Ştiri difuzate la radio şi televiziuneZicala „Crezi ceea ce vezi cu ochii tăi" are în ea ceva adevărat. A vedea şi a auzi sunt experienţe

care ne influenţează puternic, chiar dacă informaţiile pe care le primim în acest fel intră în conflict cu experienţa noastră. Ca rezultat, în lumea radioului şi televiziunii, credibilitatea este întotdeauna expusă riscului, mai ales atunci când nu au fost prea multe ştiri despre o anumită organizaţie sau persoană.

Deci, atunci când se oferă ştiri mijloacelor de informare în masă, aspectele tehnice domină redactarea textului care urmează să fíe difuzat la radio sau la televiziune. Informaţiile se privesc în mod diferit. Care porţiune a naraţiunii poate fi rostită de o persoană cu autoritate şi credibilitate, astfel încât să fie imprimată pe casetă audio? Care citat dă un „fragment sonor" remarcabil? Posturile de radio sunt interesate de aspectul sonor al unui eveniment.

Pe de altă parte, dacă „se zbânţuie" (wiggles), este ştire pentru televiziune. Şi remarca este doar pe jumătate glumeaţă. Ce „se zbânţuie" în povestea dumneavoastră sau oferă mişcare şi culoare ? Cum puteţi prinde acel lucru pe videocasetă ?

Banda audio (pe rolă sau casetă) şi banda video (cu sau fără sonor) sunt mult mai potrivite pentru radio sau televiziune decât un comunicat de presă care spune ce s-a întâmplat şi ce s-a vorbit. CD-urile pot fi folosite, dar nu sunt preferate celorlalte forme.

Se analizează concurenţa. Posturile de radio sunt abonate la servicii de presă care oferă texte redactate în stilul adecvat difuzării, precum şi elementele audio şi video pentru acel text, transmise prin satelit, care pot să intre direct în emisie. În plus, există seturi de segmente întregi gata de intrarea în emisie. Ce şanse poate să aibă comunicatul dv. de presă, în afară de cazul în care luaţi în calcul şi elementele - audio şi video - care constituie ştirile difuzate la radio şi televiziune ?

Fapte, imagini şi suneteFaptele sunt elementele vitale ale oricărei ştiri, indiferent dacă este vorba despre presă sau

audiovizual. Uneori, nici nu este nevoie de un comunicat de presă oficial; autorul de texte pentru relaţii publice poate să trimită către mijloacele de comunicare în masă o fişă de informaţii, iar reporterii vor scrie articolul. Însă, în cazul mijloacelor de informare în masă electronice, faptele singure nu sunt suficiente. Fie că este vorba despre un eveniment special care va avea loc, despre o conferinţă de presă sau despre o situaţie de criză, trebuie să ţineţi cont de imagini şi de sunete. Aceste imagini şi sunete înregistrate la acel eveniment care face obiectul ştirii se numesc „înregistrări în direct" (actualities - atenţie, actualities este un false friend - există tentaţia de a-1 traduce prin „actualităţi" - „evenimente curente, ia ordinea zilei"; însă el înseamnă „înregistrare pe film sau transmisie la radio sau la televiziune a unui eveniment, în momentul în care are loc").

Anunţuri şi evenimente specialePentru anunţarea prin intermediul televiziunii a unui eveniment care urmează să aibă loc, trebuie

să se prezinte o activitate filmată sau înregistrată pe videocasetă. De aceea, la prima ediţie a unui eveniment care urmează să aibă loc anual, veţi înregistra imagini pentru anunţarea celui din anul următor - videocasetă, film de 16 mm, diapozitive de 35 mm sau digital (pentru site). Atenţie! Dacă folosiţi imagini din anul precedent pentru a anunţa evenimentul din anul curent, aveţi grijă să precizaţi acest lucru pe imagini. Uneori, redactorii sunt prea hărţuiţi de probleme şi pot să nu observe că imaginile sunt vechi, prezentându-le ca fiind de anul acesta. Vă puteţi apăra de această greşeală etichetând limpede şi corect imaginile.

Când se pregătește ştirea despre un eveniment care urmează să aibă loc, este bine să se ilustreze expunerea cu o videocasetă cu sonor (şi o casetă audio pentru radio), diapozitive color de 35 mm şi, poate, un film pe 16 mm (dacă intenţionaţi să păstraţi videocaseta). De asemenea, este bine să înregistraţi pe diapozitive de 35 mm scheme şi grafice care prezintă numărul de participanţi şi alte informaţii de la evenimentul de anul trecut. Pe un diapozitiv puteţi prezenta şi date despre evenimentul care urmează să aibă loc. Aceste date apar, desigur, pe site-ul organizaţiei, şi poate că există acolo şi imagini digitale de la evenimentul de anul trecut. Nu uitaţi că, deşi acestea nu au calitatea cerută la televiziune, şefii departamentelor de actualităţi care vor vedea imaginile pe site ar putea cere aceeaşi imagine sau una asemănătoare, pentru ştiri. Ceea ce trebuie să reţineţi de aici este că imagini similare ale evenimentelor

trebuie să fie înregistrate în toate cele patru forme - diapozitive, digitale, videocasetă şi film. Cam scump - dar, de obicei, merită.

Atunci când fotografiaţi o activitate, nu o regizaţi. Nu trebuie să apelaţi la o înşelătorie. Şi mai există şi riscul să fiţi acuzat pe nedrept de acest lucru. Dar puteţi fotografia pregătirile pentru eveniment; ele sunt ştiri valide. Pentru sunet, puteţi apela la persoanele implicate - oficialităţi, dacă se poate - care să facă anunţurile. Ele trebuie să fie înregistrate de către tehnicieni, pentru a asigura sunetului calitatea necesară difuzării. Pe măsură ce se apropie data evenimentului, luaţi interviuri participanţilor. Oferiţi posturilor de radio şi de televiziune casetele audio şi video. Atât despre anunţarea evenimentului. Pentru prezentarea în mijloacele de informare în masă a desfăşurării lui, interesaţi-vă cu trei până la şase săptămâni înainte ce echipamente trebuie să pregătiţi. Trebuie să verificaţi sistemele de iluminare şi amplificare şi să pregătiţi o listă cu activităţile (care au valoare de ştiri) care pot fi transmise. Atunci când sosesc reprezentanţii mijloacelor de informare în masă, trebuie să fiţi în stare (din nou) să le oferiţi toate materialele pregătite dinainte, plus o actualizare cu ceea ce se întâmplă în acea zi şi în cea următoare. Menţionaţi orice modificare sau corectare a materialelor care au fost deja trimise. Faceţi acest lucru în scris, atunci când puteţi.

Exemplul 10.1.Formatul pentru comunicatul de presă despre un eveniment special, pentru difuzare la

radio sau televiziune

ANTET PENTRU EVENIMENTE SPECIALEAdresa sponsorului evenimentuluiNumărul de telefon al sponsorului evenimentuluiNumărul de fax al sponsorului evenimentuluiNumele dumneavoastră, funcţia,numerele de telefon şi de fax şi adresa de e-mailData (şi numărul comunicatului,dacă trimiteţi mai multe)*Rândul de identificare (pentru identificarea subiectului, Timpul: (în secunde, adică : 00) în locul

titlului sugerat pentru comunicatul din presă)Fixaţi rândurile la 60 de semne, astfel încât textul să poată fi contorizat şi estimat din punctul de

vedere al duratei. în această formă, un rând înseamnă trei secunde. Textul tipărit trebuie să fie redactat la trei rânduri, pentru a fi marcat şi citit cu uşurinţă, cu toate că puţine comunicate vor fi citite aşa cum sunt primite. Nu depăşiţi o pagină scrisă la trei rânduri. Dacă trimiteţi materialul electronic, puteţi scrie la două rânduri, întrucât persoana care îl primeşte poate să facă modificarea la trei rânduri. Daţi prezentatorilor o „pre-introducere" la comunicat, înainte de introducerea propriu-zisă. Spuneţi-le ascultătorilor în ce constă „evenimentul special". Pregătiţi-i pentru ştiri. Introducerea trebuie să aibă 16-20 de cuvinte, pentru a fi uşor de citit. Trebuie să urmeze o frază scurtă, pentru ca tiparul să nu fie uniform. Ţineţi cont de situaţia ascultătorilor, care încearcă să urmărească naraţiunea doar cu auzul. Ţineţi cont de situaţia prezentatorului şi indicaţi-i pronunţia cuvintelor şi numelor neobişnuite. Semnalaţi sfârşitul textului prin # # #, 30 sau „Sfârşit".

* Majoritatea organizaţiilor mari îşi numerotează comunicatele de presă, indicând scopurile lor. Pentru un „eveniment special" trebuie să concepeţi o serie aparte, cu nişte coduri de referinţă formate din: o literă care arată despre ce este vorba, cum ar fi A pentru „aniversare" ; o formă de semnalare a datei, cum ar fi 01 pentru an; şi o formă de semnalare a mijlocului de comunicare în masă, cum ar fi R pentru transmiterea la radio. Codul va fi A-1R01. Ultimul comunicat din serie va fi A-10R01.

Întrucât angajaţii posturilor de radio şi televiziune rescriu, adesea, scenariile de actualităţi, includeţi şi un comunicat tipărit, pentru ca redactorii postului respectiv să poată crea noi versiuni. Acest comunicat are codul A-1T01, unde T înseamnă „tipărit". Trebuie să includeţi, desigur, o scrisoare explicativă adresată responsabilului departamentului de actualităţi, în care explicaţi de ce aţi trimis şi versiunea mai lungă a comunicatului.

Dacă îl trimiteţi unui post de televiziune, aveţi grijă să nu uitaţi să precizaţi care sunt materialele vizuale disponibile, cum ar fi o videocasetă, cu sau fără sunet.

Exemplul 10.1 prezintă un comunicat de presă despre un eveniment special. Daţi reporterilor un comunicat scurt, în stilul adecvat difuzării la radio şi televiziune. Anexaţi acest comunicat unui articol mai lung, pregătit pentru presă. Acesta va fi foarte util redactorilor de la radio şi televiziune atunci când vor rescrie subiectul sau îşi vor scrie propriile texte.

Este important ca în timpul desfăşurării evenimentelor speciale să existe permanent o persoană la sediu, care să răspundă la telefon şi să dea răspunsuri inteligente atunci când vin întrebări de la media. Trebuie, de asemenea, să vă asiguraţi că persoana respectivă are la dispoziţie un calculator cu tot ce este necesar pentru a primi şi trimite e-mail-uri, pentru a verifica site-ul organizaţiei şi pentru a introduce prompt noile informaţii despre eveniment. Ea mai are nevoie de un set complet de materiale despre eveniment şi despre itinerarul dumneavoastră. Este bine să folosiţi un pager sau un telefon celular. În orice caz, trebuie să luaţi legătura cu ea cam o dată pe oră.

Nu uitaţi că veţi dispune doar de câteva secunde sau un minut de prezentare. Folosiţi acest interval pentru a îndruma reprezentanţii mijloacelor de comunicare în masă concurente către aspecte diferite ale evenimentului. Astfel, ei vor avea subiecte mai bune, iar dumneavoastră veţi beneficia de o prezentare mai largă. Trebuie să fiţi absolut sigur de informaţiile pe care le oferiţi, pentru că nu veţi avea când să le corectaţi. Iar mijloacele de informare în masă nu sunt dispuse să ierte o sursă de relaţii publice care le face să transmită erori.

Ştirile oferite la cerereUnele organizaţii oferă, la cerere, la un număr special sau gratuit, informaţii şi ştiri înregistrate la

nivelul tehnic necesar transmisiei (video sau audio).Informaţiile sunt modificate în permanenţă pe parcursul unei zile, astfel încât reportajele din

emisiunile de actualităţi pot fi actualizate.Cu toate că site-urile Web continuă să fie o sursă excelentă de informaţii proaspete şi, cu

siguranţă, un loc potrivit pentru a culege informaţii fundamentale, elementele sonore, ca şi imaginile nu au încă acea calitate necesară pentru a fi transmise direct. Totuşi, atunci când concepeţi paginile Web, ţineţi cont de faptul că vor fi folosite de către media şi puneţi numerele de telefon la care puteţi fi contactat atât în paginile de ştiri, cât şi în home page. Cei mai mulţi dintre creatorii de pagini Web presupun că vor fi contactaţi prin calculator. Însă, în cazul posturilor de radio şi de televiziune, sunt mai puţine şanse să se întâmple acest lucru, dacă ele caută ştiri, nu doar informaţii.

Comunicatele de presăÎn mod similar comunicatelor de presă pentru presa scrisă, cele pentru posturile de radio şi de

televiziune se referă fie la ceva ce urmează să se întâmple, fie la ceva ce s-a întâmplat sau tocmai se întâmplă. Cu toate că lucrătorii din mijloacele de informare în masă nu ard de nerăbdare să vă facă reclamă în loc să o faceţi singur, mulţi dintre ei vor folosi comunicatul despre un eveniment viitor, dacă este o ştire valoroasă. Comunicatele de presă despre evenimente viitoare oferite posturilor de radio sau de televiziune trebuie să fie foarte scurte - nu mai mult de două sau trei paragrafe scurte. Trebuie însă să le anexaţi variantele pentru presa scrisă, care sunt mai lungi, o fişă de informaţii şi (dacă este cazul) o broşură (booklet) sau un program tipărit. Dacă evenimentul este de interes regional, trimiteţi un exemplar al comunicatului de presă agenţiilor de difuzare prin radio şi televiziune, pentru a le semnala un eveniment care i-ar putea interesa pe reporterii lor. Aveţi grijă să precizaţi caracterul special al exemplarului din acel comunicat de presă.

Dacă trimiteţi materialele prin e-mail, nu uitaţi să trimiteţi un mesaj căruia să-i puneţi în anexă (attachment) comunicatele, fişele de informaţii şi graficele, fiecare ca document separat, pentru a evita apariţia unor probleme la deschiderea documentelor sau la descărcarea graficelor.

Transmiterea electronică a mesajelor, imaginilor şi sunetelor modifică felul în care ajung informaţiile la posturile de radio şi de televiziune. Transmisia prin satelit a devenit un lucru obişnuit. Posturile de radio şi televiziune pot lua prin telefon interviuri care să aibă calitatea necesară pentru

difuzare. Dar mai trebuie ca acel mijloc de informare în masă, indiferent dacă este vorba despre o reţea sau despre un post, să dorească informaţiile dumneavoastră. Puteţi obţine acest lucru, stabilindu-vă o reputaţie de sursă credibilă şi sigură de materiale oportune şi precise, având calitatea necesară pentru difuzare. În cazul posturilor de radio şi de televiziune din vecinătate, puteţi să vă stabiliţi reputaţia prin contacte directe. Este bine să creaţi relaţii de lucru cu posturile de radio şi televiziune, astfel încât să ştie despre cine este vorba atunci când le vizitaţi. Acest lucru este foarte important acum, când securitatea posturilor de radio şi televiziune, mai ales din zonele metropolitane, este mai strictă şi nu sunt agreate vizitele neanunţate făcute de necunoscuţi. Altfel, nici măcar nu veţi putea să intraţi în clădire. Dacă nu vi se permite accesul, puteţi lăsa materialele la recepţie. Problema este că, în acest caz, nu veţi putea răspunde la eventualele întrebări, decât dacă sunteţi căutat la telefon ulterior. Rămâne însă o idee bună să depuneţi personal la posturile de radio şi televiziune locale, atunci când este posibil, comunicate despre evenimente ulterioare. Dacă nu este posibil, telefonaţi postului respectiv şi anunţaţi că le-aţi trimis un comunicat şi în ce mod - prin e-mail, fax sau curier. Majoritatea comunicatelor despre evenimente viitoare intră în emisie rapid. Aşadar, dacă aveţi imagini interesante de la.precedenta ediţie, propuneţi-le. Oportunitatea este o problemă în cazul materialelor despre evenimente trecute. Totuşi, posturile de radio şi de televiziune se ocupă de toate evenimentele semnificative - chiar şi trecute. Dacă oferiţi materiale audio şi video, aveţi grijă să le pregătiţi conform ermenelor şi standardelor mecanice din media. Apoi telefonaţi şefului departamentului de actualităţi pentru a-1 anunţa de sosirea materialului şi livraţi-1 personal sau prin curier. Dacă este vorba despre un discurs, anexaţi comunicatului scurt textul complet. Puteţi trimite o copie agenţiei de presă, spre ştiinţă, dacă discursul are importanţă regională - însă menţionăm din nou faptul că, adeseori, agenţiile de presă se ocupă singure de evenimente.

Unui post de televiziune îi puteţi oferi grafice şi scheme care să ajute la prezentarea evenimentului; unui post de radio - un interviu telefonic care să ilustreze prezentarea făcută de el şi să-i dea senzaţia prezenţei directe. în cel de-al doilea caz, pentru interviul telefonic trebuie să aveţi la îndemână toate faptele şi cifrele. Trebuie să ştiţi că interviul va fi prelucrat tehnic. Totuşi, dacă sunteţi bine pregătit, cei care îl prelucrează nu vor avea de tăiat spaţii moarte - tăceri - în care dumneavoastră vă străduiţi să găsiţi un fapt.

Comunicatele de presă pe videocasetăComunicatele de presă pe videocasetă (video news release - VNR) (sunt acceptate de tot mai mulţi

şefi ai departamentelor de actualităţi, mai ales în domeniile ştiinţei, sănătăţii şi ştirilor medicale. Aceasta poate că este singura modalitate prin care posturile de radio şi televiziune pot obţine ştirea, din cauza dreptului de proprietate asupra informaţiilor (în cazul companiilor farmaceutice) a complexităţii materialului (în cazul ' cercetării ştiinţifice) sau a cerinţei de a proteja drepturile pacienţilor (în cazul unor subiecte medicale).

Redactarea unui comunicat de presă care va fi înregistrat pe videocasetă înseamnă redactarea unui scenariu, exact aşa cum ar face-o o echipă de la departamentul de actualităţi dacă acea echipă ar avea acces la informaţie înaintea evenimentului. Desigur, ceea ce se întâmplă de obicei este că o astfel de echipă înregistrează evenimentele cu ajutorul reporterilor, fotografilor şi personalului tehnic. Apoi, membrii echipei se întorc la postul respectiv, privesc şi ascultă ce au reuşit să prindă, apoi trasează scenariul care descrie ce este utilizabil din materialele audio şi video disponibile.

Atunci când redactează un comunicat de presă care va fi înregistrat pe videocasetă, autorul de texte pentru relaţiile publice este cel care controlează situaţia. Scenariul cuprinde informaţiile de la faţa locului, precum şi elementele vizuale şi sunetele. Apoi se înregistrează videocaseta. Ea este prelucrată, pentru a rămâne un segment de ştiri utilizabil, de obicei de 30 de secunde, dar poate să fie şi mai lung. Segmentele tăiate se păstrează şi, de regulă, se face o înregistrare suplimentară sau o casetă „B", plus alte ştiri, de vreme ce studioul este închiriat pentru acel comunicat.

Înregistrarea va fi de 30 de secunde, poate de un minut. Una mai lungă poate fi de 3 minute. Dacă este un reportaj, poate să aibă de la 5 la 20 de minute. Chiar dacă se apelează la un realizator profesionist, există unele lucruri care trebuie să fie urmărite la versiunea finală (tăieturile fară rost şi întreruperile sunetului, care împiedică desfăşurarea lină a prezentării, imagini fugitive sau sunete confuze). Este foarte

important să privim obiectiv şi să ne întrebăm dacă subiectul este prezentat aşa cum trebuie şi dacă înregistrarea video merită să fie urmărită.

Majoritatea redactorilor de televiziune preferă să primească acest tip de comunicate prin satelit, iar înştiinţarea despre trimiterea lor să o primească prin fax, nu prin telegramă sau telefon. Chiar dacă unii şefi ai departamentului de actualităţi se mai plâng de lipsa flexibilităţii în adaptarea materialului la formatul, programul şi publicul lor, cei mai mulţi au adoptat procedeul de a comunica publicului că informaţia vine de la o sursă de relaţii publice - un simplu rând, în care sunt numiţi autorii. Pe unele înregistrări video ale comunicatelor de presă figurează în supraimpresiune cuvintele „material furnizat de X", peste imaginea unui produs nou sau peste prezentarea unei descoperiri ştiinţifice.

Recunoaşterea sursei comunicatelor de presă înregistrate pe videocasete a ridicat o problemă de etică. În prezent, realizatorii unor astfel de înregistrări video, alături de realizatorii şi distribuitorii altor materiale, au adoptat Codul deontologic privind comunicatele de presă înregistrate pe videocasete (Video News Release Code of Practice), elaborat în 1992 de Public Relations Service Council.

Stilul de redactare pentru difuzarea prin mass-media audiovizualeDiferenţa esenţială între redactarea de texte pentru media audiovizuale şi pentru presă este că, în

primul caz, textul trebuie să atragă din punct de vedere sonor (în cazul televiziunii şi videocasetelor, trebuie să atragă privirea.) Materialul scris trebuie să reţină atenţia prin sunet şi prin simbolismul cuvintelor. Cuvintele trebuie să fie clare, aşa încât să se înţeleagă imediat. Ascultătorul nu are ocazia să mai audă o dată ce se spune. Cel care ascultă o emisiune la radio nu poate să recitească o frază ca să o înţeleagă şi nu poate să se întoarcă la fraza precedentă, pentru a desluşi succesiunea ideilor. Fiecare rostire este unică. Pentru a compensa imposibilitatea de a revedea unele părţi, autorii acestui tip de texte îi anunţă mai întâi pe ascultători (şi pe spectatori) ce le vor spune şi le atrag atenţia asupra conţinutului, menţionând anumite cadre de referinţă. Apoi prezintă conţinutul. În sfârşit, în rezumat, le spun din nou ascultătorilor care era mesajul. Este nevoie de multă pricepere pentru a redacta un material în acest mod fară să sune redundant. În vreme ce urmaţi acest procedeu, gândiţi-vă mereu la factorul timp. Claritatea şi scurtimea sunt la fel de importante.

Deoarece media audiovizuale au un caracter intim, stilul lor este oral. Fiecare ascultător sau spectator stabileşte o relaţie individuală cu aceste media şi reacţionează individual. Stilul relaxat face ca, în materialele difuzate la radio sau la televiziune (inclusiv ştirile), introducerea sau primele paragrafe să fie „line" (soft). Cu alte cuvinte, ascultătorului i se prezintă povestea, înainte de a o fi ascultat.

Un tip de introducere lină este numit „prospect": „Cei care pleacă în concediu cu maşina prin ţară vor avea de făcut multe ocoluri......anunţă că în multe locuri se repară şi se construiesc drumuri". Alt tip de introducere lină este „cârligul", care agaţă atenţia: „V-aţi hotărât să plecaţi anul acesta în concediu cu maşina? Pregătiţi-vă sufleteşte să faceţi o mulţime de ocoluri. ........ anunţă că în multe locuri se repară şi se construiesc drumuri". Dacă un reportaj se leagă de altul, se poate folosi o singură introducere lină pentru ambele.

Putem face şi alte generalizări privind redactarea de texte pentru media audiovizuale. De exemplu, dat fiind tonul de conversaţie, frazele pot fi incomplete. Deoarece aşa vorbim, în acest tip de comunicare se poate scrie astfel. Lungimea şi structura frazelor sunt şi ele guvernate de reguli speciale. În textele care urmează să fie difuzate la radio sau la televiziune, frazele sunt scurte, din politeţe atât faţă de crainic (ca să nu-şi piardă răsuflarea), cât şi pentru ascultători (de a căror capacitate de concentrare nu trebuie să abuzăm). Din acelaşi motiv, subiectele şi predicatele rămân alăturate. În general, frazele nu trebuie să înceapă cu expresii prepoziţionale; se transmite întâi informaţia principală: „După cum se arată în comunicatul de astăzi al ... cei care călătoresc prin zona.....vor găsi mai puţine benzinării decât anul trecut".

Autorii de texte pentru media audiovizuale trebuie să evite două particularităţi ale stilului jurnalistic - numit, uneori, „jurnaleza". Una este structura inversată a frazei, în care afirmaţia precedă autorul ei: „«Toate victimele ciclonului din Mississippi au revenit la casele lor», a spus .., directorul centrului de prim-ajutor pentru sinistraţi". Această frază ilustrează cum nu trebuie să arate un text pentru radio şi televiziune, întrucât ascultătorilor s-ar putea să le scape începutul frazei, informaţiile trebuie să

fie prezentate aşa cum s-ar face într-o conversaţie: „Directorul centrului de prim-ajutor pentru sinistraţi a spus că toate victimele ciclonului din Mississippi au revenit la casele lor". Numele directorului nu este important în această ştire, aşa încât apare doar funcţia..

Cea de-a doua particularitate a stilului jurnalistic care trebuie să fie evitată în textele pentru radio şi televiziune este precizarea vârstei, funcţiei etc. În ziare, aceste informaţii sunt inserate, de obicei, după nume, şi sunt despărţite prin virgule. Dar ceea ce este eficient în textul din ziar devine împovărător atunci când este citit la microfon. Repetăm că, adesea, numele unei persoane nu este important; este de ajuns să i se menţioneze funcţia.

Pregătirea fizicăSpre deosebire de textul pentru presă, cel pentru radio şi televiziune este redactat la trei rânduri,

pe o singură parte a foii. Unele departamente de actualităţi de la radio şi televiziune preferă ca textul să fie redactat cu majuscule; altele preferă combinaţia standard de majuscule şi minuscule. Majoritatea specialiştilor în relaţii publice care oferă informaţii posturilor de radio şi televiziune folosesc majuscule şi minuscule. Pentru radio, alegeţi tipul de literă şi marginile astfel încât rândul să aibă 60 de semne (cu spaţii), ceea ce dă o medie de 10 cuvinte pe rând. Majoritatea crainicilor citesc într-un ritm de circa 15 astfel de rânduri pe minut. Deci, la ştirile radiofonice, un rând dactilografiat este citit cam în patru secunde. O ştire de 30 de secunde are şapte sau opt rânduri.

Textul audio pentru un scenariu TV este pe partea dreaptă a paginii, faţă în faţă cu instrucţiunile video. Atunci când scrieţi pentru televiziune şi folosiţi doar jumătate din pagină (partea audio), fixaţi marginile astfel încât să fie circa şase cuvinte pe un rând sau circa 21 de rânduri pe minut, la o viteză de citire medie, echivalentul a circa două secunde pentru fiecare rând. Prin urmare, o ştire TV de 30 de secunde are cam 15 astfel de rânduri.

O mare parte din formatul unui comunicat pentru radio sau televiziune seamănă cu ştirea pentru presă. Fiecare ştire are în colţul superior stâng al primei pagini un rând de identificare - cuvintele care simbolizează ştirea - şi data, numele organizaţiei care furnizează informaţia, numele dumneavoastră şi numerele de telefon la care puteţi fi găsit în orice moment. Pe paginile următoare, nu aveţi nevoie decât de numărul paginii, rândul de identificare şi numele dumneavoastră de familie. Sfârşitul ştirii este marcat cu tradiţionalul „30", iar în partea de jos a fiecărei pagini, în afară de ultima, apare „continuare". Un paragraf nu trebuie niciodată să continue pe pagina următoare.

Pentru a le uşura crainicilor citirea, nu se despart cuvinte la capăt de rând şi nu se continuă o frază pe pagina următoare. Dacă un cuvânt sau nume este greu de pronunţat, arătaţi în paranteză pronunţia corectă de fiecare dată când apare. Crainicul nu trebuie să fie obligat să meargă înapoi în text, căutând instrucţiunile dumneavoastră. Pentru a indica pronunţia corectă, nu folosiţi transcrierile fonetice din dicţionare. Folosiţi echivalările fonetice populare, ca acelea din ziare.

Considerente structuraleIntroducerile la ştirile pentru radio şi televiziune se deosebesc de cele din presă, în care „cine",

„ce", „când", „unde", „de ce" şi „cum" sunt, adesea, înghesuite în primul paragraf. Această explozie de informaţii poate să năucească ascultătorii şi să fie greu de citit pentru crainic. Atunci când pregătiţi textul pentru intrarea pe post, anunţaţi-i mai întâi pe ascultători despre ce veţi vorbi, captându-le atenţia cu ceva care este important pentru ei. Un rezumat este o bună metodă de a intra în subiect. Apoi puteţi da informaţiile esenţiale. Frazele trebuie să fie simple; nu folosiţi propoziţii lungi la început sau la sfârşit ori între subiect şi verb. Pe măsură ce dezvoltaţi subiectul, căutaţi modalităţi de a lega paragrafele, prin treceri care să permită ivirea şi curgerea logică a ideilor. Nu uitaţi nici un moment de ascultători şi de crainic şi gândiţi-vă la modul în care vor reuşi ei să se descurce cu cuvintele pe care le scrieţi.

Textele de la agenţiile de ştiri pentru audiovizual sunt prelucrate şi mai mult decât cele de la agenţiile de presă, deoarece primele servesc posturile, care preiau ştirile direct de la agenţii, în fiecare oră. O ştire, repetată la interval de o oră, poate deveni plicticoasă dacă ascultătorii sunt aceiaşi - cum este cazul birourilor în care se ascultă programele de radio la difuzoare. Prin activitatea de cercetare, o ştire de ultimă oră poate fi completată, atât pentru a-i da profunzime, cât şi pentru a împiedica faptele să devină monotone.

Formatul tipic de scenariu pentru radio

IDENTIFICARE CRONOMETRAREA BENZIINUMELE DATA 10 20 25 50 80

(ACEASTA DĂ 3 SECUNDE PENTRU UN RÂND - 10 RÂNDURI = 30 DE SECUNDE)

INDICAŢIILE AUDIO SUNT ÎN ACEASTĂ COLOANĂ TOT TEXTUL ESTE ÎN ACEASTĂ COLOANĂ

TOT TEXTUL PENTRU RADIO ŞI TELEVIZIUNEESTE REDACTAT LA TREI RÂNDURI.NICIODATĂ SĂ NU SCRIEŢI PÂNĂ LA SFÂRŞITUL PAGINIILĂSAŢI O MARGINE DE CEL PUŢIN UN ŢOL - TRECEŢIPE PAGINA URMĂTOARE CU (CONTINUĂ).NICIODATĂ SĂ NU CONTINUAŢI O FRAZĂ PE PAGINAURMĂTOARE. FOLOSIŢI ÎNTOTDEAUNA UN SEMNDE FINAL: - 0 -, - 30 -, XXXX, - SFÂRŞIT -- SFÂRŞIT -

Trimiterea benzii (audio şi video)Atunci când se trimit casete - audio, video sau video cu sonor -, se anexează şi un scenariu.

Acesta, cu acelaşi titlu care apare pe bandă, numele expeditorului, numele instituţiei, adresa şi numerele de telefon (şi o adresă de e-mail) pentru fi contactat în orice moment se lipește de casetă sau de cutia ei. Cei care lucrează la posturile de radio şi televiziune nu au timp să vizioneze benzile ca să vadă ce este pe ele. Dacă hotărăsc că ştirea poate fi folosită, vizionează materialul şi îl prelucrează, pentru a-1 include în program. Ei vor scrie şi o introducere la bandă, aşa că este bine să se ofere informaţii suplimentare - de ex., o copie a comunicatului de presă care se ocupă de subiectul de pe bandă. Introducerile identifică vorbitorii şi acţiunea, fără să prezinte detaliat conţinutul benzii.

Formatul tipic de scenariu pentru televiziuneIDENTIFICARE TIPUL ŞI DURATA VIDEOCASETEI

NUMELEDATA10 40 45 60 80

ACEASTA DĂ 2 SECUNDE PENTRU

UN RÂND - 10 RÂNDURI = 20DE SECUNDE

TOATE INDICAŢIILE TOT TEXTUL ESTE ÎN

VIDEO ŞI AUDIO SUNT ACEASTĂ COLOANĂÎN ACEASTĂ COLOANĂ

Pentru radio sau televiziune, se înregistrează vocea pe bandă; ideal ar fi și o videocasetă, de pe care se poate folosi sonorul pentru comunicatul radiodifuzat.

În exemplele de mai sus este formatul propus în A Broadcast News Manual ofStyle. Întrucât majoritatea oamenilor află ştirile în primul rând de la radio şi televiziune, ocaziile ca organizaţiile să fie prezentate acolo sunt din ce în ce mai importante pentru angajaţii compartimentului de relaţii publice.