UNIVERSITATEA TRANSILVANIA DIN BRASOVFACULTATEA DE TIINE ECONOMICE I ADMINISTRAREA AFACERILORMaster - Administrarea Afacerilor n Turism

Planificarea i organizarea turismului de evenimente

Solutii pentru promovarea online a agentiilor de turism MSAT Studente:

Anul I, Zi, Grupa 8221 Diana Saplacan Zahn AndreeaBraov 2011

CUPRINS21.Promovarea online a ageniilor de turism

32. Organizatori

53. Locaie

64. Prezentarea slii de conferin

103. Obiectivele evenimentului

104. Alegerea locaiei i a serviciilor adiacente desfurrii conferinei

115. Desfurarea conferinei

13Concluzii

1. Promovarea online a ageniilor de turismDiscuiile pe care le ridic problema promovrii online a ageniilor de turism sunt din ce n ce mai frecvente att la nivel mondial ct i n Romnia, stat care trebuie s se alinieze rilor din Uniunea European n privina creterii numrului de agenii de turism care s apeleze la mediul virtual pentru a-i comercializa pachetele turistice. Autoritile din domeniu doresc s ncurajeze companiile din turism pentru a investi n surse alternative de promovare, avnd scopul de a se alinia tendinelor pieei privind creterea continu a numrului de rezervri online.Dezbaterile din cadrul acestei conferine, ce se va desfura pe parcursul a dou zile, vor pune accentul pe principalele soluii de dezvoltare a platformelor online n vederea rspunderii ct mai bine necesitilor din ce n ce mai sofisticate ale consumatorilor, dar i soluii de mbuntire a elementelor pe care trebuie sa le conin un website att din punct de vedere structural, ct i legal.

Prin intermediul acestui eveniment, organizatorii i propun s adune laolalt specialiti din domeniul turismului, reprezentani ai autoritilor competente, dar i ai companiilor din mediul de afaceri direct implicate n procesul de vnzare de pachete turistice i anume agenii de turism, n scopul dezvoltrii unei platforme optime de comunicare, dar i de informare a acestora cu privire la posibilitatea oferirii de soluii IT pentru ageniile de turism.

Participanii interesai vor avea ocazia s beneficieze de sugestii sau s ncheie contracte cu diferite firme specializate n domeniul tehnologiei din aceast industrie. De asemenea, participanii vor avea posibilitatea s-i consolideze relaiile, s schimbe opinii i impresii i s ia n considerare crearea de noi parteneriate.

Discuiile ce vor fi susinute n cadrul acestei conferine se vor axa pe prezentarea cadrului actual al pieei turistice in mediul virtual din Romnia versus pieele altor state membre ale Uniunii Europene.2. Organizatori ANAT organizeaz prin intermediul companiei Plan Expert Events conferina mai sus amintit. Plan Expert Events este o companie specializat n implementarea de proiecte, evenimente speciale i producie audio-video, deintoare de echipamente tehnice, prezent pe piaa romneasc din 2010. Odat cu dezvoltarea ageniei i diversificarea serviciilor oferite, numrul de clieni a crescut, iar n timp, activitile au cunoscut un trend ascendent. n prezent furnizeaz soluii integrate pentru o gam larg de evenimente: conferine, expoziii, trguri, lansri de produse, promoii, concerte, petreceri, spectacole sau alte tipuri de evenimente.

Din punct de vedere al experienei, aceast firm a mai organizat evenimente n domeniul turismului (ex. Festivalul Toamnei la Ranca, GorjFest, etc.), oferind: sonorizri, servicii de scen, producii audio-video i soluii live, proiecii video, transmisii live, filmri, fotografi, lumini i efecte speciale.

Logistica complex, timpul de care dispun i multa atenie la multitudinea de detalii sunt provocri de creaie ce merit o abordare individual.

Locaia aleas pentru un eveniment, decorul, oamenii invitai i programul artistic sunt elemente eseniale n transformarea unui eveniment ntr-o experien de plcut i de neuitat.

Aadar, este necesar ca pentru fiecare proiect s combine mai multe tipuri de instrumente de comunicare, specifice unor canale diferite pentru diversele evenimente (lansri de produse, petreceri corporate/private, conferine, work-shop-uri, congrese, team-building-uri).

Servicii oferite pentru organizarea conferinei de ctre compania Plan Expert Events: consultan n alegerea locaiei potrivite pentru desfurarea unei astfel de conferine;

stabilirea serviciilor : cazare, mas, coffee break, sli de conferin sau seminar, echipamente tehnice (sonorizare, instalaii de traduceri simultane i cabine de traduceri simultane, video-proiecie i plasme, microfoane fr fir / wireless, microfoane cu lavalier i microfoane headset, servicii foto-video, laptop-uri performante, transmisii live, internet wireless);

activitile legate de promovare: creaie i concept invitaie la conferin, tiprire de materiale promoionale, mailing, cadouri personalizate i acoperire media;

centralizare / monitorizare list participani la eveniment;

creaie desfurtor eveniment i monitorizare;

supervizarea ntregului eveniment.

Suportul tehnic pus la dispoziie pentru aceast conferin de ctre compania Plan Expert Events const n: Echipamente audio (sisteme complete de sonorizare, mixere, microfoane, incinte

acustice, amplificatoare); Proiectoare multimedia i ecrane de proiecie; Display-uri cu plasm; Laptop-uri.3. LocaieAflat pe calea Rahovei, Crystal Palace Ballrooms dateaz din secolul al XIX-lea, si a fost inaugurat pentru prima dat n anul 1899 de ctre primarul de atunci, Nicolae Filipescu.

Proiectat de arhitectul italian Giulio Magni i adus la standarde tehnice remarcabile de ctre renumitul inginer romn Anghel Saligny, cldirea a fcut parte din ansamblul Vmii Antrepozite Bucureti, centru cu o semnificativ importan economic, dar i cu o deosebit valoare arhitectonic.La Crystal Palace Ballrooms se pot organiza conferine diferite, ca tematic, structur a evenimentului i numr de invitai, numrul total de locuri ajungndpn la 850 depinznd de sal i aranjarea logisticii (mobilier, echipamente, etc.).

Figura 1. Localizare Crystal Palace BallroomsAdresa este Calea Rahovei 198A, n imediata apropiere a Palatului Parlamentului i a Pieei Unirii, chiar n spatele Pieei George Cobuc, iar harta cu localizarea exact este prezentat n figura de mai sus.

4. Prezentarea slii de conferin

Crystal Palace Ballrooms are6 sli, din care primele4 similare ca structur i dimensiuni. Acestea sunt slile Viena, Roma, Atena i Londra. Accesul n fiecare dintre slise face printr-un foyerspaios, elegant i primitor n suprafa de 150 mppentru ntmpinarea invitailor, iar spaiul slilor propriu-zis completeaz parterul generos, n suprafa de352 mp,cu un etaj complet echipat i funcional, n suprafa de 152 mp, nsumnd o suprafa total util a sliide504 mp (dimensiuni: 22*16 = 352m). Serviciul se face distinctn fiecare sal, iar simultan se poate organiza la parter i etaj.nlimea impresionant a spaiilor i designulelegant i generoscompleteaz atmosfera somptuoas a slilor de evenimente de la Crystal Palace Ballrooms. A 5-a sal icea mai spaioas, numit Bucureti, are suprafaa de 810 mp icomunic direct cu sala Londra, aceasta din urm putnd deveni foyerul slii Bucureti, la gzduirea de evenimente mai mari de 1000 persoane. A 6-a sal, cea mai mic, numit Praga, are o suprafa de 100 mp i foyer propriu de 35 mp. Buctriile spaioase proprii, situate la subsolul cldirii, echipate conform ultimei tehnologii,ntregesc funcionalitatea spaiilor de evenimente i contribuie n mod direct la crearea unor evenimente unice. Parcarea privat de peste 100 locuri este un alt avantaj la Crystal Palace Ballrooms.

Figura 2. Prezentarea slilor i a cilor de acces

La aceast organizare a conferinei cu tematica Soluii pentru promovarea online a ageniilor de turism ce va avea loc n data de 1 2 aprilie 2013 vor fi implicate resursele umane i logistice (echipamente necesare pentru desfurarea conferinei) din cadrul companiei prin intermediul creia se va coordona aceast organizare, i anume Plan Expert Events, spaiul i resursele umane de asemenea vor fi puse la dispoziie de ctre complexul special conceput i amenajat de ctre Crystal Ballrooms (parcare, servicii de catering).Capacitile maxime n funcie de aranjamentul slilor se pot vedea n tabelul de mai jos:

Cabaret

StyleConference/Boardroom

StyleTheatre

StyleU-Shape StyleClassroom StyleStanding / Cocktail Style

VienaGROUNDFLOOR23010038080200260

BALCONY10060965080170

RomaGROUNDFLOOR23010038080200260

BALCONY10060965080170

AtenaGROUNDFLOOR23010038080200260

BALCONY10060965080170

LondraGROUNDFLOOR23010038080200260

BALCONY10060965080170

Bucureti-550-850-7001200

Tabel 1. Capacitatea slilor n funcie de aranjamentul logisticii

innd cont de numrul de invitai, aproximativ 200, sala aleas de ctre ANAT sub ndrumarea staff-ului companiei Plan Expert Events, este sala Viena de 5*, datorit capacitii, sal prezentat n rndurile de mai sus, la care mai amintim faptul c logistica necesar va fi aranjat n forma unei Sali de clasa lucru ce duce la dinamismul conferinei i egalitatea anselor de exprimare, precum i facilitile slii:

minibufet n sal;

translatori;

coffe break;

dispozitive de ntunecare;

ecran proiecie ajustabil (mai mic sau mai mare de 9m);

podium;

ecrane LCD sau plam;

videoproiector;

laser pointer;

flipchart;

consumabile flipchart incluse;

pinboard;

sonorizare;

staie de amplificare;

microfon cu fir; microfon lavalier;

instalaie de traducere simultan;

laptop;

DVD - Blueray player;

scanner;

copiator;

camer video;

telefon;

fax;

internet WiFi;

aer condiionat.

Cazarea i alimentaia (cin prima zi i mic dejun a doua zi) se va face la Grand Hotel Continental Bucureti, locaie de 5* pe perioada desfurrii conferinei i anume 1 2 aprilie 2013, dat la care se va face i rezervarea slii Viena i contractarea serviciilor adiacente (catering).

Figura 4. Grand Hotel Continental 5* Bucureti

ANAT va nainta o cerere de organizare companiei Plan Expert Events cu detaliile necesare (numrul de invitai, locul de cazare dorit, perioada desfurrii conferinei, tipul de eveniment, informaii referitoare la invitai vrst, sex) cerere n urma creia se va negocia un tarif pentru serviciile ce urmeaz a fi prestate. Bugetul de care ANAT dispune este de aproximativ 60.000 de Euro, innd cont de locaiile alese pentru conferin i cazare, dar i serviciile adiacente precum alimentaia, cu precizarea faptului c participanii vor plti o sum de 100 de Euro pentru participarea la conferin.3. Obiectivele evenimentuluiPornind de la definiia evenimentului - conferina - este o ntrunire participativ organizat pentru a asigura un cadru pentru discuii, gsirea unor soluii, rezolvarea unor probleme sau consultare; (2) un eveniment organizat de o organizaie pentru a descoperi i schimba opinii, pentru a transmite un mesaj, pentru a deschide o dezbatere sau pentru a face publicitate unor puncte de vedere pe o anumit problem. Organizarea de conferine nu impune nici existena unei tradiii, nici continuitate sau periodicitate. Dei nu are limit de timp, n general are o durat scurt i obiective clar formulate. De asemenea este un eveniment organizat la o scar mai mic n raport cu congresul.4. Alegerea locaiei i a serviciilor adiacente desfurrii conferinei

Locaia a fost aleas pe baza serviciilor oferite i a calitii acestora, fiind incluse n contract toate serviciile necesare precum catering (F & B), parcare, internet, etc., i a datorit poziiei sale. De asemenea serviciile de cazare la Grand Hotel Continental Bucureti (aici fiind incluse i serviciile de alimentaie n cadrul hotelului) nu sunt contracost pentru participani. Toate costurile prevzute sunt estimate la aproximativ 52.500 de Euro, n acest buget fiind inclus i cheltuielile neprevzute. Serviciile de catering vor include diverse sortimente de mncare, tradiionale i internaionale, servite sub forma unui bufet suedez, cu buturi fr alcool, iar n cadrul hotelului la cina din prima sear fiind incluse i buturile alcoolice (mai puin la micul dejun) i va fi pus la dispoziia invitailor toat varietatea culinar din cadrul restaurantului acestuia.

5. Desfurarea conferineiTEMA: Soluii pentru promovarea online a ageniilor de turism

01 aprilie 2013, Crystal Ballrooms, Sala Viena, BucuretiPROGRAM CONFERIN

11:00 Sosirea invitailor la locaia desfurrii conferinei.

11:00 11:30 nregistrare participani (pe baz de invitaie i registru), gustare i cafea.11:35 13:00 Sesiunea simultan nr. 1. Contextul general al pieei turistice in Romania.Sesiune simultan n cadrul creia se vor discuta urmtoarele aspecte:

Situaia ageniilor de turism n prezent Beneficiile aduse de sistemele de rezervri online Potenialul de cretere al pieei turistice online

Necesitile poteniale ale deintorilor de agenii de turism i ale consumatorilor Protecia consumatorilor 13:00 13:15 Pauz de cafea.13:15 14:30 Dezbateri i concluzii.14:30 15:30 Prnz: Aperitiv: Souffle de cartofi si ciuperci cu sos de gorgonzola.

Felul I: Rulou de pui umplut cu unc i mozzarella pe crema de roii i cartofi la cuptor.

Felul II: Somon cu sos mediteranean i orez

Desert: Tiramisu

Free bar (cafea, suc, buturi fr alcool)15:30 15:45 Pauz (socializare, cafea, suc, igar, etc.).15:45 17:15 Propuneri de proiecte

Una din problemele care va fi discutat i prezentat invitailor se va referi la faptul c n Romnia, dei piaa online se afl ntr-o continu cretere din punct de vedere al utilizatorilor i a ofertei, foarte putini ageni turistici ofer posibilitatea efecturii de rezervri pe Internet comparativ cu alte ri membre Uniunii Europene.

De menionat faptul c att aceast prezentare ct i sesiunea anterioar vor fi ilustrate i puse n discuie prin intermediul logisticii necesare : laptop, video-proiector, laser pointer, sisteme de ntunecare, microfoane fr fir, cti fr fir, ecrane cu plasm.17:20 18:00 Transportul ctre Grand Hotel Continental Bucureti.18:00 18:30 Cazare invitai.

19:30 21:00 Cin hotel: Aperitiv: Pachetel (parmigiane) de vinete umplut cu mozzarella, sos de roii, busuioc, parmezan si carne de porc.

Felul I: Gnocchi cu sos de brnz i spanac

Felul II: Mix grill de carne (pulpe de pui, ceafa de porc, crnai de cas) i cartofi la cuptor.

Desert: Flan de ciocolata

Butur: Free Bar

21:00 - 23:00 Socializare participani n barul hotelului sub forma unei ntlniri butur i snacks-uri (open - bar n acest interval de timp).

02 aprilie 2013, Crystal Ballrooms, Sala Viena, BucuretiPROGRAM CONFERIN

09:00 09:45 Mic dejun Grand Hotel Continental Bucureti.

09:50 10:30 Transport hotel complexul Crystal Ballrooms.

10:30 10:45 Verificarea prezenei invitailor.10:45 11:00 Pauz cafea i gustare 11:00 - 13:00 Sesiunea simultan 2. Contextul investiional pentru dezvoltarea pieei turistice onlineSesiune simultan n cadrul creia se vor discuta urmtoarele aspecte:

Promovarea eficient a pachetelor comercializate de agentiile de turism Tehnologii pentru promovare online Consultan n domeniul IT13:00 13:15 Pauz de cafea13:15 14:30 Dezbateri i concluzii.

14:30 15:30 Prnz: Aperitivul casei: Salamuri, brnzeturi, salata a la russe, rulou de vinete cu sos de roii i parmezan, legume la grtar, cacaval pane.

Felul I: Paste cu sos de ciuperci i brnz afumat.

Felul II: Muchiule de porc cu cartofi, legume la cuptor i sos de vin rou.

Desert: Flan de ciocolata

15:30 15:45 Pauz (socializare, cafea, suc, igar, etc.).15:45 17:00 Discuie lansat pe tema Aspectul i coninutul site-ului unei agenii de turism structural i legal

17:00 18:00 Speech al preedintei ANAT, Corina Martin, pentru a nchide conferina.

19:00 22:00 Socializare participani n barul hotelului pe parcursul cinei.

ConcluziiPentru a concluziona, ANAT a dorit prin acest eveniment s aduc la cunotina ageniilor de turism metode alternative de promovare prin intermediul Internetului, dar i oferirea de consultan privind dezvoltarea acestui segment n cadrul acestora prin apelarea la diverse firme specializate din domeniu care ofer soluii IT contra-cost. Evenimentul s-a bucurat de sprijinul unei asociaii de renume, ANAT, pentru a putea atrage ct mai muli participani, dar i pentru a oferi credibilitate.Figura 3. Sal de conferine classroom

12