sgbd access rapoarte
TRANSCRIPT
TEMA: SGBD-ACCESS- RAPOARTE
• Obiectele de tip raport (Reports)
se crează în etapa de exploatare a bazelor de date. Conţinutul lor poate fi vizualizat
pe ecran, sau se poate lista la imprimantă
• Cu Microsoft Access se pot realiza obiecte de
tip raport utilizând opţiunea CREATE din
meniul principal şi apoi alegerea uneia din
variantele afişate în fereastra REPORTS:
Vizualizarea obiectelor de tip raport
Moduri de vizualizare rapoarte :
1. Report View - elementele componente,
fără a fi afişate şi marginile acestuia .
2. Print Preview – cum apare la imprimantă
3. Layout View - afişează conţinutul
raportului, marcându-se cu ajutorul unor linii
punctarea marginilor lui, permite
redimensionarea controalelor, putându-se
realiza încadrarea lor în pagină.
4. Design View - permite editarea şi
formatarea conţinutului raportului
Crearea obiectelor de tip raport
Paşii necesari:
1. Selectarea opţiunii CREATE din
meniul principal.
2. Selectarea sursei de date
3. Alegerea uneia din variantele de
realizare: Report, Labels, Blank Report,
Report Wizard, Report Design.
4. Salvarea obiectului nou creat (cu
ajutorul opţiunii SAVE).
SGBD Access : Crearea rapoartelor în modul
„REPORT WIZARD”
• Paşii de parcurs:
1. Se selectează opţiunea CREATE din
meniul principal
2. Se actioneaza butonul REPORT
WIZARD, apărând pe ecran fereastra
REPORT WIZARD
RAPOARTE
3. În caseta Tables/Queries:
a. Se selectează tabelul sau interogarea ce va
sta la baza proiectării raportului,
b. În fereastra Available Fields apar afişate
câmpurile de date din structura tabelului de
date selectat, de unde cu ajutorul butoanelor
„>” sau „>>” se vor transfera în fereastra
Selected Fields câmpurile care dorim să
apară în raport,
c. Apoi se acţionează butonul NEXT.
4. Dacă este necesar se va specifica gruparea
înregistrărilor după anumite câmpuri de date. În
exemplul dat gruparea clienţilor după „localitate”.
Se pot specifica maxim 4 niveluri drept criterii de
grupare şi apoi se acţionează NEXT.
• Gruparea datelor = căutarea tuturor
înregistrărilor (rândurilor) din sursa de date care
conţin aceeaşi valoare pentru câmpul stabilit drept
criteriu de grupare şi afişarea lor, consecutiv, în
raport.
5. Specificarea ordinii înregistrărilor în fiecare grup, sortând până la maxim 4 câmpuri simultan, după care se precizează dacă ordinea este crescătoare sau descrescătore
6. Se precizează câmpurile din cadrul grupului, pentru
care se vor calcula totaluri ,subtotaluri , AVG,MAX,MIN
in Summary Options când e cazul, OK și apoi NEXT
7. Se stabileşte tipul de machetă a raportului (Layout) şi
orientarea (Orientation) verticală ori orizontală a structurii
raportului pe coala de imprimare şi apoi NEXT.
8. Se alege stilul raportului (Access 2003, Access 2007,
Access 2010, Office, Windows Vista, Civic,etc.) în care este
afişată fiecare categorie de informaţie şi apoi NEXT.
9. Se atribuie un nume raportului, se precizează dacă se previzualizează sau se modifică în modul
design,după care se acţionează butonul FINISH.
Crearea rapoartelor în modul Design view
Paşi de parcurs:
1. Se selectează opţiunea CREATE din meniul
principal
2. Actionarea butonului REPORT DESIGN şi apoi
DESIGN
3. Apare pe ecran fereastra REPORT, unde este
generat un raport gol, în cadrul căruia utilizatorul îşi
poate defini propriile secţiuni şi controale.
4. Add Existing Fields permite vizualizarea
câmpurilor sursei de date care vor fi preluate în
interiorul raportului (de obicei în secţiunea Detail).
5. Adaugare: Antetul/Subsolul raportului
(Report Header/Footer) sau subsolul
paginii (Page Header / Footer)
- Se activează poziţionând mouse-ul pe
suprafaţa raportului, apoi clic dreapta pe
butonul mouse-lui şi selectarea opţiunii
Report Header/Footer sau
Page Header / Footer din fereatra afişată
Acest mod de lucru împarte raportul în
secţiuni prin intermediul cărora se
controlează ce elemente apar în raport şi
modul în care sunt formatate.
6. Se trag câmpurile din tabelul sursă /
interogarea sursă în locul dorit
7. Se salveaza raportul cu un nume.
8. Se lansează în executie.
Structura raportului-secțiuni
I. Report Header- Antet de raport (titlu,
nume utilizator, adresa,...)
II. Page Header- Antet de pagină
(denumirea coloanelor, data, numar
pagina)
III. Group Header - Antet de grup
(un text ce apare înaintea fiecărui grup de
înregistrări, de exp. “Numele client: “,
“Numar factură:”, etc.)
Structura raportului
IV. Detail - Secţiunea de dataliu (sunt
imprimate valorile câmpurilor de date din
tabelele sau interogările consultate)
V. Group Footer - Subsol de grup
(text ce apare la sfârşitul fiecărui grup de
înregistrări, de exemplu : Subtotal pe
factură, Subtotal pe client , etc.)
Structura raportului
VI. Page Footer - Subsol de pagină
(text ce apare la sfârşitul fiecărei pagini).
VII. Report Footer - Subsol de raport
(text ce apare la sfârşitul fiecărui raport, cum
ar fi “ Total general pe clienti......... “,
sau alte informaţii rezumative).
• Fiecare secţiune are o casetă afişată în partea stângă a titlului pe care o putem selecta executând clic pe ea.
• Secţiunile de antet şi subsol sunt pereche. Dacă este selectată o secţiune, orice modificări efectuate apar numai în cadrul ei.
• Un raport creat în modul Report Wizard poate fi modificat oricând în modul de lucru Report Design prin intermediul unor controale: asociate, neasociate sau calculate.
• Controlul asociat ( bound control) se referă la câmpurile de date dintr-un tabel sau interogare.
• Controlul neasociat (unbound control)se referă la etichetele sau casetele text introduse de utilizator.
• Controlul calculat (calculate control) cuprinde toate calculele din raport cum sunt: subtotaluri, totaluri generale, procente, medii aritmetice, etc.
EFECTURAEA DE CALCULE ÎNTR-UN RAPORT:
1. Pe formularul deschis în modul Design View se adaugă un
control de tip „caseta text”(Text Box) în locul dorit.
Controalele se găsesc în cadrul meniului DESIGN în
categoria CONTROLS.
2. Se deschide fereastra de proprietăţi (PROPERTY SHEET)
de pe bara de instrumente Report Design, în categoria
TOOLS, sau din meniul contextual apărut la execuţia unui
clic dreapta pe controlul casetă text (Text Box).
3. Se alege proprietatea CONTROL SOURCE din categoria de
proprietăţi DATA şi se apasă butonul Expression Builder
4. Clic pe butonul cu semnul „=”
5. Se introduc valori şi operatori în funcţie de formula de
calcul necesară
6.OK şi CLOSE
CREAREA UNUI GRUP SAU A UNEI SORTARI INTR-UN RAPORT
1. Afişarea raportului creat anterior in vederea Layout
2. DESIGN de sub Report Layout Tools
3. Group&Sort din Grouping&Totals
4. Add a group/Add a sort
5. Clic pe Select field de pe bara Group on
6. Selectarea câmpului după care se face gruparea
sau sortarea
7. Pentru efectuarea unor grupări mai complexe
actionarea butonului More si apoi selectarea
optiunilor dorite pentru grupare in continuare
8. Close
7. Pentru efectuarea unor grupări mai complexe sau pentru
însumări se acţionează butonul More şi apoi selectarea
opţiunilor dorite in continuare.......
Subrapoarte
• Subrapoartele se pot insera atât în secţiunea
de detaliu, cât şi în celelalte secţiuni (inclusiv
în cele de grup).
• Ca şi la subformulare, se utilizează butonul
SUBFORM / SUBREPORT
din caseta de instrumente (controale)
CONTROLS, cu sau fără activarea Wizard
De asemenea, se poate aduce subraportul pe
suprafaţa de lucru, într-una dintre secţiunile
raportului principal, din fereastra obiectelor
utilizând tehnica drag-and-drop.
• Daca operaţiunea de creare a unui raport cu subraport se desfăşoară fără Wizard, utilizatorul trebuie să verifice dacă proprietăţile subraportului:
• Link Child Fields şi Link Master Fields
au primit numele aceluiaşi câmp de legătură dintre raportul principal şi subraport.
PASI- CREARE RAPORT CU SUBRAPORT
1. AFISARE RAPORT PRINCIPAL IN Design View
2. SELECTARE DIN CONTROLS -SUBREPORT/Subform
3. TRASAREA UNUI DREPTUNGHI IN ZONA PENTRU
SUBRAPORT
4. APARE SUBREPORT WIZARD
5. USE EXISTING REPORT OR FORM
6. SELECTAREA SUBRAPORTULUI SI NEXT
• CHOOSE FROM A LIST sau
• DEFINE MY OWN
7. NEXT
8. ATRIBUIRE NUME PENTRU REPORT CU
SUBREPORT si SAVE
ADAUGAREA UNEI FUNCTII DE TOTAL PENTRU UN GRUP
PASI
1. AFISAREA RAPORTULUI IN LAYOUT
2. DESIGN
3. SELECTARE CÂMP PENTRU CALCULE
4. TOTALS
5. SELECTAREA FUNCTIEI DE TOTAL DORITE
6. SAVE
INSERAREA UNUI TITLU, NUMAR PAGINA, DATA
1. AFISAREA RAPORTULUI IN DESIGN VIEW
2. DESIGN
3. Selectare TITLE, PAGE NUMBERS, DATE
AND TIME, LOGO, INSERT IMAGE
4. SAVE
PROPRIETATILE RAPOARTELOR
a) FORMAT
• Caption este utilizată pentru stabilirea unui titlu afişat pe bara de titlu a ferestrei;
• modul Print Preview de vizualizare a raportului;
• Page Header şi Page Footer sunt utilizate pentru specificarea paginilor pe care se vor afişa antetul, respectiv subsolul de pagină (variante: toate paginile; toate, mai puţin prima; toate, mai puţin ultima; toate, mai puţin prima şi ultima);
• Picture permite specificarea fişierului afişat pe fundalul raportului;
• Picture Pages precizează paginile pe care se va afişa fundalul ales.
b) DATA
• Record Source precizează o tabelă, o interogare, ori o frază SQL care va fi sursa de date a raportului;
• Filter se foloseşte pentru stabilirea unei condiţii-filtru pe care trebuie s-o îndeplinească datele ce vor fi afişate în raport;
• Filter on permite selectarea a două valori: Yes, ceea ce presupune activarea criteriului specificat în Filter (se aplică datelor) şi No, care anulează acţiunea filtrului;
• Order By, care precizează criterii de sortare, în ordinea gradului de generalitate, cu virgulă între ele;
• Order By On poate cuprinde valorile Yes sau No, activând sau dezactivând proprietatea Order By.
c) EVENT - proprietăţi de tip eveniment.
• On Open serveşte , în principal, la definirea de filtre;
• On Close poate realiza ştergerea fişierelor temporare create în timpul execuţiei raportului. În general, acestora le sunt ataşate funcţii ori proceduri.
d) OTHER – alte proprietăţi.
• Record Looks asigură blocarea informaţiilor dintr-un raport în timpul afişării acestuia;
• Date Grouping permite utilizarea tipului implicit de dată sau a tipului setat de utilizator;
• Fast Laser Printing, cu valoarea Yes, realizează o tipărire rapidă a unui raport, etc.
INSERARE NUMAR CURENT
• Listele create nu au numar curent pentru
rândurile afișate
• Utilizatorii solicita numerotare
• Numerotarea rândurilor începând cu
valoarea 1 şi până la final cu o valoare
care va creşte cu o unitate.
• Exemplul - pentru definirea şi afişarea
numărului curent pentru fiecăre rând din
raport (obţinut prin incrementare), s-a
creat o casetă text cu proprietăţile de mai
jos.
1. Se deschide raportul in Design View.
2. În prima coloană a raportului în locul unde
vrem sa introducem numerotarea se crează
o casetă de tip text
3. Se activează caseta si se selectează
PROPERY SHEET din grupul TOOLS
4. În rândul Control Source se trece “ =1”,
iar pentru ca numărătoarea să se
desfăşoare unitar pentru toate rândurile, se
alege Over All (“peste tot”) în caseta
Running Sum, iar Enabled ia valoarea
YES