TUTORIAL DE ACCES

SANTIAGO CHICA OSORIO

Asesor: Dilly Dagnis Montes

EnvigadoCefit

Centro de Formación Integral para el Trabajo

Técnica de Sistemas08 de septiembre

2016

1

INTRODUCCION

Las bases de datos se ingeniaron gracias a la necesidad de las grandes empresas de almacenar ingentes cantidades de información de una forma rápida, sencilla y fiable, y que a su vez pudieran acceder a ella en cualquier momento sin necesidad de desplazarse a salas dedicadas a archivar documentación, como hasta hace poco se venia haciendo.

Cuando comenzó el despegue de los programas informáticos se empezaron a almacenar datos en los archivos de los programas, lo cual era más cómodo pero aun así tenían grandes dificultades a la hora de querer modificar registros, estructuras o simplemente buscar información.

A finales de los años sesenta nacen las bases de datos. En estas bases de datos se guardan los datos utilizados por los usuarios, empresas, etc. Y los programas que los utilizan no se tienen que preocupar de su mantenimiento ni almacenaje por lo que un cambio en la base de datos no tiene porque afectar en principio a los programas que la utilizan.

Como definición de base de datos entendemos que se trata de un conjunto de datos interrelacionados y almacenados sin redundancias innecesarias, los cuales sirven a las aplicaciones sin estar relacionados de una manera directa entre ellos.

Una base de datos puede ser utilizada por varias aplicaciones y usuarios. Toda base de datos debe permitir insertar, modificar y borrar datos por lo que en las bases de datos se guarda información de dos tipos: Los datos de usuarios (datos usados por las aplicaciones)Los datos de sistema (datos que la base de datos utiliza para su gestión. Ej. Datos de los usuarios que tienen acceso a la base de datos)

2

CONTENIDO

1. TEORIA.....................................................................................................................................4

2. TABLAS...................................................................................................................................7

2.1 Campos............................................................................................................................8

2.2 Registros.........................................................................................................................8

2.3 Llave Primaria.................................................................................................................8

2.4 Llave Foránea.................................................................................................................9

3 FORMULARIOS....................................................................................................................11

3.2 Formularios con asistente.........................................................................................12

3.3 Botones de Comando.................................................................................................13

3.4 Herramientas de Diseño............................................................................................13

4 PANEL DE CONTROL ANIDADO......................................................................................15

5 INFORMES.............................................................................................................................18

5.1 Informes.........................................................................................................................18

5.2 Asistente para informes.............................................................................................19

6. CONSULTAS.........................................................................................................................20

6.1 Asistente para Consultas..........................................................................................20

6.2 Consultas con Parámetros........................................................................................21

7. CONCLUSIONES..................................................................................................................24

8. CIBERGRAFIA......................................................................................................................25

3

1. TEORIA

Durante nuestra sesión inicial aprendimos sobre los usos que se dan a las bases de datos en distintas empresas. Aunque parezca increíble, hoy en día es imposible encontrar a una pequeña, mediana o gran empresa que no cuente con al menos una base de datos -sin importar su formato- que les apoye en algún proceso de negocio como repositorio de datos.

Como bien sabes, las bases de datos están dentro de los sistemas de información y comunicación que se emplean de manera cotidiana. Cohen y Asín (2000) afirma que las empresas han cambiado la forma de operar debido al uso efectivo de los sistemas de información, ya que les ha permitido automatizar la operación, y por si fuera poco, los sistemas de información valga la redundancia, les proporciona información más que valiosa para la toma de decisiones, lo que sin duda les provee de una ventaja competitiva.

Estoy casi seguro que Herman Hollerith no imaginaba hasta donde llevaría el procesamiento automático de la información cuando creo la máquina tabuladora.

Las bases de datos proveen de varias ventajas a las empresas, entre las más importantes se encuentran la globalización de la información, la compartición de información entre los distintos niveles de la organización (Cohen & Asín, 2000).

Por ejemplo, analicemos cómo funciona la base de datos en un proceso de inventarios de una determinada empresa y veremos su impacto en la organización.

Caso: Administración de inventarios

La empresa X cuenta con una bodega donde almacenan todos los artículos que manejan, así que básicamente guardan datos sobre existencias. Los datos que requieren mantener son: el código con el que identifican el artículo y su nombre, la cantidad que tienen disponible y su precio unitario, así como el proveedor que les proporciona dicho artículo.

4

Existen varias maneras que aumente su existencia un determinado artículo, tal cual sería el caso del ingreso de mercancía por el concepto de compras esto quiere decir que previamente se realizó una solicitud de compra. Otra manera en cómo puede incrementar el inventario es recibiendo un traspaso desde otra bodega. Un traspaso significa que la mercancía que se encontraba en una bodega en determinada ubicación pasa a reubicarse en una nueva bodega.

Un concepto importante dentro del traspaso de mercancía entre bodegas es el de transito de la mercancía, esto se refiere al tiempo que tarda la mercancía entre que salió de una bodega y llego a la otra bodega. Si analizas bien este concepto te percataras que en la base de datos se registra una disminución en el inventario de la bodega que envío la mercancía sin que esto signifique un aumento en el inventario de la mercancía de la bodega que la recibirá. Así que la base de datos también deberá almacenar datos referentes a la mercancía en tránsito enviada y por recibir. Aumentado el transito cada vez que se envía la mercancía y disminuyendo el transito cuando se recibe, lo que invariablemente repercutirá en el aumento del inventario de la bodega receptora. Una segunda forma de disminuir el inventario es cuando se vende la mercancía de una de las bodegas.

Ya una vez explicado de manera breve cómo se comportan los inventarios, es importante que tengas presente que de los datos almacenados por cada uno de los movimientos en la base de datos se podrán emitir reportes tales como Existencia actual y valor de inventario o un reporte sobre la rotación del inventario.

Si acaso te preguntas el qué tiene que ver el proceso de inventarios con la base de datos, déjame decirte que para toda empresa que maneje inventarios es importante registrar a detalle cada uno de los movimientos que sean efectuados con el inventario, ya que, en conjunto con una aplicación de base de datos, la empresa puede administrar su inventario de una manera más eficiente.

Si te interesa conocer más a fondo sobre el tema de inventarios te invito a leer el libro Fundamentos de Administración de Inventarios de Max Müller el cual puedes encontrarlo en Google Books.

5

Conclusión

Las bases de datos nos permiten registrar datos sobre cualquier proceso de la empresa, tal cual vimos en nuestro ejemplo de inventarios, aunque también aplica para los procesos de contabilidad, compras, punto de ventas o producción. Y a partir de los datos registrados nos permite emitir reportes que nos servirán para tomar decisiones.

Fuentes de consulta

Cohen, D., & Asín, E. (2000). Sistemas de Información Para los Negocios: Un enfoque de toma de decisiones (3ra. ed.). México: McGraw-Hill.

6

2. TABLAS

Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina normalmente una columna o un atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

Tabla de clientes en Access que muestra el diseño de los registros y los campos

1. Un registro

2. Un campo

3. Un valor de campo

Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener muchos campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

7

2.1 Campos

Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

2.2 Registros

Cada fila de una tabla representa un registro que reúne la información de un elemento es decir que es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha de datos relacionados

2.3 Llave Primaria

Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas de modo que cada tabla se corresponda a un tema, como por ejemplo Clientes o Pedidos. Esto ayuda a evitar datos redundantes y contradictorios.

Por ejemplo, cada cliente puede tener muchos pedidos. En lugar de almacenar la dirección del cliente en cada registro de la tabla Pedidos, esa información se almacena una sola vez en un registro de la tabla Clientes. Para combinar la información del cliente con el resto de la información sobre el pedido, puede crear una relación entre las dos tablas, mediante el uso de campos de clave.

Claves principalesUna tabla solo puede tener una clave principal. Una clave principal es un campo o un conjunto de campos que:

*Tiene un valor único para cada registro

*Está indexada

*Identifica el registro

8

2.4 Llave Foránea

Llave Foránea o Clave externa en una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

9

10

Clic en Crear y posteriormente en Tabla

Tabla Creada

Aquí quedaría el Registro

Clic en Vista de Hoja de Datos

3 FORMULARIOS

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access. En este artículo se indican algunos de ellos.

3.1 Formularios

11

3.2 Formularios con asistente

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el formulario, puede usar el Asistente para formularios. El asistente también permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.

En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en la opción Más formularios y, a continuación, haga clic en Asistente para formularios.

Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.

12

3.3 Botones de Comando

Un botón de comando se usa en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de comando realice una acción, se escribe una macro o un procedimiento de evento que se asocia a la propiedad Al hacer clic del botón de comando. Asimismo, se puede incrustar una macro directamente en la propiedad Al hacer clic del botón de comando. De este modo, se puede copiar el botón a otros formularios sin que se pierda la funcionalidad del botón.

3.4 Herramientas de Diseño

En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño (la que estamos describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.

13

Clic aquí para crear Botón

Además, disponemos de la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseño, pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.

También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico, que ya hemos comentado.

En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al formulario. Lo veremos más adelante.

En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. También encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de página.

En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón Botón Página de código.

Con el botón Botón hoja de propiedades hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Puedes ver cómo funciona la hoja de propiedades en el siguiente básico Básico. Si lo que quieres es profundizar en las propiedades del formulario haz clic aquí Avanzado.

Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botón botón ayuda para acceder a la ayuda de Access.

14

4 PANEL DE CONTROL ANIDADO

Si tenemos una base de datos de Access que va a ser utilizada por usuarios, nos será realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que permita al usuario manejar la aplicación de forma sencilla.

Lo más cómodo para que el usuario maneje la base de datos con facilidad es ir crear formularios para las acciones más habituales, como introducción de registros en las tablas, búsqueda de información, creación de informes y etiquetas, etc. Una vez creados estos formularios creamos un panel de control que enlace con los formularios que va a utilizar el usuario. Estos formularios pueden ser a su vez, paneles de control secundarios.

El panel de control principal permitirá la entrada a los demás formularios.

Access dispone de un asistente para crear el Panel de Control, en el menú Herramientas – Utilidades de la base de datos – Administrador del panel de control.

Si aún no hemos creado ningún panel de control aparece un cuadro de diálogo, preguntándonos si queremos crearlo en este momento. Contestamos Sí.

Crear un panel de control para una base de datos de Access:

15

Pulsamos en el botón Nueva para ir agregando cada una de las páginas (formularios, en nuestro ejemplo) a los que queremos acceder mediante el panel de control.

Así, vamos agregando uno a uno los enlaces que va a tener nuestro panel de control principal.

En nuestro ejemplo hemos añadido enlaces a los formularios Búsqueda, Entrada de datos, Etiquetas e Informes.

Una vez creados los enlaces, seleccionamos el primero (búsqueda) y pulsamos en Modificar para enlazarlo realmente con el formulario Búsqueda, que permite al usuario buscar registros. En Comando seleccionamos Abrir el formulario en modo Edición y seleccionamos el formulario Búsqueda. Pulsamos Aceptar para finalizar.

16

De esta forma vamos seleccionando cada uno de los enlaces y los vamos asociando al formulario indicado en cada caso, mediante la opción comando y formulario.

El resultado de nuestro ejemplo será un panel de control con la siguiente apariencia:

17

5 INFORMES

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

5.1 Informes

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos.

18

5.2 Asistente para informes

19

Clic en Crear Crear Informe

Informe Creado

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño.

20

6. CONSULTAS

6.1 Asistente para Consultas

El Asistente para consultas le ayuda a crear una consulta de base de datos. Más tarde se puede llamar a la consulta guardada, desde la interfaz gráfica de usuario o utilizando el comando SQL creado automáticamente.

21

Clic en Asistente para Informes

6.2 Consultas con Parámetros

Para que una consulta en las bases de datos de escritorio de Access pida criterios cuando la inicie, cree una consulta de parámetros. Esto le permite usar la misma consulta una y otra vez sin tener que abrirla constantemente en vista Diseño para cambiar los criterios.

Antes de empezar el proceso paso a paso que aparece más abajo, resulta útil entender estos términos:

Parámetro Un parámetro es una información que se proporciona a una consulta cuando esta se inicia. Se puede usar solo o como parte de una expresión mayor

22

para formar un criterio en la consulta. Puede agregar parámetros a cualquiera de los siguientes tipos de consulta:

Selección

Tabla de referencias cruzadas

Anexar

Creación de tabla

Actualización

Criterios Los criterios son los "filtros" que se agregan a una consulta para especificar qué elementos se devolverán cuando se inicie la consulta.

Para más información sobre los tipos de consultas mencionados arriba, consulte Introducción a las consultas.

Crear un parámetro es parecido al hecho de agregar un criterio normal a una consulta:

Cree una consulta de selección y luego ábrala en la vista Diseño.

En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre corchetes el texto que desee que aparezca en el cuadro de parámetro. Por ejemplo, [Especifique la fecha de inicio:]

23

Repita el paso 2 para cada campo en el que desee agregar parámetros.

Cuando inicie la consulta, el indicador aparecerá sin los corchetes.

24

7. CONCLUSIONES

25

8. CIBERGRAFIA

https://support.office.com/es-es

http://datacentric.es/blog/index.php/importancia-bases-de-datos-2/

https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/access_2010/disenar_busquedas_o_consultas/1.do

https://es.wikipedia.org/wiki/Tabla_(base_de_datos)

http://www.frlp.utn.edu.ar/materias/info2/bases_de_datos.htm

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_11_4.htm

26