ctre specialiti, restituirea acestora i reformularea chestionarului pe baza sugestiilor specialitilor;prelucrarea datelor obinute i valorificarea lor n procesul decizional.