sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx

8/15/2019 Sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx

1/34

UNIVERSITATEA CREŞTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR“ – BUCUREŞTI

FACULTATEA DE FINANŢE, BĂNCI ŞI CONTABILITATE

PROGRAMUL DE MASTERAT “GESTIUNE ŞI AUDIT FINANCIAR”

AUDITAREA MANAGEMENTULUI DOCUMENTELOR ÎN REGIM

ELECTRONIC

DOCUMENTA DMS & SIVADOC

MASTERANZI:

RĂDUCANU A IONU !DANIELȚ

IPOTEANU T MARIUS MI"AIȘ

BUCUREŞTI

#$%

1


2/34

CUPRINS

I'()*+-.).………………………………………………………………………………….4

CAPITOLUL I

DOCUMENTA DMS /D0(0 M0'01.2.'( S*3(4*'56

1.1. Prezentare Documenta DMS ………………………………………………………….…51.2. Func ionalită i …………………………………………………………………………....6ț ț

1.2.1.Indexare i metadate ………………………………………………………………………..7ș

1.2.2.Ari!are ………………………………………………………………………………….…7

1.2.".#ăutare a!an$ată …………………………………………………………………………....%

1.2.4.Scanare $i ' ……………………………………………………………………………..%

1.2.5.'e(i$tratură electronică ………………………………………………………………...….11

1.2.6.Documente a)lon …………………………………………………………………….…....12ș

1.2.7.Mana(ementul con inutului ………………………………………………………………..1"ț

1.2.*.Fluxuri i +roceduri ………………………………………………………………………...1"ș

1.2.%.Fi iere !irtuale ……………………………………………………………………………...15ș

1.2.1,.-er$ionare ………………………………………………………………………………....16

1.2.11.'a+oarte /I ……………………………………………………………………………..17

1.2.12.A(enda +er$onal …………………………………………………………………………...1%

1.2.1".Fi iere 0a!orite ……………………………………………………………………………..1%ș

1.2.14.Puncte de lucru multi+le …………………………………………………………………...2,

1.2.15.#ola)orare ………………………………………………………………………………….2,

1.2.16.Acce$ $ecurizat ……………………………………………………………………………..21

1.2.17.Alerte oti0icari …………………………………………………………………………22

1.".Add&n$ …………………………………………………………………………………..2"

1.".1.Documenta Dri!e …………………………………………………………………………....2"

1.".2.Inte(rare MS &00ice ………………………………………………………………………….2"

1.".".Inte(rare MS &utloo3 ……………………………………………………………………….24

1.".4.mail Mana(ement …………………………………………………………………………..24

1.".5.Documenta ScanFax ……………………………………………………………………….24

1.".6.Documenta ' ……………………………………………………………………………..24

1.".7.#onector 'P $i #'M …………………………………………………………………….…25

2


3/34


4/34


5/34

CAPITOLUL I

DOCUMENTA DMS / D0(0 M0'01.2.'( S*3(4*'56

%%P).7.'(0). D*-2.'(0 DMS

Documenta DMS e$te o a+lica ie e))a$ed +entru controlul i mana(ementulț ș

documentelor. $te o a+lica ie matura i com+letă care inte(rează toate +roce$ele iț ș ș

0unc ionalită ile nece$are +entru a e0icentiza i 9m)unătă ii tim+ul de lucru.ț ț ș ț

Documenta DMS +ermite de inera controlului a$u+ra documentelor 0inanciarconta)ile;ț

a:ut?nt la cre terea +er0orman elor i a com+eti!ită ii 9n tim+ ce 9m)unătă e te e0icien a iș ț ș ț ț ș ț ș

e!itarea ri$curilor.

DOCUMENTA DMS e$te o $olutie com+leta de Mana(ementul Documentelor $i Ari!are

electronica dez!oltata de INFRASOFT 'omania.

In0ra$o0t e$te o com+anie rom?nea$că cu ca+ital +ri!at 1,,@; lider 9n 'om?nia 9n

domeniul $olu8iilor de $tocare; de ari!are


6/34

'e0erintele $i$temului $i a com+onentelor $ale con$tau in im+lementari la clienti medii $i

mari; atat in domeniul +ri!at cat $i cel +u)lic MB'&'C; PB'&M&M-; Si$temul ational

de Pen$ii din 'omania.

Si$temul utilizeaza tenolo(ie moderna $i +er0ormanta +entru $tocarea $i (e$tionarea

$i(ura a !olumelor mari de date – &'A#E A-A Prin utilizarea core$+unzatoare a )azei de

date &'A#E $i$temul 0unctioneaza e0icient ciar daca !olumul de documente (e$tionat !a

cre$te $emni0icati! odata cu trecerea tim+ului.

%#F'- 4*'034(8 4ț ț

%#%I'+.90). 4 2.(0+0(0ș

Atribute (metadate)

#?nd $e $al!ează un 0i ier 9n Documenta; utilizatorii de$criu con inutul ace$tuia +rinș ț

c?te!a atri)ute. A+lica ia indexează i or(anizează automat documentul; 9n 0unc ie de ace$teț ș ț

atri)ute +re$tate.

Documenta DMS e$te o a+lica ie )azată +e metadate; unde 0i ierele $untț ș

cla$i0icate 9n 0unc ie de atri)ute; 9n locul directoarelor tradi ionale.ț ț

Admini$tratorul Documenta +oate (e$tiona cu u urin ă atri)utele; a!?nd o inter0a ăș ț ț

(ra0ică $im+lă; 0ără nece$itatea +ro(ramării. Denumirea 0i ierelor $e +oate (enera automat du+ăș

6


7/34

anumite con!en ii; 9n 0unc ie de atri)utele $etate. Si$temul $u+ortă !alidări automate $i autoț ț

numerotate.

De a$emenea; +ot 0i +reluate !alori direct din $i$teme #'M $au 'P.

Completarea metadatelor

%##A)4;0).

Criterii arhiare

7


8/34

Documenta DMS re$+ectă )unele +ractici 9n materia ari!ării documentelor con0orm

următorilor +a i de lucru #APBG' = Scan> #EASSIFH =#atalo(area documentelor> ș

CB'A#B = xtra(erea metadatelor> -AEIDAB =!alidarea automată i de către o+erator> ș

DEI-' =Bran$miterea datelor 9n ra+oarte $au $i$teme 'P>. $te unul dintre cele mai

im+ortante module care +ermite re(ă$irea 0acilă a oricărui document. De a$emenea; elimină

tim+ul +ierdut re(ă$irii modulelor $au tem+lateurilor de documente.

A:ută or(aniza iile i com+aniile care o0eră $olu ii de ari!are a documentelor $ăț ș ț

(e$tioneze cate(oriile de documente 9n 0unc ie de le(i$la8ia Ari!elor a ionaleJ; rece+8iiț ț

0izice de documente =cutii; do$are; $aci i metri liniari>; to+olo(ie; localizare i cereri deș ș

documente; ie iri; retururi; admini$trare unitate ari!ă i tra$a)ilitateș ș #reare i (e$tionare +entru mai multe 0onduri de ari!ăKș De0inirea mai multor dia(rame de or(anizare; unul +entru 0iecare 0ondK e$tionare i$toric or(ani(rameK De0inire cla$i0icare multi+lă documente L omenclatoare ari!i$ticeJ 9n con0ormitate

cu le(i$la8iaK n con0ormitate cu le(i$la ia


9/34

!iden8ă #o$turi:intrări; ie i adău(a condi ii +entru 0iecare dintre ace$teaș ț

Meniu a+lica ie de căutare ra+idă 0olo$ind o+ iunea $+ecială 9n meniul de 0a!orite.ț ț

Gtilizatorii +ot (ă$i meniul +e care 9l caută; ciar dacă nu tiu exact numele meniuluiș +rinci+al.

%#=S-0'0). 4 OCR șPentru documente +e ?rtie care tre)uie$c +ă$trate; nu mai e$te nece$ar $ă 0ie indexate 9n

)i)liora0turi $au $canate i (reu de re(ă$it ulterior.ș

%


10/34

Documenta DMS o0eră o+ iunea a!an$ată de '; care $im+li0ică i e0icientizeazăț ș

tran$0ormarea documentelor 0izice 9n 0i iere PDF 9n interiorul cărora $e +oate căutaș

Scanare directă 9n Documenta utiliz?nd ecranul tactil al $cannerului $au a+lica8iaK #om+letare automată a ti+ului de document

Recon"tituirea te#tului pe $one de document

Full%OCR

1,


11/34

%#>R.145()0()8 .3.-()*'4-0

Re&i"tratura

Modulul re(i$trului electronic a:ută or(aniza ia $ă re$+ecte a$+ectele de con0ormitateț

le(ale re0eritoare la 9nre(i$trarea documentului 9n interiorul or(aniza ieiK at?t +entru documenteț

care intră 9n or(aniza ie; c?t i documentele care $unt ela)orate de de+artamente.ț ș

11


12/34

Documenta DMS +ermite utilizatorilor 9nre(i$trarea documentelor 9ntrun mod 0oarte

0acil. Admini$tratorul +oate crea c?te re(i$tre dore


13/34


14/34

Documenta are +ro+riul Motor de 0lux de lucru inte(rat; !izual; u


15/34

Ea terminarea unei $arcini a unui 0lux de lucru; $criere comentariu 9nainte de a

trimiteK Admini$trarea de dele(a ii +entru utilizatorii 9n concediu medical $au de odinăKț Meniul contextual +entru trimiterea documentelor de +e 0luxul de lucru de la con$olăK Brimitere documente +e 0luxuri de lucru 9n mod automat 9n tim+ul +roce$ului de

$canareK Declan are i API di$+oni)ile 9nainte i du+ă ini ierea unui 0lux de lucru i; deș ș ș ț ș

a$emenea; +entru orice +a$ al 0luxului de lucruK Declan are i API di$+oni)ile 9nainte i du+ă ini ierea unui 0lux de lucru i; deș ș ș ț ș

a$emenea; +entru orice +a$ al 0luxului de lucruK /locare editare a documentelor du+ă anumite eta+e a 0luxului de lucru de exem+lu

ne+ermiterea editării unui contract du+ă a+ro)are.

%#F4 4.). ;4)(03.șDo$arele !irtuale $unt 0olo$ite +entru a cla$i0ica i +rezenta 0i ierele 9n 0unc ie de ne!oileș ș ț

or(aniza ionale. #?te!a dintre 0olderele !irtuale comune $unt documente recente; documenteț

)locate; (ru+e de documente i ti+uri de documente; documente or(anizate +e )ază de +roiect Oș

ti+ de document; clien i L 0urnizori O ti+ de document ciar dacă 0i ierele $unt localizate 0izic 9nț ș

(ru+e de do$are $au de+artamente di0erite.

Ea 0el ca do$arele i )i)liora0turile 0izice; directoarele electronice im+lică o modalitate deș

or(anizare i (e$tionare mai di0icilă a 0i ierelor.ș ș

Documenta DMS e$te o alternati!ă +er0ectă; cu o a)ordare di0erită; care +ermite căutarea

i de$ciderea documentelor du+ă di0eri i +arametrii client; +roiect; dată; $tatu$ etc. $te oș ț

a+lica ie dinamică; care +ermite or(anizarea i a0i area in0orma iilor 9n 0unc ie de nece$ită i; 0ărăț ș ș ț ț ț

limitarea !ecilor directoare $tatice

A0i are documente 0olo$ind cla$e i $tructuri +e ti+uri de documente; ciar dacăș ș

0i ierele $e a0lă 9n do$are di0eriteKș Prezentare $tructuri documente +e )aza a ceea ce $unt; nu +e )aza loca8ieiK A0i are documente +e )ază de $tructură (ra0ic or(aniza8ie; de+artamenteKș

A0i are documente +e )ază de clien8i


16/34

%#%$V.)54*'0).+er"ionarea documentelor

#aracteri$ticile a+lica iei +ermit acce$ul la ultima !er$iune a unui document. Poate 0iț

!ăzut ce a 0o$t modi0icat; c?nd i de către cine.ș

a!i(area +rin mai multe !er$iuni ale unui document $olicită tim+ i aten ie mărită iș ț ș

reduce +roducti!itatea. Documenta DMS o0eră ca+acitate de !er$ionare com+lexă; care duce la o

mai e0icientă (e$tionare a documentelor.

liminarea con0uziei a$u+ra !er$iunilor i modi0icărilor e$te dată i deș ș

&+ iunea de )locare a unui document atunci c?nd e$te editat de altcine!a. A$t0el;țatunci c?nd un document e$te modicat; a+are ca )locat =9n editare> i e$te $+eci0icatș

utilizatorul care o+erează modi0icărileK Pă$trarea !er$iunilor !eci i ca+acitatea de a re!eni la o !er$iune anterioarăKș urnalul modi0icărilor ce include numele de utilizatorului; ora i comentariul a0erentș

0iecărei !er$iuni.

16


17/34


18/34

E#port raport ,n 0DF

Modulul de ra+ortare Documenta +ermite admini$tratorilor a+lica8iei $ă de0inea$că; $ă

+ro(rameze i $ă ruleze ra+oarte )azate +e ne!oile $+eci0ice or(aniza iilor. 'a+oartele $unt createș ț

+e )aza unei declara ii


19/34

n calendarul a+lica iei $e +ot crea e!enimente; cu $etarea noti0icărilor +e email cătreț

toate +er$oanele im+licate.

%#%


20/34


21/34


22/34

IP $ecurizat acce$area a+lica8iei numai de +e IPuri $au (ru+e de IPuri con0i(urate

+entru utilizatori


23/34

SIB +rin care utilizatorul re(ă$e te 0olderele $i $u)0olderele din a+lica ie cuș ț

documentele a0erente.

n interiorul ace$tei +arti ii $e +ot !izualiza documente; edita; cauta; trimite +e un 0lux deț

lucru; co+ia $au acce$a +ro+rietă iile documentului +entru com+letarea atri)utelor ț

%


24/34


25/34

Documenta DMS o0eră +o$i)ilitatea utilizatorului de a (enera eticete cu coduri de )are

+entru 0iecare document intrat 9n a+lica ie; ace$tea 0iind ulterior li+ite +e documentele ceț

urmeaza a 0i ari!ate. a$irea ace$tora 0iind e0icientizată con$idera)il.

#u a:utorul modulului de 'e(i$tratură i Secretariat; utilizatorul +oate 9nre(i$tra unș

documnent intrat 9n com+anie 0izic =curier; +o tă>; du+ă 9nre(i$trare a+lica ia (enerează automatș ț

cod de )are. Ace$ta +oate 0i +rintat i a+licat +e document; ulterior c?nd $e 0ace $canareaș

documentului; $i$temul recunoa te codul de )are i 9l a$ociează cu intrare +reala)ilă.ș ș

#odul de )are 0acilitează re(ă$irea oricărui document at?t +rin introducerea numărului de

indenti0icare c?t i cu a:utorul unui cititor de coduri.ș

Modulul de ari!are 0olo$e te codul de )are +entru admini$trarea ari!ei 0izice clădiri;ș

cor+uri; r?nduri; ra0turi; +oli e; al!eole; cutii.ț

%


26/34

SI-AD e$te un $i$tem in0ormatic creat de com+ania romanea$ca SI-#& $i are

$olutii inteli(ente +entru +ro)lemele critice ale com+aniilor +ri!ind ari!area electronică;

or30loul; indexarea; căutarea; $ecuritatea; admini$trarea


27/34

$o0tare din 'omania in tari din uro+a; &rientul Mi:lociu $i $+atiul #SI. Adre$andu$e cu

+recadere or(anizatiilor mari $i mi:locii; com+ania o0era $olutii e0iciente AS; Document

Mana(ement; /u$ine$$ Inteli(ence; eEearnin(; eNealt; eo!ernment; eA(riculture; e#u$tom$ $i

e/u$ine$$ atat +entru +iata locala; cat $i +entru cea internationala. De a$emenea; com+ania $a

$+ecializat in executia de +roiecte in0ormatice de mare com+lexitate $i am+loare.

In +rezent; $olutiile SI-#& $unt utilizate de catre )ene0iciari internationali din "5 de

tari.

SI-#& 'omania SA e$te certi0icata IS& %,,12,,, de catre com+ania 0ranceza AFA

AF&'; cotata +rintre +rimele 5 in lume din +unct de !edere al +re$ti(iului auditului +e care il

e0ectueaza $i dez!olta +arteneriate $olide cu cele mai mari com+anii de $o0tare $i ardare din

lume. #om+ania SI-#& 'omania e$te mem)ra a mai multor a$ociatii +ro0e$ionale $i de a0aceri

din 'omania =Am#am; ##IF'; A'IS; ABI#; AIAP> $i internationale =A$ociatia uro+eana +entru Benolo(ia In0ormatiei IBA $i In0ormation SocietR Becnolo(ie$ Ad!i$orR rou+

ISBA> $i a aderat la im+ortante initiati!e (lo)ale +recum GPD lo)al #om+act; F

Bran$+arencR $i PA#I =Partner$i+ A(ain$t #orru+tion Intiati!e>.

Dea lun(ul celor 16 ani de exi$tenta; com+ania a do)andit o $olida re+utatie

internationala. A$t0el; SI-#& 'omania e$te +rima com+anie din 'omania care a +rimit Premiul

I la orld Summit 0or te In0ormation SocietR; o)tinand un numar record de nominalizari la

concur$ul I#B Prize$ or(anizat anual de catre #on$iliul uro+ean +entru Stiinte A+licate;Benolo(ie $i In(inerie =uro#AS>. Proiectele $ale in domeniul educational au +rimit

a+recierea de T/e$t PracticeT din +artea #omi$iei uro+ene $i TNonoura)le MentionT la euro+e

Aard$ 0or eo!ernment; 0iind totodata con$iderate de catre A$ociatia Internationala de Pro:ect

Mana(ement =IPMA> +rintre cele mai im+ortante realizari mondiale in domeniul

mana(ementului de +roiecte. De curand; a+ortul adu$ de SI-#& 'omania in im+lementarea

+roiectului de in0ormatizare a educatiei din 'omania a 0o$t +remiat cu uro+ean IB

xcellence Aard 2,,*; la cate(oria Inde+endent So0tare -endor$ -ertical Mar3et.

e$tionarea $i comunicarea intrun mod $tructurat $i e0icient a in0ormatiilor in cadrul

unei or(anizatii e$te o acti!itate com+lexa $i di0icil de realizat; dar re+rezinta una dintre )azele

0unctionarii or(anizatiilor. Si!eco 'omania $ia +ro+u$ $a a$i(ure )una 0unctionare a tuturor

acti!itatilor unei com+anii $i de aceea o0era +ietei romane$ti SI-AD o +lat0orma care uni0ica

27


28/34

oamenii; +roce$ele $i in0ormatia; in $co+ul 0luidizarii circuitului documentelor; 0acilitarii

acce$ului la in0ormatii dar $i al +rote:arii im+otri!a acce$ului neautorizat.

#


29/34

Mecani$mele de ari!are o0erite de $i$temul SI-AD 0unctioneaza in con0ormitate

cu cerintele ex+rimate in re(lementarile in !i(oare. $te +o$i)ila tran$+unerea documentelor din

0ondul ari!i$tic al or(anizatiei in 0ormat electronic; o+tiune care a$i(ura reducerea $+atiului de

$tocare dar mai ale$ $i(uranta +a$trarii ari!ei. Gtilizand modul cla$ic de ari!are a

documentelor; in 0ormat ti+arit; recu+erarea in0ormatiilor in $ituatii de

calamitati=inundatii;incendii> de!ine a+roa+e im+o$i)ila.

#=# G.'.)0).0 +*-2.'(.3*) 4' *)20(. 5(0'+0)+470(.

Fiecare dintre or(anizatii utilizeaza di!er$e 0ormate $tandard +entru realizarea

anumitor documente. #rearea documentelor )azate +e ace$te 0ormate $tandard de!ine 0oarte

$im+la; +rin utilizarea mecani$mului de (enerare automata a documentelor. A$t0el; in $i$tem $unt

incarcate $a)loane de documente care core$+und anumitor ti+uri de documente create in cadrul

acti!itatilor de$0a$urate. In momentul in care un utilizator !a dori $a creeze un nou document

care $a re$+ecte un anumit 0ormat $tandard; nu !a tre)ui decat $a $electeze din li$ta de documente

+e cel +otri!it; $a com+leteze cate!a in0ormatii; du+a care $i$temul !a (enera automat noul

document re$+ectand 0ormatul $ta)ilit anterior +rin $a)lonul core$+unzator.

De exem+lu; +entru emiterea unei cereri de concediu; $e !a $+eci0ica 0a+tul ca $e

dore$te crearea unui nou document de ace$t ti+. Si$temul !a $olicita utilizatorului introducerea

numelui $olicitantului; a +erioadei dorite $i a numelui +er$oanei ce !a +relua atri)utiile +e +erioada concediului. Du+a 0urnizarea ace$tor in0ormatii; $i$temul !a (enera un nou document ce

re$+ecta $a)lonul de cerere de concediu; in care com+leteaza automat in0ormatiile $+eci0icate de

catre utilizator. Ace$t document !a +utea 0i ulterior tran$mi$; +rin a+a$area unui $in(ur )uton; +e

0luxul de a+ro)are core$+unzator.

Produ$ul SI-AD !ine a$t0el atat in intam+inarea or(anizatiilor ce detin certi0icari

in $i$teme de mana(ement al calitatii $i utilizeaza de:a 0ormulare $tandardizate cat $i al celor care

$e +re(ate$c in !ederea certi0icarii; o0erind $u+ortul in0ormatic +entru or(anizarea $i

uni0ormizarea acti!itatii.

#=


30/34

Mecani$mele o0erite de cautare $im+la $au a!an$ata in De+ozitul de documente $e

ada+teaza oricarui ni!el de cuno$tinte in utilizarea calculatorului ale )ene0iciarilor; +recum $i

nece$itatilor de a realiza 0iltrari )azate +e criterii de com+lexitati di!er$e. Pentru o cautare

$im+la; utilizatorul +oate $+eci0ica numai un cu!ant $au +oate introduce o ex+re$ie re$+ectand un

anumit 0ormat; $i$temul realizand cautari +rin toate in0ormatiile rele!ante a$ociate documentelor.

Daca $e dore$te o 0iltrare mai exacta;numai du+a anumite criterii; cum ar 0i numele $i

a$ocierea la un anumit cu!ant ceie; ace$t lucru $e +oate realiza +rin intermediul mecani$mului

de cautare a!an$ata. Gtilizatorul +oate o+ta +entru cautari atat in in0ormatiile a$ociate

documentului=cu!inte ceie; atri)ute $i !alori ale ace$tora; autor; numar de inre(i$trare> cat $i in

interiorul documentului.

Pentru a +utea reutiliza +rocedurile de cautare 0olo$ite in mod uzual; $i$temul +ermite

$al!area unor $a)loane de cautare. Ace$te $a)loane +ot 0i ex+u$e de catre autor $i +entru alticole(i din cadrul or(anizatiei.

#== I'(.1)0). - .!2043 54 09

Documentele +ot intra in or(anizatie in moduri !ariate. Ea ora actuala; cea mai mare

+ondere o au documentele in 0ormat ti+arit; in$a tran$miterea in 0ormat electronic de!ine utilizata

+e $cara din ce in ce mai lar(a. Si$temul SI-AD e$te +re(atit +entru +reluarea in0ormatiilor in

oricare dintre ace$te $ituatii. Pentru documentele in 0ormat ti+arit o0era mecani$me de $canare $iextra(ere a in0ormatiilor +rin mecani$me de ti+ &+tical #aracter 'eco(nition; iar +entru

documentele ce intra in 0ormat electronic utilizeaza mecani$me de inte(rare cu $i$teme de

me$a(erie electronica; de mana(ement al me$a:elor 0ax +recum $i 0acilitati de incarcare automata

a documentelor $al!ate in anumite directoare.

#a+a)ilitate de inte(rare ale $i$temului SI-AD cu $i$temele de me$a(erie

electronica nu $e limiteaza in$a numai la incarcarea in0ormatiilor. Pentru a a$i(ura 0a+tul ca nu

exi$ta $inco+e in de$0a$urarea acti!itatilor; 0iecare utilizator +oate +rimi in$tructiunile de lucru

+ro+rii $u) 0orma unor me$a:e email.

#=> I'(.1)0). - M4-)*5*( O4-. 54 4'+*H5

",


31/34

Prin 0acilitatile de inte(rare ale +rodu$ului SI-AD cu a+licatii de uz lar( +recum

indo$ x+lorer $i a+licatiile din +acetul Micro$o0t &00ice; 0unctionalitatile $i$temului de

mana(ement al documentelor +ot 0i utilizate ciar din mediul de lucru curent. De exem+lu; direct

din a+licatia Micro$o0t ord; un utilizator +oate ale(e $a )loceze $+re editare un document $au

+oate incarca o noua !er$iune a ace$tuia in De+ozitul de documente.

#= M0'01.2.'(3 39)43*) +. 3-)

SI-AD o0era un mediu de cola)orare unitar $i controlat +entru toti

an(a:atii;ince+and de la coordonatorii acti!itatilor $i +ana la utilizatorii o)i$nuiti; a$i(urand

$tandardizarea $i o+timizarea 0luxurilor de +roce$are $au de a+ro)are de$0a$urate in cadrul

or(anizatiei. Si$temul SI-AD o0era +o$i)ilitatea de0inirii 0luxurilor de lucru in 0unctie de

nece$itatile or(anizatiei. Prin realizarea unui control e0icient al acti!itatilor de$0a$urate; $i$temul

!a in0orma 0iecare utilizator de$+re in$tructiunile de lucru care ii $unt re+artizate.

#oordonatorii !or +utea $u+er!iza de$0a$urarea acti!itatilor +entru care $unt

re$+on$a)ili $i !or +rimi noti0icarii in momentul in care ace$tea $e a)at de la +arcur$ul normal=de

exem+lu $e de+a$e$te un termen limita ce a 0o$t $ta)ilit $au un anumit utilizator a re0uzat $a

0inalizeze in$tructiunea de lucru +rimita>.

#=@ S.-)470).0 0--.534 30 4'*)20(44

Mecani$mul de $ecuritate a acce$ului e$te unul com+lex $i a$i(ura

acce$ul controlat la orice ni!el al De+ozitului de documente; 0ie ca ace$ta e$te $ertar;

do$ar $au documentK

acce$ul controlat la 0unctionalitatile $i$temului; in 0unctie de rolul utilizatorului in cadrul

or(anizatiei=de exem+lu un utilizator $im+lu nu !a +utea modi0ica 0luxurile de +relucrare

+re$ta)ilite>K

utilizarea mecani$melor de $emnatura electronicaK

(e$tionarea utilizatorilor $i$temului; (ru+area ace$tora in 0unctie de rolul in or(anizatie

$i $ta)ilirea ni!elurilor de acce$ core$+unzatoareK

tran$miterea in mod $ecurizat a in0ormatiilor daca $e dore$te acce$area a+licatiei din

a0ara com+aniei $au din locatii di$tri)uiteK

"1


32/34


33/34

CONCLUZII

SI-AD +oate 0unctiona $i in $i$temul de o+erare Einux; Documenta doar in

indo$.

Documenta +ermite utilizatorului $a i$i li$teze 0i$ierele 0a!orite.

Documenta +ermite $etarea 0luxului de lucru +entru a noti0ica utilizatorii re$+on$a)ilide 0iecare eta+a a$u+ra $tadiului re$+ecti!ei +roceduri.

n Documenta $e +ot crea e!enimente ; cu $etarea noti0icărilor +e email către toate

+er$oanele im+licate.

In Documenta utilizatorul are +o$i)ilitatea de a 9ncărca multi+le documente 9n

a+lica ia e); Documenta DMS +un?nd la di$+ozi ia ace$tuia i o+ iunea de a le $emnaț ț ș ț

electronic 0olo$ind un to3en. Setarile nece$are $e realizează 0acil 9n cadrul #onectorului DMS

#lient.

BIBLIOGRAFIE

""


34/34

.in0ra$o0t.ro.e+$cor+.com.documenta.ro.$i!eco.ro

.$o0tlead.ro.de$co+era.ro.a(ora.ro
http://www.infrasoft.ro/http://www.epscorp.com/http://www.siveco.ro/http://www.softlead.ro/http://www.descopera.ro/http://www.agora.ro/http://www.epscorp.com/http://www.siveco.ro/http://www.softlead.ro/http://www.descopera.ro/http://www.agora.ro/http://www.infrasoft.ro/

sisteme-informatice-in-mediul-de-afaceri.docx

Documents