Si de asemenea este important sa te asiguri ca urmezi cativa pasi, pentru ca trebuie sa ai unplan stabilitpe care sa il urmezi, si sa-l actualizezi continuu, in evolutia lui:1. Stabilirea conceptului evenimentului tema, grupurile tinta atat din punctul de vedere al participantilor cat sidin punctual de vedere al speakerilor, partenerilor + tema artistica (elemente creative care conferaoriginalitate si de care ne vom lega si in promovarea evenimentului).2.Stabilireatermenuluievenimentului.3. Stabilirea locatieiin functie de formatul evenimentului, de numarul de participanti estimat, denumarul de sali necesare, de logistica dorita.4. Stabilirea serviciilor de cateringnecesare evenimentului adaptate pe parcurs in functie deprogramulacestuia.

5. Stabilireaechipei de organizareeste extrem de importanta si in functie de marimea evenimentului, unele posturi pot fi directionate aceleiasi persoane astfel incat un membru al echipei sa se ocupe de mai multe activitati:- Manager de Proiect Responsabil speakeri, temele prezentarilor Responsabil Vanzari Coordonator Marketing Coordonator Promovare (PR) Coordonator Parteneriate Locale Coordonator Inscrieri Coordonator Logistica Manager ziua evenimentului (coord. echipa de voluntari) Responsabil design materiale de promovare + site Responsabil targ standuri (daca este cazul)6. Estimarea si structurarea bugetului actualizare continua.7. Realizarea site-ului + materialelor de promovare online.8. Elaborarea unui plan depromovareal evenimentului in functie de grupuriletinta implementare (online, offline, TV, radio, presa scrisa, retele sociale, grupuri pe anumitedomenii, baze de date existente, mesaje scrise, verbale, la nivel local, regional, national, pe zile, infunctie de grupurile si modalitatile de ajungere a mesajului la grupul tinta, etc.) .9. Contactare speakerilorsi alegerea impreuna cu acestia a titlurilor prezentarilor mentinerea relationarii cu acestia;10. Realizarea ofertelor pentru vanzarea pachetelor+ contactatea si negocierea cu potentialii sponsori, parteneri,colaboratori, parteneri media; intocmirea contractelor;11.Stabilirea detaliilor in ceea ce privestecazarea participantilor/speakerilor/partenerilor.12.Actualizarea continua a programului: stabilirea numarului de participanti din cadrul sesiunilor,repartizarea speakerilor tinand cont de programul acestora, etc.13. Elaborarea ofertelor si promotiilorpentruinscriereala eveniment.14.Actualizareamaterialelor de promovare si mesajelor transmise.15. Inscrierea participantilor(ex: prin formularul de pe site-ul evenimentului) modalitatile de plata, inregistrare, confirmare, etc. Transmiterea formularului prin care participantii isi pot alege sesiunile lacare doresc sa participe, in cazul in care exista mai multe sesiuni care se desfasoara in paralel.16.Stabilirea elementelor waudin cadrul evenimentului.17. Realizarea documentelor utile;Exemplu:Ghidul Participantului(multumiri inscriere, programul,remidere: carti de vizita, masa si cazare, mijloace detransport: adresa + prezentare locatie eveniment, harta,numere de autobuze, microbuze care ajung in zona,coordonate gps, numere de telefon autogari, taxiuri,starea vremii, obiective turistice), TinutaParticipantilor (streetwear, casual, business casual,smart casual, business informal, black tie / semi-formal,in functie de tipul evenimentului, sezon, etc.);18.Realizarea la locatie a filmului evenimentului alaturi de intreaga echipa de organizare instruirea fiecaruimembruin vederea programului sau din ziuaevenimentului.19.Realizareamaterialelor de promovarenecesare in ziuaevenimentului(mape, afise, diploma, brosuri, etc.).20.Realizareapachetelor participantilor inainte deeveniment(mape, materialele promotionale din parteasponsorilor si partenerilor, etc.).21.Realizarea probelor la locatie privind tehnologianecesara functionarii sesiunilor logisticanecesaratrebuie verificata (microfoane, internet, laptopuri,videoproiector, etc.).22.Stabilirea finala ameniurilor si a coffee break-urilorin functie de numarul participantilor, programul sibugetul disponibil;23.Relationarea continua cupartenerii, speakerii, participantii evenimentului pentru a fi in temacu desfasurarea acestuia.24.Stabilirea unorprogrameturistice/sociale optionalepentru speakeri si parteneri din afara orasului in care se desfasoara evenimentul.25.Desfasurareapropriu-zisa a evenimentuluicand e important sa se verifice constant ca toate posturile sunt ocupate conform cu instructajul anterior se face o verificare de ansamblu a evenimentului si se monteaza muuulte zambete pe chip, chiar daca exista si momente de incordare in back office, acestea nu trebuie transmise participantilor.26.Realizareabazei de datecu toti participantii evenimentului.27.Realizareamaterialelor post-eveniment(comunicat de presa, stiri, album cu poze, filmulete,material speaker, etc.).28. Multumiri scrise si verbaleaduse atat partenerilor care au sprijint evenimentul cat siparticipantilor care au venit.29. Recompensarea echipei de organizaresicomunicarea feedback-uluiprivind desfasurareaevenimentului din perspectiva fiecarui membru.30. Definitivarea bugetului. si THE END pana la urmatorul:D