Capitolul 1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATǍ – PREZENTARE GENERALǍ

Fenomenul tehnoredactării computerizate (desktop publishing) a luat proporţii incredibile. Niciodată până acum nu a fost posibilă redactarea uşoară şi necostisitoare, fie că este vorba de o firmă sau o persoană, a unor documente, de înaltă calitate, de la rapoarte anuale până la scrisori personale

1.1. Scurtă introducereDicţionarul Explicativ al Limbii Române prezintă tehnoredactarea în forma “pregătirea

tehnică şi grafică a unui manuscris înainte de a începe operaţia de tipărire”. În acelaşi sens procesul de tehnoredactare este procesul prin care sunt aplicate o serie de operaţii de prelucrare asupra unui document primar (manuscris), în vederea obţinerii unui document care are calităţi grafice superioare, este lizibil, are un aspect plăcut şi forma lui de prezentare este adaptată la conţinut.Tehnoredactarea poate fi executată:- manual, prin mijloace mecanice de prelucrare: maşina de scris, maşini tipografice;- automat, computerizat, prin utilizarea calculatorului ca mijloc de prelucrare a conţinutului manuscrisului.Tehnoredactarea computerizată îmbracă caracteristicile specifice modului de funcţionare ale unui calculator, fiind influenţată de principiile lui de lucru. Această metodă de tehnoredactare presupune existenţa unui sistem fizic de prelucrare, calculatorul, împreună cu echipamentele periferice aferente şi a unui sistem logic de prelucrare, alcătuit din programele cu ajutorul cărora funcţionează calculatorul pentru a realiza prelucrări specifice.Software-ul, destinat operaţiunilor de tehnoredactare, este numit procesor de texte sau editor de texte. El asigură câteva funcţiuni elementare pentru prelucrarea textelor cum ar fi:- alinierea automată a textelor,- stabilirea diferitelor tipuri de caractere sau stiluri de afişare pentru textul prelucrat,- aranjarea textului în pagină, etc.Aceste funcţiuni elementare sunt completate de un set de facilităţi suplimentare, care ţin de facilităţile editoarelor sau procesoarelor de texte: combinarea textului cu imagini, stabilirea de antete şi subsoluri, editarea de tabele şi ecuaţii, etc.Procesorul de texte operează cu documente. Documentul reprezintă un ansamblu de texte, imagini, tabele, grafice şi alte elemente, aparţinând aceleiaşi lucrări (au o legătură logică între ele), procesate unitar de procesorul de texte. Documentul este echivalentul lucrării care se editează (articol, carte, revistă etc.) văzut din punctul de vedere mai tehnic al procesorului de texte.

1.2. IstoricPrimele forme ale tehnoredactării, în formă incipientă, au apărut odată cu primele documente scrise de către vechii chinezi. În această etapă, procesul de tehnoredactare nu era conştientizat, nu reprezenta o etapă distinctă, dar se poate considera că operaţiile de încadrare a textului pe suportul fizic de tipărire, de caligrafiere a caracterelor se încadrează în conceptul larg de tehnoredactare.Mai târziu, după apariţia hârtiei (China), a penelor şi peniţei, la curţile domneşti s-au dezvoltat centre de editare a diferitelor documente oficiale, ca scrisori domneşti, letopiseţe şi diferite lucrări religioase. Pe măsura răspândirii tehnicii scrisului printre clasele înalte ale societăţii, editarea documentelor a coborât de la rangul domnesc la casele boiereşti, apoi la nivelul unor învăţaţi locali din regiuni, târguri, sate.

Apariţia primelor tipografii, la mijlocul secolului al XV-lea a determinat delimitarea mai exactă a procesului de tehnoredactare în cadrul editării unui document scris, pentru aceasta existând mai multe persoane specializate, cunoscătoare ale tehnicii de tipărire şi, de asemenea, cu simţ artistic deosebit. Câteva evenimente mai importante jalonează evoluţia tiparului:1798 – introducerea presei metalice,1886 – culegerea textelor trece în sarcina maşinilor,1890 – imprimarea color pe presa rotativă.Primele lucrări tipărite în tipografii au fost de natură religioasă. În ele găsim primele efecte speciale cum ar fi sublinierea cuvintelor mai importante sau scrierea lor cu altă ciloare, scoaterea în evidenţă a titlurilor, efecte grafice deosebite.Cea mai veche carte din lume a fost publicată în China în 868 de către Dand Chieh. Ziarul îşi are rădăcinile în Germania, în anul 1609 (editor necunoscut). Începând cu acest an şi până la jumătatea secolului al XVII-lea sunt semnalate primele forme ale presei scrise:1609 – Strasbourg, 1610 – Köln, 1620 – Amsterdam, 1621 – Londra, 1631 – Paris.O nouă etapă în dezvoltarea tehnicii de editare a documentelor scrise a fost iniţiată de primele maşini de scris care au determinat apariţia unor miniateliere de editare, de dimensiuni mai mici decât tipografiile, în principalele târguri şi oraşe. Avantajele acestor ateliere constau în costul scăzut al echipamentelor şi posibilitatea obţinerii pe loc a documentelor, fără a fi necesare pregătiri anterioare speciale. Dar, în timp ce tipografiile puteau efectua un număr mare de copii, pregătirea textului şi tehnoredactarea realizându-se doar o singură dată, cu ajutorul maşinilor de scris nu se poate edita decât o singură dată la un moment dat, pentru o altă copie trebuind reintrodus şi tehnoredactat din nou conţinutul documentului.Aceste tehnici de tipărire, folosind maşinile de tipografiat sau maşinile de scris, corespund celor două nivele de editare a documentelor, unul de masă presupunând tipărirea mai multor exemplare şi unul de exemplar. Fiecare din ele necesită folosirea unor tehnici de tehnoredactare specifice. Aceste tehnici se regăsesc şi în epoca modernă, în atelierele de editare, în edituri, tipografii, care şi-au dezvoltat ateliere, secţii, departamente speciale pentru tehnoredactare, pentru acestea fiind pregătite persoane speciale numite tehnoredactori.În această perioadă metodele de tehnoredactare se dezvoltă foarte mult. De la primele ziare, reviste, editate în mod periodic, în care regăsim doar tehnici elementare, se introduc treptat efectele speciale cum ar fi scrisul vertical sau oblic, îmbinarea textului cu imagini şi chiar suprapunerea acestor duoă elemente, efecte de umbrire, subliniere, diferite tipuri de caractere şi stiluri de afişare a acestora.Impactul tehnicii de calcul asupra acestei industrii a editării de publicaţii nu a fost imediat. Modul greoi de lucru cu primele sisteme de calcul, dimensiunile forte, puterea de calcul redusă şi costul lor foarte mare au fost inconveniente care nu favorizau dotarea atelierelor de tehnoredactare cu sisteme de acest tip. Abia după apariţia primelor PC-uri (în 1981 a apărut primul IBM-PC) a început informatizarea procesului de tehnoredactare în cadrul editurilor şi tipografiilor. S-au dezvoltat astfel firmele producătoare de soft specializat pentru procesarea textelor cum ar fi Microsoft, Micropro, Borland etc.Procesarea textelor s-a dezvoltat pornind de la dactilografie, folosind tehnologia calculatoarelor pentru a automatiza procedurile pentru scrierea mesajelor, scrisorilor, rapoartelor, formularelor, listelor etc. Iniţial procesoarele de texte erau orientate spre lucrul la nivel de caracter (în modul de lucru text al sistemului grafic), atât datorită rezoluţiei mai slabe a plăcii grafice cât şi datorită puterii limitate a procesorului. Acestea, deşi realizau principalele operaţii ce ţin de tehnoredactare cum ar fi alinierea şi încadrarea textului în pagină, despărţirea în silabe, alineatul, nu permiteau obţinerea unor documente cu calităţi grafice deosebite datorită limitărilor impuse de modul de lucru text al sistemului grafic (şi al imprimantei): un singur set de caractere, o

singură dimensiune de afişare a acestora, imposibilitatea scrierii între rânduri, imposibilitatea prelucrării de imagini.Treptat procesoarele de texte au evoluat incluzând noi facilităţi, de tipul: lucrul pe coloane, antete şi subsoluri, stiluri, blocuri de text, vocabular incorporat, posibilitatea realizării de index şi cuprins etc.Un pas important în dezvoltarea procesoarelor de texte a constat în trecerea acestora în modul grafic al sistemului video şi al imprimante. Lucrând acum la nivel de pixel, seturile de caractere, dimensiunile, stlurile de afişare a lor au devenit nelimitate. A crescut foarte mult şi puterea de calcul a calculatoarelor, ce pot face astfel faţă nevoilor tot mai mari de prelucrare cerute de rezoluţiile în creştere ale sistemelor grafice (CGA, EGA, VGA, SVGA). Abia la acest nivel a fost posibilă punerea la punct a unor proceduri de tehnoredactare folosind calculatorul ca mijloc de prelucrare a textelor.Apariţia tehnologiei laser de imprimare a textelor şi imaginilor pe hârtie a favorizat, de asemenea, trecerea procesoarelor de texte în modul de lucru grafic, fiind astfel pus la punct nucleul ideal pentru activitatea de tehnoredactare computerizată: un calculator cu o placă grafică cât mai performantă, dotat cu mouse şi alte echipamente ergonomice (trackball, digitizor, touchpad) având ataşată o imprimantă laser. Cu un asemenea echipament, un tehnoredactor cunoscător al modului de lucru cu un procesor de texte poate tehnoredacta orice fel de document, cărţi, ziare, reviste, scrisori, documente tip şi altele, urmând ca multiplicarea acestora într-un număr mare de copii să se facă în tipografii specializate.Procesorul de texte Xerox Ventura Publisher, al firmei Xerox a deţinut mult timp supremaţia pentru acest tip de sisteme soft, concurenţi apropiaţi fiind PageMaker, QuarkXPress, Word for Windows.Odată cu apariţia platformei grafice Windows, majoritatea firmelor producătoare de software – procesare de texte şi-au adaptat produsele la acest sistem. Windows oferă programelor aplicative facilităţi de tipul: multitasking, gestiune superioară a memoriei, interfaţă grafică superioară standardizată. Cel mai important avantaj adus de Windows procesoarelor de texte este integrarea, în strânsă legătură cu orientarea pe obiecte a aplicaţiilor. Astfel, un document complex conţinând text, imagini, tabele, poate fi editat cu uşurinţă folosindu-se pentru fiecare tip de element un program specializat: pentru tabele un program de calcul tabelar, pentru imagini şi grafice un program de grafică, pentru texte un procesor de texte.

1.3. Principii de lucru în editarea computerizatǎ a unui documentEditarea computerizată a unui document presupune alte operaţiuni faţă de editarea

manuală (prin mijloace mecanice) datorită modului specific de lucru cu calculatorul. Cel mai bun exemplu, în acest sens, este separarea operaţiei de introducere a textului de cea de tehnoredactare, în cazul editării computerizate. Aceste două operaţii, introducerea textului şi tehnoredactarea, formează una singură în cazul editării manuale a unui document, datorită imposibilităţii rearanjării textului odată introdus.Dintre avantajele tehnoredactării computerizate menţionăm: introducerea textului în memoria calculatorului se poate face şi de persoane fără pregătire specială (operatori), urmând ca doar tehnoredactarea să fie executată de un specialist în domeniu; o parte din operaţiile de rutină sunt executate automat de calculator, utilizatorul intervenind numai în situaţii de natură subiectivă, asistat de sistemul de calcul; odată editat documentul în memoria calculatorului, acesta poate fi previzualizat pe ecranul monitorului, putându-i-se aduce astfel eventuale corecţii înainte de tipărirea pe hârtie. Odată realizată forma finală a documentului se pot obţine oricâte copii ale acestuia pe hârtie, prin simple comenzi de tipărire;

pot fi obţinute documente cu calităţi superioare atât din punct de vedere tehnic, cât şi artistic. În cadrul acestora, pot fi folosite fonturi de diferite tipuri şi dimensiuni (practic nelimitate), efecte speciale cum ar fi: suprapuneri de imagini, umbrire, combinaţii de text cu imagini, afişari de texte pe diferite direcţii etc.; informaţiile pot fi găsite rapid şi uşor; economie de spaţiu; interacţiune cu alte informaţii salvate pe discul unui alt calculator sau cu alt serviciu cum ar fi transmiterea prin fax; posibilitate de acces pentru a centraliza înregistrările de la mai multe calculatoare aflate în reţea.Printre posibilele dezavantaje se pot enumera: costul substanţial al investiţiei iniţiale; necesitatea specialiazării propriului personal; pericolul criminalităţii informatice.Pentru a beneficia de avantajele tehnoredactării computerizate se impune respectarea unor reguli specifice lucrului cu calculatorul şi folosirea unor proceduri de lucru standard în editarea documentelor.Astfel, pentru obţinerea documentului final trebuie să fie definit conţinutul documentelor (textul şi eventualele imagini, tabele etc.) sub forma unui manuscris, a unui document primar sau a unei ciorne. Pe baza acestuia se stabileşte o schemă de aranjare în pagină, care poate fi materializată de tehnoredactor sub forma unei schiţe pe o pagină de hârtie, sau a unei scheme mai complexe conţinând câteva detalii de tehnoredactare, un exemplu fiind prezent în figura “Schemă de tehnoredactare”.

Această schemă nu este întotdeauna materializată pe hârtie, uneori ea fiind doar închipuită de tehnoredactor (în cazul celor cu experienţă) sau dedusă dintr-un alt document asemănător editat anterior (este cazul documentelor tip). În cazul cărţilor, care conţin în general mult text şi puţine imagini şi tabele nu este neapărat necesară o schemă de tipul celei de mai sus. În acest caz este suficientă stabilirea caracteristicilor de tehnoredactare pe o schemă care conţine principalele informaţii referitoare la tehnoredactarea respectivei cărţi. Urmează etapa de introducere a textului în memoria calculatorului. Această etapă este dependentă de modul de tehnoredactare a documentului adică de schema de tehnoredactare stabilită anterior. Chiar dacă introducerea textului este realizată de o persoană nespecializată (un operator, de exemplu) ea trebuie să urmeze indicaţiile tehnoredactorului în sarcina căruia intră preluarea unui text şi tehnoredactarea sa.Să luăm, de exemplu, un document ce conţine un tabel, organizat pe linii şi coloane. Introducerea textului care alcătuieşte tabelul trebuie să se facă într-un mod special, pentru a putea fi preluat de tehnoredactor şi organizat în formă tabelară. Operatorul poate introduce textul tabelului sub forma unei înşiruiri de paragrafe, mai întâi introducându-se textul primei linii, apoi cea de-a doua şi asa mai departe. În cadrul unei linii se va completa mai întâi conţinutul primei celule din stânga, urmând conţinutul următoarelor celule, de la stânga la dreapta, fiecare celulă formând un singur paragraf. Textul astfel introdus va putea fi preluat de tehnoredactor şi organizat tabelar. Concluzia este următoarea: introducerea textului trebuie să se facă ţinând cont de modul de aranjare în pagină a textului, de viitoarea etapă de tehnoredactare.Introducerea textului se poate realiza în două moduri:1. direct în documentul final, caz în care nu mai este necesară preluarea textului din exterior (dintr-un alt procesor de texte), tehnoredactarea realizându-se direct pe textul astfel introdus. Aceasta este cea mai frecventă situaţie şi se foloseşte în cazul atelierelor mici de

tehnoredactare, când avem la dispozitie calculatoare suficient de puternice încât să suporte procesoare de texte mai evoluate de tip Word for Windows. De asemenea, acestă tehnică este utilizată atunci când operaţia de introducere a textului şi cea de tehnoredactare se realizează pe acelaşi calculator, uneori de către aceeaşi persoană.2. folosindu-se alte editoare de texte doar pentru introducerea textului. Acestea sunt editoare mai puţin performante dar şi mai puţin pretenţioase în privinţa dotărilor hard ale calculatorului. Avantajul folosirii acestei metode constă în faptul că introducerea textului se poate face şi pe calculatoare mai puţin performante (AT-uri sau chiar XT-uri), fără a bloca astfel un calculator puternic un timp îndelungat pentru o operaţie de rutină. Metoda se foloseşte mai mult în cazul lucrului în echipă, în edituri şi ateliere mai mari de tehnoredactare, în care introducerea textului se realizează pe câteva calculatoare mai puţin performante, urmănd ca textul să fie preluat şi prelucrat pe unul sau mai multe sisteme de calcul puternice, de către persoane cu pregătire superioară.Tot în etapa de introducere a textului, trebuie încărcate în memoia calculatorului şi eventualele imagini, desene, figuri. În cazul unor desene tehnice, scheme, grafice, acestea se pot realiza direct pe calculator, folosindu-se programe speciale de grafică cum ar fi: Coreldraw, AutoCAD, PowerPoint etc. Imaginile astfel obţinute vor fi salvate din programele respective pe discul calculatorului, sub forma unor fişiere de imagini de un anumit tip, acestea urmând apoi a fi încărcate în documentul editat.În cazul picturilor, portretelor şi al altor imagini care sunt disponibile pe hârtie se foloseşte tehnica “scanării” pentru preluarea lor de pe hârtie şi introducerea automată în memoria calculatorului. Pentru aceasta se foloseşte scannerul care este asemănător unui copiator, cu deosebirea că imaginea citită de pe documentul primar nu este imprimată pe eventualele copii ci este transmisă computerului pentru prelucrare. Se obţine, în final, un fişier pe disc, corespunzător imaginii scanate, fişier ce va fi încărcat în documentul editat. Odată terminată operaţiunea de introducere, se poate trece la formatarea textului adică la operaţia de tehnoredactare. În cadrul acestei etape se aplică o serie de transformări textului deja introdus, în vederea obţinerii unui document cu calităţi superioare. De asemenea, se introduc în ext eventualele imagini obţinute anterior sub formă de fişiere pe disc, se stabilesc diferite caracteristici de ansamblu ale documentului, cum ar fi formatul paginii, marginile, modul de numerotare a paginilor şi, în general, se realizează toate operaţiile ce ţin de aranjarea textului în pagină.În această etapă se foloseşte schema de tehnoredactare stabilită anterior pe baza căreia se fac toate aranjamentele în text.Este necesar ca operaţia de tehnoredactare să fie executată de un specialist care să cunoască foarte bine procesorul de texte cu care se lucrează, să aibă cunoştinţe în domeniul editării de texte, tehnoredactării şi, de asemenea, în domeniul tehnicii de calcul. Există şi excepţii de la această regulă şi anume atunci când tehnoredactarea este executată automat de către calculator, de procesorul de texte, urmând un program conceput anterior, în cadrul unui sistem de tehnoredactare automat.Tehnoredactarea computerizată se realizează pe trei niveluri, după cum urmează:1. la primul nivel, numit “nivelul document”, se stabilesc caracteristicile globale, de ansamblu, ale documentului, cum sunt formatul paginii (A3, A4, A5, letter etc.), marginile acestuia (dreapta, stânga, sus şi jos), eventualele antete şi subsoluri de pagină la nivel de document (numerele de pagină, titlul capitolului, paragrafului, afişat pe fiecare pagină etc.);2. la următorul nivel, purtând numele de “nivelul paragraf”, se stabilesc caracteristicile fiecărui paragraf în parte. În cazul editării computerizate a unui document noţiunea de paragraf are un alt îneles faţă de cea din literatură. Aici paragraful reprezintă porţiunea de text aflată între două coduri: “Linie nouă” (new Line), între două Enter, adică la începutul unui aliniat şi până la următorul. La nivelul paragraf se stabilesc atributele paragrafelor, ca de

exemplu: tipul de caractere folosit pentru întregul paragraf, dimensiunea acestora, eventualele deplasări înspre interior sau exterior, dimensiunea şi tipul aliniatului (prima linie mai în interior sau mai în exterior), modul de aliniere a paragrafului (la stânga, la dreapta, pe centru sau la ambele margini);3. la ultimul nivel, cu numele de “nivelul caracter”, se lucrează asupra grupurilor de caractere din interiorul paragrafelor, pentru obţinerea unor efecte de tipul: scoaterea în evidenţă a unor nume proprii, cuvinte cheie, citate, prin subliniere, îngroşare, Inclinare, schimbare a dimensiunii caracterelor; introducerea unor caractere speciale de tipul săgeţi, figuri, semne speciale etc.Cele trei nivele vor fi parcurse în ordinea document-paragraf-caracter, acesta nefiind totuşi foarte riguroasă, după cum nici încadrarea operaţiilor de tehnoredactare pe fiecare nivel nu este strictă.De asemenea, delimitarea în spaţiu a celor trei nivele (adică din punctul de vedere al cantitatii de text cu care se operează) nu este strictă. Există, de exemplu, operaţii la nivel de caracter care operează cu o cantitate de text mai mare decât un paragraf.În etapa de tehnoredactare există o serie de operaţii care nu pot fi încadrate în nici unul din cele trei nivele, cum ar fi: încărcarea imaginilor, realizarea indexului, a cuprinsului etc., operaţii care se execută, în general, dar nu neapărat, după trecerea prin toate cele trei nivele.Mai sunt, de asemenea, operaţii care pot fi încadrate atât pe nivel caracter cât şi pe nivelul paragraf. Să luăm pentru exemplificare operaţia de stabilire a fontului, a stilului de afişare şi a dimensiunilor caracterelor. Aceasta se încadrează pe nivelul paragraf, atunci când se aplică asupra unuia sau mai multor paragrafe complete şi pe nivelul caracter, când se acţionează asupra unei porţiuni selectate arbitrar în cadrul textului de tehnoredactat. În ceea ce priveşte tehnoredactarea textului propriu-zis se cuvin făcute câteva observaţii. O porţiune de text se caracterizează prin: font: aceasta reprezintă un set de caractere (în general 256 la număr) cu un aspect grafic unitar. Exemple de fonturi: Arial, Helvetica, Courier New, Times New Roman etc.; stilul de afişare: fiecare font poate fi afişat pe ecran în mai multe stiluri cum ar fi normal, îngroşat (bold), înclinat (Italic), subliniat (Underline); dimensiunea caracterelor: caracterele respectivei porţiuni de text pot fi mai mari sau mai mici, în funcţie de forma documentului, de contextul în care apar (ca titlu, ca paragraf în interior), de conţinut (de exemplu unele nume proprii pot fi scrise mai mari decât restul textului). Unitatea de măsură este punctul tipografic; culoarea de afişare, folosită în cazul documentelor color, când se dispune de o imprimantă capabilă să redea culorile; unele efecte speciale cum ar fi tăierea cu o linie, scrierea ca indice superior sau inferior etc.; spaţiul dintre caractere, stabilit, în general, automat de procesorul de texte, unele dintre procesoare dând posibilitatea varierii acestor spaţii în funcţie de necesităţile utilizatorului.Un paragraf se caracterizează prin: font, stil de afişare şi dimensiune a caracterelor; aliniere, acestea putând fi la stânga, la dreapta, centrat sau la ambele margini; indentare adică deplasarea sa spre interior (indentare pozitivă) sau spre exterior (indentare negativă) faţă de marginea paginii, a coloanei, a cadrului în care este inclus textul. Această indentare poate fi la stânga sau la dreapta, în funcţie de marginea relativ la care se calculează, dreapta sau stânga; alineatul pozitiv sau negativ, acestea însemnând deplasarea primei linii a unui paragraf în interiorul, respectiv în exteriorul său;

spaţiul dintre liniile paragrafului, care permite îndesarea, respectiv rărirea, pe verticală a liniilor paragrafului (de exemplu la un rând şi jumătate, la două rânduri sau la un interval dat de utilizator); unele caracteristici suplimentare prin care se pot obţine efecte deosebite, între acestea numărându-se încadrarea paragrafului în chenare, eventual umbrite, aranjate pe două sau mai multe coloane, alinieri deosebite prin tabulatori etc. Odată încheiată etapa de tehnoredactare, se poate trece la imprimarea textului pe un suport fizic de tipul hârtiei, calcului, cartonului, folosindu-se pentru aceasta imprimanta. Calitatea documentului final depinde foarte mult de dispozitivul folosit la tipărire, adică de imprimantă. Ele sunt de mai multe tipuri, cele folosite fiind imprimantele matriciale, cele cu jet de cerneală şi cele laser. Imprimantele matriciale sunt cele mai ieftine, dar şi cele mai puţin performante, atât din punctul de vedere al vitezei cât şi al calităţii tipăririi. Ele se folosesc pentru documente care nu solicită o calitate foarte bună de tipărire şi, de asemenea, pentru documente scurte (de exemplu, tipărirea unei cărţi de 200 de pagini pe o imprimantă matricială poate dura câteva ore sau chiar o zi întreagă). Imprimantele cu jet de cerneală sunt mai scumpe decât cele matriciale dar mai ieftine decât cela laser. Ele au o viteză bună şi calitate de tipărire de asemenea bună. Se folosesc foarte mult pentru imprimările color deoarece imprimantele laser color sunt foarte scumpe şi, de aceea, greu accesibile chiar şi atelierelor mari de tehnoredactare. Imprimantele laser sunt cele mai folosite deoarece au viteză mai mare de tipărire şi o calitate excelentă a documentului imprimat. Deşi nu au un preţ de cost scăzut, ele sunt absolut necesare într-un atelier de tehnoredactare.În funcţie de tipul documentului editat şi de disponibilităţile materiale existente, tehnoredactorul va alege acel tip de imprimantă care corespunde cel mai bine scopului propus. De exemplu, pentru editarea unei cărţi se poate folosi o imprimantă matricială pentru tipărirea primei forme a documentului, formă pe care se va realiza corectura, urmând ca forma finală a documentului tehnoredactat sa se listeze pe o imprimantă laser.În cazul unor documente de volum mai mare şi de o importanţă deosebită, după o primă listare urmează o etapă de corectare a documentului, mai întâi pe hârtie şi apoi în memoria computerului. Corectura se realizează atât din punct de vedere tehnic (greşeli de sintaxă, ortografie, greşeli la introducerea textului) cât şi din punct de vedere artistic (eventualele retuşuri de tehnoredactare, rearanjări în pagină). Corecturile se realizează mai întâi pe forma intermediară a documentului, folosind eventual un cvasilimbaj specific, după care sunt operate pe calculator pentru actualizarea documentului cu noile modificări.Urmează o nouă listare a documentului, care poate fi tot o listare intermediară, în cazul când mai este necesară o corectură, sau o listare finală, în urma căreia se obţine documentul în forma sa finală, editarea documentului fiind astfel încheiată.

Bibliografie:1. Dima, G., Dima, G., Tehnoredactare computerizată în Word 6, Editura Teora, Bucureşti, 19962. Harrison, J., Curs de secretariat, Editura All, Bucureşti, 19963. Williams, R., PC-ul nu este o maşină de scris, Editura All, Bucureşti, 1996

Din acest capitol aţi reţinut:• cum defineşte DEX-ul Tehnoredactarea Computerizată• în câte moduri poate fi executată Tehnoredactarea Computerizată şi care sunt• cum se numeşte software-ul destinat operaţiunilor de tehnoredactare• cum defineşte documentul procesorul de texte• funcţiunile elementare ale software-ului destinat prelucrării textelor• când au apărut tipografiile

• care sunt cele mai importante evenimente care au jalonat evoluţia tiparului• când a fost publicată cea mai veche carte din lume• când a apărut ziarul • când au apărut primele forme de tehnoredactare• când au apărut centrele de editare a documentelor oficiale• ce a determinat apariţia primelor maşini de scris• cine a propulsat procesul de tehnoredactare computerizată• ce a favorizat apariţia tehnologiei laser de imprimare a textelor şi imaginilor• ce este Xerox Ventura Publisher• ce este Page Maker• ce este Word for Windows• ce oferă platforma Windows procesului de tehnoredactare computerizată• câte ceva despre schema de aranjare în pagină a unui document• cum se realizează introducerea textului in cadrul procesului de tehnoredactare• care sunt nivelurile procesului tehnoredactare computerizată• ce este fontul• la ce se referă un stil de afişare• cum sunt imprimantele matriciale• cum sunt imprimantele cu jet de cerneală• cum sunt imprimantele laser• cine a produs procesorul Xerox Ventura Publisher

Capitolul 2 PREZENTAREA GENERALǍ A UNUI SISTEM DE PRELUCRARE A TEXTELOR

2.1. Procesoare de texte. Prezentare generalăCalculatorul personal poate fi transformat în minitipografie cu ajutorul unei clase de programe specializate, numite EDITOARE sau PROCESOARE DE TEXTE.Apariţia şi dezvoltarea sistemului de operare WINDOWS a însemnat un salt calitativ şi pentru dezvoltarea procesoarelor de texte Word for Windows şi WordPerfect for Windows.Principalul obiectiv al acestor procesoare de texte îl constituie preluarea unui text introdus de la tastatură, prelucrarea acestuia prin operaţii specifice şi tipărirea lui la imprimantă. Pe lângă corectarea imediată a textului introduc, se pot aplica automat reguli de despărţire în silabe şi de corectare a greşelilor de ortografie. Procesoarele de texte oferă numeroase avantaje, ca de exemplu: • utilizarea unor stiluri diferite de scriere: îngroşat (bold), înclinat (italic), subliniat (underline),• crearea tabelelor• redactarea ecuaţiilor matematice• includerea în text a unor grafice, desene, imagini,• crearea unui antet de pagină,• note de subsol• elaborarea automată a tabelei de cuprins etc.Procesoarelor de texte, destinate cu precădere publicului larg, li s-a adăugat o categorie nouă de programe, destinate cu precădere activităţii editurilor şi tipografiilor. Aceste programe sunt cunoscute ca aplicaţii DTP – Desktop Publishing. Dintre cele mai cunoscute aplicaţii DTP amintim: QuarkXPress, Adobe PageMaker, Frame Maker, Corel Ventura Publisher. Aplicaţiile DTP au la bază conceptele procesoarelor de texte însă sunt îmbogăţite cu facilităţi sporite şi funcţiuni noi, complexe, pentru realizarea unor activităţi specifice muncii dintr-o tipografie.Programele DTP sunt folosite la redactarea ziarelor, revistelor şi cărţilor. Ele oferă profesioniştilor, pe lângă tot ceea ce face un editor de texte, noi funcţiuni cum sunt: definirea şi corectarea graficii unei pagini, controlul coordonatelor obiectelor unei pagini, manipularea imaginilor, importul şi modificarea proporţiilor acestor imagini, lucrul cu o mare varietate de corpuri şi stiluri de literă, rărirea sau restrângerea unui text, italizarea – înclinarea literelor cu un anumit grad, rotirea şi scalarea textului şi imaginilor, separaţia culorirlor, luminozitatea imaginii, controlul kerning-ului şi tracking-ului, termeni specifici tipografiilor.

Alegerea unui procesor de texte sau a unui program DTP, depinde de puterea calculatorului, de natura specifică a textelor cu care se operează curent, de performanţele programului şi nu în ultimul rând de pregătirea profesională a personalului operator.

2.2. Funcţiile unui procesor de texteFuncţiile unui procesor de texte se concretizează în ansamblul de comenzi grupate pe submeniuri ale meniului principal. În consecinţă putem spune că principalele funcţii ale unui procesor de texte sunt:• crearea documentelor;• editarea documentelor;• gestiunea documentelor pe suporturi fizice de memorare;• analiza lexicală a documentelor;• formatarea la nivel de text sau pagină;

• scrierea stilizată;• captarea şi prelucrarea imaginilor;• generarea şi prelucrarea tabelelor;• procesarea ecuaţiilor;• tipărirea documentelor;• help (sistemul de asistenţă).Acestor funcţii li se pot adăuga şi altele speciale, proprii anumitor procesoare de texte.Crearea unui document înseamnă preluarea într-o zonă de memorie RAM a unui text, pe măsură ce este introdus de la tastatură, iar la sfârşit salvarea acestuia pe suporturi fizice de memorare.Editarea unui document desemnează ansamblul operaţiilor de corectare şi actualizare a textului unui document. În informatică termenul de editare are accepţiunea de corectare, modificare şi nu de tipărire a textului.În categoria operaţiilor de corectare sunt incluse: ştergerea, mutarea, copierea sau adăugarea de cuvinte, propoziţii şi/sau fraze în cadrul textului, căutarea şi înlocuirea unor cuvinte cu altele.După actualizare avem posibilitatea de a opta pentru pastrarea sau pentru ştergerea fişierului vechi. Este bine să pstrăm şi vechea formă a textului pentru mai multă siguranţă. Unele procesoare îşi realizează automat periodic, copii după fişierul în care se lucrează, pentru a preveni pierderea integrală a textului în cazul unor incidente, întreruperea alementării de la reţea sau executarea unor operaţii greşite etc.Gestiunea documentelor pe floppy-disc sau hard-disc permite utilizatorului să lanseza comenzi uzuale asupra fişierelor din directorul curent, se pot salva, regăsi sau tipări fişiere, se poate schimba directorul curent.În plus, orice procesor de texte poate lucra cu două sau mai multe documente deschise simultan, fiind posibilă transferarea informaţiilor între aceste fişiere. La un moment dat, numai unul din documente este considerat document curent, pentru că numai textul din acest document este afisat pe ecran în fereastra activă, urmând a fi înlocuit atunci când comutăm pe alt document.Analiza lexicală este funcţia prin care editorul de texte controlează şi corectează modul de scriere a unui text – spelling şi opţional poate realiza automat desparţirea în silabe – hyphenation. Pot fi verificate nu numai textele redactate în limba engleză dar şi cele în limba română pentru care există un tezaur de cuvinte integrat pachetului de programe realizat de Microsoft.Formatarea/paginarea textului desemnează ansamblul de operaţii prin care se angajează textul în pagină. Includem în această categorie următoarele operaţii:- dimensionarea paginii, prin stabilirea marginilor stânga, dreapta, jos, sus şi stabilirea numărului de linii pe pagină, respectiv a numărului de caractere pe linie;- alinierea textului pe pagină, numerotarea paginilor, eventual şi a capitolelor sau paragrafelor;- scrierea la un rând, la două rânduri, scrierea normală sau scrierea pe coloane a textului;- inserarea unui antet de pagină, a unor note de subsol, pregătirea textului pentru realizarea automată a tabelei de cuprins şi a tabelei de referinţă încrucişate.Opţiunile de formatare, numite şi setări se pot stabili la începutul sesiunii de lucru şi rămân valabile pentru întregul document sau, se pot schimba de la un paragraf la altul.Scrierea stilizată se referă la facilităţile oferite pentru alegerea corpului de literă numit în mod curent font, pentru stabilirea mărimii caracterelor, a modului de tipărire (îngroşat, înclinat sau subliniat), pentru utilizarea indicilor sau exponenţilor în text, pentru încadrarea unei porţiuni de text în chenar, umbrirea textului şi altele.

Captarea şi prelucrarea imaginilor include operaţiile prin care utilizatorul poate insera în cadrul documentului figuri grafice, imagini. Aceste imagini pot fi preluate dintr-o bibliotecă proprie numită ClipArt Galerry sau pot fi importate din alte programe. Ele pot fi create şi de către utilizator iar apoi prin captarea imaginii de pe ecran, acestea sunt depuse în zona de memorie numită clipboard de unde pot fi copiate şi încadrate în text. Pot fi importate, de asemenea grafice şi tabele create cu un program de calcul tabelar, ca de exemplu LOTUS sau EXCEL. Imaginile grafice pot fi supuse unor operaţii de prelucrare ca: mărire, micşorare, rotire, încadrare în text etc.Generarea şi prelucrarea tabelelor este funcţia concretizată de ansamblul de operaţii prin care utilizatorul poate defini un tabel prin simpla precizare a numărului de linii şi coloane ale tabelului. Se pot modifica dimensiunile implicite ale coloanelor şi rândurilor, pot fi adăugate sau eliminate rânduri şi coloane. Se pot introduce formule pentru calcule pe orizontală şi verticală într-un tabel.Procesarea ecuaţiilor este o funcţie complexă realizată de către o componentă specializată numită editorul de ecuaţii. Pentru lucrul cu editorul de ecuaţii există o bibliotecă bogată de simboluri matematice şi opta ori cu care se pot redacta texte ştiinţifice.Tipărirea documentelor este una din funcţiile cele mai importante oferind numeroase facilităţi de tipărire a unui document. Imprimarea este asigurată printr-un set de parametri de control şi opţiuni stabilite de utilizator, care se referă în principal la:

- tipărirea integrală sau selectivă a documentului;- numărul de copii tipărite;- calitatea imprimării, normală-draft, medie sau superioară;- modul de aşezare în pagină: A4, normal, pe lungime: Portrait, sau pe lăţime: Landscape.Toate procesoarele de texte oferă posibilitatea selectării tipului de imprimantă dintr-o listă destul de cuprinzătoare cu cele mai răspândite mărci de imprimante. Înaintea tipăririi, textul poate fi previzualizat pe ecran.Help este funcţia nelipsită din structura pachetelor de programe ce rulează acum pe PC-uri.

2.3. Despre fonturi în cadrul procesoarelor de texteProdusele program de procesare electronică a textelor oferă multiple avantaje în crearea şi reproducerea stilurilor de scriere, tipurilor de font şi stabilirea dimensiunilor de caractere. Prin stil de scriere (FONT STYLE) sunt stabilite atributele caracterelor: drepte, aplecate sau îngroşate (aldine sau grase).Tipurile de font (FONT) reprezintă modul în care este construită floarea literei, “arhitectura” sa intimă, desenul ei: Arial, Century Schoolbook, Courier New, Times New Roman etc.Programele clasice de editare computerizată cunosc patru stiluri de scriere (FONT STYLE): REGULAR, ITALIC, BOLD, BOLD ITALIC.REGULAR: caractere drepte (axele literelor sunt verticale); acesta este un stil implicit, ceea ce înseamnă că, dacă nu se intervine prin alte comenzi, el va apărea automat pe monitorul calculatorului şi va fi transcris identic de imprimantă.Prin mărimea corpului de literă (SIZE), înţelegem dimensiunea literei exprimată în puncte (POINTS): 8, 10, 11, 14 etc. Dimensiunea corpurilor de literă (SIZE) se exprimă în puncte (POINTS), care sunt afişate în meniul de formatare a caracterelor, de unde pot fi activate rapid cu mouse-ul.Orice dimensiune a unui corp de literă se raportează la o constantă exprimată în inches, care urmează valorile numerice:1 inch = 25.40 milimetri = 72 puncte.

Aceasta înseamnă că, în procesarea asistată de calculator, dimensiunea reală a unui punct (POINT) este de 0.0138 inch sau de 0.3527 mm, faţă de 0.376 mm în sistemul tipografic european şi faţă de 0.351 mm în sistemul anglo-american.În terminologia tipografică, prin corp de literă se înţelege cu totul altceva decât suntem tentaţi să credem la prima vedere. Cei mai mulţi dintre utilizatori sunt convinşi că această noţiune desemnează înălţimea literei. Dar, la o analiză, fie şi sumară, a alfabetului latin, se vede clar că nu toate literele sunt egale între ele, chiar dacă măsura comandată (SIZE sau POINTS) este identică. Un a, un c, un o sunt litere mai “scunde” decât un d, un f, un l sau un t. O diferenţă există însă şi între un d şi un p, nu de dimensiune, e drept, ci şi de aşezare în rândul tipografic: codiţa lui d e ascendentă, în timp ce a lui p e descendentă.În lexicul tipografilor francezi, s-a impus o terminologie corespunzătoare, care reflectă aceste detalii: înălţimea literelor a, c, e… se numeşte oeil, codiţa “superioară” a lui d se numeşte ascendante, iar codiţa “inferioară” a lui p se numeşte descendante. La englezi, corespondentul lui oeil este x-height, iar liniile imaginare care marcheză partea superioară şi inferioară a literelor cu codiţă se numesc ascender şi descender (lines). Fără să intrăm în toate detaliile, putem conchide că, prin corp de literă, calculatorul “înţelege” dimensiunea cadrului în care se află plasată litera. Acesta reprezintă, pe verticală, înălţimea standard a unui a sau c, e…, la care se adaugă: codiţa ascendentă a unui d sau h… şi codiţa descendentă a unui p sau j… La dimensiunea pe verticală obţinută astfel se mai adaugă două spaţii egale deasupra şi dedesupt, a căror valoare cumulată reprezintă a treia parte din oeil (x-height). Micil spaţiu alb e strict necesar în economia corpului de literă, pentru că numai aşa un p nu atinge cu codiţa-i descendentă un d aflat chiar sub el, pe rândul următor:

pdAcest sistem de măsurătoare nu e deloc arbitrar; el îşi are logica lui: corpul de literă e un concept strict tehnic; înălţimea sa, exprimată în inches sau în milimetri, se raportează la practica tradiţională a literelor de plumb. În matriţele metalice (din cupru), reprezentând caracterele grafice, se turna plumb topit, obţinându-se, după răcire, fâşii orizontale. Aceste fâşii – purtând în relieful lor tiparul “în oglindă” al literelor reale – reprezentau, fiecare în parte, un rând tipografic. Abia acum se înţelege exact de ce, în limbajul tipografiilor de altădată, corpul de literă nu semnifica înălţimea literei în sine, ci înălţimea liniei de plumb care conţine în ea litera. În termeni strict aritmetici, aşadar, dimensiunea corpului de literă este egală cu distanţă pe verticală dintre două rânduri consecutive, calculată de la baza literelor oeil (x-height): a, c, e, m…Punctul tipografic este unitatea de măsură a corpului de literă. În Europa acest punct este de 0.376 mm, iar în Marea Britanie şi Statele Unite – doar de 0.351mm. Cel mai răspândit corp de literă folosit pe continentul nostru e cunoscut sub numele Cicero, care măsoară 12 puncte europene, adică aproximativ 4.51 mm. În SUA şi Marea Britanie, corpul de literă curent era tot de 12 puncte, dar în sistem propriu; în consecinţă acest corp – numit Pica – măsoară mai puţin decât un Cicero, adică numai 4.21 mm. Majoritatea programelor de tehnoredactare computerizată fiind concepute în SUA, urmează sistemul anglo-american.

Utilizatorul unui procesor de texte îşi poate alege tipul de literă şi dimensiunea fonturilor. Opţiunea sa ţine cont de caracterul documentului procesat, de destinaţia lui, de respectarea anumitor tradiţii tipografice, de dorinţa personală a autorului, de exigenţele editurilor, de concepţia designerilor (la ziare şi reviste) şi chiar de gustul estetic al celui care “culege” textul.

Există şi anumite reguli fixate de o tradiţie seculară şi apoi impuse de un “cod tipografic” unanim respectat până la un moment dat. Astăzi însă, în faţa “noului val” al

programelor de scriere din ce în ce mai sofisticate, tradiţia cedează, puţin câte puţin, din vechile sale exigenţe. Fenomenul natural şi el trebuie înţeles, dar nu şi încurajat. Bibliografie:1. Dima, G., Dima, G., Tehnoredactare computerizată în Word 6, Editura Teora, Bucureşti, 19962. Funeriu, I., Principii şi norme de tehnoredactare computerizată, Editua Amarcord, Timişoare, 1998

Din acest capitol aţi reţinut:• care este obiectivul principal al procesoarelor de texte• ce înseamnă stiluri diferite de scriere,• care sunt avantajelor oferite de procesoarele de texte,• ce sunt aplicaţiile DTP;• care sunt cele mai cunoscute aplicaţii DTP• în ce domeniu sunt folosite aplicaţiile DTP• de ce depinde alegerea unui program DTP• care sunt funcţiile unui procesor de texte• ce înseamnă crearea unui document• ce înseamnă editarea unui document• ce înseamnă gestiunea documentelor unui document• ce este analiza lexicală• ce presupune formatarea/paginarea unui text• ce înseamnă scrierea stilizată• ce presupune captarea şi prelucrarea imaginilor• ce este generarea şi prelucrarea tabelelor• cum se realizează procesarea ecuaţiilor

Capitolul 3 ELABORAREA INFORMAŢIILOR SCRISE

Cu toţii ştim că brânza şi vinul sunt bune când sunt vechi, dar o carte rareori devine mai folositoare cu trecerea timpului. Odată cu răspândirea procesoarelor de texte a apărut posibilitatea ca foarte multe din scrisorile să fie scrise la tastatură, apoi păstrate îm memoria computerului şi refolosite ori de câte ori e nevoie.Mary Bostico

3.1. Corespondenţă sau comunicare?Transformările provocate continuu de informatică în domeniul informaţional generat

întrebarea: cât de curând şi în ce măsură informaţiile scrise – şi îndeosebi corespondenţa de afaceri – vor fi înlocuite de alte medii de comunicare, pierzând astfel din importanţă ?

Se consideră că există multe argumente pentru desfăşurarea şi pe mai departe, în viitorul previzibil, a majorităţii corespondenţei de afaceri sub formă de scrisori, în pofida existenţei telefonului, a faxului şi a cutiei poştale electronice. Avantajele categorice ale scrisorii (în formă tradiţională) sunt:• expeditorul şi destinatarul au în faţa lor texte scrise identice;• scrisorile originale semnate au putere de convingere mai mare decât convenţiile verbale (exemplul convorbirilor telefonice cu notele aferente) sau decât textele scrise, transmise electronic;• scrisorile de afaceri, care pot fi ulterior transmise şi prin alte canale (de exemplu, prin fax sau prin poştă electronică), pot fi formulate şi structurate în linişte.La aceste avantaje adăugăm faptul că mulţi destinatari ai corespondenţei de afaceri (de exemplu majoritatea clienţilor particulari) nu au alte posibilităţi de recepţie, în afara cutiilor poştale şi eventual a faxului.Decisive pentru succesul corespondenţei de afaceri nu sunt însă canalele de transmisie, ci forma, structura şi, mai ales, conţinutul, şi astfel, efectul ei.În viitorul apropiat se cristalizează următoarea problematică:• evoluţia se desfăşoară într-un singur sens de la maşina de scris către calculator. Acest progres tehnic trebuie să sporească eficienţa – folosirea calculatoarelor personale doar ca maşină de scris este insuficientă;• sporesc posibilităţile de prezentare, ceea ce trebuie însă să conducă la simplificare şi nu la joaca suplimentară. Există pericolul ca forma să predomine asupra conţinutului;• informaţiile scrise nu trebuie să fie adaptate doar ca formă, ci trebuie să-şia tingă scopul printr-o concepţie atrăgătoare – şi mai ales prin conţinutul bine formulat;• comunicarea scrisă (mai ales scrisoarea de afaceri) va fi concurată mai puternic de alte mijloace de comunicare;• deoarece mulţi şefi şi specialişti îşi desfăşoară lucrările pe calculator, în unele cazuri apare pentru secretare o nouă concurenţă într-unul din domeniile lor predilecte: prelucrarea textelor.

3.2. Noi posibilităţi de prezentare a materialelor scriseMultiplele posibilităţi de concepţie oferite de procesoarele de texte aduc cu ele tentaţia de a prezenta în loc de simple scrisori. Autorii îsi pot folosi fantezia şi creativitatea, iar scrisorile le pot reflecta uşor gradul de stăpânire a computerului şi gusturile individuale.Astfel, unii autori de scrisori ar putea exagera mult şi ar încărca regulile uzuale de prezentare ca şi principiile economice. Tentaţiile de a folosi multitudinea de programe pentru computere

şi posibilităţile inepuizabile ale acestora sunt desigur mari. Aceste tentaţii, care pot degenera uşor în joacă sunt îngradite în corespondenţa de afaceri, prin limite formale, economice şi psihologice.Victoria calculatoarelor asupra maşinilor de scris este reflectată de multiplele posibilităţi de concepţie oferite de calculatoare:• toate formatările pot fi introduse uşor şi modificate rapid;• se poate stabili şi apoi, implementa uşor un anumit tip de scrisoare pentru toată întreprinderea, contribuind astfel la identitatea şi imaginea firmei;• textele pot fi revizuite, corectate şi modificate comod: este eliminată preluarea repetată a acestora;• pot fi introduse, mutate sau copiate porţiuni din text în alte locuri;• salturile la rând nou şi pagină nouă pot fi efectuate automat;• datorită programelor de verificare ortografică pot fi găsite şi corectate rapid greşelile de ortografie şi cele de tastare;• programele de separare în silabe uşurează separarea corectă a cuvintelor la sfârşitul rândurilor şi contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme în dreapta acestuia, respectiv margini reduse;• dicţionarele de sinonime contribuie la evitarea repetării cuvintelor, oferind alternative sau sinonime;• un prim program de verificare gramaticală oferă, pe lângă verificarea ortografică chiar şi verificarea punctuaţiei, a stilului, a construcţiei frazelor şi a cazurilor.

3.3. Prezentarea corespondenţei de afaceriScrisorile de afaceri bine prezentate vizual câştigă prima impresie a cititorului. Adesea acesta este momentul în care destinatarul decide să citească scrisoarea – şi cu ce sentimente s-o facă (de exemplu: aprobare, bună dispoziţie, poziţie negativă, dezinteres).Conform principiului: “este permis tot ceea ce place”, pentru aceste texte se poate apela la multă fantezie şi creativitate şi se poate utiliza multitudinea de posibilităţi a programelor pentru computere. Concepţia capătă astfel o cu totul altă calitate.Decisive pentru concepţie sunt felul şi contextul şi mai ales obiectivul vizat. Concepţia trebuie să se subordoneze obiectivului şi trebuie să se adapteze obiceiurilor de lecturare ale destinatarilor şi nivelului acestora.În principiu, concepţia trebuie să conducă la texte uşor de citit. Două cerinţe importante sunt de subliniat în acest sens:• limpezimea. Textul trebuie astfel elaborat, încât cititorul să aibă imediat o vedere de ansamblu a acestuia. La aceasta contribuie fonturile uşor lizibile şi structurarea clară a textului (introducerea titlurilot, a notelor marginale şi a alineatelor logice).• aspectul plăcut şi caracterul figurativ. Textul trebuie să fie aerisit şi marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor şi a altor reprezentări, aceasta conform zicalei care spune că o imagine spune mai multe decât o mie de cuvinte.În cele din urmă însă conţinutul, stilul şi tonul sunt determinante pentru asigurarea succesului.Scrisorile de afaceri sunt prezentate într-o formă specială, în funcţie de prilejul şi obiectivul lor. Autorii, pot însă, să aleagă între multiplele posibilităţi oferite procesoarele de texte. a). Tipurile de fonturiPersoanele care scriu (sau şefii acestora) pot alege din multitudinea tipurilor de fonturi pe cela corespubzătoare, în funcţie de prilejul scrisorii şi de gustul personal. Utilizatorii profesionişti se limitează la câteva fonturi. Scrisorile de afaceri se scriu cu clasicele fonturi Times sau Helvetica.Fontul Helvetica este des folosit şi la antetele şi în titlurile structurale mărite; este un font deosebit de potrivit şi pentru faxuri.

Se poate scrie şi cu caractere aldine (îngroşate), cursive (înclinate) sau subliniate, realizându-se în acest mod scoaterea în evidenţă a unor porţiuni de text.b). Mărimea fontuluiMărimea poate fi variată multiplu. Pentru corespondenţa de afaceri se recomandă fonturi cu mărimea între 10 şi 12 puncte (1 punct = 1/72 dintr-un inch), pentru o mai bună lizibilitate.c). IntervaleleIntervalele dintre litere, cuvinte şi rânduri pot fi stabilite individual. Se poate astfel influenţa lizibilitatea textului.c). Intervalele dintre rânduriScrisorile de afaceri se scriu la un rând. Totuşi, la computere se poate varia suplimentar distanţa dintre rânduri. În cazul scrierii la un rând se recomandă spaţierea rândurilor cu un punct mai mult decât scrisul, deci la scrierea de 11 puncte se adopta distanţa de 12 puncte între rânduri.d). Lungimea rândurilorÎnceputul rândurilor (adresa, adresarea, textul, formula de salut) este la 24.1 mm de marginea din stânga a filei, iar capătul rândului la maximum 201.9 mm de aceasta (sau mai simplu: la 8.1 mm de marginea din dreapta a filei).e). Orientarea rândurilorDeosebim texte aliniate la stânga, la dreapta, centrate şi texte sub formă de bloc. Corespondenţa de afaceri se scrie, de regulă, cu alinierea la stânga. Pentru a evita o margine (mare) edentată în dreapta paginii, se poate efectua separarea în silabe (prin tastare manuală individuală sau prin separarea automată a silabelor).f). AlineateleNormele din diferitele sisteme de tehnoredactare existente pe plan mondial recomandă, în principiu, separarea printr-un rând de textul premergător şi cel următor.g). EnumerărileTextele mai lungi pot fi structurate prin enumerări. Începutul şi sfârşitul enumerărilor vor fi separate printr-un rând de restul textului. Termenii enumerărilor pot fi scrişi cu sau fără rând gol. Enumerările pot fi structurate în mod diferit:- prin liniuţe;• prin puncte de enumerare, cu aceeaşi mărime de font ca şi textul;1. prin cifre, urmate de puncte;a). prin litere mici, urmate de paranteze.

3.4. Secretara şi sarcinile ei în domeniul scrierii textelorSarcinile principale ale secretarelor se vor schimba: vor rezolva şi pe mai departe corespondenţa, cea a şefilor şi cea proprie (în măsura în care corespondează şi individual), dar vor mai prelua şi sarcini suplimentare de prelucrare a textelor. Dintre acestea enumerăm – pe lângă rapoarte, protocoale şi note (care făceau parte şi până în prezent din domeniul lor de activitate) – tot mai mult şi prelucrările de tot felul, care se pot realiza din ce în ce mai uşor, mai rapid şi mai cuprinzător, datorită calculatoarelor (exemple: tabele; statistici, analize, calcule, grafice etc.). Pe viitor va creşte continuu numărul lucrărilor scrise.Odată cu răspândirea calculatoarelor, din ce în ce mai mulţi şefi şi specialişti îşi rezolvă singuri o parte din sarcini, elaborând pe lângă texte situaţii statistice şi grafice.Câteodată ei îşi rezolvă singuri şi corespondenţa. Odată ce şefii au făcut cunoştinţă cu avantajele calculatoarelor, se folosesc sin ce în ce mai des de avantajele oferite de acestea.Se ajunge totuşi, destul de rar, la concurenţă între şefi şi secretarele lor. Dacă secretarele stăpânesc sistemele de care dispun, programele şi obţin rezultate bune, sefii le vor ceda sarcinile uzuale.

Astfel, secretarele pot evolua spre poziţiile de gestionare de informaţii şi de asistente manageriale calificate. Cele care filtrează, integrează corect şi interpretează competent informaţiile relevante, pot să preia sarcinile de îndrumare şi de control.Astfel arată situaţia concurenţială dintre dactilografe şi specialişti (în special corespondenţi), fiind mai explicabil faptul că un corespondent nu numai că îşi formulează şi dictează textele, dar le şi tastează – fiind sprijinit de programe facile şi confortabile de prelucrare a textelor. În acest mod este periclitat, într-adevăr munca secretarelor.Situaţia concurenţială poate să aibă şi alte urmări: cu cât secretarele reuşesc să cunoască mai bine, datorită activităţii lor profesionale, calculatoarele ca instrumente de lucru multilaterale, cu atât pot prelua şi munci mai specializate.Având o calificare asemănătoare, dar posedând tehnici mai bune de scriere şi de tastare, ele îi pot surclasa pe unii specialişti. Astfel evoluţia merge de la dactilografe la specialiste în tehnoredactarea computerizată.

3.5. Corespondenţa modernăCerinţele unei corespondenţe moderne nu sunt noi – ele datează de la apariţia preocupărilor teoretice privitoare la corespondenţă. Aşa cum se schimbă în decursul timpului concepţiile (de exemplu cele care se referă la clienţii firmei), reprezentările valorice, gusturile sau moda, tot aşa şi corespondenţa trebuie să se adapteze evoluţiilor prezente.Cerinţele actuale faţă de corespondenţa modernă sunt următoarele:• trebuie să fie elaborată la costuri avantajoase;• să fie orientată spre obiective;• să fie orientată spre destinatari;• să fie eficientă şi de efect;• să fie la obiect, la persoană şi să aibă efect psihologic, bazat pe emoţii;• să fie prezentată conform reglementărilor;• să se conformeze identităţii şi imaginii firmei.Caracteristice pentru un stil modern de corespondenţă sunt limba modernă, formulările şi frazele clare, univoce, cu propoziţii scurte, inteligibile şi incitant, fără şabloane, fraze, înflorituri şi formulări inutile şi fără repetiţii supărătoare.Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Pregătirea, eventual dictarea, tastarea, citirea (de către persoana care a scris-o şi de către cea care o semnează) şi pregătirea pentru poştă – toate la un loc costă. De aceea, merită întreprins orice efort pentru elaborarea cât mai raţional posibil a scrisorilor:• scrisoarea nu va conţine decât textul neapărat necesar. Se va evita tot ce este în plus. Propoziţiile şi formulările scurte şi clare economisesc munca scrisului şi timpul de lecturare al destinatarilor, uşurând şi înţelegerea textului.• pot fi folosite modele de scrisori, şabloane şi formulare. Va fi elaborată o colecţie de texte (modele) şi module de text pentru tranzacţiile comerciale şi modalităţile de corespondenţă cel mai des utilizate, la care se va face recurs ori de câte ori este necesar, accesările fiind uşurate de utilizarea calculatorului.• textul trebuie să univoc şi complet, astfel încât destinatarul să fie total edificat. În acest mod vor fi evitate neînţelegerile, revenirile cu întrebări şi corespondenţa suplimentară.Obiectivul unei scrisori trebuie să fie întotdeauna clar. Cine nu ştie exact sau ştie doar aproximativ ce doreşte să obţină prin scrisoarea sa – sau cine scrie la întâmplare, nu trebuie să se mire de rezultatul negativ al străduinţelor sale. Se lasă astfel la voia întâmplării rezultatul demersului, adică reacţia destinatarului faţă de modul sperat de autor.Înainte de toate, trebuie clarificat dacă, în general, trebuie scris – sau dacă există alte modalităţi de comunicare mai eficiente şi la costuri avantajoase. Pe ce cale poate fi atins cel

mai sigur obiectivul? Dacă se alege scrisoarea, atunci următoarea întrebare se referă la ce dorim de la partener, de pildă:• să-l informăm sau să aflăm ceva;• să-l informăm sau să-l influenţăm (manipulăm);• să fim de acord sau să respingem;• să explicăm sau să reclamăm;• să admonestăm sau să reclamăm;• să ne scuzăm sau să cerem înţelegere;• să solicităm sau să oferim ceva;• să comandăm, să apelăm sau să cumpărăm ceva;• să obţinem un câştig cât mai mare sau să plătim puţin;• să facem o invitaţie;• să acceptăm sau să refuzăm;• să mulţumim;• să felicităm, să urăm noroc sau să exprimăm condoleanţe.Scrierea orientată spre destinatar presupune trei lucruri:1. cunoaşterea destinatarului şi a doleanţelor sale;2. punerea în situaţia acestuia şi luarea în seamă a concepţiilor sale;3. scrierea corespondenţei într-un stil şi cu un vocabular uşor de înţeles de către destinatar.

Majoritatea scrisorilor de afaceri sunt scrise din perspectiva de interese a autorului. Acest lucru este de înţeles întrucât fiecare se gândeşte să-şi păstreze interesele şi să dobândească avantaje pentru sine. O asemenea poziţie este legitimă, dar nu reprezintă calea cea mai sigură spre succes!Un succes mai mare ar avea luarea în considerare a intereselor destinatarului şi formularea corespondenţei ţinând cont de cunoaşterea acestora. Şi în această privinţă sunt de ajutor câteva întrebări:• care sunt interesele, problemele, doleanţele sau speranţele partenerului de corespondenţă;• unde se află micile sale vanităţi şi slăbiciuni;• ce doreşte el să ştie şi ce nu-l interesează deloc;• la ce avantaje sau foloase se aşteaptă el.Orientarea spre destinatar asigură că acesta să se simtă luat în serios, să citească cu interes (de sperat, binevoitor) scrisoarea şi să se comporte în sensul dorit de expeditor.

Formularea individualăCu cât trebuie corespondenţa derulată la costuri mai avantajoase, cu atât este mai mare pericolul de a trata anonim destinatarul.La acest tratament anonim contribuie, nu în ultimul rând, modulele de text şi scrisorile complet prefabricate. Destinatarii le observă, mai ales când într-o scrisoare de răspuns nu se tratează (toate) doleanţele şi întrebările lor. Ei reacţionează în mod corespunzător, prin dezamăgire sau supărare, pun întrebări suplimentare şi transmit plângeri – totul ducând câteodată chiar la terminarea relaţiilor de afaceri.Pseudo-individualizarea scrisorilor prefabricate se realizează, mai ales la scrisorile de reclamă, prin personalizare: numele destinatarului apare, în afara adresării personale, încă în câteva locuri din text. Mulţi resimt acest lucru ca pe o abordare vulgară şi ca pe un truc, mai ales dacă adresarea personală îl agresează pe cititor într-un text preimprimat sau vizibil multiplicat.

Cei ce speră într-un efect pozitiv al adresării directe, ar trebui să insereze numele destinatarului cu acelaşi scris în textul scrisorii.Înalta artă a corespondenţei individuale de afaceri constă în formularea de aşa manieră a scrisorilor, încât acestea să lase destinatarilor impresia că le sunt numai lor destinate, în pofida raţionalizării prelucrării textelor. Această abordare înseamnă simultan şi practicarea orientării spre parteneri.

Corespondenţa în slujba imaginii şi identităţii firmeiNu constituie o noutate faptul că pentru obţinerea succesului în afaceri, imaginea şi reputaţia firmei au o importanţă deosebită. Mai noi sunt recunoaşterea importanţei opiniei publice şi străduinţele întreprinderilor orientate spre influenţarea în sens pozitiv a propriei imagini, în speranţă creşterii acceptării lor de către clientelă şi publicul larg.Pentru definirea strădaniilor firmelor în direcţia sporirii renumelui şi a imaginii proprii s-au încetăţenit noţiunile de CI – Corporate Identity (identitatea firmei) şi CD – Corporate Design (imaginea firmei).Trei caracteristici conturează identitatea firmei şi astfel stilul acesteia:• comportamentul (bazat pe autocunoaştere);• imaginea;• comunicaţia firmei.Importanţa ce revine comunicaţiei scrise (mai ales corespondenţei de afaceri) în cadrul Corporate Identity este clară. La ce folosesc cele mai frumoase strădanii ale întreprinderii pentru a apărea într-o lumină pozitivă în ochii partenerilor de afaceri şi ai publicului, dacă acestea sunt anulate de o slabă prestaţie în domeniul corespondenţei? De aceea corespondenţei i se pretinde:• să ofere o imagine unitară în exterior;• să se încadreze în filosofia firmei;• să reflecte personalitatea personalitatea firmei ca stil şi ca ton.În cadrul unei firme pot fi impuse reguli de structurare formală care oferă firmei un stil tipic potrivit identităţii acesteia. În comparaţie cu întreprinderile mari, în firmele mici poate fi impus cu uşurinţă un stil unitar pentru corespondenţă. De asemenea dacă numai şefii (respectiv secretarele lor) sau câţiva angajaţi sunt cei care scriu, atunci corespondenţa poate apărea uşor ca într-un tipar.Cu cât întreprinderea este mai mare şi mai structurată, cu atât sunt mai variate tipurile şi prezentările stilistice ale corespondenţei; această stare de fapt nu trebuie însă să constituie neapărat un dezavantaj. de ce să nu folosească, de pildă, contabilitatea alte formulări, în funcţie de subiect, decât serviciul de resurse umane sau cel de desfacere? De aceea, în corespondenţa de afaceri se impune un compromis: forma exterioară trebuie să fie în orice caz unitară, obligatorie fiind însă şi orientarea spre parteneri sau clienţi.Din punct de vedere al conţinutului, al exprimării şi al stilului, fircare compartiment trebuie să scrie astfel încât scrisorile sale să contribuie la imaginea de succes şi mai ales să fie în folosul firmei.Corespondenţa este modernă dacă sunt îndeplinite condiţiile următoare:• buna inteligibilitate. Textul este formulat într-un limbaj uşor şi univoc inteligibil pentru grupul ţintă (propoziţii clare şi scurte);• sugestibilitate. Textul este scris într-un limbaj concret şi sugestiv 9cuvinte şi formulări adecvate şi sugestive).• logică. Ideea şi formulările trebuie să fie corecte din punct de vedere logic şi lingvistico-logic (ideaţie clară, lipsa contrazicerilor sau a discontinuităţilor).

• psihologie. Textele respectă regulile de bază ale psihologiei şi sunt astfel formulate încât destinatarii reacţionează cu plăcere în sensul dorit de expeditori (în cazul ideal: motivare şi nu manipulare).

Capitolul 4 SCRISORI DE AFACERI

4.1. FormaMulţi oameni de afaceri doresc ca firma lor să apară, în ochii celorlalti, dinamică, în pas cu vremea, îndrăzneaţă şi, desigur, să fie privită ca un model de corectitudine şi eficienţă. Cu toate acestea, de multe ori aceloraşi societăţi nici nu le pasă că trimit clienţilor sau virtualilor clienţi scrisori dactilografiate urât, pe hârtie modestă, cu antet învechit şi inestetic.

Stilul reprezintă companiaCoala de hârtie cu antet oferă o imagine de ansamblu asupra companiei (societăţii) . Prima impresie asupra unei societăţi este creată de acest “amănunt” (prima impresie este definitorie pentru relaţiile ulterioare, de cele mai multe ori).Antetul trebuie să arate într-o formă concentrată cine sunteţi, cu ce vă ocupaţi şi unde puteţi fi găsit, inclusiv telefonul, telexul şi faxul. Mai precis, în Marea Britanie, Legea societăţilor (din 1981) vă cere să indicaţi numele societăţii (dacă e vorba de o societate), numele fiecărui partener (dacă e vorba de o asociaţie) sau propriul dumneavoastră nume (dacă faceţi afaceri pe cont propriu). De asemenea, antetul trebuie să indice unde e înregistrată societatea, numărul de înregistrare şi adresa înregistrată. Indivizii şi asociaţiile trebuie să indice o adresă la care pot fi transmise documentele.Pe lângă toate acestea, antetul trebuie să producă imaginea justă despre firma dumneavoastră; trebuie să ofere imagine asupra societăţii. Imaginea trebuie să se potrivească cu afacerea firmei. Unele societăţi se străduiesc să creeze o imagine sau o impresie de soliditate şi încredere; o casă de mode sau un designer vor fi mai degrabă interesaţi să dea o imagine de bun gust, în timp ce un producător sau comerciant de obiecte de lux va dori să aibă un aer opulent şi măreţ.Este ideal ca antetul să nu fie conceput separat, ci să fie parte integrantă a “stilului casei”, stil al cărui rost e de a prezenta lumii imaginea adecvată a societăţii dumneavoastră. Din ce în ce mai multe societăţi îşi dau seama de asta şi multe dintre ele îşi definesc, pentru prima oară în existenţa lor, un stil al casei.Un element important al stilului casei este simbolul firmei sau emblema, care uneori sugerează ce anume face, produce, sau reprezintă societatea. Emblema societăţii poate fi şi trebuie folosită în reclame şi cataloage, pe camioanele firmei, uniformele personalului şi acolo unde e nevoie, pe vehiculele de orice fel. Companiile aeriene şi liniile maritime îşi pun emblema pe avioane şi vapoare iar BRITISH RAIL (căile ferate britanice) face la fel cu trenurile sale.Culoarea este un element foarte important al stilului casei şi multe societăţi o folosesc şi în antete. “Culoarea casei ajută societatea să capete notorietate.Atunci când concepeţi un antet, încercaţi să nu uitaţi că el nu e făcut ca să apară singur pe coala de hârtie, ci e întotdeauna însoţit de o porţiune de text dactilografiat şi de o semnătură, în partea de jos. Cu alte cuvinte, textul scrisorii şi semnătura fac şi ele parte efectiv din designul colii şi, indiscutabil, contribuie la formarea impresiei de ansamblu. În prezent, un antet frumos poate fi obţinut ieftin şi fără mari probleme, fiindcă până şi oraşele cele mai mici au un atelier de tehnoredactare.Stilul casei poate fi conceput, dacă preferaţi, de agentul de publicitate al firmei.

HârtiaUn design reuşit va fi compromis dacă e reprodus pe o hârtie ieftină. Viceversa o hârtie de bună calitate poate da un aer distins chiar şi unui antet mai modest. Alegerea unei hârtii de bună calitate pentru colile cu antet este rentabilă.

Majoritatea firmelor folosesc dimensiunile adoptate de Organizaţia Internaţională a Standardelor (ISO). Pentru colile cu antet, mărimea cea mai răspândită este A4, care are 210 mm pe 297 mm. Pentru scrisori mai scurte poate fi utilizat standardul A5. Acest format este pe jumătate cât , adică 148 mm pe 210 mm.Formatele ISO sunt împărţite în trei grupe: a, B, C. Grupa A e pentru rechizite şi foi volante, B e mai ales pentru tipărituri mai mari iar C e pentru plicuri şi se foloseşte, bineînţeles, împreună cu hârtia de scris din grupa A.Toate formatele din cele trei grupe au aceeaşi formă, adică un dreptunghi având un raport constant între cele două laturi. Fiecare format e obţinut prin împărţirea formatului precedent. Grupa A se bazează pe coala A0, care măsoară 841 mm pe 1189 mm, deci un metru pătrat. Îndoit, A0 ne dă formatul A1, A1 înjumătăţit ne dă A2 etc. Formatele rezultate sunt prezentate în tabelul următor:Tabelul 1 Dimensiunile colilor de hârtie din seria de formate “A”Formate A Dimensiuni în mmA0 841 x 1189A1 594 x 841A2 420 x 594A3 297 x 420A4 210 x 297A5 148 x 210A6 105 x 148A7 74 x 105

Pentru lumea afacerilor avantajele adoptării generalizate a formatelor ISO sunt următoarele:1. îndosarierea a mult mai simplă dacă toate broşurile, foile volante şi scrisorile au formate similare sau corelate;2. cele mai multe ţări europene folosesc formatele ISO iar sistemele de îndosariere sunt adaptate la ele;3. reducerea formatelor (pentru a utiliza mărimi diferite de hârtie) e mai uşoară şi deci mai rapidă.4. poşta poate face sortarea mai repede, pentru că echipamentul electronic de sortare e folosit mai eficient.

PlicurilePlicurile trebuie, desigur, să se potrivească cu coala de antet, în ceea ce priveşte calitatea hârtiei, caracterele tipografice şi emblema. Dacă faceţi multe afaceri cu ţările europene, aţi putea alege plicuri cu ferestruică. Sunt folosite curent în Europa şi au avantajul de a economisi din timpul de dactilografiere. Nu se recomandă însă pentru scrisori de vânzări, pentru că au un aspect auster şi nu-I încurajează pe oameni să le deschidă.Plicurile expediate în scopul unei vânzări trebuie să fie cât mai ademenitoare. Un timbru adevărat e mai ademenitor decât unul imprimatde un aparat de francare. Un timbru neobişnuit e mai interesant decât unul ordinar şi un timbru străin e mai interesant decât cel românesc. Există cel puţin o firmă celebră care îşi expediază o parte din scrisori din Olanda, într-adins ca să pună pe ele acele atractive mărci străine. Ştiu ei ce fac, au câştigat milioane vânzănd prin scrisori.O altă metodă este transmiterea scrisorii de vânzări sub forma unei scrisori personale “necirculare”. Trucul cu timbrul străin intră în această categorie. Altă idee. la fel de bună, este de a agăuga pe plic un mesaj incitant, trădând astfel conţinutul dar făcându-l pe destinatar nerăbdător să deschidă scrisoarea. O foarte cunoscută firmă internaţională introduce în plic

timbre de răspuns vizibile prin ferestruică sau recurge la o ilustraţie asemănătoare cu un cadou, însoţită de cuvintele “Al dumneavoastră, absolut gratuit” tipărite în roşu. Multe firme folosesc plicuri colorate pe care sunt tipărite mesaje cum ar fi “Conţine ştiri importante” sau altele similare.Atunci când e vorba de scrisori de vânzări variaţiunile pe tema captării atenţiei sunt infinite. e nevoie de încercări succesive pentru a stabili care e găselniţa cea mai potrivită cu produsele dumneavoastră specifice.

MultiplicareaA fost o vreme când companie care se respecta n-ar fi folosit decât antete gravate. Însă timpurile acelea s-au dus iar azi aveţi de ales între cel puţin patru metode de reproducere, toate perfect acceptabile.Gravarea. În materie de tipărituri, reprezintă cam ce este Rolls Royce printre automobile. Nu se poate compara cu nimic altceva, dacă vă puteţi permite cheltuiala. Fabricarea matriţei iniţiale este cea care face ca gravarea să fie atât de scumpă, însă dacă folosiţi cantităţi mari de coli cu antet preţul nu mai e atât de mare. de exemplu dacă aveţi nevoie de 1000 de coli, gravarea lor va costa cam cu 200% mai mult decât tipărirea obişnuită. Însă dacă aveţi nevoie de 10 000 de coli, gravarea lor va costa doar cu 50 % mai mult decât tipărirea normală.Termografia. În SUA, procedeul e numit “gravare fără placă”, pentru că are un aspect asemănător cu gravura dar e realizat fără matriţă. Procedeul nu poate fi confundat cu gravura. E ieftină, doar cu 10 – 15 % mai scumpă decât tipărirea obişnuită; depinde şi în acest caz de tipografie.Litografie-offset. Multe societăţi îşi produc propriile coli cu antet şi formulare, pe o maşină offset. O maşină offset modernă e automată şi uşor de folosit. Rezultatul e identic cu cel dat de tipărirea normală.Tipărirea clasică. E procedeul convenţional pe care îl cunoaştem cu toţii. Un antet modern, frumos conceput, tipărit pe o hârtie de calitate poate reprezenta firma într-un mod cât se poate de avantajos.Semnătura

Dacă numărul scrisorile trimise este mic este recomandată semnătura personală. În cazul cantităţilor mari, cea mai bună soluţie este utilizarea unui facsimil al semnăturii, în culoare albastră. Simpla dactilografiere a numelui, o ştampilă sau o semnătură imprimată în negru odată cu restul textului nu sunt satisfăcătoare.

4.2. ConţinutulMajoritatea scrisorilor de afaceri urmăresc trei scopuri:1. să transmită un mesaj de la expeditor la destinatar,2. să-l determine pe destinatar sa actioneze,3. să atragă simpatia destinatarului pentru expeditor si firma sa.Cele mai multe din scrisorile trimise în mod obişnuit, eşuează lamentabil în cazurile 2 si 3 şi par a compromite scopul principal: acela de a transmite destinatarilor un mesaj clar şi fără echivoc. Deşi amănunte în legătură cu stilul unei scrisori de afaceri au fost prezentate în capitolul 3 totuşi mai prezentăm, în continuare câteva caracteristici.

Alegerea cuvintelor, a frazelor, majusculele şi punctuaţiaExactitatea şi concizia scrisorilor depinde de cuvintele care compun ansamblul unei

scrisori. Fiecare cuvânt trebuie să-şi merite locul. Într-o scrisoare concisă nu este loc pentru cuvintele care nu aduc nimic nou. Dacă două cuvinte se potrivesc la fel de bine cu ceea ce doriţi să scrieţi este bine ca cel mai scurt să câştige competiţia. De multe ori cuvintele scurte sunt mai puternice şi mai directe decât cele lungi şi oferă mai buna înţelegere a textului scris.

Şi frazele scurte sunt preferate în locul celor lungi. Sunt mai moderneşi s-a demonstrat că un text care conţine mai ales fraze scurte e mai uşor de înţeles, deci mai lizibil, decât unul compus din fraze mai lungi. Sir Winston Churchill remarca în perioada în care a fost prim-ministru: “Să nu ezităm să folosim fraza scurtă şi expresivă, chiar dacă e convenţională”.

În scrisori, de obicei, remarcăm tendinţa de a neglija majusculele. Majuscula este folosită la începutul cuvântului în cazurile următoare:1. numele proprii de persoane, ţări, oraşe, sate, judeţe, râuri, munţi, lacuri, mari şi oceane;2. titlurile cărţilor, pieselor, articolelor, revistelor, capitolelor de carte, discursurilor, operelor, cântecelor etc., de exemplu: ”Piesa ei favorită e Steaua fără nume”, “Cea mai bună carte din anul I e Introducere în Informatica Economică”.3. numele navelor, hotelurilor, restaurantelor etc.Majusculele nu sunt folosite în următoarele cazuri:1. substantive comune care indică o categorie generală de persoane sau lucruri, de exemplu “Sunt multe universităţi în Iaşi” (universitate);2. numele diverselor discipline ştiinţifice, atunci când sunt folosite în sens general, de exemplu: “Studiază istoria şi ştiinţele economice”.Regulile ce ţin de punctuaţie sunt cele mai controversate. Tendinţa actuală este aceea de a recurge cât mai rar posibil la semnele de punctuaţie. Singura excepţie o face punctul, care e mai des folosit şi după iniţiale şi după majoritatea abrevierilor. De dragul vitezei, însă, punctele de după abrevieri sunt din ce în ce mai puţin folosite în corespondenţa de afaceri. Se utilizează deci SC, SA, SRL etc.Virgula. Indică cea mai scurtă pauză din frază şi, în trecut, era folosită intens. În prezent, din cauza scurtării frazelor virgula e din ce în ce mai rar folosită. Ar fi greşită, însă, eliminarea ei deoarece ea contribuie la claritatea textului. O regulă simplă ar fi că virgula trebuie pusă atunci când omiterea ei alterează sensul.Punct şi virgulă. acest semn indică o pauză mai mică decât punctul şi mai mare decât virgula. Tendinţa actuală de a scurta frazele practic l-a eliminat din scrisorile de afaceri. există însă şi situaţii, în care, chiar şi într-o scrisoare de afaceri, semnul punct şi virgulă contribuie la claritate. Dacă de exemplu este enumerată o suită de elemente, fraza este mai clară decă fiecare element este separat de celelalte prin punct şi virgulă: “Echipa noastră de reprezentanţi comerciali e mică: Popescu, Ionescu, Teleman, care au grijă de Iaşi; Ţuiu, Ştefanovici şi Munteanu, care acoperă Bîrladul şi Vasluiul; şi Neagu care se ocupă singur de Bacău”. În unele cazuri punctul şi virgula pot indica în mod clar o pauză mai lungă.Două puncte. Indică o pauză mai lungă decât punct şi virgulă, dar nu atât de lungă ca punctul. Este foarte rar folosit în scrisorile de afaceri, apare uneori în loc de virgulă, înaintea unui citat. De cele mai multe ori, cele două puncte sunt utilizate pentru a prezenta o listă, exemple sau aplicaţii, de genul: “Toţi participanţii la sesiunea de comunicări studenţeşti vor primi: o mapă, un bloc-notes, 2 pixuri şi un suvenir”.Semnul întrebării este folosit doar după o întrebare directă, niciodată dupa una indirectă.Semnul exclamării nu este folosit aprope deloc.Ghilimelele sunt folosite pentru a încadra citatele; titlurile de piese, cântece; numele de hoteluri, restaurante etc. Dacă este prezentat un citat în citat, pentru încadrarea citatului ulterior se foloseşte un apostrof. Parantezele au o utilitate evidentă. Ele închid o scurtă explicaţie, o referinţă sau o remarcă având o importanţă secundară pentru subiect. Nu prea sunt folosite însă în scrisorile de afaceri, cu excepţia numerelor de ordine: (1), (2), (3) ş.a.m.d.Liniuţa de unire este folosită pentru a uni două cuvinte distincte într-unul singur.

4.3. Exemple de scrisori de afaceri

Scrisori de vânzăriO scrisoare scrisă în scopul comercializării bunurilor şi serviciilor trebuie să respecte următoarele reguli:• să câştige atenţia cititorului,• să-i trezească şi să-i capteze interesul,• să-i aprindă dorinţa pentru ceea ce-i propune scrisoarea,• să-l îndemne la acţiune în direcţia sugerată de scrisoare.

Exemplul 1

Stimate domn (sau Stimată doamnă)Nu doriţi să vă măriţi cifra de afaceri fără o investiţie suplimentară de capital?De ce n-aţi include în sortimentul dumneavoastră de covoare gama noastră de …? Sunt rare produsele de calitate care aduc profituri atât de consistente fără a cere un capital important.

Exemplul 2

Stimate domn (sau Stimată doamnă)

Vă puteţi mări acum cifra de afaceri fără să investiţi capital nou

Pare incredibil? totuşi e adevărat. Puteţi reuşi exact asta adăugând gama noastră de … la sortimentul dumneavoastră de … Produsele noastre se completează superb iar pentru a vinde sortimentele noastre nu aveţi nevoie decât de câţiva metri pătraţi de spaţiu, fără să investiţi un ban.

Exemplul 3

Stimată doamnă,

Pentru ca noul nostru salon de coafură să se bucure de un debut mai special, monsieur Henri, de la cartierul nostru general din Paris, va fi alături de noi toată săptămâna viitoare.

Dacă nu întârziaţi, puteţi beneficia de un stil de coafură nou, creat special pentru dumneavoastră de acest inimitabil artist care a făcut coafura unora dintre cele mai frumoase femei din lume.

Confirmarea comenzilor şi sugestiilorPrima şi cea mai importantă cerinţă constă în confirmarea comenzii primite în aceeaşi zi. Două reguli fundamentale operează şi în cazul sugestiilor (1) confirmarea cu certitudine şi (2) arătarea preţuirii cuvenite.

Exemplul 1

Stimată doamnă …,

Am fost încântaţi de vizita dumneavoastră de ieri, când aţi făcut primele cumpărături în magazinul nostru, de la deschiderea contului.

Exemplul 2

Stimaţi domni,

E o mare plăcere pentru noi să va urăm bun-venit în rândurile mereu în cretere ale clienţilor firmei. Fiţi siguri că prima dumneavoastră comandă, pe care am primit-o azi-dimineaţă, se va bucura de atenţia noastră promptă.

Exemplul 3

Reţinem sugestiile dumneavoastră până când vom examina problema ambalării. aşa cum vă puteţi da seama, modificarea formei unei cutii de carton implică multe alte schimbări şi de aceea o firmă nu ia cu uşurinţă asemenea măsuri.Faptul că avem clienţi atât de atenţi şi de ingenioşi ca dumneavoastră ne ajută enorm să ne perfecţionăm în permanenţă, atât produsele cât şi ambalajele lor.

Credite şi încasăriScrisorile de încasare nu trebuie scrise la întâmplare ci trebuie să alcătuiască o progresie precisă:• primele atenţionări. Acestea se trimit pentru toate plăţile întârziate, o dată, de două ori şi chiar de trei ori, precum şi clienţilor care au făcut noi cumpărături fără să le plătească pe cele anterioare.• urmări. Dacă primele atenţionări n-au dat rezultate, veţi continua reamintindu-i clientului termenii tranzacţiei, întrebându-l dacă n-are nevoie de copii după facturi, atrăgându-i atenţia că îşi compromite creditul şi avertizându-l că îi va fi tăiat creditul dacă nu-şi respectă obligaţiile. Bineinţeles, toate acestea nu trebuie să apară într-o singură scrisoare, pot să apară însă ca variaţiuni pe aceeaşi temă în mai multe misive.• schimbarea de tactică. Dacă metoda utilizată până în acel moment nu dă rezultate va trebui folosită o altă metodă.• confirmarea plăţilor. În acest stadiu se poate ajunge în orice moment. Dacă clientul trimite un cec pentru o parte din datorie, va fi solicitat şi restul, dar totul se va petrece în termeni politicoşi.• ultima soluţie. Dacă toate soluţiile au dat greş, singura posibilitate de recuperare a datoriei rămâne acţionarea în justiţie.

Scrisori de avertizare

Exemplul 1

RELAŢIILE NOASTRE SUNT ATÂT DE BUNE…încât dacă de data aceasta s-a întâmplat să nu puteţi onora facturile la timp ne dăm seama că e vorba de o încurcătură. Poate că nu v-a parvenit ultima noastră scrisoare, sau cifra stabilită de noi nu se potriveşte cu evaluarea dumneavoastră. În ambele cazuri, veţi fi atât de amabil încât să ne daţi de ştire?Serviciul Credit

Exemplul 2

NE PERMITEŢI SǍ VǍ REAMINTIMcă în contul dumneavoastră există o datorie? Probabil că a scăpat atenţiei dumneavoastră, aşa că, dacă nu cumva tocmai aţi şi făcut-o. fiţi atât de bun şi trimiteţi-ne un cec chiar acum. Dacă aţi avut deja grijă de asta, vă rugăm să primiţi sincerele noastre mulţumiri.Suma datorată: …..

Exemplul 3

DEOARECE NU SUNTEM NICIODATǍ SIGURI…că scrisorile noastre au ajuns la destinatar, vă trimitem încă una în legătură cu datoria dumneavoastră (precizată mai jos). Deci, dacă nu ne-aţi expediat încă cecul, veţi fi atât de amabil să faceţi toate eforturile ca să-l putem primi? Vă mulţumim pentru prompta dumneavoastră cooperare.

Suma: …

Scrisori ulterioare

Exemplul 1

Stimaţi domni,Timpul zboară atât de repede încât probabil nu v-aţi dat seama că în contul dumneavoastră există o datorie restantă de …Suma indicată mai jos este corectă? Sau avem cumva o datorie la dumneavoastră, care ar trebui scăzută din ea? Dacă aşa stau lucrurile, sau dacă aveţi orice altă nelămurire în legătură cu această plată, demult restantă, vă rugăm să ne anunţati imediat.

Dacă, pe de altă parte, suma este corectă, n-aţi putea s-o faceţi să ne parvină fără întârziere?Desigur dacă ati expediat deja plata, vă rugăm să scuzaţi această inoportună scrisoare şi să acceptaţi sincerele noastre mulţumiri.

Exemplul 2

Stimaţi domni,Aţi stat vreodată să vă gândiţi cât ar fi de neplăcut dacă am fi siliţi să acţionăm în justiţie pentru a obţine încasarea datoriei dumneavoastră de mult scadente? Ar fi în primul rând necazurile şi cheltuielile corespunzătoare; în al doilea rând creditul dumneavoastră ar fi afectat, aspect pe care suntem siguri că nu-l subestimaţi.Dacă vă scriem, o facem fără nici cea mai mică dorinţă de a vă crea necazuri. Dimpotrivă, suntem cât se poate de preocupaţi să cooperăm cu dumneavoastră şi să găsim o cale prin care să puteţi plăti această veche restanţă. De fapt, dacă ne-aţi trimite chiar acum un cec de …, împreună cu un plan de plată în mai multe rate, am fi bucuroşi să vă servim.Aşteptăm veşti de la dumneavoastră.

Din cele mai vechi timpuri omenirea a simţit nevoia să transmită informaţie. Primul salt tehnologic l-a făcut Gutenberg. De atunci pe planetă se tipăreşte tot mai mult…

CAPITOLUL 5

DOCUMENTE ELECTRONICE

Documentul este un “ansamblu coerent şi finit de informaţii structurate, lizibile şi cu destinaţie precisă aflat pe un anumit suport” (definiţia ISO). Mijloc de comunicare, prin excelenţă, el este omniprezent în întreprinderi. Mesajele, facturile, devizele şi alte documente repetitive şi complexe antrenează soluţii de imprimare diverse şi variate, adesea neuniforme şi întotdeauna costisitoare. Limitele biroticii, pe de o parte, şi formarea de echipe de dezvoltare specializate pentru fiecare aplicaţie, pe de altă parte, obligă întreprinderile să investească în instrumente capabile să acopere circuitul complet al documentelor şi compatibilitatea cu platformele deja existente.Marea evoluţie a documentului constă în capacitatea sa de a deveni inteligent şi de a fi administrat corespunzător, fără a contribui la creşterea costurilor ansamblului circuitului de producţie documentară. Timpii de reacţie tind să se scurteze, cultura întreprinderii poate fi mai reactivă şi proactivă.

Până când va mai exista hârtia?Raportul “Orizonturi-Soluţii în Biroul Digital 2000” a relevat faptul că:

aproape două treimi din directorii europeni (61%) preferă să consulte documentele decât să citească de pe monitorul calculatorului,; şase din zece (60%) corectează mai bine documentele tipărite pe hârtie decât fişierele aferente acestora; o treime (33%) încă preferă să tipărească mesajele electronice şi paginile de WEB înainte de a le citi; femeile sunt în medie cu 15% mai mult în favoarea hârtiei; 65% din respondenţi preferă să păstreze copii de hârtie ale documentelor importante, unul din zece directori pierd sau rătăcesc lunar documente importante, o femeie manager în Europa primeşte şi procesează zilnic 106 documente combinate – de hârtie şi digitale – comparativ cu 79 pentru managerii bărbaţi. Concluzii: în ciuda noilor tehnologii, cum ar fi Internetul, una din cele mai vechi tehnologii disponibile – hârtia – este încă intens folosită (Paul Webb, director de marketing pentru Europa a companiei Xerox Document Supplies, cel mai mare distribuitor de hărtie tăiată din lume; acest studiu arată că birourile fără hârtie, promisiunea latentă a revoluţiei digitale nu vor apărea prea curând; hârtia are un avantaj extraordinar: este simplu de folosit şi la îndemână, iar politicile responsabile în domeniul protecţiei mediului au înlăturat aproape complet impactul asupra mediului. Şi în timp ce semnăm mai puţine cecuri şi folosim mai puţine bancnotedecât în trecut, avem aceeaşi preferinţă pentru chitanţele de hârtie.Pe măsură ce societatea se îndreaptă spre comerţul electronic şi sisteme bancare pe Internet, consumatorii continuă să prefere documente de hârtie care să certifice tranzacţiile făcute.

5.1. DESCRIEREA ŞI IMPORTANŢA DOCUMENTELOR ELECTRONICE

În general, documentul este suportul informaţiilor şi el este cel care face ca informaţia să fie inteligibilă. Documentele electronice sunt documente în formă electronică, ce conţin numeroase tipuri de informaţii sub formă de: text, date, foi de calcul, grafice, desene CAD, sunet şi secvenţe video.

Există diverse moduri de abordare a documentelor electronice, apărute ca urmare a evoluţiei tehnologiilor hard şi soft (tabelul 5.1).

Tabel nr. 5.1 Definiţii ale documentului electronicAutori DefiniţiiLevien DE este “o informaţie înregistrată şi structurată pentru consumul uman”. Această definiţie înglobează “documente” care datează încă din vremea înscripţiilor cuneiforme pe tăbliţe de lut.Michalski (Byte,1991) DE reprezintă un set de informaţii care poate: să incorporeze tipuri complexe de informaţii; să existe în mai multe locuri în reţea; să depindă de alte documente pentru informaţii; să se modifice dinamic (pe măsură ce documentele subordonate sunt actualizate); să aibă o structură complicată sau tipuri complexe de date (ex: date video sau adnotări vocale); să fie accesat şi modificat de mai multe persoane simultan (dacă au permisiunea să o facă)”.AS 4390 Records Management (standard australian) DE - unităţi structurate de informaţie înregistrate, publicate sau nu şi administrate ca unităţi discrete în sisteme informatice.

IBM Dictionary of Computing În informatică, un document este o unitate denumită şi structurată de text, imagini, sunete sau alte formate, care poate fi stocată, extrasă şi schimbată între sisteme şi utilizatori ca o unitate separată.

Din aceste definiţii se desprind două caracteristici importante: DE sunt unităţi structurate de informaţie înregistrată - adică un document are o

structură logică între elemente de date - paragrafe, celule, imagini. De exemplu, o scrisoare conţine o adresă, o dată, o adresare, un text împărţit în paragrafe, o semnătură, etc.

DE sunt administrate ca unităţi discrete în sisteme informatice - adică un document trebuie să fie deosebit de alte DE, inclusiv de alte versiuni ale aceluiaşi document. Până nu demult, prin document se înţelegea un singur fişier de date. Astăzi, documentele compuse şi cele multimedia sunt stocate în mai multe fişiere de date şi au nevoie de câteva aplicaţii pentru a fi prezentate.

În concluzie un DE trebuie să îndeplinească anumite calităţi. Ele trebuie să fie: disponibile şi accesibile - ele trebuie să poată fi identificate şi stocate în deplină siguranţă şi să poată fi uşor extrase pentru a fi folosite; exacte, diversele versiuni ale unui document trebuie să poată fi identificate cu uşurinţă, pentru a permite accesul la informaţii exacte.

Oamenii folosesc documentele în două moduri: documentul reprezintă un mijloc de a comunica informaţii complexe şi reprezintă o cale de a elabora informaţia.

Documentele joacă roluri importante deoarece toată lumea le înţelege şi ştie să le folosească, reprezentând o soluţie de comunicare cu nenumărate posibilităţi.

Ele au o mare importanţă în activitatea firmelor - în special documentele care conţin informaţii vitale, fără de care firma nu ar putea funcţiona. Un exemplu de astfel de documente ar fi standardele de control al calităţii ISO 9000 şi multe altele. Definirea

documentelor vitale (business critical) diferă de la un sector la altul, dar, în general, se poate spune că un document este vital dacă conţinutul său este: vândut clienţilor; utilizat pentru a crea un produs sau un serviciu vândut clienţilor; utilizat pentru a răspunde unor factori externi: organisme guvernamentale, presiunea concurenţei, certificarea unor standarde, revizie contabilă.

Seturile de documente vitale sunt mari şi complicat de administrat. Sistemul de furnizare a informaţiilor vitale trebuie să satisfacă cerinţele a trei categorii de utilizatori: producătorii de documente, consumatorii şi administratorii aplicaţiei. Aceşti utilizatori au nevoie de sisteme rapide şi accesibile pentru a-şi rezolva problemele.

Tabel nr. 5.2 Cerinţele utilizatorilor de documenteCerinţele utilizatorilorProducători de documente Consumatori de documente Administratorii aplicaţiilorsoft accesibil pentru editare şi creare posibilităţi de căutare şi accesare simple şi intuitive

metode simple de administrare a cerinţelor utilizatorilorfuncţii de administrare simple şi intuitive interfeţe cu utilizatorul adaptabile la nevoile proprii metode simple şi sigure de asigurare a integrităţii documentelorgaranţia flexibilităţii documentelor garanţia exactităţii metode sigure de refacere în cazul căderii sistemelorcontrol simplu şi sigur al distribuirii flexibilitate în relaţiile cu utilizatorii

5.2. GESTIUNEA ELECTRONICĂ A DOCUMENTELOR

Încă de la început trebuie să facem o distincţie clară între: gestiunea documentelor electronice (GDE) – gestiunea documentelor compuse rezultate din cuplarea surselor de informaţii electronice prin intermediul unui tablou de bord "inteligent", care se modifică în funcţie de evoluţia surselor informaţionale; gestiunea electronică a documentelor (GED) - care se referă la identificarea documentelor existente, la conversia şi gestiunea lo documentica - care reprezintă ansamblul tehnicilor aplicate în documentare.

În literatura de specialitate găsim cele trei domenii cumulate în cadrul sintagmei GED.

Figura nr. 2.1

Elaborarea documentelor pe suport de hârtie sau microfilme va fi eliminată treptat trecându-se la documente în format electronic (evoluţia a fost propulsată de mediul Web). De asemenea, arhivarea nu mai este manuală ci se face şi ea electronic. Documentele sunt dematerializate şi se utilizează noi suporţi informaţionali dintre care menţionăm discul optic. Din figura următoare (2.2) rezultă care sunt etapele Gestiunii Electronice a Documentelor (GED). Figura nr. 2.2. Etapele GED

Avantajele aplicării GED sunt următoarele: reducerea costurilor aplicare rapidă îmbunătăţirea serviciilor către clienţi reglementarea standardelor

îmbunătăţirea gestiunii informaţiei

5.3. ADMINISTRAREA DOCUMENTELOR ELECTRONICE

Sistemul de administrare a DE (EDMS - Electronic Document Management System) se referă la un mediu computerizat care permite crearea, organizarea, stocarea, extragerea, manipularea şi controlul circulaţiei documentelor în formă electronică.

Tabel nr. 5.3 Definiţii EDMSAutori Definiţiiadministrarea documentelor este…Gartner Group…un set de servicii puternic integrate, de nivel intermediar, ce cuprinde servicii de bibliotecă, de elaborare şi de circulaţie a documentelor cu aplicaţii pentru procese vitale în jurul tehnologiei client/server, folosind interfeţe deschise pentru aplicaţiiInternational Data Corporation un soft capabil să organizeze producerea documentelor, să administreze accesibilitatea şi distribuirea volumelor de documente text şi să supervizeze fluxul documentelorInterleaf nu numai ca tehnologia care administrează documente ci - mai important - ca tehnologia care administrează informaţiile din document. Interleaf vede administrarea documentelor ca pe un set de soft-uri şi servicii prin intermediul cărora informaţiile vitale sunt administrate prin asigurarea posibilităţilor de creare, asamblare, controlare şi distribuire a acestor informaţii.

Experienţa a arătat că există două clase de administrare a documentelor: administrarea imaginilor fixe ale paginilor - clasă ce pare să fie cea mai familiară

pentru bibliotecari; administrarea documentelor editabile, cum ar fi fişierele procesoarelor de texte sau

foile de calcul tabelar.Probabil că primul sistem de administrare a documentelor a fost agrafa pentru hârtii.

Apoi pe măsură ce teancul de hârtii a crescut, s-a inventat dosarul, apoi fişetul. Apoi acestea s-au înmulţit devenind biblioteci. În cadrul acestora nu putem avea acces imediat la o anumită informaţie, decât dacă documentul există în bibliotecă (nu este împrumutat). Este evident că era necesar să se găsească o altă soluţie, şi aceasta a fost tehnologia de administrare a documentelor din zilele noastre.

Elementele unui sistem de administrare a documentelor constau în utilitare soft menite să asigure funcţiile necesare administrării documentelor.

Pentru multe dintre firme, utilizarea unui sistem de administrare a DE, poate aduce avantaje considerabile: valorificarea capitalului intelectual, deoarece informaţia este creată o dată şi folosită de mai multe ori, creşterea vitezei de identificare şi extragere a informaţiilor, evitarea pierderii şi distrugerii accidentale a documentelor, uşurarea utilizării informaţiilorde către noii angajaţi, reducerea duratei activităţilor de lucru şi elaborarea mai rapidă a produselor, asigurarea unui răspuns rapid la evenimente, creşterea productivităţii angajaţilor, creşterea calităţii produselor prin posibilitatea exercitării unui control mai riguros asupra documentaţiei,

reducerea costurilor prin eliminarea activităţilor redundante.Un sistem de administrare a DE trebuie să cuprindă următoarele:

zonă de stocare unde se păstrează documentele, metodă de înregistrare a documentelor în zona de stocare, metodă de localizare şi identificare a documentelor din zona de stocare, metodă de extragere a documentelor din zona de stocare.

Pe lângă aceste cerinţe minimale, un asemenea sistem ar trebui să poată acoperi şi următoarele opţiuni: blocare: un mecanism care să asigure modificarea unui document - la un moment dat - de către un singur utilizator, controlul versiunilor: metode de urmărire a modificărilor suferite de un document; securitate: pentru a controla care utilizatori pot avea acces la un document şi cu ce scop, structură organizatorică: metode de a organiza documentele în grupuri, în funcţie de relaţiile dintre ele, căutare liberă după text: posibilităţi de localizare a documentelor pe baza textului pe care îl conţin, atribute ale documentelor: informaţii asociate documentului (cum ar fi autorul, perioada în care a fost redactat, titlul etc.), fluxul documentelor: posibilitatea de a transmite în mod controlat documentele de la un utilizator la altul, scanare OCR, ICR: metode de convertire a documentelor pe hârtie în format electronic, publicare: metode de a combina documentele în seturi coerente cu scopul de a fi distribuite către cei vizaţi.

Administrarea DE trebuie planificată la nivel de firmă, prin desemnarea responsabilităţilor ce revin fiecărui angajat.

Politicile şi procedurile trebuie să fie elaborate astfel încât să corespundă cu sistemul informatic existent în ceea ce priveşte:

- stabilirea şi administrarea “spaţiului de lucru” electronic al firmei;- elaborarea şi implementarea convenţiilor de denumire a documentelor şi

directoarelor,- determinarea, stabilirea şi asumarea responsabilităţilor,- implementarea măsurilor de securitate şi de control al accesului,- coordonarea stocării documentelor,- alinierea practicilor din sistemul informatic al firmei la practicile administrării

documentelor.

5.4. LIMBAJE DE MARCARE

Limbajele de marcare (markup languages) îşi au originea în tehnicile editoriale şi tipografice tradiţionale.

Imediat ce calculatoarele au început să fie utilizate pentru activităţi editoriale, textul propriu-zis era “împănat” cu marcaje, ce aveau în general semnificaţia marcajelor editoriale clasice. Iniţial aceste marcaje erau tot în formă textuală, uitilizând însă anumite convenţii care să permită atât operatorilor umani cât şi programelor să deosebească textul de marcaje.

Datorită faptului că odată cu perfecţionarea programelor specializate (de editare, de compoziţie, etc.), textul marcat era prelucrat aproape exclusiv de calculatoare, s-a renunţat la

utilizarea marcajelor text în favoarea unor aşa numite “coduri de control”, mai compacte dar inteligibile doar pentru programele specializate.

Mai târziu, diversificarea programelor a condus la sisteme de marcare incompatibile. Pentru companiile care lucrau cu multe documente, pentru marii editori de documente, lucrurile au devenit la un moment dat imposibil de gestionat.

Încă din anii’60, IBM a întâmpinat dificultăţi în schimbul intern de documente, în domeniul partajării informaţiei din document şi mai ales în utilizarea eficientă şi unitară a documentelor. Dimensiunile colosale ale companiei şi diversificarea platformelor hard şi soft precum şi a programelor de editare şi compoziţie utilizate, au condus la o situaţie paradoxală, în care practic oamenii de la IBM nu se puteau înţelege.

În aceste condiţii, IBM a lansat un proiect de cercetare în scopul de a găsi o soluţie unitară pentru sistemul juridic al companiei. Ideea iniţială era de a pune la punct un sistem de marcaje axat pe problemă.

Echipa condusă de Charles Goldfarb s-a orientat în consecinţă spre un sistem de marcare extensibil, care s-a constituit apoi într-un meta-limbaj universal, aplicabil, numit GML (Generalized Markup Language). Pe baza acestei specificaţii a fost dezvoltată la IBM prima aplicaţie internă numită ISIL, care apoi a devenit un produs - program numit BookMaster.

În 1986, GML a fost adoptat ca standard ISO (8879), devenind astfel Standard Generalized Markup Language, adică SGML.

În mod concret, toate componentele unei aplicaţii SGML, se bazează pe aşa numita “declaraţie SGML” (SGML declaration) specifică fiecărui sistem de calcul utilizat.

Declaraţia cuprinde şi elemente de “sintaxă concretă “, adică precizează anumite elemente ale limbajului În contextul aplicaţiei respective.Formatele şi normele documentelor electronice trebuie să permită catalogarea şi indexarea documentelor, pentru ca, ulterior acestea să poată fi “reperate”. Pentru a fi vehiculate pe Internet, documentele trebuie să încadreze în anumite norme corespunzătoare protocoalelor existente. Aceste norme sunt, în prezent, într-o constantă evoluţie, astfel încât sunt posibile mai multe formate. Din păcate documentele electronice nu au atins gradul de normalizare şi regulile de utilizare întâlnite astăzi în lumea cărţilor.Normele care permit codificarea structurii logice a familiei de documente aparţin familiei SGML (Standard Generalized Markup Language), normei internaţionale ISO 8879, 1986 şi normei franceze NF EN 28879, 1990. Aceste norme permit crearea de documente ce pot fi reactualizate. Documentele sunt independente de platformele hardware şi software care au contribuit la crearea lor.Formatul comun al unei clase de documente codificate cu SGML este definit într-un DTD (Definirea Tipului de Document) scris în limbajul SGML. Diferitele formate din familia SGML cel mai des întâlnite pentru publicarea electronică sunt SGML, HTML şi XML.

5.4.1 SGML (Standard Generalized Markup Language)Editorul normei SGML este Charles F. Goldfarb, care a lucrat la IBM, la conceperea unui sistem integrat de publicare a documentelor juridice. SGML este utilizat în lume de editori pentru a normaliza practicile de marcare a documentelor în cadrul prelucrărilor de pe canalele de editare. El permite administrarea tuturor documentelor în curs de publicare într-o bază de date, urmărind circuitul de publicare: de la depunerea manuscrisului de către autor până la publicarea acestuia trecând pe la comitetul de lectură şi prin fazele de acceptare şi de modificare.Caracteristici:

SGML creşte productivitatea canalelor documentare prin suprimarea redundanţelor, este un instrument sofisticat ce permite controlul şi comenzi macro destinate minimizării operaţiilor de prelucrare într-un mediu de producţie. Separă total structura conţinutului de modul de prezentare. În felul acesta, documentul este accesibil oricăror programe de procesare, care pot să identifice datorită marcajelor, părţile componente ale conţinutului şi să le aplice prelucrări specifice. De exemplu, un program care va formata documentele pentru tipărire pe hârtie, va aplica anumite procesări, iar un program care va pregăti documentele pentru publicare pe WEB va aplica alte procesări. Este de fapt un meta-limbaj, adică este un limbaj cu care pot fi definite alte limbaje. Cel mai mare avantaj al său este faptul că îşi poate defini propria gramatică pentru documente. Fiind extrem de flexibil, el poate fi aplicat pe orice structură de informaţii. Acest lucru îi permite să ia forme simple precum este HTML-ul (Hipertext Markup Language) sau complexe cum este TIM-ul (Telecommunications Interchange Markup – variantă de limbaj destinată în exclusivitate telecomunicaţiilor). Flexibilitatea de care a dat dovadă SGML-ul le-a determinat pe principalele firme producătoare de software să fie reţinute în promovarea lui. În acelaşi timp, complexitatea lui a făcut imposibilă realizarea unor instrumente software eficiente care să poată lucra cu orice tip de documente SGML, datorită faptului că această complexitate poate fi utilizată de o grupă restrânsă de utilizatori. Un alt aspect interesant este faptul că documentul SGML este accesibil oricărui editor de text (chiar şi celor în mod linie), deoarece nu conţine coduri. SGML-ul este independent de maşina pe care este utilizat şi de sistemul de operare sub care lucrează. Independenţa lui hardware şi flexibilitatea faţă de sistemul de operare sunt principalele motive ce pledează pentru implementarea lui pe WEB. Cum în momentul proiectării SGML, WEB abia se năştea, acest limbaj de marcare nu a căpătat o amploare deosebită.

5.4.2 HTML (Hipertext Markup Language)HTML (Hipertext Markup Language) este un format de descriere care permite crearea de documente hipertext portabile de pe o platformă pe alta şi este primul limbaj care trebuie învăţăt de cineva care doreşte să fie prezent pe Web. Deci este utilizat pe serverele W3 de pe Internet. Urmează apoi JavaScript dezvoltat de Netscape, care amplifică dinamismul documentelor HTML.Limbajul HTML a fost creat în 1989 de Tim Berners-Lee, cercetător la CERN, în cadrul proiectului World Wide Web. În 1992, Dan Connoly a descris DTD HTML şi specificaţiile acestui format. În 1993, aceste specificaţii au fost revizuite deoarece erau depăşite şi astfel a apărut HTML2 în 1994. Astăzi a apărut deja pe piaţă a patra versiune HTML. Două grupuri de lucru au contribuit la evoluţia acestui standard: W3C (World Wide Web Consortium) şi ETF (Internet Engineering Task Force). Normele emise de organismul de normalizare IETF se numesc RFC (Request For Comment). În ceea ce priveşte versiunea 2 HTML, RFC are numărul 1866.Născut la IBM, în urmă cu aproximativ 30 de ani, într-o tentativă de a rezolva unele probleme ivite la transportul documentelor între diferite computere, limbajul hipertext a evoluat încet. HTML din prima generaţie este înţeles de primele navigatoare (modul text). Nivelul 1 este obligatoriu pentru toate navigatoarele şi înseamnă posibilitatea de a interpreta (hipertext + imagini). Nivelul 2 (HTML2) a adus o contribuţie deosebită la realizarea unei interactivităţi reale (forms). HTML 3.0 (HTML+) aduce în plus tabele, formatarea paragrafelor, curgerea textului pe lângă imagini, tabele, tab-uri, note şi o mulţime de alte opţiuni.HTML nu suportă structuri complexe, în special gestiunea formulelor matematice, acestea din urmă implicând inserarea imaginilor. Este un instrument simplu de creare şi difuzare pe Web.

Un document HTML poate fi creat cu uşurinţă prin reformatarea documentelor create în SGML sau în format de prelucrare a textelor birotice (Word, Wordperfect, etc). Înainte de a facilita cercetarea documentelor pe reţea, lucrările de normalizare i-au asociat la W3C pe reprezentanţii domeniului bibliografic (biblioteci şi baze de date) şi pe editorii de publicaţii academice. Este vorba despre normalizarea elementelor meta-datelor care sunt conţinute într-un document HTML şi care sunt codate într-o sintaxă “metadata”.

HTML-ul a fost limbajul promovat de toate companiile producătoare de software. S-a răspândit cu o rapiditate comparabilă doar cu dezvoltarea informaticii. Astăzi există pe WEB sute de milioane de pagini realizate cu ajutorul lui. Se caracterizează în principal printr-o structură extrem de simplă fiind utilizat în special la afişarea textelor, a imaginilor şi a altor tipuri de informaţii şi mai puţin la stocarea lor, nefiind capabil să creeze structuri complexe şi să înţeleagă logica documentelor. Din această cauză, de regulă, pe serverele WEB informaţia este stocată în documente SGML pentru a se putea executa asupra ei operaţii de căutare, validare, interpretare etc. iar HTML este utilizat doar la afişarea acesteia.

Documentele sunt afişate cu ajutorul unor aplicaţii specializate numite navigatori (browsers, în engleză) care pot rula pe orice platformă hard sau soft. Înmulţirea deosebită a publicaţiilor HTML a condus la apariţia unor sisteme de indexare şi căutare a documentelor, a unor cataloage de referinţă care cuprind milioane de pagini WEB iar accelerarea dezvoltării comerciale a WEB-ului a condus la apariţia protocoalelor pentru securizarea documentelor schimbate între document şi server.

Problema HTML-ului provine din simplitatea lui. Spre deosebire de SGML, limbajul nu este extensibil dispunând de o gramatică bine definită a tag-urilor, ce nu permite adăugarea altora noi. Speciaştii au încercat să-l dezvolte (încercând să-l facă extensibil) dar au renunţat deoarece prin adăugarea extensibilităţii, HTML-ul îşi pierde portabilitatea, deci nu mai poate fi utilizat pe WEB.

HTML nu este un limbaj de programare. Specificaţiile lui definesc seturi de tag-uri (marcatori) şi regulile de inserare a acetora pentru descrierea documentelor, astfel încât acestea să poată fi afişate de nişte aplicaţii (browsers, în engleză) care pot rula pe orice platformă hard sau soft.Elementele HTML, tag-urile sunt inserate întrun text şi descriu elementele logice şi fizice ale acestuia (de exemplu titlul, paragrafele, etc). Legăturile hipertext permit unui document să trimită o parte dintr-un document către un alt document sau către un alt server. Componentele documentului pot conţine texte, sunete, imagini fixe sau animate.

Majoritatea tag-urilor HTML au forma:<NumeTag> Textul afectat de tag </NumeTag>şi indică navigatorului elemente de structura documentului, formatare sau alte elemente (imagini, fişiere sonore, etc).

Cu ajutorul HTML se realizează: documente independente de platformă, legături la alte documente de pe Internet, inserări de grafică, sunet, şi video, legături la alte resurse (adiţionale) de pe Internet, interactivitate între cititorul documentului şi aplicaţia dorită de autor.

Sintetic, caracteristicile HTML sunt: portabilitatea completă: fişierele HTML sunt salvate într-un format standard (ASCII). Seturile de tag-uri sunt definite de un comitet internaţional; independent de platformă: publicaţiile Web HTML pot fi rulate pe un PC, Mac sau pe un sistem Unix; extensibil: este capabil să implementeze orice protocol nou, care va apare ulterior şi poate integra în documente cele mai avansate madii (de exemplu VRML);

versatil: fişierele HTML îşi extind funcţionalitatea dincolo de cea imaginată iniţial, aceea de hipertext, inserând în documente nu numai legături şi componente multimedia ci şi programe; simplitate: lucrează extrem de simplu. El “spune” navigatorului şi aplicaţiilor lor auxiliare, prin intermediul tag-urilor, ce să facă cu textul, grafica, sunetul şi fişierele video sau cu programele incorporate; dezvoltat pe baza SGML, permiţând descrierea documentelor structurate.

5.4.3 XML (eXtensible Markup Language)Apariţia limbajului XML (eXtensible Markup Language) a fost anunţată cu ocazia

celei de-a zecea aniversări a adoptării limbajului marcator SGML. XML este un subset al limbajului SGML, nu este la fel de complex ca SGMl sau simplu ca HTML. Oferă însă posibilităţi de stocare a informaţiei în cele mai diverse forme, are capacitatea de a prezenta utilizatorilor informaţii dinamice şi personalizate şi uşurinţă în utilizarea documentelor XML pe WEB.

XML este un metalimbaj capabil să conţină alte limbaje marcatoare şi are următoarele caracteristici: poate fi utilizat uşor pe Internet, poate suporta o mare varietate de aplicaţii, este compatibil cu SGML, documentele XML sunt clare şi lizibile de către utilizatorii în format text, proiectarea documentelor XML se face rapid, designul XML este formal şi concis, documentele XML sunt uşor de creat.

Elaborarea specificaţiilor în limbajul marcator XML este împărţită în trei faze: elaborarea sintaxei XML, stabilirea legăturilor hipertext, specificarea stilurilor XML, bazate pe limbajul DSSSL (Document Style Semantics and Specification Languages).

Principalul punct forte al limbajului XML este furnizarea acestuia pe WEB.Unul dintre motivele principale care au stat la baza introducerii limbajului marcator

XML a fost dificultatea proiectanţilor de software de a produce programe care să exploateze la maxim facilităţile oferite de documentele SGML.

Dezavantaje: datorită faptului că XML-ul este un subset al SGML-ului, acesta pierde o parte din facilităţile mai speciale, oferite de acesta, adaptare ineficientă pentru multimedia în ceea ce priveşte fonturile, grafică video, sunet, etc.

Prin introducerea XML-ului, actuala organizare a informaţiilor va fi schimbată radical: documentele SGML şi bazele de date pot fi exportate în documente SGML, fără a fi afectată capacitatea programelor de a face prelucrări şi căutări rapide asupra lor, iar actuala practică de a le exporta mai întâi în format HTML pentru a le trimite pe WEB va dispare.

O mare parte a specificaţiilor XML se ocupă de legăturile hipertext, legături care au dus la apariţia noţiunii de navigare. În XML există mai multe mecanisme de conexiuni (la care pot fi specificate atribute):- independente de locaţie;- legături bidirecţionale;- legături ce pot fi specificate şi organizate din afara documentului;- legături n-are;

- legături agregate, provenite din surse multiple;- legături interne, în interiorul documentului.

Limbajul XML a fost creat, în primul rând, datorită imposibilităţii producătorilor de software de a produce programe care să exploateze la maximum facilităţile oferite de documentele SGML. În acest sens, XML oferă posibilităţi favorabile implementării de aplicaţii uşor de realizat.

Dacă în HTML diversitatea aplicaţiilor era destul de restrânsă (completarea s-a realizat prin limbajele Java şi JavaScript), XML-ul oferă patru tipuri principale de aplicaţii:- aplicaţii dependente de un WEB client în medierea dintre două sau mai multe baze eterogene;- aplicaţii ce distribuie o parte din procesarea de pe serverul WEB pe clientul WEB;- aplicaţii care au nevoie de clientul WEB pentru a prezenta diferite afişări ale aceloraşi date;- aplicaţii în care agenţii inteligenţi WEB combină informaţiile descoperite în funcţie de nevoile utilizatorilor.

XML-ul are nu numai susţinători, ci şi critici printre care se numără şi Netscape ce consideră că în cel mai bun caz XML-ul va fi doar un complementar al HTML-ului şi că el nu va avea un mare impact asupra utilizatorilor. John McFadden de la OmniMark Technologies, considerat un mare fan al SGML-ului consideră că: "nu este decât o iluzie, bună numai pentru producătorii de software şi care nu-i avantajează cu nimic pe utilizatori". El crede că XML-ul va crea doar confuzie în rândul potenţialilor utilizatori al SGML-ului. Timpul va demonstra dacă are dreptate sau nu.

2.4.4 VRML (Virtual Reality Modeling Language)La fel ca HTML, VRML nu este, în sens strict, un limbaj de programare orientat

obiect, însă propune un format de descriere a scenelor în trei dimensiuni. Scopul iniţial al acestui limbaj a fost cel de a transforma navigarea pe Web într-o aplicaţie de realitate virtuală şi de a deveni, în timp, un limbaj standard de descriere universal pentru simulări la care participă mai mulţi participanţi.VRML manipulează obiecte elementare numite noduri care pot fi reprezentate prin sfere, poligon etc. Un fişier VRML conţine caracteristicile obiectelor care compun o scenă în trei dimensiuni, iar navigatorul utilizatorului va decoda informaţii din toate obiectele.

5.4.5 PGML (Precision Graphics Markup Language)Data de 13 aprilie 1998 a însemnat asocierea Adobe cu IBM, Netscape şi Sun pentru a

emite către W3C specificaţiile unui format nou de imagini. Acest format defineşte imagini vectoriale, nu numai din categoria bitmap ci şi GIF sau JPEG care se găsesc pe paginile Web. Cel mai important avantaj al imaginilor vectoriale (alături de o încărcare mai rapidă), este cea a posibilităţii de a insera un text într-un grafic ce poate fi apoi indexat.

5.4.6 VML (Vector Markup Language)La adresa http://betty.userland.com/stories/daveWiner/98/05/vml.html este publicat un

comunicat de presă care anunţă un format nou de imagine vectorială propusă World Wide Web Consortium (W3C) de către Autodesk, HP, Macromedia, Microsoft şi Visio. În prezent, nu există imagini vectoriale recunoscute de motoarele de căutare. Imaginile prezentate pe site-urile Web sunt în format GIF sau JPEG.

Toate formatele prezentate sunt într-o confruntare continuă pentru dominarea spaţiului Internet. Lupta dintre PGML şi VML promite să fie comercială şi să antreneze toate întreprinderile implicate. Evoluţiile din acest domeniu sunt extrem de rapide. Nici un standard

nu poate deveni peren fără a deveni (iniţial) standard. HTML nu va dispare în anii următori iar evoluţia profesioniştilor către XML rămâne ipoteza cea mai plauzibilă, pe termen lung.

5.5. HIPERTEXT ŞI HIPERMEDIADin punct de vedere matematic, atât hipertextul cât şi hipermedia se pot defini ca

medii "n-dimensionale" sau text cu "n dimensiuni" şi respectiv mediu la "n dimensiuni".

2.5.1 Puţină istorieIniţial hipertextul a apărut în cercetarea documentară. Această idee a fost enunţată

prima oară de Vannevar Bush ( profesor la MIT şi Institutul Carnegie din Washington), în 1945, care a remarcat că cele mai multe din sistemele de indexare şi organizare a informaţiei utilizate de comunitatea ştiinţifică sunt artificiale, în măsura în care fiecare element nu este clasat decât sub o singură rubrică iar aranjamentul este ierarhic. Toate aceste idei au fost publicate în articolul “As We May Think” (devenit celebru) din revista Atlantic Monthly. Autorul prezintă o maşină numită MEMEX (MEMory EXtended) care ajută omul în procesul de memorare, pe baza asociaţiilor între conţinut şi formă şi care se baza (parţial) pe tehnologia microfilmelor, fiind dotată cu dispozitive de selecţie foto-optică şi tastaturi..

În anul 1965, cercetătorul Ted Nelson inventează sistemul hipertext definindu-l drept: “material scris sau grafic interconectat într-o manieră complexă care în mod convenţional nu poate fi reprezentat pe hârtie. El poate conţine cuprinsuri ale propriului său conţinut şi relaţiile dintre diverse părţi componente; poate de asemenea conţine adnotări, adăugiri şi note de subsol pentru cei care doresc să-l examineze”. Ted Nelson inventează şi un sistem hipermedia: Xanadu care era construit în jurul ideii de a concepe un sistem care să conţină întreaga literatură universală, plus alte informaţii într-un singur depozit de date (a fost descris drept “locul magic al memoriei literare” de către poetul Samuel Taylor Coleridge). Autodesk a dezvoltat o versiune de Xanadu, care, însă, nu a fost făcută niciodată publică pe piaţă, în ciuda numeroaselor anunţuri a unot variante de test.

Douglas Engelbart este considerat şi el a fi pionierul acestui domeniu prin proiectul Augment. Prezentat în premieră în 1968, a adus în faţa publicului numeroase noutăţi: mouse-ul, ferestre multiple pe ecranul calculatorului, facilităţi de procesare a textelor şi hipertextelor, poştă electronică, teleconferinţe, documente compuse din text şi grafică, limbaje de comandă de tip script, interfeţe grafice.

Un alt moment important poate fi considerat anul 1989, datorită WEB-ului a cărui dată de naştere a fost semnată odată cu propunerea fizicianului Tim Berners-Lee a unui proiect care a circulat sub numele “HiperText and CERN”, sistem hipertext denumit, în octombrie 1990, World Wide Web.

5.5.2 Ce este hipertext şi hipermediaÎn prezent, termenii de hipertext şi hipermedia sunt consideraţi sinonimi. Atât

hipertextul cât şi hipermedia sunt deci medii multiple şi instrumente de gestionare complexă a elementelor individuale dintr-o structură. Ele permit ghidarea structurată şi exploatarea volumului de cunoştinţe.

Hipertextul reprezintă un mod de organizare a informaţiei prin care se pot lega diferite părţi ale informaţiei după o anumită logică. Informaţia manevrată prin sistemul hipertext este divizată în noduri, între care se stabilesc anumite legături. Fiecare nod reprezintă un tip de informaţie iar accesul în acest sistem se face prin navigare. În viziunea diverşilor autori , hipertextul este: formă de document electronic,

metodă de organizare a informaţiilor în care datele sunt memorate într-o reţea de noduri şi legături, ce poate fi accesată prin intermediul unor navigatoare interactive şi manipulată de un editor structural, tehnică pentru organizarea informaţiei textuale printr-o metodă complexă neliniară în vederea facilitării explorării rapide a unei cantităţi mari de cunoştinţe.

Conceptual, o bază de date hipertext poate fi gândită ca un digraf, unde fiecare nod poartă un fragment de text şi arcele grafului conectează unele fragmente de text cu altele înrudite. Pentru vizualizarea textului, din această bază de date, utilizatorului face apel la o interrfaţă prin care traversează legăturile.

Avantajele hipertextului faţă de textul tipărit sunt: forma neliniară a hipertextului oferă posibilităţi eficiente de parcurgere a conţinutului; mediile electronice pot stoca o cantitate impresionantă de informaţii; hipertextul realizează o bună vizualizare a conţinutului şi o navigare rapidă, oricât de complexe ar fi documentele, ţinând cont de specificaţiile utilizatorilor; în cadrul sistemelor hipertext, interogările, filtrările, diversele preferinţe şi adnotările utilizatorilor pot fi refolosite ori de câte ori este necesar, putând fi stocate în cadrul strcuturii hipertext a documentelor folosite.

Problemele care apar în legătură cu utilizarea hipertextului ţin de: conversia textului liniar în format hipertext (liniarizarea textului); proiectarea (design-ul) documentelor hipertext, accesarea concurentă a bazelor de date hipertext în context distribuit, construirea unor mecanisme optime pentru căutări şi interogări inteligente în cadrul informaţiilor hipertext, suportul pentru extensii multimedia, prezentarea documentelor hipertext într-o formă uşor de parcurs de către utilizatori etc.

Hipermedia desemnează o reţea de texte sau noduri informaţionale interconentate, prin care utilizatorul se poate deplasa cu uşurinţă (prin selecţia cu ajutorul mouse-ului). Utilizatorul unui sistem hipermedia navighează simplu pentru a traversa elemente diferite, texte, imagini numerice, secvenţe video, muzică şi voce sau documente de natură diferită.

Principala caracteristică a tehnologiilor hipertext şi hipermedia o reprezintă capacitatea lor de a accesa informaţia şi de a naviga intuitiv în interiorul documentelor, prin intermediul "legăturilor".

Documentele hyper sunt constituite din datele propriu-zise (text, grafică, sunet, video) şi din informaţia de structurare sau de prezentare, care leagă datele, creând astfel o reţea de date. Din punct de vedere tehnic, hiperdocumentele sunt ansambluri de noduri (concepte) interconectate prin legături (relaţii).

Nodul reprezintă un concept unic (o idee), care conţine orice tip de informaţie (text, grafică, animaţie, audio, video, imagini sau programe) ce are asociată o informaţie semantică (detaliu, propoziţie, colecţie, observaţie etc.). Nodurile sunt conectate la alte noduri prin intermediul legăturilor. Nodul sursă al unei legături se numeşte referinţă, iar cel destinaţie poartă numele de referent, putând fi numite şi noduri ancoră. Figura nr. 5.3 Exemplu de structură hipertext compusă din mai multe noduri şi modul ei de vizualizare folosind un browser hipertext

Legăturile sunt conexiuni între noduri (sau concepte) dependente unul de altul, putând fi bidirecţionale sau doar unidirecţionale. Şi legăturilor li se pot asocia tipuri (legătura de specificare, de elaborare, legătura membru, legătura de opoziţie etc.), definind natura relaţiei dintre noduri. De asemenea, legăturile pot fi:

referenţiale: non-ierarhice, utile pentru realizarea referinţelor încrucişate, ele fiind cele care deosebesc cel mai bine hipertextul de celelalte tipuri de stocare a informaţiei; organizaţionale: ierarhice sau structurale, ilustrând relaţiile părinte-copil dintre noduri, folosite la organizarea nodurilor, în mod ierarhic, într-o structură strictă. Sunt esenţiale pentru liniarizarea hipertextului şi permit autorilor să verifice coerenţa structurii hipertext. statice: stabilite de autorul documentului; dinamice: create în momentul rulării sistemului hipertext, în funcţie de context sau de cerinţele utilizatorilor.

Dacă se are în vedere natura semantică a relaţiilor dintre noduri, legăturile pot fi clasificate pe următoarele nivele: nivelul 1: legăturile nu au asociate etichete; nivelul 2: legăturile posedă etichete ce descriu înţelesul global al relaţiei dintre obiecte (de exemplu “este ilustrat de” sau “este discutat de”); nivelul 3: legăturile au etichete mai detaliate (precum “este vizualizat grafic prin”, “este criticat de”).

Figura nr. 5.4 Exemplu de legături hipertext compusă din mai multe noduri şi modul ei de vizualizare folosind un browser hipertext

Hipertextul şi hipermedia desemnează conţinutul, înţelesul mediului şi mai puţin o reprezentare grafică a acestuia. Construirea acestor legături hyper se bazează pe următoarele principii:- principiul metamorfozei. Conform acestuia, reţeaua de legături de date ce constituie hipertextul şi hipermedia este într-o permanentă construcţie, adaptându-se continuu cerinţelor de regăsire;- principiul eterogenităţii. Componentele care compun această reţea sunt informaţii de natură diferită (eterogenă) şi ele se pot regăsi pe toate tipurile de suporturi posibile, de trimitere a mesajelor;- principiul multiplicităţii şi al deplasării pas cu pas. Acest principiu demonstrează că nu există doar un singur punct de început, ci se poate alege orice punct al acestui graf informaţional pentru a fi nodul de origine al căutării, traseul de parcurgere a structurii configurându-se treptat, pornind de la acesta. Multiplicitatea provine din posibilitatea existenţei unor multiple puncte de origine; în fapt toate nodurile pot îndeplini acest rol;- principiul exteriorităţii. Reţeaua de date facilitează şi deplasarea spre exterior, mişcarea;- principiul topologic. Acest principiu concluzionează că în acelaşi sistem nu există o cale trasată dinainte ci totul este într-o permanentă reconfigurare topologică;- principiul mobilităţii centrelor. Reţeaua nu are un centru (o idee principală) sau nu contează care element poate fi considerat la un moment dat central.

5.5.3 Modalităţi de regăsire şi navigarePrincipiile care stau la baza construirii acestor reţele de informaţii ţin cont în primul

rând de scopul final al acestui sistem şi anume de identificarea posibilităţilor de căutare şi regăsire a informaţiei.Regăsirea informaţiei în sistemele hipermedia sau hipertext se bazează deci, pe metode care ţin cont de caracteristicile informaţiei.

În funcţie de criteriul ales pentru căutarea informaţiei, metodele se pot clasifica astfel:

- metode de regăsire a informaţiei categoriale. Prin folosirea acestora, se pot delimita sau selecta documente, câmpuri text sau pagini din documente ce fac parte dintr-o anumită clasă categorială;- metode de regăsire bazate pe relaţia cuvânt, în care cuvintele sunt căutate conforma ordinii lor;- metode de regăsire bazate pe adiacenţă, care execută o căutare spaţială din aproape în aproape, în funcţie de următorul element de găsit;- metode de regăsire alternative. Acestea aplică în regăsirea informaţiei criteriul "OR" pentru două sau mai multe cuvinte;- metode de regăsire bazate pe asociere, adică se aplică un criteriu "AND" de regăsire, pentru două sau mai multe cuvinte;- metode de regăsire bazate pe un criteriu de negare "NOT". În acest caz regăsirea este exclusivă pentru referinţele la un cuvânt, care nu este asociat cu cel iniţial;- metode de regăsire ce folosesc trunchierea, adică regăsesc un cuvânt, cu oricare alt sufix al său;- metode de regăsire prin cuvinte intermediare, aceste metode execută o căutare şi o regăsire din aproape în aproape prin cuvinte intermediare către cel căutat.

Sistemele hipertext şi hipermedia pot furniza căi de navigare unidirecţionale şi bidirecţionale. Cea mai simplă şi cunoscută modalitate de navigare prin structurile "hyper", este cea prin butoane, modelitate care permite accesul uşor la informaţia conţinută în nodurile reţelei printr-o simplă apăsare pe butoanele afişate la un moment dat.

Aceste sistemele sunt folosite în mod curent pentru publicaţiile electronice şi în munca de documentare, pentru chioşcurile interactive, cataloage electronice sau pentru furnizarea de informaţii publice.

Termenii de hipertext şi hipermedia au cunoscut o şi mai mare recunoaştere datorită Internetului şi WWW. Datorită acestor noutăţi tehnologice, documentul pe hârtie va fi înlocuit treptat, cu documentul electronic, descris pe baza legăturilor sale interne şi externe, de tip "hyper".

5.6. CREAREA PAGINILOR WEB ÎN HTMLAPLICAŢIIPaşi:1. Editarea fişierului HTML cu:

- un editor de texte obişnuit: Notepad, Wordpad, Word, WordPerfect;- un editor de texte dedicat: Netscape Composer, HotMetal.

2. Salvarea paginii WEB cu extensia .html sau .htm într-un site WEB.

3. Rezolvarea referinţelor conţinute în pagina WEB (legătură, imagini, sunete, filme, aplicaţii Java etc.).

4. Pagina WEB astfel creată poate fi vizualizată cu ajutorul unui browser.

Reguli

1. un document HTML este o succesiune de blocuri,

2. blocurile unui document HTML pot fi imbricate (incluse unul în altul),3. un bloc este delimitat de simboluri speciale (marcaje sau tag-uri). Tag-urile sunt incluse între paranteze <...> şi transmit comenzi către browser pentru a afişa pagina într-un anumit mod,4. unele blocuri prezintă delimitator de sfârşit de bloc, în timp ce pentru alte blocuri acest delimitator este opţional sau chiar interzis,5. un document HTML standard constă dintr-un bloc <html>... </html>, care,include două sub-blocuri <head>... </head> şi <body>... </body>,6. blocul <body>... </body> cuprinde conţinutul propriu-zis al paginii HTML adică ceea ce va fi afişat în fereastra browser-ului,7. o etichetă poate fi scrisă atât cu litere mari, cât şi cu litere mici,8. trecerea la o linie nouă se face cu ajutorul tag-ului <br> (break).

Bibliografie:

1. Anghelidi, R., Saltul felinei, CHIP nr. 12/decembrie 97, p. 862. Buraga S.C., Mai mult decât text. Incursiune în teoria hipertextului, PC Report nr.96/septembrie 20003. Gugoiu, T., HTML prin exemple, Editura Teora, Bucureşti, 20004. Matei, C., eXtensible Markup Language, PC Report nr.58/iulie 1997, p.265. Nagy, C., Administrarea documentelor electronice, PC Report nr. 58/iulie 1997, p. 216. Nagy, C., Electronic Publishing. O privire spre viitor, PC Report nr. 52/ianuarie 1997, p.247. Rădoiu, D., HTML. Publicaţii Web, Editura Computer Press Agora, Târgu Mureş, 19968. Sandoval, V., CALS et les systémes d'informations électroniques, Ed. Hermes, Paris, 19959. Sârbu, M., Matei, C., SGML - Din nou în actualitate, PC Report nr. 58/iulie 1997, p.2410. Smeureanu, I., Drulă, G., Multimedia. Concepte şi practică, Editura CISON, Bucureşti, 1997

Din acest capitol aţi reţinut următoarele cuvinte şi expresii cheie:

- documentul electronic- documente vitale- Gestiunea Documentelor Electronice (GED)- Electronic Document Management Systems (EDMS)- limbaj de marcare- Charles Goldfarb- Generalized Markup Language- Tim BernersLee

- XML- VRML- PGML- VML- hipertext- hipermedia- Vannervar Bush- MEMEX- Ted Nelson- Douglas Englebart- hiperdocumente- legături hipertext- noduri hipertext- metode de regăsire a informaţiei pe WEB- principii de construire a legăturilor hiper

Exemple de subiecte grilă:Un document electronic trebuie să fie:a) [ ] disponibil şi accesibilb) [ ] compus din fişiere de datec) [ ] document multimediad) [ ] exact

Un document este vital atunci când conţinutul său este;a) [ ] comunicat tuturor partenerilor de afaceri b) [ ] vândut clienţilorc) [ ] utilizat pentru a crea un produs sau un serviciu vândut clienţilord) [ ] utilizat pentru a răspunde unor factori externi: organisme guvernametale, presiunea concurenţilor

Avantajele aplicării GED sunt următoarele:a) [ ] reglementarea standardelor în materie de documente electroniceb) [ ] elaborarea documentelor pe suport de hârtie sau microfilmec) [ ] îmbunătăţirea serviciilor către clienţid) [ ] reducerea costurilor în cadrul firmei

Principiile care stau la baza legăturilor hyper sunt următoarele :a) [ ] principiul centrăriib) [ ] principiul mobilităţii centrelorc) [ ] principiul tipologicd) [ ] principiul exteriorităţiie) [ ] principiul multiplicităţii şi al deplasării pas cu pas

Nodurile şi legăturile formează:a) [ ] coloana vertebrală a unui sistem de acces la cunoştinţeb) [ ] suportul informaţional modernc) [ ] o cale de navigare unidirecţionalăd) [ ] un sistem sofisticat de navigare în reţeaua informaţională