suport curs - proiectarea intreprinderilor simulate

Proiectarea Intreprinderilor Simulate

2009

Curs - Anul I SIG


1


2009

CUPRINS

CUPRINS Cap. 1. Introducere Cap. 2. Generalitati Cap. 3. Constructia unui ERP Cap. 4. Implementarea unui ERP 4.1. Riscurile implementarii sistemelor ERP. Analiza pe baza tipologiilor organizationale 4.2. Implementarea unui ERP, abordare si etape Cap. 5. Exemplu ERP Siveco Applications 2011 5.1. Generalitati 5.2. Managementul al Achizitiilor 5.3. Managementul Productiei 5.4. Managementul Contabilitatii de Gestiune 5.5. Managementul Contractelor 5.6. Managementul Facturarii de Utilitati 5.7. Managementul Financiar Contabil 5.8. Managementul Productiei 5.9. Managementul Salarizarii 5.10. Managementul Mijloacelor Fixe si al Obiectelor de Inventar 5.11. Managementul Bugetelor 5.12. Managementul Transporturilor 5.13. Managementul Vanzarilor 5.14. Managementul Mentenantei Cap. 6. Studiu de caz

2 4 5 8 11 11 16 18 18 19 21 21 22 23 23 24 26 27 28 29 30 31 32

2


200932 32

6.1. Premise 6.2. Etapele proiectului

6.3. Descrierea sistemului informatic integrat implementat la SC CONGAZ SA CONSTANTA 33 6.4. Avantajele utilizarii sistemului informatic integrat CONGAZ Cap. 7. Bibliografie 34 35

3


2009

Cap. 1. IntroducereSistemul ERP (Enterprise Resource Planning) este instrumentul software care faciliteaza integrarea tuturor informatiilor dintr-o organizatie intr-o platforma unica. Scopul ERP este sa asigure transparenta datelor in cadrul unei organizatii si sa faciliteze accesul la orice tip de informatie utila in desfasurarea activitatii. Istoria sistemelor ERP dateaza din anii 1960 cand acest tip de aplicatie software era folosit cu preponderenta pentru asistarea procesului de productie. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning) Desi utile in activitatea de productie, aceste aplicatii nu isi extindeau functionalitatile si spre alte zone de interes pentru o intreprindere precum contabilitate, resurse umane, vanzari. Incepand cu anii 90 sistemele ERP au inceput sa ia forma aplicatiilor actuale. Desi dupa aparitia MRP functionalitatile acestui tip de programe au inceput sa se extinda, ERP-ul actual a luat fiinta in momentul in care informatiile au putut fi centralizate intr-o platforma comuna si functionalitatile sale au fost integrate. Astazi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea functionalitatilor. Clientii de la mii de kilometri distanta pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitatilor ERP cu aplicatiile WEB.

4


2009

Cap. 2. GeneralitatiCe reprezinta ERP? Atunci cand vorbim despre "ERP" (planificarea resurselor companiei), rareori ne gandim la planificarea modului de cheltuire a resurselor. Mai degraba ne gandim la viziunea unei companii asupra afacerilor, cu alte cuvinte, compania si toate componentele privite ca un intreg unitar si nu ca segmente izolate de activitate. Pe de o parte, sistemul ERP se refera la infrastructura software care asigura coeziunea interna a companiei; pe de alta parte, acesta sustine procesele externe de afaceri in care este implicata compania. Aplicatiile ERP sunt destinate proceselor de afaceri. Aplicatiile ERP sunt modulare. Aplicatiile ERP sunt integrate. Acestea permit extinderea companiei dincolo de limitele sale fizice: spre furnizori, clienti si parteneri. Pachetul ERP complet va fi destinat tuturor (sau majoritatii) elementelor din functiile de business ale companiei. In general un sistem ERP trebuie sa raspunda, in functionarea lui la cateva intrebari. Printre aceste intrebari referitoare la sistemul ERP se numara: 1. "Procesul de afaceri" reprezinta un departament sau o anumita functie? Un proces de afaceri presupune intersectarea mai multor functii intr-o companie. De exemplu, poate departament numit "contabilitate" sau o functie denumita "salarizare". Desi fiecare functie presupune existenta proceselor de afaceri, aceste functii nu sunt bazate pe procese. Un proces de afaceri este mai amplu - de exemplu, "de la comanda la numerar" presupune toti pasii incepand cu comanda clientului si terminand cu livrarea banilor in contul companiei. Este un mod mult mai eficient de a privi aceste procese si modul lor de functionare in cadrul companiei; 2. O aplicatie ERP modulara difera de aplicatiile independente din prezent? Avantajul unei aplicatii ERP il constituie faptul ca este un pachet de aplicatii care functioneaza impreuna, iar fara aceasta functionalitate, nu se poate beneficia de procese eficiente de afaceri. Caracterul modular este important atunci cand se doreste achizitia si implementarea unui sistem ERP. S-ar putea sa nu fie nevoie de toate aplicatiile in acelasi timp sau sa se doreasca sa se implementeze o singura aplicatie la un moment dat. Aceste aplicatii se deosebesc de aplicatiile separate, in sensul ca,

5


2009

daca se implementeaza cel putin doua, acestea se potrivesc ca piesele de Lego si functioneaza automat. 3. De ce ar trebui sa intereseze daca aplicatiile sunt integrate? Aplicatiile de sine statatoare, denumite uneori "silozuri", nu comunica eficient una cu cealalta. Mai multe silozuri nu formeaza un hambar. Studiile celor de la Aberdeen demonstreaza ca intreprinderile mici si mijlocii petrec foarte mult timp repetand la nesfarsit aceeasi sarcina, si anume introducerea acelorasi date in programe diferite. In acest caz, pot fi identificate cateva probleme: Introducerea repetata a acelorasi date inseamna pierdere de timp. Este foarte posibil ca acestea sa fie introduse incorect. Pot sa arate diferit in functie de program (De ce am doua companii in lista de furnizori: una este International Business Machines, iar cealalta este IBM? De ce am doua nume pentru acelasi client, Robert Smith si Bob Smith, cu adrese identice?) Datele care rezulta din aplicatiile individuale neconectare sunt inconsecvente, iar incercarile de a le analiza nu duc decat la un haos decizional sau la proverbialul "ghiveci". Cu ajutorul unei suite ERP integrate, nu exista decat "un singur adevar" care trebuie introdus o singura data, pentru a fi propagat in toate sectoarele necesare ale afacerii. Procesele de afaceri, angajatii care utilizeaza aplicatia si directorii care iau decizii pentru companie au parte de aceeasi versiune a realitatii, in timp real, in orice moment. 4. De ce suita de aplicatii ERP trebuie sa ofere mai mult decat suport pentru operatii interne? Pentru ca afacerea inseamna mai mult decat operatii interne: pentru a avea succes, trebuie sa administrata eficient modalitatea de achizitionare a bunurilor, serviciilor si materiilor prime; sa se supravegheze si sa se controleze relatia cu furnizorii si cu partenerii de afaceri; si sa se creeze, sa se administreze si sa pastreze baza de clienti. Toate aceste relatii pot fi administrate mai eficient si mai eficace cu ajutorul aplicatiilor pentru afaceri. 5. Se poate profita de faptul ca suita de aplicatii ERP se adreseaza tuturor segmentelor din afacerea la care facem referire? Pe langa aceste elemente care tin de solutii disparate si neintegrate (punctul trei de mai sus), exista cateva avantaje nete ale utilizarii "suitei" in administrarea afacerilor: Scalabilitate - solutiile ERP sunt destinate dezvoltarii in paralel cu compania. Spre deosebire de aplicatiile de sine statatoare, acestea ofera si cai de trecere catre alte solutii, permitandu-va sa porniti de la zero cu o noua aplicatie. Administrarea furnizorilor - Trebuie recunoascut ca nu e usor sa se administreze o multime de furnizori, fiecare cu mai multe numere gratuite de servicii pentru clienti. O suita integrata ofera un furnizor de solutii cu care puteti lucra. Functionalitate - Accesul la functionalitatea de care este nevoie pentru a derula afacerile - totul la un pret accesibil. La prima vedere, s-ar putea sa nu para cea mai rentabila alegere, dar se va dovedi cea mai economica solutie pe termen lung, pe masura ce trebuie dezvoltate si modificate afacerile. Service si asistenta de incredere - Posibilitatea de acces la service si asistenta

6


2009

este un lucru esential. Este mai usor de intretinut un mediu ERP integrat decat un amalgam de aplicatii diferite.

7


2009

Cap. 3. Constructia unui ERPUn sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului informatic, in vederea atingerii unor obiective de business specifice. De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de regului general acceptate specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui proces de sedimentare indelungat, aceste bune practici sunt si ele supuse necesitatii continue de resincronizare cu modificarile structurale ale mediului de afaceri. Rolul unui ERP este de a facilita incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de business ale companiei. Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii necesara implementarii unui sistem ERP. Se recomanda implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele de afaceri sa opereze la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business prestabilite. Acest aspect va fi abordat intr-un capitol urmator, mai in detaliu. Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unui sistem ERP, dintre care se pot aminti: - Reducerea costurilor operationale; Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unui ERP ste stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica. - Facilitarea managementului operatiunilor curente; Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele standard furnizate de catre ERP sau pin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezenate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale.

8


2009

Optimizarea stocurilor; In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc. - Cresterea nivelului de onorare a comenzilor; Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achzitie, management stocuri, management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate. - Imbunatatirea fluxului de numerar; Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati. - Integrarea informatiilor financiare; Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii. Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii ebusiness si comunicare online. Sistemele ERP, sunt programe modulare, fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperita de catre o aplicatie specifica. Modulele unui sistem ERP functioneaza integrat utilizand o baza de date comuna, sau pot functiona independent. Pot fi enumerate cateva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficienta a unei intreprinderi: - Productie: planificarea si urmarirea productiei - Gestiune: evidenta stocurilor, a furnizorilor, a platilor si incasarilor - Salarii: calculul salariilor si managementul informatiilor referitoare la personal - Contabilitate: evidenta financiar contabila - Imobilizari: evidenta mijloacelor fixe si calculul amortizarii - CRM: managementul relatiilor cu clientii - BI: rapoarte, analize, prognoze ERP este un sistem vast de planificare a resurselor companiei cu functionalitati

-

9


2009

suplimentare extrem de evoluate si de performante. Printre caracteristicile principale ale unui ERP se poat aminti: - Organizeaza procesele si activitatile de afaceri punand la dispozitie informatii rapide, concrete si concise; - Are abilitatea de a se adapta rapid la schimbarile permanente ale mediului comercial cu intreruperi minime ale activitatilor companiei; - Ofera o interfata de utilizare moderna care va creste productivitatea prin scutirea timpului de lucru aferent operarii; - Sprijina in luarea deciziilor manageriale pe baze unor informatii inteligente oferite in timp real; - Prin achizitia unui ERP, investiti in instrumente inovatoare, usor de folosit, adoptati tehnici de afaceri moderne si imbunatatiti randamentul afacerii; - Compania va avea de castigat prin utilizarea aplicatiei, scutind resurse si timp si reducand costurile; - Activitatile vor fi executate intr-un mod mai rapid si mai linistit ca rezultat al utilizarii interfetei usor de accesat, mecanismelor incorporate pentru planificarea activitatilor si pentru functionalitatea si controlul fluxului de lucru; - Informatia va fi prezentata intr-un format gata de utilizat, conform necesitatilor personalului care utilizeaza aplicatia. Solutia ERP inglobeaza de asemenea si scenarii de business intelligence gata de utilizat. Prin urmare, si aspectele problematice, dar si posibilitatile de dezvoltare vor fi mai usor de identificat si de actionat asupra lor; - Activitatea comerciala, productiva sau de ce natura este ea la nivelul agentului economic, va dobandi flexibilitatea si energia necesara in vederea utilizarii pe deplin a activitatii si va creste. - Comunicarea intre companie si clienti va deveni mai rapida si mai eficienta.

10


2009

Cap. 4. Implementarea unui ERPIn buna functionare a unui ERP la nivelul unui agent economic, indiferent de dimnesiune, un rol absolut determinant il are componenta de implementare. In general producatorii de software realizeaza produse caracterizate printr-o asa numita calitate si anume capacitatea de a se adapta unui spectru larg de firme. Aceasta calitate, prezinta si dezavantaje, principalul dezavantaj fiind acela ca instrumentul are nevoie de adaptari, pentru a ajunge la nivelul la care sa satisfaca pe deplin clientul. Astfel, dupa ce se face alegerea sistemului ERP cu scopul de a avea cat mai putine interventii de modificare, urmatoarea faza este aceea de a se proceda la implementarea propriu zisa. Procesul de implementare este in marea majoritate a cazurilor unul destul de dificil si de bunul mers al acestui proces, este legat succesul in sine.

4.1. Riscurile implementarii sistemelor ERP. Analiza pe baza tipologiilor organizationaleDupa cum spuneam, de succesul implementarii se leaga succesul actiunii in general. Succesul implementarii unui ERP este un subiect cu o lunga istorie, care a generat o cazuistica bogata. In incercarea de a creste sansele de reusita a unui astfel de demers, au fost create modele de implementare, prezentate retete de succes, au fost examinate cazuri extreme, in general negative, care sa ajute la evitarea greselilor uzuale. In ciuda acestor resurse de informare disponibile, beneficiile majore aduse de un ERP implementat cu succes (optimizarea stocurilor, reducerea costurilor operatioanle, cresterea productivitatii, scaderea timpilor de raspuns in relatiile cu partenerii, raportari in timp real, management financiar imbunatatit, actualizari legislative, eliminarea datelor redundante, etc) determina companiile sa starteze procedurile in vederea achizitiei unui astfel de sistem, fara a lua in calcul elementele strict necesare reusitei implementarii. Ca urmare a experientei practice, s-a observat existenta anumitor corelatii intre nevoile care au determinat luarea deciziei de achizitionare si riscurile aferente implementarii. Aceste corelatii se datoreaza, in principal, canalizarii aproape exclusive a eforturilor companiei in a identifica si achizitiona un sistem care sa raspunda necesitatilor acute, constientizate, ignorand ansamblul problematicii. Datorita valorii investitiei intr-un ERP, decizia de implementare este amanata

11


2009

pana la momentul la care se constata o imposibilitate a continuarii afacerii in coditiile curente. Deja, in acel moment, una sau mai multe deficiente in modul in care sunt desfasurate procesele de afaceri, genereaza o stare de frustrare majora in interiorul companiei, pe segmentele afectate, determanind managementul companiei sa achizitioneze un sistem care sa elimine, in primul rand, aceste tensiuni. Evident, din acest moment, se pot comite o serie de erori pe care vom incerca sa le evidentiem. In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea unui ERP: 1. Motivatii tehnologice Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in care se opereaza independent). Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu. Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor. Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin. Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business. Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in infrastructura tehnologica curenta. 2. Motivatii operationale Optimizarea proceselor de business Reducerea costurilor structurale Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente Implementarea a noi strategii de business Expansiunea masiva a businessului Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei. Statistic, cei mai importanti factori de risc care afecteaza implementarea, sunt: Lipsa implicarii top managementului in implementare; Delegarea totala a responsabilitatii duce la neintelegerea dimensiunii proiectului, la neconstientizarea eforturilor umane depuse si a estimarii incorecte a necesarului de resurse. In cazul aparitiei unui impas major, managementul nu poate lua decizii corecte, obiective, pentru deblocarea situatiei; Definirea deficitara a cerintelor. Aceasta situatie apare ca fiind responsabila pentru 60% din totalul implementarilor esuate, deoarece in baza cerintelor definite se selecteaza sistemul ERP; Selectia unui sistem ERP nepotrivit; Alocarea inadecvata a resurselor. Lipsa implicarii top managementului in implementare sau dorinta de a reduce costurile implementarii conduc la supralicitarea echipei de implementare si nu numai. Adeseori persoanele desemnate ca fiind responsabile de proiect nu au experienta necesara unei implementari si nu sunt factori de decizie in cadrul organizatiei. Un exemplu clasic este desemnarea exclusiva a responsabilitatii implementarii in sarcina departamentului IT; Rezistenta la schimbare. Datorita subestimarii efortului implementarii,

12


2009

managementul nu isi motiveaza suplimentar organizatia in vederea asimilarii active a noului sistem. Acest lucru, combinat cu evitarea asumarii responsabilitatii schimbarilor, cu lipsa de comunicare si cu nesustinerea vizibila a proiectului de catre top management, creeaza premisele respingerii noului sistem; Neestimarea corecta a timpilor si eforturilor. Nu de putine ori am auzit din partea conducerii unor companii care doreau implementarea unui ERP urmatoarea viziune: un ERP este ca si o masina. Pleci de la o configuratie standard, selectezi optiunile dorite, platesti, primesti cheia, alimentezi, si esti pregatit de plecare. Este destul de clar care este finalitatea unui proiect pornind de la aceste asteptari; Maparea incorecta a proceselor de afaceri pe sistemul ERP. Lipsa de exprienta a implementatorului, dublata de o definire deficitara a cerintelor, pot conduce la o scadere dramatica a productivitatii si la respingerea rezultatelor implementarii; Asteptari nerealiste privind beneficiile. Complexitatea procesului de implementare, impactul major aspura organizatiei, curba de asimilare a sistemului de catre personalul utilizator, conduc la amanarea momentului in care beneficiile incontestabile devin vizibile; Training inadecvat. Subestimarea de catre ambele parti a necesarului de trainig, lipsa de atentie in cadrul sesiunilor de training, sacrificarea acestora in favoarea rezolvarii problemelor operationale curente, conduc in momentul lansarii in productie a sistemului, la o blocare totala sau partiala a activitatii organizatiei; Planificarea si urmarirea deficitara a proiectului implementarii. Daca procesul de implementare nu este detaliat intr-un plan de proiect, cu etape clar definite, cu faze de acceptanta si responsabili, cu resurse alocate pe fiecare faza a proiectului, nu se va putea urmari desfasurarea implementarii, arderea etapelor, nivelul operational al proiectului, timpii ramasi pana la finalizare etc; Slaba comunicare in cadrul proiectului. Organizatia trebuie sa fie in cunostinta de cauza in ceea ce priveste ratiunea implementarii unui sistem ERP, ce eforturi sunt necesare si ce beneficii vor rezulta in urma implementarii. Procesele implementate in ERP au un caracter interdepartamental, o buna comunicare este esentiala in asimilarea coerenta a acestora la nivelul organizatiei; Reduceri de costuri nefundamentate. Din dorinta de a reduce costurile aferente implementarii, se poate opta pentru reducerea sau eliminarea anumitor faze ale implementarii, pentru reducerea perioadei de training sau pentru restrangerea echipei de implementare. Companiile mari pot opta pentru lansarea in productie a sistemului fara o faza de simulare si acceptanta, in ideea ca eventualele minusuri se vor mai corecta pe parcurs. Riscurile asumate in acest fel sunt uriase in cazul aparitiei unei situatii neprevazute, care poate bloca organizatia; In functie de diversele situatii ale organizatiilor, pot aparea diverse riscuri in activitatea de implementare. In ceea ce urmeaza se va prezenta un amestec de motivatii si riscuri, in functie de cazurile frecvente intalnite in piata, in functie de situatiile in care se afla organizatiile, relative la implementarea unei solutii de tip ERP: Compania nu are un sistem integrat, activitatea a crescut, managerii nu mai

13


2009

controleaza afacerea. Acest caz este cel mai predispus la rezultate extreme. Daca proiectul reuseste, diferentele pozitive vor fi atat de mari, incat cazul va deveni de referinta, daca esueaza, distruge increderea in sistemele minune pentru o perioada lunga de timp. Definirea deficitara a cerintelor. Daca in cadrul organizatiei nu exista o persoana care sa mai fi participat la o implementare de ERP, exista probabilitatea ca managementul sa nu fie constient de riscurile implementarii. Deci nu isi vor defini obiectiv nevoile. Selectia unui sistem ERP nepotrivit Nu sunt definite cerintele. Fiind la primul contact cu un sistem ERP, totul va fi mirific in cadrul prezentarilor, exista riscul sa fie ales primul sistem vizionat. Slaba comunicare in cadrul proiectului. Fiind o companie condusa la modul antreprenorial, este foarte probabil sa nu existe definite procese de lucru. Sunt necesare sesiuni de comunicare legate de modul cum vor decurge lucrurile in viitor. Neestimarea corecta a timpilor si eforturilor Neexistand procese, nu sunt definite asteptarile, se stie numai ca asa nu se mai poate continua. Training inadecvat. Este necesar un training prelungit, cu multe etape de verificare a nivelului de absortie a cunostintelor. Este foarte posibil sa nu existe rezerve de timp alocat trainingului, datorita problemelor curente care depind exlusiv de abilitatile personalului. Reduceri de costuri nefundamentate. Nu exista infrastructura IT. Costul final al proiectului poate determina decizii de reducere a acestora. Maparea incorecta a proceselor de afaceri pe sistemul ERP Probabil compania este la un nivel in care flexibilitatea este un avantaj de business decisiv. Implementarea unui ERP rigid, foarte complex in raport cu activitatea prestata, va duce la pierderea acestuia. Vor fi la fel de rigizi ca si competitorii lor mai puternici, dar fara avantajele acestora. Compania are unul sau mai multe sisteme informatice care nu mai satisfac necesitatile curente. Riscuri: Definirea deficitara a cerintelor. Compania se concentreaza pe identificarea unui soft care sa rezolve problemele curente, se pierde din vedere ansamblul. Rezistenta la schimbare. Exista deja create automatisme care vor fi greu de inlaturat. Exista diferite grade de satisfactie in legatura cu diversele softuri utilizate. Daca se abordeaza o implementare simultana la nivel de companie, se va crea un curent negativ acolo unde noul sistem nu va acoperi la fel de bine cerintele precum vechea aplicatie, desi per ansamblu valoarea adaugata a noului sistem este incontestabila. Datorita existentei mai multor aplicatii, exista un oarecare grad de independenta

14


2009

si flexibilitate. Noul sistem fiind integrat, va impune o rigoare in fluxurile companiei care va genera initial tensiuni, mai ales interdepartamentale. In cadrul procesului de implementare, se vor descoperi tot felul de detalii care erau tratate mai accesibil in vechile aplicatii, probabil foarte customizate de-a lungul timpului pe specificul clientului. Daca nu se intelege ca procesul de adaptare este unul de durata, se poate bloca implementarea, pierzandu-se din vedere beneficiile majore aduse de un sistem integrat, care si el va fi adaptat in timp. Daca sistemele curente sunt dezvoltate inhouse, exista probabilitatea ca si creatorii lor sa fie un puternic factor negativ pe parcursul implementarii. Vor fi evidentiate in permanenta eventualele puncte slabe ale implementarii, incercandu-se crearea unui curent negativ privind succesul proiectului. Compania a esuat in implementarea unui sistem ERP si decide reluarea procesului. Riscuri: Rezistenta la schimbare. Implementarea demareaza pe un teren minat. La prima senzatie de deja-vu, reala sa nu, toate frustrarile precedente vor reveni. Din dorinta de nu repeta greselile trecutului, procesul de decizie al noului sistem este complicat, de durata, se cer foarte multe opinii, nu toate obiective. Exista riscul ca, la final, sa se repete greseala precedenta, intr-o alta forma. Se trece de la o extrema la alta. Slaba comunicare in cadrul proiectului. Efortul implementatorului de a gestiona asteptarile si de a controla perceptiile in diversele faze ale proiectlui sunt enorme. Factorii decizionali ai clientului care au responsabilitatea proiectului trebuie sa fie bine pregatiti si dispusi sa ia masuri extreme pentru a garanta finalitatea implementarii. Definirea deficitara a cerintelor. Lipsa unei analize obiective privind cauzele esecului precedent, in situatia in care noul implementator este lipsit de o mare experienta, pot conduce la asumarea exclusiva raspunderii proiectului in curs de catre acesta, din dorinta de a prinde clientul. Riscurile sunt in acest caz majore pentru ambii parteneri. Lipsa implicarii top managementului in implementare. Lipsa de motivatie a personalului care a trecut deja printr-un proces traumatizant poate reduce masiv sansele de reusita. Compania pierde teren in fata competitiei si vede in implementarea unui sistem ERP o solutie salvatoare. Riscuri: Asteptari nerealiste privind beneficiile. Clientul ignora faptul ca ERP-ul este un instrument complex care optimizeaza/automatizeaza niste procese de business functionale. In situatia in care aceste procese nu sunt coerente, din diverse motive, implementarea unui ERP va avea un efect contrar asteptarilor. Neestimarea corecta a timpilor si eforturilor. Resursele umane si financiare investite vor adanci si mai mult situatia clientului. Este celebra sintagma operatia a reusit, pacientul este mort.

15


2009

Multe alte riscuri care decurg din diferenta dintre asteptarile clientului, resursele sale disponibile si contextul specific ecosistemului de business al clientului.

4.2. Implementarea unui ERP, abordare si etapeDin momentul in care a fost aleasa solutia informatica, s-a semnat contractul de cumparare, o parte a acestuia este anexa ce arata graficul de implementare. In concluzie, implementarea unui astfel de sistem informatic integrat se face in mai multe etape. Intr-o enumerare succinta, etapele de implementare a uni ERP sunt: 1. Stabilirea graficului de implementare; 2. Stabilirea responsabililor omologi din cele doua echipe ce sunt implicate in implementarea produsului informatic; 3. Derularea instalarii software pe sistemele de calcul ale clientului; 4. Instruirea pe grupe a utilizatorilor finali; 5. Introducerea datelor de lucru, in paralel cu utilizarea instrumentelor software vechi; 6. Inchiderea ciclurilor de activitate obisnuite la nivelul activitatilor clientului; 7. Instruirea reprezentantilor bordului de conducere; 8. Punerea in functiune a componentei de BI, cu date rezultate din activitatea utilizatorilor finali; 9. Receptia finala. Implementarea unui ERP poate dura de la cateva zile om, pana la nivelul lunilor calendaristice, in situatii exceptionale ajungandu-se chiar la depasirea unui an calendaristic. 1. Acest element temporal comnada stabilirea primei etape si anume stabilirea graficului de implementare. Scopul principal al graficul este mentinerea ritmului corect pentru ajungerea la tinta finala, in termenul propus. 2. Dupa cum s-a putut constata anterior, o implementare este expusa unor riscuri si al doilea element determinat in depasirea unor potentiale disfunctii pe parcursul procesului, este alegerea responsabililor cu implementarea din partea echipei furnizoare si din partea clientului, Acestia doi, omologi, dupa cum am mentionat, sunt investiti cu autoritate asupra echipei de implementare, respectiv au acces la managementul de varf pentru a obtine deciziile necesare. Aceste persoane stabilesc eventualele ajustari a procedurii de implementare pe parcurs, participa in mod direct la receptiile intemediare si in mod concret se ingrijesc de bunul mers al acestui proces. 3. Plecand de la premisa ca infrastructura IT a clientului respecta cerintele produsului software, in etepa urmatoare, echipa de implementare instaleaza componentele ERP-ului pe serverele, repsectiv statiile din retea. Se fac setarile de acces, se stabiles drepturile pentru utilizatorii din sistem si apoi se acorda aceste drepturi. 4. Utilizatorii desemnati ai beneficiarului, fiind categorisiti, in functie de responsabilitatile date de fisa postului, aferenta functiei ce o ocupa, sunt instruiti astfle incat sa cunoasca modulele cu care vor lucra in mod direct,

16


2009

5.

6.

7.

8.

9.

dar si sa fie in masura sa inteleaga in ansamblu, functionarea sistemului de care vor beneficia. Trecand peste necesitatea instruirii acestor persoane, cu privire la modulele pe care le vor utiliza, este important de aratat in cateva cuvinte, motivul pentru care acesti utilizatori sunt familiarizati si cu ansamblul. Acest ERP, pe langa faptul ca rezolva problemele curente (gen note contabile, urmarirea intrarilor/iesirilor de marfa din stoc, diverse alte evidente), face un trafic de informatii intre modulele care-l compun, astfel ca unele genereaza date primare pentru altele. In final, informatia prelucrata, este analizata prin intermediul modulului aferent echipei manageriale si rezulta informatii deosebit de utile acesteia. Cunoasterea acestor aspecte de catre utilizatorii de diverse nivelele, ii motiveaza si responsabilizeaza premergator demararii activitatii propriu-zise. Etapa urmatoare, care este de fapt o trecere lenta de la instruire, la utilizare, este introducerea de date in sistem. Aceasta operatiune se efectueaza sub directa observatie a mebrilor echipe de implementare, la inceput si apoi doar cu consultarea acestora. Perioada aceasta de activitate dubla, este mai lunga sau ma scurta in functie de capacitatea utilizatorilor de a-si insusi cele necesare pentru utilizarea corecta a instrumentelor informatice pe care le au la dispozitie. Etapa urmatoare, este incununarea efortului depus in etapa anterioara si la inchiderea de ciclui de activitate se verifica exactitatea datelor inroduse si buna functionarea a software-ului nou. In general aceasta etapa se marcheaza si cu receptii intermediare. In situatia in care, inchiderea de ciclu nu se face cu bine se fac interventiile necesare. Daca, in schimb, lucrurile au decurs normal, se indeplinesc conditiile necesare pentru a aduce aproape de noul sistem, in mod practic, pe cei din echipa de conducere. Acestia sunt beneficiarii datelor din proces. Instruirea va fi in fapt o prezentare mai detaliata si asta pentru ca, in mod obisnuit, cei din bordul de conducere sunt ocupati si in general putin interesati sa puna mana pe instrumente, fie ele si software, complicate. In finalul etapei anterioare, incepe in fapt etapa penultima si anume punerea in functie a modulului pentru conducere, asa numitul BI. Pentru ca, acest modul este in fapt un curs pentru dumneavoastra, nu spunem decat ca el este el care ajuta in mod decisiv la luarea deciziei. Ultima etapa, este in fapt un administrativa, cea care consemneaza in mod scriptic, finalizarea implementarii

17


2009

Cap. 5. Exemplu ERP Siveco Applications 2011

5.1. GeneralitatiLa ora actuala in Romania exista pe piata suficiente ERP-uri, astfel incat clientii sa poata sa faca o alegere care sa-i satisfaca. Se prezinta mai jos o lista, care nu este completa si cum este si normal, este in continua dezvoltare, cu cateva titluri de ERP in Romania: Charisma Enterprise bcManager Professional iBis Enterprise Edition Kabinet Suite SeniorERP SoftOne Erp SIVECO Applications 2011 SAP EBS Oracle EvoXperience WIZROM Socrate Open Prosys ERP Folosind ca argument faptul ca firma Siveco are cea mai mare cota de piata la ora actuala, am ales sa detaliem produsul acestei firme. De precizat ca, asa cum s-a putut observa si in capitolele anterioare, aceste sisteme informatice chiar daca se diferentiaza, prin forma, performante, ele trebuie sa indeplineasca cateva conditii minimale. Sistemele informatice complexe realizate de SIVECO Romania conecteaza companiile la un ansamblu de resurse ordonate si relationate sistemic, pe mai multe niveluri: operational, de business, managerial etc. Accesand aceste instrumente, reprezentantii mediului antreprenorial au o viziune globala si exhaustiva asupra evolutiei companiilor lor, pornind de la aspectele generale si ajungand pana la cel mai inalt grad de particularizare pentru fiecare tip de agent economic. Solutiile SIVECO Romania se adreseaza atat companiilor mari si corporatiilor multi-nationale, cat si intreprinderilor de nivel mediu, din diverse sectoare de

18


2009

activitate. Facilitand beneficiarilor un control superior al proceselor de afaceri si al relatiilor dintre ele, acestea ofera operatorilor economici posibilitatea de a comunica eficient atat interdepartamental, dar si in colaborarea cu parteneri, clienti sau terti. Fiind rezultatul unei experiente de peste 15 ani in dezvoltarea de solutii informatice, SIVECO Applications 2011 este produsul Enterprise Resources Planning (ERP) reprezentativ al SIVECO Romania. Un produs software de calitate este suma atributelor sale functionale. Din aceasta perspectiva, SIVECO Applications 2011 reuneste, intr-un ansamblu informatic complex, functionalitati de gestiune, control, analiza si previziune, care sustin si ridica performantele economice ale companiilor. Alegand sa adopte noul model informatic propus de SIVECO Romania, companiile din principalele sectoare economice isi pot sincroniza activitatea financiar-contabila si bugetara cu gestiunea mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar, pastrand totodata un control riguros privind situatia stocurilor si a achizitiilor si gestionand judicios resursele umane. Controlul si optimizarea fluxurilor operationale pe care le asigura pachetul integrat SIVECO Applications 2011 utilizatorilor sai conduc, in final, la cresterea randamentului si performantelor economice ale companiilor. Bazandu-se pe o analiza profunda a tuturor factorilor implicati in buna functionare a unitatilor economice, SIVECO Applications 2011 schimba radical disciplina de functionare interna a organizatiilor. SIVECO Applications 2011 functioneaza, in prezent, la peste 550 de clienti din toate sectoarele de activitate, incluzand productie, utilitati, banking, transport, telecom, administratie publica etc. Respectand exigentele industriei IT europene, sistemul ERP dezvoltat de SIVECO Romania contribuie in mod semnificativ la eficientizarea activitatilor si proceselor interne, fiind sistemul deschis, complet integrat, unitar, care imbunatateste principalele aspecte de organizare si management al resurselor umane, materiale si finaciare - din diverse structuri economice.

5.2. Managementul al AchizitiilorActivitatea de achizitii, tratata in cadrul componentei specializate a pachetului integrat SIVECO Applications 2011, se regaseste la nivelul oricarei companii, indiferent de profilul sau de activitate. Operatiunile specifice pe care le implica operatiunile legate de achizitii devin mult mai accesibile odata cu implementarea de aplicatii informatice configurate pentru acest tip de activitate. Solutia care rezolva in mod optim toate aspectele fluxului de achizitii este Componenta de Management al Achizitiilor, dezvoltata de SIVECO Romania, care unifica si armonizeaza, din punct de vedere informatic, toate procesele intreprinderii privind aceasta activitate specifica. Gestiunea si supravegherea proceselor de achizitie reprezinta activitati vitale pentru bunul mers al afacerilor, in special in cazul companiilor cu profil de productie sau distributie. Operatiunile pe care le implica acest tip de activitate pot fi in mod vizibil optimizate printr-un management informatizat al proceselor. Este ceea ce realizeaza, in fapt, Componenta de Managementul Achizitiilor. Prin particularitatile sale functionale, aceasta solutie asigura un control superior

19


2009

al necesarului de achizitii, precum si al comenzilor efective. Prin rularea unei aplicatii informatice dedicate aprovizionarii in sens restrans, si achizitiei, in sens mai larg, aceasta activitate devine mult mai simplu de monitorizat, angajand costuri sensibil mai mici. Ruland astfel de aplicatii specializate, beneficiarii realizeaza economii importante de timp si resurse. Bazata pe cele mai actuale tehnologii de stocare, analiza si evaluare a resurselor, Componenta de Management al Achizitiilor rezolva integral cerintele formulate de responsabilii de aprovizionare-achizitie din diferite categorii de intreprinderi. Componenta de Management al Achizitiilor din cadrul SIVECO Applications 2011 este structurata de asa maniera incat utilizatorii sa poata urmari in mod riguros si sistemic toate fazele proceselor de gestiune a stocurilor. Practic, utilizatorii acestei aplicatii beneficiaza de urmatoarele facilitati: Definirea furnizorilor Modulul de achizitii faciliteaza gestionarea corecta si rapida a datelor privind aprovizionarea. Aceasta aplicatie semnaleaza, in mod automat, beneficiarilor oportunitatea emiterii de noi comenzi de achizitie, coreland totodata momentul comenzii cu timpul necesar furnizorului pentru respectiva livrare. Cererea de achizitie Cererile de achizitie sunt generate automat, dupa verificarea, cu suport informatic, a situatiei stocurilor. Ele pot fi emise atat pentru articolele din stoc, cat si pentru cele care nu exista in magazii. Cererile pot proveni din dispozitiile de lucru pentru interventiile din mentenanta sau din comenzile de productie, vizand articole individuale sau seturi de articole. Cererile de oferta Componenta pune la dispozitie un mecanism de generare automata a cererilor de oferta catre mai multi furnizori, pentru unul sau mai multe produse ori servicii. Ofertele sunt inregistrate si comparate, in scopul de a alege furnizorul optim pentru fiecare articol din cererea de aprovizionare. Comenzile de achizitie Utilizatorul poate sa selecteze cel mai bun pret, cantitatea optima si conditiile aprovizionarii pentru fiecare produs/serviciu in parte. Alte facilitati oferite de acest modul: situatia comenzilor in curs si cea a livrarilor, pentru fiecare furnizor; distribuirea cantitatii din fiecare produs, pe centre de cost; definirea discount-ului si a cheltuielilor de transport, pentru toate produsele si serviciile; efectuarea unor livrari multiple sau partiale, pentru un produs/serviciu; exprimarea costurilor in valutele definite prin Componenta de devize; definirea comenzilor generale pentru un furnizor, pe baza unei estimari pentru o perioada data; formate predefinite pentru tiparirea comenzilor; corelarea cererilor de achizitie cu produsele comandate; generarea automata a comenzilor de achizitie prin gruparea mai multor cereri de achizitie si emiterea de comenzi de achizitie pe furnizorii agreati, stabiliti la nivelul articolului de stoc; pre-rezervarea articolelor de stoc de pe comenzile de aprovizionare aprobate

20


2009

si confirmate de furnizor, pe baza calculului de disponibil stoc din

5.3. Managementul Productiei transformarea automata a pre-rezervarilor in rezervari, in momentul intrarii unui articol in stoc, pe baza unei comenzi de aprovizionare. Modulul de achizitii actualizeaza, la zi, valoarea totala a produselor comandate, precum si a celor receptionate. De asemenea, aplicatia este capabila sa urmareasca starea comenzii de achizitie si implicatiile acesteia asupra operatiilor in curs de efectuare. In plus, sistemul permite utilizatorului sa anuleze sau sa inchida automat o comanda, daca situatia impune acest lucru.

5.4. Managementul Contabilitatii de GestiuneModulul destinat Managementului Contabilitatii de Gestiune se adreseaza, in special, operatorilor economici care doresc sa obtina o evidenta cat mai clara privind circulatia banilor, produselor si serviciilor in cadrul companiei. In cadrul acestei aplicatii, integrata in pachetul informatic SIVECO Applications, se pot regasi date din toate celelalte module, acesta asigurand utilizatorilor un control amanuntit asupra evolutiei financiar-contabile a companiei. Atuul principal al Componentei de Management al Contabilitatii de Gestiune din cadrul SIVECO Applications consta in faptul ca furnizeaza utilizatorilor o imagine globala asupra tuturor miscarilor contabile din cadrul companiei-client. Modulul dedicat Managementului Contabilitatii de Gestiune permite evidentierea si gestionarea cu maxima rigoare a nomenclatoarelor de parteneri si articole, oferind utilizatorului posibilitatea organizarii acestora in functie de preferinte, de specificul activitatii, sau pe baza unor reguli prestabilite. Aplicatia inglobeaza un volum mare de documente, ce pot fi personalizate in functie de nevoile utilizatorilor. Solutia informatica de contabilitate de gestiune oferita de SIVECO Romania are o interfata de operare extrem de prietenoasa, pretandu-se la implementare rapida. Aceasta aplicatie asigura gestiunea economica si contabila la zi, cu respectarea tuturor prevederilor legislative in domeniu. Modulul permite realizarea de gestiuni multiple, dar si organizarea evidentei contabile pentru mai multe firme independente sau legate intre ele, pentru toate tipurile de activitati: societati comerciale, institutii bugetare sau organizatii nonprofit. Trecerea la societatea informationala a impus accelerarea utilizarii de solutii IT moderne in cadrul intreprinderilor. Astfel, accesarea de solutii software contabile profesionale a devenit cvasi-obligatorie, reprezentand o pre-conditie pentru competitivitatea reala a companiilor. Managementul Contabilitatii de Gestiune este modulul destinat gestionarii si controlului riguros al costurilor, care permite utilizatorilor colectarea si repartizarea diverselor tipuri de cheltuieli atat pe articole de calcul, cat si pe elemente de cheltuiala. Prin repartizarea automata a cheltuielilor, urmarirea si obtinerea rezultatelor devine, de departe, mai eficienta. Sistemul informatic propus de SIVECO

21


2009

Romania preia spre rezolvare o mare parte din activitatile de rutina ale responsabililor financiari, lucru posibil prin existenta unor configurari si parametrizari specifice pentru profilul financiar-contabil. In primul rand, prin implementarea unei aplicatii specializate de contabilitate de gestiune se produce o imbunatatire a fluxului informational in cadrul proceselor. Datele introduse in sistem devin accesibile simultan tuturor departamentelor vitale, facilitand astfel luarea deciziilor in mod fundamentat si rapid. Pe scurt, reprezentantii la nivel de management, dar si restul utilizatorilor, pot avea acces, prin intermediul modulelor specifice de gestiune, la o serie de aplicatii ce comunica organic intre ele, folosind o baza de date comuna. Dincolo de faptul ca se adreseaza, practic, oricarui sector de activitate, modulul de Contabilitate de Gestiune dezvoltat de SIVECO Romania redefineste, in termeni de eficienta, activitatile de baza ale intreprinderilor. Beneficiind de un acces vizibil simplificat la o multitudine de resurse, in timpul cel mai scurt si cu maxima economie de mijloace, reprezentantii companiilor castiga astfel o alocare mai buna a angajatilor, putand acoperi un volum mai mare de munca si castigand, totodata, o viteza de reactie superioara la provocarile pietei, in defavoarea concurentilor directi.

5.5. Managementul ContractelorComponenta de Management al Contractelor din cadrul SIVECO Applications pune la dispozitia utilizatorilor o serie de functionalitati, care simplifica fundamental activitatea de realizare si gestiune a contractelor. Avand ca obiectiv esential reducerea timpului de lucru alocat redactarii, urmaririi si managementului permanent al actelor si variantelor succesive de contracte vehiculate intr-o companie, aceasta aplicatie asigura o diminuare a efortului inglobat de aceste operatiuni. Astfel, prin automatizarea si standardizarea procedurilor ce stau la baza activitatii de contractare, componenta dedicata Managementului Contractelor rezolva principalele sarcini ale responsabililor desemnati, degrevandu-i pe acestia de activitatile repetitive, mari consumatoare de timp si resurse. In absenta unui suport informatic adecvat, gestiunea contractelor poate consuma resurse pretioase ale companiilor, care altfel ar putea fi angajate in activitati productive. Continuand seria solutiilor sale informatice destinate mediului de afaceri, dar si institutiilor din sectorul public, SIVECO Romania a dezvoltat, in cadrul pachetului sau integrat ERP (Enterprise Resource Planning) - SIVECO Applications, o componenta aparte destinata ordonarii si standardizarii modului de lucru in evidenta si controlul contractelor, indiferent de tipul acestora si de partile implicate. Prin atributele si functionalitatile sale specifice, aplicatia de management al contractelor pusa la dispozitie de SIVECO Romania faciliteaza organizatiilor evidenta simplificata a tuturor miscarilor privind contractele: de la definirea elementelor contractului, la stabilirea termenelor de livrare, facturare si plata, pana la controlul situatiilor speciale, precum incetarea sau restrictionarea platilor asociate unui contract.

22


2009

5.6. Managementul Facturarii de UtilitatiMediul economic din Romania a atins acel grad de maturitate, care face ca aproape toate domeniile de activitate sa manifeste interes pentru dezvoltarea si implementarea de sisteme informatice. Sectorul Utilitatilor prezinta o caracteristica aparte, fiind deosebit de atractiv pentru dezvoltatorii de solutii informatice: presupune o retea de clienti de mari dimensiuni si o complexitate a operatiunilor curente care justifica, pe deplin, investitia in sisteme software integrate. Fiind vorba de un sector cu mare potential de absorbtie a produselor de acest tip, domeniul Utilitatilor este una din directiile de business in care SIVECO Romnaia are deja referinte consistente. Modulul-cheie special proiectat de SIVECO Romania pentru sectorul Utilitatilor este Managementul Facturarii de Utilitati. Obiectivul central al acestei componente este automatizarea activitatilor de evidenta a facturarii si incasarii pentru retele de beneficiari extinse, de multe ori, la scara intregii tari. Principalele beneficii care decurg din implementarea solutiilor noastre vizeaza standardizarea procedurilor de lucru, consolidarea structurilor de date, posibilitatea de a contoriza utilizarea serviciilor oferite consumatorilor, gestiunea corecta si coerenta a costurilor, toate acestea contribuind la optimizarea resurselor si reducerea reala a cheltuielilor interne ale furnizorului de Utilitati. Din perspectiva consumatorului de Utilitati, informatizarea la nivel operational a companiei furnizoare se traduce prin cresterea calitatii serviciilor care ajung la populatie, alaturi de standardizarea lor la nivel european. In spiritul implicarii sale in modernizarea tehnologica a principalelor domenii de activitate, SIVECO Romania pune, astfel, la dispozitia societatilor specializate in domeniul Utilitatilor un set de solutii customizate. Acestea eficientizeaza fluxul operatiunilor si confera transparenta relatiei dintre abonatii deserviti si furnizorii de utilitati. Specialistii SIVECO Romania propun furnizorilor de Utilitati din Romania o solutie care sa le eficientizeze activitatea, cu respectarea standardelor presupuse de aderarea la Uniunea Europeana. Industria de profil incepe, de altfel, sa accepte importanta pe care o are informatizarea pentru confortul si calitatea vietii cetatenilor. SIVECO Romania a dezvoltat o solutie viabila, care respecta specificul de business din zona de Utilitati, a implementat-o in cadrul activitatii unor operatori economici importanti ai sectorului si continua sa o perfectioneze pentru a evolua odata cu cerintele pietei. Compania SIVECO Romania raspunde unei nevoi firesti de dezvoltare a segmentului de Utilitati, oferind, prin instrumentele informatice proprii, un mobil de crestere a calitatii si sigurantei serviciilor destinate cetatenilor.

5.7. Managementul Financiar ContabilAvand expertiza si referinte importante privind furnizarea de solutii de gestiune

23


2009

specifica, SIVECO Romania a dezvoltat o componenta distincta dedicata managementului activitatilor financiar-contabile. Inglobata in sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) SIVECO Applications, Componenta de Management Financiar-Contabil poate fi accesata atat ca parte integranta a pachetului, cat si individual. Solutia destinata Managementului Financiar-Contabil este configurata de asa natura incat sa se plieze, in egala masura, pe cerintele operationale ale operatorilor publici si privati. Prin functionalitatile sale complexe, Componenta de Management Financiar-Contabil reprezinta instrumentul ideal pentru realizarea evidentelor contabile si a gestiunii financiare, la nivel sintetic si/sau analitic, in functie de specificul beneficiarului si in total acord cu legislatia in vigoare. Componenta de Management Financiar-Contabil poate fi considerata nucleul pachetului SIVECO Applications, asigurand urmarirea performantelor activitatilor economice. Modulul interactioneaza cu toate celelalte componente ale sistemului, prin fluxuri complexe de lucru. Practic, orice informatie valorica rezultata din activitatile specifice ale beneficiarului are reflectare imediata in Componenta de Management Financiar-Contabil. Avand in vedere aplicabilitatea ei generala, aceasta solutie se inscrie in oferta de baza pe care SIVECO Romania o propune organizatiilor. Validata printr-o serie intreaga de implementari de succes, Componenta de Management Financiar-Contabil rezolva, in detaliu, principalele probleme din sfera financiar-contabila: de la realizarea unei evidente financiar-contabile complete, urmarirea operativa a situatiei financiar-contabile specifice fiecarui tip de companie, preluarea automata a datelor din alte aplicatii, pana la tiparirea automata a documentelor de informare si sinteza cerute de legislatia in vigoare. Realizata sub indrumarea si cu colaborarea directa a unui numar mare de specialisti in domeniul financiar-contabil, experti contabili, analisti si programatori, Componenta de Management Financiar-Contabil dezvoltata de SIVECO Romania ofera beneficii masurabile, in termeni de eficienta, tuturor tipurilor de organizatii. Implementarea acestui modul garanteaza optimizarea activitatilor cu caracter financiar-contabil, de la gestionarea documentelor primare emise/primite, continuand cu operatiile de incasare/plata, posibilitatile de compensare a sumelor fata de parteneri, posibilitatea de a obtine balantele de verificare analitica si sintetica, si terminand cu editarea rapoartelor de analiza necesare. Aplicatia de Management Financiar-Contabil reprezinta, asadar, o investitie esentiala si obligatorie pentru eficientizarea activitatii organizatiilor, intrucat priveste core-business-ul oricarei structuri organizatorice, fie ea publica sau privata.

5.8. Managementul ProductieiComponenta de Management al Productiei, parte integranta a SIVECO Applications, vine in intampinarea cerintelor specifice ale operatorilor din aceasta arie de activitate, punandu-le la dispozitie un set de instrumente

24


2009

capabile sa revigoreze integral procesul de productie. Componenta SIVECO Applications destinata productiei detine configurari bine definite, in functie de dimensiunea companiei si de particularitatile interne ale acesteia. Indiferent de complexitatea operationala a fluxurilor de productie pe care le desfasoara compania-client, acest modul are o larga aplicabilitate, fiind configurabil pentru sectoare de business foarte diferite. Principalele beneficii oferite de aceasta componenta sunt cresterea productivitatii, reducerea costurilor, monitorizarea performantelor, controlul proceselor de productie, precum si cresterea securitatii informatiilor. Componenta de Management al Productiei interactioneaza cu toate celelalte componente ale sistemului integrat, prin conceptia unitara de dezvoltare, baza de date comuna folosita, interfata grafica si prin schimbul permanent de informatii necesare derularii fluxurilor de productie. Instrument informatic extrem de util in activitatile curente de productie, Componenta de Management al Productiei permite definirea unui flux de procese transparent, usor de coordonat si urmarit, atat din punct de vedere al alocarii si utilizarii resurselor, cat si al calitatii produsului final. Solutia specializata pentru domeniul Productiei permite monitorizarea complexa a materiilor prime, a transformarilor succesive suportate de acestea, asigurand o gestiune riguroasa a loturilor de produse si identificarea lor dupa criterii bine definite. Companiile-client din sectorul productiv pot gasi in Componenta de Management al Productiei, dezvoltata de SIVECO Romania, un suport real in eficientizarea modului propriu de lucru, cu implicatii certe asupra flexibilitatii si orientarii active pe piata a beneficiarilor. SIVECO Applications integreaza toate procesele economice ale intreprinderii intr-un sistem unitar si flexibil, configurat in functie de necesitatile functionale si de afaceri ale mediului romanesc de business. Avand la baza tehnologii moderne de stocare, analiza si evaluare a resurselor si beneficiind de o infrastructura consolidata, SIVECO Applications este produsul ERP 100% romanesc, ce satisface in totalitate exigentele cererii actuale de instrumente IT pentru intreprinderi. SIVECO Romania a conceput si dezvoltat acest sistem informatic sub forma unui asamblu de componente software interconectate, care garanteaza beneficiarilor desfasurarea unui management superior al activitatilor lor de baza, precum si al celor secundare, specifice domeniului si industriei din care face parte compania-client. Modulele ce alcatuiesc arhitectura sistemului integrat confera pachetului SIVECO Aplications caracteristici si functionalitati esentiale pentru restructurarea informatica a unitatilor economice, precum: Flexibilitate - sistemul se preteaza la customizari sucesive ale configuratiei sale de baza, in scopul adaptarii sistemului la realitatea economica si de afaceri specifice companiei-client. Datorita extensiilor specifice, flexibile si configurabile de care dispune, acesta se muleaza perfect pe profilul oricarei companii/institutii. Trasabilitate - sistemul permite urmarirea fluxurilor interne de-a lungul tuturor fazelor de executie (de la lansare pana la finalizare). Scalabilitate - configuratia primara, de baza, permite adaugarea ulterioara de module suplimentare, fara ca aceste transformari sa afecteze functionarea si

25


2009

echilibrul implementarilor anterioare. Modularitate - pachetul este structurat modular, fiecare modul acoperind integral aspectele relevante ale unui anumit segment din activitatea intreprinderii. Securitate - sistemul garanteaza securitate absoluta a datelor si inregistrarilor, fiind stabilite o serie de drepturi si restrictii aplicabile utilizatorilor, dupa criterii prestabilite de compania-client. Din punctul de vedere al functionalitatilor, sistemul SIVECO Applications acopera urmatoarele domenii de interes ale unei afaceri: planificarea productiei gestiunea achizitiilor gestiunea stocurilor interactiunea cu furnizorii gestiunea relatiilor cu clientii urmarirea comenzilor gestiunea financiara gestiunea resurselor umane etc. Prin modelul informatic modern pe care il propune utilizatorilor sai, SIVECO Applications realizeaza integrarea si sincronizarea, sub toate aspectele, a tuturor functiunilor intreprinderii.

5.9. Managementul SalarizariiAchizitia de solutii informatice pentru eficientizarea activitatii de salarizare a devenit, in ultimii ani, o necesitate, mai ales in cazul companiilor ce gestioneaza un numar mare de angajati. Avand o experienta consistenta in furnizarea de solutii software de suport al activitatilor, SIVECO Romania a dezvoltat, in cadrul pachetului sau ERP (Enterprise Resource Planning) SIVECO Applications, o componenta distincta, care rezolva cerintele activitatii de salarizare a personalului. Integrata intr-un sistem ERP complex, componenta de Management al Salarizarii Personalului permite gestiunea principalelor elemente salariale: avansuri, prime, sporuri, retineri, taxe si deduceri, avand o utilitate crescuta in eficientizarea activitatii responsabililor din cadrul departamentului PersonalSalarizare. Solutia dezvoltata de SIVECO Romania pentru suportul operatiunilor subinscrise domeniului salarizarii permite, spre exemplu, definirea avansului chenzinal atat ca suma fixa, cat si ca procent. Definirea de sporuri se poate face, prin intermediul aplicatiei, intr-un mod mult mai facil decat era posibil prin mijloace traditionale. Aplicatia este capabila sa genereze aceste sporuri corespunzator diferitelor niveluri din structura organizatorica (institutie, departament, salariat), aplicand procente diferite in functie de situatie. O alta functionalitate importanta a componentei de Management al Salarizarii o reprezinta calculul automat al deducerilor. Sub acest aspect, componenta are incorporat algoritmul legal de calcul al deducerilor, utilizatorul urmand sa introduca numai persoanele aflate in intretinerea salariatului.

26


2009

O atentie deosebita este acordata retinerilor de tip rate, pensie alimentara, sindicat etc., situatiile de acest fel fiind des intalnite in practica salariala a institutiilor. Retinerea poate fi o suma fixa sau un procent aplicat la o suma care se calculeaza dinamic. Este de precizat ca pentru o retinere se poate defini atat soldul initial, cat si beneficiarul (persoana fizica sau persoana juridica).

5.10. Managementul Mijloacelor Fixe si al Obiectelor de InventarComponenta de Management al Mijloacelor Fixe si al Obiectelor de Inventar are in vedere urmarirea si evidenta activelor necorporale, mijloace fixe, obiecte de inventar si mijloace fixe de natura obiectelor de inventar. Toate aceste active sunt monitorizate permanent pe intreaga lor durat de viata, de la achiziionarea si punerea lor in funciune, pan la scoaterea din uz, astfel incat utilizatorul sa poata afla in orice moment care este starea si traseul mijlocului fix respectiv, inclusiv operaiunile efectuate asupra lui intr-un anumit interval de timp. Aplicatia proprie SIVECO elimin, de asemenea, procese de calcul greoaie si uneori ineficiente legate de amortizare. In acelasi timp, componenta privind gestiunea mijloacelor fixe permite consolidarea unei structuri de date complete, armonizata cu informatiile colectate de alte solutii informatice complementare. Componenta dedicata managementului mijloacelor fixe si obiectelor de inventar interacioneaz, de pilda, in mod direct si organic, cu componentele privind managementul financiar-contabil, managementul mentenanei, managementul resurselor umane, managementul investiiilor, piese de rezistenta ale pachetului informatic integrat SIVECO Applications. Exploatarea si gestionarea optim a activelor corporale si necorporale au un rol vital in desfasurarea in bune conditii a activitatii organizatiilor. Printre facilitatile majore ale acestui modul, cu aplicabilitate in majoritatea structurilor economice, se numara flexibilitatea programului, capacitatea de adaptare a acestuia la schimbarile survenite in sistemul legislativ, precum si usurinta in exploatare. Un alt aspect important pe care il rezolva Componenta de Management al Mijloacelor Fixe si al Obiectelor de Inventar este acela al transparentei tuturor datelor aferente fiecarei luni, de la debutul proceselor si pana la sfarsitul acestora. Un exemplu concludent pentru eficienta aplicatiei este sistemul de calcul al amortizarii, incluzand aici amortizarea lunara pe activ fix, amortizari cumulate, valori reziduale etc. Solutiile IT pentru eficientizarea activitatilor au devenit o conditie de care depinde buna functionare a oricarei structuri economice competitive. Pentru a putea tine evidenta la zi a amortizarilor fiscale si contabile, precum si evidenta reparatiilor, a reviziilor, sau a asigurarilor incheiate sau care necesita a fi reinnoite, companiile au nevoie de o aplicatie software specializata. De aceea, SIVECO Romania a dezvoltat, in cadrul pachetului sau ERP (Enterprise Resource Planning) reprezentativ, SIVECO Applications, o componenta destinata special fluidizarii operatiunilor de gestiune a mijloacele fixe si a obiectelor de inventar. Aceasta aplicatie genereaza si preia automat notele contabile din modulul financiar-contabil, oferind, pe baza lor, o descriere exacta a starii mijloacelor

27


2009

fixe din companie: de la valoarea curenta de inventar, pana la amortizarea cumulata. In plus, modului destinat managementului Mijloacelor Fixe si Obiectelor de Inventar are capacitatea de a genera o serie de rapoarte, dintre care amintim: situatia lunara a amortizarilor situatia impozitelor amanate situatia cheltuielilor cu reparatiile si asigurarile lista de inventar pe sectie, locatie si responsabil, cat si cheltuielile angajate, pe baza cererilor aprobate etc.

5.11. Managementul BugetelorComponenta de management al bugetelor din cadrul SIVECO Applications 2011 propune un set de indicatori - grupati intr-o structura arborescenta pe mai multe niveluri - care permit companiilor beneficiare colectarea si gestionarea mult mai facila a datelor necesare pentru realizarea si urmarirea bugetelor. Componenta de Management al Bugetelor suplineste o serie intreaga de operatiuni de definire, construire si calcul necesare bugetarii, de la intocmirea propunerilor de buget si a fundamentarilor aferente, consolidarea bugetului la nivelul intregii companii, corectia/rectificarea bugetului consolidat, pana la redistribuirea bugetului pe departamente sau defalcarea trimestriala si lunara a bugetului si urmarirea acestuia. Bugetul se adreseaza unei arii de activitate a unitatii pentru care se executa planificarea si ulterior urmarirea incadrarii in plan. El reprezinta o colectie de indicatori economici sau fizici si are drept scop impunerea unor anumite limite in desfasurarea activitatii, care permit ulterior controlul acesteia. Prin intermediul acestei componente se asigura controlul urmatoarelor procese: definirea structurilor bugetare peste activitati/proiecte si structura organizationala; realizarea intregului flux bugetar; colectarea propunerilor de buget; consolidarea bugetului; redistribuirea acestuia in organizatie; defalcarea periodica a bugetelor locale redistribuite; inregistrarea realizarilor la buget; versionarea si pastrarea istoricului bugetelor, pentru a putea fi analizate variatiile, evolutiile si previzionarea urmatoarei perioade bugetare. Pentru fiecare indicator bugetar se poate defini o formula de calcul, in functie de ceilalti indicatori, si se pot asocia: un numar de rand, folosit pentru raportarea, tiparirea intr-o ordine specifica (definita de catre utilizator) a bugetului, adresarea si identificarea mai rapida a unui indicator din buget, in diverse scopuri (ex.: in formule); atribute care specifica daca acel indicator va fi editabil (se va permite modificarea valorii lui de catre utilizatori) si/sau obligatoriu (se va impune specificarea lui de catre utilizatori);

28


2009

o fundamentare/un capitol de fundamentare (optional); tot optional, indicatorul poate mosteni o valoare din acea fundamentare. Integrarea in pachetul software SIVECO Applications 2011 Componenta de management al bugetelor interactioneaza direct cu urmatoarele componente din SIVECO Applications 2011: Managementul Financiar-Contabil; Managementul Stocurilor si Achizitiilor Managementul Investitiilor Managementul Productiei Managementul Mentenantei.

5.12. Managementul TransporturilorO solutie optima pentru urmarirea si eficientizarea activitatii mijloacelor de transport dintr-o organizatie este Managementul Transporturilor, solutie inclusa in pachetul integrat SIVECO Applications 2011. Acest modul al sistemului informatic integrat inglobeaza functionalitati avansate ce ofera companiilor o imagine clara asupra situatiei operatiunilor de transport si logistica. Modulul Managementul Transporturilor realizeaza gestionarea si urmarirea activitatii mijloacelor de transport apartinand agentilor economici. Deoarece mijloacele de transport sunt in primul rand mijloace fixe, modulul Mijloace de Transport interactioneaza in mod direct cu cel de Mijloace Fixe. Prin natura si modul lor de folosinta, mijloacele de transport necesita efectuarea de operatii de reparare si intretinere, ce sunt urmarite in modulul standard denumit Intretinere. Acesta permite gestionarea consumului de materiale si piese de schimb pe fiecare mijloc de transport, urmarirea rulajului anvelopelor si a miscarii acestora, evidentierea mijloacelor de transport cu remorca, motor auxiliar si alte echipamente auxiliare, urmarirea cheltuielilor la nivel de mijloc de transport, autocoloana, autobaza etc. Functionalitati: gestionarea operativa a mijloacelor de transport ale agentului economic; luarea in evidenta si urmarirea mijloacelor de transport (localizare, documente de transport). gestionarea resurselor pentru mijloacele de transport; realizarea calculului foilor de parcurs pe baza coeficientilor definiti, a caracteristicilor mijloacelor de transport, a tipurilor de localizari si a conditiilor de drum; atribuirea salariatilor pe mijloace de transport si urmarirea activitatii acestora pe schimburi. Integrarea in pachetul software SIVECO Applications 2011 Pentru o cat mai facila si avantajoasa utilizare a acestui modul, exista o interoperabilitate perfecta intre acesta si celelalte componente incluse in sistemul informatic integrat - pachet software ce permite o abordare globala a informatiei la nivelul organizatiilor. Intrucat mijloacele de transport sunt considerate mijloace fixe in cadrul unei unitati economice, se remarca stransa corelatie dintre componenta Managementul Transportului si modulul Managementul Mijloacelor Fixe.

29


2009

Prin natura lor si datorita modului in care sunt utilizate, mijloacele de transport trebuie supuse regulat unor operatii de reconditionare, reparatii si intretinere. Toate aceste operatiuni sunt urmarite in modulul Managementul Mentenantei din SIVECO Applications 2011 care permite: gestionarea consumului de materiale si piese de schimb pentru fiecare mijloc de transport; urmarirea rulajului anvelopelor si a miscarii acestora; evidenta mijloacelor de transport cu remorca, motor auxiliar si alte echipamente auxiliare (aceasta evidenta se poate realiza totodata si prin intermediul componentei de Transporturi, accentuand importanta caracteristicilor tehnice in cadrul subansamblurilor); urmarirea cheltuielilor de reparatii la nivel de mijloc de transport, autocoloana, autobaza etc; evidenta scadentelor la reparatiile planificate si a verificarilor efectuate de responsabilii tehnici (in functie de timp sau contor). Totodata, costurile aferente gestionarii mijloacelor de transport se reflecta automat in Financiar-Contabilitate. Aplicatia dedicata de Management al Transporturilor este de un real sprijin organizatiilor care au ales sa-si sporeasca eficienta prin introducerea sistemelor informatice de gestiune economica in activitatile lor curente. Managementul Transporturilor permite optimizarea costurilor operationale printr-o utilizare eficienta a mijloacelor de transport si a personalului asociat acestora, oferind organizatiilor posibilitatea de a-si gestiona si controla in mod optim activitatile de transport.

5.13. Managementul VanzarilorComponenta de Management al Vanzarilor poate fi utilizata in orice companie care are specific de vanzari, distributie de produse de orice fel, indiferent de marimea ei si de modul de distribuire a punctelor de lucru. Se gestioneaza intrun mod coerent toate activitatile referitoare la vanzarile wholesales & retail. Managementul Vanzarilor interactioneaza direct cu urmatoarele alte componente din SIVECO Applications 2011: Managementul Stocurilor Managementul Aprovizionarii Managementul Financiar-Contabil Managementul Contabilitatii de Gestiune Managementul Contractelor. Managementul Vanzarilor asigura urmatoarele functionalitati de baza: Managementul tarifelor si discount-urilor Managementul ofertelor oferite clientilor Managementul comenzilor de livrare Managementul mijloacelor de transport implicate in livrarile catre clienti si al documentelor aferente Managementul disponibilitatii stocurilor, pe baza Comenzilor planificate, si a generarii automate de Cereri de achizitie Managementul livrarilor interne, vanzarilor catre clienti si a documentelor

30


2009

corespunzatoare Managementul limitelor de credit acordate clientilor Analiza comerciala si financiara a clientilor.

5.14. Managementul MentenanteiEste bine stiut faptul ca este mult mai util si mai economic sa intretii, decat sa repari. Reparatiile urgente sau cele planificate inseamna un efort financiar si logistic, care implica resurse umane si timp. De aceea, administrarea lor cat mai precisa ajuta organizatia, in ansamblul ei, prin planificarea si monitorizarea eforturilor umane, prin economiile financiare si, nu in ultimul rand, prin asigurarea unei sigurante superioare in exploatarea echipamentelor si masinilor folosite. In plus, componenta pentru Managementul Mentenantei sta la baza altor doua componente importante: Managementul Activitati de Constructii Managementul Activitatii de Service si Garantii.

31


2009

Cap. 6. Studiu de cazSistem informatic integrat pentru managementul activitatilor din S.C. CONGAZ S.A. Constanta Pentru eficientizarea activitatilor si modernizarea serviciilor oferite clientilor municipiului Constanta si localitatilor judetului Constanta, S.C. CONGAZ S.A. a implementat componentele oferite de Sistemul Informatic Integrat SIVECO Applications.

6.1. PremiseSocietatea comerciala CONGAZ s-a infiintat la 1 Februarie 1999, avand ca obiect de activitate introducererea gazelor naturale in localitatile judetului Constanta. Societatea detine licente pentru: Furnizarea de gaze naturale Distributie de gaze naturale Producere de energie termica Furnizare de energie termica.

6.2. Etapele proiectuluiImediat dupa semnarea contractului (09.11.2004), pe 15.11.2004 a avut loc sedinta de deschidere a proiectului si au startat activitatile necesare finalizarii cu succes a implementarii sistemului informatic integrat SIVECO Aplications. S-au stabilit echipele de proiect atat din partea beneficiarului, cat si din partea furnizorului. Din partea CONGAZ, echipa de proiect a inclus Directorul de proiect, responsabili pentru diferitele componente din Sistemul Informatic Integrat si calitate, administratori de baze de date si sistem informatic, echipa de test si ingineri programatori din cadrul Biroului de Tehnologia Informatiei. Echipa de proiect din SIVECO Romania a fost formata din specialisti din cadrul departamentului de consultanta, un responsabil tehnic si un responsabil pentru asigurarea calitatii. Seful de proiect a intocmit planul de derulare a activitatilor, plan ce a fost analizat si actualizat cu ocazia sedintelor de proiect lunare. Proiectul a inceput cu analiza proceselor din toate departamentele societatii,

32


2009

implicate in lucrul cu sistemul. Membrii echipei SIVECO Romania impreuna cu utilizatorii finali au analizat, pe domenii de activitate, procesele desfasurate in cadrul companiei, ce informatii erau necesare sistemului informatic existent si ce rezultate se obtineau din acesta. Dupa culegerea tuturor datelor s-a intocmit documentul de analiza in care s-au descris procesele existente in fiecare departament, s-au realizat diagramele fluxurilor de date, s-au identificat cerintele pentru fiecare proces. S-au stabilit si cerintele de parametrizare si adaptare in vederea personalizarii sistemului SIVECO Applications pe tipul de societate furnizoare de gaz metan. Concomitent cu etapa de analiza au inceput si activitatile de: Instalare, configurare si parametrizare a componentelor sistemului SIVECO Applications si a bazei de date; Asistenta pentru importul datelor - studiul specificasiilor de import si pregatirea datelor; Import al datelor din bazele existente in sistemele societatii. Importul s-a facut in doua baze de date: baza de TEST si baza de PRODUCTIE.

6.3. Descrierea sistemului informatic integrat implementat la SC CONGAZ SA CONSTANTASistemul informatic integrat SIVECO Applications ofera suport pentru intregul proces de business din companie, proces descris in cadrul cerintelor din caietul de sarcini. Astfel au fost definite trei mari categorii de aspecte functionale: Solutia Financiar Contabil Contabilitate generala Contabilitate furnizorilor Contabilitatea si gestiunea (comerciala) a clientilor Gestiunea lichiditatilor Investitii Imobilizari Controlling si bugetare. Solutia informatica, SIVECO Applications, prin componentele: FinanciarContabilitate, Mijloace fixe si obiecte de inventar, Investitii, Contracte, Facturare Utilitati, Contabilitate de Gestiune, Cash-flow, SIVECO Business Analyzer si Bugete mapeaza aceste cerinte in mod unitar. Solutia Resurse Umane Informatii despre societate Informatii despre personal Salarizare Resurse Umane - Financiar. Pachetul integrat SIVECO Applications contine componentele de Management al Salarizarii si Managementul Reurselor Umane care acopera cerintele pentru aceasta categorie. 3. Solutia Logistica Stocuri

33


2009

Achizitii Echipamente. Componentele sistemului informatic integrat oferit : Managementul Stocurilor, Managementul Aprovizionarii, Managementul Mentenantei si Managementul Transporturilor ofera toate functionalitatile si informatiile necesare acoperirii acestor cerinte. In prezent, in sistem opereaza peste 80 de utilizatori, urmand ca pe masura extinderii activitatii companiei si in celelalte localitati ale judetului Constanta, numarul de utilizatori sa sporeasca. Baza de date ORACLE, a sistemului informatic integrat, are in prezent dimensiunea de 2,4 Gb, aceasta urmand a creste pe masura utilizarii sistemului si introducerii unui volum mare de date (facturari si incasari gaze naturale). Marirea dimensiunii bazei de date nu este de natura sa pericliteze buna functionare a sistemului deoarece, acesta pune la dispozitia administratorului de sistem proceduri de arhivare periodica a informatiilor inregistrate, mentinand baza de date la o dimensiune ce asigura viteza tranzactiilor si siguranta in exploatare.

6.4. Avantajele utilizarii sistemului informatic integrat CONGAZImplementarea sistemului informatic integrat SIVECO Applications la CONGAZ a contribuit la: ordonarea si ritmicizarea activitatii, impusa de integrarea aplicatiilor; cresterea coerentei si corectitudinii datelor primite, prelucrate si transmise; datorita usurintei in exploatare, prin utilizarea sistemului a scazut volumul de munca depus pentru realizarea evidentelor contabile si emiterea documentelor; efectuarea rapida a inchiderilor de perioade pentru magazii si contabilitate; urmarirea mai eficienta, cu posibilitatea controlului permanent a consumurilor de gaz, facturarea si incasarea pe contractele incheiate cu beneficiarii; controlul activitatilor si fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe baza indicatorilor de analiza; controlul costurilor, ceea ce a permis reducerea cheltuielilor neproductive si luarea unor masuri eficiente in timp util; siguranta datelor, folosirea informatiilor din sistem numai de catre utilizatorii autorizati; obtinerea de situatii de raportare sintetice si operative obtinerea increderii clientilor CONGAZ in ceea ce priveste corectitudinea facturilor emise si rapiditatea incasarii serviciilor oferite de CONGAZ; mecanism de raportare flexibil; posibilitatea obtinerii de informatii direct din sistem, prin accesarea paginii de internet a companiei CONGAZ; fiecare client poate sa acceseze informatiile privind tarifele prestatiilor/serviciilor CONGAZ si informatii privind facturile emise si facturile din sold; sunt create premizele pentru imbogatirea informatiilor cu alte elemente de interes pentru clientii CONGAZ care pot fi accesate prin internet.

34


2009

Cap. 7. Bibliografie*** *** *** *** www.wikipedia.com www.siveco.ro www.seniorerp.ro www.microsoft.com

35

suport curs - proiectarea intreprinderilor simulate

Documents