sgbd access rapoarte

63
TEMA: SGBD-ACCESS- RAPOARTE Obiectele de tip raport (Reports) se crează în etapa de exploatare a bazelor de date. Conţinutul lor poate fi vizualizat pe ecran, sau se poate lista la imprimantă Cu Microsoft Access se pot realiza obiecte de tip raport utilizând opţiunea CREATE din meniul principal şi apoi alegerea uneia din variantele afişate în fereastra REPORTS:

Upload: dan-eugen-marian

Post on 22-Oct-2015

98 views

Category:

Documents


5 download

TRANSCRIPT

TEMA: SGBD-ACCESS- RAPOARTE

• Obiectele de tip raport (Reports)

se crează în etapa de exploatare a bazelor de date. Conţinutul lor poate fi vizualizat

pe ecran, sau se poate lista la imprimantă

• Cu Microsoft Access se pot realiza obiecte de

tip raport utilizând opţiunea CREATE din

meniul principal şi apoi alegerea uneia din

variantele afişate în fereastra REPORTS:

Tipuri de rapoarte

Vizualizarea obiectelor de tip raport

Moduri de vizualizare rapoarte :

1. Report View - elementele componente,

fără a fi afişate şi marginile acestuia .

2. Print Preview – cum apare la imprimantă

3. Layout View - afişează conţinutul

raportului, marcându-se cu ajutorul unor linii

punctarea marginilor lui, permite

redimensionarea controalelor, putându-se

realiza încadrarea lor în pagină.

4. Design View - permite editarea şi

formatarea conţinutului raportului

Crearea obiectelor de tip raport

Paşii necesari:

1. Selectarea opţiunii CREATE din

meniul principal.

2. Selectarea sursei de date

3. Alegerea uneia din variantele de

realizare: Report, Labels, Blank Report,

Report Wizard, Report Design.

4. Salvarea obiectului nou creat (cu

ajutorul opţiunii SAVE).

SGBD Access : Crearea rapoartelor în modul

„REPORT WIZARD”

• Paşii de parcurs:

1. Se selectează opţiunea CREATE din

meniul principal

2. Se actioneaza butonul REPORT

WIZARD, apărând pe ecran fereastra

REPORT WIZARD

RAPOARTE

3. În caseta Tables/Queries:

a. Se selectează tabelul sau interogarea ce va

sta la baza proiectării raportului,

b. În fereastra Available Fields apar afişate

câmpurile de date din structura tabelului de

date selectat, de unde cu ajutorul butoanelor

„>” sau „>>” se vor transfera în fereastra

Selected Fields câmpurile care dorim să

apară în raport,

c. Apoi se acţionează butonul NEXT.

4. Dacă este necesar se va specifica gruparea

înregistrărilor după anumite câmpuri de date. În

exemplul dat gruparea clienţilor după „localitate”.

Se pot specifica maxim 4 niveluri drept criterii de

grupare şi apoi se acţionează NEXT.

• Gruparea datelor = căutarea tuturor

înregistrărilor (rândurilor) din sursa de date care

conţin aceeaşi valoare pentru câmpul stabilit drept

criteriu de grupare şi afişarea lor, consecutiv, în

raport.

5. Specificarea ordinii înregistrărilor în fiecare grup, sortând până la maxim 4 câmpuri simultan, după care se precizează dacă ordinea este crescătoare sau descrescătore

6. Se precizează câmpurile din cadrul grupului, pentru

care se vor calcula totaluri ,subtotaluri , AVG,MAX,MIN

in Summary Options când e cazul, OK și apoi NEXT

7. Se stabileşte tipul de machetă a raportului (Layout) şi

orientarea (Orientation) verticală ori orizontală a structurii

raportului pe coala de imprimare şi apoi NEXT.

8. Se alege stilul raportului (Access 2003, Access 2007,

Access 2010, Office, Windows Vista, Civic,etc.) în care este

afişată fiecare categorie de informaţie şi apoi NEXT.

9. Se atribuie un nume raportului, se precizează dacă se previzualizează sau se modifică în modul

design,după care se acţionează butonul FINISH.

Raportul obţinut este prezentat în figura .....

Crearea rapoartelor în modul Design view

Paşi de parcurs:

1. Se selectează opţiunea CREATE din meniul

principal

2. Actionarea butonului REPORT DESIGN şi apoi

DESIGN

3. Apare pe ecran fereastra REPORT, unde este

generat un raport gol, în cadrul căruia utilizatorul îşi

poate defini propriile secţiuni şi controale.

4. Add Existing Fields permite vizualizarea

câmpurilor sursei de date care vor fi preluate în

interiorul raportului (de obicei în secţiunea Detail).

5. Adaugare: Antetul/Subsolul raportului

(Report Header/Footer) sau subsolul

paginii (Page Header / Footer)

- Se activează poziţionând mouse-ul pe

suprafaţa raportului, apoi clic dreapta pe

butonul mouse-lui şi selectarea opţiunii

Report Header/Footer sau

Page Header / Footer din fereatra afişată

Acest mod de lucru împarte raportul în

secţiuni prin intermediul cărora se

controlează ce elemente apar în raport şi

modul în care sunt formatate.

6. Se trag câmpurile din tabelul sursă /

interogarea sursă în locul dorit

7. Se salveaza raportul cu un nume.

8. Se lansează în executie.

Structura raportului-secțiuni

I. Report Header- Antet de raport (titlu,

nume utilizator, adresa,...)

II. Page Header- Antet de pagină

(denumirea coloanelor, data, numar

pagina)

III. Group Header - Antet de grup

(un text ce apare înaintea fiecărui grup de

înregistrări, de exp. “Numele client: “,

“Numar factură:”, etc.)

Structura raportului

IV. Detail - Secţiunea de dataliu (sunt

imprimate valorile câmpurilor de date din

tabelele sau interogările consultate)

V. Group Footer - Subsol de grup

(text ce apare la sfârşitul fiecărui grup de

înregistrări, de exemplu : Subtotal pe

factură, Subtotal pe client , etc.)

Structura raportului

VI. Page Footer - Subsol de pagină

(text ce apare la sfârşitul fiecărei pagini).

VII. Report Footer - Subsol de raport

(text ce apare la sfârşitul fiecărui raport, cum

ar fi “ Total general pe clienti......... “,

sau alte informaţii rezumative).

• Fiecare secţiune are o casetă afişată în partea stângă a titlului pe care o putem selecta executând clic pe ea.

• Secţiunile de antet şi subsol sunt pereche. Dacă este selectată o secţiune, orice modificări efectuate apar numai în cadrul ei.

• Un raport creat în modul Report Wizard poate fi modificat oricând în modul de lucru Report Design prin intermediul unor controale: asociate, neasociate sau calculate.

• Controlul asociat ( bound control) se referă la câmpurile de date dintr-un tabel sau interogare.

• Controlul neasociat (unbound control)se referă la etichetele sau casetele text introduse de utilizator.

• Controlul calculat (calculate control) cuprinde toate calculele din raport cum sunt: subtotaluri, totaluri generale, procente, medii aritmetice, etc.

EFECTURAEA DE CALCULE ÎNTR-UN RAPORT:

1. Pe formularul deschis în modul Design View se adaugă un

control de tip „caseta text”(Text Box) în locul dorit.

Controalele se găsesc în cadrul meniului DESIGN în

categoria CONTROLS.

2. Se deschide fereastra de proprietăţi (PROPERTY SHEET)

de pe bara de instrumente Report Design, în categoria

TOOLS, sau din meniul contextual apărut la execuţia unui

clic dreapta pe controlul casetă text (Text Box).

3. Se alege proprietatea CONTROL SOURCE din categoria de

proprietăţi DATA şi se apasă butonul Expression Builder

4. Clic pe butonul cu semnul „=”

5. Se introduc valori şi operatori în funcţie de formula de

calcul necesară

6.OK şi CLOSE

Exemplu

Raportul s-a obtinut din interogarea Valoare-Facturi

CREAREA UNUI GRUP SAU A UNEI SORTARI INTR-UN RAPORT

1. Afişarea raportului creat anterior in vederea Layout

2. DESIGN de sub Report Layout Tools

3. Group&Sort din Grouping&Totals

4. Add a group/Add a sort

5. Clic pe Select field de pe bara Group on

6. Selectarea câmpului după care se face gruparea

sau sortarea

7. Pentru efectuarea unor grupări mai complexe

actionarea butonului More si apoi selectarea

optiunilor dorite pentru grupare in continuare

8. Close

1. Afişarea raportului creat

anterior, în vederea Layout.

2. Selectare DESIGN de sub

Report Layout Tools.

3. Group&Sort.

4. Add a group/Add a sort.

5. Select field de pe bara Group on.

6. După selectarea câmpului după care se face

gruparea sau sortarea apare pe ecran figura.

7. Pentru efectuarea unor grupări mai complexe sau pentru

însumări se acţionează butonul More şi apoi selectarea

opţiunilor dorite in continuare.......

8. SAVE

9. Lansarea în execuţie afişează raportul din figura...

Subrapoarte

• Subrapoartele se pot insera atât în secţiunea

de detaliu, cât şi în celelalte secţiuni (inclusiv

în cele de grup).

• Ca şi la subformulare, se utilizează butonul

SUBFORM / SUBREPORT

din caseta de instrumente (controale)

CONTROLS, cu sau fără activarea Wizard

De asemenea, se poate aduce subraportul pe

suprafaţa de lucru, într-una dintre secţiunile

raportului principal, din fereastra obiectelor

utilizând tehnica drag-and-drop.

• Daca operaţiunea de creare a unui raport cu subraport se desfăşoară fără Wizard, utilizatorul trebuie să verifice dacă proprietăţile subraportului:

• Link Child Fields şi Link Master Fields

au primit numele aceluiaşi câmp de legătură dintre raportul principal şi subraport.

PASI- CREARE RAPORT CU SUBRAPORT

1. AFISARE RAPORT PRINCIPAL IN Design View

2. SELECTARE DIN CONTROLS -SUBREPORT/Subform

3. TRASAREA UNUI DREPTUNGHI IN ZONA PENTRU

SUBRAPORT

4. APARE SUBREPORT WIZARD

5. USE EXISTING REPORT OR FORM

6. SELECTAREA SUBRAPORTULUI SI NEXT

• CHOOSE FROM A LIST sau

• DEFINE MY OWN

7. NEXT

8. ATRIBUIRE NUME PENTRU REPORT CU

SUBREPORT si SAVE

EXEMPLU Furnizori cu subraport Chitanta

ADAUGAREA UNEI FUNCTII DE TOTAL PENTRU UN GRUP

PASI

1. AFISAREA RAPORTULUI IN LAYOUT

2. DESIGN

3. SELECTARE CÂMP PENTRU CALCULE

4. TOTALS

5. SELECTAREA FUNCTIEI DE TOTAL DORITE

6. SAVE

INSERAREA UNUI TITLU, NUMAR PAGINA, DATA

1. AFISAREA RAPORTULUI IN DESIGN VIEW

2. DESIGN

3. Selectare TITLE, PAGE NUMBERS, DATE

AND TIME, LOGO, INSERT IMAGE

4. SAVE

PROPRIETATILE RAPOARTELOR

a) FORMAT

• Caption este utilizată pentru stabilirea unui titlu afişat pe bara de titlu a ferestrei;

• modul Print Preview de vizualizare a raportului;

• Page Header şi Page Footer sunt utilizate pentru specificarea paginilor pe care se vor afişa antetul, respectiv subsolul de pagină (variante: toate paginile; toate, mai puţin prima; toate, mai puţin ultima; toate, mai puţin prima şi ultima);

• Picture permite specificarea fişierului afişat pe fundalul raportului;

• Picture Pages precizează paginile pe care se va afişa fundalul ales.

b) DATA

• Record Source precizează o tabelă, o interogare, ori o frază SQL care va fi sursa de date a raportului;

• Filter se foloseşte pentru stabilirea unei condiţii-filtru pe care trebuie s-o îndeplinească datele ce vor fi afişate în raport;

• Filter on permite selectarea a două valori: Yes, ceea ce presupune activarea criteriului specificat în Filter (se aplică datelor) şi No, care anulează acţiunea filtrului;

• Order By, care precizează criterii de sortare, în ordinea gradului de generalitate, cu virgulă între ele;

• Order By On poate cuprinde valorile Yes sau No, activând sau dezactivând proprietatea Order By.

c) EVENT - proprietăţi de tip eveniment.

• On Open serveşte , în principal, la definirea de filtre;

• On Close poate realiza ştergerea fişierelor temporare create în timpul execuţiei raportului. În general, acestora le sunt ataşate funcţii ori proceduri.

d) OTHER – alte proprietăţi.

• Record Looks asigură blocarea informaţiilor dintr-un raport în timpul afişării acestuia;

• Date Grouping permite utilizarea tipului implicit de dată sau a tipului setat de utilizator;

• Fast Laser Printing, cu valoarea Yes, realizează o tipărire rapidă a unui raport, etc.

INSERARE NUMAR CURENT

• Listele create nu au numar curent pentru

rândurile afișate

• Utilizatorii solicita numerotare

• Numerotarea rândurilor începând cu

valoarea 1 şi până la final cu o valoare

care va creşte cu o unitate.

• Exemplul - pentru definirea şi afişarea

numărului curent pentru fiecăre rând din

raport (obţinut prin incrementare), s-a

creat o casetă text cu proprietăţile de mai

jos.

1. Se deschide raportul in Design View.

2. În prima coloană a raportului în locul unde

vrem sa introducem numerotarea se crează

o casetă de tip text

3. Se activează caseta si se selectează

PROPERY SHEET din grupul TOOLS

4. În rândul Control Source se trece “ =1”,

iar pentru ca numărătoarea să se

desfăşoare unitar pentru toate rândurile, se

alege Over All (“peste tot”) în caseta

Running Sum, iar Enabled ia valoarea

YES