studiu privind contabilitatea si analiza datoriilor si creantelor comerciale

Studiu privind Contabilitatea si Analiza Datoriilor si Creantelor Comerciale

Studiu privind contabilitatea i analiza datoriilor i creanelor comerciale

CUPRINSCapitolul INOIUNI FUNDAMENTALE PRIVIND DECONTRILE DATORIILOR I CREANELOR COMERCIALE3

1.1Delimitri i structuri privind decontrile cu terii4

1.2Principalele obiective ale contabilitii decontrilor datoriilor i creanelor comerciale6

1.3Definirea i structura decontrilor datoriilor i creanelor comerciale9

Concluzii

CapitolulIICONTABILITATEA OPERATIILOR PRIVIND DATORIILE SI CREANTELE COMERCIALE

2.1Organizaea contabilitii datoriilor i creanelor comerciale dependente de formele de aprovizionare i desfacere12

2.2Contabilitatea datoriilor i creanelor comerciale n funcie de instrumentele de plat folosite17

2.3Dependena organizrii contabilitii datoriilor i creanelor comerciale ale unitii economice pe profilul de activitate18

2.4Contabilitatea decontrilor privind datoriile comerciale22

2.5Contabilitatea decontrilor privind creanele comerciale33

2.6Recunoaterea i evaluarea datoriilor i creanelor comerciale43

45

Capitolul IIIANALIZA DECONTRILOR DATORIILOR I CREANELOR COMERCIALE

STUDIU DE CAZ efectuat la S.C.CASA NOASTRA S.R.L.44

3.1Particulariti privind activitatea i organizarea contabilitii la SC la S.C.CASA NOASTRA SRL44

3.2Modelare conceptual privitoare la maximizarea creanelor i minimizarea duratei de ncasare a clienilor47

3.3Analiza decontrilor datoriilor i creanelor comerciale. 52

3.4Analiza indicatorilor de lichiditate si echilibru financiar57

Bibliografie59

CAPITOLUL I

NOIUNI FUNDAMENTALE PRIVIND DECONTRILE

DATORIILOR I CREANELOR COMERCIALE

Contabilitatea nu are hotare. Limitele ei teoretice, tiinifice i practice sunt fr sfrit att n ceea ce privete cuprinderea fenomenelor economice ct i al modului n care ele sunt sistematizate, prelucrate i prezentate, astfel c despre ea nu poi s pretinzi c tii totul. Intreprinderile, instituiile i toate persoanele juridice din ntreaga lume ntocmesc Situaii financiare pentru a fi prezentate utilizatorilor externi, proprietarilor, administratorilor, organelor fiscale, dup o metodologie unic oferit cu generozitate de contabilitate.

Importana contabilitii n economia modern este evident. Aa se face c urmtoarele organisme , i reglementri ale acestora pe msur, se ocup de organizarea i funcionarea contabilitii:

IASB Comitetul pentru Standardele Internaionale de Contabilitate;

IFRIC Comitetul Permanent pentru Interpretarea Srandardelor;

Sistemul de conturi SEC 95;

Regulamentul Financiar aplicabil bugetului general al Comunitii Europene nr.1605/2002;

International Financiar Reparting Standard Standardele Internaionale de Raportare Financiare (IFRS),denumite pana in anul 2003, Standardele Internationale de Contabilitate(IAS) Proceduri operaionale IFRIC emise de Comitetul permanent pentru Interpretarea Standardelor Contabile.

Legislaia romneasc este armonizat cu reglementrile europene, sarcinile i obiectivele fiind foarte mari, poate mai puin realizrile efective din practica economic i unele reglementri ale organelor abilitate cu dezvoltarea ei.

Obiectul contabilitii este foarte clar exprimat prin Legea contabilitii nr.82/1991, republicat n anul 2006, art.2, precizeaz: Contabilitatea, ca activitate specializat n msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute din activitatea persoanelor fizice i juridice trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale acestora, ct i n relaiile cu investitorii prezeni i poteniali, creditorii financiari i comerciali, clienii, instituiile publice i ali utilizatori.

Organizarea contabil i asigurarea funcionrii ei corespunztor preteniilor europene este atributul fiecrei persoane juridice deintoare i administrator de patrimoniu, iniiatoare i decizionar de acte comerciale, economice i bneti (pentru c Legea contabilitii nr.82/1991, republicat 2006, art.1), contabilitatea nu trebuie confundat sau redus la ntocmirea i clasarea de documente i alte nscrisuri, ci conturarea i respectarea unor concepii i politicii care s asigure conducerea financiar a intreprinderilor i instituiilor, intr-o manier care s corespund exigenelor acutuale: integrarea european, libera circulaie a bunurilor i a banilor, transparena n utilizarea resurselor i a fondurilor comunitare, ntrirea capacitii de rezilen financiar ntr-o economie concurenial i plin de obstacole. Potrivit prevederilor Regulamentului Financiar al Uniunii Europene nr.1605/2002 (ar.203, 204) contabilitatea oricrei entiti cu personalitate juridic funcioneaz dup anumite pricipii i reguli (politici) contabile care i au originea n convenia evalurii, conform creia exprimarea monetar corect este regula de fier a contabilitii.

1.1 Delimitri i structuri privind decontrile cu terii

Contabilitatea terilor asigur evidena datoriilor (obligaiilor) i creanelor (drepturilor) unitii patrimoniale n relaiile acesteia cu furnizorii, clienii, personalul, asigurrile sociale, bugetul statului, unitile din cadrul grupului, asociaii, acionarii, diveri debitori i creditori i alte persoane fizice sau juridice. Relaiile economico-financiare cu partenerii si sunt evideniate n contabilitate prin utilizarea clasei conturilor de teri (clasa 4). Din operaiile ce privesc relaiile menionate, contabilitatea financiar a intreprinderii, nregistreaz att obligaiile ct i drepturile. Operaiile economico-financiare genereaz, pe de o parte, dreptul de ncasare sau creane pe seama terilor i, pe de alt parte, genereaz obligaii de plat sau datorii fa de teri.

Creanele reprezint drepturile bneti ale intreprinderii rezultate din vnzarea de bunuri, efectuarea de servicii, achitarea n plus a unor impozite, decontarea curent de grup, participaie sau asociaie de capital, precum i de regularizare ntre exerciiile financiare.

Datoriile reprezint obligaiile bneti ale intreprinerii fa de tere persoane fizice sau juridice, private sau publice, rezultate din primirea de bunuri, prestarea de servicii, remunerarea muncii, impozite, taxe, contribuii, decontri curente de grup, participaie sau asociaie de capital, precum i de regularizare ntre exerciiile financiare.

Evidenierea efectiv a creanelor i datoriilor se nregistreaz n baza documentelor justificative (factur, chitan, tat de plat, decont, list de avans). Dac operaiunea are loc nainte ca documentul justificativ s fi sosit sau nainte ca acesta s fie ntocmit, atunci nregistrarea se va face n conturile de ateptare Furnizori-facturi nesosite(408) i Clieni-facturi de ntocmit(418) pn la apariia documentului, cnd va avea loc transferul n conturile de crean sau de datorii, regularizrile corespunztoare. Avansurile acordate furnizorilor pentru livrri de bunuri, executri de bunuri i prestaii de servicii care urmeaz a fi primite se nregistreaz n contabilitate n contul Furnizori-debitori (409), iar pentru contabilitatea avansurilor primite de la clieni se folosete contul Clieni-creditori(419).

Contabilitatea furnizorilor i clienilor, a celorlalte datorii i creane se ine pe categorii, precum i pe fiecare persoan fizic sau juridic. n acest sens, n contabilitatea analitic, furnizorii i clienii pot fi interni i externi, iar n cadrul acestora, se grupeaz pe termene de plat sau de ncasare (pe termen lung-peste 5 ani, pe termen mediu-1-5 ani i pe termen scurt-sub un an).

Din punct de vedere al contabilitii, terii reprezint persoane juridice i fizice cu care intreprinderea intr n relaii bneti pentru a-i realiza obiectul su de activitate. Aceste relaii, dup coninutul lor, pot fi de mai multe feluri:

n ceea ce privete modul de evaluare, potrivit Legii contabilitaii, creanele i datoriile unitaii patrimoniale se nregistreaz n contabilitate la valoarea lor nominal, adic valoarea efectiv n momentul apariiei lor. Exist posibilitatea ca la inventariere valoarea unor astfel de creane s fie diferit de valoarea lor nominal. n aceste condiii se va aplica principiul prudenei i se va ine seama de deprecierea acestora cnd se vor constitui provizioane pentru deprecierea creanelor sau provizioane reglementate pentru datoriile n devize. n acest fel n documentele de sintez se va asigura o imagine fidel asupra drepturilor i obligaiilor unitaii patrimoniale n cauz.

Un alt principiu necesar a se aplica este cel al independenei exerciiilor, care impune delimitarea pentru fiecare exerciiu a tuturor cheltuielilor i veniturilor ce aparin exerciiului respectiv. n clasa conturilor de teri ntlnim astfel conturi de regularizare ce pot fi asimilate unor creane i, respectiv datorii ale exerciiului curent fa de exerciiile urmtoare.

Atunci cnd unitatea are relaii care se concretizeaz n creane i datorii exprimate n devize, nregistrarea acestora n contabilitate se face att n lei, la cursul de schimb n vigoare la data efecturii operaiunilor, ct i in devize. Operaiunile n valut trebuie nregistrate n momentul recunoaterii iniiale n moneda de raportare, aplicndu-se sumei n valut cursul de schimb dintre moneda de raportare i moneda strin la data efecturii tranzaciei. Variaia cursului de schimb determin apariia unor diferene favorabile sau nefavorabile de curs valutar. La ncasarea sau plata creanelor i, respectiv datoriilor, aceste diferene se regsesc n venituri sau cheltuieli din diferene de curs valutar dup cum evoluia cursului a fost favorabil (cresctoare n cazul ncasrii creanelor i descresctoare n cazul plii datoriilor) sau nefavorabil (descresctoare n cazul ncasrii creanelor i cresctoare n cazul plii datoriilor).

Tot ca urmare a respectrii principiilor fundamentale ale contabilitii, trebuie menionat faptul c nu este permis compensarea creanelor cu datoriile. Ele trebuie s apar separat n conturile unitii patrimoniale pentru ca n final s se respecte principiul de imagine fidel a patrimoniului.

1.2 Principalele obiective ale contabilitii decontrilor datoriilor i creanelor comerciale

Se tie c obiectivul principal al contabilitii l constituie asigurarea unei imagini fidele, clare i complete a patrimoniului, a situaiei financiare i a rezultatelor obinute, dar i pentru realizarea acestui obiectiv trebuie respectate cu bun credin, regulile privind evaluarea patrimoniului i celelalte norme i principii contabile. n aceste condiii unul dintre cele mai importante principii, cel al continuitaii activitii agentului economic, poate fi asigurat numai n situaia realizrii echilibrului dintre venituri i cheltuieli, dintre ncasri i pli. Relaia ce se stabilete pe linia echilibrului n privina decontrilor cu partenerii are o importan deosebit dac se are n vedere i faptul c n situaia blocajului financiar (i n cel mai ru caz al falimentului) cei mai afectai de acest lucru sunt partenerii de natura furnizorilor i clienilor. Urmrirea continu a realizrii acestui echilibru presupune printre altele controlul permanent al capacitii de plat a unitii i al ratei autonomiei financiare. Pentru a se putea organiza un control eficient n acest sens, contabilitatea terilor are urmtoarele obiective:

cunoaterea n orice moment a nivelului creanelor i datoriilor agentului economic;

urmrirea ncasrii la timp a tuturor sumelor de la clieni i debitori, precum i achitarea n termen a datoriilor fa de furnizori,creditori, personalul unitii, bugetul statului;

soluionarea corect i n termen legal a decontrilor din operaii n curs de clarificare;

soluionarea corect a deprecierilor constatate asupra creanelor sau datoriilor, precum i a creterilor de valoare a acestora.

Pe parcursul realizrii acestor obiective se urmrete n permanen respectarea principiului necompensrii care precizez c: este interzis a se efectua compensarea ntre posturile de activ i cele de pasiv, ntre creane i datorii, ntre posturile de cheltuieli i venituri. Aa cum nu este admis compensarea posturilor de cheltuieli cu cele de venituri, nu este admis nici compensarea ntre creane i datorii. Deci, n principiu, nu se poate opera compensarea ntre datoriile i creanele referitoare la acelai ter, cu excepia cazurilor n care a fost perfectat un acord scris de compensare, n acest sens se poate reine OG. Nr.3/1995 care prevede c: n situaia existenei de creane i datorii la acelai agent economic, se poate proceda la regularizarea pe baz de proces verbal ncheiat ntre pri, stabilindu-se diferenele de pltit sau ncasat, dup caz. Dar principiul non-compensrii nu trebuie absolutizat. O precizare concret n acest sens se gsete n Standardul de Contabilitate Internaional nr.11 care prevede urmtoarele: poate s apar ca necesar considerarea, ca un ansamblu unic al contractelor ncheiate cu acelai client sau cu clieni diferii, n msura n care aceste contracte sunt negociate ca un singur ansamblu sau ele se ataeaz unuia i aceluiai proiect.

Un element important al contabilitii relaiilor cu terii este legat de regimul reducerilor i momentul acordrii lor. Astfel, n practic se ntlnesc adesea situaii n care furnizorul acord la valoarea rezultat din aplicarea preului sau tarifului negociat o serie de reduceri. Literatura i practica n domeniu distinge dou tipuri de reduceri: reduceri cu caracter comercial i reduceri cu caracter financiar.

Reducerile cu caracter comercial cuprind: rabaturi, remize, risturne. a) rabaturile reprezint reduceri excepionale practicate asupra preului de vnzare convenit dinainte, atunci cnd se constat defecte de calitate sau abateri de la standarde, la bunurile ce fac obiectul tranzaciei;

b) remizele reprezint reduceri practicate n mod obinuit asupra preului curent de vnzare, lundu-se n considerare volumul vnzrilor (de exemplu peste 10.000 de buci se acord 10% reducere oricrui cumprtor) sau calitatea clientului (se ine cont de poziia preferenial a unui anumit cumprtor n clientela ntreprinderii). Remizele se calculeaz prin aplicarea unei cote procentuale asupra preului curent de vnzare;

c) risturnele sunt reducerile de pre calculate asupra ansamblului de operaii efectuate cu acelai ter n cursul unei perioade determinate. Reducerile comerciale amintite anterior nu se nregistreaz n contabilitate, dac sunt acordate n momentul facturrii. Astfel, se va nregistra n contabilitate doar valoarea net comercial rezultat ca urmare a aplicrii acestor reduceri.

n situaia n care reducerile comerciale se acord ulterior, dup ce a avut loc livrarea mrfurilor i expedierea facturii, acestea sunt nscrise n facturi distincte de reduceri. n aceste cazuri, reducerile trebuie contabilizate, deoarece modific nivelul facturii iniiale.

Reducerile cu caracter financiar se reprezint sub forma sconturilor de decontare i constau n reducerile acordate clienilor care i achit cumprturile naintea termenului normal de exigibilitate. Scontul de decontare se calculeaz prin aplicarea unei cote procentuale asupra valorii facturii la preul curent sau asupra valorii nete comerciale n cazul n care s-au acordat i reduceri comerciale.

Sconturile de decontare se nregistreaz n contabilitate astfel:

sub form de cheltuial financiar n contabilitatea furnizorului;

sub form de venituri financiare n contabilitatea clientului.

Justificarea este urmtoarea:

furnizorul care a acordat aceast reducere nregistreaz o cheltuial, dar i ncaseaz creana fa de clieni cu una sau mai multe luni mai devreme. Scontul de decontare acordat de furnizor reprezint costul financiar al procurrii acestor fonduri mai devreme;

clientul care beneficiaz de aceast reducere, pentru c pltete nainte ca angajamentul su financiar s fi devenit scadent, nregistreaz un venit. Scontul de decontare este pentru client randamentul financiar al plasrii fondurilor sale.

n ceea ce privete metodologia de calcul, menionm faptul c reducerile se determin n cascad, cele comerciale i apoi cele fiscale.

1.3 Definirea i structura decontrilor datoriilor i creanelor comerciale

n vederea realizrii obiectului lor de activitate, agenii economici intr n relaii economice diverse n cadrul proceselor de aprovizionare i desfacere, relaii din care se nasc drepturi (creane) i obligaii (datorii). n marea lor diversitate, aceste relaii se ntreptrund ntr-un circuit n care fiecare agent economic se afl n dubl ipostaz, att de vnztor ct i de cumprtor.

Furnizorii sunt persoanele juridice sau fizice cu care intreprinderea intr n relaii comerciale de cumprare de bunuri, de executarea unor lucrri sau prestarea unor servicii necesare realizrii obiectului su de activitate. Din aceste relaii rezult datorii ale intreprinderii care trebuie pltite imediat sau la o anumit scaden.

Clieniii sunt persoane fizice sau juridice n calitate de cumprtor ori beneficiar potenial sau efectiv al unor bunuri materiale sau servicii oferite spre vnzare de ctre un agent economic vnztor. n categoria clieni se ncadreaz creanele fa de teri, generate de vnzarea pe credit a bunurilor sau serviciilor ce fac obiectul activitii intreprinderii.

Structura decontrilor cu furnizorii i clienii este n aa mod conceput nct reflect n succesiunea fazelor circuitului economic, modalitatea n care unitile patrimoniale i reglementeaz decontrile, astfel:

n cadrul procesului de aprovizionare, fa de furnizori,

n cadrul procesului de desfacere, fa de clieni.

n planul de conturi general, decontrile cu furnizorii i clienii sunt structurate astfel:

I. Grupa 40 Furnizori i conturi asimilate

II. Grupa 41 Clieni i conturi asimilate

Prezentarea datoriile comerciale

Din consultarea literaturii de specialitate putem spune c datoriile exprim valoarea resurselor strine folosite de ntreprindere pe o perioad mai mare de timp, rezultate din relaiile acesteia cu furnizorii, bncile i statul, ct i cu propriul personal. Datoriile comerciale sunt datorii din exploatare sau din activitatea de investiii ce apar ca urmare a derulrii operaiilor de aprovizionare a unitilor patrimoniale cu cele necesare n vederea desfurrii n bune condiii a activitii lor. Obligaiile unitilor patrimoniale fa de furnizorii lor se ridic la nivelul valorii bunurilor, lucrrilor i serviciilor primite, inclusiv cota de TVA aferent. Cu alte cuvinte, valoarea de nscriere a datoriei intrate n patrimoniu este valoarea ei nominal de rambursare.

Specific faptul c n contabilitate se nregistreaz doar datoriile certe fa de furnizori. Datoria devine cert n momentul transferului de proprietate pentru bunuri, respectiv n momentul realizrii lor pentru lucrri i servicii. Legea poate impune societii comerciale s-i respecte obligaiile, ca o consecin a unui contract sau a unei cerine legale. n mod normal, acestea reprezint sume de bani ce trebuie pltite pentru bunuri i servicii primite. n contabilitatea analitic, furnizorii se grupeaz n interni i externi, iar n cadrul acestora pe termene de plat (pe termen lung-peste 5 ani, pe termen mediu- 15 ani, pe termen scurt-sub un an). Se ine de asemenea evidena pe fiecare persoan fizic sau juridic.

Factura este documentul de baz utilizat pentru consemnarea transferului de proprietate sau a realizrii lucrrilor sau serviciilor. Stingerea obligaiilor fa de furnizori se face prin achitarea contravalorii datoriilor cu numerar, prin operaiuni de decontare fr numerar sau prin efecte comerciale.Prezentarea creanele comerciale

La fel ca i la datorii, cea mai mare parte a creanelor agenilor economici sunt legate direct de activitatea de exploatare, adic de acel domeniu care face obiectul principal al funcionrii lor, aa cum rezult din statutul societii. n aceste condiii creanele comerciale apar ca urmare a vnzrii produciei, respectiv realizrii lucrrilor sau serviciilor. Aceste relaii de decontare se evideniaz n contul de rezultat prin prisma veniturilor din exploatare. Creanele ntreprinderii fa de clienii si i au izvorul n schimburile ce apar ca urmare a unei comenzi ferme din partea clientului i acceptat de productor sau avnd ca baz contracte ncheiate. Creanele devin certe, sigure, n momentul transferului de proprietate pentru vnzri i n momentul realizrii lor pentru lucrri i servicii. Transferul de proprietate se produce n momentul livrrii bunurilor, respectiv al realizrii lucrrilor sau prestaiilor de servicii, moment care n practic corespunde cu facturarea.

Pe baza facturii, creanele se nregistreaz n contabilitate la valoarea de intrare n patrimoniu care corespunde cu valoarea lor nominal, adic cu totalul de plat (valoare n pre + TVA). n cazul n care se acord reduceri comerciale, valoarea nominal este dat de valoarea net comercial, la care se adaug TVA. n situaia n care se acord clienilor i reduceri financiare, valoarea nominal a creanei este dat de valoarea net comercial, scontul acordat nregistrndu-se separat ca o cheltuial financiar. Scontul obinut de partener va reduce n final valoarea creanei iniiale printr-o nregistrare ulterioar.

Creanele n devize se nregistreaz n contabilitate att n lei, la cursul de schimb n vigoare la data efecturii operaiunilor, ct i n devize. Contabilizarea operaiilor exprimate n valut i decontate pn la sfritul exerciiului financiar presupune recunoaterea unui venit sau a unei cheltuieli din diferene de curs valutar dup cum evoluia cursului a fost favorabil (cresctoare) sau nefavorabil (descresctoare).

Creanele se recunosc iniial n contabilitate la valoarea nominal. Ulterior, aplicnd principiul prudenei, cu ocazia inventarierii la sfritul exerciiului financiar, se va constitui ajustri pentru deprecierea creanelor clieni (contul 491).

Deprecierea creanelor intervine atunci cnd valoarea stabilit la inventar (valoarea de inventar sau valoarea actual) este mai mic dect valoarea contabil (valoarea de intrare mai puin ajustrile pentru depreciere deja acumulate din perioadele precedente). n cazul creanelor valoarea de inventar se stabilete n funcie de valoarea probabil de ncasat. La inventar, creanele comerciale pot fi:

1. creane ordinare creane care nu prezint riscuri privind ncasarea lor.

2. creane incerte creane a cror recuperare este incert, deoarece situaia financiar a debitorului este compromis ( faliment, incapacitate temporar de plat, etc.)

3. creane litigioase creane contestate ca valori de ctre debitori.

4. creane irecuperabile acele creane pierdute definitiv de ctre societate.

Stingerea creanelor fa de clieni se face prin ncasarea contravalorii acestora prin numerar, fr numerar sau prin efecte comerciale.

Clienii devin inceri n cazul n care creanele nu s-au ncasat la termenul fixat i exist condiii care determin lipsa de ncredere n solvabilitatea partenerilor comerciali (lichidare, succesiune etc.). Clienii trec n categoria clienilor n litigii in situaia n care s-a deschis o aciune juridic pentru decontarea creanelor. Se mai utilizeaz i noiunea de creane dubioase atunci cnd clienii inceri pot deveni irecuperabili.Concluzii

Creana curent este recunoscut n bilan atunci cnd este probabil realizarea unui beneficiu economic viitor de ctre ntreprindere i creana curent are un cost sau o valoare care poate fi evaluat n mod credibil.

Datoria curent este recunoscut n bilan n momentul n care este probabil c o ieire de resurse, purttoare de beneficii economice, va rezulta din lichidarea unei obligaii prezente, iar valoarea la care se va realiza aceast lichidare poate fi evaluat n mod credibil. n practic obligaiile rezultate din contracte n care nu s-au respectat nc obligaiile contractuale (de exemplu, datoriile pentru stocuri comandate, dar neprimite nca) nu sunt n general recunoscute ca datorii n situaiile financiare. Totui astfel de obligaii pot corespunde definiiei datoriilor i, n cazul n care criteriile de recunoatere sunt ndeplinite n anumite circumstane, acestea pot fi recunoscute. n astfel de circumstane recunoaterea datoriilor implic i recunoaterea activelor sau a cheltuielilor aferente.

CAPITOLUL II

CONTABILITATEA OPERATIILOR PRIVIND DATORIILE SI CREANTELE COMERCIALE2.1. Organizarea contabilitii datoriilor i creanelor comerciale dependente de formele de aprovizionare i desfacere

Documente justificative privind datoriile i creanele comerciale

Cunoaterea contabil ncepe cu consemnarea i culegerea informaiilor, a datelor despre obiectul contabilitii, despre patrimoniul ntreprinderii.

Consemnarea i culegerea informaiilor asigur contabilitii fondul brut de date n legtur cu existena, starea i micrile patrimoniului. Acest proces se realizeaz cu ajutorul documentelor.

n sfera contabilitii se cuprind numai acele documente care consemneaz operaii ce se nscriu n limitele funciei financiar-contabile a unitii economice.

Legea contabilitii prevede c orice operaiune economico-financiar efectuat se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un document care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind calitate de document justificativ. n continuarea legii se precizeaz c documentele justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate, dup caz.

Documente contabile justificative

Din cadrul acestor documente fac parte: Factura fiscal, Avizul de nsoire a mrfii, Dispoziia de livrare, Nota de recepie i constatare de diferene, Chitana fiscal, Jurnalul de vnzri, Jurnalul de cumprri, etc. Reglementrile de natur juridic, fiscal i contabil impun ca pentru orice tranzacie de vnzare-cumprare s se ntocmeasc factur fiscal.

Factura fiscal ( cod 14-4-10/aA)este documentul comercial care descrie n termeni generali tranzaciile de vnzare-cumprare efectuate ntre doi ageni economici: unul numit furnizor, pentru care operaia reprezint o vnzare, iar cellalt, numit client, pentru care aceeai operaie reprezint o cumprare. Factura se ntocmete, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, de furnizor/client, n trei exemplare, de ctre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziiei de livrare, a avizului de nsoire a mrfii sau a altor documente tipizate care atest executarea lucrrilor i prestarea serviciilor, se semneaz de ctre compartimentul emitent i servete ca:

- document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a produselor i mrfurilor livrate, a lucrrilor executate sau a serviciilor prestate;

document de nsoire a mrfii pe timpul transportului;

document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i a cumprtorului.

Factura este un document tipizat i cu regim special de nscriere i numerotare care cuprinde informaii privind:

data i numrul de ordine al facturii;

denumirea furnizorului i adresa sa (forma juridic, numrul de nmatriculare n Registrul comerului, codul fiscal, sediul social, contul bancar);

denumirea cumprtorului i adresa sa (forma juridic, codul fiscal, sediul social, contul bancar);

denumirea precis, unitatea de msur, cantitatea, preul unitar fr TVA, valoarea exclusiv TVA i valoarea TVA pentru fiecare din bunurile livrate sau serviciile prestate;

totalul facturii exclusiv TVA, totalul TVA i totalul de plat;

reducerile comerciale i eventualele majorri;

alte meniuni.

Circul, la furnizor:

- la compartimentul n care se efectueaz operaiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acord numai pe exemplarul 3;

- la compartimentul desfacere, n vederea nregistrrii n evidenele operative i pentru eventualele reclamaii ale clienilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaz dispoziia de livrare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate (exemplarul 3);

Se arhiveaz, la furnizor:

la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3).

Avizul de nsoire a mrfii (cod 14-3-6 aA), servete ca document pentru eliberarea din magazie a bunurilor materiale destinate vnzrii, trimise spre prelucrare la teri, n custodie sau pstrare, pentru scderea din gestiunea furnizorului, pentru ntocmirea facturii, ca document de nsoire pe timpul transportului, ca document de recepie la cumprtor atunci cnd nu s-a ntocmit factura i nota de recepie. Se ntocmete n trei exemplare de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale, datorit unor condiii obiective i cu totul excepionale, fcndu-se meniunea Urmeaz factura. Pentru bunurile livrate cu aviz de nsoire a mrfii, factura fiscal trebuie emis n termen de cel mult 5 zile lucrtoare de la data livrrii, fr a depi finele lunii n care a avut loc livrarea. Este un document tipizat cu regim special de nscriere i numerotare care cuprinde informaii privind:

- data i numrul de ordine al avizului de nsoire a mrfii;

- denumirea furnizorului i adresa sa (forma juridic, codul fiscal, sediul social, contul bancar);

- denumirea cumprtorului i adresa sa (forma juridic, codul fiscal, sediul social, contul bancar);

- specificaia (produse, ambalaje, etc.), unitatea de msur, cantitatea livrat, preul unitar (fr T.V.A), valoarea;

- totalul avizului de nsoire a mrfii;

- alte meniuni.

Circul, la furnizor:

- la delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);

- la compartimentul de desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele acestuia i pentru ntocmirea facturii (exemplarele 2 i 3);

- la compartimentul financiar-contabil, ataat la factur (exemplarul 3);

Se arhiveaz, la furnizor:

- la compartimentul desfacere (exemplarul 2);

- la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3);

Dispoziia de livrare (cod 14-3-5), reprezint documentul pe baza creia se realizeaz eliberarea din magazie (depozit) a bunurilor materiale, scderea din gestiunea furnizorului i ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau a facturii, dup caz.

Not de recepie i constatare de diferene, servete ca: document pentru recepia bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru ncrcare n gestiune; act de prob n litigiile cu cruii i furnizorii, pentru diferenele constatate la recepie; i document justificativ de nregistrare n contabilitate. Se folosete ca document distinct de recepie n cazul: - bunurilor materiale cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a mrfii, care fac parte din gestiuni diferite;

- bunurilor materiale primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare;

- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

- bunurilor materiale care sosesc nensoite de documente de livrare;

- bunurilor materiale care prezint diferene de recepie;

- mrfurilor intrate n gestiunile la care evidena se ine la pre de vnzare cu amnuntul sau en-gros.

n alte cazuri dect cele menionate mai sus, recepia i ncrcarea n gestiune, dup caz, i nregistrarea n contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care nsoete transportul (factura, avizul de nsoire a mrfii etc.). Se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, dup caz, pe msura efecturii recepiei. n situaia n care la recepie se constat diferene, Nota de recepie i constatare de diferene se ntocmete n trei exemplare de ctre comisia de recepie legal constituit. n cazul n care bunurile materiale sosesc n trane, se ntocmete cte un formular pentru fiecare tran, care se anexeaz apoi la factur sau la avizul de nsoire a mrfii.

Datele de pe verso formularului se completeaz numai atunci cnd se constat diferene la recepie. Circul: la gestiune, pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor materiale recepionate (toate exemplarele); la compartimentul financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind reglementarea diferenelor constatate (toate exemplarele), precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare (factura sau avizul de nsoire a mrfii); la unitatea furnizoare (exemplarul 2) i la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:

- denumirea unitii;

- denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;

- numrul facturii/avizului de nsoire a mrfii;

- numrul curent, denumirea bunurilor recepionate, U/M, cantitatea conform documentelor nsoitoare, cantitatea recepionat, preul unitar i valoarea;

- numele, prenumele i semntura membrilor comisiei de recepie, data primirii n gestiune i semntura gestionarului;

- preul de achiziie al cantitii recepionate, adaosul comercial unitar i total, preul de achiziie unitar plus adaosul comercial, valoarea la pre de vnzare, inclusiv tva.

Chitana fiscal (cod 14-4-2), servete ca document justificativ pentru ncasrile efectuate n numerar. Este document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate. Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum, de ctre casierul unitii i se semneaz de acesta i circul la depuntor/pltitor, exemplarul 1, cu tampila unitii, iar exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaiunilor nregistrate n registrul de cas. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a carnetului (exemplarul 2). Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:

- denumirea unitii; codul de identificare fiscal; numrul de nregistrare la oficiul registrului comerului; sediul (localitatea, strada, numrul); judeul;

- denumirea, numrul i data (ziua,luna, anul) ntocmirii formularului;

- numele i prenumele persoanei care depune numerar i ce reprezint acesta;

- semntura casierului pentru plata/ncasarea sumei.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet carnetului (exemplarul 2).

Jurnalul pentru vnzri (cod 14-6-17(, servete ca: jurnal auxiliar pentru nregistrarea livrrilor de bunuri i/sau a prestrilor de servicii; document de stabilire lunar sau trimestrial, dup caz, a taxei pe valoare adugat (T.V.A) colectate; document de control al unor operaiuni nregistrate n contabilitate. Se ntocmete ntr-un exemplar, pe formulare tipizate sau cu ajutorul tehnicii de calcul cu respectarea modelului formularului tipizat, n care se nregistreaz, fr tersturi i spaii libere, elementele necesare pentru determinarea corect a T.V.A. colectate. Acest jurnal se completeaz la compartimentul financiar-contabil pe baza documentelor tipizate comune i specifice (facturi fiscale sau alte documente legal aprobate) privind livrrile de bunuri i/sau prestrile de servicii, pe baza Borderoului de vnzare/ncasare i/sau pe baza raportului fiscal de nchidere zilnic emis de casele de marcat.

Livrrile de bunuri i prestrile de servicii efectuate sunt evideniate n jurnalul pentru vnzri cu respectarea prevederilor Titlului VI din Codul fiscal precum i a normelor metodologice de aplicare a acestuia. Persoanele impozabile care sunt n regim special de scutire trebuie s in evidena operaiunilor taxabile i a operaiunilor scutite cu drept de deducere n jurnalul de vnzri, conform art. 152 alin. 3 din Codul fiscal, numai n scopul de a face dovada c nu au depit plafonul de scutire stabilit, conform legii.

Jurnalul pentru vnzri, circul la compartimentul financiar-cotabil, pentru verificarea sumelor nscrise n conturi i a respectrii dispoziiilor legale referitoare la T.V.A.; i se arhiveaz n cadrul aceluiai compartiment.

Jurnalul pentru cumprri (cod 14-6-17 b), servete ca: jurnal auxiliar pentru nregistrarea achiziiilor de bunuri i servicii; document de stabilire lunar sau trimestrial, dup caz, a taxei pe valoarea adugat deductibile; document de control al unor operaiuni nregistrate n contabilitate.

Se ntocmete ntr-un exemplar, avnd paginile numerotate, n care se nregistreaz fr tersturi i spaii libere, elementele necesare pentru determinarea corect a T.V.A. deductibile, pe baza documentelor prevzute la art. 145 alin. 8 i alin. 9 din Codul fiscal. Pltitorii de tax pe valoarea adugat cu regim mixt ntocmesc jurnale separate pentru achiziiile de bunuri sau servicii destinate realizrii de operaiuni care dau drept de deducere a T.V.A., pentru achiziiile de bunuri sau servicii destinate realizrii de operaiuni care nu dau drept de deducere a T.V.A., i pentru achiziiile de bunuri sau servicii destinate att realizrii operaiunilor care dau drept de deducere, ct i celor care nu dau drept de deducere a T.V.A. Achiziiile destinate realizrii operaiunilor pentru care se aplic reguli speciale se evideniaz n jurnale de cumprri separate de operaiunile pentru care se aplic regimul normal de tax pe valoare adugat. Achiziiile de bunuri i servicii sunt evideniate n jurnalele pentru cumprri cu respectarea prevederilor din Titlul VI - T.V.A. a Codului fiscal precum i a normelor de aplicare a acestuia. Persoanele impozabile nregistrate ca pltitori de tax pe valoarea adugat pentru care perioada fiscal este trimestrul vor totaliza informaiile evideniate n jurnalul de cumprri numai la finele trimestrului.

Jurnalul pentru cumprri circul la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea sumelor nscrise n conturi i a respectrii dispoziiilor legale referitoare la T.V.A.; i se arhiveaz n cadrul aceluiai compartiment.2.2.Contabilitea datoriilor i creanelor comerciale n funcie de instrumentele de plat folosite

Prezentarea efectelor de comer

Efectele comerciale sau efectele de comer sunt nscrisurile care comport obligaia unei persoane numit debitor de a plti sau de a face s se pltesc unei alte persoane numit creditor o sum de bani la o zi determinat (scaden) i intr-un loc determinat (loc de plat). Ele pot fi cedate, vndute ori transmise.

Efectele de comer trebuie s ndeplineasc condiiile de form i de fond prevzute de reglementrile n vigoare, fr de care validitatea lor poate fi contestat sau anulat. Efectele de comer pot fi cambia ( numit i trata) i biletul la ordin.

CAMBIA - trata (numit i scrisoare de schimb) sau polia (lettre de change, gezogener Wechsel, promissorz note) este nscrisul prin care o persoan (creditorul) numit trgtor, d ordin altei persoane, numit tras, s plteasc o sum de bani unei persoane numit beneficiar, la o dat determinat i ntr-un loc determinat.

BILETUL LA ORDIN (billete a ordre, eigener Wechsel, bill of exchange) este nscrisul prin care o persoan, numit subscriptor sau emitent, se oblig s plteasc o sum de bani unei persoane numit beneficiar, la o dat determinat i ntr-un loc determinat. n biletul la ordin, trgtorul i trasul se contopesc n persoana emitentului . Prin biletul la ordin o persoan se angajeaz s plteasc beneficiarului suma prevzut n acest nscris, la scaden, sum care reprezint valoarea mrfurilor primite pe credit.

se oblig

Debitorul (trasul) -----------------> Creditorului(trgtorului)

s plteasc

necondiionat

n calitate de instrument de stingere a datoriilor comerciale, biletul la ordin este utilizat mai ales de marile intreprinderi. Deoarece biletul la ordin este uneori transmis cu ntrziere, n vederea mobilizrii creditelor, beneficiarii lor prefer s se deconteze cu clienii prin intermediul cambiilor. Cambia i biletul la ordin se gireaz, se protesteaz, se pltesc, se prescriu etc. Ele pot fi exprimate n moned naional sau n devize.

Efectele comerciale mai sunt i: cecul, conosamentul, recipisa warant.

CECUL este un instrument de plat, complet i formal, fiind lipsit de funcia de instrument de credit, i cuprinde ordinul adresat de o persoan numit trgtor, unei alte persoane numit tras, de a plti posesorului la vedere o sum de bani determinat. Din definiie, rezult c cecul implic, la fel ca i cambia, trei persoane: Trgtorul, trasul i beneficiarul. n Romnia, cecul nu poate fi tras dect asupra unei bnci i nu poate fi emis dect dac trgtorul are disponibil la tras, asupra cruia are dreptul de a dispune prin cec.

De exemplu, ntreprinderea a vndut produse unui client i dorete confirmarea n scris a capacitii de plat a acestuia. n acest caz va solicita semnarea de ctre client a unei trate sau va primi sub semntura acestuia un bilet la ordin. n continuare, aceste efecte pot fi decontate la termenul de scaden nscris n cadrul lor, pot fi scontate imediat la banc, caz n care banca devine la rndul su proprietatea efectului i va ncasa la scaden creane de la client, pot fi valorificate ca titluri de valori la bursa de valori sau transferate altei persoane cu dreptul de crean. Ca i n cazul celorlalte dou instrumente de plat, alturi de biletul la ordin i trat, cecul cuprinde urmtoarele elemente: denumirea de CEC, nscris n textul titlului; ordinul necondiionat de a plti o sum determinat inclus n textul tiprit al formularului de CEC; numele aceluia care trebuie s plteasc prin denumirea bnci pe fiecare CEC, indicarea locului unde se efectueaz plata locul desemnat alturi de numele trasului; indicarea datei i a locului unde a fost emis cecul; semntura aceluia care emite cecul, trgtorul fiind acela care garanteaz plata.

Pn la scadena efectelor comerciale pot interveni operaiuni de andosare i avalizare, legate de circulaia lor. Andosarea sau girarea reprezint scrierea pe versoul titlului de valoare, a documentului a obligaiei de plat a noului debitor, fa de creditor. Dac un client emite un bilet la ordin n care se stabilete Pltii suma de la data de persoanei. Dac acesta are nevoie de bani mai repede dect data stabilit prin ordinul de plat l va putea folosi ca instrument de plat dac face andosarea ordinului de plat. Dar pentru aceasta este necesar s existe o garanie a plii datoriei noului debitor ctre creditor i se face avalizarea.

Avalizarea reprezint garania nscris pe cambie sau n afara acesteia de ctre o persoan fizic sau juridic care se angajaz s achite contravaloarea tranzaciei n cazul n care nici unul din ceilali debitori nu o face. Deci persoana care a avalizat cambia garanteaz pn la scaden . Avalizarea se poate face o singur dat iar andosarea de cte ori este posibil. n cadrul decontrii efectelor comerciale poate interveni i situaia n care clientul pltete datoria nainte de scaden, iar furnizorul i acord un comision pentru ncasarea mai devreme a creanei.

Girul este un act juridic prin care posesorul cambiei numit girant transmite altei persoane numit girator dreptul ncorporat n cambie printr-o declaraie scris i semnat pe titlu. Practic girul se realizeaz printr-o meniune fcut pe spatele cambiei care cuprinde meniunea: numele dobnditorului i ordinul adresat trasului sau emitentului de a se face plata aceluia n minile cruia se afl cambia.

Cesiunea de crean este un act juridic prin care creditorul numit cedent transfer dreptul su de crean unei alte persoane numite cesionar. Spre deosebire de gir, cesiunea de crean devine valabil numai ncepnd din momentul notificrii ei debitorului sau din momentul n care debitorul o accept prin act autentic.

Garantarea cambiei, se face prin aval. Avalul reprezint angajamentul unei tere persoane numit avalist prin care se oblig s fac plata cambiei garantnd astfel executarea obligaiei de ctre cel ce trebuie s plteasc numit avalizat.

Avalul se poate da fie de tras, fie de trgtor sau chiar de un alt avalist, indicndu-se pe cambie meniunea: Pentru aval i se semneaz de ctre avalist.

Plata cambiei se face la scaden cu excepia cazului n care apare meniunea: La vedere cnd va fi pltit prin simpla ei prezentare. Locul plii este cel artat n coninutul cambiei i n lipsa acestei meniuni se va realiza la sediul trasului iar plata se face de ctre tras i de ctre avaliti dac este cazul.Ordinul de compensare se ntocmete ntre dou sau mai multe societi avnd drept scop stingerea obligaiilor i creanelor. Aceast modalitate de stingere a obligaiilor i creanelor a fost introdus mai trziu i este reglementat prin O.U.G. 77/1999. Instituia care ine evidena la nivel naional este Institutul de Management i Informatic din cadrul Ministerului Industriei i comerului.

2.3. Dependena organizrii contabilitii datoriilor i creanelor comerciale ale unitii economice pe profilul de activitate

Principalele registre contabile

Registrele contabile reprezint, alturi de bilan i contul de profit i pierdere, cele mai importante documente ale contabilitii. Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi i furnizarea pe aceast baz de informaii privind situaia i micarea patrimoniului. Pentru Romnia, Legea contabilitii republicat prevede c principalele registre care se folosesc n contabilitate sunt: registru jurnal, registru inventar i Cartea mare.

Registrul-jurnal este folosit pentru nregistrarea cronologic a operaiilor economice i financiare i stabilirea rulajului lunar al acestora. Atunci cnd intervin mai multe operaiuni de aceeai natur privind acelai loc de activitate, acestea pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, pe baza cruia se poate face nregistrarea n Registrul-jurnal. n funcie de specificul activitii, se poate opta pentru un registru-jurnal general sau a unor registre-jurnal auxiliare, pentru operaii patrimoniale de aceeai natur.

Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ, explicaii privind operaiunile respective i conturile sintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare operaiunilor efectuate.

Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

Registrul-inventar servete pentru nregistrarea tuturor elementelor patrimoniale de active, datorii i capitalul propriu, grupate dup natura lor, potrivit posturilor din bilanul contabil, inventariate n conformitate cu prevederile legale. Elementele patrimoniale din Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care susin posturile din bilan.

Registrul-inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege pe baz de inventar faptic. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registru-inventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i se scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data ncheierii exerciiului financiar.

Registrul Cartea-mare este un document contabil prevzut de lege prin intermediul cruia se nscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, nregistrrile care s-au efectuat n Registrul-jurnal. n Registrul Cartea-mare se stabilete situaia fiecrui cont cu datele privind soldul iniial, rulajele debitoare, rulajele creditoare i soldul final.

Ministerul Finanelor a stabilit Cartea-mare n dou variante:

- sub forma unor foi volante format A3, tipizate pe ambele fee,care servesc pentru stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, pentru uzul unitilor care aplic forma de nregistrare pe jurnale.

- sub forma unor foi volante format A4, tiprite pe ambele fee denumite i ah.

Cartea-mare st la baza ntocmirii balanei de verificare prin intermediul creia se valideaz corectitudinea aritmetic a nregistrrilor efectuate pe parcursul unei luni i de la nceputul anului n Registrul-jurnal i Cartea-mare.

Registrele de contabilitate, precum i documentele justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate se pstreaz n arhiva ntreprinderilor i firmelor timp de zece ani, cu ncepere de la data ncheierii exerciiului n cursul cruia au fost ntocmite: situaiile financiare anuale i tatele de salarii se pstreaz 50 ani.

Registrele de contabilitate, precum i documentele justificative se pstreaz n arhiv, de regul n forma lor original, grupate n funcie de natura operaiilor i n ordine cronologic, n cadrul exerciiului financiar la care se refer.

Registrul-jurnal i registrul-inventar se numeroteaz, se nuruiesc i inute corect, ele pot fi admise ca prob n litigiile unitilor patrimoniale, n caz de faliment, precum i n orice alte situaii.

Balana conturilor se ntocmete lunar, pe baza fiielor sintetice. n carul su se stabilesc soldurile i rulajele cumulate de la nceputul anului, pentru fiecare cont sintetic n parte. De asemenea, pe baza nregistrrilor din contabilitatea analitic, se ntocmesc balane lunare pentru conturile analitice.

Concluzii

Operaiile economico-financiare se consemneaz n momentul efecturii lor, n documente justificative. Acestea sunt ntocmite la locul de munc, unde se produce operaia sau particip la nfptuirea ei.

ntocmirea se face pe formulare tipizate. Documentele folosite care stau la baza nregistrrii n contabilitate, sunt documente cu regim special.

2.4 Contabilitatea decontrilor privind datoriile comerciale

Relaiile cu furnizorii se refer la primirea de produse, executarea de lucrri i prestarea de servicii i mbrac forma obligaiilor fa de furnizori. Primul cont din grupa 40 Furnizori i conturi asimilate folosit n contabilitatea obligaiilor (datoriilor) i decontrilor cu furnizorii interni i externi este contul:

Se crediteaz cu: valoarea la pre de cumprare sau standard (prestabilit) a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, animalelor tinere i la ngrat, mrfurilor i ambalajelor intrate n patrimoniu, achiziionate cu titlu oneros de la teri pe baz de facturi, prin debitul conturilor 301,302, 303, 304, 346, 345, 357, 358, 361, 371, 381 dup caz -, precum i cu diferenele de pre nefavorabile aferente, n cazul n care evidena acestora se ine la preuri standard, prin debitul conturilor 308, 348, 368, 378, 388; valoarea materialelor achiziionate, nestocate i consumul de energie i ap (604, 605); valoarea ambalajelor care circul n regim de restituire, facturate de furnizori (409); valoarea materiilor prime, materialelor consumabile, mrfurilor etc., achiziionate, n cazul folosirii metodei inventarului intermitent (601, 602, 607, 608); valoarea lucrrilor executate sau a serviciilor prestate de teri (611 la 626, 628, 471); valoarea facturilor primite, n cazul n care acestea au fost evideniate anterior ca facturi nesosite (408); taxa pe valoarea adugat nscris n facturile furnizorilor (4426, 4428); diferenele nefavorabile de curs valutar la sfritul exerciiului financiar, din evaluarea soldului n valut (665).Se debiteaz cu: plile efectuate ctre furnizori (162, 512, 531,541,542); valoarea acceptat a efectelor comerciale de pltit (403); diferenele favorabile de curs valutar aferente datoriilor ctre furnizor la decontare sau evaluare la sfritul exerciiului (765); datoriile prescrise sau anulate (758); valoarea ambalajelor care circul n sistem de restituire, predate furnizorului (381); valoarea avansurilor virate furnizorilor cu ocazia regularizrii plilor cu acetia (prin creditul contului 409); valoarea sconturilor obinute de la furnizori (prin creditul contului 767).

Soldul creditor al contului exprim sumele datorate furnizorilor.

Cu ajutorul acestui cont se ine evidena obligaiilor de pltit pe baz de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.). Este un cont de pasiv.

Se crediteaz cu: valoarea acceptat a efectelor comerciale de pltit (401); diferenele nefavorabile de curs valutar la sfritul exerciiului financiar, din evaluarea soldului n valut (665).

Se debiteaz cu: plile efectuate la scaden pe baz de efecte comerciale (512); diferenele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor comerciale de pltit sau evaluarea acestora la sfritul exerciiului (765).

Soldul creditor reprezint sumele datorate terilor pe baz de efecte comerciale.

Cu ajutorul acestui cont se ine evidena obligaiilor de plat fa de furnizorii de imobilizri corporale sau necorporale.

Se crediteaz cu:valoarea imobilizrilor facturate de furnizori, a serviciilor prestate sau a lucrrilor executate de teri pentru realizarea acestor imobilizri (201, 203, 208, 211, 212, 213, 214, 231, 233); obligaia de plat a ratelor de leasing financiar pe baza facturilor emise de locator (167); taxa pe valoarea adugat nscris n facturile furnizorilor de imobilizri (4426, 4428); diferenele nefavorabile de curs valutar la sfritul exerciiului financiar, din evaluarea soldului n valut (665).

Se debiteaz cu: sumele achitate furnizorilor de imobilizri, precum i valoarea avansurilor decontate furnizorilor de imobilizri (162, 512, 531, 541, 232, 234); valoarea acceptat a efectelor de pltit pentru imobilizri (405); datoriile prescrise sau anulate (758); valoarea sconturilor obinute de la furnizorii de imobilizri (767); diferenele favorabile de curs valutar aferente datoriilor ctre furnizorii de imobilizri la decontare sau evaluare la sfritul exerciiului (765).Soldul creditor reprezint sumele datorate furnizorilor de imobilizri.

Contul 405 Efecte de pltit pentru imobilizri

Cu ajutorul acestui cont se ine evidena obligaiilor de plt ctre furnizorii de imobilizri pe baz de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.). Este un cont de pasiv.

Se crediteaz cu: valoarea acceptat a efectelor comerciale de pltit pentru imobilizri (404); diferenele nefavorabile de curs valutar la sfritul exerciiului financiar, din evaluarea soldului n valut (665).

Se debiteaz cu: plile efectuate la scaden pe baz de efecte comerciale ctre furnizorii de imobilizri (512); diferenele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor comerciale de pltit sau evaluarea acestora la sfritul exerciiului (765).

Soldul creditor reprezint sumele datorate furnizorilor de imobilizri pe baz de efecte comerciale.

Contul 408 Furnizori facturi nesosite

Cu ajutorul acestui cont se ine evidena decontrilor cu furnizorii pentru aprovizionrile de bunuri, lucrrile executate i prestrile de servicii, pentru care nu s-au primit facturi.Este un cont de pasiv.

Se crediteaz cu: valoarea bunurilor aprovizionate, a lucrrilor executate sau a serviciilor prestate de ctre furnizori (301, 302, 303, 361, 371, 381, 4428, 604, 605, 611 la 626, 628); diferenele nefavorabile de curs valutar nregistrate la nchiderea exerciiului, aferente datoriilor ctre furnizorii pentru care nu s-au primit facturile (665).

Se debiteaz cu: valoarea facturilor sosite; diferenele favorabile de curs valutar la sfritul exerciiului (765).Soldul creditor reprezint sumele datorate furnizorilor pentru care nu s-au primit facturi.

Contul 409 Furnizori debitori

Cu ajutorul acestui cont se ine evidena avansurilor acordate furnizorilor pentru cumprri de bunuri de natura stocurilor sau pentru prestri de servicii i executri de lucrri. Este un cont de activ.

Se debiteaz cu: valoarea avansurilor achitate furnizorilor (512, 531);valoarea ambalajelor care circul n sistem de restituire, facturate de furnizori (401);diferenele favorabile de curs valutar nregistrate la nchiderea exerciiului, aferente avansurilor acordate furnizorilor (765).

Se crediteaz cu:valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizrii plilor cu acetia (401); valoarea ambalajelor care circul n sistem de restituire napoiate furnizorilor, precum i valoarea ambalajelor degradate (401, 608); valoarea ambalajelor care circul n sistem de restituire, nerestituite furnizorilor, reinute n stoc (381); diferenele nefavorabile de curs valutar aferente avansurilor n valut acordate furnizorilor la decontarea acestora sau la sfritul exerciiului financiar (665).Soldul debitor reprezint avansuri acordate furnizorilor, nedecontate.

Pentru a-i realiza obiectul de activitate n vederea obinerii de profit, orice ntreprindere cu activitate industrial, comercial, de servicii sau de alt natur, efectueaz n mod curent tranzacii de cumprri i vnzri de bunuri i servicii.

Datoriile comerciale se delimiteaz patrimonial sub forma furnizorilor, efectelor de pltit i avansurilor acordate furnizorilor.

n funcie de natura activelor cumprate distingem:

datorii comerciale provenind din cumprri de bunuri i servicii

datorii comerciale provenind din cumprri de imobilizri

Contabilitatea datoriilor comerciale se ine cu ajutorul conturilor sintetice, n funcie de natura cumprrilor:

contul 401 Furnizori, cont de pasiv cu ajutorul cruia se ine evidena datoriilor i a decontrilor n relaiile cu furnizorii pentru aprovizionrile de bunuri, lucrri executate sau servicii prestate;

contul 404 Furnizori de imobilizri, cont de pasiv cu ajutorul cruia se ine evidena obligaiilor fa de furnizori care decurg din livrrile de imobilizri corporale sau necorporale.

Crearea datoriei se nregistreaz n contabilitate n creditul contului Furnizori, avnd n contrapartid un cont de activ, respectiv obiectul aprovizionrii (materii prime, materiale, mijloace fixe etc.). Valoarea nregistrat ca datorat ctre furnizorul respectiv este format din valoarea elementului achiziionat la care se adaug procentul de tax pe valoarea adaugat .

Valoarea TVA se nregistreaz n debitul contuluil 4426 TVA deductibil, urmnd ca aceast valoare s fie dedus din TVA datorat de ntreprindere statului.

1. n data de 02.12.2007, S.C CASA NOASTRA S.R.L. s-a aprovizionat cu combustibil de la S.C. PETROM S.A. a) nregistrarea operaiei s-a realizat prin metoda inventarului permanent, astfel:

-------------------------------------- ---------------------------------------

% = 401 Furnizori 49.404 lei

3022 Mrfuri 41.516 lei

4426 T.V.A. deductibil 7.888 lei

-------------------------------------- ----------------------------------------

n ipoteza utilizrii metodei inventarului intermitent, atunci operaiunea de contabilizare a intrrilor se efectueaz prin utilizarea conturilor din clasa 6, n funcie de natura elementului. n cazul aprovizionrii cu mrfuri se va face urmtoarea nregistrare:

-------------------------------------- ---------------------------------------


6022 Cheltuieli privind mrfurile 41.516 lei


-------------------------------------- ----------------------------------------

b) plata facturii la scaden, peste 60 zile:

--------------------------------------- -----------------------------------------

401 Furnizori = 5121 Conturi la bnci n lei 49.404 lei

--------------------------------------- ------------------------------------------

2. n data de 04.12.2007 societatea achiziioneaz piese de schimb de la S.C. UNIX S.R.L. n valoare de 4,500 lei, plata se face pe loc.

a) cumprarea de piese de schimb:

--------------------------------------- ------------------------------------

4500lei % = 401 Furnizori 3024 Piese de schimb 3782 lei

4426 T.V.A. deductibil718 lei --------------------------------------- -------------------------------------

b) plata in numerar a facturii de cumparare:

------------------------------------ ---------------------------------------

401 Furnizori = 5311 Casa n lei 4,500 lei

------------------------------------ ----------------------------------------

n procesul de aprovizionare cu valori materiale de natura stocurilor pot fi constatate i diferene ntre valoarea facturat, precum i a cantitii facturate cu recepia efectiv, care se consemeaz n documentele de intrare, respectiv n nota de recepie i constatare de diferene. Din punct de vedere juridic, lipsurile constatate n procesul de aprovizionare pot fi ncadrate fie la lipsuri soluionate, fie la lipsuri nesoluionate. Lipsurile soluionate sunt stabilite n momentul recepiei n sarcina unei persoane fizice sau juridice i n acest context, aceste lipsuri pot fi datorate furnizorului, societii de transport sau delegatului propriu .

n funcie de aceste situaii urmeaz ca n contabilitate s se nregistreze cantitatea i valoarea efectiv primit, precum i lipsurile care au fost constatate n raport de situaia existent. n ipoteza c lipsurile sunt din vina societii de transport, de principiu litigiul se soluioneaz de cumprtor i societatea de transport, furnizorul urmnd s-i primeasc integral drepturile bneti, conform datelor din factura emis.

Pentru lipsurile constatate, societatea de transport se constituie ca un debitor n contabilitatea cumprtorului, urmnd ca acesta s recupereze debitul de la societatea de transport.

Pornind de la aceste considerente, n contul de mrfuri sau alte elemente de stocuri se va nregistra tot valoarea corespunztoare cantitii efectiv recepionate, precum i TVA-ul aferent acestei valori, iar diferena se nregistreaz prin contul 461 Debitori diveri, pentru suma constatat lips inclusiv TVA-ul aferent.

3. S.C. CASA NOASTRA S.R.L. achiziioneaz la data de 05.12.2007 mrfuri n valoare de 35.700 lei de la S.C. WESTAG RO S.R.L. La efectuarea recepiei se constat o lips n valoare de 2000 lei din vina societii de transport.

a) aprovizionare cu mrfuri:

-------------------------------------- --------------------------------------




461 Debitori diveri 2.000 lei

----------------------------------- ----------------------------------------

b) plata la scadenta a facturii de cumprare:

---------------------------------- ----------------------------------

401 Furnizori = 5121 Casa n lei 35700 lei

---------------------------------- ----------------------------------

n ipoteza c lipsurile sunt din vina delegatului propriu, care a nsoit transportul bunurilor ce au fost ridicate de la furnizor, atunci drepturile furnizorului sunt pltite de asemenea integral la nivelul documentelor de facturare acestor valori materiale.

Pentru lipsurile constatate, delegatul se constituie ca un debitor al unitii i n acest caz, reflectarea n contabilitate se realizeaz ca i n cazul lipsurilor din vina societii de transport. Pentru lipsurile constatate din vina delegatului, mai ales la unitile cu capital de stat, suma imputat nu rmne la nivelul preului facturat de ctre furnizor, ci se pretinde o sum peste nivelul acesteia, ca pre de imputare care poate fi stabilit la nivelul preului de vnzare cu amnuntul sau care prin comparaie, dac nu exist bunuri care s fac obiectul vnzrii cu amnuntul.

Pentru diferena care se imput delegatului peste preul de facturare a furnizorului se constituie ca un venit i se va nregistra:

------------------------------------- -----------------------------------------

461 Debitori diveri = 758 Alte venituri din exploatare 100 lei

------------------------------------- ------------------------------------------

n ipoteza c sunt constatate lipsuri care au fost generate de pierderi normale n procesul de aprovizionare, furnizorul urmeaz s-i primeasc integral drepturile bneti conform facturii emise. Pentru asemenea lipsuri, pot fi utilizate conturile din clasa 6, incluzndu-se n volumul cheltuielilor aceste lipsuri generate de procesul de aprovizionare.

Sub aspectul contului care trebuie utilizat, se poate apela la conturi care au legtur direct cu natura elementului aprovizionat, respectiv 601 n cazul materiilor prime, 607 pentru mrfuri, etc. n aceast situaie a aprovizionrii cu pierderi normale nregistrarea n contabilitate se face astfel:

-------------------------------------- --------------------------------------




607 Cheltuieli privind mrfurile 2.000 lei

------------------------------------- ---------------------------------------- Derularea tranzaciilor de vnzri-cumprri presupune, ntr-un mediu de pia concurenial, operarea cu reduceri de pre, destinate s plteasc fidelitatea unui client, nerespectarea ntocmai a unor clauze contractuale, achitarea nainte de termen a unei datorii i nu n ultimul rnd, s incite clientul spre cumprare, ceea ce atrage creterea cifrei de afaceri. n cazul n care societii i se acord sconturi (reduceri financiare) acestea sunt contabilizate n mod distinct, sub form de venituri financiare n contabilitatea clientului. Prin diminuarea sumei de pltit de ctre cumprtor, scontul de decontare un venit financiar pentru clientul care beneficiaz de reducere (deoarece el pltete nainte ca angajamentul su financiar s fi devenit scadent).

4. n data de 08.12.2007 S.C. CASA NOASTRA S.R.L. achiziioneaz mrfuri de la S.C. WESTAG RO S.R.L. n valoare de 1800 lei, rabat pentru defecte de calitate 100 lei,remiza 1 pentru vnzri superioare sumei de 1.000 lei este de 5%, remiza 2 pentru poziia preferenial n clientela furnizorului este de 10%, scont de decontare pentru plata nainte de scaden 2%, T.V.A. 19%.

Factura simplificat se prezint astfel:

Valoarea brut a mrfurilor 1.800 lei

(-) Rabat pentru defecte de calitate 100 lei

1.700 lei

(-) Remiza 1 (pentru vnzri superioare

sumei de 1.000 lei) : 1.700 x 5% 85 lei

1.615 lei

(-) Remiza 2 (pentru importana clientului):

1.615 lei x 10% 161,50 lei

NETA COMERCIAL 1.453,50 lei

(-) Scont de decontare: 1.453,50 x 2% 29,07 lei

NETA FINANCIAR 1.424,43 lei

(+) T.V.A.: 1.424,43 x 19% 270,64 lei

NETA DE PLAT (TOTAL FACTUR) 1.695,07 lei

Aceast factur, care comport reduceri comerciale i financiare, se contabilizeaz astfel:

a) contabilizarea achiziiei mrfurilor:b) --------------------------------------- -----------------------------------

% = 401 Furnizori 1.729,66 lei

371 Mrfuri 1.453,50 lei

4426 T.V.A. deductibil 276,16 lei

-------------------------------------- ------------------------------------

c) contabilizarea scontului de decontare obinut:

------------------------------------- --------------------------------------

401 Furnizori = % 29,07 lei

767 Venituri din sconturi obinute 24,43 lei

4426 T.V.A. deductibil 4,64 lei

----------------------------------- ---------------------------------------- Se pune problema nregistrrii rabaturilor, remizelor i risturnurilor obinute care s-au acordat ulterior ntocmirii facturii de ctre furnizor.

nregistrarea reducerilor comerciale ulterioare se realizeaz prin debitarea contului 658 Alte cheltuieli din exploatare. Soluia folosirii acestui cont este discutabil. Este indicat ca reducerile comerciale obinute ulterior prin facturi distincte s se nregistreze n creditul conturilor de cheltuieli corespunztoare facturii iniiale. De asemenea, n cazul metodei inventarului permanent pentru cumprrile stocate este necesar i indicat s se foloseasc contul de stocuri n care s-a nregistrat factura iniial.

5. n data de 08.12.2007 S.C. CASA NOASTRA SRL primete de la S.C. WESTAG RO S.R.L. o factur de reducere coninnd risturne n valoare de 200 lei pentru mrfuri aprovizionate, T.V.A. 19%.

--------------------------------------- ----------------------------------

401 Furnizori = % 238 lei

371 Mrfuri 200 lei

4426 T.V.A. deductibil 38 lei

--------------------------------------- -----------------------------------

Creditul comercial acordat de vnztor cumprtorului, la livrarea mrfurilor a dat natere efectelor de comer, sau titlurilor de credit (comercial). n ntreprinderea debitoare decontarea datoriei poate s se fac prin intermediul unei cambii acceptate sau prin emiterea unui bilet la ordin.

Pentru departajarea informaiilor privind datoriile pe credit cambial n vederea unor analize complexe n funcie de natura activelor cumprate, n contabilitate se utilizeaz conturile:

403 Efecte de pltit care ine evidena biletelor la ordin emise de client, acceptate de furnizor, pentru datorii comerciale.

405 Efecte de pltit pentru imobilizri cont de datorii provenind din cumprri de imobilizri, datorii pentru care au fost emise bilete la ordin acceptate de furnizor.

6. n data de 10.12.2007 S.C. CASA NOASTRA SRL. a emis un bilet la ordin cu scadena peste 30 de zile ctre societatea BGS DIVIZIA DE SECURITATE S.R.L. pentru o datorie de 12.523 lei.

---------------------------------- ------------------------------

401 Furnizori = 403 Efecte de pltit 12.523 lei

---------------------------------- ------------------------------

7. a) SC CASA NOASTRA SRL a achiziionat n data de 12.12.2007 materii prime de la S.C. ROTO ROMANIA S.R.L. n valoare de 20.000 lei, T.V.A. 19%:

-------------------------------------- -----------------------------------


301Materii prime 20.000 lei


------------------------------------ -----------------------------------

b) Furnizorul accept ca decontarea valorii mrfurilor s se fac pe baza unui bilet la ordin care, odat acceptat, se nregistreaz n contabilitate:

-------------------------------------- -----------------------------------

401 Furnizori = 403 Efecte de pltit 23.800 lei

--------------------------------------- -----------------------------------

c) se pltete nainte de scaden valoarea biletului la ordin i se primete un scont de decontare de 2 %:

-------------------------------------- -----------------------------------

403 Efecte de pltit = % 23.800 lei

5121 Conturi la bnci n lei 23.324 lei

767 Venituri din sconturi 400 lei

obinute


-------------------------------------- -----------------------------------

8. n data de 13.12.2007 S.C. CASA NOASTRA SRL contracteaz achiziionarea unui mijloc fix n valoare de 60.000 lei de la S.C. ABITARE CG S.R.L. din Brasov , acordndu-se furnizorului un avans de 20.000 lei.

a) nregistrarea avansului acordat:b) --------------------------------------- -----------------------------------

%

= 5121 Conturi la bnci n lei 23.800lei

232 Avansuri acordate pentru 20.000 lei

imobilizri corporale


c) se primete factura de la furnizor i se recepioneaz utilajul:

--------------------------------------- -----------------------------------

% = 404 Furnizori de imobilizri 60.000 lei

2131 Echipamente tehnologice 50.420 lei


-------------------------------------- -------------------------------------

d) achitarea furnizorului, cu reinerea avansului acordat:

--------------------------------------- -----------------------------------

404 Furnizori de imobilizri =

% 60.000 lei

232 Avansuri acordate pentru

imobilizri corporale 20.000 lei


5121 Conturi curente la bnci 36.200 lei

--------------------------------------- -------------------------------------

n procesul de aprovizionare cu valori materiale pot exista i situaii de constatare a unor plusuri cantitative i, implicit, valorice, care din punct de vedere al acceptului de ctre cumprtor pot fi ncadrate ca plusuri acceptate sau plusuri neacceptate. Dac plusurile sunt acceptate de ctre cumprtor, pentru valorile acceptate care corespund cu datele din factur se contabilizeaz n mod obinuit. Pentru plusul acceaptat pentru care nu exist documente emise de furnizor, atunci suma se contabilizeaz prin relaia cu contul 408 Furnizori-facturi nesosite, iar TVA-ul aferent se consider ca TVA neexigibil, devenind deductibil pe msura primirii documentelor de la furnizori.

Cumprtorul va solicita furnizorului s-i transmit factura pentru acest plus i n momentul primirii facturii, furnizorul nregistrat prin contul 408 se transfer la contul 401. Concomitent cu aceast nregistrare, TVA-ul neexigibil devine deductibil.

9. n data de 15.12.2007 S.C. CASA NOASTRA SRL achiziioneaz de la S.C. VEKA ROMANIA S.R.L. materii prime n valoare de 4.000 lei. La recepie se constat un plus n valoare de 500 lei care se admite n gestiune.

a) nregistrarea n contabilitate a mrfurilor contractate:

--------------------------------------- ----------------------------------


301 Materii prime 3.361 lei


--------------------------------------- -------------------------------------

b) nregistrarea n contabilitate a plusului constatat la recepie:

-------------------------------------- --------------------------------------

% = 408 Furnizori-facturi nesosite 500 lei

301 Materii prime 420 lei

4428 T.V.A neexigibil 80 lei

------------------------------------- ---------------------------------------

c) primirea facturii pentru diferena acceptat n gestiune:

--------------------------------------- ---------------------------------------

408 Furnizori-facturi nesosite = 401 Furnizori 500 lei

-------------------------------------- ---------------------------------------

Concomitent:

-------------------------------------- ----------------------------------------

4426 T.V.A. deductibil = 4428 T.V.A neexigibil 80 lei

-------------------------------------- ----------------------------------------

n ipoteza c aceaste plusuri constatate cu ocazia recepiei nu le accept cumprtorul deoarece au fost transmise peste prevederile din contract i valorile materiale nu-i sunt necesare, atunci se contabilizeaz la nivelul facturii pe care a primit-o de la furnizor valorile materiale primite. Diferena constatat n plus nefiind acceptat de ctre cumprtor nu face obiectul nregistrrii prin conturile bilaniere, ci aceste valori sunt preluate n pstrare sau n custodie de ctre cumprtor i suma ca atare este evideniat prin conturile din clasa 8: Debit 8033. Aceste valori reflectate n conturile de ordine i eviden vor rmne nregistrate pn la clarificarea problemelor dintre furnizor i cumprtor, n sensul de trimitere a acestora napoi la furnizor sau la un alt client al furnizorului.

Indiferent c sunt restituite furnizorului sau livrate unui alt client al acestuia, valorile materiale sunt scoase din contul de ordine i eviden, nregistrndu-se: Credit 8033.

n anumie situaii, stabilite de regul prin contracte, clientul acord furnizorului avansuri bneti n vederea livrrii unor bunuri sau servicii, iar n aceste cazuri se constituie o crean fa de furnizor, adic acesta devine creditor.

10. Pentru prestarea unui serviciu, S.C. CASA NOASTRA SRL a ncheiat un contract cu S.C. GIS S.R.L. prin care se oblig la plata unui avans de 30% din valoarea total a serviciului, avans care este scadent la 20.12.2007. Valoarea total a serviciului este de 70.000 lei. nregistrarea n contabilitate este urmtoarea:

-------------------------------------- -----------------------------------

% = 5121 Conturi la bnci n lei 21.000 lei

409 Furnizori-debitori 17.647 lei


-------------------------------------- -----------------------------------

La decontarea facturii se fac nregistrrile:

--------------------------------------- -----------------------------------

%

= 401 Furnizori 70.000,00 lei

628 Alte cheltuieli cu serviciile 58.823,52 lei

executate de teri

4426 T.V.A. deductibil 11.176,47 lei

--------------------------------------- -----------------------------------

Achitarea furnizorului cu reinerea avansului acordat:

--------------------------------------- -----------------------------------

401 Furnizori = % 70.000,00 lei

409 Furnizori-debitori 17.647,00 lei

4426 T.V.A. deductibil 3.353,00 lei

5121 Conturi la bnci n lei 49.000,00lei

--------------------------------------- -----------------------------------

2.5. Contabilitatea decontrilor privind creanele comerciale

Creanele comerciale legate de vnzarea de bunuri, lucrri sau servicii proprii ciclului de exploatare al ntreprinderii sunt delimitate prin structura de Clieni i valori asimilate

Contul 411 Clieni este utilizat pentru evidena creanelor i decontrilor n relaiile cu clienii interni i externi pentru produse, semifabricate, mrfuri etc. livrate, lucrri executate i servicii prestate pe baz de facturi. Este cont de activ.

Se debiteaz cu: valoarea la pre de vnzare a bunurilor vndute i a serviciilor prestate, precum i cu taxa pe valoarea adugat aferent, prin creditul conturilor 701 la 708, n funcie de natura bunurilor livrate i 4427 i 4428 pentru T.V.A.; valoarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, evideniate anterior n contul 418 Clieni-facturi de ntocmit; valoarea avansurilor facturate clienilor (419, 4427); valoarea dobnzii facturate de locator n cazul leasingului financiar (267); valoarea creanelor reactivate (754); diferenele favorabile de curs valutar, aferente creanelor n devize la nchiderea exerciiului financiar (765).

Se crediteaz cu: sumele ncasate de la clieni (512, 531);decontarea avansurilor ncasate de la clieni (419); diferenele nefavorabile de curs valutar aferente creanelor ncasate (665); valoarea efectelor comerciale (413); valoarea sconturilor acordate clienilor (667); diferenele nefavorabile de curs valutar aferente creanelor n valut la sfritul exerciiului (665).

Soldul debitor reprezint sumele datorate de clieni.

Contul 4118 Clieni inceri sau n litigii. Prin acest cont se realizeaz evidena distinct a clienilor ru platnici, inceri sau cu care ntreprinderea se afl n litigiu.

Se debiteaz cu valoarea creanei incerte sau pentru care s-a deschis aciune n justiie.

Se crediteaz cu: sumele ncasate de la clienii inceri sau n litigiu (prin debitul conturilor 512, 531); sumele trecute pe pierderi cu prilejul scderii din eviden a clienilor n litigiu, ca urmare a insolvabilitii lor (prin debitul contului 654 Pierderi din creane. Concomitent, aceast crean trebuie nregistrat n contul 8034 Debitori scoi din activ, urmrii n continuare (cont n afara bilanului).

Soldul debitor evideniaz valoarea creanelor incerte sau n litigiu.

Contul 413 Efecte de primit de la clieni ine evidena creanelor de ncasat, pe baz de efecte comerciale. Este cont de activ.

Se debiteaz cu: sumele datorate de clieni reprezentnd valoarea efectelor comerciale acceptate (411); diferenele favorabile de curs valutar, aferente efectelor comerciale de ncasat la nchiderea exerciiului (765).

Se crediteaz cu: efectele comerciale primite de la clieni (511); sumele ncasate de la clieni prin conturile curente (512); diferenele nefavorabile de curs valutar, la primirea efectelor comerciale (665); diferene nefavorabile de curs valutar aferente creanelor datorate de clienii externi a cror decontare se face pe baz de efecte comerciale, la nchiderea exerciiului (665).

Soldul debitor reprezint valoarea efectelor comerciale de primit.

Contul 418 Clieni-facturi de ntocmit ine evidena livrrilor de bunuri, prestri de servicii sau executri de lucrri, inclusiv taxa pe valoarea adugat, pentru care nu s-au ntocmit facturi. Este un cont de activ.

Se debiteaz cu: valoarea la pre de vnzare a bunurilor vndute i a serviciilor prestate ctre clieni, pentru care nu s-au ntocmit facturi, inclusiv taxa pe valoarea adugat aferent, prin creditul conturilor 701 la 708, n funcie de natura bunurilor livrate i 4428 pentru T.V.A.; diferenele favorabile de curs valutar, aferente creanelor n devize la nchiderea exerciiului financiar (765).

Se crediteaz cu: valoarea facturilor ntocmite (411); diferenele nefavorabile de curs valutar aferente clienilor-facturi de ntocmit la decontare i la sfritul exerciiului (665).

Soldul debitor reprezint valoarea bunurilor livrate, a serviciilor prestate sau a lucrrilor executate, pentru care nu s-au ntocmit facturi.

Contul 419 Clieni-creditori ine evidena clienilor-creditori, reprezenznd avansurile ncasate de la clieni.Este un cont de pasiv.

Se crediteaz cu: sumele facturate clienilor reprezentnd avansuri pentru livrri de bunuri, prestri de servicii sau executri de lucrri (411); valoarea ambalajelor care circul n sistem de restituire, facturate clienilor (411); diferenele nefavorabile de curs valutar aferente avansurilor n valut primite de la clieni, la nchiderea exerciiului (665).

Se debiteaz cu: decontarea avansurilor ncasate de la clieni (411); diferenele favorabile de curs valutar aferente avansurilor decontate, precum i cele aferente datoriilor n valut ctre clieni la nchiderea exerciiului financiar (765); valoarea ambalajelor care circul n sistem de restituire, primite de la clieni (411).

Soldul creditor reprezint sumele datorate clienilor-creditori.

Creanele comerciale rezult ca urmare a vnzrii produciei, respectiv realizarea lucrrilor sau serviciilor ce constituie obiect al activitii de exploatare. Toi debitorii unitii sub forma creanelor comerciale sunt delimitai prin structura Clieni i valori asimilate. Clienii reprezint creanele fa de teri determinate de vnzrile pe credit a bunurilor materiale, lucrrilor executate i serviciilor prestate care fac obiectul activitii ntreprinderii. n cadrul acestei forme de vnzare decontarea dintre ntreprindere i client intervine ulterior.

Operaiile curente de cumprri i vnzri de bunuri i servicii dau coninut funciei comerciale a unei firme i se efectueaz pe baza politicilor de cumprri i vnzri stabilite de managerii ntreprinderii.

Norma contabil IAS 18 Veniturile activitii ordinare precizeaz c veniturile provenind din vnzarea mrfurilor sau produselor trebuie s ndeplineasc trei condiii pentru a fi contabilizate:

ntreprinderea s fi transferat cumprtorului principalele riscuri i avantaje inerente proprietii bunurilor cedate;

ntreprinderea nu trebuie s conserve controlul efectiv asupra acestor bunuri i nici s participe la gestiunea lor;

costurile operaiilor trebuie s fie msurabile de o manier fiabil.

Aceeai norm internaional stipulez c, n general, transferul riscurilor i avantajelor legate de proprietate coincide cu transferul dreptului de proprietate sau cu livrarea propriu-zis. n schimb, tranzaciile nu pot fi considerate drept vnzri i nu poate fi contabilizat nici un venit atunci cnd:

vnztorul rmne obligat din cauza unei execuii nesatisfcute i neacoperite prin clauze de garanie;

obinerea veniturilor din vnzarea bunurilor este subordonat revnzrii acestora de ctre cumprtor;

bunurile sunt livrate sub rezerva instalrii lor, aceasta reprezentnd o parte important din contractul nc neexecutat de ctre vnztor;

cumprtorul are dreptul s anuleze cumprarea datorit unei cauze precizate n contractul de vnzare, vnztorul fiind ntr-o situaie de incertitudine referitoare la probabilitatea restituirii bunurilor.

Reglementrile de natur juridic, fiscal i contabil impun ca pentru orice tranzacie de vnzare-cumprare, s se ntocmeasc factur. n condiiile unor facturi simple (care nu conin reduceri de pre sau majorri) pot fi ntlnite dou cazuri:

1.vnzarea se efecueaz pe credit, ceea ce presupune un interval semnificativ (30, 60, 90 de zile) pentru decontarea facturii;

n data de 02.12.2007 S.C. CASA NOASTRA S.R.L. vinde societii S.C. CEREAL GRUP S.R.L. , tamplarie din PVC , n valoare de 35.000 lei. Decontarea facturii se efectueaz pe data de 02.02.2006.

a) vnzarea :

--------------------------------------- -----------------------------------

4111 Clieni = % 35.000 lei

701 Venituri din vnzarea 29.412 lei

Produselor finite

studiu privind contabilitatea si analiza datoriilor si creantelor comerciale

Documents