sobetchi vera lupu viorica

26
Necesitatea controlului intern/managerial pentru asigurarea activităţii eficiente continue a bibliotecii Vera Sobeţchi, Viorica Lupu Biblioteca Republicană tiin ifică Agricolă Ș ț SYMPOSIA INVESTIGATIO BIBLIOTHECA DIB ULIM, 20 februarie 2014

Upload: dib-ulim

Post on 10-Jul-2015

143 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: Sobetchi vera  lupu viorica

Necesitatea controlului intern/managerial pentru asigurarea activităţii eficiente

continue a bibliotecii 

Vera Sobeţchi, Viorica Lupu Biblioteca Republicană

tiin ifică AgricolăȘ ț

SYMPOSIA INVESTIGATIO BIBLIOTHECA DIB ULIM, 20 februarie 2014

Page 2: Sobetchi vera  lupu viorica

Considerente generale

• ajustarea legislaţiei, normelor şi standardelor Moldovei la cele ale Uniunii Europene

• buna guvernare, consolidarea capacităţilor administrative şi a eficienţei instituţiilor publice

• Guvernul Republicii Moldova → sistem modern de management financiar şi control intern, bazat pe conceptul promovat de către Uniunea Europeană

Page 3: Sobetchi vera  lupu viorica

Cadrul legal naţional aplicabil sistemelor de control:

• Legea privind sistemul bugetar şi procesul bugetar (nr. 847 din 24.05.1996,modificată prin legea nr.172-XVI din 10.07.2008)

• Legea privind controlul financiar public intern (nr.229 din 23 septembrie 2010)

• Standardele Naţionale de Control Intern în sectorul public (ordinul ministrului finantelor nr. 51 din 23 iunie 2009)

• Programul de dezvoltare a controlului financiar public intern pentru anii 2014-2017 (HG nr. 1041 din 20 decembrie 2013)

Page 4: Sobetchi vera  lupu viorica

Sistemele de control financiar public intern se implementează de către:

• autorităţile administraţiei publice centrale şi locale,

• instituţiile publice,

• instituţiile autonome care gestionează mijloace ale bugetului public naţional

Page 5: Sobetchi vera  lupu viorica

Bibliotecile? • având statut de instituţie publică sau activând

ca subdiviziuni ale instituţiilor publice şi administrând patrimoniul naţional de publicaţii, bibliotecile trebuie să implementeze sisteme de control managerial/ intern.

• Obiectivul general al controlului financiar public intern este promovarea unui grad avansat de răspundere managerială în utilizarea fondurilor publice.

Page 6: Sobetchi vera  lupu viorica

Sistemul de control

• Sistemul tradiţional de control prevede controlul/evaluarea faptului, cum managerii aplică legea, corect sau nu

• Sistemul modern de control - asigură atât legalitatea, cât şi eficiența în utilizarea fondurilor publice i în șadministrarea patrimoniului public

Page 7: Sobetchi vera  lupu viorica

Definiţia adoptată de Comisia Europeană

Control intern – sistem organizat de managerul entităţii publice şi personalul acesteia, incluzînd auditul intern, în scopul asigurării bunei guvernări, care cuprinde totalitatea politicilor, procedurilor, regulilor interne, proceselor şi activităţilor realizate în cadrul entităţii publice pentru a gestiona riscurile şi a oferi o asigurare rezonabilă privind atingerea obiectivelor şi rezultatelor planificate.   

Page 8: Sobetchi vera  lupu viorica

Controlul intern

• Se realizează cu aplicarea tehnicilor de management al riscurilor pe bază de obiective

• Prevede instituirea unei noi funcţiii de audit intern

Se asigură o bună administrare şi controlul:

- tuturor activităţilor şi proceselor instituţiei

- a îndeplinirii în mod adecvat a atribu iilor de țserviciu ale fiecărui angajat

Page 9: Sobetchi vera  lupu viorica

Standardele naţionale de control intern în sectorul public (SNCI)

OBIECTIV: crearea unui model de control intern/ managerial uniform şi coerent

• 17 standarde care se bazează pe bunele practici internaţionale şi sunt grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului managerial:

Mediul internManagementul performanţelor şi al riscurilorActivităţile de control Informarea şi comunicareaMonitorizarea şi evaluarea

Page 10: Sobetchi vera  lupu viorica

I. Mediul intern• SNCI 1. Etica şi integritatea

(elaborare/actualizare/comunicare cod etic)

• SNCI 2. Funcţii, atribuţii şi sarcini (elaborare/actualizare misiune, ROF, fişe post )

• SNCI 3. Angajamentul faţă de competenţă (definirea capacitatilor necesare pentru fiecare post, identificare necesităţi de instruire, program)

• SNCI 4. Abordarea şi stilul de operare al conducerii (promovarea unei culturi de control)

• SNCI 5. Structura organizatională(elaborare/actualizare organigramă în funcţie de resurse)

• SNCI 6. Imputerniciri delegate (elaborare fisă/ pocedură privind delegarea de competenţă/tabel evidenţă)

Page 11: Sobetchi vera  lupu viorica

II. Managementul performanţelor şi al riscurilor

• SNCI 7. Stabilirea obiectivelor (elaborare/actualizare obiective strategice, operaţionale, de control, procedură privind stabilirea obiectivelor)

• SNCI 8. Planificarea, monitorizarea şi raportarea privind performanţele (indicatori de performanţă, raportări sistematice)

• SNCI 9. Identificarea evenimentelor care pot genera riscuri şi oportunităţi (acţiuni de identificare a riscurilor şi oportunităţilor)

• SNCI 10. Evaluarea riscurilor şi managementul riscurilor (acţiuni de anticipare, evaluare, monitorizare a riscurilor)

Page 12: Sobetchi vera  lupu viorica

III. Activităţile de control

• SNCI 11. Documentarea sistemelor operaţionale (proceduri)

• SNCI 12. Divizarea obligaţiilor şi responsabilităţilor (reducerea riscului de erori)

• SNCI 13. Tipurile activităţilor de control (controale generale, supraveghere, raportarea excepţiilor, controale de prevenire – ex-ante, de detectare – ex-post – evaluarea colecţiilor etc. )

Page 13: Sobetchi vera  lupu viorica

IV. Informarea şi comunicarea• SNCI 14. Informarea (determinare/colectare

informaţii necesare controlului - interne/externe)

• SNCI 15. Comunicarea (sistem eficient de comunicare internă/externă)

V. Monitorizarea şi evaluarea• SNCI 16. Monitorizarea continuă

(supravegherea sistematică a activităţilor de control)

• SNCI 17. Evaluarea separată (evaluarea periodică a sistemului de control – audit intern)

Page 14: Sobetchi vera  lupu viorica

Rezumând: standardele de control intern/managerial reprezintă:

• reguli de management, pe care trebuie să le urmeze toate instituţiile publice

• cadru relevant pentru dezvoltarea unor sisteme

eficiente de management financiar şi control în cadrul instituţiilor publice

• sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează de către auditorii interni sistemele de control intern/managerial şi, în rezultat - se identifică direcţiile de schimbare

* nu substituie Standardele Naţionale de Audit Intern

Page 15: Sobetchi vera  lupu viorica

Etape în implementarea sistemului de control managerial/intern

1.Analiza iniţială a mediului de control existent în cadrul fiecărui compartiment din structura organizatorică a bibliotecii

2.Constituirea unei structuri (comisie) cu atribuţii privind organizarea, implementarea şi menţinerea sistemului de control (şefii de compartimente, specialiştii principali etc.)

3.Întocmirea Regulamentului de organizare şi funcţionare al comisiei

4.Elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial (obiectivele, activităţile, responsabilii, termenele de realizare a activităţilor )

5. Implementarea sistemului de control intern/managerial (conformarea bibliotecii cu cerinţele prevăzute de standardele de control )

Page 16: Sobetchi vera  lupu viorica

Documentarea ca activitate de control

• Stabilirea proceselor de muncă pentru care se pot stabili reguli şi norme de lucru general valabile în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate şi eficienţă (Nomenclatorul proceselor şi operaţiilor)

• Elaborarea procedurilor operaţionale formalizate pe activităţi, care reprezintă algoritmul sau paşii ce trebuie urmaţi în realizarea sarcinilor şi care contribuie la minimizarea riscurilor în activitatea bibliotecii. (proceduri de lucru / control – în cazuri de risc de erori, greşeli etc.)

• Comunicarea procedurilor întocmite către personalul bibliotecii.

Page 17: Sobetchi vera  lupu viorica

Structura procedurii1. SCOP

2. DOMENII DE APLICARE

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

4. PRESCURTĂRI

5. RESPONSABILITĂŢI6. DESCRIEREA PROCEDURII• date de intrare ale procesului• date de ieşire ale procesului• descrierea procesului/operaţiilor7. ACTUALIZĂRI

Anexe-scheme, formulare, fişe, note, borderouri, procese verbale etc.

Page 18: Sobetchi vera  lupu viorica

Biblioteca Republicană Ştiinţifică Agricolă a Universităţii

Agrare de Stat din Moldova

Procedură internă de lucru şi control pentru organizarea catalogului

topograficPag.

Cod document: Versiunea 1.0

DATA Exemplar nr. SEMNĂTURA

ELABORATVERIFICAT

APROBAT

Page 19: Sobetchi vera  lupu viorica

 3.DOCUMENTE DE REFERINŢĂ: GOST 7.1-2003 Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составленияSM SR ISO 4:2003 Informare şi documentare. Reguli pentru abrevierea cuvintelor din titluri şi a titlurilor de publicaţiiSM SR ISO 9:2005 Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor chirilice în caractere latine. Limbi slave şi neslaveSM SR ISO 639:2005 Cod pentru reprezentarea denumirilor de limbiSM SR ISO 13420:2005 Biblioteconomie şi documentare. Clasificarea zecimală universală. Indici de bază Clasificarea zecimală universală. Ed. prescurtată. Ch.: Biblioteca Naţională a RM, 1994. 249 p.Алфавитно-предметный указатель к отраслевым рабочим таблицам классификации УДК по сельскому хозяйству / ЦНСХБ; Рос.АН. Москва, 1993-1994.Отраслевые рабочие таблицы Универсальной десятичной классификации (УДК) для Агропромышленного комплекса (АПК). Вып. 1-6. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЦНСХБ Россельхозиздат, 2003-2007Хавкина. Л.Б.Трехзначные авторские таблицы, согласованные и соединенные с двузначные. С приложением двузначных таблиц для иностранных  языков. М., 1961, 180 с. PRESCURTĂRICZU – Clasificarea Zecimală Universalău.m. – unitate materială RESPONSABILITĂŢI:Şeful serviciului Completarea şi Evidenţa ColecţiilorVerifică respectarea proceduriiBibliotecar, serviciul Completarea şi Evidenţa ColecţiilorRăspunde de punerea în practică a procedurii

Page 20: Sobetchi vera  lupu viorica
Page 21: Sobetchi vera  lupu viorica
Page 22: Sobetchi vera  lupu viorica
Page 23: Sobetchi vera  lupu viorica

Responsabilitatea pentru implementarea sistemului de control intern

Responsabilitatea primară revine managerului instituţiei publice (rectorului universităţii, directorului bibliotecii naţionale, directorului bibliotecii municipale, raionale etc.).

Într-o bibliotecă mai mică - implicarea managerului va fi directă. Într-o bibliotecă mare - managerul îndeplineşte această sarcină prin delegarea atribuţiilor de conducere şi direcţionare managerilor operaţionali sau funcţionali - care atribuie angajaţilor responsabilităţi pentru implementarea unor activităţi de control specifice.

În realizarea controlului intern responsabilităţi revin fiecărui angajat şi acestea ar trebui să constituie o parte implicită a fişei postului fiecărei persoane.

Page 24: Sobetchi vera  lupu viorica

Limitări ale controlului internSistemele de control trebuie dezvoltate ţinând cont de specificul legal, organizaţional, de personal, de finanţare etc. ale fiecărei biblioteci.

Conceptul de asigurare rezonabilă:

structura unui sistem de control intern trebuie să reflecte faptul că resursele sunt limitate şi că beneficiile procedurilor de control intern trebuie luate în considerare în funcţie de costurile acestora.

Page 25: Sobetchi vera  lupu viorica

Concluzii

• Implementarea sistemului de control intern /documentarea proceselor de lucru prin proceduri asigură:– eficientizarea tuturor activităţilor biblotecii; – continuitatea activităţii bibliotecii indiferent de

fluxul de personal

• În realizarea controlului intern responsabilităţi

revin fiecărui angajat, deci se creează un mediu

comun de ”cultură a responsabilităţii”